Konkurransegrunnlag. Hotelltjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Hotelltjenester *** Åpen anbudskonkurranse Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA), del I og del II.

2 1 Innledning Oppdraget Åpen anbudskonkurranse Oppdragsgiverne Oppdragsgiver og anskaffende myndighet Oppdragsgivers kontaktperson Øvrige oppdragsgivere 4 2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Oppdraget og varighet Rammeavtalens samlede verdi 6 3 Frister Tilbudsfrist Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Vedståelsesfrist 6 4 Alminnelige prinsipper for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyren Habilitet Tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Avvisning p.g.a forhold ved tilbudet Avlysning av konkurransen Tilbudsåpning Tildeling av kontrakt og begrunnelse 8 5 Konkurransegrunnlaget Forbehold og avvik Språk Fremdriftsplan for anbudskonkurransen Rettelser, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål og svar i anbudsperioden 9 6 Avrop / Tildelingsmekanisme Generelt om avrop Hvem kan gjøre avrop Regler for avrop Hvordan avrop gjøres Dekking av oppdragsgivers behov når rammeavtalen ikke kan oppfylles 11 7 Kontraktsbestemmelser Forskrift om lønns -og arbeidsforhold i offentlige kontrakter Krav til hotelltjenesten Generelt Forsikringer Offentlig transport Overbooking Bonuser Avbestillingsvilkår Overføring av leveringgstatistikk m.v Bruk av underleverandør Reklame, kundepleie m.v Brudd på regler om kundepleie Samfunnsansvar 13 8 Krav til tilbudet Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Dekning av kostnader for å delta i konkurransen 14 9 Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudets utforming og innsendelse Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tildelingskriterier Prisangivelser Avslutning av konkurransen Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Vedlegg 13 Saksnummer: 02/2014 Side 2 av 16

3 1 Innledning 1.1 Oppdraget Åpen anbudskonkurranse Det innbys til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale med flere leverandører for leveranse av hotelltjenester i Oslo. Hotelltjenester omfatter; overnatting med frokost og konferanse og- møtetjenester. Det skal inngås parallelle rammeavtaler med minimum 3 leverandører Oppdragsgiverne Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Kunsthøgskolen i Oslo, Norges musikkhøgskole og Norges idrettshøgskole (i fellesskap benevnt som Oppdragsgiverne og individuelt benevnt som Oppdragsgiver) deltar i et samarbeid om gjennomføringen av anbudskonkurranse for hotelltjenester. Oppdragsgiverne vil, som selvstendige juridiske avtaleparter, inngå hver sin separate likelydende parallelle rammeavtale med minimum 3 leverandører av hotelltjenester; hotellovernatting med frokost og konferanse og- møtetjenester i Oslo. 1.2 Oppdragsgiver og anskaffende myndighet Kunsthøgskolen i Oslo står ansvarlig for gjennomføringen av anbudskonkurransen for hotelltjenester. Kunsthøgskolen i Oslo har mer enn 200 ansatte og ca. 900 time- og gjestelærere. Kunsthøgskolen i Oslo tilbyr blant annet bachelorstudium og masterstudium. Høgskolen består av 5 fagavdelinger og en fellesadministrasjon som består av 7 seksjoner. Kunsthøgskolen i Oslo ligger på Fossveien på Grünerløkka i Oslo i den gamle Seilduksfabrikken. Det vises til nettsiden for mer informasjon: Kunsthøgskolen i Oslo har tidligere benyttet Scandic Hotels. Andel av totalt verdi på rammerammeavtalen for Kunsthøgskolen i Oslo er følgende: a. Hotellovernatting med frokost: Ca. NOK ,00 pr. år. b. Konferanse og- møtetjenester: Ca. NOK ,00 pr. år Oppdragsgivers kontaktperson Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Oppdragsgiver: Kontaktperson: e-post: Kunsthøgskolen i Oslo Jørn Johannessen JornJoha@khio.no Saksnummer: 02/2014 Side 3 av 16

4 All kontakt og/eller kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot en fast kontaktperson spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det aksepteres ikke noe form for kontakt og/eller kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen, eller øvrige personer hos Oppdragsgiverne Øvrige Oppdragsgivere Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo er en vitenskapelig høgskole og en ledende, internasjonal arkitektur- og designskole som gir utdanning innen arkitektur, landskapsarkitektur, urbanisme og design. Skolen er organisert i fire institutter, og har 120 ansatte. Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo ligger i Maridalsveien ved Kuba park i Oslo. Det vises til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sin nettside for ytterligere informasjon: Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har tidligere benyttet Clarion Hotel Savoy. Andel av totalt verdi på rammerammeavtalen for Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo er følgende: a. Hotellovernatting med frokost: Ca. NOK , 00 pr. år. b. Konferanse og- møtetjenester: Ca , 00 pr. år. Norges idrettshøgskole Norges idrettshøgskole er en vitenskapelig høgskole med et særlig, nasjonalt ansvar for forsking og høyere utdanning innen det idrettsvitenskaplige fagfeltet. Som vitenskapelig høyskole har Norges idrettshøgskole studier, forskning og formidling som kjerneoppgaver. Norges idrettshøgskole har ca. 220 tilsatte fordelte på fem fagseksjoner og seks administrative avdelinger. Norges idrettshøgskole holder til ved Sognsvann i Oslo. Det vises til Norges idrettshøgskole sin nettside for ytterligere informasjon: Norges idrettshøgskole har tidligere benyttet Thon Hotel Ullevaal Stadion. Andel av totalt verdi på rammerammeavtalen for Norges idrettshøgskole er følgende: a. Hotellovernatting med frokost: Ca. NOK ,00 pr. år. b. Konferanse og- møtetjenester: Ca. NOK ,00 pr. år. Norges musikkhøgskole Norges musikkhøgskole er en vitenskapelig høgskole med mer enn 200 ansatte. Den årlige omsetningen er på ca. 220 millioner kroner. Norges musikkhøgskole er lokalisert på Majorstua i Oslo. Det vises til Norges musikkhøgskoles nettside for ytterligere informasjon: Norges musikkhøgskole har tidligere benyttet Thon Hotels kjeden. Saksnummer: 02/2014 Side 4 av 16

5 Andel av totalt verdi på rammerammeavtalen for Norges musikkhøgskole er følgende: a. Hotellovernatting med frokost: Ca. NOK ,00 pr. år. b. Konferanse og- møtetjenester: Ca. NOK ,00 pr. år. 2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA), del I og del II, og som en åpen anbudskonkurranse. 2.1 Anskaffelsens formål Det skal inngås parallelle rammeavtaler med minimum 3 leverandører som kan levere hotelltjenester i Oslo. Det vil tildeles kontrakt til minimum 3 leverandører som kan levere alle deler av hotelltjenesten og/eller til minst 1 leverandør for hvert geografiske område, jfr. punkt 2.2., når det gjelder hotellovernatting og konferanse og- møtetjenester. Leverandørene skal gjennom rammeavtalen bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive hotelltjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. 2.2 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiverne ønsker å inngå parallelle rammeavtale med minimum 3 leverandører for kjøp av hotelltjenester. Hotelltjenesten gjelder hotellovernatting med frokost og konferanse og- møtetjenester. Konferanse og- møtetjenestene skal dekke arrangement fra mindre dagsmøter til større konferanser, samt overnatting i forbindelse med konferanse og møter. Rammeavtalen skal bidra til å sikre Oppdragsgiverne nødvendig kapasitet og god kvalitet for hotellovernattinger i forbindelse med definerte tilreisende besøkende og gjestelærer og samarbeidspartnere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Kunsthøgskolen i Oslo, Norges musikkhøgskole og Norges idrettshøgskole. Rammeavtalen skal også bidra til å sikre nødvendig kapasitet og god kvalitet i forbindelse med gjennomføringen av konferanser og møter arrangert av Oppdragsgiverne. Anskaffelsens omfang er leveranse av hotelltjenester: 1. Hotellovernatting med frokost i tilknytning til oppdragsgivernes behov og geografiske beliggenhet (se forøvrig punkt 1.2.2); i Oslo øst, Oslo sentrum og Oslo vest innenfor ring 3, 2. Konferanse/-møtetjenester i tilknytning til oppdragsgivernes behov og geografiske beliggenhet; Saksnummer: 02/2014 Side 5 av 16

6 i Oslo og omegn Oppdraget og varighet Det skal inngås parallelle rammeavtaler med minimum 3 leverandører i Oslo forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Tilbud både fra hotellkjeder og enkelthoteller vil bli vurdert. For hoteller som er tilknyttet en kjede bør det gis ett samlet tilbud fra hotellkjeden. Leverandører kan tilby ett fritt antall hoteller innenfor de områder som omfattes av rammeavtalen, jfr. punkt 2.2 Rammeavtalens varighet er to (2) år fra avtalepartenes signering av avtalen, og med opsjon på forlengelse med ytterligere ett (1) år med likelydende vilkår, slik at rammeavtalens maksimale varighet er totalt tre (3) år. Leverandøren skal basere sitt tilbud på Kravspesifikasjonen som følger i vedlegg 1, Mal for prisskjema som følger i vedlegg 3 og Mal for svarskjema som følger i vedlegg 4. Deltakelse i anbudskonkurransen vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiverne til å inngå rammeavtaler med leverandører Rammeavtalens samlede verdi Rammeavtalens samlede verdi i løpet av hele avtaleperioden på 3 år (2 år + opsjon på 1 år) antas å være mellom NOK eksklusive mva. Det tas imidlertid forbehold om at verdien kan bli lavere, da verdien på anskaffelsen og rammeavtalen er et estimat. Rammeavtalens beregnede volum og samlede verdi er utelukkende et estimat. Oppdragsgivernes behov innenfor de ulike hotelltjenestene; hotellovernatting med frokost og konferanse og- møtetjenester, vil kunne variere fra år til år. Faktisk volum vil også kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger fra nasjonal bevilgningsmyndighet, løpende og nye aktiviteter, samt andre rammevilkår. Estimatet er ikke bindende for Oppdragsgiverne. 3 Frister 3.1 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er fredag , kl. 13: Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er torsdag , kl. 16: Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg tilbudet i 84 dager til og med Alminnelige prinsipper for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige Saksnummer: 02/2014 Side 6 av 16

7 anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA), som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Tilbud både fra hotellkjeder og enkelthoteller vil bli vurdert. For hoteller som er tilknyttet en kjede skal det gis ett samlet tilbud fra hotellkjeden. Ved åpen anbudskonkurranse er forhandlinger ikke tillatt, og Leverandør oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Bare de Leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. All kontakt og/eller kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot fast kontaktperson spesifisert i konkurransegrunnlaget, ref. punkt Det aksepteres ikke noe form for kontakt og/eller kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen, eller øvrige personer hos Oppdragsgiverne. Oppdragsgiver og anskaffende myndighet skal gjennomføre konkurransen på forsvarlig måte med lik behandling av tilbyderne og for øvrig i samsvar med god konkurranseskikk. 4.2 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det vil si tilbud på en eller begge deler av hotelltjenesten, jfr. punkt 2.2, og for ett eller flere områder i Oslo i forbindelse med hotellovernatting (se også kravspesifikasjonen, vedlegg 1). 4.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 4.5 Avvisning p.g.a. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise Leverandører, dersom forhold som følger av FOA (1), bokstav a-f foreligger. Tilbudet kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA (1), bokstav a-f foreligger. Leverandørene anmodes å gjøre seg kjent med grunnlag for avvisning. 4.6 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Ved avlysning etter denne bestemmelse vil oppdragsgiver straks varsle alle Leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og innen rimelig tid begrunne hvorfor konkurransen avlyses. Saksnummer: 02/2014 Side 7 av 16

8 4.7 Tilbudsåpning Rettidig leverte tilbud åpnes samlet etter tilbudsfristens utløp og på en fastsatt dato. Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig og Leverandører vil ikke ha anledning til å overvære den. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4.8 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding med begrunnelsen for beslutning om tildeling. 5 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av Del I og Del II. Del I beskriver rammene og reglene for gjennomføring av anbudskonkurransen. Del II består av krav og kriterier, samt maler for utforming av et tilbud. 5.1 Forbehold og avvik Dersom Leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/ mal for rammeavtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Leverandøren skal prise alle forbehold. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurransebestemmelser. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 5.2 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne anbudskonkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet med vedlegg. 5.3 Fremdriftsplan for anbudskonkurransen For anskaffelsen er det lagt opp til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl.16:00 Tilbudsfrist kl. 13:00 Tilbudsåpning Tilbudsevaluering og beslutning om tildeling Uke Vedståelsesfrist Kontraktsinngåelse/signering av rammeavtale Uke Saksnummer: 02/2014 Side 8 av 16

9 5.4 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil gjøres tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin. 5.5 Spørsmål og svar i anbudsperioden Oppdragsgiver oppfordrer Leverandøren til å sette seg inn i konkurransegrunnlaget med alle vedlegg. Leverandøren oppfordres til å ta kontakt med Oppdragsgiver og anskaffende myndighet i god til før tilbudsfristens utløp, ref. punkt 3.2, dersom det oppdages at konkurransegrunnlaget inneholder feil, utelatelser, uklarheter eller andre mangler i konkurransegrunnlaget og dette har betydning for utforming av tilbudet. Spørsmål sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post; JornJoha@khio.no Eventuelle spørsmål Leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i punkt 3.2. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og vil bli meddelt alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin. 6 Avrop / Tildelingsmekanisme Betingelser og vilkår for avrop vil også inngå i rammeavtalen som kontraktsbestemmelser. 6.1 Generelt om avrop Hvert avrop skal avtales særskilt. Oppdragsgivers avtalereferanse under denne rammeavtalen, oppgis ved avrop. Oppdragsgiver foretar avrop direkte til valgte hotell når det foreligger rammeavtale med en hotellkjede. Leverandør skal sikre at rammeavtalen for hotelltjenester legges inn i Oppdragsgivers reisebyråavtaler og andre tredjeparter som har fullmakt til å bestille på vegne av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver informerer Leverandør om eventuelle reisebyråavtaler. Avtalereferansen gjelder også ved avrop på denne måten. Leverandøren skal sende en bekreftelse på alle avrop til Oppdragsgivernes kontaktperson navngitt i rammeavtalen. Dersom en bekreftelse fra Leverandør avviker fra bestillingen, anses den som et nytt tilbud og er ikke bindende for Oppdragsgiver før det eventuelt er akseptert. Oppdragsgiver kan bestemme at et avrop skal skje ved hjelp av et egnet elektronisk bestillingsverkstøy. Dette avtales særskilt for hver enkelt Oppdragsgiver og høgskole. 6.2 Hvem som kan gjøre avrop Oppdragsgiver, som har inngått separate rammeavtale gjør avrop direkte. Saksnummer: 02/2014 Side 9 av 16

10 Dersom Leverandør er usikker på om en bestiller er Oppdragsgiver/bestiller på vegne av Oppdragsgiver, plikter han å undersøke med Oppdragsgiver og avtalepart. 6.3 Regler for avrop Følgende regler for avrop på hotelltjenesten gjelder denne parallelle rammeavtalen: Avrop på rammeavtalen gjøres ved at høyeste rangerte hotell (enkelthotell/hotell i en hotellkjede) med en bestemt geografisk beliggenhet og etter oppdragsgivers behov for hotellovernatting og/eller konferanse/- møtetjenester i enten; 1. Oslo øst, Oslo sentrum, Oslo vest innenfor ring 3 (for hotellovernatting) 2. Oslo og omegn (for konferanse/-møtetjenester) forespørres først. Dersom høyeste rangerte hotell (enkelthotell/hotell i en hotellkjede) med en bestemt geografisk beliggenhet og etter oppdragsgivers behov ikke har kapasitet eller bare har delvis kapasitet, forespørres nest beste rangerte hotell (enkelthotell/hotell i en hotellkjede) helt til Oppdragsgivers behov er dekket. Oppdragsgiver kan velge å benytte det høyest rangerte hotellet som kan dekke minst 50 % av Oppdragsgivers aktuelle behov. Eventuelt resterende behov skal dekkes i henhold til punkt 6.5. Modell for avrop LEVERANDØR OMRÅDE PRIORITET KOMMENTAR Ved flere enn Leverandøren som er rangert som nr. 1 i ett område ved Oslo øst ett hotell tildeling av rammeavtalen vil bli forespurt først. Ved flere enn Oslo sentrum ett hotell Dersom leverandør med 1. prioritet ikke kan levere, vil Oslo vest Ved flere enn leverandøren med 2. prioritet bli forespurt. ett hotell Ved flere enn ett hotell Dersom leverandør med 1. og 2. prioritet ikke kan levere, vil leverandør med 3. prioritet bli forespurt Oslo og omegn 6.4 Hvordan avrop gjøres Avrop på hotelltjenesten; hotellovernatting med frokost og konferanse og- møtetjenester kan gjøres direkte til det aktuelle hotellet (gjelder også for hotellkjeder) via telefon eller epost eller internett, via call-senter/kjedekontor, Oppdragsgivers reiseportal eller gjennom reisebyrå. Oppdragsgivers avtalereferanse under denne rammeavtalen, oppgis ved avrop. Leverandøren skal sende en ordrebekreftelse på alle avrop til bestiller med kopi til Oppdragsgivers kontaktperson i Rammeavtalen. Avrop (bestilling) kan gjøres av alle som Oppdragsgiver har gitt fullmakt til å gjøre avrop. Oppdragsgiver skal sørge for å holde Leverandøren oppdatert på hvem som har slik fullmakt. Avrop av overnatting for enkeltpersoner i opp til 1 uke kan gjøres av den enkelte ansatte med fullmakt, ved at den ansatte selv bekrefter å være ansatt hos Oppdragsgiver og at bestillingen Saksnummer: 02/2014 Side 10 av 16

11 gjelder overnatting i forbindelse med tjenestereise for definerte tilreisende besøkende og gjestelærer og samarbeidspartnere. Dersom Leverandøren er usikker på om en person har fullmakt til å gjøre avrop, plikter han å undersøke med Oppdragsgiver. Dersom avrop er gjort av en person uten fullmakt til å gjøre avrop, og Leverandøren skjønte eller burde ha skjønt at slik fullmakt manglet, skal avropet annulleres slik at Oppdragsgiver blir stilt som om avropet ikke var skjedd. For slike forhold bærer Leverandøren alle kostnader. 6.5 Dekking av oppdragsgivers behov når rammeavtalen ikke kan oppfylles Oppdragsgiver kan velge å benytte et eller flere enkelthotell/hotellkjeder som ikke er omfattet av rammeavtalen dersom det høyest rangerte hotellet under rammeavtalen ikke kan dekke minst 50 % av Oppdragsgivers behov for hotellovernatting, samtidig som ingen andre av enkelthotellene/hotellkjedene under denne rammeavtalen er i stand til det samme. 7 Kontraktsbestemmelser Oppdragsgiverne (jfr. punkt 1.2) vil som selvstendige rettssubjekt og juridisk avtalepart, inngå hver sin separate parallelle rammeavtale med Leverandører av hotelltjenestene hotellovernatting med frokost og konferanse og- møtetjenester i Oslo. 7.1 Forskrift om lønns og arbeidsforhold i offentlige kontrakter Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette. Leverandør plikter å ha tilsvarende bestemmelser i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendige kontroller hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. 7.2 Krav til hotelltjenesten Generelt Leverandøren er ansvarlig for at utførelsen av hotelltjenesten skjer i overensstemmelse med den til enhver tid gjeldende lovgivning, og ellers i samsvar med relevant bransjeregelverk og eventuelt andre regler som kan ha innvirkning på utførelsen av hotelltjenesten. Leverandøren skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser og godkjenninger for utførelse av hotelltjenesten, og på Oppdragsgivers anmodning fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser og godkjenninger foreligger Forsikringer Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelig til å dekke ethvert krav fra Oppdragsgiver som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne Rammeavtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Leverandøren skal holde sin utførelse av hotelltjenestene dekket av forsikring i henhold til gjeldende bransjenormer for hotelltjenester og i henhold til ansvars- og risikoforsikring med vilkår som anses ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. Saksnummer: 02/2014 Side 11 av 16

12 7.2.3 Offentlig transport Leverandøren skal gi gjestene informasjon om offentlig kommunikasjon til og fra hotellet Overbooking Dersom bekreftet hotellrom ikke er tilgjengelig ved ankomst grunnet overbooking, plikter Leverandør å skaffe til veie et tilsvarende eller bedre hotellrom uten tillegg i prisen. Transport til nytt hotell skal besørges av Leverandør for egen regning Bonuser Verken Oppdragsgivers ansatte eller den personen som overnatter, skal oppnå personlige fordeler ved bruk av rammeavtalen. Eventuelle bonusordninger og lignende som innrømmes fra Leverandør skal tilfalle Oppdragsgiver, og ikke den enkelte bestiller /ansatte Avbestillingsvilkår Leverandørens avbestillingsvilkår for hotellovernatting og konferanse og- møtetjenester som beskrevet i Leverandørens tilbud, vil være gjeldende Overføring av leveringsstatistikk med videre Leverandør plikter på anmodning fra Oppdragsgiver og spesielt ved utløpet av rammeavtalen, vederlagsfritt å overføre leveringsstatistikk med videre til Oppdragsgiver for leveranser gjort under rammeavtalen. Dersom Oppdragsgiver ber om å få utlevert slik statistikk under rammeavtalen skal Leverandøren overføre statistikken til Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold etter mottak av anmodningen. Statistikken skal minimum inneholde: Oppsummering antall overnattinger / akkumulerte romdøgn per hotell i perioden med fakturert beløp Oppsummering antall no-show/ikke benyttete bestilte rom per hotell i perioden som er belastet oppdragsgiver med fakturert beløp Oppsummering antall no-show/ikke benyttete bestilte rom per hotell i perioden som ikke er belastet oppdragsgiver med fakturert beløp Oppsummering antall bestillinger med spesifiseringer vedrørende konferanse ogmøtetjenester i perioden med fakturert beløp Eventuelt årsak til avvik mellom avtalt og fakturert pris Oppdragsgiver har rett til å kreve endringer i innholdet av en rapport, uten ekstra kostnader Bruk av underleverandører Leverandør kan bare benytte seg av underleverandør for oppfyllelse av sine plikter under rammeavtalen, der slik benyttelse ikke forringer eller truer med å forringe oppfyllelsen. Dersom Leverandør ønsker å benytte underleverandør, krever dette skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandørs forpliktelser etter rammeavtalen gjelder også underleverandør. Leverandør plikter å informere underleverandør om dette. Leverandør er i alle tilfeller ansvarlig overfor Oppdragsgiver for ytelser fra underleverandør som om han/hun sto for ytelsene selv Reklame, kundepleie med videre Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om rammeavtalen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. Saksnummer: 02/2014 Side 12 av 16

13 Leverandøren plikter i sin markedsføring av rammeavtalen inn mot Oppdragsgiver og representanter for Oppdragsgiver å opptre lojalt i forhold til rammeavtalens formål og omfang. Leverandøren plikter bare å markedsføre tjenester med videre som er underlagt rammeavtalen, og har et selvstendig ansvar for ikke på noen måte å levere eller oppmuntre til avrop på tjenester og evt. varer som ikke er underlagt rammeavtalen. Leverandøren skal ikke tilby Oppdragsgiver eller representanter for Oppdragsgiver gaver eller gavelignende varer eller tjenester i tilknytning til avtaleforholdet mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Ved avslutning av avtaleforholdet plikter Leverandøren å bidra til smidig overgang til eventuell ny Leverandør ved å avslutte alle former for markedsføring av gjeldende avtaleforhold inn mot oppdragsgiverne, samt å avvise eventuelt avrop basert på det avsluttede avtaleforholdet Brudd på regler om kundepleie Dersom Leverandør tilbyr Oppdragsgiver eller representanter for Oppdragsgiver gaver eller gavelignende varer eller tjenester i tilknytning til avtaleforholdet mellom Leverandør og Oppdragsgiver, anses dette som et vesentlig mislighold og innebærer at Oppdragsgiver kan heve rammeavtalen med umiddelbar virkning. Ved heving etter denne bestemmelsen har ikke Oppdragsgiver noen økonomiske forpliktelser overfor Leverandør, og Leverandør bærer alle kostnader knyttet til hevingen. Oppdragsgiver skal likevel betale for de ytelser som allerede kan anses som levert Samfunnsansvar I henhold til internasjonale konvensjoner skal Leverandøren ivareta etiske prinsipper når det gjelder kjønn, religion og etnisk opprinnelse, samt sikre at kandidater får like rettigheter og blir vurdert på grunnlag av kompetanse, erfaring, kvalifikasjoner og/eller spesielle jobbrelaterte krav. 8 Krav til tilbudet 8.1 Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Dokumenter i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av Offentleglova, Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (Offentleglova) og Forskrift til offentleglova (Offentlegforskrifta), FOR , jf. FOA 3-5. Etter at valg av Leverandør er foretatt er tilbud og anskaffelsesprotokoll åpen for innsyn, jf. Offentleglova, 23. Noen unntak fra innsynsretten i Offentleglova er gjort og visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jr. Offentleglova 13, jf. Forvaltningsloven 13, og som det av konkurransemessig betydning for Leverandør, vil være nødvendig å unnta fra offentligheten jf. FOA 3-6 jf. Forvaltningsloven 13. Saksnummer: 02/2014 Side 13 av 16

14 Av den grunn bes Leverandøren opplyse om tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, og i så fall identifiser disse og begrunne hvorfor de anses som taushetsbelagte opplysninger, se punkt 5 i Mal for tilbudsbrev, vedlegg 2. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova, Dekning av kostnader for å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han/hun påføres ved å delta i konkurransen. 9 Tilbudslevering 9.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen som er angitt i punkt 3.1. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 9.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i henhold til spesifisering som angitt under punkt 9.3. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Kunsthøgskolen i Oslo v/ Jørn Johannsessen Postboks 6853 St. Olavs plass 0130 Oslo Tilbud kan også leveres i resepsjonen innenfor kontortiden (kl ) til følgende adresse (NB! Leveringsfrist fredag er kl. 13:00): Kunsthøgskolen i Oslo v/ Jørn Johannsessen Fossveien 24, Grünerløkka Det er ikke tillatt å levere tilbud pr. e-post. 9.3 Tilbudets utforming og innsendelse Tilbud skal leveres i originalformat på papir i tre (3) eksemplarer og leverens i en elektronisk versjon (CD-rom eller minnepinne). Den elektroniske versjonen skal inneholde tilbudet i sin helhet, samt et sladdet eksemplar av tilbudet. Det er i tilfelle en eventuell begjæring om innsyn at Leverandøren bes om å innlevere et sladdet eksemplar i elektronisk versjon, som skal merkes «Sladdet eksemplar». Tilbudet skal leveres uten noen form for innbinding eller stifting, og innsatt i ringperm med skilleark. Tilbudet skal pakkes i en nøytral og lukket (forseglet) konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: Saksnummer: 02/2014 Side 14 av 16

15 «Anbudskonkurranse - Hotelltjenester» Adresse som nevnt i punkt 9.2, og navn på kontaktperson, jf. punkt Tilbudets disposisjon og innhold skal følge strukturen angitt i punkt 6 i Tilbudsbrev - Vedlegg 2. Det skal være skilleark for hvert punkt. 10 Kvalifikasjonskrav 10.1 Om kvalifikasjonskravene For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav i Tilbudsbrev - Vedlegg 2. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. 11 Tildelingskriterier 11.1 Tildelingskriterier Rammeavtalen tildeles den tilbyder som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i Tilbudsbrev - Vedlegg 2. Leverandøren har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene Prisangivelser Priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Leverandør skal fylle ut vedlagte Mal for prisskjema - Vedlegg 3. Alle kostnader skal være inkludert i prisen, så som skatter og avgifter dersom ikke annet er avtalt. Tilbud/kampanjer som Leverandøren gir i markedet generelt i avtaleperioden og som er mer gunstige enn de vilkårene som er avtalt i denne rammeavtalen, skal automatisk gjelde for Oppdragsgiver. Leverandøren plikter å gjøre slike tilbud kjent for Oppdragsgiver. Prisene kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Prisen kan endres hvert årsskifte, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt. Eventuelle prisjusteringer skal skje per 1. januar hvert år i avtaleperioden. Eventuelle prisjusteringer må dokumenteres og godkjennes av Oppdragsgiverne og meddeles innen 15. november året før. 12 Avslutning av konkurransen 12.1 Meddelelse om valg av leverandører og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle Leverandører skriftlig og samtidig om hvilke Leverandører som vil bli tildelt rammeavtale så snart beslutning om tildeling av kontrakt er gjort. Saksnummer: 02/2014 Side 15 av 16

16 Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til signering av rammeavtalen er planlagt gjennomført. 13 Vedlegg Del I - Regler og rammene for anbudskonkurransen: Dette konkurransegrunnlaget og Kravspesifikasjon Vedlegg 1 Del II Maler for utforming av tilbud: Mal for tilbudsbrev - Vedlegg 2, Mal for prisskjema - Vedlegg 3, Mal for svarskjema Vedlegg 4, Mal for HMS erklæring - Vedlegg 5, Utkast rammeavtale - Vedlegg 6 Saksnummer: 02/2014 Side 16 av 16