Informasjonshefte. for 4H-alumnklubber. utarbeidet av. Norske 4H-alumner

Transkript

1 Informasjonshefte for 4H-alumnklubber utarbeidet av Norske 4H-alumner Ide dugnad 4H-prosjekt Norske 4H-alumner Kontingent Høstkurs 4H-alumnklubb Arrangement 4H-medlem Handlingsplan Plakett Infoskriv Miljøtorg 4H Norge Vedtekter Internasjonalt Revisjon. 7 November

2 Innholdsfortegnelse 2. Innledning Forklaring til forkortelser Norske 4H-alumner Sekretariatet for 4H Norge Nyttig lesestoff Strategi og handlingsplaner Lover og vedtekter Informasjon fra Norske 4H-alumner Referat og informasjonsskriv Alumnytt Hjemmesider Aktivitet og fylkesblader Alumnrollen H leir Miljøtorg Alumnfest Årsmøte Norske 4H-alumner Valgmøte under Nordisk 4H-leir Beredskapsgruppe Viktige oppgaver for styret i Alumnklubben Oppgaver etter årsmøte Egen drift Kontakt med 4H i fylket Kontakt med Norske 4H-alumner Rekruttering Årsmøte Frifond Forslag til Aktiviteter for 4H-Alumnklubben Idédugnad Alumnhjelp Klubbesøk Arrangere volleyballturnering Senior alumnsamling Medlemskap og kontingent Kontingent H-alumner i lokal 4H-klubb Hva kontingenten går til Medlemslister Føre medlemslister Hvordan få tak i medlemslister Kurs og arrangement Planlegging Gjennomføring og evaluering Reiseregningsskjema Normalvedtekter for 4H-alumnklubber

3 2. Innledning Styret i Norske 4H-alumner (N4HA) perioden har valgt å lage dette heftet, som et hjelpemiddel til drift av 4H-alumnklubbene. Heftet bygger på revisjon nr. 6 av Informasjon hefte for 4H-alumnklubber utgitt i Det er ikke meningen at dette skal være fasiten og gi svar på alle spørsmål dere har, men det er vårt håp at det skal være til hjelp i styrets arbeid. Et hefte som dette vil aldri bli fullstendig, og vi håper at dere sammen med oss vil være med på å utvikle dette videre ved å komme med bidrag, spørsmål og kommentarer. Hefte vil likevel gi svar på en del spørsmål styret sitter med, og ikke minst hvor en kan få hjelp hvis en ikke finner svar. I dette heftet vil dere finne at vi henviser til Normalvedtektene for 4H-alumnklubber. Etter hvert som de forskjellige 4H-alumnklubbene vedtar sine egne vedtekter, basert på normalvedtektene, vil referansene gjelde mot de vedtektene dere har. Norske 4H-alumner 2006 Jens Olav Rydningen Maren Louise Fløistad Revisjon nr 7 Informasjons hefte for 4H-alumnklubber. Sluttført Dette dokumentet bygger på revisjon nr. 6, men ettersom mye har skjedd siden 1998 har heftet fått ny form og mye nytt innhold. Noe informasjon om miljøtorg er tatt bort, ettersom det er laget en egen Miljøtorg startpakke. Norske 4H-alumner Jens Olav Rydningen Maren Louise Fløistad 3

4 3. Forklaring til forkortelser N4HA Norske 4H-alumner 4HN 4H Norge NIFYEA Norske IFYE Alumner E* 4H-alumn AE * 4H-alumn og klubbrådgiver A BE * 4H-alumn og klubbrådgiver B * Bokstavkodene er hentet fra medlemsregisteret til 4H Norge. Internasjonalt IFYE RYE NSU Internasjonal 4H Youth Exehange Rural Youth Europe Nordisk samorganisasjonen for Ungdomsarbeid 4. Norske 4H-alumner Norske 4H-alumner er et felles organ for alle alumnklubber og innmeldte 4Halumner. Alle 4H-alumner som betaler kontingent til 4H, er automatisk medlem av Norske 4H-alumner. Kontingenten som betales (med unntak av evt. egen klubbkontingent) fordeles mellom 4H Norge (30 %), Norske 4H-alumner (30 %) og 4H-alumnklubben (40 %). Styret i N4HA består av 5 medlemmer og 3 vararepresentanter styret velges for 2 år av gangen. Fra 2009 vil nestleder, styremedlem og 1 vara bli valgt på valgmøte under nordisk leir. I tillegg til styre og vara medlemmer er det valgt en valgkomité på 3 personer. Norske 4H-alumner skal være 4H-alumnene sitt bindeledd og arbeide for at 4Halumene skal kunne øke sin innsats på alle plan. N4HA skal inspirer 4Halumnklubbene og sørge for kommunikasjon mellom disse. N4HA skal markedsføre 4H-alumner, arbeide for øke interessen for 4H-arbeid, være delaktige på Landsleirer og Nordisk 4H leir i Norge for eksempel ved å arrangerer miljøtorg. N4HA skal og delta i 4H Norge sitt internasjonale arbeid. Organisasjonsmessig - Norske 4H-alumner er organisasjonsmessig underlagt 4H Norge sitt landsstyre og lover. 4H-alumn virksomheten er en del av 4H Norge (Vedtekter fra Norske 4H-alumner ) - 4H-alumnklubben er organisasjonsmessig underlagt 4H-fylkesstyret. 4Halumnklubben er en del av Norske 4H-alumner (Normalvedtekter for 4Halumnklubber ) 4

5 5. Sekretariatet for 4H Norge 4H Norge har kontorer på Hellerud, nord for Oslo. Telefon: Fax: Hjemmeside: E-post: Generalsekretær: Adresse: 4H Norge, Postboks 113, 2026 Skjetten Det vil vanligvis finnes ansatte på Hellerud alle hverdager i normal kontortid Nyttig lesestoff 6.1 Strategi og handlingsplaner * 4H Norge vedtar på sitt landsårsmøte annet vært år en Strategiplan og en Handslingsplan. Strategiplanen er det overordna dokumentet for 4H, her står alle målstettingene for videre drift i organisasjonen. Handslingsprogrammet er en mer konkretisering av målene i strategiplan. I tillegg står det i handslingsprogrammet hvordan målene skal oppnås. Begge dokumentene finner en på * 4H Norge har utarbeidet informasjonsplan og beredskapsplan. Ligger tilgjengelig på * Norske 4H-alumner sitt årsmøte vedtar vært fjerde år en Handslingsplan for fire år om gangen. Handslingsplanen blir redigert vært andre år. Handlingsplanen ligger til innsyn på Lover og vedtekter Alle lover og vedtekter finner du samlet på Lover 4H Norge, vedtatt landsårsmøte 2006, er de øverste lovene i organisasjonen og alle andre vedtekter bygges på disse. Alle 4H fylker kan ha egne vedtekter vedtatt av fylkesårsmøte. Har ikke fylke egne vedtekter følges normalvedtektene for 4H-fylkesledd. Egne vedtekter for 4H-fylket må godkjennes av landsstyret før disse kan taes i bruk. Alle 4H klubber kan ha egne vedtekter vedtatt av klubbårsmøte. Har ikke klubben egne vedtekter, følger 4H-alumnklubben automatisk normalvedtektene for 4H- 5

6 klubber. Egne vedtekter for 4H-klubbene må godkjennes av fylkesstyre før disse taes i bruk. Norske 4H-alumner har egne vedtekter. Endring i vedtektene må godkjennes av landsstyret før disse taes i bruk. Alle 4H-alumnklubber kan ha egne vedtekter vedtatt av årsmøte i klubben. Har ikke alumnklubben egne vedtekter følges normalvedtektene for 4H-alumnklubber. Egne vedtekter for alumnklubber må godkjennes av fylkesstyre før dem kan taes i bruk. 7. Informasjon fra Norske 4H-alumner 7.1 Referat og informasjonsskriv Norske 4H-alumner har 2-3 styremøter vært halvår. Fra disse styremøtene blir det skrevet referat og infoskriv. Både referat og infoskriv blir sendt til alumnklubbene ved leder. Disse sendes enten ut i e-post eller vanlig post. Det er lederes plikt å innformere videre til alumnmedlemmene i klubben om innholdet. Referatet innholder hva Norske 4H-alumner jobber med i stikkordsform, mens infobrevet er utdyping av aktuelt stoff. 7.2 Alumnytt Alumnytt er Norske 4H-alumner sitt eget blad. Alumnytt kommer ut to ganger i året. En utgave før sommeren, og en før jul. Alumnytt sendes alle alumner i landet, enten som vanlig post eller via e-post. Alumnytt kan også lastes ned på hjemmesidene til N4HA. Alumnytt innholder stoff fra Norske 4H-alumner, 4H Norge (rettet mot alumner) og fra alumnklubbene. Alumnytt har en egen redaktør. Det er ønskelig at alle alumnklubber er med å bidra slik at Alumnytt innholder stoff fra et stort mangfold. Kontaktinformasjon til Alumnytt redaktør og frister for innsendelse av stoff finner du på Hjemmesider Hjemmesiden til Norske 4H-alumner finner du på Hjemmesiden inneholder mye stoff. Her kan en finne det meste angående alumnaktivitet. På hjemmesiden er det en kalender som informerer om kommende arrangement, både, lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Hjemmesiden inneholder alle dokument, Alumnytt, informasjon om bredskapsgruppa, stoff fra alumnklubbene samt stoff fra 4H Norge rettet mot alumner. Det er også muligh å melde seg på en e-post liste for alumner fra hjemmesidene. På denne mailinglista blir det sendt ut aktuell informasjon direkte til alumnmedlemmet. Alle alumner kan sende stoff til webredaktøren, se hjemmesiden for kontaktinformasjon. 6

7 7.4 Aktivitet og fylkesblader Aktivitet er medlemsbladet til 4H Norge. Her finner du et mangfold av stoff, alt fra aspirant til alumn. Norske 4H-alumner prøver jevnlig å sende stoff til bladet som vi mener er aktuelt for alle 4H medlemmer å få med seg. Vi oppfordrer alumnene til å bidra med stogg til aktivitet. Stoff som skal inn på alumnstiden må gå via Norske 4H-alumner ber alumner som ønsker å ha med stoff i 4H klubben om å sende dette til Norske 4H-alumner først. De fleste 4H-fylker har eget fylkesblad. Dette er lokalbladet for 4H aktivitet i fylke. Her oppfordrer Norske 4H-alumner den lokale alumnklubben til å bidra med stoff til vært nummer. Det settes stor pris på, og er viktig for rekruttering. 8. Alumnrollen Norske 4H-alumner ber alle alumner ha fokus på alumnrollen. Alumner blir oppfattet som forbilder hos yngre 4Here. Det er viktig å være klar over at alle handlinger en gjør som alumn i 4H regi, vil ha påvirking ovenfor de yngre 4Herne, dette kan utspilles positivt og negativt. Handlingene blir som oftest positive når alumner er sammen med 4H medlemmene, men det er viktig at en som alumn kan ta ansvar å sette strek før en aktivitet utvikler seg for langt. Det er også viktig å huske på kosekulturen. Det er ikke sikkert alle synes den er like hyggelig. Her skal en trå varsomt, og være sikker på hva en gjør. Norske 4H-alumner oppfordrer alle alumner til å tenke igjennom sin opptreden. Vær gode forbilder for 4H, og ha det gøy. 9. 4H leir I de feste fylker finnes et leir alternativ for alle. Leirene deles inn etter hvor gammel en er. Aspirantleir: er for de yngste, 10-12år. Ofte er det eldre 4Here som seniorer og alumner som er instruktører og leder. Leiren varer ofte en helg, eller en natt. Her er det viktig å få de minste til å føle seg trygge. Husk, det er ofte deres første leir. Fylkesleir: er fra 12år og oppover. Pleier å være ganske så populært rundt i fylkene. Alumnklubben arrangerer ofte miljøtorg på fylkesleir. Et bra tiltak alle alumner bør støtte opp om. Landsleir: arrangeres partallsår av et fylke og 4H Norge. En kan reise på landsleir fra og med det året en fyller 14 år. Landsleir er 4H året sitt høydepunkt, og bør oppleves av alle. Alumner deltar i variabelt antall, mange som ledere for fylket sitt. Nordisk leir: arrangeres oddetallsår. Det går på rundtur hvilket land som er vertslandet. Alle nordiske land og noen andre land blir invitert til nordisk leir. Aldersgrensen er den samme som for landsleir. Alumner deltar, ofte som ledere for fylket sitt. 7

8 10. Miljøtorg Miljøtorg er en sosial møteplass på leir. I et miljøtorg skal leirdeltagerne ha anledning til slappe av, få seg litt mat og drikke, spille spill, utfordre seg selv på spontansene, synge og gjøre sosiale aktiviteter utenom det oppsatte leir programmet på kveldstid. Alumnklubbene er ofte ansvarlig for miljøtorg på fylkesleir. Dette er en fin måte alumner kan være med å bidra på fylkesleir. Norske 4H-alumner arrangerer sammen lokal 4H-alumnklubb miljøtorg på landsleir og nordisk leir i Norge. Norske 4H-alumner gir økonomisk støtte i form av lån til oppstart av miljøtorgarbeidet. Norske 4H-alumner skriver avtaler med arrangørklubb med innhold, ansvar og økonomi. For 4H-alumnklubber som arrangerer miljøtorg er det laget et eget infoskriv om dette miljøtorgstartpakke, finnes på N4HA ønsker at 4Halumnklubber som arranger miljøtorg på landsleir eller nordisk leir skal ha mest mulig igjen for arbeidet økonomisk. Fordelingsnøkkelen ved overskudd er: 70 % til arrangørklubb og 30 % til N4HA. Fordelingsnøkkelen ved underskudd er: 60 % til N4HA og 40 % til arrangørklubb Alumnfest På landsleir og nordisk leir i Norge er N4HA ansvarlig for en alumnfest. Alle alumner på leiren samles, og gjør noe artig sammen. N4HA delegerer ofte ansvaret for innholdet i en alumnfest til en lokal 4H-alumnklubb. Alumnfest er kun for alumner og holdes ofte i starten av leiren. Innholdet er sosial moro og fagligbasert med tanke på alumnrollen / lederollen Årsmøte Norske 4H-alumner Ordinært årsmøte for N4HA holdes i starten av hver landsleir. Valgmøte gjennomføres på nordisk leir. Årsmøte er Norske 4H-alumner sitt høyeste organ og følger lovene vedtatt i vedtektenes 6.1 Alle alumner som har betalt kontingent har møte og talerett på årsmøte. Hver 4Halumnklubb har 1 stemmer per påbegynte 25 medlemmer, inntil 5 stemmer. 4Halumnklubben velger selv hvem som skal representere alumnklubben. Årsmøte behandler vanlig årsmøte saker, innkommende saker og det holdes valg. Mer informasjon om frister for innsending av saker, saksliste osv finnes i Vedtektene for Norske 4H-alumner 6.1 8

9 10.3 Valgmøte under Nordisk 4H-leir Valgmøte under Nordisk leir ble vedtatt innført i Årsaken er å sikre god kontinuitet i styret til N4HA. Ording vil ført skje i kraft på Nordisk leir i Norge sommeren Praktisk hvordan ordning vil fungere vil bli informert om i god tid før oppstart. Mer informasjon om lovene for valgmøte, finnes i vedtektene til Norske 4H-alumner 6.1 og Beredskapsgruppe Norske 4H-alumner startet i 2004 en beredskapsgruppe for 4H. Beredskapsgruppa skal være til hjelp for hele organisasjonen, både sentralt og lokalt. Beredskapsgruppa er en gruppe aktive alumner som kan brukes til det meste. Norske 4H-alumner har ansvaret for å koordinere arbeidet. Alle i 4H kan bruke gruppa, trenger en hjelp av en alumn til et eller annet tar en kontakt med N4HA. N4HA vil da undersøke hvem i beredskapsgruppa som er tilgjengelig for oppdraget og gi oppdraget til denne alumnen. Norske 4H-alumner har det som policy at den som ønsker å bruke beredskapsgruppas medlemmer dekker reise, kost og losji. Alle aktive alumner har mulighet for å melde seg på beredskapsgruppelista. Dette gjøres på hjemmesidene: Dette er en unik mulighet for alumner som ønsker å reise, treffe andre 4Here i andre fylker, nye opplevelser og gjøre en innsats for 4H. 12. Viktige oppgaver for styret i Alumnklubben 12.1 Oppgaver etter årsmøte Styret må sende årsmøtereferat, årsplan og oversikt over hvem som sitter i styret, hvilket verv de har, samt personalia til: - 4H i fylket - Norske 4H-alumner (Kontaktpersonen fra N4HA) - Medlemmer i egen klubb Det er viktig at styret sørger for at omgivelsene oppdateres når det har skjedd endringer i styret. Styret i Norske 4H-alumner blir svært glade dersom dette skjer av seg selv, innen rimelig tid etter at årsmøte har funnet sted. Se på årsplanen og planlegg aktiviteter i alumnklubben utefra denne. Sett mål for hvordan styret vil jobbe, også utefra hva årsmøte har vedtatt. Planlegg både styre og medlemsarrangementer fremover. 9

10 12.2 Egen drift Årsplan Ikke legg ambisjonsnivået for høyt. Ta hensyn til aktiviteter og arrangementer i fylket og på landsplan. Tenk målsetting, hva vil vi hva skal vi jobbe med, ut fra dette er det naturlig å legge opp aktiviteter. Fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver er viktig slik at ingen føler seg overbelastet eller forbigått. Vurdere delegering av ansvar også til personer / grupper utenom styret for spesielle oppgaver. Styret må ikke nødvendigvis gjøre alt. Det er viktig at medlemmene informeres om hva som er vedtatt etter årsmøte, aktiviteter, årsplan, kurs i 4H Norge og annen post. En ide kan være å ha egen side i fylkes medlemsblad, egen hjemmeside eller sende ut faste informasjonsskriv tenk nytt. Husk før årsmøte skal det sendes ut årsmelding, noter med stikkord underveis gjennom året da blir det lettere å få med det man ser som vesentlig i årsmeldingen. Det kan også være en ide å lage en årsmelding til fylkesbladet eller egen hjemmeside. Vurder om det finnes bilder som kan taes med i årsmeldingen. Handlingsplan For at det nye styret i alumnklubben skal ha et verktøy å arbeide ut fra er det fornuftig av det sittende styret å få utarbeidet en handlingsplan. Den vil fortelle om en del aktiviteter dere ønsker at det nye styret skal arbeide med. Videre vil den fortelle hva årsmøte i 4H-alumnklubben mener er viktige aktiviteter da den legges frem for årsmøte og vedtas av årsmøtedelegatene. Det er fornuftig å konkretisere handlingsplanen slik at den kan være et verktøy for det nye styret. Sørg for ikke å ta med for mange punkter på handlingsplanen og prioriter disse Kontakt med 4H i fylket (Se også 5 i Normalvedtektene for 4H-alumnklubber.) 4H-alumnklubben er underlagt 4H i fylket ( 4 normalvedtekter for 4Halumnklubber). Det er viktig at styret i 4H-alumnklubben jobber for og sammen med 4H i fylket ikke mot. Alle 4H-alumnklubber har mulighet for å møte i fylkestyret med en observatør. Alle 4H-alumnklubber kan møte på fylkesårsmøte, og stiller der på lik linje som en vanlig 4H-klubb. I mange sammenhenger kan det være av interesse for 4H-alumnklubben og samarbeide med 4H i fylket om å være med å gjennomføre forskjellige arrangement. Sørg alltid for at ved slike arrangement inngås det sikkelig avtaler 10

11 om hva de forkjellige parter skal være ansvarlig for og hvordan det økonomiske skal håndteres. Dette vil kunne spare styret i 4H-alumnklubben for problemer i ettertid. Send innbydelse til 4H i fylket når 4H-alumnklubben har årsmøte og andre arrangement. Husk på å sende inn oppdatert medlemsinformasjon til fylket Kontakt med Norske 4H-alumner Alle 4H-alumnklubbene har fått tildelt sin kontakt hos N4HA. Styret i N4HA har fordelt 4H-alumnklubbene mellom seg. Kontaktpersonene har en egen mal de skal følge opp angående kontakt med 4H-alumnklubbene. Kontaktpersoner og mal for kontaktfylke kontakt finner en på Styret i N4HA setter pris på at 4H-alumnklubbene sender inn årsmelding til fylkeskontakt i N4HA. Dette gir oss muligheten til å følge med hvordan 4H-alumn klubben fungerer. Er det noe 4H-alumnklubbene ønsker at styret i N4HA vite om eller gjøre, gi oss et tips om dette. Forsøk å hold kontakt med fylkeskontaktet i styret til N4HA. Fortell hva dere jobber med, og still spørsmål om det er noe 4H-alumnklubben lurer på. Dette vil hjelpe i Styret i N4HA og 4H-alumnklubbene til å skape et godt 4H-alumn miljø. 4H-alumnklubbene oppfordres til å bidra med alumn stoff til medlemsbladet Aktivitet, hjemmesidene og Alumnytt. 4H alumner liker å se bilder av kjente, og lese hva andre driver med. Dette er også en fin anledning for oss å fortelle hva vi som 4H-alumner driver med. Vær aktiv i forhold til N4HA. Vi trenger dere! 12.5 Rekruttering Styret i N4HA ønsker at alle plakettmottakere skal tilbys å fortsette som alumner. Derfor er det viktig at alle 4H-alumnklubber legger til rette for dette. Det er viktig at 4H-alumnklubbene er aktive, og markefører alumn livet ovenfor yngre medlemsgrupper, og særlig siste års senior. Mange i 4H-systemet har den holdningen at 4H-livet slutter etter mottatt plakett. (Detter er jo så klart feil.) Styret i N4HA jobber med holdningsendring blant ansatte og medlemmer, samt en ny rekrutteringsbrosjyre. Informasjon om dette vil ligge på Det er veldig bra hvis 4H-alumnklubbene er representert på plakettfestene. Møt gjerne med noen alumner, få litt tid til å si litt om hva er en alumn, hva kan en alumn gjøre osv. Plakettmottaker er ungdom i en alder hvor mange flytter for å studere i andre deler av landet. Styret i N4HA oppfordrer 4H-alumnklubber i tilknytting til studiesteder, og fange opp studerende 4H-alumner. Det kan lages undergrupper av alumnklubben. 11

12 12.6 Årsmøte Dette er det viktigste møte i året, og bør planlegges. Husk at årsmøte er 4Halumnklubbenes høyeste organ. Det som vedtas her blir retningsgivende for kommende år. Årsmøte gjennomføres i forhold til normalvedtektene. Forberedelse: Husk å sende ut innkalling og sakspapirer i rett tid i henhold til alumnklubbens vedtekter. Husk å få med årsmelding, revidert regnskap, budsjett, årsplan, kontingent, representanter til fylkesårsmøte, delegater til årsmøte i N4HA og valgkomité. Årsmelding: oversikt over aktiviteten det siste året. Trenger ikke være detaljert, tenk på hvem som skal lese årsmeldingen og hva de har behov og interesse for å vite. Årsplan: oversikt over aktiviteter kommende år. Få gjerne med dato, sted og hvem som har ansvaret. Ta gjerne med fylkes og nasjonale arrangement. Ikke glem leir, og høstkurs. Budsjett: økonomisk redskap å styre etter. Hvor mye penger 4H-alumnklubben har til rådighet det kommende året. Revidert regnskap: 4H-klubbens regnskap skal revideres i god tid før årsmøtepapirene sendes ut. En revisor ser igjennom at 4H-alumnklubbens regnskap er i orden. Etter regnskapet er godkjent sendes det ut i årsmøtepapirene og legges frem på årsmøtet. Valgkomiteen: alle 4H-alumnklubber skal ha en valgkomité. Arbeidet til valgkomiteen er å finne frem til styre sammensetningen i 4H-alumnklubben. Valgkomiteen lager en innstilling som sendes ut i årsmøtepapirene og legges frem på årsmøtet. Styret i 4H-alumnklubben innstiller på nye kandidater til valgkomiteen. Gjennomføring: Det er ulik praksis fra fylke til fylke. Legg årsmøte til en tid på året hvor flest mulig alumner i 4H-alumnklubben er tilstedet. Årsmøte kan være en liten del av en større samling. Eksempler på arrangement: hyttetur med årsmøte, romjulssamling med årsmøte, nattvolleyball med årsmøte osv Frifond. Frifondmidler deles ut hvert år til 4H-klubber som har sendt inn papirene sine. Alle papirer som skal til fylket, det være seg medlemslister, regnskap, årsmeldinger osv. må være sendt inn undertegnet og i rett tid for at klubben skal få utdelt pengene. 12

13 13. Forslag til Aktiviteter for 4H-Alumnklubben 13.1 Idédugnad Hva med å ta initiativ til en idé myldring med aktive alumner, ansatte og fylkesstyret. Kan gjerne være en over en helg så det blir litt sosiale aktiviteter også. Fylkesstyre trenger kanskje innspill på saker og dere trenger kanskje innspill fra dem på saker. De ansatte trenger kanskje hjelp til sine oppgaver; kursinstruktører, representanter til klubbarrangement eller til å representere 4H i en eller annen sammenheng. Kanskje kan 4H-kontoret i gjengjeld være behjelpelige med å sende ut møteinnkallelser, videresende alumnpost eller gjøre andre ting alumnklubben har bruk for. Ved å sette seg ned å diskutere behov og ønsker, kan man lettere se muligheter og finne løsninger på problemer Alumnhjelp Mange av de frivillige, medlemmene og andre kontakter er opptatt på dagtid. Da kan det være greit å kunne få tak i 4H kontoret på kveldstid. Alumnklubben kan da samarbeide med 4H- kontoret om å bemanne kontoret en kveld i uka eller måneden. Det vil gi bedre forståelse av 4H fylket og dere får snakke med 4H-ere dere normalt ikke ville fått kontakt med. Kanskje det dukker opp andre interessante oppgaver for å avlaste fylket Klubbesøk Kan hende din gamle klubb hadde satt pris på et besøk. Det kan virke motiverende for de yngre og se at de gamle fortsatt er med, og det kan også øke rekrutteringen til alumnklubben i fylket. Har du undersøkt om en klubb i nærheten av deg trenger voksne? Det kan være vanskelig for 4H i fylket og finne nok høstfestutsendinger Dette kan være en fin oppgave for alumner. Ta kontakt med kontoret ditt og si du er interessert i å hjelpe Arrangere volleyballturnering 13

14 Hvis ikke fylket ditt allerede har en volleyballturnering, kan dette være en passende jobb for alumnklubben. Det går også an å arrangere andre turneringer og festligheter for medlemmene i fylket Senior alumnsamling Mange alumnklubber har lange tradisjoner med dette. Det finnes utallige former å gjøre dette på. Finn lokale variasjoner og har dere ikke prøvd før eller har gått tom for ideer, kontakt andre fylker! Sitter du i alumnstyret har du også mulighet til å ta kontakt med styret i N4HA for hjelp. Når din alumnklubb arrangerer noe, inviter gjerne med alumner fra andre fylker! 14. Medlemskap og kontingent Se også kapittel 4. Alle alumner som har betalt kontingent til en klubb er medlem i N4HA Kontingent Kontingenten for alumner er 200 kroner for Alumner betaler kontingent enten til alumnklubben i fylket, eller til en lokal 4H klubb. Det er anledning til å være medlem i flere alumnklubber H-alumner i lokal 4H-klubb Man trenger ikke melde seg inn i alumnklubben i fylket for å bli alumnmedlem. Da må man i stedet betale kontingent til en lokal 4H-klubb, for eksempel i den klubben hvor man fikk plaketten. Det er da viktig å passe på at kassereren registrerer alumnen som E-medlem i medlemsregisteret. E er bokstaven som 4H Norge bruker på alumnmedlemmer Innbetaling For å være sikker på å ikke bli strøket av medlemslisten, må kontingenten betales i januar. Klubbene sender som regel ut giro eller informasjon om betaling til sine medlemmer. Hvis man ikke betaler, er dette å betrakte som at man melder seg ut av klubben. Kontingent må være betalt før man kan delta på arrangementer i regi av 4H Norge, 4H i fylket eller Norske 4H-alumner. Dette er viktig for at forsikringen som alle medlemmene er dekket av når de deltar på arrangement skal gjelde Hva kontingenten går til 4H Norge får størstedelen av kontingenten, mens fylkesalumnklubben og Norske 4H-alumner for hver sine like store andeler. 4H Norge bruker sin del av 14

15 kontingenten til å finansiere sekretariatet, og lønne de som er ansatt som 4Hkonsulenter rundt i fylkene. Dette er felles goder som vi har i 4H som også alumnene nyter godt av. Alumnklubbene i fylkene har kontingent som sin eneste faste/sikre inntektskilde. Klubbene har utgifter til brev og medlemsblad til medlemmene sine. Norske 4H-alumner er i hovedsak finansiert av kontingent og tilskudd fra 4H Norge. 15. Medlemslister Se også møtebok for hvordan rette medlemslister og annen informasjon om medlemslister Føre medlemslister Medlemslistene til 4H Norge er registrert elektronisk i databaseprogrammet for å ha oversikt Hvordan få tak i medlemslister Dere kan kontakte 4H i fylket for å be om medlemslister 16. Kurs og arrangement 16.1 Planlegging Dette avsnittet er ment som hjelp når dere skal planlegge og gjennomføre kurs. Det er ingen fasit, men forhåpentligvis kan dere hente noen nyttige tips. Mål Hva ønsker dere å oppnå med kurset? Det er viktig å definere målet på et tidlig tidspunkt. Dette punkter kommer dere tilbake til når dere skal evaluere kurset. Målgruppe Hvem er kurset for? Det er viktig å vite dette når kursinvitasjonene sendes ut og når kursprogrammet planlegges. Økonomi Det er viktig å lage et budsjett som er ordentlig og så reelt som mulig for kurset. Det gis flere former for støtte til kurs, se etter hvor dere kan søke og hør med fylket om de har ideer til andre steder. I disse søknaden må dere legge ved budsjettet. Støtte til foredragsholdere? Støtte til reiseutjamning til deltagerne? 15

16 Kurssted Her bør det tas hensyn til at det er enkelt for deltagerne å komme seg dit med buss eller tog. Kurslokaler Her må det tas hensyn til antall deltagere, evt gruppe arbeid og målgruppen. Lengden på kurset er og viktig å ta med, skal man sove der er det greit om det er plass til alle. Og man bør unngå å sove, spise og ha kurs i samme rommet! Det bør være et større rom til fellesaktiviteter, og kurs, samt en del mindre rom for gruppe arbeid. Ved større kurs bør man vurdere et opplegg der man ikke trenger å lage maten selv, da det ofte går med mye tid til dette. Kursinvitasjon Bruk god til på denne. Det er viktig at kursinvitasjonen gir en god beskrivelse av hva kurset går ut på. Det er også greit om den ser såpass spennende ut at de som får den blir interessert og leser den ordentlig. Informasjonen MÅ sendes ut i god tid. Det kan på nasjonalt plan være snakk om minst et halvt år, mens det på fylkesplan kanskje holder med 3 mnd. Husk å få med informasjon om: - Når kurset holdes - Når deltagerne må være der - Hvor kurset holdes - Hvordan man kommer seg til kursstedet, arrangeres det henting? - Hvem er ønsket som deltagere - Hva man skal ha med seg. Sovepose liggeunderlag, penn og papir osv - Når kurset er ferdig - Pris - Hvem er arrangør Kursinnhold Kurset må legges opp på bakgrunn av mål og målgruppe. Vurder om dere sitter med nok kompetanse til å holde kurset selv, eller om dere skal gå eksternt for å finne foredragsholdere og kursinstruktører. Mangler dere instruktører eller ledere; ta kontakt med beredskapsgruppa! Disse har holdt mye kurs før. Dere kan også kontakte 4H i fylket eller 4H Norge Gjennomføring og evaluering Lengde Sørg for at kurs øktene ikke blir for lange. Erfaring viser at økter på rundt 50 minutter er best. Legg inn en lengre pause ved lunsj, deltagerne vil gjerne bruke litt tid på å snakke med hverandre. De fleste har også en lang skole uke bak seg. 16

17 Vurder også hvor lange det er nødvendig og hensiktsmessig å holde på utover kvelden. Deltagerne er tilstedet like mye for det sosiale som for kurset. Sosiale aktiviteter Det er viktig at også den sosiale biten på kurset er gjennomtenkt for å få en best mulig helg. Se på muligheten for uteaktivitet midt på dagen som gruppe arbeid ute eller en tur. Det er godt med et avbrekk og litt frisk luft midt på dagen. Små overraskelser underveis, det lille ekstra, er heller ikke å forakte. Gruppe arbeid Det viser seg at gruppe arbeid er en bra måte å få aktivisert deltagerne på. Men blir gruppene for store vil det fort bli noen som blir sittende passive. Dersom man bruker gruppearbeid er det viktig med innledning, gjennomføring og avslutning slik at deltagerne skjønner hva de driver med. For at gruppearbeid skal gi best mulig utbytte er det viktig at oppgavene er gjennomtenkt og gjennomført av ledere på forhånd. Er det nødvendig at alle gruppene presenterer alt i gjennomganger til slutt? Vurder også presentasjonsformen, er det andre måter å legge frem på enn bruk av tavle og foredrag? Tenk gjerne utradisjonelt. Sørg for at gruppene ikke blir for store, det skal være lærerikt og aktivt å være med. Store grupper gir passive deltagere. Vurder også om det kan være fornuftig å sette sammen gruppene på begynnelsen av kurset slik at de arbeider sammen hele kurset. De vil bli godt kjent og gruppen vil fungere bedre. Et motargument vil være at man da kanskje ikke blir kjent med så mange, og at hvis man mistrives i en gruppe kan kurset fort bli en dårlig opplevelse. Et virkelig bra sosialt opplegg rundt kurset vil kunne være med å motvirke disse argumentene. Kursevaluering Det er viktig at det settes av tid til evaluering når kurset avsluttes. Dette gir deltagerne muligheten til å komme med innspill om bra og dårlige ting. Det er også viktig informasjon til senere kurs for å lage disse bedre, og til lederne på kurset så de kan forbedre seg eller endre litt på kurs opplegget. Kursrapport Lag gjerne en kursrapport som viser hva som gikk bra og mindre bra under kurset. Ta med stoff fra både planlegging, gjennomføring og evalueringen. Ta denne med på planleggingsfasen neste gang så har dere allerede unngått småfeilene. 17

18 Evalueringsskjema Disse kan man lage på flere måter Avkryssingsskjema Her setter man opp en liste med spørsmål om hva de syns om forskjellige ting på kurset, og deltagerne får fem alternative ruter å krysse i; f.eks kjempe bra, bra, vet ikke, dårlig, kjempe dårlig. Man kan bruke smilefjes i stedet. Et annet alternativ er å stille opp påstander (et påstandsskjema) og gi svaralternativene enig eller uenig enten i to ruter. Det kan også gjøres på en skala med f.eks fem punkter, hvor enig er i den ene enden og uenig i den andre enden. En annen måte er å skrive opp spørsmål som deltagerne må svare på. Uansett måte bør det være rom for deltagerne til å legge til spesielt bra eller dårlige ting. 17. Reiseregningsskjema Du finner til en hver tid det nyeste reiseregningsskjemaet på Normalvedtekter for 4H-alumnklubber Du finner til en hver tid gjeldene vedtekter på 18