Det medisinske fakultet. Videreutvikling av Det integrerte universitetssykehuset. Statusrapport 2. Pasientbehandling

Transkript

1 Det medisinske fakultet Videreutvikling av Det integrerte universitetssykehuset Statusrapport 2 Forskning Utdanning Pasientbehandling Rapporteringsdato:

2 Statusrapport 2 Videreutvikling av Det integrerte universitetssykehuset Prosjektansvarlig: Adm. dir. Nils Kvernmo, St. Olavs Hospital og dekan Stig A. Slørdahl, DMF Prosjektgruppe: Forskningsdirektør Petter Aadahl, St. Olavs Hospital Prodekan utdanning Hilde Grimstad, DMF Organisasjonsdirektør Heidi Magnussen, St. Olavs Hospital Adm. koordinator Arild Skaug Hansen, DMF Prosessrådgiver: EY ved Willy Eidissen og Martin Schönbeck / Andrea Langvik Prosjektmål: Tettere samarbeid mellom DMF og St. Olavs Hospital Rapporteringsperiode Statusrapporten gjelder for perioden fra til Neste rapporteringspunkt er for 2. tertial 2014 med leveringsfrist 1. oktober Overordnet vurdering av framdrift og status Prosjektet har overordnet hatt tilfredsstillende framdrift i perioden. Status for implementering av tiltak i fase 1 er også tilfredsstillende, men med noe varierende gjennomføring. Mens enkelte tiltak er operasjonalisert relativt raskt og systematisk, er flere av tiltakene fortsatt i prosess. Utfordringene knyttet til dette synes dels å være at enkelte tiltak har noe utydelige mål og dermed krever en del avklaringer før implementering. Dels synes det også å skyldes at de nødvendige prosessene for gjennomføring av tiltakene krever lengre tid enn antatt. Arbeidet med å identifisere adekvate måleindikatorer og tilhørende nullpunktsdata er ikke avsluttet. Det er foreslått ulike effektindikatorer og arbeidet med å vurdere relevans og datakilder for disse er i prosess. Neste steg blir å innhente nullpunktsdata for de indikatorene der dette lar seg gjøre på en fornuftig måte. Arbeidet med indikatorer har vist seg mer tidkrevende enn antatt og er dessuten knyttet til implementering av tiltakene. Det ble i første fase identifisert 20 prioriterte tiltak som alle ble iverksatt i løpet av 1. tertial Arbeidet med å følge opp implementering av disse må intensiveres i neste periode. For å lykkes med dette må prosjektgruppen være tettere på de ansvarlige, samt ta tydeligere grep for systematisk gjennomføring av tiltakene. Videre må prosjektgruppen sluttføre arbeidet med indikatorer og innhenting av nullpunktsdata for disse. Ekstern prosessrådgiver for prosjektet fungerer godt som pådrivere og med møteforberedelser, -gjennomføring og -etterarbeid. Likeledes i forhold til datainnsamling og -sammenstilling, samt synliggjøring og tilgjengeliggjøring av ulike prosessverktøy.

3 Kommentarer til videre framdrift Selv om det er behov for noe tettere oppfølging på gjennomføring av de konkrete tiltakene fra første fase, er det også en opplevelse av økt bevissthet og entusiasme rundt samarbeid og integrasjon på flere områder. Dette gjenspeiles delvis også i statusoversikten for tiltakene fra fase 1. For å understøtte en slik utvikling av felles kultur vil det også være hensiktsmessig å etablere eller synliggjøre noen faglige spydspissprosjekter og suksesshistorier der samarbeid og integrasjonstenkning gir merverdi. Prosjektgruppen vil vurdere slike initiativ i neste fase. Som del av tiltaket om utvikling av felles møteplasser er det også utarbeidet forslag til mandat for en formalisering av Felles ledermøte mellom de to organisasjonene. Dette vil bidra til at integrasjonsfokuset skjerpes i ledelsen ved de to organisasjonene. Felles ledermøte blir et formalisert forum for oppfølging av felles strategiske mål og for iverksetting av prosjekter og tiltak for å videreutvikle samarbeidet mellom organisasjonene. Det er fortsatt viktig at prosjektgruppen opprettholder framdriften og møtes ofte nok. Likeledes er det viktig at det rapporteres jevnlig til prosjekteier gjennom Felles ledermøte for å få nødvendige avklaringer og forankring. Prosjektgruppen er i gang med å kartlegge og vurdere mulige organisatoriske samarbeidsmodeller. Dette skjer med god hjelp fra prosessrådgiver. En utredning av mulige organisatoriske modeller for tettere samarbeid på mellom organisasjonene blir et hovedanliggende for kommende prosjektperiode. Dette vil omfatte å se på ulike stadier i en mer samordnet organisasjonsstruktur. Herunder samkjørte- eller felles støttefunksjoner, samordnet ledelse for det integrerte universitetssykehuset og kongruens mellom organisatoriske nivåer i organisasjonene. Vedlegg: 1. Status framdriftsplan. 2. Statusrapport tiltak Fase Status på forslag til effektindikatorer. 2

4 Vedlegg 1 Status framdriftsplan Prosjektet gjennomføres i perioden 1. oktober desember Fase 0 Planarbeid Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Oppstart Gjennomføring 1 Gjennomføring 2 Avslutning Prosjektplan Styrebehandling Ekstern prosessrådgiver Workshop Handlingsplan Indikatorer og rapportering Kommunikasjonsplan Nullpunktsanalyse Implementere tiltak Implementere tiltak Implementere tiltak Organisatoriske samarbeidsmodeller Implementere tiltak Evaluering og rapportering Plan for videre integrasjon Aktivitet Frist Utkast til prosjektplan ferdig og forankret i ledergruppene Fase 0 Orientering om prosjektplan i begge styrer Inngå avtale med ekstern prosessrådgiver som skal gi råd i gjennomføringen av prosjektet Gjennomføre workshop for å kartlegge suksesskriterier og hindringer for tettere samarbeid Fase 1 Ferdigstille handlingsplan med prioriterte tiltak. Rangere tiltak som kan implementeres raskt og med høy effekt. Tildele gjennomføringsansvar. Identifisere relevante måleindikatorer som det skal rapporteres på. Forutsettes å ikke være ressurskrevende for fagmiljøene. Etablere felles rapportering i to linjer. Utarbeide kommunikasjonsplan Innhente nullpunktsdata på relevante måleindikatorer, som utgangspunkt for resultatvurdering. Forutsettes å ikke være ressurskrevende for fagmiljøene. Oppstart implementering av tiltak fra handlingsplanen Prosjektrapportering Fase 2 Implementering av tiltak fra handlingsplanen Prosjektrapportering 1. tertial Implementering av tiltak fra handlingsplanen Fase 3 Utrede mulige organisatoriske modeller for tettere samarbeid på overordnet nivå mellom organisasjonene Prosjektrapportering 2. tertial Implementering av tiltak fra handlingsplanen Fase 4 Prosjektgjennomføringen evalueres og rapporteres Utkast til felles overordnet plan for videre arbeid med å styrke integrasjonen

5 4

6 Vedlegg 2 Tiltaksområde Tiltak Status pr 1. mai 2014 Forskning Styrke Enhet for anvendt klinisk forskning og dens regionale funksjon AKF har fått økte bevillinger i Styringsgruppe er etablert. Forskning Enkeltsak løst. Nye rutiner for refusjon til klinikkene er Gi klinikere ved St. Olavs permisjon til å jobbe med felles EU søknader / andre store utarbeidet av Forskningsavdelingen. Systematisk forskningssøknader gjennomføring gjenstår. Utdanning Tydeliggjøre roller og ansvar for undervisningsaktivitetene og utdanningskvalitet hos ledere i Revisjon av mandat for Felles Utdanningsutvalg er begge organisasjoner igangsatt. Ikke fullført. Utdanning Tilrettelegge for mer klinisk forskning på forskerlinje gjennom seinere opptak, slik at studentene Innført, men følges opp med bedre informasjon om kliniske har mer klinisk erfaring prosjekter overfor studentene. Utdanning Etablere felles kurs i klinisk veiledning Ikke igangsatt. Kompetanseutvikling Rekruttere personer motivert for og med kompetanse på forskning og utdanning vektlegges i tilsettingsprosesser Prosedyrer for utlysing og tilsetting er endret. Kompetanseutvikling Etablere samarbeid om karriereplanlegging for rekrutteringssvake områder Ansettelses forhold Ferdigstille/vedta ny avtale om kombinerte stillinger med tilhørende praktiske retningslinjer Foreløpig kartlegging av rekrutteringssvake områder gjennomført. Må kvalitetssikres og rutiner for felles rekrutteringsprosesser må utvikles. Ny avtale på plass i løpet av juni for implementering høsten Kommunikasjon Gjøre «Universitetssykehuset i Trondheim» mer framtredende i profilering Utkast til kommunikasjonsstrategi utarbeidet. Kommunikasjon Etablere felles webportal for det integrerte universitetssykehuset (eksternt) Felles Web portal etablert. Må videreutvikles. Kommunikasjon Videreutvikle Kunnskapsportalen for å synliggjøre det integrerte universitetssykehuset Følges opp i henhold til egen prosjektplan for KP. Møteplasser Felles møteplasser mellom institutter og klinikker/avdelinger innen samme fagområde Kartlegging gjennomført. Ikke fullført. Forslag til mandat for Felles ledermøte utarbeidet. Administrasjon Utvikle felles rutiner for rapportering på forskning og utdanning Rutiner for rapportering er ikke fullført. Utkast til indikatorer for økt integrasjon er utarbeidet. Administrasjon Etablere prosjektoppfølgingsmetodikk ved St. Olav som følger modellen fra DMF St. Olavs Hospital benytter DMF sitt apparat for EUsøknader. Må avklares nærmere og ikke fullført. IKT Tilgang til hverandres systemer 1. Bedre IKT løsninger for ansatte med dobbel stilling, f.eks. fast arbeidsplass med tilgang til både St. Olavs og DMF 2. Flere felles bruksrom med både NTNU og St. Olav PC 3. Tilgang til hverandres kalender IKT ansvarlige i hver organisasjon sørger for bedre informasjonen om tekniske muligheter. PULS prosjektet på St. Olav høsten 2014 vil åpne muligheten for tilgang til hverandres kalender. Må følges opp.

7 IKT IKT Eiendom Eiendom 4. Tilganger til forskningsverktøy og pasientjournaler uten krav om ansettelsesforhold 5. Tilgang til innhold på intranettene på tvers 6. Tilgang til epost fra begge organisasjoner for ansatte i dobbelstilling Forbedre brukerhjelp for IKT, møterom, fellesrom, auditorier etc. 1. Rutinemessig gjennomgang av alle rom med AV utstyr 2. Tilstedeværelse ved større arrangement (konferanser, gjesteforelesninger) på bestilling 3. Brukerveiledninger Tilrettelegge IKT infrastruktur for forskning og utdanning Felles arealer for ledelse og til felles prosjekter, møtearena, representasjon, o.a Gjøre husrådene til en arena som styrker det integrerte universitetssykehuset Tydeliggjøre mandatet med fokus på overordnet mål og avgrensing av ansvars og arbeidsområde, tilpasning ti retningslinjer for forvaltning av bygg. Mer overordnet fokus på gjensidig informasjon og samhandling institutt/klinikk og mindre på løpende driftsproblematikk. Tydeliggjøre forvaltning av felles og vrimlearealer. Oppdrag under bestilling hos Hemit for å utrede løsninger innenfor loven som gir nødvendig tilgang til pasientdata for forskning. HMN har avtale med Viju som jevnlig foretar preventivt vedlikehold. Hemit, NTNUs studieavdeling og DMF IT kan bestilles til tidfestet oppdrag, primært for bistand med tilrettelegging og oppstart av konferanser. IKT ansvarlige i hver organisasjon sørger for oppdatert og tilgjengelig brukerveiledning i alle møterom. Prosjekt er igangsatt i HMN for å bytte ut Doculive med nytt system med strukturert journal innen Arbeid igangsatt, 1930 bygget innflyttingsklart tidligst sommeren Revidert mandat legges fram for Sameiestyret Eiendom Vurdere retningslinjer for adgangskontroll i bygg for større åpenhet Gå igjennom vedtatte retningslinjer og identifisere uklarheter. Endre tilganger til ansatte der det er behov i forhold til policy Åpne alle undervisningsrom (auditorier, seminarrom, grupperom) som er tilgjengelig fra "åpent" areal mellom 0745 og 1630 Alle ansatte i organisasjonene skal ha tilgang til egne areal. Det er vurdert ut i fra sikkerhet og ledernes mulighet til å ha oversikt, at det ikke er hensiktsmessig at det gis generell tilgang for alle på tvers av organisasjonene. Alle auditorier, seminarrom og grupperom er åpnet i undervisningstida. 2

8 Vedlegg 3 Målområde Effektindikator Kilde Ansvarlig/kontaktperson Utdanning, forskning, innovasjon Antall med ph.d. i den enkelte klinikk StOlav: Org Utdanning, forskning, innovasjon Antall tilsatte ved St. Olav opptatt i ph.d. program ved DMF FS/Paga? DMF: SS: Sigrid Utdanning, forskning, innovasjon Andel ansatte med cand. med. utdanning ved DMF Paga? DMF: HR: Albert Utdanning, forskning, innovasjon Antall kombinerte stillinger per klinikk StOlav: Org Utdanning, forskning, innovasjon Antall utlyste 50/50 stillinger StOlav: Org + DMF: HR Utdanning Antall undervisn.stimer levert fra sykehuset til studenter ved DMF Klinikkene Utdanning Antall avlagte ph.d. innen klinisk medisin FS DMF: SS: Sigrid Utdanning Antall/andel forskerlinjeprosjekter per kull med klinisk tema FS DMF: SS: May Karin Utdanning Studentenes aktivitet i klinikken Spørreundersøkelse studenter DMF: SS Utdanning Antall deltakere på kurs i klinisk veiledning Studieseksjonen DMF: SS Forskning, innovasjon Antall kliniske studier Cristin StOlav: Nina Forskning, innovasjon Antall pasienter i kliniske studier Cristin StOlav: Nina Forskning, innovasjon Totalt antall publikasjoner Cristin (event. Pubmed) StOlav: Nina Forskning, innovasjon Totalt antall publikasjonspoeng på nivå 2 Cristin StOlav: Nina Forskning, innovasjon Antall EU søknader EU rådgiver DMF: FS: Boukje Forskning, innovasjon Antall andre store forskningssøknader Klinikkene StOlav: Forskningsleder Forskning, innovasjon Antall felles innvilgede søknader Samarbeidsorganet: E søknad HMN: May Britt Forskning, innovasjon Ressurser brukt til forskning Regnskap (NIFU) StOlav: Øk: Kristel Formidling Antall unike treff på felles webportal Kommunikasjonsavdelingene DMF: Anne + StOlav: Marit Formidling Medietreff integrert universitetssykehus Kommunikasjonsavdelingene DMF: Anne + StOlav: Marit Antall felles faglige arrangementer med antall deltakere per Formidling arrangement Kommunikasjonsavdelingene DMF: Anne + StOlav: Marit Formidling Bruk av Kunnskapsportalen Content Manager KP StOlav: Jorid Pasient og pårørendeopplæring Pasientopplevd kvalitet Pasienterfaringsundersøkelse StOlav:? 3