Møteinnkalling - kontrollutvalget

Transkript

1 SELBU KOMMUNE Møteinnkalling - kontrollutvalget Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Selbu kommune Møtedato/tid : Tirsdag 25. november 2008, kl Møtested/lokaler : Selbu rådhus, Formannskapssalen Deltagere fra KU : Ole Halvard Bondahl, leder Kim Olsen Olga Irene Fuglem Helga Renå Arnstein Trøite Andre Kopi Møteansvarlig : Rådmannen, m/flere fra administrasjonen Tove Tveråmo Revisjon M-N IKS Arvid Hanssen KonSek : Revisjon Midt-Norge IKS, varamedlemmer, ordfører og rådmann : Ole Halvard Bondahl Selbu Saksliste Sak 37/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 38/2008 Referatsaker...3 Sak 39/2008 Orientering om Viltforvaltning bærekraftig utvikling Sak 40/2008 Orientering fra rådmannen Sak 41/2008 Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapportene Offentlige anskaffelser og Oppfølging av byggeprosjekt Bell Skole Sak 42/2008 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Sak 43/2008 Vurdering av medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn Sak 44/2008 Møteplan for kontrollutvalget Sak 45/2008 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik på tlf , mobil eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no / arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer som ikke er innkalt spesielt møter kun etter nærmere innkalling. Ole Halvard Bondahl Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1

2 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 37/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte (Utsendt tidligere) SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Side 2

3 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 38/2008 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunal- og regionaldepartementet: "Inspirasjonsside for omdømmebygging i kommunar og regionar". Pressemelding no. 120/2008 av side-for-omdommebygging-i-ko.html?id= Fornyings- og administrasjonsdepartementet: "Vil profesjonalisere offentlige innkjøp". Pressemelding av 1. oktober Representantforslag no. 4 ( ) fra stortingsrepresentantene André Oktay Dahl, Martin Engeset, Gunnar Gundersen og Jan Tore Sanner om å styrke mindretallsrettigheter i kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg Brev fra Kommunal- og regionaldepartementet til kommunene, datert , vedrørende organiseringen av sekretærtjenestene for kontrollutvalgene. 5. Kommunestyrets behandling av sak 90/08, , Plan for selskapskontroll. 6. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Tiller Selbu kommune - rapport 2 tertial KS-sak 101/08, SAKSUTREDNING: Sekretariatet, kontrollutvalgets medlemmer og eventuelt administrasjonen vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 3

4 Sak 39/2008 utvikling. SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Orientering om Viltforvaltning bærekraftig Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Forvaltningen av Viltloven og Skogbruksloven er begge lagt til kommunen. Det å sørge for en balansert forvaltning i forhold til skog og vilt er viktig og kan samtidig være krevende. Som en stor skogbrukskommune med mye hjortevilt er det viktig at Selbu kommune har en god forvaltning på disse områdene. Kontrollutvalget har i tidligere møter fremmet ønske om å bli orientert om skog - og viltforvaltningen i Selbu. Skogbruksansvarlig Jan Erik Marstad og Unni Killi som jobber med vilt, fisk og utmark vil orientere og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 4

5 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 40/2008 Orientering fra rådmannen. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: (Utrykt vedlegg) Sak 34/08 i kontrollutvalgets møte den SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har tidligere fått henvendelse som omhandler spørsmål knyttet til kommunens håndtering av bl.a. forurensningsloven. Viser til sak 34/08 i kontrollutvalget. Sekretariatet har på forespørsel til administrasjonen fått opplyst at det årlig er noen saker i kommunen som omhandler forurensning fra jordbruket. For å få en nærmere oversikt over hvordan kommunen utøver sitt tilsynsansvar har kontrollutvalget bedt rådmannen om å gi en orientering og svare på spørsmål knyttet til - Kommunen håndhevelse av forurensningsloven, som tilsynsorgan. I tilknytning til orienteringen er det naturlig at rådmannen berører saksbehandlingstid, da det i denne type saker er viktig med raske avklaringer. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 5

6 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 41/2008 Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapportene Offentlige anskaffelser og Oppfølging av byggeprosjekt Bell Skole. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Brev fra rådmannen til KonSek, datert , vedrørende tilbakemelding på oppfølging av 2 kommunestyrevedtak. Utrykt vedlegg: 2. Forvaltningsrevisjonsrapport, datert , Offentlige anskaffelser følges regelverket. (Behandlet i kommunestyret ) 3. Forvaltningsrevisjonsrapport, datert , Oppfølging av byggeprosjekt Bell skole. (Behandlet i kommunestyret ) SAKSUTREDNING: I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget, som det fremgår ovenfor ha et spesielt ansvar for å følge opp kommunestyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter. Rapporten vedrørende Oppfølgingen av byggeprosjekt Bell skole ble behandlet av kontrollutvalget i januar 2007, men kommunestyret valgte i møte den , sak 6/07, å utsette sin behandling i påvente av avklaringer knyttet til erstatningskrav som var reist mot kommunen. Som det fremgår av vedlegg 1 har rådmannen gitt tilbakemelding innen fristen i forhold til 2 forvaltningsrevisjonsrapporter, hvor praktiseringen av Lov om offentlige anskaffelser har vært sentrale. Rådmannens brev gjengir i sin helhet kommunestyrets vedtak og de anbefalinger som er gitt i revisjonsrapportene. Videre kommenterer rådmannen hva som er gjort i forhold til de enkelte punkter. Sekretariatet viser derfor til rådmannens brev. (vedlegg 1) Side 6

7 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER: Rådmannens har gitt en grundig tilbakemelding på oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapportene og kommunestyrets vedtak. Administrasjonens tilbakemelding viser at revisjonens anbefalinger er tatt tak i og vurdert. På mange områder er anbefalingene allerede fulgt opp, mens en på noen punkter har skissert egne løsninger. Videre er det en del viktige avklaringer som skal gjøres gjennom revidering av kommunens økonomireglement og også noe gjennom revidering av delegasjonsreglementet. Administrasjonen har satt fokus på skolering av nøkkelpersoner i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Videre vil sannsynligvis et innkjøpssamarbeid i Værnesregionen, herunder ansettelse av en felles innkjøper, bidra positivt til den samlede kompetansen. Tilbakemeldingen gir signaler om at kommunen løpende vil bruke ressurser på å følge opp endringer i et omfattende og krevende lovverk. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Selbu kommune har i etterkant av disse forvaltningsrevisjonsrapportene styrket sin kompetanse og har bedret forutsetningene for å kunne gjennomføre anskaffelser på en mer effektiv og ikke minst sikrere måte i forhold til gjeldende regelverk. Det er imidlertid viktig at en gjennom planlagt revidering av bl.a. økonomireglementet, formaliserer deler av prosessen. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å gi kommunestyret tilbakemelding gjennom oversendelse av denne saken med vedlegg. Kommunestyret får da muligheten til selv å vurdere rådmannens oppfølging av rapportene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kommunestyret er tilfreds med administrasjonens tilbakemelding om hvordan forvaltningsrevisjonsrapportene - Oppfølging av byggeprosjekt Bell skole og Offentlige anskaffelser følges regelverket? er fulgt opp eller signalisert fulgt opp. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget ny skriftlig tilbakemelding innen 1.august 2009 om status i forhold til fremtidige tiltak, skissert i brev av Side 7

8 Vedlegg 1. Selbu kommune Rådmann Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) Dato: /1325-5/216/KARREI Dok:16022/2008 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gate 9, Postuttak 7004 Trondheim Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonrapporter for offentlige anskaffelser og oppfølging av byggeprosjekt Bell skole. Revisjon Midt-Norge IKS har utført forvaltningsrevisjon på to prosjekter i Selbu kommune. Dette gjelder oppfølging av byggeprosjekt Bell skole med rapport av og offentlige anskaffelser følges regelverket? Med rapport av Begge rapportene er behandlet av kommunens kontrollutvalg og kommunestyret hvor følgende vedtak ble fattet: Vedtak i Kommunestyret Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging byggeprosjekt Bell skole til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten, med særlig vekt på følgende punkter: 1. Kommunen må sikre at en har den nødvendige kompetansen tilgjengelig i forhold til å gjennomføre større byggeprosjekt. 2. Kommunen må arbeide aktivt i forhold til forbedringspotensialene som er tatt opp i pkt. 9 i revisjonsrapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen i forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølging av byggeprosjekt Bell skole" er fulgt opp, innen utgangen av oktober Vedtak i Kommunestyret Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Side 8

9 I tilknytning til saken. Under utarbeidelsen av retningslinjer for anskaffelse i Selbu kommune bør følgende forsøkes innarbeidet: - ved ellers like vilkår benyttes lokale leverandører - det økologiske fotavtrykk, altså varens totale belastning på miljøet skal vektlegges - rettferdig handel skal vektlegges for eksempel ved å benytte Fairtrade-systemet Byggeprosjekt Bell skole Kontrollutvalget gis skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene i kap 9 er fulgt opp. På hovedproblemstillingen er det gitt en positiv konklusjon på at byggeprosjektet er gjennomført i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Kommunen har overtrådt forskrift om offentlige anskaffelser ved anskaffelse av arkitekt og brutt kravene til taushetsplikt ved anskaffelse av totalentreprenør. Revisjonen anbefaler kommunen å gjennomføre kompetanseheving og opplæring på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonens gjennomgang viser likevel at kommunen totalt sett har gjennomført byggeprosjektet i samsvar med kommunestyrets mandat og hatt god prosjektstyring. Det er påpekt at det er viktig at kommunen har gode rutiner og prosesser ved gjennomføring av større byggeprosjekt og at kommunen har et forbedringspotensiale. Revisor har gitt følgende anbefalinger for oppfølging: 1. Det er behov for en gjennomgang av kommunens økonomireglement fra Kommunen bør i neste byggeprosjekt vedta reguleringsplan og avklare trafikkløsning for området før oppstart av byggeprosjektet vedtas. 3. Kommunen tar KOFAs uttalelse om anskaffelse av totalentreprenør og arkitekt i byggeprosjektet til etterretning og endrer på kommunens anskaffelsespraksis for å sikre at regelverket følges i kommunen. 4. Kommunens beregning av terskelverdi og bruk av konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av totalentreprisen er uklar i forhold til regelverket. Bruk av åpen eller begrenset anbudskonkurranse for totalentreprisen hadde vært i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5. Kommunen mangler skriftelige rutiner for avstemming mellom prosjektleders regnskap og kommunens prosjektregnskap. 6. Det har vært tre politiske plan- og byggekomiteer i dette byggeprosjektet, kommunen bør vurdere om en byggekomite bør ha ansvar for både planlegging og gjennomføring av nye vesentlige byggeprosjekt i kommunen. 7. Plankomiteen i byggeprosjektet mangler rutiner for å behandle avvik fra mandat gitt av formannskapet og kommunestyret i utarbeidelse av forprosjektet i dette byggeprosjektet. 8. Plankomiteens medlemmers stemmeberettigelse er uklar og bør vurderes på nytt. Side 9

10 Det gis følgende tilbakemelding i hht punktene ovenfor: 1. Det planlegges en gjennomgang av økonomireglementet i første kvartal av Avklaringer av formell art som angir rammene og føringene i et byggeprosjekt er viktige. I tillegg setter Plan og bygningsloven krav om konsekvensutredning for større byggeprosjekt. Dette gjøres bl.a. gjennom en reguleringsprosess hvor bl.a. trafikkavvikling vil være et sentralt tema. Det fremgår av materialet at representant for driftsavdelinga påpekte behov for å gjennomføre en reguleringsprosess først uten å bli hørt. Ved fremtidige prosesser vil det derfor legges vekt på at kommunens fagkompetanse benyttes i en tidlig fase for å sikre at faglige kriterier for gjennomføring av gode prosesser kommer med. 3. KOFAs avgjørelser tas til etterretning og det tilstrebes at regelverket etterfølges. For begge prosjekt var det benyttet innleid konsulent, men kommunen svarer også for rådgivningsfeil. Kommunen har her endret standard tekst i kontraktsbestemmelsene vedrørende engasjering av rådgivningsbistand med tilføyelse av følgende tekst i kontraktsbestemmelsene: Det foreligger rådgivningsfeil også når rådgiver gir feil råd i forbindelse med forberedelser til eller gjennomføring av offentlig anskaffelse for oppdragsgiveren, uansett om feilen skyldes eller ikke skyldes slike forhold som er nevnt i denne bestemmelsens første ledd. Forsikringen skal også omfatte slikt ansvar som følger av NS8402 pkt 10.1 nytt annet ledd. En slik endring vil eliminere kommunens økonomiske ansvar dersom feil begås. Det beste middelet mot å begå feil er god kunnskap omkring regelverket og ansatte ved teknisk drift har gjennomført kurs om temaet i regi av Revisjon Midt Norge. Kommunen er også gjennom Værnessamarbeidet med på ansettelse av en felles innkjøper, noe som vil tilføre kommunen ytterligere kunnskap og kompetanse. Til tross for dette må en erkjenne at reglene om offentlige anskaffelser er kompliserte og at det kan oppstå tilfeller der en trår feil. Dette understrekes ved at KOFA selv er dømt for feil anvendelse av regelverket. Regelverket er under stadig endringer og det fremkommer nye modeller for anskaffelser, f.eks elektronisk auksjon. Dette betyr at jevnlig praktisering av reglene og jevnlig faglig input er helt avgjørende for at kommunen skal kunne håndtere slike saker med minst mulig feil. Det bør legges opp til minimum en årlig faglig oppdatering for utvalgte personer som skal forestå hovedtyngden av kommunens anskaffelser og anskaffelser over en gitt størrelsesorden. En intern god veiledningstjeneste må etableres. 4. Beregning av terskelverdi ble utført av innleid konsulent og konsulenten ble også av formannskapet avkrevd en nærmere redegjørelse av beregningen for å sikre at denne var korrekt. Innenfor den totale kostnadsrammen på 60,7 mill kr ble anskaffelsen av byggeprosjektet beregnet til 38,2 mill kr, hvilket var innenfor terskelverdiene. Prosjektet er holdt innenfor kostnadsrammen og dette betyr også at beregningen av terskelverdi og valg av anskaffelsesprosedyre var korrekt. Generelt skal det før oppstart av alle anskaffelser foretas en vurdering av anskaffelsens verdi og tillatt prosedyre i forhold til dette. Denne vurderingen skal foretas med godt faglig skjønn og skal dokumenteres og fremgå av anskaffelsesprotokollen. Hvorvidt anskaffelsen rent faktisk kommer over beregnet verdi er underordnet såfremt det er foretatt et dokumentert godt faglig skjønn. Vurdering av anskaffelsens verdi foretas ved alle anskaffelser og vil i de fleste tilfeller være den samme som godkjent budsjettbeløp da de fleste anskaffelser er rene tjenestekjøp eller rene varekjøp. 5. Kommunale investeringer og finansiering av disse skal inntas i årsbudsjett og økonomiplan. Utgifter og inntekter skal føres i kapitalregnskapet, se økonomireglementet pkt 8.1. Ved større investeringer og der det er innleid ekstern byggeleder/prosjektleder, har det vært praktisert at byggeleder har ført praktisert at byggeleder har ført et eget prosjektregnskap. Dette gjøres også Side 10

11 der kommunens eget personell har byggeledelsen. Dette regnskapet har aldri vært ment å skulle erstatt kommunens eget regnskap, men har hatt som mål å gi bedre oversikt over fordelingen på kostnadsart enn det som ligger i kommunens system. Dette fordi kommunen ikke har tatt i bruk modul for byggeregnskap. Ved fremtidige anskaffelser vil kun kommunens regnskap benyttes. 6. Anskaffelse av Bell skole var i Selbumålestokk en spesiell anskaffelse både i kostnad og i tid. En del prinsipielle forhold må likevel fastlegges som kjøreregler for all prosjektorganisering. I rådmannens ledergruppe er det nå igangsatt en prosess som tar sikte på å få avklaringer og forståelse for bestillerrollen og utførerrollen. I prinsipp vil dette føre til at det nedsettes egne grupper som avklarer prosjektets omfang og rammer frem til ferdig forprosjekt og justerte kostnadskalkyler som evt må tas opp til formell politisk behandling dersom de går ut over vedtatt budsjettramme. Deltakelse her vil være politikere, brukere og interessenter avhengig av prosjektets omfang. I henhold til pkt 2 skal også faglig deltakelse i denne fasen være med for å sikre faglig korrekte prosesser. Denne fasen er bestillerrollen. Prosjektet videreføres deretter inn i utførerrollen hvor denne i hovedsak vil bli utført av personell som ivaretar kommunens interesser som planlegger og prosjektleder/byggeleder. Denne fasen kan understøttes av en byggekomite jfr byggekomiteen for Bell skole, dersom prosjektets størrelse eller kompleksitet tilsier dette. Det antas at en slik understøtting vil være nødvendig i de færreste tilfeller. Mandatet i utførerrollen vil være tilnærmet det mandatet som gjaldt for byggekomiteen for Bell skole. 7. En er enig i at mangel på klare og tydelige mandat vil være et problem. Reglene for økonomisk oppfølging er godt kjent både hos folkevalgte og administrasjonen, jfr økonomireglementet. Det er behov for å bedre de skriftlige rutinene om mandat og rapportering. Mal for dette vil bli tema ved revidering av kommunens økonomireglement og delegeringsreglement. 8. Stemmerett skal avklares i mandatet, jft pkt 7. Offentlige anskaffelser Kontrollutvalget gis tilbakemelding om hvordan anbefalingene i kap 12 er fulgt opp. På hovedproblemstillingen om kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt opp viser revisors undersøkelse at anskaffelsesregelverket stort sett er fulgt i det utvalget som er foretatt. Kommunen har likevel et forbedringspotensiale. På bakgrunn av gjennomgangen har revisor kommet med følgende anbefalinger for oppfølging: 1. Kommunen bør ha fokus på at innkjøperne har tilstrekkelig kunnskap om anskaffelsesregelverket samt øke kravene til dokumentasjon og journalføring. 2. Kommunen bør så tidlig som mulig etter budsjettbehandling, identifiser anskaffelser mellom kr og kr med tanke på korrekt behandling i henhold til lovverket. 3. Kommunen bør utarbeide skriftlige rutiner for gjennomføring av en anskaffelse. Denne rutinebeskrivelsen må være tilgjengelig for alle som har innkjøpsfullmakt. 4. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført og at kommunens saksbehandlingssystem benyttes i anskaffelsesprosessen. Side 11

12 5. Kommunen bør utarbeide mal til anskaffelsesprotokoll f.eks. i kommunens saksbehandlingssystem for å sikre at anskaffelsesprosessen følger bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 6. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes bør kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Det gis følgende tilbakemelding i hht punktene ovenfor: 1. Jevnlig opplæring og praktisering av regelverket er grunnlaget for tilstrekkelig kunnskap til å gjennomføre gode anskaffelsesprosesser. Dette i forhold til et regelverk som oppfattes som komplisert og hvor faren for å gjøre feil er tilstede. For alle anskaffelser skal det føres anskaffelsesprotokoll. Det føres 3 typer protokoll. En for anskaffelser under 100`, en for anskaffelser under terskelverdiene og en for anskaffelser over terskelverdiene. Dette inntas som bestemmelse ved revisjon av kommunens økonomireglement. 2. Før oppstart av alle anskaffelser skal det foretas en dokumentert vurdering eller beregning av anskaffelsens verdi. Det vises til pkt 4 i besvarelsen for Bell skole. All dokumentasjon skjer i anskaffelsesprotokollen. Det vil her være tre verdier som er avgjørende for prosedyre, hvor hovedprinsippet er at det så langt det er mulig skal være konkurranse. For anskaffelser under 100`vil det være enkle henvendelser til et utvalg tilbydere hvor formkravene til henvendelsene er beskjedne. I en del tilfeller vil også direkteanskaffelser bli benyttet. For anskaffelser under 500`vil det gjøres henvendelse til et utvalg tilbydere som tilsendes et konkurransegrunnlag som blir vurdert i hht valgkriteriene. I gitte tilfeller vil slike anskaffelser også utlyses i Doffin. For anskaffelser under terskelverdiene utlyses anskaffelsen i Doffin og tilbyderne tilsendes et konkurransegrunnlag. Utvelgelse vil skje på grunnlag av valgkriteriene som så lang det er mulig vil være vektet. For anskaffelser over terskelverdiene utlyses konkurransen i Doffin og TED og utvelgelse skjer etter vektede valgkriterier. Hovedregelen vil være at jo større anskaffelsen er dess større formelle krav settes det til gjennomføringen. Så langt det er mulig vil også disse formkravene benyttes ved anskaffelser innenfor forsyningssektoren. 3. Ved konsekvent bruk og utfylling av anskaffelsesprotokoll ansees det at kravet til gode nok rutiner vil være oppfylt. Dette sammen med revidert økonomiplan vil da være grunnlaget for å sikre at personer med nødvendig kunnskap omkring anskaffelsesregelverket kan gjennomføre en god anskaffelse. 4. Ved kommunens overgang til Ephorte ansees dette kravet å være tilfredsstilt da alle dokumenter scannes, samt at det er enklere overføring av E-post inn i saksbehandlersystemet. Det er utarbeidet egne regler for bruk av Ephorte og det er gjennomført kurs i bruk av systemet for alle ansatte. Videre er det utarbeidet rutiner for mottak, journalføring og åpning av innkomne tilbud. Ett vesentlig punkt for at dette skal fungere godt vil være at tilbydere følger opp kravene i tilbudsgrunnlag om tilstrekkelig merking av tilbud. 5. Mal for anskaffelsesprotokoll hentes fra veiledning til forskriften om offentlige anskaffelser. En er her enig i revisors bemerkning i at dette vil sikre at reglene følges. Side 12

13 6. Vedrørende bruken av rammeavtaler er dette tatt opp med Sør Trøndelag fylkeskommune som administrerer disse avtalene for å sikre at Selbu kommune kan benytte seg av alle inngåtte rammeavtaler. Med hilsen Karsten Reitan rådmann Side 13

14 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 42/2008 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 212 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: (Ikke vedlagt) Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av forskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor Tove Tveråmo vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet pr , og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Side 14

15 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 43/2008 tilsyn Vurdering av medlemskap i Forum for kontroll og Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Utrykt vedlegg Vedtekter for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) BAKGRUNN Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) ble etablert i november 2005, som en medlemsorganisasjon for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Etableringen kom i stand etter initiativ fra kontrollutvalgene og fylkesrevisjonene i Sør- og Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal, Hordaland og Finnmark. Bakgrunnen for ønsket om å etablere FKT var endringene i kommuneloven i 2004, som hadde ført til skarpere skille mellom kontrollutvalg som bestiller og revisjonen som utfører av revisjonsoppgaver. Den samme lovendringen åpnet videre for mulighet til å sette revisjonsoppdragene ut på anbud og velge private revisjonsselskap til å utføre oppdragene. Til å styrke kontrollutvalgene i deres arbeid ble kommunene/fylkeskommunene pålagt å etablere sekretariat for utvalgene. I kraft av lovendringene og kontrollutvalgenes styrkede rolle oppsto det et behov for å etablere en egen arena for utvalgene og deres sekretariat. SAKSUTREDNING: Beskrivelse av FKT Formålet med forumet er å være en møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll- og tilsynsfunksjon i kommuner, fylkeskommuner og i Sametinget. Forumet sine primære oppgaver er: o å styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes arbeid med kontroll og tilsyn o å være pådriver i arbeidet med faglig utvikling av kontrollutvalgene og sekretariatene o å være en arena for erfaringsutveksling o å styrke kontrollutvalgenes kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag Side 15

16 FKT ledes av et styre på 5 personer, hvorav 3 til enhver tid er kontrollutvalgsmedlemmer og 2 er ansatte i sekretariat. Styremedlemmene velges for to år av gangen, og styret ledes i perioden av Terje Hermansen, kontrollutvalgsleder i Hordaland fylkeskommune. Sekretariatsfunksjonen for FKT ivaretas av sekretariatet for kontrollutvalg i Hordaland fylkeskommune. Framtidig organisering av sekretariat for FKT er vedtatt utredet fram i mot årsmøte FKTs utvikling Utviklingen i antall enheter som er medlemmer i FKT siden stiftelsen har vært positiv. Pr september 2008 hadde FKT 117 kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og 20 sekretariat i sin medlemsmasse. Forumet har etter hvert etablert seg som en interesseorganisasjon med kontakter og innflytelse i spørsmål som angår kontrollutvalgenes rolle. Gjennom møter, høringer, henvendelser o.a til nasjonale myndigheter ser det ut til at FKT har etablert seg som et talerør for kontrollutvalgene og at forumets oppfatninger tas med i betraktning når det gjelder forhold som angår kontroll og tilsyn. Aktiviteten i FKT er, i tillegg til å tale kontrollutvalgenes sak, konsentrert rundt en årlig konferanse for kontrollutvalg og sekretariat samt informasjonsutveksling gjennom nettsidene Den årlige konferansen er åpen både for medlemmer og ikke-medlemmer, og på den måten et aktuelt tilbud uavhengig av hvorvidt utvalget tegner medlemskap. Kostnaden ved å delta vil imidlertid være noe høyere for ikke-medlemmer. Nettsiden inneholder også informasjon for ikke-medlemmer, men har egne innloggingsmuligheter for dem som har tegnet medlemskap. Kostnader ved et medlemskap I FKT Kostnadsmessig vil et medlemskap for kontrollutvalget i Selbu beløpe seg på kr. 1000,- pr. år. Kontingenten i FKT settes ut fra innbyggertallet i den kommunen/fylkeskommunen man representerer. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING: FKT har siden stiftingen i 2005 etablert seg som et forum som kontrollutvalgene finner det nyttig å delta i, og som øver innflytelse inn imot nasjonale myndigheter i saker som angår kontroll og tilsyn. Mulighetene til å ta del i noe av forumets aktivitet betinger ikke at det tegnes medlemskap. Dersom utvalget ønsker å engasjere seg aktivt i forumet eller mener at forumets virksomhet er viktig å støtte opp under kan et fullverdig medlemskap være på sin plass. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å vurdere medlemskap i Forum for kontrollutvalg. Dersom medlemskap tegnes legges det opp til en evaluering i løpet av KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tegner medlemskap i Forum for kontrollutvalg. Det gjennomføres en evaluering i løpet av 2009 for å vurdere nytten av medlemskapet. Side 16

17 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 44/2008 Møteplan for kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er imidlertid viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Møteplanen 2009 for kommunestyre er ikke klar, men vil muligens foreligge til kontrollutvalgets møte den Sekretariatet har likevel foreslått noen datoer for møter i kontrollutvalget. Utvalget kan løpende vurdere om det er behov for endringer. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2009: Kommunestyret Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget Kommunestyret September Oktober November Desember Kontrollutvalget Side 17

18 27. januar 2009 Årsmelding 2008 for kontrollutvalget. Overordnet analyse arbeid med plan for forvaltningsrevisjon april 2009 Forvaltningsrevisjonsrapport Kunnskapsløftet. Plan for forvaltningsrevisjon Regnskap Selbu kommune Orientering om forhold vedrørende skatteinnfordring og arbeidsgiverkontroll. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. (xx.xx.09) 9. juni 2009 (Møte ute ved en avdeling/virksomhet) Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 15. september 2009 Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for oktober 2009 Status regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjonrapport - behandling? 1. desember 2009 Møteplan for kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonrapport - behandling? KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i Forslag til møteplan for 2009 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2009: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 18

19 SELBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 45/2008 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 19