Innkalling. Sakliste. Varamedlem møter etter nærare avtale.

Transkript

1 Innkalling Utval: Fellesnemnd nye Ålesund Møtestad: Ørskog rådhus, Sjøholt Dato: Tid: Kl Den som har lovleg forfall, eller er inhabil i nokre av sakene, må melde frå snarast mogleg til politisk sekretær elin.moen@haram.kommune.no eller tlf slik at varamedlem kan bli kalla inn. Varamedlem møter etter nærare avtale. NB! I byrjinga av møtet vil Gro Herheim som er Nordre Follos nye administrasjonssjef og prosjektleiar (Ski og Oppegård) orientere om erfaringar, utfordringar og gode råd i arbeidet med kommunesamanslåing. Sakliste Saksnummer: Sakstittel 031/17 Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll 032/17 Referatsaker 033/17 Brann og redning i nye Ålesund - oppretting av faggruppe 034/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partsamansett utval 1. halvår /17 Om politiske komitear i prosjektarbeidet - orientering 036/17 Kommunevåpen og ordførarkjede for nye Ålesund - oppretting av komité 037/17 Referat og vedtak frå styringsgruppa i nye Ålesundgjennomgang 9. november 2017 Eva Vinje Aurdal leiar

2 Arkivsak: 17/89 Journalpost: 17/192 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll Saksnummer: Utval: Dato: 031/17 Fellesnemnd nye Ålesund Innkalling og sakliste vert godkjent. Møteprotokoll frå forrige møte vert godkjent. Vedlegg: Protokoll - Fellesnemnd nye Ålesund

3 Møteprotokoll Utval: Fellesnemnd nye Ålesund Møtestad: Pinsekirka, Moa Dato: Tid: Kl Følgjande medlemmer møtte Parti Kommune Emil Korsnes AP Haram Espen Myklebust AP Sandøy Eva Vinje Aurdal AP Ålesund Geir Ove Leite AP Skodje Oddvar Myklebust AP Sandøy Torill Leganger AP Ørskog Åse Kristin Ask Bakke AP Sandøy Geir Stenseth FrP Ålesund Svein Harsjøen FrP Haram Dag Olav Tennfjord H Skodje Knut Harstad H Ørskog Øystein Tvedt H Ålesund Randi Frisvoll Krf Haram Janet Roelofs SP Ørskog Modolf Hareide SP Skodje Vebjørn Krogsæter SP Haram Geir Peter Aure SVK Ørskog Hildegard Maier V Sandøy Kari Grindvik V Skodje Forfall Parti Varamedlem Parti Anne Kristin Bryne AP Sindre Nakken AP Karoline Huldal Hauglid AP Per Egil Håhjem H Ewa Hildre H Cine Finstad Austnes FrP Jessica Gaertner H Lena Husøy AP Olav Kjetil Sjøholt H Arne Abelseth AP Tore Johan Øvstebø Krf Hans Kjetil Knutsen ÅL Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP. Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, kommunikasjonsansvarleg Bente Skjellum. Frå rådmannsgruppa møtte Turid Hanken, Haram, Bente Glomset Vikhagen, Skodje, Synnøve Vasstrand Synnes, Ørskog og Anny Sønderland, Sandøy. Orientering: Delprosjektleiar A6 Lars Fylling orienterte i forkant av sakene 22/17 og 30/17. Delprosjektleiar A8 Per Anders Aure orienterte i forkant av sak 23/17. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes orienterte i forkant av sak 28/17. Knut Harstad,Ørskog, H ga eit referat frå møte i

4 Møreaksen AS under sak 21/17. Oddvar Myklebust, Sandøy, AP orienterte om status og saksgang under behandling av sak 29/17. Spørsmål i møtet: Vebjørn Krogsæter, Haram, SP stilte spørsmål om arbeidsrutinane i delprosjekta. Han viste til delprosjekt P3 interkommunale samarbeid og lurte på kvifor ting som er under arbeid i delprosjektet er kome inn til behandling i styret i ÅRIM. Han viste til at det er fellesnemnda som skal ha styringa, og sakene må leggjast fram for fellesnemnda først. Vidare stilte han spørsmål om behovet for gjennomgang av referata frå styringsgruppemøte som var halde før fellesnemnda vart oppnemnt for å sjå om det kan vere ting som bør opp til behandling og vedtak i fellesnemnda. Til første spørsmål ba leiar Eva Vinje Aurdal administrasjonen ta kontakt med ÅRIM vedk. dette. Prosjektkoordinator Anne Berit S. Emblem opplyste at delprosjekta skal innstille til fellesnemnda og ikkje sjølv har avgjerdsmynde. Til neste møte vil det bli lagt fram ei sak om dei politiske delprosjekta ut frå føringane i fylkesmannen sitt infor-skriv nr. 3, her vil det bli presisert at avgjerdsmynda ligg til fellesnemnda. Delprosjekta vert også omtalt i det komande delegasjonsreglementet. Når det gjeld spørsmål to opplyste Eva V. Aurdal at dette vil bli følgt opp vidare. Diverse: Kari Grindvik, Skodje, V kom til møtet før oppstart av sak 22/17. Sak 30/17 vart flytta fram på saklista og handsama etter sak 22/17 i møtet. Til slutt i møtet ( frå kl til kl ) vart det halde ei arbeidsøkt knytt til politisk organisering (delprosjekt P2). Arbeidsgrunnlaget var utsendt til medlemmene pr e-post på førehand. Delprosjektleiar Kari Grindvik heldt ei innleiing, og deretter vart det gruppeabeid. Innspela frå gruppene vart lagt fram i plenum til slutt. Side 2 av 15

5 Side 3 av 15

6 Sakliste Sak nr. Sakstittel 020/17 Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll 021/17 Referatsaker 022/17 Delprosjekt A6 - Forslag til prosess for uttale til kommunane sine økonomi- og budsjettplanar 023/17 Delprosjekt A8 - Endring av veg- og gatenamn 024/17 Oppretting av Newton-rom - orientering om status og videre framdrift 025/17 Nye Ålesund kyrkjelege fellesråd - søknad om prosjektmidlar 026/17 Oppnemning av medlem og varamedlem til Kyrkjeleg fellesnemnd i nye Ålesund 027/17 Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund 028/17 Reglement for godtgjersle for medlemmer av Fellesnemnda m.v. 029/17 Eventuelle grensejusteringar i Møre og Romsdal i samband med kommunesamanslåinga - orientering 030/17 A6 - Delprosjekt Økonomi. Unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune - Presisering Side 4 av 15

7 020/17: Godkjenning av innkalling, sakliste og møteprotokoll Møteprotokoll frå forrige møte vert godkjent. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: 24 røysteføre medlemmer Det kom ikkje fram merknader til innkalling eller sakliste. På saklista er ført opp ei tilleggssak - Delprosjekt A6 - delprosjekt økonomi. Unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune - presisering. Modolf Hareide, Skodje, SP kom med merknad om feil i protokoll frå fellesnemnda sitt møte Her står Terje Vadset oppført som møtt medlem, medan det korrekte er Modolf Hareide. FNÅ- 020/17 Vedtak: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjedt. Protokollane frå møta og med endring framsett av Modolf Hareide vart samrøystes godkjende. 021/17: Referatsaker Refererte saker vert teke til vitande Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: 24 røysteføre medlemmer Knut Harstad, Ørskog, H, orienterte frå deltaking på møte som observatør i Møreaksen AS. Det kom ikkje fram merknader til dei referte sakene, og desse vart samrøystes teke til vitande. FNÅ- 021/17 Vedtak: Refererte saker vert teke til vitande 022/17: Delprosjekt A6 - Forslag til prosess for uttale til kommunane sine økonomi- og budsjettplanar Framlegg frå rådmannsgruppa: Side 5 av 15

8 AU rår Fellesnemnda til å gjere følgande vedtak: Fellesnemnda gjev ei samla fråsegn i møtet 7. desember. På dette tidspunktet har alle formannskapa har kome med sine budsjettforslag. 3 av kommunane har på dette tidspunktet gjort vedtak i kommunestyra. Frå og med neste år vil ein tilrå å samordne budsjettprosessane i dei einskilde kommunane i større grad, slik at ein får praktisk høve til å komme med særskilde uttalar til kvar kommune i god tid før endeleg politisk vedtak. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. ANÅ- 021/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda gjev ei samla fråsegn i møtet 7. desember. På dette tidspunktet har alle formannskapa har kome med sine budsjettforslag. 3 av kommunane har på dette tidspunktet gjort vedtak i kommunestyra. Frå og med neste år vil ein tilrå å samordne budsjettprosessane i dei einskilde kommunane i større grad, slik at ein får praktisk høve til å komme med særskilde uttalar til kvar kommune i god tid før endeleg politisk vedtak. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Tilrådinga frå Arbeidsutvalet (AU) vart samrøystes vedteke. FNÅ- 022/17 Vedtak: Fellesnemnda gjev ei samla fråsegn i møtet 7. desember. På dette tidspunktet har alle formannskapa har kome med sine budsjettforslag. 3 av kommunane har på dette tidspunktet gjort vedtak i kommunestyra. Frå og med neste år vil ein tilrå å samordne budsjettprosessane i dei einskilde kommunane i større grad, slik at ein får praktisk høve til å komme med særskilde uttalar til kvar kommune i god tid før endeleg politisk vedtak. 023/17: Delprosjekt A8 - Endring av veg- og gatenamn Framlegg frå rådmannsgruppa: Side 6 av 15

9 AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Med bakgrunn i kriterier for endring av vegnavn, vedteke i Fellesnemnda i sak 014/17, vedtek fellesnemnda at følgjande vegar må endre navn: Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Bakkane Breivikvege Bergsvegen Einavegen Fergevegen n Fjelltun Haugevegen Einevegen Gjerdsvegen Gjerdevegen Fjellvegen Kringsjåvege Fjellvegen Grytalivegen Gjerdsvegen n Gjerdet Lunda Gamlevegen Idrettsvegen Grytavegen Hamnevege Markavegen Gjerdevegen Kleivavegen Hansvegen n Haugvegen Molovegen Karolusplass Kyrkjevegen Haugen en Johanmarka Sjøvegen Myrbakken Liavegen Hjellevegen Jordmorveg Steinvågveg Nakkevegen Lyngvegen Knutgarden en en Kalvøyvegen Nesvegen Naustvegen Langhaugen Kyrkjevegen Porsevegen Skogvegen Niklavegen Lyngvegen Reitane Skulevegen Olaus Fjørtofts veg Sjøvegen Remevegen Smibakken Reitevegen Skulevegen Skulevegen Vestresæterveg Remavegen en Storgata Storfjordveg Øvstevegen Sjøvegen en Støvegen Torevegen Slettevegen Sætrevegen Ådalsvegen Stigen Åslia Storfjordveg en Med bakgrunn i endringane skal kvar kommune gjennomføre politisk og administrativt arbeid som resulterer i nye vegnamn med påfølgande offisielle adresser. Dersom det oppstår uklarheiter eller utegløymingar, og som av ulike grunnar ikkje er hensyntatt i saka, delegerer Fellesnemnda til rådmannsgruppa/rådmannen å fatte nødvendige avgjerder. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Leiar Eva V. Aurdal, Ålesund, AP kom med framlegg om endring av nest siste avsnitt slik: Med bakgrunn i vedtekne endringar i fellesnemnda skal kvar kommune gjennomføre Side 7 av 15

10 administrativt og politisk arbeid som resulterer i vedtak om nye vegnamn med påfølgande offisielle adresser. Ved røysting vart framlegget frå rådmannsgruppa med framsett endring av Eva V. Aurdal samrøystes vedteke. ANÅ- 022/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Med bakgrunn i kriterier for endring av vegnavn, vedteke i Fellesnemnda i sak 014/17, vedtek fellesnemnda at følgjande vegar må endre navn: Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Bakkane Breivikvege Bergsvegen Einavegen Fergevegen n Fjelltun Haugevegen Einevegen Gjerdsvegen Gjerdevegen Fjellvegen Kringsjåvege Fjellvegen Grytalivegen Gjerdsvegen n Gjerdet Lunda Gamlevegen Idrettsvegen Grytavegen Hamnevege Markavegen Gjerdevegen Kleivavegen Hansvegen n Haugvegen Molovegen Karolusplass Kyrkjevegen Haugen en Johanmarka Sjøvegen Myrbakken Liavegen Hjellevegen Jordmorveg Steinvågveg Nakkevegen Lyngvegen Knutgarden en en Kalvøyvegen Nesvegen Naustvegen Langhaugen Kyrkjevegen Porsevegen Skogvegen Niklavegen Lyngvegen Reitane Skulevegen Olaus Fjørtofts veg Sjøvegen Remevegen Smibakken Reitevegen Skulevegen Skulevegen Vestresæterveg Remavegen en Storgata Storfjordveg Øvstevegen Sjøvegen en Støvegen Torevegen Slettevegen Sætrevegen Ådalsvegen Stigen Åslia Storfjordveg en Med bakgrunn i vedtekne endringar i fellesnemnda skal kvar kommune gjennomføre administrativt og politisk arbeid som resulterer i vedtak om nye vegnamn med påfølgande offisielle adresser. Dersom det oppstår uklarheiter eller utegløymingar, og som av ulike grunnar ikkje er hensyntatt i saka, delegerer Fellesnemnda til rådmannsgruppa/rådmannen å fatte nødvendige avgjerder. Side 8 av 15

11 Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Leiar Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP opplyste at Remmavegen på Sandøy skal vere med i tilrådinga frå Arbeidsutvalet. Ved røysting vart arbeidsutvalet (AU) si tilråding med tillegg av Remmavegen på Sandøy samrøystes vedteke. FNÅ- 023/17 Vedtak: Med bakgrunn i kriterier for endring av vegnavn, vedteke i Fellesnemnda i sak 014/17, vedtek fellesnemnda at følgjande vegar må endre navn: Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Bakkane Breivikvege Bergsvegen Einavegen Fergevegen n Fjelltun Haugevegen Einevegen Gjerdsvegen Gjerdevegen Fjellvegen Kringsjåvege Fjellvegen Grytalivegen Gjerdsvegen n Gjerdet Lunda Gamlevegen Idrettsvegen Grytavegen Hamnevege Markavegen Gjerdevegen Kleivavegen Hansvegen n Haugvegen Molovegen Karolusplass Kyrkjevegen Haugen en Johanmarka Sjøvegen Myrbakken Liavegen Hjellevegen Jordmorveg Steinvågveg Nakkevegen Lyngvegen Knutgarden en en Kalvøyvegen Remmavege Nesvegen Naustvegen Langhaugen n Kyrkjevegen Porsevegen Skogvegen Niklavegen Lyngvegen Reitane Skulevegen Olaus Fjørtofts veg Sjøvegen Remevegen Smibakken Reitevegen Skulevegen Skulevegen Vestresæterveg Remavegen en Storgata Storfjordveg Øvstevegen Sjøvegen en Støvegen Torevegen Slettevegen Sætrevegen Ådalsvegen Stigen Åslia Storfjordveg en Med bakgrunn i vedtekne endringar i fellesnemnda skal kvar kommune gjennomføre administrativt og politisk arbeid som resulterer i vedtak om nye vegnamn med påfølgande offisielle adresser. Dersom det oppstår uklarheiter eller utegløymingar, og som av ulike grunnar ikkje er hensyntatt i saka, delegerer Fellesnemnda til rådmannsgruppa/rådmannen å fatte Side 9 av 15

12 nødvendige avgjerder. 024/17: Oppretting av Newton-rom - orientering om status og videre framdrift Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet råd fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek saka til orientering. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. ANÅ- 023/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda tek saka til orientering. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Hans Kjetil Knutsen, Ålesundlista ba om å få vurdert sin habilitet med bakgrunn i eigarinteresser i NMK. Han viste til forvaltningslova sin 6 andre ledd. Fellesnemnda vedtok samrøystes med heimel i forvaltningslova sin 6 andre ledd at han var inhabil, og han gjekk dermed frå under behandling av saka. 24 røysteføre medlemmer i saka Ved røysting vart tilrådinga frå arbeidsutvalet (AU) samrøystes vedteke. FNÅ- 024/17 Vedtak: Fellesnemnda tek saka til orientering. 025/17: Nye Ålesund kyrkjelege fellesråd - søknad om prosjektmidlar Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å fatte følgjande vedtak: Søknaden vert handsama etter samla budsjetthandsaming for nye Ålesund for Side 10 av 15

13 Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. ANÅ- 025/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Søknaden vert handsama etter samla budsjetthandsaming for nye Ålesund for Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Tilrådinga frå arbeidsutvalet (AU) vart samrøystes vedteke. FNÅ- 025/17 Vedtak: Søknaden vert handsama etter samla budsjetthandsaming for nye Ålesund for /17: Oppnemning av medlem og varamedlem til Kyrkjeleg fellesnemnd i nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet rår fellesnemnda til gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda innstiller Randi Walderhaug Frisvoll (Haram) som medlem, og Tore Johan Øvstebø (Ålesund) som varamedlem til kyrkjeleg fellesnemnd. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. ANÅ- 026/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda innstiller Randi Walderhaug Frisvoll (Haram) som medlem, og Tore Johan Øvstebø (Ålesund) som varamedlem til kyrkjeleg fellesnemnd. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Tilrådinga frå arbeidsutvalet (AU) vart samrøystes vedteke. FNÅ- 026/17 Vedtak: Side 11 av 15

14 Fellesnemnda innstiller Randi Walderhaug Frisvoll (Haram) som medlem, og Tore Johan Øvstebø (Ålesund) som varamedlem til kyrkjeleg fellesnemnd. 027/17: Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet vil rå fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek det framlagde forslaget til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Reglementet gjeld i fellesnemnda si funksjonstid. Når det gjeld spørsmålet om korleis medlemmene i fellesnemnda skal vere organisert i møte jf. pkt 2 i reglementet, vert det vedteke at medlemmene i fellesnemnda skal sitte:.. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Leiar Eva Vinje Aurdal, Ålesund,AP kom med framlegg om at medlemmene i fellesnemnda skal sitte kommunevis fram til , og deretter sitte partivis. Ved røysting vart framlegget frå rådmannsgruppa med framlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. ANÅ- 027/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda vedtek det framlagde forslaget til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Reglementet gjeld i fellesnemnda si funksjonstid. Når det gjeld spørsmålet om korleis medlemmene i fellesnemnda skal vere organisert i møte jf. pkt 2 i reglementet, vert det vedteke at medlemmene i fellesnemnda skal sitte kommunevis fram til , og deretter sitte partivis. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Geir Ove Leite, Skodje, AP kom med framlegg om at medlemmene i fellesnemnda i møta skal sitte kommunevis. Sindre Nakken, Ålesund, AP kom med framlegg om følgjande endringar i møtereglementet: Punkt 1 andre avsnitt: Innkalling til fellesnemnda skjer med minst 7 dagars varsel. Innkalling til arbeidsutvalet skjer med minst 5 dagars varsel. Punkt 11 under røysteplikt: Setninga Ved val og tilsetjing kan ein medlem krevje skriftleg røysting og Det er då høve til å røyste blankt, jf. kommunelova 40 nr 2 går ut. Side 12 av 15

15 Det vart først røysta over tilrådinga frå AU og endringsframlegget frå Geir Ove Leite, Skodje, AP. Endringsframlegget frå Geir Ove Leite vart samrøystes vedteke. Etter dette vart det røysta over endringsframlegga frå Sindre Nakken. Endringsframlegga vart samrøystes vedteke. Til slutt vart møtereglementet med dei vedtekene endringane samrøystes vedteke. FNÅ- 027/17 Vedtak: Fellesnemnda vedtek det framlagde forslaget til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund med følgjande endringar: Punkt 1 andre avsnitt: Innkalling til fellesnemnda skjer med minst 7 dagars varsel. Innkalling til arbeidsutvalet skjer med minst 5 dagars varsel. Punkt 11 under røysteplikt: Setninga Ved val og tilsetjing kan ein medlem krevje skriftleg røysting og Det er då høve til å røyste blankt, jf. kommunelova 40 nr 2 går ut. Reglementet gjeld i fellesnemnda si funksjonstid. Når det gjeld spørsmålet om korleis medlemmene i fellesnemnda skal vere organisert i møte jf. pkt 2 i reglementet, vert det vedteke at medlemmene i fellesnemnda skal sitte kommunevis. 028/17: Reglement for godtgjersle for medlemmer av Fellesnemnda m.v. Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet rår til at Fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Arbeidsutval nye Ålesund : Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. ANÅ- 028/17 Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Torill Leganger, Ørskog, AP sette fram slikt endringsframlegg: Varamedlemmer som møter på 50% eller meir av møta i Fellesnemnda, får tilsvarande % av Side 13 av 15

16 godtgjersle, samt 0,2% pr. møte i perioden. Randi Walderhaug Frisvoll, Haram, KRF sette fram slikt tilleggsframlegg: Tapt arbeidsforteneste skal inkludere feriepengar. Leiar Eva Vinje Aurdal,Ålesund,AP kom med framlegg om å utsette saka. Det vart først røysta over utsettingsframlegget som fall med 1 mot 24 røyster. Deretter vart det røysta over framlegga frå Torill Leganger og Randi W. Frisvoll separat. Begge framlegga vart samrøystes vedteke. Til slutt vart godtgjerslereglementet med dei vedtekne endringane samrøystes vedteke. FNÅ- 028/17 Vedtak: Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka med følgjande endringar: Pkt.1 b ii: Varamedlemmer som møter på 50% eller meir av møta i Fellesnemnda, får tilsvarande % av godtgjersle, samt 0,2% pr. møte i perioden. Tillegg under pkt. 2: Tapt arbeidsforteneste skal inkludere feriepengar. 029/17: Eventuelle grensejusteringar i Møre og Romsdal i samband med kommunesamanslåinga - orientering Framlegg til vedtak: Fellesnemnda tek saka til orientering. Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Oddvar Myklebust, Sandøy, AP orienterte i saka, og deretter vart framlegget til vedtak samrøystes vedteke. FNÅ- 029/17 Vedtak: Fellesnemnda tek saka til orientering. 030/17: A6 - Delprosjekt Økonomi. Unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune - Presisering Framlegg til vedtak: Fellesnemnda syner til tidlegare vedtak i møte , sak 015/17 som gjeld søknad om ein overgongsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt. Fellesnemnda vedtek å presisere søknaden slik: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune søker om unntak frå lov av 6. juni 1975 slik: Side 14 av 15

17 1. Unntak frå Eigedomsskattelova 13, slik at det fram til kan vedtakast ulik skattesats i nye Ålesund i dei delar av kommunen som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Skodje, Haram og Ørskog. 2. Unntak frå Eigedomsskattelova 13 bokstav g), slik at det fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt for verker og bruk og næringseigedom i den delen av kommunen som utgjorde Sandøy før kommunesamanslåinga. 3. Unntak frå Eigedomsskattelova 3, slik at det i perioden fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt i den delen av kommunen som før samanslåinga utgjorde Haram og Ørskog. 4. Unntak frå Eigedomsskattelova 7, slik at det i perioden fram til , kan gjerast ulike unntak for eigedommar som nemnd i 7 bokstav a-e i dei områda som før kommunesamanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje. 5. Unntak frå Eigedomsskattelova kapittel 3, slik at det kan vere ulike takseringsreglar for dei kommunane som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje fram til Fellesnemnd nye Ålesund : Behandling: Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. FNÅ- 030/17 Vedtak: Fellesnemnda syner til tidlegare vedtak i møte , sak 015/17 som gjeld søknad om ein overgongsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt. Fellesnemnda vedtek å presisere søknaden slik: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune søker om unntak frå lov av 6. juni 1975 slik: 1. Unntak frå Eigedomsskattelova 13, slik at det fram til kan vedtakast ulik skattesats i nye Ålesund i dei delar av kommunen som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Skodje, Haram og Ørskog. 2. Unntak frå Eigedomsskattelova 13 bokstav g), slik at det fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt for verker og bruk og næringseigedom i den delen av kommunen som utgjorde Sandøy før kommunesamanslåinga. 3. Unntak frå Eigedomsskattelova 3, slik at det i perioden fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt i den delen av kommunen som før samanslåinga utgjorde Haram og Ørskog. 4. Unntak frå Eigedomsskattelova 7, slik at det i perioden fram til , kan gjerast ulike unntak for eigedommar som nemnd i 7 bokstav a-e i dei områda som før kommunesamanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje. 5. Unntak frå Eigedomsskattelova kapittel 3, slik at det kan vere ulike takseringsreglar for dei kommunane som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje fram til Side 15 av 15

18 Arkivsak: 17/89 Journalpost: 17/195 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Referatsaker Saksnummer: Utval: Dato: 032/17 Fellesnemnd nye Ålesund Underliggande saker: 011/17, Nye kommune- og fylkesnummer fra 1. januar /17, Oversending av søknadar om unntak etter inndelingslova 17 - Kopi av brev til KMD 013/17, Rundskriv om målvedtak etter mållova i samband med kommune- og fylkessamanslåingar - nynorsk Refererte saker vert teke til vitande

19 Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/ Dato 27. oktober 2017 Nye kommune- og fylkesnummer fra 1. januar 2020 Stortinget vedtok 8. juni 2017 sammenslåing av 111 kommuner til 43 nye kommuner og 13 fylkeskommuner til 6 nye fylkeskommuner. Vedtakene ble fattet ved behandling av Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen og Prop. 84 S ( ) Ny inndeling av regionalt folkevalt nivå, jf. Innst. 386 S ( ) og Innst. 385 S ( ). Statistisk sentralbyrå (SSB) har i brev 1. september 2017 gitt departementet et forslag til nye fylkesnummer og kommunenummer fra 1. januar Hovedprinsippet er at det fastsettes nye nummer til nye sammenslåtte kommuner og fylkeskommuner. Sammenslåing av fylkeskommuner gjør det nødvendig å fastsette nye kommunenummer til alle kommunene i det nye fylket, da de to første sifrene i et kommunenummer er fylkesnummer. Det er ikke ønskelig med gjenbruk av nummer, det vil si at et nummer betyr forskjellige ting på forskjellige tidspunkt. SSB foreslår likevel at det gis unntak for de fire største bykommunene, Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger, da konsekvensene av nummerbytte for disse er størst. Dette innebærer at disse fire kommunene kan beholde kommunenummer ved kommunesammenslåing. Fastsettelse av nye kommune- og fylkesnummer Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsetter, i tråd med forslaget fra SSB, nye fylkesnummer til fylkeskommuner som er vedtatt slått sammen, nye kommunenummer til alle kommuner som er vedtatt slått sammen, og nye kommunenummer til kommuner i fylker som er vedtatt slått sammen. Følgende nye fylkesnummer gjelder fra 2020: - Sammenslåing av Østfold, Akershus og Buskerud får fylkesnummer 30 - Sammenslåing av Hedmark og Oppland får fylkesnummer 34 Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Stein Ove Pettersen

20 - Sammenslåing av Vestfold og Telemark får fylkesnummer 38 - Sammenslåing av Aust-Agder og Vest-Agder får fylkesnummer 42 - Sammenslåing av Hordaland og Sogn- og Fjordane får fylkesnummer 46 - Sammenslåing av Troms og Finnmark får fylkesnummer 54 Vedlagt følger listen over nye kommunenummer som gjelder fra 1. januar Fastsettelsen innebærer at Trondheim og Stavanger ikke får nytt kommunenummer i 2020 som en følge av de vedtatte kommunesammenslåingene. Bergen får nytt kommunenummer i 2020, som en følge av den vedtatte fylkessammenslåingen av Hordaland og Sogn og Fjordane, på samme måte som Trondheim får nytt kommunenummer fra 2018 som en følge av sammenslåingen av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. I Vestfold er det fire kommuner som allerede har fått nye kommunenummer i kommunereformen: Sandefjord i 2017 og Larvik, Færder og Holmestrand i Sandefjord, Larvik og Færder får igjen nytt kommunenummer i 2020, som en følge av den vedtatte fylkessammenslåingen av Vestfold og Telemark. Holmestrand slår seg sammen med Sande fra 2020, og får derfor nytt kommunenummer fra Det er tidligere fastsatt at Trøndelag får fylkesnummer 50 fra 2018, og at alle kommunene i begge Trøndelagsfylkene derfor får nye kommunenummer fra Kommuner i Trøndelag som slår seg sammen i 2020, får nytt kommunenummer i 2020, med unntak av sammenslåingen av Trondheim og Klæbu, som beholder kommunenummeret Trondheim får i Oslo (03), Rogaland (11), Møre- og Romsdal (15) og Nordland (18) beholder dagens fylkesnummer. Kommuner i disse fylkene som ikke er vedtatt slått sammen, får ikke nye kommunenummer. Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Stein Ove Pettersen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Side 2

21 Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Fylkesmannen i Buskerud Fylkesmannen i Finnmark Fylkesmannen i Hedmark Fylkesmannen i Hordaland Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Nordland Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Fylkesmannen i Oppland Fylkesmannen i Oslo og Akershus Fylkesmannen i Rogaland Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Telemark Fylkesmannen i Troms Fylkesmannen i Vestfold Fylkesmannen i Østfold Kommunesektorens organisasjon Side 3

22 Adresseliste Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Akershus Postboks OSLO fylkeskommune Sentrum Alstahaug kommune Rådhuset 8805 SANDNESSJØEN Alta kommune Postboks ALTA Alvdal kommune 2560 ALVDAL Andøy kommune Postboks ANDENES Aremark kommune Rådhuset 1798 AREMARK Arendal kommune Postboks 780 Stoa 4809 ARENDAL Asker kommune Postboks ASKER Askim kommune Postboks ASKIM Askvoll kommune Postboks ASKVOLL Askøy kommune Postboks KLEPPESTØ Audnedal kommune Rådhuset 4525 KONSMO Aukra kommune Kommunehuset 6480 AUKRA Aure kommune Postboks AURE Aurland kommune Vangen AURLAND Aurskog-Høland Rådhusveien BJØRKELANGEN kommune Aust-Agder Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL fylkeskommune Austevoll kommune Kommunehuset 5392 STOREBØ Austrheim kommune Sætremarka AUSTRHEIM Averøy kommune Postboks 152 Bruhagen 6538 AVERØY Balestrand kommune Kong Beles veg BALESTRAND Ballangen kommune Postboks BALLANGEN Balsfjord kommune Rådhusgata STORSTEINNES Bamble kommune Pb LANGESUND Bardu kommune Postboks BARDU Beiarn kommune Moldjord 8110 MOLDJORD Berg kommune Skaland 9385 SKALAND Bergen kommune Postboks BERGEN Berlevåg kommune Torget BERLEVÅG Bindal kommune Rådhuset 7980 TERRÅK Birkenes kommune Postboks BIRKELAND Bjerkreim kommune Postboks VIKESÅ Bjugn kommune Rådhuset 7160 BJUGN Bodø kommune Postboks BODØ Bokn kommune Boknatun 5561 BOKN Bremanger kommune Postboks SVELGEN Side 4

23 Brønnøy kommune Rådhuset 8905 BRØNNØYSUND Buskerud Postboks DRAMMEN fylkeskommune Bygland kommune Kommunehuset 4745 BYGLAND Bykle kommune Rådhuset 4754 BYKLE Bærum kommune Rådhuset 1304 SANDVIKA Bø kommune Postboks BØ I TELEMARK Bø kommune Rådhuset 8475 STRAUMSJØEN Bømlo kommune Kommunehuset 5430 BREMNES Båtsfjord kommune Postboks BÅTSFJORD Dovre kommune Kongsv DOVRE Drammen kommune Engene DRAMMEN Drangedal kommune Gudbrandsvei DRANGEDAL Dyrøy kommune Dyrøytunet BRØSTADBOTN Dønna kommune Solfjellsjøen 8820 DØNNA Eid kommune Rådhusvegen NORDFJORDEID Eide kommune 6490 EIDE Eidfjord kommune Simadalsvegen EIDFJORD Eidsberg kommune Ordfører Voldens vei MYSEN Eidskog kommune Postboks SKOTTERUD Eidsvoll kommune Rådhusgata EIDSVOLL Eigersund kommune Postboks EGERSUND Elverum kommune PB ELVERUM Enebakk kommune Prestegårdsveien ENEBAKK Engerdal kommune Engerdalsveien ENGERDAL Etne kommune Postboks ETNE Etnedal kommune Kyrkjevegen 10 Bruflat 2890 ETNEDAL Evenes kommune Postboks BOGEN I OFOTEN Evje og Hornnes Evjemoen 4735 EVJE kommune Farsund kommune Postboks FARSUND Fauske kommune Postboks FAUSKE Fedje kommune Stormarkvegen FEDJE Fet kommune Postboks FETSUND Finnmark Fylkeshuset 9815 VADSØ fylkeskommune Finnøy kommune Rådhuset 4160 FINNØY Fitjar kommune Postboks FITJAR Fjaler kommune Postboks DALE I SUNNFJORD Fjell kommune Postboks STRAUME Flakstad kommune 8380 RAMBERG Flatanger kommune Postboks FLATANGER Side 5

24 Flekkefjord Kirkegaten FLEKKEFJORD kommune Flesberg kommune Postmottak 3623 LAMPELAND Flora kommune Markegata FLORØ Flå kommune Kommunehuset 3539 FLÅ Folldal kommune 2580 FOLLDAL Forsand kommune Kommunehuset 4110 FORSAND Fosnes kommune Servicekontoret 7856 JØA Fredrikstad Postboks FREDRIKSTAD kommune Frogn kommune Postboks DRØBAK Froland kommune Osedalen 4820 FROLAND Frosta kommune Alstad 7633 FROSTA Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Frøya kommune Postboks SISTRANDA Fusa kommune Postboks EIKELANDSOSEN Fyresdal kommune Kommunehuset 3870 FYRESDAL Førde kommune Postboks FØRDE Gamvik kommune Postboks MEHAMN Gaular kommune 6973 SANDE I SUNNFJORD Gausdal kommune Vestringsvegen ØSTRE GAUSDAL Gildeskål kommune Postboks INNDYR Giske kommune Rådhuset 6050 VALDERØYA Gjemnes kommune Kommunehuset 6631 BATNFJORDSØRA Gjerdrum kommune Pb GJERDRUM Gjerstad kommune Kommunehuset 4980 GJERSTAD Gjesdal kommune Rettedalen ÅLGÅRD Gjøvik kommune Postboks GJØVIK Gloppen kommune Grandavegen SANDANE Gol kommune Gamlevegen GOL Gran kommune Rådhusvegen JAREN Grane kommune Industriveien TROFORS Granvin herad Postboks GRANVIN Gratangen kommune Årstein 9470 GRATANGEN Grimstad kommune Postboks GRIMSTAD Grong kommune Postboks GRONG Grue kommune Postboks Kirkenær Gulen kommune 5966 EIVINDVIK Hadsel kommune Rådhusgata STOKMARKNES Halden kommune Postboks HALDEN Halsa kommune Liabø 6683 VÅGLAND Hamar kommune Postboks HAMAR Side 6

25 Hamarøy kommune Kommunehuset 8294 HAMARØY Hammerfest Postboks HAMMERFEST kommune Haram kommune Storgata BRATTVÅG Hareid kommune Rådhusplassen HAREID Harstad kommune Postmottak 9479 HARSTAD Hasvik kommune Postboks BREIVIKBOTN Hattfjelldal kommune O.T.Olsens vei 3 A 8690 HATTFJELLDAL Haugesund Postboks HAUGESUND kommune Hedmark Postboks HAMAR fylkeskommune Bedriftssenteret Hemne kommune Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Hemnes kommune Sentrumsveien KORGEN Hemsedal kommune Kommunehuset 3560 HEMSEDAL Herøy kommune Postboks FOSNAVÅG Herøy kommune Kommunehuset 8850 HERØY Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Hjartdal kommune Sauland 3692 SAULAND Hjelmeland Vågen 4130 HJELMELAND kommune Hobøl kommune Elvestadveien HOBØL Hof kommune Hofslundveien HOF Hol kommune Ålmannvegen HOL Hole kommune Viksveien RØYSE Holmestrand Postboks HOLMESTRAND kommune Holtålen kommune Hovsletta 7380 ÅLEN Hordaland Postboks BERGEN fylkeskommune Hornindal kommune Postboks HORNINDAL Horten kommune Pb HORTEN Hurdal kommune Minneåsvegen HURDAL Hurum kommune Nordre Sætrevei SÆTRE Hvaler kommune Storveien SKJÆRHALDEN Hyllestad kommune Hyllestad 6957 HYLLESTAD kommunehus Hægebostad Birkeland 4595 TINGVATN kommune Høyanger kommune Postboks HØYANGER Høylandet kommune Administrasjonsbygget 7977 HØYLANDET Hå kommune Postboks VARHAUG Ibestad kommune Rådhuset 9450 HAMNVIK Side 7

26 Inderøy kommune Vennalivegen INDERØY Iveland kommune Birketveit 4724 IVELAND Jevnaker kommune Kirkegata JEVNAKER Jondal kommune Kommunehuset 5627 JONDAL Jølster kommune Kommunehuset 6843 SKEI I JØLSTER Karasjok kommune Raddeviessogeaidnu 9730 KARASJOK 4 Karlsøy kommune Rådhuset 9130 HANSNES Karmøy kommune Statsråd Vinjes gate 4250 KOPERVIK 25 Kautokeino Bredbuktnesvn KAUTOKEINO kommune Klepp kommune Postboks KLEPPE Klæbu kommune Postboks KLÆBU Kongsberg kommune Postboks KONGSBERG Kongsvinger kommune 2226 KONGSVINGER Kragerø kommune Pb KRAGERØ Kristiansand Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND S kommune Kristiansund Postboks KRISTIANSUND N kommune Krødsherad 3536 NORESUND kommune Kvalsund kommune Rådhusv KVALSUND Kvam herad Grovagjelet NORHEIMSUND Kvinesdal kommune Nesgata KVINESDAL Kvinnherad Rådhuset 5470 ROSENDAL kommune Kviteseid kommune Kviteseidgata KVITESEID Kvitsøy kommune 4180 KVITSØY Kvæfjord kommune Bygdeveien BORKENES Kvænangen Burfjord 9161 BURFJORD kommune Kåfjord kommune Postboks OLDERDALEN Lardal kommune Svarstadtunet SVARSTAD Larvik kommune Postboks LARVIK Lavangen kommune Nessveien TENNEVOLL Lebesby kommune Postboks KJØLLEFJORD Leikanger kommune Skrivarvegen LEIKANGER Leirfjord kommune Kommunehuset 8890 LEIRFJORD Leka kommune Lekatun 7994 LEKA Leksvik kommune Kommunehuset 7120 LEKSVIK Side 8

27 Lenvik kommune Postboks FINNSNES Lesja kommune Kommunehuset 2665 LESJA Levanger kommune Postboks LEVANGER Lier kommune PB LIER Lierne kommune Administrasjonsbygget 7882 NORDLI Lillehammer Postboks LILLEHAMMER kommune Lillesand kommune Postboks LILLESAND Lindesnes kommune Postboks 183 Vigeland 4524 LINDESNES Lindås kommune Felles postmottak 5914 ISDALSTØ Kvernhusmyrane 20 Lom kommune Sognefjellsveien LOM Loppa kommune Parkveien ØKSFJORD Lund kommune Moiveien MOI Lunner kommune Sandsvegen ROA Lurøy kommune Rådhuset 8766 LURØY Luster kommune Rådhuset 6868 GAUPNE Lyngdal kommune Postboks LYNGDAL Lyngen kommune Strandveien LYNGSEIDET Lærdal kommune Postboks LÆRDAL Lødingen kommune Postboks LØDINGEN Lørenskog kommune Postboks LØRENSKOG Løten kommune Postboks LØTEN Malvik kommune Postboks HOMMELVIK Mandal kommune Postboks MANDAL Marker kommune Postboks ØRJE Marnardal kommune Rådhuset 4534 MARNARDAL Masfjorden Sandnes 5981 MASFJORDNES kommune Meland kommune Postboks FREKHAUG Meldal kommune Kvamsveien MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Meløy kommune Gammelveien ØRNES Meråker kommune Rådhuset 7530 MERÅKER Midsund kommune Midsund 6475 MIDSUND Midtre Gauldal Rådhuset 7290 STØREN kommune Modalen kommune Mo 5729 MODALEN Modum kommune Postboks VIKERSUND Molde kommune Rådhusplassen MOLDE Moskenes kommune Rådhuset 8390 REINE Moss kommune Postboks MOSS Side 9

28 Møre og Romsdal Fylkeshuset 6404 MOLDE fylkeskommune Målselv kommune Kommunehuset 9321 MOEN Måsøy kommune Torget HAVØYSUND Namdalseid Gløttvegen NAMDALSEID kommune Namsos kommune Postboks NAMSOS Sentrum Namsskogan kommune 7890 NAMSSKOGAN Nannestad kommune Teiealleen NANNESTAD Narvik kommune Postmottak 8512 NARVIK Naustdal kommune Postboks NAUSTDAL Nedre Eiker Postboks C 3051 MJØNDALEN kommune Nes kommune Postboks ÅRNES Nes kommune Rukkedalsvegen NESBYEN Nesna kommune Movegen NESNA Nesodden kommune Postboks NESODDTANGEN Nesseby kommune Rådhuset 9840 VARANGERBOTN Nesset kommune Kommunehuset 6460 EIDSVÅG I ROMSDAL Nissedal kommune Kommunehuset 3855 TREUNGEN Nittedal kommune Pb SKYTTA Nome kommune Ringsevja ULEFOSS Nord-Aurdal Boks FAGERNES kommune Norddal kommune Postboks VALLDAL Nord-Fron kommune Nedregate VINSTRA Nordkapp kommune Postboks HONNINGSVÅG Nordland fylkeskommune Prinsens gate BODØ Nord-Odal kommune Herredsveien SAGSTUA Nordre Land Postboks DOKKA kommune Nordreisa kommune Postboks STORSLETT Nord-Trøndelag Seilmakergata STEINKJER fylkeskommune Nore og Uvdal Sentrum RØDBERG kommune Notodden kommune Postboks NOTODDEN Nærøy kommune Idrettsvegen KOLVEREID Side 10

29 Nøtterøy kommune Postboks BORGHEIM Borgheim Odda kommune Opheimsgata ODDA Oppdal kommune Inge Krokanns vei OPPDAL Oppegård kommune Postboks KOLBOTN Oppland Postboks LILLEHAMMER fylkeskommune Orkdal kommune Postboks ORKANGER Os kommune Rytrøa OS I ØSTERDALEN Os kommune Postboks OS Osen kommune Kommunehuset 7740 STEINSDALEN Oslo kommune Rådhuset 0037 OSLO Oslo kommune Rådhuset 0037 OSLO Osterøy kommune Rådhuset 5282 LONEVÅG Overhalla kommune Svalivn OVERHALLA Porsanger kommune Rådhuset 9712 LAKSELV Porsgrunn kommune Pb PORSGRUNN Radøy kommune Radøyvegen MANGER Rakkestad kommune Postboks RAKKESTAD Rana kommune Postboks MO I RANA Randaberg Postboks RANDABERG kommune Rauma kommune Vollan 8 A 6300 ÅNDALSNES Re kommune Postboks REVETAL Rendalen kommune Postmottak 2485 RENDALEN kommunehuset Rennebu kommune Kommunehuset 7391 RENNEBU Rennesøy kommune Postboks RENNESØY Rindal kommune Rindalsvegen RINDAL Ringebu kommune Hanstadgata RINGEBU Ringerike kommune Pb 123 Sentrum 3502 HØNEFOSS Ringsaker kommune Postboks BRUMUNDDAL Rissa kommune Rådhusveien RISSA Risør kommune Postboks RISØR Roan kommune 7180 ROAN Rogaland Postboks STAVANGER fylkeskommune Sentrum Rollag kommune 3626 ROLLAG Rygge kommune Larkollveien DILLING Rælingen kommune Postboks FJERDINGBY Rødøy kommune Postboks VÅGAHOLMEN Rømskog kommune Kommunehuset 1950 RØMSKOG Røros kommune Bergmannsgata RØROS Side 11

30 Røst kommune Rådhuset 8064 RØST Røyken kommune Katrineåsveien RØYKEN Røyrvik kommune Kommunehuset 7898 LIMINGEN Råde kommune Skråtorpveien 2 A 1640 RÅDE Salangen kommune Postboks SJØVEGAN Saltdal kommune Kirkegt ROGNAN Samnanger Kommunehuset 5650 TYSSE kommune Sande kommune Postboks SANDE I VESTFOLD Sande kommune Rådhuset 6084 LARSNES Sandefjord kommune Postboks SANDEFJORD Sandnes kommune Postboks SANDNES Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Sarpsborg kommune Postboks SARPSBORG Sauda kommune Postboks SAUDA Sauherad kommune Idunsvoll AKKERHAUGEN Sel kommune Botten Hansens gt OTTA Selbu kommune Gjelbakken SELBU Selje kommune 6740 SELJE Seljord kommune Brøløsvegen 13 A 3840 SELJORD Sigdal kommune 3350 PRESTFOSS Siljan kommune Postboks SILJAN Sirdal kommune Tonstadvegen 28, 4440 TONSTAD Rådhuset Skaun kommune Postboks BØRSA Skedsmo kommune Postboks LILLESTRØM Ski kommune Postboks SKI Skien kommune Postboks SKIEN Skiptvet kommune Postboks SKIPTVET Skjervøy kommune Postboks SKJERVØY Skjåk kommune Moavegen SKJÅK Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Skånland kommune Postboks EVENSKJER Smøla kommune Postboks SMØLA Snillfjord kommune Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Snåsa kommune Sentrum 7760 SNÅSA Sogn og Fjordane Fylkeshuset, 6863 LEIKANGER fylkeskommune Askedalen 2 Sogndal kommune Postboks SOGNDAL Sokndal kommune Gamleveien HAUGE I DALANE Sola kommune Postboks SOLA Solund kommune Kommunehuset 6924 HARDBAKKE Side 12

31 Songdalen kommune Postboks NODELAND Sortland kommune Postboks SORTLAND Spydeberg kommune Stasjonsgata SPYDEBERG Stange kommune Postboks STANGE Stavanger kommune Postboks STAVANGER Steigen kommune Leinesfjord 8283 LEINESFJORD Steinkjer kommune Postboks STEINKJER Stjørdal kommune Postboks STJØRDAL Stord kommune Postboks STORD Stordal kommune Kommunehuset 6250 STORDAL Stor-Elvdal Pb KOPPANG kommune Storfjord kommune Hatteng 9046 OTEREN Strand kommune Postboks JØRPELAND Stranda kommune Øyna STRANDA Stryn kommune Tonningsgata STRYN Sula kommune Postboks LANGEVÅG Suldal kommune Eidsvegen SAND Sund kommune Postboks SKOGSVÅG Sunndal kommune Postboks SUNNDALSØRA Surnadal kommune Bårdshaugvegen SURNADAL Sveio kommune Postboks SVEIO Svelvik kommune P.b SVELVIK Sykkylven kommune 6230 SYKKYLVEN Søgne kommune Postboks SØGNE Sømna kommune Vik 8920 SØMNA Søndre Land kommune Hovsbakken HOV Sør-Aurdal kommune Tingvollbakkin BAGN Sørfold kommune Rådhuset 8226 STRAUMEN Sør-Fron kommune Kommunevegen SØR-FRON Sør-Odal kommune Øgardsvegen SKARNES Sørreisa kommune Storveien SØRREISA Sør-Trøndelag Postboks TRONDHEIM fylkeskommune Sluppen Sørum kommune Postboks SØRUMSAND Sør-Varanger Postboks KIRKENES kommune Tana kommune Rådhusveien TANA Telemark Postboks SKIEN fylkeskommune Time kommune Postboks BRYNE Tingvoll kommune Kommunehuset 6630 TINGVOLL Side 13

32 Tinn kommune Postboks RJUKAN Tjeldsund kommune Rådhuset 9444 HOL I TJELDSUND Tjøme kommune Rødsgata TJØME Tokke kommune Storvegen DALEN Tolga kommune Kommunehuset 2540 TOLGA Torsken kommune 9380 GRYLLEFJORD Tranøy kommune Kommunehuset 9304 VANGSVIK Troms Postboks TROMSØ fylkeskommune Tromsø kommune Postboks TROMSØ Trondheim kommune Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Trysil kommune Postboks TRYSIL Træna kommune Postboks TRÆNA Trøgstad kommune Postboks TRØGSTAD Tvedestrand Postboks TVEDESTRAND kommune Tydal kommune Ås 7590 TYDAL Tynset kommune Torvgata TYNSET Tysfjord kommune Postboks KJØPSVIK Tysnes kommune Rådhuset 5685 UGGDAL Tysvær kommune Postboks AKSDAL Tønsberg kommune Postboks TØNSBERG Ullensaker kommune Postboks JESSHEIM Ullensvang herad 5780 KINSARVIK Ulstein kommune Postboks ULSTEINVIK Ulvik herad Skeiesvegen ULVIK Utsira kommune Postboks UTSIRA Vadsø kommune Postboks VADSØ Vaksdal kommune Konsul Jebsens gate 5722 DALEKVAM 16 Valle kommune Postboks VALLE Vang kommune Kommunehuset VANG I VALDRES Tyinvegen 5161 Vanylven kommune Rådhuset 6143 FISKÅ Vardø kommune Postboks VARDØ Vefsn kommune Postboks MOSJØEN Vega kommune Gladstad 8980 VEGA Vegårshei kommune Administrasjonsbygget 4985 VEGÅRSHEI Vennesla kommune Postboks VENNESLA Verdal kommune Postboks VERDAL Verran kommune Liavegen MALM Side 14

33 Vest-Agder Postboks KRISTIANSAND S fylkeskommune Lundsiden Vestby kommune Postboks VESTBY Vestfold Svend Foyns gate TØNSBERG fylkeskommune Vestnes kommune Rådhuset 6390 VESTNES Vestre Slidre Slidrevegen SLIDRE kommune Vestre Toten kommune Postboks RAUFOSS Vestvågøy kommune Postboks LEKNES Vevelstad kommune Kommunehuset 8976 VEVELSTAD Vik kommune Postboks VIK I SOGN Vikna kommune Postboks 133 Sentrum 7901 RØRVIK Vindafjord kommune Rådhusplassen ØLEN Vinje kommune Vinjevegen VINJE Volda kommune Stormyra VOLDA Voss kommune Postboks VOSS Værøy kommune Værøy kommune 8063 VÆRØY Vågan kommune Rådhuset 8305 SVOLVÆR Vågsøy kommune Postboks MÅLØY Vågå kommune Edv. Stormsveg VÅGÅ Våler kommune Kjosveien VÅLER I ØSTFOLD Våler kommune Vålgutua VÅLER I SOLØR Øksnes kommune Postboks MYRE Ørland kommune Postboks BREKSTAD Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Ørsta kommune Dalevegen ØRSTA Østfold Postboks SARPSBORG fylkeskommune Østre Toten kommune Postboks LENA Øvre Eiker kommune Postboks HOKKSUND Øyer kommune Kongsvegen ØYER Tingeberg Øygarden kommune Øygarden rådhus 5337 RONG Øystre Slidre Tingvang, 2940 HEGGENES kommune Bygdinvegen 1989 Åfjord kommune Øvre Årnes ÅFJORD Ål kommune Torget ÅL Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Åmli kommune Gata ÅMLI Side 15

34 Åmot kommune Rådhuset, Torget RENA Årdal kommune Statsråd Evensensveg 6885 ÅRDALSTANGEN 4 Ås kommune Postboks ÅS Åseral kommune Gardsvegen ÅSERAL Åsnes kommune Rådhusgata FLISA Side 16

35 Kommune nummer 2017 Kommunenavn Nye kommune nummer 2020 Sammenslåing av Østfold, Akershus og Buskerud Halden 3001 Sammenslåing av Moss og Rygge Sarpsborg Fredrikstad 3004 Sammenslåing av Drammen, Svelvik og Nedre Eiker Kongsberg Ringerike Hvaler Aremark Marker 3013 Indre Østfold Skiptvet Rakkestad Råde Våler (Østf.) Vestby 3019 Sammenslåing av Ski og Oppegård Ås Frogn Nesodden Bærum 3024 Sammenslåing av Asker, Røyken og Hurum 3025 Sammenslåing av Aurskog -Høland og Rømskog Rælingen Enebakk Lørenskog 3029 Sammenslåing av Skedsmo, Fet og Sørum Nittedal Gjerdrum Ullensaker Nes (Ak.) Eidsvoll Nannestad Hurdal Hole Flå Nes (Busk.) Gol Hemsedal Ål Hol 3044

36 0621 Sigdal Krødsherad Modum Øvre Eiker Lier Flesberg Rollag Nore og Uvdal 3052 Sammenslåing av Hedmark og Oppland Kongsvinger Hamar Lillehammer Gjøvik Ringsaker Løten Stange Nord-Odal Sør-Odal Eidskog Grue Åsnes Våler (Hedm.) Elverum Trysil Åmot Stor-Elvdal Rendalen Engerdal Tolga Tynset Alvdal Folldal Os (Hedm.) Dovre Lesja Skjåk Lom Vågå Nord-Fron Sel Sør-Fron Ringebu Øyer Gausdal Østre Toten 3442

37 0529 Vestre Toten Jevnaker Lunner Gran Søndre Land Nordre Land Sør-Aurdal Etnedal Nord-Aurdal Vestre Slidre Øystre Slidre Vang 3454 Sammenslåing av Vestfold og Telemark Horten 3801 Sammenslåing av Holmestrand og Sande 3802 Sammenslåing av Tønsberg og Re Sandefjord 3804 Larvik Porsgrunn Skien Notodden 3808 Færder Siljan Bamble Kragerø Drangedal Nome 3816 Sammenslåing av Bø (Telem.) og Sauherad Tinn Hjartdal Seljord Kviteseid Nissedal Fyresdal Tokke Vinje 3825 Sammenslåing av Aust-Agder og Vest-Agder Risør Grimstad Arendal 4203 Sammenslåing av Kristiansand, Songdalen og Søgne 4204 Mandal,Marnardal og Lindesnes Farsund Flekkefjord 4207

38 0911 Gjerstad Vegårshei Tvedestrand Froland Lillesand Birkenes Åmli Iveland Evje og Hornnes Bygland Valle Bykle Vennesla Åseral 4224 Sammenslåing av Audnedal og Lyngdal Hægebostad Kvinesdal Sirdal 4228 Rogaland - 11 Sammenslåing av Stavanger,Finnøy og Rennesøy 1103 Sammenslåing av Sandnes og Forsand 1108 Sammenslåing av Hordaland og Sogn og Fjordane Bergen 4601 Sammenslåing av Flora og Vågsøy Etne Sveio Bømlo Stord Fitjar Tysnes Kvinnherad 4617 Sammenslåing av Jondal, Odda og Ullensvang Eidfjord Ulvik 4620 Sammenslåing av Granvin og Voss Kvam Samnanger 4623 Sammenslåing av Os og Fusa Austevoll 4625 Sammenslåing av Sund, Fjell og Øygarden Askøy Vaksdal Modalen Osterøy 4630

39 Sammenslåing av Meland, Radøy og Lindås Austrheim Fedje Masfjorden Gulen Solund Hyllestad Høyanger Vik 4639 Sammenslåing av Balestrand, Leikanger og Sogndal Aurland Lærdal Årdal Luster Askvoll Fjaler 4646 Sammenslåing av Gaular, Jølster, Førde og Naustdal Bremanger 4648 Sammenslåing av Selje og Eid Gloppen Stryn 4651 Møre og Romsdal - 15 Sammenslåing av Molde, Nesset og Midsund 1506 Sammenslåing av Ålesund, Ørskog, Skodje, Haram og Sandøy 1507 Sammenslåing av Volda og Hornindal 1577 Sammenslåing av Norddal og Stordal 1578 Sammenslåing av Fræna og Eide 1579 Trøndelag - 42 Sammenslåing av Trondheim og Klæbu 5001 Sammenslåing av Steinkjer og Verran 5006 Sammenslåing av Namsos,Namdalseid og Fosnes 5007 Sammenslåing av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord 5055 Sammenslåing av Hitra og deler av Snillfjord 5056 Sammenslåing av Ørland og Bjugn 5057 Sammenslåing av Åfjord og Roan 5058 Sammenslåing av Orkdal,Agdenes,Meldal og deler av Snillfjord 5059 Sammenslåing av Vikna, Nærøy, Leka og Bindal 5060 Nordland - 18 Sammenslåing av Narvik, Ballangen og deler av Tysfjord 1806 Sammenslåing av Hamarøy - Hábmer og Divtasvuodna - Tysfjord 1875

40 Sammenslåing av Troms og Finnmark Tromsø Harstad Alta Vardø Vadsø 5405 Sammenslåing av Hammerfest og Kvalsund Kvæfjord 5411 Sammenslåing av Skånland og Tjeldsund Ibestad Gratangen Loabák - Lavangen Bardu Salangen Målselv Sørreisa Dyrøy 5420 Sammenslåing av Tranøy, Torsken, Berg og Lenvik Balsfjord Karlsøy Lyngen Storfjord - Omasvuotna - Omasvuono Gáivuotna - Kåfjord - Kaivuono Skjervøy Nordreisa Kvænangen Guovdageaidnu - Kautokeino Loppa Hasvik Måsøy Nordkapp Porsanger - Porsáŋgu - Porsanki Kárášjohka - Karasjok Lebesby Gamvik Berlevåg Deatnu - Tana Unjárga - Nesseby Båtsfjord Sør-Varanger 5444

41 Vår dato /6387/FRJE/331.5 Saksbehandlar, innvalstelefon Dykkar dato Dykkar ref. seniorrådgivar Frida Farstad Brevik, Vår ref. Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepartement Postboks 8112 Dep 0032 OSLO Oversending av søknadar om unntak etter inndelingslova 17 Fylkesmannen viser til dykkar brev av der det går fram at søknad om unntak etter inndelingslova 17 skal sendast departementet innan 1. november Vedlagt ligg: søknad frå nye Molde kommune om unntak frå eigedomsskattelova (vedlegg 1) søknad frå nye Ålesund kommune om unntak frå eigedomsskattelova (vedlegg 2) søknad frå nye Fjord kommune om unntak frå eigedomsskattelova (vedlegg 3) søknad frå nye Hustadvika kommune om unntak frå eigedomsskattelova (vedlegg 4) Om det skulle vere behov for ei klargjering av søknadene ber vi om at dykk tar kontakt med oss. Med helsing Helge Mogstad (e.f.) direktør Frida Farstad Brevik Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. 1 Vedlegg 1 - søknad frå nye Molde kommune 2 Vedlegg 2 - søknad frå nye Ålesund kommune 3 Vedlegg 3 - søknad frå nye Fjord kommune 4 Vedlegg 4 - søknad frå nye Hustadvika kommune Kopi (utan vedlegg): Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Eide kommune Rådhuset 6490 EIDE Nesset kommune Kråkholmvegen EIDSVÅG I ROMSDAL Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Fylkesmannen i Møre og Romsdal Postboks 2520, 6404 MOLDE fmmrpos ak@fylkesmannen.no Organisasjonsnr:

42 Haram kommune Storgata BRATTVÅG Ørskog kommune 6240 ØRSKOG Molde kommune Rådhusplassen MOLDE Norddal kommune Postboks VALLDAL Midsund kommune Utsidevegen MIDSUND Sandøy kommune Steinshamnvegen HARØY Stordal kommune Kommunehuset 6250 STORDAL side 2 av 2

43 Fra: Roald, Britt Dato: 23. okt Til: Fylkesmannen i Møre og Romsdal; Brevik, Frida Farstad Tittel: Søknad fra nye Molde kommune ang eiendomsskatt Hei. Oversender søknad fra fellesnemnda nye Molde kommune jfr avtale. Fint om dere kan bekrefte at dette er mottatt. Med vennlig hilsen Britt Rakvåg Roald Prosjektleder Telefon: Mail: Britt.rakvag.roald@molde.kommune.no Nettside:

44

45

46

47 Fra: Lars Dato: 26. okt Til: Brevik, Frida Farstad; Vigdis Rotlid Vestad Kopi: Anne Berit Støyva Emblem; Elin Moen Tittel: Søknad om unntak frå reglane om innkrevjing av eigedomsskatt frå Nye Ålesund kommune Vi syner til vedtak i sak 015/17 i fellesnemnda i nye Ålesund kommune, samt til etterfølgande korrespondanse mellom representantar frå nye Ålesund kommune og Fylkesmannen i saka. Fellesnemnda i nye Ålesund kommune har i dag samrøystes vedteke å sende ein presisert søknad om unntak frå reglane om innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. Vedtak: Fellesnemnda syner til tidlegare vedtak i møte , sak 015/17 som gjeld søknad om ein overgongsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt. Fellesnemnda vedtek å presisere søknaden slik: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune søker om unntak frå lov av 6. juni 1975 slik: 1. Unntak frå Eigedomsskattelova 13, slik at det fram til kan vedtakast ulik skattesats i nye Ålesund i dei delar av kommunen som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Skodje, Haram og Ørskog. 2. Unntak frå Eigedomsskattelova 13 bokstav g), slik at det fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt for verker og bruk og næringseigedom i den delen av kommunen som utgjorde Sandøy før kommunesamanslåinga. 3. Unntak frå Eigedomsskattelova 3, slik at det i perioden fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt i den delen av kommunen som før samanslåinga utgjorde Haram og Ørskog. 4. Unntak frå Eigedomsskattelova 7, slik at det i perioden fram til , kan gjerast ulike unntak for eigedommar som nemnd i 7 bokstav a e i dei områda som før kommunesamanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje. 5. Unntak frå Eigedomsskattelova kapittel 3, slik at det kan vere ulike takseringsreglar for dei kommunane som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje fram til Sjå vedlagte saksdokument for detaljar. Mvh. Lars K. Fylling Økonomisjef Skodje kommune Mobil: E post: lars.fylling@skodje.kommune.no

48

49 Arkivsak: 17/41 Journalpost: 17/138 Saksbehandlar: Lars Fylling Dato: Saksframlegg A6 - Delprosjekt Økonomi. Unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune - Presisering Framlegg til vedtak: Fellesnemnda syner til tidlegare vedtak i møte , sak 015/17 som gjeld søknad om ein overgongsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt. Fellesnemnda vedtek å presisere søknaden slik: Fellesnemnda for nye Ålesund kommune søker om unntak frå lov av 6. juni 1975 slik: 1. Unntak frå Eigedomsskattelova 13, slik at det fram til kan vedtakast ulik skattesats i nye Ålesund i dei delar av kommunen som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Skodje, Haram og Ørskog. 2. Unntak frå Eigedomsskattelova 13 bokstav g), slik at det fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt for verker og bruk og næringseigedom i den delen av kommunen som utgjorde Sandøy før kommunesamanslåinga. 3. Unntak frå Eigedomsskattelova 3, slik at det i perioden fram til kan gjerast unntak for utskriving av eigedomsskatt i den delen av kommunen som før samanslåinga utgjorde Haram og Ørskog. 4. Unntak frå Eigedomsskattelova 7, slik at det i perioden fram til , kan gjerast ulike unntak for eigedommar som nemnd i 7 bokstav a-e i dei områda som før kommunesamanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje. 5. Unntak frå Eigedomsskattelova kapittel 3, slik at det kan vere ulike takseringsreglar for dei kommunane som før samanslåinga utgjorde Ålesund, Sandøy, Haram, Ørskog og Skodje fram til Saksutgreiing:

50 Fellesnemnda for nye Ålesund kommune handsama i møte , sak 015/17 søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. Fellesnemnda gjorde slikt samrøystes vedtak i sak 015/17: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Etter dette har delprosjektgruppa for økonomi vore i dialog med fylkesmannen i Møre og Romsdal og fått opplyst at det i søknaden må framgå kva regel i eigedomsskattelova det vert søkt unntak frå, og eventuelt for kva del av den nye kommunen det skal gjelde. Søknaden frå fellesnemnda må derfor presiserast ytterlegare. Vurdering: Det vert tilrådd at fellesnemnda gjer eit nytt vedtak i saka som oppfyller dei tilrådingar som er gitt av fylkesmannen i Møre og Romsdal. Søknadsfristen er , og presiseringane vil kunne sikre at søknaden kan bli godkjent i kongeleg resolusjon. Tidlegare behandling og saksutgreiing, sak 015/17: 015/17 - Fellesnemnd nye Ålesund - Vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for eventuell innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Behandling: Geir Stenseth, Ålesund,FRP kom med framlegg om å sette inn ordet eventuell foran innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Ved røysting vart tilrådinga frå arbeidsutvalet med tillegget frå Geir Stenseth samrøystes vedteke. 014/17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Behandling: Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Framlegg til vedtak frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Saksutgreiing:

51 Samandrag av saka Fellesnemnda må ta stilling til om det er saker der det er naudsynt å søke om unntak frå reglar og forskrifter for å få gjennomført samanslåinga. Dette gjeld mellom anna innkrevjing av eigedomsskatt. Ei eventuelt utskriving av eigedomsskatt for 2020 må gjerast innan utløpet av juni månad I tillegg til å gjere eigne vurderingar, har prosjektgruppa for økonomi i nye Ålesund kommune mellom anna konferert med både KS og kommunar som alt har slått seg saman. Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. 1. Regelverk Regelverk og føringar ved kommunesamanslåingar Ved samanslåing av kommunar gjeld lokale forskrifter og vedtekter framleis for vedkommande område inntil dei vert endra, jf. Inndelingslova 13 første ledd. Eigedomsskatt er eit døme på ei slik lokal forskrift. Det er ikkje sett nokon frist for tilpassing av det lokale regelverket, men det følger av Ot.prp. nr. 41 ( ) at dette som hovudregel bør gjerast i løpet av det første året etter at samanslåinga eller delinga er sett i verk. Kongen kan, med heimel i Inndelingslova 17 anna ledd bokstav b, gjere unntak frå eventuelt lovbestemte fristar for å sikre fleksibilitet i kvart einskild tilfelle. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har i sitt saksframlegg om felles kommunestyremøte mellom anna skrive: «I tillegg til sakene som er nemnd i 25 i inndelingslova bør kommunane i eit slikt felles møte drøfte og bli einige om saker som det er nødvendig å gjere unntak frå i lovverket for å gjennomføre samanslåing, jf. 17 i inndelingslova. Eksempel på unntak frå lovverket er ( ) harmonisering av reglar for eigedomsskatt (eigedomsskattelova) ( ). Slike saker må også takast med i kongeleg resolusjon, dersom det forutset unntak frå lov eller forskrift.» I felles kommunestyremøte 21. juni 2017 vart eigedomsskatt i nye Ålesund kommune ikkje drøfta, då ein på det dåverande tidspunkt ikkje hadde utgreidd dette spørsmålet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har i brev av 30. juni 2017 minna om at kommunen bør vurdere om det er naudsynt å ha unntak frå lovar og reglar for å kunne gjennomføre samanslåinga jf. Inndelingslova 17. Eit døme på slikt unntak kan vere unntak frå fristane

52 for å krevje inn eigedomsskatt. KMD må ha ein eventuell søknad om unntak tilsendt innan 1. november 2017 for å vinne å få dette innarbeidd i forskrift om samanslåing i løpet av hausten Merk at ein søknad om unntak må vere godt grunngjeve, og unntaket må vere naudsynt for gjennomføring av grenseendring. Det er ikkje nok at eit unntak vert sett på som hensiktsmessig eller ønskeleg. Kort om regelverket for eigedomsskatt Eigedomsskatt høyrer til ein kommune sine frie inntekter, og kan fritt disponerast slik kommunestyret vedtek. Det einskilde kommunestyre må sjølv bestemme om det skal skrivast ut eigedomsskatt, kva kategoriar det eventuelt skal skrivast ut eigedomsskatt for, og kva skattesats ein eventuelt skal nytte. Eigedomsskattesatsen skal vere mellom 2 og sju promille. Ved første gongs utskriving skal skattesatsen ikkje vere høgare enn 2 promille. Eigedomsskattelova (Esl.) 3 regulerer kva for kategoriar som det kan skrivast ut eigedomsskatt på. Det er til saman 7 kategoriar, og desse er: a) Faste eigedommar i heile kommune, eller b) Faste eigedommar i klårt avgrensa område som heilt eller delvis er utbygde på byvis eller der slik utbygging er i gang, eller c) Berre på verk og bruk i heile kommunen, eller d) Berre på verk og bruk og annan næringseigedom i heile kommunen, eller e) Eigedom både under bokstav a og c, eller f) Eigedom både under bokstav b og d, eller g) Faste eigedommar i heile kommunen, unnateke verk og bruk og annan næringseigedom. Det er ikkje opning for at ein kommune kan lage andre kategoriar enn dei som er nemnt her. Det er også eit krav at utskrivingsalternativa må vere dei same innanfor den nye kommunen sine grenser. Ein kan ikkje handsame ein tidlegare kommune annleis. Dersom den nye kommunen ynskjer å skilje eigedomsskatten etter kvar folk bur, må dette gjerast mellom område som er «utbygde på byvis» (med eigedomsskatt) og dei andre områda (utan eigedomsskatt) jf. Esl. 3 bokstav b. Esl. 13 siste ledd regulerer kva som skjer når ein kommune får nye grenser. Lova seier at «Får ein kommune nye grenser, skal reglane i første leden ikkje vera til hinder for at det på eigedomar i område som kjem med i kommunen, vert skrive ut eigedomsskatt etter same satsar som før utvidinga.» Med andre ord det er den kommunen som har flest innbyggjarar (Ålesund) som vert

53 rekna som den kommunen som får nye grenser. Dersom ein skal fortsette med/innføre eigedomsskatt i den nye kommunen, kan ein fortsette å skrive ut eigedomsskatt etter dei same satsane som Ålesund hadde på tidspunktet før samanslåinga. Kommunestyret i nye Ålesund kommune må difor ta stilling til om den nye kommunen skal skrive ut eigedomsskatt, og eventuelt på kva grunnlag skatten skal skrivast ut. Det vil vere naturleg at ein greier ut spørsmålet om eigedomsskatt nærare først, slik at det nye kommunestyret kan ta stilling til saka i samband med handsaming av budsjettet for den nye kommunens første driftsår (2020). 2. Dagens status når det gjeld eigedomsskatt Ulike regelverk i kommunane Sandøy, Ålesund og Skodje kommunar har vedtak om eigedomsskatt for 2017, alle med skattesats 2 promille. Haram og Ørskog kommunar har ikkje eigedomsskatt. Sandøy skattlegg berre bustad- og fritidseigedommar, våningshus på gardsbruk og naust som ikkje vert nytta til næring, medan næringseigedom, verk og bruk er unnateke eigedomsskatt. Ålesund har eigedomsskatt på dei fleste eigedommar, med unntak av nye bustader som er tekne i bruk i løpet av dei to siste åra før skatteåret. I tillegg er det unntak for visse andre eigedommar. Skodje kommune har eigedomsskatt på alle typar eigedom. Intensjonsavtalen om eigedomsskatt Intensjonsavtalen skriv dette om harmonisering: «Lokale forskrifter og vedtekter (til dømes politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. ( ) Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Dette arbeidet må starte raskt.» Fellesnemnda sitt mandat om eigedomsskatt I punkt 3.3 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal utarbeide økonomiplan og budsjett for det første driftsåret for den nye

54 kommunen (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, første punktum), og legg fram forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for det nye kommunestyret som blir vald hausten 2019, her under framlegg til satsar for gebyr, avgifter og eigenbetaling. Formannskapet har ansvaret for å fremje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret (2019) (jf. pkt i Rundskriv H-10/15 om inndelingslova).» I punkt 3.4 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal i si verkeperiode gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane som er nemnde i kapittel 1 i dette reglementet (jf.inndelingslova 26 tredje ledd, andre punktum).» Lovkrav til harmonisering Uavhengig av om ein søker om unntak etter Inndelingslova 17.2, skal ein eventuell eigedomsskatt harmoniserast i nye Ålesund kommune - anten frå og med , eller frå den dato departementet måtte fastsette i eit eventuelt unntaksvedtak. Ein er kjent med at det ved minst eitt høve er gitt unntak i medhald av Inndelingslova 17, 2. ledd bokstav d. Dette skjedde i samband med samanslåinga av Harstad og Bjarkøy kommunar i 2013, der det i samanslåingsresolusjonen vart gitt høve for ein overgangsperiode på inntil to år for innbyggjarane i gamle Bjarkøy. Desse innbyggjarane slapp då å betale eigedomsskatt dei to første åra etter samanslåinga. Frå og med 2015 vart det innført eigedomsskatt i heile den nye kommunen. Vurdering: Innføring av eigedomsskatt er tidkrevjande Dersom det vert vedteke at den nye kommunen skal ha eigedomsskatt, må ein finne ut korleis ein skal samkøyre eigedomsskatten og sørge for likt takseringsgrunnlag. Dette er noko kommunen sjølv må ta stilling til. Ei utfordring ein vil møte på er at ein pr. i dag ikkje har takstar for eigedommar i dei kommunane som pr. i dag ikkje har vedteke å krevje inn eigedomsskatt. I følgje SSB sin bustad-statistikk frå 2017, var det i 2016 rett i overkant av bustader i nye Ålesund kommune. Av desse var knapt i dei kommunane som alt har eigedomsskatt, medan resten ligg i Haram og Ørskog kommunar. Ein vil også møte ei utfordring i at skattegrunnlaget (metoden eller tidspunktet for verdifastsetting av eigedommen) vil kunne variere mellom samanslåingskommunane. Takseringsgrunnlaget skal

55 vere likt for heile kommunen. Ei anna utfordring er at ny matrikkel må ligge føre før ein kan starte med takseringsarbeidet. Det er sett ned eit eige delprosjekt for å harmonisere matrikkelen i dei fem kommunane. I samband med statsbudsjettet for 2013 vart det opna for legge til grunn likningsverdiane for ein bustad som takst (verdifastsetting). Dette er også tatt inn i Esl. 8 C-1. Ålesund, Sandøy og Skodje kommune nyttar denne metoden for taksering i dag. Det er fleire fordelar knytt til å nytte likningsverdiane for ein bustad som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt, først og fremst i form av at ein slepp å gjennomføre ei særskilt taksering av tusenvis av bustader. Kommunen kan hente ut releventa eigedomsdata frå Skatteetaten, og legge desse til grunn for eigedomsskatten. Ein annan fordel er at klagehandsaming knytt til den einskilde huseigar vert gjort av Skatteetaten, og ikkje av kommunen. Kort sagt vil det å nytte likningsverdiar som verdigrunnlag gjere prosessen med å samkøyre eigedomsskatt både enklare og mindre kostnadskrevjande. Merk likevel at ein for tomter, næringseigedom, fritidseigedom og naust ikkje kan nytte denne metoden her må det uansett gjennomførast ei taksering. Kor krevjande eit eventuelt takseringsarbeid vil verte, vil mellom anna vere avhengig av kva typar eigedom ein eventuelt skal krevje inn skatt for, og kva takseringsmetode ein skal nytte. Uansett kva val ein eventuelt måtte gjere her, vil takseringsarbeidet ta tid. Det er også verd å merke seg at ei taksering truleg vil måtte gjennomførast av eksterne, då ein normalt ikkje har kapasitet eller kompetanse til dette i eigen organisasjon. Eit eventuelt takseringsoppdrag vil truleg også måtte lysast ut på anbod, jf. lov om offentlige anskaffelser, noko som ytterlegare vil stille krav til tid for å gjennomføre arbeidet. Økonomiske vurderingar Ei vurdering av kommunen sine inntektsmogelegheiter må sjåast i samanheng med utgiftssida til kommunen. Pr. i dag har ein ikkje oversikt over korleis inntektsrammene til den nye kommunen vil bli. I perioden fram mot 2020 skal ein gå gjennom fleire prosessar som, mellom anna, vil ha

56 verknad på den nye kommunen sin økonomi. Dette gjeld til dømes strukturar og tenestenivå. Mange utgreiingar skal gjerast, og mange avgjerder skal takast over dei to neste åra. Det er ein føresetnad at ein har gjort mykje av dette arbeidet for å kunne skaffe seg det heilskapsbiletet ein må ha for å kunne drive langsiktig økonomiplanlegging. I eit slikt perspektiv er det vanskeleg å sjå føre seg at ein bør gjere ei utgreiing av eigedomsskatt i kommunen før ein nærmar seg tida for å legge fram budsjett for den nye kommunens første driftsår. Tidspunktet for å take opp spørsmålet om eigedomsskatt er uheldig Eigedomsskatt er eit litt kontroversielt spørsmål. Det vil vere uheldig å blande dette spørsmålet inn i sjølve gjennomføringsprosessen for kommunesamanslåinga. Tilråding: Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. For det første vil ein ikkje ha god oversikt over inntektsrammer og driftsnivå for den nye kommunen før mot slutten av For det andre vil ei eventuell innføring av eigedomsskatt for nye Ålesund kommune krevje eit omfattande arbeid knytt til taksering. Det er ikkje realistisk at ein skal klare dette innan fristen. (Som er ). For det tredje vil det vere uheldig for samanslåingsprosessen å ta stilling til dette kontroversielle spørsmålet midt i sjølve gjennomføringsprosessen. Ein tilrår difor at det vert søkt om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere reglane for eigedomsskatt i nye Ålesund kommune.

57 Fra: Bente Dato: 25. okt Til: Fylkesmannen i Møre og Romsdal Kopi: Brevik, Frida Farstad Tittel: 17/415-4 Oversending av vedtak i Fellesemnda for Norddal og Stordal kommunar, vedk. unntak frå eigedomsskattelova Oversending av vedtak frå fellesnemnda for nye Fjord kommune. Mvh Bente Klakken Osvik Konsulent Norddal kommune Tlf / E post: bente.osvik@norddal.kommune.no

58 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkeshuset 6404 MOLDE Vår ref. Dykkar ref. Dato: 17/415/FE - 232/HIDY/ Oversending av vedtak i Fellesemnda for Norddal og Stordal kommunar, vedk. unntak frå eigedomsskattelova Fellesnemnda hadde sak om utsett frist for harmonisering av eigedomsskatt i Fjord kommune i møte Det vart gjort følgjande vedtak i saka: Fellesnemnda i Fjord kommune søkjer med dette på vegner av kommunane Norddal og Stordal om unntak for fristen til å gjennomføre taksering og utskriving av samordna eigedomsskatt på verk og bruk fram til 2022, jfr Eigedomsskattelova 3 og Inndelingslova 17. Konkret betyr dette at ein søkjer om utsett frist i 2 år for harmonisering av eigedomsskatten på verk og bruk i Fjord kommune. Saka ligg vedlagt og ein ber om at søkanden vert behandla. Med helsing Hilde Dyrkorn prosjektleiar Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje handskriven signatur. Kopi til: Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/frida Farstad Brevik Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Søknad om utsatt frist for harmonisering av eigedomsskatt i nye Fjord kommune Postadr.: E post/heimeside Telefon/telefaks Bankgiro: Organisasjonsnr. Postboks 144 post@norddal.kommune.no Valldal

59 Arkiv: 17/415-3 Saksbehandlar: Eva Hove Søknad om utsatt frist for harmonisering av eigedomsskatt i nye Fjord kommune Saksnr Utval Møtedato 03/17 Fellesnemnda Utsendte saksdokument: Ikkje utsendte saksdokument: Arbeidsutvalet si innstilling: Fellesnemnda i Fjord kommune søkjer med dette på vegner av kommunane Norddal og Stordal om unntak for fristen til å gjennomføre taksering og utskriving av samordna eigedomsskatt på verk og bruk fram til 2022, jfr Eigedomsskattelova 3 og Inndelingslova 17. Konkret betyr dette at ein søkjer om utsett frist i 2 år for harmonisering av eigedomsskatten på verk og bruk i Fjord kommune. Behandling i Fellesnemnda: Samrøystes i samsvar med innstillinga. Vedtak i Fellesnemnda den : Fellesnemnda i Fjord kommune søkjer med dette på vegner av kommunane Norddal og Stordal om unntak for fristen til å gjennomføre taksering og utskriving av samordna eigedomsskatt på verk og bruk fram til 2022, jfr Eigedomsskattelova 3 og Inndelingslova 17. Konkret betyr dette at ein søkjer om utsett frist i 2 år for harmonisering av eigedomsskatten på verk og bruk i Fjord kommune. Saksopplysningar: Bakgrunn: Kommunar som ynskjer unntak/fritak for harmonisering av eigedomsskatt i ny kommune må sende inn ein søknad til Kommunal- og moderniseringsdepartementet innan 1. november 2017.

60 Søknaden skal sendast inn via Fylkesmannen i Møre og Romsdal. For Fjord kommune gjeld denne saka utsetjing av innføring av eigedomsskatt på verk og bruk i noverande Stordal kommune. Ved samanslåing av kommunar gjeld lokale føresegner, som eigedomsskatt, og vedtekter til dei vert endra, jfr. Inndelingslova 13 første ledd. I følgje Ot.prp. nr. 41 ( ) skal harmoniseringa som hovudregel skje i løpet av det første året etter at samanslåinga er sett i verk. Kongen kan, med heimel i Inndelingsloven 17 andre ledd bokstav b, gjere unntak frå lovbestemte fristar for å sikre fleksibilitet i kvart einskilt tilfelle. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i brev av 30. juni 2017 opplyst at kommunen bør vurdere om det er naudsynt å ha unntak frå lover og reglar for å kunne gjennomføre samanslåinga jfr. Inndelingslova 17. KMD må ha ein godt grunngjeven søknad om unntak innan 1. november Eigedomsskatt er kommunane sine frie inntekter. Det er kommunestyret som vedtar eigedomsskatt, skattesats og disponering. Eigedomsskattesatsen skal vere mellom 2 og 7 promille. Ved første gongs utskriving skal skattesatsen ikkje vere høgare enn 2 promille. Eigedomsskattelova (Esl) 3 regulerer dei 7 kategoriane for eigedomsskatt: a) Faste eiendommer i hele kommunen, eller b) Faste eiendommer i klart avgrenset område som helt eller delvis er utbygd på byvis eller der slik utbygging er i gang, eller c) Bare på verk og bruk i hele kommunen, eller d) Bare på verk og bruk og annen næringseiendom i hele kommunen, eller e) Eiendom både under bokstav a og c, eller f) Eiendom både under bokstav b og d, eller g) Faste eiendommer i hele kommunen, unntatt verk og bruk og annen næringseiendom Norddal kommune har i dag ein skattesats på 7 promille på verk og bruk. Stordal kommune har ikkje eigedomsskatt. Esl. 13 siste ledd regulerer kva som skjer når ein kommune får nye grenser. «Får ein kommune nye grenser, skal reglane i første ledd ikkje vera til hinder for at det på eigedomar i område som kjem med i kommunen, vert skrive ut eigedomsskatt etter same satsar som før utvidinga.» I Infoskriv 3/2017 frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal omhandlar pkt 4 kommunesamanslåing og eigedomsskatt. Inndelingslova 17 opnar for at det kan gjevast unntak frå eigedomsskattelova sine reglar i ein overgangsfase - det vert mellom anna opna for at ein kan ha ulike skattesatsar i ein kommune i ein overgangsfase. I samband med felles kommunestyremøte den , vart det gjort likelydande vedtak i både Norddal kommunestyre og Stordal kommunestyre: «Fellesnemnda får fullmakt til å søkje om midlertidig unntak og gradvis innfasing av eigedomsskatt på verk og bruk. I dette ligg også ei klargjering av kva som vert rekna inn under kategorien «verk og bruk» jfr 17 i Inndelingslova»

61 Grunngjevinga for at det no vert søkt om unntak for utsett frist for harmonisering av eigedomsskatten er følgjande: Stordal kommune har på gang eit vekstprosjekt der målet er å få etablert 75 nye arbeidsplassar som kompensasjon for dei mange arbeidsplassane som har gått tapt innan møbelindustrien. Prosjektet skal sluttførast i løpet av 2018, men med ei viss oppfølgjing vidare. Det vert vurdert som svært uheldig om ein samstundes som ein arbeider med å få etablert nye næringar, også innfører eigedomsskatt på verk og bruk. Ein vurderer det likevel slik at den nye kommunen vil vere avhengig av å skrive ut eigedomsskatt på verk og bruk i framtida. Norddal kommune har slik skatt i dag og hentar ein vesentleg del av sine inntekter frå dette Ein annan vesentleg grunn er sjølve tidsaspektet. Prosessen med samanslåing av to kommunar opplevest svært arbeidskrevjande og det er også av den grunn viktig å få utsett arbeidet med harmonisering av skatteregimet.

62 Fra: Dato: 25. okt Til: Fylkesmannen i Møre og Romsdal; Anne Thorsrud Kopi: Brevik, Frida Farstad Tittel: Søknad om fritak fra eiendomsskatteloven jf. inndelingsloven ledd bokstav d Oversender vedtak fra fellesnemnda i Hustadvika kommune. Saken gjelder søknad om fritak etter inndelingsloven 17. Med vennlig hilsen Anne Thorsrud Prosjektleder Hustadvika kommune

63 Fræna kommune Interrimkommune Eide/Fræna Fylkesmannen i Møre og Romsdal Postboks Molde Deres ref: Vår ref Saksbehandler Dato 2017/ Anne Thorsrud Søknad om fritak fra eiendomsskatteloven jf. inndelingsloven ledd bokstav d Fellesnemnda i Hustadvika kommune søker på vegne av kommunene Eide og Fræna om unntak for fristene til å gjennomføre taksering og utskrivning av samordnet eiendomsskatt frem til 2022, jf. inndelingslova ledd bokstav d. Det søkes unntak fra lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova) 8 A-3 og 13. Vedlagt finnes saksutredning og vedtak og mandatet til fellesnemnda. Det bes om at saken behandles for framleggelse for Kongen. Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ingen håndskrevet signatur Med vennlig hilsen Anne Thorsrud Vedlegg 1 Særutskrift Søknad om fritak fra eiendomsskatteloven jf. inndelingsloven 17 2 Mandat for Fellesnemnda etter vedtak i begge kommunestyrene Kopi til: Frida Farstad Brevik Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Rådhuset, Tingplassen 1 E-post: Telefaks Org.nr

64 Side 2 av 2

65 Hustadvika kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2017/ Sakshandsbehandler: Anne Thorsrud Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Partssammensatt utvalg 2/ Fellesnemnda Eide-Fræna 25/ Søknad om fritak fra eiendomsskatteloven jf. inndelingsloven 17 Saksopplysninger Eide kommune innfører eiendomsskatt fra 2018 og Fræna kommune har eiendomsskatt. Fra skal eiendomsskatten være samordnet for hele den nye kommunen. Dette innebærer at det skal være like retningslinjer, verdinivå og like skattesatser. Det er mulig å søke unntak fra eiendomsskatteloven i en overgangsperiode på to år etter inndelingsloven ledd bokstav d. I overgangsperioden kan det være aktuelt med ulike skattesatser og takseringsgrunnlag. For Eide og Fræna er det behov for å gjennomføre ny alminnelig taksering av alle skatteobjekt for at skattegrunnlaget skal være likt i hele kommunen. Vurdering Eiendomsskattekontoret i Eide og Fræna utredet våren 2017 behovet for å søke unntak for eiendomsskattelover jf. inndelingsloven ledd bokstav d. Da konkluderte vi med at overgangsreglene gjelder uten å søke dispensasjon. Nå har vi fått kunnskap om at det ikke kan tolkes slik og at søknad om fritak må sendes. Fristen for å søke dispensasjon er 1. november 2017 for at fritaket skal kunne behandles sammen med vedtakene om å blir Hustadvika kommune. På bakgrunn av dette tilrår vi å søke dispensasjon fra følgende regler i eiendomsskatteloven. Skattesatser: Det gjøres unntak fra lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova) 13, slik at det kan vedtas ulik skattesats i en overgangsperiode fram til og med 2022.

66 Taksering: Det gjøres unntak fra lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova) 8 A-3, slik at det kan gjennomføres ny alminnelig taksering i en overgangsperiode fram til og med Prosjektleders tilråding: Fellesnemnda i Hustadvika kommune søker på vegne av kommunene Eide og Fræna om unntak for fristene til å gjennomføre taksering og utskrivning av samordnet eiendomsskatt frem til 2022, jf. inndelingslova ledd bokstav d. Det søkes unntak fra lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova) 8 A-3 og 13. Behandling i Partssammensatt utvalg Saken ble tatt til orientering ingen vedtak ble fattet. Vedtak: Saken ble tatt til orientering ingen vedtak ble fattet. Behandling i Fellesnemnda Eide-Fræna Prosjektleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Fellesnemnda i Hustadvika kommune søker på vegne av kommunene Eide og Fræna om unntak for fristene til å gjennomføre taksering og utskrivning av samordnet eiendomsskatt frem til 2022, jf. inndelingslova ledd bokstav d. Det søkes unntak fra lov 6. juni 1975 nr. 29 om eigedomsskatt til kommunane (eigedomsskattelova) 8 A-3 og 13.

67 Fellesnemnda Nye Eide og Fræna kommune MANDAT Vedtatt 28. juni 2017 i Eide og Fræna kommunestyrer

68 Innhold Innhold... 1 Mål... 3 Plattform for samarbeid og verdigrunnlag... 3 Medlemmer av Fellesnemnda... 3 Mandat til Fellesnemnda nye eide og Fræna kommune

69 Hjemmel Eide kommunestyre vedtok 16. juni 2016 å slå seg sammen med Fræna kommune og Fræna kommunestyre vedtok 13. juni 2016 å slå seg sammen med Eide kommune. Fra Inndelingsloven 26 om Fellesnemnd «Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27.» 2

70 Mål Fellesnemnda skal samordne og ta seg av forberedelsene av sammenslåingen av Eide og Fræna kommuner med utgangspunkt i intensjonsavtalen av 24. mai Det skal søkes å oppnå konsensus og legge til rette for gode prosesser. Medvirkning og åpenhet er viktige verdier. Plattform for samarbeid og verdigrunnlag Vi skal vise gjensidig respekt for at kommunene har ulikt utgangspunkt og egenart. Vi må bidra aktivt til at vi får så god kunnskap om hverandres kommuner som mulig med fokus på likeverdighet. Samhandlingen skal være basert på: Ærlighet Raushet Integritet Åpenhet Humor og god tone Kunnskapsdeling Medlemmer av Fellesnemnda Eide kommune: 9 representanter Fræna kommune: 9 representanter Eide få leder og Fræna får nestleder i Fellesnemnda. 1. Egil Strand, Eide (H) Leder 2. Eli Sildnes, Eide (H) 3. Terje Lyngstad, Eide (H) 4. Elise Fiske, Fræna (H) 5. Birgit Dyrhaug, Eide (SP) 6. Odd Arne Halaas, Eide (SP) 7. Tove Henøen, Fræna (SP) Nestleder 8. Trond Malmedal, Fræna (SP) 9. Kjell Arne Iversen, Fræna (SP) 10. Rune Strand, Eide (AP) 11. Kari Nergård, Eide (AP) 12. Jarle Ugelstad Klavenes, Eide (AP) 13. Jan Arve Dyrnes, Fræna (AP) 14. Sofie Elisabeth H Brekken, Fræna (AP) 15. Ragnvald Olav Eide, Eide (V) 16. Annhild Viken Sunde, Fræna (V) 17. Kjell Lode, Fræna (KRF) 18. Johnny Varhol, Fræna, (FRP) 3

71 Varamedlemmer Eide kommune Varamedlemmer for Høyre i Eide kommune er: Stian Teistklubb Charlotte Inderhaug Ole Helge Nerland Varamedlemmer for Arbeiderpartiet i Eide kommune er: Arne Birger Silnes Egil Ekhaugen Birgit Leirmo Kim Atle Kvalvåg Varamedlemmer for Senterpartiet i Eide kommune er: Finn Joralf Lyngstad Kolbjørn Gaustad Varamedlem for Venstre i Eide kommune er: John Helge Strand Varamedlemmer Fræna kommune Varamedlemmer for grupperingen SP, AP, SV og V i Fræna kommune er: Laila Nøsen (SV) Erling Hustad (SP) Arne Stavik (AP) Turid Magerøy (SP) Cecilie Buaas (AP) Kjell Johan Berget (SP) Per Bjørn Hokstad (SP) Ottar Nerland (SP) Hans Bjarne Tennøy (AP) Elin Bjerkeset (SP) Ole Håkon Havnes Farstad (SP) Marie Austad (SP) Varamedlemmer for grupperingen H, KRF og FRP i Fræna kommune er: Jan Ove Breivik (H) Nils Christian Harnes (KRF) Inger Lise N Skogstad (FRP) Sigrid Gjendem Fjørtoft (H) Johnny Varhol (FRP) Ingvar Hals (H) Oddvar Myrseth (KRF) Eventuelle vedtak i kommunestyrene om nye oppnevninger i Fellesnemnda, vil kunne forandre på navnelisten. 4

72 Mandat til Fellesnemnda nye Eide og Fræna kommune Fellesnemnda skal: Overordnet Fellesnemnda samordner og ta seg av forberedelsene av sammenslåingen av Eide og Fræna kommuner Fellesnemda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Det skal søkes å oppnå konsensus. Der det ikke oppnås konsensus, avgjøres det med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder av fellesnemda dobbeltstemme Fellesnemnda skal arbeide for at inngåtte intensjonsavtaler skal respekteres og tillegges stor vekt ved etablering av ny kommune Fellesnemnda skal tilsette administrasjonssjef (rådmann) Fellesnemda disponerer de økonomiske midlene som staten stiller til disposisjon i kommunereformen. Fellesnemnda kan inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere myndighet til underliggende organ, når det ikke er saker av prinsipiell art. De valgte kommunestyrene er ansvarlig for den daglige virksomheten så lenge de er selvstendige enheter. Fellesnemnda opphører Arbeidsgiverpolitikk og medbestemmelse Fellesnemda skal sikre at regler og avtaleverk som gjelder ansattes og tillitsvalgtes medvirkning og medbestemmelse følges. Fellesnemnda skal vedta mandat for partssammensatt utvalg (PSU) Fellesnemnda skal fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelsesordningen i arbeidsmiljøloven og hovedavtalen. Organisering Fellesnemnda skal ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske og administrativ organisering av den nye kommunen i tråd med intensjonsavtalen. Den administrative organiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de ansatte og organisasjonene, og være i samsvar med lov og avtaleverk Fellesnemnda skal utarbeide forslag til politisk reglement, herunder godtgjørelsesreglement, delegeringsreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret i den nye kommunen. Fellesnemnda skal ta avgjørelser i spørsmål som gjelder lokalisering av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Fellesnemnda kan opprette arbeidsutvalg og andre arbeidsgrupper. De fire politisk oppnevnte arbeidsgruppene rapporterer til Fellesnemnda. 5

73 Økonomi Fellesnemnda skal lede det forberedende arbeidet med økonomiplan og budsjett for det første driftsåret etter sammenslåingen. Det er det nye formannskapet som har ansvar for å fremme budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Fellesnemnda skal uttale seg om budsjett og økonomiplan for de to kommunene i de årene fellesnemnda er i virksomhet. Fellesnemnda skal vedta budsjett og godkjenne framdriftsplaner for sammenslåingen. Annet Fellesnemnda skal vedta kommunevåpen for den nye kommunen Fellesnemnda skal vedta ny kommunal planstrategi Fellesnemnda skal foreta en gjennomgang av alle interkommunale samarbeid, og beslutte om disse skal avvikles eller reforhandles. Rådmennene og prosjektleder har ansvar for at saker som kan ha stor betydning for den nye kommunen blir drøftet i fellesnemnda før behandling i kommunestyret. Vedtatt 28. juni

74 Kommunar og fylkeskommunar som er involverte i samanslåingsprosessar Dykkar ref. Vår ref. Dato 16/534-7/KJA NYNO Rundskriv om målvedtak etter mållova i samband med kommune- og fylkessamanslåingar Bakgrunn Den 8. juni 2017 behandla Stortinget kommune- og regionreforma og gjorde vedtak som inneber at Noreg frå og med 1. januar 2020 skal vera inndelt i 354 kommunar og 11 fylke, mot 426 kommunar og 19 fylke i dag. Kommunale og fylkeskommunale målvedtak Etter lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste (mållova) 5 kan kommunestyre og fylkesting gjera vedtak om å krevja ei viss målform, bokmål eller nynorsk, i skriv frå statsorgan til kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret eller fylkestinget kan òg vedta at kommunen eller fylkeskommunen skal vera språkleg nøytral. Ein kommune eller fylkeskommune som ikkje har gjort uttrykkjeleg målvedtak, vil òg bli rekna som språkleg nøytral. Kommunale målvedtak etter mållova 5 tredje ledd har òg den rettsverknaden at dei ligg til grunn for kva som skal vera tenestemålet for regionale og lokale statsorgan, jf. forskrift 12. mai 1980 nr om målbruk i offentleg teneste 5 andre ledd og mållova 7. Målvedtak skal etter mållova 5 tredje ledd meldast til departementet, som skal syta for å gjera vedtaket kjent i statsforvaltninga. Ei oversikt over alle kommunale og fylkeskommunale målvedtak er fastsett i forskrifts form som forskrift 1. april 2007 nr. 378 om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar (målvedtaksforskrifta, sjå vedlegg). Sidan 2016 har denne oppgåva vore delegert frå Kulturdepartementet til Språkrådet, slik at nye målvedtak skal meldast direkte til Språkrådet. Målvedtak i samband med kommune- og fylkessamanslåingar I rundskriv F/8 N/81 frå Kyrkje- og undervisningsdepartementet er det teke stilling til kva som skjer med målvedtak i samband med endringar i kommunestrukturen: Kommunar som er regulerte på ein slik måte at to eller fleire kommunar er slått saman, må gjere nytt vedtak med krav om målform endå om alle dei samanslåtte kommunane har vedtak om den same målforma. Elles blir kommunen rekna for å vere språkleg nøytral. Kommunar som har fått område lagt til seg, men ikkje heile kommunar, treng ikkje gjere nytt vedtak, jfr. lov 21. desember 1956 nr. 3 om endringar i kommunal inndeling 14 [tilsvarar inndelingslova 13 andre ledd]. Postadresse Besøksadresse Sentralbord E-post Organisasjonsnummer Postboks 8107 Dep NO-0032 OSLO Observatoriegata 1 B NO-0254 OSLO post@sprakradet.no Internett

75 Språkrådet legg til grunn at det same gjeld ved endringar i fylkesstrukturen. Målvedtak og språkpolitiske omsyn som del av samanslåingsprosessen Ved kommune- og fylkessamanslåingar fell eksisterande målvedtak bort, og dei nye kommunane og fylkeskommunane må gjera nye målvedtak. Målvedtak må gjerast av kommunestyret eller fylkestinget i den nye kommunen eller det nye fylket. Dei kan altså ikkje gjerast av fellesnemnda før kommunestyret eller fylkestinget har konstituert seg. Språkrådet tilrår at kommunar og fylkeskommunar som er involverte i samanslåingsprosessar, tek opp målvedtak og språk meir allment i samband med prosessen. Særleg viktig er det etter Språkrådets skjønn at dei kommunane og fylkeskommunane det gjeld, tek omsyn til å sikra at nynorsk som forvaltningsspråk ikkje blir svekt som resultat av kommune- og regionreforma. I den samanhengen viser vi òg til følgjande fleirtalsmerknad i Innst. 16 S ( ), budsjettinnstillinga frå Stortingets kommunal og forvaltningskomité: «Flertallet legger vekt på at hensynet til nynorsk språk skal ivaretas i arbeidet med kommunereform.» Det same synet har vorte gjenteke i dei to påfølgjande budsjettinnstillingane frå same komité. Språkrådet understrekar samstundes at vedtak om hovudmål i skulekrinsar etter opplæringslova 2-5 første ledd ikkje heng saman med målvedtak etter mållova. Vidare er det heller ikkje slik at eit målvedtak etter mållova 5 er det same som eit vedtak om kva som skal vera administrasjonsspråk i kommunen eller fylkeskommunen. Mållova regulerer berre bruk av bokmål og nynorsk. Målvedtak etter mållova må derfor ikkje forvekslast med eventuelle vedtak om bruk av samiske språk eller kvensk. Språkrådets oppfølging av framtidige kommune- og fylkessamanslåingar Når ei kommune- eller fylkessamanslåing er gjennomført, vil Språkrådet til skriva til kommunen eller fylkeskommunen for å minna om at det må gjerast nytt målvedtak dersom kommunen eller fylkeskommunen ønskjer å ha eit målvedtak. Det nye målvedtaket må så meldast til Språkrådet, slik at Språkrådet kan fastsetja endring i målvedtaksforskrifta i tråd med målvedtaket. Dersom ein kommune eller fylkeskommune ikkje melder frå om målvedtak, vil Språkrådet leggja til grunn at kommunen eller fylkeskommunen er språkleg nøytral. Dersom nokon har spørsmål om fastsetjing og innmelding av målvedtak, kan dei ta kontakt med Språkrådet på e-post post@sprakradet.no eller telefon Venleg helsing Åse Wetås direktør Kjetil Aasen rådgjevar Brevet er elektronisk godkjent og blir sendt utan underskrifter. Side 2 av 4

76 Mottakarar: Audnedal kommune Aust-Agder fylkeskommune Balestrand kommune Buskerud fylkeskommune Bø kommune Eid kommune Finnøy kommune Fjell kommune Flora kommune Forsand kommune Fræna kommune Fusa kommune Førde kommune Gaular kommune Granvin herad Haram kommune Hordaland fylkeskommune Hornindal kommune Jondal kommune Jølster kommune Leikanger kommune Lindås kommune Meland kommune Midsund kommune Naustdal kommune Nesset kommune Norddal kommune Odda kommune Oppland fylkeskommune Os kommune Radøy kommune Rennesøy kommune Sandnes kommune Sandøy kommune Selje kommune Skodje kommune Sogn og Fjordane fylkeskommune Sogndal kommune Stordal kommune Sund kommune Telemark fylkeskommune Ullensvang herad Vest-Agder fylkeskommune Volda kommune Voss kommune Vågsøy kommune Ørskog kommune Øygarden kommune Ålesund kommune Side 3 av 4

77 Kopi til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Kulturdepartementet Vedlegg: forskrift 1. april 2007 nr. 378 om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 4 av 4

78 Utskrift fra Lovdata :37 Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Dato nr. 378 Departement Kulturdepartementet Avd/dir Kulturvernavd. Publisert I 2007 hefte 4 Ikrafttredelse Sist endret FOR Endrer FOR Gjelder for Norge Hjemmel LOV , FOR , FOR Kunngjort Rettet (skrivefeil) Korttittel Målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 1

79 Utskrift fra Lovdata :37 Heimel: Fastsett av Kultur- og kyrkjedepartementet (nå Kulturdepartementet) 1. april 2007 med heimel i lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste 5. Tilføyd heimel: Forskrift 5. desember 1980 nr om målbruk i offentleg teneste 8, jf. delegeringsvedtak 3. juni 2016 nr Endringar: Endra ved forskrifter 23 mars 2011 nr. 316, 24 sep 2013 nr. 1127, 19 juni 2017 nr Rettingar: (sum i tabell), (skrivefeil). Oversikt over dei målvedtak i kommunar og fylkeskommunar som er melde til Språkrådet pr. 19. juni 2017 etter lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste 5. 0 Endra ved forskrifter 23 mars 2011 nr. 316, 24 sep 2013 nr. 1127, 19 juni 2017 nr Østfold fylke Bokmål: 16 Nynorsk: - Nøytral: 2 Kommune Målform Kommune Målform Halden bokmål Spydeberg bokmål Sarpsborg bokmål Askim bokmål Fredrikstad bokmål Eidsberg bokmål Moss nøytral Skiptvet bokmål Hvaler bokmål Rakkestad bokmål Aremark bokmål Råde bokmål Marker bokmål Rygge bokmål Rømskog bokmål Våler bokmål Trøgstad bokmål Hobøl nøytral 02. Akershus fylke Bokmål: 17 Nynorsk: - Nøytral: 5 Kommune Målform Kommune Målform Vestby bokmål Rælingen nøytral Ski nøytral Enebakk bokmål Ås nøytral Lørenskog nøytral Frogn bokmål Skedsmo bokmål Nesodden bokmål Nittedal bokmål Oppegård bokmål Gjerdrum bokmål Bærum bokmål Ullensaker bokmål Asker bokmål Nes bokmål Aurskog-Høland bokmål Eidsvoll bokmål Sørum nøytral Nannestad bokmål Fet bokmål Hurdal bokmål 03. Oslo fylke Bokmål: - Nynorsk: - Nøytral: 1 Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 2

80 Kommune Oslo Målform nøytral Utskrift fra Lovdata : Hedmark fylke Bokmål: 15 Nynorsk: - Nøytral: 7 Kommune Målform Kommune Målform Hamar nøytral Elverum nøytral Kongsvinger bokmål Trysil bokmål Ringsaker bokmål Åmot bokmål Løten bokmål Stor-Elvdal bokmål Stange bokmål Rendalen bokmål Nord-Odal bokmål Engerdal bokmål Sør-Odal bokmål Tolga nøytral Eidskog bokmål Tynset nøytral Grue bokmål Alvdal nøytral Åsnes bokmål Folldal nøytral Våler bokmål Os nøytral 05. Oppland fylke Bokmål: 9 Nynorsk: 7 Nøytral: 10 Kommune Målform Kommune Målform Lillehammer bokmål Østre Toten bokmål Gjøvik bokmål Vestre Toten bokmål Dovre nøytral Jevnaker bokmål Lesja nøytral Lunner bokmål Skjåk nynorsk Gran bokmål Lom nynorsk Søndre Land bokmål Vågå nynorsk Nordre Land bokmål Nord-Fron nynorsk Sør-Aurdal nøytral Sel nøytral Etnedal nøytral Sør-Fron nøytral Nord-Aurdal nøytral Ringebu nøytral Vestre Slidre nynorsk Øyer nøytral Øystre Slidre nynorsk Gausdal nøytral Vang nynorsk 06. Buskerud fylke Bokmål: 13 Nynorsk: 3 Nøytral: 5 Kommune Målform Kommune Målform Drammen nøytral Krødsherad nøytral Kongsberg bokmål Modum bokmål Ringerike bokmål Øvre Eiker bokmål Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 3

81 Hole bokmål Nedre Eiker bokmål Flå bokmål Lier bokmål Nes bokmål Røyken bokmål Gol nynorsk Hurum bokmål Hemsedal nynorsk Flesberg bokmål Ål nynorsk Rollag nøytral Hol nøytral Nore og Uvdal nøytral Sigdal bokmål Utskrift fra Lovdata : Vestfold fylke Bokmål: 12 Nynorsk: Nøytral: Kommune Målform Kommune Målform Holmestrand bokmål Sande bokmål Horten bokmål Re bokmål Tønsberg bokmål Nøtterøy bokmål Sandefjord bokmål Tjøme bokmål Larvik bokmål Lardal bokmål Svelvik bokmål Hof bokmål 0 Endra ved forskrift 19 juni 2017 nr Telemark fylke Bokmål: - Nynorsk: 8 Nøytral: 10 Kommune Målform Kommune Målform Porsgrunn nøytral Sauherad nøytral Skien nøytral Tinn nøytral Notodden nøytral Hjartdal nynorsk Siljan nøytral Seljord nynorsk Bamble nøytral Kviteseid nynorsk Kragerø nøytral Nissedal nynorsk Drangedal nøytral Fyresdal nynorsk Nome nøytral Tokke nynorsk Bø nynorsk Vinje nynorsk 09. Aust-Agder fylke Bokmål: 4 Nynorsk: 4 Nøytral: 7 Kommune Målform Kommune Målform Risør nøytral Birkenes nøytral Arendal bokmål Åmli nynorsk Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 4

82 Grimstad bokmål Iveland nøytral Gjerstad nøytral Evje og Hornnes nøytral Vegårshei nøytral Bygland nynorsk Tvedestrand bokmål Valle nynorsk Froland nøytral Bykle nynorsk Lillesand bokmål Utskrift fra Lovdata : Vest-Agder fylke Bokmål: 7 Nynorsk: 2 Nøytral: 6 Kommune Målform Kommune Målform Kristiansand bokmål Åseral nynorsk Mandal bokmål Audnedal nøytral Farsund bokmål Lindesnes bokmål Flekkefjord bokmål Lyngdal bokmål Vennesla nøytral Hægebostad nynorsk Songdalen nøytral Kvinesdal nøytral Søgne bokmål Sirdal nøytral Marnardal nøytral 11. Rogaland fylke Bokmål: 3 Nynorsk: 11 Nøytral: 12 Kommune Målform Kommune Målform Eigersund bokmål Forsand nynorsk Sandnes nøytral Strand nøytral Stavanger bokmål Hjelmeland nynorsk Haugesund bokmål Suldal nynorsk Sokndal nøytral Sauda nynorsk Lund nøytral Finnøy nynorsk Bjerkreim nynorsk Rennesøy nøytral Hå nøytral Kvitsøy nøytral Klepp nynorsk Bokn nynorsk Time nynorsk Tysvær nynorsk Gjesdal nøytral Karmøy nøytral Sola nøytral Utsira nøytral Randaberg nøytral Vindafjord nynorsk 12. Hordaland fylke Bokmål: - Nynorsk: 30 Nøytral: 3 Kommune Målform Kommune Målform Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 5

83 Bergen nøytral Fusa nynorsk Etne nynorsk Samnanger nynorsk Sveio nynorsk Austevoll nynorsk Bømlo nynorsk Sund nynorsk Stord nynorsk Fjell nynorsk Fitjar nynorsk Askøy nøytral Tysnes nynorsk Vaksdal nynorsk Kvinnherad nynorsk Modalen nynorsk Jondal nynorsk Osterøy nynorsk Odda nøytral Meland nynorsk Ullensvang nynorsk Øygarden nynorsk Eidfjord nynorsk Radøy nynorsk Ulvik nynorsk Lindås nynorsk Granvin nynorsk Austrheim nynorsk Voss nynorsk Fedje nynorsk Kvam nynorsk Masfjorden nynorsk Os nynorsk Utskrift fra Lovdata : Sogn og Fjordane fylke Bokmål: - Nynorsk: 26 Nøytral: - Kommune Målform Kommune Målform Flora nynorsk Askvoll nynorsk Gulen nynorsk Fjaler nynorsk Solund nynorsk Gaular nynorsk Hyllestad nynorsk Jølster nynorsk Høyanger nynorsk Førde nynorsk Vik nynorsk Naustdal nynorsk Balestrand nynorsk Bremanger nynorsk Leikanger nynorsk Vågsøy nynorsk Sogndal nynorsk Selje nynorsk Aurland nynorsk Eid nynorsk Lærdal nynorsk Hornindal nynorsk Årdal nynorsk Gloppen nynorsk Luster nynorsk Stryn nynorsk 15. Møre og Romsdal fylke Bokmål: 1 Nynorsk: 22 Nøytral: 13 Kommune Målform Kommune Målform Molde nøytral Haram nynorsk Kristiansund nøytral Vestnes nynorsk Ålesund nøytral Rauma nøytral Vanylven nynorsk Nesset nynorsk Sande nynorsk Midsund nynorsk Herøy nynorsk Sandøy nynorsk Ulstein nynorsk Aukra nynorsk Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 6

84 Hareid nynorsk Fræna nøytral Volda nynorsk Eide bokmål Ørsta nynorsk Averøy nøytral Ørskog nynorsk Gjemnes nøytral Norddal nynorsk Tingvoll nøytral Stranda nynorsk Sunndal nøytral Stordal nynorsk Surnadal nynorsk Sykkylven nynorsk Rindal nøytral Skodje nynorsk Aure nøytral Sula nynorsk Halsa nøytral Giske nynorsk Smøla nøytral Utskrift fra Lovdata :37 0 Endra ved forskrifter 23 mars 2011 nr. 316, 24 sep 2013 nr Sør-Trøndelag fylke Bokmål: 9 Nynorsk: - Nøytral: 16 Kommune Målform Kommune Målform Trondheim nøytral Rennebu nøytral Hemne nøytral Meldal nøytral Snillfjord nøytral Orkdal nøytral Hitra nøytral Røros nøytral Frøya bokmål Holtålen nøytral Ørland bokmål Midtre Gauldal bokmål Agdenes bokmål Melhus nøytral Rissa nøytral Skaun nøytral Bjugn bokmål Klæbu bokmål Åfjord nøytral Malvik bokmål Roan nøytral Selbu nøytral Osen bokmål Tydal bokmål Oppdal nøytral 17. Nord-Trøndelag fylke Bokmål: 3 Nynorsk: - Nøytral: 20 Kommune Målform Kommune Målform Steinkjer nøytral Lierne nøytral Namsos nøytral Røyrvik nøytral Meråker bokmål Namsskogan nøytral Stjørdal nøytral Grong nøytral Frosta nøytral Høylandet nøytral Leksvik nøytral Overhalla nøytral Levanger nøytral Fosnes bokmål Verdal nøytral Flatanger nøytral Verran nøytral Vikna nøytral Namdalseid nøytral Nærøy bokmål Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 7

85 Inderøy nøytral Leka nøytral Snåsa nøytral Utskrift fra Lovdata :37 0 Endra ved forskrift 24 sep 2013 nr Nordland fylke Bokmål: 23 Nynorsk: - Nøytral: 21 Kommune Målform Kommune Målform Bodø nøytral Beiarn bokmål Narvik bokmål Saltdal bokmål Bindal bokmål Fauske bokmål Sømna bokmål Sørfold bokmål Brønnøy nøytral Steigen bokmål Vega bokmål Hamarøy nøytral Vevelstad bokmål Tysfjord nøytral Herøy bokmål Lødingen bokmål Alstahaug nøytral Tjeldsund bokmål Leirfjord nøytral Evenes bokmål Vefsn nøytral Ballangen bokmål Grane nøytral Røst bokmål Hattfjelldal nøytral Værøy bokmål Dønna bokmål Flakstad nøytral Nesna bokmål Vestvågøy nøytral Hemnes nøytral Vågan nøytral Rana nøytral Hadsel bokmål Lurøy bokmål Bø nøytral Træna bokmål Øksnes nøytral Rødøy nøytral Sortland nøytral Meløy bokmål Andøy nøytral Gildeskål nøytral Moskenes nøytral 19. Troms fylke Bokmål: 9 Nynorsk: - Nøytral: 15 Kommune Målform Kommune Målform Harstad nøytral Tranøy nøytral Tromsø nøytral Torsken bokmål Kvæfjord nøytral Berg bokmål Skånland bokmål Lenvik nøytral Ibestad bokmål Balsfjord bokmål Gratangen nøytral Karlsøy nøytral Lavangen nøytral Lyngen nøytral Bardu nøytral Storfjord nøytral Salangen nøytral Kåfjord bokmål Målselv nøytral Skjervøy bokmål Sørreisa nøytral Nordreisa bokmål Dyrøy bokmål Kvænangen nøytral Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 8

86 Utskrift fra Lovdata :37 0 Endra ved forskrift 24 sep 2013 nr Finnmark fylke Bokmål: 15 Nynorsk: - Nøytral: 4 Kommune Målform Kommune Målform Hammerfest nøytral Porsanger bokmål Vardø bokmål Karasjok bokmål Vadsø bokmål Lebesby bokmål Kautokeino bokmål Gamvik nøytral Alta bokmål Berlevåg bokmål Loppa bokmål Tana bokmål Hasvik bokmål Nesseby bokmål Kvalsund bokmål Båtsfjord nøytral Måsøy bokmål Sør-Varanger bokmål Nordkapp nøytral Samandrag for alle fylke. Kommunestyrevedtak Fylke Kommunar i alt Bokmål Nynorsk Nøytral Fleirtalsmålform 01 Østfold bokmål 02 Akershus bokmål 03 Oslo 1 1 nøytral 04 Hedmark bokmål 05 Oppland bokmål 06 Buskerud bokmål 07 Vestfold bokmål 08 Telemark nøytral 09 Aust-Agder nøytral 10 Vest-Agder bokmål 11 Rogaland nynorsk 12 Hordaland nynorsk 14 Sogn og Fjordane nynorsk 15 Møre og Romsdal nynorsk 16 Sør-Trøndelag nøytral 17 Nord-Trøndelag nøytral 18 Nordland bokmål 19 Troms nøytral 20 Finnmark bokmål SUM Endra ved forskrifter 23 mars 2011 nr. 316, 24 sep 2013 nr. 1127, 19 juni 2017 nr Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 9

87 Fylkestingsvedtak med krav om målform i skriv frå statsorgan Utskrift fra Lovdata :37 Fylkeskommune Målform Fylkeskommune Målform Østfold bokmål Rogaland nøytral Akershus nøytral Hordaland nynorsk Oslo nøytral Sogn og Fjordane nynorsk Hedmark nøytral Møre og Romsdal nynorsk Oppland nøytral Sør-Trøndelag nøytral Buskerud nøytral Nord-Trøndelag nøytral Vestfold bokmål Nordland nøytral Telemark nøytral Troms nøytral Aust-Agder nøytral Finnmark nøytral Vest-Agder nøytral 0 Endra ved forskrift 23 mars 2011 nr Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar Side 10

88 Arkivsak: 17/86 Journalpost: 17/172 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Brann og redning i nye Ålesund - oppretting av faggruppe Saksnummer: Utval: Dato: 032/17 Arbeidsutval nye Ålesund /17 Fellesnemnd nye Ålesund /17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda vedtek å opprette faggruppe for brann og redning i samsvar med vedlagte mandat. Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å vedta følgjande: Fellesnemnda vedtek å opprette faggruppe for brann og redning i samsvar med vedlagte mandat. Saksutgreiing: Det er utarbeida forslag til mandat for faggruppe innan brann og redning. Dette ligg ved saka. Vurdering: Det er behov for å opprette ei arbeidsgruppe/faggruppe for dette fagområde i samsvar med mandatet. Vedlegg: Mandat faggruppe Brann- og redningstenesta

89 Faggruppe: Brann- og redningstenesta Mandatet er gitt av: Fellesnemnda nye Ålesund kommune Versjon dato: Overordna styringsdokument «Slik bygger vi nye Ålesund» og dokumentet «Felles føringar for alle delprosjekt i nye Ålesund» ligg til grunn for delprosjektet. MANDAT FOR FAGGRUPPE: BRANN- OG REDNINGSTENESTA 1.1 Bakgrunn for denne faggruppa Intensjonsavtalen slår fast at nye Ålesund skal arbeide aktivt med å forebygge og håndtere kriser og katastrofer. Den skriver videre at det må utarbeides en ny beredskapsplan som tar høyde for samfunnstrygghet og beredskapsorganisering. Fellesnemnda skal også starte arbeidet med å harmonisere de kommunale planverkene brann og redning er en del av dette store bildet. I Norge er brann- og redningsvesen et kommunalt ansvar som ivaretas av kommunale eller interkommunale enheter, men med sterke sentrale føringer og krav knytta til organisering, bemanning, utstyr, kompetanse med mer. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) fører tilsyn med at kommunene oppfyller disse kravene. I 9 brann- og eksplosjonsvernloven fremgår krav om at kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen, som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven, på en effektiv og sikker måte. Alle kommuner har plikt til å sørge for en effektiv brann- og redningstjeneste, alene eller sammen med andre. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. 10 i samme lov fremsettes et krav om at kommunen skal dokumentere at plikten etter 9 blir fulgt opp. Ta ansvar for nye oppgaver som krever spisskompetanse. I 2010 ble kommunene pålagt generell beredskapsplikt gjennom Sivilbeskyttelsesloven. Den kommunale beredskapsplikten pålegger kommunene selv å ta ansvar for et systematisk, kontinuerlig og kvalitetsmessig godt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Samanslåinga av nye Ålesund får konsekvenser både organisatorisk, administrativt og i forhold til planverk innen samfunnssikkerhet og beredskap. 1.2 Oppdragsomtale Delprosjektet skal bidra til økt fokus på risiko og beredskap og oppfylle krava til en god samfunnssikkerhet i nye Ålesund kommune. Prosjektets formål er å organisere brann- og redningstjenesten gjennom et samarbeid mellom tidligere selvstendige brannvesen på en slik måte at det sikrer et samlet fagmiljø med høy kompetanse, en effektiv ledelse og drift, fleksibilitet, svare på behov for økt spesialisering og opprettholdelse av nødvendig kompetanse knyttet til forebygging og beredskap. Samanslåing av kommunene Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund, får konsekvenser for Nye Ålesund faggruppe brann- og redningstenesta utkast til mandat vedteke i fellesnemnda xxx 1

90 organiseringa av brann- og redningstenesta i disse kommunene. Per i dag er organiseringa slik: - Ålesund har to brannstasjoner (ca. 70 årsverk), en brannsjef i heltidsstilling - Skodje har ein brannstasjon (ca. 20 deltidstilsette), en brannsjef i deltidsstilling - Ørskog har ein brannstasjon (ca. 20 deltidstilsette), en brannsjef i deltidsstilling - Haram har sju brannstasjoner (ca. 75 deltidstilsatte), en brannmester på heltid og kjøp av brannsjefsfunksjonen fra Ålesund kommune - Sandøy har 1 brannstasjon (ca. 20 deltidstilsatte), en brannsjef i deltidsstilling Alle kommuner skal ha ei brannordning - det må utarbeides en ny brannordning for nye Ålesund kommune. Det er krav til ei felles ROS-analyse, felles beredskapsanalyse før et nytt brannordningsdokumentet kan utarbeides. Dette er et omfattende trinnvis arbeid som må vere på plass innen sammenslåinga slik at iverksettinga kan starte. I dag er analysearbeidet mangelfullt, det manglar beredskapsanalyse på alle kommunar og ROS-analyse på to kommuner. Brannordningene i de fleste kommunene er i dag er utdaterte (frå slutten av 90-talet). Det kommer ny dimensjoneringsforskrift i 2017 som stiller strengare krav til nye Ålesund kommune både operativt, forebyggende, beredskap, ledelse o.a. innen brann og redning. Kommunene skal følge opp den nye forskrifta lenge før 2020, enten i hver enkelt kommune eller for nye Ålesund kommune. Det er ikke hensiktsmessig at kvar kommune går i gang med dette omfattande arbeidet kvar for seg. 1.3 Mål Effektmål Nødvendig fusjonering innen brann- og redningstenesta skal vere på plass innan Nødvendig ROS-analyse, beredskapsanalyse og ny brannordning skal foreligge for hele kommunen slik at den er gjeldende i Utredningen skal omfatte brannfaglige, forebyggende- og beredskapsmessige problemstillinger og skal også omfatte feiertjenesten. Utredningen skal også kvalitetssikre innholdet i nye Ålesund brannvesen herunder materiell, kjøretøy, bygninger og kompetanse Resultatmål Del A: Kartleggingsfase: - Oversikt over regelverk som er relevant for sikkerhet og beredskap og eventuelle lokale bestemmelser/forskrifter. - Oversikt over eksisterende dokumentasjon og planverk, kartgrunnlag, prosessbeskrivelser, statestikk, risikoanalyser mv. - Kartlegge sårbare objekter og særskilte behov inkl. befaringer. - Utføre fareidentifikasjon, inndeling av analyseobjekt, basisliste over hendelser. - Leveranse del A: Spesifikk liste over uønskede hendelser. Del B: Gjennomføring av Risiko- og Sårbarhetsanalyse : - Avklaring av sikkerhetstiltak, beskrive analyseobjektet, utrede sårbarhet og klargjøre forutsetninger. - Gjennomgå kriterier for klassifisering av sannsynlighet og konsekvens. - Utarbeide ROS-analyse for Skodje og Sandøy kommune (Sandøy snart ferdig). - Gjennomføre risikoanalyse med utgangspkt i erfaring, statestikk, skjønn og ta stilling til risiko for Nye Ålesund faggruppe brann- og redningstenesta utkast til mandat vedteke i fellesnemnda xxx 2

91 hendelser basert på kommunenes ROS-analyser. - Utføre tiltaksvurdering ; -kartlegge eksisterende tiltak, -beslutte nye forebyggende tiltak og revurdere risiko. - Leveranse del B: Rangere hendelser i forhold til risiko. Del C: Beredskapsanalyse og utvikling av beredskapsplan: - Utarbeide oversikt over felleshendelser. - Kriterier for å velgge dimensjonerende hendeler. - Utarbeide scenarier. - Etablere operative mål. - Dimensjonere bemanningen. - Dimensjonere kompetansen. - Dimensjonere materiellbehov. - Utarbeide struktur for for beredskapsplan basert på beredskapsnivå. - Utarbeide beredskapsplan. - Leveranse del C: Beredskapsplan med underlag. Del D: Forslag til dimensjonering av brann- og redningstjeneste - Utarbeide forslag på hvordan et nytt brann- og redningsvesen kan organiseres og driftes. Nye Ålesund brannvesen blir en stor organisasjon med over 200 tilsatte. (Faggruppa er kjent med at andre delprosjekt og komitear jobbar med organisasjonsstruktur og vurdering av interkommunale samarbeid i den nye kommunen) - Utarbeide ny felles ROS analyse for nye Ålesund kommune, basert på ROS analyse brann- og redning og beredskapsanalyse for den nye kommunen. - ROS-analyse behandles og godkjennes på politisk nivå i nye Ålesund. - Nytt brannordningsdokument for nye Ålesund brannvesen utarbeides og godkjennes på politisk nivå i nye Ålesund. - Leveranse del D: Korrekt dimensjonert brann- og redningstjeneste satt i drift. 1.4 Organisering og ansvar Faggruppa skal bestå av en representant fra hver kommune som har brannfaglig kompetanse, det kan naturlig være brannsjef eller brannmester. Rådmennene er ansvarlige for å oppnevne disse, og føres inn i mandatet i etterkant. o Haram kommune: o Sandøy kommune: o Skodje kommune: o Ørskog kommune: o Ålesund kommune: Geir Thorsen (brannsjef) Leiar av prosjektgruppa er: Geir Thorsen, brannsjef i Ålesund, Giske og Haram. Tillitsvald tiltrer prosjektgruppa. HVO tiltrer prosjektgruppa ved behov. Sekretariatfunksjon legges til administrasjonen i Ålesund brannvesen KF. Det opprettes undergrupper etter behov under faggruppa. Dette etter avtale med prosjektleder jf. felles retningslinjer for delprosjekt og arbeidsgrupper i nye Ålesund. 1.5 Rapportering Rapportering skal skje i styringslinjene til prosjektorganisasjon for nye Ålesund kommune. Faggruppen rapporterer undervegs til prosjektleder etter avtale. Nye Ålesund faggruppe brann- og redningstenesta utkast til mandat vedteke i fellesnemnda xxx 3

92 Prosjektplan med risikoanalyse legges frem for prosjektleder og deretter AU og fellesnemnda. 1.6 Prosjektplan, framdriftsplan og risikoanalyse Fellesnemnda ber delprosjektet kome tilbake med ei prosjektplan for korleis de vil løyse mandatet, med fremdriftsplan/faseinndeling og risikoanalyse for prosjektet. 1.7 Avhengigheter til andre delprosjekt Faggruppen må forholde seg til delprosjekter med samordningsfunksjoner og samordningsansvar for etablering av nye Ålesund. Dette er delprosjekt A1 til A7, samt A10 og det kommende delprosjektet for administrativ organisering og struktur for nye Ålesund. Politisk komitè for Interkommunale samarbeid har også overlapp med dette prosjektet. Faggruppen vil etter hvert plasseres under et overordnet fagområde/hovedområde, sammen med flere andre beslektede faggrupper. 1.8 Økonomisk ramme for faggruppen Faggruppa har foreløpig ikke fått økonomisk ramme. 2 Relevante lenker, referansar og vedlegg Viktige relevante lenker, referanser og vedlegg til denne faggruppen: Brann- og eksplosjonsvernloven. Sivilbeskyttelsesloven. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen. Forskrift om brannforebygging. Forskrift om driftsstøttetjenester til Nødnettsutstyr ved brannvesenets nødalarmeringssentral og brannvesen for øvrig. Stortingsmelding nr 35; Brannsikkerhet. Stortingsmedling nr 29; Samfunnsikkerhet. Stortingsmedling nr 10; Risiko i et trygt samfunn. JD/DSB sin utredning Brannstudien. Nye Ålesund faggruppe brann- og redningstenesta utkast til mandat vedteke i fellesnemnda xxx 4

93 Arkivsak: 17/8 Journalpost: 17/154 Saksbehandlar: Elin Moen Dato: Saksframlegg Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partsamansett utval 1. halvår 2018 Saksnummer: Utval: Dato: 033/17 Arbeidsutval nye Ålesund /17 Fellesnemnd nye Ålesund /17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund 1. halvår 2018: PSU-møte kl (partssamansett Fellesnemndmøte kl utval) NB! Møta vert halde når det er saker AU-møte kl (arbeidsutval) Onsdag 31. januar - Ålesund Torsdag 15. februar - Ålesund Onsdag 21. mars Sandøy Onsdag 2. Mai - Skodje Onsdag 30. mai - Ørskog Torsdag 12. april - Sandøy Onsdag 9. Mai Skodje Torsdag 14. Juni - Ørskog Behandling: Dag Olav Tennfjord,Skodje,H gjorde merksam på at 9. mai er onsdag, og ikkje torsdag slik det står i framlegget. Ved røysting vart framlegget frå rådmannsgruppa med merknaden frå Dag Olav Tennfjord samrøystes tilrådd. Framlegg frå rådmannsgruppa: Arbeidsutvalet (AU) rår fellesnmenda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund 1. halvår 2018: PSU-møte kl (partssamansett utval) NB! Møta vert halde når det er Fellesnemndmøte kl

94 saker AU-møte kl (arbeidsutval) Onsdag 31. januar - Ålesund Onsdag 21. mars Sandøy Onsdag 2. Mai - Skodje Onsdag 30. mai - Ørskog Torsdag 15. februar - Ålesund Torsdag 12. april - Sandøy Torsdag 9. Mai Skodje Torsdag 14. Juni - Ørskog Saksutgreiing: Fellesnemnda godkjende møteplan for hausten 2017 i møte , sak 3/17. Møtestad rullerer mellom kommunane slik: Ålesund, Sandøy, Skodje Ørskog og Haram. Denne praksisen vert vidareført. Siste møte haust 2017 vert i Haram (PSU/AU) og (FN). Rådmanngruppa har no lagt fram eit utkast til møtedatoar for 1. halvår Desse møtedatoane kolliderer ikkje med utkast til møter i kommunestyre og formannskap i Ålesund kommune. Det er også teke omsyn til møte i fylkestinget (23.04/24.04 og 18.06/19.06 ), fylkesutvalet (29.01, 26.02, 09.04/10.04 og 04.06/05.06). Vidare er det teke omsyn til styremøte i KS (02.02, og 06.06) og Strategikonferanse i KS (07.02/08.02). I Ålesund kommune sitt utkast til møteplan er det teke inn forslag til møtedatoar i Arbeidsutvalet og Fellesnemnda slik: PSU/AU: 10. januar, 07. februar, 21. mars, 25. april, 23.mai Fellesnemnda: 25. januar, 1. mars, 12. april, 09.mai, 14. juni. Vurdering: Det er i framlegget til møtedatoar frå rådmannsgruppa teke utgangspunkt i utkastet til møteplan frå Ålesund kommune, men når det gjeld møta for nye Ålesund er talet på møte og nokre møtedatoar endra. Det er vurdert at det er for tidleg å starte opp med møte i PSU og Arbeidsutval allereie 10. januar, og at det vil vere tilstrekkeleg med 4 møte i første halvår Så får ein vurdere behovet for 2. halvår 2018 fram mot sommaren. Første møte etter sommaren i 2018 vil då bli i Haram etter rulleringsplanen.

95 Arkivsak: 17/84 Journalpost: 17/170 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Om politiske komitear i prosjektarbeidet - orientering Saksnummer: Utval: Dato: 034/17 Arbeidsutval nye Ålesund /17 Fellesnemnd nye Ålesund /17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda tek Infoskriv nr. 3/2017 pkt. 3 «Prosjektorganisering og kommunelovas sakshandsamingsreglar» til orientering. Grupper med politiske representantar som vert oppretta i prosjektperioden for nye Ålesund, er å forstå som komitear, jamfør Kommunelova 10 pkt. 5. Dette inneber at: Gruppesamansetjinga i komiteane skal vere i kjønnsbalanse i samsvar med reglane av kommunelova 36-38a. Sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 vil gjelde for komiteane. Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å vedta følgjande: Fellesnemnda tek Infoskriv nr. 3/2017 pkt. 3 «Prosjektorganisering og kommunelovas sakshandsamingsreglar» til orientering. Grupper med politiske representantar som vert oppretta i prosjektperioden for nye Ålesund, er å forstå som komitear, jamfør Kommunelova 10 pkt. 5. Dette inneber at: Gruppesamansetjinga i komiteane skal vere i kjønnsbalanse i samsvar med reglane av kommunelova 36-38a. Sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 vil gjelde for komiteane. Saksutgreiing: Fylkesmannen har gitt føljande klargjering i Info-skriv 3/2017 når det gjeld delprosjekt og arbeidsgrupper med politiske deltakarar. Understrekingane er gjort i etterkant:

96 «3. Prosjektorganisering og kommunelovas sakshandsamingsreglar Fellesnemnda kan med heimel i inndelingslova 26 opprette arbeidsutval. Det vil ofte vere naudsynt å opprette fleire arbeidsutval, underutval, delprosjekt osv. Utvala kan vere reint administrative eller politiske eller ei blanding av begge deler. Kommunelova gir heimel for kommunane til å opprette ulike typar kollegiale organ. Det som er avgjerande for om sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 gjeld eller ikkje, er om dei arbeidsutval, underutval, delprosjekt osv. som vert oppretta, er å sjå som folkevalde organ. Det er ikkje gitt nokon definisjon av folkevalde organ i kommunelova. Det er likevel lagt til grunn at alle kollegiale organ som vert oppretta i medhald av kommunelova vil vere å sjå som eit folkevalt organ. Slike arbeidsutval, underutval, delprosjekt vil truleg bli vurdert som ein komité jf. koml. 10 nr. 5. Der eit organ er oppretta for å førebu eit sakskompleks, eller for å utføre særskilde tidsavgrensa verv, vil det i rettsleg samanheng bli betrakta som ein komité. Eit slikt organ vil ikkje tape sin status som folkevalt organ sjølv om det berre er tildelt saksførebuande oppgåver. Det følgjer av koml. 29 nr. 1 at sakshandsamingsreglane gjeld for «kommunestyre, fylkesting, formannskap, fylkesutvalg, faste utvalg, kommunestyrekomiteer, fylkestingskomiteer, kommunedelsutvalg, kommuneråd og fylkesråd samt kommunale eller fylkeskommunale nemnder opprettet i medhold av andre lover.». Komitear er ikkje nemnt i oppramsinga. Komitear vert likevel fanga opp av kommunelova 29 nr. 3 som slår fast at reglane i kapittel 6 også gjeld for andre folkevalde organ så langt kommunestyret ikkje bestemmer noko anna. Det må då gis eigne sakshandsamingsreglar. Det kan likevel ikkje gjerast unntak frå 36-38a (reglane om kjønnsmessig balanse). Grunngjevinga for at kommunane kan bestemme at kommunelovas sakshandsamingsreglar ikkje skal gjelde, er at kommunane har stor friheit til å bestemme samansetting og oppgåver for slike organ. Mange slike organ (eks. komitear) kan ha ein utprega administrativ samansetting og funksjon fordi det har karakter av å vere eit utgreiings-, samarbeids- eller forhandlingsorgan. Friheita til å fråvike kommunelovas sakshandsamingsreglar vil likevel være avgrensa, det kan ikkje gis særreglar som strir mot grunnleggande prinsipp for kva som er forsvarleg saksbehandling. Når det gjeld kravet til kjønnsmessig balanse følgjer reglane av kommunelova 36-38a. Dersom val til arbeidsutval, underutval, delprosjekt skal skje som avtaleval er det kommunelova 38a som gjeld. Det er i kommunelova 38a vist til kommunelova 36 nr. 2. Det vil seie; Val av 2 eller 3 medlemmer: kvart kjønn skal være representert. Val av 4 eller 5 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med to. Val av 6-8 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med tre. Val av 9 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med fire. Fleire enn 9 medlemmer: kvart kjønn skal være representert med minst 40 %. Viser det seg at eit kjønn vil få færre representantar enn det som følger av kommunelova 36 nr. 2 skal det underrepresenterte kjønn settast inn i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse.» Vurdering:

97 Fylkesmannen legg til grunn at kollegiale organ som vert oppretta i medhald av kommunelova er å sjå som folkevalde organ, og at slike utval og delprosjekt truleg blir vurdert som ein komité jf. koml. 10 nr. 5. Nye Ålesund bør bestemme seg for at grupper med politiske representantar som vert oppretta i prosjektperioden, er å forstå som komitear jf. koml. 10 pkt. 5. Bruk av nemninga komité Nye Ålesund har til no oppretta tre politiske delprosjekt: Delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar, delprosjekt P2 Politisk organisering, demokrati og medverknad, og delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid. Etter fylkesmannen si klargjering, er det naturleg at vi nemner alle politiske delprosjekt som komitear, til dømes «Komité P1 Kulturbygging og verdiar». Organisasjonskartet for prosjektet bør visualisere eit tydlegare skilje mellom administrative delprosjekt (som sorterer under prosjektleiar) og politiske komitear. Sakshandsamingsreglar Sakshandsamingsreglane i kommunelova kapittel 6 gjeld for folkevalde organ, dvs. komiteane, så langt fellesnemnda ikkje bestemmer noko anna. Fellesnemnda har nyleg vedteke «Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund». Komiteane er å forstå som folkevalde organ, og møtereglementet gjeld difor for desse. Det er ikkje behov for å opprette eigne sakshandsamingsreglar for komiteane. Dato og stad for møta er i dag kunngjort i felles kalender på nettsida til nye Ålesund. Referata frå møta vert også publisert på nettsida, samt arkivert i Acos. Dei politiske delprosjekta/komiteane har til no ikkje teke i bruk Acos-møte slik som PSU, AU og fellesnemnda. Det bør vurderast fordeler og ulemper ved at dei politiske komiteane også tek dette i bruk. Kjønnsbalanse Kjønnsbalansen blant politiske medlemmer (fem medlemmer) i delprosjekt P1 og P2 er i samsvar med lova. Delprosjekt P3 har ikkje kjønnsbalanse i samansetjinga (fem politiske medlemmer som er menn). Delprosjektet har gjennomført tre møter, og skal levere si innstilling i januar Det er uheldig å byte ut medlemmar midt i denne korte prosjektperioden. Alternativt kan gruppa utvidast med tre representantar (som er kvinner) for å oppnå kjønnsbalanse. Desse kan eventuelt hentast frå varalista. Skal kvar kommune ha to representantar, vert komiteen på ti medlemmar. Det er i tillegg fem til sju administrative personar som tiltrer gruppa, samt tillitsvald og HVO. Eit komitemøte vert dermed på nærare 20 personar. Nye Ålesund bør vurdere behovet for å utvide talet på komitemedlemmar sjølv om komiteen går inn i sluttfasen. Dette viser at framtidige val av komitemedlemmar må gjerast på ein slik måte at kjønnsbalansen vert ivareteken. I AU-sak 017/17 er administrasjonen bedt om å utarbeide ei felles prosedyre for val av politiske representantar til delprosjekt og arbeidsgrupper slik at dette vert praktisert likt i dei fem kommunane. Prosedyrene for dette vert innarbeidd i overordna styringsdokument når dette vert oppdatert ved årsskiftet. Valprosedyrene må sikre at kjønnsbalansen vert ivareteken. I saka om oppretting av komité P4 for kommunevåpen og ordførarkjede i AU , er det foreslått ein framgangsmåte som nettopp tek omsyn til kjønnsbalanse. Her er det foreslått at kvar ordførar/kvar kommune oppnemner to politiske representantar, ei kvinne og ein mann, utan å seie kven som skal vere fast medlem og varamedlem. AU får deretter ansvar for å setje saman komiteen og varalista slik at kjønnsbalansen er ivareteken, og sende innstillinga til fellesnemnda. Erfaringa med denne framgangsmåten for val, vert teken med i prosedyra.

98 Utrykte dokument i saka: Info-skriv 3/2017 frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund

99 Arkivsak: 17/85 Journalpost: 17/171 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Kommunevåpen og ordførarkjede for nye Ålesund - oppretting av komité Saksnummer: Utval: Dato: 035/17 Arbeidsutval nye Ålesund /17 Fellesnemnd nye Ålesund /17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda vedtek å opprette ein politisk komité for å utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og nytt ordførarkjede for nye Ålesund. Komiteen må legge opp arbeidet slik at dei nye symbola kan takast i bruk så snart som råd etter samanslåingstidspunktet Komiteen skal bestå av ein politisk representant og ein vararepresentant frå kvar kommune. Kvar ordførar har ansvar for at det vert meldt inn to namn på politiske representantar frå sin kommune innan Dette skal vere ein mann og ei kvinne, fortrinnsvis frå fellesnemnda. På bakgrunn av dei ti innmelde namna, innstiller AU på kven som skal vere faste medlemmar og varamedlemmar slik at komiteen får kjønnsmessig balanse. AU innstiller på leiar og nestleiar. Fellesnemnda gjer endeleg vedtak Komiteen vert tilknytt fagleg og administrativ støtte. Behandling: Framlegget frå rådmannsgruppa vart samrøystes tilrådd. Framlegg frå rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å vedta følgjande: Fellesnemnda vedtek å opprette ein politisk komité for å utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og nytt ordførarkjede for nye Ålesund. Komiteen må legge opp arbeidet slik at dei nye symbola kan takast i bruk så snart som råd etter samanslåingstidspunktet Komiteen skal bestå av ein politisk representant og ein vararepresentant frå kvar kommune.

100 Kvar ordførar har ansvar for at det vert meldt inn to namn på politiske representantar frå sin kommune innan Dette skal vere ein mann og ei kvinne, fortrinnsvis frå fellesnemnda. På bakgrunn av dei ti innmelde namna, innstiller AU på kven som skal vere faste medlemmar og varamedlemmar slik at komiteen får kjønnsmessig balanse. AU innstiller på leiar og nestleiar. Fellesnemnda gjer endeleg vedtak Komiteen vert tilknytt fagleg og administrativ støtte. Saksutgreiing: Intensjonsavtalen mellom kommunane i nye Ålesund skriv i kapittel 2: «Det blir laga nytt kommunevåpen og ordførarkjede. Kommunevåpen for alle deltakarkommunane skal vise igjen i det nye ordførarkjedet. Dette er ikkje til hinder for at Ålesund som by kan halde fram med å bruke sitt våpenmerke. (Fotnote:) Det skal utformast eit eige reglement for bruk av Ålesund by sitt våpenmerke som fellesnemnda skal vedta.» Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i brev informert om at det føreligg eit lovforslag om oppheving av den statlege godkjenningsordninga for kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen, jf. Prop. 157 L ( ). Forslaget inneber at kommunestyret og fylkestinget får eksklusiv mynde til å vedta flagg og våpen. Våpen og flagg skal difor ikkje lenger godkjennast av Kongen i statsråd. Regjeringa informerer om detaljane i dette på sine nettsider: Lenke: «Kommunevåpen og kommuneflagg skal brukes i lang tid framover, i motsetning til logoer og andre kjennetegn som ofte fornyes med jevne mellomrom. I lovforslaget understreker departementet verdien av våpen og flagg av god kvalitet og oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å benytte seg av kompetente rådgivere og ha et langsiktig perspektiv. For å unngå forveksling med eksisterende kommunale eller fylkeskommunale våpen eller flagg, har Arkivverket opprettet en oversikt på sine nettsider som kommuner og fylkeskommuner oppfordres til å orientere seg i før vedtaket. For å unngå forveksling med eksisterende varemerker eller design oppfordres kommunene til å henvende seg til Patentstyret i god tid før vedtak, slik at Patentstyret kan gjøre en forundersøkelse av våpen og flagg. Kommunene må også sørge for at det gjøres en vurdering av faren for forveksling med norsk eller utenlandsk offentlig våpen eller internasjonale kjennetegn som er vernet av straffeloven 165 bokstav b og 166. Ikrafttredelse avhenger av tidspunktet for Stortingets behandling. Normalt behandles lovforslag i vårsesjonen. I så fall vil de nye reglene tidligst tre i kraft 1. juli Kommuner og fylkeskommuner som er i prosess for sammenslåing kan velge forskjellige fremgangsmåter ved fastsetting av våpen og flagg:

101 1. Videreføre en av kommunenes flagg eller våpen. Det eneste kravet vil være å gi Arkivverket beskjed om at et gjeldende våpen skal videreføres som felles våpen for ny kommune eller fylkeskommune. Dette kan gjøres før de nye reglene trer i kraft. 2. Det er ikke nødvendig at nye kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen er klare fra første dag etter sammenslåingen ettersom det ikke er noe regelverk som pålegger kommuner og fylkeskommuner å ha våpen eller flagg. Det er derfor mulig for kommunene å bruke god tid til å fastsette nytt våpen og flagg. 3. Dersom det er ønskelig å fastsette nytt våpen og flagg før ikrafttredelse av ny kommune, kan eksisterende kommunestyrer treffe likelydende vedtak, foreta forundersøkelse hos Patentstyret før vedtak og sørge for felles innsending til Arkivverket etter vedtak. Frem til nytt regelverk trer i kraft, vil det ikke være lovlig å flagge med nytt kommuneflagg eller fylkesflagg fra kommunens/fylkeskommunens offentlige bygninger. Fellesnemnda har ikke kompetanse til å vedta flagg eller våpen.» Vurdering: Som det framgår av punkt 2 i over, er vi ikkje pålagde at nytt kommunevåpen er klart til første dag etter samanslåinga. På den andre sida vert nytt kommunevåpen og nytt ordførarkjede svært viktige symbol for etableringa av nye Ålesund. Ein tilrår difor at desse er ferdig utforma, og kan takast i bruk ved kommunesamanslåinga. Det er ein lang og komplisert prosess å utforme eit nytt kommunevåpen og eit nytt ordførarkjede som krev både stor politisk involvering og fagleg kompetanse. Skal det føreligge endeleg vedtak i 2019, må komiteen/arbeidsgruppa i gang med arbeidet våren Prosessen vil ta tid fordi den mellom anna inneber: Arbeid med å utforme forslag, her under: Involvering av profesjonell intern og ekstern kompetanse, KMD tilrår at ein gjer seg nytte av kompetente rådgjevarar. Politisk involvering/involvering av dei einskilde kommunestyra, evt. også involvering av innbyggjarar. Avklaringsprosess med Arkivverket og Patentstyret. Førebu vedtak til det nye kommunestyret trer saman (fellesnemnda har ikkje vedtaksmynde). Det nye kommunestyret bør vedta dette i konstituerande møte. Ein tilrår at fellesnemnda oppnemner ein politisk komité for å ivareta dette arbeidet. 1. Samansetjing av komiteen: Ein tilrår at det skal sitje ein politisk representant og vararepresentant frå kvar kommune i komiteen. Personane bør fortrinnsvis sitje i fellesnemnda, men kan også vere andre folkevalde. Komiteen skal vere i kjønnsmessig balanse i samsvar med reglane av kommunelova 36-38a, dvs. kvart kjønn skal være representert med to både faste medlemmar og varalista. Kvar ordførar har ansvar for at det vert meldt inn to namn på politiske representantar frå sin kommune. Dette skal vere ein mann og ei kvinne. Førespurnaden vert sendt postmottak i kvar kommune 8.11., slik at formannskapssekretær/adm. kan bistå ordføraren med at dette vert følgt opp. Ordføraren har frist for innsending av to namn innan

102 AU får framlagt dei ti innmelde namna i møtet , og fordeler desse på faste og varamedlemmar slik at komiteen får kjønnsmessig balanse. AU innstiller til fellesnemnda som gjer endeleg vedtak AU utnemner leiar av komiteen. 2. Fagleg og administrativ støtte: Det er klart behov for fagkompetanse i komitéarbeidet. Det er tilstrekkeleg med to administrasjonstilsette med relevant fagkompetanse. Desse skal også ivareta sekretariatsfunksjonen. Rådmannsgruppa har ansvar for å utpeike desse. I arbeidet må ein truleg også gjere seg bruk av ekstern ekspertise. Komiteen har innstillande myndigheit, vedtaksmyndigheita ligg i fellesnemnda og kommunestyra. For komitéarbeidet gjeld møtereglement og godtgjerslereglement vedteke i fellesnemnda , samt overordna styringsdokument for etablering av nye Ålesund. Utrykte dokument i saka: Intensjonsavtale nye Ålesund kommune oppdatert utgåve Brev frå KMD «Videre prosess i kommunereformen informasjon til Alesund, Haram, Sandøy, Skodje og Ørskog» Info-skriv 3/2017 frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal

103 Arkivsak: 17/10 Journalpost: 17/173 Saksbehandlar: Anne Berit Støyva Emblem Dato: Saksframlegg Referat og vedtak frå styringsgruppa i nye Ålesund- gjennomgang Saksnummer: Utval: Dato: 036/17 Arbeidsutval nye Ålesund /17 Fellesnemnd nye Ålesund /17 - Arbeidsutval nye Ålesund - Vedtak: Tilråding frå arbeidsutvalet (AU): Fellesnemnda tek referata frå møta i styringsgruppa i til orientering. Behandling: Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Framlegg: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek referata frå møta i styringsgruppa i til orientering. Saksutgreiing: I fellesnemnda vart det bedt om at referata frå tidlegare styringsgruppemøte vart framlagt AU og fellesnemnda for gjennomgang av vedtak. Dette var mellom anna grunna i at Ørskog kommune og Haram kommune ikkje var representerte i dei første møta. Vurdering: Referata frå åtte styringsgruppemøte frå oktober 2016 til juni 2017 er vedlagt saka. Vedlegg: Møtereferat 1. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 2. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 3. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 4. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 5. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 6. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 7. styringsgruppemøte nye Ålesund Møtereferat 8. styringsgruppemøte nye Ålesund

104 Vertskap: Skodje kommune Møteleiar: Dag Olav Tennfjord Dato: 6. oktober 2016 Stad: Skodje rådhus Tid: Frå kl Nye Ålesund kommune Møte 1 i styringsgruppa Til stades: Kommune Medlem i styringsgruppa Rådmann Sandøy Oddvar Myklebust Ann-Heidi Paulsen Orvik Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Forfall: Åse Kristin Ask Bakke Skodje Dag Olav Tennfjord Bente Glomset Vikhagen Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Aina Strand Ålesund Eva Vinje Aurdal Åse-Marie Myren (for Tore Johan Øvstebø) Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Astrid Eidsvik Spesielt inviterte: Personalsjefane og økonomisjefane i dei tre kommunane, og kommunikasjonssjefen i Ålesund. Møtet var ope med presse til stades. Fleire tillitsvalde og leiarar frå kommunane var også til stades etter oppmoding frå vertskapet om å delta. Saker til drøfting: 1 Omstillingsplan Personalsjefane presenterte utkast til ein omstillingsplan med vekt på Visjon og motto nedfelt i intensjonsavtalen At vi må ha plan for det vi skal gjere Gi retning for prosessen Tidsplan Arbeidsrettslege spørsmål Behov for å skape felles forståing, språk og kultur Suksessfaktorar for å lykkast med omstilling

105 Etter presentasjonen vart det gruppearbeid for å få fram synspunkt og ideear om ting som bør inn i omstillingsplanen. Konklusjon: Personalsjefane i samarbeid med rådmennene arbeider vidare med omstillingsplanen fram til neste møte i styringsgruppa. 2 Framdriftsplan for bygging av nye Ålesund kommune Bente Glomset Vikhagen presenterte skisse til framdriftsplan slik den vart drøfta på sonderingsmøtet mellom kommunane Sandøy, Skodje og Ålesund, i Sandøy 13. september Konklusjon: Styringsgruppa tar skissa til førebels orientering og vil ta den opp til ny døfting seinare. 3 Presentasjon av Digerneset Vertskapet inviterte til busstur gjennom deler av Skodje kommune med stans på Digerneset der forsamlinga fekk ei grundig orientering om Digernes Næringspark sett i eit regionalt perspektiv. 4 Fylkesmannen si tilråding til framtidig kommunestryktur i fylket Fylkesmannen la 3. oktober fram si tilråding til framtidig kommunestryktur i Møre og Romsdal der han meiner det bør bli 7 kommunar i fylket. Den eine omfattar noverande kommunar Ålesund Sula Giske Skodje Haram Ørskog Stordal (med unntak av grunnkretsen Skotet) Norddal (med unntak av bygdene Norddal og Eidsdal) Bygda Liabygda i Stranda Sandøy (med unntak av øyane Orten, Sandøy og Ona) På kort sikt kan fylkesmannen sjå for seg at fylket blir delt i 16 kommunar. Den eine av desse omfattar noverande kommunar Ålesund Sula Giske Skodje Haram Sandøy (med unntak av øyane Orten, Sandøy og Ona) Styringsgruppa drøfta om desse to alternativa vil få konsekvensar for arbeidet i gruppa. Konklusjon: Styringsgruppa er positiv til at den nye kommunen kan omfatte fleire enn kommunane Sandøy, Skodje og Ålesund. Alle som ønskjer å blir med i arbeidet for å skape ein ny kommune er velkomne inn i styringsgruppa. Styringsgruppa vil at kommunane Sandøy, Skodje og Ålesund sender brev til fylkesmannen og departementet om at noverande Sandøy kommunen ikkje bør delast slik at tre av øyane blir ført over til ein annan kommune. Det er svært viktig at havrommet i heile Sandøy kommune blir omfatta av eitt og same planregime.

106 5 Kommunikasjonsplan Kommunikasjonssjef Anne Bente Skjellum prensenterte utkast til ein kommunikasjonsplan for arbeidet med å skape den nye kommunen. Planen bør omfatte mellom anna Strategiar Roller og ansvar Bodskap (kva vi må informere om) Målgrupper for informasjonen Kanalar Tiltaksplan SWOT-analyse Konklusjon: Dei informasjonsansvarlege i kommunane arbeider vidare med plandoumentet og legg det fram for styringsgruppa i eit seinare møte. 6 Status for budsjett- og økonomiplan i kvar av kommunane Kvar kommune presenterte den økonomiske statusen og arbeidet med budsjett- og økonomiplan. Det vart peike på kva utfordringar kvar kommune står framfor og korleis desse kan løysast. Konklusjon: Orienteringane blir tatt til vitande. Det er viktig å halde kvarandre orientert om den økonomiske utviklinga i kvar av kommunane. 6 Organisering av arbeidet og møteplan Dag Olav Tennfjord orienterte om korleis arbeidet kan organiserast: Styringsgruppe Fem medlemer frå kvar kommune vald av og blant formannskapa sine medlemer + rådmennene + kommunikasjonssjef Tillitsvalde kan få observatørstatus med talerett Gruppa leier arbeidet med skipinga av den nye kommunen og går over til å bli fellesnemnd, jf. inndelingslova, etter at Stortinget har gjort sitt vedtak. Forankringsgruppe Formannskapa i dei tre kommunane Rådmennene Tillitsvalde Forankringsgruppa blir oppretta for å kople fleire tettare på arbeidet med reforma. Nasjonale seminar Departementet inviterer til nasjonale seminar for å gi felles informasjon til kommunane som har vedtatt/blir vedtatt å slå seg saman. Kommunane vel utsendigar til desse seminare for kvar gong. Første seminar blir 31. oktober til 1. november i Oslo. Eventuelt andre utval/grupper Konklusjon: Styringsgruppa tek saka til førebels orientering. Dersom noko er uklart avklarar rådmannene dette.

107 Personalsjefane blir bedne om å lage ei skisse over korleis dei tillitsvalde bør bli involvert i arbeidet. 7 Neste møte i styringsgruppa Torsdag 10. nobember frå kl Vertskap: Ålesund kommune. Tore Hals referent Presentasjonane lagt fram i møtet vil bli gjort tilgjengeleg på nettsider med informasjon frå arbeidet i styringsgruppa.

108 Møtereferat styringsgruppa 2. møte Vertskap: Ålesund kommune Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Dato: 10. november 2016 Stad: Kystverkets hovudkontor, Skansekaia, Ålesund Tid: Kl. 10:00 15:45 Til stades: Kommune Medlem i styringsgruppa Rådmann Sandøy Oddvar Myklebust Ann-Heidi Paulsen Orvik Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner (forfall) Åse Kristin Ask Bakke (forfall) Skodje Dag Olav Tennfjord Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Geir Ove Leite (for Aina Strand) Bente Glomset Vikhagen Malin Piegsa Ørskog Ålesund Kari Simonnes Aanes Geir Peter Aure Ola Kjetil Sjøholt Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Monica Molvær (for Øystein Tvedt) Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Synnøve Vasstrand Synnes Janette Steinvik Astrid Eidsvik Ronny Frekhaug Ole A Søvik Roar Reiten Anne Bente Skjellum Møtet var ope med presse til stades. Fleire tillitsvalde og leiarar frå kommunane var også til stades etter oppmoding om å delta.

109 Agenda 1. Velkomen til Kystverket Kystdirektør Kirsti Slotsvik ønskte velkomen og ga ei orientering om Kystverket. 2. Kva lærte vi på Gardermoen? Astrid Eidsvik tok ei oppsummering frå dei fire kommunane sitt gruppearbeid under møtet med departementet og dei kommunane rundt om i landet som har gjort vedtak om å skape nye kommunar. Agendaen for dagens møte bygger på det som kom fram i gruppearbeida. 3. Organisering av arbeidet fram til fellesnemnda er på plass a. Prosjektplan fram til fellesnemnda er på plass gjennomgang av justert prosjektplan som vart presentert i møte 1 Roar Reiten la fram skisse til prosjektplan. Konklusjon: Skissa trekkjer fram dei viktige punkta i det vidare arbeidet. Prosjektplanen er eit levande arbeidsdokument som styringsgruppa vil arbeide vidare med og ut i frå. b. Mandat for styringsgruppa drøfting av kva mandat som er gitt og presentasjon av mogleg reglement for ei framtidig fellesnemnd Tore Hals presenterte utkast til reglement og mandat for framtidig fellesnemnd. Konklusjon: Styringsgruppa meiner mandatet gruppa har fått frå kommunane er tilstrekkeleg for å gjere eit godt arbeid. Gruppa vil sørgje for å legge til rette for ein god overgang for etablering av fellesnemnda. c. Styring av arbeidet val av leiar og nestleiar, val av arbeidsutval (?), viktige oppgåver framover Konklusjon: Styringsgruppa vel Eva Vinje Aurdal som leiar og Dag Olav Tennfjord som nestleiar. Det blir oppnemnt eit arbeidsutval (AU)med ordførarane som medlemer og varaordførarane som vara. AU kan be rådmennene om hjelp i sitt arbeid og gi dei høve til å delta i møta. Rådmannen i Ålesund får fullmakt til inntil vidare å finne ei sekretariatsordning for styringsgruppa og AU. d. Prosjektkoordinator fram til vedtak i Stortinget Konklusjon: Styringsgruppa vel å engasjere ein prosjektkoordinator som blir rekruttert eksternt. AU får oppdraget med å inngå dette engasjementet.

110 e. Arkivansvar for styringsgruppa sitt arbeid Konklusjon: Ålesund kommune tek på seg arkivansvaret. f. Representasjon frå tillitsvalde i styringsgruppa: Konklusjon: 4 tillitsvalde og 1 hovudverneombod får delta i styringsgruppa sitt arbeid. Organisasjonane må sjølve bli einige om kven dette blir. g. Møteaktivitetar og møteplan framover. Deltaking på framtidige seminar i regi av KDM m. fl. Konklusjon: Møteplan for styringsgruppa blir vedtatt på neste møte. Ein vil ha eit møte til i styringsgruppa før nyttår, dato bør avklarast snarast råd av sekretariatet. Deltaking på seminara i regi av KDM: Dei felles prosjektmidlane dekkjer inntil 5 deltakarar frå kvar kommune, medrekna tillitsvalde. Kommunane kan sjølv velje å sende fleire for eiga rekning. 4. Interkommunalt samarbeid som grunnlag for diskusjon: kort presentasjon av vurdering gjort av Ålesund kommune Tore Hals ga ein kort gjennomgang av dei formelle konsekvensane for interkommunalt samarbeid som ei endring i kommunestrukturen vil føre til, og ei oversikt over status for samarbeidsordningar i Ålesund. Konklusjon: Kvar kommune lagar ei oversikt for sine samarbeidsordningar. Dei kommunane som ikkje har utarbeidd eigarskapsmelding, utarbeider slik. Oversikta og eigarskapsmeldingane dannar grunnlaget for det vidare arbeidet. Rådmennene blir bedt om å lage ein milepelsplan for dette arbeidet til neste møte. 5. Aktuelle saker til neste møte i desember a. Organisering av kontrollutval Dag Olav Tennfjord orienterte om aktuell endring. b. Prosjektmidlar til infrastruktur Dag Olav Tenfjord tok opp utlyste midlar frå KMD. c. Utbygging av breiband Dag Olav Tennfjord viste til intensjonsavtalen om dette. Konklusjon: Styringsgruppa ber om å få desse sakene utgreidde til neste møte. Sak a og c blir utgreidd av Ålesund og sak b av Skodje.

111 6. Status Ørskog kommune Formannskapet har vedtatt mot 1 røyst å slutte seg til Nye Ålesund kommune. Ørskog har etter det fått invitasjon frå Stordal til å drøfte etablering av ny kommune saman med Norddal. Ørskog kommunestyre skal i møte 24. november ta stilling til det endelege valet om å gå vestover eller austover. Ann-Heidi Orvik orienterte om to utviklingsprosjekt Sandøy kommune har starta opp og som ligg opp til to tiltak nemnt i intensjonsavtalen om etablering av den nye kommunen: Havrommet og fornybar energi/vindkraft. Det er utvikla marine grunnkart for Søre Sunnmøre gjennom et nasjonalt pilotprosjekt i samarbeid mellom NGU, Kartverket, Runde miljøsenter, og kommunane Sande, Vanylven Herøy, Ulstein og Hareid. NGU og Kartverket ønskjer å vå vidare for til slutt å ha kartdata for heile landet. No ønskjer dei å gå vidare for kommunane Sula og nordover til og med Sandøy. Fylkeskommunen ser dette som viktig og vil støtte arbeidet økonomisk. Derfor er interesserte invitert til møte i Molde 15. november for å legge strategi for prioritering. Sandøy vil ta initiativ til å realisere dette tiltaket og ønskjer å få med dei aktuelle kommunane ved at dei tek ei rask politisk behandling av spørsmålet om deltaking. Sandøy Energi har søkt Miljødirektoratet om prosjektmidlar til å sjå på om det er mogleg å produsere hydrogen ut frå vindmøllene på Harøya. Selskapet fekk avslag fordi prosjektet manglar forankring i kommunen sine utviklingsplanar. Planstrategien som kommunane no er i ferd med å vedta har med utvikling av havrommet og vindkraft. Dette er også med i regional planstrategi og i samsvar med statleg satsing. Styringsgruppa tok orienteringa til vitande og peika på at Sandøy sitt engasjement i desse to sakene er i tråd med intensjonsavtalen om den nye kommunen. Kommunalsjef Ronny Frekhaug og dagleg leiar for Ålesund kommunale Eigedom KF, Ole A Søvik, ga ei orientering om «Sør-sideplanen». Sindre Nakken, folkevald, by-patriot, mv., tok forsamlinga med på ei by-vandring frå Skansekaia til sørsida. Referent: Tore Hals

112 Referat styringsgruppa 3. møte Dato: 19. januar 2017 Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Vertskap: Ørskog kommune Stad: Ørskog rådhus Tid: Kl til Deltakarar: Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Forfall Oddvar Myklebust Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Åse Kristin Ask Bakke Dag Olav Tennfjord Per-Egil Håhjem (vara for G. Leite) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Karen Simonnes Aanes Helene B. Fjørtoft (vara for G. Aure) Frode Andresen Ola Kjetil Sjøholt Gert Rietman Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Geir Ove Leite, Skodje Geir Peter Aure, Ørskog Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik, Ålesund Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal - HVO (repr. alle fire kommunane) Andre Eksterne Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Utviklingssjef Anne Mette Liavåg, Ålesund First Process (verksemd i Ørskog) styreleiar Louis Nordstrand (innleiing) Servitech (verksemd i Ørskog) Stig Lennart Stokke (innleiing) IT Ålesund kommune, verksemdsleiar Are Staurset (sak 05/17) FIRST Scandinavia Founder Per-Arild Konradsen (sak 06/17) Sunnmøre Regionråd, prosjektleiar energieffektivisering Einar Haram (sak 08/17) UNOx hydrogen etableringssjef Kjell T. Bergsaker og regionsjef Thron Sperre Olsen (sak 08/17) 1

113 Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling, agenda og møtereferat styringsgruppa vart godkjende. Ordførar i Ørskog Karen Simones Aanes ønskte alle velkomne til Ørskog kommune. Presentasjon av to lokale bedrifter i Ørskog: - First Process v/styreleiar Louis Nordstrand - Servitech v/stig Lennart Stokke 01/17 Referatsaker Orientering om status sidan sist styringsgruppemøte v/eva Vinje Aurdal: 1. Ørskog kommune har fatta vedtak om å inngå i nye Ålesund kommune, KS-vedtak 72/16 og FS-vedtak 104/16. Fylkesmannen MR har orientert KMD i brev om vedtaket 2. Prosjektkoordinator er tilsett frå 9.1., stillingsbeskriving er gitt 3. Utlysningar: - Det er utlyst stilling «Prosjektmedarbeidar - demokratiutvikling i nye Ålesund kommune» med søknadsfrist Det er planlagt å lyse ut ekstra ressurs til kommunikasjonsteamet slik at Anne Bente Skjellum kan bruke meir tid på kommunereformarbeidet. 4. Fylkesmannen har invitert til konferanse i Ålesund 5. Program og deltakarar 2. nasjonale KMD/KS-samling Arbeidsgjevaransvar i omstillingsprosessar. Administrativ prosessleiarnettverk arrangerast Invitasjon til Bybrannvandring Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat Vedtak: Referatsakene takast til orientering. 02/17 Orientering om framdrift i arbeidet med kommunikasjonsplan for nye Ålesund Kommunikasjonssjef Anne Bente Skjellum, Ålesund orienterte kort om at dei fire kommunikasjonsansvarlege og prosjektkoordinatoren er i gang med ei arbeidsgruppe for kommunikasjonsarbeidet i nye Ålesund. Gruppa reviderer utkast til kommunikasjonsstrategi med tilhøyrande tiltaksplan, og styringsgruppa involverast i arbeidet gjennom workshop i neste styringsgruppemøte. 03/17 Orientering om vidare arbeid med prosjektplan for nye Ålesund Prosjektkoordinatoren orienterte kort om at prosjektet vil ta i bruk KMD/KS sine anbefalingar for styringsdokument og prosjektleiing. Det er viktig å visualisere samanslåingsløpet i ein overordna prosjektplan/framdriftsplan som både viser mål, framdrifta i dei ulike delprosjekta og samanhengen mellom desse. Inndeling i delprosjekt må kome raskt på plass. Det vert møte med personalsjefane der vidare arbeid med prosjektplan, arbeidsgjevarstrategi og omstillingsplan vert tema. Det vert tilsvarande møte med kommunikasjonsansvarlege i kommunane. Det må nedsetjast eit delprosjekt for organisering, gruppa må starte med å bli kjend med ulike kommunale organisasjonsmodellar. Lunch på Kafè Systra med presentasjon og underhaldning av Reidar Opsal, Bygdebladet 04/17 Infrastrukturtiltak: Søknad om prosjekteringsmidlar til tiltak som knyter den nye kommunen saman. Gang- og sykkelveg mellom Ørskog, Skodje og Ålesund Saka er forankra i intensjonsavtalen pkt Rådmann Bente Glomset Vikhagen, Skodje presenterte saka, jf. saksframlegg. Kort om innhald: KMD opprettar ei tilskotsordning for infrastrukturprosjekt i kommunar som slår seg saman. 2

114 ba styringsgruppa Skodje kommune om å utarbeide eit framlegg til søknad, her er eit samandrag av søknadsutkastet: Planlegging og realisering av ulike former for infrastrukturtiltak er viktig for bygging av nye Ålesund kommune, dette inneber tiltak knytt til veg- og kollektivsatsing, samt betring av gang- og sykkelvegsambanda i og mellom dei ulike delane av den nye kommunen. Behovet for etablering av eit trafikksikkert gang- og sykkelvegsamband mellom Ørskog, Skodje og Ålesund er stort. Strekninga som i dag vert nytta av mjuke trafikantar på sykkel, enten på veg til arbeid eller i fritid, er svært trafikkfarleg og går i dag delvis direkte på Europaveg 39. Ein ser føre seg ein samanhengande trase på heile strekninga. Det søkast om forprosjektmidlar på ,- til utgreiing/ innhenting av kunnskapsgrunnlag. Eit godt kunnskapsgrunnlag vil vere avgjerande når detaljplanlegging og tiltak på denne transportstrekninga, skal gjennomførast. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å sende søknad om støtte til infrastrukturtiltak som binder den nye kommunen saman. Prosjektkoordinator, saman med planleggingsmiljøa i nye Ålesund kommune, kvalitetssikrar at søknaden er i samsvar med kriteria for ordninga. 05/17 Infrastrukturtiltak: Utbygging av breiband i nye Ålesund der dette ikkje er kommersielt lønsamt Verksemdsleiar IT Are Staurset, Ålesund orienterte først. Ordførar Dag Olav Tennfjord, Skodje, orienterte om kostnad og hadde framlegg til vedtak. Kort om innhald: Intensjonsavtalen pkt er kommuane blitt einige om at satsinga på digitale løysingar skal aukast for å gje innbyggarane raskare og betre tilgang på tenester som ikkje krev nærleik. I punkt i intensjonsavtala er kommunane blitt einige om å avsetje 10 mill. NOK til å bygge ut fiber i alle delar i den nye kommunen der dette ikkje er kommersielt lønsamt. Vedtak: Styringsgruppa vedtek at ein ønskjer å starte arbeidet med å realisere full fiberutbygging, også i utkantane der det ikkje er kommersielt lønsamt. For å finansiere dette vil ein nytte inntil 20 MNOK av engongsbeløpet som kommunereforma utløyser. Dette er forankra i intensjonsavtalen for den nye kommunen, punkt Ein ber difor innkjøpskontoret om å lage eit anbodsdokument og ein gjer arbeidsutvalet mynde til å ha dialog med innkjøp om endeleg utforming av anbodet innanfor rammene i dette vedtaket. Ein må på dette stadiet ta atterhald om endeleg godkjenning av finansieringa, som styringsgruppa ikkje har mynde til, men som Fellesnemnda får når den vert konstituert etter samanslåingsvedtak i Stortinget. 06/17 Kartlegging av interkommunalt samarbeid som grunnlag for framtidig eigarstrategi i nye Ålesund kommune, herunder sak om Sunnmøre kontrollutvalsekretariat IKS Rådmann Bente Glomset Vikhagen, Skodje, presenterte saka om interkommunalt samarbeid, jf. saksframlegg. Kort om innhald: Saka er forankra i intensjonsavtalen pkt. 7. Eitt av måla med å gå saman er at den nye kommunen skal kunne ta på seg oppgåver på eiga hand utan interkommunalt samarbeid, på denne måten vil kommunen få betre styring og lettare drive samordning på tvers av tenestene. Kommunar som har fatta vedtak om samanslåing bør tidleg skaffe seg oversikt 3

115 over kva for interkommunale samarbeid kommunane deltek i og kva form samarbeida har. Fellesnemnda må etter kvart ta stilling til kva for samarbeid det er aktuelt å vidareføre, og kva samarbeid som vert oppløyst eller sagt opp. Ei kartlegging av dagens interkommunale samarbeid vert eit viktig grunnlagsarbeid for framtidig eigarstrategi for nye Ålesund. Formelle rammer for utgreiing og oppløysing av interkommunale samarbeid i samband med kommunesamanslåing er heimla i inndelingsloven 16. Sunnmøre kontrollutvalsekretariat IKS er ein av desse interkommunale samarbeida som må kvartleggast og vurderast. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å starte kartlegging av ei interkommunale samarbeida som eksisterer i dag. Prosjektkoordinator for nye Ålesund kommune leier arbeidet. Det skal setjast ned ei administrativ arbeidsgruppe beståande av representantar frå kvar kommune til å bistå prosjektkoordinator. Rapport frå arbeidet skal framleggast styringsgruppa innan utløpet av mai /17 Etablering av «Newton-rom» og deltakelse i «First lego league» Varaordførar Tore Johan Øvstebø, Ålesund, presenterte saka, jf. saksframlegg. Per-Arild Konradsen, FIRST Scandinavia orienterte styringsgruppa om ordninga. Kort om innhald: Ålesund kommune har hatt dialog med stiftelsen "First Scandinavia" for å styrke undervisninga i realfaga i grunnskulen i kommunen. Ålesund ønskjer å involvere dei andre kommunane i nye Ålesund i prosessen slik at vi saman kan føre desse prosjekta vidare. Vedtak: 1. Styringsgruppa for nye Ålesund stiller seg bak at dialogen med First Scandinavia videreførast, med tanke på mogleg etablering av "Newton rom" ved NMK, samt framtidig deltaking frå grunnskulane i nye Ålesund i "First lego league". 2. For å ivareta og vidareføre dialogen med "First Scandinavia" og andre partar i prosjekta omtalt i punkt 1, etablerast ei samansett gruppe av politikarar og rådmenn/kommunalsjefar. 3. Prosjektkoordinatoren følgjer opp saka i neste styringsgruppemøte. 08/17 Etablering av hydrogenstasjon Saka er forankra i intensjonsavtalen pkt Varaordførar Tore Johan Øvstebø, Ålesund, presenterte saka, jf. saksframlegg. Einar Haram, prosjektleiar energieffektivisering i Sunnmøre regionråd, introduserte deretter etableringssjef Kjell T. Bergsaker og regionsjef Thron Sperre Olsen frå UNOx hydrogen som orienterte styringsgruppa om UNoX sitt ynskje om å etablere hydrogenstasjon i Ålesundsregionen. Kort om innhald: UnoX har planer om å etablere 20 hydrogenstasjonar i Norge innan 2020 rundt Oslo og i dei andre norske storbyane. I Møre og Romsdal ynskjer UnoX å etablere den første stasjonen i Ålesundsregionen. Energirådgjevar Einar Haram i Sunnmøre Regionråd har vore bindeleddet mellom UnoX og Ålesund kommune. Den vidare dialogen bør vere eit fellesprosjekt for den nye kommunen. 4

116 Vedtak: 1. Styringsgruppa meiner etablering av hydrogenfyllestasjon i nye Ålesund kommune kan vere eit framtidsretta prosjekt, og meiner den nye kommunen må vere ei naturlig plassering i Møre og Romsdal. 2. For at etableringa skal vere vellukka er plassering avgjerande, og styringsgruppa vil derfor sette ned ei arbeidsgruppe som fører dialogen med UnoX vidare - i samarbeid med Sunnmøre Regionråd. Arbeidsgruppa rapporterer til styringsgruppa og til rådmennene. 3. Prosjektkoordinatoren følgjer opp saka i neste styringsgruppemøte. 09/17 Eventuelt Ingen saker meldt til eventuelt. Neste møte i styringsgruppa vert o Stad: Sandøy, endeleg innkalling kjem seinare. o Aktuelle tema: - Oppsummering 2. nasjonale KS-seminar Gardermoen - Revidert skisse til prosjektplan for nye Ålesund kommune Kommunikasjonsstrategi workshop Referent Anne Berit Støyva Emblem prosjektkoordinator 5

117 Dato: 7. februar 2017 Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Vertskap: Sandøy kommune Stad: Sandøyhagen Tid: Kl til Deltakarar: Referat styringsgruppa 4. møte Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Forfall Oddvar Myklebust (ordførar) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Åse Kristin Ask Bakke Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Geir Peter Aure Frode Andresen Ola Kjetil Sjøholt Gert Rietman Eva Vinje Aurdal (ordførar) Tore Johan Øvstebø Anne Kristin Bryne Monica Molvær (vara for Tvedt) Øystein Tvedt, Ålesund Geir Stenseth, Ålesund, ingen vara Karen S. Aanes, Ørskog, fritak, ingen vara Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal - HVO (representerer alle fire kom.) Prosjektmedarbeidarar Eksterne/ inviterte Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Leiar delprosjekt personal og omstilling Roar Reiten I.P. Huse, Arnstein Lervik Harnesmyr Gard, Ann Elin Harnes 1

118 Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling, agenda og møtereferat 3. styringsgruppemøte vart godkjend. Ordførar i Sandøy Oddvar Myklebust ønskte alle velkomne til kommunen. Presentasjon av to lokale bedrifter i Sandøy kommune: - I.P. Huse v/arnstein Lervik - Harnesmyr Gard v/ann Elin Harnes 10/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Fylkesmannen og KS Møre og Romsdal har invitert til konferanse i Ålesund - link til program og påmelding. Påmeldingsfrist er 20.2., den enkelte melder seg på sjølv deltakarar frå nye Ålesund på KMD/KS-samling på Gardermoen link til alle presentasjonane på ks.no. 3. Søknadsfristen på demokratistillinga i nye Ålesund var 6.2. (orientert om på førre møte), det er registrert 16 søkjarar. 4. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat er utsendt. 11/17 Oppsummering KMD/KS-samling på Gardermoen Eva Vinje Aurdal oppsummerte gruppearbeida i vår delegasjon. Ho konkluderte med at det gruppene kom fram til samsvarer med sakene på dette styringsgruppemøtet: prosjektplan, personal/arbeidsrett og kommunikasjon. Kulturbygging var det siste punktet, og dette vert særskilt tema på neste styringsgruppemøte. Dag Olav Tennfjord gjekk nærare inn på presentasjonane om kulturbygging. 12/17 Overordna prosjektplan, prosjektorganisering og framdriftsplan Prosjektkoordinator Anne Berit S. Emblem innleia kort med generell prosjektteori og -begrep. Ho viste til DIFI-rettleiar for prosjektbygging i offentleg sektor - link. Vidare viste ho til KMDrettleiar for prosjektorganisering av kommunesamanslåing - link, og trakk ut døme frå prosjektplanen til nye Asker (Asker, Hurum. Røyken) - link. Første forslag til prosjektorganisering og framdriftsplan for nye Ålesund blei gjennomgått, desse skal jobbast vidare med i AU og rådmannsgruppe fram mot neste styringsgruppemøte. Dag Olav Tennfjord gjorde framlegg i møtet om å styrke prosessleiarkompetansen i prosjektet. Grunngjeving for framlegget: For å oppnå mål om likeverd, inkludering og bygging av tillit mellom kommunane som skal inngå i nye Ålesund kommune, er det viktig at vi har eit bevisst og aktivt forhold til prosessleiing. Det finst i dag mykje slik kompetanse i dei kommunane som inngår i prosjektet, men den er ikkje utan vidare tilgjengelig for prosjektorganisasjonen. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek presentasjonen av den førebelse overordna prosjektplanen til orientering. Overordna prosjektplan skal oppdaterast etter kvart som prosjektet endrar seg og vere fast punkt på agendaen til styringsgruppa. Styringsgruppa vedtek å søke skjønnsmidlar frå fylkesmannen slik at ein kan frikjøpe personar i organisasjonane til å styrke prosessleiarkompetansen i kommunereformprosjektet. 2

119 13/17 Delprosjekt 1: Personalmessige forhold Roar Reiten vert leiar for delprosjekt Personal og omstilling i nye Ålesund-prosjektet. Gruppa har følgjande deltakararar: Roar Reiten - Ålesund, Mariann Husøy - Sandøy, Janette Steinvik - Ørskog, Malin Piegsa - Skodje, prosjektkoordinator tiltrer gruppa. Reiten orienterte om oppstart av arbeidet. Tilsetjing av rådmann for nye Ålesund vert prioritert. Det skal utarbeidast omstillingsplan og bemanningsplan, og tilsette skal innplasserast i ny organisasjon. Delprosjektet har også ansvaret for den nye kommunen som arbeidsgjevar, der eksisterande styringsdokument, rettleiarar, verktøy, særavtaler m.v. innan personalområdet i kommunane må samordnast. Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å opprette delprosjekt 1 Personal og omstilling/personalmessige forhold. Mandat for delprosjektet blir gitt i neste styringsgruppemøte. Partssamarbeidet skal ivaretakast. Saker drøftast med tillitsvalde i samsvar med hovudavtalen og arbeidsmiljølova. 14/17 Delprosjekt 2: Kommunikasjonsstrategi og -tiltak Anne Bente Skjellum vert leiar for delprosjekt Kommunikasjon i nye Ålesund-prosjektet. Gruppa har følgjande deltakararar: Anne Bente Skjellum - Ålesund, Kristina Røyset Naas - Sandøy, Åse Karin Gjerde - Ørskog, Regine Bruteig - Skodje, prosjektkoordinator tiltrer gruppa. Gruppa sitt utkast til kommunikasjonsstrategi og - tiltaksplan var sendt ut på førehand. Styringsgruppa arbeidde i fem grupper for innspel til dokumenta. Innspela vert sendt til arbeidsgruppa for vidare bearbeiding. Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. Resultata av gruppearbeida i møtet vert oversendt delprosjektet for innarbeiding i revidert strategi og tiltaksplan. Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å opprette delprosjekt 2 Kommunikasjon. Skriftleg mandat for delprosjektet blir gitt i neste styringsgruppemøte. Styringsgruppa vedtek å opprette ein felles nettportal der all ekstern og intern informasjon om prosessen fram mot 2020 vert samla. 15/17 Delprosjekt 3: Kartlegging interkommunalt samarbeid som grunnlag for framtidig eigarstrategi Det visast til sak 06/17 om oppretting av arbeidsgruppe som skal kartlegge interkommunalt samarbeid som grunnlag for framtidig eigarstrategi i nye Ålesund kommune. Prosjektkoordinator orienterte kort om oppstartsmøtet i delprosjektgruppa fredag 3.2. Gruppa har følgjande deltakararar: Sally Bergtun - Sandøy, Hilde Sørdal - Ørskog, Kristian Skålhavn - Skodje, Ronny Frekhaug Ålesund, Tore Hals og Anne B. Emblem - nye Ålesund. Gruppa bygger vidare på kartlegging gjennomført i Ålesund 2016 der dei andre kommunane fyller på med sine samarbeid. Gruppa vil gå nærare inn på kartlegging av utvalde samarbeid. 3

120 Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å opprette delprosjekt 3 Interkommunalt samarbeid. Skriftleg mandat for delprosjektet blir gitt i neste styringsgruppemøte. Førebels agenda til neste møte i styringsgruppa: o Tid: NB! Grunna møtekollisjon vert truleg styringsgruppemøtet flytta fram til måndag o Stad: Skodje o Aktuelle tema: - Delprosjekt Kulturbygging og verdiar særskild tema - Oppdatert prosjektplan for nye Ålesund kommune , organisering av delprosjekt og skriftlege mandat til delprosjekt 1 til 4. - Om fylkesmannen og KS si samling i Ålesund Ny signering intensjonsavtale? Eventuelt etter påske. Anne B. Støyva Emblem referent Vedlegg til referatet powerpointpresentasjonar i møtet: Presentasjon lokale verksemder: o I.P. Huse v/arnstein Lervik o Harnesmyr Gard v/ann Elin Harnes Presentasjon i sak 12/17 v/prosjektkoordinator Presentasjon i sak 13/17 v/delprosjektleiar Personal og omstilling Presentasjon i sak 14/17 v/delprosjektleiar Kommunikasjon Presentasjon i sak 15/17 v/prosjektkoordinator 4

121 Referat styringsgruppa 5. møte Dato: 13. mars 2017 Vertskap: Skodje kommune Stad: Gomerhuset, Stadionvegen 25, Skodje Tid: Kl , lunch frå kl Deltakarar: Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Haram* Representerer fram til 6.4.: Vebjørn Krogsæter (ordførar) Svein Harsjøen Ewa Hildre Siv Katrin Ulla Sandøy Oddvar Myklebust (ordførar) Åse Kristin Ask Bakke (varaordførar) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Skodje Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Ørskog Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Frode Dyrkorn (vara for Rietman) Ålesund Eva Vinje Aurdal (ordførar) Tore Johan Øvstebø (varaordførar) Øystein Tvedt Anne Kristin Bryne Geir Stenseth Forfall Gert Rietman, Ørskog kommune Turid Hanken Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Randi Otterlei Alvestad Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Andre Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Leiar delprosjekt personal og omstilling Roar Reiten (sak 19/17) Strategi- og utviklingssjef Ålesund kommune Anne Mette Liavaag (sak 23/17) Personalsjef Malin Piegsa Skodje kommune (sak 23/17) Eksterne/ inviterte Prosjektleiar kommunereforma Vigdis Rotlid Vestad, Fylkesmannen MR (sak 17/17) Lars Marius Rindal - HVO *Jamfør referatsak 16/17 pkt. 2 deltek Haram kommune i dette styringsgruppemøtet med sitt tidlegare forhandlingsutval, rådmann og tillitsvald. Haram kommunestyre gjer formelle val til styringsgruppa i kommunestyremøte

122 Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling, agenda og møtereferat 4. styringsgruppemøte vart godkjend. 16/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Ny ordførar og endring i deltakargruppa frå Ørskog kommune: Faste medlemmar: Personleg vara: Knut Helge Harstad (ordførar) Frode Andresen Geir Peter Aure (varaordførar) Helene B. Fjørtoft Olav Kjetil Sjøholt Frode Andresen Arne Abelseth Torill Leganger Gert Rietman Frode Dyrkorn 2. Regjerings- og støttepartia har i eigen pressekonferanse informert om at dei vil innstille på at Haram kommune skal inngå i nye Ålesund kommune. Haram kommune deltek i dette styringsgruppemøtet med sitt tidlegare forhandlingsutval, rådmann og tillitvald, kommunestyret gjer formelle val til styringsgruppa i kommunestyremøte Ordførar Krogsæter orienterte sjølv i styringsgruppemøtet. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Link til program. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Link til program og påmelding. 5. Intervju prosjektstilling demokrati og medverknad var gjennomført 7.3., namn på kandidaten som får jobbtilbodet vert klart i løpet av denne veka. 6. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat er utsendt, samt statusrapport frå koordinator veke /17 INFOskriv nr. 1/2017/nye kommuner/fmmr Leiar i styringsgruppa innleia kort om det mottatte info-skrivet frå Fylkesmannen. INFO-skriv og milepælplan er utsendt. Utsnitt frå skrivet: «Nye kommunar i Møre og Romsdal - INFOskriv nr.1/2017/nye kommunar/fmmr Fylkesmannen sender med dette ut informasjon og planar om arbeidet som ventar nye kommunar. I dette INFOskrivet er det spesielt fokus på inndelingslova og planar framover. Innhaldet i INFOskrivet seier difor litt om status i fylket og nettverksarbeid framover. Vidare blir det informert om inndelingslova i høve til fellesnemnd, felles kommunestyremøte, fullmakt til å gjere unntak frå kravet til felles kommunestyremøte og kommunenamn. Det blir også gitt informasjon om arbeidet med kommunevåpen til nye kommunar. INFOskrivet er meint som ein «vegvisar» for arbeidet med ny kommune frå no og frametter til vedtak om ny kommune i kongeleg resolusjon hausten 2017.» Vigdis Rotlid Vestad, prosjektleiar kommunereforma Fylkesmannen i MR, ga ei nærare orientering i møtet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek INFOskriv nr. 1/2017/nye kommunar/fmmr og presentasjonen i møtet til orientering. 18/17 Prosjektorganisering og delprosjekt status og oppretting av nye delprosjekt. Presentasjon v/prosjektkoordinator. Kartet viser følgjande delprosjekt: Delprosjekt 1: Personal og omstilling Delprosjekt 2: Kommunikasjon Delprosjekt 3: Interkommunalt samarbeid kartlegging. Leverer mai Nytt delprosjekt frå juni for vurdering av samarbeidet. 2

123 Delprosjekt 4: Digitalisering og IKT Delprosjekt 5: Arkiv (nytt) Delprosjekt 6: Økonomi (nytt) Delprosjekt 7: Innkjøp (nytt) Delprosjekt 8: Matrikkel, kart og oppmåling (nytt) Delprosjekt 9: Planstrategi og plansamordning (nytt) Delprosjekt 10: Kulturbygging og verdiar (oppstartsmøte 23.3.) Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek vedlagde organisasjonskart for prosjektet, med unntak av delprosjekta demokrati/medverknad, politisk organisering og administrativ organisering som vert oppretta på eit seinare tidspunkt. Etter kvart som prosjektorganisasjonen endrar/utviklar seg, skal oppdatert kart framleggast styringsgruppa til nytt vedtak. Styringsgruppa oppnemner ein politisk representant frå kvar kommune til delprosjekt 10 Kulturbygging og verdiar: Haram: Ewa Hildre Sandøy: Hildegard Maier Skodje: (ettersender namn på representant ila. ei veke) Ørskog: Geir Peter Aure Ålesund: Tore Johan Øvstebø Styringsgruppa tek presentasjonen i møtet til orientering. 19/17 Delprosjekt 1: Personal og omstilling skisse til prosess for rekruttering av rådmann Presentasjon i møtet v/delprosjektleiar Roar Reiten. Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. 20/17 Prosjektbudsjett første skisse Budsjettskisse (kostnader og inndekning) for prosjektet etablering av nye Ålesund, inkl. økonomiske bindingar i intensjonsavtalen, er utsendt. Det er Fellesnemnda som formelt skal godkjenne eit prosjektbudsjett. Styringsgruppa må førebu eit budsjettutkast. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek første skisse til prosjektbudsjett til orientering. 21/17 Frikjøp av eitt årsverk frå kommunikasjonsteamet i Ålesund kommune. Kommunesamanslåinga i nye Ålesund bli truleg den største i landet. For å lukkast må informasjons- og kommunikasjonsarbeidet prioriterast både innan i kommunane, mot innbyggjarane og mot lokal og nasjonal media/presse. Ressursar til informasjons- og kommunikasjonsarbeidet kan ikkje vente til Fellesnemnda er oppretta; nødvendig ressurs bør vere på plass i god tid før Regjeringa legg fram innstillinga til ny kommunestruktur før påske. Vedtak: Styringsgruppa vedtek at prosjekt etablering av nye Ålesund skal ha ein kommunikasjonsansvarleg person på heiltid Styringsgruppa forskotterer bruk av eingongstilskotet til frikjøp av kommunikasjonsressurs (eitt årsverk) frå kommunikasjonsteamet i Ålesund kommune frå

124 22/17 Innovasjon i praksis utkast til søknad Bygging av ny kommune skal bere preg av innovasjon og fornying, ikkje berre fusjonering. Når den nye kommunen står klar i 2020 skal den både ha skapt noko nytt, ha etablert ein varig innovasjons- og utviklingskultur og innovasjonskapasitet. Nye Ålesund kommune ønskjer å utnytte mogelegheitsrommet vi har i byggjeprosessen til å utvikle både strukturar og kultur som fremmer fornying og innovasjon på ein meir systematisk måte enn det kvar enkelt kommune har tradisjon for i dag. Utkast til søknad på skjønnsmidlar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal er utsendt, søknadsfrist er 17. mars. Rådmann Bente Glomset Vikhagen presenterte utkastet i møtet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune ber Skodje kommune sende vedlagte søknad på vegne av nye Ålesund kommune. 23/17 Gruppearbeid - visjon og verdiar for nye Ålesund kommune God styring av prosjektet nye Ålesund kommune krev ein tydeleg visjon, eit tydeleg verdigrunnlag og tydelege mål. Dette vil gje felles retning for dei ulike delprosjekta som skal setjast i gang. I intensjonsavtalen er det nedfelt ein visjon for nye Ålesund kommune «Nasjonal slagkraft, regional attraktivitet og lokal identitet». Vidare vart det formulert eit motto: «Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil skal vi tore å gjere noko med.» Med utgangspunkt i dette leia Bente V. Glomset, Anne Bente Skjellum, Anne Mette Liavaag og Malin Piegsa eit gruppearbeid på til saman 1,5 time. Gruppearbeidet omfatta også filming («direktsend-tv»), framvising og oppsummering. Resultatmålet med arbeidet var å skape eit materiale som delprosjektet for kultur og verdiar kan byggje vidare på. Vedtak: Delprosjekt for kulturbygging og verdiar tek med seg resultata frå gruppearbeida i sitt arbeid. 24/17 Delta i KS sitt tilbod om Lokaldemokratiundersøkinga 2017 Styringsgruppeleiar presenterte kort innhaldet i tilbodet frå KS: Link. Vedtak: Nye Ålesund melder vår interesse til KS for å delta i undersøking/måling om kor godt lokaldemokratiet fungerer i våre kommunar. Vi må samtidig informere KS om at Haram kommune etter kvart kan kome med i undersøkinga for nye Ålesund. 25/17 Newton-rom ved NMK oppretting av arbeidsgruppe for å ta planlegginga vidare Det visast til tidl. sak 07/17 Etablering av "Newton-rom og deltaking i "First Lego league". Rådmann Astrid Eidsvik orienterte kort om status og forslag til vedtak. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune opprettar ei arbeidsgruppe for vidare arbeid og avklaringar ifm. etablering av Newton-rom ved NMK. Rådmennene melder namn på ein skulefagleg representant frå kvar kommune til koordinator. 26/17 Nye Ålesund som eigna vertskommune for tilflytting av statleg verksemd oppretting av arbeidsgruppe for vurderingsnotat Nestleiar i styringsgruppa Dag Olav Tennfjord introduserte saka ut frå St.meld. 18, herunder særskilt vedlegg om «Plan for lokalisering av statlige arbeidsplasser»: Link. 4

125 Vedtak: Styringsgruppa opprettar ei arbeidsgruppe for å skrive eit vurderingsnotat om kva kvalifikasjonar nye Ålesund har som gjer oss eigna vertskommune for ny statleg verksemd. Følgjande deltek i gruppa: Skodje: Dag Olav Tennfjord (leiar av arbeidsgruppa) Ålesund: Tore Johan Øvstebø Haram: Vebjørn Krogsæter Sandøy: Oddvar Myklebust Ørskog: Knut Magne Harstad Nye Ålesund: Anne B. Støyva Emblem og Anne Bente Skjellum Møtet ferdig kl Vedlegg til referatet powerpointpresentasjonar i møtet: Presentasjon i sak 17/17 v/prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad. FMMR Presentasjon i sak 18/17 v/prosjektkoordinator Presentasjon i sak 19/17 v/leiar av delprosjekt Personal og omstilling Presentasjon i sak 23/17 v/leiarane av gruppearbeidet 5

126 Referat styringsgruppa 6. møte Dato: 20. april 2017 Vertskap: Ålesund kommune Stad: Middelaldermuseet, Borgundgavlen Tid: Kl Deltakarar: Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Forfall Vebjørn Krogsæter - ordførar Randi W. Frisvoll - varaordførar Ewa Hildre Arne Otto Rogne (vara for Korsnes) Cine F. Austnes (vara for Harsjøen) Oddvar Myklebust - ordførar Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Dag Olav Tennfjord - ordførar Geir Ove Leite - varaordførar Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Knut Helge Harstad - ordførar Geir Peter Aure - varaordførar Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Eva Vinje Aurdal - ordførar Tore Johan Øvstebø - varaordførar Øystein Tvedt Anita H. Sætremyr (vara for Stenseth) Svein Harsjøen, Haram Emil Korsnes, Haram Åse Kristin Ask Bakke, Sandøy Anne Kristin Bryne, Ålesund Geir Stenseth, Ålesund Turid Hanken Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Endre Hellandsvik - UDF/Unio Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal - HVO Prosjektteamet Andre Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Demokratirådgjevar Mads Solberg Frå vertskommunen Ålesund: Melina Brkan, politisk sekretariat Ålesund kommune Frå Sunnmøre museum (tilrettelegging og omvisning): Jarle Sulebust og Kari-Mette Aamelfot Tveit 1

127 Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling og møtereferat 5. styringsgruppemøte vart godkjend. Agenda vart godkjend med merknad frå Olav Kjetil Sjøholt; Sjøholt ba om at styringsgruppa også diskuterer prosess for utarbeiding av fellesnemndreglement, herunder erfaringane frå kommunestyrehandsaminga 6.4. om rekruttering av rådmann. Dette vert diskutert i sak 29/17. 27/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Haram kommunestyre vedtok 6.4. følgjande deltakargruppe i styringsgruppa: Ordførar Vebjørn Krogsæter med personleg varamedlem Guttorm Kjerstad Varaordførar Randi W. Frisvoll med personleg varamedlem Arnt Ove Tenfjord Emil Korsnes med personleg varamedlem Arne Otto Rogne Svein Harsjøen med personleg varamedlem Cine F. Austnes Ewa Hildre med personleg varamedlem Rolf Longva 2. Proposisjon om endringar i kommunestrukturen var framlagt 5.4. Lenke. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Lenke til oppsummering. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Lenke til oppsummering. 5. KMD og KS samling Lillestrøm og Flesland Lenke til program. 6. Mads Solberg tilsett som prosjektmedarbeidar demokrati og medverknad frå 3. april. Stillingsbeskriving er vedlagt sakspapira. 7. Oppretting av tilsettingsutval for rekruttering av rådmann sak i alle kommunestyrer, ferdighandsama i Ålesund, Haram, Sandøy og Ørskog 6.4. og Skodje 19.4.: Link til sak og vedtak i Haram kommunestyre Link til sak og vedtak i Ålesund kommunestyre Link til sak og vedtak i Sandøy kommunestyre Link til sak og vedtak i Ørskog kommunestyre Link til sak og vedtak i Skodje kommunestyre 8. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat er utsendt. 28/17 Prop. 96 S ( ) «Endringar i kommunestrukturen» framlagt av KMD 5. april Styringsgruppeleiar orienterte kort om Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen - link. Tilråding frå KMD er: «Ålesund kommune, Sandøy kommune, Skodje kommune, Haram kommune og Ørskog kommune slås sammen fra 1. januar 2020». Proposisjonen er no til handsaming i kommunalkomiteen, og leggast fram for Stortinget 8. juni Ein kan følgje denne prosessen på stortinget.no/saker og publikasjonar - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering. 2

128 29/17 Informasjon om felles kommunestyremøte 21. juni Styringsgruppeleiar og koordinator orienterte om nyleg gjennomført planleggingsmøte mellom AU og fylkesmannen 18. april. Fylkesmannen sender også ut INFO-skriv 2 om dette. Felles kommunestyremøte i regi av Fylkesmannen 21. juni Fylkesmannen innkallar dei fem kommunestyra til fellesmøte 21. juni, i alt 133 representantar: Kommunar Tal på kommunestyremedl. Haram kommune 27 Sandøy kommune 19 Skodje kommune 21 Ørskog kommune 17 Ålesund kommune 49 Kommunestyremedl. i alt 133 Dette er eit felles møte for å drøfte 25 i inndelingslova framfor vedtak i dei einskilde kommunestyra. Det skal ikkje fattast vedtak i det felles møtet som fylkesmannen innkallar til, (vedtak fattast i dei fem kommunestyra etterpå). 25 i inndelingslova har eit minstekrav til kva eit felles kommunestyre skal drøfte: forslag til namn på den nye kommunen talet på medlemmer i det nye kommunestyret kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i inndelingslova val av revisor for verksemda i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga Fem kommunestyremøter må fatte likelydande vedtak i etterkant 21. juni eller seinare På bakgrunn av drøftinga omtalt over, må kvart kommunestyre fatte likelydande vedtak. AU må avgjere om det skal arrangerast fem kommunestyremøter same ettermiddag på same stad når vi likevel er samla, eller om dette skal skje i kvar kommune i etterkant. Førebuande prosessar i kvart kommunestyre i mai AU må straks utarbeide eit utkast til reglement for fellesnemnda. Rådmennene førebur sak. Utkastet vert sendt til kvart kommune første veka i mai med frist for sakshandsaming ila. mai. Det er svært viktig at kommunestyra og formannskapa avset tilstrekkeleg tid til å diskutere både reglement for fellesnemnda og øvrige punkt vist over. Det må eventuelt kallast inn til ekstraordinære møter. Oversikt over faste formannskaps- og kommunestyremøter ligg ved. Reglement og øvrige saker må vere ferdig debattert og omforent når 133 kommunestyrerepresentantar møtast 21. juni. Styringsgruppa diskuterte erfaringane frå kommunestyrehandsamingane 6.4. om rekruttering av rådmann. Denne saka viser behovet for grundige prosessar for at fem kommunestyrer til slutt skal fatte likelydande vedtak. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. 30/17 Oppdatering av intensjonsavtalen Ordførarane presenterte først innhaldet kapittel 1 til 5 for styringsgruppa, etterfølgt av spørsmålsrunde og gruppearbeid. Deretter gjekk koordinator gjennom AU sine føringar for oppdateringsarbeidet. AU er einige om at avtalen treng å oppdaterast, dette er også fordi Haram kommune og Ørskog kommune ikkje har signert noværende avtale. 3

129 Felles føringar er: Vi må gjere nokre openbare redaksjonelle tilpassingar og språkvask. Her er nokre substansielle oppdateringar og presiseringar som bør inn forhold som har endra seg/er utdaterte sidan juni Overstrykingar gjort etter at Ørskog melde seg ut, må inn igjen. AU understreker at intensjonsavtalen kan ikkje endrast så mykje at avtalen må reforhandlast. Ny tekst eller fjerning av tekst som reelt endrar innhald skal vi vere svært varsame med. Ordførarane gjekk deretter gjennom felles forslag til oppdateringar i kapittel 6, etterfølgt av gruppearbeid, sjå vedlegg. Gruppene oversender innspela til koordinator. Vedtak: Styringsgruppa er einige i at intensjonsavtalen må oppdaterast. AU jobbar vidare med oppdateringsarbeidet 3. mai på bakgrunn av innspela frå styringsgruppa, og styringsgruppa handsamar saka 18. mai. 31/17 Demokrati og medverknad Demokratirådgjevar Mads Solberg hadde første presentasjon for styringsgruppa, jf. vedlegg. Saman med styringsgruppa/fellesnemnda og AU, skal demokratirådgjevaren sjå til at målsetjingane i intensjonsavtalen for demokratiutvikling i nye Ålesund kommune blir nådd. Han har ansvar for demokratiutvikling i samsvar med prosjektmidlar frå fylkesmannen, nye Ålesund si deltaking i KS-lokaldemokratiundersøking og KMD-prosjekt, samt koordinere delprosjekt som vert oppretta innan temaet. Demokratirådgjevar presenterte fyrst generelt bakgrunnsstoff, m.a. kva som meinast med lokaldemokrati og generelle perspektiv på forholdet mellom kommunestørrelse og lokal medverknad. Fleire studiar indikera at godt lokaldemokrati kan sikrast i både store og små kommunar, men at store og små kommunar har ulike demokratiske kvalitetar. Han tok også føre seg korleis intensjonsavtalen legg opp til demokratiutvikling. Det er m.a. bestemt at nærdemokratiske organ skal spele ei viktig rolle i nye Ålesund, ein viktig jobb framover er å utgreie kva slags mandat desse skal ha. Solberg tok vidare opp nokon erfaringar som er gjort frå KS og Distriktssenteret, det kan være behov for særlege medverknadstiltak i samanslåingsprosessen fram mot Han skisserte til slutt nokon saker som må avklarast i delprosjekt politisk organisasjon, demokrati og medverknad. Demokratiutvikling i nye Ålesund kommune Det er løyvd prosjektmidlar frå fylkesmannen til å kartlegge, utvikle, og prøve ut modellar og system for medverknad og innbyggjarinvolvering, jf. stillingsbeskrivinga til Mads Solberg. Kommunar, næringsliv, frivillig sektor og innbyggjarane skal involverast i arbeidet med å utvikle gode modeller for demokrati og medverknad i den nye kommunen. Det skal også etablerast kontakt med forskingsinstitusjonar for følgjeforsking og kunnskapsdeling. Ei viktig oppgåve blir å definere styrker og svakheitar med eksisterande ordningar, få innspel frå ulike aktørar om lokaldemokratiske modellar og arrangere oppstarts- og innspelskonferansar med næringsliv og organisasjonar. Det skal skivast ein eigen prosjektplan for dette innan rammene for kva vi har fått skjønnsmidlar til frå FMMR. KS «Lokaldemokratiundersøkelse 2017» Styringsgruppa har tidlegare i sak 24/17 fatta vedtak om å delta i KS si undersøking/måling om kor godt lokaldemokratiet fungerer i våre kommunar - lenke. Nye Ålesund har fått stadfesting frå KS at vi er tatt med. For at nye Ålesund skal delta, må det også fattast vedtak i kvart av dei fem kommunestyra. Nye Ålesund sender sak til kommunestyra i mai. Kostnader for å delta må dekkast av prosjektet nye Ålesund, ikkje av kvart enkelt kommune. Deltakinga vert ein god ressurs for arbeidet i delprosjektgruppe om politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad. 4

130 KMDs prosjekt «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing» KMD har invitert kommunane til å delta i prosjekt om fornying av lokaldemokratiet - lenke. Nye Ålesund har fått stadfesting frå KS at vi er tekne med. Prosjektet er toårig med oppstart juni For at nye Ålesund skal delta, må det fattast vedtak både i styringsgruppa og i kvart av dei fem kommunestyra. Nye Ålesund sender sak til kommunestyra i mai. Kvar kommunekonstellasjon kan i utgangspunktet delta med 7 personar, men vi vil spørje KMD om å få delta med 10 (2 frå kvar kommune), pluss demokratirådgjevar og fagforeiningsrepresentant, dvs. deltakarane i delprosjektgruppa, jf. sak 32 og 33. Prosjektet vert eit samhandlingsforum for diskusjon og utviklingsarbeid omkring lokaldemokrati, og virkemidlar for innbyggjarmedverknad. Gjennom samlingar, utvikling av verktøy for undersøking, samt underveis-evalueringar, skal det identifiserast «beste praksisar» med utgangspunkt i kommunar som har lukkast. Det er ingen deltakaravgift, KMD dekker overnatting, men reisekostnad må dekkast lokalt. KMD gjev tilskot på inntil per kommune frå 2018 (gitt at Stortinget godkjenner dette). Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å delta i prosjekt i regi av KMD «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing». 32/17 og 33/17 Oppretting av delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad Mads Solberg innleia i sak 32 og 33 som vart handsama samla. Styringsgruppa var førelagd to alternativ til vedtak: 1. To delprosjekt; eitt for demokrati og medverknad og eitt for politisk organisering, med ein politisk og ein administrativ representant frå kvar kommune i begge. 2. Eitt felles delprosjekt for politisk organisering, demokrati og medverknad, med to politiske og ein administrativ representant frå kvar kommune. Styringsgruppa drøfta dette i grupper og deretter i fellesskap. Det vart avstemming med 9 stemmer for alternativ 1 og 12 stemmer for alternativ 2. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek å opprette eitt felles delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad. Delprosjektet skal ha ti politiske og fem administrative deltakarar: To politiske folkevalde representantar frå kvar kommune som dannar nye Ålesund Ein administrativ representant frå kvar kommune som dannar nye Ålesund Ein representant frå fagforeiningane Delprosjektet skal ha politisk leiar Demokratirådgjevar Mads Solberg koordinerer delprosjektet Ordførar og rådmann melder tilbake Mads Solberg kven som vert presentantar frå sin kommune. AU avgjer kven som skal vere leiar av dei politiske representantane. Mandatet til delprosjektet diskuterast og førebuast i gruppearbeid. Det endelege mandatet fastsetjast av fellesnemnda. Delprosjektet bør opprette underliggande arbeidsgrupper. 34/17 Prosjektorganisering og delprosjekt Saka vert utsett til neste møte. 5

131 35/17 Oppretting av delprosjekt: Senter for offentleg innovasjon - nasjonal pilot i samarbeid med bl.a. Ålesund kunnskapspark Rådmann i Skodje Bente Glomset Vikhagen presenterte i møtet, sjå vedlegg. Saka er forankra i intensjonsavtalen pkt åttande kulepunkt under andre prioriteringar: «Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og utvikling. Det skal etablerast ei avdeling/fagmiljø ( som) skal arbeide med å utvikle innovasjonskultur i heile den nye kommunen. Dette omfattar mellom anna å etablere ein kultur for samhandling mellom tenesteområde, mellom politikk og administrasjon, mellom kommune og næringsliv, og mellom kommune og frivillige. Avdelinga skal ta mål av seg til å vere eit nasjonalt ressurssenter for innovasjon i offentleg sektor.» Eit viktig mål for nye Ålesund kommune er bygging av ny kommune skal bere preg av innovasjon og fornying. Ny kommune skal skape noko nytt, etablere ein varig innovasjons- og utviklingskultur og innovasjonskapasitet. Aukande kompleksitet i oppgåveløysinga, demografiske utfordringar, teknologisk utvikling, samt endringar i nasjonal økonomi krev omstilling og innovasjonskraft. Eit tiltak for å få fart på innovasjon og fornying kan vere å etablere eit miljø og ein arena for å teste, simulere og visualisere. Ein arena der tilsette og politikarar kjem ut av våre faste fysiske miljø der testing og prøving vert oppmuntra og stimulert. På Sunnmøre har ÅKP AS (regionalt innovasjonsselskap Ålesund kunnskapspark), Ålesund kommune, Møre og Romsdal fylkeskommune, SIVA, NTNU i Ålesund og Offshore Simulator Centre har gått saman for å realisere framtidas innovasjonsarena i 3. etasje i det nye NMK-bygget som er under bygging på Campus Ålesund. ÅKP Blue Ocean Innovation Arena blir ei felles innovasjonsplattform for bedrifter som vil kommersialisere havrommet. Her kan ulike miljø samhandle for å utvikle neste generasjon sine teknologiske løysingar. Ein arbeider no med ein katapultsøknad for næringslivet med utgangspunkt i ÅKP Blue innovation Arena saman med store og små bedrifter, forsking og akademia, hjelparar og samarbeidande klynger. Nye Ålesund kommune bør utgreie mogelegheitene for å etablere eit pilotprosjekt «katapult for offentleg sektor» på denne arenaen. Den fysiske arenaen vil innby til unik og tverrsektoriell tenking der bedrifter, grunderar, forskerar og studentar. Å etablere oss på denne arenaen vil gje oss tilgang til ein fysisk infrastruktur, eit kompetansemiljø, og ein kultur for utvikling og innovasjon som kan vere av avgjerande viktigheit for evna til å løyse framtidas velferdsutfordringar. Ideen for nye Ålesund er enno i ein startfase. Vi bør ha ambisjon om å få statlege midlar til eit forsøksprosjekt. Dette krev politisk trykk frå nye Ålesund, det bør etter kvart opprettast eit delprosjekt av politisk og administrative leiarar som må samarbeide med eksterne partar for vidare konkretisering og framdrift i arbeidet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune opprettar delprosjekt for senter for offentleg innovasjon. For oppstartsfasen av prosjektet vert to ordførarar og to rådmenn utpeika: Ordførar Dag Olav Tennfjord og rådmann Bente Glomset Vikhagen, Skodje kommune Ordførar Vebjørn Krogsæter og rådmann Turid Hanken, Haram kommune 36/17 Informasjon om møte med fagforeiningane samarbeid og medverknad Koordinator orienterte kort om fellesmøte for alle hovudtillitsvalde og personalsjefane Agenda er informasjon om etablering av nye Ålesund og verksemdsoverdraging, drøfting av kommunikasjonsstrategi, drøfting av første informasjonsbrev til alle tilsette, og oppstart av drøfting medverknad. Det vert arrangerte fleire slike fellesmøter framover. Informasjonsbrev til alle tilsette vert etter planen utsendt 25. april. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. 6

132 37/17 Lansering av felles nettside for nye Ålesund Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum hadde første presentasjon av felles nettside for nye Ålesund. Denne vert lasert komande veke, og utviklast etter kvart. Prosjektet nye Ålesund har fått ei nettside der all informasjon er samla. Sida fungerer som intra- og internett. Nettsida er ein viktig arena for innbyggarar, tilsette, politikarar og media for å kunne sjå når det er møter, finne møtedokument, kontaktinformasjon til leiing og tillitsvalde og informasjon om arbeidsgrupper, delprosjekt og kvar vi er i bygginga av den nye kommunen. Nyealesund.no er eit supplement til kommunane sine eigne nettsider og intranett. Styringsgruppa viste stor interesse for den nye sida som samlar all informasjon for prosjektet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen til orientering. Styringsgruppa fekk også omvisning på Middelaldermuseet «Byen ved havlandet» v/jarle Sulebust Møtet ferdig kl Anne Berit S. Emblem referent Vedlegg til referatet powerpointpresentasjonar i møtet: Presentasjon i sak 29/17 Oversikt formannskaps- og kommunestyremøter i mai-juni 2017 Presentasjon i sak 30/17 Intensjonsavtalen v/ordførarane og koordinator Presentasjon i sak 31-33/17 Demokrati, medverknad og politisk organisering v/mads Solberg Presentasjon i sak 35/17 Senter for offentleg innovasjon v/bente Glomset Vikhagen 7

133 Dato: 18. mai 2017 Vertskap: Haram kommune Stad: ID-huset, Brattvåg Tidsramme: Deltakarar: Referat styringsgruppa 7. møte Kommune Medlemmar i styringsgruppa Rådmenn Tillitsvalde og HVO Haram Vebjørn Krogsæter (ordførar) Turid Hanken Endre Hellandsvik - UDF/Unio Randi W. Frisvoll (varaordførar) Ewa Hildre Emil Korsnes Svein Harsjøen Sandøy Oddvar Myklebust (ordførar) Kim Andrè Breivik Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Stein I. Skogen (vara for Bakke) Hildegard Maier Jessica Gärtner (konstituert) Skodje Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Bente Glomset Vikhagen Ramona Pilskog - Delta/YS Ørskog Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Synnøve Vasstrand Synnes Geir J. Skodje - UDF/Unio Ålesund Eva Vinje Aurdal (ordførar) Tore Johan Øvstebø (varaordf.) Øystein Tvedt (frå kl. 12) Geir Stenseth, Ålesund Anne Kristin Bryne Astrid Eidsvik Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal Meldt forfall Åse Kristin Ask Bakke, Sandøy Espen Myklebust, Sandøy Prosjektteamet Andre Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Demokratirådgjevar Mads Solberg Kommunikasjon: Christine Rørvik Delprosjekt kartlegging interkommunalt samarbeid: Tore Hals (presentasjon) og Hilde Sørland Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Styringsgruppa godkjende møteinnkalling og møtereferat 6. styringsgruppemøte. Referat og presentasjonar er sendt ut lenke møtereferat. 1

134 39/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Info-skriv 2 frå Fylkesmannen m.m lenke 2. KMD/KS-samling på Lillestrøm og Flesland veke 18 lenke presentasjonar 3. Første felles møte med fagforeiningane lenke møtereferat 4. Informasjonsbrev alle tilsette utsendt lenke 5. Felles nettside nyealesund.no lansert lenke nyheitssak 6. Tilsettingsutval for rekruttering av rådmann er konstituert aktuelle tilbydarar, eksterne rekrutteringsbyrå, presenterer seg for tilsettingsutvalet 24. mai. 7. Arbeidsutvalet hadde møte 3.5. lenke møtereferat. Referatet er også vedlagt. Styringsgruppa tok referatsakene til orientering. 40/17 Endeleg kartleggingsrapport interkommunale samarbeid Styringsgruppa nedsette ei arbeidsgruppe for å kartlegge det interkommunale samarbeidet. Arbeidsgruppa har bestått av ein administrativ representant frå kvar kommune, prosjektkoordinator og Tore Hals. Endeleg rapport «Hopehav kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap», m/tabelloversikt, blei overlevert AU og er publisert på nettsida lenke. Rapporten er ei kartlegging av eksisterande samarbeid, og ikkje ei vurdering av kva som bør halde fram og kva som bør bli avslutta. «Hopehav» er eit verkty og oversikt som grunnlag for fellesnemnda si vurdering av framtidig samarbeid. Samarbeida er registrert i kategoriar ut frå det formelle grunnlaget samarbeida er etablert etter. Rapporten gir ei oversikt over rammene som gjeld for samarbeid etablert med heimel i lov. Rapporten ser på høvet for styring og politisk kontroll ut frå kva type samarbeidsform som blir vald og nemner forhold omkring offentlegheit. Avslutningsvis er det trekt fram ulike kriterier for vidare vurdering. Tore Hals presenterte kartleggingsresultata på vegne av gruppa. Presentasjonen ligg ved referatet. Styringsgruppa ga deretter tilbakemeldingar på kartleggingsresultatet. Delprosjekt Interkommunalt samarbeid kartlegging er med dette avslutta. Vedtak: Styringsgruppa tek til orientering dokumentet «Hopehav kartleggingsrapport om interkommunalt samarbeid og eigarskap» slik det er lagt fram av arbeidsgruppa Kartleggingsrapporten blir sendt over til fellesnemnda som grunnlag for vidare arbeid og til samarbeidskommunane til orientering. 41/17 Status delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og medverknad Demokratirådgjevar Mads Solberg orienterte om framgangen i arbeidet med delprosjekt 11: Politisk organisering, demokrati og innbyggjarmedverknad (jf. sak 31-32/17). Kvar kommune må melde inn namn på to politiske og ein administrativ representant i prosjektgruppa. Dei fleste kommunane har allereie peika ut representantar, dei siste namna vil bli klare når kommunestyremøta i mai er avvikla. AU peikar ut politisk leiar av delprosjektet. Styringsgruppa vedtatt å delta i to relevante nasjonale prosjekt om innbyggjarinvolvering: KMD-prosjektet «Fornyelse av lokaldemokratiet i kommunar med vedtak om samanslåing», samt KS «Lokaldemokratiundersøkelse 2017». Det blei gitt ei orientering om status i desse. Det er sendt over felles sak til kvar av kommunestyra, og deltaking i begge prosjekta skjer på vilkår av at alle fem kommunane vedtek å delta (veke 19 og 20). Prosjektet for nye Ålesund kommune dekkjar utgifter til deltaking i begge prosjekta, slik at dei enkelte kommunane sitt budsjett ikkje vert belasta for å vere med. Dei ti politiske representantane i delprosjekt 11 må melde seg på oppstartskonferansen for KMD-prosjektet «Levande lokaldemokrati» innan Konferansen er på Lillestrøm

135 Solberg gav også ei orientering om korleis KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 er organisert. Opinion og Norstat utfører telefonintervju blant innbyggjarane på vegne av KS. Intervju av dei folkevalde gjennomførast i kvar av kommunestyremøta i august. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering. Kvar kommune peikar ut to politiske vararepresentantar til delprosjektet. 42/17 Oppdatering av intensjonsavtalen ferdigstilling Intensjonsavtalen som ligg til grunn for etablering av nye Ålesund kommune er inngått mellom Ålesund, Sandøy og Skodje. Styringsgruppa starta eit oppdateringsarbeid 20.4., AU jobba vidare med innspela 3.5., og forslag til oppdatert utgåve vart deretter sendt kommunane. Det er fleire grunnar for oppdatering: Det er berre ordførarane i Ålesund, Sandøy og Skodje som har signert gjeldande intensjonsavtale. Hausten 2016 vedtok Ørskog å inngå i den nye kommunen, og i juni 2017 kjem Stortinget til å vedta at Haram også skal inngå. Det er behov for ei intensjonsavtale der alle fem kommunane har signert. Avtalen frå juni 2016 er eitt år gammal, og noko tekst og tal kan med fordel oppdaterast i samsvar med utvikling og nye opplysningar siste året. Det er også behov for språkvask. Vi understrekar at dette ikkje er ei reforhandling, men ei oppdatering. Hensikta med oppdateringa er at avtalen som ligg til grunn for fellesnemnda sitt arbeid, og ligg på nettsida vår til 2020, inneheld minst mogleg utdatert eller uklar tekst og er signert alle ordførarane. Kvar ordførar har lagt opp ein dialogprosess i eigen kommune før 18. mai for å få fram merknader før sluttbehandling, ikkje etter. Styringsgruppa ferdigstilte oppdateringsarbeidet i styringsgruppemøte Dei fem kommunestyra får no oversendt endeleg oppdatert utgåve til vedtak. Målet er at alle ordførarane signerer ei oppdatert utgåve i juni Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om oppdatert utgåve av intensjonsavtalen, etter ferdigstilling i styringsgruppemøte Den oppdaterte utgåva vert sendt kvart kommunestyre for endeleg vedtak. Ordførarane har som mål å signere den oppdaterte utgåva av intensjonsavtalen etter Stortingsvedtaket /17 Felles kommunestyremøte 21. juni - saker og arrangement Stortinget fattar vedtak om nye Ålesund kommune ut i frå Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen. Fylkesmannen i MR vil kalle inn dei fem kommunane til felles kommunestyremøte for å drøfte 25 i inndelingslova (jf. punkt under). Det skal ikkje treffast vedtak i felles kommunestyremøte, møtet er av prosessleiande karakter. I forlenging av fellesmøtet (same dag), vert gjennomført separate kommunestyremøter der kvart kommunestyre formelt handsamar drøftingssakene. Sakene gjeld: 1. Forslag til namn på den nye kommunen 2. Talet på medlemmer i det nye kommunestyret 3. Kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i inndelingslova 4. Val av revisor for verksemda i fellesnemnda 1 5. Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga 1 Inndelingslova ( 26, 5. ledd) sitt krav om kontrollutvalet si innstilling ved val av revisor og kontrollutvalsekretariat, gjeld for den nye kommunen. Tilsvarande krav gjeld ikkje for verksemda i fellesnemnda, men kontrollutvala vil likevel handsame denne saka. Saka er sendt til kontrollutvalsekretariatet. 3

136 Det er viktig at dei fem kommunestyra har hatt tilstrekkeleg tid til å ha dialog om/diskutere sakene, og er omforeinte om framlegg til vedtak innan Saksframlegg er derfor oversendt kvar kommune og ordførar og rådmann er bedt om å legge opp til dialogprosess i eigen kommune i mai/juni Rådmann Synnøve Vasstrand Synnes presenterte innhaldet i saksframlegga og kvar ordførar fortalte om prosessen i sin kommune. Lenke til ekstraordinært formannskap og bystyre i Ålesund 16. og 23. mai. Koordinator orienterer om sjølve arrangementet. Denne figuren viser prosessen: Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek presentasjonane til orientering. 34/17 Utsatt sak frå Prosjektorganisering og delprosjekt Koordinator presenterte felles mal for mandat til delprosjekta, og styringsgruppa ga innspel til denne. Malen er vedlagt referatet. Malen vert sendt kvart delprosjekt der gruppene blir bedt om å foreslå mandattekst innanfor malen. Mandata vert endeleg vedtekne av fellesnemnda i august. Delprosjekta skal deretter utarbeide prosjektskisse for korleis dei vil løyse mandatet. Mandata til dei ulike delprosjekta skal vere forankra i det overordna prosjektstyringsdokumentet «Slik bygger vi nye Ålesund». Tekst i oppdatert intensjonsavtale vert no innarbeidd i overordna styringsdokument som igjen legg føringar for delprosjekta. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek presentasjonen til orientering. Anne B. Støyva Emblem referent 4

137 Referat styringsgruppa 8. møte (siste møtet) Dato: 19. juni 2017 Vertskap: Ørskog kommune Stad: Ørskog rådhus, Sjøholt Tidsramme: Deltakarar: Kommune Medlemmar i styringsgruppa Rådmenn Tillitsvalde og HVO Haram Vebjørn Krogsæter (ordførar) Turid Hanken Endre Hellandsvik - UDF/Unio Randi W. Frisvoll (varaordførar) Rolf Longva (vara for Hildre) Emil Korsnes Svein Harsjøen Sandøy Oddvar Myklebust (ordførar) Kim Andrè Breivik Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Åse Kristin Ask Bakke (varaordf.) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner (konstituert) Skodje Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Bente Glomset Vikhagen Ramona Pilskog - Delta/YS Ørskog Ålesund Meldt forfall Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Gert Rietman Eva Vinje Aurdal (ordførar) Åse M Myren (vara for Øvstebø) Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne Ewa Hildre Tore Johan Øvstebø Janette Steinsvik (ass. rådmann) Astrid Eidsvik Synnøve V. Synnes Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Lars Marius Rindal Prosjektteamet Andre Eksterne Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum Demokratirådgjevar Mads Solberg Formannskapsekretær Ålesund kommune Irene Kalstad Aase Leiar delprosjekt økonomi Lars Fylling Personalsjef Skodje kommune Malin Piegsa FMMR Prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad FMMR Jurist Frida Farstad Brevik Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Styringsgruppa godkjende møteinnkalling og møtereferat 7. styringsgruppemøte lenke møtereferat. Referat og presentasjonar vart sendt ut

138 44/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte kort om status sidan sist styringsgruppemøte: AU-møte lenke til referat og AU-møte lenke til referat Søknad infrastrukturmidlar er sendt KMD 1.6. med kopi til ordførarane. Prosjektleiarforum 2.6. lenke til referat. Ny samling vert Oppdatert organisasjonskart og oversikt delprosjekt lenke. Oppstartsamling i KMD sitt prosjekt «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing». Nye Ålesund deltok med ni representantar. Innkalling frå FMMR sendt kvar kommune Kvar kommune sender innkalling til kommunestyremøtet der FMMR si innkalling og saksliste leggast ved. HTV og HVO er inviterte til felles kommunestyremøte Prosjektet opprettar ei side på FB for tilsette. Denne er open for alle. Informasjons- og nyheitsbrev nr. 2 vert sendt tilsette før sommaren. Invitasjon til KS/KMD-samling , gjeld i hovudsak for nye kommunar som ikkje har delteke på samlingane tidlegare i vår - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek referatsakene til orientering. 45/17 Orientering om Stortingsvedtak «Endringer i kommunestrukturen» Prop. 96 S ( ), Innst. 386 S ( ) Stortinget har vedteke at Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund skal danne ny kommune innan Stortingsvedtak, saksprosess og forslag finn de her lenke Pressemelding frå nye Ålesund vart sendt ut like etter Stortingsvedtaket - lenke Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek saka til orientering. 46/17 Orienteringar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/prosjektleiar og jurist Prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad FMMR orienterte om felles drøftingsmøte Fylkesmannen i Møre og Romsdal har innkalla dei fem kommunestyra til felles kommunestyremøte/drøftingsmøte lenke. Politiske sekretær i kvar kommune har vidaresendt innkallinga til eige kommunestyre. Jurist Frida F. Brevik FMMR orienterte om gyldig samansetjing av fellesnemnd, jf. kommunelova 36 nr. 2. Presentasjonen ligg ved. Kravet til kjønnsmessig balanse gjeld kvar kommune si valliste/delegasjon til fellesnemnda (fem repr.), ikkje nemnda som heile. AU har diskutert problemstillinga, jf. AU-referat sak 5 og sak 5. FMMR har gitt skriftlege tilbakemeldingar på spørsmål som er vidareformidla til ordførarane - her er utdrag: «Valg til fellesnemnd skal skje etter kommunelovens regler jf. inndelingslova 26. Koml. 36 nr. 2 oppstiller et krav om kjønnsmessig balanse. Kravet gjelder for de enkelte lister, dvs. her vil kravet gjelde for listen til den enkelte kommune. Det følger videre av koml. 37 nr. 3 at det så langt det er mulig, skal kravet til kjønnsmessig balanse (jf. koml. 36 nr. 2) sikres i valgoppgjøret ved at det underrepresenterte kjønn rykker opp. Kravet om kjønnsmessig balanse gjelder også for varamedlemslisten.( ). Det kan få konsekvenser for gyldigheten av vedtakene dersom organet ikke er satt sammen lovlig. Det er kommunens ansvar å se til at organet er lovlig sammensatt. ( ) Det er ikke mulig å søke unntak fra kravet ( ), verken med hjemmel i eller etter inndelingslova 17.» FMMR overleverte brev til kommunane i nye Ålesund om gjeldande tema, sjå vedlegg. Ordførar i Skodje orienterte at dei vil innfri kravet, ordførar i Ørskog orienterte om kvifor kommunen enno ikkje har kome til ei løysing. Fleire i styringsgruppa ga tilbakemelding om viktigheita av at lova også vert følgd i Ørskog. NB! I ettertid har Ørskog kommunestyre oppnemnd medlemmar til fellesnemnda som er i samsvar med lova lenke kommunestyreprotokoll (lagt til referatet 29.6.). 2

139 Frida F. Brevik orienterte om harmonisering eigedomsskatt i kommunesamanslåinga. Presentasjonen ligg ved. AU har diskutert problemstillinga, jf. AU-referat sak 6. Eigedomsskatt skal, saman med andre lokale forskrifter og vedtekter, harmoniserast før kommunesamanslåinga. Dersom nye Ålesund ikkje greier dette innan fristen, kan ein som siste utveg søke Kongen om unntak frå eigedomsskattelova, jf. inndelingslova 17. I så fall skal behovet for unntak grunngjevast godt; vilkår for unntak etter inndelingslova 17, 2. ledd er at unntaket må vere «nødvendig» for gjennomføring av grenseendring, det er ikkje nok at det sjåast som hensiktsmessig eller ønskeleg. Det er behov for at nye Ålesund rask startar utgreiinga av harmonisering av eigedomsskatt, slik at fellesnemnda kan ta stilling til dette. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek presentasjonane frå FMMR til orientering. Ordførarane følgjer opp brev frå FMMR om lovleg samansetjing av fellesnemnd. Styringsgruppa ber delprosjekt Økonomi om å prioritere utgreiing av harmonisering eigedomsskatt, i tillegg til harmonisering av andre lokale forskrifter og regelverk. 47/17 Program og gjennomføring av felles kommunestyremøte 21. juni 2017 Kommunikasjonsansvarleg Anne Bente Skjellum presenterte utkast til program og gjennomføring, bordoppsett m.v. Leiar av styringsgruppa gjekk gjennom AU si innstilling til køyreplan for drøfting og individuelle kommunestyremøter. Sjå AU-referat sak 4, samt saksframlegg til møtet. Program vart lagt på nettsida og utdelt før møtestart lenke. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek informasjonen om program og gjennomføring til orientering. 48/17 Oppretting delprosjekt A9: Vatn, avløp og renovasjon AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit delprosjekt for vatn, avløp og renovasjon. Det er allereie oppretta delprosjekt for matrikkel, kart og oppmåling, det er behov for å kome raskt i gang med tilsvarande prosjekt på VAR-området. Delprosjektgruppa skal bestå av ein administrativ representant frå kvar kommune, og ein tillitsvald. Rådmennene melder inn namn. Kim Andre Brevik vert delprosjektleiar. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at delprosjekt A9: Vatn, avlaup og renovasjon vert oppretta. 49/17 Oppretting delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging (2017) AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit delprosjekt som går i gang med kartlegging av administrativ struktur, slik at kartleggingsarbeidet er klart til rådmann for nye Ålesund er på plass. Det er viktig å kome i gang med kartlegginga fordi mange delprosjekt er avhengig av framdrift vedr. administrativ struktur. Kommunane i nye Ålesund må kartleggast, samt innhente ulike døme frå andre kommunar av samanliknbar størrelse, og sjå på fortrinn og ulemper med desse. Kartleggingsarbeidet gjerast av ei administrativ gruppe med ein repr. frå kvar kommune, og ein tillitsvald. Rådmennene har meldt inn namn. Koordinator tiltrer. Kommune Delprosjekt: Administrativ organisering kartlegging (2017) Haram Turid Hanken Sandøy Ann Kristin Røyset Skodje Kristian Skålhavn Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes Ålesund Magne Karlsen Nye Ålesund Prosjektkoordinator tiltrer gruppa Fagforeiningsrepr. Hanne Tonning Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at delprosjekt A10: Administrativ organisering kartlegging (2017) vert oppretta som administrativt delprosjekt. 3

140 50/17 Oppretting politisk delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid AU innstiller (AU-referat ) på å opprette eit politisk delprosjekt for å vurdere interkommunale samarbeid. Delprosjektet må kome raskt i gang til hausten slik at dei får framlagt sine tilrådningar til polisk avgjerd i fellesnemnda ved årsskiftet 2017/2018. Delprosjektet får overlevert kartlegginga av Interkommunale samarbeid som administrativ gruppe overleverte styringsgruppa i mai 2017, og tek utgangspunkt i vurderingsarbeidet. Intensjonsavtalen og mandat for fellesnemnda ligg til grunn for arbeidet. Fellesnemnda vedtek mandat for delprosjektet i første møtet i august. Delprosjektgruppa skal bestå av ein politisk representant (folkevald) og ein vararepresentant frå kvar kommune. AU avgjer på kven som skal vere leiar og nestleiar i delprosjektet. Tore Hals vert administrativ tilretteleggar i I dei to første møta vil tidlegare kartleggingsgruppe delta, for å orientere om funn i kartlegginga m.v. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at politisk delprosjekt P3: Interkommunale samarbeid, vert oppretta. Ordførarane melder namn på ein politisk representant og vararepresentant frå sin kommune. AU avgjer på kven som skal vere leiar og nestleiar i delprosjektet. 51/17 Orientering om organisering av digitaliseringsarbeidet fram mot 2020 Bente G. Vikhagen orienterte om styremøtesak i e-kommune Sunnmøre Dette var også sak i AU-møte For å kunne skape noko nytt i kommunesamanslåinga må IKT og digitalisering viast stor merksemd. Dei fem kommunane har ei mengd IKT-system som støttar tenesteproduksjon og prosessar. Å utnytte dei teknologiske mogelegheitene kan gje store vinstar. Dersom vi undervurderer arbeidet og samanhengane vil risikoen vere stor for at gevinstar går tapt. Den digitale samanslåinga i ny kommune er avhengig av å bli styrt som eige delprosjekt som forheld seg til dei same styringslinjene som dei andre delprosjekta i nye Ålesund. Dette inneber at kommunane i nye Ålesund ikkje bør videreføre det strategiske samarbeidet i ekommune med dei styringsstrukturane som fungerer i dag. Det strategiske samarbeidet etter 27 i kommunelova bør difor avviklast. Ein anbefaler at IKT driftssamarbeid vert videreført og videreutvikla gjennom fornying av samarbeidsavtale som sikrar gode strukturar. Det er kvar kommune som har vedtaksmynde til å oppløyse dette 27-samarbeidet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund ber rådmennene om å utarbeide ei sak om oppseiing av den strategiske delen av ekommunesamarbeidet etter 27 i Kommunelova. Denne må handsamast av dei respektive kommunestyra og i samsvar med retningsliner nedfelt i vedtektene. Ein anbefaler at IKT driftssamarbeidet vert videreført og videreutvikla gjennom fornying av samarbeidsavtale og tenesteleveranseavtale som sikrar gode strukturar, under namnet ekommune Sunnmøre. Grunngjeving for vedtaket: Den digitale samanslåinga i nye Ålesund kommune er avhengig av å bli styrt som eige delprosjekt som forheld seg til dei same styringslinjene som dei andre delprosjekta som er sett ned. Risikoanalyse gjennomført i delprosjekt for IKT- og digitalisering i nye Ålesund kommune syner at ei videreføring av det strategiske samarbeidet i ekommune vil innebere ei konkurrerande styringslinje i forhold til nye Ålesund sin prosjektorganisasjon. Det må difor iverksetjast tiltak som sikrar tydelege styringslinje så tidleg som råd i prosjektperioden. Nye Ålesund kommune må i prosjektperioden fram mot 2020 prioritere utviklingsprosjekt som er innretta mot bygging av ny kommune. Det strategiske interkommunalt samarbeid på digitaliseringsområdet gjennom e-kommune er eit spanande men og krevjande nettverkssamarbeid som ikkje kan prioriterast fram mot

141 52/17 Godkjenning utlysning prosjektstilling for IKT og digitalisering i nye Ålesund AU innstiller på (AU-referat 24.5.) å utlyse ei prosjektstilling knytt til strategisk IKT og digitaliseringsarbeid så snart som råd, jf. vedtak i e-kommune Sunnmøre omtalt i sak 51/17. IKT og digitalisering står sentralt i arbeidet med å samordne og utvikle den nye kommunen, og nye Ålesund skal vere ein føregangskommune i forhold til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Vi har behov for ein strategisk og framdriftsorientert person for å leie delprosjektet IKT og digitalisering. Prosjektstillinga utlysast for tre år, dvs. heile prosjektperioden og noko inn i Fellesnemnda må avsetje lønnsmidlar. Stillinga inngår i prosjektteamet og rapporterer til komande rådmann/prosjektleiar. Hovudarbeidsoppgåver: Leie delprosjekt IKT og digitalisering. Naudsynt arbeid for kartlegging, prioriteringar og strategiske val knytt til etablering av ny IKT-struktur, strukturering av dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkivering. Nye Ålesund kommune har høge ambisjonar i forhold til digitalisering av kommunale tenester og i forhold til digital dialog med innbyggarar og næringsliv. Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Stillinga er sentral ift. dette. Utlysning - lenke (lagt til referatet 29.6.) Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune er einige om at prosjektstilling for IKT og digitalisering i nye Ålesund vert utlyst i samsvar med vedlagte tekst. Prosjektstillinga inngår i prosjektteamet og rapporterer til komande rådmann/prosjektleiar. Prosjektstillinga vert finansiert over prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 53/17 Signering av intensjonsavtale Styringsgruppa handsama oppdateringa av intensjonsavtalen 18.5., og oppdatert utgåve er deretter godkjent i kvart kommunestyre. Avtala lenke (lagt til referatet 29.6.) Vedtak/signering: Ordførarane signerte avtala /17 Styringsdokumentet «Slik bygger vi nye Ålesund kommune» og overordna ROS-analyse for heile prosjektet Koordinator orienterte først om status og oppbygging av overordna styringsdokument og målstruktur. Presentasjonen ligg ved. Dokumentet vart utdelt. Bente G. Vikhagen og Malin Piegsa gjennomførte ein prosess (deltakande møteform) for Overordna ROS-analyse med vekt på å identifisere risikoar for heile prosjektet. Innspela vert sett inn i risikoanalyseverktøy i etterkant av møtet, og innarbeidd i planen. Vedtak: Styringsgruppa nedsette ei arbeidsgruppe på tre politiske representantar: Olav Kjetil Sjøholt (Ørskog), Kari Grindvik (Skodje) og Geir Stenseth (Ålesund), og to administrative representantar som rådmennene utpeikar seinare. Gruppa skal gje innspel til koordinator på bearbeidd styringsdokument før 10. august. Styringsdokumentet vert framlagt til vedtak i AU og fellesnemnda i august. Det er eit levande dokument som må oppdaterast utover i prosjektet. 55/17 Stillingsprofil og annonse rådmann nye Ålesund forslag frå tilsettingsutvalet Leiar av tilsettingsutvalet Dag Olav Tennfjord orienterte om Val av konsulentselskapet Amrop Delphi (konsulent Randi Flugstad) og deira oppdrag Prosessen i tilsettingsutvalet (sjå tabell under) Stillingsannonse innhald (sjå under). Første annonse går ut

142 Styringsgruppa hadde nokre innspel på bruk av nynorsk, dette er retta opp i annonsa. Framdrift Prosess for utforming av stillingsinnhald med konsulentselskapet Presentasjon styringsgruppa. Endeleg avgjer stillingsinnhald. Utlysing av stilling start Eksternt rekrutteringsselskap prosess mot aktuelle søkjarar Søknadsfrist Intervjuprosessar Vurdering og konklusjon tilsettingsutvalet Ferdig innstilling frå tilsettingsutvalet oversendt politisk avgjerd Dato juni 19. juni 22. juni Juni - august 15. aug. Aug. - sept. September 5. okt. Utfyllande utlysning på nettsida til Amrop Delphi - lenke (lagt til referatet 28.6.) Vedtak: Styringsgruppa tok presentasjonen til orientering. 56/17 Fellesnemnd, AU og PSU hausten 2017 Prosjektkoordinator presenterte endeleg forslag til møtekalender hausten PSU-møter kl (partsamansatt utval) Arbeidsutval møter kl Fellesnemnd møter kl onsdag 16. august torsdag 24. august torsdag 7. september torsdag 14. september Ingen AU-møte torsdag 5. oktober (kun ei sak: tilsetting rådmann) onsdag 18. oktober torsdag 26. oktober onsdag 8. november torsdag 16. november onsdag 29. november torsdag 7. desember Styringsgruppa påpeikte at fellesnemnda må halde møta på dagtid og starte kl. 12. Når møta haldast på Sandøy, må møtetid tilpassast ferjetidene. Dei ba også om at møtedatoane vert distribuerte til andre relevante offentlege organ, og at møtestad vert gjort kjent raskt. Det må utformast eit møtereglement for nemnda. Koordinator orienterte om følgjande: Møtestruktur og -gjennomføring vert tilnærma lik formannskap og kommunestyre. AU vert saksførebuande organ og innstiller til nemnda, jf. mandat fellesnemnda pkt Sakene (innstillingar og vedtak/protokollar) kjem i eigen møtemodul, slik de kjenner det frå kommunestyra. Desse vert tilgjengelege i slik at alle fem kommunane har tilgang. Offentleg innsyn Ålesund kommune har ansvar for arkivering og dokumenthandtering for prosjekt nye Ålesund, jf. mandat til nemnda pkt sakshandsamingssystemet må koplast til dette. 6