orden i arkivet Temahefte nr. 23 For medlemmer av Fagforbundet

Transkript

1 orden i arkivet Temahefte nr. 23 For medlemmer av Fagforbundet

2 temaann_04_11_fel_ Side 32 FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon. FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon. FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon. Nr 1 TVERRFAGLIG SAMARBEID gjennom gjensidig respekt og interesse Nr 1 TVERRFAGLIG Nr 1for TVERRFAGLIG andres SAMARBEID fagområder. SAMARBEID gjennom gjennom gjensidig gjensidig respekt respekt og og interesse for andres fagområder. interesse for andres fagområder. Nr 2 YRKESETIKK er et innspill til refleksjon om mellommenneskelige Nr 2 YRKESETIKK er et innspill til refleksjon om mellommenneskelige Nr 2forhold, YRKESETIKK makt og er avmakt et innspill og etiske til refleksjon standarder om mellommenneskelige forhold, makt og avmakt og etiske standarder på arbeidsplassen. på arbeidsplassen. forhold, makt og avmakt og etiske standarder på arbeidsplassen. Nr 3 LEDELSE Nr 3 LEDELSE setter søkelys på hva som skal til for at de ansatte skal setter søkelys på hva som skal til for at de ansatte skal lykkes Nr 3 LEDELSE lykkes med sine med setter oppgaver. sine søkelys oppgaver. Hva på Hva hva er god er som god og skal og motiverende motiverende til for at de ledelse? ledelse? ansatte skal lykkes med sine oppgaver. H va er god og motiverende ledelse? Nr 4 HYGIENE Nr 4 HYGIENE OG SMITTEVERN OG SMITTEVERN kommer kommer med med inn inn spill spill til til hvordan vi vi kan kan Nr 4motvirke HYGIENE sykehus OG SMITTEVERN infek sjoner kommer og og hindre med utbrudd inn spill av antibio av til antibiotika hvordan tika resistente vi - resistente kan motvirke mikrober. mikrober. sykehus infek sjoner og hindre utbrudd av antibiotika - resistente Nr 5 mikrober. Nr 5 RENHOLD RENHOLD OG HYGIENE OG HYGIENE viser viser hvordan hvordan ren ren hold, hold, helse, helse, miljø og sikkerhet må ses i sammenheng, slik at hele miljø Nr 5 RENHOLD og sikkerhet samfunnet OG må kan HYGIENE ses i sammenheng, dra nytte viser av renholds hvordan kompetansen. ren slik hold, at hele helse, samfunnet miljø og sikkerhet kan dra må nytte ses av i sammenheng, renholds kompetansen. slik at hele samfunnet Nr 6 KREATIV kan dra OMSORG nytte av er renholds måte kompetansen. å tenke på. Hva har den Nr 6 KREATIV andre bruk OMSORG for? Hva er kan en jeg måte bidra å tenke med? på. Det Hva er ikke har så mye den Nr 6andre KREATIV som skal bruk OMSORG til. for? Hva er kan en måte jeg bidra å tenke med? på. Det H va er har ikke den andre så mye Nr 7 LYDEN bruk som for? skal AV SMÅ Htil. va SKRITT kan jeg er bidra en utfordring med? Det til er alle som ikke så arbeider mye som med skal barn. til. Det er fantastisk hva barn kan få til, Nr 7 LYDEN AV SMÅ SKRITT er en utfordring til alle men noen må gi dem sjansen! som Nr 7 arbeider LYDEN AV med SMÅ barn. SKRITT Det er er en fantastisk utfordring hva til barn allekan få som til, arbeider men Nr 8 eforvaltning noen med må barn. gi dem Det fokuserer sjansen! fantastisk på digitaliserte hva barn tjenester. kan få til, men Inter aktive noen skjema, må gi dem inter sjansen! nettsøknader, digitaliserte sykehus og Nr 8 eforvaltning kommune styremøter fokuserer direktesendt på digitaliserte til egen datamaskin. tjenester. Nr 8Inter eforvaltning aktive skjema, Blir alt enklere? Nr 9 KJÆRLIGHETENS fokuserer inter nettsøknader, LANDSKAP på digitaliserte digitali- innspill tjenester. I nter sykehus til ansatte som arbeider serte med aktive og utviklingshemmede. skjema, kommune inter styremøter nettsøknader, direktesendt De har en nøkkelrolle digitaliserte maskin. sykehus til et seksualvennlig til egen i å bidra data Blir og alt kommune enklere? miljø. styremøter direktesendt til egen data maskin. Blir alt enklere? Nr 9 KJÆRLIGHETENS Nr 10 VARMERE, VÅTERE, LANDSKAP VILLERE er innspill utfordrer til kommunene ansatte som til arbeider å stille med Nr 9 utviklingshemmede. KJÆRLIGHETENS seg dristige mål for LANDSKAP å redusere De har utslippene er nøkkelrolle innspill av til klima ansatte i å bidra gasser. som arbeider til med et seksualvennlig utviklingshemmede. Nr 11 MODIGE MØTER miljø. fokuserer De har en på nøkkelrolle hva som skal i å til bidra for å lykkes til et seksualvennlig i arbeidet med ungdom. miljø. Se mulighetene. Mye respekt og ikke minst Nr 10 VARMERE, kjærlighet. VÅTERE, VILLERE utfordrer kommunene til å stille seg Nr 10 dristige VARMERE, mål for VÅTERE, å redusere VILLERE utslippene utfordrer av kommunene klima gasser. til å stille Nr 12 KAMPEN FOR HELTID presenterer erfaringer fra arbeidsplasser som seg dristige mål for å redusere utslippene av klima gasser. Nr 11 MODIGE har avviklet MØTER tvungen fokuserer deltid. Deltid på hva er som mest skal brukt til i helse- for å lykkes og omsorgs - i Nr arbeidet 11 MODIGE sektoren, med MØTER men ungdom. er fokuserer også Se omfattende mulighetene. på hva i andre som Mye skal kvinnedominerte respekt til for å og lykkes ikke yrker. minst kjærlighet. i arbeidet med ungdom. Se mulighetene. Mye respekt og ikke minst Nr 13 PERSONALLEDELSE legger vekt på at medarbeideren er den kjærlighet. Nr 12 KAMPEN viktigste ressursen FOR HELTID for å presenterer få utført kommunens erfaringer oppgaver. fra arbeidsplasser Du får tips om som hvordan virksomheten kan sette personalledelse i sentrum. Nr 12har KAMPEN avviklet FOR tvungen HELTID deltid. presenterer Deltid erfaringer mest brukt fra arbeidsplasser i helse- og omsorgs som har sektoren, avviklet tvungen men er deltid. også omfattende Deltid er mest i andre brukt kvinnedominerte i helse- og yrker. omsorgs sektoren, men er også omfattende i andre kvinnedominerte yrker. Nr 13 PERSONALLEDELSE legger vekt på at medarbeideren er den viktigste Nr 13 PERSONALLEDELSE ressursen for å få legger utført vekt kommunens på at medarbeideren oppgaver. Du er får dentips om viktigste hvordan ressursen virksomheten for å få utført kan sette kommunens personalledelse oppgaver. i sentrum. Du får tips om hvordan virksomheten kan sette personalledelse i sentrum. Nr 14 KVALITETSKOMMUNER Trepartssamarbeid er et egnet verktøy for Nr Nr 14 best 14 KVALITETSKOMMUNER mulig kommunale tjenester. Trepartssamarbeid Her får du er er gode et et egnet egnet tips verktøy til verktøy hvordan for man for best best lykkes. mulig mulig kommunale kommunale tjenester. tjenester. Her får H er du får gode du tips gode til tips hvordan til hvordan man lykkes. man lykkes. Nr 15 KVALITETSKOMMUNER Kvalitetskommune programmet kan vise Nr Nr 15til 15 KVALITETSKOMMUNER mange gode resultater Kvalitetskommune siden oppdatert starten versjon. i Kvalitetskommune programmet Her finner kan du- noen programmet kan vise til mange gode resultater siden starten i Her vise til av mange de gode gode historiene. resultater siden starten i H er finner du finner du noen av de gode historiene. noen av de gode historiene. Nr 16 KLIMAKOMMUNE utforsker ulike tiltak kommunene og de ansatte Nr 16 KLIMAKOMMUNE utforsker ulike tiltak kommunene og de ansatte Nr 16 KLIMAKOMMUNE kan gå i gang med, utforsker som et ulike ledd tiltak i den kommunene internasjonale og klimadugnaden. ansatte de kan gå i gang med, som et ledd i den internasjonale klimadugnaden. Nyttige kan Nyttige tips gå i arbeidet i gang tips med, i arbeidet med energisom et med og ledd energiklimaplaner. i den internasjonale og klimaplaner. klimadugnaden. Nyttige tips i arbeidet med energi- og klimaplaner. Nr 17 KONTORFAGET I UTVIKLING Her kan du lese Nr 17 KONTORFAGET I UTVIKLING Her kan du lese om om digitalisering Nr 17 digitalisering KONTORFAGET og superbrukere, og superbrukere, I UTVIKLING om utviklingsmulig Hom er kan du heter lese for utviklingsmulig om kontoransatte, digitalisering om heter kaffekoking, og superbrukere, for kontoransatte, skjult kunnskap om om og møte kaffekoking, utviklingsmulig plasser for sekretærer. skjult heter kunnskap for kontoransatte, og møte plasser om for sekretærer. kaffekoking, skjult kunnskap og møte plasser for Nr sekretærer. 18 VERDIGHET I ELDREOMSORGEN Inspirerende eksempler, Nr gode 18 VERDIGHET etter utdanninger I ELDREOMSORGEN og tanker om morgen Inspirerende dagens eldreomsorg eksempler, Nr 18 VERDIGHET gir gode faglig etter I påfyll ELDREOMSORGEN utdanninger til morgen dagens og tanker I nspirerende pleie om - personell. morgen eksempler, dagens gode eldreomsorg etter utdanninger gir faglig og tanker påfyll til om morgen Nr dagens 19 HELHETLIG pleie SKOLEDAG eldreomsorg personell. gir faglig påfyll til Det foregår en heftig debatt om hvordan morgen grunnskolen dagens pleie skal personell. se ut. Og ganske sikkert vil skolen Nr 19 HELHETLIG SKOLEDAG Det foregår en heftig endre seg. En sannsynlig utvikling avtegner seg i Prosjekt debatt helhetlig skoledag. Nr 19 HELHETLIG om hvordan SKOLEDAG grunnskolen Det skal foregår se ut. en Og heftig ganske sikkert debatt om vil skolen hvordan endre grunnskolen seg. En sannsynlig skal se ut. utvikling Og ganske Nr 20 HELSEFARE avtegner sikkert Mange vil seg skolen i arbeidstakere Prosjekt endre helhetlig seg. jobber En sannsynlig i skoledag. tilsynelatende utvikling trygge yrker uten å avtegner være klar over seg i farene Prosjekt fra helsefarlige helhetlig skoledag. stoffer. Disse kan gi Nr plager 20 HELSEFARE og sykdommer, Mange og sette arbeidstakere deg ut av yrkeslivet. jobber i tilsynelatende trygge Nr 20 HELSEFARE yrker uten å Mange være klar arbeidstakere over farene jobber fra helsefarlige i tilsynelatende stoffer. Disse NR 21 BARNEHAGEN I ENDRING Barnehagene har opplevd en rask utvikling de siste årene både i antall og form noe basebarnehager og gigant- trygge kan yrker gi uten plager å være og sykdommer, klar over farene og sette fra deg helsefarlige ut av yrkeslivet. stoffer. Disse kan gi plager og sykdommer, og sette deg ut av yrkeslivet. Nrbarnehager 21 BARNEHAGEN vitner om. I ENDRING Her tar vi Barnehagene opp hva barnehagen har opplevd kan inneholde. en rask utvikling Nr NR BARNEHAGEN de siste årene MANGFOLD I BARNEVERNET ENDRING både i Barnehagene antall og form har noe opplevd basebarnehager en rask I løpet av de siste ti årene har og utvikling gigantbarnehager an tallet de bekymringsmeldinger siste årene vitner både om. til i antall Her tar barnevernet og vi form opp blitt hva fordoblet, noe barnehagen basebarnehager kan mens inneholde. og bemanningen gigantbarnehager økte med vitner 27 prosent. om. H er En tar slik vi utvikling opp hva er barnehagen ikke bærekraftig, kan inneholde. og den får konsekvenser vi ikke ønsker. Nr 22 MANGFOLD I BARNEVERNET I løpet av de siste ti årene har an Nrtallet 22 Bestill MANGFOLD bekymringsmeldinger Fagbladets I BARNEVERNET temahefter til på barnevernet I løpet av blitt siste fordoblet, ti årene mens har bemanningen tallet Gå bekymringsmeldinger inn på Nettbutikken, økte med 27 Yrkesfaglige prosent. til barnevernet En temahefter. slik utvikling blitt Heftene fordoblet, er ikke er bærekraftig, bemanningen og den økte får konsekvenser med 27 prosent. vi ikke En ønsker. slik utvikling er ikke bære- gratis. mens kraftig, og den får konsekvenser vi ikke ønsker. Bestill Fagbladets temahefter på Gå Bestill inn på Fagbladets Nettbutikken, temahefter Yrkesfaglige på temahefter. Heftene Gå inn på er Nettbutikken, gratis. Yrkesfaglige temahefter. Heftene er gratis.

3 INNHOLD < 4-5 Faglig innspill: Fra kopibok til papirløse møter < 6-10 Reportasje: Nye medier krever ny kunnskap < Reportasje: Tar vare på minnene < Reportasje: Dokumentfangeren < Faglig innspill: Vi må ta vare på kulturarven < Intervju: Kaste eller ikke kaste det er spørsmålet < Reportasje: Fjellsikre hordalandsarkiv < Reportasje: På arkivkurs i Drammen < Reportasje: Forbereder framtidas pasientinformasjon < Faglig innspill: Fire korte innblikk i arkivframtida < 35 Omtaler Temaheftene er et yrkesfaglig tilbud. Her går Fagbladet dypere inn i fagene og problemstillinger knyttet til arbeidssituasjonen for medlemmer av Fagforbundet. Ansvarlig redaktør: Kirsti Knudsen. Prosjektleder: Vegard Velle. Tekst og foto: Vegard Velle, Monica Schanche, Martine Grymyr, Stig Chrisensen, Ellen Heggestad, Ingvill Bryn Rambøl, Lars Sandberg, Ranveig Låg Gausdal, Anne Marit Færden, Anniken Huitfeldt, June Witzøe, Greg Rødland Buick, Werner Juvik, Ingrid Aas, Tor Erik H. Mathiesen, Marianne Almås. Illustrasjoner: Tora Marie Norberg. Layout: Fryd Forlag AS. Trykk: Aktietrykkeriet AS. Redaksjonen avsluttet 25. november Last ned dette, og andre temahefter i PDF-format på MILJØMERKET Trykksak 3

4 Fra kopibok til papirløse møter 4

5 Faglig innspill Arbeidsoppgavene for en arkivar har endret seg radikalt siden begynnelsen på 90- tallet. Tekst: Anne Marit Færden, arkivleder, Fagforbundet De aller fleste organisasjoner har innført elektroniske arkiv. Den enkelte saksbehandler utfører selve arkiver ingen, mens arkivarens rolle har blitt bruker opplæring, brukerstøtte og kvalitetssikring av de elektroniske arkivene. De fleste arkivarer opplever en mer spennende og mer utfordrende hverdag og setter pris på endringene. Arkivet i en organisasjon har flere funksjoner: Arkivet er organisasjonens interne hukommelse, og det er et bidrag til samfunnets felles hukommelse. Det siste oppfylles ved at arkivmateriale fra enkeltorganisasjoner avleveres til depotarkiv som Riksarkivet, by- eller fylkesarkiver, eller private depotarkiver som Arbeiderbevegelsens Arkiv. Ordet «arkiv» betyr opprinnelig styresett eller orden, og ordningsprinsipper er et sentralt tema for en arkivar. Kopibok for utgående korrespondanse har aner tilbake til middelalderen norsk forvaltning. Den tilsvarende journal for inngående korres pondanse er av nyere dato, går «bare» tilbake til 1800-tallet. Begge disse representerer kronologisk ordning av arkivene. (Kilde: Tidsskriftet Arkiv). Alene eller sammen med navne- og emneregistre sørget disse hjelpemidlene for systematisk oppbevaring og nøkkel til gjenfinning for norske arkiver fram til 1930-tallet. Da overtok arkivnøkler som det primære ordningsprinsipp. Dokumentene ble samlet etter emne, og arkivert i nær-, fjern- eller depotarkiv ut fra behov for «rask» tilgjengelighet. Fra begynnelsen av 1990 tallet har teknologien revolusjonert mulighetene til rask gjenfinning. Fra starten med elektronisk journalføring av papirbaserte dokumenter, til dagens fullelektroniske arkiver hvor dokumentet bare er et tastetrykk unna. Arkivsystemene er i dag integrert med saksbehandlings systemene og organisasjonens e-post, enten ved at selve arkivsystemet har funksjonalitet for saksbehandling, eller ved at et fagsystem for saksbehandling har en «arkivkjerne». Arkiveringsprosessen blir da del av dokumentproduk sjonen. Alle som produserer eller mottar dokumenter i en organisasjon, utfører altså arkivering. Det som fortsatt kommer inn av papirpost, blir gjort om til elektroniske dokumenter ved hjelp av skanning. Utfordringen blir å sikre at dokumentene beskrives slik at de kan gjenfinnes senere. Arkivarens rolle har derfor endret seg fra arkivering og gjenfinning av papirdokumenter til opplæring og veiledning av saksbehandlere og til kvalitetssikring av arkivering fra saksbehandlingssystemene. Vedlikehold av verktøy for ensartet beskrivelse av dokumentene er en viktig del av kvalitets sikringsarbeidet. Kvalitetssikringen ivaretas dels av NOARKstandarden, som alle godkjente saks- og arkivsystemet bygger på, dels av verktøy utarbeidet av organisasjonen selv. Og ikke minst av organisasjonens rutiner og hvordan disse blir fulgt opp. For ytterligere å forbedre gjenfinningsmulighetene, gjøres også teksten i selve dokumentene søkbar, slik at de kan gjenfinnes ikke bare ut fra en beskrivelse, men også ved å søke på innholdet i selve dokumentene. Et kjent eksempel på dette er Lovdata, men også flere og flere organisasjonsinterne arkiver tar i bruk denne muligheten. Saksbehandlingssystemene omfatter også auto mati sering av prosessene som genererer sakspapirer og møteprotokoller for politiske møter. I fokus akkurat nå er «papirløse møter», møtedokumenter publisert til den enkelte politikers ipad, hvor politikeren blar seg gjennom velstrukturerte møte papirer, kommenterer ved hjelp av «gule lapper» i saksdokumentene og bruker ipaden aktivt i møtet. Senest i skrivende uke var det en reportasje i Dagsrevyen hvor en kommunepolitiker og en ordfører viste og lovpriste denne arbeidsformen. Utviklingen stopper nok ikke med dette, for arkivarene er det er bare å brette opp ermene og gripe fatt i stadig nye arbeidsoppgaver. Anne Marit Færden er arkiv leder i Fagforbundet. Hva er en arkivar? En arkivar organiserer dokumentasjon slik at informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertida. Arkivarer tar vare på dokumentasjonen om virksomhetens aktiviteter. Både offentlige og private har arkiver. Arkivarer må kunne ta i bruk ny teknologi slik at man kan tilpasse arkivvirksomheten til utviklingen i faget. For arkivaryrket etterspørres det i større grad høyere utdanning og gjerne med arkivrelevante fag som arkivfag, jus, it og økonomi. Vanlige arbeidsoppgaver for arkivaren: registrere, katalogisere og digitalisere sørge for informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertiden kvalitetssikre saksbehandlingsprosesser til lovverk og regelverk 5

6 I Norges beste ekommune skjer mye av kommunikasjonen på nye medier. Det betyr nye utfordringer for arkivarene. Tekst: Ingvill Bryn Rambøl Foto: June Witzøe Innbyggerne i Sørum har kommunens informasjons 130senter i lomma og kan melde fra om hull i veien eller mørklagte gater via internett. Alle kommunale møtedokumenter ligger på ipad, og byggesaksarkivet er digitalt. Slik sparer kommunen både trær, tid og penger, og slik gjorde den seg fortjent til tittelen «Årets ekommune» i Men når stadig mer av kommunikasjonen skjer i utradisjonelle medier, er det er en utfordring å fange opp alt som bør arkiveres for fremtiden, innrømmer virksomhetsleder Roy Allan Hansen, som har ansvar for IKT og arkiv i kommunen. Flere må forstå arkivering Tidligere, da et dokument var noe som kom i posten, var det mye tydeligere hva som skulle journalføres. Nå må saksbehandlerne forstå og forholde seg til en rekke andre kommunikasjonskanaler. Saksrelatert informasjon kan dukke opp i ulike medier, og det stiller krav til arkivforståelse i hele organisasjonen. Facebook i arkivet 2,5 millioner nordmenn har egen profil på Facebook, og både kommuner og offentlige etater har innsett at de bør være der folk er. Innen utgangen av året kommer over 70 prosent av norske kommuner til å ha opprettet en Facebook-profil, ifølge en under søkelse fra KS tidligere i år. Samtidig øker usikker heten rundt saksbehandlingskrav og arkiv hånd tering. Vi får stadig spørsmål fra folk som jobber med arkiv ute i kommunene om hva slags systemer som 6

7 finnes, og hvilke muligheter de gir, sier Kari Remset. Hun er daglig leder i Interkommunalt arkiv i Trøndelag og leder KS faggruppe for arkiv. Et problem er at de arkivsystemene som finnes i dag ikke er tilrettelagt for å fange opp sms-er og sosiale medier. Å spesialbestille systemer, blir veldig dyrt for en liten kommune. Et annet problem er at den tekniske kompetansen er for dårlig både blant dem som jobber med arkiv og blant lederne. Det er ikke nok å ta nye, digitale løsninger i bruk. Organi sasjonsmessige endringer må også følge med, sier Remset. Saksbehandling på Twitter Riksarkivet, som har ansvar for å påse at statlige institusjoner følger arkivloven, følger nøye med på utviklingen i forvaltningens bruk av sosiale medier, sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum. Inntrykket fra tilsynene som er gjennomført i statlig sektor til nå, er at Facebook, Twitter og andre sosiale medier i hovedsak brukes for å spre nyheter og informasjon som ligger på organets hjemmeside, og at det derfor er lite arkivverdig dokumentasjon fra disse mediene. Hvis kommunikasjonen utvikler seg til noe som grenser til saksbehandling eller vedtak, blir det derimot problematisk, sier Dørum. Hun er opptatt av at arkivloven er teknologinøytral. Det er innholdet og ikke mediet som avgjør om noe er arkivverdig. Teknologier kommer og går. Den gang jeg begynte som arkivar, diskuterte vi om telefakser skulle arkiveres, nå er det sms og sosiale medier vi diskuterer. Men et dokument er et dokument, uavhengig av i hvilken form det oppsto. Det som betyr noe er om innholdet er av en slik art at det skal journalføres og arkiveres, sier hun. Derfor stiller bruken av nye medier i forvaltningen helt nye krav til bevissthet og varsomhet hos de ansatte. Tillatelse på chat Det burde ikke være så vanskelig å finne tekniske løsninger for å fange inn disse dokumentene, men det som kan være vanskelig i en kommunikasjon som blir mer og mer umiddelbar, er å skille ut det som er arkivverdig eller omfattet av offentlighetsloven, sier Dørum. Hvis en innbygger i en chat med kommunens informasjons senter for eksempel spør om det er greit at han bygger garasje fem meter fra naboens gjerde, må den som sitter i andre enden være påpasselig med at svaret ikke kan tolkes som et vedtak eller en tillatelse, men henvise innbyggeren til de riktige søknadskanalene. I Sørum kommune er det meste av det som foregår på kommunens hjemmeside, på Facebook og på mobilapplikasjonen ren informasjon, forteller Roy En av de mest populære nett-tjenestene i Sørum er siden der innbyggerne kan melde fra om hull i veien og mangel på gatelys, forteller virksomhetsleder Roy Allan Hansen. 7

8 Selv om mye av Sørum kommunes arkiver nå er digitale, er det fortsatt fullt av papirmapper og gamle regnskapsbøker i kjelleren. Og det vil vare i lang tid fremover, sier fagleder Marit Furuseth. Arkivloven sier: «Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer.» Et DOKUMENT er i følge offentlighetsloven «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring». Allan Hansen. Hensikten er å nå ut til innbyggerne og å gi dem en linje inn til kommunen. Henvendelser som er av en slik art at de skal arkiveres, enten det er søknader eller innspill i debatter, henvises til elektroniske skjemaer, e-post og andre formelle kanaler som lettere kan journalføres. Lagrer e-posten med egen knapp Roy Allan Hansen mener kommunen er på god vei til å løse de tekniske utfordringene med å fange dokumenter fra ulike kilder. Over nyttår tar de i bruk et nytt arkivsystem som gjør det mulig å sende e-post, sms-er og til og med Facebook-meldinger til arkiv på en enkel måte. Der man tidligere måtte logge seg på flere ulike programmer for å få dokumentene til arkiv, kan alt nå gjøres med ett enkelt tastetrykk fra ett og samme program. Men tekniske løsninger forandrer ikke på holdninger, og der har kommunen fortsatt en jobb å gjøre, mener fagleder for arkivet, Marit Furuseth. Utilgjengelig informasjon Det er fortsatt vanskelig for oss i arkivet å få tak i det som skjer som på nye medier. Det handler om at de som sitter som saksbehandlere må være bevisst på hva som skal arkiveres. De må spørre seg selv om det de driver med akkurat nå er ren informasjon eller om det grenser til saksbehandling. Selv om Marit Furuseth holder arkiveringsfanen høyt mens kommunen gjennomfører sin gradvise, teknologiske revolusjon, tror hun egentlig ikke at arkivet går glipp av mer informasjon nå enn før. Mye av de som skjer per sms og e-post i dag skjedde tidligere på telefon eller på små, gule lapper, og det ble jo ikke journalført! 8

9 nye medier Et dokument er et dokument, uavhengig av i hvilken form det oppsto, sier Anne Mette Dørum, fra Riksarkivet Høsten 2008 sendte DnBNor-sjef Rune Bjerke en sms til Statsminister Jens Stoltenberg om regjer ingens 9

10 nye medier Studenter løste arkivfloke En sms til statsministeren, en arkivgal høyskolelærer og tre studenter var alt som skulle til. I våres kunne Høyskolen i Oslo presentere et arkivsystem for sms- og Facebook-meldinger. Vi ville utfordre Riks arkivet og de kommersielle aktørene, forteller første amanuensis Thomas Sødring. forestående krisepakke for bankene. Meldingen startet en stor arkivdebatt i Norge. Skulle sms-er journalføres? Nei, mente statsministerens kontor, sms-er var å regne som telefonsamtaler. Jo, mente sivilombudsmannen. sms-er var å regne som dokumenter, og skulle journal føres hvis de var del av en saksbehandling eller var å anse som arkiv verdige av andre årsaker. Hull i arkiveringsrutinene Førsteamanuensis Thomas Sødring fulgte debatten fra sitt kontor på Institutt for arkiv, bibliotek- og informasjonsfag ved Høyskolen i Oslo, og slo fast at den avdekket et hull i det offentliges arkiveringsrutiner. Det fantes ingen systemer for å fange opp og journal føre smser. Slik kunne viktig materiale gå tapt for fremtiden. Sødring bestemte seg for å ta skjeen i egen hånd. Høsten 2010 satte han i gang tre studenter på Høy skolens ingeniørutdanning med å utvikle en arkiveringsløsning for tekstmeldinger på smart telefoner og meldinger på Facebook. Etter fem måneders arbeid, ble prosjektet fullført i mai i år. Fra smarttelefonen til arkivet Studentene har utviklet en applika sjon for Facebook som gjør at det er mulig å skille ut all informasjon fra bestemte grupper og sende det til arkiv med ett taste trykk. På samme måte kan alle meldinger til eller fra en bestemt kontakt på smarttelefonen sendes auto matisk til arkivet. Det er enkle løsninger, der brukerne slipper å gå omveier via worddokumenter eller andre programmer. Meldingene dumpes direkte. Vi skal ikke ut i markedet med vårt produkt. Hensikten var bare å vise at det går an. Vi ville utfordre Riksarkivet og de kommersielle aktørene til å sørge for at et tilsvarende system kommer på plass. Nå håper jeg bare at noen vil ta tak i dette og utvikle det videre, sier Sødring. Mangler teknisk kompetanse Han tror problemet med gode systemer bunner i både mangel på teknisk kompetanse hos arkivarer og mangel på arkivkompetanse hos datafolk. Dagens datafolk er ikke interessert i arkiv. De tror det handler om mapper og skuffer og har lite med teknologi å gjøre, sier førsteamanuensen, som kaller seg informasjonsarkitekt og har en doktorgrad i dataprogrammering kombinert med en genuin interesse for arkivering og offentlig åpenhet. På Høyskolen i Oslo jobber han med å utdanne flere med samme fagkombinasjon som ham selv. For at fremtidens arkiv vil trenge folk med teknologiforståelse, er han sikker på. Raske svar nødvendig Offentlig forvaltning er nødt til å forandre seg. Folk vil ha raske svar. Hvis de tar kontakt med banken sin, får de svar etter noen timer. Snart vil forbrukerne kreve det samme av kommunen og offentlige instanser. Sms kan jo gi en helt ny fleksibilitet i offentlig saksbehandling. Hvis du har søkt barnehageplass men glemt å fylle ut personnummeret til barnet ditt, kan saksbehandler fikse det på et par minutter via sms. Problemet er bare at dette er ledd i saks behand lingen og skal journalføres. Hvis det ikke er mulig å journalføre en slik sms på en enkel måte, må saksbehandler ty til e-post eller brev i stedet, og prosessen tar mye lengre tid. Men vi kan ikke unngå å ta i bruk ny teknologi, eller godta at dokumentasjon ikke kommer til arkivet, bare fordi systemene ikke er gode nok. 10

11 Arkivet og 22/7 Tar vare på minnene Tegninger og varme hilsener, 77 roseblader i en hjerteformet boks, flagg, lys, hatter, supporterutstyr og ikke minst bamser. 22. juli-minnene har fått et eget magasin i Riksarkivet. Tekst: Stig Christensen Foto: Ingrid Aas < 11

12 Riksarkivet Statlig etat som oppbevarer arkiver fra myndighetene, samt bedrifter, organisasjoner og privatpersoner. Er en del av det statlige Arkivverket. Opprettet i Stillingen som Riksarkivar ble etablert i 1840, med Henrik Wergeland som den første ( ). Nåværende Riksarkivar heter Ivar Fonnes. Ca. 125 ansatte. Alt materialet som er innsamlet etter 22/7 får et eget magasin i Riksarkivet. Riksarkivets hovedoppgave er å oppbevare arkiver fra statlige myndigheter. Men i sommer fikk de en ekstraoppgave: oppbevare gjenstander, hilsninger og tegninger etter 22. juli. Vær, vind og søle Seniorrådgiver Stian Norli møter oss i de staselige lokalene på Kringsjå i Oslo, helt opp mot Nordmarka ved Sognsvann. Jeg trives på jobben, ja, og som dere ser, har jeg fått utvidet arbeidsoppgavene, smiler Stian Norli, som er cand.mag. med folkloristikk mellomfag, kulturlinja på Bø (2 år) og arkivfag fra Høgskolen i Oslo. Klokken natt til 3. august stilte 16 personer fra Riksarkivet og begynte å samle inn blomster, tegninger, bamser og skrevne lapper og kort ved Domkirken i Oslo. De var preget av vær, vind og søle, og ble fraktet til egnede lokaler på Kringsjå. Første skritt er å få materialet tørket ved hjelp av et klima- og lufteanlegg, for å unngå mugg og sopp. Deretter kommer konservatorene inn i bildet og renser materialet. Så følger sortering etter type og dato. På et senere tidspunkt vil alt bli digitalisert. Vil ikke støte pårørende Riksarkivet må ta stilling til om alt materialet skal legges ut digitalisert for alle. Et spørsmål man da må vurdere er om pårørende kan bli støtt. Slik saken står nå vil materialet bli lagt ut for forskere fra årsskiftet. Det er få hatmeldinger mot Anders Behring Breivik. Sorg og kjærlighet er gjennomgangstonen, forteller Stian Norli. I den første fasen etter 22. juli fins det også nære pårørende som har skrevet. Den første tiden var det mange spontane uttrykk, det var sjokk- og vantromeldinger, sier Norli. Etter 3. august ble det kjent at Riksarkivet ville ta vare på kort og gjenstander, og det som ble lagt ned ble litt mer gjennomtenkt og bearbeidet. Den nær meste parallellen Norli finner til det voldsomme engasjementet etter 22. juli, er Kong Olavs død i Gjenstander er egentlig museenes ansvar, men: Det ble for dumt ikke å ta gjenstander, vi skal jo presentere et helhetlig bilde, og skrift og gjenstander er i mange tilfeller vanskelig å skille, sier Norli. Disse tingene er nærmere i tid enn det Riksarkivet vanligvis befatter seg med, da det gjennomgående er 12 orden i arkivet