KVALITETSSIKRINGSSYSTEM VED HØGSKOLEN I BODØ.

Transkript

1 Revisjon og ny evaluering av KVALITETSSIKRINGSSYSTEM VED HØGSKOLEN I BODØ. Grunnlag for behandling i styret for Høgskolen i Bodø i styremøte den 9. juni Mai

2 Innhold 1. NY EVALUERING AV KVALITETSSIKRINGSSYSTEMET VED HBO Innledning Lov og forskrifter Kvalitetssikringssystemet ved HBO Ny evaluering i ERFARINGER OG STATUS I FORHOLD TIL EKSISTERENDE KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Generelt Evalueringer Nøkkelindikatorer/Analyser/Rapporter Kvalitetshåndboka Avvikssystemet Internrevisjoner Kvalitetsrapporten NYTT KRITERIESETT FRA NOKUT Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur Mål, plan og ledelsesforankring Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene Analyse, vurdering og rapportering Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring REVIDERT KVALITETSSIKRINGSSYSTEM VED HBO Hovedelementer i revidert kvalitetssikringssystem ved HBO Fokusområder i revidert kvalitetssikringssystem ved HBO Vedlegg 1: Kriteriegrunnlag for evaluering av universiteters og høgskolers kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten 2

3 1. NY EVALUERING AV KVALITETSSIKRINGSSYSTEMET VED HBO. 1.1 Innledning. St.meld. nr. 27 ( ) Gjør din plikt Krev din rett. Kvalitetsreform av høyere utdanning, la grunnlaget for omfattende endringer innenfor universitets- og høgskolesektoren i Norge. De senere årene har det blitt gjennomført en betydelig delegering av ansvar fra sentrale myndigheter til de høgre utdanningsinstitusjonene. Dette gjelder både faglige, organisatoriske og økonomiske forhold. Større grad av autonomi for den enkelte institusjon er fra myndighetenes side fulgt opp med større krav til dokumentasjon og rapportering, samt krav om kvalitetssikring. Det er også etablert tilsynsordninger som skal evaluere virksomheten i den enkelte institusjon, hvor det fokuseres på hvordan friheten forvaltes i forhold til ansvaret for å ivareta hensikten med virksomheten. Slik tilsynsmyndighet ivaretas i hovedsak av Nasjonalt Organ for Kvalitet i UTdanningen (NOKUT). I forbindelse med behandlingen av St. meld. nr. 27 ( ) uttaler Kunnskapsdepartementet bl.a. følgende: Både studenter, arbeidsliv, myndigheter og offentligheten generelt stiller økte krav til kvalitet på utdanningstilbud, og forventer at institusjonene kan dokumentere kvalitet i utdanningen. Økt faglig frihet for universiteter og høyskoler gir også behov for effektive systemer for kvalitetssikring. Departementet mener at ordninger for kvalitetssikring og - utvikling er sentralt for å sikre omdømmet for norsk utdanning, legge til rette for effektiv bruk av offentlige ressurser, og for å sikre studentene et kvalitativt høyverdig tilbud. Departementet vil legge vekt på at mekanismer for kvalitetssikring og -utvikling av studietilbudene ikke må føre til etablering av et stort utdanningsbyråkrati. Det er også sentralt at ordninger for kvalitetssikring må stimulere til utvikling av kvalitet framfor kun å definere minimumsstandarder. Formelle krav til pedagogisk kompetanse for faglig tilsatte, i tillegg til kompetansekrav i fagene de underviser i, er sentralt for å sikre kvalitet i undervisningen. Departementet vil vurdere arbeidsdelingen mellom institusjonene, Norgesnettrådet og departementet. Departementet legger til grunn at universiteter og høyskoler selv må ha hovedansvaret for kvaliteten i sine studietilbud. Alle institusjoner skal utarbeide planer for kvalitetsarbeid og innføre systemer som dokumenterer kvalitetsarbeidet. Studentevaluering av undervisningen må inngå i dette, og slik evaluering skal systematiseres og brukes langt mer enn i dag. Hensikten med et kvalitetssikringssystem er å sikre kvalitet i utdanningsvirksomheten ved at det finnes systemer for avdekking av kvalitetssvikt, at god og dårlig kvalitet skal kunne synliggjøres og at det utvikles bevissthet om kvalitetsarbeid både blant tilsatte og studenter. Et kvalitetssikringssystem skal gi institusjonen et grunnlag for egenvurdering og endring. 3

4 Økt nasjonal satsing på kvalitetssikring har også sammenheng med endringer innen høyere utdanning, både når det gjelder antall studenter, nye læringsformer og sterkere samfunnsmessige krav om innsyn og dokumentasjon. I tillegg kommer internasjonale føringer Norge har forpliktet seg til gjennom avtaler og som vektlegger mobilitet, integrasjon, gjensidig godkjenning og krav om nasjonale kvalitetsgarantier som er internasjonalt oversettbare. 1.2 Lov og forskrifter. Utdrag fra: Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) Kvalitetssikring. (1) Universiteter og høyskoler skal ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring. Studentevalueringer skal inngå i systemet for kvalitetssikring. (2) Departementet kan gi nærmere bestemmelser om krav til kvalitetssikringssystem i forskrift. Utdrag fra: Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning. Fastsatt av Kunnskapsdepartementet Krav til kvalitetssikringssystem. (1) Universiteter og høyskoler skal ha et system for sitt kvalitetssikringsarbeid som sikrer kontinuerlige forbedringer, gir tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet og avdekker sviktende kvalitet. (2) Kvalitetssikringssystemet skal sikre og bidra til å utvikle kvaliteten i hele utdanningen, inkludert praksisstudier. Systemet skal omfatte alle forhold som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet inklusive studiets relevans for arbeidslivet. (3) NOKUT fastsetter, i samråd med sektoren, de kriterier som kvalitetssikringssystemet skal evalueres i forhold til Evaluering av institusjonenes system for kvalitetssikring. (1) NOKUT skal foreta evaluering av institusjonenes interne system for kvalitetssikring. Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. NOKUT fastsetter evalueringens innhold og omfang, samt en tidsplan for evalueringen. Institusjonene skal høres i denne prosessen. Evalueringene må være i samsvar med internasjonale krav. (2) Evalueringen skal munne ut i en tilråding om hvorvidt systemet sett under ett er tilfredsstillende, og eventuelt angi områder hvor institusjonen bør videreutvikle sitt system. (3) Dersom NOKUT finner at det foreligger vesentlige mangler ved kvalitetssikringssystemet, skal institusjonen gis en rimelig frist på inntil 6 måneder til å rette opp forholdene Tilbaketrekking av rett til å søke om akkreditering av studier og myndighet til å etablere studier. (1) Dersom NOKUT fatter vedtak om at kvalitetssikringssystemet ikke er tilfredsstillende ved en institusjon som tilbyr akkrediterte studier mister institusjonen retten til å søke om akkreditering av nye studier. Institusjonen kan kreve at en ny evaluering av systemet for 4

5 kvalitetssikring iverksettes når det har gått ett år etter at NOKUT fattet slikt vedtak. Dersom NOKUT etter ny evaluering finner systemet for kvalitetssikring tilfredsstillende, kan institusjonen igjen søke om akkreditering av nye studier. (2) Dersom NOKUT fatter vedtak om at kvalitetssikringssystemet ikke er tilfredsstillende ved en institusjon som er akkreditert som høyskole, vitenskapelig høyskole eller universitet, skal vedtaket oversendes departementet. Departementet trekker tilbake institusjonens myndighet til å etablere nye studier etter lov om universiteter og høyskoler 3-3 første og annet ledd. Institusjonen kan kreve at en ny evaluering av kvalitetssikringssystemet iverksettes når det har gått ett år etter at retten til å etablere studier er trukket tilbake av departementet. Dersom NOKUT etter ny evaluering finner systemet for kvalitetssikring tilfredsstillende, skal departementet gi institusjonen myndighet til å etablere nye studier som institusjonen er akkreditert for. Utdrag fra: Kriteriegrunnlag for evaluering av universiteters og høyskolers kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten. Fastsatt av NOKUT. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) fastsatte i desember 2008 nytt kriteriesett for evaluering av kvalitetssikringssystem i sektoren, med hovedfokus på: 1. Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur 2. Mål, plan og ledelsesforankring 3. Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene 4. Analyse, vurdering og rapportering 5. Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring Det henvises til kapittel 3 i det etterfølgende, hvor kriteriesettet drøftes og vurderes m.h.t. utfordringer for HBO. Dette nye kriteriesettet er vesentlig forskjellig fra det kriteriesettet som ble lagt til grunn for den første evalueringen/akkrediteringen som NOKUT foretok overfor sektoren i perioden Det legges opp til en vesentlig endring i fokus, sammenlignet med tidligere da det først og fremst var fokus på strukturer, systemer og rutiner. Det legges nå betydelig større vekt på institusjonens bruk og nytte av systemene i sitt eget utviklings- og forbedringsarbeid. Slik det fremgår av det nye kriteriesettet vil NOKUT, i forbindelse med evaluering av kvalitetssikringssystem, være orienter mot å vurdere: Systemets strukturelle oppbygging. Den dokumentasjonen det frembringer De vurderinger av utdanningskvaliteten som institusjonen selv gjør. NOKUT fremhever først og fremst følgende aspekter i forhold til revidert kriteriesett: Kunnskaps- og studiekultur. Studienes innhold, læringsmål og kvalifikasjoner. 5

6 Undervisning, veiledning og arbeidsformer. Vurderingsformer, vitnemål og resultatoppnåelse. Infrastruktur, administrasjon og det totale læringsmiljøet. 1.3 Kvalitetssikringssystemet ved HBO. Høgskolen i Bodø fikk som en av de første høgre utdanningsinstitusjonene i Norge vurdert sitt kvalitetssikringssystem våren Denne første vurderingen av en sakkyndig komité, oppnevnt av NOKUT, resulterte i at vi ikke fikk systemet godkjent (akkreditert). I hovedsak konkluderte komiteen med at vi hadde et godt system og opplegg for kvalitetsarbeidet i institusjonen, men at vi på det tidspunktet ikke hadde fått systemet og opplegget godt nok implementert som grunnlag for at komiteen kunne godkjenne systemet. Komiteens hovedkonklusjon var som følger: Den sakkyndige komiteen er bevisst på at det ikke er å forvente at alle detaljer i et system for kvalitetssikring er fullt operativt per 1. januar Imidlertid er det et krav at alle viktige hovedelementer i kvalitetssikringssystemet er på plass. Høgskolen i Bodø er på god vei til å få på plass et system for kvalitetssikring som tilfredsstiller forskriftens krav. Likevel synes det for komiteen som at evalueringen gjennomføres i tidligste laget. Komiteen vil derfor samlet sett konkludere med at det er for mange elementer i et slikt system komiteen ikke har funnet implementert til å anbefale en godkjenning på nåværende tidspunkt. Komiteen ga i 9 punkter anbefalinger m.h.t. innsats og forbedringer, som ble lagt til grunn for det arbeidet som ble gjennomført i institusjonen fram til den fristen som ble gitt (ut 2004) for å sende inn ny dokumentasjon på kvalitetsarbeidet i institusjonen. De anbefalingene som komiteen ga, var følgende: Komiteen vil anbefale at tempoet i implementeringsprosessen blir slik at nødvendige beslutninger om integrering av avdelingenes systemer og fellessystemet kan gjennomføres på en måte som inkluderer lavere nivå i organisasjonen. Ledere og andre viktige aktører må få nødvendig informasjon og opplæring og også få gi sine innspill i den videre detaljutformingen av systemet. Høgskolen og studentrepresentanter bør vurdere tiltak for å øke engasjementet blant studentene generelt og evalueringsinnsatsen spesielt. Dette er høgskolen også selv klar over og vurderer blant annet å gjøre evalueringene obligatoriske. Komiteen anbefaler at høgskolen også vurderer mer positiv premiering som en mulighet. Komiteen vil anbefale at målene for kvalitetsarbeidet operasjonaliseres ytterligere, særlig med sikte på avviksbehandling og hva som utløser tiltak. Høgskolen bør etter komiteens mening gjøre mer eksplisitt rede for hvordan institusjonen tar ansvar for det totale læringsmiljøet i kvalitetssikringssystemet, herunder tydeliggjøre LMUs plass i kvalitetssikringssystemet. 6

7 Komiteen anbefaler at Studentsamskipnadens rolle i LMU vurderes i forhold til å ansvarliggjøre den på en sterkere måte. Høgskolen har rutiner for kvalitetssikring av nye studietilbud, men disse må synliggjøres i kvalitetssikringssystemet. Det samme gjelder kvalitetssikring av studentutveksling og andre internasjonaliseringstiltak. Videre mener komiteen at høgskolen har et potesial for en økt satsing på internasjonalisering. Dette er også i tråd med høgskolens strategi. Årsrapporten for 2004 og framover må være vesentlig forskjellig fra årsrapporten for Dette er også høgskolen selv klar over. Høgskolen i Bodø har økt satsing på internasjonalisering som strategi. Komiteen mener at høgskolen har et større potensial enn den i dag utnytter, og anbefaler høgskolen å ha fokus på dette framover. Den 15. april 2005 godkjente NOKUTs styre kvalitetssikringssystemet ved HBO, basert på følgende anbefaling (hovedkonklusjon) fra den sakkyndige komiteen: Høgskolen i Bodø har lagt ned et stort arbeid for å videreutvikle og implementere sitt system for kvalitetssikring. De utviklingsbehov komiteen påpekte ved forrige evaluering har høgskolen tatt svært seriøst. Kvalitetsarbeidet ved institusjonen er i godt gjenge, og komiteen har sett et sterkt engasjement fra studenter og ansatte. Høgskolen har nå et operativt system for kvalitetssikring som synes forstått og akseptert av studenter og ansatte. Gjennom satsningen bl.a. på internrevisjon, har høgskolen lagt et godt grunnlag for at systemet og kvalitetsarbeidet skal være i kontinuerlig utvikling. Den sakkyndige komiteen finner at Høgskolen i Bodø har fulgt opp komiteens anbefalinger i tilstrekkelig grad. System for kvalitetssikring ved Høgskolen i Bodø er etter komiteens vurdering nå tilfresstillende. Kvalitetssikringssystemet ved HBO er utprøvd i 5-6 år, og vi har i dag et godt grunnlag for å gjennomgå og vurdere videreutviklingen av systemet, basert på den erfaringen vi har så langt. De mest sentrale elementene i någjeldende kvalitetssikringssystem ved HBO er: Evalueringer. Emneevalueringer, brukerundersøkelser, program- og systemevalueringer etc. Nøkkelindikatorer/Analyser/Rapporter 1. Systematisk framstilling av viktige utviklingstrekk i institusjonen, gjennom analyser/rapporter og nøkkelindikatorer (KPI er). Kvalitetshåndboka. Beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen. Avvikssystemet. Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte om sviktende kvalitet. Internrevisjoner. Gjennomgang av praksis i institusjonen vurder opp mot fastsatte prosedyrer. Kvalitetsrapporten. Årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. 1 Tidligere benevnt Mål-, resultat- og risikostyring. 7

8 HBO har de siste årene arbeidet med revisjon og videreutvikling av kvalitetssikringssystemet, bl.a. basert på følgende vedtak i styret for Høgskolen i Bodø: Møte 3/2008, , sak 28/08: 1. Styret for Høgskolen i Bodø legger til grunn at det kvalitetssikringssystemet som Høgskolen i Bodø fikk godkjent i 2005, og som er fulgt opp og videreutviklet de siste 3-4 årene, i hovedsak er et godt og tjenlig system som grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret for Høgskolen i Bodø ber om at det i forbindelse med videreutviklingen av kvalitetsarbeidet og kvalitetssikringssystemet ved HBO blir lagt til grunn de anbefalingene som framgår av saksutredningen. Spesielt må fokus rettes inn mot økt brukervennlighet, mulig forenkling samt forankring i institusjonen. Møte 3/2009, 10. og 11. juni 2009, sak 41/09: 1. Styret for høgskolen i Bodø vedtar å legge vedlagte rapport til grunn for videreutviklingen av kvalitetssikringssystemet ved HBO, supplert med de synspunkter som kom frem i møtet. 2. Styret ber om at det legges vekt på systemets evne til kvalitetsforbedring. I tillegg til disse styrevedtakene ble det fattet et rektorvedtak (58/09, ), hvor det ble nedsatt en prosjektgruppe for Ny evaluering og videreutvikling av kvalitetsarbeidet i institusjonen. Målsettingen med prosjektet ble definert slik: Prosjektet skal bidra til at Høgskolen i Bodø/Universitetet i Nordland får videreutviklet og etablert kvalitetssikringsrutiner som bidrar til en positiv og konstruktiv utvikling av virksomheten, samt imøtekommer de nasjonalt gjeldende kriteriene for evaluering av kvalitetssikringssystemer i sektoren. Prosjektgruppa ble gitt følgende mandat: Prosjektgruppa skal foreslå videreutvikling samt sørge for å forberede ny evaluering av kvalitetssikringssystemet ved HBO, med hovedfokus på utdanningskvalitet. Institusjonens overordnede faglige målsettinger (slik det bl.a. fremgår av universitetssøknaden) legges til grunn for videreutviklingen av kvalitetsarbeidet. Det må spesielt tas hensyn til styrets vedtak om forenkling og forankring i forbindelse med kvalitetssikringsrutiner. Prosjektgruppa må ha gjennomført sitt arbeid i perioden oktober 2009 juni Prosjektgruppa fikk en bred sammensetning, med representanter både fra faglig og administrativ side i høgskolen, samt representant fra studentene. Prorektor Arne Brinchmann har vært leder for prosjektgruppa. Resultatet fra arbeidet i prosjektgruppa er det som i hovedsak ligger til grunn for denne utredningen, samt styresaken som fremmes i styrets møte i juni

9 Det kvalitetssikringssystemet vi har pr. i dag er basert på den vurderingen som ble lagt til grunn i 2003, da systemet ble utredet og vedtatt. Etter hvert har vi fått erfaringer som tilsier at vi bør foreta en revurdering av systemet, og da spesielt med tanke på forenkling og forankring. Dette er vi godt i gang med, og i løpet av 2010 vil det foreligge et revidert kvalitetssikringssystem ved HBO - bl.a. basert på de nye kriteriene som NOKUT nå har utarbeidet m.h.t. akkreditering av kvalitetssikringssystem ved høgre utdanningsinstitusjoner. I løpet av de siste 2-3 har vi videreutviklet og forbedret bl.a. emneundersøkelsen (enklere og mer formålstjenlig metode). Videre har vi videreført arbeidet med å videreutvikle kvalitetsrapporten. Vi har gått over fra å rapportere omkring kvalitetsarbeidet, fra studieår til kalenderår. Det har også vært arbeidet med å videreutvikle nøkkelindikatorer/analyser/rapporter, samt at vi har intensivert arbeidet med å videreutvikle kvalitetshåndboka (beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen). Kvalitetssikringssystemets forankring i fagmiljøene ivaretas først og fremst gjennom det sentrale og de lokale studiekvalitetsutvalgene, samt i Læringsmiljøutvalget. Her deltar faglig ansvarlige i institusjonen, sammen med representanter fra studentene, administrasjonen og Studentsamskipnaden i Bodø. Styret for HBO har også et forhold til kvalitetsarbeidet, bl.a. gjennom behandlingen av kvalitetsrapporten samt orienteringssak om internrevisjoner. 1.4 Ny evaluering i I departementets Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning er det forutsatt at Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. HBO ble høsten 2009 orientert om at NOKUT vil evaluere høgskolens kvalitetssikringssystem i løpet av I denne forbindelse er det gitt følgende prosessbeskrivelse fra NOKUT: Prosessbeskrivelse: Evaluering av universiteters og høgskolers kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten (2. syklus fra 2009) Alle institusjoner som gir høyere utdanning er pålagt å ha et tilfredsstillende system for kvalitetssikring av utdanningen. NOKUT er gitt i oppgave å evaluere systemene, og det skal ikke gå mer enn seks år mellom hver evaluering av en enkelt institusjons system for kvalitetssikring. Første syklus med evalueringer startet i Fra og med 2009 starter andre syklus med denne type evalueringer. Institusjoner som fikk godkjent kvalitetssikringssystem i første syklus skal få systemene evaluert på nytt. Som tidligere orienteres institusjonen om forestående evaluering minst seks måneder før evalueringen starter. Kvalitetssikringssystemene ved institusjonene har nå vært i virksomhet i noen år. Dette gir både institusjon og sakkyndig komité et annet grunnlag enn tidligere for å kunne vurdere bruken av systemet. Nytt ved evalueringene i andre syklus er at: Evalueringene skjer etter et revidert kriteriesett De reviderte kriteriene er utformet slik at evalueringene skal ha større fokus på institusjonens bruk og nytte av systemene i sitt eget utviklingsarbeid. Fortsatt gjelder at evalueringene skal munne ut i en 9

10 tilråding om hvorvidt systemet sett under ett er tilfredsstillende, og eventuelt angi områder hvor institusjonene bør videreutvikle sitt system. Den sakkyndige komiteen besøker institusjonen to ganger Først gjennomføres et innledende besøk, hvor institusjonens ledelse og den sakkyndige komiteen har et dialogmøte om status i kvalitetsarbeidet. Opplegg for hovedbesøket diskuteres. Under hovedbesøket gjennomfører den sakkyndige komiteen intervjuer og dokumentstudier. NOKUT tilbyr et oppfølgingsseminar i etterkant av evalueringen For å styrke institusjonenes mulighet til å ha utbytte av evalueringene gir NOKUT tilbud om et oppfølgingsseminar etter evalueringen. Hovedelementene i evalueringsprosessen 1: Dokumentasjon som skal sendes før det innledende besøket ved institusjonen Institusjonen sender NOKUT følgende dokumentasjon fire til seks uker før det innledende møtet mellom institusjonens ledelse og sakkyndig komité: Presentasjon av system for kvalitetssikring, med informasjonslinjer, og myndighets-, ansvarsog rollefordeling. Årsrapporter om kvalitetsarbeid eller tilsvarende dokumenter som er lagt fram siden forrige evaluering. Oversikt over relevante styrevedtak siden forrige evaluering. Oversikt over nye studietilbud siden forrige evaluering. Et kort skriv fra institusjonens ledelse utarbeidet spesielt for den aktuelle evalueringen. Det er tenkt at ledelsen i et skriv på to til tre sider formidler deres oppfatninger av status og utfordringer i kvalitetsarbeidet ved institusjonen. Skrivet bør kunne fungere som et bidrag til diskusjonene i det første møtet mellom komité og institusjon. Det forventes at disse dokumentene, sammen med den sakkyndige rapporten fra første evaluering av kvalitetssikringssystemet, skal gi komiteen et overordnet inntrykk av systemet, den dokumentasjonen det frambringer og de vurderinger av utdanningskvaliteten institusjonen selv gjør. Komiteen skal normalt ikke få tilsendt annen dokumentasjon enn den som ble sendt til det innledende møtet. 2: Innledende besøk ved institusjonen Internt komitémøte: Komiteen møtes for å oppsummere hovedinntrykk ut fra dokumentasjonen og hva de ønsker å diskutere med institusjonsledelsen. Dialogmøte mellom komiteen og institusjonens ledelse om status i kvalitetsarbeidet: Diskusjonene i møtet skal legge grunnlag for programmet som settes for hovedbesøket. Det utveksles synspunkter på status i kvalitetsarbeidet. Komiteen presenterer hvilke områder i kvalitetssikringsarbeidet en ønsker å gå spesielt inn i, og ledelsen kan gi innspill til hvilke områder de ønsker å få evaluert. Møtet skal ha en drøftende form. Internt komitémøte: Komiteen bestemmer hvilke områder det vil bli arbeidet særskilt med under hovedbesøket, dokumentasjon som skal være lett tilgjengelig, og programmet for besøket. Ønsket dokumentasjon og program meddeles ledelsen kort tid etter det innledende institusjonsbesøket. 3: Forberedelse av dokumentasjon til hovedbesøket I tidsrommet mellom det innledende møtet og hovedbesøket forventes det at institusjonen klargjør dokumentasjonen komiteen har bedt om, slik at den er lett tilgjengelig når komiteen kommer på 10

11 institusjonsbesøk. Det forutsettes for øvrig at komiteen under hovedbesøket kan gis tilgang til all vesentlig informasjon i kvalitetssikringssystemet. Praktiske forhold vil avgjøre hvor lang tid det går mellom innledende besøk og hovedbesøk. 4: Hovedbesøk ved institusjonen Komiteens vurdering skal baseres på institusjonens beskrivelse av kvalitetssikringssystemet, dokumentasjon av utført kvalitetssikring og kvalitetsarbeid og komiteens erfaringer og funn ved institusjonsbesøk. Hovedbesøket er normalt på to eller tre dager og vil være konsentrert om studier av dokumentasjon og intervjuer: Komiteen arbeider med den dokumentasjonen institusjonen har klargjort. I forbindelse med dokumentasjonsstudiene skal komiteen kunne ha tilgang til personer med ansvar for kvalitetssikringen av de aktuelle områdene det arbeides spesielt med. Komiteen foretar intervjuer med personer og/eller grupper etter det programmet som er satt opp på forhånd. Intervjuer med lærere og studenter bør utgjøre hoveddelen av programmet. En del av siste dagen avsettes til internt møte i komiteen. I et kort avsluttende møte med ledelsen skal komiteen normalt informere om hva som vil bli hovedpunktene i anbefalingene. 5: Evalueringsrapport og styrevedtak Komiteen skal nedfelle sine vurderinger, konklusjoner og anbefalinger i en skriftlig rapport. Før avlevering fra komiteen til NOKUT kvalitetssikres rapporten med institusjonen for feil og misforståelser. Frist for tilbakemelding settes til to uker. Komiteen vurderer tilbakemeldingene før den avgir endelig rapport til NOKUT. Etter at rapporten er avgitt sendes denne fra NOKUT til institusjonen til uttalelse med seks ukers frist. Styret fatter sitt vedtak på grunnlag av den sakkyndige komiteens rapport, institusjonens uttalelse og direktørens saksframlegg til styret. Institusjonen informeres så raskt som mulig pr. e-post eller telefon om styrets vedtak, og vil få tilsendt brev hvor vedtaket refereres. Hvis det fattes et negativt vedtak skal institusjonen orienteres om videre prosedyre. Rapporten offentliggjøres på NOKUTs hjemmesider sammen med uttalelsen fra institusjonen og informasjon om utfallet av styrebehandlingen. 6: Oppfølgingsseminar Dersom institusjonen ønsker det, tilbyr NOKUT et oppfølgingsseminar. Seminaret skal normalt holdes innen fire måneder etter at NOKUTs styre har fattet vedtak om godkjenning av kvalitetssikringssystemet. Flere institusjoner kan ha felles seminar om ønskelig. Studenter og ansatte får her anledning til å drøfte og kommentere rapportens innhold med medlemmer av den sakkyndige komiteen og representanter fra NOKUT. Evalueringens metode og prosess vil også kunne være tema. Seminaret arrangeres som et samarbeid mellom NOKUT og institusjonen(e). 2. ERFARINGER OG STATUS I FORHOLD TIL EKSISTERENDE KVALITETSSIKRINGSSYSTEM. 2.1 Generelt. Erfaringene med eksisterende kvalitetssikringssystem kan i hovedsak oppsummeres slik: Det systemet som ble utviklet i , og som lå til grunn for godkjenningen i 2005, har vist seg å være fór omfattende spesielt m.h.t. evalueringer, analyser/undersøkelser og rapporteringer. Dette har vanskeliggjort en fullstendig oppfølging av systemet. 11

12 IT-systemer og metoder benyttet i kvalitetsarbeidet (for eksempel kvalitetshåndboka og emneevalueringer) ) har vist seg å innebære utfordringer som har ført til en kontinuerlig videreutvikling. Disse endringene er ikke beskrevet i KSS slik det foreligger i dag. Forankringen av kvalitetsarbeidet i institusjonen, både formelt og uformelt, kunne ha vært bedre. Kvalitetsarbeidet ved fakultetene og de gjennomgående, institusjonelle kvalitetssikringsrutinene, burde ha vært sett bedre i sammenheng. Sammenhengen mellom øvrige systemer og prosesser (for eksempel Mål-, resultat- og risikostyring, budsjettarbeid, rapporteringsarbeid m.v.) burde ha vært bedre. 2.2 Evalueringer. Emneevalueringer, brukerundersøkelser, program- og systemevalueringer etc. Drøfting En sentral forutsetning både for å kunne sikre kvaliteten på utdanningene høgskolen leverer og gjennomføre kvalitetsforbedringer, er at institusjonen skaffer tilveie informasjon om hvordan de ulike aspektene ved utdanningen fungerer. Evalueringene skal skaffe informasjon om tilstanden på alle de ulike områdene som NOKUT definerer i sitt kriteriesett. Dagens kvalitetssikringssystem inneholder en rekke evalueringer som bringer tilveie mye informasjon om ulike aspekter ved utdanningen. Dette gjelder både kvalitetsaspektene inntakskvalitet, rammekvalitet, programkvalitet og resultatkvalitet. Til sammen inneholder disse fire områdene i dagens KSS 23 innholdselementer/arbeidsprosesser som hører inn under kvalitetssystemets evalueringsdel. De fleste formene for informasjon som kvalitetssikringssystemet per i dag bygger på, blir brukt på ulike måter og inngår i institusjonens kvalitetsarbeid. Noe av informasjonen nyttes utelukkende i de faglige ansattes arbeid, mens andre data rapporteres og behandles på alle nivåer i organisasjonen og ligger til grunn for overordnet strategiarbeid og styrevedtak. Kvalitetsarbeidet blir ivaretatt på en måte som gjør det mulig å holde et høyt nivå på institusjonens ulike utdanninger. Enkelte sider ved dagens praksis relatert til evalueringene synes imidlertid å ha et forbedringspotensial. Dette knytter seg i hovedsak til fire forhold som prosjektgruppa allerede har adressert i sitt arbeid: 1. Måleproblemer/manglende validitet. Visse evalueringer, så som for eksempel emnevurderingen, anses som nyttig og viktig, men har per i dag for lav svarprosent til å gi gode indikasjoner på kvaliteten i utdanningen. Både sluttevalueringen som gjøres etter at kandidatene har avsluttet enkeltemner og etter at de har avsluttet hele studieprogram, har for lav svarprosent til å kunne være til nytte. Dette krever at det ses nærmere på måten disse evalueringene blir utformet og gjennomført på. 2. Manglende regularitet og oppfølging. Flere innholdselementer, så som for eksempel kandidatundersøkelsen og kontakt med arbeids- og næringsliv, beskrives som nyttige evalueringsformer, men har ikke blitt tilstrekkelig implementert og integrert i 12

13 institusjonens kvalitetsarbeid. I revideringen av kvalitetssystemet bør noen av de beskrevne elementene styrkes og gis en tydeligere organisatorisk forankring. 3. For dårlige rapporteringsrutiner og manglende sporbarhet: Det viktigste kvalitetsarbeidet som gjøres ved institusjonen finner sted i den faglige dialogen de ansatte i mellom, og mellom studenter og ansatte i tilknytning til undervisning og veiledning. Dette er en integrert del av den faglige virksomheten på fakultetene som foregår daglig uten at det setter noen dokumenterbare spor i de formelle styrings- og dokumentasjonssystemene. De fleste innholdselementene som kvalitetssystemet beskriver, blir i stor grad brukt etter intensjonen, og informasjonen evalueringene genererer, oppleves som nyttige. Det er imidlertid i for liten grad mulig, slik dagens praksis fungerer, å dokumentere det som er gjort og måten det er gjort på. En kartlegging foretatt i regi av revideringsarbeidet viser at de ulike arbeidsprosessene som inngår i evalueringene ikke i tilstrekkelig grad blir behandlet i tråd med de gjeldende beskrivelsene i kvalitetssikringssystemet (KSS). Noen innholdselementer blir ikke behandlet i tråd med frekvensbeskrivelsen i KSS, mens andre ikke blir behandlet i de organene som er foreskrevet. KSS stiller for eksempel krav om årlig behandling av søknadsstatistikk (et av innholdselementene under kvalitetsaspektet inntakskvalitet) i SKU, mens dette bare har vært behandlet et år av årene Andre innholdselementer, så som for eksempel studentundersøkelser og forhold vedrørende teknisk infrastruktur, viser seg å være behandlet i andre utvalg enn de som er angitt i KSS. 4. Kvalitetsarbeidets manglende systemkarakter. De ulike delelementene som KSS beskriver skal ideelt sett inngå som deler i et helhetlig system hvor de ulike elementene kommuniserer med hverandre, knytter sammen ulike hierarkiske nivå og bidrar til å skape en sammenhengende styringskjede. Dette synes i for liten grad å være tilfelle slik dagens kvalitetsarbeid praktiseres og de ulike innholdselementene utgjør i for liten grad et tett integrert kvalitetssystem. Dette gjelder både systemets evne til å virke oppover og nedover i organisasjonen: På den en siden burde aggregerte data på institusjonsnivå i større grad bearbeides og nyttes i fakultetenes kvalitetsarbeid. På den andre siden burde resultatene av evalueringene som gjøres på fakultetsnivå knyttes tettere opp til overordnede strategiske prosesser på institusjonsnivå. 2.3 Nøkkelindikatorer/Analyser/Rapporter. Systematisk framstilling av viktige utviklingstrekk i institusjonen, gjennom analyser/rapporter og nøkkelindikatorer (KPI er). Drøfting. Høgskolens eksisterende kvalitetssikringssystem forutsetter bruk av en rekke nøkkelindikatorer, analyser og rapporteringer, som skal bidra til å avdekke utviklingen innenfor utdanningskvaliteten ved HBO. Dette gjelder innenfor alle kvalitetsområdene (inntakskvalitet, rammekvalitet, programkvalitet og resultatkvalitet). Utvikling og bruk av indikatorer, innhenting av kvantitative data fra forskjellige systemer samt undersøkelser blant 13

14 studenter, ansatte og kandidater er fremhevet som viktige kilder for å utarbeide nøkkelindikatorer, analyser og rapporter. De nøkkelindikatorene, analysene og rapporteringene som det eksisterende kvalitetssikringssystemet beskriver, er i stor grad fulgt opp gjennom det kvalitetsarbeidet som har vært gjennomført de siste årene. Det er imidlertid en erkjennelse at dette arbeidet ikke nødvendigvis har vært gjennomført fullstendig i tråd med det som høgskolens kvalitetssikringssystem fra 2003 beskriver. Dette er et resultat av at det i utredningen og utviklingen av det eksisterende kvalitetssikringssystemet ble satt et ambisjonsnivå som i praksis har vist seg vanskelig å imøtekomme, noe som både den sakkyndige komiteen og høgskolens styre har påpekt. Et annet forhold som har påvirket utviklingen i arbeidet med nøkkelindikatorer, analyser og rapportering, er implementeringen av mål-, resultat- og risikostyring i sektoren. Dette konseptet har ført til at de opprinnelige planene i høgskolens kvalitetssikringssystem omkring nøkkelindikatorer, analyser og rapporteringer, har vært sett i sammenheng med tilsvarende krav innenfor mål-, resultat- og risikostyringen. Det arbeidet som har vært gjennomført omkring nøkkelindikatorer (resultatmål), analyser og rapportering, i forhold til alle kvalitetsområdene, har gitt høgskolen et godt grunnlag m.h.t. å vurdere utviklingen innenfor utdanningskvaliteten. Dette arbeidet har særlig hatt fokus på rekrutteringsevne og inntakskvalitet, frafall, gjennomstrømning og studiepoengproduksjon, samt forhold innenfor både rammekvalitet og resultatkvalitet (kandidatundersøkelse). Videre utfordringer. Høgskolens behov for systematisk framstilling av viktige utviklingstrekk, gjennom analyser/rapporter og nøkkelindikatorer (KPI er) må gjennomgås på nytt i forbindelse med revisjon av kvalitetssikringssystemet, med særlig fokus på forenkling og ytterligere koordinering opp mot mål-, resultat- og risikostyring. 2.4 Kvalitetshåndboka. Beskrivelse av kritiske prosesser i institusjonen. Drøfting. Høgskolen har dokumentert og beskrevet en rekke kritiske prosesser i institusjonen, spesielt innenfor utdanningsområdet, men også innenfor andre områder (forskning, formidling og markedsføring samt teknisk drift, økonomi- og personalforvaltning). I forbindelse med utviklingen av høgskolens kvalitetssikringssystem ble det (i 2004) tatt i bruk et eget datasystem for å holde rede på slik dokumentasjon og beskrivelse av kritiske prosesser (Qualiware - QLM). I første omgang ble det lagt inn beskrivelse av mange studie- og studentadministrative prosesser. Systemet (QLM) har i liten grad blitt oppdatert og brukt aktivt de siste 3-4 årene. Kritiske prosesser har imidlertid vært dokumentert på andre måter (i papirutgaver og/eller på web). Den primære hensikten med et felles system for å dokumentere kritiske prosesser er å få bedre konsistens i beskrivelsen av prosesser, samt bedre og lettere tilgjengelighet til slike beskrivelser (QLM er et web-basert system, hvor beskrivelser av kritiske prosesser i systemet blir tilgjengeliggjort på web). 14

15 Komiteen som evaluerte kvalitetssikringssystemet i 2004/2005 ga uttrykk for at et system for enhetlig og godt tilgjengelige beskrivelser av kritiske prosesser ved HBO var et viktig element i kvalitetssikringen av utdanningsvirksomheten. Videre utfordringer. Kvalitetshåndboka (QLM) bør revitaliseres og benyttes mer systematisk enn hittil m.h.t. beskrivelse og dokumentasjon av kritiske prosesser i institusjonen, og da spesielt innenfor utdanningsvirksomheten. Det ligger også en utfordring i å favne flere faglige prosesser i institusjonen i dette arbeidet, i tillegg til prosesser som hittil har vært prioritert, rettet mot studie- og studentadministrasjon. Eksempler på faglige prosesser er utvikling av nye studieog fagtilbud, sensurordninger og sensurering, gjennomføring av undervisning og veiledning m.v. Arbeidet med å revitalisere kvalitetshåndboka/qlm er allerede godt i gang, nå våren Avvikssystemet. Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte om sviktende kvalitet. Drøfting. Læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Bodø behandler status på avviksmeldinger i hvert møte. Utvalget har valgt å døpe om systemet til Ros og ris da det tidligere ikke fremgikk at det gikk an å komme med positive tilbakemeldinger. Den røde knappen er derfor byttet ut med en egen knapp på høgskolens hjemmeside som heter Ros og Ris. Knappen er godt synlig for både studenter og ansatte. En student/ansatt som trykker på knappen Ros og Ris for å levere en melding får opp et eget skjema hvor vedkommende blir bedt om å beskrive sin observasjon og eventuelle forslag på tiltak. Det er påkrevd at melder fyller ut navn og e-postadresse slik at det kan gis et svar på meldingen. Meldinger som ikke inneholder avsender blir som regel kun loggført, men i tilfeller hvor meldingen vurderes som et reelt problem for studenter eller ansatte blir den videresendt som orientering. Meldingen blir registrert i QLM, hvor den kopieres inn i et eget skjema og videresendes til den som har ansvaret. Ansvar bestemmes ut fra meldingens innhold. Det gis en frist jfr. vanlig saksbehandling på 3 uker å komme med et svar. Når svar mottas, sendes dette opprinnelig melder og avviket lukkes. Avvikssystemet er således ikke et system hvor det er mulig å få øyeblikkelig hjelp, men et system for å kunne fange opp uønskede hendelser for å unngå tilsvarende i fremtiden. Tabellen under viser antallet innkomne meldinger per år. Antallet har vært synkende siden avvikssystemets oppstart. Avviksmeldingen tidligere år har i all vesentlighet sammenheng ved ventilasjonsproblemer i nybygg og IT-relaterte problemer. Meldinger vedrørende forsinket sensur har også vært en gjenganger. Økningen fra 2009 til 2010 skyldes at HMS-seksjonen har rapportert inn et stort antall meldinger etter vernerunder i Mørkvedbukta. 15

16 Årstall Antall meldinger Videre utfordringer. Dagens system er implementert i den gamle versjonen av QLM (kvalitetshåndboka). Høgskolen har anskaffet en ny versjon for modellering av ny oppdatert kvalitetshåndbok. Det er nødvendig å foreta endring i eksisterende veiledning i utfylling av skjema. Det vil derfor være fornuftig å flytte avvikssystemet over til denne nye versjonen av QLM. Muligheter for å ta i bruk ny funksjonalitet i QLM i forbindelse med overgangen til nytt system er ikke kartlagt, men det synes som at den nye versjonen gir en bedre oversikt over status på meldingene. I det videre arbeidet må det sikres at studenter og ansatte kjenner systemet og har en lav terskel for å gi tilbakemeldinger. 2.6 Internrevisjoner. Gjennomgang av praksis i institusjonen vurder opp mot fastsatte prosedyrer. Drøfting. Utgangspunktet for en internrevisjon er å kontrollere om organisasjonen følger de retningslinjer som er gitt, for eksempel i kvalitetshåndboka. Gjennom intervjuer og stikkprøver avdekkes det om retningslinjene følges og i motsatt fall, hvorfor de ikke følges. En internrevisjon kan således også benyttes som kvalitetsheving av prosesser da det like gjerne kan være den fastsatte rutinen som ikke fungerer optimalt og således bør revideres. Det er en målsetting at det skal gjennomføres internrevisjon på minimum ett område per semester. Revisjonsområde blir vedtatt i Studiekvalitetsutvalget på bakgrunn av innkomne forslag til Plan- og utviklingsavdelingen. Området som velges må ha en vedtatt prosess eller rutine som beskriver området, for at revisjonsgruppen skal ha noe å revidere mot. Revisjonsgruppen gjennomgår all informasjon omkring eksisterende prosess for å forberede en intervjurunde med de involverte parter. De funn som blir avdekket under revisjonen oppsummeres i egen rapport til den ansvarlige for prosessen, men kopi til Studiekvalitetsutvalget. Rapporten danner således et grunnlag for videre revisjon av eksisterende prosess. Videre utfordringer. Gjennomføring av internrevisjon er en krevende prosess som stiller store krav til de som skal gjennomføre den. Det er avgjørende for at prosessen skal flyte godt at alle er godt forberedt og har kjennskap til den prosessen som skal revideres. I dag har høgskolen kun 3 personer med kurs i revisjonsmetodikk. Internrevisjon er en krevende prosess og det er behov for et økt antall internrevisorer. Plan- og utviklingsavdelingen har vært i kontakt med Ekeberg Quality og Harald Ekeberg, som tidligere har holdt kurs i revisjonsmetodikk har sagt seg villig til å holde et kurs for nye 2 Per

17 revisorer høsten En formell avtale, med kostnad er p.t. ikke på plass. Det er ønskelig at de som velges ut for å delta på kurset har kjennskap til høgskolens prosesser. Plan- og utviklingsavdelingen ser for seg at disse avdelingene frigir personer for å delta på kurset: FBA 1 person FSV 2 personer HHB 1 person PHS 2 personer Økonomi 1 person Personal 1 person Studie 2 personer Totalt 10 personer Internrevisjonene har hele tiden blitt sett på som formåltjenelige og har bidratt til både forbedring og forenkling av høgskolens prosesser. Internrevisjon er derfor en viktig del av høgskolens kvalitetssystem som det bør avsettes ressurser til å videreføre i sin nåværende form, men med flere revisorer. 2.7 Kvalitetsrapporten. Årlig rapport til styret om kvalitetsarbeidet i institusjonen. Drøfting. I gjeldende kriteriesett fra NOKUT (desember 2008) er det bl.a. forutsatt at institusjonens ledelse rapporterer årlig til styret om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid, med en helhetlig vurdering av utdanningskvaliteten, samt oversikt over prioriteringer og tiltak i kvalitetsarbeidet (årlig kvalitetsrapport eller tilsvarende). Tilsvarende var også nedfelt i opprinnelig kriteriesett fra NOKUT (2003). Styret har fått til behandling kvalitetsrapporter for studieårene 2004/2005 t.o.m. 2006/2007. Fra og med 2008 gikk vi over til å rapportere pr. kalenderår, bl.a. med begrunnelse i at den årlige kvalitetsrapporten burde koordineres bedre opp mot de årlige rapport og planer, som ferdigstilles pr. 1. mars. Videre utfordringer. Kvalitetsrapportene har siden 2004 blitt stadig videreutviklet m.h.t. form og innhold. Kvalitetsrapporten for 2009 ble behandlet av høgskolens styre i styremøte den 5. mai Her ga styret uttrykk for at formen og innhold var blitt meget bra, men at rapporten ytterligere kan forbedres. Dette gjelder å få med også andre fokusområder i rapporten samt at det legges større vekt på tiltakssiden, der hvor rapporten avdekker en ikke ønsket kvalitetsutvikling. Som også omtalt andre steder i dette dokumentet, er det behov for å ta en helhetlig gjennomgang av rapporteringsregimet ved HBO, slik at rapporteringsarbeidet blir bedre og mer helhetlig koordinert. Dette gjelder spesielt forholdet mellom rapport og planer, kvalitetsrapporten og de kvartalsvise tilstandsrapporteringene til styret. 17

18 3. NYTT KRITERIESETT FRA NOKUT. 3.1 Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur. Krav i kriteriesettet fra NOKUT: Det vil bli lagt vekt på at kvalitetssikringssystemet fremmer bred deltakelse i kvalitetsarbeidet blant ansatte og studenter og deres demokratiske organer at informasjon og vurderinger er dokumenterte og tilgjengelige at kvalitetssikringssystemet stimulerer til et kvalitetsarbeid som er preget av åpenhet, engasjement og forbedringsvilje Drøfting. Et fungerende kvalitetssikringssystem forutsetter deltagelse fra både studenter, faglige ansatte og administrative støttefunksjoner på ulike nivå i organisasjonen, og krever aktiv deltagelse fra de involverte partene. I det videre arbeidet med å revidere det eksisterende systemet, bør det legges stor vekt på at alle som skal være med på å drifte systemet skal delta i implementeringsarbeidet. Det må spesielt settes fokus på grensesnittene mellom de delene av systemet som driftes av fellesadministrasjonen og det faglige arbeidet på fakultetene. 3.2 Mål, plan og ledelsesforankring. Krav i kriteriesettet fra NOKUT: Det vil bli lagt vekt på at systemet er beskrevet slik at det angir de målsettinger, prosesser, aktører og fora som inngår at systemet er forankret i ledelsen og besluttende organ på de ulike nivåer at arbeids- og ansvarsfordeling i kvalitetsarbeidet er fastsatt at også selve kvalitetssikringssystemet gjøres til gjenstand for jevnlig evaluering og utvikling med sikte på institusjonens eget behov Drøfting. Beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet må bearbeides betraktelig, sett i forhold til den beskrivelsen som foreligger fra da eksisterende system ble godkjent i En ny beskrivelse må først og fremst basere seg på revisjonen av eksisterende system (altså hvilke kvalitetssikringsrutiner som skal ivaretas i det framtidige kvalitetsarbeidet ved HBO). Arbeidet med slik revisjon har allerede pågått en stund, og må sluttføres i løpet av Revidert kvalitetssikringssystem må sees i sammenheng med andre systemer og prosesser i institusjonen, for eksempel mål-, resultat- og risikostyring, analyse-, prognose- og rapporteringsarbeid, HMS-arbeid, informasjonssikkerhet m.v. En avgrensning og sammenheng med øvrige systemer og prosesser i institusjonen bør framgå i beskrivelsen av revidert kvalitetssikringssystem. Det vil være hensiktsmessig å utarbeide et helhetlig og sammenhengende årshjul (kalenderår) i forhold til det totale kvalitetsarbeidet. 18

19 Forankring i ledelse og besluttende organer må gjennomgås på nytt, og fremstilles på en tydeligere måte enn i beskrivelsen av det eksisterende systemet. Tilsvarende gjelder arbeidsog ansvarsfordelingen i forhold til kvalitetsarbeidet i institusjonen. Det må tas stilling til hvordan høgskolens egen evaluering og videre utvikling av kvalitetsarbeidet skal ivaretas i neste periode ( ). Oppsummering. Revidert kvalitetssikringssystem må beskrives grundig og helhetlig. Det må foretas en gjennomgang og avgrensning av kvalitetssikringssystemet, sett i forhold til øvrige systemer og prosesser i institusjonen. Gjennomgå og tydeliggjøre forankringen av kvalitetsarbeidet i ledelse og besluttende organer, samt ansvars- og arbeidsfordeling. Utarbeide et helhetlig og sammenhengende årshjul omkring kvalitetsarbeidet, som viser innsats og prosesser i løpet av kalenderåret. Utarbeide plan for egen evaluering og videre utvikling av kvalitetsarbeidet i institusjonen, for perioden Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene. Krav i kriteriesettet fra NOKUT: Det vil bli lagt vekt på at sikring og vurdering av kvaliteten i hvert enkelt igangsatt studium bygger på informasjon som innhentes systematisk og fra flere kilder, for eksempel studentevalueringer av undervisningen, kvantitative nøkkeldata, faglærernes vurderinger og eksterne vurderinger av studiets kvalitet og relevans ved fagfeller og interessenter at systemet har særskilte prosesser for å kvalitetssikre oppretting av nye studier Drøfting. En sentral forutsetning både for å kunne sikre kvaliteten på utdanningene høgskolen leverer og gjennomføre kvalitetsforbedringer er at institusjonen skaffer tilveie informasjon om hvordan de ulike aspektene ved utdanningen fungerer. Evalueringene skal skaffe informasjon om tilstanden på alle de ulike områdene som NOKUT definerer i sitt kriteriesett. For å kunne evaluere kvaliteten på utdanningen må institusjonen ta i betraktning at kvalitet kan defineres på flere ulike måter, og at ulike parter som høgskolen må forholde seg til har til dels ulike forståelser av hva kvalitet er. Studentene, fremtidige arbeidsgivere for de ferdige kandidatene, lokalsamfunnet som huser institusjonen og staten som eier, legger ulike kriterier til grunn i sine vurderinger av utdanningens kvalitet. Et godt kvalitetssikringssystem må skaffe tilveie systematisk informasjon om kvaliteten i utdanningen basert på ulike kriterier og med utgangspunkt i flere forskjellige kilder. Evalueringene som inngår i kvalitetssikringssystemet skal tjene flere ulike funksjoner de skal både fortelle noe om studentenes erfaringer med utdanningen, arbeidsgivernes erfaringer 19

20 med de ferdige studentene samt gjøre det mulig for staten som eier å kontrollere at institusjonen forvalter sitt mandat i tråd med viktige utdanningspolitiske målsettinger. Samtidig skal evalueringene være av en slik art at den informasjonen det skaffer tilveie, gjør det mulig for de ansatte å forbedre utdanningstilbudet. Fornøyde studenter er altså ikke alene en indikator på at utdanningen er god. Evalueringene vil følgeig utgjøre et brokete knippe måleverktøy som innhenter informasjon av svært ulik art langs ulike akser. Institusjonens ulike styrings- og informasjonssystemer bringer tilveie enorme mengder data om ulike sider ved utdanningen. Det er imidlertid ikke all denne inforasjonen som kan tjene som styringsinformasjon som kan knyttes til beslutninger av ulike slag. En sentral del av arbeidet med å lage et godt styringssystem og et godt kvalitetssikringssystem er å velge ut noen data som kan være nytting styringsinformasjon i arbeidet med å bedre kvaliteten på utdanningen. Noen av disse dataene er allerede tilgjengelig gjennom etablerte måle- og rapporteringssystemet (så som data om gjennomstrømming, karakterer og lignende), mens andre typer informasjon som er nødvendig i kvalitetsarbeidet, så som studentenes opplevelse av undervisningen, krever egne måleverktøy laget for dette formålet. En sentral del av arbeidet med å revidere kvalitetssikringssystemet må således bestå av en kritisk gjennomgang av hvilke typer informasjon som er nødvendig for å bedre kvaliteten på utdanningen, hva institusjonen trenger og ikke trenger å vite og hvordan denne informasjonen best kan innhentes. Et kvalitetssikringssystem skal ikke bare være nyttig for de faglige ansatte som forestår undervisningen i møtet med studentene, det skal ikke bare føre til læring og kvalitetsforbedring, men skal også inngå som en sentral del av eierens styring og kontroll av virksomheten ved høgskolen. I en styringsmodell basert på stor grad av autonomi er nettopp denne formen for kontroll og rapportering av stor betydning. En revidering av kvalitetssikringssystemet må derfor også ivareta behovet for kontroll og styring i utformingen av evalueringene. Det betyr at det kan være nødvendig å innhente informasjon, rapportere og dokumentere forhold som ikke er direkte relevante for de faglige ansattes arbeid med å kvalitetssikre undervisning og studieinnhold. 3.4 Analyse, vurdering og rapportering. Krav i kriteriesettet fra NOKUT: Det vil bli lagt vekt på at informasjon som systemet generer blir analysert, vurdert og framstilt for ansvarlige fora og ledelsesnivåer i en form og et omfang som er tilpasset det ansvar og de typer beslutninger som tas på de ulike nivåene at rapportene i systemet viser hva som er de aktuelle fagmiljøenes egenvurdering av kvaliteten, hva som framgår av eventuelle eksterne vurderinger, og hva fagmiljøene beslutter eller foreslår av tiltak for ytterligere kvalitetsutvikling at institusjonens ledelse rapporterer årlig til styret om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid, med en helhetlig vurdering av utdanningskvaliteten, samt oversikt over prioriteringer og tiltak i kvalitetsarbeidet (årlig kvalitetsrapport eller tilsvarende). 20