Referat fra administrasjonens tur til Tromsø 6. og 7. februar 2012

Transkript

1 Notat Arkivkode : 080 Saksnr. : Til : Parlamentarismeutvalget Fra : Rådmannen Dato : 15. februar 2012 Internt Referat fra administrasjonens tur til Tromsø 6. og 7. februar 2012 Innledning: Tore Sirnes (rådmann), John Trygve Lundeby (rådgiver) og Rune Kanne (advokat) fra Sandnes kommune besøkte 6. og 7. februar Tromsø kommune, og hadde samtaler med administrasjonen og byrådsleder/ politisk rådgiver. Bakgrunnen for besøket var et ønske om å innhente erfaringer fra innføringen av parlamentarisme i Tromsø. Sandnes kommune ble mottatt på en særdeles god måte, og de personene vi hadde møte med svarte godt på våre spørsmål. Eventuelle feil eller unøyaktigheter i dette referatet er alene administrasjonen i Sandnes sitt ansvar. Tromsø kommune og parlamentarisme: Tromsø er en by og en kommune i Troms fylke. Tromsø er den største byen i Nord-Norge, og bærer på mange måter preg av å være storebror i regionen. Byens største arbeidsplasser er Universitetet i Tromsø og Universitetssykehuset Nord-Norge. Kommunen er stor både i utstrekning og - i norsk målestokk - i forhold til antall innbyggere. Tromsø kommune hadde innbyggere pr 1. januar 2011, men medregnet studenter bor det ca mennesker i kommunen store deler av året. Tettstedet Tromsø har innbyggere per 1. januar Tromsø kommune innførte parlamentarisme fra og med det konstituerende kommunestyremøte 19. oktober Vedtaket ble fattet med 36 (AP,H,V,FRP,KRF) mot 7 stemmer (Rødt, SV, SP, Miljøpartiet De Grønne). Tromsø har valgt en parlamentarismemodell som synes i stor grad å bygge på Bergen kommune sin modell, men med visse unntak. Byrådet i Tromsø består av fem fagbyråder samt en byrådsleder. Den enkelte fagbyråd er øverste ansvarlige for sin byrådsavdeling. Hver byrådsavdeling ledes (administrativt) av en kommunaldirektør som har det administrative ansvaret for byrådsavdelingen og enhetene som ligger under denne. Kommunaldirektøren er underlagt fagbyråden. Kommunaldirektøren har personalansvar for enhetslederne underlagt sin avdeling. Byrådet har fått delegert myndighet fra bystyret, og deler av myndigheten er videredelegert til fagbyrådene. Fagbyråden har så videredelegert deler av myndighet nedover i administrasjonen; langt på vei tilsvarende det en rådmann ville gjort i en formannskapsmodell. Side 1 av 11

2 Under kommunestyre har Tromsø valgt en organisasjonsmodell med komiteer (4 stykker) som ikke har egen vedtaksmyndighet (slik som de faste utvalgene i en formannskapsmodell ofte vil ha). Komiteene kan avgi uttalelse i saker som legges frem av byrådet før disse behandles av bystyret. Komiteene kan også stille spørsmål til byrådet. Komiteene skal også føre tilsyn med de deler av kommunen som er underlagt komiteens ansvarsområde. Andre forskjeller fra en formannskapsmodell er at Tromsø ikke har et administrasjonsutvalg. Dette utvalget er erstattet med et samarbeids-/ kontaktutvalg hvor fagforeninger og byrådet møttes. Tromsø kommune har også et såkalt forretningsutvalg som skal føre tilsyn med folkevalgtes arbeidsforhold og håndheve reglementer og retningslinjer. Dette utvalget har også ansvaret for å fordele saker til komiteene (men dette synes i praksis å være delegert til ordfører). Tromsø kommune har flertallsparlamentarisme, og byrådet består av partiene Høyre, Fremskrittspartiet og Venstre. 3 byråder (inkludert byrådsleder) kommer fra Høyre, 2 byråder fra Fremskrittspartiet og 1 byråd fra Venstre. De tre partiene som sitter i byrådet har 24 representanter i bystyret noe som er et flertall, mens opposisjonen har i alt 19 representanter (Arbeiderpartiet for øvrig største opposisjonsparti med 11 representanter). Et stort flertall av partiene (inkludert arbeiderpartiet) vedtok å innføre parlamentarisme. Dag 1: Veien frem til parlamentarisme og erfaringer så langt sett fra administrasjonen Møte mandag 6. februar med administrasjonen i Tromsø kommune representert ved Gøril Bertheussen (tidl. rådmann nå kommunaldirektør), Kjell-Robert Pedersen (rådgiver byrådsleders kontor) og Mari Hult Enoksen (jurist byrådsleders kontor). Vi fikk Informasjon om Tromsø sin organisasjonsmodell før innføringen av parlamentarisme og utredningsfasen av parlamentarisme: Fokus i møte var særlig prosessen i forkant av innføringen av parlamentarisme og erfaringer en trakk underveis og etter innføringen av parlamentarisme sett fra administrasjonens side. Tromsø kommune var tidligere (i formannskapsmodellen) organisert ut fra en 2 nivå modell; et ledergruppe nivå (med kommunalsjefer og stab) med diverse virksomheter under seg. Tromsø kommune har en rekke ganger de senere årene utredet parlamentarisme og vurdert å innføre modellen uten at dette er blitt gjort. Både i 1998 og 2002 utredet politisk sammensatte utvalg parlamentarisme for Tromsø. Høsten 2010 (29. september) anbefalte kommunestyre i Tromsø at det skulle innføres parlamentarisme fra kommende kommunestyreperiode, Kommunestyret satte også ned et politisk arbeidsutvalg som utredet parlamentarisme i Tromsø. I tidligere organisasjonsmodell var det lagt opp til utstrakt frikjøp av politikerne uten at det fulgte konkret ansvar for den enkelte politiker. Det ble fra politikernes side uttrykt misnøye med en modell hvor de ikke hadde mulighetene (myndigheten) til å fatte vedtak og gjennomføre politikken de ønsket, men måtte gå gjennom rådmannen. Dette var del av begrunnelsen for at politikerne ønsket å innføre parlamentarisme. Side 2 av 11

3 Kommunestyre valgte i forbindelse med innføringen av parlamentarisme et byråd på seks personer. Alle byrådene fikk også anledning til å ansette hver sin politiske rådgiver. Om godtgjørelse til byrådet og de politiske rådgiverne: I forbindelse med innføringen av parlamentarisme ble det drøftet hva slags godtgjørelse byrådet (og de politiske rådgiverne) skulle ha. Arbeidsutvalget som utredet parlamentarisme i Tromsø anbefalte en ordning hvor byrådsleder fikk 100% av ordførers lønn, og de enkelte byrådene fikk 90% av ordførers lønn. Arbeidsutvalget anbefalte videre at de politiske rådgivernes lønn ble bestemt av byrådet. I konstitueringsmøtet ble det diskusjoner rundt behandlingen av godtgjørelsen til byrådet, og en satte i møtet ned et ikke politisk utvalg (bestående av representanter utfor kommunen) som skulle vurdere denne. Utvalgets anbefalinger ble fulgt. Byrådsleder er i dag lønnet med 105% av ordførers lønn, nestleder i byrådet med 90% av ordførers lønn og fagbyrådene med 85% av ordførers lønn. De politiske rådgiverne er lønnet individuelt mellom kr ,- og kr ,-. Råd fra Tromsø kommune er at en tidlig blir enig om behandlingsmåten for lønnsfastsetting av byrådet. I Tromsø er erfaringen at det ble en del uro rundt dette fordi en ikke var politisk enig. Hvem er blitt valgt til byrådet? Byrådet er i all hovedsak satt sammen av nåværende eller tidligere kommunestyremedlemmer, mao politikere. Fem av seks byråder var innvalgt til kommunestyret. Disse fikk fritak fra kommunestyret. De politiske rådgiverne er fra det politiske miljøet i de enkelte partiene, og har også innslag av personer fra partilistene til siste kommunestyrevalg (mao varamedlemmer til kommunestyret). Inntrykk fra prosessen i Tromsø er at ved valg av byråd har en ikke vektlagt faglig kompetanse, men politisk posisjon. Kommunaldirektørenes rolle De ulike enhetene (virksomhetene) i Tromsø kommune er alle organisert inn under en av byrådene. De fleste i en av de fem byrådsavdelingene med en fagbyråd på toppen, og en kommunaldirektør under fagbyråden. Eneste unntaket er byrådsavdeling for finans hvor en har valgt å ikke tilsette kommunaldirektør.. Inntrykket var at dette var en midlertidig tilpasning. Dette gjør at byråden for finans må forholde seg til flere enhetsledere (blant annet økonomisjef og personalsjef) i stede for en kommunaldirektør i sin avdeling. Råd fra Tromsø kommune er at kommunaldirektørens rolle avklares før overgangen til parlamentarisme. I Tromsø er en nå (februar 2012) iferd med å utarbeide rollebeskrivelse for kommunaldirektørene. Dette burde vært gjort på et tidligere tidspunkt for å unngå uklarheter rundt rollene til fagbyråden og kommunaldirektøren dem imellom, og i forhold til de ulike enhetene. Delegasjon fra fagbyrådet og ut til enhetene (virksomhetene) bør gå via kommunaldirektøren slik at også disse har instruksjonsmyndighet og ansvar i forhold til enhetene (virksomhetene). Side 3 av 11

4 Støttefunksjoner for byrådet I dag har en ikke utover de politiske rådgiverne noen direkte støttefunksjoner knyttet opp til fagbyrådene. En av støtteenhetene Fag og utviklingsenheten hvor det er rådgivere som arbeider med skole, pleie og omsorg, barnehager mv. vil bli omorganisert og ansatte vil bli fordelt på de ulike fagbyrådene/avdelingene. Råd fra Tromsø kommune er at en i forkant bruker tid på å avklare hva slags stab og støttefunksjoner byrådet trenger rundt seg når de tiltrer. Kommunale foretak Råd avklar hvor de kommunale foretakene skal plasseres organisasjonsmessig i den parlamentariske modellen. Komiteene under kommunestyret (bystyrets) rolle og funksjon I Tromsø har en valgt en politisk organisering hvor en har fire komiteer under bystyret som behandler innstillingene fra byrådet i forkant av bystyrets behandling. Disse komiteene har ikke vedtaksmyndighet eller innstillingsmyndighet slik som komiteene i de to andre kommunene som har innført parlamentarisme. Innstillingsmyndigheten ligger hos byrådet. Det kan virke som om komiteene i Tromsø så langt ikke har funnet sin rolle i systemet, og det er en viss frustrasjon hos disse over at de ikke innstiller ovenfor bystyret. Råd fra Tromsø kommune er at en drøfter relativt grundig hvilken rolle en ønsker at komiteene skal ha. Om delegasjon av myndighet fra byrådet til fagbyrådene samt videre delegasjon fra disse Tromsø brukte mye tid på å utarbeide et fullmaktsreglement for byrådet. Reglementet ble sammen med andre reglement vedtatt på konstituerende møte Etter at byrådet tiltrådte har en så arbeidet med videredelegering av fullmakter ut til den enkelte fagbyråd og videre ut i enhetene. I en kort overgangsperiode mens en arbeidet med reglement for videredelegasjon, valgte byrådet å trekke inn all myndighet som i den gamle formannskapsmodellen var delegert fra rådmannen og ut til de enkelte enhetene. Dette gjorde at i den første perioden hadde kun byrådet som kollegium anledning til å treffe vedtak og beslutninger. Etter 3-4 dager ble det ordnet med delegasjon fra byrådet som kollegium og til de enkelte fagbyrådene, og etter 3-4 uker kom delegering av myndighet fra fagbyrådene og ut til enhetene (virksomheten) på plass. Dette gjorde at en i en kort periode etter at byrådet tiltrådte hadde en et noe tungrodd system hvor all beslutningsmyndighet lå på toppen i systemet. Alle de ulike resultatenhetene måtte inn til rådhuset og få underskrift av byrådet/ fagbyråden. Dette uansett hvor kurant vedtaket var. I Tromsø har byrådet fått til dels omfattende myndighet. Bystyret har kun beholdt den myndigheten de etter loven må ha, mao de tilfellene hvor det følger av lovverket at det er bystyret selv som må treffe vedtak. Råd fra Tromsø kommune er at alle nødvendige reglementer for politiske utvalg, byrådets fullmakter og delegasjonsfullmaktene fra byrådet og til fagbyråden og fra disse og ut i systemet bør være på plass fra dag 1. Byrådet kan heller etter hvert justere på disse Side 4 av 11

5 fullmaktene hvis de av politiske grunner eller ut fra erfaring ønsker annen delegering av myndigheten. Ivareta at byrådets vedtak når ut i organisasjonen Tromsø kommune iverksatte parlamentarisme fra dag 1. I oppstartfasen rett etter at byrådet tiltrådte var en av utfordringene å få på plass et godt informasjonssystem hvor det som byrådet besluttet kommer raskt ut og blir kjent i organisasjonen. Det var stort informasjonsbehov. Erfaringen er at vedtakene til byrådet ikke av seg selv blir kjent i administrasjonen. Ivareta helhetstenkingen og behovet for å se på tvers av de ulike byrådsavdelingene En annen utfordring i en parlamentarisk modell er å ivareta behovet for helhetstenking og det å ivareta behovet for å se på tvers av de ulike byrådsavdelingene. De enkelte fagbyrådene vil naturlig nok ut fra sine ansvarsområder ha et særskilt fokus på disse. Byrådet som kollegium må ha rutiner for å ivareta helhetstenkingen i kommunen. Dette vil også være en hovedoppgave for byrådsleder. Opplæring av byrådet/ de politiske rådgiverne En erfaring å ta med seg fra Tromsø er at når et nytt parlamentarisk system iverksettes med byråd (med politiske rådgivere) og nye politikere er det viktig at disse tidlig får orientering om kommunens organisering, sakssystemer, saksbehandlingsregler og regelverket rundt offentlighet. Grundig politikeropplæring bør derfor tidlig på plass. Dette vil gjøre det lettere for politikerne å orientere seg i kommunens administrasjon. Det er også viktig at byrådene tidlig lærer seg kjørereglene for kommunal virksomhet, for eksempel at et møte mellom en byråd og en utbygger må fremgå av sakens papirer. (Eksterne har ikke hemmelige møter med en byråd.) De politiske rådgivernes rolle Det virker som om de politiske rådgiverne i Tromsø har en noe annen rolle enn tilsvarende rådgivere i Bergen og Oslo, se mer om dette senere. Det kan virke som om systemet legger opp til at disse ovenfor administrasjonen i kommunen har flere fullmakter enn politiske rådgivere i Bergen. De politiske rådgiverne har dog ikke stemmerett i byrådet som kollegium hvis fagbyråden selv har forfall. Når en innfører parlamentarisme har en ofte fokus på byrådet/ byrådene og deres rolle og plass i systemet, men også de politiske rådgiverne skal finne sin rolle og plass i et nytt styringssystem. Om behandlingen av saker i byrådet (mandagsmøter og torsdagsmøter) Byrådsmøtene i Tromsø er organisert slik at det på mandagene er et fast forberedende møte hvor saker til behandling diskuteres og enighet oppnås. Sakene til møte distribueres på forhånd og i møte - hvis nødvendig - presenteres saken av fagbyråden/ administrasjonen. Mandagsmøtene foregår for lukkede dører ( 14 i off loven) På torsdagene har en åpne møter hvor beslutningene formelt sett treffes. Torsdagsmøtene inneholder lite diskusjoner (og tautrekking innad i byrådet) siden det vanlige er at dette finner sted i de forberedende møtene (mandagsmøtene). Side 5 av 11

6 I Tromsø har en så langt valgt et saksbehandlingssystem opp mot byrådsmøtene hvor det i forkant enten skrives et notat (når fagbyråden ikke har klar en innstilling og ønsker saken diskutert i byrådet) eller en saksfremstilling med forslag til vedtak. (I sistnevnte tilfelle blir saken (hvis ikke aktuelle unntak) offentlig i forkant av møte i byrådet.) Vedtaket fattes da enten av byrådet som sådan, eller saken med innstilling fra byrådet sendes over til behandling i komiteene/ bystyret. I et parlamentarisk system kan det bli konflikt mellom politikk og fag. Det har vært eksempler på at fagbyråden/ byrådet har hatt en annen oppfatning enn enkelte fagfolk, for eksempel i skjenkesaker. Kommunen har ennå ikke et system hvor saksframstillingen følger saken til bystyret. Det kan da virke som om det for komiteene/ bystyret ikke vil være mulig å se at administrasjonen på faglig grunnlag har et annet standpunkt enn byrådet. I Oslo og Bergen har en et system som gjør at det fremgår av saksfremstillingen til bystyret hvis administrasjonen i kommunen har annet (faglig) standpunkt enn byrådet. Sistnevnte er bra for offentligheten og også bra av hensyn til opposisjonens muligheter til å få saken opplyst. Inntrykk fra Tromsø var at Tromsøs måte å gjøre dette på var under utvikling. Hvem er til stede i byrådsmøtene? Det har underveis siden parlamentarisme ble innført vært diskutert hvem som skal være med på de forberedende byrådsmøtene. I utgangspunktet la byrådet selv opp til at omtrent bare byrådet skulle være tilstede. Dette er etter hvert utvidet til at byrådet, de politiske rådgiverne, aktuelle kommunaldirektører, jurist(er) fra byrådsleders kontor og kommunikasjonssjef er til stede. Administrasjonen under en parlamentarisk modell Tromsø har også erfart at det er forskjellig for en administrasjon å jobbe opp mot et byråd enn mot en rådmann. Dette er det viktig å forberede administrasjonen på. Særlig de delene av administrasjon hvor det tradisjonelt er sterke faglige synspunkter/ oppfattelser. Det er også viktig at en ved overgangen til parlamentarisme beholder fokuset på behovet for administrativ ledelse (personalansvar) i forhold til administrasjonen. Byrådet som kommer inn i stede for rådmannen vil naturlig nok ha sitt hovedfokus på den politikken de ønsker å gjennomføre, og ikke på ledelse av administrasjonen. Sistnevnte er en naturlig jobb for kommunaldirektørene som derfor må ha myndighet til dette. En erfaring fra Tromsø så langt er at saksbehandlingstiden på en del saker som behandles av byrådet er blitt lengre enn tidligere når sakene ble behandlet av rådmannen. Det kan virke som om systemet med utsendelse av saker i forkant av byrådsmøter og behandling på to ulike møter gjør at beslutningsprosessen kan bli lengre enn før i visse tilfeller. Oppsummering: Klart råd fra administrasjonen i Tromsø var at det var viktig å sette av tilstrekkelig med ressurser i forhold til utredningsprosessen, og i overgangsfasen fra formannskapsmodell til parlamentarisk modell. Videre viktig få på plass fullmaktene i organisasjonen tidligst mulig for å unngå at nødvendige beslutningsprosesser stopper opp. Også viktig å trekke med administrasjonen i utredningsfasen slik at denne er forberedt når parlamentarisme innføres. Klart råd at når en utreder parlamentarisme bør en jobbe ut fra at styringsmodellen blir innført. Side 6 av 11

7 Dag 2: Erfaringer så langt med parlamentarisme og saksgangen i et parlamentarisk system sett fra byrådet Møte tirsdag 7. februar med byrådsleder Øyvind Hilmarsen og hans politisk rådgiver Tor Arne Morskogen om erfaringer så langt med parlamentarisme og saksgangen i et parlamentarisk system. Deretter møte med tre kommunaldirektører om administrasjonens rolle i ny styringsmodell (Per Limstrand, Kari Henriksen og Gøril Bertheussen). Kjell-Robert Pedersen (rådgiver byrådsleders kontor) deltok også hele dagen. Møte med byrådsleder/ politisk rådgiver Prosess forkant av valget av byråd De tre samarbeidende partiene i byrådet i Tromsø hadde i forkant av valget gått sammen og utarbeidet en felles politisk plattform som de ville styre ut fra hvis de fikk tilstrekkelig flertall. Når bystyret hadde valgt nytt byråd (som var avklart på forhånd etter forhandlinger) holdt den nyvalgte byrådslederen en tiltredelseserklæring. Byrådsleders inntrykk var at Bergen i sin tid var mindre forberedt enn det Tromsø kommune var når parlamentarisme ble innført. Om byrådsmøtene og politisk forankring av sakene i partigruppene til byrådspartiene Byrådet har lagt til grunn ut fra juridiske vurderinger at en kan ha lukkede byrådsmøter, men at et annet spørsmål er om sakene til møte er offentlige eller ei. Mandagsmøtene (de saksforberedende) er alltid lukkede, mens torsdagsmøtene (vedtaksmøtene) er åpne. Alle saker hvor taushetsplikt ikke er til hinder legges ut offentlig i forkant av behandling på mandagsmøte. Hvor byrådet selv ikke treffer endelig vedtak sendes saken med innstilling til behandling i bystyret via drøfting i komiteene. I mandagsmøtene i byrådet deltar administrasjonen slik at hvis behov kan saken opplyses gjennom faglige redegjørelser og ved behov kan det redegjøres for konsekvensene av ulike handlingsalternativer. Den politiske utformingen av sakene i byrådet skjer delvis på mandagsmøtene og delvis mellom møtene gjennom kontakt byrådet har med andre. Ordføreren møter også noen ganger i byrådsmøtene hvis det er saker av interesse for ham. 13 dager før mandagsmøtene sendes sakene ut til byrådene. I denne fasen må sakene forankres (hvis nødvendig) i de ulike partigruppene. Etter mandagsmøte ligger saken 8 dager før torsdagsmøte (vedtaksmøte) i byrådet. Det er fagbyrådene eller gruppelederne som tar sakene inn i partigruppene. Inntrykket er at denne saksbehandlingsprosedyren medfører en noe lang saksbehandlingstid i byrådet før saken sendes bystyret via komité for endelig behandling. De politiske partiene som sitter i byrådet lar fagbyrådene fra eget parti være med på gruppemøtene (kommunestyregruppene) i partiene. Dette bidrar til forankring av byrådets saker i de enkelte partigruppene. Inntrykk av at gruppemøtene er en viktig arena for politiske diskusjoner innad i partiet, men virker som om også (uformell) kontakt i forkant av disse er viktig for å forankre sakene i kommunestyregruppen. Dette gjelder for partiene i posisjon. Partiene i opposisjon starter ikke sin politiske behandling før sakene sendes over til komiteene/ kommunestyret. Inntrykk ut fra redegjørelse av saksflyt at Tromsø er et lite bevisst på skille mellom byrådet og kommunestyresiden i den parlamentariske modellen. Side 7 av 11

8 Fagbyrådene er også i muntlig kontakt med komitélederne for posisjon ( 3) som er frikjøpt 50 % og har kontor på rådhuset (hvor også byrådet har kontorplass). Arbeiderpartiet har for øvrig en komiteleder i 50 % også med kontorplass i rådhuset. Tilskuddet til partigruppene er økt betydelig med innføring av parlamentarisme, særlig til opposisjonen Arbeiderpartiet har et totalt frikjøp på 2,3 stillinger inkludert frikjøp som komiteleder. Byrådet og kommunestyret/ komiteene Byrådet sender saken til ordfører som har fått delegert ansvar fra forretningsutvalget til å fordele sakene på komiteene. Byrådet møter i kommunestyremøtene hvor de sitter samlet litt på utstilling. I kommunestyremøtene er det både spørretime hvor innbyggerne kan stille spørsmål og spørretid hvor kommunestyrerepresentantene kan stille spørsmål. Spørsmålene rettes til ordfører som ofte lar byrådsleder besvare spørsmålet. Byrådet møter også i komiteene hvor det også er anledning til for komitémedlemmene å stille spørsmål. Ved enkelte anledninger er spørsmålene blitt besvart av administrasjonen noe som byrådet har fått kritikk for. Om kommunaldirektørene Kommunalsjefene/ kommunaldirektørene har en valgt å beholde i det nye systemet både pga fagkunnskapen disse besitter og fordi behov for administrativ leder for byrådsavdelingene som kan frigi tid for fagbyråden til å drive politikk. Hvordan skal den faglige meningen til administrasjonen fremkomme i saksfremstillingene til byrådet? En problemstilling som er kommet opp er hvor mye og hvordan den faglige meningen til administrasjonen skal fremkomme i saksfremstillingene til bystyret (og komiteene). Det vises til tidligere diskusjon på side 13. Hvor mye skal fagbyråden kunne gå inn og styre saksfremstillingen og innholdet i denne? Tromsø kommune har løst problemstillingen med at det er byrådets syn som skal fremmes i saksfremstillingen/ innstillingen, og ikke administrasjonens faglige meninger. Utfordringen er som nevnt å finne balansen mellom hva som skal tas med av faglige hensyn for å ivareta hensynet til kravet om at saken skal være tilstrekkelig opplyst. Inntrykket er at det er tilfeller hvor opposisjonen i komiteene/ kommunestyret ikke har mulighet til å se hvis administrasjonen på faglig grunnlag er uenig med byrådet siden denne uenigheten er fjernet fra saksfremstillingen/ innstillingen. Samarbeids-/ kontaktutvalget Inntrykk av at fagforeningene i Tromsø var enige i at administrasjonsutvalget ble fjernet og erstattet av et samarbeids-/ kontaktutvalg hvor alle hovedsammenslutningene møter byrådet (og personalsjef). Side 8 av 11

9 Forholdet mellom ordfører og byrådsleder Ordfører og byrådsleder har ukentlige koordineringsmøter hvor det avklares hvem som stiller på hvilke arrangementer og lignende. En forsøker å legge opp til at ordføreren ikke skal representere noen mulighet for omkamparena når byrådet har fattet en beslutning. Ordføreren hovedoppgave er representasjon, men det virker også som om han har en viss politisk rolle i noen større saker! Uttalt mål er at ordføreren skal heve seg over den politiske hverdagen. Politiske rådgiveres rolle De politiske rådgiverne i Tromsø oppfattes som tilsvarende statssekretær hos statsrådene. I Bergen kan for eksempel en politisk rådgiver ikke representere byråden alene (kun sammen med en fra administrasjonen). I Tromsø legger en opp til at den politiske rådgiveren skal kunne representere byråden alene i alle sammenhenger unntatt i selve byrådet og komiteene/ kommunestyret. Hvis noen i bystyret ansettes som politiske rådgivere trer de ut av bystyrevervet i Bergen. I Tromsø har en konkludert med at dette ikke er uproblematisk i forhold til om gyldig fritaksgrunn fra kommunestyrevervet. Inntrykk er at Tromsø ikke har problematisert at en byråd må tre ut av kommunestyrevervet, og hvis den politiske rådgiveren i Tromsø modellen langt på vei skal kunne opptre som byråden er det fare for lignende rolleproblemer som for byråden i forhold til kommunestyrevervet. At kan havne på begge sider av bordet virker ikke å være problematisert. Om delegasjon Viktig å ha tidlig klart fullmaktene fra byrådet til fagbyrådene og videre delegasjon til administrasjonen. I begynnelsen av byrådsperioden hadde byrådet mange ekstramøter for å få dette på plass. Komiteene Komité modellen er laget ut fra Bergen sitt system med komiteer under bystyret. Oppgaven til komiteene er å komme med uttalelse til sakene før disse behandles i kommunestyret. Det er usikkert om komiteene får like viktig rolle som politiske verksteder under flertallsparlamentarisme, som de ville hatt ved mindretallsparlamentarisme. Komiteene har også en viktig rolle som tilsynsorgan. Men, erfaringen fra komitémøtene så langt er at disse i all hovedsak går med til å diskutere sakene som forelegges dem. Komiteene har møter 2 uker i forkant av bystyremøte. Dette gjør at saken forankres i det politiske miljøet i Tromsø. Riktignok kunne i praksis komitémøte vært dagen før kommunestyremøte siden endringsforslag i forhold til byrådets innstilling må fremmes muntlig i kommunestyremøte. Komiteene kan bli politiske verksteder som bidrar til den daglige politiske diskusjonen, men inntrykket er at disse ikke er der i dag. Side 9 av 11

10 Møte med tre kommunaldirektører Om kommunaldirektør funksjon og rolle Råd: avklar på forhånd rollen som kommunaldirektørene skal ha. Mangel at dette i februar 2012 enda ikke er helt avklart gjennom tydelig stillingsbeskrivelse. Ulempe at en går gjennom periode etter valget hvor dette er uklart ute i organisasjonen. Det skaper for eksempel usikkerhet om hva som er riktig tjenestevei. Organisasjonskartet må avklares i forkant av innføringen av parlamentarisme. Det er kommet erkjennelse i det politiske miljøet av at behov for kommunaldirektør nivået og at riktig tjenestevei i organisasjonen bør gå via kommunaldirektøren. Dette burde vært avklart på forhånd, men var dels politisk uenighet om behovet og var dels manglende tilrettelegging i forkant. Arbeidsgruppen som utredet parlamentarisme konkluderte med at en skulle ha kommunaldirektører, men fylte ikke rollen med innhold i den videre innføringen av parlamentarisme. Kommunaldirektørene forholder seg til fagbyrådene i det daglige, men det er byrådsleder som har personalansvaret for kommunaldirektørene. Kommunaldirektørene møter i mandagsmøtene i byrådet. I begynnelsen gjorde de ikke det, men byrådet så raskt at behov for at disse var tilstede i møte. Byrådene skal være politikere og drive med politikk de skal ikke bruke tiden sin på å administrere. Derfor et klart behov for kommunaldirektører. I den innledende fasen etter at byrådet har trådt i funksjon er det viktig å ha noen i administrasjonen til å ta seg av de formelle spørsmålene som oppstår. Det har vært diskutert om kommunaldirektørene skal ha egne møter, men byrådet har så langt ikke ønsket at dette skal finne sted! Begrunnelsen er at byrådet ikke ønsket et slik fora uten at byrådet er representert. I Bergen har kommunaldirektørene jevnlig egne møter seg imellom. Byrådet med politiske rådgiver og kommunaldirektører har hver (?) morgen et morgenmøte hvor en går gjennom aktuelle saker. I forhold til saksgangen i forkant av beslutningen i byrådet er det kommunaldirektørene som avklarer nødvendige forhold med fagbyråden - for eksempel hva som er politisk mulig. I Oslo og Bergen følger de faglige standpunktene med i saksfremstillingen selv om byrådet har et annet syn på saken. I Tromsø håndteres ikke dette foreløpig slik i alle tilfeller. Det synes som om det er rom for at en ikke har med faglige standpunkter hvis disse er i motstrid til byrådets mening, og at eventuell begrensning først oppstår hvis det konstateres strid med god forvaltningsskikk (mangelfull opplysning av saken). Tromsø virker således å ha lagt seg på at det er nok at saken er tilstrekkelig opplyst og at det ikke er nødvendig å la alle faglige standpunkter/ meninger følge saken. Det er eksempler på at en bevist har tatt vekk faglige råd fra saksfremstillingen som sendes kommunestyret/ komiteene hvis disse er i strid med byrådets innstilling. Dette har så langt kun vært tema i Side 10 av 11

11 administrasjonen og ikke i kommunestyret. Uklart om problemstillingen er oppdaget av opposisjonen. Støttefunksjoner for den politiske siden I Tromsø har en organisert støttefunksjonene rundt det politiske apparatet slik at et team av tre sekretærer server både kommunestyret, komiteene og byrådet, men sekretærene har ulike arbeidsoppgaver. Etter valget er det i tillegg ansatt egen sekretær for ordfører. Forretningsutvalget Forretningsutvalget har i oppstarten hatt møte hver 14 dag. Gruppelederne deltar og ordfører leder møte. Utvalget fungerer godt i forhold til å avklare spillereglene mellom posisjon og opposisjon. Det legges nå opp til møte en gang i måneden. Inntrykk fra tilbakemeldingene fra kommunaldirektør nivå er at det parlamentariske systemet i Tromsø enda ikke helt har falt på plass, men at en er på god vei. For rådmannen i Sandnes Rune Kanne advokat Side 11 av 11