DEL A Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Drammen Eiendom KF Saksnr..: 12/4012 Dato: 2/ DEL A Konkurransegrunnlag Etter forskriftens del I og III Rammeavtale Snørydding og strøing, Rodene 1 og/eller 4 og 5

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Oppdragets varighet Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer Informasjon om regelverket Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilbudsåpning Inngåelse av kontrakt Krav for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Offentlig innsyn i regelverket Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier under pkt. 4.1 Pris og 4.2 Kvalitet Pris Tilbyder skal beskrive pris under pkt 4.1 i del A i tilbudsskjemaet Kvalitet Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudets utforming Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (inneholder prisskjema og oppgaveforståelse) Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 2 av 13

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Drammen Eiendom KF, heretter kalt Drammen Eiendom i alle konkurransedokumenter i denne konkurransen, er et kommunalt eid foretak som utvikler, drifter, bygger og vedlikeholder Drammen kommune sine eiendommer. Drammen Eiendom forvalter i dag ca m 2 bygningsmasse fordelt på ca 190 eiendommer. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Faglige spørmål Navn: Postadresse: e-post Vidar Asklund Postboks 450 Brakerøya, 3002 Drammen vidar.asklund@drmk.no Merkantile og kontraktuelle spørsmål Navn: Kristina H. Bauhr Postadresse: Postboks 450 Brakerøya, 3002 Drammen e-post kristina.bauhr@drmk.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig pr e-post i god tid før tilbudsfristens utløp. Se pkt. 1.7 Viktige dato. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål I egenskap av eiendomsforvalter er det Drammen Eiendoms ansvar å gjennomføre snørydding og strøing til de enkelte virksomhetene i Drammen kommune. Drammen Eiendom ønsker derfor å inngå rammeavtale på snørydding og strøing rundt kommunale eiendommer på tre (3) roder for en periode på 2 år (med opsjon på forlengelse på 1+1 år). Rode 1 - Bragenes, Rode 4 Åskollen, Fjell og Strømsø Rode 5 - Konnerud rode. Eiendomsmassen er i dag oppdelt i 5 roder. Hver av rodene består av ca eiendommer i hovedsak boliger, skoler, barnehager, idrettsbygg, kulturbygg og bo - og servicesenter. Drammen Eiendom kjøper inn brøyting/strøing på hver av rodene for ca 0,5-1 mill. pr. år. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 3 av 13

4 Tjenesteanskaffelsen omfatter snørydding med maskin, strøing med maskin, håndmåking, håndfresing, manuell strøing og fylling av strøkasser. Anskaffelsen kan også omfatte snørydding på tak etter bestilling. For nærmere angivelse av oppdraget vises til del B, - Kravspesifikasjon med vedlegg. 1.3 Oppdragets varighet Oppdragets stardato er Avtalens varighet er to (2) år med en opsjon for forlengelse 1+1 år. 1.4 Deltilbud Det skal leveres inn tilbud på deler av oppdraget, dvs. rode 1, rode 4 eller rode 5. Det er anledning til å inngi tilbud på alle rodene, men det må leveres inn frittstående tilbud for hver av rodene. Dersom det leveres samlet pris på alle tre rodene, vil tilbudet ikke være mulig å evaluere opp med de øvrige deltilbudene, og vil derfor måtte bli avvist. Dersom det leveres inn frittstående tilbud på alle tre rodene, må det fremgå hvor mange roder leverandøren har kapasitet til å håndtere samtidig. Dersom leverandøren ikke har kapasitet til å håndtere alle de rodene han har levert inn tilbud på, må han angi prioriteringsrekkefølge. Tjenesteyter må påregne noen endringer av rodene ved oppdraggivers kjøp og salg av eiendommer. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget oppbygging er følgende: DEL A DEL B DEL C Konkurransegrunnlag Vedlegg 1 Tilbudsskjema (inneholder prisskjema og oppgaveforståelse) Kravspesifikasjon Vedlegg 1.1 kart rode 1, Bragernes Vedlegg 1.2 kart rode 4, Åskollen, Fjell og Strømsø Vedlegg 1.3 kart rode 5, Konnerud Rammeavtale for snøbrøyting/ strøing Vedlegg 1 Drammen Eiendoms generelle krav til leverandør datert Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( TED-databasen ( og Drammens Tidende (papirutgaven). Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 4 av 13

5 1.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN- og TED-databasen 2/ Frist for å levere tilbud 3/ kl Tilbudsåpning 4/ kl Evaluering og ev. avklaringer 12/ Meddelelse om tildeling 12/ Klagefrist leverandører 27/ kl Kontraktsinngåelse 27/ Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.8 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan man selger til det offentlige på nettet. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider: http// 1.9 Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det stilles i rammeavtalen krav til lønns- og arbeidsvilkår etter reglene i forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter jf. Forskriften 4. Leverandøren og deres underleverandør plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen. Med lønns og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skrift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og deres underleverandør skal opplyse om hvilken landsomfattende tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne tariffavtalen før kontraktssignering. Etter forskriften 7 kommer oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 5 av 13

6 1.10 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Doffin- eller TED-databasen Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført Inngåelse av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandøren blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen 15 dager for kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget for hvert enkelt tildelings kriterium og angi frist for tilbydere til å klage over beslutningen. Det vil ikke bli noen ytterligere begrunnelse eller møter for å begrunne innstillingen. Det blir inngått avtale med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 6 av 13

7 2 Krav for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle og det er ikke mulig å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersoner under pkt Offentlig innsyn i regelverket I henhold til offentlighetsloven er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bople), og konkurranse sensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser (men enhetspriser)) Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis i tilbudet. Se del A Vedlegg 1, - Tilbudsskjemaets side Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontraktsvilkårene eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold i tilbudsskjemaet. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 7 av 13

8 Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og beskrives i tilbudsskjemaet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må minimum vedstå seg tilbudet i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.5 Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Doffin- eller TED-databasen. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt en 1 (en) uke før tilbudsfristens utløp. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e- post. Emne skal merkes med Tilleggopplysninger, saksnummer 12/4012. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 8 av 13

9 3 Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon. Dersom leverandøren benytter seg av underleverandører plikter hovedleverandøren å påse at eventuelle underleverandøren også oppfyller nedenstående kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene skal dokumenteres i tilbudsskjema i DEL A, vedlegg Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registret i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrivet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten. De to (2) siste årenes åreregnskap inklusive styrets årsberetning og revisorforklaring. Kredittvurdering/ rating fra Proff ( eller lignende. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 9 av 13

10 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post.), og beskrivelse av oppdragets art. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell og teknisk utstyr som leverandøren disponerer til gjennomføring av kontrakten/ oppdraget. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 10 av 13

11 4 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier under pkt. 4.1 Pris og 4.2 Kvalitet. 4.1 Pris Tilbyder skal beskrive pris under pkt 4.1 i del A i tilbudsskjemaet. Kriterium Vekt % Pris 70 Total pris pr. gang snørydding (20 %) Total pris pr. gang strøing (20 %) Pris pr. time ekstraarbeider (10 %) Pris pr. time opplasting, bortkjøring og tømming av snø (10 %) Pris pr. fylling av strøkasse (5 %) Pris pr. time tak måking (5 %) 4.2 Kvalitet Drammen eiendom har ikke stedlige vaktmestere på sine eiendommer, men driftsansvarlige som er organisert i roder fra 1-5. Dette setter høye krav til at leverandørene gjør seg godt kjent med oppdragsgivers eiendommer og at man har en god forståelse for arbeidet som skal utføres. Tilbyder skal beskrive kvalitet under pkt 4.2 i tilbudskjemaet DEL A vedlegg 1. Kriterium Vekt % Kvalitet 10 Hvordan gjør tilbyder seg kjent på eiendommene og hvordan formidles slik kunnskap til de ansatte? Hva forventer tilbyder av oppdragsgiver? Hvordan planlegger dere som leverandør arbeider internt, formidling av oppdrag til ansatte, samt rapportering? I forbindelse med utførelse av kontraktsarbeidene, hva mener dere som leverandør er de viktigste hensyn å påse? Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 11 av 13

12 4.3 Vektingsmodell Tilbudene vil bli vurdert i forhold til pris og kvalitet. Pris vil bli vurdert i forhold til flere underkriterier. Hvilken vekt hvert underkriterium har, fremgår av tabellen nedenfor. For beregning av mest gunstige tilbyder for økonomiske kriteria, benyttes poengskala fra 0-10, hvor 10 poeng tildeles laveste pris. Øvrige tilbydere rangeres etter proporsjonal skala. Priser skal leveres i tilbudsskjema DEL A, vedlegg 1. Med kvalitet menes tjenesteyters forståelse av oppdraget. Kriterier vil bli vurdert i forhold til de spørsmål som fremgår av tilbusskjema DEL A, vedlegg 1. Hvert underkriterium vektlegges likt. Tjenesteyter må for å bli evaluert, besvare alle spørsmål på skjemaet. Dersom et spørsmål ikke besvares anses dette som et vesentlig forbehold og avvises av oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 12 av 13

13 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal innen tilbudsfrist jfr. pkt. 1.7 Viktige datoer innleveres til: Navn: Besøksadresse: Drammen Eiendom KF Ilebergveien 21, 3011 Drammen Tilbud innlevert etter tilbudsfrist jfr. pkt. 1.7 Viktige datoer vil bli avvist. Tilbudet skal være datert og sendes i nøytral og lukket konvolutt og være merket med: "Rammeavtale, snørydding og strøing rodene 1, og eller 4 og 4 v/ Kristina H. Bauhr Åpnes kun av adressat Det skal leveres to (2) skriftlige sett av tilbudet uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i perm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. 1 sett skal leveres fullstendig utfylt og signert og 1 sett skal leveres sladdet (uten forretningshemmeligheter) som eventuelt kan offentliggjøres, samt en kopi på CD eller minnepenn. 5.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav til og bestå av utfylt tilbudsskjema, DEL A vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. I vedlegg 1 del A skal kvalifikasjonskravene dokumenteres og tildelingskriterier skal beskrives i. Tilbudsskjemaet skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren. Konkurransegrunnlag rammeavtale for snørydding og strøing Side 13 av 13