FORSVARSBYGG Sarpsborgkonferansen. Driftsinnkjøp. Bjarne Ryvoll

Transkript

1 FORSVARSBYGG Sarpsborgkonferansen Driftsinnkjøp Bjarne Ryvoll

2 Tema innlegg Generelt om Forsvarsbygg og innkjøpsvirksomhet Gi innblikk i hvordan Forsvarsbygg etterspør i markedet og hvordan sivile bedrifter kan komme i inngrep med FB og kunne tilby sine varer og tjenester Prosedyre ved oppstart av innkjøpsprosesser Hvilke muligheter har leverandører for å levere til Forsvarsbygg

3 En profesjonell, offentlig eiendomsaktør som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret

4 Norges største eiendomsforvalter Vi har en eiendomsportefølje på ca 4,2 mill. kvm bygningsmasse fordelt på ca bygg og anlegg Vi leier ut over 3,6 mill. kvm bygningsmasse Vi omsetter for ca 6,3 mrd. kroner i året Vi produserer 1624 årsverk

5 Våre oppgaver Vi utvikler og bygger nye eller rehabiliterer bygg og anlegg Forsvaret trenger Vi leier ut, drifter og vedlikeholder alle eiendommer Forsvaret benytter Vi tilbyr spesialkompetanse innen sikring, fortifikasjon, kulturminneforvaltning og miljø Vi forvalter, ivaretar og utvikler Norges historiske festningsverk for allmennheten Vi avhender eiendom Forsvaret ikke lenger har bruk for

6 Bygget for spesialisering og helhet FORSVARSBYGG STAB FORSVARSBYGG EIENDOM FORSVARSBYGG UTVIKLING FORSVARSBYGG KAMPFLYBASE FORSVARSBYGG UTLEIE NASJONALE FESTNINGSVERK SKIFTE EIENDOM FORSVARSBYGG FUTURA FORSVARSBYGG FELLES- TjENESTER

7 Anlegg i Norge (kvm)

8 Bygningsmasse per kategori

9 Bygningsmasse fordelt per fylke 2012

10 Kategorisering av leverandører (datafangst) Antall av Status Summer av Omsetning 2012 Kategorier (Radetiketter) Id Administrativt forbruksmateriell/varer inkl. tjenester ,1 % Bemanningstjenester ,2 % Byggautmasjon og sikring ,1 % EBA - ikke driftskritisk ,6 % EBA materiell ,2 % Forsyning ,7 % Informasjonssystemer ,2 % Infrastruktur (luft, lys, vann) ,8 % Konsulentavtaler ,7 % Reinhold ,0 % Reise / transporttjenester ,6 % Serviceavtaler ,8 % Totalsum

11 Driftsinnkjøp, Litt om sentrale rammeavtaler vs lokale kunngjøringer Hvordan Forsvarsbygg etterspør i markedet?

12 Strategisk viktighet Høy Volumprodukter: 3 Strategiske produkter: <10 % 4 >10% og < 25% > 25% Ikke-kritiske produkter: Flaskehalsprodukter: 2 1 Lav : Byggautomasjon og sikring 2: Serviceavtaler 3: Forsyning 4: Infrastruktur (luft, lys, vann) 5: EBA Ikke driftskritisk 6: EBA Materiell 7: Renhold 8: Bemanningstjenester 9: Konsulentavtaler 10: Administrativt forbruksmateriell/varer inkl. tjenester 11: Reise/transporttjenester 12: Informasjonssystemer 13: Finansielle tjenester Lav Kompleksitet i leverandørmarkedet Høy

13 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1. Formål Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmenheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

14 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 5. Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse.

15 Arbeidsform etablering av avtaler Eksempel på anskaffelse Rammeavtaler ventilasjon, kjøling, avfukting

16 Forsvarsbyggs Innkjøpsplan Kartlegging av behov for avtaler innen varer og tjenester Forretningsområder melder sine behov til innkjøpstjenester Ikke innmeldte behov Drifts- og vedlikeholdsplaner Vi legger disse til grunn ifb med utarbeidelse av ytelsesbeskrivelsene Vi forutsetter at disse etterleves ifb med produksjonen

17 Tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT) Innkjøpsfunksjonen etablererer tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT) som bistår i forbindelse med: utforming av konkurransegrunnlaget valg av leverandør Innkjøpstjenester gjennomfører konkurransen Deltagere i TAT er personell med generell innkjøpskompetanse, kunnskap om varebehov, markedsforhold og god teknisk forståelse av leverandørens produkter. Personell rekrutteres behovseier Juridisk kompetanse innhentes alltid fra Advokatene Utfordring: skape forutsigbarhet i anskaffelser Oversikt over behovene eks utskiftning av kjølemedium R 22, etablering av ny avtale innen kjøling og ventilasjon

18 Formål Formålet med denne rammeavtalen er å dekke Forsvarsbygg Utleie sitt behov for; Nyanskaffelser av hhv ventilasjonsanlegg, kjøleanlegg og avfukting, normalt mindre anskaffelser som ikke anskaffes som egne entrepriser. Tjenester ifm drift, vedlikehold og utbedringer av ventilasjonsanlegg, avfuktingsanlegg og luftbehandlingsanlegg ved Forsvarsbyggs installasjoner i hele landet, herunder kjøp av ventilasjonsteknisk materiell etc ifm tjenestekjøp. Tjenester ifm drift, vedlikehold og utbedringer på kjøletekniske anlegg. Tjenester ifm utskifting og ombygging av eldre kjøleanlegg og installasjoner som inneholder R22. Behov for tjenester skal normalt omfatte all prosjektering i forbindelse med utførelsen av oppdragene.

19 Inndeling av konkurransen Anskaffelsen er inndelt i og omfatter flere konkurranseområder som leverandørene kan gi selvstendige tilbud på, til sammen 16 avtaleområder. Avtaleområdene har følgende hovedinndeling; Ventilasjon og komfortkjøling, avfukting, befukting Prosesskjøling Avfukting

20 Dokumenter i rammeavtalen Kunngjøring Innbydelse til konkurranse, del I Kontraktsvilkår for rammeavtale, del II Del II, vedlegg A, Kontraktsbestemmelser avrop håndverkertjenester Del II, vedlegg B, Kontraktsbestemmelser entrepriseoppdrag NS 8405 Del III, Ytelsesbeskrivelse med prismodell og øvrige vedlegg Del III, HMS Program

21 Hvordan skapes transaksjonen i Forsvarsbygg? For materiell gjennom innkjøpsportalen, Agresso (kan avtales senere) For tjenester gjennom Agresso Web rekvisisjonsmodulen Bestemmelser for avrop, se kontraktsbestemmelser del II Del II, vedlegg A, avrop av håndverkertjenester Del II, vedlegg B, avrop av entreprise oppdrag, NS 8405(må angis spesielt ved avrop)

22 Aktuelle tjenester, ventilasjon Rammeavtalen omfatter alle typer entreprenørtjenester innenfor bygg og anlegg slik som nevnt i hovedkapitlene fra NS De mest aktuelle kapitlene er; Del B: Kapitalytelser, rigging, drift og nedriggingv Ventilasjonsinstallasjoner; VB Kanaler og kanaldeler13 VB1 Kanaler og kanaldeler plassert i grunnen VB1.1 Kanaler i grunnen VB1.11 Forgreningsdeler i grunnen VB1.12 Overgangsdeler og gjennomføringer plassert i grunnen VB1.13 Diverse kanalutstyr VB2 Kanaler og kanaldeler i og på bygg VB2.1 Kanaler, lyddempere m.m. VB2.11 Rektangulære kanaler og kanaldeler VB2.12 Sirkulære kanaler og kanaldeler VB2.13 Fleksible kanaler VB2.14 Lyddempere VB2.15 Inspeksjons- og renseluker VB3 Prøving og innregulering av kanaler og tilhørende utstyr VB3.1 Tetthetsprøving av kanaler i grunnen VB3.2 Tetthetsprøving av kanaler i og på bygning VB3.3 Innregulering VB3.4 Installasjonskontroll VB4 Separate tilkoblinger til ventilasjonskanaler VE Ventiler og spjeld VE1 Tilluftsorganer VE1.1 Tilluftsventiler for omrøringsventilasjon VE1.2 Tilluftsventiler for fortrengningsventilasjon VE2 Fraluftsorganer VE2.1 Fraluftsventiler VE2.2 Fraluftshetter, kjøkkenhetter og avtrekkstak VE2.3 Avtrekksskap VE2.4 Punktavsug VE3 Lufteventiler og overluftsventiler VE4 Ventiler for krigsventilasjon

23 Aktuelle tjenester, ventilasjon forts. VE5 Spjeld VE5.1 Luftspjeld VE5.2 Brannspjeld VE6 Faste målestasjoner VE7 Luftinntak, avkast og gjennomføringer VE7.1 Luftinntaks- og avkastrister VE7.2 Takhatter og takgjennomføringer VE7.3 Gjennomføringer for krigsventilasjon i tilfluktsro ms tak og vegger VH Luftbehandlingsutstyr VH1 Luftbehandlingsaggregater VH2 Varmegjenvinnere, varme- og kjølebatterier VH2.1 Varmegjenvinnere VH2.11 Rekuperative varmegjenvinnere VH2.12 Regenerative varmegjenvinnere VH2.2 Varme- og kjølebatterier VH2.21 Varmebatterier VH2.22 Kjølebatterier VH2.23 Kondensatorbatterier VH2.3 Elektriske varmebatterier VH3 Luftfuktere og avfuktere VH3.1 Luftfuktere VH3.2 Avfuktere VK Luftfiltre VK1 Grovfiltre. VK2 Finfiltre VK3 Høyeffektive luftfiltre VK4 Elektrostatiske filtre VK5 Kjemiske filtre VN Vifter VN1 Radialvifter VN2 Aksialvifter VN3 Diverse vifter VV Sammensatte ytelser VV1 Kanaler i grunnen inklusive deler VV2 Rektangulære kanaler inklusive deler VV3 Sirkulære kanaler inklusive deler

24 Aktuelle tjenester kjøleteknikk YC Kuldeinstallasjoner YC1 Kompressorer YC1.1 Kompressorer for transport YC1.2 Kompressorer for kuldemedium YC2 Komplette varmepumpe- og kuldeaggregater YC2.1 Varmepumpeaggregat YC2.2 Kuldeaggregat YC2.3 Kondenseringsaggregat YC3 Komponenter i varmepumpe- og kuldeaggregater YC3.1 Kondensatorer YC3.2 Fordampere YC3.3 Kuldeutstyr YC3.31 Væskesamlere, utskillere og væskefeller YC3.32 Mellomtrykksbeholdere og mellomkjølere YC3.33 Andre varmevekslere YC3.34 Filtre, seglass for kuldemedium YC3.35 Strupeorganer for kuldemedium YC4 Tørrkjølere, kjøletårn og varmevekslere YC4.1 Tørrkjølere og kjøletårn YC4.2 Varmevekslere YF Varmeinstallasjoner YF1 Vannvarmere for forbruksvann YF2 Forbrennings- og kjelanlegg YF2.1 Kjeler YF2.2 Brennere

25 Aktuelle tjenester kjøleteknikk, forts. YF3 Skorsteiner og røykrør av metall YF4 Renseutstyr for røykgasser YF5 Analyse av røykgass YI1.1 Spjeld og ventiler samt brannspjeld YI1.11 Spjeld og ventiler YI1.12 Brannspjeld YI1.2 Lyddempere YI3.2 Tetthetsprøving av rørledning med utstyr YI3.3 Prøving av lekkasjeluftmengde i spjeld YI3.4 Funksjonsprøving og kapasitetsmålinger YI3.5 Innregulering YI3.6 Måling av støy YL Varme- og kjøleutstyr YL1 Varmelegemer YL2 Varme- og kjølesystemer innbygd i overflater YL3 Kjøletak, kjølepaneler, kjølebafler og kombibafler YL4 Varmepumper for kjøling og oppvarming i rom YL5 Kjølevifter, varmluftsvifter, luftgardiner og luftavfuktere

26 Mest aktuelle arbeider Ventilasjon, avfukting, kjøling; leveranse etter regningsarbeid eller enhetspriser og tilbud Serviceavtaler per anleggstype (eksempler på aktuelle anlegg fremgår av vedlegg) Hovedvekten av oppdragene vil være vedlikeholds og ombyggingsoppdrag med relativt lav omsetting per oppdrag

27 Rammeavtaleforutsetning - muligheter leverandører har for leveranse Det opprettes gode samarbeidsordninger mellom partene Oppdragsgiver orienterer leverandør om kommende oppdrag Leverandør framstår som en god rådgiver for Forsvarsbygg og ikke som en «selger» Lojalitet i avtaleforholdet Leveranser som avtalt Forsvaret som kunde og leietaker fornøyd

28 Aktuelle avropstyper Ved direkte avrop mot poster basert på NS 3420 med definerte enhetspriser gjeldende for geografisk definerte områder, inklusiv kostnader for rigging, drift og nedrigging slik som tilbudt i denne rammeavtalen, se egne poster der enhetspriser som skal oppgis i elektronisk tilbudsmodul. Ved avrop mot tilbudte regningsarbeidspriser basert på reglene i del II, vedlegg A, kontraktsbestemmelser for avrop av håndverkertjenester. Se egne poster der regningsarbeidspriser som skal oppgis i elektronisk tilbudsmodul og i tilbudsbrev. Ved avrop mot nærmere spesifisert tilbud fra rammeavtaleleverandøren der leveransevilkår for arbeidene og prisnivå skal være i samsvar med prisnivå og leveransevilkår i opprinnelig rammeavtale. Arbeidene kan organiseres som delt entreprise eller som generalentreprise eller som ulike mellomformer av disse modellene, arrangerte entrepriseformer. Dette vil likevel normalt være mindre prosjektarbeid med samlet sum under kr. 1 mill. I slike tilfeller har normalt byggherren selv forestått prosjektering av arbeidene og sendt en spesifikasjon til leverandøren som skal prises.

29 Leveringstider og responstider Planlagt vedlikeholdsoppdrag, maks 10 virkedager Byggetid entrepriseoppdrag avtales nærmere Nødvendige reparasjoner, maks 3 virkedager Forventes hurtigere reparasjoner om nødvendig, beredskap kan avtales ved behov

30 Leveringstider materiell 3 virkedager etter bestilling med mindre det foreligger særskilte hindringer knyttet til leveransen. Leveringstid for skaffevarer følger leverandørens normale leveringstid Alt materiell i tilknytning til denne rammeavtalen leveres og forsendes fritt(ddp iht. Incoterms 2000) på avtalt sted eller til angitt adresse

31 Avtaleperiode 2 års avtaletid etter undertegnelse av avtale Opsjon på ytterligere ett år + ett år

32 Leveringstider og responstider Planlagt vedlikeholdsoppdrag, maks 10 virkedager Byggetid entrepriseoppdrag avtales nærmere Nødvendige reparasjoner, maks 3 virkedager Forventes hurtigere reparasjoner om nødvendig, beredskap kan avtales ved behov

33 Kvalifikasjonskrav Hvem får være med? Obligatoriske krav (jf og FOA) God økonomisk og finansiell stilling God teknisk og faglig egnethet Vær nøye med å legge ved etterspurt dokumentasjon

34 Kvalifikasjonskrav Tiltaksklasse 2 og øvrige etterspurte krav satt i innbydelsen del I, punkt 6 Se også punkt 16 om tilbudets innhold Vær nøye med å levere etterspurt dokumentasjon

35 Samarbeidende leverandører Mulig å samarbeide om å gi tilbud Har hatt gode erfaringer med dette i rammeavtalesammenheng

36 Tildelingskriterier hvem er beste leverandør? Pris (i dette eksempel) gitt at leverandør er kvailifisert Tilgjengelighet, opplegg for logistikk og leveranse. Tjenesteomfang, produktomfang, tjenestekvalitet og produktkvalitet

37 Hvordan komme i inngrep? Sourcingprosessen Vi benytter oss av Mercell ifb med konkuranseutsetting av våre innkjøp. På denne måten kommer vi enkelere i kontakt med leverandørmarkedet Mercell kunngjør i DOFFIN og TED

38 Innkjøpsstyring ehandel

39 Ehandelsplattformen (DIFI, Capgemini operatør) Innkjøps- og bestillingssystem (Økonomisystem) Søk etter varer og tjenester (erequest) Godkjenning av handlekurv Kontering Sende bestilling Varemottak Fakturamatching Statistikk Ehandel.no Operatør Leverandøraktivering Godkjenning av kataloger Publisering av kataloger Enkel forespørsel Åpen markedsplass Formidling av ordre/faktura Statistikk Leverandør Produksjon av kataloger Opplasting av kataloger Ordrehåndtering Produsere efaktura

40 erequest Neste steg tilrettelegging for avrop av tjenester erequest et verktøy/system som gir oss anledning til toveis kommunikasjon med våre tjenesteleverandører Når tjenesteoppdraget er beskrevet og alt avklart med leverandøren går avropet videre til anvisning. Vi får full sporbarhet i innkjøpsprosessen, noe som kan være greit ved eventuelle uoverenstemmelser. Vi får også et korrekt og oppdatert forpliktelsesregnkap. Vi er nå i startfasen av et pilotprosjekt der to leverandører er valgt basert på omsetning og type tjenester som leveres. Når vi har fått dette til å fungere vil flere leverandører legges til.

41 Avtaleområder Mulighet for leveranse! Vi har pr i dag 185 avtaler innen FDV og adm, områder: Materiell Elektromateriell inkl lyskilder VVS og VA materiell Ventilasjonsfilter Drikkevannsrensere og kjølere Storhusholdnings-, kjøkkenutstyr, hvite- og brunevarer Flyplassbelysning Lås og beslag Rengjøringsartikler Verktøy og verneutstyr Industristøvsugere Arbeidstøy Kontor- og datarekvisita Frukt Telefoni og datautstyr Klokker

42 Avtaleområder - Mulighet for leveranse Vi har pr i dag 185 avtaler innen FDV og adm, områder: Tjenester Entreprenørtjenester Kjøle- og ventilasjonsanlegg Bygningsautomatikk og SD-anlegg Renholdstjenester Elektrotjenester Rørleggertjenester inkl materiell Kontroll av brannalarmanlegg og elektriske ledesystemer Service/vedlikehold av trykkluftanlegg Service- vedlikehold på porter Kontroll og vedlikehold av heisekraner og løfteutstyr, shelterporter etc Heis Sikringstjenester Skadedyr

43 Avtaleområder - Mulighet for leveranse Vi har pr i dag 185 avtaler innen FDV og adm, områder: Tjenester Kurs- og konferanse Reisebyråtjenester Kommunikasjonsrådgivning Tjenestekjøp innenfor reservekraftanlegg Mobilt vakthold Avfallshåndtering Energi (fyringsolje, el, bio og gass)

44 Avtaleområder - Mulighet for leveranse Vi har pr i dag 185 avtaler innen FDV og adm, områder: Rådgivningsavtaler Rådgivende ingeniør Bygg (RIB) Rådgivende ingeniør VVS (RIV) Rådgivende ingeniør Elektro (RIE) Rådgivende ingeniør Brann (RIBR) Rådgivende ingeniør akustikk (RIAKU) Byggeledelse (BL) Arkitekttjenester (ARK) Geoteknisk rådgivning (RIG)

45 Avtalenes verdi Etablerer avtaler med verdi fra 1 million opp til 450 millioner i avtaleperioden (4 år) Omsetning over rammeavtaler pr år er i størrelsesorden 1 1,2 milliard

46

47