Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Dag Robertsen (s) leder 1

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 17/37 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/38 Forvaltningsrevisjon Moss havn 12 PS 17/39 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret PS 17/40 Referater og meldinger 36 PS 17/41 Eventuelt 39 Ettersendt sak: PS 17/42 Revisjonsrapport- Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etg. 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/81 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 96747/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /37 Protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Det er sendt ut et eget referat fra felles informasjonsmøte 4.5 med kontrollutvalget i Rygge Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 17/13 17/24 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder x Ole Podhorny, nestleder x Gunn Salbuvik x Caroline Haaland x Anne-Lise Gjøstøl x Geir Hovland Forfall Erling Hagen Åsmund Svendsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: adm.dir. Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt og seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: økonomisjef Stine Kihl og regnskapssjef Svein Larsen, begge til sak 17/14 Merknader Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Det ble ikke varslet om behov for lukking av møtet.. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder 4

5 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/14 PS 17/15 PS 17/16 PS 17/17 PS 17/18 PS 17/19 PS 17/20 PS 17/21 PS 17/22 PS 17/23 PS 17/24 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Drift og Anlegg KF Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF Notat: EØS-avtalens statsstøtteregler Prosjektplan Forebyggende arbeid/psykisk helsesamhandlingsreformen Prosjektplan Røde flagg Notat - sak 17/3 FR-rapport Varslingsordningen - mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen Henvendelser fra Jonathan Parker om saksbehandling og ulikebehandling Referater og meldinger Eventuelt PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes 5

6 PS 17/14 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Moss behandling : Økonomisjef og regnskapssjef redegjorde kort for årsregnskapet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 17/15 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 sendes bystyret i Moss 6

7 PS 17/16 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Drift og Anlegg KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget merket seg revisjonens forbehold om uklare politiske vedtak knyttet til opptak av lån. I forbindelse med overordnet analyse, vil kontrollutvalget vurdere om det er behov for forvaltningsrevisjon som belyser risiko knyttet til kvalitetssikring av saksbehandling særlig i skjæringsflaten mellom KFene og administrasjonen. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss PS 17/17 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF som vist i vedlegg Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF som vist i vedlegg Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss PS 17/18 Notat: EØS-avtalens statsstøtteregler Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret tar notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», til etterretning og ber rådmannen om å: utarbeide en rutine som sikrer at tiltak og aktiviteter vurderes opp imot statsstøtteregelverket. Eksempelvis bør alle saksframlegg til politisk nivå som gjelder offentlig-privat samarbeid, også inkludere en vurdering av forholdet til statsstøtteregelverket. Tilsvarende bør saksframlegg som gjelder inngåelse av 7

8 omfattende leieavtaler underkastes en slik vurdering. Det er viktig at kommunen inngår leieavtaler på markedsmessige vilkår. Oppregningen er ikke uttømmende. skriftliggjøre de vurderinger som foretas knyttet til statsstøtteregelverket, og sørge for at dokumentasjonen blir lagret i minimum 10 år. vurdere hvorvidt mindre støttebeløp faller inn under statsstøtteregelverket og om kravene til prosedyre ved tildeling av bagatellmessig støtte følges. foreta vurderinger knyttet til organiseringen av parkeringsvirksomheten kommunen. Her driver kommunen i konkurranse med private parkeringsselskaper, og det er viktig å unngå kryssubsidiering. vurdere hvorvidt det er et tilstrekkelig regnskapsmessig skille mellom økonomiske aktiviteter og ikke-økonomiske aktiviteter i de kommunale foretakene og i kommunalavdelingene (kryssubsidiering). 2 Bystyret ber rådmannen om å rapportere til bystyret, innen >dato> om oppfølgingen av notatet Kontrollutvalget Moss behandling : Mail fra rådmannen til revisjonen datert 3. mai ble delt ut I andre kulepunkt ble ordet «minimum» strøket foran «10 år» Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1 Bystyret tar notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», til etterretning og ber rådmannen om å: utarbeide en rutine som sikrer at tiltak og aktiviteter vurderes opp imot statsstøtteregelverket. Eksempelvis bør alle saksframlegg til politisk nivå som gjelder offentlig-privat samarbeid, også inkludere en vurdering av forholdet til statsstøtteregelverket. Tilsvarende bør saksframlegg som gjelder inngåelse av omfattende leieavtaler underkastes en slik vurdering. Det er viktig at kommunen inngår leieavtaler på markedsmessige vilkår. Oppregningen er ikke uttømmende. skriftliggjøre de vurderinger som foretas knyttet til statsstøtteregelverket, og sørge for at dokumentasjonen blir lagret i 10 år. vurdere hvorvidt mindre støttebeløp faller inn under statsstøtteregelverket og om kravene til prosedyre ved tildeling av bagatellmessig støtte følges. foreta vurderinger knyttet til organiseringen av parkeringsvirksomheten i kommunen. Her driver kommunen i konkurranse med private parkeringsselskaper, og det er viktig å unngå kryssubsidiering. vurdere hvorvidt det er et tilstrekkelig regnskapsmessig skille mellom økonomiske aktiviteter og ikke-økonomiske aktiviteter i de kommunale foretakene og i kommunalavdelingene (kryssubsidiering). 2 Bystyret ber rådmannen om å rapportere til bystyret, innen >dato> om oppfølgingen av notatet 8

9 PS 17/19 Prosjektplan Forebyggende arbeid/psykisk helse Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», vedtas Kontrollutvalget Moss behandling : Revisjonen opplyste om at oppdragsansvarlig for prosjektet er Laila Nagelhus Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», vedtas PS 17/20 Prosjektplan Røde flagg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Røde flagg, vedtas Kontrollutvalget Moss behandling : Det var enighet om å godkjenne prosjektplanen, men kontrollutvalget diskuterte også evt. behov for forvaltningsrevisjon som belyser risiko knyttet til oppfølging av kontakter, overfakturering etc. Kontrollutvalget vil komme tilbake til dette i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Revisjonen opplyste om at oppdragsansvarlig for prosjektet er Laila Nagelhus Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan Røde flagg, vedtas PS 17/21 Notat - sak 17/3 FR-rapport Varslingsordningen - mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Notat sak 17/3 «mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen» til orientering og at det sendes til rådmannen for videre oppfølging 2. Notatet sendes til rådmannen som utdypende grunnlag for hennes oppfølging av anbefalingene i FR-rapport Varsling Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtak ble som innstilling 9

10 Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar Notat sak 17/3 «mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen» til orientering og at det sendes til rådmannen for videre oppfølging 2. Notatet sendes til rådmannen som utdypende grunnlag for hennes oppfølging av anbefalingene i FR-rapport Varsling PS 17/22 Henvendelser fra Jonathan Parker om saksbehandling og ulikebehandling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsene fra Jonathan Parker ang. saksbehandling og ulkebehandling til orientering 2. Kontrollutvalget vil vurdere problemstillingene i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar henvendelsene fra Jonathan Parker ang. saksbehandling og ulkebehandling til orientering 2. Kontrollutvalget vil vurdere problemstillingene i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden PS 17/23 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Ang. rapporten fra Helsetilsynet, «Rapport fra tilsyn med Moss kommunes arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder 2016» KU-leder hadde merket seg at avvikssystemet som finnes i RiskManager i liten grad er implementert og i bruk i tjenesten for å melde fra om brudd på rutiner, lov og retningslinjer. Han viste til andre revisjonsrapporter som viser at dette også har vært tilfelle i andre deler av kommunen. Han oppfordret revisjonen og kontrollutvalget til å ta dette med i arbeidet med overordnet analyse Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering 10

11 PS 17/24 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling : Møtedato for kontrollutvalgets møte i september endres fra 21. til 14. september Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Møtedato for kontrollutvalgets møte i september endres fra 21. til 14. september 11

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/78 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: 98908/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /38 Forvaltningsrevisjon Moss havn Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Det gjennomføres ikke forvaltningsrevisjon i Moss havn i Kontrollutvalget oppfordrer Moss havn til å overføre midlene til neste års budsjett. Da vil kontrollutvalget - i forbindelse med overordnet analyse og FR-plan vurdere å følge opp status på HMS arbeidet. Fredrikstad, Vedlegg Notat vedrørende forvaltningsrevisjon Moss havn, datert , med vedlegg notat fra Moss havn Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/68, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsplanen for står det følgende: Det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn på inntil 50 timer per år. I henhold til avtale mellom Moss Havn og Østfold kommunerevisjon, skal disse timene faktureres Moss Havn direkte. Følgende forvaltningsrevisjonstema ble bestemt Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet Revisjonen har gjort en vurdering av risiko og vesentlighet knyttet til de to temaene. Se vedlagte notat med vedlegg. 12

13 Revisjonens konklusjon: Basert på mottatt informasjon fra Moss havn og de erfaringer som seksjon for regnskapsrevisjon sitter på, er vi enige med virksomheten i at risikoen ikke synes å være så stor at det er hensiktsmessig med en forvaltningsrevisjon. Det må også bemerkes at avsatte midler til forvaltningsrevisjon kun tillater en svært begrenset gjennomgang, og det er liten sannsynlighet for at denne ville avdekket noe mer enn det som virksomheten selv opplyser i forbindelse med dette notatet. Revisjonens anbefaling er således at det ikke gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn i 2017, men at virksomheten oppfordres til å overføre midlene til neste års budsjett. Da kan kontrollutvalget eventuelt vurdere om det ønsker å følge opp status på HMS arbeidet. Som eksempel kan det gjennomføres en mindre forvaltningsrevisjon, som undersøker i hvilken grad handlingsplanen knyttet til HMS faktisk har blitt fulgt opp. Vurdering Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget slutter seg til revisjonens konklusjon. Vårt forslag til vedtak (se foran i saken) 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/75 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 84725/2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /39 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Moss kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 16/38 den : Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en PowerPoints presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger, og resultater av disse kontrollene for revisjonsåret. 25

26 Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 16/38 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. Vurdering Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjør for utførte revisjonshandlinger for året 2016 og resultater av disse kontrollene. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetningen for 2016, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2016, til orientering 26

27 Rapport etter utført revisjonsarbeid Moss kommune 2016 Kontrollutvalget i Moss kommune

28 Revisjonsberetning for regnskap 2016 Det er avgitt revisjonsberetning med bemerkning om følgende forhold Bruk av disposisjonsfond utover vedtatt budsjett Overført mer enn budsjettert fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet Kommunen har solgt biler uten nødvendig vedtak 28

29 Bilagskontroller Årsavslutning Håndkassekontroller Fast lønn Brukerbetaling barnehager Mva. salg/inntekter Budsjett 2017 Resultat etter utførte kontroller 29

30 Resultat etter utførte kontroller Prosjektregnskap/attestasjonsoppdrag Kommunens rutiner for sikring, kontroll og dokumentasjon knyttet til inventar, utstyr, kunst o.l. Dokumentasjon av gjennomført internkontroll Personalmappe/ansettelsessak 30

31 Moss kommunale eiendomsselskap KF- Regnskap 2016 Det er avgitt normalberetning Bilagskontroller Byggeregnskaper/Attestasjoner Årsoppgjøret Leieinntekter 31

32 Moss drift og anlegg KF Regnskap 2016 Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold om budsjett. I tillegg har revisjonen gitt en merknad under avsnittet «andre forhold» vedrørende manglende opplysninger om anskaffelseskost og samlede avog nedskrivninger Bilagskontroller Årsoppgjøret 32

33 Det er avgitt normalberetning Moss Havn KF Regnskap 2016 Det er foretatt detaljert kontroll av samtlige områder og foretakets avstemming ved revisjon av årsregnskapet. Det er ikke funnet vesentlige feil eller mangler. Revisjonen har bistått særskilt med: Korreksjon av feil i de økonomiske sammenhengene Utarbeidelse av arbeidskapitalnoten Øvrige henvendelser 33

34 Attestasjoner/notater Vi har levert til sammen 33 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd kommunen har rapporteringsplikt på som fordeler seg på 13 revisjonsuttalelser etter ISA 800, og 20 revisjonsuttalelser etter ISRS Notater vedr.: - Ansettelsesprosesser og fast lønn - Brukerbetaling barnehager - Sikring, kontroll og dok. vedr. inv., utstyr, kunst o.l. - Håndkassekontroller - Gaver til ansatte (gavekort og gullur) - Bruk av mva.kode parkeringsutgifter - reiseregningsskjema 34

35 Attestasjoner/notater forts. Revisjonsrapport vedr. Avslutning av VA-anlegg 2016 Henvendelser 35

36 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/81 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 96752/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /40 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Saker til oppfølging hos rådmann (skjema) Referat fra fellesmøte 4. mai KU-Moss KU-rygge Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering 36

37 Behandling i KU-møte saknr Sak/hva som skal følges opp Behandling i bystyret Rådm.s frist for oppfølgig (bestemt av bystyret) Rådm.s rapportering til utvalg Kus Rapportering tilbake til bystyre om oppfølging /3 Fr-rapport Varsling (sjekk om punktene stemmer med bystyrebehandlingen) revidere varslingsprosedyren. gjennomføre igangsatt revidering av den elektroniske løsningen for varsling. sette i verk tiltak for å styrke ytringsklima og senke terskelen for å melde fra om kritikkverdige forhold i de virksomhetene/avdelingene hvor dette kan være en utfordring. sørge for at ansatte på alle nivåer i organisasjonen har tilstrekkelig kunnskap om: o prosedyrer for varsling. o når en henvendelse kan karakteriseres som en varsling. o hvem de kan varsle til. o hvordan de skal gå frem for å varsle. o grensen mellom varsling og avvik. vurdere å opprette en særskilt varslingskanal. iverksette rutiner for rapportering av varslinger til kommunalsjef/amu (sekretariatet opplyser i KU-møte 15.6 om denne datoen er overholdt) AMU/ADMU Kvitteres ut ifm årsmelding for

38 Møtereferat Fellesmøte Kontrollutvalget Moss og Rygge Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset Moss, møterom Formannskapssalen Frammøteliste KU-Moss KU-Rygge Andre Dag Robertsen, leder Johnny Trandem, leder Ivar Nevra, prosjektleder Ole Podhorny, nestleder Aud-Kristin Løken, nestleder Gunn Salbuvik Espen Hult, vara Laila Nagelhus, adm.dir. ØKR Caroline Haaland Anne-Lise Gjøstøl Åsmund Svendsen Erling Hagen, vara Saksliste Informasjonsmøte om nye Moss kommune Anders Svarholt, seksjonsleder, ØKR Jolanta Betker, seksjonsleder ØKR Anne-Karin F Pettersen daglig leder, ØKUS Bjørn Gulbrandsen, rådgiver ØKUS Referat Dag Robertsen innledet om formålet med møtet Ivar Nævra orienterte om status for kommunesammenslåingsprosessen og veien videre. Det ble stilt spørsmål underveis. Kontrollutvalgene var enige om å ha fellesmøter fremover for å diskutere felles problemstillinger knyttet til kontroll- og tilsynsfunksjonen fram mot Det var enighet om å ha neste møte høsten Revisjonen delte ut en et hefte som er utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund: «Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat» Referent, Anne-Karin F Pettersen 38

39 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/82 Dokumentnr.: 39 Løpenr.: 96745/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /41 Eventuelt Fredrikstad,

40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/76 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /42 Revisjonsrapport- Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etg. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje, til orientering 2. Revisjonsrapport og styret i MKEiendom KF saksutredning om byggeregnskapet for Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje, oversendes bystyret med følgende innstilling: Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr , som er et mindreforbruk på kr ,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr , refusjon fra andre med kr og serielån over 30 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune. Fredrikstad, Vedlegg 1. Revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje, datert Styresak 009/17 den Byggeregnskap «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. 40

41 MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje. Prosjektet er en del av planene for oppgradering av Kirkegata 14 som ble vedtatt i forbindelse med kjøp av eiendommen. Budsjettrammen for investeringen 2017 var 10 millioner kroner. Samlede kostnader ført i regnskapet for oppgraderingen er kr og dette gir et samlet mindreforbruk på kr Revisjonen finner at innkjøpsprosessen er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge gjeldende regler samt at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Utbetalingene til Peab AS viser at disse overstiger opprinnelig kontraktsverdi med ca. 1,3 mill. kr. Dette skyldes nødvendige endringer/valg som er gjort underveis. Revisjonen er av den oppfatning at prosjektstyringen og forklaringene som er gitt er tilfredsstillende. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg innenfor bevilget beløp. Byggeregnskapet anses å være avlagt ca. 2 måneder senere enn hva de interne rutinene tilsier. Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapportens vurderinger og konklusjon og styret i MKEiendom saksutredning, anbefaler sekretariatet følgende: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje, til orientering. Videre anbefales det at revisjonsrapport og styrets saksutredning og styrets innstilling til bystyret, oversendes følgende innstilling til bystyret: Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr , som er et mindreforbruk på kr ,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr , refusjon fra andre med kr og serielån over 30 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune. 41

42 Revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje Moss kommunale eiendomsselskap KF Rolvsøy

43 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 6 Vedlegg Saksutredning Byggeregnskap «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje», styrebehandlet

44 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. I Moss kommune er det Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) som står ansvarlig for de fleste av Moss kommunes investeringsprosjekter etter vedtak og bevilgning i bystyret. I ansvaret for investeringsprosjektene inngår også ansvar for regnskapsføring og videre rapportering av investeringsregnskapene. MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje. Prosjektet er en del av planene for oppgradering av Kirkegata 14 som ble vedtatt i forbindelse med kjøp av eiendommen. 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro Wernersen i mai 2017 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt «Saksutredning Byggeregnskap «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje» datert som er godkjent av daglig leder. Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Anmodning om revisjon er datert Byggeregnskapet ble styrebehandlet Vedtaket er i tråd med daglig leders forslag. 44

45 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Objekt 6583 B-019/15 Vedtak om kjøp av Kirkegata Gjelder hele bygget samlet Andel 5. etasje B-103/17 Rebudsjettering Investeringene er vedtatt finansiert med serielån over 30 år Regnskapsførte utgifter Totalt bevilget til 5. etasje Mindreforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån Momskompensasjon Refusjon fra andre (enheter i Moss kommune) Sum finansiering Totalt til oppgradering av Kirkegata 14 ble det vedtatt bevilgning på 25 mill. kr. Dette er splittet opp i 3 prosjekter, hvorav prosjektet med oppgradering av 5. etasje er bevilget 10 mill. kr. Oppgradering av 5. etasje avsluttes med et mindreforbruk på kr Innkjøpsprosessen Det ble gjennomført åpen anbudskonkurranser for totalentreprisen. Leverandør ble valgt ut fra laveste pris da dette var eneste forhåndsdefinerte kriteriet. Det er utarbeidet anskaffelsesprotokoll og skatteattest og HMS-erklæring er innhentet. Det var ytterligere 1 anskaffelse som var anslått å ha en verdi over kr (byggeledelse). Denne anskaffelsen er foretatt som direkte anskaffelse ved at 3 aktuelle leverandører ble forespurt hvorav 2 leverte tilbud. Tildelingskriteriet var laveste timepris. Det foreligger anskaffelsesprotokoll, skatteattest og HMS-erklæring for anskaffelsen. Det er også inngått kontrakter/avtaler for flere anskaffelser som ble anslått til en verdi mindre enn kr Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (byggeregnskapet i saksutredningen) mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik. Prosjektleder/byggleder har hatt tett oppfølging av utførte arbeider og utbetalinger knyttet til dette rehabiliteringsprosjektet. I følge prosjektleder er det vanskelig å forutse omfanget av arbeidet på forprosjektstadiumet i slike prosjekter. Omfanget vil først bli avdekket etter at rivearbeidene er utført. Dette har, ifølge prosjektleder, medført merarbeid og 45

46 endringsarbeider i forhold til opprinnelig kontrakt både for totalentreprisen og konsulenter/arkitekter. Vi har kontrollert utbetalingene til de 4 største leverandørene hvor det er inngått kontrakt/avtale og dette viser; Peab AS utbetalinger utover opprinnelig kontrakt utgjør om lag 29 % (ca. 1,3 mill. kr.) A.L. Høyer Askim AS ikke avvik mot «kontrakt» Cowi AS avtale vedr forprosjekt Elektro utbetalinger utover opprinnelig «kontrakt» utgjør omlag 78 % (kr ) Arkitekt Verket AS utbetalinger utover opprinnelig kontrakt utgjør omlag 38 % (ca. kr ) Når det gjelder kontraktsum for A.L. Høyer Askim AS og Cowi AS, har revisjonen benyttet tallene som fremkommer i foretakets oppfølging. Dette er avtaler som er inngått på timepris basis og det foreligger ikke noe bindende «tak» for antall timer. Årsaken til dette er ifølge prosjektlederen at omfanget av tidsbruk er svært vanskelig å forutse for rehabiliteringsprosjekter. For førstnevnte leverandør er kontraktssummen satt til samme beløp som totalt fakturert og det vil da ikke bli noe avvik. For Cowi AS ble det gjort et anslag på timer basert på erfaring fra tidligere prosjekter og det er dette som er lagt inn som kontraktssum. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon er håndtert tilfredsstillende. Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt å henvise de til prosjektet. Timelister fremkom der dette var påkrevd. Renter Investeringsprosjektet er belastet med byggelånsrenter på kr Avslutning I følge foretakets rutiner skal regnskapsavslutning av byggeregnskapet foretas innen ni måneder etter at bygget er ferdigstilt. Det fremkommer av saksutredningen av bygget ble overtatt Dette stemmer med overtakelsesrapporten. Byggeregnskapet skal styrebehandles 29. mai 2017 dvs. ca. 11 måneder senere. 46

47 5. VURDERINGER Revisjonen finner at innkjøpsprosessen er tilfredsstillende håndtert og dokumentert i følge gjeldende regler samt at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Utbetalingene til Peab AS viser at disse overstiger opprinnelig kontraktsverdi med ca. 1,3 mill. kr. Dette skyldes nødvendige endringer/valg som er gjort underveis. Revisjonen er av den oppfatning at prosjektstyringen og forklaringene som er gitt er tilfredsstillende. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg innenfor bevilget beløp. Byggeregnskapet anses å være avlagt ca. 2 måneder senere enn hva de interne rutinene tilsier. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro Wernersen (sign.) revisor 47

48 Saksutredning Byggeregnskap "Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje" Saksbehandler: Odd Erik Ertnes Dato: Arkivref.: 17/10965/FE - 210, ANSVARSNR Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF /17 Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel Anskaffelsesprotokoll byggeledelse Kirkegata Åpningsprotokoll byggeledelse Evaluering byggeledelse Ikke tildelt oppdrag oppussing av eksisterende kontorlokaler Kirkegata 14 5 etg Kirkegata 14 5 etg - Tildeling av kontrakt byggeledelse Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Anbudsgrunnlag Totalentreprise Doffin Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Anskaffelsesprotokoll Totalentreprise rehabilitering Dokumentasjon kvalfikasjonskrav Totalentreprise Tilbudssammenstilling Totalentreprise Byggeregnskap art Byggeregnskap art Byggeregnskap art Prognose honorarbelastning prosjektavdelingen Oppfølging fakturaer Kirkegata 14, 5 etg Hovedbok Kirkegata 14 5 etg Mars 2016 Prognose Kirkegata 14, 5 etg Mangelliste Kirkegata 14 5 etg - PEAB AS Overtagelsesprotokoll Kirkegata 14 5 et - PAEB AS Ferdigattest Kirkegata 14 5 etg Kunngjøring byggarbeider Doffin Redgjørelse endringsarbeider ut over kontrakt Vedtak og budsjett Kirkegata Kirkegata 14 5 etg- Anbudsinnbydelse byggelederoppdrag oppussing av eksisterende kontorlokaler Daglig leders forslag til vedtak: Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr , som er et mindreforbruk på kr ,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr , refusjon fra andre med kr og serielån over 30 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Møtebehandling: 1 48

49 Enstemmig vedtak. MKE-009/17 Vedtak: Styrets innstilling til bystyret: Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr , som er et mindreforbruk på kr ,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr , refusjon fra andre med kr og serielån over 30 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune. Saksopplysninger: Bakgrunn for dette delprosjektet ligger i vedtakene foretatt i sakene MKE050/14 og B019/15, «Kjøp av NL Kirkegata 14 AS». Tilleggsvedtaket i sakene gir tilslutning til bl. a. oppgradering/oppussing av 4. og 5.etasje i størrelsesorden kr ,-. Vedtaket finansieres ved opptak av serielån med nedbetaling over 30 år. Og finansieres ved husleie etter avtale mellom MK og MKEiendom i tillegg til ekstern utleie. Vedtaket er deretter av praktiske årsaker splittet av MKEiendom i bl. a. oppussing av 4.etasje (gjennomført i regi av Kirkegata 14 Moss AS, tidligere NL Kirkegata 14 AS) og dette prosjektet «Kirkegata 14, oppgradering 5.etasje». Delprosjektet er da oppdelt med en ramme på 10 mill. ramme, lånefinansiert over 30 år. KIRKEGATA 14 Kontorbygget ble oppført i 1966/67 og består av totalt 6 etasjer i tillegg til kjeller. Etasjene 1. til 5. blir i dag benyttet til kontorvirksomhet. Toppetasjen (6. etasje/gammelt fengsel) står i dag tomt, med unntak av et teknisk rom, som består av et ventilasjonsanlegg med føringer til 4. og 5. etasje. KIRKEGATA 14, 5 ETG Kontorlokalene i 5. etasje har en grunnflate på ca. 760 m2. Kontorlokalene ble rehabilitert på 80-tallet, som bar preg av elding og slitasje. Dette gjelder innvendige overflater samt det tekniske anlegget. Det ble besluttet at kontorlokalene skulle oppgraderes/oppusses, og MK v/tjenestekontoret skulle ta i bruke ca. 2/3 av lokalene. Det ble på et senere tidspunkt (før oppstart rehabilitering) besluttet at MK v/pedagogisk senter skulle flytte inn i den siste delen av kontorlokalene (ca. 1/3). Oppussingen/rehabiliteringen av 5. etasje består av innvendig overflateoppussing med noen mindre endringer av rominndelingen, samt oppgradering av det tekniske anlegget iht. beskrivelser fra elektro, ventilasjon og rør. Det ble installert et nytt ventilasjonsanlegg i 6. etasje som forsyner kontorlokalene i 5 etasje Prosjektet bygges og prosjekteres iht. krav i plan og bygningsloven, som ivaretar universell utforming, energibruk, brannsikkerhet og arbeidsmiljø. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise etter NS Prosjektet ble overtatt fra entreprenør klart for innflytning. 2 49

50 Det bemerkes at prosjektet er vedtatt og avsluttet i årsregnskapet. Det ble gjennomført et forprosjekt av kontorlokalene i 5. etasje. Tjenestekontoret (og etter hvert Pedagogisk senter) var aktivt medvirkende i planleggingen. Forprosjektet dannet grunnlag for utlysning av anbudskonkurranse på rehabilitering av 5 etasje. PEAB AS vant anbudskonkurransen på lavest pris for rehabiliteringen av 5 etasje. Dialogen og samarbeidet med PEAB AS var godt under hele byggeperioden. Vurderinger: Prosjektet ble gjennomført på en god måte innenfor de økonomiske- og tidsrammer som var vedtatt for prosjektet. Det var en god dialog mellom brukere, entreprenør og MKEiendom i hele byggeprosessen. Det ble avholdt jevnlige brukermøter, byggemøter, vernerunder i prosessen. Det ble ikke rapportert noen alvorlige hendelser som har medført personskade fra entreprenøren. Da regnskapet kun er en andel av totalprosjektet, ble det vurdert å avvente med regnskapsavslutning til alle arbeidene var avsluttet i 2018, men av praktiske årsaker valgte vi å regnskapsavslutte hver enkelt del. Derav denne regnskapsavslutning tidsmessig «midt i mellom». Lokalene fremstår i dag som flotte kontorlokaler av god kvalitet. Det har vært positive tilbakemeldinger fra Tjenestekontoret og Pedagogisk senter. Konklusjon: Se forslag til vedtak. Styreleder,

51 4 51