EFFEKTIV OUTSOURCING 6TIPS TIL MER EFFEKTIV OUTSOURCING

Transkript

1 Faggruppe Forum for sourcing og outsourcing på plass DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET ASP La eksterne ta seg av datadriftingen Strategi Ta gode, strategiske valg før du setter ut EFFEKTIV Nr. 7 / September 2009 OUTSOURCING 6TIPS TIL MER EFFEKTIV OUTSOURCING Nettsky Utnytt systemer utenfor ditt eget IT-nettverk Leder til leder Konsentrerer seg om kjernen hos Lindorff IT Governance Sørg for at ITsystemet samsvarer med mål og strategier MENY. - Rammeverk skal benyttes som meny og ikke som kokebok, sier Gaute Lien, president for ISACA Norway Chapter. FOTO: ADELE HANSEN FRIGJØR STORE SUMMER Fokuser på kjernen: I de aller fleste tilfeller vil man vinne på å sette ut økonomi- og regnskapsfunksjonene, mener Sandra Riise, adm.dir. i NARF. FOTO: JONNY SYVERSEN Outsourcing av IT-driften? Mer enn 800 nordiske bedrifter har outsourcet IT-driften til TeleComputing. Ta kontakt for en uforpliktende prat på telefon ! OSLO / BERGEN / STAVANGER

2 2 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER Outsourcing er blitt en moden disiplin. Nå er det slutt på famling og eksperimentering, og tid for moden overveielse basert på erfaringer: Krev dokumentert kompetanse hos tjenesteyter! Bedre kunnskap gir bedre outsourcing Outsourcing eller tjenesteutsetting er et tema som kommer igjen; dette er syvende avis i rekken om dette temaet. Nå finnes det etter hvert en mengde erfaringer innen disiplinen, også i Norge og sågar på global outsourcing eller offshoring. Disse sier grovt sett at det er omtrent like utbredt i private som offentlige virksomheter, og de største driverne er: Tilgang til kompetanse. Fokus på egen kjernevirksomhet. Lavere produksjonskostnader. Forbedret tjenesteproduksjon Forbedret tjenestekvalitet. Arbeider mer globalt Med global økonomi og arbeidsmarked har Vesten fra! 1990-årene fått tilgang til arbeidskraft fra Kina, India, Russland og (tidligere) Øst-Europa. Teknologisk endring som følge av Internett muliggjør outsourcing og offshoring, og reduserer kostnader ved forretningsvirksomhet på tvers av landegrenser. Tendensen er også at multinasjonale selskaper utvikler strategier for kostnadsbasert effektivisering, spesielt når det gjelder tilgang til arbeidskraft. De største risikofaktorene vurderes ofte til å være utilstrekkelig servicekvalitet, men også kunnskap om virksomheten og dens behov for IT-løsninger som støtter strategiske forretningsprosesser. Derfor er det underlig at man ikke stiller større krav til dokumentert kompetanse hos tjenesteleverandøren. Gi en helhetlig vurdering Det virker som at man ofte etterspør fagbrev og andre fer-! dighetsbevis for en rekke bransjer, men innen IT-miljøene tar vi det vi får. En del tjenestetilbydere sender de ansattes CV, men det legger ansvaret over på kunden. Hvordan skal kunden vurdere ulike utdannelser opp mot hverandre og over landegrenser? Forskjellige produktkurs med eller uten sertifisering? Hvordan skal man sammenligne epler og epler? De største risikofaktorene vurderes ofte til å være utilstrekkelig servicekvalitet. Renny Bakke Amundsen EUCIP Norge AS - Dataforeningens Sertifi seringsselskap Den Norske Dataforening er en av 32 europeiske dataforeninger som sammen med EU-kommisjonen har utviklet rammeverket og sertifiseringen EUCIP (European Certification of Informatics Professionals). Denne legger grunnlag for en enhetlig vurdering av kompetanse, til glede for både leverandør og kunde. EUCIP-programmets Professional Level tilbyr 21 definerte stillingstitler som sikrer at kandidaten virkelig har den kompetansen som tittelen tilsier. Kompetansen er sammensatt av formell utdannelse, forskjellige relevante produktsertifikater og ikke minst 3 5 års erfaring innenfor det relevante fagområdet. Derav navnet Informatics Professionals : Dette er ikke bare teoretikere, men praktikere som kan dokumentere evne til faglig yrkesutøvelse. Dersom man begynner å etterspørre slik type dokumentert kompetanse, er man nærmere å kunne stille forventningene rett, gjøre en fornuftig avtale og få et godt utgangspunkt for at tjenesteutsetting fyller det målet man hadde satt seg. VI ANBEFALER SIDE 17 Tor Espen Steinvik Client Server Director, Resources Global Professionals Det å balansere mellom en sentralisert kostnadseffektiv IT-organisasjon og en mer fl eksibel og behovsorientert IT-organisasjon er mildt sagt et moving target. Ekspertene svarer! s Hva er de viktigste kriteriene for å lykkes med outsourcing? Tidsbesparende med ASP s Hva er egentlig en Application Service Provider-løsning (ASP)? Vi hjelper våre lesere å lykkes! EFFEKTIV OUTSOURCING, 7. UTGAVE, SEPTEMBER 2009 Adm.Dir.: Thomas A. Berge Redigerere: Merete Askildsen, Tonje Robertsen, Erlend Lans Pedersen Prosjektleder: Adele Hansen Telefon: E-post: adele.hansen@mediaplanet.com Distribueres med: Dagens Næringsliv Trykk: Dagblad-trykk Kontakt Mediaplanet: Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører ved å tilby lesere som gjennom faglig høyt redaksjonellt innhold blir motivert til å handle.

3

4 4 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANETET NYHETER HOLD DEG TIL 1TIPS SETT UT TJENESTER KJERNEVIRK- SOMHETEN Spørsmål: Hvor er gevinsten ved outsourcing? Svar: Ved å sette bort kostbare tjenester som regnskap og økonomi, frigjør norske bedrifter store summer i form av reduserte lønnskostnader, samtidig som de kan fokusere på egen kjernevirksomhet. Det er mye som taler for å sette ut hele eller deler av økonomi- og regnskapsfunksjonen, sier Sandra Riise, administrerende direktør i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF). Ved å velge en strategisk riktig partner, vil man sitte igjen med mye mer enn rene regnskapstjenester. Det vil hele tiden være tilgang på kvalifisert personell med riktig fagkompetanse og oppdatert kunnskap om gjeldende lover og regler. Bedriften vil alltid ha en kompetent sparringspartner og rådgiver innenfor alle felt som har med økonomi og regnskap å gjøre, og i de aller fleste tilfellene vil det være en økonomisk gevinst å hente ved å holde denne delen av driften utenfor, poengterer hun. Hold deg til kjernen I dagens situasjon med turbulente økonomiske tider er det mer aktuelt enn noensinne å fokusere på kjernevirksomheten. Mange bedrifter opplever en presset økonomi, og for mange vil en omlegging av driften med redusering av egen stab være et helt nødvendig tiltak. Ved å sette ut deler av driften, vil dette ikke lenger være en tung, fast kostnad. I stedet får bedriften forutsigbare kostnader tilpasset den til enhver tid gjeldende aktivitet. Det er riktig at vi ser en økning i antall bedrifter som outsourcer regnskap og økonomifunksjoner på bakgrunn av den økonomiske situasjonen, bekrefter Riise. Det som er litt spesielt for vår bransje, er at vi også så en økning da økonomien var sterk. Dette viser at outsourcing oppfattes som et nyttig redskap for bedriftene, selv om fokuset er annerledes i nedgangstider. Velg strategisk Jeg tror at vi fortsatt vil se en økning i outsourcing av regnskap og økonomiske tjenester i alle bransjer, fortsetter hun. Ikke bare på grunn av den økonomiske situasjonen, det er selvsagt en viktig motivasjon, men også fordi stadig flere oppdager andre fordeler ved å sette bort denne delen av driften til profesjonelle. Her kommer vi inn på et svært viktig poeng med outsourcing: Det må være et strategisk valg av bedriften å la utenforstående ta seg av denne delen av driften. Valget av samarbeidspartner må også gjenspeile dette valget, slik at man garanterer å få igjen det man forventer av outsourcingen. Det kan være et sterkt fokus på økonomisk rådgivning eller ekspertise på tariffer, satser eller komplekse avtaleverk i tillegg til løpende regnskapsførsel, understreker hun. Det er altså ikke utelukkende et økonomisk motiv som ligger til grunn for at mange velger outsourcing, men også et fremtidsrettet valg som både ivaretar bedriftens behov for kompetanse og oppdatering på en rekke komplekse lover og regler og nødvendigheten av fokus på kjernevirksomhet, konkluderer Riise. Oppretthold kontrollen Et annet moment som vises tydelig på økningen av antall bedrifter som velger å sette bort deler av driften, er at det er blitt betydelig enklere å ha kontroll. Det er ikke tvil om at den rivende teknologiske utviklingen de siste årene har betydd enormt for viljen til å outsource, sier Riise. Bedriftene gir ikke fra seg kontrollen når de uansett kan følge med online, avslutter hun. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com ONLINE REGNSKAP MEDLEM AV Heiene Regnskap AS ISTINN er et autorisert regnskapsførerselskap som er ledende på ut - nyttelse av teknologi. Ta kontakt med Tor Tennvassås på telefon eller epost tor@istinn.no dersom du vil vite mer om dette. THE LINK Profesjonell leverandør av regnskapstjenester og rådgivning. Vi har 30 års erfaring! Vi løser våre klienters hodepine med alt fra etablering til ferdig utfylte papirer! Kontakt oss for et uforpliktende møte: E-post: post@heiene.no Web:

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET SEPTEMBER 09 5 VELG RIKTIG REDSKAP Ved å velge en strategisk riktig partner, vil man sitte igjen med mye mer enn rene regnskapstjenester, sier Sandra Riise, administrerende direktør i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF). FOTO: MULTIPLE VALUES Etterlengtet faggruppe er endelig på plass Faggruppen for sourcing/ outsourcing er etablert for å gi et faglig grunnlag for bedrifter og organisasjoner som vurderer eller har outsourcet vitale deler av ITtjenestene. Dette er et forum som har vært etterspurt lenge, og som nå begynner å ta form til glede og nytte for bedrifter innenfor mange bransjer. Poenget er å øke kunnskapen ute i bedriftene om outsourcing som fagområde, sier Øyvind Schønemann, partner i Infocom Group og styreleder i Faggruppen sourcing/outsourcing i Dataforeningen. Har klare mål Målet er å bli et knutepunkt for å utveksle informasjon og erfaring rundt sourcing og outsourcing for alle som er i en situasjon der outsourcing av IT-tjenester er aktuelt, enten det dreier seg om små og mellomstore bedrifter, større konserner, foreninger eller offentlige etater, sier han. Vi ser at outsourcing i større eller mindre grad har kommet på dagsordenen i mange virksomheter, sier Schønemann. Både nå i nedgangstider, med stort press for å effektivisere og rasjonalisere, og også i tider med bedre økonomisk flyt når fokuset skal være på kjernevirksomheten. Mange har imidlertid ikke gode nok kunnskaper om dette fagområdet, og de risikerer å møte en del utfordringer i prosessen, understreker han. Erfaringer viser at outsourcing er et svært effektivt virkemiddel, men det er også en omfattende prosess med mange skjær i sjøen. Her kommer behovet for en uavhengig aktør inn i bildet, en aktør som kan bistå med kunnskap, erfaringer, prosessgang og analyser av hele prosessen, forteller Schønemann. Satser stort Outsourcing er et fagområde i rivende utvikling, både konseptuelt og teknologisk. Dette betyr at et outsorcingkonsept som var umodent for bare et par år siden, vil være en god løsning i dag. Det er riktig at også dette fagområdet utvikler seg i takt med teknologiske løsninger, sier Schønemann. Det skjer mye utvikling innenfor fagområdet, som for eksempel nye samarbeidskonsepter, insourcing, multisourcing og offshoring til lavkostland, endring av leveransemodeller og teknologier og så videre. Dette er med andre ord et fagområde med rask utvikling og mange muligheter som mange kan ha god nytte av å vite mer om, sier han. Rent konkret vil vi arbeide med faglige seminarer, gjerne spisset mot bransjer, frokostseminarer og andre møteplasser der vi kan kartlegge behov og fagtemaer. De fleste har naturlig nok et sterkt fokus på sin egen virksomhet og organisasjon, og det er på disse premissene vi må tilføre informasjon og veiledning, poengterer han. Faggruppen støtter seg på fagmiljøer og kompetanse fra flere aktører, med koordinering og styring i regi av Dataforeningen, sier han til slutt. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com SPØRSMÅL & SVAR Edgar Valemanis Markedsdirektør i Den Norske Dataforening Hvem det er som lykkes best i sine outsourcingsprosess? De som lykkes best er de som planlegger godt og har klare mål for hva de ønsker å oppnå. Det er ikke alltid det å spare penger. Det å ha faste forutsigbare kostnader kan være like bra som å spare en prosent eller fem. Eller det at en profesjonell partner har ansvaret for rett bemanning og opplæring av IT-personell hvis min virksomhet driver med noe helt annet enn IT. Det finnes mange flere eksempler og det gjennomgående er at man har klare mål for hva man ønsker å oppnå, og styrer etter disse målene. Det har ingenting med privat/offentlig eller stor/ liten å gjøre, det har med god ledelse å gjøre. Hva gjør de for å lykkes så bra? De som lykkes har god målstyring og god dialog med leverandøren sin. Er flere bedrifter modne for å vurdere outsorcing av sine IT-tjenester nå? Jeg tror spørsmål om outsourcing er på agendaen jevnlig hos svært mange virksomheter. Tror de aller fleste er modne for det nå. Det at en del allikevel ikke gjør det skyldes nok i stor grad usikkerhet av typen vi vet hva vi har, men ikke hva vi får. Din frihet - Vårt ansvar For oss handler IT-outsourcing om å skape fornøyde PC-brukere. Du har frihet til å velge applikasjoner og arbeidssted. Vi tar hånd om resten.

6 6 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Vit hva du forventer deg ved IT-outsourcing Spørsmål: Er outsourcing noe man bare tenker på i et lokalt norsk marked? Svar: Nei, når det gjelder IT og IT-tjenester er det store miljøer internasjonalt som tar seg av alle typer tjenester for bedrifter innenfor alle bransjer. Tradisjonelt tenker vi på India, og til dels Kina som foregangsland på dette området. Imidlertid er det også andre markeder med egen spesialkompetanse som kan være verdt å ta i betraktning. Det viktigste spørsmålet å få svar på er hvilke forventinger du har til en outsourcingsprosess, sier Mano Sekaram, Chief Executive Officer i Eurocenter DDC, med base i Colombo, Sri Lanka og Oslo. Vær resultatbevisst Det vi ser etter når vi får spørsmål om å sette bort hele eller deler av IT-utviklingsoppgaver i en virksomhet er hvilke resultater man ønsker å oppnå med en slik prosess. Er det kun en økonomisk motivasjon som ligger bak er det greit nok, da har man en rekke muligheter basert på hvilke krav man stiller, og hvordan oppgavene til ITutvikling arter seg, forteller han. Det som mange ikke tenker på er muligheten for å få en verdiskaping ut av selve prosessen. Det kan for eksempel være tilgang på kompetanse man ikke har selv, det kan være styrking av kjernevirksomheten, eller det kan være muligheter som åpner nye markeder. Her er det mange som ikke gjør et godt nok forarbeid, og som går glipp av store muligheter fordi de har et for ensidig fokus på kortsiktig økonomiske besparelser, understreker Sekaram. FAKTA Outsourcing Å outsource dreier seg primært om å bedre lønnsomheten ved å la utenforstående ta seg av drift av tjenester som ikke kommer inn under kjernevirksomheten til bedriften. Det som mange ikke tenker på er muligheten for å få en verdiskaping ut av selve prosessen. Mano Sekaram Chief Executive Offi cer i Eurocenter DDC Ta grunnleggende valg I en outsourcingsprosess vil det alltid være en balansegang mellom økonomisk nytte, organisatorisk kapasitet, og strategiske valg. Sekaram mener at det er de strategiske valgene som må være grunnleggende for hvordan bedriften velger å gjennomføre en outsourcingsprosess, og hvordan samarbeidet med partneren i den andre enden skal legges opp. Det er ikke tvil om at det må være en gjensidig forståelse av forventninger på begge sider av bordet for at en slik prosess skal lykkes, sier han. Begreper innen outsourcing Outsourcing handler om å overlate styringen av enkelte virksomhetsområder til andre med bedre kompetanse. Infrastruktur Ofte i IKT-sammenheng dreier det seg om maskinvare og programvare som må kjøpes og vedlikeholdes. Dette er ressurser som ikke blir bundet opp ved en outsourcingavtale. Mindpower I denne sammenheng betyr det helst at spisskompetansen ligger utenfor egen virksomhet. Man sparer da lønnskostnader, kursvirksomhet og andre utgifter til en intern stab. 2TIPS PLANLEGG LEGG IT-UTVIKLINGEN Kommuniser tydelig Dersom forventningene ligger på et høyt plan må dette kommuniseres tydelig fra dag én, og imøtekommes av leverandøren. Her er det kritisk å velge en partner som forstår kravene, forventningene og forretningsmodellene som bedriften legger til grunn for prosessen. Det hjelper lite med gode planer om man ikke får partneren til å legge inn nok ressurser på sin side, sier Sekaram. Dermed kommer vi straks inn på et annet kjerneområde, kjemi, fortsetter han ivrig. Dersom planen innbefatter å korte ned tid til markedet, utvikle tilleggstjenester hurtigere, bedre kvaliteten på produkter og tjenester, og ha en konstant forbedring av utviklingseffektiviteten, vil det være nytteløst om ikke partneren er på samme bølgelengde. Stol på partneren Et av mine hjertebarn her er at man i en slik prosess må stole på partneren og tørre å slippe taket på deler av prosessen. Lar man partneren få styre prosessen, vil man også kunne høste tilleggsverdier i form av økt kompetanse og andre fordeler som ligger i prosessen, sier han engasjert. Det ideelle er å inngå en langvarig strategisk samarbeidskontrakt, der avtalene om tjenestetilbudet kan endre seg raskt for å fange opp nye krav i hjemmemarkedet. Det er lett å bli fanget i statiske avtaler som krever mye tid og energi i å reforhandle, dette bør ligge i bakhodet når man begynner prosessen, konstaterer han til slutt. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com 4 TIPS FOR Å UNNGÅ DE STØRSTE FALLGRUBENE Gjør et godt forarbeid For å sikre en vellykket prosess som bedriften kan leve 1 med i lang tid, kreves det mye av forarbeidet. Sørg for å kartlegge mål, ønsker og realistiske forventninger, og sørg ikke minst for å skape en forankring i egen organisasjon for hele prosessen. Ha realistiske forventninger 2 Mange forventer en dramatisk nedgang i utgiftene umiddelbart etter at outsourcingen er kommet på plass. Erfaring viser imidlertid at dette er pågående prosesser som skaper verdier i et langsiktig perspektiv. La partneren få spillerom 3 Svært mange outsourcingprosesser feiler fordi man ikke lar ekspertisen få bestemme veivalgene under prosessen. Det har ingen hensikt å skaffe seg gode rådgivere om rådene ikke skal følges. Inkluder partneren i virksomheten Mange behandler partneren som en underleveran- 4 dør. Da risikerer man å miste verdifull kompetanse og verdiskaping som man ville fått ved å inkludere partnerbedriften mer. Fokusér på det du kan best resten setter du ut Utnytt fordelene ved outsourcing Med riktig arbeidsdeling oppnår bedriften din lavere kostnader og økt fleksibilitet. Mikro-Idé samarbeider med konsulenter fra Øst-Europa som arbeider innenfor EUs rettsregler. Korte avstander gir enkel dialog innen vanlig arbeidstid, og du har full eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og outsourcingsavtalens praktiske resultater. Mikro-Idé tilbyr allsidig kompetanse fra generell elektronikk og programvareutvikling til webutvikling og mekanisk design. Ta kontakt for uforpliktende info! din partner på outsourcing E-post: terje@mikroide.no Tlf Terje Instefjord

7 Hvor mange PC er, skjermer, projektorer, disker, mobil - telefoner og 3G-abonnement har virksomheten? Hvor befinner verdiene seg nå? Hvem disponerer hva? Hva hadde Petter som sluttet i forrige uke? Hvilke maskiner er leaset og fra hvem? Når må de sies opp for å unngå automatisk fornyelse? Hvilke avtaler løper i Bergen? Hva er restforpliktelsene? Hvilke avtaler har Geir i Moss inngått? Forsikringsselskapene krever serienummer på tapte maskiner for å utbetale erstatning... kan du oppgi disse? 9 av 10 virksomheter betaler mye penger for... INGENTING! Manglende kontroll og over sikt over eiendeler og avtaler gir kostnader for hver dag som går, både i svinn og verditap. Det dreier seg om store beløp men er utgifter som enkelt kan unngås: Med inventar- og avtaleregisteret oversikt 3.0 får og beholder du full kontroll over avtaler og eiendeler uten anstrengelser. Systemet sørger automatisk for at hver enkelt ansatt alltid holder databasen oppdatert. Du vet alltid nøyaktig hvilket utstyr alle i virksomheten dispo nerer og du kjenner rest verdien på alle forpliktelser. Dette betyr at du lett sørger for full utnyttelse av utstyrsparken og unngår overinvesteringer og unødvendige kjøp. Ved brann eller innbrudd, har du straks en komplett utstyrsliste med serienummere, alder og innkjøpspris klar til forsikringsselskapet. Mange betaler i årevis fordi de har glemt å si opp leasingavtaler på maskiner som forlengst er kastet... Oversikt 3.0 AVTALE-RADARVARSLER sier automatisk fra når avtaler bør sies opp. OversIKT 3.0 er lisensbasert, med en beskjeden månedsavgift og fri bruk. Ta kontroll NÅ - så jobber tiden for deg, i stedet for at du hver dag kommer lenger på etterskudd! Ring i dag!

8 8 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 3TIPS IT GOVERNANCE 7 SJEKKLISTE Utnytt resurssene i IT Governance Spørsmål: Hva er IT Governance? Svar: Evnen til å vedta, støtte og gjennomføre de riktige IKT-beslutningene. TRENDER Andre definisjoner benyttes, men vi i Norge har enda ikke klart å oversette govern -biten godt nok, slik at det ligger mer under begrepet IT Governance enn vi har fått ut i en enkel definisjon så langt, sier Gaute Lien, president for ISACA Norway Chapter. IT Governance består av ledelse, organisasjonsstrukturer og prosesser som sikrer at virksomhetens IT samsvarer med virksomhetens mål og strategier. Det bygger på et grunnleggende prinsipp om styring, som blant annet innebærer at det systematisk defineres hvem det er som tar hvilke beslutninger, hvem som kan gi innspill til en beslutning og hvordan disse blir holdt ansvarlige i forhold til sine roller. Under utvikling Både internasjonalt og i Norge ser man en økt etterspørsel etter standardisering innen IT Governance, samtidig som reguleringskrav for god IT-styring og -kontroll presser seg frem. I tillegg til standardisering av prosesser og fokus på kobling mellom forretningsstrategi og IT-strategi, er en konsekvens av nye former for outsourcing at modellene for IT Governance i større grad må tilpasses. Lien, som også er ansvarlig for ITsikkerhetstjenester i Accenture Norge, mener at dersom du skal oppnå riktig Governance innenfor dette, kommer man sjelden unna brede modeller, rammeverk og standarder. Rammeverk skal benyttes som FAKTA ISACA ISACA er en verdensomfattende forening for IT Governance, 1 sikkerhet, kontroll og revisjon av informasjonsteknologi. Foreningen ble grunnlagt i 1969 og har i dag ca medlemmer globalt og ca. 350 medlemmer i Norge. ITGI ITGI ble etablert i 1998 som en 2 global tenketank og ledende referanseorganisasjon innenfor IT Governance. ITGI hjelper organisasjoners ledelse å forstå og inneha verktøy innenfor støtte av IT Governance. meny og ikke som en kokebok, der man selv kan velge et tilpasset fokus og samtidig unngå å glemme noe. En definert IT Governanceprosess blir i en slik sammenheng heller ikke hogd i stein. Den bør utvikle seg i takt med at behov og rammer i outsourcingsforholdet tar til seg både de endringer som organisasjonen har behov for og de muligheter som ny teknologi kan skape, fortsetter han. ITGI/ISACA-definisjon av IT Governance The leadership and organizational structures and processes 3 that ensure that the organization s IT sustains and extends the organization s strategies and objectives. Cobit COBIT (Control Objectives for 4 IT and related Technology) er et IT Governance-rammeverk med tilhørende verktøykasse lagd for å bygge bro mellom kontrollkrav, teknologi og forretningsrisiko. KILDE: NS-ISO/IEC 38500: 2008 IT GOVERNANCE RAMMEVERK FOR ORGANISASJONENS LEDELSE SATSER PÅ UTVIKLING Rammeverk skal benyttes som meny og ikke som en kokebok, der man selv kan velge et tilpasset fokus og samtidig unngå å glemme noe, sier Gaute Lien, president for ISACA Norway Chapter. FOTO: ADELE HANSEN Kontraktens livssyklus IT Governance kan bidra til å sikre at begrensede ressurser blir brukt optimalt på tvers av forretningsenheter og at nødvendig forankring på forretningssiden finnes. Gaute Lien understreker at IT Governance i en forbindelse med outsourcing for eksempel vil gi en klar kobling mellom krav fra forretningssiden og avtalen mot leverandører. Det vil sørge for at det faktisk er en kompetent organisasjon på kjøpers side som kan følge opp og ivareta tekst og intensjon i avtalene gjennom hele dens levetid, inkludert risiko- og gevinststyring. Du outsourcer jo ikke bort ansvaret, og kostreduksjonen i seg selv betyr ikke nødvendigvis at man skaper eller bevarer verdi, sier han. Ifølge Lien vil dagens fremgangsmåter for outsourcing governance være avhengig av leverandøren, men fokuset ligger på ende-til-ende-tjenester. Han mener det vil være naturlig å definere tilpassede rammeverk basert på eksisterende standarder for styring gjennom hele outsourcingskontraktens livssyklus. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com Sjekkliste for vellykket IT Governance Det finnes ingen fasit for hvordan man skal gjennomføre en vellykket IT Governance-prosess. Det er f.eks. stor forskjell mellom en finansorganisasjons mål og strategier og en forvaltningsenhet i offentlig sektor. Dermed kan det være andre deler av både prosesser og infrastruktur som i hvert enkelt tilfelle er kritisk. Noen mulige IT Governance-relaterte vurderinger for ledelsen ved outsourcing: Komplett kontrakt- og signeringsprosess Enighet om tjenestenivåavtale Ferdigutviklede driftsprosesser Tjeneste- og betalingsbetingelser ifm. transisjon Driftsressurser på plass med klart definerte og kommuniserte roller, ansvarsforhold, oppgaver og samspill Komplette planverk for transisjon og transformasjon Målbare suksessbetingelser, bonuser og bøter Konsensus om definert ansvarsforhold Kontinuerlige vurderinger rundt outsourcingleverandørens prestasjoner og leveranser Transisjon ift. ressurser Nøkkelkunnskap og kunnskap oppnådd og ivaretatt Overføring til tjenestestyring komplett Betaling av tjenestene iht. kontrakt Leveranser av tjenester iht. nye SLA-er/OLA-er Rammeverk på plass for å monitorere resultat Program for kontinuerlige forbedringer på plass Prosedyrer for gjennomgang og fornyelse på plass Riktige og detaljerte IT Governance-aktiviteter integrert Oppstartede og driftsatte tjenester med rapportering Etablerte benchmarkinger Prosjektkostnader målt gjennom hele implementeringen Gevinster kontinuerlig styrt Avsjekke at verdier er iht. krav Komplett endrings- og miljøstyring på plass Kontraktsstyring ift. kjøper/selger-forhold, avslutning, brudd og variasjoner ift. benchmarking

9 DataOppdrag AS Profesjonell leverandør av IT-drift og Outsourcing Kontakt oss for et uforpliktende møte!

10 10 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Hvorfor velger man å outsource arbeidsoppgaver? Svar: For oss var det naturlig å tenke outsourcing av de områdene som ikke inngår i vår kjernevirksomhet, sier Kjell Martin Kristiansen, HR-direktør hos Lindorff AS. Konsentrer deg om det du kan best LEDER TIL LEDER Lindorffs kjernevirksomhet består av kredittvurdering, fakturaadministrasjon og innfordringstjenester. De har valgt å konsentrere seg om det de kan best. Resten vurderer vi fortløpende å sette bort til andre, sier Kristiansen. Alle organisasjoner har begrensninger når det gjelder tilgjengelige ressurser, også Lindorff. Derfor har de valgt å outsource tjenester som vedlikehold, posttjenester, kantinedrift, IKT-drift og lønns- og personalsystem. Outsourcing gjør det mulig for organisasjonen å flytte ressurser til det som er bedriftens kjernevirksomhet. Ser kostnadseffektivitet Kristiansen tror at bedrifter velger outsourcing ved manglende tilgang til de nødvendige ressurser i egen organisasjon. Han mener at outsourcing i en slik sammenheng er et alternativ til det å måtte bygge opp nødvendig kunnskap og gjøre større investeringer internt. Det er flere tilfeller der bedrifter forsøker å gjøre alt selv. Ofte vil dette kunne føre til høyere driftskostnader enn det som er nødvendig. Lindorff er opptatt av kostnadseffektivitet. De har sett at dersom de velger å outsource enkelte funksjoner som ikke har direkte med bedriftens kjernevirksomhet å gjøre, kan de oppnå besparelser. En ekstern produsent kan ofte utføre de samme funksjonene til en lavere kostnad, fordi tredjepart som oftest er spesialisert og kan oppnå stordriftsfordeler innen sitt område. Samtidig vet vi at våre profesjonelle samarbeidspartnere holder systemet oppdatert i forhold til endringer i lover og regler, tilføyer han. Vær mindre sårbar Kristiansen sier at det er vanskelig å beregne hvor mye Lindorff har spart på outsourcing i kroner og øre, men han er ikke i tvil om at det er flere fordeler med denne løsningen. Gevinstene vi oppnår er gjennom gode, driftssikre løsninger, ved f.eks. fravær og ekstraordinære topper. Vi får tilgang til spisskompetanse og det nyeste innen teknologi og systemer. Vi er sikret gode leveranser og kvalitet uansett om noen av personalet blir syke eller fraværende av andre grunner. Alt dette gjør at vi blir mindre sårbare. I tillegg vil vi kunne bruke spart tid til Vi får tilgang til spisskompetanse og det nyeste innen teknologi og systemer. Kjell Martin Kristiansen HR-direktør, Lindorff AS andre viktige oppgaver for selskapet, understreker han. Kristiansen er opptatt av kostnadseffektivitet og fokus på egen kjernevirksomhet, og ønsker at Lindorff skal være en merverdi for sine kunder. Ifølge han gjøres det best ved fortløpende å utvikle det de allerede er gode på og la andre spesialister ta hånd om det som ikke er deres hovedområde. Få en enklere hverdag Et av de områdene Kristiansen ser kun fordeler av å outsource, er lønns- og personalsystemet. Dette systemet er en webbasert løsning som fungerer slik at alle ansatte har en egen elektronisk personalmappe med oversikt over blant annet ferie, fravær, lønnsslipp og lønns- og trekkoppgaver. Videre kan både HR og ledere ta ut rapporter og statistikker over blant annet sykefravær. Innlogging til personalportalen foregår via web. Fordelen med dette systemet er at både ansatte og ledere alltid har oppdatert og tilgjengelig informasjon. Lindorff har spart mye tid og kostnader ved å benytte seg av dette systemet. Spesielt fornøyde er de med den delen av systemet som håndterer fravær og refusjon av sykepenger. Rutiner og prosesser som tidligere ble utført manuelt, foregår nå elektronisk. Dette gjelder for eksempel endring av personopplysninger slik som adresseendring, endring av lønnskontonummer osv. Den ansatte registrerer selv fravær, overtidstimer og lignende. Ønsker medarbeideren f.eks. å heve skattetrekket, er det selvbetjening på dette også, sier HR-rådgiver Synnøve Kvalvik. Ettersom mye av jobben ligger hos medarbeideren, har HR-avdelingen fått frigjort tid til å konsentrere seg om andre oppgaver. Vi får bedre tid til å bistå ledere i rekrutteringsprosesser samt oppfølging av sykemeldte, sier hun. Videre forteller Kvalvik at ledere og medarbeidere er svært fornøyde med systemet, og Lindorff har sjelden hatt noen tekniske problemer med det. Gjennom personalportalen har ledere, medarbeidere og HR alltid oppdatert og tilgjengelig informasjon, og på bakgrunn av dette får man et bedre beslutningsgrunnlag, avslutter hun. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com

11 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET SEPTEMBER GRUNNER TIL Å OUTSOURCE OUTSOURCER Hos Lindorff har de valgt å konsentrere seg om kjernevirksomhetene. Resten vurderer vi fortløpende å sette bort til andre, sier Kjell Martin Kristiansen, her sammen med HRrådgiver Synnøve Kvalvik. FOTO: LINDORFF Forutsigbarhet 1 De faste kostnadene er forutsigbare. Utover dette betaler vi kun for avtalte ekstratjenester etter behov. Mindre sårbar 2 Har du en samarbeidspartner, er du mindre sårbar ved sykdom. Ny teknologi 3 Din samarbeidspartner vil hele tiden utvikle og holde sine systemer oppdatert for å være konkurransedyktig i markedet. Dersom du skulle ha gjort dette selv, ville du sannsynligvis ikke kunne ha en løpende oppdatering og et optimalt system til enhver tid slik du har mulighet til når du outsourcer en tjeneste fordi kostnadene blir for store. Ved å outsource er du i realiteten med i et spleiselag, der du deler utviklingskostnader med andre virksomheter. Fokus på egen bedrift 4 Ved å outsource de tjenester som ikke er bedriftens kjernevirksomhet, får du mulighet til å fokusere mer på sin hovedvirksomhet. En god innkjøper 5 Det er nødvendig med en god innkjøper som kan definere tjenesten, vurdere pris og andre forretningsmessige forhold, samt sørge for tydelighet i leveransene, særlig i skjæringspunktet mellom leverandør og kunde. Kostnadsbesparende 6 Ved å overlate tjenesteproduksjonen til en profesjonell leverandør, kan stordriftsfordeler oppnås. IKKE UTSETT DET DU KAN SETTE UT Det er i trange tider du må tenke nytt, utøve klokt lederskap og vise vei. Ved å outsource hele eller deler av din bedrifts lønn- og personaladministrative oppgaver til oss, tar du grep som gir dere mulighet til å fokusere mer på egen kjernevirksomhet. Dere blir ikke sårbare i forhold til egne ansatte, reduserer kostnader og HR får bedre tid til kompetanseutvikling og andre viktige HR oppgaver. Les mer om hva vi kan gjøre for din bedrift på

12 12 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 4TIPS NYHETER CLOUD COMPUTING Sørg for at sikkerheten blir ivaretatt. FOTO: THOMASD007/ISTOCK Oppnå nye muligheter med Cloud Computing Spørsmål: Begrepet Cloud Computing, eller nettskyen, er stadig oftere å høre i møterom rundt omkring i landet. Hva betyr egentlig denne måten å tenke IT-drift på? Svar: Cloud Computing åpner for helt nye muligheter innenfor outsourcing. TRENDER Cloud Computing er i seg selv ikke outsourcing, sier Alexander Bødtker i Microsoft Norge. Men med mulighetene som åpner seg, vil både outsourceren og hostingbedriften få nye verktøy å arbeide med. Vi ser ikke at Cloud Computing vil true hostingbedriftene; tvert imot vil også de kunne dra nytte av en fleksibel tilgang til basisapplikasjoner utenfor eget nettverk, sier han. Omfordel ressursene Altså, det vi snakker om rent teknisk er helautomatiserte datasentraler gjort tilgjengelig over Internett, sier Rune Zakariassen, fagansvarlig for forskning og høyere utdanning i Microsoft Norge. Det åpner for en omfordeling av ressursene i bedriften, der behovet for store investeringer på IT-siden vil bli dramatisk redusert, samtidig som muligheten til å inngå tette bånd med kunnskapsleverandører blir mer aktuelt. Sett i et FAKTA Cloud Computing vil ikke føre til en tilsvarende revolusjon som da omleggingen til en digital hverdag slo inn for fullt. Det vil være en kontinuerlig utvikling basert på teknologien og grensesnittene vi har i dag, Mange tjenester som Internett og e-post integreres i mobile enheter. De store stasjonære maskinene erstattes mer og mer av bærbare enheter. Utbredelse av trådløse for- Med mulighetene som åpner seg, vil både outsourceren og hostingbedriften få nye verktøy å arbeide med. Alexander Bødtker Hosting Sales Specialist Communication Sector, Microsoft forretningsperspektiv får dette stor betydning, sier han. På den ene siden vil prisen på hosting og programpakker reduseres. På den andre siden vil disse tjenestene og programmene være svært standardiserte. Det betyr igjen at det fortsatt vil være et marked for spesialtilpassede løsninger basert på den enkelte bedrifts behov, forklarer han. Ressursene som tidligere ble bundet i egen IT-infrastruktur, kan nå kanaliseres til egen kjernevirksomhet, til utvikling av prosjekter som tidligere krevde store investeringer og frigjøring av arbeidskraft som det er behov for i andre deler bindelser, mer og mer bredbånd, åpner for kontinuerlig tilgjengelighet. Mer mobile enheter gir større behov for å hente programmer, tjenester og dokumenter fra nettskyen. Grensesnittene vil gå gjennom en utvikling der skjerm og tastatur integreres i større omfang. Skjermene blir skarpere og får bedre visuell nytte i små formater. Tastaturer vil få støtte av taleregistrering, og voicedata. OMFORDEL RESSURSENE Cloud Computing gir muligheter til å dra nytte av fleksibel tilgang til basisapplikasjoner utenfor eget nettverk. FOTO: ARTPUPPY /ISTOCKFOTO av virksomheten. Konkret kan vi også tenke oss at det åpner for mer bruk av prosjektbasert tilgang til programvare og tjenester, skyter Bødtker inn. Da kan en avdeling, eller sågar ett team, hente inn det de behøver av programmer og tjenester til prosjektet de arbeider med. Dette uten å måtte klarere med IT-avdelingen hvorvidt de har kapasitet til å implementere programmene, eller med økonomiavdelingen hvorvidt det er penger på budsjettet. Denne fleksibiliteten vil bety svært mye for bedrifter med flere fokusområder, poengterer han. Oppnå fleksibilitet Det er et annet moment du må ta med, nemlig fleksibiliteten, fortsetter Bødtker. Tilgangen til programmer, dokumenter og i prinsippet hele arbeidsstasjonen til den enkelte fra nettskyen er ett av hovedpoengene med Cloud Computing. Uansett hvor du er i verden behøver du kun en PC med nettilgang, så kan du få tilgang til det samme skrivebordet med de samme programmene og dokumentene som på kontoret. Det å ha flere kopier av et program er ikke lenger nødvendig. Det er heller ikke nødvendig med omfattende backuprutiner siden alle dokumenter lagres i nettskyen, forklarer han. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com SIKKERHET Er Cloud Computing sikkert? Som med alle nye systemer, er det mange som tenker på dette med sikkerheten. Så også med Cloud Computing. Hvor sikkert er det egentlig å arbeide i nettskyen, og er det spesielle forholdsregler man bør ta før man legger hele bedriftens dokumentportefølje inn i skyen? Det er helt naturlig at man lurer på hvor sikker nettskyen er, særlig med tanke på lagring og backup, sier Rune Zakariassen. Her kan vi bruke en av de vanligste tjenestene innen outsourcing av IKT-tjenester i dag som eksempel, nemlig lønn og regnskap der over 80 prosent sendes rundt omkring via Internett. Det betyr at vi allerede sender sensitive personopplysninger med navn, adresser, personnummer, skatteopplysninger og mye mer frem og tilbake mellom regnskapsleverandøren og bedriften, sier han. Det samme gjelder sårbare opplysninger om bedriftens regnskap og andre vitale opplysninger. Vi vet at det er trygt å gjøre det på denne måten så lenge vi passer på å bruke passord, brannmurer, krypteringer og andre sikkerhetsbarrierer, sier han. Bruk kjent teknologi Nettskyen fungerer på akkurat samme måte. Dataene blir lagret på servere med alle tenkelige brannmurer og sperrer. Det er jo ikke slik at alle dokumenter som kommer inn i nettskyen ligger i et stort basseng der hvem som helst kan hente dem. sier Zakariassen. Poenget mitt er at dette er spørsmål og utfordringer vi allerede har løst i andre sammenhenger. Da blir spørsmålet om sikkerhet og trygghet et modenhetsspørsmål om hvordan vi bruker teknologien og hvordan den fremmer nye arbeidsprosesser, forklarer han videre. Hvis vi stoler på måten vi gjør ting i dag, kan vi være enda tryggere med nettskyen, understreker Zakariassen til slutt. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com

13 OfficeTeam er totalleverandør av IT-produkter og tjenester, og den naturlige partneren for SMB-virksomheter som ønsker målbare, lønnsomme og effektive IT-løsninger. OfficeTeam leverer IT tjenester som er forutsigbare og til faste priser av sertifiserte konsulenter, og med garantert hjelp innen to timer. Ta kontakt med salg på telefon eller e-post: - teknologi og løsninger som gir forretningsmessige gevinster! OfficeTeam er kåret til årets Microsoft SMB partner 2009 Outsourcing skaper frihet Frihet til å tenke, planlegge, skape og vokse Våre IKT-løsninger skaper trygghet og frigjør tid og ressurser hos dere, som kan brukes på å utvikle virksomheten. Hosted Exchange e-post Hosted kontorstøtte Hosted fagapplikasjon (CRM, ERP etc) Ønsker du en kostnadsanalyse for å se om din virksomhet kan få fordeler av våre løsninger? Ta kontakt med oss på eller Motta vår Guide til Outsourcing. Registrer deg på Smartere løsninger...

14 14 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Velg riktig partner og hent gevinster på fl ere plan Spørsmål: Hvilke vurderinger skal man legge til grunn for outsourcing av IKT? Svar: Det krever et strategisk valg før man outsourcer gevinsten kan hentes på mange plan i virksomheten. Ved å benytte outsourcet spisskompetanse, som ellers ville vært for dyr eller vanskelig tilgjengelig som en intern ressurs i virksomheten, blir man mer fleksibel. Kostnadene i slike modeller er variable og forutsigbare, og gir et godt grunnlag for å møte konjunktursvingninger. Det er flere forhold som påvirker beslutningen om å outsource, sier Strategy and Business Director i Itum Drift AS, Kjell-Odvar Skotte. Det viktigste er å engasjere seg i valget av strategisk partner. Her er det bedriftens mål på kort og lang sikt som må få styre. Videre må det være helt klart hva man vil med IT-driften i virksomheten, hvilke forventninger har man til en partner og så videre. For det tredje er det viktig å ta seg tid til å finne den beste partneren. Det må være en gjensidig forståelse av mål og forventninger. Feiles det her, kan det få katastrofale konsekvenser, fremholder Skotte. Økonomi og sikkerhet Et av hovedargumentene for å sette ut deler av driften er selvsagt økonomi. Her er det mye å hente på investeringskostnader, drift, oppdatering og sikkerhet. De færreste virksomheter i Norge har interne ressurser som kan måle seg med de spesialiserte IKT-tilbyderne. Bare det å få en ROI på investeringen av utstyret innen det må VELG RIKTIG PARTNER. Ved å outsource IKT kan du hente inn spisskompetanse som ellers ville vært for dyr som en intern ressurs i bedriften. FOTO: DEANM1974/ISTOCK TIPS Hva er kjerneområdene? Bestem hva som er kjerneområder for bedriften. Hvilke 1 prosesser ønsker man å ha full kontroll over? Ha flere fokus Ikke fokuser bare på pris ved 2 valg av leverandør. Kvalitet og stabilitet er minst like viktig! Å sjekke den finansielle stabiliteten til leverandøren kan også være avgjørende. oppgraderes, er nærmest umulig, sier Skotte. Å sitte på et stort apparat er også kostbart når vi snakker om kunnskap og risiko. Medarbeiderne må holdes kontinuerlig oppdaterte, maskinvare og programvare må oppgraderes jevnlig. Legger man ikke inn tilstrekkelige ressurser på dette, vil virksomheten raskt Fredrik Syversen fra IKT-Norge gir sine tips om prosessen rundt outsourcing. Vær i samme båt Jeg mener det er avgjørende at 3 leverandøren og kunden opplever å sitte i samme båt. Dette stimulerer til positivitet og samarbeid over tid. I tillegg er en god avtale som begge parter kan leve med av stor viktighet. Lag avtaler som åpner for kvalitet i tjenestene, fokuser på kompetanse og ikke bare tid, fokuser på kvalitet og ikke bare pris. Ikke undervurder nødvendig intern opplæring og tilpassing av rutiner. Dette bør stå høyt på agendaen. Ha gode avtaler Sist, men ikke minst vil jeg 4 anbefale IKT-Norges standardavtale på området. Den sikrer en god leveranse! 5TIPS STRATEGISKE TEGI VALG I FORKANT stå foran flere risikosituasjoner, understreker han. For eksempel vil risikoen for nedetid i systemet øke uten tilstrekkelig oppdatering, og sårbarheten for angrep fra virus eller datatyver blir også større. I tillegg kommer det menneskelige aspektet ved at hele virksomheten er avhengig av noen få nøkkelpersoner for å ha fungerende systemer. Skulle det oppstå en svikt i systemet, vil dette kunne bli svært alvorlig for hele virksomheten, sier Skotte. Sett bort kritiske sider Å sette bort kritiske sider av driften vil eliminere de aller fleste av disse utfordringene. En annen effekt er forutsigbarhet ved budsjettering og en oppetid på systemet som er garantert av en juridisk bindende avtale. Det er helt klart mye å tjene på en riktig outsourcing, sier Skotte. I tillegg til det som allerede er nevnt, vil man frigjøre tid og ressurser til å fokusere på kjernevirksomheten, som jo tross alt er det bedriften skal leve av. Spesielt for bedrifter som opererer i konjunkturutsatte bransjer vil forutsigbarheten og tryggheten ved en god outsourcingavtale være til stor hjelp i perioder med lavkonjunktur, poengterer Skotte. Å outsource betyr ikke at man avvikler IT-avdelingen, sier Skotte. Det vil fortsatt være behov for en viss infrastruktur i bedriften. Dette er det svært viktig å planlegge og behovsprøve slik at man ikke ender opp med to parallelle avdelinger, poengterer han til slutt. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com RESSURSER Skap verdier med outsourcing Outsourcing er ikke kun en kilde til å redusere kostnader, men det kan frigjøre ressurser som kan reinvesteres i forretningsutvikling og andre initiativer som gir økt verdiskapning. Selv om outsourcing gir en umiddelbar gevinst i seg selv, oppnås de store gevinstene først når besparelsen reinvesteres i aktiviteter som gir økt verdiskapning og konkurransefordeler. Tradisjonelt er outsourcing sett på som en måte å kutte kostnader og redusere kompetansespennet på, men alle vet at man ikke skaper god butikk ved kun å redusere kostnader, sier Fredrik Kallevig ved IBM Global Technology Services. Økt verdiskapning Han forteller at outsourcingen ofte blir en måte å finansiere ulike verdiskapende prosjekter og tiltak på. Dette viser seg å være viktig både i bransjer med relativt lav lønnsomhet og hos de som har det bedre. Selv om et selskap går godt, ønsker ikke aksjonærene å redusere utbyttet for å finansiere forbedringer, fortsetter han. Før en tredjepart inngår en kontrakt med en ny kunde, utfører de en analyse der de ser på effektivitets- og kostnadssituasjonen for å avdekke et potensial og deretter avdekker områder for nyskapning. Ifølge Kallevig er årsaken til at en profesjonell kan gjøre dette vesentlig mer kostnadseffektivt enn kunden selv, at de automatiserer, standardiserer og globaliserer tjenestene i større grad enn kunden vil ha mulighet til.

15 99X: Global spisskompetanse + trygg forankring = 99X Global spisskompetanse på IT er tilgjengelig også for SMBbedrifter. 99X har skapt en velfungerende offshoringsmodell for norske bedrifter. Tilgang til global spisskompetanse gir våre prosjekter en smidighet som gjør oss unike i Norge, fastslår Mads Nissen (foran), daglig leder i Puzzlepart, og Steffen Norby, salgsdirektør i 99X. Her sammen med systemkonsulent i 99X, Hiran Shyanaka Ganegedara (t.h.). Puzzlepart: Virtuelle sidemenn Som en startup kan vi ikke vente på relevant kompetanse. Tilgang på global kompetanse innen Mirosoft.NET og Sharepoint gir en time-to-market som gjør oss unike i Norge, fastslår Mads Nissen, daglig leder i Puzzlepart og samarbeidspartner med 99X. Puzzlepart er en norsk startup som satser globalt med innovative tilleggsprodukter for Microsoft Sharepoint. Firmaet har på kort tid bygget et spesialistteam innen Microsofts plattformteknologi. Med en virtuell modell i bunn bygger vi kompetanseteam med lokalt plasserte medarbeidere i Nederland, Norge og Sri Lanka. Medlemmene opererer som om de sitter ved siden av hverandre, forteller Nissen. Posicom: En passende arbeidsmodell Gjennom 20 års erfaring har 99X utarbeidet en velfungerende modell for kompetansedeling via offshoring, og outsourcing, av IT-kompetanse for små og mellomstore bedrifter. Gjennom initiering og tilrettelegging for bruk av globale ressurser bistår 99X både i IT-prosjekter og i den kontinuerlige IT-driften. Mindre bedrifter er også opptatt av å hyre den beste kompetansen, sier salgsdirektør Steffen Norby i 99X. Dessverre er det ofte vanskelig å rekruttere til og skape et godt IT-miljø i en liten bedrift. En mer robust og kostnadseffektiv løsning er å hente IT-kompetanse globalt. På grunn av den fleksible tilgangen til global spisskompetanse kan Puzzlepart besette produkt- og konsulentteam etter behov, læringsperspektiv og økonomi. Både kunde- og produktprosjekter utvikles etter skaleringsprinsippet, sier Nissen. Å vente måneder på relevant spisskompetanse er lite gunstig. Nøkkelen er offshoring anvendt i en robust virtuell teammodell. 99X benytter en arbeidsmodell som passer oss, sier Ragnvald Otterlei i Posicom. Posicom vurderte først å rekruttere medarbeidere. I stedet valgte bedriften offshoring via 99X. Økt fleksibilitet og kvalitet Umiddelbar tilgjengelighet på dyktig kompetanse betyr økt prosjektsmidighet og fleksibilitet. Kostnadseffektive globale leveranser gir også mulighet til økt prosjektkvalitet. Vår modell er basert på trygghet gjennom norsk forankring koblet med global spisskompetanse og lave kostnader, sier Norby. Slik hjelper vi SMB-bedriftene til økt fleksibilitet og kvalitet. Sri Lanka + Norge 99X valgte tidlig å benytte IT-kompetanse fra Sri Lanka. Et sekstitalls applikasjonsutviklere og forvaltere bistår 99X kunder med alt fra programmering og utvikling til daglig IT-drift. Srilankere er dyktige og fleksible medarbeidere. I tillegg har de et forholdsvis likt verdigrunnlag som nordmenn. De er nøkterne og har stor arbeidskapasitet, fastslår Norby. Etter flere års erfaring kjenner 99X den srilankiske kulturen godt. Å inkludere medarbeiderne på Sri Lanka på lik linje med kundens lokalt baserte ressurser er en viktig suksessfaktor. Gjennom vår kulturforståelse kan vi på vegne av kunden ta eierskap og bygge team, avslutter Norby. Offshoring beskriver en bedrifts relokering og innhenting av lokalt plassert global kompetanse, vanligvis knyttet til et operasjonelt IT-prosjekt eller ITdriftsstøtte. Posicom AS utvikler og selger egne datasystemer for trening, overvåking og dokumentasjon. Samarbeidet mellom 99X og Posicom startet tidligere i år i forbindelse med utviklingen av et dokument- og analyseverktøy for helsesektoren. Vi engasjerte 99X til arbeid med kravspesifikasjonen, forteller Otterlei. Nå arbeider vi med den tekniske utviklingen, og 99X bistår med prosjektmedarbeidere fra Sri Lanka. Tett dialog Posicom innrømmer at de i utgangspunktet var skeptiske til offshoring, men føler at de med norsk prosjektledelse, som styrer utvikingsprosessen, har full kontroll. Oppfølgingen er tett med telefonmøter og kontinuerlig dialog med prosjektmedlemmene på Sri Lanka, forteller Otterlei. Alle prosjektdeltakerne benytter verktøy med felles kildekode. Vi har tilgang til alle dokumenter uansett hvor de er utarbeidet. Telefon: (Steffen Norby) E-post: steffen.norby@99x.no

16 16 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EKSPERTPANEL Trond Karlsen Avdelingsleder driftsløsninger i Skogdata Terje Instefjord Daglig leder i Mikroide Roald Danielsen Markedssjef i EDB Business Partner Spørsmål 1: Hva er de viktigste kriterier for å lykkes med outsourcing? Spørsmål 2: Hvordan kan outsourcing gi resultater med en markedssituasjon preget av global resesjon? Bedriften må ha et klart bilde av hvilke gevinster som skal oppnås med outsourcing. Dette kan være å redusere kostnader, sikre tilgang til kompetanse, redusere sårbarhet og risiko, øke fleksibilitet, kontinuitet og forutsigbarhet. Ofte er det en kombinasjon som er ønskelig. Det er viktig å etablere en god oversikt over de funksjonene som skal outsources og eventuelle svakheter i dagens løsning. Vurder flere leverandører og hvem som best ivaretar dine behov og krav. Outsourcing gir mulighet for bedre fokus på egen kjernevirksomhet. Andre der kan outsources. Dette frigjør ressurser, både personer og kapital, og gir økt områ- fleksibilitet. Frigjorte ressurser kan brukes til å forbedre egen kjernevirksomhet. Hvordan lykkes med outsourcing? Den viktigste suksessfaktoren er valg av rett partner. Husk at tjenesteleverandøren vil kunne bli en meget viktig teknologisk partner, og dermed en avgjørende faktor for fremtidig inntjening og suksess. Et slikt partnerskap må bygge på gjensidig tillit og forståelse for hverandres ønsker og behov. En tett dialog og god dokumentasjon på alle nivåer er nødvendig for å unngå misforståelser. I tillegg er det lurt å begynne i det små, gjerne med et forprosjekt. I en globalisert verden skjer- pes stadig kravene til pris, leveringstid og funksjonalitet på alle nye produkter og tjenester. Muligheten for å utvikle nye konkurransedyktige produkter på tradisjonell måte vil derfor gradvis reduseres. Økonomiske nedgangstider, som vi nå er inne i, bare forsterker denne utviklingen. Outsourcing gjør det mulig å møte disse utfordringene. Samtidig får bedriften bedre mulighet til å konsentrere seg om sin kjernevirksomhet. En velfundert og godt forankret sourcingstrategi er en grunnleggende forutsetning for å lykkes og oppnå strategiske og forretningsmessige mål. Denne bidrar til å gi både retning og rammer for hva og hvorfor man outsourcer. Videre danner den grunnlaget for at det etableres leveransekriterier som setter rammer for hvordan tjenestene blir levert og fulgt opp. Outsourcing dreier seg om tillit og nærhet, og hvor en god styrings- og samhandlingsmodell er svært viktig for å sikre betryggende gjennomføring og tilpasning av avtalens innhold til virksomhetens behov. Mer enn noen gang er det viktig å kunne fokusere på kjernevirksomheten, redusere kostnader og forbedre bunnlinjen. Outsourcing kan bidra sterkt til nettopp et slikt fokus gjennom å skape et handlingsrom for nødvendige prosessforbedringer, økt fleksibilitet og kostnadsoptimalisering. Samtidig vil det være viktig å kunne se forbi isolerte kostnadskutt og bruke outsourcing som et virkemiddel for å oppnå raske resultater, men samtidig beholde evnen til å levere når markedet bedrer seg. Spørsmål 3: Hvordan ser du for deg fremtidens outsourcingtrender? Evnen til omstilling og endring blir en av de viktigste konkurranseparametrene for en bedrift. Dette sammen med økt standardisering gjør at outsourcing blir et enda viktigere ledelsesverktøy. Mindre bedrifter vil for eksempel måtte vurdere outsourcing av IT-drift for å sikre fleksibilitet og samtidig oppnå sikker drift av forretningskritiske applikasjoner. Innen IT vil man også se en økning i leie av applikasjoner som en tjeneste (Software as a Service, SaaS). Dynamisk tilgang til applikasjoner vil øke gjennom såkalt Cloud Computing. I starten ble outsourcing i hovedsak benyttet for å spare kostnader. Etter hvert er ressurstilgang blitt et stadig viktigere moment. Outsourcing gir stor fleksibilitet i forhold til varierende oppdragsmengde. Effektiv håndtering av denne type outsourcing krever imidlertid tettere samarbeid mellom tjenesteleverandør og kunde. Forholdet vil derfor etter hvert kunne utvikle seg til en form for partnerskap hvor man samarbeider ut fra felles interesser. Dagens behov for effektivisering i et fallende marked gir IT i enda større grad en forretningsmessig tilknytning. En diversifisering hvor outsourcing på den ene siden vil være et strategisk verktøy for å oppnå virksomhets mål og på den andre siden løse mer basale behov, vil i økende grad gi differensierte krav og ulik struktur på avtalene, alt avhengig av kompleksitet og hva den enkelte avtale er ment å dekke av forretningsmessige behov. Et økende antall virksomheter vurderer tilgang til applikasjoner og IT-infrastruktur levert som en tjeneste over nettet. -Løsninger for en enklere hverdag Er forutsigbare kostnader, sikre løsninger og fleksibilitet viktig for din bedrift? Ved å outsource dine IT-løsninger kan du fokusere på egen kjernevirksomhet i et krevende marked salg@technet.no Tlf:

17 FAGLIG INNSIKT DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Hvorfor har biler bremser? Det grunnleggende formål med å kunne bremse er at bilen kan kjøre raskere fra A til B. Hadde du turt å kjøre fort uten bremser, gjennom svinger, lyskryss og forbi fotgjengere? Sannsynligvis ikke. Det at bilen har bremser gjør at du kommer raskere fra A til B. Praktiske betraktninger Kostnader, risiko og verdi. Forretningsimperativer som har høy prioritet på agendaen hos de fleste ledere, uavhengig av bransje eller funksjon. Selv om det ofte medfører en høy grad av kompleksitet, er det et faktum at ledere generelt de siste ti år er blitt flinkere til å adressere disse, både i et strategisk og et operativt perspektiv. Men hva betyr disse imperativene i et IT-perspektiv? Hva skaper verdi, hva skaper mindre eller ingen verdi? Hva er de største teknologirisikoene i vår organisasjon? Hvilken risiko er verdt å migrere, hvilke er det ikke? Det er dette som er det grunnleggende formålet med IT Governance, på samme måte som bremsenes grunnleggende formål når du kjører bil. IT Governance må aldri ses på som et mål i seg selv, men en kritisk suksessfaktor i forhold til å sørge for at IT-utfordringer, og IT-muligheter, blir håndtert til organisasjonens beste. Starte fra scratch? Det finnes i dag en rekke aktører/ standarder ISACA, Gartner, ITIL, ISO og ulike konsulentselskaper som har etablert egne rammeverk for etablering av IT Governance, men det finnes ingen faglig konsensus i markedet rundt definisjonen av begrepet IT Governance. Spør du ti ulike aktører, får du sannsynligvis ti ulike svar. Hva betyr dette for deg som vurderer et initiativ rundt innføring av IT Governance? Sannsynligvis mindre. Det avgjørende er at organisasjonen selv etablerer en forståelse av hva man ønsker å oppnå og hvordan man definerer begrepet. Betyr det at organisasjoner som ønsker å innføre eller forbedre sin IT Governance bør ignorere standarder og rammeverk på markedet? Nei! Min anbefaling er at organisasjoner gjør seg kjent med det rammeverk som finnes tilgjengelig, og bruker det som referansepunkter for å påse at ingenting er uteglemt og alle viktige aspekter er ivaretatt. Din unike situasjon Det finnes ingen one size fit s all eller silver bullet for etablering av IT Governance i din virksomhet. Hva som er riktig vil derimot være avhengig av størrelsen på organisasjonen, industri/bransje, kultur og din egen modenhet og ambisjonsnivå for IT i organisasjonen. Organisasjoner hvor IT i all hovedsak handler om å levere basistjenester som e-post, nettverk, lagring etc. og som har lite behov for å håndtere endringer eller krav om ny funksjonalitet fra forretningen, har også mindre behov for en avansert IT-strategi og omfattende mekanismer for IT-styring. På den andre siden har selskaper som opererer i et etterspørselssensitivt B2C-marked langt større behov for å raskt kunne fange opp signaler og tilpasse seg endringer i konsumentmarkedet. Dette vil også stille langt større krav til selskapets IT-organisasjon og dens evne til både å hjelpe organisasjonen i å forstå kundeoppførsel, støtte raskere og bedre produktutvikling og TRENDER Det fi nnes ingen one size fi t s all eller silver bullet for etablering av IT Governance i din virksomhet. Tor Espen Steinvik Client Service Director Resources Global Professionals muliggjøre bruk av nye distribusjonskanaler. IT Governance Organisering av IT-funksjonen er en stadig tilbakevendende utfordring for de fleste IT-direktører. Det å balansere mellom en sentralisert kostnadseffektiv IT-organisasjon og en mer fleksibel og behovsorientert IT-organisasjon er mildt sagt et moving target. Det som var riktig i går, er ikke nødvendigvis riktig i morgen. IT-outsourcing er et av flere virkemidler som må, og bør, vurderes for å finne denne balansen. Det å forstå hvilke forretningsbehov som er IT-sensitive, enten som følge av hyppig endring i krav fra forretningen eller som følge av rask teknologisk utvikling innenfor relevante områder, er helt essensielt i forhold til å avgjøre hvilke IT-tjenester som må integreres tett med forretningen. Disse er områder hvor organisasjonen er svært sensitive i forhold til kompetanse og fleksibilitet. På samme måte er det avgjørende at organisasjonen danner seg et godt bilde av hvilke forretningsbehov som kan løses med et større fokus på effektivitet. Det å oppnå tilstrekkelig effektivitet handler i stor grad om å oppnå kritisk masse samtidig som du sikrer god kompetanse. Først når dette bildet foreligger, er organisasjoner klare til å ta en beslutning om outsourcing av hele eller deler av sin IT-funksjon. Betyr det at organisasjoner som velger å outsource slipper å tenke på IT Governance? Nei, dessverre, det blir kanskje enda viktigere. SEPTEMBER STEINVIKS BESTE TIPS Forankre i ledelsen Første steg for å synliggjøre 1 IT-ens verdiskaping er å plassere den der den hører hjemme hos de fleste organisasjoner i dag, nemlig på et forretningsmessig toppledernivå. IT Governance er svaret. Søk hjelp hvis du er usikker på hvordan du kommuniserer verdien av et slikt initiativ. Sett mål Identifiser hvilke områder 2 som er de viktigste for din organisasjon, få en forståelse av hvor dere er i dag og sett realistiske mål for forbedring. Husk at et IT Governance-initiativ ikke er et one shot, men en kontinuerlig prosess. Integrer IT-beslutninger Utnytt og tilpass mekanismer som allerede eksiste- 3 rer i organisasjonen. Integrer investeringsbeslutninger om IT i eksisterende strukturer for beslutning om forretningsmessige investeringer. Dette gjør det lettere å samordne IT og forretning. Kommuniser tydelig Kommunikasjon er en av 4 de største barrierene. Forsøk å kommunisere hvordan IT bidrar til å nå forretningsmål, og ikke på hvordan teknologien fungerer. Snakk om IT-tjenester i et kundeperspektiv, og ikke i et ITprosessperspektiv. Bruk forretningsterminologi. Søk råd! Usikker på tilnærming og 5 hvor dere bør starte? Dere er ikke alene. Søk råd!

18 18 SEPTEMBER 09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 6TIPS Sverre Mære, daglig leder for Vekstra Hedemarken, forteller at leverandøren eier og drifter utstyret. De kobler opp alle PC-er og skrivere via en dedikert datalinje til serveren, og leverandøren deres sørger for sikkerhetskopiering og løpende oppdatering av de programmene de bruker. Både programvare og øvrig data ligger derfor lagret på serveren på Tynset. Det er kun et tastetrykk som sendes over nettet. Linjene er sikret med brannmur både ut fra våre kontorer og inn til serverne på Tynset, og det foretas løpende virussjekk. Vedlikehold av serverpark og programvare blir gjerne gjort på kveld og helg, og berører således ikke vår daglige drift, sier han fornøyd. Kostnadsbesparende En slik løsning innebærer at de på en enklere måte kan koble opp sine kunder, slik at de som ønsker det kan få direkte kobling til sitt regnskap, dvs. at de kan gjøre deler av jobben selv, f.eks. fakturering. Ved å logge seg på med brukernavn og passord via nettet, kan kunden utføre fakturering direkte i økonomisystemet. Dette er besparende for både kunden og oss, samtidig som kunden er enda mer à jour med sitt regnskap. Kunden slipper å bruke tid på programvareoppdatering og sikkerhetskopiering, sier Mære. VALGMULIGHETER Med ASP kan man koble opp sine kunder slik at de som ønsker det kan få direkte kobling til sitt regnskap, og kan gjøre deler av jobben, slik som fakturering, selv. FOTO: REV606 /ISTOCK Vær tilgjengelig 24/7 med ASP Spørsmål: Hva er en Application Service Provider-løsning (ASP)? Svar: Det innebærer leie av datakraft, der leverandøren eier og driver utstyret, utfører sikkerhetskopiering og alle oppdateringer av programmer. Kunden er på en sikker måte koblet opp mot leverandøren via Internett eller dedikerte linker. TA I BRUK EN ASP-LØSNING Vekstra Hedemarken opplever i dag en stabil drift med mindre avbrudd. De kan koble seg opp mot programmet fra hvor som helst, og programvaren er oppdatert til enhver tid. Tidligere driftet vi vår egen lokale server, men etter hvert som utviklingen i både soft- og hardware fornyet seg fikk vi problemer med å ha tilstrekkelig IT-kompetanse på huset. Vår kjernevirksomhet er regnskap og rådgivning, og ikke drift og vedlikehold av ITutstyr, avslutter han. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com FORDELER MED ASP Drifting og vedlikehold Det utføres på en utmerket måte av leverandøren, som innehar kontinuerlig og god kompetanse på dette området. Videre utfører de sikkerhetskopiering av all programvare og data. Dette er i seg selv en stor fordel, spesielt i tilfeller av brudd ettersom svært lite vil gå tapt, kun dagens arbeid. Fordeler for kunden Kunden merker dette som en indirekte opplevelse, ettersom de ikke trenger å bruke tid på vedlikehold av programvare og teknisk utstyr. Kunden har direkte tilgang til eget regnskap til enhver tid, noe som er en stor fordel. Automatisk oppgradering Oppgradering av programvare skjer så snart en ny versjon foreligger, og oppgraderingen er lagt til tider på døgnet der de ansatte ikke jobber. Når programvareleverandøren har sendt ut nye versjoner, er disse tilgjengelig for oss uten at vi trenger å bruke hverken tid eller andre ressurser. Lengre levetid på lokalt utstyr Løsningen innebærer at vi ikke behøver å skifte ut lokalt utstyr så ofte og vi har lavere investeringskostnader, siden vi bl.a. kan benytte tynnklient i stedet for PC. Support og oppsett av skrivere gjøres også av leverandøren, og dette sikrer at vi benytter skrivere som er tilpasset det øvrige utstyret. Vi har heller ingen investeringskostnader i tilknytning til server og programvare. Har du forutsigbare IT-driftskostnader? Vi hjelper deg. Våre kunder har satt pris på stabilitet og kontinuitet i over 30 år. Vi har fokus på SMB markedet og tilbyr: Forutsigbare driftskostnader Kundetilpasninger Fleksibilitet Drift av spesialløsninger Drift av applikasjoner fra SAP, Microsoft og Visma Backup og katastrofeberedskap Din samarbeidspartner innen forretningskritisk IT - når kontinuitet er viktig! I tillegg forhandler vi løsninger fra Visma, Microsoft og utvikler egne forretningsløsninger. Tlf Ta kontakt med Bjørn Pedersen, Trond Karlsen eller send oss en mail på drift@skogdata.no.

19 Vår totalitet med kunden i sentrum For oss handler outsourcing om å skape fornøyde kunder som når sine mål IT Rådgivning Kunden Innfordring Regnskap og Lønn Økonomihuset Consis er en landsdekkende og fremtidsrettet outsourcings partner med over kunder. Gjennom Consis Credit og Consis Solutions er Consis en spennende totalleverandør av økonomiske og administrative tjenester basert på effektiviserende ny teknologi Smarte løsninger er gull verdt! Outsourcing av bedriftens regnskaps- og lønnsfunksjon er vanlig, og vi ser at omfanget av slike tjenester stadig øker. Likevel trenger bedriften innsyn og god kontroll over sine data. Da må regnskapsfører ha løsninger som gir kunden tilgang! Med Daldata ASP kan både regnskapsfører og deres kunder konsentrere seg om sin kjernevirksomhet. Daldata ASP gir deg som bruker tilgang hele døgnet. Med internett-tilgang kan du jobbe fra kontoret, på reise eller hvor som helst. Sikkerhet og alle oppdateringer er inkludert. Duett Økonomisystem er utviklet spesielt for regnskapsbransjen og deres kunder. Kombinasjonen Duett og Daldata ASP gir regnskapsfører og deres kunder det beste utgangspunkt for en effektiv arbeidsdeling og prosess. Via sikker pålogging får kunden tilgang til å utføre enkle oppgaver selv. Dette kan være fakturering, kontantsalg via kasse, registrering av timer, administrering av betalinger, purring til kunder og andre oppgaver. Daldata ASP har ca brukere. Vi drifter et vidt spekter av applikasjoner for bedrifter, kommuner og regnskapsbyråer. Duett Økonomisystem brukes i dag på over regnskap pr. år, og det gjør oss til en av de store aktørene i Norge innen forretningssystemer. Daldata er totalleverandør til regnskapsbransjen og en del andre utvalgte bransjer. Velger du oss som samarbeidspartner tar vi ansvar for alt du trenger! Daldata leverer smarte IKT-produkter og tjenester som er gull verdt for kundene. Vi er en solid samarbeidspartner med høy kunnskap og lang erfaring. Bli en vinner sammen med oss - velg løsninger og kompetanse fra Daldata!

20