FORVALTNINGSREVISJON. Kulturetatens. forvaltning av tilskuddsordninger NORD. Troms fylkeskommune. Vi skaper trygghet K O M R E V

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Kulturetatens forvaltning av tilskuddsordninger Troms fylkeskommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2010

2 Side: 2

3 Forord Kontrollutvalget i Troms fylkeskommune besluttet i møte å få utført forvaltningsrevisjon av kulturetatens forvaltning av tilskuddsordninger. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet i forhold til Troms fylkeskommune, jf. Kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Oppstartsbrev ble sendt administrasjonen i Troms fylkeskommune Oppstartsmøte ble avholdt med fylkeskultursjef Ellen Østgård Datainnsamlingen til prosjektet ble gjennomført i perioden juni - november Revisjonen har blitt godt mottatt i fylkeskommunen, og har fått tilgang på all nødvendig dokumentasjon. Revisjonen opplever kontakten med administrasjonen i Troms fylkeskommune som konstruktiv og problemfri. Revisjonen takker for samarbeidet med administrasjonen i forbindelse med prosjektet. Sammendrag KomRev NORD sine undersøkelser viser at Troms fylkeskommune i hovedsak tildeler kulturmidler i henhold til formål og kriterier for ordningene. Videre finner vi at Troms fylkeskommune i hovedsak følger opp at midlene brukes i tråd med de innvilgede søknadene. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen Prosjektleder, forvaltningsrevisor Side: 3

4 Side: 4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING Problemstillinger Avgrensing METODE OG DATAMATERIALE REVISJONSKRITERIER FYSAK-millionen Festivaltilskudd Den kulturelle skolesekken FYSAK-MILLIONEN Bakgrunnsinformasjon Revisjonens funn Søknader Søknader Rapporter Rapporter Revisjonens vurderinger Søknader Rapporter Delkonklusjon FESTIVALTILSKUDD Bakgrunnsinformasjon Revisjonens funn Søknader Rapporter Revisjonens vurderinger Søknader Rapporter Delkonklusjon DEN KULTURELLE SKOLESEKKEN Bakgrunnsinformasjon Revisjonens funn Fordelingsordning Forvaltning av midlene Samarbeid og forankring Planer og rapportering Revisjonens vurderinger Fordelingsordning Forvaltning av midlene Samarbeid og forankring Planer og rapportering Delkonklusjon OPPSUMMERING OG KONKLUSJON HØRING DOKUMENTASJONSLISTE VEDLEGG FYLKESRÅDENS HØRINGSSVAR...37 Side: 5

6 Side: 6

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Troms fylkeskommune har, med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon, bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor kulturetaten. Tema for undersøkelsen er forvaltning av tilskuddsordninger. 2 PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Problemstillinger KomRev NORD IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet to problemstillinger. 1) Tildeles tilskudd og overføringer til virksomhet/personer utenom fylkeskommunen i henhold til formål og kriterier? 2) Følger Troms fylkeskommune opp at tilskudd til eksterne mottakere benyttes i henhold til de innvilgede søknadene? 2.2 Avgrensing Den systematiske undersøkelsen av sakene er begrenset til en gjennomgang av tilskudd gitt i 2008 og Troms fylkeskommune forvalter en rekke tilskuddsordninger innenfor kultur. Noen tilskudd gis av statlige midler, mens andre gis fra fylkeskommunens eget budsjett. Troms fylkekommune sendte til revisjonen en liste over alle tilskudd som deles ut. Denne ble gjennomgått under oppstartsmøte, der fylkeskultursjef ga en redegjørelse om hver enkel tilskuddsordning. På bakgrunn av denne gjennomgangen ble noen tilskudd tatt ut av utvalget, da de enten forvaltes av eksterne (TVIBIT, kommuner) eller gis som faste driftstilskudd/stipend. Blant gjenværende tilskudd ble det plukket ut tre tilskuddsordninger innenfor ulike kulturområder, til ulike type mottakere (enkeltpersoner, foreninger, profesjonelle arrangører, kommuner), både gitt av statlige midler og fylkeskommunale midler, samt med ulik størrelse på tilskuddene. Utvalget som er undersøkt i dette forvaltningsrevisjonsprosjekt er ikke gjort på bakgrunn av en vurdering av hvor risikoen for feil og mangler er størst. Undersøkelsen av forvaltningen av Den kulturelle skolesekken, er avgrenset til grunnskolen. Troms fylkeskommune forvalter også midlene som går til videregående skoler. Men de videregående skolene får ikke tilskudd som de selv forvalter, men gis et programtilbud som utarbeides av Troms fylkeskommune ved Kultur i Troms (KiT). Revisjonens rapport presenterer data og gjør vurderinger innafor de konkrete problemstillingene for prosjektet. Prosjektet er ikke en fullstendig gjennomgang og vurdering av kulturetatens forvaltning av tilskuddsordninger. Side: 7

8 3 METODE OG DATAMATERIALE Undersøkelsen baseres i hovedsak på dokumentanalyse av 47 saker som gjelder fylkeskommunens behandling av søknader om tilskudd - 20 tilskudd av FYSAK-millionen, 17 festivaltilskudd, samt ti tilskudd (gitt til fem ulike kommuner for to skoleår) til aktiviteter i Den kulturelle skolesekken. Dokumentasjonen ble innhentet i Troms fylkeskommunes arkiver. Gjennomgangen lot seg lett gjennomføre, da fylkeskommunens mapper var ryddige og oversiktlige. I tillegg har vi intervjuet fem ansatte i kulturetaten for å få supplerende faktaopplysninger. Alle fakta som er benyttet i denne forvaltningsrevisjonsrapporten, både de som er basert på skriftlig materiale og de som er gitt muntlig, er gjennomgått og verifisert av administrasjonen i Troms fylkeskommune. Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom revisjonskriteriene og problemstillingen for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom sammenligning av faktafunn fra dokumentanalyse og intervju/muntlig informasjon. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved verifisering av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter og i intervju. Rapporten er i sin helhet oversendt fylkesrådsleder på høring. Fylkesrådsleders høringskommentarer er vedlagt rapporten. 4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriterier er basis for de vurderinger som foretas og konklusjoner som trekkes, samt grunnlaget for å dokumentere avvik eller svakheter. 4.1 FYSAK-millionen FYSAK-millionen består av midler fra Troms fylkeskommune og Helsedirektoratet. Direktoratets midler utgjør per år. Troms fylkeskommune benytter direktoratets kriterier på hele ordningen. Folkehelsearbeid i Troms fylke er forankret i Folkehelse, idrett og friluftsliv, Handlingsplan for Troms Handlingsplanen skal legge rammer for fylkeskommunens virksomhet og fylkeskommunens rolle som regional koordinator. Planen presenterer fire gjennomgående perspektiver som skal synliggjøres i alt arbeidet som utføres i perioden: 1. Et samisk perspektiv på folkehelse eksempelvis gjennom samarbeidsavtale med Sametinget, hvor det blant annet fokuseres på behovet for at samisk kultur blir en integrert del av folkehelsesamarbeidet, og at den kulturtradisjon idretten representerer i det samiske miljøet skal ivaretas. 2. Et sosialt ulikhetsperspektiv på folkehelse Helsedirektoratet anbefaler at alt folkehelsearbeid må innrettes mot å redusere sosial ulikhet. 3. Et tilgjengelighetsperspektiv på folkehelse universell utforming skal for eksempel etterstrebes. Ambisjonen skal være å stadig finne bedre og mer inkluderende løsninger. Side: 8

9 4. Et planperspektiv på folkehelse Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet legger stor vekt på at folkehelsearbeidet må inn i kommunale og regionale planer på alle nivå. I denne planen er en av målsetningene for støtte til lavterskeltiltak i kommunene (i samarbeid med kommunene og Helsedirektoratet) - FYSAK-millionen - at alle innbyggere skal ha mulighet for å utøve daglig fysisk aktivitet uansett forutsetninger. Tiltak med fokus på lavterskelaktiviteter for barn og unge som faller utenfor de ordinære idrettsog aktivitetstilbudene, tiltak for grupper med behov for tilrettelagt fysisk aktivitet (eksempelvis funksjonshemmede og eldre) og tiltak til andre utsatte grupper, prioriteres. Videre skal tiltak som medfører utvikling og etablering av varige aktivitetstilbud, og som kan sees i sammenheng med lokale FYSAK- og folkehelseplaner, prioriteres. Tiltak som er stønadsberettiget innenfor ordningen: - Prosjekter/tiltak som kan ses i sammenheng med lokale folkehelseplaner - Prosjekter/tiltak som følger opp satsingen på fysisk aktivitet som sentralt virkemiddel i folkehelsearbeidet - Prosjekter/tiltak som innebærer lavterskelaktiviteter - Prosjekter/tiltak som tilrettelegger for friluftslivsaktiviteter - Ulike informasjonstiltak - Ulike kompetansehevende tiltak og kurs som fremmer fysisk aktivitet og friluftsliv - Lønn til instruktører (ses i forhold til prosjekter) - Mindre anskaffelser av utstyr (mindre enn 5000 kroner) Tiltak som faller utenfor ordningen: - Tilskudd til organisasjonens ordinære drift - Tilskudd til prosjekt/tiltak som har næringsmessig virksomhet som hovedmål - Tilskudd til anlegg som faller inn under spillemiddelordningen. - Tilskudd til større anskaffelser av utstyr (mer enn 5000 kroner) - Særidretter kan søke sitt særforbund om spillermidler til idrettsutstyr Det er utarbeidet søknadsskjema og rapporteringsskjema for FYSAK-midlene. Det forventes at søker/tilskuddsmottaker benytter disse, og at alle felt i skjemaene fylles ut. Det står i søknadsskjemaet at alle rubrikker må fylles ut, ellers vil ikke søknaden bli behandlet. Det må fylles ut et skjema for hvert tiltak, og hvert tiltak skal ha en navngitt person som er ansvarlig for gjennomføring og rapportering. Søknaden skal beskrive: - tiltakets art, mål og forventede resultater - målgruppe - tidsplan for gjennomføringen - budsjett - finansieringsplan - søknadssum I henhold til regelverk fra helsedirektoratet skal tilskuddsmottaker rapportere om bruk av midlene. Rapporten skal inneholde en beskrivelse av følgende: 1) Hvordan tilskuddet er benyttet (oversikt over disponering av midler) 2) Hvem som har fått tilskudd, målgruppe og type aktivitet 3) Måloppnåelse sett i forhold til målsettingen med tilskuddet Rapporteringsfrist for midlene tildelt i 2008 er 1. desember Side: 9

10 Rapporteringsfrist for midlene tildelt i 2009 er 10. januar Rapportmalen som tilskuddsmottakerene skal benytte til rapportering, har rubrikker som skal fylles med en beskrivelse av: - tiltaket - tiltakets målgruppe og måloppnåelse - eventuell forankring i lokale folkehelseplaner - hvordan tiltaket har blitt markedsført - regnskap - tildelingssum - budsjettoverslag og regnskap Frem til 2008 sendte tilskuddsmottaker ferdig utfylt rapporteringsskjema til fylkeskommunen. Fra og med 2009 har kommunene overtatt en del oppgaver i forbindelse med saksbehandlingen og administreringen av FYSAK-midlene. Kommunene skal motta rapportene fra tilskuddsmottakerne, og sender til fylkeskommunen en samlet rapport for alle tilsagn. Kommunenes rapporteringsmal inneholder følgende punkter: - tilsagnssum - mottakere - beløp per mottaker - målgruppe - tiltaket - effekt - bekreftelse av regnskap og rapport 4.2 Festivaltilskudd Festivaltilskudd gis av fylkeskommunale midler. Retningslinjer for tilskudd til festivaler i Troms presenterer formålet med tilskuddsordningen som følger: Formålet med tilskuddsordningen er å fremme festivaler som møteplasser og som arena for opplevelse av kunstuttrykk av høy kvalitet. De som kan søke om midler, er arrangører av festivaler med ideell målsetting. Det vises videre til at stiftelser, enkeltgrupper, lag og foreninger vil bli prioritert. Følgende kriterier for tilskudd gis: - Festivalen skal ha som hovedhensikt å presentere uttrykk for publikum innenfor en eller flere kunstarter, for eksempel musikk, film, scenekunst, litteratur, visuell kunst og kunsthåndverk. Blant disse vil festivaler som presenterer kunst på nye måter bli prioritert. Festivaler som har som hovedformål å bidra til stedsutvikling og/eller næringsutvikling der kunst og kultur er virkemiddel, vil kunne bli vurdert. - Festivalen skal bidra til utvikling av kulturelt mangfold. - Festivalen bør ha tiltak som fremmer faglig utvikling, og fremmer internasjonalt samarbeid. - Festivalen skal ha en varighet på minst tre dager. - Festivalen skal ha et styre som har ansvar for program og økonomi. Styret skal ha oppnevnt to personer til å revidere regnskapet. - Festivalen må ha program som inneholder lokale/regionale produksjoner. - Festivalen må ha tilbud som er rettet mot barn/ungdom under 18 år. - Festivalen må motta et kommunalt tilskudd som utgjør minst samme størrelse som det fylkeskommunale tilskuddet. Side: 10

11 - Det skal ha vært gjort en vurdering av om arenaene for de ulike arrangementene er tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsdyktighet. Festivaler som tilfredsstiller punktene ovenfor og som i tillegg fremmer internasjonalt samarbeid og/eller har tiltak for faglig utvikling, vil bli prioritert. I følge retningslinjene skal søknaden inneholde - Forside med utfylt informasjon vedlagt skjema skal brukes - En kort presentasjon av festivalens program, aktører og utdyping av hvordan punktene i kriteriene for tildeling blir ivaretatt - Budsjett og finansieringsplan som viser alle steder det sendes søknad til og eventuelle tilsagn om støtte Rapportering i etterkant av festivalen skal gjøres innen utgangen av året. Fra 2010 settes det krav til rapportering innen to måneder etter festivalen er avsluttet. I henhold til tilsagnsbrev om festivaltilskudd som sendes til alle tilskuddsmottakere, skal rapporten inneholde følgende beskrivelser: - Oversikt over antall besøkende - Gjennomgang og evaluering av programinnhold og avvikling - Beskrivelse av festivalen som arena for lokale aktører eller produksjoner - Beskrivelse av tiltak som fremmer faglig utvikling - Beskrivelse av tiltak spesielt rettet mot barn og unge 4.3 Den kulturelle skolesekken Styringsdokumentene for Den kulturelle skolesekken er St.meld. nr 38. ( ) Den kulturelle skulesekken, med den tilhørende innstillingen S. Innst. nr. 50 ( ), og St.meld. nr. 8 ( ) Kulturell skulesekk for framtida, med innstillingen S. Innst nr. 200 ( ). I Kultur- og kirkedepartementets tildelingsbrev for Den kulturelle skolesekken for 2007/2008 og 2008/2009 uttrykkes det at målene for den kulturelle skolesekken skal være: - å medvirke til at elever i skolen får et profesjonelt kunst- og kulturtilbud - å legge til rette for at elever i skolen lettere skal få tilgang til, og gjøre seg kjent med og utvikle forståelse for kunst- og kulturuttrykk av alle slag - å medvirke til å utvikle en helhetlig innlemming av kunstnerlige og kulturelle uttrykk i realiseringen av skolens læringsmål Videre setter departementet følgende krav: Fordelingsordning For å utløse midlene må kommunen sende inn en plan for Den kulturelle skolesekken til godkjenning i fylkeskommunen. Forvaltning av midlene: Fylkeskommunen må selv fastsette innholdet i tilsagnsbrevene til prosjektansvarlige. Følgende punkt skal tas med: - Mottakers navn, adresse og organisasjonsnummer - Mottakers bank- eller postgironummer - Tilskuddssum - Formål og hva slags tiltak midlene skal brukes til Side: 11

12 - Eventuelle vilkår som er knyttet til bruken av midlene samt krav til dokumentasjon før midlene kan utbetales. I tilsagnsbrevene fra fylkeskommunen eller i eget vedlegg, må det gis informasjon om: - Utbetalingstidspunkt, utbetalingsrutiner, og behandling av eventuelt for mye utbetalt tilskudd - Tidsfrister for bortfall av tilsagn om tilskudd som ikke blir utbetalt med en gang - Krav om rapportering (oppfølgingskriterier), og bekreftelse fra revisor - Krav til hvordan en tar vare på regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller fastsettelse av tilskuddssum - Eventuelle kontrolltiltak som kan bli iverksatt for å sikre at bruken av midlene har skjedd i samsvar med forutsetningene - Mulige reaksjoner dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med skriftlige forutsetninger, for eksempel tilbakebetaling. Kultur- og kirkedepartementet setter krav til samarbeid og forankring i sitt tildelingsbrev for 2008/2009: fylkeskommunen bør inngå konkrete samarbeidsavtaler med kommunene om blant annet arbeidsdeling og kompetansetiltak. Det bør også legges til rette for at skolene og elevene kan gi tilbakemelding på hvordan tilbudene i Den kulturelle skolesekken fungerer, og at kunstnerne kan gi tilbakemelding om hvordan tilbudene blir mottatt i skolen. Kultur- og kirkedepartementet setter videre krav til planer og rapportering i sitt tildelingsbrev for 2008/2009: Planer og rapporter skal vurderes i henhold til målene og prinsippene for Den kulturelle skolesekken. Stortingsmelding nr 8 ( ) er en evaluering av/oppfølging av/bygger på stortingsmelding nr 38 ( ). Så selv om prinsippene som det kontrolleres opp mot i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet først ble gitt i stortingsmelding nr 8, som forelå etter at tildeling for skoleåret var gitt, hadde departementet allerede satt lignende suksessmål for ordningen. Derfor var Troms fylkeskommunes rapportmal og mal for plan for Den kulturelle skolesekken bygget opp slik at kommunene skulle gjøre rede for planer/tiltak for å innfri suksessmål/prinsipper for Den kulturelle skolesekken også i Revisjonen velger derfor å benytte samme revisjonskriterier for hele den reviderte perioden ( ). Den største forskjellen er at de gamle suksessmålene har blitt supplert med prinsippet om at innholdet i kunst- og kulturtilbudene i Den kulturelle skolesekken skal medvirke til å realisere skolens mål slik de kommer til uttrykk i den generelle delen i læreplanverket og i de ulike læreplanene. Prinsippene det vises til i tildelingsbrevet fra Kultur- og kirkedepartementet er som følger: - Den kulturelle skolesekken skal favne om alle elever i grunnskolen ( ) uavhengig av hvilken skole de går på og hvilken bakgrunn de har. - Innholdet i kunst- og kulturtilbudene i Den kulturelle skolesekken skal medvirke til å realisere skolens mål slik de kommer til uttrykk i den generelle delen i læreplanverket og i de ulike læreplanene. - Elevene skal møte profesjonelle kunst- og kulturtilbud med høy kunstnerlig kvalitet. - Den kulturelle skolesekken skal omfatte ulike kunst- og kulturuttrykk med røtter i et mangfold av kulturer og fra ulike tidsperioder. - Både musikk, scenekunst, visuell kunst, film, litteratur og kulturarv skal være representert i Den kulturelle skolesekken. Det skal være variasjon i formidlingsmåtene. - Elevene skal sikres et regelmessig tilbud på alle klassetrinn. - Arbeidet med Den kulturelle skolesekken skal skje i et godt samarbeid mellom kultur- og opplæringssektoren på alle nivå. Det skal sikres god forankring og tid til planlegging i skolen. Side: 12

13 - Opplæringssektoren har ansvaret for å legge for- og etterarbeid pedagogisk til rette for elevene, mens kultursektoren har ansvaret for kulturinnholdet i Den kulturelle skolesekken og for å informere om innholdet i god tid. - Den kulturelle skolesekken må forankres lokalt, i den enkelte skolen, kommunen og fylket. Dette sikrer lojal entusiasme og gir rom for mange lokale varianter, slik at alle skal kunne kjenne eierskap til Den kulturelle skolesekken. En nærmere operasjonalisering av revisjonskriteriene som danner grunnlag for revisors vurderinger av de tre utvalgte tilskuddsordningene, framgår av tekstboks innledningsvis i hovedkapitlene som behandler den enkelte tilskuddsordning. Side: 13

14 5 FYSAK-MILLIONEN Problemstilling 1 Tildeles tilskudd og overføringer til virksomhet/personer utenom fylkeskommunen i henhold til formål, kriterier og øvrige forutsetninger? Revisjonskriterier Retningslinjer FYSAK-millionen Tiltak som er stønadsberettiget innenfor ordningen: - Prosjekter/tiltak som kan ses i sammenheng med lokale folkehelseplaner - Prosjekter/tiltak som følger opp satsingen på fysisk aktivitet som sentralt virkemiddel i folkehelsearbeidet - Prosjekter/tiltak som innebærer lavterskelaktiviteter - Prosjekter/tiltak som tilrettelegger for friluftsaktiviteter - Ulike informasjonstiltak - Ulike kompetansehevende tiltak og kurs som fremmer fysisk aktivitet og friluftsliv - Lønn til instruktører (ses i forhold til prosjekter) - Mindre anskaffelse av utstyr (mindre enn 5000 kroner) Det må fylles ut et skjema for hvert tiltak, og hvert tiltak skal ha en navngitt person som er ansvarlig for gjennomføring og rapportering. Søknaden skal beskrive: - tiltakets art, mål og forventede resultater - målgruppe - tidsplan for gjennomføring - budsjett - finansieringsplan - søknadssum Problemstilling 2 Følger Troms fylkeskommune opp at tilskudd til eksterne mottakere benyttes i henhold til de innvilgede søknadene? Revisjonskriterier Tildelingsbrev FYSAK-millionen I henhold til regelverk fra Helsedirektoratet skal tilskuddsmottaker rapportere om bruk av midlene. Rapporten skal inneholde en beskrivelse av følgende: 1) Hvordan tilskuddet er benyttet (oversikt over disponering av midler) 2) Hvem som har fått tilskudd, målgruppe og type aktivitet 3) Måloppnåelse sett i forhold til målsettingen med tilskuddet Rapporteringsfrist for midlene tildelt i 2008 er 1. desember Rapporteringsfrist for midlene tildelt i 2009 er 10. januar Side: 14

15 5.1 Bakgrunnsinformasjon Hvert år fordeler fylkeskommunen midler til tiltak med fokus på fysisk aktivitet og tilrettelegging for friluftsliv i frivillige organisasjoner. Midlene som fordeles i denne ordningen er både tilskuddsmidler fra Helsedirektoratet (kr ) og Troms fylkeskommunes egne frilufts- og aktivitetsmidler. Troms fylkeskommune bruker Helsedirektoratets kriterier for tildeling også på fylkeskommunens egne midler. Ordningen forvaltes av avdeling for folkehelse, idrett og friluftsliv i Troms fylkeskommune. Tildelingene vedtas av fylkesråden for kultur, helse og miljø. Avdelingen har fem ansatte, hvorav en avdelingsleder, en rådgiver friluftsliv, en rådgiver anlegg og to rådgivere folkehelse. Saksbehandlingen av FYSAK-millionen er lagt til en av rådgiverne. I 2008 ble det totalt tildelt kr til tiltak innefor FYSAK-ordningen. I 2009 fordelte fylkeskommunen kr til søkere på FYSAK-millionen og til folkehelsearbeid forankret i handlingsplan for Troms : Folkehelse, idrett og friluftsliv. Det tildeles maksimalt kroner per tiltak. Midlene gis kun for ett år av gangen, og administrasjonen i Troms fylkeskommune oppgir at de ikke kan overføres til året etter eller til andre prosjekt enn det tilskuddet gjelder for. FYSAK-midlene blir utbetalt til tilskuddsmottaker så snart tilskudd er innvilget. Om tilskuddet ikke blir brukt, eller ikke benyttes til det tiltak det er tildelt, kan fylkeskommunen kreve tilskuddet tilbakebetalt. Fylkeskommunen skriver i sine retningslinjer at de vil prioritere tiltak med fokus på lavterskelaktiviteter for barn og unge som faller utenfor de ordinære idretts- og aktivitetstilbudene, tiltak for grupper med behov for tilrettelagt fysisk aktivitet (for eksempel funksjonshemmede og eldre), samt tiltak til andre utsatte grupper. I tillegg vil tiltak som medfører utvikling og etablering av varige aktivitetstilbud, og som kan ses i sammenheng med lokale FYSAK- og folkehelseplaner prioriteres. Fra 2009 ble det gjennomført en endring i ordningen. Tidligere skulle søknad sendes direkte til fylkeskommunen, men fra 2009 sender søker sin søknad til sin kommune, som lager en prioritert liste. Fylkeskommunen fordeler så midlene til kommunene etter folketall og antall søknader. Tilskuddssummen overføres i sin helhet til kommunene, som fordeler midlene på de søknader som prioriteres høyest. Mot slutten av året sender tilskuddsmottaker rapport til kommunen, som lager en samlerapport til Troms fylkeskommune for alle tilskudd. Fylkeskommunen rapporterer til Helsedirektoratet for det statlige tilskuddet på kr I det følgende vil vi derfor skille mellom tilskudd for 2008 og for Revisjonens funn Søknader 2008 Revisjonens gjennomgang av saksmapper viser at alle de 13 undersøkte søknadene for 2008 gjelder tiltak som kan beskrives som (et eller flere punkt i det) følgende: - Prosjekter/tiltak som kan ses i sammenheng med lokale folkehelseplaner - Prosjekter/tiltak som følger opp satsingen på fysisk aktivitet som sentralt virkemiddel i folkehelsearbeidet - Prosjekter/tiltak som innebærer lavterskelaktiviteter - Prosjekter/tiltak som tilrettelegger for friluftsaktiviteter - Ulike informasjonstiltak - Ulike kompetansehevende tiltak og kurs som fremmer fysisk aktivitet og friluftsliv - Mindre anskaffelse av utstyr (mindre enn 5000 kroner) Side: 15

16 Søkerne har i sine søknader opplyst hvilke av de nevnte type prosjekt/tiltak det er. Tiltakene det søkes om er i størst grad prosjekter/tiltak som følger opp satsingen på fysisk aktivitet som sentralt virkemiddel i folkehelsearbeidet, som innebærer lavterskelaktiviteter, og/eller som tilrettelegger for friluftsaktiviteter. Samtlige undersøkte søknader for 2008, er gitt på Troms fylkeskommunes søknadsskjema for FYSAK-ordningen. Det blir oppgitt en kontaktperson som er ansvarlig for gjennomføring og rapportering. Det gjøres gjennomgående rede for tiltakets art, til dels for tiltakets mål, men i varierende grad redegjør søkerne for forventede resultat. Revisjonen finner også at tiltakshaver i to tilfeller har fått tillatelse fra fylkeskommunen til å omdisponere midlene til andre prosjekt. Det ene tiltaket kunne ikke gjennomføres på grunn av manglende respons fra målgruppen, og det andre tilfellet var det et ønske om å arrangere en utflukt i stedet for planlagte friluftsaktiviteter. Det ene tilskuddet ble overført fra 2008 til Administrasjonen forklarer at i mange tilfeller har uforutsigbare forhold spilt inn, og de har derfor valgt å tillate en overføring av midlene fra ett år til det neste. Værforhold kan for eksempel gjøre at tiltaket ikke kan gjennomføres. Fylkeskommunen anser det som uhensiktsmessig å kreve inn relativt små beløp, for så å tildele på nytt så sent på året, noe som trolig ville resultere i at beløpene ikke ville kommet noen til gode før påfølgende år. I de to overnevnte tilfellene ble de nye tiltakene vurdert å være innen for kriteriene Søknader 2009 Revisjonen har gått gjennom FYSAK-søknadene fra syv kommuner i Troms i Ettersom det fra dette året er kommunene som skal påse at søknadene er komplett, vil revisjonen ikke vurdere søknadene for 2009 i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonen har, gjennom kommunens rapporter til Troms fylkeskommune, kontrollert om tiltakene er gjennomført i henhold til retningslinjene for ordningen. Revisjonens gjennomgang av saksmapper viser at alle de syv undersøkte søknadene for 2009 er av den samme type prosjekt/tiltak som søknadene for 2008 (se liste under avsnitt 5.2.1) Rapporter 2008 Det mangler rapporter på mappene til fire av de 13 sakene fra 2008 som revisjonen undersøkte. De rapportene som forelå, var alle gitt på fylkeskommunens rapportmal. I rapportene var det gjort rede for hvordan tilskuddet er benyttet, hvem som har fått tilskudd, målgruppe og type aktivitet, samt måloppnåelse i forhold til målsettingen. I to rapporter var det ikke gjort rede for måloppnåelse. Av disse var det ene et tiltak hvor midlene hadde blitt omdisponert til et annet formål enn det var gitt tilskudd til. For fire av 13 saker har kommunene rapportert innen 1.desember. En rapport er mottatt av Troms fylkeskommune 26. januar Fire rapporter kom inn mellom 15. og 19. desember For de øvrige fire sakene mangler det rapporter fra tiltaksmottaker. Troms fylkeskommune opplyser å ikke ha en fast rutine for å purre på manglende rapporter. Da det er ressurskrevende å purre, har det blitt gjort bare i de største tilskuddene. I sitt høringssvar på denne forvaltningsrevisjonsrapporten, oppgir fylkeskommunen at fra 2011 vil de gjøre følgende endringer i rutiner for utbetaling og rapportering av tilskudd: - Kun 50 % av beløpet vil bli utbetalt ved tildeling. - Det resterende beløpet vil bli utbetalt når godkjent rapport foreligger. Side: 16

17 - Ved manglende rapport kan midlene tilbakekalles, og det vil få konsekvenser for påfølgende års bevilgning Rapporter 2009 Med unntak av en rapport, er alle de undersøkte rapportene levert på Troms fylkeskommunes rapportmal. På den ene rapporten mangler utfylling av feltet som beskriver målgruppe og effekten av tiltaket. Troms fylkeskommune uttaler at de har funnet manglene i rapporten å være små. Tiltakets målgruppe er beskrevet i søknaden og det har ikke blitt etterspurt nærmere ved rapporteringen. Når det gjelder effekten av tiltaket, anses det som vanskelig å måle når det er første gang et tiltak gjennomføres. Fylkeskommunen har vurdert at det viktigste er at tiltaket er gjennomført i tråd med søknaden. I de øvrige rapportene er alle felt i rapportskjema fylt ut. Tre av rapportene kom inn innen 10. januar Tre rapporter kom inn innen en uke etter nevnte dato, mens den siste rapporten kom inn 8. februar Revisjonens vurderinger Søknader Revisjonen finner at Troms fylkeskommunes tilskudd FYSAK-millionen i 2008 og 2009 ble gitt til tiltak som er stønadsberettiget innenfor ordningen. At det ikke alltid er gjort grundig rede for forventede resultat av tiltak, kan ha en sammenheng med at tiltakene ikke har andre mål og forventede resultat enn at målgruppen skal ha muligheten til å komme seg ut i naturen, bli gitt opplæring i en spesiell type aktivitet eller innkjøp av utstyr som kan lånes ut til de som ikke kan kjøpe slikt selv. Alle søknader som er undersøkt, omfatter svært konkrete tiltak, og har ikke et forventet resultat utover at aktiviteten skal gjennomføres. Revisjonen vurderer derfor ikke manglende redegjørelse for forventede resultat som en mangel ved søknadene som er behandlet av fylkeskommunen. Tildelte midler har ved to tilfeller blitt overført til andre type tiltak/formål uten at det ble krevd ny søknad. Dette ble gjort etter avtale med Troms fylkeskommune. De nye tiltakene/formålene var også søknadsberettiget innenfor ordningen. Revisjonen vurderer at Troms fylkeskommunes praksis er i henhold til kriteriene for ordningen Rapporter Revisjonen finner at rapportene fra mottakerne av FYSAK-tilskudd, i all hovedsak leveres på fylkeskommunens rapportmal, noe som bidrar til å sikre at rapportene inneholder den informasjon som kreves. Det mangler imidlertid fire rapporter for 2008, og for samme år er det ikke gjort rede for måloppnåelse i to rapporter. I 2009 er det én rapport som ikke innfrir kravene til innhold, da det ikke er gjort rede for målgruppe og effekt av tiltaket. Syv av 20 rapporter er mottatt innen frist for rapportering. Åtte rapporter kom inn innen fire uker etter fristens utløp. Fire tilskuddsmottakere har ikke sendt rapport etter at tiltaket er gjennomført. Revisjonen vurderer at Troms fylkeskommune delvis oppfyller kravene til oppfølging av tilskudd gitt til eksterne mottakere. Side: 17

18 5.4 Delkonklusjon Revisjonen finner at Troms fylkeskommune tildeler tilskudd fra FYSAK-millionen i henhold til formål og kriterier. Fylkeskommunen har imidlertid forbedringspotensial når det gjelder å følge opp at FYSAK-tilskudd til eksterne mottakere brukes i henhold til de innvilgede søknadene. Revisjonen ser positivt på at Troms fylkeskommune fra 2011 vil iverksette tiltak på dette området. Side: 18

19 6 FESTIVALTILSKUDD Problemstilling 1 Tildeles tilskudd og overføringer til virksomhet/personer utenom fylkeskommunen i henhold til formål, kriterier og øvrige forutsetninger? Revisjonskriterier Retningslinjer for tilskudd til festivaler i Troms - Festivalen skal bidra til utvikling av kulturelt mangfold - Festivalen skal ha en varighet på minst tre dager - Festivalen skal ha et styre som har ansvar for program og økonomi - Styret skal ha oppnevnt to personer til å revidere regnskapet - Festivalen skal ha et program som inneholder lokale/regionale produksjoner - Festivalen må ha tilbud rettet mot barn/ungdom under 18 år - Festivalen må motta et kommunalt tilskudd som utgjør minst samme størrelse som det fylkeskommunale tilskuddet - Det skal ha vært gjort en vurdering av om arenaene for de ulike arrangementene er tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsdyktighet Søknaden skal inneholde: - Forside med utfylt informasjon bruk vedlagte skjema - En kort presentasjon av festivalens program, aktører og utdyping av hvordan punktene i kriteriene for tildeling blir ivaretatt - Budsjett og finansieringsplan som viser alle steder det sendes søknad til og eventuelle tilsagn om støtte Problemstilling 2 Følger Troms fylkeskommune opp at tilskudd til eksterne mottakere benyttes i henhold til de innvilgede søknadene? Revisjonskriterier Tilsagnsbrev om festivaltilskudd Rapporten skal inneholde: - Oversikt over antall besøkende. - Gjennomgang og evaluering av programinnhold og avvikling. - Beskrivelse av festivalen som arena for lokale aktører eller produksjoner. - Beskrivelse av tiltak som fremmer faglig utvikling. - Beskrivelse av tiltak spesielt rettet mot barn og unge. Side: 19

20 6.1 Bakgrunnsinformasjon Festivaltilskudd gis av fylkeskommunale midler, og forvaltes av avdelingen kunst- og kulturformidling. Avdelingen har fem ansatte: daglig leder ved Troms fylkeskultursenter, webredaktør på Kulturnett Troms, samisk språkkonsulent og to som jobber med saksområdet kunst- og kulturformidling. Fylkesrådet vedtar Troms fylkeskommunes kriterier for festivaltilskudd. Tilskuddet lyses ut i avis, på fylkeskommunens nettsider, i tillegg til at festivaler som tidligere år har fått tilskudd, får en direkte henvendelse. Søknadsfrist er 1. desember. Den 1. september sendes påminnelse til de store festivalene 1 for å forsikre at de ikke går glipp av søknadsfristen. Dette fordi de avholdes i januar, og har en hektisk periode på høsten. Det har vært en diskusjon om disse skulle tas ut av denne ordningen og få direkte tilskudd, fordi de er store faglige arenaer og representerer en faglig plattform og et kompetansemiljø som er noe annerledes enn andre festivaler som faller inn under ordningen. Nordlysfestivalen og TIFF er aktive hele året og er arenabyggere for regionen. Når søknadene har kommet inn, saksbehandles de opp mot kriteriene for tilskuddsordningen. For festivaler som ble avholdt året før, vurderes rapportene og regnskap, før ny tildeling gis. Det gis ikke tilskudd om de ikke har oppfylt kriteriene for tilskudd tildelt tidligere år. Om noen festivaler ikke er avholdt, kan midlene gis til andre festivaler. Noen søkere får tilført større summer enn tilsagnet tilsier dersom rapporten viser at de har hatt uforutsette utgifter (kansellerte flyvninger og lignende), sviktende billettinntekter eller fått mindre tilskudd fra andre offentlige tilskuddsordninger enn forutsatt. Tildelingene behandles og vedtas av fylkesråden for kultur, helse og miljø. Med unntak av de store festivalene som mottar nesten hele beløpet i februar, holdes 25 % av tilskuddet tilbake inntil regnskap og rapport foreligger. De store festivalene er i sterk grad avhengig av forskuddsutbetaling fordi de har store utgifter som skal betales. Revisjonen har i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet gått gjennom 17 tildelte tilskudd (ti i 2008 og syv i 2009). I 2008 ble festivaltilskudd tildelt 20 festivaler. To festivaler ble ikke avholdt/betalingsanmodning ikke mottatt. I 2009 tildelte Troms fylkeskommune festivaltilskudd til 25 søkere av disse ble fire tilskudd ikke utbetalt enten fordi festivalen ikke ble avholdt eller at dokumentasjon på utgifter manglet. 6.2 Revisjonens funn Søknader Søknadene skal inneholde et forsideskjema hvor nøkkelinformasjon legges inn. Skjemaet er ment å fungere både som en veileder for skriving av søknaden, samt forenkle både søknadsskrivingen og saksbehandlingen. Revisjonen finner at fem søknader ikke hadde denne forsiden, slik det kreves i retningslinjene for festivaltilskudd. Ikke alle søknader hadde beskrivelser av hvordan de oppfyller kriteriene for tilskuddet. Administrasjonen forklarer dette med at festivalene i Troms sjeldent er forankret i en profesjonell organisasjon med en administrasjon som kan skrive søknader for dem. De er små og avvikles på frivillig basis, og det kan derfor oppleves som problematisk å fylle ut et skjema og definere sin egen aktivitet. Det var i størst grad manglende vurdering av om arenaene er tilgjengelig for alle 1 Nordlysfestivalen og TIFF. Side: 20

21 uavhengig av funksjonsdyktighet. Dette er eksplisitt gjort rede for i bare én søknad. Troms fylkeskommune forklarer at stadig flere festivaler i Troms tilrettelegger arenaen etter at kravet kom fra staten. Men for små festivaler betyr det store økonomiske løft som må tas over tid. Syv av 17 søknader hadde en noe kortfattet/lite utfyllende presentasjon av festivalens program, aktører og utdyping av hvordan kriteriene for tildeling blir ivaretatt. For øvrig var det kun i to søknader gjort rede for at regnskapet ville bli revidert. I tre søknader var det ikke nevnt noe om festivalens styre, og fire søkere presenterte ikke et tilbud rettet mot barn/ungdom under 18 år slik som kriteriene krever. I tre søknader kunne revisjonen ikke finne det begrunnet at festivalen ville bidra til utvikling av kulturelt mangfold. Revisjonen har gått gjennom noen avslag på festivaltilskudd som ligger i fylkeskommunens arkiv. Fylkeskommunen opplyser i avslagsbrevene til søker hvilke kriterier for tilskudd som ikke innfris. Administrasjonen i Troms fylkeskommune poengterer at i de tilfeller søknadene kan virke mangelfulle, er de på bakgrunn av øvrig dialog med søker, alltid sikre på at festivalene som mottar tilskudd er innenfor formålet for tilskudd til festivaler og i tråd med kriteriene Rapporter Revisjonen finner at det i flere rapporter gis mangelfulle beskrivelser av hvilke tiltak som fremmer faglig utvikling. En slik beskrivelse er gitt i ni rapporter. I to av rapportene presenteres ikke en oversikt over antall besøkende. Syv rapporter gjør ikke rede for festivalen som arena for lokale aktører eller produksjoner. Gjennomgang og evaluering av programinnhold og avvikling mangler i den ene rapporten. I følge administrasjonen i Troms fylkeskommune foreligger revisorbekreftelse elektronisk for samtlige festivaler. I ett tilfelle finner revisjonen at fylkeskommunen har utbetalt tilskudd før fullstendig regnskap forelå. Revisjonen har i sin gjennomgang funnet et tilfelle der fylkeskommunen ikke har utbetalt tildelt tilskudd fordi festivalens administrasjon ikke kunne fremskaffe et regnskap. Revisjonen finner det dokumentert at fylkeskommunen tar kontakt med tilskuddsmottaker når rapporter anses å ikke gi tilfredsstillende informasjon. Ny rapport etterspørres og purres. Administrasjonen i Troms fylkeskommune forklarer at all kontakt med festivalene er ikke dokumentert i arkivet - en stor del av oppfølgingen foregår muntlig. Rapportene til Troms fylkeskommune kan isolert sett være mangelfull, men ved den direkte kontakten, presseoppslag og annen omtale av festivalene så vet fylkeskommunen at de er avviklet og innenfor formålet. På mange av festivalene er både politisk og administrasjon til stede ved åpning eller annen aktivitet. Det poengteres fra Troms fylkeskommune at de har god oversikt over festivalene som foregår og aktivitetene deres. 6.3 Revisjonens vurderinger Søknader Flere av søknadene på festivaltilskudd vurderes å være noe mangelfulle sammenlignet med fylkeskommunens egne krav til søknadene, og at Troms fylkeskommune derfor bare delvis oppfyller revisjonskriteriene for tildeling av festivaltilskudd. Side: 21

22 6.3.2 Rapporter Også rapportene fra festivalarrangørene er mangelfulle, og revisjonen vurderer at Troms fylkeskommune bare delvis innfrir revisjonskriteriene tilnyttet oppfølging av at tilskuddene benyttes i henhold til kriteriene. 6.4 Delkonklusjon Da Troms fylkeskommune har behandlet og innvilget flere mangelfulle søknader, konkluderer revisjonen med at tildelingen av festivaltilskudd ikke gjøres tilfredsstillende i henhold til formål og kriterier. Fylkeskommunen har også forbedringspotensial når det gjelder å følge opp at tildelte festivaltilskudd brukes i henhold til de innvilgede søknadene. Revisjonen finner det positivt at fylkeskommunen, som beskrevet i høringsbrevet, har satt i gang en prosess for å se på kriteriene, mal for søknader og krav til rapportering med det mål å sikre at disse samsvarer med hverandre. Side: 22

23 7 DEN KULTURELLE SKOLESEKKEN Problemstilling 1 Tildeles tilskudd og overføringer til virksomhet/personer utenom fylkeskommunen i henhold til formål, kriterier og øvrige forutsetninger? Revisjonskriterier Kultur- og kirkedepartementet. Den kulturelle skolesekken: Melding om fordeling av spillemidler for skoleåret 2007/2008 og 2008/2009 Fordelingsordning For å utløse midlene må kommunen sende inn en plan for Den kulturelle skolesekken til godkjenning i fylkeskommunen. Forvaltning av midlene: Fylkeskommunen må selv fastsette innholdet i tilsagnsbrevene til prosjektansvarlige. Følgende punkt skal tas med: - Mottakers navn, adresse og organisasjonsnummer - Mottakers bank- eller postgironummer - Tilskuddssum - Formål og hva slags tiltak midlene skal brukes til - Eventuelle vilkår som er knyttet til bruken av midlene samt krav til dokumentasjon før midlene kan utbetales I tilsagnsbrevene eller i eget vedlegg, må det gis informasjon om: - Utbetalingstidspunkt, utbetalingsrutiner, og behandling av eventuelt for mye utbetalt tilskudd - Krav om rapportering (oppfølgingskriterier), og bekreftelse fra revisor - Krav til hvordan en tar vare på regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller fastsettelse av tilskuddssum - Eventuelle kontrolltiltak som kan bli iverksatt for å sikre at bruken av midlene har skjedd i samsvar med forutsetningene - Mulige reaksjoner dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med skriftlige forutsetninger, for eksempel tilbakebetaling Samarbeid og forankring: Fylkeskommunen bør inngå konkrete samarbeidsavtaler med kommunene om blant annet arbeidsdeling og kompetansetiltak. Det bør legges til rette for at skolene og elevene kan gi tilbakemelding på hvordan tilbudene i Den kulturelle skolesekken fungerer, og at kunstnerne kan gi tilbakemelding hvordan tilbudene blir mottatt i skolen. Side: 23

24 Problemstilling 2 Følger Troms fylkeskommune opp at tilskudd til eksterne mottakere benyttes i henhold til de innvilgede søknadene? Revisjonskriterier Det kongelige kultur- og kirkedepartement. Den kulturelle skolesekken: Melding om fordeling av spillemidler for skoleåret 2008/2009: Planer og rapportering: Planer og rapporter skal vurderes i henhold til målene og prinsippene for Den kulturelle skolesekken. Mål og prinsipp for Den kulturelle skolesekken er som følger: Det kongelige kultur- og kirkedepartement. Den kulturelle skolesekken: Melding om fordeling av spillemidler for skoleåret 2007/2008 og 2008/2009: Mål og prinsipper for Den kulturelle skolesekken (DKS): - Å medvirke til at elever i skolen får et profesjonelt kunst- og kulturtilbud - Å legge til rette for at elever i skolen lettere skal få tilgang til, og gjøre seg kjent med og utvikle forståelse for kunst- og kulturuttrykk av alle slag - Å medvirke til å utvikle en helhetlig innlemming av kunstnerlige og kulturelle uttrykk i realiseringen av skolens læringsmål Det kongelige kultur- og kirkedepartement. Den kulturelle skolesekken: Melding om fordeling av spillemidler for skoleåret 2008/2009: Mål og prinsipper for Den Kulturelle skolesekken (DKS): Den kulturelle skolesekken skal utformes og vurderes ut fra følgende prinsipper: - DKS skal favne om alle elever i grunnskolen ( ) uavhengig av hvilken skole de går på og hvilken bakgrunn de har. - Innholdet i kunst- og kulturtilbudene i DKS skal medvirke til å realisere skolens mål slik de kommer til uttrykk i den generelle delen i læreplanverket og i de ulike læreplanene. - Elevene skal møte profesjonelle kunst- og kulturtilbud med høy kunstnerlig kvalitet. - DKS skal omfatte ulike kunst- og kulturuttrykk med røtter i et mangfold av kulturer og fra ulike tidsperioder. - Både musikk, scenekunst, visuell kunst, film, litteratur og kulturarv skal være representert i DKS. Det skal være variasjon i formidlingsmåtene. - Elevene skal sikres et regelmessig tilbud på alle klassetrinn. - Arbeidet med DKS skal skje i et godt samarbeid mellom kultur- og opplæringssektoren på alle nivå. Det skal sikres god forankring og tid til planlegging i skolen. - Opplæringssektoren har ansvaret for å legge for- og etterarbeid pedagogisk til rette for elevene, mens kultursektoren har ansvaret for kulturinnholdet i DKS og for å informere om innholdet i god tid. - DKS må forankres lokalt, i den enkelte skolen, kommunen og fylket. Dette sikrer lojal entusiasme og gir rom for mange lokale varianter, slik at alle skal kunne kjenne eierskap til DKS. Side: 24

25 7.1 Bakgrunnsinformasjon Troms fylkeskommune får årlig tildeling av spillemidler fra Kultur- og kirkedepartementet (KKD). Midlene skal gå til å lage et programtilbud til kommunene (skoleeierne), og sette det ut i turneer (minst 1/3 av overføringene). Kommunene får også tildelt midler direkte (minst 1/3 av overføringene). Fordeling til kommuner er i henhold til nøkkel for kvalitetsutviklingsmidlene 2. Den siste 1/3 skal fylkeskommunen selv bestemme om skal brukes til program eller til tildeling i kommuner. Det er en del kommuner som ønsker at Kultur i Troms skal organisere hele skolesekktilbudet til elevene. Derfor disponerer fylkeskommunen 2/3 av midlene ble Den kulturelle skolesekken i Troms organisatorisk flyttet fra avdeling for bibliotek og kulturformidling i Tromsø til den nyetablerte avdelingen Kultur i Troms, som er lokalisert i Harstad. Kultur i Troms har siden 2008 ansatt flere personer, hvorav en koordinator for grunnskole i 100 % stilling, samt en for videregående skoler i 80 % stilling. I tillegg er det to hele stillinger som turneleggere for begge skoletyper (én ivaretar også turneer for Rikskonsertene). Ordningen ble først permanent i Troms fylkeskommune, ved Kultur i Troms (heretter forkortet til KiT), lager et programtilbud. Den kulturelle skolesekken (heretter DKS) er ikke søknadsbasert, men produksjonene meldes inn av artister/produsentene. De innmeldte produksjonene vurderes av et programstyre - etter faglig innhold, geografi, logistikk og internt utarbeidede rammer/kriterier. Programrådet består av en representant for Fylkesmannen i Troms, to representanter fra videregående skoler i Troms, en person fra utdanningsetaten i Troms fylkeskommune, to kommunerepresentanter, samt fylkeskultursjefen. Fagansvarlige (en gruppe rådgivere fra kulturetaten) foreslår innen 1. november produksjoner som har god kvalitet og anslår de økonomiske rammene for hver produksjon. I januar har programrådet møte. I mai er programmet klart til å presenteres for kommunene. Fylkeskommunen overfører udisponerte midler til påfølgende år. Det har over en periode, fra oppstart av DKS frem til 2008, vært et årlig underforbruk av den tredjedelen av spillemidler som KiT overfører kommunene. Disse midlene er, i henhold til nasjonale krav, satt på fond. Ettersom ordningen er blitt mer kjent, og kommunene ser verdien av å benytte seg av tilbudene, har fondet de senere år blitt brukt til å utvide programmet for kommunene. Programaktiviteten må reduseres når midlene er brukt opp, og det legges gradvis opp til økt egenaktivitet i kommunen og kommuneveiledning. Tildelte midler som kommunene ikke har benyttet, krever fylkeskommunen ført som inntekt kommende år og benyttet til DKS. 2 Denne ble oppdatert av KKD og tilsendt fylkeskommunene i november Fordelingen av tilskudd varierer dermed etter elevtall, antall skoler, infrastruktur/geografiske forhold. GSI-tallene (grunnskolens informasjonssystem) legges til grunn i nøkkelen, og disse oppdateres årlig av Troms fylkeskommune i utregningsmodellen for midlene. Privatskoler er ikke lagt inn under antall skoler, men disse elevene er lagt inn som del av elevgrunnlaget i hver kommune. Tromsø kommune mottar 100 % av tilskuddet som tilfaller dem i henhold til nøkkel for kvalitetsutviklingsmidler. Tromsø kommune organiserer selv Den kulturelle skolesekken, har en egen stab og benytter en egen modell. Side: 25

26 KiT har utviklet maler som omhandler alt kommunene trenger hjelp til i forbindelse med administrering av Den kulturelle skolesekken. Nedenfor følger en liste over hjelpemidler KiT benytter i forvaltningen av tilskuddsmidlene, som bidrar til å sikre et fungerende samarbeid mellom KiT og kommunene, samt enhetens oppfølging av kommunene som har mottatt tilskudd. Representant for Kultur i Troms opplyser at disse verktøyene er gjenstand for kontinuerlig evaluering og endring basert på erfaringene som gjøres. Årshjul Mal for årshjul for bruk i kommunene Sjekkliste for produksjoner Informasjonsskriv til kommunekontakt Informasjonsskriv til skolekontakt Mal for 3-årig plan for DKS Liste for oppfølging av kommunene Liste over kontaktpersoner Datert oversikt over KiTs arbeidsoppgaver gjennom året. Dette sikrer at KiT blant annet ikke glemmer å følge opp kommunene, men også husker alle aktiviteter tilknyttet egne produksjoner og sentrale samlinger/arrangement/frister. En forenklet utgave av fylkeskommunenes eget årshjul som sendes til kommunene. Aktiviteter mot fylkeskommunen er ferdig fylt inn. Kommunen må sørge for å fylle inn egne aktiviteter. Alle oppgaver fra start til slutt: eksempelvis gi informasjon til skolene, bestille flybillett/bil/reise/overnatting, gjennomføre evaluering. Denne sendes også til kommunene slik at de har et hjelpemiddel når de skal kjøpe egne produksjoner. Fem siders informasjonsskriv til kommunekontaktene om DKS. Dette skrivet oppdateres jevnlig og har fungert som en beskrivelse av fylkeskommunens og kommunenes oppgaver samt mål for DKS og krav til ordningen (vedrørende økonomi og aktiviteter). Tre siders beskrivelse av skolekontaktens rolle og oppgaver. Sendes til kommunene/skolekontakter. Sendes kommunene. Vedlegg til planen er mal for tiltaksplan for skoleåret, årsbudsjett og for å lage oversikt over utforming av/innhold i lokaler for formidling av kunst og kultur. Liste over alle kommuner med kolonner for utfylling av dato for mottak av den 3-årige planen for DKS, purringer på manglende 3-årsplaner, mottak av rapport, utbetaling av tilskudd til kommunene, og inngåtte samarbeidsavtaler (aktuelt etter xx.xx.xxxx). Oppdatert liste over kommunekontakt og skolekontakt ligger på KiT sin internettside. I tillegg har KiT verktøy som enheten benytter i oppfølgingen av DKS, og som bidrar til at enheten har kontroll over at midlene blir benyttet i tråd med kriteriene for tilskuddsordningen fordelingsnøkkel for tilskudd til kommunene. Tabell hvor det totale tilskudd fra KKD og GSI-tall oppdateres hvert år, og kommunenes tilskudd beregnes automatisk. - skriftlig rutine for programprosessen. - skriftlig beskrivelse av fagansvarliges oppgaver - oversikt over alle produksjoner som er meldt inn innen frist 1. november. Brukes som grunnlag for å sende svar om at innmelding er mottatt og vil bli behandlet innen en oppgitt frist. - maler for kontrakter (med enkeltpersonforetak, lønnsmottakere) - maler for avtale om samarbeid (med HT, kulturhus, forfattere, produsenter) - skriftlige rutiner for utarbeidelse av programkatalog - oversikt over samtlige produksjoner per semesteret (om kontrakt foreligger, oppstarts- og sluttdato, elevtall) - elektronisk notat for hver produksjon hvor all e-postkorrespondanse samles. Alle som jobber med produksjonen har tilgang til notatet da det er lagret på den felles mappen. Side: 26