KONKURRANSEBESTEMMELSER OG VEILEDNING TIL LEVERANDØR

Transkript

1 KONKURRANSEBESTEMMELSER OG VEILEDNING TIL LEVERANDØR ANBUDSKONKURRANSE

2 Innhold 1 Innbydelse Konkurransebestemmelser og veiledning til leverandør Orientering om oppdraget Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget Tilbudskonferanse 5 3 Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav) Generelt Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Språk 7 4 Tildelingskriterier og vekting Vederlag Gjennomføringskompetanse 8 5 Tilbudet Tilbudets innhold og organisering Språk Valuta Avvik og forbehold Alternative tilbud Deltilbud 9 6 Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Utgifter Tilbakekalling av tilbud 11 7 Kontroll, evaluering av tilbud og tildeling Generelt Evaluering Vederlag Gjennomføringsevne Tildeling Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Retur av tilbud 13 Side 2 av 13

3

4 2 Konkurransebestemmelser og veiledning til leverandør 2.1 Orientering om oppdraget Gjennom rammeavtalen for ytelser innenfor landskapsarkitekturprosjektering ønsker oppdragsgiver å knytte til seg 3 leverandør som raskt kan hentes inn ved behov for kortere eller lengere prosjekteringsoppdrag. Oppdragsgiver vil ha behov for varierende omfang av ytelser relatert til ulike kommunale prosjekter de nærmeste årene. Det nevnes spesielt skolesektoren hvor endring i skolestruktur medfører ombyggings- og utbyggingstiltak ved eksisterende skoleanlegg, også uteområder. Ytelser for større prosjekter vil bli kontrahert etter egen konkurranse, vil følgelig ikke bli avropet innenfor rammeavtalen. For orientering om oppdragsytelsene vises til konkurransegrunnlagets Bilag 1 Kravspesifikasjon. Oppdragsgiver vil også inngå separate rammeavtaler for innenfor andre kategorier; arkitekturprosjektering og for rådgivende ingeniørytelser. 2.2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Konkurransebestemmelser og veiledning til leverandør Med følgende bilag: Bilag 1 - Kravspesifikasjon Bilag 2 Vederlag, tilbudsskjema Bilag 3 - Kontraktsbestemmelser med avtaledokument Bilag 4 - Egenerklæring HMS Bilag 5 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Ved kontraktsinngåelse vil alle dokumentene inngå som kontraktdokumenter, sammen med eventuelle møtereferater og korrespondanse før kontraktsinngåelse. I tillegg til konkurransegrunnlaget som fremgår i pkt.2.2, vil eventuelle tilleggsopplysninger gitt innen den angitte frist, inngå som del av konkurransegrunnlaget. 2.3 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Kontaktopplysninger: Navn: Vigdis Espnes Landheim Adresse: Granåsvegen TRONDHEIM Telefon: / E-post: vigdis.espnes.landheim@faveoprosjektledelse.no Side 4 av 13

5 eller Navn: Svein Roger Troset Adresse: Rådhuset, Håkon den Godes gate 30 Postboks 130, 7601 Levanger Telefon: / E-post: svein.roger.troset@levanger.kommune.no All kommunikasjon i tilbudsprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå skriftlig pr. e-post via oppdragsgivers kontaktperson. Dersom leverandør mener at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon og veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmål må være stilt senest 6 hverdager før tilbudsfristens utløp. Henvendelse mottatt senere enn den angitte frist vil ikke bli besvart. Svar på spørsmål, eventuelle justeringer-, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget før tilbudsfristens utløp, vil snarest mulig bli kunngjort på Doffin. Spørsmål vil bli anonymisert slik at det ikke fremgår hvem som har stilt spørsmål. 2.4 Rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget Dersom leverandør oppdager feil i konkurransegrunnlaget, bes leverandør formidle dette til oppdragsgivers kontaktperson. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.5 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført tilbudskonferanse. 3 Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav) 3.1 Generelt Formålet med å stille krav til leverandørs kvalifikasjoner er å sikre at leverandør opptrer innenfor lovverket og har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlaget som vurderes nødvendig for å kunne levere den etterspurte leveransen og oppfylle kontraktsforpliktelsene. Alle kvalifikasjonskrav må dokumenteres. Leverandørs dokumentasjon blir kontrollert mot kvalifikasjonskravene som er gitt nedenfor. Etterfølgende krav gjelder for leverandør og eventuell(e) underrådgiver(e) og dokumenteres slik det anvises nedenfor: Side 5 av 13

6 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest asjonskrav En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandør har sitt hovedkontor. Firmaattesten må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag tilbudet skal være oppdragsgiver i hende. Leverandør skal ha et fungerende HMS- system. Leverandør skal ha arbeidstakere som har lønns- og arbeidsvilkår som oppfyller bestemmelsene som forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og byggog anleggskontrakter pålegger leverandøren. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Egenerklæring HMS (Mal vedlagt konkurransegrunnlaget). Egenerklæring om Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (Mal vedlagt konkurransegrunnlaget). 3.3 Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. asjonskrav For norske selskaper: Firmaattest For utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i det land hvor leverandør er etablert 3.4 Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandør skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandør skal ha ansvarsforsikring som minimum har dekning iht. NS asjonskrav Årsregnskap for 2010 og 2011, inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring Kopi av forsikringspolise. Side 6 av 13

7 Dersom leverandør av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.5 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Godkjenning iht. plan og bygningsloven asjonskrav Leverandør skal for eget foretak og for eventuell(e) underrådgiver(e) dokumentere sentral godkjenning innen relevante fagområder som prosjekterende. For landskapsarkitekt kreves tiltaksklasse 2. For foretak som ikke innehar sentral godkjenning, og for utenlandske søkere skal det dokumenteres tilsvarende kompetanse slik at lokal godkjenning kan oppnås. 3.6 Språk Leverandør skal ha kapasitet og gjennomføringsevne. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Oversikt som viser leverandørs totale kapasitet innenfor landskapsarkitekturprosjektering. For å være kvalifisert, må foretaket ha minimum 3 fulltidsansatte arkitekter. Bekreftelse på ISO 9000 eller tilsvarende sertifisering eller Kort redegjørelse for firmaets kvalitetssystem, vedlagt systembeskrivelse. Norsk språk skal brukes ved all muntlig og skriftlig kommunikasjon i prosjektet. Av leverandørens organisasjon som vil inngå i avrop/bestilling, skal alle være norsktalende og beherske norsk skriftlig. 4 Tildelingskriterier og vekting Tildeling skal skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn og vektet ved evaluering av tilbud: Tildelingskriterier Vekt 1 Vederlag 40 % 2 Gjennomføringskompetanse 60 % 4.1 Vederlag Evaluering av pris vil bli gjort på bakgrunn av: o leverandørs tilbudte timepriser o leverandørs tilbudte reisekostnader Leverandør skal oppgi timepriser for de enkelte ressursene og reisekostnader i vedlagte pris og tilbudsskjema For å sikre lik behandling av alle tilbud ved tilbudsevaluering av tildelingskriteriet, vil det bli anvendt normering av: o timer for de kategoritimeprisene som skal være oppgitt i bilag 2 Vederlag, tilbudsskjemaet o antall reiser Side 7 av 13

8 4.2 Gjennomføringskompetanse Ved evaluering av leverandørs gjennomføringskompetanse vil kun informasjon fra tilbudets dokumentasjon bli lagt til grunn. Som dokumentasjon skal leverandør levere: Organisasjon/kapasitet En oversikt over tilbudt organisasjon med en beskrivelse av navn og CV på tilbudt personell. CVen skal inneholde opplysninger om alder, utdanning og generell erfaring samt kort beskrivelse av utførte oppdrag, som kan ha overføringsverdi, de fem siste år. CV for alle tilbudte ressurser vil bli evaluert. Referanseprosjektliste En omtale av referanseprosjekter, med opplysninger om: oppdragsgiver, oppdragsgivers ramme for prosjektet, type oppdrag, en beskrivelse av oppdraget, en beskrivelse av leverandørs rolle/arbeidsoppgaver, tidsrom for gjennomføring, navn på referansepersoner hos oppdragsgiver. Gjennomføringsbeskrivelse En skriftlig redegjørelse som beskriver leverandørs forståelse av avtalen og hvordan de enkelte avrop vil bli gjennomført og samhandling med oppdragsgiver. Beskrivelsen skal gi en oversikt over hvordan oppdrag tenkes gjennomført generelt sett, men beskrivelsen skal også vektlegge mer spesielle forhold som: o kvalitets- SHA- og grensesnittarbeid i prosjekteringen o miljøstyring i prosjekteringen o erfaring med bruk av 3D-modellering o og evt beskrivelse av andre kvaliteter som leverandør mener er viktig å framføre i gjennomføring av oppdrag for en offentlig oppdragsgiver 5 Tilbudet 5.1 Tilbudets innhold og organisering Tilbudet leveres i 2 eksemplarer og 1 elektronisk minnepinne i en lukket forsendelse merket «Rammeavtale landskapsarkitekturprosjektering». Tilbudet skal omfatte tilbudsbrev signert av firmarepresentant og med angivelse av eventuelle avvik og forbehold. Tilbudet skal videre omfatte bilag 2 Vederlag, tilbudsskjema signert av firmarepresentant. Tilbudet skal angi kontaktinformasjon med e-postadresse og telefon som kan benyttes til tilbakemeldinger. Tilbud levert med E-post aksepteres ikke. Det presiseres at tilbudets papirversjon er det formelle tilbudet, den elektroniske versjon er kopi. Ved motstrid vil derfor papirversjonen gjelde foran den elektroniske kopien. Side 8 av 13

9 For å sikre alle leverandører lik og rett behandling er det avgjørende at tilbudene er organisert på samme måte. Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: Kvalifikasjonsdokumentasjon Skilleark 1 Firmaattest jfr. pkt 3.3 Skilleark 2 Skatteattest for skatt jfr. pkt 3.2 Skilleark 3 Skatteattest for mva jfr. pkt 3.2 Skilleark 4 HMS egenerklæring jfr. pkt 3.2 Skilleark 5 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter jfr. pkt 3.2 Skilleark 6 Årsregnskap for 2 siste år jfr. pkt 3.4 Skilleark 7 Kopi av ansvarsforsikring jfr. pkt 3.4 Skilleark 8 asjon av sentral godkjenning jfr. pkt 3.5 Skilleark 9 asjon av kapasitet Skilleark 10 asjon av kvalitetssystem jfr. pkt 3.5 Tilbudsdokumentasjon Skilleark 11 Signert tilbudsbrev jfr. pkt 6.1 Skilleark 12 Bilag 2 Vederlag, tilbudsskjema jfr. pkt 6.1 Skilleark 13 asjon av gjennomføringskompetanse jfr. Pkt Språk 5.3 Valuta Tilbudet og tilhørende dokumenter skal leveres på norsk. Alle priser og kostnader skal gis i norske kroner (NOK). 5.4 Avvik og forbehold Dersom leverandørs tilbud har avvik og/eller fotbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av leverandørs tilbudsbrev. Forbehold og/eller avvik skal spesifiseres i tilbudsbrevet og være presist og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan behandle disse etter beste skjønn uten kontakt med leverandør, forutsatt at avvik/ forbehold ikke er av en slik karakter at tilbudet skal avvises. Det vises forøvrig til kap.7 i konkurransegrunnlagets bilag 2 Vederlag, tilbudsskjema. 5.5 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 5.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud kun på deler av oppdraget. Side 9 av 13

10 6 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt og merkes med avsender og leveres enten per post eller ved fysisk levering til følgende adresser: Fysisk levering Postadresse: Faveo prosjektledelse AS Att: Vigdis Espnes Landheim Granåsvegen TRONDHEIM Faveo prosjektledelse AS Att: Vigdis Espnes Landheim Granåsvegen TRONDHEIM Tilbudet skal videre merkes med: «Rammeavtale landskapsarkitektytelser» Leverandør må sikre at tilbudet er komplett levert innen tilbudsfristens utløp. Tilbudet er levert i tide dersom det er kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbud som ikke er komplett levert innen tidsfristen, vil bli avvist. 6.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er: , kl Leverandør må sikre at tilbudet er komplett levert til oppdragsgivers leveringsadresse innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som ikke har kommet frem innen tidsfristen vil bli avvist. 6.2 Vedståelsesfrist Leverandør er bundet av tilbudet i 90 dager, regnet fra tilbudsfristens utløp. Vedståelsesfrist er: kl Tilbudsåpning 6.4 Utgifter Det vil ikke bli holdt åpen tilbudsåpning. Minimum to representanter for oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Leverandør vil ikke ha adgang. Leverandør bærer selv alle kostnader forbundet med utarbeidelse og levering av tilbud. Det samme gjelder egne kostnader i forbindelse med evt. oppfølging av tilbud og kontraktsmøter med oppdragsgiver. Side 10 av 13

11 6.5 Tilbakekalling av tilbud Dersom det gis tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver underveis i konkurranseperioden som fører til at leverandør ønsker å endre sitt tilbud før tilbudsfristens utløp, kan leverandør tilbakekalle tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere revidert tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. Det siste leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. 7 Kontroll, evaluering av tilbud og tildeling 7.1 Generelt Evaluering av tilbud og innstilling til valg av leverandør vil bli foretatt av en gruppe med deltakere for oppdragsgiver. Før tilbudsevaluering igangsettes, vil oppdragsgiver kontrollere leverandørs dokumentasjon på at leverandør oppfyller de gitte kvalifikasjonskrav. Manglende dokumentasjon og erklæringer skal eller kan føre til at leverandør blir avvist. Det samme gjelder hvis leverandør ved tilbudsfristens utløp ikke tilfredsstiller de minimumskravene oppdragsgiver har satt for deltakelse i konkurransen, jfr FOA Avvisning av tilbud vurderes så snart som mulig. Beslutning om avvisning skal begrunnes og meddeles leverandør umiddelbart. Gyldige tilbud sammenlignes og evalueres i henhold til angitte tildelingskriterier. Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll blir, inntil valg av leverandør er bestemt, unntatt offentlighet, jf. offentleglova av nr Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort etter Lov av nr.16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 andre ledd. Jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), 3-5 Offentlighet. Oppdragsgiver praktiserer merinnsyn, jf. offentleglova 11. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), 3-6. Jf. forvaltningsloven 13. Habilitet Reglene i forvaltningslovens kap. 2 gjelder i forhold til denne anskaffelsen. Side 11 av 13

12 7.2 Evaluering Vederlag Sum vederlag i leverandørs tilbud som vurderes relativt mot øvrige leverandørers tilbud, beregnes på følgende måte: Timepris for kategori (A) x normert mengde timer Timepris for kategori (B) x normert mengde timer Timepris for kategori (C) x normert mengde timer Sum = vederlag for kategoripris = vederlag for kategoripris = vederlag for kategoripris = vederlag for rådg./prosjektering + Pris(er) for reiseutgifter x normert antall reiser = vederlag for reiser + Eventuelle andre utgifter for det aktuelle tilbudet = vederlag for andre utgifter SUM = Sum vederlag Grunnlag for prisberegningen med timepriser/ kategoripriser og utgifter hentes i vederlag, tilbudsskjema i leverandørs tilbud. Normering av timemengder for kategoritimepriser For å sikre lik behandling av alle tilbud ved tilbudsevaluering av tildelingskriteriet pris, vil det i evalueringen bli anvendt 1000 timeverk og normering for timepriskategoriene på følgende måte: (kfr. kategorier i bilag 2 Vederlag, tilbudsskjema) Fagdisiplin Normering av timer % A Senior landskapsarkitekt 40 % B Landskapsarkitekt 40 % C Arkitekt/ingeniør DAK, Prosjektsekretær 20 % (100 %) Om ikke alle kategoritimepriser er oppgitt av leverandør, benyttes leverandørs kategoritimepris A for manglende kategoritimepris(er) ved tilbudsevalueringen. Kategoritimepris A må oppgis. Normering av reisekostnader For reiser vil følgende normerte antall reiser bli lagt til grunn for evalueringen: Antall reiser: 1 reise pr. 100 timeverk av leverte ytelser som tilsvarer 10 reiser. Side 12 av 13

13 Karakter Tilbud med lavest sum pris gis karakter 7. De øvrige tilbudene gis karakter ut i fra prosentvis avvik fra laveste pris etter følgende skala: Prosentvis avvik Karakter 0 10 % = karakter % = karakter % = karakter % = karakter % = karakter 3 > 50 % = karakter Gjennomføringsevne Følgende skala benyttes ved evaluering av gjennomføringskompetanse: Skala Karakter Meget god/nasjonalt ledende = karakter 7 Gjennomsnitt = karakter 4 Ikke akseptabelt = karakter 1 Evalueringen baseres på leverandørs beskrivelser for de temaer som er gitt i pkt Tildeling Oppdragsgiver vil velge den leverandør som etter samlet vurdering har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Det innebærer tilbudet som oppnår høyeste samlet karakter for alle tildelingskriteriene. 7.4 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle leverandører i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist på minimum 10 virkedager for leverandør til eventuelt å klage på beslutningen. 7.5 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere leverandørenes tilbud som er mottatt i anbudskonkurransen. Side 13 av 13