Strategisk planlegging av tjenesteutvikling i et digitalt perspektiv... eller vårt forsøk på å forberede organisasjonen(e) for et digitalt løft

Transkript

1 Strategisk planlegging av tjenesteutvikling i et digitalt perspektiv.. eller vårt forsøk på å forberede organisasjonen(e) for et digitalt løft

2 Hva jeg kommer til å prate om? Utgangspunktet Hvor startet vi? Vi trenger en IKT-strategi eller? Kommunereformen DigInn Lederforankring Hvor står vi?

3 Inn-Trøndelagsregion Snåsa innb. 300 ansatte (ca) Inderøy " 650 " Verran " 320 " Steinkjer " " Inn-Trøndelag innb ansatte

4 Formål: Oppdraget Avtale om vertskommunesamarbeidet Høy oppetid på IKT systemet Høy faglig kompetanse Kostnadseffektiv utførelse av oppgavene Rask og mindre sårbar oppgaveløsning En funksjonell helpdesk med god kompetanse på andrelinje 4

5 Inn-Trøndelag IKT 2017 Styret IKT-leder Forvaltning ServiceDesk Prosjekt Datasenter Nettverk Klient Applikasjon 5

6 Kostnads- og modenhetsanalyse PA Consulting Lave relative IKT-kostnader, men Manglende tjenesteomfang Manglende utviklingsfokus Manglende strategisk fokus Lav brukertilfredshet ute i virksomheten Evaluerer oppgavefordelingen Internt / eksternt Fra teknisk fokus til Tjenesteutvikling 6

7 Anbefalinger PA Consulting Group

8 Ressurser Ressurser Ønsket utvikling Skifte av fokus fra drift til rådgivning, digitalisering og prosjektgjennomføring for/sammen med kommunene i samarbeidet. Dag til dag Strategisk Dag til dag Strategisk Fokus Ønsket fokus 8

9 Inn-Trøndelag IKT sin rolle? Fellesløsninger Fagløsninger Kan erstattes av tjenesteleveranser: Tjenesteutvikling Digitalisering Ønsket tjenestenivå Drift av ITsystemer Klientadministrasjon Høyere tilgjengelighet Bedre kvalitet Fristilling fra «Vi gjør teknologi det meste selv» Fast pris 9

10 Utgangspunktet Kommunene samarbeider i dag på flere tjenesteområder Kommunene Steinkjer, Verran og Inderøy har felles IKTplattform gjennom Inn-Trøndelag IKT. Snåsa kommune har IKT-plattform gjennom samarbeidet i Indre Namdal Kommunene Steinkjer og Verran blir slått sammen til en kommune fra Felles administrativ ledelse fra høsten 2017 Kommunene i Inn-Trøndelagsregionen ønsker å videreutvikle samarbeidet om tjenesteutvikling

11 «Veikart IKT » Datasenter Klient Nettverk Applikasjon ServiceDesk

12 «Veikart Digitalisering » Staber Oppvekst Helse Omsorg Samfunnsutvikling

13 Spørsmål nr. 1 Hva er Digitalisering? Er det forskjell på Digitalisering og IKT?

14 Spørsmål nr. 2 Hvordan besluttes bruk av teknologi i kommunenes tjenesteproduksjon og tjenesteleveranser? Hvem prioriterer og hvordan foregår prioriteringer?

15 Stig Roald Amundsen Rådmann i Selbu kommune DiguT s strategigruppe

16 Riksrevisjonen Kommunene har i liten grad digitalisert sine tjenester!

17 Endringsbelastning Den digitale trappa Transformere tjenesteproduksjon Forenkling og individuell tilpasning Gjennomgripende endring i tjenesteproduksjon Brukerorientering Samspill mellom virksomheter Digitalisere eksisterende verdikjeder Prosesser tilpasses nye digitale muligheter Økte muligheter for individuell tilpasning av tjenestene Skjema på nett Selvbetjening understøttes med digitale prosesser Sette strøm på skjemaene Begrenset automatisering Innovasjonsgrad

18 Innbyggers forventninger til kommunen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og rett til Tilbyr alle relevante tjenester digitalt Tilpasser tjenestene til mitt behov Gjør det enkelt og intuitivt å finne fram Kommuniserer på et klart språk Gjenbruker opplysninger om meg Tilbyr meg enkel tilgang til alt mitt anliggende med kommunen Gir meg reell kontroll på egne data Misbruker ikke informasjon om meg

19 Digital framtid - Ida Bruheim Derås Digitale løsninger gjør offentlig sektor mere tilgjengelig Tilpasning til den enkelte bruker Stadig bedre kommunale tjenester Gevinster Bruke ressurser på en bedre måte Digital kompetanse T-A 2.mars 2017

20 KS om Gevinstrealisering

21 Vi er i gang. SvarUT = Digital post fra kommunen til innbyggere og næringsliv Posten mottas i Digital Postkasse event. Altinn Sendes til Print dersom ikke lest etter 40 timer Sept 16 April 17 : 1500 sendinger 68% lest 32% sendt til print Gevinstpotensialet Ca ,-/år i reduserte kostnader Frigjort tid Bedre kvalitet Bedre tjenester til innbyggere

22 IT: Informasjonsteknologi Hva er digitalisering? IKT: Informasjons- og kommunikasjonsteknologi Digitalisering: "Fornye, forenkle, forbedre" "Tilby nye og bedre tjenester, som er enklere å bruke, effektive og pålitelige. "Digitalisering = Omstilling"

23 Hva er digitalisering? «Arbeidet med å utnytte tilgjengelig teknologi for å gjøre tjenester enklere, bedre og mer effektive, for ansatte og innbyggere»

24 Ta utgangspunkt i brukernes behov Jobbe med organisasjonen Implementere teknologi Digitalisering

25

26 Tjenesteutvikling og digitale verktøy Aktører Teknologitjenester Innbyggertjenester Innbyggere, næringsliv osv. IKTsystemer, infrastruktur Drifts- leverandør IKT-strategi, teknologisk IKT-leder Beslutninger: Rådmanns -nivået! Fagråd ekommune Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjenestemottakere Samarbeidsparter Asle Brustad, STFK - etrøndelag

27 Værnesregion Samarbeidsforum ekommunegruppa Består av Leder av arbeidsutvalget i Værnesregion Sekretariatet i Værnesregion Én representant fra hver av kommunene med IT-kompetanse Informasjon, oppvekst, helse, personal, økonomi, administrasjon, teknisk Leder av IT Værnesregion Tillitsvalgt Rullere ekommunstrategi og forslag til handlingsplan -> Arbeidsutvalget Værnesregion Navn Organisasjon Arbeidsområde Kjell Fosse Stjørdal kommune Leder AU Elin Wikmark Darell Værnesregionen IT Informasjonsteknologi Olaf Kåre Hofstad Værnesregionen IT Prosjektkoordinator Turid Aas Stjørdal kommune Personal Rune Hyldmo Stjørdal kommune Tillitsvalgt Værnesregionen Tove Rolseth Bratsvedal Frosta kommune Administrasjon, informasjon Elisabeth Johansen Meråker kommune Helse Ingrid Rolseth Holt Selbu kommune Administrasjon Geir Håvard Mebust Selbu kommune Oppvekst Hilde Ragnfrid Kirkvold Tydal kommune Teknisk Marthe Abelsen Strømmen Værnesregionen Sekretariatet

28 Administrativ styringsgruppe Felles Digitaliseringsråd Inn-Trøndelagsamarbeidet Avdeling for oppvekst Avdeling for oppvekst Avdeling for oppvekst Avdeling for Avdeling helse for Avdeling helse for helse Avdeling for Avdeling omsorg for Avdeling omsorg for omsorg Avdeling for samfunnsutvikling Staber Staber Staber

29 Kommunereformen Intensjonsavtalen om sammenslåing mellom Verran og Steinkjer kommuner Et av målene for den nye kommunen er å ta i bruk nye arbeidsmetoder, ny teknologi og ny kunnskap AAU vil legge fram en overordnet sak om digitalisering i nye Steinkjer kommune til Fellesutvalget Digitalisering vil også bli tema for alle arbeidsgrupper som skal arbeide med sammenslåinga AAU ber om at prosessen med å hente inn ekstern kompetanse innen digitalisering settes i gang. Det bes om en snarlig tilbakemelding om ressursbehov før kontrahering. Styremøte Inn-Trøndelag IKT : Ber om at prosjektet utvides til å omfatte Inderøy og Snåsa

30 Kommunereformen byr på en historisk anledning til å bygge nye digitale og organisatoriske strukturer. Om kommunestyrene griper muligheten er heller usikkert. Rune Kjølstad, seniorkonsulent i Vivento og tidligere ordfører i Røyken kommune.

31

32 Anbefalt prosess Kartlegging og plan for digitale konsekvenser av sammenslåing av kommunene Verran og Steinkjer Kartlegging og plan for digitale konsekvenser for Snåsa kommune ved innlemmelse i samme IKT-plattform som kommunene Steinkjer, Verran og Inderøy Kartlegging og konsekvenser for Inderøy kommune Etablering av sektorvise- og felles målbilder for digitalisering for kommunene i Inn-Trøndelagsregionen

33 Digitalisering er et av våre viktigste virkemidler for å skape bedre og mer effektive tjenester for kommunens innbyggere

34 Prosjektorganisering Rådmennene Steinkjer/Verran, Snåsa og Inderøy og tillitsvalgte Renate Nilsen og Vidar Holm (Inn-Trøndelag IKT) Grete Waaseth og Susanne Bratli (Steinkjer), Anita Ulstad (Verran), Roger N. Sæthre (Snåsa), Renate Trøan Bjørshol (Inderøy) Ansatte og ledere på tvers av sektorer og kommuner, samt tillitsvalgte PA Consulting Group bistår som ekstern leverandør gjennom hele prosjektet

35

36 Hovedmålene for prosjektet: Lage målbilder for hvordan vi ønsker at fremtidens kommune og digitale tjenester skal oppleves for innbyggerne og ansatte «HVORDAN SER DET UT I DAG?» «HVOR SKAL VI?» «HVORDAN SKAL VI KOMME DIT?» Utrede de digitale konsekvensene for sammenslåingen mellom Steinkjer og Verran Kartlegge konsekvensen av å innlemme Snåsa på samme IKT-plattform som Steinkjer, Verran og Inderøy Lage planer og tiltak for sammenslåinger og felles digitalt løft

37 Revidert fremdriftsplan Prosjektplan: Fase jun jul aug sep okt nov des jan feb Fase 1: Prosjektoppstart Fase 2: Utrede digitale konsekvenser Fase 3: Etablere målbilder Fase 4: Utarbeide beslutningsgrunnlag Fase 5: Lage planer og veikart

38 Bred involvering Prosjektet skal gjennomføres med bred involvering av innbyggere, ledere, ansatte og tillitsvalgte: Felles kompetanseheving Workshops Deltagelse i intervjuer og kartlegginger Hva er viktig for deg?

39 Status Fase Aktiviteter Status Kommentar Risiki 1. Prosjektoppstart Etablere prosjektmandat, tidsplan for prosjektet, kartlegge interessenter, startet forankringsarbeid Fullført 1. Prosjektoppstart Kompetansedag 6. september Fullført 2. Utrede digitale konsekvenser Kartlegge hovedfunksjoner, tilhørende systemunderstøttelse, samt hvordan systemer benyttes Kartleggingen er ca. fire uker forsinket for alle kommuner. Verran, Steinkjer og Inderøy og Snåsa er så godt som ferdig. Manglende tilgang til avtaler i Snåsa kan medføre lavere kvalitet på analysen. 3. Utarbeide målbilder Kartlegge innbygger- og sektorbehov Fullført. Ca. 50 intervjuer gjennomført i uke Utarbeide målbilder Arbeidsmøte Behov Fullført med alle sektorgrupper i uke 37 Medlemmene i sektorgruppene deltar ikke på arbeidsmøtene 3. Utarbeide målbilder Arbeidsmøte Visjon og Ambisjon Booket med alle sektorgrupper i uke 39 Medlemmene i sektorgruppene deltar ikke på arbeidsmøtene 3. Utarbeide målbilder Arbeidsmøte Strategi Booket med alle sektorgrupper i uke 42 Medlemmene i sektorgruppene deltar ikke på arbeidsmøtene 3. Utarbeide målbilder Arbeidsmøte Organisering Arbeidsmøte Ledergrupper (Nytt) Gjennomført, ledergruppemøte booket Deltagelse fra ledere. 4. Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag med utgangspunkt i arbeidet som er gjennomført i fase 2 og 3. Analysen som ligger til grunn er under arbeid. Det vil nå kreve minst 3 uker å ferdigstille beslutningsunderlagene etter dataen ble innsamlet først sist uke. Eierskap til beslutninger fra ledere kan medføre at beslutningsunderlag ikke blir operasjonalisert. 4. Utarbeide veikart og planer Utarbeide plener og veikart med utgangspunkt i leveransene i fase 2, 3 og 4. Analysearbeidet som ligger til grunn er i gang. Det er også gjort initiale prioriteringer av satsingsområder i workshops. Eierskap til veikart og planer fra ledere kan medføre at planer og veikart ikke blir operasjonalisert. Fare for «frys»-periode i utviklingstiltak som følge av kommunesammenslåingen. Fullført Under arbeid Ikke startet

40 Hva som er gjort i workshops - Kartlagte behov fra intervjuer er gjennomgått og forankret - Nasjonale føringer og initiativer per område er gjennomgått - Det er presentert eksempler på hvordan andre kommuner og statlige etater digitaliserer seg - Sektorene har gitt innspill på hovedoppgaver per sektor, hovedprosesser, og hvilke tidstyver de opplever i dag knyttet til dårlige/manglende digitale løsninger - Sektorene har gitt innspill til ønsket visjon og ambisjon for digitaliseringen, ønskede satsingsområder på kort, mellomlang og lang sikt, samt ønsker til fremtidig organisering av digitaliseringsarbeidet på tvers av kommunene i Inn- Trøndelag

41 Det er bortkastet arbeid, det stopper uansett når det kommer til lederne! Jeg skal vel ikke jobbe med forbedringer og strategi! Det er lederen min sin oppgave! Min leder sier ikke at dette er viktig Dette må IT fikse for oss!

42 Utfordringer Gjennomføringsevne / porteføljestyring Avtaleforvaltning Systemeier / Systemansvarlig Deltagelse / motivasjon Forankring Vi lykkes ikke med dette uten lederfokus!

43 Lederforankring Funn: - DigInn er forankret blant topp- og mellomledere i varierende grad. - Deltakerne i workshops har gitt innspill om at lederne i enkelte sektorer ikke tar tilstrekkelig ansvar for å lede digitaliseringen - Ansatte ønsker at lederne har «hendene på rattet», og i større grad forstår behovet for å implementere digitale løsninger og endrede tjenester Tiltak på kort sikt: - Gjennomføring av «lederworkshops» i Steinkjer kommune i november/desember: - Underlag med alle leveranser hittil vil bli sendt ut

44 Leder WS Helse/Omsorg, Oppvekst, Teknisk, Tverrfaglig Forberedelse: Gjennomgå arbeidet som er gjort i arbeidsgrupper fram til tidspunkt Statlige føringer Kartlagte behov og utfordringer Dokumenterte "målbilder" (visjon, ambisjon, strategi) Indikasjoner på gevinster Forslag til organisering av digitaliseringsarbeidet Fokus i møtet: Hva innebærer dette for organisasjonene våre? Hvordan må vi endre måten å jobbe på? Hva vil det kreve av oss som ledere fremover? Hva vil det kreve av oss i budsjettprosessen? Hva må hver enkelt leder gjøre på kort sikt?

45 Hovedfunn om tilbakemelding på dagens organisering Digital dialog: Ansatte ønsker lett tilgjengelig digital dialog med innbyggerne Effektive prosesser: Ansatte ønsker at systemene snakker sammen, slik at de unngår manuelle arbeidsprosesser. Ønske om mer automatisering, og systemer som støtter oppunder arbeidsprosessene på en bedre måte. Ønske om bedre styringsinformasjon. Teknologi: Mye «plunder og heft» med digitalt utstyr, pålogging og brukerstøtte Digital organisering: Uklare roller og ansvar. Hvem har ansvar for hva på fagsiden og innen IKT-avdelingen? Systemer: Uklare roller og ansvar knyttet til systemeierskap- og forvaltning Digitalt samarbeid: Sterkt ønske om tettere faglig samarbeid på tvers av kommunene Gevinstrealisering: Manglende fokus på opplæring og oppfølging av gevinster

46 Viktige krav til organiseringen Må sette fart på arbeidet selv om Steinkjer og Verran skal slå seg sammen Ansvaret for digitaliseringen må ligge på ledernivå Mandatet til Inn-Trøndelag IKT må endres Digitaliseringen må flyttes nærmere pengesekken Prosjekteiere må ha større beslutningsmyndighet Sikre sammenheng mellom prioriteringer og budsjett Prosess for prioritering må henge sammen med virksomhetsstyringen Ønske om mer strukturert gjennomføring av prosjekter

47 Kommunene i Inn-Trøndelag må definere en god styringsmodell for digitaliseringen Visjon, ambisjon og målbilde Kommunens virksomhetsomhetsområder Tjenesteutvikling Strategiske satsinger Prioritering av prosjekter Prosjekteierskap IKT drift Porteføljestyring av prosjekter Forvaltning av fagsystemer og informasjonssikkerhet Gevinstrealisering Virksomhetens ressurser og kompetanse

48 Prioriteringsmodell for digitaliseringsprosjekter Eksempel fra Vest-Agder fylkeskommune Grovsortering Prosjektbegrunnelse Forprosjekt Er ikke prosjekt Kontinuerlig forbedring Sak på systemforvaltning Lavt omfang Iverksettes Forkastes Idé Feilmelding Begrunnes Iverksettes Tas til forprosjekt Iverksettes Forkastes Høyt omfang Forkastes Forkastes Driftsbudsjett per avdelinger/seksjon Systemeierens driftsbudsjett per system Budsjett til IT service og IT infrastruktur Budsjett til digitaliseringsprosjekter

49 Utkast til visjon og ambisjon etter 2. runde Nytt alternativ Foreslått visjon: Smartere sammen, smartere hverdag Innbyggerne i Inn-Trøndelag bruker digitale tjenester som hovedkanal i dialog med kommunene Nye tjenester skapes sammen med innbyggere og næringsliv Digitale læringsverktøy er integrert del av undervisningen på alle skoler Velferdsteknologi er en integrert del av helse- og omsorgstjenesten, og har ført til bedre kvalitet og reduserte kostnader. Ansatte føler seg trygge på smarte digitale løsninger, og har en effektiv arbeidshverdag der tiden kan brukes på de viktige oppgavene Ansatte på alle nivåer tar ansvar for tjenesteutvikling og innovasjon

50 Kvalitative funn inngår i beslutningsunderlag som utarbeides Kartlegging av systemer vha. systemansvarlige Analyse av hvert system Analysen er blant annet basert på: - Overlappende funksjon med andre systemer - Tilfredshet med systemet - Forbedringspotensial Er kvaliteten for begge «variantene» av systemet angitt som positive? Nei Input om systemene fra workshops Anslås det at det er mulig å forbedre områdene i systemet som fungerer dårlig? Nej Ja Er det et behov for for systemet i kommunene MÅ systemene samles ved sammenslåing? Nei Ja Nei Ja Anbefaling: utrede gevinster ved å stenge systemene Anbefaling: vurdere behov og gevinster ved nytt system Anbefaling: utrede fordeler og ulemper ved å gå over til ett felles system Anbefaling: gå over til én «variant» av systemet

51 Analyse av systemporteføljen Systemene inndeles i 4 ulike kategorier etter funksjon og hvor de driftes Kategori 1: Systemene driftes allerede felles av IKT-samarbeidet Kategori 3: Systemene er ulike, men utfører samme oppgave 1 Total systemportefølje Kategori 2: Systemene er like, men driftes hver for seg 20 Kategori 4: Systemene unike for en enkelt kommune Hvert system analyseres i sin kategori og gives en anbefaling deretter 2 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Systemene driftes allerede felles av IKT-samarbeidet Systemene er like, men driftes hver for seg Systemene er ulike, men utfører samme oppgave Systemene er unike for en enkelt kommune Anbefalinger for systemerne i kategori 1 Anbefalinger for systemerne i kategori 2 Anbefalinger for systemerne i kategori 3 Anbefalinger for systemerne i kategori 4 Systemene samles i grupper ut fra anbefalinger 3 Gruppe Anbefaling Systemer Relevant informasjon A Anbefaling: A... B Anbefaling: B...

52