TILLEGGSINNKALLING FOR KOMITE FOR KULTUR, MILJØ OG INTEGRERING

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE TILLEGGSINNKALLING FOR KOMITE FOR KULTUR, MILJØ OG INTEGRERING Møtedato: Møtested: Kongsvinger Tennisklubb, Erik Werenskioldsveg 47 Møtetid: Kl 18:00 Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/17 Opprettelse av kommunal tolketjeneste Kongsvinger, ØYSTEIN HANEVIK Leder/sign

2 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Komite for kultur, miljø og integrering /17 Kommunestyret Saksansv.: Halvor Ravn Holøyen Arkiv: 16/2709 Arkivsaknr.: K2 - F13 Opprettelse av kommunal tolketjeneste Rådmannens INNSTILLING 1. Kongsvinger kommune oppretter ikke egen tolketjeneste. 2. Ansatte som bruker tolketjenester i sitt virke skoleres regelmessig i bruk av tolk. Saksopplysninger: Kommunestyret fattet i sitt møte følgende vedtak i sak KS 018/16: Punkt 5: Kongsvinger kommune oppretter egen tolketjeneste som en del av enheten. (Flyktning og inkluderingsenheten). Tolking i offentlig sektor skal bidra til å sikre rettssikkerhet og likebehandling for innbyggere som har behov for tolk. Det snakkes rundt 300 språk i Norge, og det er registrert tolkebehov i ca 100 av disse. De mest etterspurte tolkespråkene er arabisk, tigrinja, somalisk og dari. Offentlige myndigheter bør bruke kvalifiserte tolker og tolking må anses som en integrert del av oppgaveløsningen i kommunens enheter. Med kvalifisert tolk menes at tolken oppfyller vilkårene for oppføring i Nasjonalt Tolkeregisters kategori 5, minimum. IMDi er fagmyndighet for tolketjenester i Norge. Instanser som NAV og Helsedirektoratet har utarbeidet egne veiledere for bruk av tolk. Bruk av kvalifiserte tolker bidrar til å redusere misforståelser, frustrasjoner og sannsynligheten for at viktig informasjon går tapt. God kommunikasjon vil øke tilliten til myndighetene, vesentlig styrke brukernes rettssikkerhet og virke forebyggende. Riktig bruk av tolk i er i mange tilfeller ressurs- og tidsbesparende totalt sett. Tolketjenester generelt er i stadig utvikling. Nytt i 2016 er for eksempel at det er innført et eksplisitt forbud mot å bruke barn som tolk. Et utdrag fra retningslinjene for god

3 tolkeskikk: 1. Tolken skal ikke påta seg oppdrag uten å ha de nødvendige kvalifikasjoner. 2. Tolken skal ikke påta seg oppdrag hvor han/hun er inhabil. 3. Tolken skal være upartisk og ikke tillate at egne holdninger eller meninger påvirker arbeidet. 4. Tolken skal tolke innholdet i alt som sies, intet fortie, intet tillegge, intet endre. 5. Tolken har taushetsplikt. Tolketjenester i Norge leveres både av private firmaer og av kommunalt ansatte. Det er per i dag 8 kommuner / regionale kommunale samarbeid som leverer tolketjenester i egen regi. Dette er hovedsakelig større bykommuner som Oslo, Trondheim, Bergen, Drammen og Kristiansand. Tolketjenesten for Rælingen, Skedsmo og Lørenskog kommuner er et eksempel på et regionalt tolkesamarbeid. Denne tjenesten har ca 100 tolker knyttet til seg, og et befolkningsgrunnlag på nærmere innbyggere. Kommunale tolketjenester har ofte selvpålagte høyere kvalitetskrav til sine tolker enn private selskaper, noe som kan medføre noe høyere kostnader. Kommunale tolketjenester har ofte en kombinasjon av fast ansatte og frilanstolker. Over tid har det vært en vesentlig reduksjon i kommuner som har hatt egen tolketjeneste. Vurdering: Kongsvinger kommune bruker årlig i underkant av kroner på tolketjenester, i all hovedsak levert av private tolkeformidlere som Tolk 24, Salita, Tolketjenesten AS og Hero Tolk. Kommunen har ikke rammeavtale med en spesiell leverandør per i dag, men det er rabattavtaler med leverandører. Mye av tolkingen foregår via telefon og konferansetelefon, men også i noen grad ved bruk av frammøtetolk. Sistnevnte metode, at tolken møter opp fysisk, er vesentlig mer kostbart. Rådmannen ser behov for å starte en gjennomgang av leveranser på området, sett i sammenheng med regionalt innkjøpssamarbeid. Enheter som bruker mye tolk er NAV, Flyktning- og inkluderingsenheten, Helseenheten og Barnevernet. Det vil være et kontinuerlig behov for å kurse kommunens ansatte i bevissthet rundt kommunikasjon via tolk. Kongsvinger kommune har tidligere hatt mer bruk av lokale frilanstolker og også hatt en tolkekoordinator/merkantilt ansatt i NAV som har hatt ansvar for å formidle tolkeoppdrag. Denne funksjonen eksisterer ikke i dag, og kommunens enheter bestiller selv tolk ved behov, og dekker i utgangspunktet tolkekostnadene over eget budsjett. Kvaliteten på frilanstolker som var rekruttert lokalt var variabel. Rådmannen vurderer at det kan bli vanskelig å etterleve flere av føringene for god tolkeskikk i en egen tolketjeneste i en mellomstor kommune, spesielt i forhold til rekruttering av nok kvalifiserte tolker og etterlevelse av profesjonell distanse til brukerne. Det vil være en større risiko for at tolk og tolkebruker kjenner hverandre personlig enn ved bruk av tolker fra et firma. Rådmannen ser også for seg at kostnadene ved opprettelse av en fullverdig tolketjeneste, eventuelt med døgntilgjengelig drift, vil bli uforsvarlig høye i en kommune av vår størrelse. Med usikre behov regionalt hos nabokommuner når det gjelder kjøp av tolketjenester er inntektsgrunnlaget svakt utover kommunens eget behov. Rådmannen vurderer at kommunens størrelse og volum på tolkeforbruk ikke tilsier at det er rasjonelt å starte en egen tolketjeneste på nåværende tidspunkt. Også med bakgrunn i usikre prognoser på flyktningebosettinger på sikt, samt svingende asylankomster til Norge vil det være strategisk uklokt å etablere en ny tjeneste nå, etter rådmannens oppfatning. Dette med bakgrunn i at det vil være behov for å ha dynamiske tjenester som kan tilpasses varierende behov. NYE SAKSOPPLYSNINGER/VURDERINGER (til behandling KMI ): Rådmannen har i etterkant av komitemøtet sett nærmere på fire alternativer:

4 Private tolketjenester som idag, med regional anbudsrunde Utvidet regionalt / interkommunalt samarbeid om tolketjenester Tolkekoordinator (50% still). Fullt utbygd kommunal tolketjeneste med døgndrift 1. Private tolketjenester som idag, med regional anbudsrunde Dette innebærer en videreføring av dagens ordning, hvor det kjøpes tolketjenester av private leverandører. Fordeler med denne løsningen er at den er dynamisk, tilgjengelig og krever relativt lite administrative ressurser. Det bør gjennomføres en anbudsrunde i samarbeid med de andre kommunene i Kongsvingerregionen, i regi av regional innkjøpsordning. Dette for å oppnå lavere pris totalt sett på tolketjenestene. Innsparingspotensialet vurderes som stort. Denne prosessen har vært planlagt, men har blitt lagt på is i påvente av politisk avgjørelse i saken om tolketjenester. 2. Utvidet regionalt / interkommunalt samarbeid om tolketjenester Muligheten for å knytte seg til andre kommunale tolketjenester i regionen/nærområdet utredes nærmere. Mest aktuelle er Ullensaker kommune, som har ønske om et større nedslagsfelt for sin nyopprettede tolketjeneste og har varslet et initiativ om dette. Regionale løsninger for Kongsvingerregionen sonderes i denne forbindelse, da det er sannsynlig at flere kommuner lokalt kan være interesserte i en slik løsning. Det kan bli mulighet for lokale frilanstolker å knytte seg til en slik interkommunal tjeneste. 3. Tolkekoordinator (50% still). Dette vil kunne innebære opprettelse av en 50 % stilling som tolkekoordinator på Flyktning- og inkluderingsenheten, en funksjon som eksisterte på sosial/flyktningeenheten før NAV ble etablert. Koordinatoren hadde ansvar for bestilling av tolk generelt for Kongsvinger kommune, samt oppfølging av frilanstolker lokalt. Per i dag bestiller driftsenhetene tolk selv direkte fra leverandør, som innebærer en effektivisering i seg selv. Hvorvidt en funksjon som tolkekoordinator kan kalles en tolketjeneste kan diskuteres, da rollen i hovedsak er merkantil. Hovedforskjellen fra i dag dreier seg om lokale frilanstolker har mulighet for en lokal offentlig arbeidsgiver eller ei. Mange av de tidligere frilanstolkene er nå tilknyttet private firma i stedet. Opprettelse av en ny stilling må innarbeides i budsjettet, og bør eventuelt ses i sammenheng med behov for gjennomføring av andre merkantile oppgaver på enheten. 4. Fullt utbygd kommunal tolketjeneste med døgndrift Dette er en løsning som synes uaktuell, da det vil innebære en relativt stor driftskostnad. Rådmannen vurderer at kostnadene ved opprettelse av en fullverdig tolketjeneste vil bli uforholdsmessig høye i en kommune av vår størrelse. Det regionale behovet er heller ikke stort nok til å gi grunnlag for å opprette en slik tjeneste, etter rådmannens vurdering. I tillegg kan det bli vanskelig å etterleve flere av føringene for god tolkeskikk i en egen tolketjeneste, blant annet i forhold til rekruttering av nok kvalifiserte tolker og etterlevelse av profesjonell distanse til brukerne. Det vil være en større risiko for at tolk og tolkebruker kjenner hverandre personlig enn ved bruk av tolker fra et firma. Rådmannen anbefaler fortsatt at det ikke opprettes en egen kommunal tolketjeneste, og opprettholder innstillingen fra førstegangs behandling av saken. Alternativet innebærer at rådmannen tar initiativ til en anbudsrunde i samarbeid med de andre kommunene i Kongsvingerregionen, i regi av regional innkjøpsordning. Dette er i tråd med alternativ 1 som er skissert i tilleggsopplysningene. NYE SAKSOPPLYSNINGER/VURDERINGER (til behandling KMI ): Komiteen ønsket ytterligere redegjørelser for aspekter knyttet til kvalitet, regionalt samarbeid om og kostnader knyttet til en kommunal tolketjeneste. Kvalitet Som opplyst muntlig på komiteens siste møte og som det framgår av saksutredningen vil kvaliteten på

5 en kommunal tolketjeneste kontra private leverandører ikke nødvendigvis være bedre i utgangspunktet. Denne vurderingen deles av de andre store tolkebrukerne i regionen. En kvalitetsheving kan potensielt oppnås etter langsiktig innsats over flere år og gjennomgående kursing og kompetanseheving av egne tolker. Forskjellene i kvalitet vil uansett bli vurdert på skjønnsmessig grunnlag. God kvalitet i tolkearbeidet forutsetter også god tilgang på kvalifiserte tolker, noe som i seg selv vil være en utfordring lokalt. Regionalt samarbeid Saken om kommunale tolketjenester er siden forrige komitemøte tatt opp med innkjøpsansvarlige i medlemskommunene i Regionalt innkjøp Glåmdal (RIIG), samt faginstansene som jobber med flyktningebosetting, i eget møte Glåmdal Interkommunale Voksenopplæringssenter (GIV IKS) har også blitt involvert og bedt om å gi en vurdering, som en av de største tolkebrukerne i regionen. Det bør understrekes at det er enighet blant alle involverte instanser i fagfeltet og regionen om at regionalt anbud om tolketjenester er veien å gå, og at det ikke er interesse eller behov for å satse på interkommunale tolketjenester, eventuelt kjøpe tjenester av en tolketjeneste i regi av Kongsvinger kommune. Hovedinnvendingen mot etablering av en kommunal tolketjeneste er at kommunene helhetlig sett ser seg fornøyd med ordningene de benytter per i dag ved kjøp fra private leverandører. Dette legger grunnlaget for at det ikke er behov for å opprette en offentlig tjeneste på området. I tillegg er det en gjengs oppfatning blant faginstansene som har uttalt seg om at det ikke vil være mulig å vise til høyere kvalitet som et argument for å bruke en kommunal tjeneste. Det anføres også som et vesentlig moment fra flere parter at habilitetsutfordringer ved bruk av lokale tolker vil bli en større problemstilling enn ved dagens løsning, hvor dette i all hovedsak unngås, jf. vurderinger som er beskrevet i saksutredningen. I forhold til Alternativ 2 i saksutredningen, vedrørende et eventuelt samarbeid med Ullensaker kommunale tolketjeneste, har det også kommet en avklaring. Ullensaker kommune er ikke interesserte i å utvide sitt nedslagsfelt per i dag. Et samarbeid i en eller annen form med denne kommunale tolketjenesten er dermed ikke aktuelt per dags dato. Kostnader Det vurderes som lite rasjonelt å bruke mye ressurser på å utrede kostnader ved en offentlig tolketjeneste ytterligere, da alle kommunene i regionen er enige om at en anbudsprosess rundt innkjøp av tolketjenester er anbefalt retning videre. Andre kommuner som har etablert en kommunal tolketjeneste de senere årene har etablert forprosjekter for å gjøre kostnadsmessige avklaringer, etter at vedtak er fattet om etablering av tolketjeneste. Dette vurderes å være en naturlig videre progresjon dersom kommunestyret velger å opprette vedtaket om en kommunal tolketjeneste. Et anbud i regi av regional innkjøpsordning har absolutt størst innsparingspotensiale for kostnader ved kjøp av tolketjenester. Dette aspektet vektlegges mye tyngre av alle kommunene i regionen enn mulige kvalitetsforskjeller og om tjenesten er i offentlig eller privat regi. Rådmannen anbefaler med bakgrunn i dette fortsatt at det ikke opprettes en egen kommunal tolketjeneste, og opprettholder innstillingen fra førstegangs behandling av saken. Alternativet innebærer at rådmannen tar initiativ til en anbudsrunde i samarbeid med de andre kommunene i Kongsvingerregionen, i regi av regional innkjøpsordning. Dette er i tråd med alternativ 1 som er skissert i tilleggsopplysningene.