Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 16/182 Møtedato/tid: Kl 17:00 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere: Randi Eikevik, leder Jahn Harry Kristiansen, nestleder Kerstin Leistad Erling Foss Torkel Ystgaard Andre møtende: Rådmannen og ansatte i rådmannens stab Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Tor Arne Stubbe, RMN Arvid Hanssen. Konsek Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN, Wenche Holt RMN, Tor Arne Stubbe RMN, Frode Singstad RMN og Malvik-Bladet. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Randi Eikevik (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 36/16 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget /16 Finansiell revisjon - status revisjon av kommuneregnskapet /16 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon /16 Status kommuneøkonomi per november /16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen. 41/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - beredskapsarbeid Malvik kommune. 42/16 Plan for selskapskontroll for Malvik kommune. 43/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /16 Møteplan kontrollutvalget /16 Eventuelt. Sak 40/16 behandles kl

3 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/182-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på 3

4 Finansiell revisjon - status revisjon av kommuneregnskapet Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/169-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 66 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er tilgjengelig på Konsek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt- Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om sentrale punkter i planleggingen av revisjonsarbeidet. Hun vil også gi en status for det løpende revisjonsarbeidet per og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 4

5 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/183-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til avtalene om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale finansiell revisjon 2017 Malvik kommune Avtale forvaltningsrevisjon 2017 Malvik Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt- Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon (finansiell revisjon) Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. 5

6 Timetall for For 2017 er rammen til regnskapsrevisjon i Malvik kommune satt til 350 timer, som er det samme som for Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utkast til avtale for Malvik kommune for 2016 satt til 470 timer. Dette er en reduksjon på 30 timer fra Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner kan svinge noe fra år til år. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

7 7

8 8

9 9

10 10

11 Status kommuneøkonomi per november Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 11/50-23 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Det er avgjørende at kommunen har nødvendig økonomisk handlingsrom for å kunne gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som kommunen har påtatt seg, på en god måte. Kontrollutvalget har over tid uttrykt bekymring for at aktiviteten og allerede vedtatte investeringene kan medføre at tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden. Rådmannen har etter vedtak i kontrollutvalget gitt oppdatert status om kommuneøkonomien på møtene i Ved siste oppdatering i møtet var prognosene for inneværende år positive. Kommunestyret har senere vedtatt budsjettkorrigeringer for 2016 for å dekke inn underskudd for 2015 tidligere enn beregnet, samt også dekke inn ekstra kostnader i knyttet til erstatningssak og ressurskrevende brukere. Rådmannen vil gi kontrollutvalget en oppdatert status på kommuneøkonomien i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunen har utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk handlingsrom. Det er viktig at administrasjonen fortsatt har tett oppfølging og at politikerne får fremlagt oppdatert status innen gitte frister. Dersom det ikke oppstår spesielle forhold anbefaler sekretariatet at neste oppdatering direkte til kontrollutvalget skjer i forbindelse med at utvalget skal gi uttalelse til årsregnskapet for Dette blir på kontrollutvalgets møte i april

12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 16/20-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger og bruke rapporten som et innspill i det videre arbeid mot mobbing i grunnskolen. 3. Kommunestyret ber rådmannen sikre at all tilgjengelig dokumentasjon av eldre saker knyttet til enkeltpersoner oppbevares forsvarlig. 4. Kommunestyret ber om at rådmannen innen utgangen av september 2017 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp og brukt. Vedlegg Rapport - Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen. Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 2/16 en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen. Revisor deltok senere i et møte med kontrollutvalget for å sikre at innretningen ble slik utvalget ønsket. Dette var viktig da utvalget var kjent med at det var sterk fokus på området og at det administrativt var et stort arbeid på gang for å kvalitetssikre arbeidet for å forhindre og stoppe mobbing. Prosjektplanen ble vedtatt i sak 13/16 i kontrollutvalget. Revisjon Midt-Norge leverte rapporten " Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen" som svar på bestillingen. Om rapporten Revisjonen har undersøkt om skolene i Malvik arbeider systematisk for å avdekke mobbing og om skolene håndterer mobbesaker i tråd med opplæringsloven. 1. Avdekking av mobbing Revisor konkluderer med at skolene i hovedsak arbeider systematisk for å avdekke mobbing. Det er tilført mye kunnskap om dette de siste år og både lærerne og rektorer mener at de har god kunnskap om mobbing og hvordan man kan avdekke at mobbing skjer. Revisor har vurdert det som en svakhet at ulik informasjon som lov, regelverk, planer og prosedyrer ikke har vært oppdatert og lett tilgjengelig for ansatte. 2. Oppfølging av mobbesaker Malvik kommune har prosedyrer for oppfølging når det er mistanke om mobbing og revisor mener at kommunen i all hovedsak følger disse. Revisor konkluderer med at den praktiske oppfølgingen av mobbesaker ved skolene per i dag er god. 12

13 Saksbehandling av mobbesaker: Revisor konkluderer på bakgrunn av gjennomgang av 22 enkeltvedtak i perioden at det har vært store mangler ved saksbehandlingen. Følgende områder er fremhevet spesielt. - I 5 av 22 vedtak går det frem at skolen ikke har tatt stilling til om det foreligger et brudd på retten til et godt fysisk og psykisk skolemiljø - I 6 av 22 saker er faktabeskrivelsen mangelfull - I 10 av 22 saker mangler begrunnelse for vedtaket - I 9 av 22 saker mangler tidspunkt for når kommunen ble kjent/avdekket et forhold - Ingen vedtak i de 22 sakene sier noe om at partene har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Revisor konkluderer også med at på følgende områder har kommunen fulgt saksbehandlingsreglene i alle de 22 enkeltvedtakene: - Rektor begrunner vedtak ut fra elevens situasjon og behov (Indiviualisert) - Skolen beskriver tiltak som skal bidra til å stoppe mobbingen - Foresatte blir varslet skriftlig om vedtak - Det er opplyst om klageadgang Rapporten viser at dokumentasjonen, herunder oppbevaring av sensitive data, frem til nå ikke har vært oppbevart tilfredsstillende. Revisjonen er kritisk til at opplysninger er oppbevart hos lærere i permer, bøker og på lokale PC-er. I tillegg til sikkerheten kan dette gjøre det vanskelig for kommunen i ettertid å dokumentere hvordan en har håndtert en mobbesak. Revisors anbefalinger På bakgrunn av rapporten kommer revisor med følgende anbefalinger: Rådmannen anbefales å: - Sørge for at gjeldende planer, rutiner og prosedyrer er oppdatert og tilgjengelig for ansatte. - Sørge for forsvarlig saksbehandling av saker som omhandler opplæringslovens kapittel 9A - Sørge for forsvarlig dokumentasjonspraksis knyttet til sensitive personopplysninger. Revisor vil presenterer rapporten for kontrollutvalget og om ønskelig også ved behandling i kommunestyret. Rådmannen og kommunalsjef oppvekst møter ved behandlingen i kontrollutvalget. 13

14 Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatet mener rapporten gir tilbakemelding på områdene kontrollutvalget var spesielt opptatt av. Rapporten viser at kommunen har satt i gang mange tiltak både for å forhindre/begrense at mobbing skjer og også for å dokumentere hva kommunen gjør når mobbing blir avdekket. Revisor har avdekket at det i perioden har vært vesentlige formelle brudd på saksbehandlingsregler. Ifølge rådmannens høringssvar og også uttalelser fra rektorer som er sitert i rapporten, tyder det på at nytt datasystem gjør at de påpekte brudd på saksbehandlingsregler, ved riktig bruk av systemet, bør kunne unngås. Sekretariatet kan ikke se av rapporten eller rådmannens høringsuttalelse om kommunen vil legge inn opplysninger knyttet til eldre saker i det nye systemet, Oppad Sikker Flyt (OSA). Sekretariatet anbefaler at dette gjøres. Det er nødvendig at all dokumentasjon og personopplysninger, som frem til nå er oppbevart på en utilfredsstillende måte i permer eller på lokale PC-er, må tas vare på og sikres på en bedre måte enn det er gitt eksempler på i rapporten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten viser at administrasjonen de siste år, herunder i perioden revisor har undersøkt, har gjort mye for å redusere mobbing og også sikre at kommunen i større grad enn tidligere dokumenterer hvordan denne type saker følges opp. Det er positivt at administrasjon ut fra høringssvaret ønsker å bruke rapporten og følge opp revisors anbefalinger. Selv om det viktigste er å forebygge - eller sette i gang tiltak for å stoppe mobbing raskt, vil sekretariatet understreke at det er nødvendig at også formelle saksbehandlingsregler følges for å sikre elevenes og kommunens rettssikkerhet, slik det nå er lagt til rette for. Sekretariatet anbefaler at administrasjonen får noe tid før tilbakemelding til kontrollutvalget og eventuelt kommunestyret på oppfølging av rapporten gis. Viser til innstillingen. 14

15 FORVALTNINGSREVISJON Avdekking og oppfølging av mobbing i grunnskolen Malvik kommune November TITTEL

16 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden April November Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Tor Arne Stubbe /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Frode Singstad /s/ Prosjektmedarbeider - Mobbing i grunnskolen

17 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Sammendrag I denne forvaltningsrevisjonen har revisor søkt å belyse hvordan skolene i Malvik arbeider for å avdekke mobbing og følge opp mobbesaker. Kunnskap og kompetanse på temaet mobbing, og informasjon om hvilke plikter som påhviler ansatte i skolen når det gjelder å undersøke, gripe inn og varsle, er viktige forutsetninger for å kunne avdekke mobbing. Ansatte synes å være informert om handlingsplikten på en systematisk måte og alle ansatte har deltatt i kompetansetiltak innen temaet. Rapporten viser også at skolene arbeider systematisk med å innhente og bearbeide kunnskap om elevmiljøet, slik at de eventuelt kan iverksette tiltak. Slik kunnskap innhentes både gjennom elevundersøkelsene, utviklingssamtaler og i daglig kontakt med elevene. Skolene synes også å arbeide systematisk med tilsynsordninger ved overganger og i friminutt, slik at de lettere kan avdekke om det foregår noe uheldig mellom elevene. Revisor har derfor konkludert med at skolene i hovedsak arbeider systematisk for å avdekke mobbing. Revisor ser det derimot som en svakhet at informasjon om lov, regelverk, planer, rutiner og prosedyrer ikke er oppdatert og lett tilgjengelig for ansatte. Når skolene har mistanke om at mobbing foregår eller at mobbing er avdekket, må det følges opp med undersøkelser og eventuelt tiltak. Da må skolene også sørge for god saksbehandling og forsvarlig håndtering av dokumentasjon. Skolene synes i all hovedsak å følge prosedyre for håndtering av mobbesaker. Dette innebærer blant annet undersøkelser og samtaler med involverte, iverksetting av tiltak for å få slutt på mobbingen, oppfølging av involverte og vurdering av tiltakenes virkning. Revisor har derfor konkludert med at skolene arbeider tilfredsstillende med den praktiske oppfølgingen av mobbesaker per i dag. Revisor har kontrollert 22 enkeltvedtak som er fattet i mobbesaker i skolene i Malvik siste tre år. Her er det avdekket store svakheter knyttet til saksbehandlingen av slike saker og hva som er dokumentert i enkeltvedtakene. Dette gjelder blant annet det å konstatere brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt skolemiljø, framstilling av sakens faktagrunnlag, begrunnelse for vedtaket som fattes og dokumentert saksbehandlingstid. Ingen av de kontrollerte enkeltvedtakene opplyser om muligheten for partene til å få se sakens dokumenter. I den grad man er uenig i vedtak og/eller tiltak, så er det vesentlig for partene å vite at man har rett til innsyn i de dokumenter som saken bygger på. I tillegg er det dokumentert at skolene ikke har noen systematisk tilnærming til og behandling av sensitive personopplysninger. Det er fortsatt en stor risiko for at relevant dokumentasjon i sakene ikke blir arkivert og at sensitive personopplysninger kommer på avveie. Revisor konkluderer derfor med at skolene i Malvik - Mobbing i grunnskolen

18 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS ikke håndterer mobbesaker i tråd med opplæringsloven og forvaltningslovens krav til forsvarlig saksbehandling. I tråd med konklusjonen i rapporten og de svakheter som er avdekket, så har revisor gitt tre anbefalinger. For det første anbefales rådmannen å sørge for at gjeldende planer, rutiner og prosedyrer er oppdatert og tilgjengelig for ansatte. Dernest anbefales rådmannen å sørge for forsvarlig saksbehandling av saker som omhandler opplæringslovens kapittel 9A, og sørge for forsvarlig dokumentasjonspraksis knyttet til sensitive personopplysninger. - Mobbing i grunnskolen

19 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Bakgrunn Arbeid mot mobbing i Malvik kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensing Problemstillinger Kilder til revisjonskriterier Metode Avdekking av mobbing Revisjonskriterier Data Kunnskap og kompetansetiltak Avdekking av mobbing Revisors vurdering Oppfølging av mobbesaker Revisjonskriterier Krav til faktisk oppfølging Krav til saksbehandlingen Data Praksis for oppfølging av mistanker og varsel om mobbing Saksbehandling i mobbesaker Skolenes rutiner for dokumentasjon Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger...36 Kilder Mobbing i grunnskolen

20 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Tabell Tabell 1. Andel elever som har opplevd mobbing 2 3 ganger i måneden eller oftere (prosent). 21 Tabell 2. Oppsummering av revisors stikkprøvekontroll av enkeltvedtak etter kap 9a Mobbing i grunnskolen

21 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 1 Innledning 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Malvik kommune vedtok i sak 2/16 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i arbeidet med prosjektplan. 3. Prosjektplan, med forslag til ressursbruk og leveringstidspunkt, legges frem for kontrollutvalget til godkjenning i møtet Dette emnet er ikke omtalt eller prioritert i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon i Malvik. I saksutredningen til kontrollutvalgets bestilling opplyses følgende: Dette området ligger ikke inne i planen som kommunestyret har vedtatt. Kontrollutvalgets leder orienterte om dette under referatsak 2/16 i kommunestyret den Det kom ingen innvendinger fra kommunestyret i forhold til å fravike gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Følgende protokolltilførsel ble fremsatt av Torgeir Anda: Kommunestyret ber kontrollutvalget sørge for at det blir gjennomført en forvaltningsrevisjon med tema «Mobbing i skolen». Tema mobbing behandles i fellesmøte mellom oppvekst og utvalg for helse og velferd. I saksutredningen vises det videre til at temaet har hatt stort politisk og administrativt fokus i kommunen over noe tid, blant annet i forbindelse med medieomtale av flere konkrete mobbesaker i skolene i Malvik. Det vises dessuten til forvaltningsrevisjoner om mobbing som er gjennomført i andre kommuner. Revisor var til stede under kontrollutvalgets vedtak om bestilling den I kontrollutvalgets arbeid med bestillingen av denne forvaltningsrevisjonen har kommunens og skolenes håndtering av mobbesaker vært det sentrale diskusjonstemaet. Kommunens administrasjon har sendt over en mengde dokumentasjon på skolenes arbeid for å sikre godt psykososialt opplæringsmiljø og forbyggende arbeid for å hindre mobbing, som kontrollutvalgets sekretariat har videreformidlet til revisjonen. Kommunen har våren 2016 vedtatt en felles, overbyggende strategi og en handlingsplan for håndtering av mobbeproblematikk i skolene i Malvik. Revisjonen oppfatter kontrollutvalget dithen at utvalget - Mobbing i grunnskolen

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS i mindre grad er opptatt av kommunens forebyggende arbeid, og at det utvalget ønsker å få er en vurdering av er skolenes arbeid med avdekking og oppfølging av konkrete saker. 1.2 Bakgrunn Retten til et godt psykososialt miljø for elever i skolen er lovfestet i opplæringsloven. I 2015 ble det gjennomført en utredning (NOU 2015:2) om virkemidler for et godt psykososialt skolemiljø. I utredningen anslås at inntil elever i grunnopplæringen er gjenstand for krenkende atferd. Utvalget ønsker i sin rapport å sette søkelyset på fem utfordringer som kan forbedres i arbeidet med å fremme et trygt psykososialt skolemiljø og å forebygge og håndtere krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering på en god måte. Disse utfordringene er basert på kunnskap fra forskning, kartlegginger, utvalgsmedlemmers egne erfaringer fra praksis, høringsinnspill fra ulike organisasjoner og tilbakemeldinger fra elever, foreldre og organisasjoner som utvalget har vært i kontakt med på utvalgsmøter og studiereiser Rettssikkerhet elevenes rettigheter blir ikke oppfylt 2. Skolekultur skolekulturen fokuserer for lite på nulltoleranse for krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering 3. Involvering og samarbeid elever og foreldre involveres ikke godt nok i skolens arbeid med det psykososiale skolemiljøet 4. Ansvarliggjøring og systematikk skoleeiernes og skoleledernes kapasitet til å jobbe systematisk og langsiktig med å utvikle skolemiljøet er mangelfull 5. Organisering ansvarsfordelingen i støttesystemet er for utydelig Utdanningsdirektoratet har over mange år laget veiledere og informasjonsmateriell knyttet til hvordan skoleeiere, skoler og lærere kan arbeide for et godt psykososialt miljø for elevene. Veilederne tar for seg alt i fra det forebyggende arbeidet, hvordan mobbing og krenkende atferd avdekkes, og hvordan skolene bør følge opp hendelser. Selv om det har vært uttrykt nulltoleranse for mobbing i skolen, så viser eksempelvis elevundersøkelsene at mange barn og unge er rammet av mobbing. 1 Regjeringen har fulgt opp Djupedalsutvalgets utredning gjennom å foreslå endringer i opplæringsloven og friskoleloven. Et høringsnotat ble sendt ut fra Kunnskapsdepartementet Mobbing i grunnskolen

23 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9a ( elevenes arbeidsmiljølov ). Det understrekes at det psykososiale miljøet omfatter mer enn mobbing og at kapittel 9a gjelder for både grunnskolen og videregående opplæring. Det er en diskusjon om hvordan mobbing skal defineres, men Utdanningsdirektoratets definisjon og tolkning ligger tett opp til Dan Olweus definisjon av begrepet 2. Olweus definerer mobbing slik: "En person er mobbet eller plaget når han eller hun, gjentatte ganger og over en viss tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer". Det finnes andre definisjoner på mobbing. De fleste av disse krever at følgende kjennetegn er tilstede: Det må være ubalanse i styrkeforholdet mellom de som mobbes og de som mobber. Et mobbeoffer kan imidlertid mobbe andre elever (ca. 17 % av mobbeofrene). Elever som ofte slåss med hverandre blir ikke mobbet dersom det varierer hvem som tar initiativet til slåssingen. Mobbingen må foregå over en viss tid. Over hvor lang tid kan diskuteres, men enkeltepisoder kalles vanligvis ikke mobbing, selv om de er aldri så alvorlige. Handlingene må være av en viss alvorlighetsgrad. En kan ta utgangspunkt i hva eleven opplever som alvorlig. Det er klart at lett erting, som eleven ikke plages av, ikke er mobbing. For en skole som har ansvar for at elevene har et trygt og godt psykososialt skolemiljø, så betyr dette at man både må arbeide systematisk både med forebygging, avdekking og oppfølging av mobbing. Gangen i en skoles arbeid med en konkret mobbesak kan beskrives slik: Fase 1: mistanke eller kunnskap om krenkende ord eller handlinger o ansatt ved skolen mistenker eller har kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger Fase 2: skolens handlingsplikt o den ansatte undersøker saken 2 NOU 2015:2 (s32) - Mobbing i grunnskolen

24 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS o den ansatte varsler skolens ledelse o den ansatte griper selv inn dersom det er nødvendig og mulig o skoleledelsen avgjør hva som skal gjøres videre i saken o skoleledelsen informerer foreldrene Fase 3: gjennomførings- og evalueringsfasen o tiltak for å bedre elevenes psykososiale miljø settes i verk o skolen evaluerer om tiltakene har fungert og behov for å sette inn ytterligere tiltak Denne forvaltningsrevisjonen belyser alle disse tre fasene i skolenes arbeid med mobbesaker. 1.3 Arbeid mot mobbing i Malvik kommune I Malvik har det vært mye fokus på mobbeproblematikk den senere tiden. Noe av årsaken til det kan være enkelte saker som har fått stor medieoppmerksomhet. En annen årsak kan være en nasjonal trend med økt oppmerksomhet om denne problematikken. Høsten 2014 ble det nedsatt ei arbeidsgruppe med mandat å komme med forslag til felles strategidokument for arbeid mot mobbing og krenkende adferd i kommunen. Et utkast til en felles plan ble sendt på høring til skoler og FAU ved alle skolene i desember/januar 2015/16, og planen ble vedtatt i kommunestyret våren Planen er todelt, og inneholder: En strategiplan mot mobbing for barnehager og skoler, som er et felles dokument for hele kommunen. Planene skal bidra til å styrke arbeidet mot mobbing i Malvik kommune. En handlingsplan mot mobbing for skolene. Handlingsplanen gjelder for hver enkelt skole direkte, og skal være utgangspunkt for den enkelte skoles årshjul og tiltak for et godt læringsmiljø. Handlingsplanen inneholder to prosedyrer med konkrete tiltak: o Prosedyre 1: Ved mistanke om mobbing o Prosedyre 2: Ved brudd på Opplæringsloven 9a-1 (hvis prosedyre 1 medfører konkl. om brudd) I løpet av 2016 skal det etter planen utarbeides en «digital verktøykasse» for arbeid mot mobbing, i tillegg til en handlingsplan for barnehagene. En samlet strategi for arbeid mot 3 Sak 36/16 - Mobbing i grunnskolen

25 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS mobbing skal legges fram for politisk behandling våren Skolene i Malvik skal skoleårene 2016/17 og 2017/18 delta i læringsmiljøprosjektet gjennom utdanningsdirektoratet. Målet med det er at de skal få både faglig påfyll og direkte veiledning. 4 Kilde: Saksutredning til kommunestyresak 36/16 - Mobbing i grunnskolen

26 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapittelet redegjør vi for avgrensinger, problemstillinger, kriterier og metode for gjennomføringen av denne forvaltningsrevisjonen. 2.1 Avgrensing Revisor har på bakgrunn av utvalgets diskusjoner for det første avgrenset undersøkelsen til å gjelde mobbing av elever i grunnskolen, og vi vil derfor ikke berøre psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og heller ikke det fysiske skolemiljøet. I tråd med det vi skriver over vil vi i liten grad legge vekt på kartlegging av forebyggende tiltak, trivselstiltak, samarbeidende møtearenaer osv, men innrette forvaltningsrevisjonen mot en undersøkelse av hva skolene gjør for å avdekke og følge opp mobbesaker. Vi avgrenser mot å undersøke og vurdere forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven (elevens fritid jfr rundskriv Udir ). Vi nevner i at personvernloven inneholder føringer for skolenes behandling av personopplysninger, men vi har ikke gjort konkrete undersøkelser av om skolene håndterer de aktuelle opplysningene i tråd med personvernlovens bestemmelser. 2.2 Problemstillinger 1. Jobber skolene i Malvik kommune systematisk for å avdekke mobbing? 2. Håndterer skolene i Malvik kommune mobbesaker i tråd med opplæringsloven? Under den første problemstillingen vil vi belyse skolenes arbeid for å avdekke mobbing, og om dette skjer på en systematisk og hensiktsmessig måte. Vurderingen vil basere seg på et utvalg skoler. Under den andre problemstillingen vil vi vurdere hvordan skolene rent faktisk følger opp mobbesaker, det vil si saker der skolen har avdekket mobbing enten på egen hånd eller ved melding fra elev eller foresatte. Vurderingen vil basere seg på en stikkprøvekontroll ved et utvalg skoler. 2.3 Kilder til revisjonskriterier Opplæringsloven (Kunnskapsdepartementet 1998) angir rammen for skolenes og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene i grunnskolen. Det er kapittel 9a som regulerer forholdet mellom elevenes rettigheter og skolens plikter i forhold til skolemiljøet. Loven inneholder blant annet regler om ansattes plikt til å undersøke, varsle og gripe inn dersom man får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme. Dersom en elev eller forelder krever det, skal - Mobbing i grunnskolen

27 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS rektor fatte enkeltvedtak i den konkrete mobbesaken. Etter loven er det opp til rektor om det skal fattes enkeltvedtak også i saker der skolen selv oppdager mobbing, men det er anbefalt å gjøre det. Når rektor fatter enkeltvedtak, må det gjøres i tråd med saksbehandlingskravene i forvaltningsloven. Det innebærer blant annet krav til skriftlighet, begrunnelse, klageadgang, opplysning om klageadgang osv. Opplæringsloven inneholder også krav til internkontroll ved skolen som sikrer at lovkravene blir oppfylt, krav til håndtering av mulige brudd på elevenes rettigheter, og krav til at skolen skal nedsette skolemiljøutvalg der elevene er representert. Utdanningsdirektoratet har utgitt veiledningsmateriell for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø 5. Dette er viktige og autorative føringer for hvordan skolene og kommunen som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. Malvik kommunestyre har vedtatt at det skal være nulltoleranse for mobbing og krenkende adferd i skolene (Malvik kommune 2015). Kommunestyret har videre vedtatt en felles strategi mot mobbing som gjelder alle skolene i kommunen (Malvik kommune 2016). Revisjonskriteriene blir utdypet i de ulike kapitlene om avdekking og oppfølging av mobbing. 2.4 Metode Valg av metode tar utgangspunkt i hvilke problemstillinger som ønskes undersøkt. Problemstillingene i denne forvaltningsrevisjonen er formulert med tanke for å belyse de prosesser som skolene gjennomfører for å avdekke og håndtere mobbing. I tillegg er det dokumentasjonskrav til deler av disse prosessene. Slike prosesser blir best belyst gjennom kvalitative data, da fortrinnsvis intervju med ansatte ved skolene. Revisor har vurdert det som avgjørende at rektorer og lærere får gi uttrykk for hvordan de avdekker og håndterer mobbing blant elevene. For å kunne gi et godt nok svar på hvordan mobbesakene følges opp i praksis, har revisor i tillegg valgt ut noen konkrete saker og gått nærmere inn på skolenes håndtering av dem. Dette er gjort ved stikkprøvekontroller av dokumentasjon i enkeltsaker ved utvalgte skoler Mobbing i grunnskolen

28 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Det er ikke gjennomført intervju med elever i denne forvaltningsrevisjonen, da revisor har vurdert at dette kan oppleves byrdefullt for den enkelte. Derimot er det gjennomført intervju med foreldrerepresentanter ved alle skolene (FAU-leder/nestleder) for å sikre innspill fra brukerne av skolene. Revisor har også sendt en henvendelse til skolehelsetjenesten og PPT, og bedt om en skriftlig tilbakemelding på hvordan disse støttetjenestene samarbeider med skolene med hensyn til elevenes psykososiale miljø. Revisjonen har også fått oversendt skolenes planer, reglement, rutiner og prosedyrer for arbeid med det psykososiale læringsmiljøet. Mye av denne dokumentasjonen omhandler det viktige forebyggende arbeidet skolene utfører. En oppsummering av datagrunnlag: Intervju ved fire ulike skoler; totalt 17 intervju (rektorer, ansatte, foreldrerepresentanter) Enkeltvedtak; totalt 22 enkeltvedtak inkl. underliggende dokumentasjon Skriftlig besvarte spørsmål fra PPT Planer for arbeid med det psykososiale skolemiljøet Ordensreglement Rutiner og prosedyrer for håndtering av saker etter Kap 9A - Mobbing i grunnskolen

29 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 3 Avdekking av mobbing I dette kapittelet vil vi belyse skolenes arbeid for å avdekke mobbing, og om dette skjer på en systematisk og hensiktsmessig måte. Vurderingen baserer seg på et utvalg skoler, jf. kap. 2 foran. 3.1 Revisjonskriterier Det følger av opplæringsloven at skolene skal jobbe aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. For å påse at elevene har et godt psykososialt miljø ved skolen ( 9A-4), så må skoleeier og skoler sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om hvordan eksempelvis mobbing kan avdekkes og hvordan dette skal håndteres 6. Et av kravene til det systematiske arbeidet er at det skal være rutiner som sikrer at skolens ansatte kjenner til handlingsplikten 7 og hva denne plikten innebærer, og det gjelder alle ansatte. I korte trekk betyr det at alle ansatte skal vite at de har en plikt til å gripe inn, undersøke og varsle skoleledelsen dersom de har mistanke om eller avdekker mobbing. Skolene må også sørge for å involvere og samarbeide med andre aktører, som foreldre, elever, PPT og skolehelsetjenesten. Det anbefales også at skolene utfører profesjonelt tilsyn og systematisk observasjon som et ledd i det systematiske arbeidet med å avdekke mobbing 8. Jevnlige spørreundersøkelser for å undersøke trivsel og omfang av mobbing er anbefalt for å ha tilstrekkelig kunnskap om læringsmiljøet, i tillegg til å ha psykososialt læringsmiljø som fast tema i elevsamtaler. Videre er det også anbefalt å gjennomføre ytterligere skjemabaserte undersøkelser på trinn og klassenivå etter behov. Malvik kommunes nye handlingsplan inneholder konkrete tiltak for avdekking av mobbing. Planen er i tråd med de kravene (se over) som gjelder til skolenes arbeid med avdekking og inneholder følgende tiltak: Alle ansatte har fått opplæring i kap 9a og alle kan prosedyrene som skal følges. Alle vet hva handlingsplikten er og hvordan den skal utøves Informasjon til foreldre om ansvar, rettigheter og prosedyrer i forhold til avdekking av mobbing, på foreldremøter, kontaktsamtaler osv. Sikre tilsynsordning i friminuttene med voksne som er gode observatører Mobbing i grunnskolen

30 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Gjennomføring av elevundersøkelsen. Tema i den halvårlige elevsamtalen og utviklingssamtalen med foreldrene For å føre systematisk oversikt med det psykososiale miljøet og avdekke mobbesaker, er det anbefalt at resultatene fra elevundersøkelsen brukes i evalueringen av skolens arbeid, og ved drøfting av forbedringstiltak for neste skoleår Data Å avdekke mobbing av enkeltelever kan være vanskelig, da det er stor sannsynlighet for at mobber er klar over det han/hun gjør er galt og at man derved vil søke å skjule det man gjør og sier. Motsatt synes det også som at mange av de som blir mobbet ikke ønsker å varsle om at dette skjer. Det finnes flere forklaringer på dette, eksempelvis en frykt for at mobbingen skal øke i omfang, at man ikke ønsker å bli kategorisert som mobbeoffer eller at det vil medføre uønsket oppmerksomhet og støy rundt egen person. Når de involverte selv ikke ønsker å si ifra om at mobbing skjer, og de ønsker å holde det skjult, så er man avhengig at omgivelsene er observante og at omgivelsene varsler om ting som kan tyde på at mobbing foregår. I det følgende vil vi legge fram data om hvordan skolene i Malvik arbeider for å ha ansatte som har nok kompetanse om mobbing som tematikk og skolenes informasjonsarbeid knyttet til ansattes handlingsplikt Kunnskap og kompetansetiltak Det påhviler kommunen og skolene et krav om å informere ansatte om planer, rutiner og prosedyrer som gjelder for ansettelsesforholdet. Denne informasjonen må være tilgjengelig for ansatte på arbeidsplassen. Gjennom intervju gis det uttrykk for at informasjonen er tilgjengelig for ansatte elektronisk på server, men at informasjonen kan ligge spredt på ulike mapper og ikke alltid like intuitivt organisert. Ingen av de ansatte, verken rektorer eller lærere, henviser til kvalitetsvurderingssystemet for grunnskolene i Malvik for slik informasjon. Her er elevenes skolemiljø Kapittel 9A én av fire deler. Dette er tilgjengelig på kommunens hjemmesider 10. I følge rådmannen vil lov og regelverk, rutiner, prosedyrer og maler for arbeid med psykososialt læringsmiljø i skolene innarbeides i kommunens helhetlige kvalitetssystem (Vedlegg 1). I intervju ved alle skolene vises det til at man har et fast informasjonsopplegg ved skolestart om høsten. Dette gjelder både overfor elever, foreldre og ansatte. Informasjon til ansatte skjer 9 (Utdanningsdirektoratet 2010) Mobbing i grunnskolen

31 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS både gjennom møter og ved utdeling av skriftlig informasjon. Kontaktlærere har også ansvar for distribusjon av egne informasjonsskriv til foresatte om skolens arbeid med psykososialt miljø og rutiner for å håndtere brudd på ordensreglement og regler om godt skolemiljø. De fleste skolene har i tillegg innført et system for signering fra foresatte, hvor de bekrefter å ha lest informasjonen fra skolen. Psykososialt skolemiljø og sosial kompetanse er ofte tema i foreldremøter som avholdes. Rektorene som er intervjuet bekrefter at de er trygge på at ansatte kjenner handlingsplikten i opplæringsloven. Innholdet i handlingsplikten er kommunisert både muntlig og skriftlig, spesielt er det understreket at ledelsen skal varsles i alle tilfeller hvor man mistenker at mobbing skjer. Rektorene opplever også at ansatte i stor grad varsler eller spør seg til råds når de har mistanke om eller vet at noe uheldig foregår. De ansatte som er intervjuet bekrefter at det er lav terskel for å ta kontakt med skoleledelsen vedrørende utfordringer i skolemiljøet, og at de opplever god støtte i å kunne diskutere med ledelsen. Dette begrunner de gjerne med at ledelsen har en bredere erfaring med ulike typer elevsaker. De er allikevel oppmerksomme på kontaktlæreransvaret, og at det er kontaktlærer som i utgangspunktet har det praktiske ansvaret for oppfølging av saken. Ledelsen er allikevel ansvarlig for at nødvendige tiltak iverksettes og at skolen håndterer sakene korrekt. For å kunne avdekke og håndtere mobbing er det en forutsetning at ansatte har tilstrekkelig kompetanse om denne problematikken. Det er skoleeier og skole som er ansvarlig for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre jobben. Gjennom intervju bekreftes det at kommunen og skolene har gjennomført kompetansetiltak både for å forebygge og avdekke mobbing. Alle ansatte har i regi av kommunen deltatt på en temadag om mobbing. Her holdt blant annet Erlend Moen fra Trondheim kommune (medlem i Djupedalsutvalget 11 ) foredrag om temaet. Skolene har også gjennomført skolering av ansatte i forebyggende arbeid overfor barn og unge, deriblant Mitt valg (Lions) og ART 12. Valg av forebyggende program varierer noe fra skole til skole, hvor enkelte satser på Mitt valg mens andre har gått for en mer omfattende skolering i og innføring av ART. Skolene på Vikhammer fremhever også at deltakelse i Læringsmiljøprosjektet 13 vil bidra til en heving av kompetansen hos ansatte på temaet. Foreløpig er prosjektet i startgropen for skolene på Vikhammer, men det forventes at alle 11 (NOU 2015: ) 12 Agression Replacement Training. Et program for trening i moralsk resonnering, sinnekontroll og sosiale ferdigheter Mobbing i grunnskolen

32 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS ansatte vil involveres og få tilgang til oppdatert kunnskap om mobbing i løpet av prosjektperioden. Flere av de lærerne som er intervjuet påpekte også erfaringer og erfaringsutveksling som en kilde til kunnskap om temaet mobbing. Lærerne arbeider i stor grad i team knyttet til de ulike trinn i skolen. Muligheten til å diskutere problemstillinger og erfaringer med kolleger framheves som en viktig kilde til egen kunnskap. Elevsaker er gjerne en fast post på programmet i team og trinnmøter for lærerne. Utfordringer og mistanker om at noe uheldig foregår mellom elevene diskuteres gjerne på trinn/team før man eventuelt tar det videre til ledelsen. Enkelte lærere og rektorer mener at man i enkeltsaker har ventet litt for lenge med å løfte saken til ledelsen. Rektorene er samstemte i at man ønsker en kultur hvor sakene tas umiddelbart, og at lærerne ikke «venter og ser». De ønsker heller at det meldes litt for mange saker enn én sak for lite Avdekking av mobbing På nasjonalt nivå antydes at mer enn barn og unge i grunnopplæringen blir utsatt for mobbing (Elevundersøkelsene). Mange av disse barn og unge får ikke den hjelpen de skal og bør få, for å ha et godt psykososialt læringsmiljø. For at skolene skal kunne gjøre noe med situasjonen til den enkelte eleven, så er man avhengig av at mobbingen avdekkes. I intervju har revisor bedt om oppfatninger av hvem som faktisk varsler om at mobbing skjer. Både rektorer, lærere og foreldre viser til at de fleste mobbesaker avdekkes og meldes av foreldre/foresatte, eller i en jevn fordeling mellom ansatte i skolen og foreldre/foresatte. Det er kun unntaksvis at saker varsles av elever. Skolehelsetjenesten og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) er aktører i skolen som også kommer tett på elevene, og hvor man kan forvente at disse varsler skoleledelsen ved mistanke om mobbing. Rektorene viser til det samarbeidet de har med disse tjenestene, eksempelvis gjennom ressursteam ved skolene. De er trygge på at både helsesøster og PPT varsler om de har mistanke om at det foregår mobbing. PPT skriver følgende på spørsmål om de har bidratt til å avdekke mobbing i skolene de siste to årene: «PPT har varslet skoleledelsen 3-4 ganger om observerte mobbesaker og kommunepsykolog 1 gang gjennom de siste 2 årene, ellers blir vi kontaktet for samarbeid fra skolen. Sakene er fulgt opp med bl.a. observasjoner, elevsamtaler og samarbeidsmøter mellom foreldre, skole og PPT. PPT og kommunepsykologene har varslet skoleledelsen om forhold som man tenker at ikke bidrar til et bra læringsmiljø og som medfører at enkeltelever føler seg utrygge i ulike læringsmiljøsituasjoner, uten at dette er definert som direkte mobbing.» - Mobbing i grunnskolen

33 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Ansatte i skolene, både ledelse og lærere, uttrykker at de kontinuerlig ser etter tegn på trivsel/mistrivsel hos elevene. Man har i kommunen en spesiell oppmerksomhet knyttet til fravær hos elevene, og man har egne rutiner for oppfølging av bekymringsfullt fravær. På spørsmål om hvor mobbing antas å skje og hvor man eventuelt er ekstra oppmerksom, så svarer alle at man har en ekstra oppmerksomhet i overgangssituasjoner, friminutt og spesielle geografiske områder som kan være skjermet for vokseninnsyn. Ved barneskolene er utearealene inndelt i soner/roder hvor voksne har instruks om å oppholde seg og observere. Dette gjør man for å sikre seg at det er nærvær av voksne på hele skolens uteområde når ungene har utetid. I følge rektorer og lærere så forsterkes dette voksennærværet om man mistenker at noe uheldig foregår mellom to eller flere elever. Lærerne og rektorene har en sterk oppfatning av at de er «tett på» elevene, både i klasserommet og ellers i skoletiden. Lærerne mener at de fort oppdager om en elev har en god dag eller om det er noe som tynger. Både gjennom observasjon og daglige samtaler så mener de at utfordringer håndteres i stor grad før det utvikler seg til eksempelvis mobbing. I tillegg har man systematiske samtaler med eleven om faglig utvikling og sosialt miljø. Dessuten er mobbing et eget punkt i malen for gjennomføring av kontaktsamtaler med elever og foreldre. Ansatte mener derfor å ha god oversikt over elevmiljøet i egne klasser og trinn. Allikevel ser man fra tid til annen at det dukker opp saker som man ikke har vært klar over. Elevundersøkelsene er en god støtte i å bekrefte om det inntrykket man har av egen klasse, stemmer overens med det elevene selv gir uttrykk for. Skulle elevundersøkelsen vise at det er tilfeller av mobbing som man ikke vet om, så viser lærerne til at de iverksetter undersøkelser for å forvisse seg om tilstanden i egen klasse. Elevundersøkelsen er supplerende informasjon til det de ansatte i skolene allerede vet om det psykososiale miljøet ved skolen. Alle skolene har en gjennomgang av resultatene fra elevundersøkelsen på skolenivå. Deretter gjennomgår lærerne resultatene for de respektive trinn for å finne ut om det er behov for nærmere undersøkelser. Ved enkelte skoler og i enkelte klasser har det vært behov for å gå videre med ikke-anonyme undersøkelser og sosiometriske undersøkelser. FAU-lederne bekrefter at skolens resultater fra elevundersøkelsen blir presentert for dem, men revisors inntrykk er at det varierer mellom skolene hvor god diskusjon det blir om resultatene, og hvor aktive skolemiljøutvalgene er i oppfølgingen av dem. Ifølge FAU-lederne har ikke diskusjonene medført at skolemiljøutvalgene har foreslått egne tiltak. I tabellen under gjengis hva elevene selv rapporterer angående mobbing i perioden i elevundersøkelsen. Selv om tallene varierer noe, så kan det synes som om omfanget - Mobbing i grunnskolen

34 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS har en fallende tendens over disse årene. Den mest entydige tendensen finner vi på nasjonalt nivå, hvor det synker jevnt, men også på regionalt og lokalt nivå kan det antydes en nedgang. Tabell 1. Andel elever som har opplevd mobbing 2 3 ganger i måneden eller oftere (prosent). 2013/ / /16 Malvik kommune (7.trinn) 9,2 5,0 6,7 Malvik kommune (10.trinn) 7,1 2,8 4,3 Sør-Trøndelag (7.trinn) 5,4 5,7 4,9 Sør-Trøndelag (10.trinn) 5,2 5,3 4,5 Nasjonalt (7.trinn) 5,4 4,8 4,5 Nasjonalt (10.trinn) 5,0 4,7 4,2 Kilde: skoleporten.no Variasjonen i det rapporterte omfanget av mobbing kan være et resultat av utvalgsstørrelse, dvs. mindre utvalg er mer sårbare for tilfeldige variasjoner enn større. Dette kan man se ved at variasjonene er mindre for tallene for alle kommunene i Sør-Trøndelag og for de nasjonale tallene. Tilsvarende vil variasjonene øke om man sammenligner tall mellom enkeltskoler. Ser man på tallene for Sør-Trøndelag og på de nasjonale tallene, så er tendensen at omfanget av mobbing som rapporteres synkende. Revisor har innhentet data for antall mobbesaker med enkeltvedtak ved de fire skolene som er besøkt. Tallene viser at antallet enkeltvedtak har økt i perioden I 2013 var det 9 enkeltvedtak i mobbesaker ved de fire skolene, i 2014 var det 14 og i 2015 var det 24. Sammenligner man tall for omfang av antall enkeltvedtak i mobbesaker og omfang av mobbing rapportert i elevundersøkelsene , så kan de synes å ha en motsatt utvikling. Èn mulig tolkning kan være at det meldes mer, avdekkes mer og iverksettes effektive tiltak tidligere. En annen tolkning kan være at vedtak og tiltak evalueres hyppigere, noe som utløser behov for flere vedtak for samme elev. 3.3 Revisors vurdering Det er viktig at lærerne kjenner til elevenes rettigheter til et godt psykososialt læringsmiljø, at de kjenner sin egen handlingsplikt i forhold til dette og at de vet hva som er skolens prosedyrer for å håndtere slike saker. Både lærere og rektorer bekrefter at slik informasjon blir gitt, og at de er trygge på at ansatte ved skolene vet at de skal varsle skoleledelsen i slike saker. Enkelte informanter viser til at de har lett en del for å finne viktig informasjon (eks planer), noe som tyder på at planer, rutiner og prosedyrer burde vært samlet og lettere tilgjengelig for ansatte. - Mobbing i grunnskolen

35 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Revisors vurdering er at ansatte synes å få tilfredsstillende informasjon, og ha tilstrekkelig kunnskap om, de rettigheter, plikter og prosedyrer som følger ved mistanke om mobbing. Det vurderes derimot som en svakhet at kommunen ikke har samlet lov og regelverk, planer, rutiner og prosedyrer på en slik måte at det er lett tilgjengelig for ansatte. Skolene har innført en praksis med at viktig informasjon, deriblant om rettigheter til et godt psykososialt skolemiljø, sendes til foreldre med krav om bekreftelse på at informasjonen er lest (signering av svarslipp). I tillegg bekrefter både ansatte og FAU-representanter at psykososialt læringsmiljø er tema på foreldremøter og i kontaktsamtaler med foreldre. Mobbing tas opp som eget punkt i elevsamtaler og kontaktsamtaler ved skolene. Revisors vurdering er derfor at skolene oppfyller informasjonsplikten overfor foreldre når det gjelder retten til et godt skolemiljø. Tilstedeværelse av voksne og tilsyn synes å være et tiltak skolene satser på. Barneskolene har en egen instruks og bemanningsplan for de ulike delene av uteområdet, slik at man sikrer at alle delene av uteområdet har voksennærvær. Hensikten er både å hjelpe barn inn i leken, bistå om noe skjer og å observere. Etter revisors syn er skolenes arbeid med å sikre fungerende tilsynsordninger et viktig bidrag til både forebygging og avdekking av mobbing. For å føre systematisk oversikt med det psykososiale miljøet og avdekke mobbesaker, er det anbefalt at resultatene fra elevundersøkelsen brukes i evalueringen av skolens arbeid, og ved drøfting av forbedringstiltak for neste skoleår. Skolene gjennomfører elevundersøkelsen som forutsatt, og skolene analyserer resultatene. Behandlingen av resultatene skjer både på skolenivå og på trinn. Resultatene presenteres også i skolemiljøutvalget og er i varierende grad utgangspunkt for nyttige diskusjoner. Revisor vurderer at skolenes behandling av resultater fra elevundersøkelsene i hovedsak er tilfredsstillende. Det er også verdt å merke seg tendensen til at omfang av mobbing er på vei ned på landsbasis, og at et økt omfang av enkeltvedtak i mobbesaker kan være et uttrykk for at det arbeides mer systematisk for å avdekke mobbing. - Mobbing i grunnskolen

36 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 4 Oppfølging av mobbesaker I dette kapittelet belyser vi hvordan skolene rent faktisk følger opp mobbesaker, det vil si saker der skolen har avdekket mobbing enten på egen hånd eller ved melding fra elev, foresatte eller andre aktører. Vurderingene baserer seg på gjennomgang av systemer fra et utvalg skoler, jf. kap. 2 foran, og stikkprøvekontroll av et utvalg saker fra disse skolene. 4.1 Revisjonskriterier Krav til faktisk oppfølging 14 Skoleeier (kommunen) har alltid det overordnede ansvaret for at skolene oppfyller elevenes rettigheter etter opplæringsloven, jf. opplæringsloven Skoleeier kan dermed ikke fraskrive seg sitt ansvar ved å vise til at ansvaret etter 9A-3 tredje ledd er lagt til skolen ved rektor. Skolens ledelse må sørge for at skolen forfølger saken på en egnet måte slik at elevens rett til et godt psykososialt miljø oppfylles. Ofte vil det være behov for å iverksette tiltak knyttet til elevens psykososiale miljø når det oppdages at en elev er utsatt for krenkende ord eller handlinger. Det må vurderes konkret i hvert tilfelle hva som er egnede tiltak og hvem tiltakene skal settes inn mot. Dersom det er et tilfelle av mobbing vil det ofte være viktig å sette inn tiltak mot mobberen. Det er viktig at skolen på en eller annen måte redegjør skriftlig for de tiltakene de har tenkt å iverksette. Internt bør skolen føre en logg eller lignende over de tiltak som settes i gang som vedrører det psykososiale miljøet ved skolen. I forbindelse med en eventuell senere sak vil en slik logg også være en viktig dokumentasjon på hva skolen faktisk har gjort i forhold til det psykososiale miljøet og konkrete hendelser. Skolen må også evaluere tiltakene de har iverksatt og se om disse faktisk fører til at elevens psykososiale miljø fremmer helse, trivsel og læring, jf. 9a1. Dersom tiltakene ikke fører til at eleven får det bedre, må skolen avgjøre hvilke andre tiltak som skal iverksettes. Tiltak som ikke fungerer er ikke tilstrekkelig. Skolens plikt er ikke oppfylt før elevens psykososiale miljø er i samsvar med 9a (Utdanningsdirektoratet 2010) - Mobbing i grunnskolen

37 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Skolens plikter i utredning og oppfølging av en mobbesak kan oppsummeres slik: Skolen bør gjennomføre samtaler med o den som er blitt plaget, for å skaffe informasjon og gi støtte. Husk at en som er blitt mobbet, som regel underdriver. o foreldrene til den som er plaget. o den som mobber. o mobbernes foreldre hver for seg. Ikke la foreldrene selv ordne opp i elevgruppa. Rektor skal avgjøre om det skal fattes enkeltvedtak når skolen har oppdaget mobbing. Skolen bør sette inn sanksjoner overfor mobbere dersom det er nødvendig, og dokumentere sanksjonene. Skolen skal følge mobbesituasjonen inntil den opphører helt. Skolen bør bruke tilgjengelig ekspertise, PP-tjenesten eller andre ressurspersoner i eller utenfor kommunen Krav til saksbehandlingen Opplæringsloven Kapittel 9A inneholder noen særskilte regler om saksbehandlingen når det er eleven/foreldrene som ber om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet til eleven etter 9A- 3 tredje ledd. Her er det fastsatt at når eleven/foreldrene henstiller om tiltak etter 9A-3 skal saken behandles etter saksbehandlingsreglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven (Justis- og beredskapsdepartementet 1967). Lovens 9A-3 tredje ledd fastsetter også at saken skal behandles snarest mogleg og dersom det ikke er truffet et enkeltvedtak innen rimeleg tid kan eleven/foreldrene klage som om skolen hadde truffet et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 15. For øvrig inneholder ikke opplæringsloven kap. 9A krav til saksbehandlingen, men behandlingen av saker etter 9A-3 må skje i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Dette innebærer blant annet at følgende regler gjelder og har betydning for skolens saksbehandling: kravet til forsvarlig utredning av saken i 17 kravet til begrunnelse i 23, 24 og 25 rett til partsinnsyn, jf. 18 og 19 krav til skriftlighet i Dvs. at elev/foreldre kan påklage saksbehandlingen (innhold/tid) og tiltakene fra skolens side (mangel, feil, virkning). - Mobbing i grunnskolen

38 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS krav om underretning av vedtaket etter 27 klageadgang i 27 Skolene må innhente kompetanse der dette er nødvendig for å oppfylle utredningsplikten (ppt, barnevern, BUP,skolehelse osv). 16 Skolene har en generell dokumentasjonsplikt, og i arbeidet med håndtering av mobbesaker er det ekstra viktig at skolen dokumenterer sin virksomhet. En helt sentral del av dokumentasjonen er selve enkeltvedtaket, men skolen bør også dokumentere de delene av virksomheten som ikke passer å dokumentere i enkeltvedtaket. Alle vurderinger, tiltak, evalueringer av tiltak osv. bør dokumenteres. 17 I Rundskriv Udir heter det: Internt bør skolen føre en logg eller lignende over de tiltak som settes i gang som vedrører det psykososiale miljøet ved skolen. I forbindelse med en eventuell senere sak vil en slik logg også være en viktig dokumentasjon på hva skolen faktisk har gjort i forhold til det psykososiale miljøet og konkrete hendelser. Disse sakene inneholder personopplysninger som ofte kan være sensitive, og det er derfor viktig at skolene har et system som sikrer en trygg og sikker behandling av dem, herunder sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, ødeleggelse og spredning (informasjonssikkerhet) Data I det følgende omhandles data for hvordan skolene håndterer mistanke og varsel om mobbing ved skolene i Malvik Praksis for oppfølging av mistanker og varsel om mobbing Alle som er intervjuet i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen er spurt om de kan beskrive hva skolens ansatte gjør når de har mistanke om at mobbing foregår. Denne framstillingen er basert på de fellestrekk som er nevnt i disse beskrivelsene. Alle saker er 16 (Utdanningsdirektoratet 2010) 17 Jf. bla. «Arbeid mot mobbing», veileder fra Udir (Utdanningsdirektoratet 2011) og rundskriv «Retten til et godt psykososialt miljø» (Utdanningsdirektoratet 2010). 18 Jf. personopplysningsloven 11, 13, 14 m.v. Revisor presiserer at vi i denne undersøkelsen ikke har vurdert skolens behandling av personopplysninger opp mot kravene i personvernloven konkret (Justisog beredskapsdepartementet 2000). - Mobbing i grunnskolen

39 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS individuelle, og avhengig av den informasjonen man har, så håndteres også saker til dels på ulik måte. Det være seg omstendigheter ved avdekkingen (hvem, hvor, når), hvor mange som er involvert, hvilke tiltak som iverksettes osv. Det synes allikevel å være flere fellestrekk i hvordan dette praktisk håndteres. Rektorer og lærere forteller at det første skolene gjør om de avdekker at mobbing foregår, er å omgående ta en prat med eleven som er utsatt for mobbingen. Dernest kalles det raskt inn til et møte med foreldrene til eleven som angivelig er utsatt for mobbing. Det føres referat fra alle møter med foreldre. På bakgrunn av den informasjonen man har fra elev og foreldre, så gjøres en vurdering av saken og behov for videre undersøkelser. Om vurderingen er at man skal gå videre med saken, så tar man møte med den som angivelig mobber og dennes foreldre. I dette møtet understrekes gjerne alvoret i mobbing, både i forhold til ordensreglement, regelverk og konsekvenser av mobbing. Når man har dokumentert fakta i saken, så gjøres en vurdering av hvilke tiltak som skal iverksettes og det skrives et enkeltvedtak knyttet til den eleven som har vært utsatt for mobbing. I den grad tiltak er hensiktsmessig å innføre overfor mobber, så skrives det enkeltvedtak også for denne eleven. Ansvar for iverksetting av tiltak og oppfølging av de involverte blir gjerne lagt til kontaktlærer for mobbeofferet. Tiltakene vil i stor grad variere ut i fra hva som er hensiktsmessig i den enkelte situasjonen. Det tiltaket som er mest utbredt er samtaleoppfølging med eleven(e), altså at det fastsettes jevnlige samtaler mellom kontaktlærer og elev, hvor eleven får gi uttrykk for hvordan situasjonen utvikler seg. Ofte vil mobbingen opphøre ganske raskt når skolen har hatt samtaler med de involverte. Det kan allikevel være aktuelt med andre tiltak for å redusere eller kontrollere kontakten mellom mobber og mobbeoffer. Her har eksempelvis skolene både satt inn tett voksenfølge i friminutt og man har foretatt plassbytter i klasserom. Enkelte rektorer viser også til at man har sett seg nødt til å foreta klassebytter i mobbesaker. Èn rektor viser til at skolen i en mobbesak gikk til det skritt å overflytte mobber til en annen skole. Rektor presiserer at dette er et uvanlig og sterkt virkemiddel i slike saker. Det viktigste i en mobbesak er at man får stoppet mobbingen, og at den som har vært utsatt for dette opplever å ha et trygt og godt psykososialt skolemiljø. Tiltakene er virkemidler for å oppnå dette. Bekreftelsen på at tilstanden i skolemiljøet er bra for den enkelte må nødvendigvis komme fra eleven selv og miljøet rundt eleven. Oppfølging av de elevene som har vært utsatt for mobbing, og evaluering av tiltakenes virkning er derfor helt avgjørende for å oppnå nødvendig bekreftelse. Ansatte i skolene forteller i intervju at man har oppfølgingssamtaler med de elevene som har vært mobbet, og at dette er et ansvar som ligger til kontaktlærerne. - Mobbing i grunnskolen

40 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Det er mange tjenester som yter støtte og bistand til skolenes ordinære aktivitet. Både skolehelsetjeneste og pedagogisk-psykologisk tjeneste er en del av et godt etablert samarbeid. I intervju er ansatte i skolene spurt om helsesøster og PPT sin rolle i å følge opp mobbesaker. Her vises det til at begge instanser kobles på enkeltsaker etter behov, at de fungerer som diskusjonspartnere og rådgivere for skolene. Helsesøster kan også ha et konkret oppfølgingsansvar for enkeltelever gjennom samtaler. PPT svarer slik på spørsmål om de har deltatt i konkret oppfølging av mobbesaker siste to år: «Ja, flere saker. Deltakelse i samarbeidsmøter skole/hjem, elevsamtaler, delaktighet i undersøkelsesfasen (observasjoner) Veiledning på skriving og oppfølging av vedtak, evaluering av igangsatte tiltak, bruk av INNBLIKK (kartleggingsverktøy- dette var etter henvisning på mobbing). Vi blir i noen saker bedt om å gå inn på observasjoner som et ledd i avdekkingen / og bes om forslag til tiltak. Vi er med i drøftinger i skolens ressursteam, har drøftinger med rektor/skoleledere. Mobbing er også avdekt gjennom klassemiljøarbeid/læringsmiljøarbeid hvor klassens/trinnets hierarki og grupperinger har blitt avdekt fra PPT. I èn sak har PPT utarbeidet en sakkyndig uttalelse hvor vi vurderte elevens rettighet til et godt psykososialt miljø. I fraværsteam er det registrert at i 7 av 38 saker vurderes tidligere eller pågående mobbing som en av de opprettholdende faktorene for fravær. I alle disse sakene er mobbing drøftet med foreldre og skolen.» Det er ikke innhentet informasjon fra barnevern, politi eller andre aktører som har et etablert samarbeid med skolene. Fra rektorenes side vises det til et godt samarbeid med disse, men at disse i liten grad varsler eller bidrar i oppfølgingen av mobbesaker Saksbehandling i mobbesaker Skolene, som er en del av offentlig forvaltning og tjenesteyting, er forventet å følge et omfattende regelverk. Regelverket omhandler ikke kun den faglige utøvelsen av tjenesten. Skolene må også forholde seg til regelverk om saksbehandling, arkiv, offentlighet osv. Mye av særlovgivningen inneholder også krav til dokumentasjon og oppbevaring av dokumentasjon for å kunne ivareta rettsikkerheten til den enkelte bruker. For å kvalitetssikre og effektivisere saksbehandlingen legger kommunen til rette med kvalitetssystem, dvs samle og gjøre tilgjengelig aktuelt lovverk, rutiner og prosedyrer, og utarbeider skjema og maler som saksbehandlere kan benytte. Enkelte rektorer har i intervju gitt uttrykk for at eksisterende mal for å fatte vedtak vedrørende elevenes skolemiljø (kap 9A) har vært for svak, og at de har begynt å anvende andre maler (fra Udir osv). Kommunen har utarbeidet ny mal for enkeltvedtak etter Kapittel 9A og kommunalsjef viser til at den vil bli tilgjengelig for rektorene høsten Mobbing i grunnskolen

41 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS I mobbesaker er det rektors enkeltvedtak som stadfester at det er et brudd på elevens rett til et godt psykososialt miljø og skolens plikt til å iverksette tiltak for å gjenopprette et trygt og godt skolemiljø. Enkeltvedtaket gir elev og foreldre en bekreftelse på at skolen anerkjenner forholdet og at den akter å utbedre dette. I tillegg gis eleven en klagerett i forhold til om de tiltak som iverksettes er tilstrekkelige og hensiktsmessige, og innsyn i all dokumentasjon som ligger til grunn for vedtaket. I tillegg til formkrav og krav til innholdet i enkeltvedtaket, har også skolen en plikt til å veilede og å underrette partene i saken. For å undersøke om skolene i Malvik håndterer sakene korrekt har revisor foretatt en gjennomgang av 22 enkeltvedtak knyttet til mobbesaker i perioden Det er foretatt et utvalg på 4 6 saker ved fire skoler i Malvik. I de følgende avsnittene oppsummeres funn fra gjennomgangen av enkeltvedtakene med hensyn til de enkelte krav som gjelder Vedtak individualisert Et viktig krav til enkeltvedtak knyttet til 9A-1 er at de er individualisert, det vil si at rektor må begrunne og fatte vedtaket ut i fra den aktuelle elevens situasjon og behov. Et standardisert vedtak (som for eksempel gjelder elever i en gitt type situasjon) vil betraktes som en saksbehandlingsfeil. Alle de vedtak (22 av 22) som revisor har gjennomgått er individualisert. Vedtakene er alle formulert på en slik måte at begrunnelse for vedtak og tiltak er med utgangspunkt i den enkelte elev Brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt miljø ( 9A-1) Enkeltvedtaket må stadfeste om det foreligger et brudd på elevens rett til et godt og trygt psykososialt skolemiljø ( 9A-1) eller ikke. I 6 av 22 enkeltvedtak er det eksplisitt uttrykt at eleven ikke får oppfylt retten til et godt psykososialt miljø. I ytterligere 11 vedtak er det indirekte gjort rede for at det foreligger brudd på 9A-1, men hvor dette ikke eksplisitt stadfestes i vedtaket. For 5 av 22 vedtak framgår det ikke at enkeltvedtaket stadfester et brudd på elevens rett til et godt fysisk og psykososialt miljø Forsvarlig utredet sakens fakta For å kunne fatte et enkeltvedtak i en sak så må sakens sider være tilstrekkelig opplyst. Skolen må derfor foreta undersøkelser av fakta i saken og gjøre rede for disse i vedtaket. 19 Se Vedlegg 1 for oppsummeringstabell for gjennomgang av enkeltvedtak. - Mobbing i grunnskolen

42 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Revisors gjennomgang av vedtakene viser at 12 av 22 vedtak har framstilling av fakta som gjør at saken kan betraktes som tilstrekkelig opplyst. For 6 av 22 vedtak er faktaframstillingen mangelfull i forhold til å beskrive fakta i saken, mens ytterligere 4 vedtak har delvis mangelfulle faktaframstillinger. Mangelfulle eller delvis mangelfulle faktaframstillinger medfører at det vil være vanskelig å begrunne et vedtak med utgangspunkt i beskrivelse av de faktiske forhold i saken Begrunnelse for vedtaket Et enkeltvedtak må basere seg på en faktaframstilling av den aktuelle saken, og begrunnelse og vedtak må med rimelighet kunne føres tilbake til disse fakta. Begrunnelsen bør foruten å vise til lovgrunnlaget og fakta i saken, også nevne de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøvingen av forvaltningsmessig skjønn. Med dette menes at skolen må nevne hvilke forhold som er vektlagt i vurderingen av lov og fakta. Revisors gjennomgang viser at det er 9 av 22 vedtak som har en tilfredsstillende begrunnelse for enkeltvedtaket. I 10 av 22 vedtak mangler begrunnelse for vedtaket, mens ytterligere 3 vedtak har delvis mangelfulle begrunnelser for vedtaket med utgangspunkt i faktaframstillingen Framgår hvilke tiltak som skal bidra til å tilfredsstille 9A-1 I tillegg til å fastslå et eventuelt brudd på elevens rett til et godt og trygt skolemiljø, så er det et krav at enkeltvedtaket skal synliggjøre hva skolen akter å gjøre for å gjenopprette et godt og trygt miljø for eleven. Samtlige vedtak som er gjennomgått inneholder beskrivelse av tiltak fra skolens side som skal bidra til å stoppe mobbingen og skape et godt og trygt psykososialt miljø for eleven. Revisor har ikke tatt stilling til hvorvidt tiltakene er hensiktsmessige «Snarest mulig» - skolens saksbehandlingstid I saker etter 9a-3 tredje ledd skal skolen snarast mogleg fatte enkeltvedtak etter reglene i forvaltningsloven. Hva som vil være snarast mogleg må vurderes konkret i den enkelte saken. Dette vil avhenge av blant annet alvorlighetsgraden i det forholdet som elever og foreldre vil ha endret. Dess alvorligere forholdet er, dess strengere krav vil settes til hvor fort et enkeltvedtak må være fattet. Dersom det foreligger alvorlig fare for liv og helse må det settes i verk tiltak umiddelbart. For å kunne vurdere skolens saksbehandlingstid er det viktig at vedtaket inneholder dato/tidspunkt hvor skolen ble gjort kjent med eller avdekket forholdet. Tilsvarende er det viktig at vedtaksdato framgår. - Mobbing i grunnskolen

43 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS For de vedtakene som revisor har gjennomgått, så er det 13 av 22 vedtak som har tilfredsstillende opplysninger om dato/tidspunkter, dvs opplysning om når skolen er gjort kjent med forholdet og dato for vedtak. Det er 9 av 22 enkeltvedtak som er mangelfulle med hensyn til slike opplysninger. Den hyppigst forekommende mangelen er at det ikke opplyses når skolen ble gjort kjent med forholdet, noe som gjør det vanskelig å bestemme hvor lang saksbehandlingstiden har vært. For de kontrollerte vedtakene hvor saksbehandlingstid har latt seg bestemme, vurderes alle å være fattet innen rimelig tid Skriftlig underrettelse av part(er) Forvaltningslovens 27 stiller krav til at partene i saken skal underrettes skriftlig om det vedtak som er fattet. For elever i grunnskolen vil dette i all hovedsak bety foresatte eller verge. Revisors gjennomgang av enkeltvedtak viser at alle (22 av 22) enkeltvedtak er adressert til elevens foresatte. For enkelte saker, hvor det er delt omsorg for barnet/eleven, så framkommer ikke to adressater på vedtakene. Dette skyldes funksjoner i saksbehandlingssystemet. Rektor har bekreftet at vedtak er sendt begge foreldre Opplyses klageadgang I forvaltningslovens 27 vises det til at enkeltvedtaket skal inneholde opplysninger om adgangen til å klage på vedtaket, klageinstans og de frister som gjelder for slik klage. I all hovedsak kan den som er part i saken eller har rettslig klageinteresse framsette en klage med hensyn til vedtakets innhold, saksbehandlingstid, manglende oppfyllelse av vedtaket og saksbehandlingsfeil. Samtlige vedtak (22 av 22) er korrekt utformet med hensyn til opplysninger om klageadgang over enkeltvedtaket Opplyses mulighet for å få utlevert/se sakens dokumenter Forvaltningslovens 18 gir partene en rett til å få gjøre seg kjent med sakens dokumenter, og 27 understreker at dette skal gjøres kjent for partene ved underretning om vedtaket. Ingen av de vedtakene revisor har gjennomgått sier noe om at partene har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter Skolenes rutiner for dokumentasjon Skolene har, som all annen offentlig virksomhet, en generell dokumentasjonsplikt en plikt til å dokumentere sin virksomhet. Når det er snakk om mobbesaker, er det ekstra viktig at skolene - Mobbing i grunnskolen

44 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS er påpasselige med å sørge for god, systematisk dokumentasjon av hvordan de håndterer sakene. Revisor har i intervju med lærere og rektorer stilt spørsmål om hvordan skolene håndterer opplysninger om elevene og hvordan skolens dokumenterer sitt arbeid med mobbesaker. Alle skolene har elevmapper, hvor all arkivverdig dokumentasjon om eleven lagres. I tillegg har man kommunens saksbehandlings- og arkivsystem (Ephorte), Fronter (læringsplattform) og skolens egne serverområder for lagring av informasjon elektronisk. De lærerne vi har intervjuet sier også at lærerne lagrer mye egenprodusert dokumentasjon om elevene i fysiske permer og på mapper på egne arbeidspc-er. Dokumentasjon i forbindelse med saker som omhandler mobbing og krenkelser inneholder gjerne opplysninger som kan karakteriseres som sensitive personopplysninger. Dette er et område skolene har hatt oppmerksomhet på over tid, men hvor kommunen ifølge rektorene ikke har hatt et tilfredsstillende system på plass. I 2016 implementerer skolene Oppad Sikker Arbeidsflyt (OSA) for å ivareta sensitive data i skolene. En av rektorene beskriver situasjonen i Malvik slik: «Rektor forteller at det aller meste dokumenteres når det gjelder undersøkelser, samtaler, møter osv i tilknytning til de enkelte sakene. Dessverre har man i skolene ikke hatt tilstrekkelig system for å samle og arkivere alt det som dokumenteres. Mye er derfor samlet i den enkelte lærers «arkiv», dvs i permer og notatbøker. Selve enkeltvedtaket og oppfølgingen av dette er selvfølgelig arkivert på trygg måte. Rektor har understreket at lærerne ikke får lov til å kaste/makulere noe av den dokumentasjonen de har. Nå har kommunen skaffet Oppad sikker arbeidsflyt (OSA) som administrativt verktøy for lærerne, noe som skal føre til at man tar vare på logger, notater og referater på en helt annen måte enn tidligere. Håpet er at man skal komme bort fra alle de private arkivene og over til trygg lagring av slik dokumentasjon. Skolen holder fortsatt på med implementeringen av OSA, og man jobber med å utforme tilstrekkelig med maler og skjema. Nå er mye på plass, så den videre jobben handler om å trygge ansatte på bruken av systemet.» Situasjonen bekreftes av rektor ved en annen skole: «Skolen har innført Oppad sikker arbeidsflyt. Dette er et administrativt system for lærerne som sikrer at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en trygg og riktig måte. Skolen har selv vært med og utarbeidet alle maler som ligger i systemet. Her logger lærerne seg inn og skriver alle notater og logger. Slik det har vært i skolen, så har man hatt lagring i permer og på lokale pc er. De har ikke hatt gode nok verktøy for å ivareta rettssikkerheten til elevene. Nå er det endelig på plass. Lærerne har tatt godt imot dette systemet og de bruker det!» - Mobbing i grunnskolen

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Summen av avsnittene over, tilkjennegir at skolene nå innfører et elektronisk fagsystem for å håndtere dokumentasjon og sikker lagring av sensitive personopplysninger. Rektorene uttrykker en usikkerhet for den dokumentasjonen som lærerne selv har liggende i permer og på egen pc. 4.3 Revisors vurdering Det er anbefalt at man raskt gjennomfører samtaler med den man mistenker er utsatt for mobbing, dennes foreldre, den som eventuelt utøver mobbing og mobberens foreldre. De beskrivelser som er gitt av hvordan skolene i Malvik håndterer mistanker om mobbing samsvarer godt med disse anbefalingene. Skoleledelsen er koblet tidlig inn i sakene og følger opp saksbehandlingen. Det iverksettes tiltak og fattes om nødvendig nye vedtak om tiltak må forlenges eller endres. Skolen, som oftest ved kontaktlærer, har ansvaret for å følge opp sakene helt til at den som er utsatt for mobbingen bekrefter at mobbingen har opphørt. Både rektorer og PPT bekrefter at skolen kobler inn ekstern kompetanse etter behov. Revisor vurderer derfor at den praktiske oppfølgingen av mobbesaker ved skolene er tilfredsstillende. Enhver mobbesak er unik og skolene må iverksette tiltak med hensyn til den aktuelle saken. Revisor har ikke vurdert hvor hensiktsmessige eller effektive de enkelte tiltakene har vært i den enkelte sak. Dette ville blant annet krevd opplysninger fra mobbeofrene, noe revisor ikke har innhentet med bakgrunn i at det kunne oppleves som en ytterligere belastning for disse. Revisor kan derfor ikke vurdere om det burde vært iverksatt andre eller bedre tiltak. Revisor har gjennomgått 22 enkeltvedtak som er fattet ved skolene i perioden Hensikten med denne gjennomgangen var å se om skolene har en forsvarlig saksbehandling i mobbesaker. Gjennomgangen av enkeltvedtakene viser at skolene til dels har store mangler i saksbehandlingen. De største svakhetene i saksbehandlingen knytter seg til det å konstatere brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt skolemiljø, framstilling av sakens faktagrunnlag, begrunnelse for vedtaket som fattes og dokumentert saksbehandlingstid. Ingen av de kontrollerte enkeltvedtakene opplyser om muligheten for partene til å få se sakens dokumenter. I den grad man er uenig i vedtak og/eller tiltak, så er det vesentlig for partene å vite at man har rett til innsyn i de dokumenter som saken bygger på. Revisor registrerer at det har skjedd en positiv utvikling i hvordan enkeltvedtak utformes ved skolene gjennom perioden Enkelte skoler har tatt i bruk andre maler for utforming av vedtak og det synes generelt å være en økende bevissthet omkring innholdet i de ulike delene av enkeltvedtaket. Revisor har gjennomgått kommunens mal for enkeltvedtak etter Kap 9A, og de avdekkede svakhetene i enkeltvedtakene samsvarer godt med svake punkter i malen. Det er derfor revisors vurdering at kommunens mal har bidratt til svakheter i - Mobbing i grunnskolen

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS saksbehandlingen. Revisor er gjort oppmerksom på at ny mal for enkeltvedtak etter Kap 9A er utarbeidet i 2016, og at denne nå er tilgjengelig for rektorene å anvende. Den nye malen virker å være tilfredsstillende på alle de punkter revisor har kontrollert, med unntak av at ny mal ikke viser til forvaltningslovens 18 og partenes mulighet for innsyn i sakens dokumenter. Skolene håndterer mye dokumentasjon som inneholder sensitive personopplysninger. Revisjonens undersøkelser viser at slik informasjon fram til nå har blitt lagret på mange ulike måter. Noen av rektorene bekrefter også at de er bekymret for at det trolig er mye sensitiv informasjon som er lagret hos lærerne i permer, bøker og på egne arbeidspc-er. Revisjonen er kritisk til denne praksisen. Det er flere grunner til at en slik praksis er kritikkverdig: det ene er hensynet til trygg og sikker behandling av sensitive personopplysninger. Det andre er hensynet til etterprøvbarhet. Kommunen og skolen kan senere få behov for å dokumentere hvordan de har håndtert for eksempel mobbesaker. Da er det en klar mangel om dokumentasjonen er tapt eller spredt slik at man ikke har oversikt over den. At en lærer har lagret sine notater i en egen perm, hjelper kommunen lite om de trenger å dokumentere hvordan de har håndtert en sak mange år senere, når denne læreren har sluttet. Malvik kommune har nå innført Oppad Sikker Arbeidsflyt, og rektorene håper at dette blir et godt verktøy til å håndtere sensitive personopplysninger. Revisor vurderer det som en risiko at lærerne ikke har sensitive personopplysninger lagret på en tilfredsstillende måte. Det er ikke framkommet informasjon om at det som lærerne har av opplysninger i permer, notatbøker, på egen pc osv skal overføres til Oppad. Det vil derfor fortsatt være en risiko for at sensitive personopplysninger av eldre dato ikke er trygt lagret. - Mobbing i grunnskolen

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 5 Høring I tråd med revisjonsforskriften 8 ble et utkast til rapport oversendt rådmannen den Revisor mottok den en høringsuttalelse til rapporten (Vedlegg 1). Rådmannens høringsuttalelse viser ikke til feil i revisors faktaframstilling. Høringssvaret vies i all hovedsak til å kommentere revisors anbefalinger. I kommentarene til revisors anbefalinger framkommer allikevel informasjon som nyanserer skolenes bruk av kvalitetsvurderingssystemet. For at rapporten skal framstå korrekt, har revisor foretatt endringer i rapportens deler 3.1, 3.2 og 3.3 vedrørende gyldigheten av kvalitetsvurderingssystemet. Tilsvarende er det også gjort endring i avsnitt og avsnitt 6.2. Den substansielle betydningen av dette er allikevel begrenset, da krav til forsvarlig system for å vurdere om opplæringsloven og opplæringsforskriften ( 13-10) blir oppfylt, og krav til betryggende kontroll (Kommuneloven 23-2) uansett gjelder. I rådmannens høringssvar framkommer videre at det gjenstår et arbeid med å legge inn felles rutiner og prosedyrer for opplæringsområdet i kommunens helhetlige kvalitetssystem, men at man vil intensivere dette arbeidet. - Mobbing i grunnskolen

48 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 6 Konklusjoner og anbefalinger 6.1 Konklusjoner I denne forvaltningsrevisjonen er følgende problemstillinger belyst: 1. Jobber skolene i Malvik kommune systematisk for å avdekke mobbing? 2. Håndterer skolene i Malvik kommune mobbesaker i tråd med opplæringsloven? I arbeidet med revisjonen er det framkommet mye informasjon om hvordan kommunen og skolene arbeider med trivsel og sosialt samspill for å forebygge utfordringer blant elevene. En del av dette arbeidet har handlet om å tilføre kunnskap og kompetanse til ansatte i skolene, slik at de er i stand til å avdekke og følge opp mistanker om mobbing. Skolene arbeider systematisk med å innhente og bearbeide kunnskap om elevmiljøet, slik at de eventuelt kan iverksette tiltak. Slik kunnskap innhentes både gjennom elevundersøkelsene, utviklingssamtaler og i daglig kontakt med elevene. Skolene synes også å arbeide systematisk med tilsynsordninger ved overganger og i friminutt, slik at de lettere kan avdekke om det foregår noe uheldig mellom elevene. Revisor konkluderer derfor med at skolene i hovedsak arbeider systematisk for å avdekke mobbing. Revisor vurderer det som en svakhet at informasjon om lov, regelverk, planer, rutiner og prosedyrer ikke er oppdatert og lett tilgjengelig for ansatte. Når skolene har mistanke om at mobbing foregår eller at mobbing er avdekket, må det følges opp med undersøkelser og eventuelt tiltak. Da må skolene også sørge for god saksbehandling og forsvarlig håndtering av dokumentasjon. Skolene synes i all hovedsak å følge prosedyre for håndtering av mobbesaker. Revisor konkluderer derfor at skolene arbeider tilfredsstillende med den praktiske oppfølgingen av mobbesaker per i dag. Det er derimot avdekket store svakheter knyttet til saksbehandlingen av slike saker og hva som er dokumentert i enkeltvedtakene. Dette gjelder blant annet det å konstatere brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt skolemiljø, framstilling av sakens faktagrunnlag, begrunnelse for vedtaket som fattes og dokumentert saksbehandlingstid. Ingen av de kontrollerte enkeltvedtakene opplyser om muligheten for partene til å få se sakens dokumenter. I den grad man er uenig i vedtak og/eller tiltak, så er det vesentlig for partene å vite at man har rett til innsyn i de dokumenter som saken bygger på. I tillegg er det dokumentert at skolene ikke har noen systematisk tilnærming til og behandling av sensitive personopplysninger. Det er fortsatt en stor risiko for at relevant dokumentasjon i sakene ikke - Mobbing i grunnskolen

49 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS blir arkivert og at sensitive personopplysninger kommer på avveie. Revisor konkluderer derfor med at skolene i Malvik ikke håndterer mobbesaker i tråd med opplæringsloven og forvaltningslovens krav til forsvarlig saksbehandling. 6.2 Anbefalinger Revisor anbefaler rådmannen å: Sørge for at gjeldende planer, rutiner og prosedyrer er oppdatert og tilgjengelig for ansatte Sørge for forsvarlig saksbehandling av saker som omhandler opplæringslovens kapittel 9A Sørge for forsvarlig dokumentasjonspraksis knyttet til sensitive personopplysninger. - Mobbing i grunnskolen

50 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Kilder Justis- og beredskapsdepartementet, Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, Available at: Justis- og beredskapsdepartementet, Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), Available at: Kunnskapsdepartementet, Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, Available at: Malvik kommune, Kvalitetsmelding grunnskole 2014 KS-sak 33/15, Available at: dmbid=11092&casetype=casesfremlegg&registryentryid= Malvik kommune, Strategi for arbeid mot mobbing, Available at: dmbid=12784&casetype=casesfremlegg&registryentryid= NOU 2015: 2, Å høre til Virkemidler for et trygt psykososialt skolemiljø, Available at: Utdanningsdirektoratet, Arbeid mot mobbing - Veileder for ansatte og ledere i grunnskolen, Available at: Utdanningsdirektoratet, Retten til et godt psykososialt miljø, Norge. Available at: - Mobbing i grunnskolen

51 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vedlegg 1 Tilbakemelding forvaltningsrevisjon mobbing Tilbakemelding er basert på samtaler og evaluering gjennomført internt i skolene, samt møter mellom kommunalsjef og rektorene samlet. Rådmannen vil innledningsvis si at revisjonen har vært nyttig og har bidratt til økt bevissthet rundt forbedringsområder. Revisjonen har også gitt bekreftelse på at områder det er satt søkelys på de siste årene har vært jobbet godt med på skolene. Som revisor påpeker på side 26 i rapporten: Det viktigste i en mobbesak er at man får stoppet mobbingen, og at den som har vært utsatt for dette opplever å ha et trygt og godt psykososialt skolemiljø. Rådmannen er derfor svært tilfreds med at revisjonen viser at den praktiske oppfølging av mobbing ved skolene er tilfredsstillende. Det har vært stort fokus på avdekking av mobbing i skolene i Malvik de siste årene, og det er derfor ekstra motiverende at revisor konkluderer med at ansatte er opplyst om handlingsplikt, foresatte er informert, inspeksjon i utetid er prioritert, tiltak iverksettes og elevundersøkelsen følges opp. Kommentarer til revisors anbefalinger 1. I rapporten påpekes at det er en svakhet at grunnskolens kvalitetsvurderingssystem, som ligger på kommunens hjemmeside, ikke er oppdatert. Rådmannen vil starte med å beklage at det underveis i revisjonsarbeidet ikke ble klarlagt at når det er snakket om system for kvalitetsvurdering, er det snakk om to forskjellige «system». Kvalitetsvurderingssystem for grunnskolen er, som revisjonen påpeker, ikke oppdatert siden 2013, men ligger fortsatt på kommunens hjemmeside. Rektorene forholder seg i svært liten grad til dette verktøyet, og skal nå bruke nytt kvalitetssystem for hele kommunen. Kvalitetsvurderingssystem for grunnskolen i Malvik ble utarbeidet i 2005 av daværende kommunalsjef. Det ble oppdatert fram til Kvalitetsvurderingssystemet er HTML-basert, og endring i bemanning i 2012 gjorde det vanskelig å videreføre og videreutvikle systemet. Våren 2013 ble det vedtatt å innføre helhetlig kvalitetssystem basert på ISO 9001 for hele kommunen. Det ble i denne prosessen bestemt at rutiner og prosedyrer fra grunnskolens kvalitetsvurderingssystem skulle evalueres og deretter tas inn i nytt felles kvalitetssystem. Kvalitetsvurderingssystemet ble liggende på kommunens hjemmeside inntil videre, og lenker i dokumentet ble oppdatert i Mobbing i grunnskolen

52 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Maler for enkeltvedtak ble opprettet i saksbehandlingssystemet Ephorte, og det er disse malene som er brukt i enkeltvedtak. Utdanningsdirektoratet har siden 2012 videreutviklet sine hjemmesider med regelverk og tilsyn, lover og forskrifter og en mengde lenker, maler og eksempelsamlinger. Det er besluttet at skolene i stor grad skal bruke disse. I felles kvalitetssystem, som ligger på kommunens intranettside, er det så langt innarbeidet rutiner for håndtering av mobbing og for bekymringsfullt fravær. Oppfølging av brukerundersøkelser og gjennomføring av nasjonale prøver og kartleggingsprøver står nå for tur. Dette skal gjøres: Kvalitetsvurderingssystem tas ut fra kommunens hjemmeside. Arbeidet med å legge inn felles rutiner og prosedyrer i nytt helhetlig kvalitetssystem intensiveres. Kommunens hjemmeside har fanen «Arbeid mot mobbing» under område oppvekst. Der ligger strategi og handlingsplan mot mobbing, og lenker til aktuelle sider skal kvalitetssikres. 2. I rapporten påpekes at det er store svakheter i saksbehandling, slik det framkommer i vedtak som er skrevet. Revisor sier det er kommunens mal for enkeltvedtak som har bidratt til svakheter i saksbehandlingen. Revisor har registrert en positiv utvikling av hvordan enkeltvedtak utformes gjennom perioden Kommunen oppfatter revisor dithen at det er store svakheter i saksbehandling, slik den fremkommer i vedtak som er skrevet. Rektorene er ikke intervjuet om saksbehandlingen, men har levert dokumentasjon fra saker. Mal for enkeltvedtak er lagt i saksbehandlingssystemet Ephorte, og det er rådmannens oppgave og ansvar å sørge for at maler er i tråd med lov og forskrifter, og at rektorene får tilstrekkelig veiledning, jamfør opplæringsloven Ny mal for enkeltvedtak er utarbeidet. Det blir videre viktig å bidra til økt kunnskap om forvaltning og god saksbehandling. Kunnskapsdepartementet arbeider med endring i opplæringsloven, og har hatt ute på høring forslag om nytt kapittel i opplæringsloven om skolemiljø. Ett av forslagene er å fjerne krav til enkeltvedtak og kap 9A-4 blir endret. Kunnskapsdepartementet bekrefter at det vil bli vedtatt lovendring om dette våren 2017, og endring skal gjelde fra Mobbing i grunnskolen

53 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Dette skal gjøres: Alle skoleledere får våren 2017 et kurs i forvaltningslov og god saksbehandling. 3. I rapporten anbefales å sørge for forsvarlig dokumentasjonspraksis knyttet til sensitive personopplysninger. På dette punktet har gjennomgang av rapport i ledermøte konkludert med at det er viktig å peke på det faktum at det i 2015 ble gjennomført et utredningsarbeid og en swot-analyse på alle skoler i forbindelse med datatilsynets rapport om elevers/barnehagebarns personvern. Denne analysen resulterte i kjøp av modul Sikker arbeidsflyt i skoleadministrativt system Oppad. Dette er tatt i bruk, og rutiner for oppbevaring av sensitive opplysninger er nå på plass. Rektorene presiserer at mye har endret seg siden sikker arbeidsflyt ble innført. Rådmannen vil påse at dokumentasjonspraksis blir tema på møter hvor også avdelingsledere er tilstede. Avdelingsledere er tett på lærere, og kan veilede og følge opp at rutiner følges. 4. Kommunens sluttkommentar Revisjonen er gjennomført midt i et omfattende utviklingsarbeid knyttet til læringsmiljø og håndtering av mobbing og krenkelser i skolene. Kommunen deltar i Læringsmiljøprosjektet i regi av utdanningsdirektoratet i perioden Målet i dette prosjektet er at skoleeier og alle skoler og også barnehager, skal få høy kompetanse i å forebygge, avdekke og stoppe mobbing og krenkelser. Det er utarbeidet strategi- og handlingsplan, som skal revideres allerede i 2017, etter erfaringer med implementering i skolene. Læringsmiljø og helsefremmende skoler og barnehager har vært tema på felles studiedager for alle ansatte i skolene de siste to årene. Det blir også tema i felles fagdag i november Anbefalinger i revisjonsrapporten vil det bli arbeidet med våren Hommelvik Ester Sandtrø kommunalsjef - Mobbing i grunnskolen

54 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vedlegg 2 Tabell 2. Oppsummering av revisors stikkprøvekontroll av enkeltvedtak etter kap 9a. x = tilfredsstillende, (x) = delvis mangelfull, - = ikke tilfredsstillende - Mobbing i grunnskolen

55 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

56 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - beredskapsarbeid Malvik kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/158-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering til Konsek innen utgangen av juni Vedlegg Prosjektplan beredskapsarbeid - Malvik kommune. Saksutredning Kontrollutvalget hadde en grundig diskusjon om vinkling av forvaltningsrevisjonen under sak 33/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - beredskapsarbeidet i Malvik kommune den Følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til beredskapsarbeid i Malvik kommunen. Rapport leveres i første halvår Revisjonen legger på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalget frem en prosjektskisse til utvalgets møte Revisjon Midt-Norge IKS har i tråd med vedtaket utarbeidet prosjektplan datert Planen følger som vedlegg. Planen inneholder en beskrivelse av området, avgrensninger som ble diskutert i kontrollutvalget og aktuelle problemstillinger. Revisor beskriver videre hvordan gjennomføringen i grove trekk legges opp, samt foreslår ressursramme. Leveringstidspunkt fremgår ikke av prosjektplanen, men sekretariatet har avklart med revisjonen at rapporten kan leveres innen utgangen av juni. Dersom kontrollutvalget signaliserer behov i forkant av møtet vil oppdragsansvarlig revisor delta under behandlingen av saken og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Viser for øvrig til saksfremlegg og protokoll i sak 33/16 i kontrollutvalget og dokumenter som på forespørsel i møtet ble oversendt faste medlemmer i epost Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer at planen er i tråd med signaler gitt i kontrollutvalgets møte Sekretariatet har ikke innvendinger i forhold til foreslått ressursramme og leveringstidspunkt, innen utgangen av juni

57 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: Beredskapsarbeid i Malvik kommune BAKGRUNN Kontrollutvalget i Malvik kommune bestilte i sak 33/16 en forvaltningsrevisjon av beredskapsarbeid i kommunen. Kontrollutvalget ba samtidig om å få forslag til prosjektskisse på sitt møte den I saksframlegget vises det til beskrivelsen av temaet i Plan for forvaltningsrevisjon, hvor det blant annet framgår at kontrollutvalget ønsker fokus på om kommunen er rustet til klimaendringer og mer ekstremvær. Aktuelle områder er hvordan kommunen takler mer nedbør, vind og rasfare, og dimensjonering av ledningsnettet. I bestillingen vises det også til et tilsyn fra fylkesmannen i 2014, som påpekte at kommunen hadde mangler når det gjaldt risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser). I saksframstillingen framgår det videre at kommunen nå har gjennomført ROS-analyse. Utover det fikk kommunen gode tilbakemeldinger fra fylkesmannen på beredskapsarbeidet. Revisjonen var tilstede under kontrollutvalgets behandling av bestillingssaken. Det var rådmannen også, som orienterte om oppfølgingen av fylkesmannens tilsyn og utfordringer i beredskapsarbeidet i dag, slik han så det. Kommunen gjennomførte ROS-analyser, slik det framgår ovenfor. Rådmannen var opptatt av at forvaltningsrevisjonen ble konkret, og at den rettes inn mot det operative beredskapsarbeidet. Han pekte på Plan for kriseledelse, som er mer konkret, og som kan inneholde bedre måleparametre for beredskapsarbeidet enn den overordna planen. 1.1 ANSVAR FOR BEREDSKAP I MALVIK KOMMUNE Samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet er forankret i kommunens samfunnsdel i målformuleringen «Vi er en pådriver i helhetlig og framtidsrettet samfunnsplanlegging». Dette skal oppnås ved å ivareta trygghet og sikkerhet gjennom fokus på samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har gjennomført helhetlig ROS-analyse, som nevnt tidligere. Ut fra denne analysen har det fremkommet risikoreduserende og skadebegrensende tiltak innenfor de ulike hendelseskategoriene. 57 side 1 av 8

58 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: I tiltaksdelen framgår følgende prioriterte tiltak for perioden fram til For å redusere sårbarheten og øke robustheten i samfunnet, vedtas følgende prioriterte tiltak for oppfølging. Dette gjennomføres innen Plan for operasjonalisering på virksomhetsnivå Kommunikasjonsplan risiko- og krise kommunikasjon Rutiner og prosedyrer for beredskapsarbeid Opplæringsplan for kontinuerlig arbeid med CIM Utarbeide ressursoversikt Analysene viser at de hendelsene som både med størst sannsynlighet vil inntreffe og som får de alvorligste konsekvensene, er ekstremvær og langvarig bortfall av strøm. Disse hendelsene vil påvirke nærmest samtlige kritiske samfunnsfunksjoner. Sannsynlighetsreduserende tiltak er kun mulig ved bortfall av strøm og telenett. Konsekvensreduserende tiltak er derfor svært viktig. I generell plan for beredskapsarbeid i Malvik kommune fremgår det at ansvaret for beredskapsarbeidet er organisert etter prinsippet om at den som har ansvar for en virksomhet i normalsituasjon, har også ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser innenfor området (ansvarsprinsippet). Videre heter det at den organisasjon man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjon man har under kriser (likhetsprinsippet). Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå (nærhetsprinsippet) 58 side 2 av 8

59 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: Figur 1 Roller og ansvar i beredskapsarbeidet i Malvik kommune (Malvik kommune, 2013a) Roller Kommunestyret Kriseledelsen Virksomheter Ordfører Rådmannen Beredskapskoordinator Ansvar Overordna ansvar for kriseledelse og beredskap i kommunen Operativt ansvar for etablering, drift og avvikling av kriseledelsen. Sikre at krisen minimaliseres og at kommunen opprettholder funksjonen så lik normalsituasjonen så mulig. Virksomhets administrative og operative beredskapsarbeid. Skal medvirke til at krisen minimaliseres og at virksomheten opprettholder funksjonen så lik normalsituasjonen så mulig. Overordnet ansvar for kommunens beredskapsarbeid Daglig ansvar for kommunens beredskapsarbeid. Påse at kommunen driver forebyggende beredskapsarbeid og bevisstgjøring av forhold som risiko og sårbarhet. Pådriver i forhold til administrativt beredskapsarbeid i kommunen. Bevisstgjøre kommunen på forhold om risiko og sårbarhet. Malvik kommunes administrasjon og tjenester er organisert med to ansvarsnivå: rådmannen (med kommunalsjefer og stab) og 20 virksomheter med sin virksomhetsleder. Dette er illustrert i organisasjonskartet nedenfor: 59 side 3 av 8

60 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: Figur 2 Administrativ organisering i Malvik kommune (malvik.kommune.no) Når det gjelder beredskapsarbeidet, så følger det administrative ansvaret for dette organisasjonsmodellen ovenfor. Beredskapskoodinatoren jobber i rådmannens stab. Det løpende beredskapsarbeidet innebærer bl.a. planarbeid, øvinger og andre forebyggende aktiviteter. Figur 3 Det operative beredskapsarbeidet ved kriser (kriseledelse), er det organisert slik (Malvik kommune, 2013a) Rådgivere Kriseledelse Støtteapparat Virksomheter Deltakere i kriseledelsen: Ordfører Varaordfører Rådmannen Kommunalsjefer 60 side 4 av 8

61 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: Følgende er rådgivere og tiltrer kriseledelsen ved behov Kommuneoverlege Leder eiendomsforvaltning Virksomhetsledere/andre ledere Beredskapskoordinator Lensmann Informasjonsmedarbeider Eksterne involverte faginstanser Støtteapparatet til kriseledelsen utgjør: Loggfører IKT-ansvarlig Servicekontor Kriseteam (Evakuerte- og pårørendesenter EPS) Virksomheter: Virksomhetene i organisasjonen (skoler, barnehager osv.) 1.2 RISIKOVURDERING Malvik kommune har forholdsvis nye planer og ROS-analyser, og et ferskt tilsyn fra fylkesmannens tilsier at dette er tilfredsstillende i henhold til myndighetskrav. Slik vi ser det, noe som er i tråd med kontrollutvalgets vurderinger i sak 33/16, er risikoen nå knyttet til forankring av arbeidet i organisasjonen. Det innebærer løpende forebyggende arbeid i virksomhetene og kompetanse, informasjonsflyt og rutiner for å håndtere eventuelle uønskede og kritiske hendelser som vil ha innvirkning på de aktuelle virksomhetene. KAPITTEL 2.1 AVGRENSING Revisor har i overensstemmelse med kontrollutvalget konkretisert forvaltningsrevisjonen til å vurdere organisasjonens beredskap ut fra Plan for kriseledelse. Vi vil derfor avgrense revisjonen mot risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) og annet planarbeid. Vi avgrenser videre mot den løpende avviks- 61 side 5 av 8

62 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: håndteringen i kommunen, hendelser som ikke er ønsket, men som det likevel er vanskelig å unngå i en organisasjon som Malvik kommune. 2.2 PROBLEMSTILLINGER På bakgrunn av det vi har beskrevet i kapittel 1 og 2.1, vil følgende problemstillinger være utgangspunkt for revisjonen: Er kommunens organisasjon i stand til å håndtere uønskede hendelser som krever krisehåndtering? Er ROS-analyser og beredskapsplaner tilfredsstillende implementert i kommunens ulike virksomheter? Dette inkluderer også om disse er o gjort kjent. o fulgt opp og videreutviklet for egen virksomhet Er det forebyggende beredskapsarbeidet, som overvåkning, risikovurderinger, øvelser, tilfredsstillende? Dette inkluderer også om det foretas o analyser o revidering Har kommunens virksomheter nødvendig kompetanse og tydelige rutiner og informasjonslinjer i beredskapsarbeidet? Dette inkluderer også o opplæringstiltak o definerte roller o varslingslinjer 2.3 REVISJONSKRITERIER Kildene som vi vil hente revisjonskriterier fra er f.eks.: Lov om kommunal beredskapsplikt (sivilbeskyttelsesloven) (Justis- og beredskapsdepartementet, 2010) 62 side 6 av 8

63 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: Forskrift om kommunal beredskapsplikt (Justis- og beredskapsdepartementet, 2011) St.melding nr. 17 ( ) (Justis- og beredskapsdepartementet, 2002) Generell beredskapsplan (Malvik kommune, 2013a) Plan for kriseledelse (Malvik kommune, 2013b) Veiledere fra Direktoratet for sikkerhet og beredskap (Direktoratet for sikkerhet og beredskap, 2016) Det kan være aktuelt å bruke diverse særlover også, som helseberedskapsloven (Helse- og omsorgsdepartementet, 2000) 2.4 METODE FOR INNSAMLING OG ANALYSE AV DATA Vi vil ta utgangspunkt i ulike virksomheter for å vurdere hvordan de har fulgt opp planer og tiltak for beredskapsarbeidet i kommunen. Det vil ikke være hensiktsmessig å gjennomgå alle virksomhetene, men ta utgangspunkt i et utvalg virksomheter som representerer bredde og ulikhet i tjenester og brukere. Ut fra dette vil det være relevant å framskaffe informasjon gjennom intervju med ledere og andre nøkkelpersoner i virksomhetene. Nøkkelpersoner kan f.eks. være beredskapskoordinator, og andre ansatte som har en definert rolle knyttet til beredskapsarbeid, verneombud og andre som representerer ansatte. Det vil også være behov for å få innsyn i ulike system og dokument, som er relevante for beredskapshåndteringen i kommunen. ORGANISERING AV PROSJEKTET Forvaltningsrevisjonen gjennomføres med en timeressurs på 300 timer. Anna Ølnes er ansvarlig for prosjektet. 63 side 7 av 8

64 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Malvik Prosjekt: Beredskapsarbeid Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2436 Styringsgruppe, dato: KILDELISTE Direktoratet for sikkerhet og beredskap. (2016). Risiko, sårbarhet og beredskap. Retrieved from Helse- og omsorgsdepartementet. (2000). Helseberedskapsloven. Retrieved from om beredskapsarbeid i kommunene Justis- og beredskapsdepartementet. (2002). Samfunnssikkerhet. Veien til et mindre sårbart samfunn. Retrieved from 2002 Justis- og beredskapsdepartementet. (2010). Lov om kommunal beredskapsplikt. Retrieved from 14 Justis- og beredskapsdepartementet. (2011). Forskrift om kommunal beredskapsplikt. Retrieved from Malvik kommune. (2013a). Generell beredskapsplan. Malvik kommune. (2013b). Plan for kriseledelse og beredskap Malvik kommune. 64 side 8 av 8

65 Plan for selskapskontroll for Malvik kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/131-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Innherred Renovasjon IKS 2. Trøndelag Brann- og Redningstjeneste IKS 3. Oppfølging av kommunenes eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det skjer endring i forutsetningene eller av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll Malvik kommune , utkast til kontrollutvalget. Samleoversikt analyse selskaper - Malvik. Analyse enkeltselskap - Malvik. Saksutredning Selskapskontroll er ifølge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det 3 prioriterte prosjekter, 2 i forhold til konkrete selskap, samt ett om generell eierskapsoppfølging. Sistnevnte er tatt med i tilfellet resultatet av pågående kontroll viser at det er behov for oppfølging. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at kommunestyret, i tråd med tidligere praksis, delegerer til kontrollutvalget å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Dette innebærer at prioriterte prosjekter i plan for selskapskontroll ikke nødvendigvis blir gjennomført. Videre er det behov for å koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i Malvik kommune og andre kommuner og fylkeskommunen, som er eiere i samme 65

66 selskap. Dette innebærer at prosjekter kan utgå dersom det er et vesentlig innslag av andre offentlige eiere, og disse ikke ønsker å delta, eller at nye prosjekter kan tas inn dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der Malvik kommune er medeier. Overordnet analyse for selskapskontroll Konsek gjennomfører felles overordnet analyse av eierskap for Malvik, fylkeskommunen og de 13 kommunene som deltar i samarbeidet. I den overordnede analysen er selskapene prioritert for kontroll ut fra risiko- og vesentlighetskriterier. Det trenger ikke være fullstendig samsvar mellom analysens prioriteringer og hvilke selskaper som foreslås i planen for Malvik, da analysen også tar utgangspunkt i vesentlighetskriterier som gjelder for andre kommuner i samarbeidet. Ingen selskaper fremkommer med høy prioritet i analysen. Følgende selskap er gitt middels prioritet: - Innherred Renovasjon IKS - Trøndelag Brann- og redningstjeneste IKS - TrønderEnergi AS - Norservice Eiendom AS. Kontrollutvalget har gjennomført selskapskontroll alene eller sammen med andre kontrollutvalg av følgende selskap de senere år: - Malvik Næringsbygg(2013) - TrøndereEnergi AS (2014) - Malvik Biogass AS (2014) Av disse selskapene har kommunen nå bare eierandeler i TrønderEnergi. Dette selskapet er det lite aktuelt å prioritere de første par år, men kan være aktuelle ved rullering av planen og gjennomføring i perioden Sekretariatet anbefaler at en tar med Trøndelag Brann og Redningstjeneste IKS og Innherred Renovasjon IKS i planen, selv om disse ikke er prioritert høyt. Dette i tilfelle det kommer forespørsel fra andre kommuner om å delta. Kontrollutvalget kan da vurdere å delta uten å forankre dette ytterligere i lkommunestyret. Det er redegjort nærmere for de foreslåtte prosjektene i vedlagte plandokument. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer til at kommunestyret vedtar vedlagte forslag til plan for selskapskontroll Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen når dette er nødvendig, og dersom det er hensiktsmessig for samarbeid om kontrollen med andre eiere. 66

67 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Utkast til kontrollutvalget Malvik kommune 67

68 1 Om selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1 Kommunens interesser omfatter eierskap i selskapsformene; aksjeselskap(as), allmennaksjeselskap(asa), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar. Planen for selskapskontroll omfatter alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap som stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. 3 I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til selskapskontroll, mens det er kommunestyret som vedtar planen. Denne planen er basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll av RMN må dette gjøres av annet selskap og med ressurser fra kommuner som deltar i kontrollen Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn og undersøkelser i selskaper 4 Der kommunen alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjene, kan kommunens kontrollutvalg og revisor kreve opplysninger fra daglig leder, styret og den valgte revisor i selskapet som finnes påkrevd for deres kontroll i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og i aksjeselskap. 5 I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 6 I henhold til loven kan kommunestyret fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal 1 Jf. kommuneloven 77 nr. 5 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 3 Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, sml. kommuneloven 77 nr Jf. kommunelovens Jf. kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 199 nr. 6 samt kommunelovens Jf. kommunelovens 80 første ledd siste punktum. 68

69 sendes kommunens kontrollutvalg og revisor. 7 Denne bestemmelsen kan imidlertid ikke brukes til å innskrenke den innsynsrett kontrollutvalg og revisor har kommunelovens 80 første ledd. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 8 Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen, må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsaklig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, kan det være hensiktsmessig å inngå samarbeid om selskapskontroll, både av ressurshensyn til revisjonsarbeidet og av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Samarbeidsprosjekt er avhengig av at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes med andre relevante medeiere/kommuner. Det er derfor hensiktsmessig at kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter og foreta endringer i planperioden Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 7 Jf. 80 andre ledd. 8 Jf. kommunelovens 80 tredje ledd. 69

70 2 Eierskap og eierstyring i Malvik kommune Kommunestyret vedtok i sak 32/15 en ny omfattende eierskapsmelding. Dokumentet legger til rette for at det kan gjennomføres en god eierskapsoppfølging og at kommunens eierrepresentanter skal få den nødvendige innsikt i sine oppgaver og plikter som følger oppgaven. Nedenfor gjengis kapittel 4, Handlingsplan og årshjul for eierstyring, i eierskapsmeldingen gjeldende per desember Eierskapsmeldingen skal sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Meldingen bør gjennomgås og revideres jevnlig av kommunestyret. Det legges opp til en årlig gjennomgang av eierskapsmeldingen, og at denne legges fram hver høst tidsnok til at budsjettmessige konsekvenser kan innarbeides i neste års budsjett. Følgende årshjul foreslås: Tidsrom Formål Tiltak Januar -desember Styringssignaler til eierrepresentanter Representanter til generalforsamling eller representantskap avklarer med ordfører i forkant av møtene om noen av sakene skal diskuteres i kommunestyret eller formannskapet i forkant av eiermøtet. Januar - desember Rapportering tilbake til eier Representanter til generalforsamling eller representantskap avgir skriftlig rapport etter eiermøtene, og denne refereres til Kommunestyret på førstkommende møte på standardisert rapportskjema. September partallsår Januar - desember November/desember oddetallsår Vurdere endringer i eierstrategi Samle dokumentasjon for å evaluere eierstrategi Profesjonalisering av kommunen som eier Revidering av eierskapsmelding. Regnskap, årsmelding og dokumenter fra generalforsamling eller representantskap samles på ett sted i administrasjonen for oppfølging/vurdering av eierstrategi. Kommunalt heleide selskap skal samle sin dokumentasjon (inklusive styredokumentasjon) i kommunens sak-/arkivsystem i egen journalenhet. Politikeropplæring i lovverk og regler om eierskap. Alle valgte eierrepresentanter og styremedlemmer får utdelt egen perm med eierstrategi og dokumenter som gjelder den bedriften de representerer kommunen i eller er valgt til styret i. (Relevante lovbestemmelser, vedtekter, selskaps-avtale, kommunens eier-strategi, siste årsmelding etc.) 70

71 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Kontrollutvalget har bestilt rapport om kommunens eierskapskapskontroll og vil behandle denne i første møte i Obligatorisk eierskapskontroll er da gjennomført i valgperioden og eventuell ny oppfølging vil neppe bli gjennomført i planperioden , dersom eierstyringen fungerer. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til interkommunale selskaper. Prioritering Prosjekt Involverte selskaper 9 Involverte kommuner Fokus på selvkostprinsippet har prioritet, men andre områder er aktuelle Innherred Renovasjon IKS Malvik, Selbu, Tydal (fra ) Stjørdal, Meråker,Frosta, Levanger,Verdal, Inderøy 2. Trøndelag brann og redningstjeneste IKS 1. Oppfølging av Malvik kommunes eierstyring Trøndelag brann og redningstjeneste IKS 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Vurderes av kontrollutvalget. og Leksvik. Malvik, Klæbu og Rissa, Leksvik Oppdal, Rennebu, og Trondheim. Malvik Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter Innherred Renovasjon IKS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med kommunen. Det er i denne type selskap interessant å se at selskapet skiller klart mellom kostnader og inntekter knyttet til selvkostområdet og andre aktiviteter i selskapet. Dette er et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom flere eiere deltar. Malvik kommune sin eierandel er 14,7 %. Storparten av eierkommunen er fra Nord- Trøndelag og har KomRev Trøndelag 9 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 71

72 IKS som revisjonsselskap. I en eventuell kontroll i forhold til dette selskapet kan det bli behov for avklaring av om kontrollen skal gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS. Revisjonsselskapene vil trolig være fusjonert fra Trøndelag brann og redningstjeneste IKS Formålet med selskapet er å ivareta eiernes oppgaver og forpliktelser i henhold til brann- og eksplosjonsvernlovgivningen. Økonomisk representerer selskapet en beskjeden investering for Malvik kommune, men er svært viktig. Selskapet yter samfunnskritiske tjenester på vegne av kommunen og må derfor sies å ha høy samfunnsmessig vesentlighet. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom flere eiere, og da særlig Trondheim kommune, prioriterer dette. Trondheim kommunerevisjon gjennomførte en selskapskontroll i selskapet i Det er viktig at kontrollutvalget i tilknytning til en eventuell bestilling har en dialog med kommunen. Kommunens eierandel i selskapet er på 6,5% System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Malvik kommune har vedtatt eierstrategi og eierskapsmeldinger for enkelte selskap. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Det vil neppe bli aktuelt å bestille eierskapsoppfølging i planperioden, dersom revisjonsrapport om eierstyring som leveres per viser at oppfølgingen nå er bedret fra kontrollene som ble gjennomført i

73 VEDLEGG plan for selskapskontroll: Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over eierskap Malvik kommune Orgnr Navn Type Eierandel Biblioteksentralen SA SA 0,00% Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,41% Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 4,29% Norservice Eiendom AS AS 1,60% Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Trondheim Havn IKS IKS 0,01% Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 6,50% TrønderEnergi AS AS 3,28% 21. november 2016 Side 1 av 1 73

74 Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over selskaper med analyse Malvik kommune Orgnr Selskap Type Eierandel Vurd.dato Vesentlighet Risiko Prioritering Biblioteksentralen SA SA 0,00% Middels Lav Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Middels Middels Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,41% Middels Lav Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ikke vurdert Ikke vurdert Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 4,29% Høy Middels Norservice Eiendom AS AS 1,60% Middels Middels Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Middels Lav Trondheim Havn IKS IKS 0,01% Middels Lav Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 6,50% Høy Lav TrønderEnergi AS AS 3,28% Høy Middels Lav Middels Lav Ikke vurdert Lav Middels Lav Lav Middels Middels Side 1 av 1 Overordnet analyse for Malvik 74kommune

75 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Biblioteksentralen SA SA Offentlig heleid? BDO AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 34,20% Likviditetsgrad 1 3,34 Soliditet 71,40% Ikke tilgjengelig Meget god Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hofset, Børge Styreleder Austeng, Siri Styremedlem Ørnholt, Ruth Styremedlem Kielland, Paul Henrik Styremedlem Bryn, Liv Styremedlem Silsand, Line Styremedlem Ruud, Jørund Arne Styremedlem Brekk, Lars Peder Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 0,00% Hemne Kommune 0,00% Melhus kommune 0,00% Hitra kommune 0,00% Klæbu kommune 0,00% Midtre Gauldal kommune 0,00% Skaun kommune 0,00% Tydal kommune 0,00% Malvik kommune 0,00% Meldal kommune 0,00% BS er leverandør av bøker og alle typer medier, katalogdata, elektroniske tjenester, alarm- og sikkerhetsløsninger og publikasjoner til bibliotekene. BS har anbudsavtaler om salg av bøker/medier og katalogdata til et stort flertall av norske kommuner. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet De fleste av våre kommuner er medeiere i dette selskapet, men representerer en ubetydelig andel av de 422 kommuner som er eiere. Selskapet leverer tjenester av betydning for de lokale bibliotekene. Risiko God økonomi. Prioritering Middels Lav Lav Vurderingsdato Side 1 av 15

76 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Innherred Renovasjon IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 4,50% Likviditetsgrad 1 3,15 Soliditet 25,90% Ikke tilgjengelig Svak Meget god God Tilknyttede verv Daglig leder Leira, Geir Tore Styreleder Kosberg, Per Eiere Malvik kommune 14,70% Selbu kommune 4,70% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Johansen, Berit Moslet, Unni Sofie Tronstad, Ole Løseth, Olav Smågård, Inger Helene Rostad, Mette Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selskapet har vesentlig både økonomisk og samfunnsmessig betydning, men våre kommuner har en begrenset eierandel, til sammen i overkant av 19%. Risiko Middels Det knytter seg en viss risiko til at selskapet driver både innenfor selvkostområdet og i konkurranse med andre. Det kan være fare for en kryss-subsidiering. Det har vært registrert lite misnøye med selskapet, og selskapet ser ut til å ha en solid økonomi. Selskapskontroll kan være aktuelt dersom det kommer initiativ fra øvrige eiere. Prioritering Middels Side 2 av 15

77 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Overland, Anne Styreleder Fosse, Kjell Styremedlem Segtnan, Randi Styremedlem Stene, Ola Styremedlem Solvik, Jan Børre Styremedlem Jebens, Tove Eiere Inderøy Kommune 1,94% Agdenes kommune 1,25% Frøya kommune 1,70% Rennebu kommune 1,41% Meldal kommune 1,65% Høylandet kommune 1,17% Snåsa kommune 1,33% Bjugn kommune 1,73% Frosta Kommune 1,41% Hemne Kommune 1,75% Hitra kommune 1,71% Holtålen kommune 1,30% Klæbu kommune 1,86% Leksvik kommune 1,58% Levanger kommune 2,71% Malvik kommune 2,41% Lierne kommune 1,19% Melhus kommune 2,54% Meråker kommune 1,39% Midtre Gauldal kommune 1,88% Namsskogan kommune 1,10% Oppdal kommune 1,94% Orkdal kommune 2,34% Os kommune 1,31% Osen kommune 1,12% Rissa kommune 1,92% Roan kommune 1,11% Røros kommune 1,83% Røyrvik kommune 1,02% Selbu kommune 1,67% Skaun kommune 1,96% Side 3 av 15

78 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapet skal legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sør Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Snillfjord kommune 1,11% Steinkjer kommune 2,83% Stjørdal kommune 2,87% Trondheim kommune 17,56% Tydal kommune 1,09% Verdal kommune 2,49% Ørland kommune 1,78% Åfjord kommune 1,51% Nord-Trøndelag Fylkeskommune 5,91% Sør-Trøndelag fylkeskommune 10,30% Grong kommune 1,38% Vurderingsdato av KonSek-kommunene er deltakere, STFK er største av disse med 10,3 % Selskapet utgjør ikke en stor økonomisk investering for noen av de innvolverte kommunene. Selskapet leverer imidlertid arkivtjenester til alle de innvolverte kommunene, en funksjon som er viktig for forsvarlig ivaretakelse av lovpålagt oppbevaring av materiale. Risiko Lav Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll fra STFK i Selskapet gir inntrykk av å ha en solid og stabil drift og leverer de nødvendige tjenester på sitt område. Prioritering Lav Side 4 av 15

79 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 4,40% Likviditetsgrad 1 4,96 Soliditet 79,90% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hanssen, Arvid Styreleder Balstad, Inga Johanne Styremedlem Berglann, Torbjørn Styremedlem Brekken, Oddlaug Børseth Styremedlem Bæverfjord, Helge Bjørn Styremedlem Sund, Jan Ole Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vurderingsdato Vesentlighet Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere vesentlighet i eget selskap. Risiko Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere risiko i eget selskap. Prioritering Ikke vurdert Side 5 av 15

80 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Midt-Norge 110-sentral IKS IKS Offentlig heleid? Trondheim kommunerevisjon Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Vollum, Arvid Styreleder Momyr, Michael Jan Styremedlem Karlsen, Per Øystein Styremedlem Stræte, Malene Styremedlem Hansen, Frank Styremedlem Grønås, Frank Styremedlem Høyem, Elisabeth Styremedlem Hermansen, Anna-Karin Eiere Agdenes kommune 0,56% Bjugn kommune 1,50% Frøya kommune 1,47% Hemne Kommune 1,35% Hitra kommune 1,45% Holtålen kommune 0,64% Klæbu kommune 1,91% Leksvik kommune 1,11% Malvik kommune 4,29% Meldal kommune 1,26% Melhus kommune 5,06% Midtre Gauldal kommune 2,01% Oppdal kommune 2,18% Trondheim kommune 58,80% Orkdal kommune 3,73% Skaun kommune 2,44% Rissa kommune 2,12% Røros kommune 1,78% Ørland kommune 1,65% Selbu kommune 1,30% Åfjord kommune 1,03% Rennebu kommune 0,82% Os kommune 0,63% Snillfjord kommune 0,31% Roan kommune 0,31% Tydal kommune 0,27% Selskap opprettet Selskapets formål er å dekke deltakernes plikter knyttet til brann- og eksplosjonsvernlovens 16 Nødalarmeringssentral, med plikt om tilknytning til en sentral for mottak av meldinger om branner og andre ulykker innenfor en fa Side 7 av 15

81 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet leverer en samfunnskritisk tjeneste, og er i sin helhet kommunalt eid. Risiko Middels Selskapet er nyopprettet, noe som i seg selv innebærer noe risiko. Den økonomiske risikoen er liten etter som selskapet har forutsigbare oppgaver og i sin helhet er offentlig finansiert. Det kan være hensiktsmessig å avvente selskapskontroll noe, etter som selskapet enda ikke har fullført et helt driftsår. Prioritering Lav Side 8 av 15

82 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Norservice Eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -6,40% Likviditetsgrad 1 0,85 Soliditet 44,00% Ikke tilfredsstillend Svak Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Øvereng, Arne Oluf Styreleder Kulset, Ingebrigt Sverre Styremedlem Aspen, Roar Styremedlem Haugen, Jens Eiere Norservice Eiendom AS 10,00% Midtre Gauldal kommune 10,00% Malvik kommune 1,60% Selbu kommune 0,40% Styremedlem Størseth, Gunnar Ivan Eiendomsselskap for Norservice, som driver attføring og næringsdrift innen flere områder gjennom datterselskapet Norservice AS, og datter-døtrene Asveco AS, Norigo AS og Isonor AS. Selskapet leverer også hjelpemidler til funksjonshemmede. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selbu, Malvik har eierandeler under 2%, mens Midtre Gauldal eier 10%. Tilsammen eier konseks kunder 12% og eierforhold må karakteriseres som ikke uvesentlig. Selskapet representerer et vesentlig økonomisk engasjement samtidig har selskapet samfunnsmessig betydning som attføringsbedrift og tjenesteleverandør. Risiko Middels Økonomi: Ikke tilfredstillende lønnsomhet, svak likviditet, meget god soliditet. Moderat konkursrisiko Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål kommunene har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet påfører kommunenes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Middels Side 9 av 15

83 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Revisjon Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 11,50% Likviditetsgrad 1 3,92 Soliditet 41,00% Ikke tilgjengelig God Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Storås, Inge Styreleder Wendelbo, Hans Svein Urd Styremedlem Måsøval, Torbjørn Styremedlem Singstad, Frode Styremedlem Lundemo, Eva Styremedlem Røstvold, Eldbjørg Lovise Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Revisjonsselskap for sine eierkommuner. Er i 2016 i diskusjon om sammenslåing med Komrev Trøndelag IKS. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selskapet leverer revisjonstjenester til alle kommunene som deltar i samarbeidet. Selskapet utgjør en moderat investering økonomisk sett, men er viktig som tjenesteleverandør. Risiko Lav Selskapet har en solid økonomi, stabile inntekter og utgifter, og er hovedsakelig offentlig finansiert. Eventuell risiko ved selskapet antas å ligge i om selskapet har en effektiv drift og ved om selskapet yter gode tjenester til eierne som kunder. Det foreligger ingen indikasjoner på at dette er tilfelle. Prioritering Lav Side 10 av 15

84 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Trondheim Havn IKS IKS Offentlig heleid? Trondheim kommunerevisjon Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 1,80% Likviditetsgrad 1 6,49 Soliditet 93,70% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hjorthol, Einar Magne Styreleder Frøseth, Otto Styremedlem Langolf, Bernt Tangen Styremedlem Veie, Anita Styremedlem Reintan, Tor Jakob Styremedlem Larsen, Svein Ivar Styremedlem Molberg, Torunn Utvik Eiere Malvik kommune 0,01% Levanger kommune 5,40% Frosta Kommune 0,01% Inderøy Kommune 0,01% Steinkjer kommune 2,10% Leksvik kommune 0,30% Verdal kommune 8,17% Orkdal kommune 4,25% Stjørdal kommune 1,87% Trondheim kommune 77,87% Selskapet skal samordne og utvikle en effektiv, sikker og rasjonell havnevirkesomhet. Selskapet er en sammenslåing mellom Trondheimsfjorden interkommunale havn IKS og Indre Trondheimsfjord havnevesen IKS. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Orkdal kommune er en liten eier i selskapet med 4,25 % av aksjene, Malvik har også en veldig liten eierandel 0,01%. Hver deltaker kommune har et rep.skapsmedlem med vara foruten trondheim som har 8 rep.skapsmedlemmer. Selskapet er viktig for næringsutviklingen i regionen. Eventuell selskapskontroll bør fortrinnsvis skje i samarbeid med Trondheim kommune som majoritetseier. Risiko Lav Økonomi: lønnsomhet, likviditet soliditet. Eierskapskontroll fra Trondheim kommunerevisjon i 2009 konkluderer med at selskapet har en solid økonomi, og at styre og representantskap i selskapet arbeider på en god måte for å oppfylle selskapets formål og signaler fra eierne. Selskapskontroll lite aktuelt uten deltakelse fra Trondheim som suverent største eier. Prioritering Lav Side 12 av 15

85 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS Offentlig heleid? Ja Trondheim kommunerevisjon Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Eiere Leksvik kommune 1,90% Rissa kommune 4,70% Oppdal kommune 4,20% Rennebu kommune 1,50% Klæbu kommune 3,00% Malvik kommune 6,50% Trondheim kommune 78,20% Oppdal og Rennebu nye eiere i Igangsatt prosess for mulig sammenslåing med Gauldal brann og redningstjeneste. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Klæbu og Malvik er medeiere. Trondheim kommune er stor eier. Betydelig investering og yter viktige kommunale tjenester. Risiko Lav Liten risiko for vesentlige avvik fra måloppnåelse. En risiko ligger i at selskapet ikke har tilstrekkelige avsetninger til å dekke pensjonsforpliktelser. Det ble gjennomført en selskapskontroll fra Trondheim (2012). Prioritering Middels Side 13 av 15

86 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Selskapstype Revisor TrønderEnergi AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,30% Likviditetsgrad 1 2,31 Soliditet 56,60% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Gjersvold, Ståle Styreleder Skjærvik, Per Kristian Styremedlem Aune, Dina Elverum Styremedlem Kvernmo, Ingvill Styremedlem Slørdahl, Arve Styremedlem Kjesbu, Geir Ove Styremedlem Bostad, Morten Styremedlem Olaisen, Rune Styremedlem Harsvik, Roger Styremedlem Smith, Majken Margrethe Styremedlem Holm, Karin Skogan Eiere Tydal kommune 0,15% Orkdal kommune 10,77% Melhus kommune 13,28% Trondheim kommune 8,99% Rissa kommune 7,97% Bjugn kommune 5,15% Skaun kommune 2,18% Meldal kommune 4,47% Hemne Kommune 4,47% Åfjord kommune 4,27% Nordmøre Energiverk 3,58% Midtre Gauldal kommune 3,51% Oppdal kommune 3,25% Ørland kommune 2,79% Frøya kommune 2,75% Malvik kommune 3,28% Hitra kommune 2,54% Holtålen kommune 1,49% Selbu kommune 1,58% Snillfjord kommune 1,32% Agdenes kommune 1,18% TrønderEnergi AS 1,69% Roan kommune 1,05% Osen kommune 1,02% Rennebu kommune 0,06% Klæbu kommune 0,09% Side 14 av 15

87 Selskapskontroll - overordnet analyse for Malvik kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato KonSek-kommunene eier over 50 % av selskapet, som utgjør en svært stor investering. Utbytte fra selskapet utgjør også en ikke uvesentlig del av kommunenes økonomi. Økonomisk sett har selskapet ikke uvesentlig betydning for kommunene. I tillegg er selskapet eier av strømnettet gjennom selskapet Trønderenergi Nett. Dette må også sies å ha vesentlig samfunnsmessig betydning. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Etter flere år med årsresultat på millioner leverte selskapet et meget svakt årsresultat for 2015 ( ). Driftsinntektene sank noe, ca. 85 milloner samt at driftskostnadene økte med ca. 345 millioner i Selskapskontrollen fra 2014 viser til noen utfordringer med eierstyringen. Utbytte til eierne blir redusert i en periode. Noe usikkerhet om fremtidig avkastning, bl.a. knyttet til vindkraftsatsing og effektiviseringsprogram. Konvertert 750 millioner kroner av egenkapitalen til en foretaksfondsobligasjon som vil gi eierne en årlig forutsigbar utbetaling. Prioritering Middels Side 15 av 15

88 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/182-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Informasjon vedr. utredning av sammenslåing mellom KomRev og RMN Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS NKRFs høringsuttalelse til ny kommunelov Høringsuttalelse til ny kommunelov - FKT Høringsuttalelse til ny kommunelov - KonSek Bernt svarer - Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Informasjon vedrørende utredning av sammenslåing av KomRev Trøndelag IKS og RMN. 2. Informasjon vedrørende utredning av sammenslåing KomSek Trøndelag IKS og Konsek. 3. Norges Kommunerevisorforbund sin uttalelse til ny kommunelov. 4. Forum for Kontroll og Tilsyn sin uttalelse til ny kommunelov. 5. Konsek sin uttalelse til ny kommunelov. 6. Uttalelse fra jussprofessor Jan Fritjoft Bernt: Kan ikke hindre at ansatte møter politikere. 7. Samling for kontrollutvalg Tiller erfaringer. 8. Plan for forvaltningsrevisjon Behandles i første møte i

89 89

90 90

91 Mottakere ifølge liste Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/116-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) har begge vedtatt å gå i dialog om mulig sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Konsek vedtok følgende i sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing den : Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Det er samlet 9 ansatte i de 2 selskapene. En administrativ arbeidsgruppe med 2 representanter for hvert av selskapene har startet utredningsarbeidet og rapporterer til de respektive styrer. Felles styremøte avholdes Det er lagt opp til at styrene har innstilling til representantskapene klar innen utgangen av januar De 11 kommunene i Sør-Trøndelag som ikke er eiere/får sine sekretariatstjenester for kontrollutvalg dekket gjennom Konsek, fikk oversendt brev med vedtaket i sak 10/16. Det er ikke mottatt henvendelser i tilknytning til brevet. Kommunene er tidligere gjort kjent med vedtaket prosessen gjennom utsending av møteinnkalling til representantskapsmøte i Konsek (sendt per epost ) og i protokoll utsendt Særutskrift av sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing følger likevel som vedlegg. Det er viktig at den enkelte kommune har dialog med valgt eierskapsrepresentant før representantskapet i Konsek tar endelig stilling til en eventuell sammenslåing våren Det er lagt opp til at et eventuelt sammenslått selskap er operativt fra Det kan bli aktuelt med et ekstra representantskapsmøte i slutten av februar Dette vil styret ta stilling til i januar Kommunene vil få nødvendig informasjon. Møteinnkalling og saksdokumenter vil bli sendt ut i rimelig tid før møtet og i henhold til gjeldende vedtekter. Er det spørsmål eller uklarheter, ta kontakt. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

92 Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Sak Konsekvenser av fylkessammenslåing. Kopi til: Styreleder Leder representantskapet Side 2 of 3 92

93 Mottakere: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Frøya kommune Rådhuset 7260 SISTRANDA Hemne kommune Rådhuset 7200 KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Malvik kommune Rådhuset 7550 HOMMELVIK Meldal kommune Rådhuset 7336 MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Selbu kommune Rådhuset 7580 SELBU Skaun kommune Rådhuset 7353 BØRSA Snillfjord kommune Rådhuset 7257 SNILLFJORD Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Tydal kommune Rådhuset 7590 TYDAL 93 Side 3 of 3

94 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 7. oktober 2016 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser til høringsbrev datert , om NOU 2016:4 Ny kommunelov. I vår høringsuttalelse vil vi benevne kommune og fylkeskommune som kommuner, og kommunestyre og fylkesting som kommunestyre. Vi har følgende kommentarer til de enkelte paragrafene: Kap. 7 Valg til folkevalgte organer 7-3 Utelukket fra valg I paragrafens første ledd bokstav e går det fram, at «den som har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen» er utelukket fra valg. Vi antar at dette er en bestemmelse som henger igjen fra tidligere og som ikke lenger har relevans. Kap. 14. Økonomiforvaltning mv. NKRF støtter at det etableres et nytt resultatbegrep, eller at begrepet netto driftsresultat flyttes slik at det blir et resultat etter bruk av og avsetning til bundne fond. NKRF mener den foreslåtte beregningsmodellen for minimumsavdrag på lån, jf. NOUen pkt gir et mer forsvarlig nivå på minimumsavdraget og støtter forslaget. Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: MVA Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. 94 E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web: