Elektroniske medier: Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter

Transkript

1 Byrådssak 1230 /15 Elektroniske medier: Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter BJOA ESARK Hva saken gjelder: Det foreligger et fagnotat fra byarkivaren knyttet til prosjektrapporten «Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter». Fagnotatet presenterer prosjektrapporten og viser blant annet temaets aktualitet ved å referere både til mediaoppslag og andres arbeid med utfordringene prosjektet tar opp. Videre redegjør notatet for arbeidet Bergen kommune har gjort etter at prosjektrapporten var ferdig i november Avslutningsvis legger byarkivaren frem sine vurderinger og anbefalinger. I «e-postprosjektet» er omfanget av arbeidsrettet informasjon som kommer/blir sendt via e-post, sms og andre sosiale medier i Bergen kommune kartlagt. Dette er nybrottsarbeid i kommunenorge, og det gir en etterlengtet verdi at kommunen nå har faktagrunnlag rundt problemstillinger som har vært mye diskutert uten et godt empirisk belegg. Kartleggingen viser at sms og andre sosiale medier har forholdsvis liten betydning, mens e-post har tilsvarende stor betydning både som et kontaktmedium i og ut av kommunen og som et arbeidsverktøy for ledere og øvrige ansatte. Prosjektet avdekker et arkiveringsbehov som en ikke fanger opp i kommunens sak-arkivsystem BKSAK. Dette gjelder særlig e-post som er arkiveringsverdig, men ikke nødvendigvis journalpliktig arkiveringsverdig e-post blir i liten grad arkivert i BKSAK. Men også journalpliktig e-post blir i for liten grad arkivert. Årsakene til avviket er sammensatt: - Det er mangelfull kunnskap om hva som skal arkiveres og om rutinene for arkivering. - Det er mangelfull teknisk tilrettelegging for arkivering av e-post. - Ledere opplever i større grad enn ansatte at det er lite praktisk å etterleve rutinene for arkivering. Prosjektet har utredet både tekniske, økonomiske, organisatoriske og juridiske problemstillinger knyttet til å fange opp og bevare saksrettet informasjon. Prosjektet munner ut i flere anbefalinger som innebærer at Bergen kommune skal arbeide videre med alle de nevnte dimensjonene. Byarkivaren (fagetaten) anbefaler at rapportens anbefalinger følges: «Bergen Byarkiv og IKT Konsern bør foreta en gjennomgang av eksisterende rutiner, herunder datainstruks og rutiner for bruk av e-post, for å sikre at disse i tilstrekkelig grad dekker kommunens og den ansattes etterlevelse av arkivplikt. Leders ansvar for å sørge for at arkivverdig informasjon bevares før den ansatte slutter bør tydeliggjøres, jf. "Avslutning av arbeidsforhold Sjekkliste for leder". Det bør videre foretas en gjennomgang av Bergen kommunes praktisering av e-post som kommunikasjonsmedium, herunder vurdering av om den enkelte ansattes e- postadresse er for tilgjengelig i forhold til postmottaksadresser / avdelingsadresser. Bergen Byarkiv og IKT Konsern bør ta initiativ til et program for kunnskapsløft knyttet til hva som skal journalføres og arkiveres og hvordan dette skal skje. 1

2 Å arbeide videre med å detaljere/utrede de mulige tekniske mulighetene, samt å forankre disse i forhold til andre pågående prosjekt og dessuten policy og retning for bruk av teknologi i kommunen, herunder: o IKT Konsern / systemeier for Doculive bør vurdere om funksjonalitet Lagre til Doculive kan rulles ut til flere brukere. I forkant av eventuell utrullering anbefales som beskrevet i kap. 4 en nærmere gjennomgang av rutiner for å sikre arkivkvalitet. Videre bør IKT Konsern / systemeier for Doculive vurdere om det er ønskelig / mulig å adressere de forslag til effektivisering av funksjonaliteten som vi har skissert. o Det bør vurderes nærmere om kommunen skal etablere en hvelv -løsning for e-post på toppen av dagens løsninger. o Vurderingene bør sees i sammenheng med pågående anskaffelsesprosjekt for nytt sakarkivsystem i regi av IKT Konsern, samt policy og retning for bruk av teknologi i kommunen. I vurderingene vil det være naturlig å ta inn muligheter og krav for å kunne bedre arkiveringspraksis i nytt saks- og arkivsystem og om dette reduserer nytteverdien av "hvelv"-løsning i slik grad at den ikke fremstår som særlig relevant. Det bør vurderes om Bergen kommune skal engasjere seg for å endre personopplysningslovgivningen slik at en lagring og bruk av virksomhetsrelatert e-post kan behandles slik arkivlovgivningen krever, kfr. signaler i Digitaliseringsmeldingen.» Byrådens vurdering Byråden verdsetter prosjektarbeidet som er gjort vedrørende kartlegging og sikring av dokumenter på e- post, sosiale medier og mobile enheter. Det er av stor interesse at prosjektet har dokumentert i hvilket omfang og på hvilken måte e-post brukes som et arbeidsverktøy for ledere og øvrige ansatte, og som kontaktmedium mellom kommunen og byens befolkning og institusjoner. Utfordringsbildet knyttet til arkivering av e-poster er grundig avtegnet knyttet til både tekniske, organisatoriske og kunnskapsmessige årsaker. Det er avdekket tekniske begrensninger i dagens verktøy som kan være medvirkende til at arkiveringsrutiner ikke etterleves, og nye tekniske muligheter er lansert. Det er nyttig å bli gjort oppmerksom på at juridiske hensyn forhindrer bruken av noen av de nevnte tekniske løsningene. Byråden regner det som prematurt på nåværende tidspunkt å avgjøre om Bergen kommune skal ta initiativ for å få endret personvernlovgivningen. I denne omgang er spenningsforholdet mellom arkivloven og personopplysningsloven blitt påvist på en måte som gir et fruktbart utgangspunkt for videre vurdering av de juridiske sider ved temaet. Byrådens prioritet vil være å følge opp de av prosjektrapportens anbefalinger som kan realiseres innenfor rammen av gjeldende lovverk. Som byarkivarens fagnotat forteller, er noen av disse allerede gjennomført: Funksjonaliteten «Lagre til Doculive» (overføring av e-post til BKSAK) er blitt utrullet til flere, og behovet for journalføring av e-post er blitt vektlagt i opplæringssammenheng. De øvrige vil byråden knytte til anskaffelse, implementering og bruk av nytt sak-arkivsystem. Dette omtales som SASprosjektet og ledes av en styringsgruppe med administrasjonssjefene fra alle byrådsavdelingene samt lederne for IKT Konsern og Bergen Byarkiv. Som byarkivaren redegjør for, innebærer kravspesifikasjonen at det nye sak-arkivsystemet skal kunne effektivisere og redusere bruken av personlig e-post. Det er stilt krav til datafangst der leverandøren skal beskrive i hvilken grad løsningen kan støtte automatisert overføring av e-post fra kommunens e- postløsning. Produksjonsarkivet i saksbehandlingsløsningen skal etableres med en arkiv- og informasjonsstruktur som både skal ivareta lagring av journalpliktig dokumentasjon og ikke-journalpliktig dokumentasjon. Byråden peker også på delprosjektet i SAS-prosjektet som arbeider med utarbeidelse av ny arkiv- og informasjonsstruktur for Bergen kommune. Her arbeides det med en rekke tiltak for å sikre arkivering av e-post fra personlige konti: Teknisk: o Ny sak-arkivløsning etableres med arkiv og informasjonsstruktur. 2

3 Rutiner: o Det må utarbeides oppdaterte retningslinjer for hvilke e-poster som skal arkiveres og journalføres. Dette må være et styrende dokument for Bergen kommune og inngå i arkivplan. Opplæring/kunnskap: o Retningslinjene må inngå i den generelle opplæringen i bruken av sak-arkivløsningen. De må i tillegg være lett tilgjengelige i hjelpefunksjonaliteten i løsningen, samt dokumenteres i arkivplan. Retningslinjene og bruken av dem må bidra til en økt bevissthet i organisasjonen omkring e-post som offentlige dokumenter, og i hvilken grad disse er gjenstand for arkivering, journalføring og eventuelt innsyn. Ansvar: o Byarkivet har ansvar for at rutiner og retningslinjer er oppdatert. Den enkelte arkivtjenesten har ansvaret for at retningslinjene er kjent i organisasjonen og er ansvarlig for å følge dette opp i den daglige driften. Begrense bruk av e-post: o Det må iverksettes tiltak for å begrense bruk av e-post, både som saksbehandlingsredskap og kommunikasjonskanal: Eksternt: Det utvikles bedre og mer tilgjengelig skjemaløsninger for inngående henvendelser. Utgående korrespondanse sendes via Svarut i stedet for e-post. Internt: Sak-arkivløsningen brukes til intern korrespondanse. o Publisering av private e-postadresser i brev og i portalen bør begrenses. Publikum bør oppfordres til å bruke tilgjengelige skjemaløsninger eller, der disse ikke er tilgjengelig, hovedpostmottak eller enhetens virksomhetsbaserte e-postadresse. Som ledd i anskaffelsesprosessen, gjøres det altså viktige avklaringer av prinsipper og rutiner knyttet til arkivering av e-poster m.m., og det sikres at Bergen kommune får et systemverktøy som legger til rette for en enkel, effektiv og sikker registrering og arkivering av saksrelaterte e-poster. Opplæringsprogrammet knyttet til det nye systemet vil gi organisasjonen et kunnskapsløft både med hensyn til hva som skal journalføres og arkiveres, og hvordan dette skal gjøres. Her vil det være viktig med tett samhandling mellom Bergen Byarkiv og IKT konsern. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter av 18. desember 2013, sak med endring av 23. april 2014, sak 84-14, 2.4 Driftsansvar. Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet. Byråden for kultur, næring, idrett og kirke innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Bergen kommunes etterlevelse av arkivplikt for dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter styrkes gjennom implementering og bruk av nytt sak-arkivsystem. Dato: 23. juni 2015 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Helge Stormoen byråd for kultur, næring, idrett og kirke Vedlegg: 1. Fagnotat fra byarkivaren Epostprosjektet. 2. Prosjektrapport: «Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter» 3. Prosjektrapportens vedlegg 1: Resultat (og skjema) fra telling / registrering 4. Prosjektrapportens vedlegg 2: Resultat fra brukerundersøkelse 5. Prosjektrapportens vedlegg 3: Retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune 6. Prosjektrapportens vedlegg 4: Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Bergen kommune 3

4 Saksutredning: I saksutredningen presenteres innholdet i byarkivarens fagnotat av Presentasjonen gis samme inndeling som fagnotatet, tre hovedpunkter med underpunkter. I punkt 4 henvises det til vedtak gjort i kontrollutvalget knyttet til «e-postprosjektet». 1. Sammendrag av prosjektrapport «Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter» Byarkivarens fagnotat gir et sammendrag av prosjektrapportens innhold, som i det følgende presenteres noe forkortet. Bakgrunn for prosjektet Deler av saksbehandlingen i det offentlige skjer per e-post, sms o.a. uten at de elektroniske dokumentene blir arkivert og journalført. Dette innebærer risiko for brudd på arkivplikt og journalføringsplikt. Konsekvensene kan være manglende ivaretakelse av allmennhetens innsynsrett, tap av renommé og tap av vital informasjon. På denne bakgrunn ble bystyret informert i tertialrapport I 2012 om at «saksdokumenter på epost og sms utgjør et økende problem for offentlig forvaltning. Byarkivaren vil fremheve behovet for å utrede tekniske, økonomiske, praktiske og ikke minst juridiske problemstillinger i forhold til bevaring av sms, eposter og resultat av andre sosiale media.» Det ble etablert et prosjekt for å gjennomføre utredningen. Prosjektets mandat 1. Kartlegge hvor mye saksrettet informasjon som går over e-post, sms og sosiale medier og hvor mye av denne informasjonen som går til arkivering. 2. Vurdere muligheter for å fange opp og bevare saksrettet informasjon som antas går tapt. 3. Utrede hva som kan gjøres innenfor dagens lovverk. Kartlegging Kartleggingen viser at sms og andre sosiale medier har svært liten betydning, mens e-post har tilsvarende stor betydning. Av total mottatt e-postmengde, utgjør arbeidsrettet e-post rundt 80 %. Den private andelen ligger mellom 6 % (ledere) og 9 % (ansatte). I 10-dagersperioden for kartleggingen, mottok ledere i snitt 285 e-poster, mens tallet for ansatte var 108. Dette viser at e-post er et mer sentralt verktøy for ledere enn for de fleste ansatte. Det er grunn til å tro at denne viktigheten øker jo lenger opp i hierarkiet en beveger seg. I rapportens vedlegg 1 finner en tall for hvordan den arbeidsrettede e-posten fordeler seg på kategorier. Ikke uventet er der store innslag av nyhetsbrev etc. som ikke vil bli fulgt opp, praktisk møteinformasjon, ring meg -meldinger og andre beskjeder av kortvarig interesse, hverken arkivpliktig eller journalpliktig. Men det er store grupper av e-poster som må karakteriseres som saksbehandling. For både ledere og ansatte er det mest e-postutveksling med egen resultatenhet, dernest med instanser utenfor kommunen. Rapporten Kontakt med kommunen 2012 viste at av dem som hadde tatt kontakt med kommunen i perioden hadde 37 % gjort det via e-post, og 32 % hadde fått svar via e-post. Ikke all arbeidsrettet e-post vil være arkivverdig, og tellingen viser at arkivverdig andel utgjør hhv. omlag 50 % (ledere og postmottak) og 40 % (ansatte). Den journalpliktige andelen av dette igjen, vil være mindre. Arkiveringsgraden av e-post som kommer til postmottak er svært god. Bekymringen knytter seg til e-post i lederes og ansattes e-postkasser. 4

5 Tellingen viser at arkivering av arkivverdig e-post i sak-arkivsystemet BKSAK er svært lavt i omfang. Det er imidlertid grunn til å anta at e-poster er arkivert, men da i mapper i den enkeltes e-postkonto. Men slik arkivering er ikke i tråd med rutiner og det vanskeliggjør kommunens tilgang på informasjon. Også for journalpliktig e-post fremgår et lavt omfang av arkivering, men utfordringen er her mindre enn for arkivverdig e-post som ikke er journalpliktig. Det foreligger dermed et arkiveringsbehov som en ikke fanger opp i BKSAK, og dette gjelder særlig e-post som er arkiveringsverdig, men ikke nødvendigvis journalpliktig. For å adressere dette behovet, er det ikke gitt at BKSAK er rett verktøy. Ser en videre til tallene for hva som etter respondentenes vurdering burde ha vært arkivert, viser dette også et betydelig sprik mellom hva som etter innhold kan anses arkivverdig og hva som er vurdert som arkivverdig av respondentene. Dette synliggjør en kunnskapsutfordring. Utfordringsbildet som er avtegnet i brukerundersøkelsen er knyttet til både tekniske, organisatoriske og kunnskapsmessige årsaker: Det er mangelfull kunnskap om hva som skal arkiveres og rutinene for arkivering. Det er mangelfull teknisk tilrettelegging for arkivering av e-post (tekniske begrensninger som kan gjøre at rutinene ikke etterleves). Ledere opplever i større grad enn ansatte at det er lite praktisk å etterleve rutinene for arkivering. Utfordringen med manglende etterlevelse av rutinene for arkivering forsterkes av at filområder og e-post kasseres 6 måneder etter at den ansatte slutter. Tekniske begrensninger I tillegg til manglende kjennskap til rutiner / regelverk, avdekker prosjektet at tekniske begrensninger i dagens verktøy kan være medvirkende til at rutiner ikke etterleves: Den ansatte må forholde seg til eget sak-arkivsystem i tillegg til fagsystem / kontorstøtteapplikasjon. For vanlige brukere (utenom ansatte i arkivfunksjoner / postmottak) er ikke automatisk grensesnitt mellom e-postsystem Microsoft Outlook og Doculive / BKSAK (som gjør det enkelt å importere e-postmeldinger fra Microsoft Outlook til BKSAK) rullet ut som standard Selv om en e-postmelding inngår i en korrespondanse / tråd, der tidligere dokumenter / meldinger i korrespondansen / tråden allerede er blitt journalført / arkivert, er det ikke noen innebygget logikk som sørger for at all videre korrespondanse automatisk fanges opp og bevares. Mange konkrete tilbakemeldinger i gjennomført brukerundersøkelse underbygger punktene over. Tekniske muligheter Prosjektet drøfter følgende tekniske muligheter: Automatisk kopi av all inngående og utgående e-post til arkivfunksjon for manuell arkivering. Utrulling av funksjonalitet for integrasjon mellom e-postløsning og saksarkivløsning ("Lagre til Doculive") for alle brukere. Forenkling av dagens "Lagre til Doculive"-funksjon. Innføring av hvelv -løsning for e-post på toppen av dagens løsninger: o "Hvelv"-alternativ A: "Catch all"-løsning, automatisert fangst av all e-post utenom det som aktivt klassifiseres som "privat" o "Hvelv"-alternativ B: Fangst av all e-post som er aktivt klassifisert som arbeidsrettet Juridiske hensyn Rapporten inneholder en juridisk betenkning fra PWC. Hovedpunktet i betenkningen er et spenningsforhold mellom to lover: - arkivloven som pålegger kommunen å arkivere et saksdokument som «er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon» - for å ivareta grunnleggende hensyn knyttet til rettssikkerhet, partsinnsyn, offentlig innsyn, forsvarlig saksbehandling og forvaltningsmessig dokumentasjon. 5

6 - personopplysningsloven som har til formål å «beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger». Ved motstrid er det personopplysningslovens regler som skal gjelde. Dette regelverket anser arbeidstakers e-postkasse som «personopplysninger» og setter restriksjoner på arbeidsgivers mulighet for innsyn i og arkivering av e-postene. Mot dette hevder rapporten at personvern neppe er en fremtredende problemstilling i arbeidsrelatert e-post når innslaget er så lite som 6 9 %. Den viser til Digitaliseringsmeldingen (St.meld. nr ) og regjeringens digitaliseringsprogram «På nett med innbyggerne» som legger opp til at digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt mellom forvaltningen og brukerne. Med henvisning til disse, mener rapporten at muligheten bør utredes for en bedre harmonisering av arkiv- og personvernlovgivningen knyttet til arbeidstakers bruk av e-post. I følge rapporten bør det vurderes om Bergen kommune skal engasjere seg for å få en slik utredning. Rapporten tar videre opp hvordan kommunen, med utgangspunkt i gjeldende lovverk, kan innrette seg for å sikre arkivering av arkivpliktig materiale så langt som mulig. Rapportens anbefalinger Som svar på problemstillingen fange opp og bevare saksrettet informasjon som antas går tapt, anbefales: «Bergen Byarkiv og IKT Konsern bør foreta en gjennomgang av eksisterende rutiner, herunder datainstruks og rutiner for bruk av e-post, for å sikre at disse i tilstrekkelig grad dekker kommunens og den ansattes etterlevelse av arkivplikt. Leders ansvar for å sørge for at arkivverdig informasjon bevares før den ansatte slutter bør tydeliggjøres, jf. "Avslutning av arbeidsforhold Sjekkliste for leder". Det bør videre foretas en gjennomgang av Bergen kommunes praktisering av e-post som kommunikasjonsmedium, herunder vurdering av om den enkelte ansattes e-postadresse er for tilgjengelig i forhold til postmottaksadresser / avdelingsadresser. Bergen Byarkiv og IKT Konsern bør ta initiativ til et program for kunnskapsløft knyttet til hva som skal journalføres og arkiveres og hvordan dette skal skje. Å arbeide videre med å detaljere/utrede de mulige tekniske mulighetene, samt å forankre disse i forhold til andre pågående prosjekt og dessuten policy og retning for bruk av teknologi i kommunen, herunder: o IKT Konsern / systemeier for Doculive bør vurdere om funksjonalitet Lagre til Doculive kan rulles ut til flere brukere. I forkant av eventuell utrullering anbefales som beskrevet i kap. 4 en nærmere gjennomgang av rutiner for å sikre arkivkvalitet. Videre bør IKT Konsern / systemeier for Doculive vurdere om det er ønskelig / mulig å adressere de forslag til effektivisering av funksjonaliteten som vi har skissert. o Det bør vurderes nærmere om kommunen skal etablere en hvelv -løsning for e-post på toppen av dagens løsninger. o Vurderingene bør sees i sammenheng med pågående anskaffelsesprosjekt for nytt sakarkivsystem i regi av IKT Konsern, samt policy og retning for bruk av teknologi i kommunen. I vurderingene vil det være naturlig å ta inn muligheter og krav for å kunne bedre arkiveringspraksis i nytt saks- og arkivsystem og om dette reduserer nytteverdien av "hvelv"-løsning i slik grad at den ikke fremstår som særlig relevant. Det bør vurderes om Bergen kommune skal engasjere seg for å endre personopplysningslovgivningen slik at en lagring og bruk av virksomhetsrelatert e-post kan behandles slik arkivlovgivningen krever, kfr. signaler i Digitaliseringsmeldingen.» Kontekst Byarkivarens fagnotat setter prosjektrapportens innhold og anbefalinger inn i en videre kontekst: 2.1 Mediebehandling Byarkivaren viser til at media på den ene siden har slått opp flere saker om profilerte politikere som har unnlatt å journalføre arkivverdig e-postkorrespondanse. På den annen side er mediene i flere saker 6

7 kritiske til arbeidsgivere som går for langt i å ønske eller praktisere innsyn i ansattes eller eks-ansattes e- postkasser. Artikler og debattinnlegg fra arkivfaglig hold forekommer sjeldnere. 2.2 Andres regelverksarbeid Etter hva byarkivaren kan se, har de færreste arbeidsgivere gjort forsøk på å etablere arbeidsgivers eiendomsrett til informasjonen i e-poster som ansatte har produsert eller mottatt i arbeidstiden og lagret på arbeidsgivers datautstyr. Byarkivaren siterer retningslinjer for bruk av e-post i Stavanger kommune, en kommune som går lengre enn de fleste andre i å etablere et eierforhold til innholdet i personlige e- postkasser. 2.3 SAMDOK-prosjektet På bakgrunn av Arkivmeldingen, tok Riksarkivaren i 2013 initiativ til «SAMDOK», et bredt strategisk samarbeid med arkivmiljøet utenfor det statlige Arkivverket. Ett av fokusområdene var kommunale arkiv, og èn arbeidsgruppe var viet dokumentfangst fra e-post. Prosjektet trakk på erfaringer fra flere hold, bl.a. fra arbeidet i Bergen kommune. SAMDOKs e-postprosjekt ble avsluttet i Blant forslagene til tiltak var opprettelsen av et nasjonalt «arkivlaboratorium» ut fra en erkjennelse av at løsninger for e- postproblemet krever innovasjon i svært stor grad. SAMDOK pekte også på lovverket som en vesentlig hindring for optimale løsninger for dokumentfangst, og anbefalte Riksarkivet å ta initiativ til revisjon av gjeldende lovverk og standarder som omhandler arkiv. 2.4 Videre arbeid i Bergen kommune Byarkivaren viser til at Bergen kommune, i tiden etter at utredningen Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter var ferdig, har arbeidet videre med problemstillingene på flere ulike fronter. Funksjonaliteten for å overføre e-post til BKSAK er blitt utrullet til flere, og behovet for journalføring av e-post er blitt vektlagt i opplæringssammenheng. Det viktigste arbeidet har imidlertid vært å inkorporere erfaringene fra prosjektet i arbeidet med å etablere et nytt saks- og arkivsystem for kommunen, det såkalte SAS-prosjektet. SAS-prosjektet er nå ferdig med sin utarbeiding av kravspesifikasjon, og anbudsrunden er startet. Byarkivaren siterer fra kravspesifikasjonen, de funksjonelle kravene som er stilt til løsningen og kravene til produksjonsarkiv. De sistnevnte kravene skal sikre at det nye systemet ivaretar lagring av både journalpliktig og ikkejournalpliktig informasjon. Et delprosjekt i SAS-prosjektet er utarbeidelse av ny arkiv- og informasjonsstruktur for Bergen kommune. Dette delprosjektet arbeider med en rekke tiltak for å sikre arkivering av e-post fra personlige konti. Byarkivaren tar i denne sammenheng opp at det bør oppfordres til å ikke utveksle arkivverdig informasjon per sms, sosiale medier, chat etc. I den grad dette skjer, må også slik kommunikasjon være underlagt retningslinjer for journalføring og arkivering. SAS-prosjektet ledes av en styringsgruppe med administrasjonssjefene fra alle byrådsavdelingene samt lederne for IKT Konsern og Bergen Byarkiv. Byarkivaren fastslår at det ligger godt til rette for at Bergen kommune nå kan få etablert et systemverktøy som i svært stor grad legger til rette for en enkel, effektiv og sikker registrering og arkivering av saksrelaterte e-poster. 3. Byarkivarens vurdering og anbefalinger Byarkivaren slutter seg til anbefalingene i prosjektrapporten. For øvrig legger byarkivaren i sin avsluttende vurdering vekt på å argumentere for at personvernlovgivningen bør endres, med særlig henvisning til personopplysningsforskriftens punkt 9. Byarkivaren vil vekk fra en situasjon der innholdet i de ansattes personlige e-postkasser defineres som de ansattes private eiendom. Han vil gå lenger enn PWCs juridiske betenkning i å vektlegge arkivlovgivningens prinsipper kontra prinsippene i personvernlovgivningen, og samfunnets totale 7

8 interesser kontra den enkeltes interesser, særlig ettersom prosjektrapporten påviser at den private delen av e-posttilfanget er forsvinnende lite. Byarkivaren viser også til at det finnes et stort antall kanaler for kommunikasjon mellom publikum og saksbehandlere i kommunen, og tar til orde for at det finnes gevinstmuligheter i å utvikle en helhetlig kanalstrategi. 4. Behandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget behandlet i møte sak om forvaltningsrevisjon knyttet til prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. I kontrollutvalgets vedtak ble byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bl.a. bedt om å gi en redegjørelse på «e-postprosjektet» som var omtalt i byrådsavdelingens tilbakemelding på forvaltningsrevisjonen. Byrådsavdelingen har redegjort for innholdet i rapportens hoveddel og vist til at rapporten i sin helhet skulle legges frem for byrådet før sommeren 2015, inkludert en oppsummerende del med konklusjoner og anbefalinger. Byrådsavdelingen har opplyst at dette gir byrådet grunnlag for å vedta tiltak i saken. I møte sak har kontrollutvalget bedt byrådsavdelingen rapportere innen om hvilke konkrete tiltak som er satt i verk for å sikre at Bergen kommune etterlever de sentrale lov- og forskriftskrav innen dette området. 8