Informasjonshefte for Oksval II Sameie

Transkript

1 Informasjonshefte for Oksval II Sameie Innholdsfortegnelse 1. Forord 2. Historisk oversikt over Oksval II 3. Beskrivelse av sameieformen 4. Sameiermøtet 5. Styret 6. Fellesutgifter/vedlikeholdsfond 7. Forsikring 8. Forretningsfører 9. Salg av leiligheter og framleie 10. Fasadeendring/utbygging 11. Vedlikehold av husene 12. Uteareal/hager 13. OTO-Nytt og Facebook-side 14. Fellesantenneanlegg 15. Lekeplasser 16. Renovasjon 17. Dugnader 18. Parkering 19. Snøbrøyting, måking og sandstrøing 20. Felling av trær 21. Garasjelaget Vedlegg 1. Vedtekter for Oksval II sameie 2. Husordensregler for Oksval II sameie 3. Retningslinjer for behandling av byggesaker i Oksval II sameie 4. Nabovarselskjema (til kopiering) 5. Kontrakt med vedtekter for Oksval II garasjelag 6. Kart over Oksval II sameie 1

2 1. Forord I laget daværende styre med Carl Ingvald Havig i spissen for første gang et samlet informasjonshefte om Oksval II. I 1989 ble boformen endret fra borettslag til sameie, med de forandringer dette medførte. I den forbindelse ble informasjonsheftet oppdatert og gitt ut på nytt. Heftet ble revidert på nytt i 2003, og lagt ut på sameiets nettsider o-2.no. Nå har det gått 11 år, og i sammenheng med at nettsidene blir nye, ser vi at det er på sin plass å oppdatere informasjonsheftet på nytt. Revideringen har blitt gjort av det sittende styret i Informasjonsheftet blir delt ut til alle seksjonseierne, og skal følge seksjonen ved eierskifte. Heftet vil også være tilgjengelig i sin helhet på sameiets nettsider. Heftet er ment dels som et historisk dokument over sameiet, dels som et oppslagsverk med nyttig informasjon. Innhold og informasjon i heftet vil gjelde for den dato det blir delt ut til seksjonseierne, mens versjonen som ligger på nettsiden vil bli oppdatert ved behov. Revidert februar 2014 På vegne av styret i Oksval II sameie Cecilie Maske, styreleder 2

3 Historisk oversikt over Oksval II 3 stk bilder Konstituerende generalforsamling for borettslaget Oksval II ble avholdt og borettslaget ble registrert i Ytre Follo Handelsregister Første innflytting i borettslaget skjedde , og den siste borettshaver flyttet inn På ekstraordinær generalforsamling og ordinær generalforsamling ble det besluttet å oppløse borettslaget med sikte på overgang til sameie. Oksval II Sameie ble stiftet på konstituerende sameiermøte Sameiet består av totalt 113 boenheter fordelt på følgende antall/typer seksjoner: 55 A-seksjoner (4 halvplan) 38 B-seksjoner(2 plan) 20 C-seksjoner(4-mannsboliger) 3 stk bilder Beskrivelse av sameierformen Oksval II er et sameie med eierseksjoner. Bestemmelser om denne eierform finnes lov om eierseksjoner av 4. mars 1983, nr 7. I loven defineres eierseksjoner slik: Med eierseksjon forstås i loven her sameieandel i bygning med grunn eller festerett til grunn når det til andelen er knyttet enerett til bruk av bolig, forretningslokale eller annen bruksenhet i bygning. Seksjonseieren eier altså ikke selv boligen, men en ideell (tenkt) andel av hele sameiet. Denne andelen kalles eierseksjon. En seksjonseier i et boligsameie har eksklusiv bruksrett til en bestemt bolig. I tillegg har han rett til de øvrige fellesarealer sammen med de andre seksjonseierne. I dagligtale kalles gjerne en bolig i et sameie for eierleilighet, selveierleilighet (eller seksjon) 0.1. Hver enkelt seksjonseier får et skjøte på sin eierseksjon og har i utgangspunktet full råderett over seksjonen og den bolig han/hun har bruksrett til. I praksis er 3

4 det likevel en rekke begrensninger i råderetten av hensyn til de øvrige seksjonseierne og omgivelsene for øvrig. Disse begrensningene styres av bygningsloven, reguleringsbestemmelser, sameiets vedtekter med mer. For sameiets felles forpliktelser er den enkelte seksjonseier ansvarlig i forhold til sin sameierbrøk. Sameiermøtet Sameiermøtet er vår øverste myndighet. Ordinært sameiermøtet skal avholdes innen utgangen av april. Innkalling skal være skriftlig, og utsendes med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. Det ordinære sameiermøtet vil behandle styrets beretning for siste drifts år, regnskap og valg av nye tillitsmenn/kvinner i tillegg til eventuelle andre saker som krever en behandling på sameiermøtet. Dessverre er ikke sameiermøtene alltid så godt besøkt. Det finnes eksempel på at sameiermøte har vært avholdt med bare 14 stemmeberettigede til stede. Dette vil kunne medføre at avgjørelser som kun krever simpelt flertall kan vedtas med 8 stemmer og vedtektsforandringer som krever 2/3 flertall kan vedtas med 10 stemmer. Slike avgjørelser vil kunne være bestemmende for alle 113 sameiere. Det er derfor viktig at en leser innkallingen nøye, og at en møter opp på sameiermøtene, enten i egen person eller ved hjelp av fullmakt. Husk: din stemme kan være avgjørende! Det er kun den som står oppført som seksjonseier som har stemmerett på sameiemøtet. Er en selv forhindret fra å møte og sender sin ektefelle/samboer i stedet, skal vedkommende ha med fullmakt. Der seksjonen er registrert på begge ektefeller/samboere, må disse innbyrdes avgjøre hvordan de vil stemme, da hver seksjon kun har èn stemme. Ekstraordinære sameiermøter skal avholdes når minst en tiendedel av seksjonseierne krever dette eller når styret mener det er behov for dette. Ekstraordinære sameiermøter innkalles med minst 3 og høyst 20 dagers skriftlig varsel. Ellers gjelder de samme regler her som for ordinært sameiemøte. 4

5 Styret Styret står for forvaltningen av sameiets felles anliggender i samsvar med lover, vedtekter og vedtak fra sameiermøtene. Styret prøver vanligvis å ha møte en gang i måneden. I spesielle tilfeller kan det bli oftere. Vedtak i styret treffes med alminnelig flertall. Det kreves at minst tre styremedlemmer er til stede for at et vedtak skal kunne treffes og minst tre stemmer for vedtaket. Det anbefales at henvendelser/saker som ønskes behandlet leveres styret i skriftlig form eller pr. mail. Dette både for den arkivmessige funksjon og for at det ikke skal oppstå misforståelser. Fellesutgifter/vedlikeholdsfond En av styrets oppgaver er å se til at våre inntekter dekker utgiftene. I vårt sameie dekker fellesutgiftene følgende poster: Prosent Fordeling 1. Forsikring 13 S 2. Drift/vedlikehold av eiendommen 46 S 3. Kabel TV 23 L 4. Forretningsførsel 9 L 5. Personalkostnader 1 L 6. Styrehonorar 5 L 7. Revisjonshonorar 1 L 8. Diverse kostnader 2 S S fordeling av kostnad etter sameierbrøken. L lik fordeling av kostnad på samtlige 113 seksjoner i sameiet. Individuelle avgifter: Kommunale avgifter - Feiing og renovasjon - Vann og avløp betales direkte til Nesodden kommune av den enkelte seksjonseier to ganger i året. Det er montert vannmåler i alle leilighetene som skal leses av èn gang i året. 5

6 Forsikring Sameiets bygninger er forsikret i If forsikringsselskap, polisenr. SP Ved skade, ring forretningsfører: USBL tlf Vi gjør oppmerksom på at nye tilbygg må meldes inn til USBL for å bli omfattet av forsikringen. Ved enhver erstatningsskade vil det tilkomme en egenandel som må dekkes av sameieren. Se mer på o-2.no. Forsikringen dekker ikke skader som skyldes dårlig vedlikehold eller manglende tilsyn. Heller ikke skader som skyldes elde, bruk eller korrosjon dekkes. Som eksempel kan en liten lekkasje over lang tid føre til råte i et gulv og lignende. Dette dekkes dessverre ikke av forsikringen. Den enkelte seksjonseier må selv tegne innboforsikring. De fullstendige forsikringsvilkårene kan fåes ved henvendelse til forretningsfører. Fremgangsmåte ved forsikringsskade: Når en skade oppstår skal den umiddelbart meldes til USBL, telefon Eneste unntak er når det oppstår akutt skade utenfor arbeidstid. Da skal skaden meldes direkte til If forsikringsselskap telefon Skaden skal meldes USBL så snart kontoret er åpent igjen. Så snart skaden er meldt tar USBL kontakt med styret, gjør avtale med forsikringsselskapet, besiktiger/takserer skaden, evt. bestiller ekstern takstmann. Det skal ikke settes i gang noen form for utbedringsarbeid før takstmann har vært på stedet. Eneste unntak er de tiltak som må gjøres for å hindre at skaden blir større enn nødvendig, f. eks. stanse vannutstrømming, tørke opp og lignende. Etter at takstmann har avgitt sin skaderapport bestiller USBL håndverkere og sørger for gjennomføring av utbedringsarbeidene i henhold til taksten, forutsatt at skaden er dekkende innenfor forsikringsvilkårene. 6

7 Forretningsfører I følge vedtektene for Oksval II Sameie er det styret som engasjerer forretningsfører. Styret i Oksval II har inngått kontrakt med USBL om forretningsførselen. Dette innebærer at USBL utfører en rekke praktiske oppgaver for styret. Styret fatter beslutninger i alle saker av betydning og fører kontroll med forretningsførerens virksomhet. I Oksval II har styret også valgt å utføre en del vesentlige oppgaver selv, f eks kontakten med seksjonseierne, gjennomføring av vedlikeholdsoppgaver og andre tiltak, og utredning av saker styret skal behandle. De oppgavene USBL utfører er i stikkordsform: Føring av andelsregister Innfordring av fellesutgifter Regnskapsførsel Utbetalinger Pengeforvaltning Forsikringssaker Forslag til driftsbudsjett Utbetaling av lønn og honorarer Arkivering Bistand vedrørende lovverk, offentlige myndigheter og forvaltningsspørsmål Utførelse av kontormessige gjøremål I tillegg kan boligbyggelaget mot betaling bistå den enkelte seksjonseier med overdragelse og framleie av leilighet samt refinansiering og pantsettelser. Salg av leilighet og framleie Den enkelte sameier har full rettslig råderett over sin seksjon. Salg, utlån eller fremleie skal meddeles styret. Nye sameiere bør ved innflytting kontakte styret eller forretningsfører for å få bekreftet at forholdene vedrørende leiligheten er i orden. 7

8 Fasadeendringer Ved alle bygningsmessige fasadeendringer, utvendige arrangementer på bygningene og andre eksteriørmessige forhold, må det søkes styret om godkjenning. Dette gjelder også byggesaker som tidligere er godkjent. Eksempler på søknadspliktige byggesaker: Tilbygg, påbygg, carport, fargeendringer (også vinduer), terrasseoverbygg, pergola, hagestue, dukkestue, murer, gjerde, etc. Søknaden som sendes styret må inneholde situasjonsplan, målsatte tegninger og skjema for nabovarsel i utfylt stand. Ved søknader som vesentlig avviker fra tidligere godkjente byggearbeider, vil styret vurdere å ta byggesaken opp på et sameiermøte. Det vises forøvrig til Retningslinjer for håndtering av byggesaker i vedtektene. Vedlikehold av bygningsmassen Den enkelte seksjonseier er ansvarlig for alt indre og ytre vedlikehold av sin seksjon. Styret kan pålegge seksjonseierne ytre vedlikeholdsarbeider i henhold til vedlikeholdsplaner vedtatt av sameiermøte. Dersom det hos en seksjonseier kan påvises manglende vedlikehold, kan styret sørge for å få utført arbeidet for vedkommendes regning. Fargekoder: Trevegger: Oljedekkbeis Seterbrun std nr 0675 (denne farge har ikke ncs nr da det er en beis) (en til?) Vinduer: Brune som veggen over, alternativt egghvit ncs nr 0502-Y eller rørosrød ncs nr 5038-Y82R forslag maling, Drygolin Dør/vindu. Generelt er det en regel som sier at alle vinduskarmer langs en side i samme rekke skal ha samme farge. Murvegg: Helt hvit murmaling for utvendig bruk Max for mur Grunnmur: Max for mur ncs nr 3000-N Det anmodes om at seksjonseiere hver rekke blir enige om farge på vegger og vinduer, for å få et helhetlig uttrykk på bygningsmassen. 8

9 Uteareal/hager Det som anses å være eierseksjonens naturlige uteareal skal holdes i bra stand. Avgrensing er til nabogrense og ut til nærmeste veikant. Det er imidlertid viktig å merke seg at alt uteareal inngår i sameiets fellesareal, og at man har eksklusiv bruksrett til sin del. Med bra stand menes normalt stell av det som karakteriseres som hage. Det anmodes om at hagene ikke brukes som lagringsplass for materialer, utrangerte kjøretøy, hvitevarer osv. OTO-Nytt og Facebook-siden Oksval II sameie OTO-Nytt har eksistert lenge før Oksval II ble sameie, og er et nyttig og nødvendig informasjonsorgan for alle i sameiet. Styret har ansvaret for utgivelsen og prøver å få bladet ut etter behov. OTO-Nytt er ikke først og fremst ment som et styreorgan, men er et åpent forum for alle som ønsker å nå ut med nyheter og meninger av felles interesse. OTO-Nytt blir distribuert av styret, og har man innspill og informasjon man ønsker å videreformidle, kan denne sendes til styret på mail eller pr. brev. Facebooksiden Oksval II sameie ble opprettet i 2013 som et tilbud til alle beboere i sameiet, og et sted der man enkelt kan gi beskjeder, stille spørsmål, legge ut tjenester som barnevakt eller hundepass osv., som en oppslagstavle i sameiet. Fellesantenneanlegg Det er Oksval II sameie som eier antenneanlegget. Oksval II er tilknyttet Nesodden Kabel-TV A/S (kontakt: se under viktige adresser), som har konsesjon på antenneanlegget og ansvaret for daglige drift. Sameiet abonnerer på en grunnpakke fra Get som består av 32 digitale kanaler og 55 radiokanaler fra egen boks og 22 analoge kanaler. Vårt fellesantenneanlegg er tilkoblet bredbånd. For videre tilkobling må hver enkelt seksjonseier selv kontakte Nesodden Kabel-TV. For ekstra kanaler, telefoni og internett samt Get-boks, ta kontakt med Nesodden Kabel-TV eller Spaceworld på Vinterbro. 9

10 Lekeplasser Vi har 3 felles lekeplasser i sameiet: i Faret mellom nr 1 og 10 ved Oksval Terrasse ved Oksval Terrasse Ballplassen innerst i Oksval Terrasse tilhører Oksval III sameie, og lekeplassen øverst i Faret tilhører Tangen III, men begge benyttes også av barn fra Oksval II. De ulike lekeplassene kan selvfølgelig benyttes av alle barn i sameiet. Foreldre og andre brukere av lekeplassene oppfordres om å hjelpe til å holde lekeplassene i god stand, og til å melde fra om feil og mangler til styret, slik at disse kan utbedres. Lekeplassene blir kontrollert årlig, og skal til enhver tid være godkjent for bruk av barn i den aldersgruppen lekeapparatene er beregnet på. Renovasjon Søppelcontainerne tømmes en gang i uka, vanligvis på tirsdag. Det anmodes om at søppel alltid blir godt emballert, og posene godt knyttet igjen. Dette for å forhindre unødvendig tilsøling og påfølgende lukt fra containerne, og at dette vil tiltrekke seg skadedyr som rotter og grevling. Om din container er full, vær vennlig bruk en annen med ledig kapasitet. Containerne må ikke bli så fulle at det ikke er mulig å lukke dem. Containerne bør rengjøres minst èn gang pr. år, fortrinnsvis om våren. Dette må gjøres på tømmedag, og utføres helst med høytrykksspyler. Om vinteren må det holdes fritt for snø rundt containerne, slik at de enkelt kan manøvreres av renovatøren. Papircontainer tømmes hver 14. dag, og rød container for elektrisk avfall tømmes ved behov. Dugnader Det blir avholdt to dugnader i året, en på våren og en på høsten. Dugnaden blir varslet i god tid, og alle oppfordres til å delta. Det er en områdekontakt i hvert av de ulike områdene i sameiet. Denne har oversikt over de ulike arbeidsoppgavene som skal utføres under dugnaden. Områdekontakten vil gi seg til kjenne og hjelpe til med å koordinere arbeidet. 10

11 I sameiets container ved garasjeanlegget finnes en del redskaper til bruk under dugnaden. De kan hentes i containeren, og bringes tilbake dit etter endt dugnad. Dugnaden avsluttes med sosialt samvær på lekeplassen i Faret. Skadedyrkontroll Det er ved hver rekke i sameiet plassert ut minst èn matestasjon for rotter. Disse blir jevnlig kontrollert av Skadedyrvakta (post@skadedyrvakta.no trond@skadedyrvakta.no). Om skadedyr blir observert i sameiet bes dette rapportert til styret snarest. Parkering Det er til tider problem å finne parkeringsplass i sameiet, og det arbeides med å finne løsninger som kan avhjelpe situasjonen. Det er opparbeidet plasser som er fordelt på seks steder: Langs veien mellom OT 1 og 5 (ca 10 plasser) På nedsiden av veien mellom OT 7 og 9 (ca. 7 plasser) Mellom Faret 6 og 8 (ca. 6 plasser) Mellom OT 20 og 22, ca. 6 plasser) Langs veien mellom OT 15 og 19 (ca. 10 plasser) Langs veien ved OT (ca. 6 plasser) På toppen av gangveien mellom Oksval terrasse og Tangen terrasse (ca. 5 plasser) I tillegg kommer plasser ved adkomstveiene til de enkelte seksjonene, langs Faret, og i garasjelagets 31 garasjer. Det er ikke tillatt å parkere: På venstre side langs Oksval terrasse mellom OT 20 og 30 Omkring krysset Oksval terrasse/faret og på høyre side oppover Faret På snuplassen ved Oksval terrasse 1 a (nord) På snuplassen ved Oksval terrasse 1 d (nord) I det lille krysset ved Oksval Terrasse 19 og 32 (sør). Dette krysset fungerer som snuplass Det er ikke private parkeringsplasser andre steder enn i garasjeanlegget, men om man holder en plass fri for snø om vinteren regnes det som god kutyme blant naboer å respektere dette og ikke stjele plassen. 11

12 Det oppfordres forøvrig til å parkere på en slik måte at det ikke er til sjenanse for andre, og på en måte som ikke hindrer brøyting om vinteren. Av hensyn til trafikkmiljø, sikkerhet og framkommelighet oppfordres det til at parkeringsplanen etterkommes. Snøbrøyting, måking og sandstrøing Forutsetningen for at det skal bli ryddet snø på sameiets område er at brøytebilen kommer frem. Feilparkerte biler forhindrer effektiv snørydding. Det er alle seksjonseieres plikt å måke og om nødvendig strø sin del av adkomstveiene. Om en seksjonseier av helsemessige grunner ikke er i stand til å gjøre sin del av jobben, oppfordres det til gode naboer å bistå til å hjelpe vedkommende. Det er plassert ut mange strøsandkasser i sameiet. Sanden i kassene skal kun brukes til strøing vinterstid. Kassene blir fylt hver høst, og til orientering går det med ca. 10 tonn sand hver gang kassene fylles. Gressklipping Sameiet har inngått en avtale med USBL om vaktmestertjenester som dekker gressklipping langs hovedveiene i sameiet og lekeplassene i sommersesongen. Felling av trær Trær er til enhver tid gjenstand for diskusjoner. Noen ønsker å bevare så mange trær som mulig på sameiets grunn, andre vil ha lys, luft og utsikt. En del trær har stått på sameiets grunn siden sameiet ble bygget. Andre trær vokser raskt, og har med årene blitt så store at de kan utgjøre en fare for bygningsmassen om de går over ende. Styret samarbeider med en anleggsgartner, og vurderer til en hver tid hvilke trær på fellesområdene som skal få stå, og hvilke som bør felles eller beskjæres. Om man ønsker å felle eller beskjære trær på egen grunn, bes det om at man kontakter styret. Kratt og små løvfellende trær behøver det ikke å søkes tillatelse om å felle. En anbefaler at det for eksempel plantes frukttrær eller blomstrende busker til erstatning for de trær som felles. 12

13 Garasjelaget Oksval II sameie garasjelag ble stiftet i 1979, og disponerer 31 garasjer. Laget har eget styre. De som ønsker garasje, bes ta kontakt med garasjelagets styre (se på nettsiden o-2.no). Finnes det ingen ledig garasje, blir man satt på venteliste. I garasjene, som er delt med skillevegger, er det montert både lys og stikkontakt for motorvarmer. 13