Innbydelse til åpen konkurranse. Rammeavtale for instrumentering

Transkript

1 Rammeavtale for instrumentering

2 Ola Holmen Side 2 av Innbydelse NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS og NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS, heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå rammeavtale på levering av instrumenter for overvåkning av prosesser knyttet til rensing og distribusjon av drikke- og avløpsvann. Anskaffelsen er en åpen konkurranse som foretas i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag, og anledning til å levere tilbud. Anskaffelsen ble kunngjort i Doffin-basen den Konkurransegrunnlag 1 Beskrivelse av leveransens omfang Denne utlysningen gjelder rammeavtale for innkjøp av instrumenter for måling av vannmengde, trykk og temperatur for bruk i vann- og avløpssystemer. Rammeavtalen har en forventet verdi av ca. kr ,- til ,- for begge selskaper. Forventet verdi er et anslag, og det gis ingen garanti for at nedre grense vil nås i løpet av kontraktsperioden. Tilbyder må derfor være inneforstått med at kontraktsverdien kan bli lavere enn kr ,-. NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS er et interkommunalt produserer drikkevann for de 6 eierkommunene Fet, Lørenskog, Nittedal, Skedsmo, Sørum og Rælingen. Selskapet har også ansvar for hovedtransportsystemet fram til kommunale nett. Produksjonen tilsvarer ett forbruk for ca personer. Selskapet omsetter for om lag 78 mill kr. NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS er et interkommunalt selskap som renser avløpsvannet for de 3 eierkommunene Lørenskog, Skedsmo og Rælingen, og en mindre del av Sørum kommune. Selskapet har også ansvar for hovedtransportsystemet fram til renseanlegget. Dagens belastning tilsvarer en avløpsmengde fra over personer. Selskapet omsetter for om lag 72 mill kr. Selskapenes virksomhet er fra lagt til respektive interkommunale selskaper, som vil være organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Det forutsettes at det skal være mulig for selskapenes eierkommuner å gjøre avrop på avtalene på lik linje med oppdragsgiver. Dette estimeres til å utgjøre ca. 10% av totalrammen. 2 Avtaleperiode Det skal inngås 2-årig rammeavtale, med mulighet for ett års forlengelse inntil to ganger (2+1+1 år). Estimert avtalestart er ultimo februar 2013 eller etter avtale med valgte leverandør(er).

3 Ola Holmen Side 3 av 11 3 Prisregulering Anbudets priser forutsettes fast i kontraktsperioden. Dersom avtalens løpetid forlenges i henhold til pkt. 2, gis begge parter rett til prisjustering i henhold til endringen i konsumprisindeksen og evt. valutajustering. Prisen reguleres kun i forbindelse med evt. forlengelse av avtaleperioden, dvs. maksimalt 2 ganger med ett års mellomrom. Grunnlaget for reguleringen er gjeldende konsumprisindeks ved dato for inngåelse av kontrakt. Dersom det også skal kunne foreta valutajustering må tilbudet inneholde informasjon om hvor stor andel av prisen som er valutapåvirket og hvilken valutasort det gjelder. Grunnlaget for evt. valutajustering er dato for inngåelse av kontrakt. 4 Tekniske spesifikasjoner 4.1 Kvalitet Se vedlegg 1 for kravspesifikasjoner til produkter som skal anskaffes. 5 Referanser Tilbyder skal oppgi minimum 3 referanser for de tilbudte produkter. Referansene kan med fordel gjelde bruk for VA-prosesser. Referanselisten skal inneholde navn på anlegg, produkter levert, årstall for leveransen og kontaktperson med kontaktdata (telefon eller e-post). 6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger. Frist for tilleggsopplysninger, se 4. Opplysninger sendes samtlige leverandører som har meldt sin interesse via Doffin. 7 Kontraktsbestemmelser For leveransene gjelder generelle kontraktsvilkår for innkjøp ved NRV/ NRA av , ref. vedlegg nr 3. Vedlegg 4. viser kontrakt som skal benyttes for rammeavtalen. 8 Rettelser mv av konkurransegrunnlaget Innen 16. januar.2013 har oppdragsgivere rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

4 Ola Holmen Side 4 av 11 9 Kontakt All kommunikasjon i tilbudsfasen skal foregå mellom den representant tilbyder oppnevner og den nedenfor oppgitte kontaktperson for oppdragsgivere. Korrekt adresse for all kommunikasjon er: NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS/ NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS v/ Pb. 26 NO-2011 Strømmen E-post: jan.halvorsrud@nrva.no Kontakt rettet mot andre enn ovennevnte kontaktperson under utarbeidelse eller evaluering av tilbud vil kunne føre til diskvalifisering av tilbyder. All kontakt skal skje skriftlig (e-post er ok). Spørsmål vedrørende forespørselen vil bli besvart med anonymiserte likelydende tilsvar til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.

5 Ola Holmen Side 5 av Krav til tilbyder Oppdragsgivere kan stille krav til tilbydere for å sikre at de er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS-erklæring Skatte- og merverdiavgiftsattest Tilbydere skal framlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Det skal ikke foreligge manglende betaling. HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at han oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder skal ha et lovlig registret foretak. Tilbyder skal levere dokumentasjon i form av firmaattest med informasjon om leverandørens navn og adresse samt organisasjonsnummer. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest

6 Ola Holmen Side 6 av Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Det stilles krav om god økonomi. Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne framlegge den dokumentasjon oppdragsgivere har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgivere kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgivere for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Oppdragsgiveres kvalifikasjonskrav Det kreves god økonomi Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Leverandørens siste årsberetning til Brønnøysundregisteret, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Framleggelse av årsregnskap eller utdrag av dette relatert mot denne avtalen Ved nystartet firma en finansieringsbekreftelse ved henvisning til egenkapital eller bekreftelse fra bank 3.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgiveres kvalifikasjonskrav Det kreves god erfaring fra leveranser til VA-anlegg og/ eller industri. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Foretakets viktigste leveranser av denne type de siste 3 årene(minimum 3 referanser). Skal inkludere navn, levert produkt, levert mengde, kontaktperson og kontaktdata 3.5 Manglende dokumentasjon Dersom dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tilbyder ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgivere vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Dersom skatteattest, merverdiavgiftsattest eller HMS-erklæring ikke er levert innen anbudsfristens utløp, kan oppdragsgivere fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyder har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgivere benytter denne retten.

7 Ola Holmen Side 7 av Frister 4.1 Tilbudets frister og innleveringssted Tilbud skal leveres innen kl: 14:00. Tilbud levert etter fristen aksepteres ikke. Tilbudet skal leveres til: NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS/ NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS v/ Strandveien 22 NO-2010 Strømmen Evt. pr. post Postboks 26 NO-2011 Strømmen Tilbudet skal være gyldig til og med 26. april Andre frister Siste frist for å be om tilleggsopplysninger:

8 Ola Holmen Side 8 av Tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket forsendelse og tydelig merket: Tilbud på instrumentering NRV/ NRA. Tilbudet leveres enten direkte eller pr. post, og skal være undertegnet av bemyndiget person. 5.2 Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.3 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal være datert, underskrevet og være stemplet med firmaets navn. 5.4 Tilbud på deler av leveransen Det er adgang til å gi tilbud på deler av leveransen. 5.5 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger i tillegg til den som fremgår av konkurransegrunnlaget. 5.6 Alternative frister Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative frister for gjennomføring av oppdraget. 5.7 Forbehold Dersom tilbudet avviker fra konkurransegrunnlaget, må dette komme fram i et eget tydelig merket avsnitt i tilbudsbrevet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgivere kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i konkurransegrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til og oppgi hvilken konsekvens(kostnader, leveringstider og lignende) det får dersom oppdragsgivere ikke kan akseptere forbeholdet. 5.8 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 5.1.

9 Ola Holmen Side 9 av Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted 25. januar 2013 klokken Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgivere til stede. Det vil ikke være anledning for deltagelse fra tilbydere. Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som anbudsdokumentet stiller krav om. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Oppdragsgivere forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med utarbeidelse av tilbud skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V gitt i medhold av offentlighetsloven. Tilbud, forespørsel og anskaffelsesprotokoller er unntatt offentlighet Utskrifter og retur Tilbydere vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastete tilbud vil ikke bli returnert.

10 Ola Holmen Side 10 av Avgjørelse av konkurransen 6.1 Valg av tilbud Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Produktkvalitet 40 % Service og oppfølging 30 % Pris 30 % Ved vurdering av kriteriene vil det bli lagt vekt på følgende: Produktkvalitet Ved vurdering av produktkvalitet vil det bli foretatt en vurdering av oppdragsgivers vurdering av bestandighet, målenøyaktighet, egnethet (eks. krav til rettstrekk) og materialkvalitet, vurdert fra oppgitte spesifikasjoner, produktstandarder og referanser. Det bør som minimum gis en generell beskrivelse av de tilbudte produkter sammen med produktdatablad. Service og oppfølging Leverandøren bes om å gi en samlet beskrivelse av sitt opplegg for service og oppfølging av oppdragsgiver. Vurdering av service og erfaring bestemmes av leverandørens evne og vilje til sørge for en så problemfri og stabil drift av sine produkter som mulig, gjennom tilgang til mest mulig kompetent service på kortest mulig varsel, samt effektivitet og kompetanse på kontaktpersoner ved salg. Tilbyder bes oppgi referanse fra andre VA-kunder (eller industrielle kunder), CV på personell i salg og teknisk oppfølging, opplysninger om kontinuitet på tilbudt agentur, responstid, MTTR (Mean time to repair - gjennomsnittlig tid fra feil er varslet til problemet er utbedret), evt. serviceavtale, evt. forebyggende oppfølging og responstid. Vurderingen tar også hensyn til tilgjengelighet (leveringstid og lagerhold) og leverandørens system for kvalitetssikring. Pris Pris skal oppgis ved å fylle ut prisskjema i vedlegg Alle priser skal oppgis i norske kroner, eks. mva. fritt levert oppdragsgivers lager(e) i Skedsmo kommune.

11 Ola Holmen Side 11 av 11 Eventuelle forebehold til forespørselens krav. Hvis anbyder har forebehold til forespørselens krav vil dette bli evaluert og evt. vektet mhp betydning for avtalen totalt. Se for øvrig punkt 5.7 Avtaleinngåelse Det åpnes for å inngå avtale med flere leverandører (ulike produktgrupper, evt. for leverandører med unike produktegenskaper). Det skal inngås felles avtale(r) gjeldene for begge selskaper. 6.2 Vekting av produktgrupper Innkjøp i rammeavtalen vil være dominert av elektromagnetiske vannmålere, trykkgivere, radar- og ultralydgivere for nivåmåling. Andelen av disse produktene anslås til ca. 70 % av de totale anskaffelser. Ved vurderingen av tildelingskriteriene vil disse produktene vektes tilsvarende. (Vurdering av kvalitet, service og oppfølging samt pris på de nevnte produkter vil bli tillagt større vekt enn øvrige instrumenter) 6.3 Meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt. Karenstid Oppdragsgiveres beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles skriftlig samtidig til alle tilbydere før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Fristen for tilbyder til å klage over beslutningen er 10 løpedager etter at beslutningen er gjort og meddelelse sendt til deltagerne. Strømmen,... NEDRE ROMERIKE VANNVERK IKS/ NEDRE ROMERIKE AVLØPSSELSKAP IKS Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Prisblad 3. Kontraktsvilkår for innkjøp ved NRA/NRA IKS av 4. Kontrakt for bruk til rammeavtalen