SAK NR FORETAKETS ARBEID MED DELTID OG BRUK AV INNLEIE OG MIDLERTIDIGE STILLINGER - ORIENTERING

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR FORETAKETS ARBEID MED DELTID OG BRUK AV INNLEIE OG MIDLERTIDIGE STILLINGER - ORIENTERING Forslag til VEDTAK: Styret tar redegjørelse om foretakets arbeid med deltid og bruk av innleie og midlertidige stillinger til orientering. Brumunddal, 15.oktober 2014 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: HR-direktør Rune Hummelvoll

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Bakgrunn for saken er oppdrag fra styret i Sykehuset Innlandet av , hvor det ble bedt om en orientering om foretakets arbeid med deltid og bruk av innleie og midlertidige stillinger. 2. Saksframstilling 2.1 Faktagrunnlag Innledningsvis presenteres status og historisk utvikling fra 2011 til og med september 2014 på de mest sentrale nøkkelindikatorer innenfor områdene deltid, innleie og midlertidige stillinger Deltid Figur 1 Figur 1 viser gjennomsnittlig stillingsprosent av faste stillinger. Den blå kurven viser gjennomsnittlige stillingsprosent for medarbeidere som arbeidsgiver har en forpliktende fast arbeidsavtale med (juridisk stilling). Den røde kurven gjengir utviklingen i gjennomsnittlig korrigert stillingsprosent. Denne indikatoren kan defineres som juridisk stillingsstørrelse justert for deltid som er forårsaket av at arbeidstaker ikke ønsker eller ikke kan jobbe i en høyere stillingsprosent. Eksempler på dette kan være kombinerte stillinger mellom høyskoler/universitet og helseforetaket, eller nedsatt stilling på grunn av lovbestemte permisjoner. Det tas ikke hensyn til arbeidsforhold utenfor Side 2 av 11

3 foretaket. Avviket mellom blå og rød kurve kan dermed forklares som de forhold arbeidsgiver ikke kan påvirke i arbeidet med å redusere deltid. Utviklingen av korrigert stillingsstørrelse i foretaket har vist en tydelig positiv utvikling i form av at flere medarbeidere har fått større stillingsstørrelse siden Kurven har flatet ut det siste året. Figur 2 Figur 2 viser at andel deltid av korrigert stillingsprosent har ligget stabilt i overkant av 33% i 2013 og så langt i Indikatoren viser at 33% av ansatte med fast stilling innehar deltidsstilling. Figur 3 I figur 3 fremstilles gjennomsnittlig stillingsprosent ved første gangs ansettelse i foretaket. Det gjøres oppmerksom på at målingen for 2014 bare inkluderer data til og med september, mens målingene for årene har data for samtlige 12 måneder i året. Målingene her viser en noe fallende tendens i gjennomsnittlig stillingsandel ved første gangs ansettelse. Side 3 av 11

4 Figur 4 Status i foretaket for stillingsandel ved første gangs ansettelse kan også illustreres på en måte som gir et noe mer nyansert bilde. Figur 4 viser at omfanget av første gangs ansettelser i stillingsprosenter lavere enn 20% har sunket betydelig de siste årene, og ligger an til å være nærmere halvert om vi sammenligner antatt nivå for hele 2014 med nivået for Deltidsansatte i fast stilling i foretaket har siden høsten 2011 utført registrering av ønsket/uønsket deltid i foretakets personaldatasystem (Personalportalen). Et uttrekk fra systemet ultimo september 2014 viser at ansatte som har utført registrering av ønsket/uønsket deltid utgjør i størrelsesorden 1050 brutto årsverk. Av disse er 516 knyttet til ansatte som har oppgitt ulike grader av uønsket deltid. Det er i denne sammenhengen grunn til å være oppmerksom på at det trolig er forholdsvis store feilmarginer knyttet til disse tallene, siden registreringen i mange tilfeller er mangelfull eller ikke oppdatert fra den ansattes side. Det er videre noe usikkerhet forbundet med tallene siden ikke alle som har registrert sine preferanser har oppgitt ønsket framtidig stillingsstørrelse. Ut fra en antakelse om at ansatte som har oppgitt at de har uønsket deltid, men samtidig ikke har oppgitt hvor stor framtidig stilling de ønsker, faktisk ønsker full stilling, kan vi presentere tall for hvilken arbeidskraftreserve som ligger i denne gruppen. Basert på disse forutsetningene antas det å ligge en potensiell arbeidskraftreserve på i størrelsesorden 157 brutto årsverk i foretaket. Målt i forhold til foretakets samlede volum av årsverk i faste stillinger, utgjør den potensielle arbeidskraftreserven ca 2,8% (157 brutto årsverk/5660 brutto årsverk). Målingene av ønsket deltid viser en potensiell arbeidskraftreserve i størrelsesorden 222 brutto årsverk. Denne arbeidskraftreserven lar seg vanskeligere realisere, siden det er resultat av at fast ansatte faktisk ønsker å jobbe deltid. En overordnet vurdering av figur 4 tilsier at det arbeides godt med å innfri ansattes ønsker om utvidet stilling, ved at man kan se at foretaket i mindre grad enn tidligere foretar første gangs ansettelser i de aller minste stillingsandelene. Samtidig antyder reserven som ligger i ønskene om utvidete stillingsandeler hos de med uønsket deltid at arbeidet bør fortsette. Det er et ønske fra foretakets side å øke andelen heltid, både av hensyn til kvalitet i pasientbehandlingen og av hensyn til behov for økt kapasitet i tiden fremover. Side 4 av 11

5 Det er også viktig å understreke at det i løpet av perioden fra 2011 og frem til i dag har blitt etablert mange nye deltidsstillinger i foretaket. Årsaken til denne utviklingen kan blant annet knyttes til foretakets praksis for at ansatte kan innvilges eller har rett på midlertidig eller permanent reduksjon i sin stilling (eksempelvis ulønnet permisjon, forlengelse av fødselspermisjon, utdanningspermisjon, delvis AFP/alderspensjon og reduksjon/tilpasning i stilling hjemlet i foretakets tilretteleggingsplikt som IA-virksomhet), og som igjen ofte generer nye deltidsstillinger. Sammenlignet med andre bransjer og sektorer har Sykehuset Innlandet og andre helseforetak en liberal policy og praksis for å gi ansatte permisjon i hele eller deler av sin stilling i virksomheten Midlertidige ansettelsesforhold Figur 5 Stolpediagrammet i figur 5 viser at faste ansattforhold i foretaket har hatt en svak økning i perioden fra 2011 til 2014, mens midlertidige stillingsforhold har hatt en svak nedgang i samme periode. Figur 6 Side 5 av 11

6 Den neste figuren (Figur 6) viser hvor stor andel de midlertidige ansattforholdene utgjør av det totale antall ansattforhold i perioden fra 2011 til Siden det for 2014 bare foreligger tall til og med september, viser figuren en serie med sammenlignbare tall basert på årets første 9 måneder for hvert av årene i perioden. Fra 2011 til 2014 vises en svak nedgang i andelen midlertidige ansattforhold. I 2014 har utviklingen flatet ut på et nivå i overkant av 23 prosent. Grupper som har midlertidige ansattforhold inkluderer blant annet leger i spesialisering, lærlinger, turnuskandidater og vikarer ved fødselspermisjoner. For 2013 utgjorde denne gruppen til sammen 417 brutto årsverk. Figur 7 Figur 7 viser hvordan de midlertidige ansattforholdene er fordelt etter utlønningsmåte (hhv. timelønnet og månedslønnet). Utlønningsformen indikerer graden av midlertidighet på ansattforholdet, siden arbeidsavtaler av noe varighet i hovedsak lønnes med månedslønn. Figuren viser at midlertidige ansettelsesforhold knyttet til månedslønnede er noe synkende, mens nivået på timelønnede er svakt stigende. En overordnet vurdering av tallmaterialet ovenfor tilsier at nivået på midlertidige ansattforhold i hovedsak er styrt av at foretaket har flere arbeidstakergrupper som eksempelvis LIS-leger, turnuskandidater, lærlinger og syke og foreldrepermisjonsvikarer der det er gitt at ansattforholdet må være midlertidig. Etter disse gruppene er summert opp, står man igjen med ansattgrupper som ekstrahjelp, tilkallingsvikarer, vikarer i ledige stillinger, prosjektstillinger mv. Det lar seg ikke gjøre p.t. å se en mer detaljert utvikling for hver av disse gruppene. Totaltallene viser likevel at omfanget av midlertidige ansattforhold har vært svakt synkende, men har ligget stabilt siden Side 6 av 11

7 2.1.3 Innleie Figur 8 Forbruk av innleie i perioden pr sept kr Innleid pleiepersonell fra vikarbyrå (inkl opphold og reise) Innleide leger fra vikarbyrå (inkl opphold og reise) Innleie annet helsepers fra vikarbyrå Pr sept 2014 Figur 8 viser innleie i foretaket for perioden 2011 til september Kategorien «Innleie pleiepersonell» inneholder i hovedsak sykepleiere. Kategorien «Innleie annet helsepersonell» benyttes hovedsakelig av Divisjon Psykisk helsevern, og i forhold til innleie av psykologer. Figuren viser at innleie av leger ligger markant over de andre innleiekategoriene, og at nivået for innleie både i 2011 og i 2014 ligger omtrent på samme nivå, med unntak av kategorien «Innleie pleiepersonell» som viser en svak reduksjon i den samme perioden Figur 9 Innleid arbeidskraft pr divisjon - pr september kr Elverum / Hamar Gjøvik Lillehammer Med service Psykiatri Kongsvinger Tynset Divisjon Figur viser status for innleie av arbeidskraft fordelt per divisjon i foretaket per september i år. Divisjon Psykisk helsevern har det klart største forbruket av innleie i foretaket, hovedsakelig leger og psykologer. For de somatiske divisjonene fordeler innleie seg i stor grad på følgende fag: Divisjon Elverum-Hamar: Øye, Øre/nese/hals og bildediagnostikk Divisjon Gjøvik: Gyn/føde og bildediagnostikk Divisjon Lillehammer: Kirurgi og bildediagnostikk Divisjon Kongsvinger: Revmatologi og bildediagnostikk Divisjon Medisinsk Service: Medisinsk biokjemi Divisjon Tynset: Kirurgi Side 7 av 11

8 35,0 Figur 10 Innleid arbeidskraft - omregnet til antall årsverk Antall årsverk 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 Sykepleiere Leger Annet 0, Pr sept 2014 Det er også interessant å se på hvor mange årsverk kostnadene til innleid arbeidskraft utgjør. I Figur 10 har man lagt til grunn gjennomsnittslønn 2013 (inkludert sosiale kostnader) for leger, sykepleiere og kategorien «Annet» som i hovedsak knyttes til innleie av psykologer. Samme gjennomsnittslønn er lagt til grunn for hele perioden fra 2011 og frem til september 2014, og kostnadene for innleie er heller ikke prisjustert for den aktuelle perioden. Oversikten indikerer at kostnadene for innleie av leger per i dag utgjør i overkant av 30 årsverk, det vil si i underkant av 5 prosent av det totale forbruket av legeårsverk. Tilsvarende utgjør innleie for de to andre kategoriene hver for seg per i dag omtrent 5 årsverk. Figur 11 Forbruk av overtid og ekstrahjelp kr Overtid Ekstrahjelp Pr sept 2014 Figur 11 viser foretakets forbruk av overtid og ekstrahjelp. Kategorien «Ekstrahjelp» er knyttet til medarbeidere som ikke erstatter noen andre ansatte sine stillinger. Videre benyttes Ekstrahjelp når det oppstår behov for hjelp utover ordinær drift. Gitt at tabellen bare har tall til og med september 2014, er det vanskelig å forutse utviklingen gjennom året som helhet, men det er grunn til å tro at man ser et svakt fallende forbruk av både overtid og ekstrahjelp perioden sett under ett. Side 8 av 11

9 Figur 12 Vikarbruk i perioden pr september kr Vikarbruk Pr sept 2014 Figur 12 viser uttrekk av vikarbruk i perioden 2011-september Kategorien «Vikarbruk» inneholder følgende årsakskoder i arbeidsplansystemet GAT: Vikar ved sykdom (5010) Vikar ved ferie (5011) Vikar ved (kortere) permisjon (5012) På bakgrunn av tallmaterialet ovenfor ser det ut som om vikarbruken har holdt seg relativt stabil i den aktuelle perioden. En overordnet vurdering av tallmaterialet ovenfor gir grunn til å si at nivået for innleie og vikarbruk i foretaket ikke er spesielt foruroligende. Et visst ressursbruk på dette området er nødvendig både på grunn av rekrutterings- og kompetanseutfordringer, fleksibilitet og reduksjon av sårbarhet i drift, samt behov for ekstra kapasitet i forbindelse med eksempelvis avvikling av permisjoner og ferie. 2.2 Nærmere om arbeidet med reduksjon av deltid i foretaket I forbindelse med utarbeidelsen av redegjørelsen for foretakets arbeid med deltid har de lokale HR-avdelingene blitt bedt om å gjøre en faglig vurdering av utfordringer og erfaringer innenfor området. Konkret har det blitt etterspurt vurderinger knyttet til hovedutfordringer for å redusere den generelle deltiden i foretaket, hvordan arbeidet på området organiseres, tillitsvalgtes involvering og til slutt erfaringer med å konvertere variabel lønn til faste lønn. Vurderingene innenfor de ulike områdene nevnt ovenfor kan oppsummeres punktvis på følgende måte: Hovedutfordringer for å redusere den generelle deltiden i foretaket Det er krevende å få etablert hensiktsmessige turnuser innenfor gjeldende økonomiske rammer uten å øke antall arbeidshelger og arbeid på flere enheter. Det er utfordrende å endre praksis og preferanser i forhold til bruk av kompetanse på tvers av enheter både på arbeidsgiversiden og blant mange ansatte. I enkelte divisjoner gis det tilbakemelding om at det er behov for å arbeide med holdninger til heltidsarbeid. Side 9 av 11

10 I flere divisjoner er det indikasjoner på at det er behov for ytterligere tilførsel av kompetanse i turnusplanlegging på arbeidsgiversiden, slik at man kan utnytte mulighetsrom og få til individuelle tilpasninger for medarbeidere der man har anledning til dette. Organisering av arbeidet med å redusere den generelle deltiden i foretaket Ansvaret for å redusere den generelle deltidsandelen i foretaket er plassert i divisjonene. Arbeidet organiseres noe ulikt i divisjonene, men tilnærmingen tar hovedsakelig utgangspunkt i tiltak som ligger i «Verktøykasse for reduksjon av deltid» som ble utarbeidet av en partssammensatt arbeidsgruppe høsten Enkelte divisjoner har nedsatt bemanningsråd som gjennomgår og vurderer vakante stillinger. Det er gjennomgående for alle divisjoner at man ved ledighet i stilling alltid vurderer muligheten for å tilby deltidsansatte økt stilling dersom de har nødvendig kompetanse. Tillitsvalgtes involvering i arbeidet med å redusere den generelle deltiden i foretaket Generelt gis det tilbakemelding fra divisjonene om at det er løpende dialog mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte ved ansettelser og spørsmål om konvertering av stillinger for å redusere deltidsandel. Deltid diskuteres også mer formelt i tillitsvalgtmøter på divisjons-, avdelings og enhetsnivå. Tillitsvalgte deltar i prosjekter rundt konvertering av variabel lønn til fastlønn. Der hvor man har bemanningsråd er både tillitsvalgte og vernetjenesten deltakere. Erfaringer med utprøving av konvertering av variabel lønn til fast lønn Noen divisjoner har deltidsprosjekter hvor man har konvertert variabel lønn til faste stillinger. Erfaringene knyttet til disse prosjektene har vært blandede. Det er behov for svært god kontroll og motivasjon hos ledere og ansatte for å lykkes med denne typen organisatoriske grep. En gjennomgående bevissthet i enheten om hva som er grunnbemanning og kriterier for når det skal leies inn for fravær ser ut til å være avgjørende for om tiltaket kan omgjøres fra prosjekt til normal drift. Noen enheter har erfart at flere fastlønnede medfører mindre fleksibilitet for å fylle vakter på kort varsel. Fast ansatte har krav på forutsigbarhet i arbeidsplan, og det medfører at man likevel må benytte tilfeldige vikarer i tillegg til den økte grunnbemanningen i de tilfeller hvor vakter må bemannes på kort varsel. 3. Administrerende direktørs vurdering Det er et ønske fra foretakets side å øke andelen heltid, både av hensyn til kvalitet i pasientbehandlingen og av hensyn til behov for økt kapasitet i tiden fremover. Generelt vurderes foretaket å arbeide godt med utfordringene knyttet til å redusere den generelle deltiden. Imidlertid er det fremdeles behov for å rette oppmerksomhet mot dette området, eksempelvis gjennom kompetansehevingstiltak knyttet til turnusplanlegging, ytterligere forsøk på konvertering av variabel lønn og deler av innleiebudsjett til fastlønn og samarbeid mellom poliklinikker/dagavdelinger og sengeposter med hensikt å øke stillingsandeler. Side 10 av 11

11 Foretaket har også fokus på å redusere bruk av midlertidige stillinger og innleie i så stor grad som mulig. Det er imidlertid vesentlig å sikre tilstrekkelig fleksibilitet i drift og nødvendig kompetanse i pasientbehandlingen. Dette medfører at foretaket i en helhetsvurdering må akseptere noe bruk av midlertidige stillinger og innleie. Side 11 av 11