Møteinnkalling nr. 14/2017

Transkript

1 Møteinnkalling nr. 14/2017 Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunetyresalen, Statens Hus Møtedato: Tid: 10:00 Forfall meldes til utvalgssekretær Anne M. Standahl, som sørger for innkalling av varamedlem. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ogne Undertun ORD AP Hans Eide VARAORD SP Sissel Eide Fremstad MEDL AP Anne Torill Rødsjø MEDL AP Lene Kotte MEDL AP Fredrik Sandness MEDL AP Kristin Skilleås MEDL AP Hans Jørgen Lysø MEDL AP Hugo Solheim MEDL AP Jan Otto Olden MEDL AP Laila Iren Veie MEDL SP Ole Graneng MEDL SP Jan Inge Standahl MEDL SP Einar Aaland MEDL H Jan Vollan MEDL H Tore Melhuus MEDL H Tore Nilsen MEDL H Anne M. Bjørnerud MEDL H Walter Braa MEDL FRP Per Odd Solberg MEDL BB Mette Mari Leseth-Holm MEDL SV 1

2 Saksnr Innhold Lukket Saker til behandling: PS 17/75 Kvalitetsmelding Flyktningenheten 2018 PS 17/76 Kvalitetsmelding for barnehage 2018 PS 17/77 Kvalitetsmelding for Grunnskole 2018 PS 17/78 Tilstandsrapport Barnevern 2018 PS 17/79 Deltakelse Nordre Fosen vannområde PS 17/80 PS 17/81 PS 17/82 PS 17/83 Tiltaksplan spredte avløp - sluttbehandling Kommunale vigsler i Bjugn Orientering til kommunestyret om tilsyn i helse og omsorgsektoren våren 2017 Valg av personlig varamedlem for representantskapet i Fosen Renovasjon 2

3 Saker til behandling: PS 17/75 Kvalitetsmelding Flyktningenheten

4 SAKSFRAMLEGG Arkiv: 031 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/3 Hovedutvalg helse og oppvekst /75 Kommunestyret Saksbehandler: Kjetil By Rise Kvalitetsmelding Flyktningenheten 2018 Vedlegg: 1 Kvalitetsmelding for Flyktningeenheten Sjekkliste 3 Flytskjema Sakens bakgrunn og innhold: Kvalitetsmelding for flyktningenheten er utarbeidet og finnes som vedlegg. Vurdering: Vedlagte kvalitetsmelding gir en vurdering av situasjonen i flyktningarbeidet, og peker på aktuelle utfordringer nå og i tiden fremover. Oppsummering: Kvalitetsmelding for flyktningenheten legges fram for uttalelse i Hovedutvalg for helse og oppvekst, og for kommunestyret til orientering. Rådmannens innstilling: Kvalitetsmelding for flyktningenheten 2018 tas til orientering. Saksprotokoll i Hovedutvalg helse og oppvekst Behandling: Hovedutvalgets uttalelse: Utvalget mener dette er en god og informativ Kvalitetsmelding. Utvalget vil oppfordre hele Bjugn kommune til å tilby språk- og arbeidspraksis til flyktningene i kommunen. Hensyn til HMS og lignende må ikke være til hinder for å legge til rette for dette. Enstemmig vedtatt. Endelig uttalelse: Utvalget mener dette er en god og informativ Kvalitetsmelding. 4

5 Utvalget vil oppfordre hele Bjugn kommune til å tilby språk- og arbeidspraksis til flyktningene i kommunen. Hensyn til HMS og lignende må ikke være til hinder for å legge til rette for dette. 5

6 Flyktningenheten Kristin Skilleås

7 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten Innhold 1 Innledning Overordnede føringer Ressurser Økonomi Ressurser-personell/fagkompetanse Struktur Kultur Faglige resultater Overordnede anbefalinger videre Måleskjema

8 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 1 Innledning Flyktningenheten er som navnet tilsier en enhet som jobber med flyktninger som bosettes i Bjugn kommune. Dette innebærer tilrettelegging både i forhold til bosettingsprosessen, kvalifiseringsløpet, integreringsarbeidet, samt tverrfaglig arbeid med alle enheter i kommunen som berøres i dette bosettingsarbeidet. Kommunestyret har vedtatt at Bjugn kommune skal bosette flyktninger. Direktoratet for integrering og mangfold (IMDi) har på statlig nivå fått ansvar for bosetting av flyktninger. IMDi Midt-Norge har ansvar for vår region, og administrer alt rundt bosetting. Asyl innvilges etter Utlendingsloven til den som har behov for beskyttelse på grunn av velgrunnet frykt for forfølgelse, eller står i fare for å bli utsatt for dødsstraff, tortur, umenneskelig eller nedverdigende behandling eller straff ved tilbakevending til hjemlandet. Noen få innvilges også opphold på humanitært grunnlag. IMDi koordinerer bosettingsarbeidet med flyktninger i Norge og administrer integreringstilskuddet for bosettingskommuner. Kommunestyret i Bjugn gjorde 7.juni 2016 følgende vedtak: 1. Bjugn kommune er positiv til videre bosetting av flyktninger. 2. Bjugn kommune vedtar å bosette 10 flyktninger hvert år i årene Dersom vi utvikler kapasitet til å ta imot flere og kommunestyret ønsker dette, er det mulig å ta imot flere flyktninger enn hva vedtatt forpliktelse tilsier. 3. Kommunen bosetter ikke enslige mindreårige før kommunen er i en bedre økonomisk situasjon og har etablert kunnskap og kapasitet til denne type bosetting. I og med at flyktningestrømmen til Norge er vesentlig redusert vil behovet for å bosette flyktninger i norske kommuner reduseres. De siste prognosene fra juni viser at behovet vil være om lag 4400 personer. Det er under halvparten av det antallet som kommunene kommer til å ta imot i år. Bjugn kommune vil i løpet av uke 44 enten få brev fra IMDi om at vi ikke får bosette flykninger i 2018 eller vi får en ny anmodning fra IMDI om at vi blir en av de kommunene som får fortsette å bosette flyktninger i vår kommune i Hvis kommunen ikke får nye flyktninger vil det kunne få betydning for kommunens inntekter på området. 3 8

9 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 2 Overordnede føringer Kommunen har etter Introduksjonsloven ansvaret for bosetting, opplæring i norsk og samfunnskunnskap, samt å yte helsehjelp til nyankomne flyktninger. Formålet med loven er å styrke deres mulighet for deltagelse i yrkes- og samfunnslivet, og deres økonomiske selvstendighet. Rett og plikt til deltakelse i introduksjonsprogram gjelder for nyankommet utlending mellom år som har: - behov for grunnleggende kvalifisering. - har fått opphold etter 2 i introduksjonsloven av utlendingsmyndigheten. - er bosatt i kommunen etter avtale med IMDi. Kommunen skal i samarbeid med IMDi sørge for introduksjonsprogram til nyankomne innvandrer som er bosatt i kommunen. Som nyankommet regnes den som har vært bosatt i en kommune i mindre enn to år. Botiden i landet før første bosetting i en kommune, for eksempel i asylmottak, regnes ikke med. Personer som kommer via familiegjenforening omfattes også av introduksjonsprogram har også rett og plikt til introduksjonsprogram. Introduksjonsprogrammet tar sikte på å gi grunnleggende ferdigheter i norsk, gi grunnleggende innsikt i norsk samfunnsliv og forberede for deltagelse i yrkeslivet. Kommunen er pliktig til å tilby program senest tre måneder etter bosetting i kommunen. Programmet skal være helårlig, på full tid og kan vare inntil to år. Ved særlige tilfeller kan programmet forlenges med et tredje år. Godkjente permisjoner underveis i programmet legges til varigheten. Voksenopplæringen som ligger under Botngård skole har ansvar for norsk- og samfunnsfagopplæring for voksne flyktninger i Bjugn. Skolen får informasjon om forventet ankomst av antall flyktninger når dette foreligger. Etter at det er gjort vedtak om mottak av navngitte personer videreføres aktuell informasjon om den enkelte til voksenopplæringen. Skolen starter undervisningen så snart som mulig etter ankomst. Undervisningen i norsk og samfunnsfag følger «Læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere». Deltakere i introduksjonsprogrammet har en eller to dager per uke med språkpraksis i norskopplæringen. Dette er en viktig del av introduksjonsprogrammet. Gjennom praksis møter de nye folk og får på den måten bedre mulighet for integrering. De lærer mye norsk gjennom språkpraksis samtidig som de får et innblikk i norsk arbeidsliv. Det har frem til nå gått rimelig greit å skaffe praksisplasser. Vi har noen utfordringer med å skaffe plasser som er relevant i forhold til tidligere utdanning eller yrkeserfaring. Samfunnskunnskapsdelen (50 timer) avholdes som egne kurs hvert skoleår. Intensjonen er at dette kurset skal avholdes så tidlig i løpet som mulig og på et språk som deltakeren forstår. Noen av introdeltakerne har hatt kurs i mottak, andre ikke. Erfaringen er at enkelte som har fått dette kurset i mottak ikke har hatt godt nok utbytte av dette. Som en liten kommune med liten tilgang på morsmålslærere på de aktuelle språkene må vi vente med kurset til de forstår nok norsk. Det ligger mye materiell på ulike språk på internett, og dette brukes mye i undervisningen av samfunnskunnskap for å sikre at deltakerne forstår stoffet. Samfunnsfagkursene etterfølges av en nasjonal test som de må bestå. Deltakelse i introduksjonsordningen skal dokumenteres i nasjonalt register for introduksjonsordningen og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere (NIR). Formålet med NIR framgår av introduksjonslovens 23 tredje og fjerde ledd. Hovedformålet med NIR er å dokumentere hvem som deltar i: -Introduksjonsordningen -Opplæring i Norsk og samfunnskunnskap -Norskopplæring for asylsøkere Forvaltningsloven med dens regler om frister, saksbehandling og veiledningsplikt gjelder for flyktningetjenesten på lik linje med andre kommunale enheter og virksomheter. I kommuneplanenes samfunnsdel under kapitel 4 «Verden og Bjugn» står det: 4 9

10 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten «være vertskommune med et åpent sinn for alle typer flyktninger, enten man flykter fra trangboddhet, støy, krig eller naturkatastrofer, men innenfor rammen av nasjonal asyl- og innvandringspolitikk.» Dette har Bjugn kommune prøvd å imøtekomme ved å bosette flyktninger gjennom IMDi siden Asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente har samme rett til helsetjenester som den øvrige befolkningen. Rettighetene omfatter både somatisk og psykisk helsehjelp fra kommunen og spesialisthelsetjeneste, inkludert hjelp for rusproblemer. Alle barn under 18 år som oppholder seg i Norge har rett til både helse og omsorgstjenester

11 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 3 Ressurser 3.1 Økonomi Flyktningeenheten er finansiert gjennom statlige integreringstilskudd. For å kunne møte uforutsette fremtidige behov for integreringstiltak er udisponerte statlige midler som kommunen er tildelt for integreringsarbeid avsatt på fond. Tilskuddordningen er lagt opp slik at tilskuddet kommunen får de to første årene flyktningene er bosatt i kommunen er stort nok til å dekke kostander ved bosettingen. Tilskuddet for år 3-5 er derimot ikke stort nok for å dekke utgiftene til flyktningene hvis de ikke har kommet seg over i ordinært arbeid eller skoleløp. Vi ser også økonomiske utfordringer i forbindelse med fødselspermisjoner da livsopphold dekkes av kommunens introduksjonstilskudd, mens permisjonen gir rett til lengre deltakelse i programmet uten at tilskuddet kommunen får blir utvidet tilsvarende. Stortinget har fastsatt følgende satser for integreringstilskudd i 2017: TILSKUDD ÅR SATS Integreringstilskudd År-1 (2017) Kr (voksne)* Kr (barn)* Kr (enslige voksne) Kr (enslig mindreårig) År-2 Kr År-3 Kr År-4 Kr År-5 Kr Tillegg for bosetting av enslige mindreårige Kr (engangstilskudd) i 2017 Barnehagetilskudd Kr (engangstilskudd) Eldretilskudd Kr (engangstilskudd) Personer med kjente funksjonshemminger Tilskudd 1: Kr (engangstilskudd) Tilskudd 2: Inntil kr i inntil 5 år. Deltagelse i introduksjonsprogrammet utløser rett til introduksjonsstønad. For deltagere i program er stønaden på årsbasis lik to ganger folketrygdens grunnbeløp. Deltaker under 25år mottar 2/3 av stønaden. Stønaden skal i utgangspunktet dekke de løpende utgifter deltageren (og familien) måtte ha til et nøkternt forbruk. Dersom forsørgelsesbyrden er så stor eller at det dukker opp ekstraordinære utgifter som ikke lar seg dekke av stønaden, må vedkommende på lik linje med andre som har behov for det søke om sosialhjelp. Dette behandles etter Lov om sosialtjenester, og av NAV. Det søkes også om bostøtte med en gang de kommer til kommunen. Frem til nyankomne flyktninger starter i introduksjonsprogram mottar de sosialhjelp, det er da kommunen som betaler husleie og strømutgifter. Dette dekkes av integreringstilskuddet. 3.2 Ressurser-personell/fagkompetanse Det er 3 stillinger ved enheten. Det har frem til vært kun flyktningekoordinator i 100% startet det en programrådgiver i 50% stiling startet det en bo og miljøveileder i 40% stilling i enheten. Totalt er det p.d.d 1.9 årsverk i enheten. I tillegg leies inn en av kommunens ansatte til 1t pr uke til fysisk aktivitet. Disse stillingene lønnes gjennom integreringstilskuddet. Hvis kommunen ikke får anmodning om bosetting i 2018 er det viktig at bemanningen i enheten opprettholdes. Kommunen har ansvaret for de som bosettes i kommunen gjennom IMDI i 5 år fra bosettingsdato. Arbeidet i enheten dreies da bort fra bosettingsarbeidet og mere over på integrering og kvalifiseringsløpet til den enkelte. Om det skulle vise seg at flyktningestrømmen inn til Norge blir vedvarende lav må man vurdere en nedbemanning av enheten på sikt. Vi har totalt 39 flyktninger i kommunen. 4 har flyttet ut av kommunen siden

12 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 4 Struktur Arbeidet med mottak av flyktninger er organisert i egen avdeling som ble opprettet i Hovedoppgaven for flyktningeenheten er å ivareta flyktninger som, etter politisk vedtak, blir bosatt i Bjugn kommune etter avtale med IMDi, og familiegjenforente til disse. Dette vil si klargjøring før bosetting, selve bosettingen, etableringsfasen, oppfølging av den enkeltes introduksjonsprogram, innsøking til barnehage/skole, gi råd og veiledning i hverdagslivet til de nyankomne, tett tverrfaglig samarbeid med andre avdelinger og frivillige organisasjoner. Arbeidsoppgavene i enheten er delt mellom bo og miljøveileder, programrådgiver og flyktningekoordinator. Bo og miljøveilederen jobber med klargjøring før bosetting, boveiledning, håndtering av hverdagsutfordringer, samt integreringsarbeid. Programrådgiveren jobber hovedsakelig med å følge opp introduksjonsdeltagere i forhold til det som omhandler kvalifisering enten for skolegang eller ordinært arbeid. Flyktningekoordinatoren er kommunens kontaktperson opp mot departement og direktorater tilknyttet bosetting av flyktninger, samarbeid og koordinering av bosettingsarbeidet med andre instanser og kommuner, samt økonomi og budsjettansvarlig. Flyktningeeneheten er avhengig av å ha lett tilgang til de fleste andre enheter i kommunen, da arbeidet i denne enheten omfatter hele livet til den nybosatte som opplæring, helse og fritid, bolig og tilgang til arbeidsliv. Flyktninger har samme plikter, behov og krav på tjenester som kommunens øvrige innbyggere. Det er derfor viktig at fagpersoner på tvers i kommunen har et flerkulturelt perspektiv, og kunnskap om hvordan det er hensiktsmessig å kommunisere for å være sikker på at man forstår og blir forstått. Vi erfarer så langt at dette er en gruppe som krever en tettere oppføling, spesielt i forhold til helsetilbudet og oppvekst. Flyktningeenheten har faste møter med voksenopplæringen om det generelle undervisningstilbudet, og når det gjelder progresjon eller manglende fremgang for den enkelte elev. Flyktningeenheten og NAV Bjugn samarbeider tett. Her er det utarbeidet en samarbeidsavtale. Grunnlaget for avtalen er Rundskriv Q-27/2015 som er en oppfølging av Lov om introduksjonsordningen og norskopplæring for nyankomne innvandrere. Flyktningeenheten har også jevnlige samtaler med psykisk helse. September 2017 ble det dannet en tverrfaglig ressursgruppe (beslutningsteam). Gruppen skal ha jevnlige møter der bosetting, kvalifisering og inkludering blir gjennomgående tema. I denne gruppen kan man se på plan for bosetting, hva fungerer bra, hvor trykker skoen osv. Fritidsaktiviteter og ulike organisasjoner er avgjørende for å bygge nettverk og det blir viktig å delta på lik linje med andre nordmenn. Etter bosetting gjøres tilbudet om ulike idretter, svømmehall, bibliotek og kulturskole kjent for flyktningene. Det er viktig at det legges til rette for deltagelse i ulike lag og organisasjoner. Deltakelse i organisasjonslivet er viktig for nettverksbygging, det gir kontakter og det formidler gode holdninger. Det er pr i dag et godt samarbeid mellom kulturskolen, frivilligsentralen og flyktningenheten. Det samarbeides også med Bjugn Rotary. Både Fagforbundet og Utdanningsforbundet har bidratt til ulike integreringstiltak. 7 12

13 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 5 Kultur Enheten har økt fra en ansatt til tre ansatte siden juni Vi gjennomfører teammøter hver mandag der både faglig kompetanse og konkrete arbeidsfordelinger står på agendaen. Dialogen og samarbeidsklimaet er godt. Kommunen er med i faglig forum for kommunalt flyktningarbeid (FFKF) FFKF er et landsdekkende faglig forum. Fylkeslaget arrangerer egne medlemsmøter, der vi får faglig påfyll, råd, veiledning og en god arena for nettverksbygging i det daglige flyktningarbeidet. Fosen kommunene samarbeider også tett rundt bosettingsarbeidet, da samtlige kommuner unntatt Roan bosetter flyktninger. Kommunen har selv etablert en tverrfaglig ressursgruppe rundt det som omhandler bosetting av flyktninger i kommunen, man håper med dette å oppnå en godt forankret ansvarsfølelse i alle enheter i kommunen i forhold til at Bjugn kommune er en bosettingskommune. 6 Faglige resultater P.d.d er det totalt 39 nybosatte som bor i kommunen. Siden 2014 har 4 bosatte valgt å flytte fra kommunen av ulike årsaker. Vi er en fersk bosettingskommune, dette er det første året vi ser resultater av hvor mange vi får direkte over i et utdanningsløp eller i arbeid. Pr. september 2017 er statusen: 2 personer i ordinært arbeid 1 person i arbeidskvalifiserende tiltak gjennom NAV 11 personer i norskopplæring 9 personer går på grunnskoleløpet 4 personer går på videregåendeskole 2 personer er ute i fødselspermisjon. Dette er resultater vi er godt fornøyd med. 7 Overordnede anbefalinger videre. Kommunen har sammensatte utfordringer i arbeidet med å motta og ivareta nyankomne flyktninger og gi dem en trygg tilværelse. Det kan være juridiske, helsefaglige og etiske utfordringer. Hvorvidt man lykkes med dette arbeidet er knyttet til gjennomføringen av introduksjonsprogrammet og flyktningenes egen motivasjon for et vellykket resultat. Store kulturforskjeller mellom flyktninger og nordmenn kan bidra til utfordringer, men introduksjonsprogrammet er et godt hjelpemiddel for å oppnå økt tilpassing og integrering. Det er viktig at de blir raskest mulig selvhjulpne, både økonomisk og i forhold til å delta i samfunnet ellers på lik linje med øvrige innbyggere. Det er svært viktig at bosetting av flyktninger skal bli et naturlig ansvarsområde for de ulike enhetene i kommunen. Ingen kan spille en symfoni alene, det kreves et helt orkester for å få det til. Viktige verktøy for å klare dette vil være tverrfaglige samarbeidet i beslutningsteamet, samarbeidsavtalen med NAV, tett og godt samarbeid med voksenopplæringen. Vi ønsker å skape et samarbeid med alle aktuelle enheter og avdelinger i kommunen som yter tjenester som er relevant for bosetting av flyktninger på generelt nivå og i forhold til den enkeltes behov. Vi må evne å se på våre nye bosatte som en ressurs for og i kommunen. Det er et mål for kommunen at alle innbyggere skal føle tilhørighet og delta i samfunnet. Når vi mennesker føler oss inkludert får vi et eierforhold til samfunnet og da ønsker vi å bidra til felleskapet. Å ha en jobb eller være i utdanning er viktig både for integrering i samfunnet og den enkeltes helse. Deltakelse i frivillig sektor er viktig for alle innbyggere i kommunen. Det kan være ekstra vanskelig for en nybosatt som ikke behersker språket godt å komme inn i disse 8 13

14 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten fellesskapene. Nybosatte har heller ikke det nettverket som skal til. Kommunen må derfor legge ekstra til rette for at nybosatte kommer i kontakt med frivillig sektor. Mål for arbeidet med flyktninge- og inkluderingsarbeidet: Kortsiktige mål (0-1år etter bosetting) Norskopplæring og språkpraksis (introduksjonsprogrammet) er kommet i gang snarest mulig etter bosetting. Barn og unge i grunnskolealder får ordinært skoletilbud Barn og ungdom i grunnskolealder har et fritidstilbud Det er etablert et helsetilbud til de bosatte. Bosatte har tilstrekkelig norskkunnskaper til å klare hverdagssituasjoner. Barn under skolepliktig alder har barnehageplass. Langsiktig mål (2-4år etter bosetting) Bosatte er i arbeid eller under utdanning, og har ordinær lønnsinntekt eller flyktningstipend. Bosatte har tilstrekkelig norskkunnskaper til videre skolegang eller arbeidsliv. Barn og unge deltar på fritidsaktiviteter på linje med andre innbyggere i kommunen. Langsiktig mål (5år + etter bosetting) Flyktningene er på alle vesentlige områder selvhjulpne. Flykningene er ressurspersoner for nyankomne flyktninger. Vi ser at det blir utfordrende å finne arbeidsplasser til de som bosettes i kommunen. Regelendringer i forhold til søknad om permanent opphold gjør også sitt til at de fleste er ut etter en deltidsjobb mens de er i introduksjonsprogrammet, dette for å innfri de økonomiske kravene som skal dokumenteres når man søker om permanent opphold. Her opplever vi et sprik mellom etterspørsel og alternativer/tilbud. Vi i flyktningenheten samarbeider på dette området både med NAV og frivilligheten, samt at vi jobber ut i egen organisasjon for å prøve å finne noe jobber. 9 14

15 Kvalitetsmelding for Flyktningenheten 8 Måleskjema Enhet: Flyktningenheten Hvordan måle/datakilde: Tjeneste: Etablere tverrfaglig ressursteam for å bedre mottak av nye bjugninger Sikre jevnlig og god dialog med voksenopplæringen Etablere felles arena for å diskutere kvalifiseringsløp Individuell plan Utarbeide rutinebeskrivelse ifht til kartlegging av intro.deltagere Avklare antall praksisplasser i egen organisasjon Arbeidsmiljø: Teste ut etablerte sikringssystem Skape tverrfaglig arbeidsmiljø mellom de som jobber med tematikken Flyktningenheten: gjennomføre faste teammøter hver mandag Kunnskap: Delta på eksiterende FFKF nettverk Holde seg oppdatert gjennom fagdager, kurs Budsjettdisiplin: Mer kunnskap om budsjett og budsjettpostering Følge månedlig gjennomgang av budsjett. Faste tverrfaglige møter er fastsatt Faste møtepunkter med enkle referat Fast møte med leder VO og flyktningekoordinator. Individuelle planer for hver enkelt er laget innen 3mnd etter oppstart i intro.prog Rutinebeskrivelse er utarbeidet. Plasser er avklart med enhetene Egen opplevelse av tiltak Faste tverrfaglige møter mellom blant annet enheten, voksenopplæring og NAV Faste team møter God dialog. Enkle referat Referat fra møter Deltagelse Fungerer budsjettet som et godt arbeidsverktøy? Budsjett i balanse Vedlegg: Rutineskjema og flytskjema 10 15

16 Rutine/sjekkliste for bosetting av flyktninger i Bjugn kommune Gjelder praktiske aspektene ved bosetting. Lagres i journalmappen til den enkelte. Navn: Dato/bosettingsdato: Forberedelse OK Finne bolig Bestille/kjøpe/etterspørre inventar. Kontakt mottak med informasjon om bolig og ca tidspunkt for bosetting. Aktuell bosetting formidles til berørte samarbeidspartnere. Velkomstbrev til flyktning med kort orientering om Bjugn kommune, bolig, introduksjonsprogram,økonomi og kontaktinformasjon. Brevet sendes med kopi til mottaket. Flyktningen skriver under på at han/hun har mottatt informasjon om de gitte punktene. Forberede bolig/ montering av møbler/vasking av bolig Postkasse og navn på postkasse Kopi av nøkler til bolig hvis nødvendig Tilgjengelig informasjon formidles til aktuelle enheter Forberedende møte med berørte parter gjennomføres ved behov. Utarbeide husleiekontrakt Avtale bosettingsdato, tidspunkt og møteplass med mottak. Be mottak om en kort vurdering av flyktning for å foregripe behovet i bosettingsfasen. Også evt. mobilnummer, mailadresse, og kontonummer, hvis flyktningen har dette. Spør om vedkommende har vært i arbeid eller har hatt andre inntekter. Åpne strømabonnement, der det ikke er inkludert i husleien. Første utbetaling av sosialhjelp må være i orden samme dag som flyktning ankommer kommunen. Første utbetaling er kontant, senere overføres dette til konto. Vurdere om det er nødvendig å bestille tolk til ankomst. Vurdere om det er aktuelle flyktninger som kan bistå ved deler av bosettingsfasen. Ved bofellesskap: utarbeide husordensregler for bofellesskap Bosettingsmappe med tilhørende dokumenter (viktige telefonnummer, brannvern, avfallskalender, aktuelle brosjyrer). 16

17 BOSETTINGSFASEN Ankomsten er viktig. Det er flyktningens første møte med nye mennesker i sin bosettingskommune, og i tillegg er det flyktningens første møte med kommunen som organisasjon. For flyktningen er alt nytt, og det er viktig å skape trygghet ved å være imøtekommende og ved å gi god informasjon. Ankomst OK Motta flyktning på ankomststed og frakte vedkommende med bagasje til bolig. Flyktning mottar nøkkel til leiligheten og skriver under på dette. Flyktning mottar første utbetaling (hvis det er kontantutbetaling må flyktningen skrive under på mottatt utbetaling) (Obs: Flyktningene får til livsopphold fra mottaket, ikke alltid nødvendig med utbetaling umiddelbart etter ankomst) Kort informasjon om bolig. Særlig postkasse, søppeldunker, elektriske artikler, brannslokningsutstyr. Informasjon tilpasses og er avhengig av flyktningens tidligere boerfaring. Informasjon om beliggenhet av butikker, bibliotek, skole, legekontor og andre sentrale samfunnsinstitusjoner. Tilbud om bistand til innkjøp av dagligvarer. Tidspunkt og sted for informasjonsmøte formidles til flyktning. Bosettingsmappe med tilhørende dokumenter (viktig telefonnummer, avfallskalender) leveres den nybosatte. I den første tiden er det viktig å være tilgjengelig for den nybosatte ved behov. Denne tiden er viktig for å skape en positiv relasjon til kommunen. Det er en løpende vurdering når vi skal oppfordre til selvstendighet. De fleste mennesker ønsker å være selvstendige. Etableringsfasen OK Informasjonsmøte gjennomføres i løpet av de første dagene. Det er viktig å sikre god kommunikasjon. Tolk bestilles. Følgende punkter skal tas opp: Plan for den første uken. Bolig; husleiekontrakt, eventuell kommunal garanti på depositum Økonomi (sosialhjelp, etableringstilskudd, introduksjonsstønad, annet) Informasjon om rettigheter (tolk, lege, tannlege, vinterklær, aktuelle trygdeytelser). Kort informasjon om NAV Praktiske forhold som må ordnes. Gi flyktningene tid og anledning til å stille spørsmål. 17

18 Melde flytting i folkeregisteret (skjema kan fylles ut av veileder på forhånd) Adresseendring hos posten (krever personlig oppmøte og legitimasjon) Ordne med skattekort (skjema kan fylles ut av veileder på forhånd) Søke bostøtte Opprette bankkonto. Følgende dokumenter trengs: fødselsnummer, oppholdstillatelse og reisebevis/pass. Meld inn melding om tiltredelse til Fosen Lønn før første utbetaling av introduksjonsstønad. Gi bistand til å opprette eventuelt abonnement til tv og internett. Gi informasjon om strømabonnement. Sett opp samtale for informasjon om introduksjonsprogram og individuell plan. Helsestasjon orienteres om ny bosetting. De etterspør helseopplysninger fra mottaket. Disse overføres til legekontoret. Helsestasjon følger opp vaksiner. Orientering om at kommunen dekker første legetime/tannlegesjekk. Flyktningeenheten bistår med bestilling av time hvis ønskelig. I løpet av den første uken skal flyktningen ha fått oversikt over Botngård. Beliggenhet av lege, helsestasjon, skole, rådhus/kommunehus, bibliotek, butikker, treningsarenaer, bussholdeplass og lignende. Gi informasjon om aktivitetstilbud i Bjugn. Besøk på voksenopplæringa; flyktningen introduseres for lærere og elever. Møte skole/barnehage hvis flyktningen har barn. Boveiledning hvis det vurderes som nødvendig. Sett tidspunkt for kartleggingssamtale Oppdatering av NIR Før regnskap over hva som er kjøpt inn til bolig/person. Skifte av fastlege 18

19 Ønsket situasjon: Politisk Vedtak om bosetting etter forespørsel fra IMDI Presentasjon fra IMDI av bosettingsklare etter kriterier fra kommunen: For eksempel i forhold til boligtilgang Beslutningsteam Månedlig og ellers etter behov Hva er behovet Hvem har ansvar Hva fungerer Hvor trykker skoen Kommunen beslutter: Helsesøster Kultur Voksenopplæring Anlegg og drift Flyktningkoordinator Bofellesskap, leilighet, privat/ kommunal Flyktningen ankommer Bjugn Folkeregistrering Praktisk bosetting Papirer og søknader mm Kartlegging av kompetanse, utdanning, arbeids-erfaring, helsetilstand. Vedtak om introduksjonsprogram Ansvar: flyktningenh, VO og NAV Samfunnsintegrering: Frivilligsentral, Kulturskole, Idrettslag, Organisasjonsliv Norsk og samfunns -fag Innen 3.mnd vurdere arbeids- eller skolerettet løp Arbeidspraksis Behovsprøvd norsk Grunnskole opplæring Krav til Norsk og Engelsk Språkpraksis/ opplegg i undervisningsfrie perioder Arbeid Videregående opplæring Høyskole/ Universitet Bosetting i bolig med veiledning ved behov, og med mål om å eie eller leie egen bolig Mål: Deltager er kvalifisert enten for jobb eller videre skolegang Økonomisk selvstendig 19

20 SAKSFRAMLEGG Arkiv: 031 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/4 Hovedutvalg helse og oppvekst /76 Kommunestyret Saksbehandler: Kjetil By Rise Kvalitetsmelding for barnehage 2018 Vedlegg: 1 Kvalitetsmelding for barnehage 2018 Sakens bakgrunn og innhold: Kvalitetsmelding for barnehage er utarbeidet og finnes som vedlegg. Vurdering: Vedlagte kvalitetsmelding gir en vurdering av situasjonen i barnehagefeltet, og peker på aktuelle utfordringer nå og i tiden fremover. Oppsummering: Kvalitetsmelding for barnehage legges fram for uttalelse i Hovedutvalg for helse og oppvekst, og for kommunestyret til orientering. Rådmannens innstilling: Kvalitetsmelding for barnehage 2018 tas til orientering. Saksprotokoll i Hovedutvalg helse og oppvekst Behandling: Hovedutvalget uttalelse: Utvalget savner en oversikt over kompetansen i Barnehagen, både generelt og spesialundervisningskompetanse. Enstemmig vedtatt. Endelig uttalelse: Utvalget savner en oversikt over kompetansen i Barnehagen, både generelt og spesialundervisningskompetanse. 20

21 Kvalitetsmelding for Barnehagene Oktober

22 Overordnede føringer Barnehagene drives i tråd med overordnet Lov om barnehager, barnehageloven. Loven (med forskrift) klargjør formålet med barnehagen, og barnehagens innhold. 1.Formål Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barnas behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. Barnehagen skal bygge på grunnleggende verdier i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfrihet, nestekjærlighet, tilgivelse, likeverd og solidaritet, verdier som kommer til uttrykk i ulike religioner og livssyn og som er forankret i menneskerettighetene. Barna skal få utfolde skaperglede, undring og utforskertrang. De skal lære å ta vare på seg selv, hverandre og naturen. Barna skal utvikle grunnleggende kunnskaper og ferdigheter. De skal ha rett til medvirkning tilpasset alder og forutsetninger. Barnehagen skal møte barna med tillit og respekt, og anerkjenne barndommens egenverdi. Den skal bidra til trivsel og glede i lek og læring, og være et utfordrende og trygt sted for fellesskap og vennskap. Barnehagen skal fremme demokrati og likestilling og motarbeide alle former for diskriminering. 2.Barnehagens innhold Barnehagen skal være en pedagogisk virksomhet. Barnehagen skal gi barn muligheter for lek, livsutfoldelse og meningsfylte opplevelser og aktiviteter. Barnehagen skal ta hensyn til barnas alder, funksjonsnivå, kjønn, sosiale, etniske og kulturelle bakgrunn, herunder samiske barns språk og kultur. Barnehagen skal formidle verdier og kultur, gi rom for barns egen kulturskaping og bidra til at alle barn får oppleve glede og mestring i et sosialt og kulturelt fellesskap. Barnehagen skal støtte barns nysgjerrighet, kreativitet og vitebegjær og gi utfordringer med utgangspunkt i barnets interesser, kunnskaper og ferdigheter. Barnehagen skal ha en helsefremmende og en forebyggende funksjon og bidra til å utjevne sosiale forskjeller. Departementet fastsetter en rammeplan for barnehagen. Rammeplanen skal gi retningslinjer for barnehagens innhold og oppgaver. Barnehagens eier kan tilpasse rammeplanen til lokale forhold. Med utgangspunkt i rammeplan for barnehagen skal samarbeidsutvalget for hver barnehage fastsette en årsplan for den pedagogiske virksomheten. Ny rammeplan ble vedtatt april 17 med virkning fra Rammeplanen er en forskrift til barnehageloven, den er et viktig styringsdokument og gir utfyllende bestemmelser om barnehagens innhold og oppgaver. Barnehagen skal fremme demokrati, mangfold og gjensidig respekt, likestilling, bærekraftig utvikling, livsmestring og helse. Barnehagens verdigrunnlag skal formidles, praktiseres og oppleves i alle deler av barnehagens pedagogiske arbeid. Den nye rammeplanen er tydeligere på barnehagenes forpliktelser, hva personalet skal gjøre for at barna skal trives og utvikle seg. Den beskriver barnehageeieren, styrerens og den pedagogiske lederen rolle, samt alle ansatte sine plikter. Den nye rammeplanen inneholder større krav til planer for overganger og progresjon for barnas utvikling. Rammeplanen tydeliggjør gjennom sju fagområder med tydelige mål hvordan vi skal bidra til å fremme barns trivsel, allsidig utvikling og helse. Vi i Bjugn kommune har ut fra gammel rammeplan en egen lokal fagplan for fagområdene som nå må tilpasses ny rammeplan. 22

23 Alle barnehager skal utarbeide egne årsplaner. De kommunale barnehagene lager årsplaner som følger kalenderåret. Den ikke-kommunale følger barnehageåret. Årsplanene inneholder informasjon om hvordan hver enkelt barnehage arbeider med innholdet i rammeplanen, og ligger på kommunens hjemmesider. I tråd med kommuneplanens samfunnsdel, arbeider barnehagene for at foreldrerollen skal styrkes, og legger til rette for et godt tilbud til barn med spesielle behov. Barnehagene har rutiner for hvordan dette arbeidet skal ivaretas. Samfunnsdelen gir også føringer for at det skal arbeides med folkehelse. Dette er et område barnehagene har hatt stort fokus på, både for barn og ansatte. Eksempler er kosthold, ergonomi, fysisk aktivitet og trivsel. Det forvaltningsmessige, da spesielt knyttet til enkeltvedtak, klagerett og klagebehandling er regulert i Forvaltningsloven. Deler av lov om barnevernstjenester regulerer blant annet opplysningsplikt for ansatte i barnehagen. I tillegg vil arbeidsmiljøloven påvirke bygg og forholdet til ansatte. Ressurser Midler til bemanning og nødvendig drift kommer i barnehagenes budsjetter. Den viktigste ressursen for barnehagene er personalet, og det prioriteres å ha tilstrekkelig og kompetent bemanning. Barnehagene har en stor andel av barn med spesielle behov som krever ekstra ressurser i bemanning, tid, rom og utstyr. Barnehageloven gir klare føringer for hvor stor den pedagogiske bemanningen i barnehagene skal være, samt kravet til ledelsesressurs. I bemanningsplanen har vi som mål at halvparten av de ansatte skal være barnehagelærere, den andre halvparten barne- og ungdomsarbeidere og assistenter likt fordelt. For å sikre kvaliteten på tjenesten er det viktig med god og riktig pedagogisk kompetanse i barnehagene. Dette for å ivareta det pedagogiske innholdet, veilede øvrig personale, studenter og lærlinger. Alle stillinger med krav om barnehagelærerutdanning er besatt av barnehagelærere. Vi ønsker oss flere ansatte med fagbrev som barne- og ungdomsarbeidere. Det er det flere av de som i dag er ansatt som assistenter som nå skal begynne på barne og ungdomsarbeiderutdanning i høst. Noen har tatt teorien, men ikke den praktiske prøven ennå. Struktur Vi har kommunale barnehager i Botngård sentrum og i grendene Lysøysundet og Vallersund. I Ervika er det en ikke-kommunal barnehage drevet av Læringsverkstedet. Barnehagene er avdelingsbarnehager, det betyr at barna har tilhørighet til en fast avdeling med et fast personale. Barnas alder i avdelingene varierer noe, men de fleste avdelingene er enten småbarnsavdelinger med barn i alderen 0 3 år og inntil 12 barn per avdeling, eller storbarnsavdelinger med barn i alderen 3 5 år og inntil 24 barn per avdeling. De største variasjonene har vi i Solkysten barnehage, fordi barnetallet i Vallersund og Lysøysundet endrer seg mye fra år til år. 23

24 Antall barn i barnehagene varierer noe fra år til år, men de siste årene har vi hatt en jevn økning. Ved hovedopptaket tildeles foreldrene plass fra august eller januar ut fra hva de søker om. Det fører til at vi hvert år har færre barn ved oppstart av barnehageåret i august, enn i januar. Dette har gått greit de siste årene fordi vi har hatt noe ledig kapasitet ved enkelte avdelinger. Det er en større utfordring i forhold til kvalifisert personale da vi må øke bemanningen i januar hvert år, og da kan det være vanskelig å finne gode søkere. Hver barnehage ledes av en styrer som har det daglige ansvaret for den enkelte barnehage. Hver enkelt avdeling ledes av en pedagogisk leder. Begge disse lederfunksjonene er viktige for å kunne ivareta det pedagogiske og administrative arbeidet ved barnehagen. Barnehagene i Bjugn ledes av enhetsleder for barnehage. Enhetsleder skal lede utviklingsarbeid og har det overordnede ansvaret for de kommunale barnehagene. Enhetsleder har også myndigheten som barnehageeier, noe som innebærer veiledningsansvar for alle barnehager i kommunen og ivaretakelse av felles opptak med kommunale og private barnehager. I tillegg ivaretar enhetslederen tilsynsmyndigheten i kommunen i samarbeid med de andre kommunene på Fosen. Kultur Siste medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført i Resultatene fra den viste at de ansatte trives godt på jobb i barnehagene, og at det er et godt psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidet med å sikre et fortsatt godt psykososialt arbeidsmiljø jobbes det kontinuerlig med. Barnehagene har utarbeidet en «Standard for kommunikasjon» ved den enkelte barnehage. Denne inneholder punkter som de ansatte i fellesskap har satt opp for å beskrive hvordan de vil at kommunikasjonen ved barnehagene skal være. Hvordan skal vi spille hverandre god er utgangspunktet. Denne tas hele tiden opp som tema til diskusjon. For å trives i jobben er det viktig at alle ansatte har medvirkning i sin hverdag. Det er viktig å ha arbeidsoppgaver som gir mening, og som de opplever at de er kompetente til å kunne utføre. Medarbeidersamtaler er et viktig verktøy for å fange opp hvordan hver enkelt ansatt har det, og skal være en arena for å gi støtte og motivasjon for videre arbeid. Målet med medarbeidersamtalen er å bekrefte det som både den ansatte og leder vet, og lage en plan for videre arbeid. Det er fortsatt en del utfordringer med de fysiske arbeidsforholdene ved enkelte avdelinger. For å redusere utfordringene med støy på avdelingene har vi fokus på hvordan vi organiserer dagene, og hvilke typer materialer vi bruker. Flere av barnehagebyggene er gamle og har stort behov for vedlikehold. Dette er noe som oppleves slitsomt for ansatte. Gulv er slitte og ikke enkle å rengjøre, noe som fører til klager fra foreldre. Inneklimaet er stadig oppe til diskusjon. Vi tilpasser lufterutiner og organiserer dagene slik at dette skal bli best mulig for både barn og voksne. Alle våre barnehager er godkjente etter forskrift om miljørettet helsevern. Nærværet har vært for lavt i barnehagene over lengre tid. Vi har hatt og har stort fokus på hva vi kan gjøre for å øke dette. Et av tiltakene som vi har satt i gang, og som vi fortsatt prioriterer, er ergonomi. For å jobbe godt ergonomisk er det holdningsendringer som må til. 24

25 Dette må holdes ved like og settes fokus på jevnlig. I en prosjektperiode satte vi det på dagsorden, skaffet oss kunnskap, brukte tid, skaffet oss verneutstyr og opprettet «ergonomer». Dette fokuset over flere år, har vært med på å øke nærværet vårt. Det har vært en klar nedgang i sykmeldinger på grunn av muskel og belastningslidelser. Vi samarbeider med bedriftshelsetjenesten og NAV i forhold til hvordan vi kan øke nærværet. Tiltakene vi bruker er veiledning av lederne, deltakelse på personalmøter, tilretteleggingstilskudd, mestringssamtaler og arbeidsplassvurderinger for alle ansatte. For å sikre at barnehagens tjeneste er av god kvalitet er det viktig med kunnskapsutvikling hos alle ansatte. Ut fra strategisk kompetanseplan fra kunnskapsdepartementet er det for barnehagene på Fosen laget en felles regional kompetanseplan som barnehagene i Bjugn jobber i tråd med. Hovedfokus i kompetanseutviklingen i årene framover vil være barnehagebasert kompetanseutvikling. Prosjektet på Fosen kalles BAKOM. Barnehagebasert kompetanseutvikling er et utviklingsarbeid som involverer hele personalet og som foregår på den enkelte barnehage. Dette er vi godt i gang med, alle barnehagene har valgt problemstillinger ut fra hva hver enkelt barnehage har behov for, ønsker om å ha i fokus. Målet med utviklingsarbeidet er ledelsesutvikling og å være en lærende organisasjon. Faglige resultater Ståstedsanalysen ble gjennomført i 2016 ved alle barnehager. Den er et refleksjons og prosessverktøy som brukes som ett av hjelpemidlene for gjennomføring av kvalitetsutvikling i barnehagene. Konklusjonene i analysen er et uttrykk for hvordan de ansatte selv vurderer barnehagens praksis, hva som er sterke sider og hva som er utfordringer. Samlet sett gir den et utgangspunkt for å velge ut og prioritere mål og tiltak for en helhetlig kvalitetsutvikling i barnehagene. Ståstedsanalysen skal gjennomføres annet hvert år. I resultatet fra undersøkelsen ser vi at det er noen fellestrekk som går igjen i de tre barnehagene sine ståstedsanalyser. Disse områdene er barnehagene sterke på: Kommunikasjon med barn og foreldre Leikens verdi Sosial kompetanse Disse områdene har et forbedringspotensial: Bruk av digitale verktøy Refleksjon og undring Ivareta ulike kulturer og tradisjoner Vi har over år gjennomført brukerundersøkelse blant alle foreldrene i barnehagene. Svarprosenten i 2016 ble på 55 %, rapportene og de andre tilbakemeldingene fra foreldre gir oss noe grunnlag å jobbe videre med. Vi har generelt fornøyde foreldre, men det er områder vi må prioritere å jobbe med. Vi vil høsten -17 gjennomføre ny brukerundersøkelse. 25

26 Hovedfunnene i brukerundersøkelsen i 2016 var disse: Foreldrene er godt fornøyde med: Hvordan barna trives, samspill mellom barn barn, barn voksne, vennskap Hvordan barn og foreldre blir behandla, respektfullt og blir tatt på alvor Barnehagens tilgjengelighet i forhold til åpningstid og muligheter for varierte plasser Foreldrene er minst fornøyd med: Hvordan barnehagen tilrettelegger for språkutvikling og læring, aktivitetsinnholdet, mattilbudet og som kulturformidlere Foreldrenes muligheter til medvirkning, barnas medvirkning, samarbeidsutvalgets arbeid for å sikre medvirkning Informasjon om barnet og det som skjer i barnehagen Det fysiske miljøet, ute og inneområdets tilrettelegging, renhold og støy. Satsningsområder: Sosial kompetanse Barnehagen arbeider for å utvikle barnas sosiale kompetanse, det handler om å kunne samhandle positivt med andre i ulike situasjoner. Denne kompetansen uttrykkes og tilegnes av barn i samspill med hverandre og med voksne. Den gjenspeiles i barns evne til å ta initiativ til og å opprettholde vennskap. Sosial kompetanse er vesentlig for å motvirke utvikling av problematferd som diskriminering og mobbing. Bakom. Barnehagebasert kompetanseheving for hver enkelt barnehage vil bli prioritert fremover. Vi vil følge den regionale planen med veiledning til hver enkelt prosjektgruppe i hver enkelt barnehage. Det vil jobbes på hver avdeling med temaet og arbeidsmåten slik at alle ansatte er delaktige og får økt sin kompetanse. Det opprettes nettverksgrupper der alle de pedagogiske lederne og styrerne i barnehagene i Bjugn blir med sammen med pedagogiske ledere og styrere i fra barnehagene i Ørland kommune. Rammeplan Implementering av revidert rammeplan er et satsningsområde høsten 17 og vil være det i hele Det blir viktig at alle ansatte får et eierforhold til den. Det må brukes tid på refleksjon for å sikre felles forståelse av hva vi legger i det som står i den og hvordan vi skal jobbe for å oppnå den pedagogiske praksisen vi ønsker. Årsplanene til barnehagene skal være i tråd med rammeplan, vi vil ha en felles mal som sikrer det. Overgang barnehage skole Barnehagen skal, i samarbeid med foreldre og skole legge til rette for at barna kan få en trygg og god overgang fra barnehage til første klasse og eventuelt skolefritidsordning. Barnehagen og skolen bør utveksle kunnskap og informasjon som utgangspunkt for samarbeid om tilbudet til de eldste barna i barnehagen, deres overgang til og oppstart i skolen. De eldste barna skal få mulighet til å glede seg til å begynne på skolen og oppleve at det er sammenheng mellom barnehagen og skolen. 26

27 Beste praksis. Barnehagene har over flere år arbeidet inn en arbeidsmetode «Beste praksis». Standardene lages ut fra krav og forventninger og definerer det faglige nivået vi skal ha for å ha tilfredsstillende kvalitet. Det er utarbeidet standarder for: Vennskap Henting Mottak Voksenrollen i uteleiken Inneleik Påkledning til uteleik Måltid Antall, rom og form Språk, tekst og kommunikasjon Kommunikasjon Standardene er felles for alle barnehagene. Unntaket er kommunikasjon der hver enkelt barnehage utarbeider sin egen. Ut fra standardene lages det egne «Beste praksiser» som viser hvordan de ansatte på de ulike avdelingene skal arbeide for å oppnå standarden. Resultatene fra ståstedsanalysen og brukerundersøkelsen viser at denne arbeidsmetoden har vært med på å bidra til gode resultater på blant annet mottak og henting, vennskap, samt kommunikasjon. Foreldreveiledning. I kommuneplanen er styrking av foreldrerollen satt som et fokusområde. I formålsparagrafen for barnehage står det at barnehagene skal samarbeide med barnets hjem for å ivareta barnets behov for omsorg og leik, fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. I barnehagene er det tett samarbeid med foreldrene. Samarbeidsformene er daglig kontakt ved mottak og henting, foreldremøter, foreldresamtaler, brukerundersøkelser og sosiale tilstelninger. Personalet skal være bevisst sin rolle som rollemodell og veileder, og det er elementer av foreldreveiledning i alle disse samarbeidsformene. I tillegg har vi noen foreldre vi har ekstra tett kontakt med for å gi barna best mulig utvikling. Overordnede anbefalinger videre Forebyggende arbeid. Tverrfaglig samarbeid er viktig i det forebyggende arbeidet, og hele det kommunale apparatet må ha mer fokus på dette arbeidet. Det lages nå en plan for organisering av forebyggende arbeid i kommunen som vil tas i bruk fra januar -18. Foreldreveiledning er noe av det som er en viktig del i forebyggende arbeid og vi ønsker å få satt foreldreveiledningsprogrammet ICDP i system. Vi ønsker å kurse flere kursholdere i kommunen og få satt i gang foreldreveiledningskurs. Progresjon. Progresjon betyr utvikling og framskritt. Alle barn skal utvikle seg, lære nye ting og oppleve fremgang. Progresjon innebærer variasjoner i hva slags innhold barna møter, arbeidsmåter og et tilrettelagt omsorgs og læringsmiljø. For å kunne kvalitetssikre arbeidet, være et nyttig 27

28 verktøy for personalet og kunne gi informasjon til både foreldre og andre interesserte, vil progresjonsplanene vi skal lage være til god hjelp. Sosial kompetanse vil være et område som vil bli prioritert først. Overganger er det mange av i barns liv, og gode overganger er viktig for barnas trivsel og utvikling. Vi skal lage planer for overgang fra hjem til barnehage, overgang fra småbarn til storbarn og plan for overgang mellom barnehager. Vi har en plan for overgang barnehage skole som må revideres og implementeres. Sosial kompetanse. Webster Stratton er en systematisering av kunnskap om hvordan vi fremmer sosial og emosjonell kompetanse hos barn. Dette er en arbeidsmetode som ble innarbeidet godt over flere år. Dette er noe som vi ønsker å fortsette å ha fokus på, men vi er avhengig av at det blir sertifisert flere kursholdere slik at det kan avholdes kurs slik at alle ansatte får den kunnskapen som må til, samt kunne holde oppfriskningskurs for alle barnehageansatte. Skal Bjugn satse videre på Webster Stratton må det settes av ressurser til det. 28

29 Måleskjema 2018 Enhet: Barnehage Tjeneste: Utarbeide system som synliggjør barnas hverdag der de opplever utvikling og mestring Arbeidsmiljø: Arbeide for at det psykososiale arbeidsmiljøet oppleves positivt for alle Nærværet er høyere enn forrige år Kunnskap: Jobbe med barnehagebasert kompetanseheving ut fra valgte fokusområder Implementering av ny rammeplan Budsjettdisiplin: Holde tildelt budsjett Hvordan måle/datakilde: 2018 Lage progresjonsplaner for områdene sosial kompetanse og overgang barnehage skole/sfo Medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtaler, tett dialog ansatt leder, bruk av standard for kommunikasjon Sykefraværsstatistikk, tett oppfølging i forkant og under sykefravær Bruke evalueringsskjemaet Motta veiledning Dokumenteres i innkalling og møtereferat Agresso, tett oppfølging enhetsleder - styrer 29

30 SAKSFRAMLEGG Arkiv: 031 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/5 Hovedutvalg helse og oppvekst /77 Kommunestyret Saksbehandler: Kjetil By Rise Kvalitetsmelding for Grunnskole 2018 Vedlegg: 1 Tilstandsrapport for grunnskolene Kvalitetsmelding for grunnskolen 2018 Sakens bakgrunn og innhold: Kvalitetsmelding for Grunnskole og Tilstandsrapport for grunnskolene 2017 er utarbeidet og finnes som vedlegg. Vurdering: Kvalitetsmelding for Grunnskole og Tilstandsrapport for grunnskolene 2017 gir en vurdering av situasjonen i feltet, og peker på aktuelle utfordringer nå og i tiden fremover. Oppsummering: Kvalitetsmelding for Grunnskole og Tilstandsrapport for grunnskolene 2017 legges fram for uttalelse i Hovedutvalg for helse og oppvekst, og for kommunestyret til orientering. Rådmannens innstilling: Kvalitetsmelding for Grunnskole og Tilstandsrapport for grunnskolene 2017 tas til orientering. Saksprotokoll i Hovedutvalg helse og oppvekst Behandling: Hovedutvalgets uttalelse: Utvalget mener dette er en god melding for å se hvordan det har vært, men vil gjerne ha mer framoverblikk. Det er viktig med god skoleledelse for å ta skolene videre. Utvalget vil at det skal sikres et godt samarbeid med FAU og foreldrene. Voksenopplæringen må komme bedre fram i meldingen og være med på skolenes utviklingsarbeid Enstemmig vedtatt. Endelig uttalelse: 30

31 Utvalget mener dette er en god melding for å se hvordan det har vært, men vil gjerne ha mer framoverblikk. Det er viktig med god skoleledelse for å ta skolene videre. Utvalget vil at det skal sikres et godt samarbeid med FAU og foreldrene. Voksenopplæringen må komme bedre fram i meldingen og være med på skolenes utviklingsarbeid 31

32 T Tilstandsrapport for Grunnskolen per 4.oktober

33 Onsdag 4. oktober, 2017 Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn Innhold Elever og undervisningspersonale...3 Antall elever og lærerårsverk...3 Lærertetthet...4 Læringsmiljø...6 Elevundersøkelsen...6 Andel elever som har blitt mobbet av andre elever 2-3 ganger i måneden eller oftere...10 Resultater...12 Nasjonale prøver 5. trinn...12 Nasjonale prøver ungdomstrinn...18 Karakterer - matematikk, norsk og engelsk...24 Grunnskolepoeng...28 For å oppdatere innholdsfortegnelsen, markerer du denne setningen - så klikker du F9. Side 2 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

34 Elever og undervisningspersonale Antall elever og lærerårsverk Antall elever Indikatoren opplyser om tallet på elever som er registrert ved grunnskoler per 1. oktober det aktuelle skoleåret. Indikatoren omfatter barn og unge som etter opplæringsloven 2-1 har rett og plikt til grunnskoleopplæring, og som får denne opplæringen ved en grunnskole. Tallene omfatter ikke voksne elever som får grunnskoleopplæring. Årsverk for undervisningspersonale Indikatoren viser sum årsverk for undervisningspersonalet. Summen inkluderer beregnede årsverk til undervisning og beregnede årsverk til annet enn undervisning. Årsverkene er beregnet ved å dividere årstimer på årsrammen. Det er benyttet 741 timer på barnetrinnet og 656 timer på ungdomstrinnet. I denne indikatoren inngår følgende delskår: Årsverk til undervisning. Andel årstimer gitt av personale med godkjent utdanning Indikatoren viser hvor stor andel av årstimer som er gjennomført av undervisningspersonale med godkjent utdanning i de fag og trinn de underviser i. Bjugn kommune skoleeier Fordelt på periode Offentlig eierform Indikator og nøkkeltall Talet på elevar Årsverk for undervisningspersonale 56,9 53,2 50,0 49,3 45,6 Andel undervisning gitt av undervisningspersonale med godkjent utdanning 96,9 98,0 95,9 96,9 98,0 Vurdering Bjugn kommune har blant annet befolkningsvekst som mål. At elevtallet øker er derfor et tegn på at utviklingen går i riktig retning. Grunnskolene skal bidra til at befolkningsveksten i kommunen fortsetter ved å ta imot nye elever og foresatte på en god måte og med å gi god opplæring til de elevene som allerede bor her. Samtidig som elevtallet går opp går tallet på lærere ned, noe som er en konsekvens av at økonomien er under kontroll. Det er likevel ikke et selvstendig mål at lærertettheten skal være lav. Elevtallsøkningen er svært utfordrende for kapasiteten på skolen i Botngård, og utbygging av skoletilbudet er overhengende nødvendig, også for å sikre personalet gode arbeidsforhold. Skoleeier ønsker best mulig kompetanse i skolen, så at andelen undervisningspersonale med godkjent utdanning går opp er positivt. Tiltak Det er igangsatt en prosess for å etablere en ny ungdomsskole i Botngård. Bjugn kommune må sørge for at det settes av tilstrekkelige ressurser til at skolene kan håndtere elevtallsøkningen og at dagens elever blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Side 3 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

35 Grunnskolene skal videreutvikle rekrutterings- og kompetanseutviklingsarbeidet i skolene slik at skolene sikres riktig kompetanse i hele organisasjonen. Dette skal være på plass innen skolestart høsten Lærertetthet Lærertetthet trinn og trinn Indikatoren viser gjennomsnittlig lærertetthet på trinn ned på skolenivå. Lærertetthet beregnes med utgangspunkt i forholdet mellom elevtimer og lærertimer, og gir informasjon om størrelsen på undervisningsgruppen. Indikatoren inkluderer timer til spesialundervisning og til andre lærertimer som tildeles på grunnlag av individuelle elevrettigheter. Lærertetthet i ordinær undervisning Lærertetthet i ordinær undervisning er en indikasjon på antall elever per lærer i ordinær undervisning, hvor ressurser til spesialundervisning og undervisning i særskilt språkopplæring ikke regnes med. I andre sammenhenger kalles dette målet gruppestørrelse 2. Mål på lærertetthet er heftet med usikkerhet. Dette kommer av at noen kommuner fører lærerressurser på kommunen sentralt mens andre kommuner fører det på skolen i GSI. Dette kan for eksempel være timer spesialundervisning eller særskilt norskopplæring. Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform Vurdering Tallene i denne tabellen er fra skoleåret 2016/17. Tallene for 2017/18 vil antakelig vise enda lavere lærertetthet. Som tabellene viser er lærertettheten svært lav i grunnskolene. Lærertettheten på Botngård skoles barnetrinn var 15,3 elever per lærer, da Vallersund oppvekstsenter som fådelt skole trekker snittet noe opp. For Botngård skole var lærertettheten i ordinær undervisning i skoleåret 2016/17 20,1 elev per lærer. Snittet i Sør-Trøndelag var 16,9 og nasjonalt 16,8. Lav lærertetthet henger sammen med at elevsammensetningen på Botngård skole gir svært store elevgrupper da det ofte blir en to-deling av trinnet med to relativt store grupper heller enn tre mindre grupper. Dette gir muligheter for en svært effektiv drift men kan gi stor belastning på den enkelte lærer. Side 4 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

36 Det skal være en løpende vurdering av hvordan ressursene brukes internt på skolene spesielt knyttet til forholdet mellom ordinær undervisning og spesialundervisning slik at ressursene brukes på best mulig måte. Det bør være et mål at flest mulig av elevene deltar i, og får utbytte av, den ordinære opplæringen og tilpasset opplæring, noe forskningen viser at også gagner de andre elevene, også de sterkeste. Skolene må derfor videreutvikle kompetansen på evaluering og vurdering av spesialundervisning. Tiltak Det bør settes inn ressurser i grunnskolene, særlig i Botngård skole for å sikre kvalitet på undervisningen og god oppfølging av den enkelte elev. Det bør være et mål at alle trinn ved Botngård skole tredeles når det er nødvendig. Det skal vurderes å opprette en overordnet koordinering av spesialundervisningsfeltet. Side 5 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

37 Læringsmiljø Elevundersøkelsen Alle elever og lærlinger skal inkluderes og oppleve mestring. Skoleeiere og skoleledere er pålagt å gjennomføre Elevundersøkelsen for elever på 7. og 10. trinn og Vg1. Et utvalg av spørsmålene i Elevundersøkelsen er satt sammen til indekser som ligger i Skoleporten. Støtte fra lærer: Indeksen viser elevenes opplevelse av emosjonell og faglig støtte fra lærer. Vurdering for læring: Indeksen kartlegger elevenes opplevelse av de fire prinsippene i vurdering for læring. Læringskultur: Indeksen viser om elevene opplever at skolearbeidet er viktig for klassen og om det er rom for å gjøre feil i læringsarbeidet. Mestring: Indeksen viser elevenes opplevelse av mestring i forbindelse med undervisning, lekser og arbeid på skolen. Elevdemokrati og medvirkning: Indeksen viser elevenes opplevelse av mulighet for å medvirke i arbeidet med fagene, og om de får bli være med å bestemme klasseregler og delta i elevrådsarbeid. Mobbet av andre elever på skolen: Gjennomsnittsverdien for indikatoren Mobbet av andre elever på skolen er beregnet ut fra hvor mange som opplever at de blir mobbet av andre elever på skolen og hvor ofte de blir mobbet. Verdien gir ikke antall elever som i snitt mobbes av andre elever på skolen. En og samme verdi kan enten indikere at mange krysser av at de mobbes sjelden eller at færre krysser av at de mobbes hyppig. I Skoleporten tyder et gjennomsnitt ned mot verdien 1 på lite mobbing i skolen. Skala: 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbet av andre elever på skolen hvor lav verdi er positivt og andel som er i prosent. 7.trinn: Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform Side 6 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

38 10.trinn Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform Vurdering Elevene i Bjugn svarer, i likhet med elever i resten av landet gjennomgående høyt på de fleste indikatorene i elevundersøkelsen, men denne vurderingen vil i første rekke omfatte de områdene kommunen har lave resultater. Støtte fra læreren 7.klassingene rapporterer noe lavere støtte fra lærerne enn snittet. Det er spørsmålene om lærerne behandler eleven med respekt og om eleven får hjelp med vanskelige oppgaver elevene er minst fornøyd med, mens elevene opplever at lærerne har tro på at de kan gjøre det bra på skolen. 10.trinn viser at opplevd støtte fra lærerne er på snittet. Det er i første rekke på spørsmål om hjelp fra lærere med vanskelige oppgaver at elevene rapporterer lavt. På andre spørsmål er rapporteringen bedre. Opplevd støtte fra læreren er viktig for den enkelte elev da slik støtte skaper trygghet, og støtten er avgjørende for at læreren skal kunne veilede eleven ut fra dennes ståsted. Denne indikatoren kan si noe om relasjonen mellom lærere og eleven. Skolene i Bjugn har inngått avtale med May Britt Drugli, en av de virkelig store kapasitetene på området, om kompetanseheving med fokus på kvalitet på relasjonen mellom lærere og elever. Dette prosjektet skal vare i to år. Side 7 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

39 Vurdering for læring Det er fire sentrale prinsipper i Vurdering for læring for å få til en læringsfremmende underveisvurdering. Disse fire prinsippene er forskningsbaserte og en del av forskrift til opplæringsloven. 1. Elevene og lærlingene skal forstå hva de skal lære og hva som er forventet av dem. 2. Elevene og lærlingene skal få tilbakemeldinger som forteller dem om kvaliteten på arbeidet eller prestasjonen. 3. Elevene og lærlingene skal få råd om hvordan de kan forbedre seg. 4. Elevene og lærlingene skal være involvert i eget læringsarbeid ved blant annet å vurdere eget arbeid og utvikling. Elevene på 10. trinn svarer over snittet på dette feltet, mens elevene på 7.trinn scorer dette noe lavere enn snittet. For 7.klasse er de svakeste resultatene knyttet til underveisvurdering og elevenes medvirkning til vurderingspraksisen. De samme temaene er også svakest for 10.trinn. Elevenes vurdering av fire overnevnte prinsippene sier noe om hvordan den enkelte opplever oppfølging og veileding i sitt læringsarbeid. Det er svært viktig at den enkelte vet hvor man befinner seg, hvor man skal og hvordan man kommer dit. Elevenes deltakelse i egen vurdering og hva som skal vurderes er viktig for blant annet forståelsen. På grunn av at vurderingsarbeidet er så viktig for utviklingen av undervisnings- og vurderingsformer har grunnskolene prioritert et skolebasert utviklingsprosjekt om Vurdering for læring i samarbeid med Udir og Høgskolen i Lillehammer. Dette prosjektet avsluttes sommeren Læringskultur Elevene oppgir ikke den samme læringskulturen som andre elever i landet. For begge trinn rapporterer elevene om lite arbeidsro i timene. For 10.trinn er det også flere som er uenig i at «I klassen min synes vi det er viktig å jobbe godt med skolearbeid». Flere andre indikatorer innen andre områder i elevundersøkelsen kan dreie seg om dette temaet blant annet bruke av IKT i undervisningen, praktiske arbeidsformer og gruppe/prosjektarbeid. Elevene svarer lavt på disse indikatorene. Mestring Elevene rapporterer lavere mestring enn i resten av landet. Det å mestre skolearbeid og mestring på andre områder er en viktig faktor for utvikling og trivsel, og elever blir motiverte av å mestre. Ledelse av læringsaktiviteter innebærer å legge til rette for mestring hos alle elever. Å være i en situasjon som man ikke mestrer, vil kunne svekke egne forventninger om mestring og dermed kunne føre til lav motivasjon. Indikatorene viser at elevene ikke opplever å klare oppgaver de får alene, og ikke alltid forstår det læreren forklarer og gjennomgår. Elevdemokrati og medvirkning Elevene melder at medvirkningen er lavere enn resten av landet. Noe av forklaringen kan være at elevrådet ved Botngård ikke fungerte optimalt skoleåret 2016/17, selv om elevene melder at lærerne legger tilrett for at elevene kan delta. Elevenes medvirkning er en viktig del av skolens mandat og viktig for elevenes utvikling. Skolene må arbeide målrettet for å sikre at elevdemokratiet fungere etter intensjonen. 10.trinn rapporterer lavt både på generell medvirkning og i forbindelse med medvirkning til arbeidsmåter mv. Side 8 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

40 Mobbet av andre elever på skolen I denne rapporteringen av mobbing svarer 7.trinn på snittet. Tallet er likevel for høyt. 10.trinn svarer mye over snittet. Temaet blir nærmere omtalt i neste kapittel. Mer kunnskap om elevunderøkelsen og hvilke spørsmål som stilles finner du her: Tiltak Grunnskolene skal fortsette arbeidet med relasjonene mellom lærer og elev, spesielt med fokus på klasseledelse. Dette prioriteres da relasjonen mellom lærer og elev er den viktigste samlende faktoren for å løse utfordringene elevene rapporterer. Skolene skal delta i det lærende nettverket på Fosen og i utviklingsprosjektet med NTNU/Drugli. Disse prosjektene vil bidra til å møte elevenes opplevelse av mangel på arbeidsro for elevene, og gi økt forståelse for skolens formål. Prosjektet «Vurdering for læring» skal implementeres og skal gi endret praksis. Skolene i Bjugn skal utvikle en sosial læreplan. Denne skal ferdigstilles i løpet av 2018 i samarbeid med kommunalt forebyggende team. Hele kommunen skal implementere systemene knyttet til nytt kapittel 9A i opplæringsloven. Kommunen skal gjennomføre Ungdataundersøkelsen i 2018 blant annet for å få bedre innsikt i hvordan elevene opplever mestring og forholdet med skole, hjem og fritid. Side 9 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

41 Andel elever som har blitt mobbet av andre elever 2-3 ganger i måneden eller oftere Andelen elever på skolen som har blitt mobbet av andre elever viser andelen elever som opplever å bli mobbet 2 eller 3 ganger i måneden eller oftere av andre elever. Andelen elever som opplever mobbing på skolen av andre elever er summen av andelen elever som har krysset av på svaralternativene «2 eller 3 ganger i måneden», «Omtrent 1 gang i uken» og «Flere ganger i uken». Andelen elever som har blitt mobbet av andre elever 2-3 ganger i måneden eller oftere sier med andre ord ingen ting om hvor ofte elevene opplever å bli mobbet. 7.trinn Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform 10.trinn Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform Side 10 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

42 Vurdering I denne vuderingen er det viktig å huske at spørsmålsstillingen ikke nødvendigvis dekker lovverkets definisjon av et godt skolemiljø. Den nye Opplæringslovens kapittel 9A bruker begrepet krenket, noe som har en videre definisjon enn begrepet mobbing. I Olweus-undersøkelsen svarer 4 av 54 elevene på 7. trinn at de er blitt mobbet 2-3 ganger i måneden eller oftere. En elev oppgir at den er mobbet over ett år. For 10.trinn oppgir 7 av 59 elever at de er blitt mobbet 2-3 ganger i måneden eller oftere. Tre elev oppgir at den er mobbet over ett år. Dette er relativt høye tall, og det er de som utsettes for mobbing over tid som er særlig utsatt. Dette er en situasjon som er uakseptabel, og kampen for et godt skolemiljø for alle barn må være et satsningsområde framover. Bjugn kommune har brukt Olweus-programmet mot mobbing i over 15 år, og har hatt gode og dårlige tall når det gjelder rapportert mobbing. Erfaringer fra Olweus-miljøet er at det etter en periode med gode tall kommer en periode med dårlige. Dette skyldes antakelig at skolene retter fokuset på andre områder i tider med lite mobbing. Det er derfor viktig at skolene bruker systemene og virkemidlene i Olweusprogrammet også når tallene går ned. Skolene i Bjugn kommune skal til enhver tid være sertifisert i Olweusprogrammet. Arbeid mot mobbing og annen krenkende atferd er et langsiktig arbeid som skal prioriteres i grunnskolene i Bjugn. Tiltak Bjugn kommune skal bruke Olweus-programmet for å redusere forekomsten av mobbing, og ha et godt system for oppfølging av mobbing. Det skal også være et sterkere trykk på det forebyggende arbeidet generelt. Skolene skal blant annet bruke, og analysere tallene fra Olweus-undersøkelsen i sitt arbeid for målrettet arbeid mot mobbing og krenkende atferd. Skolene skal ha nøkkelpersoner for Olweus-programmet, og sørge for at alle ansatte ved skolen får nødvendig opplæring i arbeidet mot mobbing. Skolene i Bjugn skal til enhver tid være sertifisert i Olweusprogrammet Skolenes ledelse skal gjennom for eksempel skolevandring sikre at dette arbeidet gjennomføres. Hele kommunen skal implementere systemene knyttet til nytt kapittel 9A. Side 11 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

43 Resultater Alle elever som går ut av grunnskolen skal mestre grunnleggende ferdigheter. Dette er ferdigheter som gjør dem i stand til å delta i videre utdanning og i arbeidslivet. Det kan være lite hensiktsmessig å gjøre en alt for generell vurdering av resultatene på nasjonale prøver. Prøvene skal i første rekke gi en vurdering av hva den enkelte elev har av grunnleggende ferdigheter. Likevel er det disse resultatene som gir oss best innsikt i hvordan en elvegruppe presterer sett i forhold til andre elever. Det er særlig viktig å gjøre en vurdering av resultater over tid. Det er resultatene på nasjonale prøver som danner grunnlaget for deler av skole- og kommunebidragsindikatoren, og som ofte brukes som en av indikatorene i andre rangeringer for eksempel «Kommunebarometeret». Nasjonale prøver 5. trinn Diagrammet viser gjennomsnittet av elevenes skalapoeng og usikkerheten knyttet til dette gjennomsnittet. Søylene viser intervallet på skalaen der hovedvekten (60 prosent) av elevene er. Dette er et mål på spredningen i elevenes resultater. På 5. trinn plasseres elevene på 3 mestringsnivåer, hvor mestringsnivå 1 er lavest. Presentasjonen viser en oversikt over prosentvis fordeling av elever på mestringsnivåer. Bjugn kommune skoleeier Fordelt på periode Offentlig eierform Side 12 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

44 Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Lesing Vurdering Om lesing Nasjonale prøver i lesing kartlegger i hvilken grad elevenes ferdigheter er i samsvar med mål for den grunnleggende ferdigheten lesing slik den er integrert i kompetansemål i læreplaner for fag i LK06. De nasjonale prøvene i lesing omfatter tre aspekter: Elevene skal vise at de kan: 1. finne informasjon 2. forstå og tolke 3. reflektere over og vurdere tekstens form og innhold Resultatene for dette trinnet viser at det er alt for mange elever på nivå 1 og for få på nivå 3. Det vil være svært omfattende å gå inn på hvert enkelt område i denne tilstandsrapporten. De svake og nedadgående resultatene krever at det settes inn tiltak for å bedre dette resultatet. Tiltak Grunnskolene skal ha en strukturert innhenting av kunnskap om elevenes kompetanse, særlig på leseferdighet. Denne kunnskapen skal organiseres på en måte som sikrer at nødvendige tiltak settes inn når den enkelte elev har behov for det. Side 13 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

45 Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Alle lærere i småskolen skal ta den nasjonale prøven for 5.trinn for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Grunnskolene skal følge opp planene i «Her er ordene våre». Planen skal revideres i løpet av skoleåret 2017/18 i samarbeid med PPT. Ressursen til tidlig innsats skal i hovedsak brukes til leseopplæring for å sikre at flere utvikler god lesekompetanse. Skolene må bli flinkere til å tilpasse opplæringen også til flinke lesere. Leseveilederne skal få en sterkere rolle i arbeidet. Lesestøtte er viktig. Skolene skal jobbe med lesing i alle fag. Dersom skolen hadde midler til å gjennomføre tredeling av dette trinnet ville det trolig gitt bedre resultater. Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Regning Vurdering Om regning Nasjonale prøver i regning skal kartlegge i hvilken grad elevenes ferdigheter er i samsvar med mål for den grunnleggende ferdigheten regning, slik den er integrert i kompetansemål i læreplaner for fag i LK06. Dette innebærer at nasjonale prøver i regning ikke er en prøve i matematikk som fag. Side 14 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

46 De nasjonale prøvene i regning dekker tre innholdsområder: tall måling statistikk Prøvene i regning tar utgangspunkt i hvordan elevene anvender regning i ulike faglige og dagligdagse sammenhenger. Dette innebærer at elevene forstår hvordan de: kan løse en gitt utfordring kan løse problemet ved hjelp av regneoperasjoner kan vurdere om svarene er rimelige kan ha effektive strategier for enkel tallregning Resultetene for trinnet er svært dårlig og kan henge sammen med dårlig leseforståelse da flere oppgaver i regning er leseoppgaver. Flere av tiltakene i forhold til dette resultatet vil derfor være de samme som for lesing. Tiltak Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Kommunen må i sitt rekrutterings- og kompetanseutviklingssystem øke kompetansen på begynneropplæring i regning. Skolene skal lage en lokal plan for kompetanseforventninger på hvert trinn. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Alle lærere i småskolen skal ta den nasjonale prøven for 5.trinn for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Botngård skole bør tilføres midler til å kunne gjennomføre tredeling av dette trinnet. Side 15 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

47 Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Engelsk Vurdering Om engelsk Engelsk er ikke en del av de grunnleggende ferdighetene som er integrert i kompetansemål i læreplanene i alle fag i LK06. Prøvene tar utgangspunkt i kompetansemål i ett fag engelsk. Oppgavene (på 5. trinn) er knyttet til disse ferdighetene: finne informasjon forstå hovedinnholdet i enkle tekster forstå vanlige ord og uttrykk knyttet til dagligliv og fritid forstå betydningen av ord og uttrykk ut fra sammenhengen de er brukt i bruke vanlige grammatiske strukturer, småord og enkle setningsmønstre Resultetene for trinnet er svake og kan henge sammen med dårlig leseforståelse. Tiltak Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Skolene skal lage en lokal plan for kompetanseforventninger på hvert trinn. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Side 16 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

48 Alle lærere i småskolen skal ta den nasjonale prøven for 5.trinn for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Botngård skole bør tilføres midler til å kunne gjennomføre tredeling av dette trinnet. Side 17 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

49 Nasjonale prøver ungdomstrinn Diagrammet viser gjennomsnittet av elevenes skalapoeng og usikkerheten knyttet til dette gjennomsnittet. Søylene viser intervallet på skalaen der hovedvekten (60 prosent) av elevene er. Dette er et mål på spredningen i elevenes resultater. På 8. trinn plasseres elevene på 5 mestringsnivåer, hvor mestringsnivå 1 er lavest. Presentasjonen viser en oversikt over prosentvis fordeling av elever på mestringsnivåer. Bjugn kommune skoleeier Fordelt på periode Offentlig eierform Side 18 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

50 Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Lesing Vurdering Om lesing Nasjonale prøver i lesing skal kartlegge i hvilken grad elevenes ferdigheter er i samsvar med målene for den grunnleggende ferdigheten lesing, slik den er integrert i kompetansemål i læreplaner for fag i LK06. Dette innebærer at nasjonale prøver i lesing ikke er en prøve i norskfaget. De nasjonale prøvene i lesing omfatter tre aspekter ved lesing. Elevene viser at de kan: 1. finne informasjon 2. forstå og tolke 3. reflektere over og vurdere tekstens form og innhold Resultatene på lesing er ikke gode nok med over 50 % av elevene på nivå en og to. Side 19 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

51 Tiltak Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Alle lærere skal være leselærere. Skolene skal lage en lokal plan for kompetanseforventninger på hvert trinn. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Alle lærere på mellomtrinnet skal ta den nasjonale prøven for ungdomstrinnet for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Regning Side 20 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

52 Vurdering Om regning Nasjonale prøver i regning kartlegger i hvilken grad elevenes ferdigheter er i samsvar med mål for den grunnleggende ferdigheten regning, slik den er integrert i kompetansemål i læreplaner for fag i LK06. Dette innebærer at nasjonale prøver i regning ikke er en prøve i matematikk som fag. De nasjonale prøvene i regning dekker tre innholdsområder: tall måling statistikk Prøvene i regning tar utgangspunkt i hvordan elevene anvender regning i faglige og dagligdagse sammenhenger. Dette innebærer at de: forstår og kan reflektere over hvordan de best kan løse en gitt utfordring kan løse problemet ved hjelp av regneoperasjoner kan vurdere om svarene de får er rimelige kan vise effektive strategier for enkel tallregning Resultatene på regning er ikke gode nok med nær 70 % av elevene på nivå en og to. Tiltak Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Blant annet sikring av de grunnleggende ferdigheter i regning. Skolene skal lage en lokal plan for kompetanseforventninger på hvert trinn. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Alle lærere på mellomtrinnet skal ta den nasjonale prøven for ungdomstrinnet for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Side 21 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

53 Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Offentlig eierform - Engelsk Vurdering Om engelsk Engelsk er ikke en del av de grunnleggende ferdighetene som er integrert i kompetansemål i læreplanene i alle fag i LK06. Prøvene tar utgangspunkt i kompetansemål i ett fag engelsk. Oppgavene for ungdomstrinnet er knyttet til disse ferdighetene: finne informasjon forstå og reflektere over innholdet i tekster av ulik lengde og forskjellige sjangere beherske et ordforråd som dekker dagligdagse situasjoner forstå betydningen av ord og uttrykk ut fra sammenhengen de er brukt i forstå bruken av grunnleggende regler og mønstre for grammatikk og setningstyper Resultatene i engelsk er noe bedre, men ikke gode nok med over 40 % av elevene på nivå en og to. Side 22 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

54 Tiltak Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. Alle lærere på mellomtrinnet skal ta den nasjonale prøven for ungdomstrinnet for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Mer om nasjonale prøver og hva de kan fortelle oss finner du her: Side 23 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

55 Karakterer - matematikk, norsk og engelsk Standpunktkarakterer og karakterer fra eksamen i grunnskolen og i videregående opplæring utgjør sluttvurderingen. Denne vurderingen gir informasjon om kompetansen eleven har oppnådd i faget. Vurderingen skal ta utgangspunkt i målene i læreplanverket. Graderingen beskriver at karakteren: 1 uttrykker at eleven har svært lav kompetanse i faget 2 uttrykker at eleven har lav kompetanse i faget 3 uttrykker at eleven har nokså god kompetanse i faget 4 uttrykker at eleven har god kompetanse i faget 5 uttrykker at eleven har meget god kompetanse i faget 6 uttrykker at eleven har svært god kompetanse i faget Karakterskalaen er 1-6. Beste karakter er 6. Karakterene vises som gjennomsnitt. Skoleporten Eksamenskarakterer Eksamenskarakterer, Offentlig, Trinn 10 Indikator og nøkkeltall Engelsk skriftlig eksamen 3,6 3,6 3,5 3,3 Engelsk muntlig eksamen 4,6 4,6 4,7 4,8 4,7 Fransk 1 muntlig eksamen Spansk 1 muntlig eksamen 3,6 3,8 Tysk 1 muntlig eksamen 4,6 Matematikk skriftlig eksamen 2,5 2,4 3,6 Matematikk muntlig eksamen 4,9 4,1 Naturfag muntlig eksamen 4,6 4,6 4,5 4,5 3,8 Norsk hovedmål skriftlig eksamen 2,9 3,4 Norsk muntlig eksamen 4,8 3,3 3,8 4,3 Norsk sidemål skriftlig eksamen 2,8 2,5 Kristendoms-, religions- og livssynskunnskap muntlig eksamen Religion, livssyn og etikk muntlig eksamen 4,5 Kristendom, religion, livssyn og etikk (KRLE) muntlig eksamen 4,4 Samfunnsfag muntlig eksamen 4,8 4,5 4,5 5,0 3,8 Side 24 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

56 Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Fordelt på periode Offentlig eierform Side 25 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

57 Vurdering Siste eksamenskull fikk stort sett bra karakterer på eksamen. Forskjellen mellom standpunkt og eksamen tyder på at vurderingspraksisen ikke er god nok. Det er store variasjoner mellom årskullene, noe som viser at systemet ikke er godt nok. Side 26 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

58 Tiltak Prosjektet «Vurdering for læring» omhandler i stor grad vurderingspraksis. Dette prosjektet vil derfor bedre situasjonen om sammenhengen mellom eksamen og standpunkt. Det skal arrangeres en fagdag om vurderingspraksis for ungdomsskolelærerne. Karakterer er sluttvurderingen av det utbyttet elevene har hatt av hele grunnskolen og resultatene er derfor et produkt av de andre tiltakene vi setter inn i skolen. Tiltaket vil derfor være å bedre opplæringen. Side 27 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

59 Grunnskolepoeng Grunnskolepoeng er et mål for det samlede læringsutbyttet for elever som sluttvurderes med karakterer. Karakterene brukes som kriterium for opptak til videregående skole. Grunnskolepoeng er beregnet som summen av elevenes avsluttende karakterer, delt på antall karakterer og ganget med 10. Hvis det mangler karakterer i mer enn halvparten av fagene, skal det ikke regnes ut poeng for eleven. Grunnskolepoeng presenteres som karaktergjennomsnitt med én desimal. Bjugn kommune skoleeier Sammenlignet geografisk Fordelt på periode Offentlig eierform Side 28 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

60 Vurdering Elevene fra Bjugn kommer ut av skolen med gjennomgående gode grunnskolepoeng. Det er likevel grunn til å se på spriket mellom eksamen og standpunkt, da dette viser at det kan være svak vurderingspraksis. Konsekvensen kan være at elevene har høyere poengsum enn kompetansen skulle tilsi. Skolene må utvikle en samlet vurderingskultur som er i tråd med vurderingsforskriften. Tiltak Prosjektet «Vurdering for læring» omhandler i stor grad vurderingspraksis. Dette prosjektet vil derfor bedre situasjonen rundt dette. Det skal arrangeres en fagdag om vurderingspraksis for ungdomsskolelærerne. Karakterer er sluttvurderingen av det utbyttet elevene har hatt av hele grunnskolen og resultatene er derfor et produkt av de andre tiltakene vi setter inn i skolen. Tiltaket vil derfor være å bedre opplæringen. Side 29 av 29 - Tilstandsrapport for grunnskolene i Bjugn oktober

61 Kvalitetsmelding for Grunnskolen

62 Innhold Overordnede føringer...3 Lovverk...3 Ny læreplan...3 Kapittel 9A...3 Andre føringer...4 Kommuneplanens samfunnsdel...4 Ressurser...4 Struktur...5 Vallersund Oppvekstsenter...5 Botngård skole...5 Organisering av undervisning...5 Organisering av skoleledelse...5 Kultur...6 Arbeidsmiljø...6 Sykefravær/nærvær...7 Kunnskapsutvikling...7 Faglige resultater...8 Elevundersøkelsen...8 Nasjonale prøver...8 Eksamen og standpunkt...9 Overordnede anbefalinger videre...10 Måleskjema

63 Overordnede føringer Lovverk Grunnskolens virksomhet er i hovedsak regulert i Opplæringsloven. Denne loven med forskrifter definerer skolens oppgave helt fra formålsparagrafen i lovteksten og til kompetansemål for opplæringen definert i Læreplanverket for Kunnskapsløftet (LK06) som er forskrift til loven. Det forvaltningsmessige, da spesielt knyttet til enkeltvedtak, klagerett og klagebehandling er regulert i Forvaltningsloven. Deler av lov om barnevernstjenester regulerer blant annet opplysningsplikt for ansatte i skolen. I tillegg vil arbeidsmiljøloven påvirke skolebygg og forholdet til ansatte. Ny læreplan I mars 2017 kom et høringsutkast til ny overordnet del for Læreplanen. Denne skal erstatte dagens Generelle del. Overordnet del er en forenkling i forhold til dagens plan, og er delt i tre deler: En del som omhandler verdigrunnlaget, en del som omhandler elevenes læring og temaer for innholdet i læreplanverket og en del om skolens praksis. Det legges også opp til tre tverrfaglige temaer; folkehelse og livsmestring, demokrati og medborgerskap, bærekraftig utvikling. Arbeidet med nye læreplaner skal bygge videre på Kunnskapsløftet, og bli et bedre arbeidsverktøy for skolen. Dette vil gi nye måter å jobbe med læreplanene på, og følgende vil blant annet bli nytt: mer relevant innhold og sammenheng i fagene progresjon i elevenes læring skal bli tydeligere i læreplanene Læreplanene skal fremdeles ha kompetansemål, og de grunnleggende ferdighetene skal videreføres, men det skal tydeliggjøres hvor de skal inn i fagene. UDIR Prosessen med utvikling av nye læreplaner er i gang og du kan finne mer informasjon om dette her. Etter hvert som det kommer forslag til nye læreplaner kan det bli aktuelt å uttale seg om disse. Kapittel 9A Med virkning fra 1.august 2017 kom det en fornyelse av kapittel 9A i opplæringsloven. Dette handler om elevenes skolemiljø og endringen er en skjerpelse på flere områder. De viktigste punktene i den nye lovteksten er: Lovfesting av krav til nulltoleranse knyttet til krenkende handlinger 3 63

64 Tydeligere aktivitetsplikt som erstatter vedtaksplikten og handlingsplikten Skjerpet aktivitetsplikt hvis en som arbeider ved skolen krenker en elev Ny håndhevingsordning (hos Fylkesmannen) som erstatter dagens klageordning Tvangsmulkt (dagbøter) Særskilt informasjonsplikt overfor elever og foreldre om rettighetene i nytt kap 9 A Det nye kapittelet vil gi økte behov for kompetanse og struktur. I tillegg til punktene er det krav til dokumentasjon av hva skolen og kommunen gjør i alle ledd. Skolene skal ha et system som sikrer at alt skolen foretar seg både i forbindelse med forebygging, oppdaging og håndtering av krenkende handlinger blir dokumentert. Det er mye i håndhevelsen og håndteringen av kapittel 9A som ikke er helt avklart fra myndighetenes side. Andre føringer Det er i tillegg mange andre føringer enn lovverket skolen skal ta hensyn til, og det er svært omfattende å greie ut alle i dette dokumentet. Føringer kommer fra Stortinget via lovverk og forskrifter til disse. I tillegg sender staten ut rundskriv og veiledere, både via Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet. For eksempel rundskriv om skolenedleggelser (Udir ), og Veileder om spesialundervisning. Den regionale statlige myndighet (Fylkesmannen) gir også sine føringer gjennom tilsynsmyndigheten og som veileder. I tillegg er det store forventninger til at skolen skal ta seg av store og små utfordringer i samfunnet, ofte gjennom medier og enkeltsaker. Kommuneplanens samfunnsdel Som skoleeier skal også Kommunestyret gi sine signaler og føringer om hvordan skolene i kommunen skal drives. Dette gjøres gjennom budsjett og andre vedtak med direkte betydning for driften, ikke minst i behandlingen av Kvalitetsmeldingene, men også gjennom overordnede dokumenter for eksempel Kommuneplanen. I kommuneplanenes samfunnsdel er det folkehelseperspektivet som også har fokus forhold til skolen. Ressurser Skolene har godt kvalifiserte ansatte, men det vil fortsatt være flere som skal gå av med pensjon i løpet av få år. I tillegg øker antallet elever i kommunen. Det er derfor behov for å rekruttere mange nye ansatte de neste årene. Skolene har god søkning på ledige stillinger ved utlysninger før skolestart, men ved vikarbehov og nye stillinger i løpet av skoleåret kan det være vanskeligere å skaffe kompetent personell. I en situasjon med sterkt press på økonomien er det ikke rom for fleksibilitet og reserver i ansattegruppen. Kompetansekravene til undervisningspersonalet er skjerpet fra Dette betyr at lærere som mangler den nødvendige kompetansen må skaffe seg denne innen Per oktober 2017 gjelder dette 27 lærere på barnetrinnet og 11 lærere på ungdomstrinnet. For å sikre at skolene har den kompetansen skolen trenger skal rekrutterings- og kompetanseutviklingssystemene utvikles videre og settes inn i en konkret plan. 4 64

65 Struktur Vallersund Oppvekstsenter har høsten elever fra 1. til 7. trinn. Skolen har i tillegg SFO og en grendehusfunksjon. Solkysten barnehage avdeling Sandnes er samlokalisert med skolen. Vallersund er en åpen, fådelt skole og arealene fungerer tilfredsstillende i forhold til undervisningssituasjonen. De siste årene har SFO-rommet blitt brukt som barnehageavdeling. Det har gitt utfordringer som vi ikke har funnet en god nok løsning på. Skolebygget trenger etter hvert noe vedlikehold, men er svært godt behandlet og bærer ikke preg av at bygget er 10 år i Skolegården fungerer godt, men etter noen års bruk er det begynnende slitasje på enkelt apparater. Skolen har måttet begrense utearealet da det ikke er nok voksne slik elevtallet er i dag til å ha en tilfredsstillende inspeksjon. Botngård skole har høsten elever fra 1. til 10. trinn. I tillegg er voksenopplæringen underlagt Botngård skole. Botngård skole er fysisk både en åpen og lukket skole. Skolen er under stadige ombygginger for å tilfredsstille endrede behov og økende elevtall. Musikkrom og auditorium er ikke tilgjengelig for elever med behov for rullestol. Botngård skole har i dag ikke nok grupperom til at vi kan ivareta de individuelle rettigheter og behov. Skolen har nå så mange elever at det organisatoriske handlingsrommet blir begrenset. Uteområdet på Botngård fikk etter investeringene i nye lekeapparater et løft, og tiltaket ser ut til å virke etter intensjonen om å aktivisere ungdomsskoleelevene. Det er fortsatt noe lite tilbud til så mange elever, så uteområdet må det fortsatt holdes fokus på. Det er betydelige mangler knyttet til de ansattes arbeidsplasser, og skolen tilfredsstiller fortsatt ikke kravene til areal for den enkelte ansattes arbeidsplasser. Det er i gang planlegging av en ny ungdomsskole i Botngård. En ny skole vil løse de arealmessige problemene vi har ved Botngård skole, både for elever og ansatte. Organisering av undervisning Grunnskolene i Bjugn har stor variasjon seg imellom og innad i skolene i hvordan de organiserer undervisningen. Det er undervisning i en fådelt skole med aldersblandede grupper i den ene enden og fagundervisning i store relativt homogene grupper i den andre. Organiseringen tilpasses den undervisningen som skal foregå innenfor de økonomiske og fysiske rammer skolene har. Skolene er i stadig utvikling og endring blant annet gjennom felles prosjekter og kompetanseutvikling, og det er en stadig utvikling i praksisen i klasserommene. Forskning og erfaring viser at varierende arbeidsformer og alternative organiseringer kan øke elevenes utbytte av undervisningen. Andre rammer kunne gitt bedre muligheter for andre valg av organiseringen av undervisningen. Organisering av skoleledelse Skolene ledes av rektorene som også er enhetsledere. Dette betyr at rektor per i dag har det samlede ansvar for personal og økonomi i tillegg til de oppgaver de er delegert direkte i opplæringsloven. Vallersund oppvekstsenter har kun rektor som leder, men har støtte i en plangruppe der medlemmene er definert som teamledere. Botngård skole ledes av rektor med 5 65

66 støtte i assisterende rektor og to undervisningsinspektører. Disse har delegerte ansvarsområder, blant annet voksenopplæring. Rektorene er underlagt oppvekstsjef. Den skolefaglige kompetansen i kommunen er plassert i oppvekstsjefsrollen. Oppvekstsjefen har ansvaret for overordnet planlegging, budsjettarbeid og oppfølging. I tillegg ivaretar oppvekstsjefen oppvekstsamarbeidet utenfor kommunen. Oppvekstsjefen sitter i rådmannens ledergruppe med ansvar for barnevern, barnehage, grunnskole, voksenopplæring og flyktningenheten. Oppvekstsjefen, enhetsleder barnehage og rektorene utgjør «ledermøte oppvekst» som har ukentlige møter der utvikling av oppvekstfeltet er tema. Her diskuteres felles prosjekter, innsats og resultater. Det er også i dette forumet overordnede planer diskuteres og utformes. Jevnlig blir ledermøte oppvekst utvidet med alle inspektørene i skolen og leder for PPT. Dette fungerer da som et «forum for skoleutvikling» (FSU). Styringsdialogen har ikke vært god nok i oppvekstsektoren, og denne skal sikres gjennom en plan for kvalitetsutvikling. Denne planen skal inneholde blant annet årshjul og struktur for rapportering og resultatoppfølging, både for administrativ og politisk behandling. Kultur Arbeidsmiljø Det er viktig at alle opplever et godt arbeidsmiljø. Alle ansatte må bidra til et trygt arbeidsmiljø med tillit til hverandre, og forståelse og respekt for hverandres roller. Spesielt skoleledere må ha fokus på kvaliteter som: respekt, personlig omsorg (bry seg), kompetanse og integritet, på en måte som skaper et godt arbeidsmiljø. Skolene må utarbeide felles regler for samspill og samhandling, og bli enig om hvordan man vil ha det på arbeidsplassen. Regler er viktige for forholdet mellom ansatte, men også som grunnlag for utvikling av kompetanse og ny praksis. Skolene skal fortsatt jobbe med dette kontinuerlig med planlagte stoppunkt underveis i skoleåret. Eksempler på dette er «Live in Vallersund» og Botngård skoles virksomhetsplan. Dagens skolehverdag handler i stadig større grad av samhandling, samarbeid og fellesskapsløsninger enn tidligere. Dagens utforming av ansattes arbeidsplasser er ikke særlig tilpasset denne utviklingen. Det fysiske arbeidsmiljøet må fortsatt utvikles i tråd med nye arbeidsformer og behov. Forholdet mellom ledelse og arbeidstakere er en viktig faktor for trivsel på arbeidsplassen. Ledere må være tett på sine ansatte for å sikre gode relasjoner med den enkelte. Skolene og kommunen har gjennom Ståstedsanalysen og Ekstern skolevurdering mye informasjon om hva skolens ansatte mener. Informasjonen fra ansatte er ikke tatt med i denne kvalitetsmeldingen, men dette skal vurderes i framtiden. Det vil kunne være nyttig å se hvordan elevstemmen og ansattestemmen vurderer skolen. Kommunen skal også gjennomføre en Foreldreundersøkelse i løpet av 2018 for å sikre at vi også har foreldrestemmen. 6 66

67 Sykefravær/nærvær Sykefraværet på Vallersund oppvekstsenter varierer sterkt da dette er en liten enhet med få ansatte. To ansatte med langvarig sykdom vil gi store utslag. Så langt i 2017 er sykefraværet ved Vallersund oppvekstsenter 1,7 %. For Botngård skole er tallene mer stabile, men med en økende tendens over de siste årene. I perioder har som kjent fraværet vært svært stort. Så langt i 2017 er sykefraværet ved Botngård skole 10,7 %. Sykefravær har negative konsekvenser for alle deler av skolen, og belastningen på de som er igjen øker. Kvaliteten synker og kostnadene øker. Skolene skal jobbe med å øke nærværet gjennom systematisk arbeid. Skolene har utviklet en egen handlingsplan knyttet til HMSarbeidet, og denne vil være et viktig verktøy i arbeidet for å øke nærværet. Det er et lederansvar å jobbe med nærværsarbeid, men det er helt avgjørende at ledere og medarbeidere jobber sammen med å skape godt arbeidsmiljø og nærvær på arbeidsplassen. Kunnskapsutvikling En lærende organisasjon krever at det bygges felles kunnskap og at alle har tillit til hverandre. Skolen skal være på jakt etter å utvikle seg og å være med på den utviklingen som skjer i forhold til skoleutvikling. Vi må følge med på oppdatert forskning og teori, og bruke dette i hverdagen der det vil være fornuftig. Skolene deltar i et lærende nettverk på Fosen der kompetansemiljøer brukes for å utvikle bedre praksis. Tilbakemelding på undervisning vil være et viktig bidrag for å utvikle og dele kompetansen i skolen. Dette kan for eksempel være gjennom skolevandring. Det er viktig å anerkjenne det gode arbeidet som gjøres. Kollegaveiledning kan også brukes for eksempel til å avhjelpe situasjoner i klasserommet via observasjon og veiledning. Hvordan undervisningen organiseres varierer mellom klasser, lærere og trinn. Erfarings- og kunnskapsdeling er derfor nyttig for at den beste praksisen spres. En kartlegging og organisering av den enkelte lærers gode kompetanse vil skape en base der andre ansatte kan finne hjelp og veiledning når det er behov for det. En slik base vil også kunne være et godt utgangspunkt for videre kompetanseutvikling, både hos den enkelte og skolen som organisasjon. Skolene i Bjugn deltar i ekstern skolevurdering i samarbeid med resten av Fosen. Resultatene fra de eksterne vurderingene gir meget gode analyser av tilstanden i skolene. Resultatene fra denne vurderingen brukes av skolene til å lage en prioritert plan for oppfølging av disse. Rapportene legges fram for politisk behandling. Skoleledelsen må holde seg oppdatert på nyere forskning på skole og ledelse av skole. Det forutsettes at ledere setter seg inn i de faglige satsninger det blir bestemt å gjennomføre. Ledere i skolen skal legge til rette for læreres læring, noe som forutsetter relativt avansert lederskap. Det er også viktig at lærere og ledere har felles læringssituasjoner. Når det vurderes å gå inn i nye prosjekter eller satsningsområder er det viktig å se på det behovet og den kapasiteten skolene har for å gjennomføre. Det må også sees på om prosjektene/satsningsområdene er i tråd med tidligere valg. For å sikre en god gjennomføring og gode resultater må valgte prosjekter/satsningsområder forankres tilstrekkelig i skoleledelse og hos andre ansatte. 7 67

68 Faglige resultater En tilstandsrapport generert gjennom Utdanningsdirektoratets Skoleporten er vedlagt denne meldingen. Resultater på Utdanningsdirektoratets utvalgte deler av elevundersøkelsen, nasjonale prøver, standpunkt og eksamener med mer kan finnes der, i tillegg til en vurdering av resultatene og tiltak knyttet til resultatene. Flere av resultatene, særlig knyttet til nasjonale prøver og deler av elevundersøkelsen er langt svakere enn man skal forvente, og det kreves omfattende tiltak for å snu disse. Dette er de viktigste tiltakene knyttet til de faglige resultatene: Elevundersøkelsen 1. Bjugn kommune skal bruke Olweus-programmet for å redusere forekomsten av mobbing, og ha et godt system for oppfølging av mobbing. Det skal også være et sterkere trykk på det forebyggende arbeidet generelt. Skolene skal ha nøkkelpersoner for Olweus-programmet, og sørge for at alle ansatte ved skolen får nødvendig opplæring i arbeidet mot mobbing. Skolenes ledelse skal sikre at arbeidet i forbindelse med Olweus-programmet gjennomføres. Skolene i Bjugn skal til enhver tid være sertifisert i Olweus-programmet. 2. Grunnskolene skal fortsette arbeidet med relasjonene mellom lærer og elev, spesielt med fokus på klasseledelse. Skolene skal delta i lærende nettverk på Fosen og i relasjonsprosjektet med NTNU/Drugli. Disse prosjektene vil bidra til å bedre elevenes opplevelse av mangel på arbeidsro og gi økt forståelse for skolens formål. 3. Prosjektet «Vurdering for læring» skal videreføres, implementeres og gi endret praksis i klasserommet. 4. Skolene i Bjugn skal utvikle en sosial læreplan. Denne skal ferdigstilles i løpet av 2018 i samarbeid med kommunalt forebyggende team (KFT). 5. Hele kommunen skal implementere systemene knyttet til nytt kapittel 9A i opplæringsloven. 6. Kommunen skal gjennomføre Ungdataundersøkelsen i 2018 blant annet for å få bedre innsikt i hvordan elevene opplever mestring og forholdet med skole, hjem og fritid. Nasjonale prøver 7. Grunnskolene skal ha en strukturert innhenting av kunnskap om elevenes kompetanse, særlig på leseferdighet. Denne kunnskapen skal organiseres på en måte som sikrer at nødvendige tiltak settes inn når den enkelte elev har behov for det. 8. Grunnskolene skal følge opp planene i «Her er ordene våre» om grunnleggende norskopplæring. Planen skal revideres i løpet av skoleåret 2017/18 i samarbeid med PPT. 9. Ressursen til tidlig innsats skal i hovedsak brukes til leseopplæring for å sikre at flere utvikler god lesekompetanse. 8 68

69 10. Skolene skal bli flinkere til å tilpasse opplæringen også til flinke lesere. Leseveilederne skal få en sterkere rolle i arbeidet. Skolene skal jobbe med lesing i alle fag. 11. Skolene må utvikle et bedre system for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med nasjonale prøver. Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Lærerne skal videreutvikle kompetansen på analyse av resultatene på nasjonale prøver hos den enkelte elev. 12. Alle lærere i småskolen skal ta den nasjonale prøven for 5.trinn for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. Alle lærere på mellomtrinnet skal ta den nasjonale prøven for ungdomstrinnet for å øke kunnskapen om prøveform og innhold. 13. Kommunen må i sitt rekrutterings- og kompetanseutviklingsarbeid øke kompetansen på begynneropplæring i regning. 14. Skolene skal lage en lokal plan for kompetanseforventninger på hvert trinn. 15. Skolene skal analysere resultatene og sette inn nødvendige tiltak for å få bedre resultater. Blant annet sikring av de grunnleggende ferdigheter i regning. Eksamen og standpunkt 16. Prosjektet «Vurdering for læring» omhandler i stor grad vurderingspraksis. Dette prosjektet vil derfor bedre situasjonen rundt sprik mellom standpunkt og eksamenskarakterer. 17. Det skal arrangeres en fagdag om vurderingspraksis for ungdomsskolelærerne. 18. Karakterer er sluttvurderingen av det utbyttet elevene har hatt av hele grunnskolen og resultatene er derfor et produkt av de andre tiltakene vi setter inn i skolen. Tiltaket vil derfor være å bedre den generelle opplæringen på alle trinn. Overordnede anbefalinger videre 1. Oppvekstsjefen skal lage en plan for styringsdialog og kvalitetsutvikling i grunnskolen. Denne planen skal inneholde blant annet årshjul og struktur for rapportering og resultatoppfølging, både for administrativ og politisk behandling. Planen skal ha konkrete punkter for når og hvordan oppvekstledelsen skal behandle resultatene skolene oppnår, og om hvordan dialogen med hovedutvalg for helse og oppvekst, og kommunestyre skal skje. 2. Skolen skal videreutvikle en felles kultur for kunnskapsdeling og holdning til ny informasjon. Kunnskapstørst og kunnskapsdeling må anerkjennes og belønnes. 3. Vi skal videreutvikle Bjugnmodellen for en lærende organisasjon i skolen, tuftet på faglige anbefalinger og forskning. Skolene skal utvikle systematiske læringssamtaler mellom nærmeste leder og den enkelte ansatte som en systematisk, felles didaktisk refleksjon, hvor man drøfter læring- og utviklingsmål for den enkelte. Målet er å skape 9 69

70 indre motivasjon, mestringsopplevelser og stadig nye læringsmål for den ansatte, men som også realiserer organisatoriske mål for skolen. 4. «Vurdering for læring» skal fortsatt være det viktigste prosjektet skolene jobber med det neste året, da dette prosjektet ivaretar svært mange av de utfordringene skolene står ovenfor. 5. Lærerne må ta ansvar for omsorg og kvaliteten på relasjonene med elevene. Dette vil fremme god og effektiv læring. Skolene skal gjennom egne og regionale prosjekter utvikle den gode relasjonen mellom lærer og elev. God kvalitet på lærer-elev-relasjonen synes i seg selv å være et forhold som virker inn på elevenes faglige nivå, samt sosiale og atferdsmessige fungering på kort og lang sikt i skolen May Britt Drugli (Les hele Artikkelen) 6. Skolene i Bjugn skal fortsette og intensivere det arbeidet som er i gang i forbindelse med veiledet lesing. 7. Det er nødvendig med en satsing på faget matematikk og regning som grunnleggende ferdighet. 8. Grunnskolene skal videreutvikle rekrutterings- og kompetanseutviklingsarbeidet i skolene slik at skolene sikres riktig kompetanse i hele organisasjonen. Dette skal være på plass innen skolestart høsten

71 Måleskjema 2018 Tjeneste: Kvalitetssikre tjenestene Det skal utvikles en plan for styringsdialog og kvalitetsutvikling i grunnskolene. Hvordan bedre resultatene på Nasjonale prøver? Elevprestasjonene må bli bedre og mer stabile. Analysekunnskap Bedre de ansattes kompetanse i analyse av kartleggingsprøver og nasjonale prøver. Struktur Strukturere resultatene på kartlegginger for den enkelte elev slik at alle elever får utnyttet sine evner på best mulig måte. Fokus på lesing Prioritere lesing i hele skoleløpet for å sikre grunnleggende ferdighet. Hvordan fremme og styrke et godt skolemiljø? Skolene har valgt 3 områder som er del av skolens generelle forebyggende arbeid og i tråd med Olweus-programmet. Inspeksjon: Definisjon av begrepet, innhold, organisering, voksenrollen, ny tittel på oppgaven Matstunda: Definisjon av begrepet, organisering, voksenrollen, aktiviteter Elevrådets rolle: Formål og oppgaver, organisering, veiledning og oppfølging, aktiviteter Arbeidsmiljø: Hvordan sikre trygge arbeidstakere og legge til rette for trivsel og motivasjon gjennom medbestemmelse? Skolene har valgt å fokusere på arbeidet rundt nærvær og oppfølging av sykemeldte, samt bruken av medarbeider/utviklingssamtalen som styringsverktøy. Oppfølging av sykemeldte Øke nærværet gjennom bedret kvalitet i oppfølgingen av sykemeldte. Kompetanseheving blant personale med personalansvar Medarbeider/utviklingssamtaler Utprøving og evaluering av rammeplanen for medarbeidersamtalen i tråd med Bjugnmodellen Hvordan måle/ datakilde Styringsdialog Lederavtaler Politikerdialog Nasjonale prøver Elevsamtaler Kartleggingsprøver Utviklingssamtaler Olweusundersøkelsen Olweus-møter Elevundersøkelsen Foreldreundersøkelsen Antall 9A-saker Klassemøte Utviklingssamtalen Elevsamtalen Personalmøter Elevrådets tilbakemeldinger Ståstedsanalysen Medarbeidersamtalen Tillitsvalgte Verneombudet Plangruppa/ utviklingsteam Færre og kortere sykemeldingsperioder Fra 100% til graderte sykemeldinger. Endret vikarbehov 2018 Planen skal være tatt i bruk Færre elever mobbet. Sertifisering av alle skoler i Olweusprogrammet. Bedre opplevd elevmedbestemmelse. Større nærvær. En plan for utviklingssamtaler er tatt i bruk

72 Kunnskap: Hvordan bruke målformuleringer og språket for å tydeliggjøre og styrke læring? Skolen er midt i utviklingsløpet innen Vurdering for læring. Endring av praksis er i ferd med å skje og det forventes at alle øver på VFLs prinsipper og at de blir implementert i løpet av skoleåret Vurdering for læring Skolens bevegelse fra aktivitetsmål til læringsmål. Målformuleringer på arbeidsplaner og for timen. Elevenes opplevelser av endringer i undervisningen i kjølevannet av VFL. Budsjettdisiplin: Hvordan forvalte skolens økonomiske ramme som et styringsverktøy? Skolene har stramme økonomiske rammer og det er viktig at ledelsen er bevisst at de disponeringer som gjøres fremmer ønsket formål. Spesialundervisning Styrking av kontaktlærere på trinnene for å ivareta elever med særskilte behov best mulig i gruppefelleskapet. Styrking av kontaktlærere for å sikre mer robuste trinn. Ukeplaner Periodeplaner Halv og årsplaner Utviklingssamtalen Halvårsvurderinger Elevundersøkelsen Kartleggingstester Elevsamtalen Utviklingssamtalen Elevundersøkelsen Ståstedsanalysen Fagmøter med andre instanser Bedre tilbakemelding i elevundersøkelsen knyttet til VFL Større integrering av alle elever

73 SAKSFRAMLEGG Arkiv: F47 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/2 Hovedutvalg helse og oppvekst /78 Kommunestyret Saksbehandler: Kjetil By Rise Tilstandsrapport Barnevern 2018 Vedlegg: 1 Notat Barnevern Tilstandsrapport 2017 Fosen barneverntjeneste Sakens bakgrunn og innhold: Notat om barnevernsarbeidet i Bjugn og Tilstandsrapport for Fosen barneverntjeneste er utarbeidet og finnes som vedlegg. Vurdering: Vedlagte dokumenter gir en vurdering av situasjonen i barnevernsfeltet, og peker på aktuelle utfordringer nå og i tiden fremover. Oppsummering: Dokumentene legges fram for uttalelse i Hovedutvalg for helse og oppvekst, og for kommunestyret til orientering. Rådmannens innstilling: Notat om barnevernsarbeidet i Bjugn 2018 og Tilstandsrapport for Fosen barneverntjeneste 2017 tas til orientering. Saksprotokoll i Hovedutvalg helse og oppvekst Behandling: Hovedutvalgets uttalelse: Utvalget er fornøyd med det som framlegges fra barnevernstjenesten. Utvalget ønsker at det forebyggende arbeidet prioriteres, og at Kommunalt forebyggende team og strukturene rundt dette etableres snarest. Enstemmig vedtatt. Endelig uttalelse: Utvalget er fornøyd med det som framlegges fra barnevernstjenesten. Utvalget ønsker at det forebyggende arbeidet prioriteres, og at Kommunalt forebyggende team og strukturene rundt dette etableres snarest. 73

74 74

75 Tilstandsrapport for Barnevern

76 Generelt om barnevernstjenestene og ansvarsfordeling Det utarbeides ikke en egen kvalitetsmelding for dette området da Fosen Barneverntjeneste leverer en egen tilstandsrapport. Dette notatet omhandler den delen av barnevernsområdet som fortsatt er Bjugn kommunes direkte ansvar. Fosen Barneverntjeneste Barnevernstjenestene i Bjugn er ivaretatt av Fosen Barneverntjeneste, som er en interkommunal tjeneste underlagt rådmannen i Rissa kommune. I et interkommunalt samarbeid om barneverntjenesten har samarbeidskommune fortsatt ansvar for at barneverntjenesten oppfyller sine oppgaver etter loven, selv om myndighetsutøvelsen er delegert til en annen kommune. Samarbeidskommunen må derfor motta tilstrekkelig rapportering til å vite at barneverntjenesten utfører sine oppgaver på en god måte, for eksempel undersøker og følger opp meldinger, lager og følger opp tiltaksplaner, har et system for avviksrapportering osv. Kommunen må også ha gode rutiner for å sikre at øvrige kommunale tjenester ser og tar tak i bekymring for barn og unge, og melder bekymring til barneverntjenesten når dette er nødvendig. Bjugn kommunes forventningene og bestillinger til Fosen barneverntjeneste styres gjennom et årlig bestillerbrev: For å følge opp kommunens oppgaver med internkontroll av barneverntjenesten utarbeides det et årlig bestillerbrev fra Bjugn kommune til Rissa kommune som vertskommune og Fosen barneverntjeneste som utfører. Bestillerbrevet beskriver kommunenes forventninger til samhandling og arbeidsoppgaver som Fosen barneverntjeneste skal utføre på vegne av Bjugn kommune. Forebyggende arbeid Selv om deler av barnevernstjenestene plasseres i det interkommunale Fosen Barneverntjeneste er det flere oppgaver som fortsatt er Bjugn kommunes ansvar. Dette gjelder i hovedsak det generelle forebyggende arbeidet. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag skriver følgende i et notat til Rissa kommune: Selv om samarbeidskommunene etter vedtak har delegert myndighet til en vertskommune når det gjelder å lede og ha ansvar for barneverntjenesten, er det åpenbart at de respektive rådmennene i samarbeidskommunene har et stort ansvar for å sikre en forsvarlig tjeneste i egen kommune. Dette gjelder spesielt i forhold til 3-1, der kommunen skal følge nøye med i de forhold barn lever under, og finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer. Rådmannen i samarbeidskommunen har derfor et spesifikt ansvar for å følge opp den delen som gjelder det generelle forebyggende arbeidet i sin kommune, herunder å sikre at dette er organisert og godt forankret i forhold til naturlige samarbeidsparter i egen kommune. Rådmannen i samarbeidskommunen bør være med å legge føringer i forhold til hva som ønskes prioritert i egen kommune av deltakelse fra barneverntjenesten i ulike samarbeidsfora. 76

77 Det er de ordinære enhetene i kommunen som altså skal ivareta deler av barnevernsloven, og dette gjelder i første rekke overvåking og forebygging. I de tidlige fasene vil det være helsestasjon som i hovedsak er i kontakt med barn og foreldre, mens barnehage og skole overtar mye av kontakten etter hvert. Også andre deler av kommunens virksomhet som for eksempel kulturskole og fritidsklubb er viktige arenaer både for å følge med på hvordan barn har det, og i et forebyggendeperspektiv. I tillegg vil frivilligheten og idrettsmiljøene ha en viktig rolle. Utfordringen ligger i hvordan kommunens forskjellige deler samarbeider, samhandler, utveksler informasjon og utfører tiltak. Dette forutsette at det settes av tid og ressurser til arbeidet. Bjugn kommune har nå reetablert kommunalt forebyggende team, og det etableres forebyggende team på alle enheter. I tillegg etableres det et innsatsteam som skal gi råd og bistå enhetene i spesielle tilfeller. En helhetlig plan for det forebyggende arbeidet skal behandles i hovedutvalg og kommunestyre. Tiltak som skal gjennomføres i 2018: 1. En helhetlig plan for det forebyggende arbeidet i Bjugn kommune skal vedtas og tas i bruk tidlig i Det skal settes i gang et foreldreveiledningsprogram (ICDP) i samarbeid mellom helsestasjon, barnehage og skole. 3. Fosen Barneverntjeneste skal være en naturlig samarbeidspartner for alle enheter i Bjugn kommune som er i kontakt med barn og unge. Vedlegg: Tilstandsrapport for 2018 fra Fosen barnevernstjeneste 77

78 TILSTANDSRAPPORT 2017 FOSEN BARNEVERNTJENESTE INTERKOMMUNAL BARNEVERNTJENESTE FOR OSEN, ROAN, ÅFJORD, BJUGN, ØRLAND, LEKSVIK OG RISSA INNHOLD 1. Innledning 2. Organisering 3. Bemanning og arbeidsmiljø 4. Tjenesteyting og brukermedvirkning 4.1 Faglig status 4.1 Kompetanse 5. Økonomi 6. Kommunebarometer 7. Kommunesammenslåing 8. Utfordringsbilde Telefon: Telefax: e-post: 78 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

79 1. Innledning Det er første gang Fosen barneverntjeneste skriver tilstandsrapport, jfr kommunenes bestiller brev er dette ønskelig. Hva rapporten skal inneholde og på hvilken måte den er skrevet på, ønskes det derfor en tilbakemelding fra rådmennene og politikerne på. Fosen barneverntjeneste har funnet det hensiktsmessig å ferdigstille rapporten etter første halvårsrapportering Vi ser at det hadde vært mer hensiktsmessig å ferdigstille den til kommunene ila mai med tanke på neste års budsjett og evt politiske behandlinger. Dette ønskes det også en tilbakemelding på. Tiltak fremover med utgangspunkt i dagens status vil bli oppsummert under hvert punkt. Innholdet i rapporten er hentet i fra tjenestens halvårsrapportering, tertialrapportering, kommunebarometeret, interne dokumenter og Prop.73L (2016/2017) «Barnevernreformen, bedre hjelp der barna bor». Deler av rapporten er skrevet i samarbeid med Mari Kilen, merkantil og økonomiansvarlig i Fosen barneverntjeneste. 2. Organisering Fra generalistmodell med fagleder til teammodell med teamleder Ved oppstart av Fosen barneverntjeneste i 2012, ble det brukt lite tid på hvordan tjenesten best kunne organiseres. Etter 2 års drift var de fleste rutiner og strukturer skriftliggjort og på plass, dette ut i fra en modell hvor alle jobbet med alle typer av saker, dvs generalistmodellen. Fosen barneverntjeneste var på dette tidspunktet inndelt i tre områder etter geografi, med hver sin fagleder. Oppgaver som man etter hvert la til noen få ansatte, var tilsynsførerordningen og mottaksoppgavene. Denne endringen ble opplevd positiv for brukere, samarbeidspartnere og Fosen barneverntjeneste sine ansatte. I perioden etter disse oppstartsårene ble det stilt spørsmål internt om den daværende organiseringen var den mest hensiktsmessige for våre brukere, samarbeidspartnere og Fosen barneverntjeneste. Dette bla på bakgrunn av: Tilsyn fra Arbeidstilsynet, Fosen revisjon og Fylkesmannen, avvik i fht frister, tilsynsfører ordningen og generell saksbehandling, Tilbakemeldinger internt hvor det ble stilt spørsmål til daværende organisering, Evalueringen av alle interkommunale barneverntjenesten i Sør Trøndelag, Innhenting av erfaring fra andre kommuner, Sentrale føringer med økt kommunalt ansvar og nedbygging av Bufetat, Utfordring med rekruttering av fagleder. Evalueringsprosessen startet høsten 2015, med sterk involvering av personal avdelingen i Rissa kommune. Suksessfaktorer og risikofaktorer ble kartlagt og ulike modeller for organisering ble lagt frem i perioden frem til mai Ivaretakelse av de ansatte har i perioden vært viktig, der det bl.a har vært månedlige samarbeidsmøter med verneombud. Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 79 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

80 Målsetting med ny struktur/organisering var økt kvalitet i tjenesten med fokus på faglig utvikling, mulighet for spisskompetanse, og kvalitetssikring jfr. barnevernlovens krav. Andre mål var kulturbygging, samt å jobbe mest mulig likt i de ulike kommunene på Fosen. Ny organisering ble som vist i figuren nedenfor: Leder Merkantil Teamleder undersøkelse /mottak Teamleder omsorg/nk Teamleder Tiltak Modell som viser viktigheten av overganger mellom teamene og at de ulike teamene henger sammen. Felles for alle teamene er det forebyggende arbeidet: Mottak/ undersøkelsesteam Teamleder saksbehandlere Forebygging Tiltaksteam Teamleder saksbehandlere Forebygging Omsorgsteam Teamleder saksbehandler Forebygging Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 80 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

81 Ordningen ble sammen med ansatte i Fosen barneverntjeneste evaluert i juni Konklusjonene på evalueringen var: - Endring av organisering oppleves positiv og fremtidsrettet i forhold til sentrale føringer og krav om endring, utvikling og økt kompetanse. Dette gjelder både for den ansatte personlig og for tjenesten som helhet. - Vi skal videreutvikle organiseringen slik den er pr i dag, redusere ulemper og styrke fordeler. - Endringer tar tid, og vi ønsker bedre erfaringsgrunnlag før vi foretar nye større justeringer. 3. Bemanning og arbeidsmiljø Bemanning Fosen barneverntjeneste: Antall ansatte Antall årsverk Antall stillinger tildelt fra Fylkesmannen ,7 3, ,6 0,5% prosjekt 6,8 faste stillinger I tillegg er det 0.5% prosjektstilling i 1 år. 100% stilling leder og 150% stilling merkantil er medregnet i oversikten. 300% stilling tilhører 3 teamledere. Det har i 2016 og 2017 vært månedlige samarbeidsmøter med verneombud med tanke på arbeidsmiljøet og i fht omorganiseringen. Det er gjennomført medarbeidersamtaler og vernerunder. To nye teamledere ble ansatt våren ansatte er pr d.d i permisjon. Pr 1 kvartal hadde ansatte til gode 700 timer avspasering og det var blitt utbetalt kr i overtidsbetaling. Det ble i 1. tertial rapport belyst at tjenesten mangler 2 årsverk for å kunne utføre en forsvarlig jobb. Leder er bekymret for ansattes arbeidshverdag med tanke på arbeidsmengde og jobben de står i. Det er ansatte i tjenesten som pr i dag opplever arbeidshverdagen for krevende til å kunne stå i jobben hva gjelder faglig innhold, krav og saksmengde. Generelt i barnevernet i Norge er det mye turnover, noe vi dessverre også ser i Fosen bv.tj. En håper at økt veiledning til ansatte og veilederutdanning til teamlederne høsten 2017 kan være med å motvirke dette. I forhold til fremtidige behov, vil barneverntjenesten ha behov for rene tiltakspersoner ansatt i Fosen bv.tj. Dette i fht tiltak i hjemmet, samt i fht veiledning av fosterforeldre. Spisskompetanse vil kreves og det er ønskelig at kompetansen finnes i egen tjeneste. Sykefraværet er ved 1. tertial 2017 på 9,9 % % % % 8.13 % 9.9 % - Tallet for 2017 er fra mai. Fosen barneverntjeneste har ingen langtidssykmeldte pr Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 81 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

82 - Fosen barneverntjeneste har hatt et høyt sykefravær de første årene etter etableringen. Dette selv om det har vært svært få langtidssykmeldinger som har vært begrunnet i arbeidsmiljø. På grunn av sykefraværet ble det satt i gang et arbeidsmiljøprosjekt i regi av personal i Rissa kommune høsten Trusler og netthets er en stor tilleggsbelastning for ansatte. Det er i få saker dette skjer, men når det skjer er det svært uheldig. Det er kun 1 barnevernskontor på Fosen hvor utenforstående ikke kan gå direkte inn til saksbehandler. Sikkerhet har vært et viktig tema og det er behov for en gjennomgang av dette med alle Fosen kommunene. Tiltak fremover: medarbeiderundersøkelse gjennomføres veiledning iverksettes hindre nye sykefravær, viktig med stabil arbeidsstab fokus på tiltak: sikkerhet til ansatte få ned overtid og arbeid ut over ordinær arbeidstid veilederutdanning til teamledere for å motvirke turnover revidering av arbeidsavtale for å sikre ansattes rettigheter med tanke på overtid og arbeidsmengde behov for økt antall stillinger for å håndtere saksmengde på en forsvarlig måte. 4. Tjenesteyting og brukermedvirkning 4.1 Faglig status: Status pr ved Fylkesmannens halvårsrapportering. Generelt for flere stadier i en barnevernssak er økt brukt av Familieråd, dvs mobilisering av familiens nettverk. Ingen frist overskridelser på gjennomgåtte meldinger innen 1 uke. De fleste antall nye meldinger kom i slutten av mai og juni Dette er svært utfordrende med tanke på at få meldinger henlegges og i fht påfølgende 2 mnd med færre ressurser på jobb pga ferieavvikling. Utfordringen blir å holde frister på undersøkelser. Det er ingen innleie pga ferieavvikling. Stor økning av nye meldinger i Roan, økning også i Ørland, Rissa og Leksvik. Nye meldinger 1. halvår halvår 2016 Frist overskridelse på 1 uke Henlagte meldinger Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM % 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 82 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

83 Det er overskridelser i fht undersøkelsessaker i alle kommunene unntatt Bjugn det første halve året Til sammen 18 saker er gått over fristen, noe som er langt over det målet tjenesten har. Størst bekymring er det i fht antall saker som går over 6 mnd undersøkelse. I 7 av disse sakene venter man på ekstern sakkyndig utredning eller det er snakk om saker som er blitt anmeldt og hvor man ikke ønsker å konkludere før saken er ferdig etterforsket av politiet. Fylkesmannen har bedt om tilbakemelding om hvilke tiltak Fosen bv.tj setter i verk for å lukke disse avvikene, spesielt overskridelsene på over 6 mnd. Denne tilbakemeldingen er pr d.d gitt. - Leksvik har det siste ½ året hatt flere alvorlige og komplekse saker -I en liten kommune som Osen skal det lite til før at % overskridelsen blir stor. -En økning av antall meldinger de siste månedene gir bekymring i fht om tjenesten klarer å yte forsvarlige undersøkelser innen 3 måneder i 3. kvartal Det er fokus på utfordringen og jobbes for å motvirke at dette skal skje. Antall avslutta undersøkelser siste ½ år Frist overskridelser på undersøkelse Sum antall saker i antall Herav over 6 mnd Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM/SNITT % 8.3% 8.3% 0% 5.5% 20.8% 40% 14.7% Fosen bv.tj har hatt fokus på å få på plass tiltaksplaner i saker med tiltak og evaluering av tiltakene jfr lovens krav, dette gjennom målbevisst jobbing med internkontroll. Jobben har ført frem, selv om det fortsatt er noen få saker som ikke fyller lovkravet. Pr var det til sammenligning 30 barn som ikke hadde tiltaksplan og 42 barn som ikke hadde fått sin tiltaksplan evaluert. Antall saker på hjelpe tiltak Herav som ikke har tiltaksplan Mangler evaluering av tiltaksplan Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM Fosen bv.tj har oppfølging og kontroll ansvar for i alt 72 egne fosterbarn og barn som bor på institusjon. Av disse er det 5 tilfeller der lovens krav om besøk det siste året ikke er oppfylt. I tillegg har tjenester ansvaret for oppfølging av barn på ettervern som er i ulike tiltak. Årsak til avviket er tjenestens kapasitet. Internkontroll i fht fosterhjemsoppfølging har ført til svært god kontroll på det arbeidet som gjennomføres. Alle barna har egen omsorgsplan. Det er pr d.d behov for økt kompetanse og veiledning til fosterhjem som har barn med store omsorgsbehov boende hos seg. Kompetansen er sterkt ønsket i egen tjeneste slik at vi slipper Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 83 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

84 å innhente/kjøpe slike tjenester eksternt i den graden vi gjør i dag. Stipulert kostnad på innleie av slik veiledning i 2017 er på kr. Antall plasseringer det siste halve året som er blitt gjennomført har vært 2 på atferd og 2 på omsorg. Barn under omsorg Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM Med omsorgsplan Herav i fosterhjem Herav i institusjon Frivillig plassert i fosterhjem Institusjonsbarn på atferd Totalt antall barn kommunene har oppfølging og kontrollansvar for Krav om besøk/ oppfølging oppfylt Antall barn kommunene har tilsynsansvar for Herav ikke oppfylt lovens krav om 4 tilsyn pr år Fosen bv.tj har pr d.d tilsynsansvaret for 90 fosterbarn boende på Fosen. Fosen barneverntjeneste har ansvar for å ansette tilsynsperson for disse fosterbarna og denne personen skal gjennomføre minimum 4 besøk pr år. Tidligere avvik på området førte til et eget prosjekt for å få lukket avviket. Dette innebar bla å prioritere 100% ressurs på området, internkontroll og rutinearbeid. Alle fosterbarna har fått tildelt tilsynsperson. Satsingen har ført frem, selv om tjenesten ennå har noe å gå på da fortsatt 18 barn ikke oppfyller lovens krav pr d.d. Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik SUM O Det er ved intern kontroll oppdaget avvik da flere fosterhjem ikke er blitt godkjente jfr lovens krav. Tiltak er satt i gang for å lukke avviket og Fylkesmannen varslet. Avviket forventes lukket i løpet av høsten Tiltak fremover: Gjennomføring av brukerundersøkelse høsten 2017 Tre teamledere på veilederutdanning, en ansatt på master i barnevern Flere på barnesamtalen Fokus på kartleggingsverktøy og verktøy i fht tiltaksarbeid Behov for egen veileder av fosterforeldre (kompetanse som kjøpes i dag) og egne tiltakspersoner ansatt i Fosen bv.tj Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 84 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

85 Lukke avvik på godkjenning av fosterhjem Prosjekt forebyggende arbeid for å imøtekomme fremtidige behov. Til orientering: BUP Fosen har det siste halvåret ikke fulgt opp det arbeidet de er satt til. Leder har hatt dialog med BUP om dette og det er blitt skrevet brev til St Olavs Hospital om forholdet. Det vurderes i fht det enkelte barn det gjelder å skrive klage om manglende oppfølging. Dette har fått og vil få konsekvenser for barn i Ørland, Bjugn, Åfjord og Rissa. Forebyggende stilling er pr d.d ikke besatt, men internt utlyst. Denne forventes besatt ila sept. Dette er ei prosjektstilling med midler fra Fylkesmannen hvor man skal jobbe med fokus på det forebyggende arbeid på Fosen med bakgrunn i de sentrale føringer som er kommet jfr barnevernsreformen. Det blir også viktig, der det er hensiktsmessig å jobbe med fokus på større likhet mellom kommunene i dette arbeidet på Fosen. 4.2 Kompetanse: Ved oppstart av Fosen bv.tj var det for få ansatte som hadde videreutdanning, samt verktøy for å utøve tiltak og kartlegge omsorgssituasjonene for barn. Dette har ført til behov for eksterne kjøp av tiltak og kartlegging i enkeltsaker. Det er beregnet å bruke kr kr i sakkyndige utredninger i Vi leier inn ekstern tiltakskompetanse for kr I tillegg kjøper vi tyngre tiltak fra Bufetat inn i flere saker. Noe av pengene som brukes til kjøp av tjenester kunne vi enten ansatt en psykolog for i tjenesten eller bygd større kompetanse med flere egne ansatte selv. Tallene vil variere fra år til år. Det satses sentralt på kompetanseheving i barnevernet, noe som er svært positivt men også krevende for tjenesten i form av fravær av ansatte i perioder. Tjenesten søker der hvor det er mulig å få dekket utgifter når ansatte blir borte, slik at arbeidskraft kan leies inn i deres fravær. Av kompetanseøkning har ansatte denne våren tatt: - Barnesamtalen (4 ansatte) - Kognitiv terapi (4 ansatte) - Euroadad (kartleggingsverktøy, 6 ansatte) - ART (kartleggingsverktøy, 2 ansatte) Tiltak fremover: Interne opplæringsdager høsten 2017: Opplæring i Familieråd, barnehuset og politi, Fagdag med barnevernvakta, fagdag med tema brobygging mellom biologiske foreldre og fosterhjem og opplæringsdag i Familia. Ønske om økt kompetanse i egen tjeneste kontra kjøp av tjenester 3 teamledere på veilederutdanning, 1 ansatt påbegynner master i barnevern, flere på barnesamtalen Evaluere og forbedre den interne opplæringen/veiledningen av nytilsatte Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 85 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

86 5. Økonomi Hver høst legges det et budsjett ut i fra hva vi kjenner av tiltak. Kostnader knyttet til tiltak i familier føres direkte i kommunenes regnskaper. Saksbehandlingskostnader legges på egen funksjon i Rissa og faktureres kvartalsvis ut til kommunene. Budsjettene inneholder ingen buffer i forhold til hva som måtte komme av nye tiltak, nye saker og nye familier. Budsjettet for 2017 totalt for Fosen barneverntjeneste er kr. 50,7 millioner. Fosen barneverntjeneste melder status budsjett-regnskap månedlig til sektorsjef og økonomisjef i hver kommune. Det rapporteres i tillegg grundigere og mer utfyllende pr tertial. Kommunene informeres fortløpende dersom det oppstår akuttvedtak som medfører betydelige kostnader Budsjett fordeling kommunene 0 Bjugn Leksvik Osen Rissa Roan Ørland Åfjord Budsjett fordeling kommunene Tallene i mill. Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 86 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

87 Kostra-tall for 2016, publisert endelig juni 2017: Nto driftsutg. pr innbygger 0-17 år Bjugn Leksvik Osen Rissa Roan Ørland Åfjord Kommuner med høyere ressursbruk til barnevern enn andre kommuner har enten en høyere andel barn med barnevernstiltak eller kostnadene ligger høyere per barn som får hjelp av barnevernet. Det kan også være en kombinasjon av disse årsakssammenhengene. Ørland og Roan og til dels Bjugn har stor andel barn som er plassert og som enten bor i fosterhjem eller på institusjon. Plasseringer er kostbare barneverntiltak. De samme kommunene har også de høyeste kostnadene pr plassering. Dette skyldes behovet for forsterkning i fosterhjem og antall plasseringer i institusjon. 6. Kommunebarometer Barnevern vektes med 10% av kommunens total i Kommunebarometeret. Barnevern har følgende plassering: Bjugn Leksvik Osen Rissa Roan Ørland Åfjord Fosen barneverntjeneste har et klart forbedringspotensial i fht kommunebarometeret. Det er fristoverskridelsene som beskrevet ovenfor som i hovedsak gjør at vi kommer nokså dårlig ut. Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 87 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

88 Et annet parameter er: «Årsverk: Stillinger med fagutdanning, per mindreårige (teller 20 %)», her scorer vi totalt sett på karakter 2,8 av 6. I kommunebarometeret hentes ett regnskapstall på barnevernsområdet, dette gjelder forebygging/skolehelsetjeneste. Dvs ingen regnskapstall for barnevern er tatt med i kommunebarometeret. Tellende er også gjennomføring av brukerundersøkelse, noe som er planlagt gjennomført høsten Kommunesammenslåing Fosen barneverntjeneste er i forhold til andre enheter i Fosen kommunen lite berørt av de kommende kommunesammenslåingene på Fosen. Vi blir i hovedsak berørt i forhold til omlegging i fagprogrammet og arkivskille. Vi ønsker etter hvert en diskusjon med kommunene på ytterligere samlokalisering av vår tjeneste, da vi blir for spredt og arbeidsmiljøene/fagmiljøene blir i det daglige for små. Med tanke på sikkerhet er det også et ønske å ha flere ansatte samlet. Fosen barneverntjeneste ber i denne sammenhengen om å bli orientert, samt også bli tatt med i faglige drøftinger og diskusjoner som vil kunne berøre Fosen barneverntjeneste fremover. 8. Utfordringsbildet «Barnevernreformen: Bedre hjelp der barna bor» har tydelige føringer på at barnevernet skal ha mer omfattende oppgaver enn tidligere. Denne ble lagt frem 31.mars Reformens hovedmomenter er som følgende: - Nedbygging av BUFETAT sine tiltak fører til at bv.tj sine tiltak må bygges opp samtidig som den enkelte kommune må bygge tiltak i egen kommune. I en overgangsperiode mister barnevernet tilgang på viktige tiltak. Barnevernet må fremover bygge egne tiltak uten at det frem til nå har ført til økte ressurser. Tiltaket er allerede iverksatt. - Økt kommunalt ansvar for barnevernet, hvor det også legges opp til økt samarbeid innad i kommunene. Dette innebærer klare føringer på at det forebyggende arbeidet skal styrkes. - Barna skal få hjelp der de bor og få mulighet til tidligere hjelp. - Bedre kompetanse hos ansatte i barnevernet. Fosen bv.tj er avhengig av et tett samarbeid med Fosen kommunene for å kunne imøtekomme de nye kravene. Politikerne på Fosen er svært sentrale i dette arbeidet, i tillegg til aktuelle samarbeidspartnere i kommunene. Man må tørre å bygge en robust og sterk barneverntjeneste selv på Fosen, slik at man ikke blir avhengig av å kjøpe nødvendig kompetanse og/eller dyre tiltak av eksterne aktører, i mangel på egne ressurser eller tilstrekkelig samhandling. Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 88 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

89 Tiltak fremover: Orientering om de nye føringene til politikere og administrasjon på Fosen Prosjekt «forebyggende arbeid i barneverntjenesten» iverksettes fra Fosen bvtj, hvor samhandling med kommunene blir svært sentralt. Bygge en tjeneste som er mest mulig selvdreven i form av tilstrekkelig kompetanse, egne tiltak med stor grad av forebyggende fokus i samarbeid med Fosen kommunene. Man vil da kunne unngå: å komme for sent inn, hindre skjevutvikling på et tidlig tidspunkt, hjelpe barna der de bor, og unngå dyre eksterne tiltak. Fosen barneverntjeneste er avhengig av et tett samarbeid med Fosen kommunene for å oppnå dette. Å selge inn nødvendigheten av en slik satsing blir derfor svært sentralt fremover. August 2017 Therese Guddingsmo, Leder Fosen barneverntjeneste Telefon: Telefax: e-post: post@fosenbarneverntjeneste.no 89 Postadresse: Fosen barneverntjeneste Årnsetflata RISSA

90 Arkiv: 04/047 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 17/79 Kommunestyret Saksbehandler: Petra Roodbol-Mekkes Deltakelse Nordre Fosen vannområde Sakens bakgrunn og innhold: Bakgrunn for opprettelsen av vannområdet I 2007 vedtok Stortinget «Forskrift om rammer for vannforvaltningen» (vannforskriften), som implementerer EUs rammedirektiv for vann i norsk rett. Formålet med vannforskriften er å gi rammer for fastsettelse av miljømål som skal sikre en mest mulig helhetlig beskyttelse og bærekraftig bruk av våre vannressurser. Forskriften skal sikre at det utarbeides og vedtas regionale forvaltningsplaner og tiltaksprogrammer for hver vannregion, med sikte på å oppfylle miljømålene. Som følge av vannforskriften er Norge delt inn i vannregioner og vannområder som følger grensene for nedbørfelt. Hensikten med denne inndelingen er å sikre god forvaltning av vannressursene på tvers av kommunegrenser, fylkesgrenser og landegrenser. Nordre Fosen vannområde består i hovedsak av Osen, Roan, Åfjord, Rissa, Leksvik, Bjugn og Ørland kommuner. Samarbeidet i vannområdet startet i Regional vannforvaltningsplan for vannregion Trøndelag er gjeldende fra Deretter vil planen rulleres for nye seksårsperioder. Planen setter konkrete miljømål for bekker, elver, innsjøer og sjøvann i kommunene. Vannområdet deltok aktivt i utarbeidelsen av vannforvaltningsplanen. Kommunene vedtok i høringsinnspill til planen i novemberdesember 2014 å «være aktiv[e] bidragsyter[e] til at målene i vannforskriften nås». Den regionale vannforvaltningsplanen gir føringer for hvordan kommunene bør jobbe med de viktigste utfordringene for vannmiljøet fram til og med De viktigste utfordringene innenfor kommunenes myndighetsområde er avrenning fra landbruksarealer og forurensning fra private avløpsanlegg. Dersom målene i vannforvaltningsplanen skal nås er det nødvendig å gjennomføre miljøtiltak. Arbeidsoppgaver i vannområdet Vannområdet Nordre Fosen har vært et viktig samarbeidsforum for vannforvaltning fra oppstarten i Vannområdet jobber med: - Utvikle arbeidsmetoder og standarder for arbeid med felles utfordringer. - Gjennomføre et felles prosjekt om spredte avløp (Se informasjon lenger ned) - Utveksle erfaringer fra konkrete miljøprosjekter i vassdrag. - Samordne vannforvaltningsarbeidet med andre relevante sektorer (Fylkesmannen, Fylkeskommunen, Statens Vegvesen, NVE m.fl.). - Samordne og bestille/gjennomføre miljøundersøkelser (bl.a. for midler bevilget fra Fylkesmannen). - Søke om økonomisk tilskudd fra relevante kanaler (Skjønnsmidler fra Fylkesmannen, prosjektmidler fra fylkeskommunen og Miljødirektoratet). 90

91 - Legge til rette for medvirkning fra interesseorganisasjoner, privatpersoner og næringsliv i vannforskriftsarbeidet. - Spre informasjon om vannforvaltning og miljøtilstanden i vannressursene via kommunenes nettsider og hjemmesiden til vannområdet ( - Rapportering om status og måloppnåelse til vannregionmyndigheten (Sør-Trøndelag Fylkeskommune). - Prosjektleder deltar i vannforvaltningsarbeidet på regionalt nivå ved deltakelse i arbeidsutvalget for vannregion Trøndelag. Prosjekt spredte avløp Vannområdet har utarbeidet en tiltaksplan for spredte avløp. Tiltaksplanen har vært på høring våren 2017, og vil opp til endelig politisk behandling i kommunestyrene høsten Formålet med tiltakene i planen er: Redusere forurensningsbelastningen fra spredte avløp til et akseptabelt nivå, slik at målet om god økologisk tilstand i vannforekomstene kan nås. Arbeidet må koordineres med forurensningstiltak i bl.a. landbrukssektoren, som også bidrar med utslipp av næringssalter til vassdrag. Sikre drikkevannskilder (overflatevann og private brønner) mot forurensning fra spredte avløp Sikre at ikke forurensning fra spredte avløp hindrer brukerinteressene knyttet til vannet, som f.eks. bading De fleste kommunene, med unntak av Leksvik og Osen, vedtok i 2016 å øke slamtømmingsgebyrene for 2017 for å finansiere en fulltidsstilling innen spredte avløp på Fosen. Dette var en viktig forutsetning for at kommunene skal kunne arbeide etter tiltaksplan spredte avløp, og ivareta sitt myndighetsansvar etter forurensningsforskriften. Satsen som lå til grunn var 110 kr. per abonnent. (Flere av kommunene tok allerede inn noe slamtømmingsgebyr til saksbehandling etter forurensningsforskriften. Økningen i slamtømmingsgebyret ble da mindre, til en totalsats på 110 kr.) Stillingen er nå besatt, og prosjektet har finansiering for ett år. Organisering og økonomi fra Arbeidet med vannforskriften i Nordre Fosen Vannområde er organisert slik: Vannområdeutvalg (VOU) som har en politisk representant fra hver kommune, samt vara. Arbeidsgruppe med en administrativt ansatt representant fra hver kommune. Lokal referansegruppe, med representanter fra godkjenningspliktige vannverk, oppdrettsnæring, lag og foreninger etc. i kommunene. Sekretariat: Rissa kommune har tatt på seg sekretariatsrollen og har ansatt en koordinator på 50 % prosjektstilling. Økonomi Tabellen under viser driftsregnskap for og driftsbudsjett for Vannområdet får årlige driftstilskudd fra Sør-Trøndelag fylkeskommune. I tillegg søker vannområdet om prosjektmidler fra ulike ordninger. I perioden 2014 tom har vannområdet fått utbetalt til sammen 2,3 millioner kroner i prosjektmidler. 91

92 Midler Regnskap 2014 Regnskap 2015 Regnskap 2016 Budsjett 2017 Tilskudd STFK Tilskudd skjønnsmidler Bjugn kommune Osen kommune Rissa kommune Roan kommune Ørland kommune Åfjord kommune Leksvik kommune* Total Utgifter Lønn prosjektleder 50 % Reisekostnader Møter Til prosjekter/overvåkning Div utgifter Total * Leksvik kommune besluttet før jul 2016 å delta politisk og administrativt i vannområdet. Dette var en følge av at grensene til vannområdet ble justert til også å inkludere Leksvik kommune. Organisering og økonomi De fleste kommunene vedtok å høyne slamtømmingsgebyret for 2017 for å ansette en person til å jobbe med spredte avløp på Fosen på 100 %. Denne «koordinatoren» er nå ansatt, og vil være en viktig forutsetning for at målene i tiltaksplan spredte avløp kan oppfylles. Det er vedtatt finansiering for ett år (kommunestyrene vedtar slamtømmingsgebyrene årlig), men det er behov for å få mer forutsigbare tidsrammer i prosjektet. Derfor vil det være hensiktsmessig å opprette en egen temagruppe for spredte avløp i vannområdet, og at «prosjekt spredte avløp» gjennomføres som en del av driften i vannområdet, med tilsvarende prosjektperiode. Nytt organisasjonskart vil dermed se slik ut: Vannområdeutvalget Lokal referansegruppe Arbeidsgruppe vannområdet Koordinator for vannområdet 50 % Temagruppe spredte avløp Koordinator spredte avløp 100 % 92

93 Driftsbudsjettet for den neste prosjektperioden tilsvarer tidligere års budsjetter, med unntak av at prosjekt spredte avløp er tatt inn. I tillegg vil vannområdet trolig få betydelige summer i prosjektstøtte i løpet av de neste årene, men dette er ikke regnet med i driftsbudsjettet. Den eksterne finansieringen fra vannregionmyndigheten ( per år) har gått over statsbudsjettet, og har derfor vært usikker fra år til år. Ny, revidert vannforskrift er nå på høring til januar Høringsforslaget innebærer at vannregionmyndighets-ansvaret flyttes over fra fylkeskommunen til fylkesmannen. Det er vanskelig å si om dette vil føre til en enda mer usikker finansiering. Midler Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Budsjett 2021 Tilskudd vannregion-myndighet /regional vannkoordinator Tilskudd til drift fra kommunene Bjugn kommune Osen kommune Indre Fosen kommune Roan kommune Ørland kommune Åfjord kommune Tilskudd til prosjekt spredte avløp* Bjugn kommune Osen kommune Indre Fosen kommune Roan kommune Ørland kommune Åfjord kommune Total Utgifter Koordinator vannområdet 50 % stilling Koordinator spredte avløp 100 % stilling Reisekostnader Møter Til prosjekter/overvåkning Div utgifter Total *tilsvarer omtrent 110 kroner per slamtømmingsabonnent, men kommunene må selv ta stilling til hvordan denne posten skal finansieres. Slamtømmingsgebyr vedtas årlig, og er basert på selvkostprinsippet. Vurdering: Det er viktig at samarbeidet i vannområdet videreføres, med en koordinatorstilling på 50 %. Samarbeidet, og koordinatorstillingen, er en viktig forutsetning for at kommunene skal kunne følge miljømålene som følger av vannforskriften og delta i utarbeidelsen av regional vannforvaltningsplan. Organiseringen med en felles koordinator er en forutsetning for å få eksterne tilskudd til drift. Koordinatorstillingen gir også kapasitet til å søke om betydelige prosjektmidler fra ulike tilskuddsordninger. De fleste kommunene i vannområdet (med unntak av Leksvik og Osen) vedtok i 2016 å øke slamtømmingsgebyrene med 110 kr for å finansiere en felles 100 % stilling innen spredte avløp. Slamtømmingsgebyrer vedtas av kommunestyrene hvert år, men det er viktig at kommunene forplikter seg til å bidra med finansiering av denne fulltids-stillingen utover ett år. Dette er en viktig faktor for at kommunene skal kunne følge opp intensjonene i tiltaksplan 93

94 spredte avløp, og ivareta sitt myndighetsansvar etter forurensningsforskriften. Det vil være hensiktsmessig at arbeidet med spredte avløp blir en del av arbeidet i vannområdet, og at «prosjekt spredte avløp» følger prosjektperioden til vannområdet. Oppsummering: Nordre Fosen vannområdet er et viktig arena for samarbeid for Fosen kommunene, gjennom samarbeidet får Bjugn kommune tilgang til både ressurser og kompetanse vi selv ikke har. Prosjektet spredt avløp er viktig for Bjugn kommune, der Bjugn kommune har mange private avløpsanlegg. Forutsigbarhet i prosjektets økonomi er viktig for kontinuiteten i arbeidet med spredte avløp. Rådmannen tilrår derfor å opprettholder samarbeidet i Nordre Fosen vannområdet og videreføre samarbeidet om spredte avløp tom Rådmannens innstilling: 1. Bjugn kommune opprettholder samarbeidet i Nordre Fosen vannområdet tom. 2021, og bevilger årlig kr til driften av vannområdet 2. Bjugn kommune deltar i samarbeidet om spredte avløp i vannområdet tom. 2021, og vil bidra med finansiering av en 100 % koordinatorstilling innen spredte avløp. Kommunenes bidrag fordeles etter antall slamavskillere i kommunen. 94

95 SAKSFRAMLEGG Arkiv: K54 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/80 Kommunestyret Saksbehandler: Petra Roodbol-Mekkes Tiltaksplan spredte avløp - sluttbehandling Vedlegg: 1 Tiltaksplan spredte avløp 2 Særutskrift Tiltaksplan spredt avløp - 2. gangs behandling Sakens bakgrunn og innhold: Forurensningsforskriftens kapittel 12 gir kommunen myndighet over små, private avløpsanlegg i spredt bebyggelse («spredte avløp»). Kommunen har dermed plikt til å håndheve det regelverket som gjelder for slike avløpsanlegg, og å forebygge og gjøre tiltak mot forurensning. Dette innebærer blant annet å drive kontroll og tilsyn med avløpsanleggene. Kommunene på Fosen har i liten grad gjennomført tilsyn av private avløpsanlegg, og det er behov for å ta tak i oppgavene som følger med myndighetsansvaret. Det er utarbeidet et forslag til tiltaksplan for spredte avløp i Nordre Fosen vannområde. Målet med tiltaksplanen er å: - Redusere forurensningen fra spredte avløp til et akseptabelt nivå, slik at målet om god økologisk tilstand etter vannforskriften kan nås. - Sikre drikkevannskilder (overflatevann og private brønner) mot forurensning fra spredte avløp - Sikre at ikke forurensning fra spredte avløp hindrer brukerinteressene knyttet til vannet, som f.eks. bading Saksgang Tiltaksplanen ble vedtatt sendt på høring av hovedutvalget for teknisk, landbruk og miljø i Roan den 6. april, arealutvalget i Indre Fosen kommune den 22. mars, planutvalget i Åfjord den 15. mars, hovedutvalget for utvikling og miljø i Osen den 15. mars, komité for plan, drift og landbruk i Ørland den 15. mars og planutvalget i Bjugn 1. mars. Tiltaksplanen lå deretter på høring i seks uker, til 30. mai Etter høringen behandlet planutvalget tiltaksplan for spredte avløp i møtet , sak 17/60 og fattet følgende vedtak: «Bjugn kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde.» Særutskrift finnes i vedlegg 2. Saksframlegget til planutvalget sier følgende om plan for videre politisk behandling: «Tiltaksplanen skal behandles politisk i sju kommuner, og det er ønske om likelydende vedtak i alle kommunene. Derfor er det lagt opp til et ekstra møte i vannområdeutvalget, for å sy sammen eventuelle avvikende innspill fra behandlingen i utvalgene, før endelig behandling i kommunestyrene. Hvis eventuelle nye innspill fører til større endringer i tiltaksplanen vil planen bli lagt fram til planutvalget på nytt før saken sendes til kommunestyret.» 95

96 Etter utvalgsbehandling i alle involverte kommuner ble det gjort noen endringer i plandokumentet. Endringene anses som mindre endringer og trenger derfor ikke ny behandling i planutvalget. Planen legges derfor frem til sluttbehandling direkte til kommunestyret. Vurdering: Det kom inn tre høringsinnspill til tiltaksplanen. Høringsinnspillene ble drøftet av vannområdeutvalget den 16. juni. Vannområdeutvalget så ikke behovet for å gjøre vesentlige endringer i tiltaksplanen på bakgrunn av høringsinnspillene. Vurderingen av de enkelte høringsinnspillene vises i tabellen under. Innspill Mattilsynet Mattilsynet påpeker at tiltaksplanen bør inneholde en oversikt over oppdrettslokaliteter for skjell og fisk. Rissa Bondelag Er positive til kartlegging av avløpsanlegg og sikring av drikkevannskilder, men er skeptiske til kostnadene som kan påløpe. Mener også at tidsfristene som skisseres er for korte. Foreslår at krav om oppgradering av avløpsanlegg kan inntre ved eierskifte og at kostnadsforskjellen mellom privat og offentlig avløp kan dekkes av det offentlige. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Er usikker på om tiltaksplanen er forpliktende nok i arbeidet med spredte avløp, og mener at planen burde ha inneholdt en klarere framdriftsplan. Påpeker viktigheten av at alle kommunene følger samme framdriftsplan. Etterlyser bedre kart som viser soneinndelingen. Vurdering Vannområdeutvalget vurderer det ikke nødvendig å endre på planutkastet på bakgrunn av dette høringsinnspillet. Opprydding i spredte avløp vil føre til mindre forurensning ved oppdrettslokaliteter. Områder med oppdrettsvirksomhet vil bli prioritert for opprydding i spredte avløp Kostnadsspørsmålet har vært diskutert i vannområdeutvalget flere ganger i løpet av planarbeidet. Løsningen der krav om oppgradering av avløpsanlegg inntrer ved eierskifte har også blitt drøftet tidligere, og er også tatt med i eksemplene på mulige framdriftsplaner, modell 1 og 3 i vedlegg 9 i planutkastet. Framdriftsplan for arbeidet skal ikke vedtas før kommunene har gjennomført en kartlegging av avløpssituasjonen. Når framdriftsplanen skal utarbeides vil spørsmål rundt tidsfrister og prioritering utredes grundigere. Forslagene til mulige framdriftsplaner i vedlegg til planen er tenkt videreutviklet og vedtatt på et senere tidspunkt. Årsaken til dette er at kommunene ikke har oversikt over hvor mange avløpsanlegg det er som faller innunder de ulike kategoriene i framdriftsplanene i vedlegget. Det er behov for å justere framdriftsplanen på en slik måte at arbeidsbyrden knyttet til saksbehandling blir omtrent lik fra år til år. I tillegg er det behov for grundigere vurdering av hvor mange som skal få pålegg om å oppgradere sitt avløpsanlegg, basert på resultatene fra kartleggingen. Vannområdet er allerede i gang med overvåkning av resipientene i «oransje soner», og har fått på plass et greit kunnskapsgrunnlag for forvaltningen av spredte avløp i disse sonene. I løpet av høsten 2017 skal 96

97 kommunestyrene behandle en sak som dreier seg om videreføring av prosjektperioden for vannområdet. Saksframlegget legger opp til at prosjektperioden forlenges tom. 2021, og at prosjekt spredte avløp bakes inn som en del av driften i vannområdet. I driftsbudsjettet til vannområdet fram tom er det satt opp at kommunene finansierer en felles fulltidsstilling innenfor spredte avløp. I 2016 vedtok de fleste kommunene i vannområdet å øke slamtømmingsgebyrene for 2017 for å kunne finansiere denne fulltidsstillingen det første året. Ansettelsen av en koordinator for spredte avløp, sammen med kommunestyrevedtak om deltakelse i og finansiering av prosjektet vil sikre framdrift i prosjektet, til tross for at tiltaksplanens framdriftsplan ikke er vedtatt enda. Innstillingen fra vannområdet er dermed at innspillet fra Fylkesmannen ikke trenger å medføre endringer i plandokumentet, utover at sonekartene gjøres mer oversiktlige. Tiltaksplanen ble i august-oktober andregangsbehandlet i utvalg i de sju kommunene. Utvalgene i Ørland, Bjugn, Åfjord, Roan og Osen vedtok planutkastet uten merknader. Arealutvalget i Indre Fosen kommune vedtok planutkastet, men kom med følgende merknader: «Arealutvalget har følgende innspill planen, og ber styringsgruppa i Nordre Fosen vannområde om å ta de inn i planen før den sendes til kommunestyrene for vedtak: - Kommunen kan vedta lokale tilskuddsordninger til utbedring av private avløpsanlegg. - Kommunen kan bidra på ulike måter, også økonomisk, der det foreligger samfunnshensyn. - Utbygging av det offentlige avløpsnettet skal legges til grunn for arbeidet med opprydding i spredt avløp. - Det må være opp til kommunen å bestemme hva som ligger i begrepet lønnsomt (kap. 3). - Arealutvalget er bekymret for kostnadene oppryddingsarbeidet kan påføre den enkelte eier av spredte avløpsanlegg. - Nordre Fosen vannområde må arbeide for å få etablert nasjonal tilskuddsordning (a la Enova). - Kommunen må sørge for å ha god nok kompetanse til informasjon og veiledning både til innbyggere og entreprenører.» Merknadene fra Indre Fosen arealutvalg var ikke i strid med innholdet i planutkastet som ble behandlet, men er tydeligere presiseringer av punkter Indre Fosen arealutvalg anser som viktige. Merknadene som passer inn som en del av planteksten er innarbeidet, mens samtlige merknader tas med som saksprotokoll i forordet til planen. Folkehelsevurdering: Opprydding i spredte avløp kan være et positivt bidrag til folkehelse i kommunen Oppsummering: 97

98 Tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde har vært på høring. Det kom inn tre høringsinnspill. Planutkastet er ikke endret vesentlig etter høring og andre gangs utvalgsbehandling. Det er tenkt at Nordre Fosen vannområde vil få en koordinerende rolle i gjennomføringen av planen. Saken ang. videreføring av samarbeidet i Nordre Fosen vannområdet og prosjektet spredte avløp legges fram til kommunestyret i en egen sak. Rådmannens innstilling: Bjugn kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde. 98

99 TILTAKSPLAN FOR SPREDTE AVLØP NORDRE FOSEN VANNOMRÅDE Plan for opprydning i spredte avløp i kommunene Osen, Roan, Åfjord, Indre Fosen, Bjugn og Ørland. Utkast til sluttbehandling i kommunestyrene 99

100 Saksprotokoll Utvalg: Planutvalget, Bjugn kommune Møtedato: Sak: PS 60/2017 Vedtak: Bjugn kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde. Utvalg: Arealutvalget, Indre Fosen kommune Møtedato: Sak: PS 2/17 Vedtak: Arealutvalget har følgende innspill planen, og ber styringsgruppa i Nordre Fosen vannområde om å ta de inn i planen før den sendes til kommunestyrene for vedtak: - Kommunen kan vedta lokale tilskuddsordninger til utbedring av private avløpsanlegg. - Kommunen kan bidra på ulike måter, også økonomisk, der det foreligger samfunnshensyn. - Utbygging av det offentlige avløpsnettet skal legges til grunn for arbeidet med opprydding i spredt avløp. - Det må være opp til kommunen å bestemme hva som ligger i begrepet lønnsomt (kap. 3). - Arealutvalget er bekymret for kostnadene oppryddingsarbeidet kan påføre den enkelte eier av spredte avløpsanlegg. - Nordre Fosen vannområde må arbeide for å få etablert nasjonal tilskuddsordning (a la Enova). - Kommunen må sørge for å ha god nok kompetanse til informasjon og veiledning både til innbyggere og entreprenører. Utvalg: Planutvalget, Åfjord kommune Møtedato: Sak: PS 27/17 Vedtak: Det faste planutvalget godkjenner tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde slik den foreligger. Utvalg: Planutvalget, Osen kommune Møtedato: Sak: 40/17 Vedtak: Planutvalget anbefaler kommunestyret å vedta tiltaksplan for spredte avløp Utvalg: Komite for plan, drift og landbruk, Ørland kommune Møtedato: Sak: PS 11/2017 Vedtak: Ørland kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde 100 2

101 Utvalg: Hovedutvalg for teknisk, landbruk og miljø, Roan kommune Møtedato: Sak: PS 67/17 Vedtak: Hovedutvalg for Teknisk, Landbruk og Miljø anbefaler Roan kommunestyre å vedta Tiltaksplan for spredte avløp Nordre Fosen vannområde 101 3

102 Forord EUs rammedirektiv for vann er tatt inn i norsk rett gjennom forskrift om rammer for vannforvaltning vannforskriften. Vannforskriften setter forpliktende mål for miljøtilstanden i alt vann og gir føringer for utarbeidelsen av regionale vannforvaltningsplaner. Regional vannforvaltningsplan for vannregion Trøndelag er vedtatt og godkjent, og er gjeldende fra Kommunen plikter å legge planen til grunn for sin planlegging. Som forurensningsmyndighet må kommunen overvåke miljøtilstanden i vassdrag og sjø, og om nødvendig iverksette miljøtiltak innenfor eget myndighets- og virksomhetsområde. Opprydding i private avløpsanlegg er et svært viktig tiltak. Denne tiltaksplanen gir en oversikt over hvordan arbeidet med spredte avløp i vannområdet Nordre Fosen skal foregå. Arbeidet med spredte avløp er langsiktig og må pågå kontinuerlig. Denne planen legger opp til en økt innsats de første årene, med mål om å kartlegge avløpssituasjonen i kommunene og ta igjen et etterslep i forvaltningen av spredte avløp. Planen er utarbeidet i samarbeid mellom kommunene i vannområdet Osen, Roan, Åfjord, Leksvik og Rissa (Indre Fosen fra ), Bjugn og Ørland. Planen er ført i pennen av Ingrid Hjorth, prosjektleder for Nordre Fosen vannområde, og Ingrid Verbaan, Bjugn kommune. Mange medarbeidere i kommunene har også vært involvert i arbeidet, bl.a. Kari Anne Solberg, Ivar Dybdahl, Ronald Bratberg, Geir Ola Aune, Sverre Fjellheim, Siri Vannebo, Kjell Vingen, Trond Langseth, Petra Roodbol-Mekkes, Odd Robert Solberg, Jon Foss og Harriet de Ruiter. Politisk styringsgruppe for arbeidet har vært Jon Husdal (Åfjord), Anne Berit Skjerve Sæther (Leksvik), Rune Schei (Rissa), Einar Eian (Roan), Trygve Rånes (Osen), Hans Eide (Bjugn) og Birger Austad (Ørland), samt varaer. Prosjektet har vært del-finansiert av skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Sted, dato, underskrift 102 4

103 Innhold 1. Innledning Bakgrunnsmateriale... 6 Spredte avløpsanlegg... 6 Vannmiljø Strategi... 8 Utbygging av offentlig nett... 8 Inndeling av tiltakssoner etter nedbørfelt... 8 Framdriftsplan... 9 Saksgang og saksbehandling... 9 Andre informasjonstiltak Kostnader og finansiering...11 Vedlegg 1. Vannforekomster som er påvirket av avløp fra spredt boligbebyggelse 2. Sonekart for opprydning i spredte 3. Eksempler på mulige framdriftsplaner for oppryddingsarbeidet 103 5

104 1. Innledning En av de viktigste utfordringene for vannmiljøet i kommunene på Fosen er forurensning fra private avløpsanlegg i spredt bebyggelse. Den regionale vannforvaltningsplanen for vannregion Trøndelag, som er gjeldende fra 2016, foreslår tiltak mot spredte avløp i omtrent 40 av kommunenes vannforekomster. Denne tiltaksplanen angir felles metoder og frister for opprydning i spredte avløp for kommunene i Nordre Fosen vannområde. Målet med avløpstiltakene vil være å: Redusere forurensningsbelastningen fra spredte avløp til et akseptabelt nivå, slik at målet om god økologisk tilstand i vannforekomstene kan nås. Arbeidet må koordineres med forurensningstiltak i bl.a. landbrukssektoren, som også bidrar med utslipp av næringssalter til vassdrag. Sikre drikkevannskilder (overflatevann og private brønner) mot forurensning fra spredte avløp Sikre at ikke forurensning fra spredte avløp hindrer brukerinteressene knyttet til vannet, som f.eks. bading Denne tiltaksplanen beskriver hvordan arbeidet med opprydding i private avløp skal foregå, og hvordan kommunen skal sikre en åpen, informativ og ryddig prosess og skape engasjement for et bedre vannmiljø. 2. Bakgrunnsmateriale Spredte avløpsanlegg I deltakerkommunene finnes det totalt nesten 7000 private avløpsanlegg. Om lag 1/3 av anleggene tilhører fritidsboliger. De aller fleste anleggene er slamavskillere med eller uten ulike former for sekundærrensing. I tillegg finnes noen tette tanker og enda færre minirenseanlegg. Tabell 1 viser antall spredte avløp i kommunene. Tilstanden til avløpsanleggene er lite kartlagt, men det er grunn til å tro at de aller fleste ikke tilfredsstiller moderne krav til rensing (forurensningsforskriftens 12-8 og 12-9). Det var tidligere standardiserte krav til størrelse og antall kamre på slamavskillere, jfr. VA/Miljø-Blad 48. Denne satte bl.a. krav om at slamavskillere til enkeltboliger skulle være på minimum 4 kubikkmeter og ha tre kamre. Figur 1 viser størrelsen til slamavskillerne i deltakerkommunene. VA/Miljø-Blad 48 ble revidert i 2013 og stiller ikke lenger slike standardiserte krav til slamavskilleres utforming, men størrelsen til slamavskillerne kan allikevel gi indikasjon på tilstanden til avløpsanleggene. Et flertall av slamavskillerne er på 4 kubikkmeter eller mer, men en god del er mindre. Tabell 1: Antall private avløpsanlegg i kommunene, fordelt på boligeiendommer og fritidseiendommer. Leksvik Rissa Bjugn Ørland Åfjord Roan Osen Boliger med privat avløp Fritidseiendommer

105 Antall < >4 Størrelse (kubikkmeter) Figur 1: Størrelsen på registrerte slamavskillere I Nordre Fosen vannområde. Vannmiljø På databasen vann-nett.no registreres informasjon om påvirkninger og tilstand i vannforekomster. Det er registrert 121 vannforekomster som er påvirket av spredt avløp fra boligbebyggelse i Nordre Fosen vannområde. I ca. 60 av disse vannforekomstene er trolig påvirkningen så alvorlig at det bør settes i verk avbøtende tiltak. Disse vannforekomstene er listet opp i Vedlegg 1. Figur 2 viser påvirkninger på vannforekomster i vannområdet fra av ulike sektorer. Mange vannforekomster er påvirket av flere sektorer. Dersom miljømålene skal nås er det viktig at innsatsen fra ulike sektorer koordineres. Avløp i spredt bebyggelse utgjør, som vist i figuren, en betydelig påvirkning. En annen viktig påvirkning er avrenning fra landbruksarealer. Tiltakene i avløpssektoren må derfor sees i sammenheng med tiltak i landbrukssektoren. I en del av vannforekomstene er det gjort miljøundersøkelser, og klassifiseringen av økologisk tilstand er dermed ganske sikker. I andre vannforekomster er det ikke gjort slike undersøkelser, og for disse er klassifiseringen veldig usikker. Det er behov for å undersøke miljøtilstanden i mange vannforekomster før eventuelle pålegg om oppgradering av avløpsanlegg. Dette er for å sikre at det ikke stilles unødige krav om kostbare tiltak. I tillegg kan det være flere vannforekomster som er påvirket av spredte avløp uten at dette er registrert i databasen

106 . Figur 2: Antall og prosentandel av vannforekomster (elver, innsjøer, sjøområder) som er negativt påvirket av ulike faktorer. Hentet fra vann-nett.no Strategi Utbygging av offentlig nett Utbygging av det offentlige avløpsnettet skal legges til grunn for arbeidet med opprydding i spredt avløp. I områder der kommunen definerer det som lønnsomt å bygge ut det offentlige avløpsnettet vil anleggseiere på sikt få pålegg om tilknytning til offentlig nett. Disse anleggseierne vil ikke få krav om å oppgradere avløpsanlegget sitt. Kommunene må gjøre en helhetlig og grundig vurdering av hvilke eiendommer som skal påkobles offentlig nett. Dette er avklaringer som er viktig å få på plass før opprydningen i spredte avløp innenfor hvert område starter. Kommunene bør vedta planer for utbygging av offentlig nett som legger regional vannforvaltningsplan til grunn, og som legger til rette for en koordinert innsats mellom opprydding i spredte avløp og utbygging av offentlig nett. Inndeling av tiltakssoner etter nedbørfelt Kommunens bebyggelse er delt inn i tiltakssoner. Vedlegg 2-8 viser sonekart for den enkelte kommune. Tiltakssonene følger nedbørfelt slik at avløpene innenfor en sone har felles resipient. I en del tiltakssoner drenerer avløpene direkte til sjø, mens de i andre soner drenerer til vassdrag. Tiltakssonene er prioritert ut i fra resipientenes tilstand og brukerinteresser. Opprydningsarbeidet vil gjennomføres i de høyest prioriterte sonene først. I sonekartene vist i vedlegg er sonene prioritert i tre ulike nivå, der oransje er høyest prioritert, gul er midt imellom og grønt er lavest prioritert

107 Framdriftsplan Per i dag er det lite kunnskap om avløpsanleggenes beskaffenhet. Kunnskapen om miljøtilstanden i resipient er også mangelfull. Antall avløpsanlegg som bør få pålegg om oppgradering er derfor usikker. Før en detaljert framdriftsplan settes opp er det derfor behov for bedre kartlegging avløpsanleggene og miljøundersøkelser av resipienter. Etter kartleggingen må en konkret framdriftsplan utarbeides, basert soneinndelingen, miljømålene i regional vannforvaltningsplan, avløpsanleggenes beskaffenhet og kapasitet for saksbehandling og tilsyn. Det vil være praktisk med en tiltaksplan som legger opp til omtrent like mange pålegg i året. I vedlegg 8 nevnes tre ulike forslag til framdriftsplan, som kan vurderes og tilpasses etter at kartleggingen er gjennomført. Endelig plan for gjennomføring med tidsfrister skal vedtas i kommunene. Saksgang og saksbehandling Det er svært viktig at kommunen opptrer ryddig, åpent og profesjonelt i arbeidet etter denne tiltaksplanen. Kunnskapsgrunnlaget må være godt, og det må gjøres en god kartlegging av både avløpsanleggene og vannmiljøet. Kommunen må sørge for god informasjon og veiledning til innbyggerne. Saksbehandlingen må være ryddig og forutsigbar. Arbeidet etter tiltaksplanen kan deles i tre faser: - Fase 1: Kartlegging av avløpsanleggene, drikkevannskilder og miljøundersøkelser der det er behov for det. Vurdere hvilke husstander som skal koples på offentlig avløp og hvorvidt kommunal avløpsledning bør forlenges enkelte steder. - Fase 2: Informasjonsmøter i tiltakssonen. Gi pålegg om oppgradering av privat avløpsanlegg eller pålegg om påkobling til kommunalt nett. Se detaljer i Tabell 2. - Fase 3: Miljøovervåkning for å følge opp effekten av tiltakene. Informasjon Karlegging Informasjon Saksbehandling Overvåkning Kommunen vil benytte standardmaler utarbeidet av Norsk Vann i saksbehandlingen. Malene finnes på og omfatter informasjonsmateriell og brevmaler knyttet til: - endring/omgjøring av eksisterende utslippstillatelse i henhold til moderne krav - utslipp uten tillatelse - utslippstillatelse - tilknytningsplikt På miljokommune.no finnes flere maler som er relevante for opprydning i spredte avløp bl.a.: - standardbrev og skjema for tilsyn av avløpsanlegg - veiledning og skjema for søknad om utslippstillatelse 9 107

108 Saksgangen for opprydding i den enkelte tiltakssone er vist i Tabell 2. Tabell 2: Oversikt over saksgangen. Tabellen er hentet fra Nes kommunes oppryddingsplan for spredte avløp , men er tilpasset noe. 1 Invitasjon til informasjonsmøte 2 Informasjonsmøte avholdes 3 Utsending av varsel om pålegg 4 Utsending av vedtak om pålegg 5 Søknad om tiltak sendes inn til kommunen Eiere av private avløpsanlegg inviteres til sonevise/grendevise informasjonsmøter. Invitasjonsbrevet vil inneholde kortfattet informasjon om oppryddingsarbeidet. Vedlagt oversendes også denne tiltaksplanen. Informasjonsmøtene avholdes for hensiktsmessig store tiltakssoner. Kommunen stiller med fagpersoner innen saksbehandling og vannmiljø. Leverandører av godkjente renseløsninger inviteres også på møtene Varselet skal inneholde lettfattelig informasjon om bakgrunnen for pålegget og hva pålegget innebærer, frist for uttalelse og gjennomføring, informasjon om videre saksgang og hjemmelsgrunnlag for pålegg/vedtak. I brevet henvises til informasjonssider og kontaktpersoner i kommunen. Kommunen vedtar med hjemmel i forurensningslovens 7 og 18 og forurensningsforskriftens kap. 12 pålegg om oppgradering av privat avløpsrenseanlegg. Vedtaket opplyser om hvilke lovhjemler som ligger til grunn og hvilke sanksjonsmidler kommunen har. Samtidig opplyses det om klageadgang og tidsfrist for klage. Søknadsfrist er ett år, frist for gjennomføring er to år. Vedlagt følger veileder for utfylling av søknadsskjema samt oversikt over renseløsninger. Veileder legges også ut på kommunens nettsider. Tiltaket er etter plan- og bygningslovens 20-1 søknadspliktig. Ansvarlig søker skal ha nødvendig godkjennelse for utførelse (minimum ADK1-sertifikat). Dersom valgt renseløsning er tilknytning til offentlig avløpsnett skal det også sendes egen søknad om tilknytning til offentlig nett. 6 Behandling av søknad om tillatelse til tiltak Kommunen vurderer valgt renseløsning. Tillatelse til tiltak sendes ansvarlig søker med kopi til tiltakshaver. Søknad etter plan- og bygningslovens 20-1 er gebyrbelagt. Gebyrets størrelse reguleres årlig og vedtas av kommunestyret. Faktura for søknadsbehandling sendes tiltakshaver. Dersom valgt renseløsning er tilknytning til offentlig nett vil også tilknytningsgebyr bli fakturert. Tiltaket er gjennomført. Ansvarlig søker sender inn søknad om ferdigattest til kommunen. 7 Søknad om ferdigattest sendes til kommunen 8 Utarbeidelse av ferdigattest Kommunen utsteder ferdigattest. Andre informasjonstiltak Kommunen må sørge for å ha god nok kompetanse til informasjon og veiledning både til innbyggere og entreprenører. Informasjon og kompetanse er viktig i arbeidet med opprydding i private avløpsanlegg og det er viktig at kommunen er godt forberedt ved henvendelse til huseiere som kan tenkes å matte pålegges tiltak. Oppgradering av et mindre avløpsanlegg/påkobling til kommunalt nett er en stor investering. Lett

109 tilgjengelig og tydelig informasjon kan gi bedre forståelse av hvorfor oppgradering er nødvendig. Kommunen må være rustet til å gi god veiledning i prosessen. I tillegg til å avholde informasjonsmøter for huseiere i hver tiltakssone/grend skal følgende informasjonstiltak gjennomføres: - Det vil opprettes en felles nettside for prosjektet. Nettsiden skal inneholde nyttig informasjon og veiledningsmateriell om avløpsanlegg, samt informasjon om oppryddingsprosjektet. Spesifikke hendelser som berører dette prosjektet blir lagt ut som nyheter etter hvert som prosjektet pågår. Informasjon om resultater fra miljøundersøkelser kan også skape forståelse og engasjement for prosjektet - Prosjektet må være godt politisk forankret, og det blir viktig å gi god nok informasjon til politikerne undervegs i prosjektet. - Entreprenører/utførere inviteres til informasjonsmøte om oppryddingsprosjektet, gjeldende regelverk, søknadsprosessen m.m. - Kommunene må legge til rette for at det finnes nok kompetanse hos utførende virksomheter - vurdere behovet for kursing av entreprenører. 4. Kostnader og finansiering Per i dag finnes det ingen offentlige støtteordninger for etablering/oppgradering av avløpsanlegg. Kommunen kan vedta lokale tilskuddsordninger til utbedring av private avløpsanlegg. NIBIO har sammenstilt kostnader for ulike typer avløpsanlegg, for 1- og 2-husanlegg. Kostnadstallene er gjengitt i Tabell 3. Kostnadene ved å installere felles avløpsanlegg for to husstander er vesentlig lavere enn om hver enkelt bolig har sitt eget avløpsanlegg. Kommunen bør stimulere til samarbeid mellom naboer om å etablere avløpsanlegg. Mange har imidlertid eksisterende anlegg som kan rehabiliteres ved utvidelse eller oppgradering av gamle komponenter. Dette vil være rimeligere enn å investere i helt nytt anlegg. For huseiere med mulighet til utslipp til sjø kreves det som oftest kun en slamavskiller. Totalkostnaden for installering av ny slamavskiller til ett bolighus kan ligge på rundt kr, avhengig av grunnforholdene for nedgraving, og er altså vesentlig billigere enn renseanlegg med høyere rense-evne. Tabell 3: Investeringskostnader for ulike typer avløpsanlegg, for 1.husanlegg og 2-husanlegg. Kostandene er gitt per hus. Tallene er fra Kilde: avlop.no Avløpsløsning 1-husanlegg 2-husanlegg Minirenseanlegg Infiltrasjonsanlegg Gråvannsanlegg Gråvannsanlegg og tett tank for kloakk Filterbedanlegg Kostnadene ved saksbehandling etter plan- og bygningsloven dekkes av saksbehandlingsgebyrene. Kostnader knyttet til tilsyn av avløpsanlegg og saksbehandling etter forurensningsloven dekkes av slamtømmingsgebyrer. Kommunene må sette av tilstrekkelig med personalressurs til å gjennomføre denne tiltaksplanen. Erfaringstall fra andre kommuner er at en i løpet av ett årsverk kan sende ut og følge opp ca pålegg. Vannforskriften stiller krav om at det skal gjennomføres tiltaksrettet overvåking (miljøundersøkelser) for å sikre et godt kunnskapsgrunnlag før iverksetting av tiltak og for å følge opp effekten av tiltakene. Prinsippet

110 om at «forurenser betaler» gjelder også her, og kostnadene ved overvåkning bør i det minste delfinansieres av slamtømmingsgebyrer. Én vannforekomst er ofte påvirket av flere faktorer. Overvåkningen bør derfor gjøres i samarbeid mellom og finansieres av flere sektorer. De siste årene er en del miljøovervåkning finansiert av skjønnsmidler og overvåkningsmidler fra Fylkesmannen. I regi av Nordre Fosen vannområde bør det fortløpende sees på muligheter for å søke om eksterne midler til prosjekter for kompetanseheving, samarbeid om miljøprosjekter med andre sektorer m.m. Miljødirektoratet og Fylkesmannen har flere relevante tilskuddsordninger

111 Vedlegg 1: Vannforekomster påvirket av avløp fra spredt boligbebyggelse Informasjonen er hentet fra databasen vann-nett.no. Datagrunnlaget er svært begrenset, og informasjonen i tabellen gir kun en indikasjon. Nye miljøundersøkelser gjennomføres fra 2016 og framover, for å gi sikrere informasjon om tilstanden i vannforekomstene. Tabell 1: Vannforekomster i Nordre Fosen vannområde som er påvirket av forurensning fra avløp i spredt boligbebyggelse. Henter fra vann-nett.no Vassdrag Vannforekomstnavn Vannforekomst ID Påvirkningsgrad Økologisk tilstand Kommune Tilløpsbekker R Middels grad Moderat Bjugn Eidsvatnet Eidsvatnet L Middels grad Svært Bjugn dårlig Okla R Middels grad Moderat Bjugn Liavatnet L Middels grad Moderat Bjugn Bekker til R Middels grad God Bjugn Liavatnet og Barsetvatnet Mølnargårdselva R Middels grad Moderat Bjugn Kottengsvatnet L Middels grad God Bjugn Bekk til R Middels grad Moderat Bjugn Kottengsvatnet Ryaelva R Middels grad Moderat Bjugn Ryvatnet L Middels grad God Bjugn Bekker til R Middels grad Moderat Bjugn Ryvatnet Storelva R Middels grad Moderat Bjugn Store L Middels grad Moderat Bjugn Gjølgavatnet Botngårdselva R Middels grad Moderat Bjugn Brekkvatnet L Middels grad Moderat Bjugn Kystbekker R Middels grad Moderat Bjugn landbrukspåvirke de ved Nes Steinvikbekken R Middels grad Dårlig Bjugn Storlibekken R Middels grad Moderat Bjugn Klakksbekken R Middels grad Dårlig Bjugn Oldelva R Middels grad Moderat Bjugn Bålsfjorden Middels grad Moderat Bjugn Sandnesvågen 4-C Holkjela Middels grad Moderat Bjugn C Reinvassbekken R Middels grad Moderat Osen Bekker ved Strand R Middels grad Moderat Osen 1 111

112 Steindalselva R Middels grad Moderat Osen Tilløpsbekker R Middels grad God Osen Hopen Tilløpsbekker til R Middels grad God Osen Osen Bliksåsbekken R Middels grad Moderat Rissa Skråstadbekken R Middels grad Moderat Rissa Prestelva R Middels grad Moderat Rissa Skauga nedre del R Middels grad Moderat Rissa Skauga midtre R Middels grad Moderat Rissa del Bekk ved Skau R Middels grad Moderat Rissa Riaelva R Middels grad God Rissa,Leks vik Tilførselsbekker til Storvatnet R Middels grad God Rissa,Leks vik Storvatnet L Middels grad Moderat Rissa,Leks vik Korsgatabekken R Stor grad Moderat Leksvik Langbekken R Middels grad Moderat Leksvik Bekkadalsbekken R Middels grad Moderat Rissa Tilløpsbekker til R Middels grad Moderat Rissa Botn: Kora-, Bergs-, Fessabekken Denstadelva/ R Middels grad Dårlig Rissa Hermstadelva Flytelva, øvre R Middels grad Dårlig Rissa Flytelva R Middels grad Moderat Rissa Botn Middels grad Moderat Rissa 5-C Strømmen i Rissa Middels grad Moderat Rissa 6-C Refsåa R Stor grad Moderat Rissa Mindre bekker til Trondheimsfjorde n Straumselva nedre R Middels grad Moderat Rissa,Leks vik R Middels grad Moderat Roan Prestelva R Middels grad Moderat Roan Bekker til R Middels grad God Roan Hellfjorden Hofstadelva, øvre R Middels grad God Roan Hofstadelva, R Middels grad God Roan nedre Lonelva R Middels grad God Roan Vettavikbekken / R Middels grad Moderat Roan Storvikbekken Kråkøysundet C Middels grad Moderat Roan 112 2

113 Nesvalen Middels grad God Roan 3-C Gnaget Middels grad God Roan 4-C Kråkfjorden Middels grad God Roan C Biskopbekken R Ukjent grad Svært Ørland dårlig Leirdalsbekken R Ukjent grad Svært Ørland dårlig Dalabekken R Ukjent grad Dårlig Ørland Røstadelva R Ukjent grad Dårlig Ørland Kystbekker Ørland nord og vest R Ukjent grad Svært dårlig Ørland Kråkvåg havn Ukjent grad Moderat Ørland 2-C Vågen, Storfosna Ukjent grad Moderat Ørland 7-C Kalvåbekken R Ukjent grad Moderat Ørland,Bjug n Bekker på Stokkøya, Linesøya og bekker til Linesfjorden/Paul en R Middels grad Moderat Åfjord Stokksund Middels grad Moderat Åfjord 4-C Hubekken R Stor grad Moderat Åfjord Litjvatnet Refsnes L Ukjent grad God Åfjord 113 3

114 Vedlegg 2: Sonekart Oransje sone = høyeste prioritet Gul sone = mellomste prioritet Grønn sone = laveste prioritet Fargene indikerer ikke økologisk tilstand. Grunnlaget for prioriteringen er en kombinasjon av økologisk tilstand, antall slamavskillere, allerede planlagte prosjekter på kommunalt nett eller spredte avløp, brukerinteresser, potensial for forbedring av økologisk tilstand m.m 114 1

115 115 2

116 116 3

117 117 4

118 118 5

119 119 6

120 120 7

121 121 8

122 Vedlegg 3: Eksempler på mulige framdriftsplaner for oppryddingsarbeidet «Modell 1» Mål Kommunene er delt inn i tiltakssoner med ulik prioritering (oransje gul grønn). Målet for opprydding i spredte avløp innenfor en tiltakssone er: - Alle spredte avløpsanlegg i kategori 1-3 (se tabell lenger ned) skal være utbedret - Forurensning fra avløp skal være begrenset så mye at målet om god økologisk tilstand i vannforekomstene kan nås. Frister Følgende frister for å nå målet beskrevet over settes for de ulike sonene: - Oransje sone: 2021 (prosjektperiode ) - Gul sone: 2027 (prosjektperiode ) - Grønn sone: 2033 (prosjektperiode ) Tabellen under gir retningslinjer for når ulike avløpsanlegg innenfor en sone bør utbedres. Retningslinjene er veiledende, og bør ikke være til hinder for at det etableres private fellesanlegg. Kategori 1 Anlegg med utslag til terreng, bekk eller drensgrøft, eller hvor det er påvist forurensning av tarmbakterier i nærliggende brønner. Boliger uten renseanlegg. Anlegget må snarlig utbedres 2 Anlegg som drener til vannforekomster med dårligere enn god økologisk tilstand på grunn av forurensning fra avløp, og som ikke oppfyller rensekravene i forurensningsforskriften. 3 - Gamle avløpsanlegg med slamavskillere i gammel/dårlig betong, med registrert vannoppstuving eller lavt vannivå i slamavskiller, eller kapasitetsproblem i renseanlegget - Kun slamavskiller med utslipp til ferskvann, ikke registrert renseløsning etter slamavskiller. Ikke påvist vannutslag til terreng eller bekk. Ikke påvist tarmbakterier til nærliggende brønner. - Eldre sandfilteranlegg, eller infiltrasjonsanlegg med kapasitetsproblemer 4 - Separat klosettløsning med eldre renseanlegg for gråvann - Gamle slamavskillere for alt avløpsvann, men ok vannivå og registrert renseløsning etter slamavskillere. Ikke påvist vannutslag til terreng eller bekk. Ikke påvist tarmbakterier til nærliggende brønn Bør utbedres innen 1-3 år 1-4 år 2-4 år 5-10 år 1 122

123 5 Dårlig fungerende anlegg, men med svært lav belastning (1 eldre beboer). Utbedring av anlegget anbefales, men kan evt. utsettes til eierskifte. Det legges da klausul på eiendommen. 6 Renseanlegg av nyere dato med god funksjon. Tilfredsstiller rensekravene i forurensningsforskriften 7 Tilknyttet kommunalt avløp - 8 Bolig/hytte uten innlagt vann. Krever ikke utslippstillatelse - 9 Midlertidig utsettelse kan vurderes etter søknad. Eksempler på slike tilfeller kan være dødsbo, ubebodde/midlertidig fraflyttede hus, kondemnable bygg «Modell 2» Følgende anleggstyper vil få pålegg om oppgradering: - Direkte utslipp - Slamavskiller til terreng - Slamavskiller til vassdrag - Sandfilteranlegg eldre enn 10 år, som drenerer til vannforekomst med dårligere enn god økologisk tilstand på grunn av forurensning fra avløp - Infiltrasjonsanlegg etablert før Andre typer anlegg med tilnærmet ingen renseeffekt Frister for opprydding i hver tiltakssone: - Oransje: Gul: Grønn: 2027 «Modell 3» Tabellen under angir frister for når avløpsanleggene må oppfylle rensekravene i forurensningsforskriften (og evt. lokal avløpsforskrift). Fristene er basert på soneinndelingen, tilstand i resipient, brukerinteresser og anleggenes tilstand. Anlegg med utslag til terreng, bekk eller drensgrøft, eller hvor det er påvist forurensning av tarmbakterier i nærliggende brønner. Boliger uten renseanlegg. Anlegget må snarlig utbedres (1-3 år). Dårlig fungerende anlegg, men med svært lav belastning (1 eldre beboer). Utbedring av anlegget anbefales, men kan evt. utsettes til eierskifte. Det legges da klausul på eiendommen. Bør utbedres innen 3-4 år: - Gamle avløpsanlegg med slamavskillere i gammel/dårlig betong, med registrert vannoppstuving eller lavt vannivå i slamavskiller, eller kapasitetsproblem i renseanlegget - Kun slamavskiller, ikke registrert renseløsning etter slamavskiller. Ikke påvist vannutslag til Oransje sone Gul sone Grønn sone

124 terreng eller bekk. Ikke påvist tarmbakterier til nærliggende brønner. - Eldre sandfilteranlegg, eller infiltrasjonsanlegg med kapasitetsproblemer Bør utbedres innen 5-10 år: - Separat klosettløsning med eldre renseanlegg for gråvann - Gamle slamavskillere for alt avløpsvann, men ok vannivå og registrert renseløsning etter slamavskillere. Ikke påvist vannutslag til terreng eller bekk. Ikke påvist tarmbakterier til nærliggende brønn Renseanlegg av nyere dato med god funksjon. Tilfredsstiller rensekravene i forurensningsforskriften Tilknyttet kommunalt avløp Bolig/hytte uten innlagt vann. Krever ikke utslippstillatelse Midlertidig utsettelse kan vurderes etter søknad. Eksempler på slike tilfeller kan være dødsbo, ubebodde/midlertidig fraflyttede hus, kondemnable bygg 3 124

125 SAKSFRAMLEGG Arkiv: K54 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/60 Planutvalg Saksbehandler: Petra Roodbol-Mekkes Tiltaksplan spredt avløp - 2. gangs behandling Vedlegg: 1 Tiltaksplan - utkast til andregangsbehandling 2 Vedlegg 1 - Mattilsynet 3 Vedlegg 2 - Rissa Bondelag 4 Vedlegg 3 - Fylkesmannen 5 Referat VOU Sakens bakgrunn og innhold: Forurensningsforskriftens kapittel 12 gir kommunen myndighet over små, private avløpsanlegg i spredt bebyggelse («spredte avløp»). Kommunen har dermed plikt til å håndheve det regelverket som gjelder for slike avløpsanlegg, og å forebygge og gjøre tiltak mot forurensning. Dette innebærer blant annet å drive kontroll og tilsyn med avløpsanleggene. Kommunene på Fosen har i liten grad gjennomført tilsyn av private avløpsanlegg, og det er behov for å ta tak i oppgavene som følger med myndighetsansvaret. Det er utarbeidet et forslag til tiltaksplan for spredte avløp i Nordre Fosen vannområde. Målet med tiltaksplanen er å: - Redusere forurensningsbelastningen fra spredte avløp til et akseptabelt nivå, slik at målet om god økologisk tilstand etter vannforskriften kan nås. - Sikre drikkevannskilder (overflatevann og private brønner) mot forurensning fra spredte avløp - Sikre at ikke forurensning fra spredte avløp hindrer brukerinteressene knyttet til vannet, som f.eks. bading Tiltaksplanen ble vedtatt sendt på høring av hovedutvalget for teknisk, landbruk og miljø i Roan den 6. april, arealutvalget i Indre Fosen kommune den 22. mars, planutvalget i Åfjord den 15. mars, hovedutvalget for utvikling og miljø i Osen den 15. mars, komité for plan, drift og landbruk i Ørland den 15. mars og planutvalget i Bjugn 1. mars. Tiltaksplanen lå deretter på høring i seks uker, til 30. mai Vurdering: Det har kommet inn tre høringsinnspill til tiltaksplanen. Høringsinnspillene ble drøftet av vannområdeutvalget den 16. juni. Vannområdeutvalget ser ikke behovet for å gjøre vesentlige endringer i tiltaksplanen på bakgrunn av høringsinnspillene. Vurderingen av de enkelte høringsinnspillene vises i tabellen under

126 Innspill Mattilsynet Mattilsynet påpeker at tiltaksplanen bør inneholde en oversikt over oppdrettslokaliteter for skjell og fisk. Rissa Bondelag Er positive til kartlegging av avløpsanlegg og sikring av drikkevannskilder, men er skeptiske til kostnadene som kan påløpe. Mener også at tidsfristene som skisseres er for korte. Foreslår at krav om oppgradering av avløpsanlegg kan inntre ved eierskifte og at kostnadsforskjellen mellom privat og offentlig avløp kan dekkes av det offentlige. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Er usikker på om tiltaksplanen er forpliktende nok i arbeidet med spredte avløp, og mener at planen burde ha inneholdt en klarere framdriftsplan. Påpeker viktigheten av at alle kommunene følger samme framdriftsplan. Etterlyser bedre kart som viser soneinndelingen. Vurdering Vannområdeutvalget vurderer det ikke nødvendig å endre på planutkastet på bakgrunn av dette høringsinnspillet. Opprydding i spredte avløp vil føre til mindre forurensning ved oppdrettslokaliteter. Områder med oppdrettsvirksomhet vil bli prioritert for opprydding i spredte avløp Kostnadsspørsmålet har vært diskutert i vannområdeutvalget flere ganger i løpet av planarbeidet. Løsningen der krav om oppgradering av avløpsanlegg inntrer ved eierskifte har også blitt drøftet tidligere, og er også tatt med i eksemplene på mulige framdriftsplaner, modell 1 og 3 i vedlegg 9 i planutkastet. Framdriftsplan for arbeidet skal ikke vedtas før kommunene har gjennomført en kartlegging av avløpssituasjonen. Når framdriftsplanen skal utarbeides vil spørsmål rundt tidsfrister og prioritering utredes grundigere. Forslagene til mulige framdriftsplaner i vedlegg til planen er tenkt videreutviklet og vedtatt på et senere tidspunkt. Årsaken til dette er at kommunene ikke har oversikt over hvor mange avløpsanlegg det er som faller innunder de ulike kategoriene i framdriftsplanene i vedlegget. Det er behov for å justere framdriftsplanen på en slik måte at arbeidsbyrden knyttet til saksbehandling blir omtrent lik fra år til år. I tillegg er det behov for grundigere vurdering av hvor mange som skal få pålegg om å oppgradere sitt avløpsanlegg, basert på resultatene fra kartleggingen. Vannområdet er allerede i gang med overvåkning av resipientene i «oransje soner», og har fått på plass et greit kunnskapsgrunnlag for forvaltningen av spredte avløp i disse sonene. I løpet av høsten 2017 skal kommunestyrene behandle en sak som dreier seg om videreføring av prosjektperioden for vannområdet. Saksframlegget legger opp til at prosjektperioden forlenges tom. 2021, og at prosjekt spredte avløp bakes inn som en del av driften i vannområdet. I driftsbudsjettet til vannområdet fram tom er det satt opp at kommunene finansierer en felles fulltidsstilling innenfor spredte avløp. I 2016 vedtok de fleste 126 2

127 kommunene i vannområdet å øke slamtømmingsgebyrene for 2017 for å kunne finansiere denne fulltidsstillingen det første året. Ansettelsen av en koordinator for spredte avløp, sammen med kommunestyrevedtak om deltakelse i og finansiering av prosjektet vil sikre framdrift i prosjektet, til tross for at tiltaksplanens framdriftsplan ikke er vedtatt enda. Innstillingen fra vannområdet er dermed at innspillet fra Fylkesmannen ikke trenger å medføre endringer i plandokumentet, utover at sonekartene gjøres mer oversiktlige. Plan for videre politisk behandling Tiltaksplanen skal behandles politisk i sju kommuner, og det er ønske om likelydende vedtak i alle kommunene. Derfor er det lagt opp til et ekstra møte i vannområdeutvalget, for å sy sammen eventuelle avvikende innspill fra behandlingen i utvalgene, før endelig behandling i kommunestyrene. Hvis eventuelle nye innspill fører til større endringer i tiltaksplanen vil planen bli lagt fram til planutvalget på nytt før saken sendes til kommunestyret. Saken ang. videreføring av samarbeidet i Nordre Fosen vannområdet og finansiering av prosjektet spredte avløp vil bli lagt fram til kommunestyret i en egen sak. Folkehelsevurdering: Opprydding i spredte avløp kan være et positivt bidrag til folkehelse i kommunen Oppsummering: Tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde har vært på høring. Det kom inn tre høringsinnspill. Planutkastet er ikke endret vesentlig etter høring. Det er tenkt at Nordre Fosen vannområde vil få en koordinerende rolle i gjennomføringen av planen. Saken ang. videreføring av samarbeidet i Nordre Fosen vannområdet og finansiering av prosjektet spredte avløp vil bli lagt fram til kommunestyret i en egen sak. Rådmannens innstilling: Bjugn kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde. Saksprotokoll i Planutvalg Behandling: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Bjugn kommune vedtar tiltaksplan for spredte avløp for Nordre Fosen vannområde

128 SAKSFRAMLEGG Arkiv: F82 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/81 Kommunestyret Saksbehandler: Ådne Røkkum Kommunale vigsler i Bjugn Sakens bakgrunn og innhold: Ekteskap blir inngått ved at brudefolkene møter for en vigsler. Mens begge er til stede skal de erklære at de ønsker å inngå ekteskap med hverandre. Deretter skal vigsleren erklære dem for ektefolk. Før ekteskapet kan inngås må ekteskapsvilkårene prøves. Det vil si at det skal kontrolleres at de som skal gifte seg oppfyller vilkårene i ekteskapsloven. Det er folkeregistermyndigheten (skattekontoret) som prøver at ekteskapsvilkårene er oppfylt. Fra 1. januar 2018 overtar kommunene ansvaret for borgerlige vigsler og ordfører, varaordfører, folkevalgte eller kommunalt ansatte kan utføre vigslene. Ordfører og varaordfører får en direkte myndighet etter loven. I tillegg kan kommunestyret gi vigselsmyndighet til personer som er ansatt eller folkevalgt i kommunen. Med ansatt menes både fast ansatt og midlertidig ansatt. Kommunen kan også velge å ansette noen for denne oppgaven. Kommunen må selv vurdere hvem som er egnet for oppgaven. Det er ikke krav om særlig kompetanse eller erfaring det kan være hensiktsmessig at det også tilbys vigslere som er politisk nøytrale. Det kan være hensiktsmessig at kommunen gir informasjon om hvem som er vigslere i kommunen på sine nettsider. Det vil gi innbyggerne et godt tilbud, ved at de vet hvem som er vigslere og hvem de kan henvende seg til. Det vil også kunne lette arbeidet for folkeregistermyndigheten og andre myndigheters kontroll av at vigselen er gyldig inngått. Vigsler skal sammen med vigselsmeldingen til folkeregistermyndigheten legge ved dokumentasjon for sin vigselsmyndighet, jf. forskrift om registrering og melding av vigsel 5. Dette innebærer at tildeling av vigselsmyndighet må være skriftlig. En kommunal vigsler kan gjennomføre en vigsel i hele landet. Uansett hvor vigselen gjennomføres, handler vigsleren på vegne av den kommunen han er folkevalgt eller ansatt i, for eksempel når det gjelder regler for dekning av merutgifter ved vigselen. Tilbud om vigsel Kommunen har plikt til å ha et tilbud om vigsel for kommunens innbyggere og personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap i Norge, jf. ekteskapsloven 12 a. Det er tilstrekkelig at én av brudefolkene er bosatt i kommunen for at plikten gjelder. Hvem som anses å være bosatt i kommunen følger av de alminnelige regler om folkeregistrering av 128

129 bostedsadresse, jf. folkeregisterloven med forskrifter. Ekteskapsloven bygger på en forutsetning om at de som oppfyller vilkårene for inngåelse av ekteskap og kravene til prøving, har krav på vigsel i Norge. Det gjelder også personer som bare oppholder seg midlertidig i landet. Kommunenes tilbud om borgerlig vigsel gjelder både for utenlandske brudefolk og for norske statsborgere som er bosatt i utlandet. Disse gruppene skal også få benytte seg av vigselstilbudet i kommunen, uten å måtte betale for dette. Kommunen kan selv bestemme om de vil tilby vigsler for andre kommuners innbyggere. Forberedelse til vigselen De som tar kontakt med kommunen om vigsel må få beskjed om at de må ha gyldig prøvingsattest på tidspunktet for ekteskapsinngåelsen, jf. ekteskapsloven 14 første ledd jf. 10. Det er folkeregistermyndigheten som utsteder prøvingsattest, og den er gyldig i fire måneder fra utstedelse. Kommunen bør ha rutiner for når vigsel kan avtales med kommunen, for eksempel tidligst fra det tidspunkt det foreligger gyldig prøvingsattest. Kommunen kan selv bestemme hvor og når de skal tilby vigsler. Det er likevel viktig at tilbudet er tilgjengelig. Tilbudet i kommunen skal dekke etterspørselen på en god måte, noe som bl.a. medfører at kommunen har lokaler som er egnet og kan gjøres tilgjengelige for vigsler. Gjennomføring av vigselen Det er viktig at kommunen legger til rette for vigselens seremonielle karakter, uavhengig av hvem som gjennomfører vigselen. Rammen rundt vigselen, som bruk av det borgerlige vigselsformularet og egnet lokale, er av stor betydning for om seremonien oppleves som høytidelig og verdig. Det borgerlige vigselsformularet, som er en tekst som vigsler leser under seremonien, skal benyttes ved gjennomføring av borgerlige vigsler. Vigselsformularet setter en ramme rundt hva vigselsseremonien skal inneholde. Seremonien kan tilpasses med for eksempel tekst og musikk utover dette, dersom brudefolkene ønsker det. Det er opp til kommunen å vurdere hva de vil tillate av ekstra innhold. Før vigsel foretas, skal vigsleren motta prøvingsattesten som viser at ekteskapsvilkårene er prøvet, jf. ekteskapsloven 14. Brudefolkene bør legitimere seg for å godtgjøre at de er de samme personene som det er foretatt prøving for. Til dette kan for eksempel pass, førerkort og bankkort fremlegges. Om legitimasjonen skal godtas, beror på en konkret vurdering. To vitner må være til stede under seremonien, jf. ekteskapsloven 11 andre ledd. Dette kan være forloverne eller to andre myndige personer. Det følger av ekteskapsloven 14 andre ledd at en vigsler som kjenner til at et vilkår for å inngå ekteskap ikke er oppfylt, ikke skal foreta vigsel. Dersom vigsler finner at det er grunn til tvil om et vilkår er oppfylt, kan vigselen utsettes og brudefolkene pålegges å skaffe bevis for at vilkåret er oppfylt. Kommunale vigslere har ellers ikke grunnlag for å nekte å gjennomføre en vigsel, jf. ekteskapsloven 13 og 14. Melding om vigsel og registrering Prøvingsattesten fra folkeregistermyndigheten utgjør også melding om vigsel og vigselsbok (skjema Q-0309). Skjemaets del om Melding om vigsel/ Vigselsbok skal fylles ut av vigsler. 129

130 Samtlige spørsmål på vigselsmeldingen skal besvares så langt de passer. Brudefolkene og vitnene skal også undertegne vigselsmeldingen. En bekreftet kopi skal returneres til folkeregistermyndigheten senest innen tre dager, jf. forskrift om registrering og melding av vigsel 4. Vigsler skal sammen med vigselsmeldingen legge ved dokumentasjon for sin vigselsmyndighet, jf. forskrift om registrering og melding av vigsel 5. For ordfører og varaordfører er det tilstrekkelig med dokumentasjon på vervet. En bekreftet kopi av skjemaet gis til brudefolkene og utgjør midlertidig vigselsattest. Endelig vigselsattest utstedes av folkeregistermyndigheten. Kommunen har ansvar for å føre vigselsbok med oversikt over ekteskap som er inngått i Kommunen. Det originale skjemaet "Prøvingsattest/Melding om vigsel/vigselsbok", som beholdes av vigsler ( utgjør vigselsboken. Det er ellers ikke spesifikke krav til hvordan vigselsboken skal føres eller oppbevares. Økonomi Vigselstilbudet skal være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge, men som fyller vilkårene for å inngå ekteskap her, men kommunen kan ta betaling for nødvendige merkostnader dersom kommunen tilbyr vigsel ut over det vanlige tilbudet om tid og sted. Med vanlig tid menes både tidspunktet for vigsel og vigselens varighet. Brudefolkene skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Dersom kommunen tilbyr vigsel for andre enn de som er nevnt i forskriftens 2 (egne innbyggere og personer som ikke er bosatt i Norge), kan kommunen ta betaling for nødvendige kostnader til vigselen. Brudefolkene skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Kostnader som kan kreves dekket av kommunen etter forskriften 2 og 3 er for eksempel utgifter for vigsler, transport og oppvarming av lokale. Det er ikke anledning for kommunen til å ta betaling ut over dekning av nødvendige (mer)kostnader. Krav om betaling for vigsler etter forskriften 2 andre ledd og 3, bør fastsettes i egne bestemmelser, jf. forskriften 4. Slike bestemmelser bør angi at det kan tas betaling, hvilke type kostnader betalingen skal dekke og hvilke satser som gjelder for de enkelte kostnadene. Ugyldige ekteskapsinngåelser En vigsel er av seremoniell karakter, men en vigsel er også en offentligrettslig handling, og vigsler har ansvar for å forvisse seg om at vilkårene for inngåelse av ekteskap er oppfylt. Ekteskapsloven 16 har bestemmelser om ugyldige vigsler. For at en ekteskapsinngåelse skal være gyldig må fremgangsmåten i ekteskapsloven 11 første ledd, jf. 12, følges. Det innebærer at begge brudefolkene må være til stede under vigselen, og erklære at de ønsker å inngå ekteskap med hverandre, samt at vigsleren må erklære dem for ektefolk. Vigselen vil være ugyldig hvis den er foretatt av en person som ikke har myndighet til å foreta vigsler. Hvis en vigsel blir gjennomført av en kommunalt ansatt eller folkevalgt som ikke har fått myndighet til dette av kommunestyret, vil det innebære at ekteskapet ikke er gyldig. En vigsel vil også være ugyldig hvis det ikke forelå gyldig prøvingsattest på vigselstidspunktet, jf. ekteskapsloven 10. Hvis de formelle reglene for inngåelse av ekteskap ikke er fulgt, innebærer det at ekteskapet ikke anses for å være inngått og ekteskapet vil da heller ikke ha noen rettsvirkninger. Etter begjæring fra en av partene, kan et ugyldig ekteskap likevel godkjennes. 130

131 Det er Fylkesmannen i Oslo og Akershus som behandler søknader om etterfølgende godkjenning av ugyldige ekteskap. For at fylkesmannen kan gi etterfølgende godkjenning, må det foreligge «særlige grunner», jf. ekteskapsloven 16 andre ledd. Departementet understreker at adgangen til å gi etterfølgende godkjenning er en unntaksregel. Med tanke på den belastningen en ugyldig ekteskapsinngåelse kan medføre for brudefolkene, er viktig at vigsler er påpasselig med at formalitetene ved vigselen blir fulgt. Det framgår av ekteskapsloven 1b at ekteskap skal inngås av egen fri vilje og med eget samtykke. Et ekteskap som ikke er inngått frivillig kan bli kjent ugyldig av domstolene, jf. ekteskapsloven 16 tredje ledd. Rettskilder Lov om ekteskap av 4. juli 1991 nr. 47 Forskrift om kommunale vigsler av 18. september 2017 nr Forskrift om registrering og melding av vigsel av 20. november 1992 nr. 854 Forskrift om endring i forskrift om registrering og melding av vigsel av 18. september 2017 nr Forarbeidene til lovendringen om overføring av vigselsmyndighet fra domstolene til kommunen finnes i Prop. 91 L ( ), kapittel 3 og Innst. 376 L ( ) Rundskriv Q-20/2016 om ekteskapsloven Vurdering/oppsummering: Borgerlig vigsler kan gjennomføres i Bjugn kommune fra , i tråd med endringer i ekteskapsloven. Reglement for kommunale vigsler i Bjugn kommune: Tid og sted: Vigsler gjennomføres på fredager mellom i Bjugn rådhus. Det settes av 20 minutter til hver vigsel. Kostnader: Vigsler i Bjugn rådhus er gratis. Bestille tid: Søknad sendes skriftlig til: Bjugn kommune Postmottak Bjugn rådhus 7160 Bjugn eller på mail til: postmottak@bjugn.kommune.no Gyldig legitimasjon: Gyldig legitimasjon er gyldig pass, norsk førerkort eller bankkort med bilde og personnummer. Asylsøkerbevis godtas ikke som legitimasjon. Original prøvingsattest fra folkeregisteret og kopi av brudeparets legitimasjon sendes deretter til: Bjugn kommune, postmottak, Bjugn rådhus, 7160 Bjugn. Dokumentene kan også leveres i lukket konvolutt i rådhusets resepsjon. Konvolutten må merkes: vielser. Søknad, kopi av legitimasjon og prøvingsattest må sendes inn senest to uker før ønsket vielsesdato. 131

132 Hvem utfører seremonien? Ogne Undertun - ordfører Hans Eide - varaordfører Medlemmer i Bjugn formannskap Rådmann i Bjugn kommune Vigselsseremonien vil bli gjennomført av en av disse til avtalt tid. Det er ikke mulig selv å velge en bestemt person fra listen. Hvor skjer vigselen: Vigselsseremonien vil skje i kommunestyresalen i Bjugn rådhus. Oppmøte: I resepsjonen i Bjugn rådhus senest 15 minutter før avtalt tid for seremonien. Seremonien: Vigsler viser vei til kommunestyresalen hvor vielsen finner sted. Vigsler leser vigselsformularet, som er en fastsatt tekst for borgerlig vigsel. Vigsler spør deretter om partene vil ha hverandre til ektefeller, før de erklæres for rette ektefolk. Til slutt undertegner ekterparet, vitner og vigsler en vigselsmelding. Det skal være to vitner til stede under seremonien. Dette er vanligvis forloverne, men det kan også være to andre myndige personer. Hvis man ønsker kunstneriske innslag under vigselen kan Bjugn kommune være behjelpelig med praktisk tilrettelegging for dette (piano, lyd etc.) Folkehelsevurdering: Borgerlig vigsel i Bjugn kommune vil være et viktig tilbud til innbyggerne. Det er viktig at dette gjennomføres på en verdig og stilfull måte og dermed bidrar til at dette blir en positivt opplevd merkedag i ektefolkenes liv. Gjennom dette vil borgerlig vigsel ha en positiv effekt på folkehelsen. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Reglement for kommunale vigsler i Bjugn kommune vedtas som fremlagt. I tillegg til ordfører og varaordfører kan vigsler utføres av medlemmer i Bjugn formannskap samt rådmann: o Sissel Eide Fremstad o Anne Torill Rødsjø o Mette Mari Leseth-Holm o Walter Braa o Einar Aaland o Emil Raaen Ordningen evalueres etter ett år, med mulighet for endringer f.o.m Rådmannen utarbeider eksakte rutiner for vigsel som skal sikre lik gjennomføring uavhengig av vigsler 132

133 SAKSFRAMLEGG Arkiv: H01 Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 17/82 Kommunestyret Saksbehandler: Bente Kristiansen Orientering til kommunestyret om tilsyn i helse og omsorgsektoren våren 2017 Vedlegg: 1 Oversendelse av endelig rapport fra tilsyn 2 Skjema for evaluering 3 Rapport fra tilsyn 4 Plan for habilitering og rehabilitering for Bjugn kommune utkast 5 Tiltak for lukking av avvik 6 Tilbakemelding etter Fylkesmannens tilsyn med tjenester til eldre og utviklingshemmede i Bjugn 9. og 10. mai Gammel og ny struktur - helse 8 Protokoll fra møte i kontrollutvalget 12. september ref bjugn 10 Fravær PRO Sakens bakgrunn og innhold: Kontrollutvalget har bedt rådmannen orientere om Fylkesmannens tilsyn i helse og omsorgssektoren inneværende år. I februar i år fikk vi melding om at fylkesmannen ønsket tilsyn med helsetjenestene i Bjugn kommune. I april ble det, etter fylkesmannens forespørsel, oversendt store mengder dokumenter til gjennomsyn. Dette omfattet blant annet planer, styrende dokumenter og pasientjournaler, -ti fra hvert område. I tillegg til dette ble det i forkant av tilsynet foretatt flere intervjuer av beboere ved Soltunet og brukere av Stranda. Tema for tilsynet var todelt: 1. Om kommunen ivaretar tjenester til personer med utviklingshemming. 2. Om kommunen ivaretar tjenester til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon. Innenfor temaet tjenester til personer med utviklingshemming fokuserte de på følgende områder: - Tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg. - Bistand til aktivisering. - Opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg. - Brukermedvirkning. - Helsetjenester i hjemmet. - Tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling. Innenfor temaet tjenester til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon, var fokuset følgende områder: - Grunnleggende behov. - Medisinsk oppfølging, inkl. tannhelse. 133

134 - Brukermedvirkning. For begge områdene ble det undersøkt om saksbehandlingen ved søknad om tjenester var i samsvar med myndighetskravene. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon, med - Åpningmøte med presentasjon av hvordan tilsynet gjennomføres. - Samtaler med ansatte, ledelse og tjenestemottakere. - Gjennomgang av tjenestemottakere sin journal/mappe. - Sluttmøte med presentasjon av observasjoner og funn. Åpnings- og sluttmøte var åpent for alle ansatte som kommunens ledelse mente burde være til stede. Avvik. Vi fikk allerede ved sluttmøte den 10. mai orientering om at vi ville få tre avvik: 1. Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester. 2. Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlige tjenester i form av personlig assistanse. 3. Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering til personer over 18 år med utviklingshemming. 20. juni forelå ferdig sluttrapport fra Fylkesmannen hvor også begrunnelsen for avvikene forelå. Dokumentet er offentlig. Det var avdekket svikt i styringssystemet og funn innen følgende områder: Avvik 1. Kompetansemangel. Marginal dekning av sykepleiere. Dette gjelder spesielt dr. Sauers vei Innmeldte avvik om at beboernes grunnleggende behov ikke dekkes. Dette omfatter for sen frokost, for tidlig legging, for dårlig munnhygiene, for lenge å vente på hjelp ved bruk av alarm. Innmeldte avvik om at beboerne ikke får dekket sitt behov for å ivareta fysisk funksjon. Omhandler dr. Sauers vei Manglende kartlegging og oppfølging av funksjonsnivå, fallrisiko, trening og rehabilitering. Mangelfull plan for opplæring av nytilsatte. Rutiner er ikke godkjent, oppdatert og kjent blant de ansatte. Prosedyrer og rutiner oppbevares på flere steder og er lite kjent blant ansatte. Manglende system for å informere om nye prosedyrer og endringer. Det er lite kjennskap til infeksjonskontrollprogrammet blant sykehjemmets ansatte. Uklart hvem som er medisinsk faglig rådgiver på systemnivå. Mangler godkjenning av medisinske prosedyrer. Avvik i saksbehandling. Mangelfull dokumentasjon på brukerens ønsker, behov og mål i planlegging av tjenestene. Skriftlig vedtak mangler for noen tjenester. Det er funnet ulik saksbehandling og feil informasjon om klagerett. Uklar beskrivelse ved delvis avslag i vedtaket. Avvik 2. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon og omfatter følgende områder: Om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, ved at mennesker med funksjonshemming får: 134

135 Tilsyn og bistand til egenomsorg Bistand til aktivisering Opplæring i dagliglivets gjøremål, personlig stell og egenomsorg Helsetjenester i hjemmet Tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling I tillegg ble det undersøkt: Om kommunen legger til rette for at brukerne får delta og medvirke i ulike situasjoner i hverdagen Om kommunen legger til rette for samhandling internt og i samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten Om kommunen innhenter politiattest ved tilbud om ansettelse Om kommunene sikrer kompetanse hos personell i tjenesten for blant annet å kunne tilrettelegge for kommunikasjon, inneha relasjonskompetansen for samhandling. Avviket bygger på følgende observasjoner: Planlegging/saksbehandling: Mangelfull kartlegging av behov for tjenester Skriftlige vedtak to år tilbake i tid Beboerne mangler individuell plan og mål for tjenestene Brukernes ønsker, behov og mål i planleggingen er ikke dokumentert Mangelfull inkludering av brukere, pårørende/verge i utarbeidelsen av tjenestetilbudet. Manglende dokumentasjon av brukernes ønsker om tjenester Gjennomføring: Uklart ansvar for oppdatering av tiltaksbeskrivelse i Profil Praktisk bistand i hjemmet gjør at det blir mindre tid til målrettet miljøarbeid Få individuelle aktiviteter for den enkelte bruker Mangler rutiner for håndtering av brukere med komplisert adferd. Brukere opplever det skremmende å motta tjenester fra ukjente vikarer Bekymring knyttet til faglig kompetanse for somatisk helse Det gis ikke systematisk veiledning i gjennomføring av tjenestene. Det etterspørres faglig veiledning og internundervisning knyttet til enkeltes behov og utfordringer. Utdatert opplæringsprosedyre for nytilsatte. Evaluering/korrigering: Mangler system for evaluering av tjenesten til den enkelte bruker Melding om endring i behov følges ulikt opp Tekniske problemer vanskeliggjør tilgang til journalsystemet. Kan føre til at det kan være vanskelig å holde seg oppdatert om den enkeltes situasjon og behov. Avvik 3 Bygger på følgende observasjoner: Alle har gjennomført medisinkurs, men ikke alle er oppdatert. Ikke alle oppdaterte medisinkort i Profil Legemidler er oppbevart i ulåst skap Alle har hatt tilgang til medisinskapet selv om man ikke har ansvar for å gi ut medisiner. 135

136 Det er tidligere orientert i formannskapet og kommunestyret om tilsynet og de avvikene vi fikk. Allerede før sluttrapporten forelå ble det meldt inn salderingssak til formannskapet for å kunne øke bemanningen i dr. Sauers vei Svarbrev til Fylkesmannen ble oversendt innen fristen 20. august med detaljert tiltaksmatrise og en overordnet plan for lukking av avvikene. Svarbrevet ble sendt ut til alle ansatte i helse- og omsorgssektoren etter at informasjonsmøter ble gjennomført. Svarbrevet er vedlagt saken. I ettertid så vi også behov for å ha et nytt møte med Fylkesmannen. Dette for å få en mer detaljert gjennomgang slik at man sikret en omforent forståelse for hva avvikene betydde og bakgrunnen for dem. Møtet ble gjennomført med ledere, tillitsvalgte og verneombud til stede. Tiltaksmatrisen blir fulgt opp av rådmannen og bekreftelse for gjennomføring blir fortløpende meldt inn til Fylkesmannen. På overordnet nivå har rådmannen sett behov for å vurdere organiseringen og lederstrukturen i helsesektoren. Dette er i prosess. Forslag til ny lederstruktur ble presentert for ledere, tillitsvalgte og i allmøte sist uke, 1. og 2. nov. AMU er også orientert hvor også risikovurdering av prosessen ble fremlagt. Frist for å komme med skriftlige innspill til den nye lederstrukturen er satt til 15. november. Videre må det også drøftes med ledere og tillitsvalgte både på generelt og individuelt plan. Beslutning om ny struktur vil skje før jul. Det vil bli drøftingsmøter med de involverte til prosessen er i havn. Overordnet ser rådmannen nå behov for mer styring og ledelse i helsesektoren. Styringsverktøy er ny lederstruktur, styrking av kompetanse og utforming av nødvendige prosedyrer og rutiner. Mangel på overordnet planverk, spesielt i omsorgen for psykisk utviklingshemmede, kan forklare noe av årsakene til de avvikene vi har fått. Tilsynet har også vist oss at vi må styrke kompetansen og opplæring i forhold til målrettet miljøarbeid. Utkast til ny habiliterings/rehabiliteringsplan forelå allerede 1. juli, men må implementeres i avdelingene før den sendes til godkjenning. Tilsynet med tjenester til psykisk utviklingshemmede var en del av et landsomfattende tilsyn i 2016/17. Det foreligger nå en oppsummering av dette tilsynet: Rapport fra Helsetilsynet 4/2017 Det gjelder livet. Oppsummering av landsomfattende tilsyn i 2016 med kommunale helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming: pdf Man fant lovbrudd/avvik i 45 av 57 kommuner. I brevet fra helsetilsynet står blant annet: «Tilsynet avdekket at tjenestene i mange av kommunene var preget av svak styring og høyt risikonivå, og det ble avdekket svikt med potensielt alvorlige konsekvenser for brukernes livskvalitet og helse. I noen kommuner var svakhetene mange og store, og tjenesteytingen kunne framstå som tilfeldig. I mange tilsyn ble det påpekt som en alvorlig styringssvikt at kommunens ledelse ikke følger godt nok med på om brukerne får nødvendige helse- og omsorgstjenester og at de ikke etterspør informasjon om tjenestene fungerer som forutsatt.» Rådmannen ser alvorlig på resultatet av tilsynet til psykisk utviklingshemmede i Bjugn og vil følge tett opp de tiltakene som er skissert i svarbrevet til Fylkesmannen. Vi mangler også overordnet helse- og omsorgsplan i Bjugn. Dette arbeidet vil starte over nyttår og utformes i dialog med ansatte i den prosessen vi nå står ovenfor. Nærledelse, kultur-bygging og forbedringsprosesser vil ha høyt fokus fremover og i hele 2018 og vil involvere alle ledere og ansatte i avdelingene. KS har bidratt med 1 mill. kroner til konsulentbistand til dette arbeidet. Det er kommet inn forslag fra to tilbydere. Beslutning om valg av leverandør er tatt, men det er klagefrist til den 14.11,- så derfor avventer vi å offentliggjøre dette. Målet med denne overordnede prosessen er mer nærledelse, bedre ressursutnyttelse og styrke helsefaglig kompetanse i hver avdeling. Forvaltning og koordinerende enhet blir også styrket. På lengre sikt tror rådmannen at alt dette til sammen vil gi et bedre arbeidsmiljø, økt nærvær og økt kvalitet i tjenestene. Parallelt med dette har helsesjefen nå et tett samarbeid med kommuneoverlegen. Han orienteres månedlig om de tiltak som settes inn og deltar også i dialogen med avdelingene om utarbeidelse og godkjenning av prosedyrer og samarbeidsavtaler/delegasjon. 136

137 Rådmannen ser behov for å følge opp kvaliteten i tjenestene til både eldre og psykisk utviklingshemmede i kommunen. I den forbindelse har vi etablert et samarbeid med samfunnsforsker Hans Donali Tilset fra NTNU. I disse dager har vi utviklet «Refleks-prosjektet» fra papirskjema til digital registrering. Ansatte i hjemmesykepleien i Bjugn har vært en pilot i dette arbeidet, som handler om at den enkelte ansatte anonymt melder inn opplevd tjenestekvalitet etter arbeidsdagens slutt. Dermed kan rådmannen kort fortalt hente ut rapporter som vil gi en pekepinn om tjenesten er god, eller uforsvarlig. Arbeidet med Refleksprosjektet har pågått siden nyttår. Rådmannen ønsker å utvide bruksområdet til flere avdelinger. Høyt sykefravær har vært en medvirkende årsak til avvikene i tilsynet med helsetjenestene i Bjugn. Når fast ansatte uteblir fra arbeidet, mister vi både kompetanse og kontinuitet i tjenesten. Å skaffe kompetente arbeidstakere ved både korttids- og langtidsfravær er en utfordring generelt i distriktene,- også i Bjugn. Spesielt for vikarer, ufaglærte og nytilsatte er det viktig å ha nærværende ledelse. Disse har et større behov for gode rollemodeller, veiledning, støtte og stabilitet. Ved å styrke lederkompetanse og utøve nærledelse vil vi få tryggere medarbeidere, bedre arbeidsmiljø og økt nærvær. Ett av tiltakene for å styrke nærværet er å tilby gratis influensavaksine for alle ansatte i helsesektoren. Dette iverksettes i disse dager. Refleksjon og veiledning er andre tiltak som er besluttet iverksatt i to avdelinger: dr. Sauersvei 24 og Soltunet. Ansatte i disse avdelingene er ekstra utsatt for emosjonelt stress. Vi får vi bistand fra NAV arbeidslivssenter for å lære å bruke verktøy som kan gjøre det lettere å håndtere utfordringer knyttet til emosjonelt stress. («hjerte-hode-hender») Det kan for øvrig også nevnes at sykefraværet har hatt en fin nedgang i vår/sommermånedene i helsesektoren. Ansatte bekrefter at innleie av eksterne sommervikarer var et viktig tiltak i år. Dette gav oss ekstra kostnader som gjør at vi nå overskrider budsjettet. Vedlagt oversikt over fravær 2016/17 for enheten. Behov for ekstra ressurser. Tilsynet har pekt på flere områder hvor vi har hatt uforsvarlige tjenester. Vi iverksatte umiddelbare tiltak da vi ble kjent med dette (mai). Vi ser i ettertid at dette ikke var nok. Det beror på at planlagt grunnbemanning spesielt i dr. Sauers vei ikke ble forsvarlig med de hjelpebehov som beboerne har. 21 brukere fordelt på tre plan er utfordrende. Det blir salderingssak i slutten av året. Vurdering: Kontrollutvalget anbefaler at rådmann pålegges å orientere kommunestyret om det to tilsynene som er gjennomført i helse og omsorg våren/sommer Orienteringen skal omhandle: o Tilsynsrapportene avvikene o Iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å lukke avvikene. o Eventuelle behov for ekstra ressurser. Folkehelsevurdering: Fylkesmannen er overordnet tilsynsmyndighet for kommunale helsetjenester og skal påse at kommunen leverer forsvarlige helsetjenester til befolkningen. Tilsynsrapporten viser at Bjugn kommune har avvik i tjenester til eldre og psykisk utviklingshemmede. Tiltak er iverksatt og vil følges tett opp av rådmannen. Oppsummering: Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en orientering vedrørende tilsyn som er gjennomført av Fylkesmannen i helse- og omsorgssektoren i mai inneværende år. Tilsynsrapporter, avvik er presentert. Svarbrev og overordnede tiltak er presentert, samt detaljert tiltaksmatrise. Behov for ekstra ressurser er også omtalt. Rådmannens innstilling: 137

138 Kommunestyret tar kontrollutvalget sitt vedtak i sak 17/17 til etterretning. 138

139 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 L Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Merete Olufsen Bondø / Sosial- og helseavdelingen Deres dato Deres ref. Bjugn kommune Rådmannen Alf Nebbs gate BJUGN fv-pu: Oversendelse av endelig rapport fra tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlig helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon og fra tilsyn med helse og omsorgstjenester til utviklingshemmede - Bjugn kommune Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte tilsyn med helse- og omsorgstjenester til utviklingshemmede og med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon 9. og 10. mai Foreløpig rapport ble i epost av oversendt virksomheten for uttalelse. Fylkesmannen mottok kommunens tilbakemelding på de foreløpige rapportene i epost av På grunnlag av kommunens kommentarer har Fylkesmannen foretatt endringer i beskrivelsen av kommunen i de endelige rapportene. Tilsynene avdekket til sammen tre avvik og Fylkesmannen ber om en tilbakemelding innen 20. august 2017 med en plan som beskriver hvordan kommunen skal lukke avvikene. Planen må inneholde en frist for når dette arbeidet skal være avsluttet. Dersom det er spørsmål til dette, ta gjerne kontakt med revisjonsleder Ingrid Karin Hegvold eller Merete 0. Bondø. Evaluering av gjennomført tilsyn er svært sentralt for Fylkesmannen. I sluttmøtet ble det informert om at vi ønsker en tilbakemelding fra deltakerne i tilsynet om erfaringene disse gjorde seg. Det vedlegges derfor et skjema for evaluering av de gjennomførte tilsynene som vi ber om blir distribuert til deltakerne, og at skjemaene returneres til vårt kontor sammen med plan for lukking av avvikene. Med hilsen Jan Vaage (e.f.) Merete Olufsen Bondø fylkeslege seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

140 2 Vedlegg: tilsynsrapporter evalueringsskjema Kopi med vedlegg av tilsynsrapporter: Bjugn kommune, Helse og omsorg Alf Nebbs gate BJUGN Statens Helsetilsyn Postboks 8128 Dep 0032 OSLO 140

141 Skjema for evaluering av gjennomført tilsyn Leder D MedarbeiderD Kryssav fra 1-3, hvor 1 er dårligog 3 er bra, og kom gjernemedutfyllendekommentarer! Ikke relevant KoMmentar Varselbrev Informasjon på forhånd Åpningsmøtet- ble det gitt tydelig informasjon? Intervjusituasjonen - Opptrådte intervjuer respektfullt? Var spørsmålene i intervjuet lette å forstå? Var spørsmålene i intervjuet relevante? Ivaretok sluttmøtet en god oppsummering med mulighet for tilbakemelding/dialog Var funnene gjenkjennbare? Oppleves temaet i tilsynet viktig? Tilsynet medført læring? Fremsto tilsynslaget profesjonelt og tillitsvekkende? Andre 141

142 Fylkesmannen i Scir-Trøndelag Rapport fra tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming i Bjugn kommune Virksomhetens adresse: Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: 7160 Bjugn Torkil Østraat Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. I tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at personer over 18 år med utviklingshemming som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Dette betyr at de får de tjenestene som de har rett til, og at hjelpen som gis dekker behovet til den enkelte. Formålet med tilsynet var å undersøke følgende områder: Hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tjenestene personlig assistanse og helseoppfølging. Hvordan kommunen legger til rette for brukermedvirkning, samarbeid og samhandling i tjenestene, og om det innhentes politiattest ved tilbud om ansettelse Funn: Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å gi to avvik. Avvik 1: Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlige tjenester i form av personlig assistanse. Avvik 2: Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering til personer over 18 år med utviklingshemming. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

143 2 Dato:15. juni 2017 Merete Olufsen Bondø Cecilie Rønning Melø revisjonsleder revisor 143

144 3 Innhold Sammendrag 1 1. Innledning 4 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 4 3. Gjennomføring 5 4. Hva tilsynet omfattet 6 5. Funn 6 6. Vurdering av enhetens styringssystem 6 7. Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet 144

145 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bjugn kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år 4 Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bjugn kommune ligger på Fosen-halvøya, og hadde 4822 innbyggere pr Bjugn kommune har i en periode vært (og er) inne i en omorganisering. Det siste organisasjonskartet visr at kommunen er organisert i tre nivåer, rådmann, syv kommunalsjefer og til sammen 19 enheter som ledes av en enhetsleder. Enhet for pleie, rahbilitering og omsorg er organisert med 15 underliggende enheter. Kommunen har et forvaltningskontor som har ansvaret for å fatte vedtak om tjenester og for å koordinere tjenestene. Kartlegging av de som søker om tjenester blir gjennomført av en ansatt og saksbehandler, som er en annen person, fatter vedtak på bakgrunn av kartleggingen. Kartlegging av den enkelte brukers tjenestebehov gjøres ved bruk av IPLOS. Det er Miljøenheten som i hovedsak yter tjenester til personer med utviklingshemming i Bjugn kommune. Avdelingsleder ved denne enheten har ansvaret for Soltunet, Stranda Aktivitetssenter og Avlastning Barn- og unge som alle har fagledere. Det er 14 beboere ved Soltunet som mottar tjenester fra miljøpersonalet. Tre av beboerne har ikke diagnosen utviklingshemming men har alvorlige helseproblemer og store hjelpebehov i det daglir. En person har to til en bemanning og to av brukerne har en til en bemanning. Det er atte ansatte på vakt på dagtid, åtte på kveldstid og to på natt. Alle brukerne har en primær- og en sekundærkontakt. De fleste av beboerne har dagtilbud som gis ved Stranda Aktivitetssenter som ligger i sentrum av Bjugn. Bjugn kommune benytter tjenestebeskrivende vedtak for tjenesten personlig assistanse. Kartleggingen av den enkelte brukers tjenestebehov gjøres ved bruk av IPLOS. Det er pr. i dag ingen av beboerne som har tjenesten støttekontakt. Ordningen er nå en integrert del av tjenestene og skal gis av personalet ved boligen. 145

146 Det er utarbeidet en kompetanseplan for Pleie- rehabilitering og omsorg. 5 Beboerne i Soltunet har multidose og/eller medisiner som legges opp i dosett. Det opplyses at fastlege fungerer som faglig rådgiver. Ansvaret for å legge opp medisiner, kontroll og oppdatering av medisinkort er plassert. Det foreligger praksis for å melde avvik på medisiner. Det foreligger regelmessig samarbeid med fastlege og beboerne blir rutinemessig innkalt til tannpleie for kontroll. Kommunen har rutine og praksis for å innhente politiattester for alle ansatte etter gjeldende regelverk. Enhetsleder rapporterer regelmessig til helsesjefen for sine områder. Det gjennomføres videre regelmessige gruppemøter, utviklingsmøter og nattevaktmøter ved Soltunet. Det er satt av tid i turnus til rapportering mellom dag- og kveldsvakt og til nattevakt. Soltunet har stort sykefravær og det er utstrakt bruk av vikarer med og uten formell kompetanse i enheten. Turnus godkjennes av avdelingsleder som også godkjenner innleie og bruk av vikarer. Det beskrives at avvik enten registreres i Profil hvis avviket gjelder tjenestene til brukeren, eller i kommunens avvikssystem (Risk Manager) hvis avviket gjelder HMS eller lignende. Det opplyses imidlertid at det meldes få avvik. Gjennomforing Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Samtaler: Det ble det gjennomført samtaler med 4 brukere i Bjugn kommune sammen med deres bisittere, verge og 2 pårørende den Apningsmøte ble avholdt Intervjuer 13 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, ved at mennesker med utviklingshemming får: Tilsyn og bistand til egenomsorg Bistand til aktivisering Opplæring i dagliglivets gjøremål, personlig stell og egenomsorg Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får: 146

147 Helsetjenester i hjemmet Tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling. 6 Det inngikk ved undersøkelse av temaene om kommune legger til rette for: Om kommunen legger til rette for at brukerne får delta og medvirke i ulike situasjoner i hverdagen Om kommunen legger til rette for samhandling internt og i samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjeneste. Om kommunen innhenter politiattest ved tilbud om ansettelse. Om kommunen sikrer kompetanse hos personell i tjenesten for blant annet å kunne tilrettelegge for kommunikasjon, inneha relasjons kompetanse for samhandling. 5. Funn Avvik 1 Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlig personlig assistanse. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd bokstav b og 3-1, jf. 4-1 første ledd. Helsepersonelloven 16. Internkontrollforskriften (av 28. oktober 2016 nr til 9). Kvalitetsforskriften (av 27. juni 2003 nr. 792) 3. Avviket bygger på følgende observasjoner: Planlegging/saksbehandling: Tilsynet har ikke fått forelagt dokumentasjon som viser at behovet for tjenester på alle livsområder er tilstrekkelig kartlagt og opplyst. Tilsendte vedtak om tjenester henviser til søknader fra opp til to år tilbake i tid. Det er ingen av beboerne som har en individuell plan eller lignende som beskriver overordnede mål for brukernes tjenester. Det er lite spor av brukernes ønsker, behov og mål i planleggingen og utformingen av tjenestene. Det foreligger ingen praksis for å inkludere brukerne eller pårørende/verge i utarbeidelse og evaluering av tjenestetilbudet. Det gjennomføres i liten grad ansvarsgruppemøter. Der brukerne eller deres representanter har uttrykt ønsker om ulike tjenester eller endrede tjenester, har ikke tilsynet funnet at dette kommer frem i de tilsendte journaler eller i annen form for dokumentasjon. Gjennomføring: Kommunens vedtak er tjenestebeskrivende og skal operasjonaliseres i tiltaksbeskrivelser i saksbehandlingssystemet Profil. Tilsynet får ulik informasjon om hvem som har ansvaret for at dette gjøres og for at tiltaksbeskrivelsene oppdateres. Oppgaver i form av praktisk bistand/hjemmehjelp i bolig (rengjøring, vasking av klær mv.) gjør at det blir mindre tid til målrettet miljøarbeid og aktiviteter. Det gjennomføres lite individuelle aktiviteter for den enkelte bruker på fritiden. Hovedsakelig gjennomføres aktiviteter i gruppe. Det er ikke utarbeidet rutiner for å håndtere brukere med komplisert atferdsproblematikk, og det uttrykkes bekymring for om flere av brukerne får forsvarlige tjenester. 147

148 Flere av brukerne som har behov for kjente personer omkring seg, uttrykker at de opplever det som skremmende å motta tjenester fra ukjente vikarer. Tilsynet har ikke funnet denne type informasjon i tilsendt dokumentasjon. Det er ytret bekymring knyttet til om enheten innehar tilstrekkelig faglig kompetanse for somatisk helse. Det gis ikke systematisk veiledning i gjennomføringen av tjenestene. Det etterspørres faglig veiledning og internundervisning knyttet til den enkeltes behov og utfordringer. Kommunen gir tilbud om e-læringskurs. Det er ikke alltid tid til å gjennomføre disse i arbeidstiden. Det foreligger en udatert skriftlig prosedyre for opplæring av tilsatte. Denne er ikke tatt i bruk og implementert. Evaluering/korrigering Det foreligger ikke et system for å evaluere tjenesten til den enkelte bruker, og tilsynet har ikke fått forelagt dokumentasjon for at evalueringer er foretatt. Endringer i behov meldes til fagleder eller avdelingsleder. Tilsynet får ulik informasjon om hvordan dette følges opp videre. Det beskrives tekniske problemer med tilgang til journalsystemet, som medfører at det kan være vanskelig å holde seg oppdatert på den enkeltes situasjon og behov. 7 Avvik 2: Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlige helsetjenester i hjemmet. Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriften 4 og 6 jf. helse- og omsorgstjenesteloven 4-1. Avviket bygger på følgende observasjoner: Alle ansatte har gjennomført medisinkurs, men ikke alle er oppdatert. Ikke alle medisinkortene i Profil er oppdatert. Legemidlene er oppbevart i ulåst skap på basen ved Soltunet. Alle har tilgang til medisinskapet selv om man ikke har ansvar for å gi ut medisiner. 6. Vurdering av enhetens styringssystem Kommunen er forpliktet til å etablere internkontroll med kommunale tjenester som ytes alle pasienter og brukere. Et sentralt element i virksomhetens internkontroll er en beskrivelse av virksomhetens oppgaver, mål, ansvar og myndighet jf. internkontrollforskriften (av 28, oktober 2016 nr. 1250) 4-6 bokstav a. Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et internkontrollsystem og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen. Forskriftens 3 gir den som har det overordnede ansvaret for virksomheten plikt til å sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med forskriften, og at medarbeiderne medvirker til dette. 148

149 8 Kommunale helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming er et område der det er stor fare for svikt fordi brukeren ofte selv ikke kan ivareta sine rettigheter. Mange av brukerne er selv ikke i stand til å melde fra om mangler i tjenestetilbudet eller om endrede behov. Bjugn kommune har flere systemer for oppbevaring av prosedyrer: Et elektronisk kvalitetssystem som heter Risk-Manager. Dette er operativt som avvikssystem, men det er ikke i bruk for dokumenthåndtering. Fagprosedyrer hentes fra VAR (PPS). Videre finnes også noen prosedyrer fra et tidligere samarbeid med Ørland kommune som ligger på intranettet. Prosedyrer i papirform i perm. Det oppgis at det er et arbeid for å samle og oppdatere egne prosedyrer i det nye kvalitetssystemet, men det er ikke definert når dette arbeidet skal være sluttført. Dette medfører at Bjugn kommune ikke har etablert et enhetlig system for ivaretakelse av kravene i forskriften. Profil er kommunenes system for dokumentasjon av tjenester planlagt og gitt til brukere i PRO. Tiltaksfaner benyttes for rapportering. I tjenesten til utviklingshemmede, avgrenset til Soltunet, ble det benyttet journalføring på papir grunnet datatekniske problemer. Også i sykehjem og hjemmebaserte tjenester ble det lagt utskrift av pasient/tiltakskort/epikriser i papirjournal. Dette for backup grunnet datateknisk svikt i perioder. Slik systemet er på tidspunktet for tilsynet, utgjør dokumentasjonssystemet en risiko for at viktig informasjon kan gå tapt, samt at det gjør det vanskeligere å holde seg oppdatert på den enkelte bruker. Dokumentasjon av helse- og omsorgstjenester har til formål å sikre at helse- og omsorgstjenester som ytes er forsvarlige. Journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, beslutninger og konkrete tiltak. Ansatte som kun yter personlig assistanse er unntatt fra journalføringsplikten. Kommunen må likevel sørge for at omsorgstjenester dokumenteres i den utstrekning som er nødvendig for å sikre at tjenestene er forsvarlige. Journalføring er også en viktig måte for kommunen å kontrollere hvilke tjenester brukere faktisk har mottatt. I løpende tjenesteyting hvor det settes mål for tjenester og utarbeides planer, forutsettes det at iverksatte tiltak, observasjoner og vurderinger blir dokumentert. Dette slik at tjenesten har et grunnlag for å evaluere og for å kunne beslutte eventuelle endringer, samt for å kunne rapportere til ledelsen. Tilsynet vurderer at det mangler rutiner og prosedyrer for også dette området. Kravet til forsvarlighet innebærer at kommunen må ha visse styringssystemer på plass som sikrer en forsvarlig utøvelse av tjenesten. Herunder er det et krav blant annet i helse- og omsorgstjenesteloven 5-5 og forskrift om legemiddelhåndtering 4 at kommunen skal ha tilknyttet en medisinskfag4 rådgiver. Tilsynet har funnet at det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver pa systemnivå ved PRO. Funksjonen er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyrer og tjenesteutvikling. Denne uklarheten fører blant annet til at medisinske prosedyrer ikke blir godkjent av lege, noe som bidrar til risiko for at utføring av medisinske prosedyrer ikke er medisinskfaglig oppdaterte. Bjugn kommune, PRO, har mangel på utdannet personell, høyt sykefravær og stor bruk av vikarer både med og uten formell kompetanse. En slik bemanningssituasjon fordrer at det gjøres faglige avklaringer for å sikre tilstrekkelig og forsvarlig bemanning av personell ut fra hensynet til den enkeltes 149

150 brukers behov. Dette fordrer at det etableres gode rutiner for opplæring og gjennomføring av tjenestene. I forskrifts 6 fremgår at virksomheten har plikt til å planlegge tjenesten ut fra det behovet tjenesten skal dekke. Dette innebærer bl.a. å sikre forsvarlig kompetanse i tjenesten. Tilsynet har avdekket at det pr. dato er en manglende kontinuitet i fagkompetanse, noe som gir risiko for uforsvarlige tjenester til beboerne. 9 Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester. Det opplyses om at det er utarbeidet ukeplaner og tiltaksplaner for den enkelte beboer. Planene omfatter i hovedsak praktiske gjøremål og oppbevares hovedsakelig i perm på basen. Planene mangler fokus på målrettet miljøarbeid for å vedlikeholde og videreutvikle den enkeltes ferdigheter. Planene er ikke oppdaterte og ikke evaluerte. Tilsynet har mottatt ulik informasjon om hvem som har ansvaret for å utarbeide tiltaksplaner med beskrivelser av gjennomføringen av tjenestene. Brukermedvirkningen virker tilfeldig og lite målrettet, og det er ikke avdekket at det finnes et system for å involvere brukeren eller deres representant i utformingen, gjennomføringen og evalueringen av tjenestene. Det er Fylkesmannens vurdering at kommunen ikke har sikret at det er rutiner på området som har ivaretatt dette. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte ved årsskiftet 2016/2017 dokument tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester, hvor formålet var å undersøke om kommunens saksbehandling var i samsvar med saksbehandlingsreglene for denne type saker. Bjugn kommune ble gitt flere avvik fra reglene om saksbehandling i dette tilsynet, ref. brev av 31.januar Tilsynene med tjenestene til eldre og psykisk utviklingshemmede viser også avvik fra saksbehandlingsreglene. Felles funn for alle de tre gjennomførte tilsynene viser at Bjugn kommune ikke sikrer en forsvarlig saksbehandling ved tjenestetildeling. Konsekvensen blir at rettsikkerheten til den enkelte ikke ivaretas, samt risiko for at det ikke tildeles nødvendige tjenester Fylkesmannen vurderer at det er avdekket svikt i styringssystemet i Bjugn kommune. Dette, sammen med de andre funnene tilsynet har avdekket, gjør at Fylkesmannen anser terskelen for forsvarlighet for å være overskredet. Reglene om internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av helse- og omsorgslovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynet har ikke funnet at kommunen har et system for ledelsens oppfølging av om brukerne får tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. 7. Regelverk Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten. Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift av 3. april 2008 nr.320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Forskrift av 21. desember 2000 nr om pasientjournal 150

151 Forskrift av 28. oktober 2016 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten Forskrift av 16. desember 2012 nr om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Helse- og omsorgsplan, Fosen. Handlingsplan Helse og omsorgsplan Fosen Plan for nytt innhold og ny organisering av pleie- og omsorgstjenestene i Bjugn kommune Handlingsplan helse- og omsorgsplan Fosen Saksfremlegg Hovedutvalg helse- og omsorg - foreløpig drøfting av plan for pleie og omsorg Årsmelding Budsjett og økonomiplan (utdrag side 1-30) Visjoner, verdiplattform og mål Kommuneplanens samfunnsdel Kultur gir helse. Trivsel og trygghet i hverdagen. Demensplan HMS plan for Bjugn kommune Prosjektrapport - innføring internkontroll innen HMS Plan for informasjonssikkerhet Bjugn kommune Etiske retningslinjer for Bjugn kommune Samarbeidsavtale for Fosen legevaktsenter Budsjett Økonomiplan Kvalitetsmelding - pleie, rehabilitering og omsorg 2016 Arbeidsgiverpolitikk Bjugn kommune Kompetanseplan for PRO med vedlegg Samarbeidsavtale mellom St. Olavs Hospital og kommunens i Sør-Trøndelag samt samarbeidende kommuner. Gjennomgang av lederstruktur i helse. Samarbeidsavtale mellom Fosen Helse IKS og Tannhelsetjenesten i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag fylkeskommuner. Delegasjonsreglementet Retningslinjer for administrativ delegering i Bjugn kommune Lederavtale mellområdmann og enhetsledere Utviklingsplan mellom enhetsleder og avdelingsleder i PRO Medarbeidersamtalehjul Stillingsbeskrivelse PRO-leder Stillingsbeskrivelse Avdelingsleder Stillingsbeskrivelse Sykepleier Stillingsbeskrivelse Fagleder Prosedyre for mottak og opplæring av ufaglærte Introduksjon ved nytilsetting Velkommen til Bjugn kommune, pleie- rehabiliterings- og omsorgstjenesten Prosedyrer for oppgaver og ansvar for helsepersonell innen legemiddelhåndtering med flere Retningslinjer for å avdekke, rette opp og forebygge avvik. Bjugn kommunes kommunikasjonspolitikk av Rutine for intern varsling og oppfølging - HMS systemet Prosedyre for innkreving og mottak av politiattest av

152 11 Prosedyre ved kontakt av legevakt/legekontor ved akutte tilstander i sykehjemmet og bemannet omsorgsbolig. Prosedyre omsorgsboliger Prosedyre ernæring i sykehjem og hjemmetjeneste Prosedyre for inn og utskriving i sykehjem og hjemmetjeneste Saksbehandler karleggings/vurderingsskjema Prosedyre for kartlegging og utredning av demens Prosedyre ved fall og fallforebygging Prosedyre for innhenting av opplysninger vedr. nærmeste pårørende Prosedyre for kontakt med vakthavende sykepleier - natt Prosedyre for bruk av Iplos, mål og tiltaksplaner til pasienter/brukere av tjenester i PRO Prosedyre for primærkontakter i hjemmebasert omsorg av Prosedyre for avvikshåndtering Sykepleiernes arbeidshverdag i Bjugn kommune Utskrift av avvikslogg Kopi av skriftlig klage av Kopi av møtereferat etter møte med pårørende av Møtereferater vedr. bekymringsmeldinger Soltunet med vedlegg Måleskjema for Pro Arbeidsplaner Soltunet, Stranda og Barn- og unge. Dagsplan Stranda Kartlegging av kommunens legemiddelhåndtering i boliger til mennesker med utviklingshemming Perm med 10 brukermapper. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn av Brev fra Bjugn kommune av vedlagt diverse dokumentasjon. Diverse e-poster og telefonsamtaler om gjennomføringen av tilsynet. Program for samtaler med brukere av tjenesten. Program for tilsynet. 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling ikpningsmøte Intervju Sluttmøte Perry Kvaran Fagleder/vernepleier X X X Geir Mathisen Fagleder barn- og unge X X X Jorun Breivik Hjelpepleier X X X Ann Iren Hammertrø Sykepleier X X Randi Martinsen Fagarbeider X X X Rigmor Adsen Fagarbeider X Randi Beate Brevik Vernepleier X Anne Britt Kilaas Assistent X X X Janne Robertsen Assistent X Hilde S Skogen Fagarbeider X X X Torkil Østraat Enhetsleder X X X 152

153 Turid Berg Mandal Avdelingsleder X X X 12 Bente Kristiansen Helsesjef X X X Rita Langvold Rådgiver PRO X Anny Stjern Saksbehandler - Forvaltning X Siv Karin Nystad Helsefagarbeider X May-Lis Hellem Hjelpepleier X Ann Iren Skavdal Sykepleier X Berit Nordhammer Sykepleier X Truls Solem Fysioterapeut X Ann Karin Stormo Sjølie Avdelingsleder X Harmen Dijkstra Kommuneoverlege Tore Hellem Vigdis Rønskilen Furunes Leder pårørendeutvalget (eldre) Fagleder Vernepleier Stranda Aktivitetssenter Inger Marie Andresen Sykepleier X Rita Marie Innstrand Omsorgsarbeider X Kirsten Søtvik Hjelpepleier X X X X X X X X X X Betina Sund Britt Yvonne Asp Sykepleier Helsefagarbeider X X Einar Aaland Politiker, kommunestyre X Lena Nordsether Assistent X Torbjørg Leikvang Hjelpepleier Solveig Krokvik Hjelpepleier X X Ragnar Grønos Eva Sundseth Jannike Eide Gunn Tå'rnes Hanne Pettersen Hjelpepleier Hjelpepleier Vernepleier Merkantil Assistent X X X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Merete Olufsen Bondø, Seniorrådgiver/revisjonsleder Lars Wikdahl, seniorrådgiver/revisor Cecilie Rønning Melø, juridisk rådgiver/revisor 153

154 Fylkesmannen i Seir-Trøndelag Rapport fra tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon i Bjugn kommune Virksomhetens adresse: 7160 Bjugn Tidsrom for tilsynet: 9. februar juni 2017 Kontaktperson i Torkil østraat virksomheten: Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Å undersøke om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at innbyggerne får dekket sine behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester. Herunder: Saksbehandlingen ved søknad om tjenester Grunnleggende behov. Medisinsk oppfølging, inkludert tannhelse. Brukermedvirkning. Tilsynet har avdekket uforsvarlig tjenesteyting. Dette knyttes særlig til kompetansemangel. Det er en marginal dekning av sykepleiere, noe som medfører risiko for faglig svikt i tjenesteytingen. Videre er det også, inkludert ved meldte avvik, vist at tjenester ikke er gitt som planlagt. Svikt er avdekket ved at: beboernes grunnleggende behov ikke dekkes beboerne ikke får dekket sitt behov for å ivareta fysisk funksjon rutiner ikke er godkjent, oppdatert og kjent blant de ansatte. Videre har tilsynet avdekket at det ikke er avklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå, samt at Bjugn kommune ikke har en forsvarlig Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 154

155 saksbehandling ved søknader om tjenester fra Enhet for helse, rehabilitering og omsorg. Fylkesmannen vurderer at det er avdekket svikt i styringssystemet i Bjugn kommune. Dette, sammen med de andre funnene tilsynet har avdekket, gjør at Fylkesmannen anser terskelen for forsvarlighet for å være overskredet. Reglene om internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av helse- og omsorgslovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynet har funnet at kommunen ikke har et system for ledelsens oppfølging av om brukerne får tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. Tilsynet har avdekket ett avvik. Avvik Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester. Dato: 15. juni 2017 Ingrid Karin Hegvold Frode Engtrø og Ida østhus Eiriksson revisjonsleder revisorer Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 155

156 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 156

157 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bjugn kommune i perioden 9. februar juni Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bjugn kommune ligger på Fosenhalvøya hadde Bjugn kommune 4822 innbyggere. Bjugn kommune har i en periode vært (og er) inne i en omorganisering. Det siste organisasjonskartet viser at kommunen er organisert i tre nivåer; rådmann, syv kommunalsjefer og til sammen 19 enheter som ledes av en enhetsleder. Enhet for pleie, rehabilitering og omsorg er organisert med 15 underliggende enheter. Enhetsleder for pleie, rehabilitering c) omsorg har ikke helsefaglig kompetanse og rådgiver i stab er derfor forutsatt a kunne gi helsefaglig beslutningsstøtte til leder. Rådgiver er også kontaktpunkt i faglige spørsmål for de som ligger under i linjen. Bjugn kommune har et forvaltningskontor som har ansvar for å fatte vedtak om tjenester. Kartlegging av de som søker om tjenester blir utført av en person. Saksbehandler, som er en annen person enn vedkommende som kartlegger, fatter vedtak på bakgrunn av kartleggingen. Kartlegging av den enkelte brukers funksjon gjøres ved bruk av IPLOS. Bjugn kommune har Profil som journalsystem i pleie- og omsorgstjenestene. Bjugn kommune startet i 2007 en prosess for avhjemling av sykehjemsplasser for tjenestemottakere med behov for langtidstjenester. Disse skulle i henhold til ny plan få tilbud i omsorgsbolig med heldøgns pleie og omsorg. Dette ble politisk Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 157

158 vedtatt i Omorganiseringen skjedde gradvis, men ble fullt ut gjennomført i Bjugn sykehjem er i dag en institusjon med 16 plasser beregnet for korttidsopphold for rehabilitering, avlastning og terminal pleie. Situasjonen pr mai 2017 er at det er syv tjenestemottakere, med vedtak om langtidstjenester, som ligger i sykehjemmet i påvente av ledig omsorgsbolig. Omsorgsboligene med heldøgns pleie og omsorg er fordelt på Dr. Sauers veg 18, 20, 22 som hver har syv senger og Dr. Sauers veg 24, som er en enhet for brukere diagnostisert med demens. Pr. i dag er det 14 plasser ved denne enheten. Tilsynet omfattet de syv tjenestemottakerne i sykehjemmet og beboere i Dr. Sauers veg 18, 20 og 22. Sykehjemmet har enerom med bad/wc tilknyttet. Det var felles oppholdsrom/ spiserom. Omsorgsboligene har eget bad og kombinert rom for opphold og søvn. Det er ikke kjøkkenfasiliteter på de enkelte rommene. Badene er tilrettelagt med håndtak for beboere som kan forflytte seg selv, mens det blir trangt om noen skal ha hjelp av to, eller det skal brukes hjelpemidler for forflytning. I nybygd fløy, var døren til rommene smalere enn sengen. På hver av de tre fløyene var det felles oppholdsrom som også ble benyttet for felles måltider. På sykehjemmet var det automatisert opplegging av legemidler, mens det for beboerne i omsorgsboligene var felles medisinrom med hjemmesykepleien. Mange har multidose. På sykehjemrnet er det en sykehjemslege i 30 % stilling og fysioterapeut i 50 % stilling. Sykehjemmet har lege til stede en time hver morgen, samt ca. 3,5 t torsdager. Legen kan konsulteres på telefon i øvrige tidsrom. Legevakt benyttes utenom kontortid. Beboere i Dr. Sauers vei benytter sin fastlege og tilbakernelding gis ved PLO-melding. Ved behov for fysioterapi henvises beboer av fastlegen. Beboerne i omsorgsboligene betaler, som andre hjemmeboende, husleie samt et beløp for mat og praktisk bistand. Videre belastes de for egenandeler for medisinsk og fysikalsk behandling samt for endel sykepleieartikler. På sykehjemmet er det tre på vakt på d9tid og to på kveld. For Dr. Sauers veg er det fire til stede på dag og tre pa kveld + en mellomvakt. På natt er det tre nattevakter samlet for sykehjemmet og boligene. I tillegg mottar boligene hjelp fra hjemmesykepleien ved stell - en time om morgenen og for øvrig ved tilkalling. Bjugn kommune har en utfordring med å rekruttere faglært personale. Sykefraværet for PRO oppgis til 15,7 for første kvartal Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 158

159 Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 9. februar Apningsmøte ble avholdt 9. mai Intervjuer: 13 personer ble intervjuet. Befaring: Bjugn sykehjem og Dr. Sauers vei 18 og 22 Sluttmøte ble avholdt 10. mai Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Hva tilsynet omfattet Å undersøke om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at innbyggerne får dekket sine behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester. Herunder: Saksbehandlingen ved søknad om tjenester Grunnleggende behov. Medisinsk oppfølging, inkludert tannhelse. Brukermedvirkning. 5. Funn Under tilsynet ble det avdekket ett avvik. Avvik Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om kommunale helse og omsorgstjenester 3-2 a, 4-1, 4-2, og 5-5, jf. lov om statlig tilsyn 3. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten, Forskrift om en verdig eldreomsorg og Forskrift om ledelse og kvalitetsarbeid i helse- og omsorgstjenesten. Avviket bygger på følgende: Forsvarlig kompetanse Bjugn kommune har en marginal sykepleiedekning som gir stor risiko for svikt. Meldte avvik viser at svikt har forekommet. o En kartlegging utført av NSF over planlagt og faktisk bemanning av sykepleiere samlet for Dr. Sauers veg 18-24, hjemmetjenesten og sykehjemmet i uke 10 og 11 i 2017, viste en underdekning på 48 %. For Dr. Sauers veg var det i samme tidsrom en underdekning på sykepleiere med 92,6 % Under tilsynet ble det bekreftet at tallene var riktige. Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 159

160 Ved fravær av sykepleier rykker helsefagarbeider/hjelpepleier opp som ansvarlig på vakten og det leies inn ufaglært vikar. Selv om man kompenserte ved å tilkalle sykepleier ved behov, viser tilsynet en underdekning i kompetanse som gir risiko for svikt i tjenesten. Det har vært perioder hvor enkeltenheter i Dr. Sauers veg har vært uten personale. Dette når de ansatte har bistått på andre enheter. Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester. Det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå. Funksjonen medisinskfaglig rådgiver er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyrer og tjenesteutvikling. Det er ikke samhandling om tjenesteutvikling mellom fastleger og PRO på systemnivå. Grunnleggende behov: Bjugn kommune sikrer ikke at tjenestemottakerne får dekket alle sine grunnleggende behov: Meldte avvik viser at beboere ikke har fått hjelp til stell og å stå opp, frokost og utdeling av morgenmedisin før sent på formiddagen. Dette bekreftes gjennom intervju. Praksis for at kveldsstell og legging begynner fra 18-tiden. Dette også for beboere som kunne sittet oppe lenger. For andre er det behov for å legge seg tidlig. Meldte avvik viser at det har vært flere hendelser hvor beboer ikke har fått hjelp før etter 45 minutter ved bruk av alarm. Dette bekreftes gjennom intervju. Det er mangelfulle rutiner for å sikre at beboerne får ivaretatt munnhygiene to ganger daglig. Viktigheten av dette var tema under besøk av tannhelsetjenesten. Det skrives ikke avvik hvis tenner/ munnhule ikke stelles om morgenen. Bjugn kommune sikrer ikke at beboere i Dr. Sauers vei får dekket sitt behov for ivaretakelse av fysisk funksjon: Ingen rutine for at fysioterapeut deltar ved kartlegging av funksjonsnivå og fallrisiko for nye beboere med langtidsplass, når beboeren kommer direkte til bolig (uten veien om sykehjemmet). For beboere med pågående aktiv rehabilitering på sykehjemmet er det lite videreføring når de kommer over i bolig. Det oppgis at de ansatte har varierende kapasitet for å legge til rette for vedlikehold/bedring av fysisk funksjon for beboerne i boligene Meldte avvik viser svikt i oppfølgingen etter fall for å forebygge nye fall (flere avvik på fall for samme beboer og hvor samme tiltak var beskrevet). Tilsendt fallregistreringsskjema er ikke i bruk. Ett meldt avvik viser manglende oppfølging av planlagt trening etter operasjon. Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 160

161 Kommunen har fire områder hvor prosedyrer er lagret. Dette gir en stor risiko for at internkontrollsystemet som verktøy for å sikre forsvarlig tjenesteyting ikke fungerer: o Oversendte prosedyrer og rutinebeskrivelser har usikker status. De er til dels gamle, ikke daterte, ikke godkjente og de er lite kjent blant de ansatte. Det er ikke redegjort for et system for å informere om nye prosedyrer og endringer. o Det er ikke definert hvilke prosedyrer nyansatte og vikarer skal sette seg inn i. Saksbehandlinq Bjugn kommune har ikke en forsvarlig saksbehandling ved søknader om tjenester fra Enhet for helse, rehabilitering og omsorg Tilsendte vedtak (10) og tidligere tilsyn (dokumenttilsyn 2016/2017) viser mangler ved behandling av søknader om tjenester: Tilsynet finner lite spor av brukerens ønsker, behov og mål i planleggingen av tjenestene. Vedtak mangler for flere av beboerne og for de som har vedtak er det ikke skrevet vedtak for alle tjenestene de mottar. Vedtak skrives etter at tjenesten er startet opp, opptil flere år etter. Etter forespørsel fra Fylkesmannen ble det ettersendt 4 vedtak for de beboerne hvor vedtak ble etterspurt. En tjeneste ble igangsatt og vedtak skrevet Det er ulik praksis mellom de ulike saksbehandlerne når det gjelder utformingen av vedtakene. Det gis feilaktig informasjon om at man ikke kan klage på vedtak om omsorgsbolig. Det fremkommer ikke av vedtaket dersom bruker har fått delvis avslag. Infeksjonskontrollprogram Sykehjemmet har et infeksjonskontrollprogram, men det er lite kjennskap til dette blant de ansatte og det kan dermed ikke anses å være etablert og i bruk Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg: Det finnes et frittstående utvalg for de pårørende. Dette har egne årsmøter og det velges et styre. Formålet for utvalget er å være et bindeledd mellom de pårørende og ledelsen ved PRO. Kommunen har involvert utvalget ved planlegging innenfor PRO. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (heretter forskriften). Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 161

162 internkontrollsystem og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen. Forskriftens 3 gir den som har det overordnede ansvaret for virksomheten plikt til å sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med forskriften, og at medarbeiderne medvirker til dette. Bjugn kommune har flere systemer for oppbevaring av prosedyrer: et elektronisk kvalitetssystem som heter Risk-manager. Dette er operativt som avvikssystem, men det er ikke i bruk for dokumenthåndtering. Fagprosedyrer hentes fra VAR (PPS). Videre finnes på intranettet noen prosedyrer fra et tidligere samarbeid med Ørland kommune. Prosedyrer i papirform i perm. Det oppgis at det er et arbeid for å samle og oppdatere egne prosedyrer i det nye kvalitetssystemet, men det er ikke definert når dette skal være sluttført. Dette medfører at Bjugn kommune ikke har etablert et enhetlig system for ivaretakelse av kravene i forskriften. Profil er kommunenes system for dokumentasjon av tjenester planlagt og gitt til brukere i PRO. Tiltaksfaner benyttes for rapportering. I tjenesten til utviklingshemmede, avgrenset til Soltunet, ble det benyttet journalføring på papir grunnet datatekniske problemer. Også i sykehjem og hjemmebaserte tjenester ble det lagt utskrift av pasient/tiltakskort/epikriser i papirjournal. Dette for backup grunnet datateknisk svikt i perioder. På tidspunktet for tilsynet utgjør dokumentasjonssystemet en risiko for at viktig informasjon kan gå tapt, samt at det gjør det vanskeligere å holde seg oppdatert på den enkelte bruker. Kravet til forsvarlighet innebærer at kommunen må ha visse styringssystemer på plass som sikrer en forsvarlig utøvelse av tjenesten. Herunder er det et krav blant annet i helse- og omsorgstjenesteloven 5-5 og forskrift om legemiddelhåndtering 4 at kommunen skal ha tilknyttet en medisinskfaglig rådgiver. Tilsynet har funnet at det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå ved PRO. Funksjonen er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyrer og tjenesteutvikling. Denne uklarheten fører blant annet til at medisinske prosedyrer ikke blir godkjent av lege, noe som bidrar til risiko for at utføring av medisinske prosedyrer ikke er medisinskfaglig oppdaterte. Bjugn kommune, PRO, har mangel på utdannet personell, høyt sykefravær og stor bruk av vikarer både med og uten formell kompetanse. En slik bemanningssituasjon fordrer at det gjøres faglige avklaringer for å sikre tilstrekkelig og forsvarlig bemanning av personell ut fra hensynet til den enkeltes brukers behov. Dette fordrer at det etableres gode rutiner for opplæring og gjennomføring av tjenestene. I forskriftens 6 fremgår at virksomheten har plikt til å planlegge tjenesten ut fra det behovet tjenesten skal dekke. Dette Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 162

163 innebærer bl.a. å sikre forsvarlig kompetanse i tjenesten. Tilsynet har avdekket at det pr. dato er en manglende kontinuitet i fagkompetanse, noe som gir risiko for uforsvarlige tjenester til beboerne. Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester. Tilsynet har funnet at Bjugn kommune ikke sikrer at beboere i Dr. Sauers vei får dekket sitt behov for ivaretakelse av fysisk funksjon. Tilsynet viser at tilsendte rutiner ikke er i bruk og at meldte avvik viser at det er svikt i oppfølgingen etter fall. Fall kan ha store medisinske konsekvenser for den enkelte beboer. Ved oppfølging av Rehabiliteringstilsynet gjennomført i 2015 fremkom at det er arbeid på gang med rehabiliteringsplan og at det er utarbeidet en prosedyre for rehabiliteringsområdet. Funn ved tilsynet nå viser risiko for at nødvendig rehabilitering ikke gis. Avviket ved rehabiliteringstilsynet i 2015 er derfor fremdeles ikke lukket. Brukermedvirkningen virker tilfeldig og lite målrettet, og det er ikke avdekket at det finnes et system for å involvere brukerne eller deres representanter i utformingen, gjennomføringen og evalueringen av tjenestene. Det er Fylkesmannens vurdering at kommunen ikke har sikret at det er rutiner på området som ivaretar dette. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte ved årsskiftet 2016/2017 dokumenttilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester, hvor formålet var å undersøke om kommunens saksbehandling var i samsvar med saksbehandlingsreglene for denne type saker. Bjugn kommune ble gitt flere avvik fra reglene om saksbehandling i dette tilsynet, ref. brev av 31.januar Tilsynene med tjenestene til eldre og psykisk utviklingshemmede viser også avvik fra saksbehandlingsreglene. Felles funn for alle de tre gjennomførte tilsynene viser at Bjugn kommune ikke sikrer en forsvarlig saksbehandling ved tjenestetildeling. Konsekvensen blir at rettsikkerheten til den enkelte ikke ivaretas, samt risiko for at det ikke tildeles nødvendige tjenester Fylkesmannen vurderer at det er avdekket svikt i styringssystemet i Bjugn kommune. Dette, sammen med de andre funnene ved tilsynet, gjør at Fylkesmannen anser terskelen for forsvarlighet for å være overskredet. Reglene om internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av helse- og omsorgslovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynet har funnet at kommunen ikke har et system for ledelsens oppfølging av om brukerne får tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. 7. Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten Lov om helse- og omsorgstjenester i kommunene Lov om pasient- og brukerrettigheter Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 163

164 Lov om vern mot smittsomme sykdommer Lov om helsepersonell Forskrift om pasientjournal Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om sykehjem Forskrift om kvalitet i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om verdighet i eldreomsorgen 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Helse- og omsorgsplan, Fosen. Handlingsplan Plan for nytt innhold og ny organisering av pleie- og omsorgstjenestene i Bjugn kommune Årsberetning Styrende dokumenter for tjenesteområdene Utdrag fra Budsjett- og økonomiplan Visjoner, verdiplattform og mål Kommuneplanens samfunnsdel Kultur gir helse. Trivsel og trygghet i hverdagen Demensplan Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Rusmiddelpolitisk handlingsplan Interkommunal strategiplan for rusarbeidet i Bjugn/Ørland HMS-plan for Bjugn kommune Prosjektrapport, innføring i internkontroll innen helse, miljø og sikkerhet. Tidsplan. Plan for informasjonssikkerhet Bjugn kommune Prosjektrapport, innføring internkontroll innen informasjonssikkerhet og personvern. Tidsplan. Smittevernplan Infeksjonskontrollprogram Tuberkulosekontrollprogram Etiske retningslinjer for Bjugn kommune Kvalitetsmelding for pleie, rehabilitering og omsorg Måleskjema for pleie, rehabilitering og omsorg Retningslinjer for tilsynslegen ved Bjugn sykehjem Arbeidsgiverpolitikk Retningslinjer for forebygging og oppfølging av vold/trusler på arbeidsplasser i Bjugn kommune Samhandling/samarbeid om tjenester til målgruppen Samarbeidsavtale mellom St. Olavs hospital HF og kommunene i Sør- Trøndelag Selskapsavtale for Fosen Helse IKS økonomi og handlingsplan for Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 164

165 Intensjonsavtale mellom Fosen Helse DMS v/vertskommune Ørland og Sykehusapotekene i Midt-Norge Rammeavtale mellom NAV hjelpemiddelsentral i ST og Bjugn kommune Intern serviceavtale mellom Bjugn kommune og Orkdal krisesenter Samarbeidsavtale for Fosen legevaktsenter Samarbeidsavtale mellom Fosen IKS og Tannhelsetjenesten i ST og NT Delegasjonsreglement, samt retningslinjer for administrativ delegering i Bjugn kommune Stillingsinstrukser eller tilsvarende Opplæringsplaner/kompetanseplaner Planlegging av tjenestene, turnus, prosedyrer Rutiner for dokumentasjon av tjenesteutøvelsen, journalføring Rutiner for registrering og håndtering av avviksmeldinger, kontroll og evalueringsaktivitet Retningslinjer for å avdekke, rette opp og forebygge avvik Avvikshåndtering Rutine for intern varsling Oversikt over siste tre måneders innmeldte avvik og håndtering av disse Risikovurdering/ analyser/internrevisjoner Utredning av Stranda som aktivitetstilbud Kopi av klagesaker behandlet i kommunen siste 12 mnd. for begge områder Kommunens informasjon til tjenestemottakere, pårørende og verger om tjenestetilbudet Forespørsel om politiattest. Rutine for innkreving og mottak av politiattest i Bjugn kommune. 10 saker med vedtak om helse- og omsorgstjenester Dokumentasjon som ble ojennomgått under revisjonsbesøket: Oppsummering av planlagt og faktisk bemanning i Bjugn kommune uke 10 og undersøkelse gjennomført av NSF Prosedyre for: Legemiddelordinasjon for multidose Dokumentasjon av legemiddelordinasjon Istandgjøring av dosett Legemiddelforskrivning og seponering Legemiddelhåndtering Dokumentasjon av individuell vurdering og tildeling av oppgaver innen legemiddelbehandling - skjema Utkast til veileder for tildeling av helse- og omsorgstjenester RoS-analyse gjennomført i Gjennomføring av forpliktende plan - SV 22 Gjennomgang av tre journaler Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 9. februar 2017 med varsel om tilsyn Brev fra Bjugn kommune datert 10. mars 2017 vedlagt diverse dokumentasjon Brev fra Bjugn kommune datert 31. mars Oversendelse av vedtak E-post fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 26. april 2017 med program for tilsynsdagene. Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 165

166 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Rita Langvold Rådgiver PRO X X Anny Stjern Saksbehandler Forvaltning X X Siv Karin Nystad Helsefagarbeider X X May-Lis Hellem Hjelpepleier X X X Ann Iren Skavdal Sykepleier X X Berit Nordhammer Sykepleier X X X Truls Solem Fysioterapeut X X Bjørn Tore Listog Sundet Ann Karin Stormo Sjølie Lege X Avdelingsleder X X X Harmen Dijkstra Kommuneoverlege X X Tore Hellem Leder for pårørendeutvalget Torkil Østraat Enhetsleder X X X Bente Kristiansen Helsesjef X X X Tore Hellem Rigmor Valstad Bjørklund Brukerrepresentant (eldre) Avdelingsleder PRO X X Turid Berg Mandal Avdelingsleder PRO X X Geir Mathisen Fagleder X X Vigdis Rønskilen Furunes Inger Marie Andresen Fagleder Vernepleier X X Sykepleier X X Perry Moan Vernepleier X X Rita M. Innstrand Omsorgsarbeider X Anne-Britt Kilaas Assistent X X Jorunn Breivik Hjelpepleier X X Ann Iren Hammertrø Hilde Syversen Skogen Sykepleier X X Omsorgsarbeider X X x X Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 166

167 Randi Martinsen Hjelpepleier X Kirsten Søtvik Hjelpepleier X Betina Sund Sykepleier Britt Yvonne Asp Helsefagarbeider Einar Aaland Politiker, kommunestyre Lena Nordsether Assistent Torbjørg Leikvang Hjelpepleier Solveig Krokvik Hjelpepleier Ragnar Grønos Hjelpepleier Eva Sundseth Hjelpepleier Jannike Eide Vernepleier Gunn Tårnes Merkantil Hanne Pettersen Assistent X X X X X X X X X X X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold (teamleder) Ass. fylkeslege Frode Engtrø Rådgiver Ida Ø. Eiriksson Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon Bjugn kommune 167

168 UTKAST Plan for habilitering og rehabilitering for Bjugn kommune Individuell plan og koordinator Godkjent i kommunestyret

169 Innhold 1.0. Definisjoner Mål med planen Verdigrunnlag Like rettigheter... 5 Brukermedvirkning Målgrupper Brukergrupper med behov for habilitering: Brukergrupper med behov for rehabilitering Kompetanse Kommunens ansvar for sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering Lover og forskrifter... 9 Ny forskrift Samarbeidsavtaler Hva innebærer sørge- for-ansvaret? Hva skal tilbudet inneholde? Krav til faglig forsvarlighet? Kommunen skal ha oversikt Kommunens ansvar for undersøkelse og utredning av behov for re-/habilitering ICF som verktøy Søknader og melding om behov for re-/habilitering Forvaltningskontor/bestillerkontor/koordinerende enhet Kommunens ansvar for hjelpemidler og ergonomiske tiltak Tolketjenester Tilretteleggingsansvar Tekniske hjelpemidler Tjenester til mennesker med habiliteringsbehov Familieperspektiv Livsfaseoverganger Barn/ungdom Ungdom voksen Voksen/gammel Tjenester til personer som bor i egne, tilrettelagte boliger Tjenester til mennesker med behov for rehabilitering Rettsikkerhet ved bruk av tvang Ambulante tjenester innen habiltering og rehabilitering

170 16.0. Pasientforløp Koordinerende enhet Ansvar og formål Oppgaver Koordinator og individuell plan Koordinator Ansvar for å melde om behov for individuell plan og koordinator Individuell plan (IP) Rett til individuell plan Plikt Ikke enkeltvedtak IP- er del av pasientjournalen Innholdet i individuell plan Planprosessen Oppstart av planprosessen Valg av arbeidsform Avklaring av behov, ressurser, ønsker og mål Pasient og brukers ressurser Oversikt over behov og tjenester Evaluering og oppfølging Elektronisk individuell plan Skriftlig avtale om samarbeid Regler om samtykke ved registrering av opplysninger i behandlingsrettede helseregistre Brukerstyrt personlig assistent (BPA) Tilbud i Bjugn kommune Andre tilbud og lenker som kan være av interesse: (Listen er ikke utfyllende) Mål og tiltak i Bjugn kommune innenfor områdene habilitering og rehabilitering

171 Innledning I forskrift om habilitering og rehabilitering kapittel 3, 5 beskrives kommunens ansvar: «Kommunen skal planlegge sin habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet og ha en generell oversikt over behov for habilitering og rehabilitering i kommunen. Tjenester som inngår i kommunens helse- og omsorgstjenestetilbud, skal integreres i et samlet tverrfaglig re- /habiliteringstilbud. Kommunen skal sørge for at alle som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendig utredning og oppfølging ved behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering. Re-/habiliteringstilbudet skal gis uavhengig av pasientens og brukerens boform. Den kommunale helse- og omsorgstjenesten skal ved behov samarbeide med andre etater.» Den nye «Veileder for rehabiltering, habilitering, individuell plan og koordinator» fra helsedirektoratet 2017 er benyttet som rettesnor i utarbeidelsen av utkastet til den kommunale planen slik den foreligger her. Planen er skrevet i samarbeid med ledere i helse og omsorgssektoren. Bjugn kommune har ikke tidligere hatt plan for re-/habilitering og dette er påpekt i tilsyn fra Fylkesmannen. Planen skal vise hvilket ansvar kommunen har, og hvordan vi ivaretar re-/habilitering for barn og voksne i vår kommune. Planen vil sendes på høring til rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, eldrerådet og pårørendeutvalget. Ferdigstillelse av utkast var den 30.juni. Vi vil ha avdelingsvis gjennomgang av planen i ettertid. Det vil være mulig å komme med innspill til forbedringer. Målet for ferdigstillelse er 1. oktober. Bjugn kommune, juni 2017 Bente Kristiansen Helsesjef 3 171

172 1.0. Definisjoner I forskriften defineres habilitering og rehabilitering som et felles begrep: «Habilitering og rehabilitering er tidsavgrensede, planlagte prosesser med klare mål og virkemidler, hvor flere aktører samarbeider om å gi nødvendig bistand til pasienters og brukerens egen innsats for å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse sosialt og i samfunnet.» Forskjellene ligger i målgruppene og ulikheter i metodisk tilnærming kan grovt inndeles i ny-læring og re-læring. Det er særlig innen habilitering at man ser behov for gjentagende prosesser gjennom hele eller store deler av livet. Definisjonen omhandler følgende punkter: Habilitering og rehabilitering Tidsavgrensede, planlagte prosesser med klare mål og virkemidler Flere aktører samarbeider Nødvendig bistand til pasientens og brukerens egen innsats For å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse sosialt og i samfunnet 2.0. Mål med planen Det er et nasjonalt mål at re-/habiliteringstjenesten skal styrkes. I dette ligger en anbefaling om å vektlegge tjenester som fremmer og støtter pasientens og brukerens innsats til å gjenvinne og opprettholde best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse. Samarbeid med familie og sosialt nettverk er viktig. Bjugn kommune ønsker å gi et godt og forsvarlig tilbud til pasienter og brukere som har behov for re-/habilitering. I følge veilederen om re-/habilitering skal kommunen planlegge sin virksomhet slik at den oppfyller lov og forskrift. Den bør også konkretisere hvordan kommunen skal ivareta befolkningens behov både på kort og lang sikt. Det anbefales også at planen innarbeides i kommunens helhetlige planstruktur/kommuneplan. Planen skal brukes som et arbeidsdokument for ledere og medarbeidere som er involvert i arbeidet med re-/habilitering i kommunen. Planen skal også være et bidrag for å styrke informasjon til brukere og pårørende om rettigheter den enkelte har og om tilbudet som finnes Verdigrunnlag. Det er prinsippet om likeverd som ligger til grunn for denne planen. Det betyr at mennesker med nedsatt funksjonsevne skal ha samme sjanse til å nå de målene som er realistisk for han/henne som alle andre. FN-konvensjonen om rettigheter til personer med nedsatt funksjonsevne, ble vedtatt av FNs hovedforsamling 13. desember 2006 og er i 2013 signert av 155 og ratifisert av 131 stater. Norge ratifiserte konvensjonen den 3. juni Konvensjonens hovedformål er å sikre personer med nedsatt funksjonsevne like muligheter til å realisere sine menneskerettigheter, samt å bygge ned hindre som vanskeliggjør dette. Konvensjonen skal bidra til å motvirke diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne

173 I kommuneplanens samfunnsdel pekes det på tre kjerneområder for å oppnå kommunens målsetting som er god livskvalitet for alle innbyggere: Bo og leve Kultur gir helse Kompetanse og arbeid Samarbeid, åpenhet, nytenking, humor og glede er kommunens verdier. Like rettigheter Alle som bor i Norge har rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester. Det gjelder også flyktninger og andre innvandrere som har lovlig opphold. Alle som oppholder seg i Norge får helsehjelp hvis det haster. At man har rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester betyr ikke at den enkelte selv kan velge hva slags tjeneste eller hjelp man skal få. Det er en faglig vurdering av behovet som avgjør dette. Alle har rett til: Fastlege Legevakt Sykehus (fritt behandlingsvalg) Psykisk helsehjelp Sykehjem, hjemmesykepleie, personlig assistanse, o.l. Tannhelsetjenester (gratis tannlege for barn under 18 år) Rett til tolk Informasjon om rettigheter finnes på Brukermedvirkning Brukermedvirkning er en rettighet og en viktig forutsetning for pasient- og brukersikkerheten og inngår i kravet til forsvarlige tjenester Tjenestene legger til rette for optimal medvirkning og innflytelse ut fra den enkeltes forutsetninger gjennom alle deler av forløpet, som ved: Planlegging Utforming Utøving 5 173

174 Evaluering For pasienter og brukere som ønsker individuell plan og har koordinator, er det koordinatoren som har ansvar for å legge til rette for optimal medvirkning og innflytelse i et helhetlig forløp. Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelse, eldrerådet og pårørendeutvalget er viktige samarbeidspartnere med kommunen og skal inviteres inn i planer og prosesser som omfatter deres medlemmer Målgrupper 4.1. Brukergrupper med behov for habilitering: a) Barn og unge b) Voksne Gruppen brukere med behov for habilitering har ofte funksjonsnedsettelser som skyldes medfødte eller tidlig ervervede tilstander. Årsaker til funksjonsnedsettelsen kan være medfødte funksjonsnedsettelser, somatisk eller psykisk sykdom, utviklingshemming, sansetap, rusmisbruk (i svangerskap) eller kombinasjon av disse. For mange betyr det at de har behov for habilitering livet ut. Det foreligger ofte flere tilleggsdiagnoser som kan gi flere, større funksjonsvansker enn hoveddiagnosen. De trenger å trene opp nye funksjoner og ferdigheter som de i utgangspunktet ikke har hatt. Tidlig innsats og forebygging er ofte vesentlige tiltak for å opprettholde eksisterende funksjoner og bremse utviklingen av ytterligere funksjonstap. Barn og unge har ofte behov for et tilbud med tverrfaglig/sektoriell samhandling over lengre tid. Symptombildene er ofte sammensatt og kan påvirke vekst og utvikling på mange områder. Det berører også samspillet i familie og nettverk. Habiliteringsarbeidet må ta utgangspunkt i det enkelte individ og dets funksjonsnivå, evne til selvstendighet og deltakelse fremfor å bare se på diagnose. Voksne med behov for habilitering defineres som over 18 år og har ofte medfødte eller tidlig ervervede funksjonsnedsettelser med konsekvenser for fungering på mange livsområder. Her er det ofte behov for tilrettelegging av bosituasjon, arbeidsdeltakelse, aktiviteter i fritid og sosial deltakelse. Tverrsektoriell samhandling er avgjørende også for denne gruppen. Eksempler på nevnte brukergrupper er mennesker med tidlig ervervede hjerneskader, utviklingsforstyrrelser, syndromer som medfører kognitive vansker, utviklingshemming og autismespekterforstyrrelser. Det kan også omfatte mennesker med ervervede sykdommer eller skader som CP (cerebral parese), ryggmargsbrokk. Statistikken viser at det er en noe høyere forekomst av psykiske lidelser blant gruppen med autismespekterforstyrrelser og utviklingshemming. Tidligere var det vanlig med en medisinsk/individuell forståelse av funksjonshemming. Årsaken til funksjonshemmingen ble sett på som en egenskap ved en person. Denne medisinske modellen ble senere utfordret av en sosial modell der fokuset ble flyttet fra individnivå til samfunnsnivå, og man knyttet funksjonshemming til samfunnsskapte barrierer. I denne modellen er funksjonshemmingen altså noe som oppstår fordi samfunnet ikke er godt nok tilrettelagt for alle. I dag har vi en relasjonell tilnærming, hvor vi ser funksjonshemming som noe som oppstår fordi det er et misforhold mellom en persons forutsetninger og omgivelsenes utforming eller krav til funksjon. En funksjonshemming er med andre ord noe som oppstår i samspillet mellom personen og 6 174

175 omgivelser som ikke er skikkelig tilrettelagt. Når vi sier at noen er funksjonshemmet i dag viser vi altså til en spesifikk situasjon i omgivelsene som skaper barrierer for vedkommende slik at personen blir funksjonshemmet. Eksempler på en slik situasjon kan være at en rullestolbruker ikke kommer inn i en bygning fordi den har trapp foran inngangen, men mangler rampe, eller at en hørselshemmet elev ikke får tilgang til tolk eller nødvendig teknisk utstyr. Nedsatt funksjonsevne innebærer tap av, skade på eller avvik i en kroppsdel eller i en av kroppens psykologiske, fysiologiske eller biologiske funksjoner. Mennesker med nedsatt funksjonsevne er imidlertid en svært sammensatt gruppe med ulike utfordringer. Personer med nedsatt funksjonsevne kan deles inn i følgende hovedgrupper: Personer med synshemming Personer med bevegelseshemning Personer med hørselshemming Personer med utviklingshemming Personer med psykososiale funksjonsnedsettelser Når vi forstår funksjonshemming på denne måten innebærer det at det er opp til samfunnet å jobbe for bedre tilrettelegging, slik at omgivelsene ikke skaper barrierer for noen. Dette gjøres blant annet ved å innføre standarder for universell utforming av bygninger, transportmidler og så videre Brukergrupper med behov for rehabilitering a) Mennesker med behov for somatisk rehabilitering herav også hverdagsrehabilitering b) Mennesker med behov for rehabilitering innen psykisk helse og rus Mennesker med behov for somatisk rehabilitering kan gjelde alle aldersgrupper. Det er derfor store variasjoner i behov fra kortvarig rehabilitering etter lettere skader, eller langvarige behov etter større skader eller kroniske sykdommer. Behovet omfatter medisinsk oppfølging og behandling. For unge og voksne i yrkesaktiv alder er rehabilitering med arbeid som mål sentralt. Tilrettelegging gjennom hjelpemidler er derfor viktig, sammen med ulike lærings- og mestringstiltak. Målgruppen for rehabilitering kjennetegnes ved behovet for å gjenvinne tapte funksjoner etter sykdom, skade eller rusavhengighet. Metodikken er preget av re-læring og opptrening av tidligere funksjoner for ferdigheter. Vi har valgt å dele opp målgruppen i somatisk rehabilitering og rehabilitering innen psykisk helse og rus. Mennesker med behov for rehabilitering innen psykisk helse og rus har ofte utfordringer med kognitiv funksjon, psykisk helse, sosialt liv. Behov for rehabilitering har oppstått på grunn av langvarig psykisk lidelse, og/eller rusproblem. Behov for tiltak innen somatisk helse og fysisk funksjon må ivaretas,- og generelt arbeid med den enkeltes grunnleggende levekår er en forutsetning for å lykkes i rehabiliteringen. Tverrfaglig/sektoriell samhandling er viktig for å oppnå målene for denne gruppen. Arbeidet går ofte over tid med vekt på mestring av dagliglivet. Omfattende og langvarig rusmiddelavhengighet bør behandles som en kronisk tilstand

176 5.0. Kompetanse Riktig kompetanse i tjenesten er vesentlig for å imøtekomme befolkningens behov for nødvendig sosial, psykososial, medisinsk habilitering og rehabilitering. Det er også en forutsetning for forsvarlige tjenester. Veilederen om re-/habilitering anbefaler at kommunen har fagspesifikk kompetanse som: Ergoterapeuter Fysioterapeuter Psykologer Sosionomer Logoped Audio- og synspedagog Sykepleiere Vernepleiere Helsefagarbeidere (med etterutdanning innen habilitering og rehabilitering) Det anbefales også at kommunen i noen grad har personell med videreutdanning utover grunnutdanning på høyskole- og universitetsnivå. Noen bør ha etterutdanning relatert til brukergrupper innen barn, unge, rus og psykisk helse. Realkompetanse har også stor verdi. Kompetansen skal bistå brukere i endringsprosesser som omfatter levevaner og trening og mestring av ferdigheter. Det stilles krav til forståelse av hvordan tjenester virker sammen i en helhet for brukeren. Personalet bør derfor ha et minimum av felles grunnleggende kompetanse utover den felles helsefaglige og fagspesifikke kompetansen. Kommunen bør stimulere til at personalet kan følge etterutdanningstilbud. Følgende kompetanseområder anbefales i veileder: Generell prosesskompetanse: Om målrettet prosessarbeid kartlegging, målsetting, tiltak, ansvar, fremdrift, evaluering Brukermedvirkning - samhandling med bruker og nærpersoner/pårørende Veiledningsmetodikk herunder motiverende intervju (MI) Tverrfaglig samarbeid teamarbeid Samhandling med andre sektorer og spesialisthelsetjenesten Individuell plan og koordinering Kunnskap om trening, stimulering, tilrettelegging og mestring med utgangspunkt i fysisk, sosial, psykososial og medisinsk tilstand og fungering som blant annet omfatter følgende områder: Generell daglig fungering ADL Kommunikasjon Mobilitet Egenomsorg Kognitive prosesser Sosial fungering Forebygging Endring av livsstil Læring og mestring Utdanning og arbeidsliv 8 176

177 Hjelpemidler og bolig Universell utforming Sosio-økonomiske forhold Tverrfaglig teamorganisering vil kunne fremme utvikling av felles kompetanse og tilnærming på tvers av fagområder. Det må utarbeides en struktur for det tverrfaglige samarbeidet med forutsigbare arbeidsprosesser og faste møteplasser. Arbeid med å etablere et Kommunalt forebyggende team er vi nå i gang med og det er avtalt månedlige møter. Arbeidet videre vil omhandle blant annet rolleavklaringer, felles holdninger og omforent praksis, slik at teamet kan fungere som en helhet og den enkeltes kompetanse blir best mulig utnyttet til beste for brukerne. Bjugn kommune har medarbeidere med kompetanse innen de fleste fagspesifikke områdene. Vi har ikke egen kommunepsykolog, men samarbeider med PPT- og Fosen helse om dette. Habiliteringstjenesten i vår kommune har for øvrig et personale som har lang erfaring innen fagfeltet og med spesifikke brukergrupper. De har jevnlig veiledning fra PPT og spesialisthelsetjenesten. Det er behov for å utforme en strategisk kompetanseplan spesielt for medarbeidere som arbeider med habilitering. Vi har samlet oversikt over kompetansen til våre medarbeidere i «Bemanningsplan», men det forutsetter at denne blir jevnlig oppdatert. Den kan også utvikles bedre for å kunne brukes aktivt som verktøy på overordnet nivå. Den kan gi oss oversikt over hva vi mangler av kompetanse. Ut fra det oversiktsbildet kan man legge en plan for videreutdanning og kurs. Innen rehabilitering styrkes nå virksomheten med fysioterapistilling inneværende år med en 50% stilling som spesifikt skal jobbe med hverdagsrehabilitering. Hverdagsrehabilitering er et satsningsområde for kommunen, jf kvalitetsmeldingen for tjenesten. Tjenesten gis i hjemmet til den enkelte bruker. Rehabilitering er et tilbud som også gis i sykehjemmet ved korttidsopphold Kommunens ansvar for sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering 6.1. Lover og forskrifter Kommunen har et sørge- for-ansvar for forsvarlig, helhetlig og koordinert tilbud. Dette er beskrevet i forskrift og helse og omsorgstjenesteloven. Tjenesten kan organiseres etter lokale forutsetninger og behov. Re-/habilitering i kommunene er regulert av forskjellige lover, forskrifter og veiledere. Kommunen skal informere befolkningen om de rettigheter som foreligger: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester med tilhørende forskrifter Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om folkehelse Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Veileder om rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator. dividuell%20plan%20og%20koordinator.pdf Lov om råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

178 Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne Opplæringsloven Loven om folketrygd Loven om spesialisthelsetjenester Pasient og brukerrettighetsloven Barneloven Tannhelsetjenesteloven Vergemålsloven Forvaltningsloven St.meld. Folkehelse: God helse felles ansvar s/stm dddpdfs.pdf St.meld. Morgendagens omsorg dfs/stm dddpdfs.pdf St.meld. Samhandlingsreformen dfs/stm dddpdfs.pdf Helsedirektoratet har utformet en veileder til familier med barn og unge med nedsatt funksjonsevne: Det er viktig å ta med at kommunes ansvar grenser opp mot spesialisthelsetjenestens ansvar. Spesialisthelsetjenesten skal sørge for nødvendige spesialisthelsetjenester i og utenfor institusjon. Ofte ser man at brukerne mottar tjenester fra begge, i forhold til tidsavgrensede opphold, polikliniske tilbud, utredninger eller ambulante tjenester. Noen har behov for spesialisthelsetjenester i tidlig fase,- andre trenger gjennom lengre forløp. Helseforetakets ansvar for spesialisthelsetjenester opphører ikke ved utskrivning. Ny forskrift Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring trådte i kraft 1.januar Den definerer ansvar og omtaler plikten kommunen har til å dokumentere, planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomhetens aktiviteter. I Bjugn kommune er det helsesjefen som har det overordnede ansvaret for virksomheten. Medarbeiderne har medvirkningsplikt: 3.Ansvaret for styringssystem «Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten skal sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med denne forskriften og at medarbeiderne i virksomheten medvirker til dette» 4.Definisjon

179 «I denne forskriften betyr styringssystem for helse og omsorgstjenesten den del av virksomhetens styring som omfatter hvordan virksomhetens aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse- og omsorgslovgivningen.» Faglig forsvarlighet og systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet forutsetter åpenhet og varsling om feil som begås i tjenesten. Avvik skal meldes i kvalitetssystemet, til nærmeste leder eller verneombud Samarbeidsavtaler I forbindelse med at samhandlingsreformen trådte i kraft i 2012 ble det utformet en overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og St. Olavs hospital. Samarbeidet på kommunesiden ble organisert primært med basis i 5 regioner Trondheimsområdet, Fjellregionen, Orkdalsregionen (SiO), Fosen og Værnesregionen. Samhandlingsavtale Retningslinjer for samarbeid om utarbeidelse av individuell plan mellom kommuner og St. Olavs hospital: _godkjent_asu_februar_2014.pdf Regional plan for habilitering og rehabilitering for HF Midt-Norge: 0i%20Helse%20Midt-Norge%202016%20-% pdf Det foreligger også tre tjeneste- avtaler mellom Bjugn kommune og Rusbehandling Midt-Norge: Tjenesteavtale 1: Tjenesteavtale 3 og 5: ne.pdf Tjenesteavtale 11: Vi har også samhandlingsavtale med Blå Kors Lade behandlingssenter Ørland og Bjugn PP-tjeneste er et interkommunalt selskap som er eid av Bjugn og Ørland kommuner. PP-tjenesten arbeider med utredning og oppfølging og gir konsultasjon og veiledning med barn og unge i førskolealder og i grunnskolen. Tjenesten skal være lett tilgjengelig veiledningstjeneste for foresatte. PP-tjenesten skal også være sakkyndig instans ved vurdering om voksens rett til opplæring på grunnskolen nivå. Tjenesten skal også være barnehagenes og skolenes støttesystem ved kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling, og kommunenes sakkyndige instans i opplæringsspørsmål. Rask psykisk helsehjelp (rph@bjugn.kommune.no) er et tilbud til personer over 16 år, og som sliter med lette til moderate angst- og/eller depresjonsproblemer, og eventuelt med søvnproblemer. Behandlingen består av individuelle samtaler, veiledet selvhjelp eller gruppekurs. Tilbudet er gratis. Tjenestene er for innbyggere i Åfjord, Ørland, Bugn og Roan. Veteraner, forsvarsansatte og deres familier kan også benytte tjenesten. Kontorlokaler i Åfjord, Bjugn og Ørland

180 Fra venstre: Hanne Håbrekke, Trond Rune Forfot, Hanne Drøyvollsmo og John Arne Lein, ansatte i rask psykisk helsehjelp. DPS 6.3. Hva innebærer sørge- for-ansvaret? Kommunen skal legge til rette for at tjenestene inngår i et samlet tverrfaglig re-/habiliteringstilbud. Det skal være pasient- og brukerfokus. Koordinering og samhandlingsansvaret ligger i koordinerende enhet. Kommunen har også ansvar for undersøkelser og utredning av behov re-/habilitering. Det må avklares om det er behov for: 1. Habilitering,- ofte er det behov for utredning i spesialisthelsetjenesten i tillegg. Tverrfaglig kartlegging omhandler utforming av individuell plan, tildeling av koordinator, vurdering av fysioterapeut/ergoterapeut eller fra andre fagfelt. 2. Rehabilitering,- fremfor kompenserende hjelp. Personalet i velferdstjenestene må bidra til å avdekke behov. En må vurdere behov før begynnende funksjonsfall. Tidlig kartlegging er derfor en viktig forutsetning. Søknader og meldinger om behov for re-/habilitering skal nedtegnes i journal. Det gjelder både skriftlige og muntlige søknader. Pasient/bruker skal utredes i kommunehelsetjenesten før man evt. overføres til spesialisthelsetjenesten. Fastlegen har en viktig rolle og ofte er det legen som melder behov til forvaltning/koordinerende enhet. Bjugn kommune må styrke koordinerende enhet med ressurser. Det er her ansvaret for tilbudet i kommunen skal ligge. Enheten vil bli tydeliggjort i ny lederstruktur som vil foreligge i august-17. En må også vurdere å styrke enheten med flere stillinger i kommende års budsjetter Hva skal tilbudet inneholde? Tilbudet må være i samsvar med behov for tjenester og kan differensieres som følger: Pasienter og brukere med mindre omfattende behov Pasienter og brukere med middels omfattende behov Pasienter og brukere med omfattende behov Tjenestene skal ikke bare være av medisinsk art, men også dekke sosiale og psykososiale behov. Den sosialfaglige tilnærmingen skal sikre en helhetlig oppfølging, f.eks. ved psykiske lidelser,

181 rusmiddelavhengighet, varig nedsatt funksjonsevne og/eller behov for omstilling i forhold til bolig, arbeid og sosial deltakelse. Tjenestene skal bidra til å stimulere egen læring, motivasjon og økt funksjons- og mestringsevne. Tjenestene skal tilbys og gis samordnet, tverrfaglig og planmessig, i eller nær det vante miljøet og på en meningsfylt måte for den enkelte bruker. I hvilken grad man trenger nødvendig helsehjelp i form av re-/habilitering, og hvor komplekse tjenester det er behov for, er et faglig spørsmål som helsepersonell og tverrfaglige team tar stilling til. Barn med nedsatt funksjonsevne har rett til spesialpedagogisk hjelp i barnehage og individuell opplæringsplan (IOP) i skolen. Rett til spesialundervisning er hjemlet i opplæringslovens 5-5. Det skal også være et tilbud om SFO(skolefritidsordning) for barn med særskilte behov fra trinn. Skolen skal innrettes slik at det blir tatt hensyn til elever med funksjonshemning. Det er skoleeier som skal dekke utgifter til: Læremidler som brukes i opplæringen og som ikke er knyttet til eleven personlig Pedagogiske hjelpemidler og programvare som brukes i et tilrettelagt pedagogisk opplegg Bygningsmessige endringer på skolen som for eksempel fastmontert teleslynge, rampe, heis, vaskeservant som kan heves og senkes osv. Helsestasjon/skolehelsetjenesten Vi har et godt tilbud i skolehelsetjenesten/helsestasjonen i Bjugn. Skolehelsetjenesten skal finnes på alle barneskoler, ungdomsskoler og videregående skoler. I Bjugn består tilbudet av helsesøster, psykiatrisk sykepleier og fysioterapeut. Skolehelsetjenesten gir i samarbeid med skolen tilbud om undervisning i klasser, grupper og enkeltsamtaler. Alle henvendelser tas imot og tjenesten har taushetsplikt Krav til faglig forsvarlighet? Det er flere elementer i tjenestene som inngår i vurderingen av hvorvidt tilbud er forsvarlige: Faglig innhold Organisering Saksbehandling Samarbeid Kommunen må sørge for og legge til rette for forsvarlige tjenester ved: Melde behov/ta imot søknader/søke bistand Kartlegging av behov Vedtak av tjenester etter individuell vurdering, inkludert hjelpemidler og tilrettelegging Utforming av individuell plan Sikre tilgang til helsetjenester i hjemmet Tilgang til medisinsk undersøkelse, utredning og behandling Brukermedvirkning Samhandling mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten Til enhver tid ha kompetent personale som har relasjonskompetanse og som legger til rette for kommunikasjon

182 Politiattest skal innhentes ved ansettelser 9.0. Kommunen skal ha oversikt Kommunen skal ha et system for å regulere behov for tjenester på generelt nivå. Ansvaret for dette ligger hos koordinerende enhet, som skal ha kartlagt og planlagt tilbudet. Det er vanskelig å få et helhetlig bilde av forekomsten av målgruppene ved bruk av statistikk: «Det er variasjon i forståelsen og bruken av begreper om funksjonshemming. Dette medfører blant annet at ulike definisjoner benyttes for å avgrense funksjonshemming i forskning og undersøkelser. Ulike definisjoner gir imidlertid svært forskjellige resultater, som igjen betyr at det ikke finnes ett enkelt svar på hvor mange personer som har nedsatt funksjonsevne i Norge.» Det foreligger flere såkalte utvalgsundersøkelser, men en utfordring ved bruk av disse er at det ikke finnes standardiserte spørsmål for å identifisere og avgrense antall personer med nedsatt funksjonsevne i befolkningen. Med andre ord benyttes ulike definisjoner i ulike undersøkelser. Dette medfører at antallet med nedsatt funksjonsevne i befolkningen varierer mellom undersøkelser. Forskjellene blir imidlertid enda større dersom man sammenligner undersøkelser utført i ulike land (Molden 2012:38-39). Vi velger allikevel å ta med noen av disse undersøkelsene for å gi et bilde av det som faktisk foreligger i landssammenheng:

183 Ut fra denne statistikken kan man anta at ca. 20% av befolkningen over 18 år i Bjugn har nedsatt funksjonsevne i større eller mindre grad. Ved et innbyggertall på 5000, vil det være 1000 mennesker med nedsatt funksjonsevne og med ulike behov for bistand. Mange bor hjemme og mottar tjenester der. Pr. mai 2017 var det i tillegg: 14 beboere ved Soltunet som mottok tjenester

184 Tre av beboerne har ikke utviklingshemming, men alvorlige helseproblemer og store hjelpebehov i det daglige. En person har to-til-en bemanning. To av brukerne har en-til-en bemanning. Kommunen har også avlastningsbolig for barn og unge. Fra ble avlastning for barn og unge overført fra familieenheten til pleie, rehabilitering og omsorgstjenesten. Avlastning i kommunal bolig foregikk fram til da i Ørland kommune, hvor vi kjøpte tjenestene. Avlastning i kommunal bolig gis i dag i Kamhaugveien 1 a b og c. Leilighetene er tilsluttet et fellesrom. Uteareal er opparbeidet med muligheter for aktiviteter. Enheten har i dag ansvaret for fire barn. I tillegg til avlastning i kommunal bolig har vi 7 barn som har avlastning i private hjem. Dette er barn med lettere funksjonshemming. Lokalt i Bjugn vet vi at det er 9 elever i skolen med autismespekterdiagnose. Det er tilsammen 576 elever i skolen. Dette betyr at 1,56% av elevene i Bjugnskolen har diagnosen. Folkehelseinstituttet skriver dette på sine nettsider: «Studier av forekomst rapporterer at omtrent 6 av 1000 personer har en autismespekterforstyrrelse (Fombonne, 2009; Parner et al, 2011; Isaksen et al, 2012; Surén et al, 2012), noen studier rapporterer så mange som 1 av 100 (Baird et al, 2006).» Det ser derved ut til at Bjugn kommune har en relativt høy forekomst av autister i befolkningen. Ved Botngård skole er «Ultragruppa» etablert, der ansatte med spesialkompetanse arbeider med barn med særskilte behov. Ansatte fra helse og omsorg er også knyttet til denne gruppa. Det arbeides målrettet på grunnleggende ADL funksjoner og sosial trening i og utenfor skole/ bolig. Et område som prioriteres og er satt fokus på er kommunikasjon og atferdstrening

185 Pårørende har en primærkontakt i bolig. Primærkontaktens rolle er av mer praktisk og logistisk art og har kontakt direkte eller på telefon med pårørende en gang pr uke. Fagleder har hovedansvar for avlastingen og har jevnlige fagmøter med ansatte og gir veiledning. Samarbeider med skole, barnehage, pårørende og andre etter behov. Barnehagene samarbeider tett med helsestasjonen i kommunen og spesialisthelsetjenesten om barn med spesielle behov. Trondsletten Habiliteringssenter er ett av Sør-Trøndelag fylkes habiliteringstilbud til barn og unge i alderen 0-18 år. For øvrig er PPT en viktig samarbeidspartner også for barnehagene. Bjugn kommune er en av kommunene på Fosen med befolkningsvekst. Ved tilflytting ser vi at det mangler rutiner og tilbud med oppfølging av familier med barn. Dette gjelder spesielt for de familiene som velger å ikke ha barna sine i barnehage. Selv om barna er på småbarnskontroller i helsestasjonen, kan det være vanskelig å fange opp spesielle behov før barnet faktisk begynner i skolen. Prinsippet om tidlig innsats er viktig for at barna skal kunne bedre funksjonsevnen og mestre hverdagen når de begynner på skolen Kommunens ansvar for undersøkelse og utredning av behov for re- /habilitering «Kommunen skal sørge for undersøkelse og utredning, og ved behov henvise til spesialisthelsetjenesten, før habilitering og rehabilitering settes i gang.» (jf. Forskrift) Hensikten med undersøkelser og utredning er å avklare den enkeltes behov for re-/habilitering og sikre forsvarlige tjenester. Tiltak som kan bistå bruker i å gjenvinne funksjon og mestring skal prioriteres fremfor kompenserende hjelp, dersom det er mulig. Vurderingen omfatter å se brukerens totalsituasjon, ressurser, potensial og mål. Helse- og omsorgstjenesten skal forebygge, behandle og legge til rette for at den enkelte bruker kan mestre sin sykdom, skade eller nedsatte funksjonsevne

186 Personalet i helsesektoren må bidra til at behov fanges opp og vite hvordan man melder inn til saksbehandlingskjeden. Noen ganger er det et tydelig behov for bistand. Det kan gjelde barn og unge med medfødte tilstander som gir nedsatt funksjonsevne, pasienter som har hatt hjerneslag eller personer som på grunn av rusavhengighet har behov for bistand til omstilling. Ofte er tid en sentral faktor for god effekt og ressursutnyttelse innen re-/habilitering. Endringer må fanges opp gjennom kontinuerlig evaluering slik at tiltak kan justeres etter behov og allerede ved begynnende funksjonsfall. Årsak til endring kan være nedsatt helsetilstand, endret funksjonsevne i forbindelse med livsfaseoverganger eller faktorer i omgivelsene. Atypiske utviklingsforløp bør henvises til spesialisthelsetjenesten. Tverrfaglig utredning består i at personell med ulik kompetanse kartlegger brukers tilstand, ressurser og behov. Dette er en rettighet som er nedfelt i FN-konvensjonen. Mål og tiltak utformes i nært samarbeid mellom faggruppene slik at det blir en felles forståelse av bistandsbehov, tiltak, mål og prosess. Utredningen bør inneholde hvilke tjenester vedkommende har behov for, behov for samarbeid og koordinering herunder individuell plan (IP) Forhold knyttet til livsstil bør også inngå i den helhetlige vurderingen. Helsepersonell har for øvrig plikt til å samarbeide med annet kvalifisert personell jf. Helsepersonelloven. Informasjon som innhentes i forbindelse med saksbehandlings samt dokumentasjon knyttet til tjenesteytingen skal nedtegnes i IPLOS. ICF som verktøy Veilederen anbefaler at vi benytter ICF: (Internasjonal klassifikasjon av funksjon, funksjonshemming og helse) for å sikre helhetlig tilnærming ved avklaring av behov for habilitering og rehabilitering. Helsedirektoratet arbeider for at ICF blir den klassifikasjon som skal være grunnlag for offentlige tiltak som bygger på funksjonsvurdering, og at det blir tatt hensyn til dette når spesielle systemer utvikles for funksjonsvurderinger. ICF er en klassifikasjon for flere formål, utformet for å brukes i forskjellige fagområder og helsetjenester. ICF skal: Utgjøre et systematisk kodeverk for helseinformasjonsystemer Være et grunnlag for vitenskapelige undersøkelser av helse- og helserelaterte tilstander, resultater og årsaksfaktorer Være et felles språk for beskrivelse av helse og helserelaterte forhold som grunnlag for informasjonsutveksling Temaene er strukturert i fire områder: 1. Kroppsfunksjon 2. Daglige aktiviteter 3. Deltakelse 4. Omgivelsene og miljø ICF kan benyttes som verktøy for: Behovsanalyser og planlegging av kliniske tjenester Statistikk og planlegging av helse- og sosialtjenester Forskning

187 Søknader og melding om behov for re-/habilitering Behov kan meldes gjennom ulike former for henvendelser: Skriftlige eller muntlige henvendelser Henvisning fra fastlege Melding fra spesialisthelsetjenesten Behov meldt til koordinerende enhet Både skriftlige og muntlige henvendelser skal betraktes som søknad og nedtegnes i journal. Behov meldt fra andre enn pasient/bruker selv, må det avklares at vedkommende ønsker en slik vurdering. Her gjelder regler om samtykke. Kommunen skal gi nødvendig informasjon til pasient/bruker slik at vedkommende kan få oppfylt sine rettigheter. Dersom pasient/bruker ønsker individuell plan og koordinator, skal arbeidet igangsettes så snart som mulig, i samsvar med rutinene for dette. Kommunen skal sørge for nødvendig utredning og undersøkelse av pasient/brukers behov for re- /habilitering før tiltak settes i gang. Ved behov for mer spesialisert kompetanse enn det som finnes i kommunen, skal det henvises til spesialisthelsetjenesten. Fastlegens har det medisinskfaglige koordineringsansvaret for sine pasienter. Fastlegen som henvisende instans må samarbeide med øvrige kommunale tjenester for å sikre nødvendig tverrfaglig utredning og kartlegging som grunnlag for spesialisthelsetjenestens arbeid. Henvisningen må gi nødvendig informasjon slik at pasienten får god og forsvarlig behandling. Eksempler på hva henvisningen bør inneholde: Bakgrunn for henvisningen, herunder problemstillinger som kommunen ber om bistand til å utrede Kjente diagnoser/funksjonsnedsettelser og eventuelt tilleggsdiagnostikk Tidligere utredninger Medisinske opplysninger Om pasienten har individuell plan og eventuelt kontaktinformasjon til koordinator Pasient og eventuelt pårørende sitt samtykke til henvisningen Aktuelle samarbeidspartnere Tverrfaglige rapporter Forvaltningskontor/bestillerkontor/koordinerende enhet I Bjugn kommune har vi valgt å organisere koordinerende enhet inn i forvaltningskontoret. Kontoret mottar e-meldinger fra helseforetaket. Kontoret har ansvar for opprettelsen av koordinator og individuell plan. All samhandling og innhenting av opplysninger skjer etter reglene om taushetsplikt og samtykke

188 11.0. Kommunens ansvar for hjelpemidler og ergonomiske tiltak I forskriften står beskrevet kommunens ansvar for hjelpemidler ergonomiske tiltak: «Kommunens skal sørge for formidling av nødvendige hjelpemidler og for å tilrettelegge miljøet rundt den enkelte. Kommunen skal vurdere hjelpemidler som ett av flere alternative tiltak på grunnlag av pasientens og brukerens samlede behov. Om nødvendig skal kommunen be om bistand fra arbeids og velferdsetaten eller fra andre relevante instanser.» Kommunen ansvar omfatter alle ledd i formidlingsprosessen, herunder: Å avdekke og utrede behovet for alle typer hjelpemidler Utprøving av hjelpemidler Bistand i søkeprosess Tilpasning og enkel montering Opplæring i bruken av hjelpemidlet Service og reparasjon Ansvaret for formidling er uavhengig av livsarena, dvs. om hjelpemiddelbehovet er i hjem, nærmiljø, skole eller fritid. For enklere hjelpemidler ved kortvarige behov inntil to år har også kommune finansierings- og anskaffelsesansvaret. NAV har ansvar for hjelpemidler finansiert over folketrygden. Dette gjelder hjelpemidler ved funksjonsnedsettelser med mer enn to års varighet. Bjugn kommune har samarbeidsavtale med NAV hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag benytter sine hjemmesider Trondelag/NAV+Hjelpemiddelsentral+Sor-Trondelag som sin primære informasjonskanal. Sekundært vil spesielt viktig informasjon bli formidlet skriftlig og/eller via e-post. Kommunens kontaktperson har et særskilt ansvar for å skaffe seg aktuell informasjon fra hjelpemiddelsentralen via internett, samt formidle informasjon i egen organisasjon. For personer som trenger hjelpemidler, tilrettelegging eller tolketjeneste på grunn av varig nedsatt hørsel og syn, vil dette dekkes av folketrygdens bestemmelser på samme måte som for øvrige hjelpemidler. I Bjugn er det ergoterapeut Irene Husvang som er kontaktperson for denne tjenesten. Tolketjenester Navs hjelpemiddelsentral har også tolketjeneste i hvert fylke. Tolketjenesten i NAV har ansvar for å gi tolketjenester også i de tilfellene hvor andre instanser har finansieringsansvaret for tolkingen. Der retten til tolk følger annen lovgivning er det kommunen/den enkelte avdeling som har ansvar for å bestille tolk og dekke utgiftene til dette. En tolk eller tolk/ledsager fungerer som et bindeledd mellom hørende og hørselshemmede, døve eller døvblinde mennesker. Tolketjeneste kan være nyttig i mange sammenhenger, og tjenesten benyttes primært i de sammenhenger der det er nødvendig å kommunisere. Eksempler der det kan være bruk for tolk eller tolk/ledsager kan være møter, legebesøk, skolesammenhenger, fritidsaktiviteter eller sosiale sammenkomster. Både den hørselshemmede og den hørende kan ta initiativ til å skaffe tolk. Bjugn kommune har også flykninger både fra Syria og Eritrea. Vi benytter Noricom når tolketjenester skal bestilles

189 Folketrygden gir stønad til tolk som er nødvendig for å kunne motta helsetjenester etter folketrygdlovens kap. 5 og til tolkning ved poliklinisk undersøkelse og behandling gitt av helseforetak. Tilretteleggingsansvar Tilrettelegging av arbeidsplass er arbeidsgivers ansvar ifølge arbeidsmiljøloven. Ved varig funksjonsnedsettelse kan det gis tilskudd til hjelpemidler og tilrettelegging av det fysiske miljøet. Både bedriftshelsetjenesten og NAV arbeidslivssenter kan bistå med arbeidsplassutredning. Tekniske hjelpemidler For mennesker med funksjonshemming er det ofte behov for tilpasning av bolig. Det er mulig å søke om støtte til dette gjennom husbanken. Bjugn kommune har samarbeidsavtale med NAV hjelpemiddelsentral. Det er et svært stort utvalg av hjelpemidler å velge i som kan bedre hverdagen for mange. Utfordringen for kommunen er å få vite om alle mulighetene som foreligger. Vi må styrke kompetansen på dette området og utvikle et tettere samarbeid med NAV hjelpemiddelsentral. Dette ansvaret vil ligge både hos koordinerende enhet og fysio-/ergoterapitjenesten og fastlege. Det finnes også en rekke datatekniske hjelpemidler for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Mye av det som finnes på markedet forutsetter både datakunnskap og ferdigheter. Med tilpasset opplæring er det mange som kan nyttiggjøre seg hjelpemidler som kan gi dem økt livskvalitet og mulighet for kommunikasjon. Dette kan for eksempel gjelde Blinde og svaksynte:

190 Hjelpemidler som brukes for å kompensere for funksjonsnedsettelse kan lånes av NAV Tjenester til mennesker med habiliteringsbehov Brukergrupper Som vi har vært inne på tidligere har brukergruppen barn, unge og voksne med habiliteringsbehov ofte flere diagnoser: Utviklingshemming Autismespekterforstyrrelser Multifunksjonshemming Cerebral parese Muskelsykdommer Nevrologiske sykdommer og skader Sjeldne sykdommer Familieperspektiv Familier har ulike opplevelser av å få barn med funksjonsnedsettelser. Bistandsbehovet kan variere etter familiens mestringsevne. Det er vesentlig for barns utvikling og livskvalitet å oppleve omsorg, støtte og oppdragelse fra foreldre og nær familie. Når tjenester skal tilpasses er det svært viktig å se familien som helhet og fange opp behov hos de øvrige familiemedlemmene. En skal anerkjenne og støtte familiens styrke, samtidig som man skal gi råd og veiledning for å forebygge unødige familiebelastninger. Det kan gjøres gjennom ulike lærings og mestringstilbud. Avlastningstilbud kan være et godt bidrag, eller praktisk bistand i hjemmet. Barn og unge med habiliteringsbehov bør i størst mulig grad få tjenester på de arenaer de vanligvis oppholder seg. Det betyr at flere sektorer som helse- og omsorgstjenesten, barnehage, skole, og foreldre bør arbeide sammen om målrettede prosesser i et livsløpsperspektiv. Livsfaseoverganger En ser ofte at det oppstår utfordringer i forbindelse med livsfaseoverganger for brukere med behov for tjenester over lengre tid. Koordinerende enhet har en sentral rolle i å tilrettelegge for gode overganger. Individuell plan og koordinator er viktige verktøy for å planlegge og strukturere samarbeidet mellom de ulike sektorene/tjenestene. Noen ganger er det behov for å bytte koordinator i disse overgangene. Gode rutiner for overlapping og overføring av informasjon bør være etablert. Planleggingen bør starte i god tid. Det gjelder forberedelse til skolestart, overgang fra barneskole til ungdomsskole og videregående skoler. Ved fylte 18 år skjer det et skifte i tjenestetilbudet der ansvaret overføres til tjenester rettet mot voksne. Barn/ungdom Samarbeid mellom helsestasjon, fastlege, og spesialisthelsetjenesten er sentralt. Forutsatt samtykke bør helse og omsorgssektoren og skole/utdanningssektoren samarbeide om å forberede overgangen fra barnehage til grunnskole til videregående skole. PPT-tjenesten kan være en sentral aktør. Ungdom voksen Ungdommer med funksjonsnedsettelser må gis mulighet til å realisere sine ønsker og mål om utdanning, arbeid og sosial deltakelse på linje med annen ungdom. Overføring av ansvar og kunnskap mellom deltakerne i tjenesten er viktig for å få kontinuitet i tjenestetilbudet. Endring i organiseringen

191 av tilbudet på dette tidspunktet kan komme som en ekstrabelastning i tillegg til de utfordringer som relatert til utdanning, arbeid og etablering i egen bolig. Overgang fra grunnskole til videregående skole kan være ekstra krevende fordi det forutsetter godt samarbeid mellom kommunen og fylkeskommunen. Bistand fra helseforetaket om gruppetilbud innen læring og mestring kan bidra til å styrke kompetansen for de dette gjelder. Utdannings- og yrkesrådgivning er vesentlig for disse ungdommene. Helse- og omsorgstjenestene må legge til rette for utdanning og deltakelse i arbeidslivet allerede i tidlig fase. Elevens rett til rådgivning er hjemlet i forskrift til opplæringsloven Voksen/gammel Aldringsprosessen har ofte ulik progresjon for mennesker med utviklingshemming sammenliknet med øvrig befolkning. Hos noen inntrer demenstilstander tidligere. Tjenestetilbudet skal tilpasses til enhver tid den enkeltes behov, hvor man også bør vektlegge likeverdighet, uavhengig av alder og funksjonsnedsettelser. Tjenester til personer som bor i egne, tilrettelagte boliger Det er helse- og omsorgstjenesteloven som regulerer retten til helsetjenester, praktisk bistand og opplæring for unge og voksne med behov for habilitering. Mange bor i egne tilrettelagte boliger, og har omfattende behov for tjenester gjennom store deler av døgnet. Miljøterapeutisk tilbud inngår i dette og i Bjugn kommune har vi valgt å løse dette med fast personell med primæransvar for beboere i de aktuelle boligene. Dette skal være i samsvar med enkeltvedtak. Brukere med mindre behov for bistand blir tildelt hjemmesykepleie eller tilsvarende. Forsvarlige tjenester forutsetter et vidt spekter av kompetanse i fagmiljøet. Habiliteringstilbudet må være i samsvar med forskriften Tjenester til mennesker med behov for rehabilitering. Somatisk rehabilitering i kommunen gis enten som tilbud til inneliggende pasienter med vedtak om korttidsplass i sykehjemmet, eller at pasient/bruker blir henvist fra lege og oppsøker de tjenester som kan være aktuelle. Det kan være fysioterapi, eller kortere eller lengre rehabiliteringsopphold i institusjon utenfor kommunen. Helt nytt er at alle nå kan velge fritt sted for rehabilitering, enten det er offentlig eller privat behandlingssted. Forutsetningen er at det foreligger avtale med det regionale foretaket. Bestemmelsen om fritt behandlingsvalg gjelder fra 1. juli i år: Det er både kommunale og private fysioterapeuter i kommunen. Ergoterapi er en kommunal tjeneste som har sin virksomhet i institusjon og hjemme hos brukere. Psykososial rehabilitering er et tilbud som stort sett gis som ambulant tilbud hjemme hos den enkelte bruker Rettsikkerhet ved bruk av tvang Lovverket har som mål å forebygge situasjoner der tvang er nødvendig, hindre unødig tvangsbruk og sikre rettsikkerheten i de tilfellene der tvang er nødvendig. Det kan bare benyttes tvang når det er nødvendig for å hindre eller begrense vesentlig skade på personen selv eller andre. Det skal være prøvd andre løsninger før det kan brukes tvang

192 Alle tiltak som brukeren motsetter seg er i utgangspunktet å anse som bruk av tvang og makt, og kan bare iverksettes når vilkårene i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 er oppfylt. Det samme gjelder tiltak som brukeren ikke motsetter seg, men som likevel vurderes som så inngripende at det må anses som bruk av tvang. Spesialisthelsetjenesten skal bistå kommunen ved utforming og gjennomføring av tiltak som innebærer bruk av tvang og makt, og gi veiledning til kommunale tjenester. Bestemmelsene er utdypet i rundskriv om bruk av tvang og makt, ( 20av%20tvang%20og%20makt%20overfor%20enkelte%20personer%20med%20psykisk%20utviklings hemming.pdf Helsedirektoratet 2015). Reglene gjelder ved bruk av tvang og makt som ledd i tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a til d Ambulante tjenester innen habiltering og rehabilitering Ambulante tjenester er en sentral arbeidsform innen habilitering. Dette kan omfatte veiledning, behandling, initiering og bistand ved miljøtiltak, atferdspsykologiske behandlingsopplegg og eventuell oppfølging av medisinsk behandling i hjemmet. Virksomheten bør utvikles i dialog mellom helseforetak og kommunen. Samarbeidsavtalene kommunen har er beskrivende for virksomheten. I Bjugn kommune har vi avdeling for psykisk helse- og rusarbeid som blant annet følger opp mennesker som ikke makter å oppsøke tjenesteapparatet, eller som selv ikke ser behov for det. Avdelingen har ukentlige møter med fastleger og spesialisthelsetjenesten/fosenteamet. Avdelingen består av sosionom, psykiatrisk sykepleier og helsefagarbeider med videreutdanning i psykiatri. Hjemmetjenesten har også oppfølging av brukere i form av medisinering, praktisk bistand og hjemmesykepleie. I juni kom det en påminnelse fra Helse og omsorgsdep. om at såkalte lavterskeltilbud i kommunen også har dokumentasjonsplikt Alle tjenester som kan omtales som helsehjelp skal dokumenteres, selv om det ikke er henvisningsplikt til tjenesten eller det foreligger skriftlige vedtak på tilbudet som gis. Oppfølgingstjenesten er et fylkeskommunalt tilbud for ungdom (i aldersgruppen år) som faller ut av videregående opplæring og hjelper ungdommene i å komme i arbeid eller i annen opplæring. Noen kommuner benevner sitt lavterskeltilbud innen psykiatri og rus som «oppfølgingstjenesten». I Bjugn har vi et lavterskeltilbud for voksne i avdeling for psykisk helse og rusarbeid. Per juni måned i år er det ca. 10 ungdommer som vi ser at vi har et marginalt tilbud til. Dette er ungdommer med mindre omfattende behov, men som må ha oppfølging for å mestre hverdagen sin. Dette tilbudet må settes bedre i system og oppfølging hvor både rammer og ansvar må defineres Pasientforløp Et pasientforløp forstås i forskriften som: «En helhetlig, sammenhengende beskrivelse av en eller flere pasienters kontakter med ulike deler av helsevesenet i løpet av en sykdomsperiode.»

193 Utvikling av gode pasientforløp krever systematisk arbeid over tid. I spesialisthelsetjenesten har man utviklet flere standardforløp innen flere spesialfelt. Å utvikle felles praksis må skje i samarbeid med pasienter, brukere, pårørende, og ulike råd og organisasjoner. Vi har ikke pr i dag standarder for pasient/brukerforløp i vår kommune. Dette er et arbeid som vi må jobbe med over tid. Arbeidet er viktig fordi det handler om målrettet kvalitetsarbeid. I veilederen beskrives et pasientforløp i rehabilitering slik: 1. Pasientforløp der behovet avdekkes i kommunen og løses i kommunen, herunder kombinasjon med private tjenester som kommunen inngår avtale med og i samarbeid med andre sektorer. 2. Pasientforløp der behovet avdekkes av kommunen, men hvor behovet tilsier at pasienten søkes/henvises til rehabilitering i spesialisthelsetjenesten. Rehabiliteringstilbudet gis i rehabiliteringsavdeling ved et helseforetak eller i privat rehabiliteringsinstitusjon, eller i en kombinasjon av disse. 3. Pasientforløp som starter med planlagt innleggelse i spesialisthelsetjenesten, for eksempel kirurgisk inngrep. Rehabiliteringsprosessen starter integrert med medisinsk behandling i samme avdeling som utfører det kirurgiske inngrepet, pasienten overføres videre til rehabiliteringsavdelingen i spesialisthelsetjenesten eller i kommunen. 4. Pasientforløp som starter med akuttinnleggelse i spesialisthelsetjenesten og videre rehabilitering fra tidlig fase og eventuelt også videre ut i forløpet i spesialisthelsetjenesten. Etter dette overføres pasient til rehabilitering og oppfølging i kommunen. Pasientforløp innen habilitering arter seg ofte helt annerledes enn innen rehabilitering. Habiliteringstjenestene i Norge er organisert annerledes, med sterkere vekt på poliklinisk og ambulant oppfølging og mindre døgnopphold. Mange av brukerne har kroniske tilstander som følges opp i et livsløpsperspektiv. Felles for alle som mottar habiliteringstilbud er at de trenger planlagte, sammensatte og samordnede tjenester på tvers av sektorer. Mange har behov for gjentatte prosesser gjennom hele livet. Sentrale elementer i pasientforløp: Brukers mål om best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse sosialt og i samfunnet må ivaretas i alle ledd av kjeden. Overføringsverdi til pasientens hjemmesituasjon må ha fokus fra tidlig fase. Aktiv brukermedvirkning. Samhandlingen mellom aktørene er konkretisert. Tiltakene er tuftet på kunnskap om effekt av tiltak. God kompetanse med tilstrekkelig tverrfaglig bredde. Kontinuitet i forløpet uten unødig tidsavbrudd. Tidlig intervensjon. Gode overganger mellom nivåer og sektorer. Ambulante tjenester og veiledning. Helhetlig tilnærming basert på ICF. Individuell plan og koordinator er verktøy for god samhandling og brukermedvirkning. Koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering er sentral ressurs

194 17.0. Koordinerende enhet I helse og omsorgstjenesteloven står det beskrevet at kommunen skal ha en koordinerende enhet: 7-3.Koordinerende enhet «Kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. Denne enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator etter 7-1 og 7-2. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilket ansvar den koordinerende enheten skal ha.» I forskrift om habiltering/rehabilitering står bestemmelsene utdypet: 6.Koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering i kommunen «Det skal finnes en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 7-3. Den koordinerende enheten skal bidra til å sikre helhetlig tilbud til pasienter og brukere med behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering. Koordinerende enhet skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator. Overordnet ansvar for individuell plan innebærer at enheten blant annet skal: a) Motta meldinger om behov for individuell plan, jf. 23 b) Sørge for at det blir utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeid med individuell plan.» Ansvar og formål Koordinerende enhet skal bidra til å sikre helhetlige og koordinerte tilbud til pasienter og brukere med behov for tjenester fra flere fagområder, nivåer og sektorer. Oppmerksomheten bør ha særlig oppmerksomhet rettet mot pasient- og brukergrupper både innen somatikk, psykisk helse og rus som kan ha behov for bistand i et livsløpsperspektiv. Sentral rolle i planlegging og utvikling av re-/habiliteringstjenesten i kommunen Legge til rette for brukermedvirkning Ha oversikt over tilbud Overordnet ansvar for koordinator og individuell plan (IP) o Motta meldinger om behov for individuell plan. o Utarbeide rutiner og prosedyrer for arbeidet med individuell plan o Oppnevne koordinator o Kompetanseheving om individuell plan og koordinator o Opplæring og veiledning av koordinatorer Omfatter alle pasient- og brukergrupper med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og er ikke avgrenset til re-/habilitering. Sikre samarbeid mellom fagområder, nivåer og sektorer Ivareta familieperspektivet Sikre informasjon til befolkningen og samarbeidspartnere Motta interne meldinger om mulige behov for re-/habilitering

195 Informasjon om enhetens oppgaver må være tilgjengelig for pasienter, brukere, helsepersonell, interne og eksterne samarbeidspartene. Dokumentasjon av ansvar, oppgaver, rutiner og avtaler må inngå i kommunens kvalitetssystem Oppgaver Jfr, forskrift om re-/habilitering skal enheten ha en sentral rolle i planlegging og utvikling av re- /habiliteringstjenesten i kommunen. Enheten skal legge til rette for god brukermedvirkning som må inkludere samhandling med pårørende. Enheten skal være pådriver for systematisk innhenting av brukererfaringer som ledd i systematisk kvalitetsforbedring. Enheten skal bidra til formalisert samhandling med brukerorganisasjoner,- rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldrerådet, og sikre at brukerrepresentanter inviteres til nettverksmøter og liknende. Enheten skal ha god oversikt over tilbud til pasienter og brukere i kommunen. Tilbudet må planlegges og dokumenteres. Koordinerende enhet må legge til rette for god brukermedvirkning. Dette må også omfatte involvering av pårørende. Enheten skal være en pådriver for innhenting av brukererfaringer som ledd i systematisk kvalitetsforbedring. Enheten skal bidra til et systematisk og formalisert samarbeid med brukerorganisasjoner og råd. I Bjugn kommune har vi rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldrerådet som aktuelle samarbeidspartnere. Brukermedvirkning skal dokumenteres. Oppnevning av koordinator skal gjøres selv om bruker ikke ønsker individuell plan(ip). Koordinator må få god opplæring og veiledning, slik at de blir trygge i rollen sin. Det er anbefalt å inkludere personell fra andre sektorer enn helse- og omsorgssektoren. Opplæring bør tilbys i grupper eller individuelt og få kontinuerlig veiledning. Opplæring av koordinator bør planlegges og gjennomføres i samarbeid med brukerorganisasjoner og evt. høyskoler. Aktuelle tema kan være: Om individuell plan og koordinator rettigheter og plikter ifølge lovverket Brukermedvirkning Samhandling og kommunikasjon veiledningsmetodikk Møteledelse Tverrfaglig samarbeid Om offentlig forvaltning og tjenesteyting Rutiner og verktøy Spesifikke temaer relatert til målgrupper Enheten skal bidra til tverrsektorielt samarbeid på tvers av fagområder, nivåer og sektorer. Det betyr et forutsigbart, forankret og formalisert samarbeid hvor målet er å sikre god dialog og avklaring av roller og ansvar for å unngå brudd i forløpet. Enheten skal sikre informasjon og være lett synlig for befolkningen om rettigheter knyttet til individuell plan og koordinator. Enheten må sørge for oppdatert informasjon om tilbud til brukere og samarbeidspartnere

196 Enheten er meldepunkt for mulige behov for sosial, psykososial og medisinsk re-/habilitering. I Bjugn kommune har vi hatt koordinerende enhet organisert inn i samme enhet som forvaltning. Enheten har hatt få ressurser, noe en vil se på i forbindelse med ny lederstruktur i helseområdet. Veilederen anbefaler at enheten er organisert høyt oppe i organisasjonen. Enheten skal være fast kontaktpunkt med spesialisthelsetjenesten. Det må snarest utformes mandat og instruks for enheten slik at ansvar og oppgaver er avklart. Prosedyrer og rutiner knyttet til virksomheten må også utformes Koordinator og individuell plan Koordinator Koordinator er en tjenesteyter som skal sikre nødvendig oppfølging og samordning av tjenestetilbudet samt framdrift i arbeidet med individuell plan. Koordinator oppnevnes i forbindelse med individuell plan, men skal også tilbys selv om pasient/bruker takker nei til individuell plan. Formålet med koordinator er det samme som for individuell plan. Å koordinere betyr «å få til å virke sammen». Det innebærer å se tjenester i sammenheng for å oppnå helhet og sammenheng i tilbudet. Koordinering må skje på flere nivåer. Koordinator skal tilbys pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Det skal tilbys uavhengig av om IP utformes. Koordinators oppgaver ansees som helsehjelp og må dokumenteres på lik linje med annen tjenesteyting også i de tilfellene hvor pasient og bruker takker nei til IP og kun ønsker koordinator. Eksempler på koordinators oppgaver i kommunen: Sikre informert samtykke fra pasient og bruker til oppstart av planprosess og informasjonsutveksling Legge til rette for at pasient, bruker og eventuelt pårørende deltar i arbeidet Veileder om rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator IS-IS Avklare ansvar og forventninger Sikre god informasjon og dialog med pasient og bruker, og eventuelt pårørende, gjennom hele prosessen Sikre helhetlig kartlegging med utgangspunkt i pasient og brukers mål, ressurser og behov Sikre god samhandling mellom aktørene i helsetjenesten, herunder med fastlegen som har det medisinskfaglige koordineringsansvaret, samt med relevante tjenesteytere i andre sektorer Sikre samordning av tjenestetilbudet og god fremdrift i arbeidet med individuell plan Sikre felles forståelse av målene i planprosessen Initiere, innkalle og eventuelt lede møter knyttet til individuell plan og koordinering Følge opp, evaluere og oppdatere plandokumentet Følge opp og evaluere arbeidsprosessen Ansvar for å melde om behov for individuell plan og koordinator "Helsepersonell skal snarest mulig gi melding om pasienters og brukeres behov for individuell plan og koordinator, jf. helsepersonelloven 38a. Det samme gjelder annet personell som yter helse- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 2-1."

197 Opplysninger som formidles i forbindelse med melding om behov vil som regel være taushetsbelagte, og regler om samtykke gjelder. Melding om behov for individuell plan og/eller koordinator kan fremmes både skriftlig og muntlig. Meldingsutvekslingen skal dokumenteres i journal. Plikten til å melde om behov for individuell plan og koordinator gjelder personell både i spesialisthelsetjenesten og i kommunene, herunder fastlegene. Meldingen skal gis til koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering i kommunen, jfr. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 6. Koordinerende enhet må lage rutiner for dette. Se også kapitlet om oppgaver for koordinerende enhet i kommunene. Koordinerende enhet skal motta meldinger fra helseforetak om behov for individuell plan for inneliggende pasienter, jfr. 18 i samme forskrift. Det anbefales at meldinger til kommunen om behov for koordinator følger samme prosedyre som for individuell plan når pasienten bare ønsker koordinator. Rutinene for meldinger bør også gjelde private institusjoner som yter tjenester etter avtale med kommuner eller regionale helseforetak. Det bør legges til rette for samarbeid med NAV og barneverntjenesten som er pålagt å utarbeide individuell plan i henhold til sine lovverk Individuell plan (IP) Formålet med en individuell plan er å Sikre at pasient og bruker får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud: Sikre pasient og brukers medvirkning og innflytelse Styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og pasient og bruker og eventuelt pårørende Styrke samhandlingen mellom tjenesteyterne på tvers av fag, nivåer og sektorer Den kan beskrives som et verktøy, i form av et planleggingsdokument, og en strukturert samarbeidsprosess. Planen skal oppdateres kontinuerlig og være et dynamisk verktøy i koordinering og målretting av tjenestetilbudet. I Bjugn kommune har vi SAMPRO som et verktøy for dette. Det viser seg at det er benyttet i ulik grad fordi det mangler datakompetanse både blant brukere og pårørende. Vi må med andre ord evaluere programmet slik det fremstår i dag i oppdatert versjon. Helsestasjonen melder at i noen tilfeller benyttes utskrift av planen i stedet. Rett til individuell plan "Pasient og bruker med behov for langvarige og koordinerte helse- og omsorgstjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan», jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. «Vedkommende har rett til å delta i arbeidet med sin individuelle plan, og det skal legges til rette for dette», jf. pasient- og brukerrettighetsloven 3-1. Pårørende skal trekkes inn i arbeidet i den utstrekning pasienten og brukeren og pårørende ønsker det. Dersom en pasient ikke har samtykkekompetanse, har vedkommende nærmeste pårørende rett til å medvirke sammen med pasienten eller brukeren, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 3-1 tredje ledd. Det er pasient og bruker som bestemmer hvilke opplysninger som skal utveksles og med hvem. Det skal ikke utveksles flere opplysninger enn det som er relevant og nødvendig i forbindelse med planarbeidet. I samtykkeerklæringen må det fremgå hva samtykket omfatter. Dette må signeres av pasient/bruker. Eksempler på temaer er:

198 Hvilke opplysninger det er aktuelt å utveksle, og eventuelt presiseringer om opplysninger som ikke skal deles Hvem opplysningene skal deles med Hvordan opplysningene skal brukes og konsekvensene av dette Pasient og bruker kan når som helst trekke samtykket tilbake. Den individuelle planen gir ikke pasienten og brukeren større rett til helse- og omsorgstjenester enn det som følger av det øvrige regelverket. Plikt Kommunen har plikt til å utarbeide en individuell plan for pasient og bruker med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Plikten innebærer at kommunen på eget initiativ må vurdere om en person har rett til en individuell plan. Kommunen må sørge for: Å utarbeidet individuell plan når pasienten mottar tjenester fra både kommunen og spesialisthelsetjenesten Oppnevne koordinator og sikre nødvendig samtykke Lede planarbeidet i samarbeid med pasient og bruker Utforme og følge opp plandokumentet Sikre fremdrift i prosessen Evaluering etter fastlagt tidsplan Ved behov skal helse- og omsorgstjenestens personell samhandle med annet personell, herunder tjenesteytere fra andre sektorer. Helsepersonell, både i kommunene og i spesialisthelsetjenesten, har plikt til å melde om behov og delta i arbeidet med en individuell plan, jfr. helsepersonelloven 4, andre ledd og 38 a. Fastlegen har ansvar for koordinering av de medisinskfaglige tjenestene, og plikter å informere om, og medvirke til utarbeidelse av individuell plan for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester på sin liste. Forholdet mellom den medisinskfaglige koordineringen og koordinering gjennom individuell plan og koordinator er beskrevet i forskrift om fastlegeordning i kommunene 19 med merknader. Ikke enkeltvedtak Kommunene skal ha rutiner for mottak og behandling av henvendelser om individuell plan. Avgjørelse om individuell plan og koordinator gir ingen selvstendig rett til tjenester og regnes ikke som enkeltvedtak. I henhold til pasient- og brukerrettighetsloven 2-7 gjelder ikke forvaltningsloven kapittel IV og kapittel V for individuell plan og andre rettigheter etter kapittel 2 i pasient- og brukerrettighetsloven med noen få unntak. Avgjørelser om individuell plan kan imidlertid påklages til Fylkesmannen etter pasient- og brukerrettighetsloven 7-2, og må derfor gjøres skriftlig. Et krav om individuell plan kan fremmes både skriftlig og muntlig. Kommunen og helseforetaket må i alle tilfeller dokumentere henvendelse om individuell plan for å kvalitetssikre sin saksbehandling. Dette er særlig viktig dersom kravet avslås

199 IP- er del av pasientjournalen Ifølge forskrift om pasientjournal er individuell plan etter helselovgivningen en del av innholdet i pasientens journal. Regler knyttet til dette gjelder derfor også individuell plan. Det vil sjelden være naturlig at den individuelle planen ligger i hovedjournalen. Den blir da å betrakte som en tilleggsjournal. Da skal det fremgå av hovedjournalen at pasienten har en individuell plan og hvilken dokumentasjon den inneholder. Der sies i forskrift om pasientjournal at «Dersom journalen føres delvis elektronisk og delvis som papirjournal, skal det klart fremgå av begge hvilken dokumentasjon som føres i den elektroniske journalen og hvilken dokumentasjon som føres som papirjournal". Innholdet i individuell plan Krav til innhold i den individuelle planen følger av forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 19. «Den individuelle planens innhold og omfang skal tilpasses behovene til den enkelte pasient eller bruker. Det skal under utarbeidelsen av planen tas hensyn til vedkommende etniske, kulturelle og språklige forutsetninger. Planen skal, inneholde følgende hovedpunkter: a) en oversikt over pasientens og brukerens mål, ressurser og behov for tjenester b) en oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen c) en angivelse av hvem som er koordinator d) en oversikt over hva pasient og bruker, tjeneste- og bidragsyterne og eventuelt pårørende vil bidra med i planarbeidet e) en oversikt over hvilke tiltak som er aktuelle og omfanget av dem, og hvem som skal ha ansvaret for disse f) en beskrivelse av hvordan tiltakene skal gjennomføres g) en angivelse av planperioden og tidspunkt for eventuelle justeringer og revisjoner av planen h) pasientens og brukerens samtykke til at planen utarbeides og eventuelt samtykke til at deltakere i planleggingen gis tilgang til taushetsbelagte opplysninger i) en oversikt over nødvendig eller ønskelig samarbeid med andre tjenesteytere, institusjoner og etater.» Planen skal være et dynamisk verktøy som oppdateres i samsvar med endringer i behov og beslutninger gjennom forløpet. Plandokumentet bør være enkelt og oversiktlig. Det som nedtegnes i dokumentet må være utarbeidet i samarbeid mellom tjenestene og pasient, bruker og eventuelt pårørende. Planen skal kun inneholde det som er nødvendig for å oppfylle planens formål Planprosessen Oppstart av planprosessen Første steg i prosessen er å avklare samtykke. Deretter følger oppnevning av koordinator. Ved valg av koordinator skal det legges stor vekt på pasientens, brukerens og eventuelt pårørendes ønske. Det anbefales å bruke god tid til å sikre felles forståelse og avklare forventninger. Avtale om arbeidsform og møtepunkter, mellom koordinator og pasient og bruker, og hvordan møtepunktene med andre tjenesteytere skal gjennomføres, er også viktig. Pårørendes eventuelle deltakelse må avklares med pasient og bruker. Det er også viktig å avklare tjenesteyternes ansvar og oppgaver i planarbeidet. Avklaring av forventninger og roller mellom koordinator og tjenesteyterne er særlig sentralt

200 Valg av arbeidsform Basisteamet i planprosessen er koordinator og pasient/bruker, og eventuelt pårørende. Både av hensyn til pasient og bruker, og for best mulig utnyttelse av ressurser, anbefales møteprinsippet om "så få som mulig, og så mange som nødvendig". Den enkleste formen er at koordinator sammen med pasient og bruker avtaler møtepunkter med aktuelle tjenesteytere ut fra behov og tiltak i planen. Tverrfaglige koordineringsmøter/ansvarsgruppemøter er gode arenaer for å sikre samordning og arbeid mot felles mål. Møtene må planlegges godt for å sikre forutsigbarhet for pasient og bruker, og god ressursutnyttelse. Planlegging av milepæler, overganger og evalueringer med reformulering av mål er eksempler på tidspunkt der slike samarbeidsmøter kan ha en viktig funksjon. Det anbefales å være nøkterne i forhold til størrelse på slike grupper. Det kan være krevende å sikre måloppnåelse i samsvar med ressursbruken i store grupper, både for pasient og bruker og for tjenestene. Det er tidligere utformet rutiner for opprettelse og drift av ansvarsgrupper i Bjugn. Det er også utarbeidet rutiner for koordinator. Arbeidet fungerer ulikt i kommunen og det er uklart hvor ansvar for arbeidet sitter.. Arbeidet med ansvarsgrupper må styrkes og settes i system i koordinerende enhet. Dette arbeidet starter høsten Avklaring av behov, ressurser, ønsker og mål Det må settes av tilstrekkelig tid til å få frem hva som er viktig for bruker og pasient. Spørsmålet «Hva er viktig for deg?» sikrer en åpen tilnærming til pasient og brukers ønsker og mål. Mål som fastsettes i den individuelle planen må danne grunnlaget for planlegging og gjennomføring av de tjenestene pasient og bruker mottar. Det bør også avdekkes hvilke hindringer pasient og bruker opplever i forhold til deltagelse og daglige gjøremål, relatert til de ønsker og mål han eller hun har. Pasient og brukers ressurser Pasient og brukers ressurser og mestringsevne skal vektlegges i utforming av mål og i vurderingen av behov for tjenester. Ressurser handler ikke bare om individuelle ressurser hos bruker. Det handler også om de ressurser som kan mobiliseres i familie og nærmiljø. Hovedfokus i planprosessen må være å fremme pasient og brukers ressurser, muligheter og motivasjon. Metoden motiverende intervju (MI) kan være en god tilnærming. Oversikt over behov og tjenester Kartlegging i forbindelse med individuell plan skal bidra til oversikt, sikre individuelt tilpassede og helhetlige tjenester i samsvar med pasient og brukers mål. Den skal bidra til oversikt og plassering av ansvar og oppgaver. For noen kan flere tjenester allerede være på plass, mens det for andre kan være nødvendig med kartlegging av behov. Det kan handle om behov for medisinsk bistand, opplæring, bolig, transport, hjelpemidler, fritidsaktiviteter, stønader og mulighet til arbeid eller annen aktivitet. For barn og unge kan behov for støttekontakt, avlastning og PPT være en del av vurderingsgrunnlaget. Evaluering og oppfølging Planen må oppdateres kontinuerlig og tidspunkt for evaluering må avtales. Evalueringen bør inneholde: Måloppnåelse og tjenesteyting Om arbeidsformen har vært hensiktsmessig Pasient og brukers erfaringer Endring av mål, tiltak og arbeidsform

201 Elektronisk individuell plan To eller flere virksomheter som yter helsehjelp kan samarbeide om behandlingsrettede helseregistre, jfr. pasientjournalloven 9. Bestemmelsen åpner blant annet for at det kan etableres samarbeid om register på bestemte områder. Dette innebærer at det kan etableres felles elektronisk individuell plan mellom virksomheter som yter helsehjelp. Registeret som inngår i samarbeidet skal erstatte virksomhetens interne register på det aktuelle området. Det er ikke adgang til å registrere samme opplysninger i flere systemer. Dette innebærer at ved samarbeid om elektronisk individuell plan skal ikke individuell plan i tillegg registreres i den enkelte virksomhets interne system. Skriftlig avtale om samarbeid Virksomheter som ønsker å inngå et slikt samarbeid må avtale skriftlig hva samarbeidet omfatter, hvordan pasientens eller brukerens rettigheter skal ivaretas, hvordan helseopplysningene skal behandles og sikres samt hvem som er databehandlingsansvarlig. Det må inngås en avtale for hvert behandlingsrettede helseregister som opprettes. Det er den databehandlingsansvarlige som bestemmer formålet med behandlingen av helseopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandlingsansvaret kan også deles. Ved samarbeid om elektronisk individuell plan vil den databehandlingsansvarlige som hovedregel være kommunen. Regler om samtykke ved registrering av opplysninger i behandlingsrettede helseregistre Det er ikke et krav til samtykke fra pasienten eller brukeren for å registrere opplysninger i behandlingsrettede helseregistre som flere virksomheter samarbeider om. Pasienten eller brukeren har imidlertid rett til å motsette seg at opplysningene gjøres tilgjengelig for helsepersonell, jfr. pasientjournalloven 17, jf. helsepersonelloven 25 og 45, jfr. pasient- og brukerrettighetsloven Brukerstyrt personlig assistent (BPA) Brukerstyrt personlig assistent er først og fremst et tilbud til personer med omfattende bistandsbehov. Når praktisk bistand og opplæring organiseres som en BPA- ordning, er det brukeren selv, eventuelt med bistand, som organiserer og leder arbeidet med assistentene. Det er et krav at arbeidslederrollen blir forsvarlig ivaretatt. En kan søke om BPA i kommunen og det skal fattes skriftlig vedtak om tilbudet Tilbud i Bjugn kommune. Det finnes flere tilbud mennesker med nedsatt funksjonsevne kan søke på i vår kommune. Parallelt med denne planen pågår det et arbeid med å utforme en veileder om dette. Tilbud og søknadsskjema ligger tilgjengelig på kommunens hjemmesider. Vi har ny gjeldende forskrift om langtidsplass i sykehjem fra 1. juli og disse kriteriene skal være tilgjengelig for befolkningen. Til orientering er det mulig å søke på følgende tilbud: 1. Støttekontakt/fritidskontakt

202 2. Trygghetsalarm 3. Matombringing 4. Dagtilbud i aktivitetsstua 5. Dagtilbud til hjemmeboende personer med demens 6. Dagtilbud til personer med psykisk utviklingshemming 7. Omsorgslønn 8. Avlastning 9. Praktisk bistand-hjemmehjelp 10. Personlig assistent 11. Brukerstyrt personlig assistent 12. Hjemmesykepleie 13. Boliger uten bemanning 14. Boliger med bemanning 15. Korttidsopphold 16. Hverdagsrehabilitering 17. Habilitering 18. Rehabilitering 19. Ledsagerbevis Andre tilbud og lenker som kan være av interesse: (Listen er ikke utfyllende) 1. Tolketjenesten 2. TT-kort (Fylkeskommunalt) 3. Pasientreiser 4. Tilrettelagt reise på grunn av helsemessige årsaker 5. Søke frikort og egenandeler Mål og tiltak i Bjugn kommune innenfor områdene habilitering og rehabilitering Kommuneplanens mål om livskvalitet for alle innbyggere og dens verdier ligger til grunn for mål for : Samarbeid, åpenhet, nytenking, humor og glede er kommunens verdier. Det vedlegges en foreløpig oversikt over mål og tiltak for perioden Ferdig versjon skal også foreligge i avdelingens kvalitetsmelding som skal presenteres for kommunestyret til høsten

203 MÅL TILTAK ØKONOMI ANSVAR 1. Styrke kompetansen, spesielt innen habilitering Utforme kompetanseplan for de enkelte faggrupper Ajourføre «Bemanningsplan» Helsesjef Enhetsleder Avdelingsledere 2. Hverdagsrehabilit ering skal være et satsningsområde 3. Utvikle nye arbeidsmetoder. 4. Økt aktivitetstilbud og sosialt liv for den enkelte bruker 5. Universell utforming av bygg i henhold til gjeldende lovverk. Ansette nye fysioterapeuter, til sammen 150% stilling, høst Vurdere behov for å øke ergoterapiressursene Vurdere tilgang til andre helsepersonellressurser Endre arbeidsmetode i omsorgstjenesten til å rehabilitere der det er mulig i stedet for å utføre for pasient og bruker. Øke kompetanse om nye arbeidsmetoder og rehabilitering hos personale Kompetanseplan må utformes, både overordnet og lokalt for alle avdelinger som har brukere med re- /habiliteringsbehov Utforme aktivitetsplan, overordnet og individuelt. Bygge «gapahuk» i Soltunet. Skape flere møteplasser sammen med frivillige lag og organisasjoner Se på muligheten for å etablere et dagaktivitetstilbud for flere brukere. Utvikle tilbudet på Stranda? Undersøke om muligheten for terapiridning i kommunen og bruke naturen som forebyggende og re- /habiliterende arena Alle nye bygg blir universelt utformet. Uteområder og bygninger blir utformet universelt når noe endres. Kommunen legger spesifiserte krav om universell utforming ved anbudsutlysning. Fysioterapihjemmel innløses og gjøres om til fast, kommunal stilling med hovedansvar for hverdagsrehabilitering høst Lønnsbudsjett 2018? Sette inn mer ressurser i oppstarten av et behandlingsforløp. Ressurser til kurs/videreutdanning Bruke investeringsmidler og prosjektmidler: «Alene men ikke ensom» Søke ny prosjektmidler Bruke samme mal som andre kommuner som vedlegg til anbudsutlysning. Ansatte Helsesjef Enhetsleder Avdelingsledere Fysioterapeut Ergoterapeut Pleiepersonalet Personalsjef Helsesjef Enhetsleder Avdelingsleder Ansatte i Soltunet Frivilligsentralen Rådmannen Arealbruksenhet en Ledergruppa 6. Velferdsteknologi utvikles videre og er en naturlig del Bytte ut sykesignalanlegg på Bjugn helsesenter. Sette av midler i lønnsbudsjett til egen Rådmannen Helsesjef Enhetsleder

204 av tjenester som tilbys 7. Informasjon til alle om habilitering/rehab iliteringstilbudet i kommunen Ta i bruk nye teknologiske løsninger i hjemmetjenesten, og i institusjonsbasert omsorg. Oppstart «Smart kommune»? Tettere samarbeid med NAV hjelpemiddelsentral -opplæring Ferdigstille utkast til plan om rehabilitering og habilitering i Bjugn kommune innen 1. juli-17. Evaluere/forbedre/korrigere informasjon på kommunens nettside stilling med ansvar for velferdsteknologi. Søke om prosjektmidler Vurdere om vi har midler til utforming av informasjonsbrosjyre? Helsesjef Arbeidsgruppa for rehabiliteringsplanen Enhetsleder Avdelingsledere 8. Utarbeide plan for forebyggende hjemmebesøk både hos nytilflyttede og eldre over 80 år. Implementere hjemmebesøk som en fast ordning for ny-tilflyttede familier. Etablere et tilbud for de som fyller 80 år. Avhenger av fremtidige lønnsbudsjett for hjemmetjenesten og helsestasjonen Hjemmetjeneste n 9. Etablere dagsenter-tilbud for mennesker med ulike behov Finne egnede lokaler. Kompetansehevende tiltak for helsepersonell som skal være veiledere/kursledere Utforme kostnadsoverslag Investering/lønn/drift Helsesjef Enhetsleder Avdelingsledere Prosjektgruppe Areal og driftsenheten 10. Etablere «Familiens hus» i forbindelse med kommunesamme nslåing 11. Øke samarbeid med frivillige og lag/foreninger Jf. Intensjonsavtalen med Ørland kommune Styrke samarbeidet med kulturenheten. Utforme møteplan. Stimulere og legge til rette for frivillige som ønsker å bidra Kostnadsoverslag må utformes Kostnadsoverslag Helsesjefer Helsesjefen Kultursjefen

205 TILSYN 2017 TILTAK FOR LUKKING AV AVVIK, BJUGN KOMMUNE Avvik og kommentarer fra rapport. Tilsyn med tjenester til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon i Bjugn kommune Avvik 1: Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester Nr Funn Tiltak Ansvar Frist 1 Bjugn kommune har en marginal sykepleierdekning som gir stor risiko for svikt. Meldte avvik viser at svikt har forekommet. Det har vært perioder hvor enkeltenheter i dr. Sauersv har vært uten personale. Dette når ansatte har bistått på andre enheter. Det er nok stillingshjemler i kommunen til å dekke ønsket sykepleierdekning som ivaretar faglig forsvarlighet. Utfordringer har vært å dekke sykepleiebehov i fravær og permisjoner. Det er nå lyst ut etter sykepleiere i faste stillinger og i vikariat for å sikre kontinuitet. Det jobbes kontinuerlig med å sikre at vi har tilstrekkelig sykepleierkompetanse i enheten. Torkil Østraat Løpende 2 Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester 3 Det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå. Funksjonen er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyrer og tjenesteutvikling Nye opplæringsplaner for alle nyansatte og vikarer er under utarbeidelse for de fleste avdelinger. Forslag for sykehjemmet, dr. Sauersv og hjemmetjenesten er pr. d.d. sendt til høring i avdelingene. Øvrige avdelinger følger på når de første er kvalitetssikret. Opplæringsplaner har eksistert, men har ikke vært effektivt nok implementert. Plan for pålagte e-læringskurs i Veilederen.no samt Fosen helsekompetanse er utarbeidet i alle avdelinger. Det loggføres hvem som gjennomføres kurs, og kursbevis arkiveres. Det er allerede etablert egen opplæring med tanke på medisinhåndtering for fagarbeidere og assistenter Torkil Østraat Kommunelegen har dette ansvaret. Helsesjef avklarer dette i ny arbeidsavtale. Bente Kristiansen Det utarbeides prosedyre på hvordan samhandling med medisinskfaglig rådgiver skal foregå Rita Langvold

206 4 BK sikrer ikke at tjenestemottakerne får dekket alle sine grunnleggende behov: - Meldt avvik om at beboer ikke har fått hjelp til stell og å stå opp, frokost og utdeling av morgenmedisin før sent på formiddagen - Praksis for at kveldsstell og legging begynner fra 18-tiden. Dette også for beboere som kunne sittet oppe lenger - Avvik, beboer ikke fått hjelp før etter 45 minutter ved bruk av alarm - Mangelfulle rutiner for å sikre at behov for ivaretatt munnhygiene to ganger daglig. Det skrives ikke avvik hvis tenner ikke stelles om morgenen, tidspunkt for mat, medisin, legging, sen respons på alarm, munnhygiene 5 BK sikrer ikke at beboere i får dekket sitt behov for ivaretakelse av fysisk funksjon - Ingen rutine for involvering av fysioterapeut ved kartlegging når beboer skal tilbake til egen bolig (fallrisiko) - For beboere med rehabilitering i sykehjem er det lite videreføring når bruker kommer inn i eget hjem - Varierende kapasitet i avdeling til å legge til rette for fysisk funksjon - Svikt i oppfølging etter fall, gjentakende fall blir avviksmeldt uten at problemet løses - Fallregistreringsskjema er ikke i bruk Disse funnene beskriver enkeltepisoder som vi skal unngå så langt det lar seg gjøre gjennom: Opplæring og veiledning i avdeling Organisering av hverdagen Vurdering av ressursbehov i forhold til pasientbelegg Bemanning i avdeling er økt fra 3-3 til 4-4- pluss ekstra bistand fra hjemmesykepleien. (Økte bevilgninger tilført i salderingsprosess i mai/juni.) Helsesjef i Bjugn kommune er i gang med en evaluering av helsetjenestene på overordnet nivå, spesielt med fokus på de avdelingene som har hatt marginal bemanning. Se pkt. 4 Det vises for øvrig til at vi øker ressursene på fysioterapitjenester i Bjugn kommune med 50% stilling høsten Rekruttering er igangsatt, og det vil bli fokus på hverdagsrehabilitering under rekruttering. Når det gjelder fallproblematikk, så skal fagledere i avdelingene ta ansvar for å formidle at alle rutiner og kartleggingsskjema skal tas i bruk. Ann Karin Sjøli Er gjennomført Bente Kristiansen Ann Karin Sjøli Ann Karin Sjøli Løpende Ett eksempel på manglende oppfølging av planlagt trening etter operasjon Velferdsteknologiske løsninger vil bli tatt i bruk for å forebygge skader ved fall (sengealarm) Torkil Østraat Løpende 206

207 6 Prosedyrer har en usikker status, og de oppbevares på fire forskjellige steder. Liten grad av implementering og kjennskap hos de ansatte på mange av rutinene. Alle prosedyrer på fellesområdet fjernes Avdelingsspesifikke prosedyrer legges kun på Risk manager, og et utvalg av de viktigste prosedyrene blir satt i perm på vaktrom. Det utarbeides rutiner for å sikre at det er samsvar mellom prosedyrene. PPS innarbeides bedre som verktøy når det gjelder generelle prosedyrer Torkil Østraat Ann Karin Sjøli Torkil Østraat Ann Karin Sjøli Det er ikke definert hvilke prosedyrer nyansatte og vikarer skal sette seg inn i. Det er utarbeidet mappe til nyansatte som skal inneholde denne informasjonen. I informasjonen til nyansatte og vikarer står det beskrevet hvilke prosedyrer man er forpliktet til å sette seg inn i når man skal arbeide i avdelingen. Mapper ferdigstilles og implementeres i alle avdelinger Torkil Østraat BK har ikke en forsvarlig saksbehandling ved søknader om tjenester ved PRO - Lite spor av brukers ønsker, behov og mål i planlegging av tjenestene - Vedtak mangler for flere av beboerne og for de som har vedtak er det ikke skrevet vedtak for alle tjenestene de mottar - Vedtak skrives lenge etter at tjenesten har startet - Det er ulik praksis mellom ulike saksbehandlere når det gjelder utforming av vedtakene Dokumentere reell brukermedvirkning i samhandling med bruker og pårørende/ verge. Ønsker, behov og mål synliggjøres i vedtaket jfr. Veileder for saksbehandling. Alle maler gjennomgås og standardiseres Anny Stjern Torkil Østraat Det gis feilaktig informasjon om at man ikke kan klage på vedtak om omsorgsbolig. Det fremkommer ikke av vedtaket dersom bruker har fått delvis avslag Dette er allerede presisert ovenfor forvaltningskontoret og praksis er endret. Følges opp Torkil Østraat Løpende 207

208 8 Det er et infeksjonskontrollprogram i sykehjemmet, men det er lite kjennskap til det og man anser det ikke som implementert og i bruk Fagleder i avdelingene skal ta ansvar for at dette gjøres kjent og blir effektivt implementert i avdelingene. Infeksjonskontrollprogram Fosen ligger tilgjengelig på Ann Karin Sjøli 9 BK bryter med internkontrollforskriften ved at det ikke foreligger et godt nok system for oppbevaring av prosedyrer og rutiner 10 Det finnes ikke gode rutiner for opplæring og gjennomføring av tjenestene 11 Tekniske problemer med tilgang til journalsystemet, som medfører at det kan være vanskelig å holde seg oppdatert på den enkeltes situasjon og behov Ansvar for oppdatering/ rullering av planen ligger hos kommunelege/ helsesjef Bente Kristiansen Risk manager skal implementeres og brukes fullt ut i tillegg til PPS/VAR og Veilederen. De mest brukte prosedyrene skal i tillegg være tilgjengelig i en perm på vaktrom i tilfelle strømbrudd / manglende tilgang til data Torkil Østraat Nye opplæringsplaner for alle nyansatte og vikarer er under utarbeidelse for alle avdelinger. Forslag for sykehjemmet, dr. Sauersv og hjemmetjenesten er pr. d.d. sendt til høring i avdelingene. Øvrige avdelinger følger på når de første er kvalitetssikret. Opplæringsplaner har eksistert, men har ikke vært effektivt nok implementert. Plan for pålagte e-læringskurs i Veilederen.no samt Fosen helsekompetanse er utarbeidet i alle avdelinger. Det loggføres hvem som gjennomfører kurs, og kursbevis arkiveres. Det er allerede etablert egen opplæring med tanke på medisinhåndtering for fagarbeidere og assistenter. Se også pkt. 6 Torkil Østraat Problemer med ustabile systemer over tid har vært rapportert til Fosen IKT. Det har vært gjennomført «omtanking» med oppgradering av alle maskiner i enheten, og det har i den forbindelse vært innkjøringsproblemer. Stabiliteten har forbedret seg betydelig de siste månedene. Kvaliteten på systemene overvåkes nøye og avvik rapporteres. Torkil Østraat Løpende 208

209 12 Det oppgis at det er et arbeid for å samle og oppdatere egne prosedyrer i det nye kvalitetssystemet, men det er ikke definert når dette skal være sluttført. Dette medfører at Bjugn kommune ikke har etablert et enhetlig system for ivaretakelse av kravene i forskriften Implementering av Risk manager som dokumentstyringssystem skal fullføres. Ansvaret implementering og opplæring ligger hos personalavdelingen Oppfølging og ansvarliggjøring i enheten ligger hos enhetsleder Arild Risvik Torkil Østraat Avvik og kommentarer fra rapport Tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming Avvik 1: Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlig personlig assistanse Nr Funn Tiltak Ansvarlig Frist 1 Mangelfull dokumentasjon av kartlagt/ opplyst behov for tjenester på alle livsområder hos bruker 2 Vedtak som viser til søknad to år tilbake i tid Tilfredsstillende kartlegging sikres gjennom implementering av ny veileder for saksbehandling i Bjugn kommune. Opplæring og revitalisering av kunnskap om- og registrering av IPLOS. Erfaringer og materiell fra dokumentasjonsprosjektet skal utnyttes. Turid Mandal Forsinkelser i forvaltningsarbeidet er allerede innskjerpet. Iflg. Veilederen skal Bjugn kommune ivareta god forvaltningsskikk på dette Anny Stjern Løpende området 209

210 3 Ingen brukere har individuell plan Gå gjennom alle brukere og vurdere om de skal ha IP, eller om det er tilstrekkelig med å etablere en ansvarsgruppe. Arbeidet er påbegynt ved at primærkontaktene kartlegger behov og vurderer i samråd med fagleder og avdelingsleder hvorvidt IP eller ansvarsgruppe skal opprettes. Systematisk opplæring i dette arbeidet starter i flg. opplæringsplan Turid Mandal Lite spor av brukers ønsker, behov og mål i planlegging og utforming av tjenesten 5 Det foreligger ingen praksis for å inkludere bruker/ verge i utarbeidelse og evaluering av tjenestetilbudet 6 Det gjennomføres i liten grad ansvarsgruppemøter 7 Der bruker eller verge har uttrykt ønsker om ulike tjenester eller endrede tjenester, har ikke tilsynet funnet at dette kommer fram i journal eller annen dokumentasjon 8 Uklart hvem som har ansvar for at tiltak legges inn/ oppdateres 9 Utførelse av praktisk bistand går ut over muligheten til å utføre målrettet miljøarbeid med bruker 10 Lite individuelle aktiviteter med bruker, stort sett fokus på gruppeaktiviteter 11 Det er ikke utarbeidet rutiner for å håndtere brukere med komplisert Dokumentere reell brukermedvirkning i samhandling med bruker og pårørende/ verge. Ønsker, behov og mål synliggjøres i vedtaket jfr. Veileder for saksbehandling. Se for øvrig punkt om dokumentasjon/ IPLOS Turid Mandal Utarbeide prosedyre for evaluering av tjenestetilbud. Denne skal i vareta at evaluering skjer med tilstrekkelig frekvens (jfr. Dokumentasjonsprosjektet) Torkil Østraat Viser til punkt om individuell plan, pkt. 3 Jfr. Dokumentasjonsprosjektet og IPLOS registrering. Nytt eller endret vedtak skal synliggjøre ønsker om endringer. (se også pkt. 19) Turid mandal Løpende Rolleavklaring, ansvarliggjøring av primær iht. prosedyre for primærkontakt Turid Mandal Målrettet miljøarbeid vil også kunne inkludere dagliglivets gjøremål selv om dette innebærer arbeid kan oppfattes som husarbeid. Primærkontakt, fagleder og bruker skal sammen legge en plan for Turid Mandal arbeid og fritid Ofte gir bruker uttrykk for at gruppeaktiviteter er ønskelig. Vi vil gjøre en kartlegging over ønsker og behov hos brukerne hva angår aktiviteter. I budsjett for 2018 vil vi ta inn ekstra midler til støttekontakter, slik at man i større grad kan gjennomføre individuelle aktiviteter hos de brukerne det er aktuelt for Turid Mandal Det skal utarbeides rutine for håndtering av brukere med komplisert atferdsproblematikk. Turid Mandal

211 atferdsproblematikk, bekymring om flere av brukerne får forsvarlige tjenester 12 Enkelte brukere opplever det skremmende å motta tjenester fra ukjente vikarer 13 Det er uttrykt bekymring om enheten innehar tilstrekkelig faglig kompetanse for somatisk helse 14 Det gis ikke systematisk veiledning i gjennomføring av tjenestene 15 Det etterspørres faglig veiledning og internundervisning knyttet til en enkeltes behov og utfordringer 16 Det er ikke alltid tid til å gjennomføre aktuelle e-læringskurs i arbeidstiden 17 Skriftlig prosedyre for opplæring av tilsatte er ikke tatt i bruk eller implementert 18 Det foreligger ikke et system for å evaluere tjenestene til den enkelte bruker, Tilsynet har ikke mottatt informasjon om at slik evaluering gjennomføres 19 Endring i behov meldes til fagleder eller avdelingsleder. Tilsynet får ulik Det er et løpende behov for vikarer og nyansettelser, og det vil nødvendigvis oppstå situasjoner hvor vi har nye/ukjente medarbeidere i tjenesten. Kommunen jobber kontinuerlig med rekruttering, samt skape stabile team rundt brukere. Mer systematisk internundervisning rundt somatisk helse. Det kartlegges hvilke områder medarbeidere mangler kompetanse. Samarbeidet med hjemmesykepleien styrkes for å ivareta tjenesten på dette området. Veiledningsbehovet kartlegges og planlegges gjennomført slik at god og målrettet veiledning blir kontinuerlig gjennomført. Plan for systematisk veiledning utarbeides Se pkt. 13 og 14 Turid Mandal Turid Mandal Løpende Løpende Turid Mandal Turid Mandal Opplæringsplanen gir fleksibilitet i forhold til når kursene kan gjennomføres. Ved gjennomgang av rapport fra Veilederen.no (elæring), er det gjennomført 111 kurs i 2. kvartal 2017 i gruppen medarbeidere som jobber med psykisk utviklingshemmede i kommunen. Vi oppfordrer alle til å vise interesse ved å gjennomføre kurs på fritiden. Påloggingsinformasjon er distribuert slik at alle kommer inn på kurs hjemmefra. Dette har vært etterspurt fra medarbeiderne. Utvikling følges. Torkil Østraat Løpende Opplæringsplan for nyansatte / vikarer i alle avdelinger utarbeides og legges på Risk manager. Torkil Østraat Se pkt. 5 og 7 Se pkt. 7. Torkil Østraat

212 informasjon om hvordan dette følges opp videre 20 Tekniske problemer med tilgang til journalsystemet, som medfører at det kan være vanskelig å holde seg oppdatert på den enkeltes situasjon og behov 21 Alle ansatte har gjennomført medisinkurs, men ikke alle er oppdatert 22 Ikke alle medisinkortene i Profil er oppdatert 23 Legemidlene er oppbevart i ulåst skap på basen ved Soltunet. Alle ansatte har tilgang, selv om de ikke er autorisert til å gi ut medisiner 24 BK bryter med internkontrollforskriften ved at det ikke foreligger et godt nok system for oppbevaring av prosedyrer og rutiner 25 Kommunen har ikke knyttet til seg en medisinfaglig rådgiver, noe som må på plass for å oppfylle forsvarlighetskravet 26 Det finnes ikke gode rutiner for opplæring og gjennomføring av tjenestene 27 Ukeplaner og tiltaksplaner har lite fokus på målrettet miljøarbeid, de er ikke oppdaterte og ikke evaluerte. Det er også uklart hvem som er ansvarlig for å Ansvaret for oppdatering av tiltaksplaner ligger hos primærkontakt. Arbeidsgiver skal sørge for at alle har kompetanse og kunnskap om sine forpliktelser på dette området. Problemer med ustabile systemer over tid har vært rapportert til Fosen IKT. Det har vært gjennomført «omtanking» med oppgradering av alle maskiner i enheten, og det har i den forbindelse vært innkjøringsproblemer. Stabiliteten har forbedret seg betydelig de siste månedene. Kvaliteten på systemene overvåkes nøye og avvik rapporteres. Under gjennomføring av tilsynet var hele enheten midt i en Turid Mandal Fosen IKT/ Grethe Jøssund oppdateringsprosess. Alle er p.t. oppdatert. Rita Langvold Utført Oppdateres Perry Kvaran Medisiner er nå oppbevart på medisinrom hjemmesykepleien. Dosetter som skal oppbevares på basen i Soltunet er låst inn i skap. Godkjent medisinskap er bestilt 17. juni, og lovet levert i uke 34 av leverandør Risk manager skal implementeres og brukes fullt ut i tillegg til PPS/VAR og Veilederen. De mest brukte prosedyrene skal i tillegg være tilgjengelig i en perm på vaktrom i tilfelle strømbrudd / manglende tilgang til data Kommunelegen har dette ansvaret. Helsesjef avklarer dette med ny arbeidsavtale. Det utarbeides prosedyre på hvordan samhandling med medisinskfaglig rådgiver skal foregå Opplæringsplaner utarbeides og implementeres. Se pkt Se pkt. 1 og 8 Turid Mandal Torkil Østraat Bente Kristiansen Rita Langvold

213 utarbeide tiltaksplaner med beskrivelse av gjennomføring av tjenestene 28 Brukermedvirkning er tilfeldig og lite målrettet, kommunen har ikke rutiner som ivaretar dette på en god måte 29 BK sikrer ikke en ansvarlig saksbehandling Dette ivaretas gjennom aktiviteter beskrevet under flere punkter, samt veileder for saksbehandling i Bjugn kommune Ferdigstille og implementere veilederen for saksbehandling i Bjugn kommune. ved tjenestetildeling 30 Habilitering-/rehabiliteringsplan mangler Forslag til plan er ferdigstilt Implementering av planen avdelingsvis, med korrigeringer og supplering. Invitere eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne med i prosess før politisk behandling. Bente Kristiansen/Torkil Østraat/avdelingsledere Avvik 2: Bjugn kommune sikrer ikke at personer over 18 år med utviklingshemming får forsvarlige helsetjenester i hjemmet Funn Tiltak Ansvar Frist Alle ansatte har gjennomført medisinkurs, men ikke alle er oppdaterte 2 Ikke alle medisinkortene i Profil er oppdaterte 3 Legemidlene er oppbevart i ulåst skap på basen ved Soltunet. Alle har tilgang til medisinskapet selv om man ikke har ansvar for å gi ut medisiner. 4 Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester Se pkt. 21 Se pkt. 22 Medisiner er nå oppbevart på medisinrom hos hjemmesykepleien. Dosetter som skal oppbevares på basen i Soltunet er låst inn i skap. Godkjent medisinskap er bestilt 17. juni, og lovet levert i uke 34 av leverandør Nye opplæringsplaner for alle nyansatte og vikarer er under utarbeidelse for alle avdelinger. Forslag for sykehjemmet, dr. Sauersv og hjemmetjenesten er pr. d.d. sendt til høring i avdelingene. Øvrige avdelinger følger på når de første er kvalitetssikret. Opplæringsplaner har eksistert, men har ikke vært effektivt nok implementert. Utført Utført Turid Mandal

214 Plan for pålagte e-læringskurs i Veilederen.no samt Fosen helsekompetanse er utarbeidet i alle avdelinger. Det loggføres hvem som gjennomfører kurs, og kursbevis arkiveres. Det er allerede etablert egen opplæring med tanke på medisinhåndtering for fagarbeidere og assistenter Torkil Østraat

215 tl kommune Rådmannen Bjugn Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Att. Merete Olufsen Bondø Postboks 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM Deres ref. Vår ref. Dato 20107/ /2017/H01/1627BEKR TILBAKEMELDING ETTER FYLKESMANNENS TILSYN MED TJENESTER TIL ELDRE OG UTVIKLINGSHEMMEDE I BJUGN 9. OG 10. MAI 2017 Bjugn kommune har mottatt endelig rapport fra Fylkesmannen 20. juni 2017 hvor det pekes på til sammen tre avvik etter tilsyn med tjenestene mai i år. Ett avvik gjelder for tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester, to avvik gjelder for helse- og omsorgstjenesten til mennesker med psykisk utviklingshemming. Rådmannen ser alvorlig på resultatet av tilsynet og har satt i verk tiltak for å sikre forsvarlige helsetjenester til innbyggerne. Vedlagt en detaljert plan for de tiltak som vil bidra til å lukke avvikene med tidsfrist. På et overordnet nivå ser vi i tillegg behov for følgende tiltak: Bjugn kommune ser behov for å vurdere organiseringen av tjenesten til eldre og utviklingshemmede. «Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse og omsorgstjenesten» og egne vurderinger av tjenestenes kvalitet og innhold dannet bakteppe for at vi tidligere i år ønsket å vurdere lederstrukturen. Det ble allerede før Fylkesmannens tilsyn, startet en prosess med drøfting og intervjurunde med ledere og ansatte om dette. Etter at Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med tjenestene og gjorde sin evaluering, ser man behov for ytterligere endringer. Dette krever en prosess med informasjons- og drøftingsmøter med tillitsvalgte og ansatte i henhold til lovverket. Styrke arbeidet med å kartlegge kvalitet i tjenestene. 1januar starte vi et innovasjonsprosjekt i samarbeid med Åfjord og NTNU v/ samfunnsforsker Hans Donali Tilset. «Refleks» som prosjektet heter,- er rettet mot kommunal hjemmetjeneste med mål om å utvikle 1.) et instrument for ansattvurdering av forsvarlig pleie og 2) en veileder for implementering av instrumentet i daglig drift. Nå i høst ta det i bruk via en «app» som er tilgjengelig for ansatte på telefon. Målet er at vi skal kunne hente ut rapporter om den kvalitetsvurderingen som ansatte gir og raskt avdekke når det meldes om at tjenesten er i underkant av ønskelig/evt. går mot uforsvarlig. Vi har et håp om at verktøyet.- som er enkelt å bruke, kan innføres i alle avdelinger etter hvert. Ferdigstilling av kvalitetssystemet. Tilsynet i Bjugn var et systemrettet tilsyn. Vi har siden høsten 2015 arbeidet med rutiner innen informasjonssikkerhet. personvern og HMS på overordnet nivå. Programmet «1627 kvalitetssystem» er besluttet å bruke i Fosen-sammenheng. Nytilsatt personal- og organisasjonssjef vil lede ferdigstillelse av Postadressepostrnottak Telefon 7160Telefaks BJUGN Besoksadresse Alf Nebbs gtbankgiro I nternett E-postpostrnottaklii bjugn.kommune.no