Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 16/164 Møtedato/tid: Kl 17:30 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere: Arild Øien, leder Torbjørn Olsen, nestleder Trine Brændmo Else May Engen Jarle Aftret Andre møtende: Rådmannen Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak Selbu kommune, postmottak RMN, Frode Singstad RMN, Nea Radio og Selbyggen. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Arild Øien (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 27/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /16 Regnskapsrevisjon - status revisjon av kommuneregnskapet /16 Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon /16 Plan for selskapskontroll /16 Overordnet analyse - grunnlag plan for forvaltningsrevisjon Selbu kommune /16 Møteplan 2017 for kontrollutvalget. 33/16 Eventuelt. 2

3 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/164-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Protokoll Representantskapet RMN Informasjon vedr. utredning av sammenslåing mellom KomRev og RMN Protokoll Representantskapet Konsek Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS NKRFs høringsuttalelse til ny kommunelov Høringsuttalelse til ny kommunelov - FKT Høringsuttalelse til ny kommunelov - KonSek Bernt svarer - Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Prosjektplan-Selbu-ekstern Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Protokoll fra representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Informasjon vedrørende utredning av sammenslåing av KomRev Trøndelag IKS og RMN. 3. Protokoll fra representantskapet i Konsek Informasjon vedrørende utredning av sammenslåing KomSek Trøndelag IKS og Konsek. 5. Norges kommunerevisorforbund sin uttalelse til ny kommunelov. 6. Forum for Kontroll og Tilsyn sin uttalelse til ny kommunelov. 7. Konsek sin uttalelse til ny kommunelov. 8. Uttalelse fra jussprofessor Jan Fritjoft Bernt. 9. Prosjektplan forvaltningsrevisjon eiendomsforvaltning. 10. Oppfølging av vedtak i sak 22/15 i kontrollutvalget. Rådmannen har fremmet sak om nye rutiner for gavemidler. Sluttbehandles i kommunestyret i desember

4 MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I REVISJON MIDT-NORGE IKS MANDAG KL 12:30 14:00, QUALITY HOTELL, TILLER. Medlemmene ble innkalt til møte i brev Sakspapirer utsendt Følgende møtte: Berit Flåmo leder Frøya kommune Hans Bernhard Meland Agdenes kommune Geir Rostad Hemne kommune Bjørg Reitan Bjørgvik Hitra kommune Jomar Aftret Klæbu kommune Vibeke Mehlum Meldal kommune Randi Eikevik Malvik kommune Sivert Moen Midtre Gauldal kommune Knut Even Wormdal Orkdal kommune Arnstein Trøite Selbu kommune Jon P. Husby Skaun kommune John Lernes Snillfjord kommune Knut Fagerbakke Sør-Trøndelag fylkeskommune Odd Gulbrandsen Tydal kommune Forfall: Gunnar Krogstad nestleder Melhus kommune (vara har også meldt forfall) Styret: Hans S.U. Wendelbo styreleder Torbjørn Måsøval Frode Singstad Andre: Inge Storås Daglig leder Arvid Hanssen KonSek Representasjon i møtet: 14 representanter med 87,60 % av stemmene. Møtet godkjent. To representanter til å underskrive protokollen: Jon P. Husby og Randi Eikevik For øvrig ingen merknader til innkalling og saksliste. SAK 07/16 ORIENTERINGER FRA DAGLIG LEDER Vedtak; Orienteringene tas til etterretning Arkivkode: documents/selskap/representantskapet/2016/2/ protokoll.docx Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Statens Hus Sandenveien 5 E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro:

5 SAK 08/16 ØKONOMIPLAN ; ÅRSBUDSJETT 2017 Vedtak; Representantskapet vedtar forslag til økonomiplan ; Årsbudsjett Utskrift sendt: Medlemmer, Kommunene 5

6 6

7 7

8 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00-11:00 Møtested: Quality Hotel Panorama, Tiller Møtende medlemmer og varamedlemmer: Berit Flåmo Jostein Tetlie Bjørg Reitan Bjørgvik Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Berit Ingeborg By Jon P. Husby, leder John Lernes Arnstein Trøite Odd Gulbrandsen Kåre Lian Svanem, vara Jomar Aftret, vara Egil Hestnes, vara Forfall: Aina Bogen Gunnar Krogstad Kjell Inge Selbekk Kristian Torve Odd Vårvik, vara Pål Sture Nilsen Stine Estenstad, vara Frøya Hemne Hitra Malvik Meldal Orkdal Skaun Snillfjord Selbu Tydal Agdenes Klæbu STFK Midtre Gauldal Melhus Agdenes STFK Midtre Gauldal Klæbu Melhus Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Inga Balstad, styreleder Jan Ole Sund, nestleder styret Torbjørn Berglann, styremedlem Arkivsak: 16/122 Merknader: 13 av 15 deltakerkommuner og 82,2 % av stemmene var tilstede. Representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ingen merknader til møteinnkalling og saksliste. 8

9 9

10 Sak 08/16 Revidering av reglement for godtgjøring til styret Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Sak 09/16 Strategiplan Konsek for perioden Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 10

11 Sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing Saken behandlet i Møtedato Saknr Styret /16 Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. 11

12 Mottakere ifølge liste Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/116-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) har begge vedtatt å gå i dialog om mulig sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Konsek vedtok følgende i sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing den : Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Det er samlet 9 ansatte i de 2 selskapene. En administrativ arbeidsgruppe med 2 representanter for hvert av selskapene har startet utredningsarbeidet og rapporterer til de respektive styrer. Felles styremøte avholdes Det er lagt opp til at styrene har innstilling til representantskapene klar innen utgangen av januar De 11 kommunene i Sør-Trøndelag som ikke er eiere/får sine sekretariatstjenester for kontrollutvalg dekket gjennom Konsek, fikk oversendt brev med vedtaket i sak 10/16. Det er ikke mottatt henvendelser i tilknytning til brevet. Kommunene er tidligere gjort kjent med vedtaket prosessen gjennom utsending av møteinnkalling til representantskapsmøte i Konsek (sendt per epost ) og i protokoll utsendt Særutskrift av sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing følger likevel som vedlegg. Det er viktig at den enkelte kommune har dialog med valgt eierskapsrepresentant før representantskapet i Konsek tar endelig stilling til en eventuell sammenslåing våren Det er lagt opp til at et eventuelt sammenslått selskap er operativt fra Det kan bli aktuelt med et ekstra representantskapsmøte i slutten av februar Dette vil styret ta stilling til i januar Kommunene vil få nødvendig informasjon. Møteinnkalling og saksdokumenter vil bli sendt ut i rimelig tid før møtet og i henhold til gjeldende vedtekter. Er det spørsmål eller uklarheter, ta kontakt. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

13 Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Sak Konsekvenser av fylkessammenslåing. Kopi til: Styreleder Leder representantskapet Side 2 of 3 13

14 Mottakere: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Frøya kommune Rådhuset 7260 SISTRANDA Hemne kommune Rådhuset 7200 KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Malvik kommune Rådhuset 7550 HOMMELVIK Meldal kommune Rådhuset 7336 MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Selbu kommune Rådhuset 7580 SELBU Skaun kommune Rådhuset 7353 BØRSA Snillfjord kommune Rådhuset 7257 SNILLFJORD Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Tydal kommune Rådhuset 7590 TYDAL 14 Side 3 of 3

15 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 7. oktober 2016 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser til høringsbrev datert , om NOU 2016:4 Ny kommunelov. I vår høringsuttalelse vil vi benevne kommune og fylkeskommune som kommuner, og kommunestyre og fylkesting som kommunestyre. Vi har følgende kommentarer til de enkelte paragrafene: Kap. 7 Valg til folkevalgte organer 7-3 Utelukket fra valg I paragrafens første ledd bokstav e går det fram, at «den som har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen» er utelukket fra valg. Vi antar at dette er en bestemmelse som henger igjen fra tidligere og som ikke lenger har relevans. Kap. 14. Økonomiforvaltning mv. NKRF støtter at det etableres et nytt resultatbegrep, eller at begrepet netto driftsresultat flyttes slik at det blir et resultat etter bruk av og avsetning til bundne fond. NKRF mener den foreslåtte beregningsmodellen for minimumsavdrag på lån, jf. NOUen pkt gir et mer forsvarlig nivå på minimumsavdraget og støtter forslaget. Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: MVA Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. 15 E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

16 14-2 Kommunestyrets og fylkestingets plikter Vi støtter at kommunen skal ha plikt til selv å fastsette finansielle måltall i økonomiplanen, jf. NOUen pkt Nøkkeltallene bør minst omfatte krav til netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. I tillegg bør det settes måltall for størrelsen på langsiktig gjeld i prosent av sum driftsinntekter Om konsolidert regnskap Det foreslås å lovfeste utarbeidelse av et samlet regnskap for kommunen som juridisk enhet. Det bør klargjøres hvilken status det konsoliderte regnskapet skal ha i forhold til kommunenes eget regnskap. Dagens årsregnskap for kommunene er omfattende med flere regnskapsskjema og oppstillinger. Slik lovteksten er framsatt vil alle kommuner med kommunale foretak ha plikt til å utarbeide et konsolidert regnskap i tillegg til kommunens eget regnskap, som skal fastsettes særskilt i kommunestyret. Dette gir et svært omfattende regnskap som kan være krevende for kommunestyret å forholde seg til. Vi anbefaler at det kreves utarbeidet en konsolidert oppstilling, og at dette blir et obligatorisk vedlegg til kommunens regnskap. Slik vil politikerne få den nødvendige oversikt over den samlede virksomheten, uten at det blir tvil om hvilke regnskap som skal vedtas. Det bør utarbeides en mal for utforming av det konsoliderte regnskapet, og i tillegg avklares hvilken revisjon som skal foretas. Om inndekning av merforbruk NKRF støtter ikke forslaget om at det administrativt, så langt det er midler, dekkes eventuelt merforbruk før regnskapet avlegges. En slik ordning kan medføre manglende informasjon om det reelle årlige resultatet. Med bakgrunn i kommunestyrets overordnede ansvar for budsjett og regnskap, mener vi at beslutning om inndekking av merforbruk må ligge til kommunestyret, evt. at det bør klart fremkomme hva som er årets reelle resultat, og hvordan et merforbruk skal dekkes. Dette vil tydeliggjøre kommunestyrets ansvar for den helhetlige økonomien i kommunen. Enten bør en beholde dagens ordning, eller endre lovforslaget slik at administrasjonens forslag til dekning av merforbruk klart framkommer Årsberetning Vi støtter forslaget om at pliktige opplysninger til årsberetningen jf. lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, skal inntas i en egen pliktig del først i årsberetningen. Øvrig frivillig omtale av kommunen bør inntas i en del 2. Vi mener at den pliktige delen til årsberetningen bør være avlagt tidligere enn 31. mars, som er dagens frist, da dette er kjent informasjon allerede tidlig i januar. I tillegg kommer de foreslåtte endringene i regnskapsrevisjonens innhold, forslaget til 24-5, der revisor i revisjonsberetningen også skal uttale seg bl.a. om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige beløpsmessige avvik fra årsbudsjettet og om avvik fra premissene for bruken av bevilgningene. Denne tilleggsoppgaven vil medføre noe mer ressurser i den avsluttende regnskapsrevisjon. 16 2

17 14-14 Låneformål og vilkår for å ta opp lån Vi støtter utvalgets flertall i at investeringstilskudd til andre juridiske enheter ikke skal kunne finansieres med kommunens kapitalinntekter, men fortsatt må finansieres over drift. I NOUen s. 240 i kapittelet «Regnskapsføring av flerårige tilskudd til andre», presiserer utvalget at anordningsprinsippet etter ny lov ikke må forstås slik at en forpliktelse til å yte tilskudd over flere år skal utgiftsføres i sin helhet når forpliktelsen oppstår (avtaletidspunktet), men at tilskuddet utgiftsføres etter hvert som tilskuddene overføres til mottaker. Vi antar at det vil være behov for en nærmere presisering, slik at dette ikke er å forstå som en generell tolkning av anordningsprinsippet. En presisering kan være at tilskuddet er knyttet til et aktivitetskrav for tilskuddsmottaker (motytelse). Et eksempel kan være en forening som får årlig tilskudd i fem år for å kjøre opp skiløyper i samme periode Lånefinansierte aksjer i eiendomsselskap NKRF støtter at aksjer i 100 % kommunalt eiendomsselskap bør kunne lånefinansieres, jf Slik bestemmelsen er utarbeidet i 14-15, 3.ledd vil lånegjelden på disse aksjene inngå som langsiktig gjeld ved beregning av minste tillatte avdrag, mens bokført verdi aksjer ikke vil inngå. Vi mener dette er riktig, dvs. at lånet må avdras og at låneavdraget blir litt større enn om aksjene hadde blitt med som anleggsmiddel i brøken. Aksjene er ikke avskrivbare, og det er riktig å ikke ta disse inn. Bestemmelsen om minste avdrag i sier at sum anleggsmidler er avskrivbare anleggsmidler, og aksjer avskrives ikke Garantier Bestemmelsen skiller ikke mellom langsiktige garantier som går over mange år (tippemidler og andre investeringsprosjekter) og garantier til musikkfestivaler, idrettsarrangementer osv. der garantien er en driftsgaranti. Driftsgarantier og garantier som overveiende sannsynlig må innfris, bør ikke kunne lånefinansieres ved innfrielse, men bør pålegges å finansieres over drift. Kap. 19. Kommunalt oppgavefellesskap 19-1 Kommunalt oppgavefellesskap I kommentarene til 19-1 står det at oppgavefellesskap kan benyttes til enkle og mindre omfattende samarbeid, som samarbeid om bl.a. kontrollutvalgssekretariat. NKRF mener det er viktig at kontrollutvalgets sekretariat er selvstendig og uavhengig av kommunens administrasjon på lik linje med et revisjonsselskap, og mener at sekretariater og revisjoner som eventuelt etableres som oppgavefellesskap, kun skal kunne bli organisert som egne rettssubjekter. At et sekretariat eller en revisjon skal måtte ha myndighet fra eierne for å kunne ansette, si opp eller suspendere ansatte synes å være veldig upraktisk og uhensiktsmessig. 17 3

18 Kap. 20. Vertskommune 20-9 Kontrollutvalgets myndighet i en vertskommune Av paragrafen framgår det at kontrollutvalget i vertskommunen skal føre kontroll med virksomheten i vertskommunen på vegne av alle deltakerne i vertskommunesamarbeidet. Det bør foretas en avklaring om, eventuelt hvordan, kontrollutvalget skal rapportere til de øvrige deltakerkommunene. Kap. 23. Kontrollutvalg Kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Lovendringen i 2004 innebar bl. a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og førte til at kontrollutvalgenes arbeid endret seg. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke gjenspeiler den rollen som sekretariatene har, for å gi viktig faglig støtte til kontrollutvalgene. Kontrollutvalgene har en viktig rolle i kommunens egenkontroll som ivaretas gjennom sekretariatene. Det har skjedd en stor utvikling siden ordningen med eget sekretariatet ble innført, med mer profesjonelle sekretariater med mye kompetanse. Revisor er etter lovendringen en leverandør som hovedsakelig leverer sine tjenester gjennom kontrollutvalget. NKRF mener det er viktig at sekretariatenes rolle og oppgaver utdypes mer i en lovproposisjon som vil komme, slik at ikke det som er omtalt i NOUen vedrørende sekretariater blir stående som en rettskilde. Ansvar og oppgaver for kontrollutvalget og dets sekretariat Lovendringen i 2004 førte til at utvalgene i prinsippet jobber etter en bestillerutførermodell. Denne modellen burde vært noe mer omtalt i NOUen. NKRF mener at det er en viktig rollefordeling at kontrollutvalget har ansvaret for de overordnede analysene og planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll (bestillingsgrunnlaget) og at revisor er den som utfører vedtatte planer (bestillingen). For å rendyrke bestiller-utførermodellen, slutter NKRF seg til forslaget om at eierskapskontrollen skal utføres av revisjonen. Av samme grunn er det viktig at de lovpålagte planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll utarbeides av sekretariatet. I NOUen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som andre sekretærfunksjoner i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatene er tillagt en mye mer omfattende rolle. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil varierer, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes utredning) Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal være utvalgets operative ledd, foreta utredninger av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at 18 4

19 utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan, jfr. 20 i forskrift om kontrollutvalg. Kommunelovutvalget drøfter sekretariatets ansvar for vurdering av saker som kommer fra revisjonen. Også i slike saker skal sekretæren foreta en vurdering av om saken er forsvarlig utredet. For forvaltningsrevisjonsrapporter betyr det bl.a. å påse at revisjonen er gjennomført i samsvar med vedtak/bestilling og RSK 001, herunder at det er redegjort for relevante revisjonskriterier og at administrasjonssjefens uttalelse er inntatt i rapporten. I dette ligger det løpende vurderinger og bidrar til å kvalitetssikre saker til behandling i kontrollutvalget. Disse vurderingene er også ledd i kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Det kan derfor ikke være riktig å hevde at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser holder faglig kvalitet (NOU , 6. avsnitt). Revisor har naturligvis et selvstendig ansvar for de samme forholdene, og mere generelt at revisjonsarbeidet utføres i samsvar med faglige standarder og god kommunal revisjonsskikk. I NOUen uttales det videre at sekretariatet ikke under noen omstendighet kan fremskaffe opplysninger om en kommunes praksis og vurdere den opp mot f.eks. vedtak eller lov/forskrift. Det må være anledning for sekretariatet til å innhente fakta og praksis og foreta vurderinger opp mot bestemmelser og vedtak. Avgrensningen mot forvaltningsrevisjon er at dette ikke er systematiske vurderinger av større omfang, jfr. gjeldende lov 77 nr. 4 og RSK 001. Kompetansekrav NOUen diskuterer om det er riktig å innføre kompetansekrav til sekretariatet. Utvalget konkluderer med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner dette med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. NKRF foreslår at spørsmålet om kompetansekrav i sekretariater utredes nærmere og Planer for forvaltningsrevisjon, eierskapskontroll, selskapskontroll Lovutvalget foreslår at det skal lages særskilte planer for hhv. forvaltningsrevisjon, herunder undersøkelser i heleide selskaper, og eierskapskontroll. Det kan være hensiktsmessig og kostnadseffektivt at forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller vurderes og utarbeides i en samlet prosess. Det kan bidra til felles og ensartet vurdering av risiko og vesentlighet. Ofte vil det da utarbeides én samlet plan for disse oppgavene. Men det kan også være fornuftig å lage to planer hvor eierskapskontroll og/eller selskapskontroll samles i en egen plan og for forvaltningsrevisjon i en særskilt. Etter vår oppfatning bør kommunestyret/kontrollutvalget selv kunne bestemme om det skal utarbeides én eller flere planer. Forvaltningsrevisjonens innhold I den foreslåtte 23-3 er forvaltningsrevisjonen definert, jfr. gjeldende lov 77 nr. 4. Revisjon av intern kontrollen i økonomiforvaltningen er tatt ut i den foreslåtte bestemmelsen. I stedet er det foreslått såkalt forenklet etterlevelseskontroll i Vi støtter forslaget om en årlig, pliktig etterlevelseskontroll, men vil likevel understreke at en slik forenklet revisjon ikke kan erstatte forvaltningsrevisjon rettet mot viktige bestemmelser. Forvaltningsrevisjonen vil ofte gå dypere og kan i større 19 5

20 grad bidra til læring i kommunen. Forslaget kan innebære en risiko for at mer grundig forvaltningsrevisjon på svært viktige områder erstattes av mer summarisk revisjon og stiller spørsmål ved om det er klokt å endre beskrivelsen av forvaltningsrevisjonen i lovteksten. Utvalget viser til at etterlevelse av regler var hovedtemaet i over halvparten av forvaltningsrevisjonene i perioden Kontroll med om regler er fulgt er sentralt for kommunestyret og kommunens innbyggere. Utvalget foreslår at det skal fremgå av lovteksten at «regeletterlevelse» er en del av hva forvaltningsrevisjon må dekke. Utvalget tar samtidig ut de to siste ordene i nåværende definisjon «og forutsetninger» som har vært et viktig grunnlag for etterlevelsesrevisjon til nå. Dette tillegget har imidlertid også sikret at andre premisser har blitt ivaretatt i revisjonen. Det er derfor viktig at dette ikke strykes. Omfang av forvaltningsrevisjon Kommunelovutvalget gir uttrykk for at forvaltningsrevisjonen bør økes, og vi deler dette synspunktet. Forvaltningsrevisjon er viktig for demokratisk/folkevalgt kontroll og læring. Samtidig går imidlertid utvalget inn for å sløyfe dagens krav om årlig forvaltningsrevisjon. Vi er enig i at antall revisjoner ikke er et presist mål på omfanget av forvaltningsrevisjon, men er likevel usikker på om dette er et tilstrekkelig vektig argument for å fjerne kravet. Kommunene skal gjennomføre offentlige oppgaver i samsvar med lov og vedtak. Hvordan disse oppgavene gjennomføres, må etter vår mening være gjenstand for årlig revisjon i alle kommuner. Fjerning av minimumskravet, uten innføring av andre krav til volum eller jevnlig forvaltningsrevisjon i kommunestyreperioden, vil etter vår oppfatning øke sannsynligheten for at forvaltningsrevisjon nedprioriteres. Vi mener forvaltningsrevisjon bør forbli en obligatorisk kontrollform som minimum gjennomføres årlig, og at dette bør gjenspeiles i lovteksten Innsynsrett i heleide selskaper Innsynsretten i aksjeselskaper som er heleid av én eller flere kommuner foreslås videreført i Vi foreslår at bestemmelsen utvides til å gjelde selskaper hvor også staten er inne som eier sammen med kommuner og/eller IKSer. Vi foreslår i tillegg at bestemmelsen også skal gjelde for samvirkeforetak der medlemmene er de samme som angitt i paragrafens a-d og staten blir tatt inn i oppramsingen. 23-6, siste ledd Innsynsrett i andre virksomheter Kommunelovutvalget foreslår at kontrollutvalgets og kommunerevisjonens innsynsrett utvides til å omfatte «andre virksomheter som utfører oppgaver på vegne av kommunene eller fylkeskommunen. Innsynet og undersøkelsene skal imidlertid bare omfatte det som trengs for å undersøke om kontrakten er oppfylt.» se forslag til ny lov 23-6 siste ledd og Viktige kjerneoppgaver i kommunene utføres til dels av andre enn kommunen selv. I slike tilfelle er det svært viktig at kommunen sikrer seg nødvendig styring og kontroll bl.a. ved tilstrekkelig spesifiserte krav om omfang, kvalitet, innsyn og oppfølging i 20 6

21 konkurransegrunnlag og kontrakter. I tillegg må kommunen sikre seg at disse kravene faktisk blir oppfylt bl.a. ved kontroller fra kommunens side. Det er også på dette området kommunens administrasjon som skal ivareta kontroll og oppfølging av kommunens leverandører; det er ikke revisjonen som i første omgang skal dekke kommunens behov. Revisjonen vil i utgangspunktet rettes mot kommunens oppfølging. I visse situasjoner kan det likevel være behov for å gjennomføre revisjon dersom kommunens oppfølging «viser seg å ikke være tilstrekkelig til å sikre kommunens kontrollbehov» som utvalget sier i pkt Forslaget innebærer likevel at denne revisjonen kun rettes mot oppfyllelsen av kontrakten Sekretariat Tilsvarende bestemmelse som er gitt i 24-2 om revisors taushetsplikt bør også legges inn under Kap. 24. Revisjon Generelt om regnskapsrevisjonens oppgaver Av NOUen fremgår det at lovforslaget for en stor del er ment å være likelydende med tilsvarende regler i revisorloven for å markere at regnskapsrevisjon i kommuner tilsvarer regnskapsrevisjon i privat sektor. Der det er ønskelig at regelverket forblir likt for regnskapsrevisjon i kommunal og privat sektor, er det viktig at lovgiver tar høyde for kommende endringer i revisorloven i det videre arbeidet. Revisor- og regnskapsførerlovutvalget skal etter planen legge frem sin innstilling om revisorloven våren Fra folkevalgte ytres det ofte ønske om å kunne velge samme revisor for kommunen og alle kommunens selskap, uavhengig av selskapsform. For å møte dette ønsket bør det innføres en bestemmelse om at kommunens revisor også kan velges til revisor for kommunalt heleide aksjeselskaper og aksjeselskaper som eies av kommuner og stat i fellesskap. Utvalget foreslår å utvide regnskapsrevisjonens innhold til også å avgi en uttalelse basert på moderat sikkerhet for bevilgningskontroll. Denne uttalelsen skal gis i revisjonsberetningen. Utvalget har her ønsket å tydeliggjøre og også øke omfanget av den ordinære finansielle revisjonen i kommunene. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. I tillegg foreslår utvalget å legge en årlig oppgave om forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen til regnskapsrevisjonen. Dette skal være en egen oppgave og rapportering, og ikke som en del av den finansielle revisjonen som rapporteres i revisjonsberetningen. Ansvaret for oppgaven legges til regnskapsrevisjonen under en forutsetning om at regnskapsrevisor har en årlig revisjon av hele kommunens økonomiske virksomhet/regnskap, og tangerer flere av områdene som tenkes innlemmet i kontrollen som regnskapsrevisjonen skal omfatte. Vi forutsetter dermed at utvalget har vurdert dette til å være den mest kostnadseffektive måten å gjennomføre endringen på, gitt en forutsetning om at vurderingene og kontrollen skal gjennomføres årlig. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. 21 7

22 Det er vesentlig at kommuneloven benytter begrepet revisor og ikke innfører begrepet godkjent revisor, idet kommunale revisjonsenheter ikke kan godkjennes av Finanstilsynet, og det heller ikke finnes noen annen godkjenningsordning. Det vises for øvrig til vår kommentar til forslagets Attestasjon av ulike oppgaver til offentlige myndigheter Kommunal revisjon må sikres muligheten til å utføre og attestere attestasjonsoppdrag til offentlige myndigheter. Revisors signaturer i særattestasjoner til offentlige myndigheter blir stadig mer digitaliserte. Signaturrett i Altinn tildeles revisjonsenhetene basert på organisasjonsnummer. Så lenge det ikke kreves signatur fra godkjent revisor/revisjonsselskap er dette uproblematisk, da kan den kommunale revisjonsenhetens organisasjonsnummer benyttes. Dersom det i lov/forskrift eller fra oppdragsgiver kreves underskrift fra «godkjent revisor/ revisjonsselskap» er dette problematisk for kommunale revisjonsenheter, da disse etter revisorloven ikke kan godkjennes som revisjonsselskap under Finanstilsynet, jf. omtale over. Det er viktig at det finnes en løsning som gjør det mulig for kommunens valgte revisor og utføre slike attestasjonsoppdrag. Ekstern kvalitetskontroll med revisor Utvalget drøfter i etablering av en ekstern kvalitetskontroll. Etter NKRFs oppfatning vil en vurdering av kvaliteten på revisors utførelse av oppdraget kreve en profesjonell kvalitetskontroll som går ut over det som kan forventes av kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen, jf. forslag til Utvalget anbefaler at departementet får ansvaret for å forvalte en nasjonal ordning for ekstern kvalitetskontroll. NKRF støtter forslaget Valg av revisor Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid eller inngå avtale med annen revisor. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtak etter første og andre ledd treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Det bør komme klart fram når kontrollutvalget har innstillingsrett. Dersom kommunen eller fylkeskommunen velger interkommunalt samarbeid, kan dette ha ulike former. Det kan dreie seg om et interkommunalt selskap, jf. Lov om interkommunalt selskap, oppgavefellesskap eller samvirkemodell. Ved valg av oppgavefellesskap må det gå klart fram at et slikt selskap må være et eget rettssubjekt, jf. vår kommentar til lovforslagets kap. 19. Kontrollutvalgets innstillingsrett bør også omfatte de tilfellene der et interkommunalt samarbeid om revisjon endrer selskapsform. I slike tilfeller kan utvalget pålegges å innhente kommunedirektørens uttalelse om selskapsrettslige spørsmål knyttet til valg av selskapsform. 22 8

23 24-2 Revisjonens ansvar og myndighet I forslag til lov er det er ikke foreslått kompetansekrav til hverken ansvarlig regnskapsrevisor eller forvaltningsrevisor. Det må sikres at den oppdragsansvarlige revisor både innenfor regnskapsrevisjon, etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon har tilstrekkelig kompetanse, og at dette følger kompetanseutviklingen for øvrig. For oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjon mener NKRF at det må stilles utdanningskrav som tilsvarer kravene i revisorloven. For oppdragsansvarlig revisor innenfor både etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon må det stilles tilsvarende utdanningskrav, altså masterutdanning. Dette vil gi bedre metodekunnskap og gjennom det økt kvalitet. Et kompetansekrav kan ev. tas inn i forskrift, jf. forslagets 24-2, siste ledd. Det må stilles krav om relevant praksis både innenfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Praksis fra offentlig forvaltning må telle fullt ut. NKRF mener generelt at likeverdig praksis skal telles likt, uavhengig av om praksisen er opparbeidet i offentlig eller privat sektor. Regnskapsrevisjon i offentlig sektor utføres etter de samme revisjonsstandarder som revisjon i privat sektor. De kommunale revisjonsenhetene utfører revisjonen på det samme faglige grunnlaget. Kravene til revisjon etter kommuneloven tilsvarer i flere henseender reglene i revisorloven, inkludert regler om revisorskifte, uavhengighet, taushetsplikt og opplysningsplikt og om skriftlig påpekning av forhold overfor ledelsen. Hvitvaskingsloven gjelder også for revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune og kommunalt foretak, jf. hvitvaskingsloven 4 annet ledd nr. 1. Vurdering av merverdiavgift er lang på vei den samme i kommunal og privat virksomhet. Om skatterettslige forhold kan det videre trekkes frem at selv om kommuner og fylkeskommuner ikke har selvstendig skattepliktig inntekt, vil kommuner og fylkeskommuner normalt ha skatteplikt for nærmere angitt virksomhet. Vurdering av skatteplikt for slik virksomhet vil være den samme som i private foretak. Mange kommunale revisjonsenheter utfører i dag også revisjon av andre foretak, slik som kommunale foretak, interkommunale selskaper, kirkelige fellesråd, stiftelser og foreninger. Enkelte av disse foretakene avlegger regnskap etter regnskapsloven og enkelte driver skattepliktig virksomhet. For enkelte av foretakene vil en kommunal revisjonsenhet ha plikt til å trekke seg fra oppdraget på tilsvarende måte som etter revisorloven. Revisor har også visse bekreftelsesoppgaver som tilsvarer revisorbekreftelser etter aksjeloven, inkludert bekreftelse av tingsinnskudd i interkommunale selskaper. Offentlig virksomhet er svært variert, fra ren tjenesteyting på ulike områder til virksomhet som nærmer seg næringsvirksomhet, som for eksempel anleggsvirksomhet, utbygging og utleie. Det medfører at revisjonsarbeidet innenfor en kommune eller fylkeskommune blir variert med ulike risikoforhold for ulike deler av virksomheten Regnskapsrevisjonens innhold bevilgningskontroll Nåværende kommunelov gir regnskapsrevisor oppgaver vedrørende budsjett og budsjettavvik. Utvalget drøfter på NOUen side 330 dagens praksis og konkluderer med at tolkning og utførelse av oppgaven har vært uklar, og det er usikkert om innholdet har ligget på det nivå lovgiver opprinnelig har ønsket. Utvalget foreslår derfor en presisering og utvidelse av oppgavene til regnskapsrevisor. Revisor skal, i henhold til 23 9

24 forslag til 24-5, se etter om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige avvik fra budsjettet, også om vesentlige avvik fra kommunestyrets premisser for bruken av bevilgningene. NOUen gir enkelte eksempler på hva utvalget mener med forslaget, men det er fortsatt uklart hvor langt oppgaven til regnskapsrevisor skal gå. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. I merknader til 24-5, tredje ledd. om bevilgningskontroll fremgår følgende: «Revisor skal se etter om det i årsregnskapet foreligger vesentlige avvik fra årsbudsjettet som det skal redegjøres for i årsberetningen (...) Oppgaven retter seg både mot vesentlige avvik fra årsbudsjettets talldel og mot premisser for bruken av bevilgningene.» Intensjonen er å skape tillit til at årsberetningen ikke mangler opplysninger om vesentlige brudd på kommunestyrets budsjettvedtak, og dermed styrke årsberetningen som verktøy for kommunestyrets styring og budsjettoppfølging. Dette er foreslått som en uttalelse med moderat sikkerhet. Det er i lovforslaget og NOUen i liten i grad knyttet sammenheng mellom revisors bekreftelse og ledelsens ansvar for bevilgningskontroll og rapporteringen av denne. Denne ansvarsfordelingen må fremgå tydeligere i loven eller forarbeidene. Det er etter NKRFs oppfatning viktig at revisor retter kontroller mot årsberetningen og kommunens forklaring til vesentlige budsjettavvik. Det foreliggende forslaget har ordlyden «dekkende opplysninger om vesentlige avvik fra årsbudsjettet». Ordet «dekkende» brukes også i konklusjonsavsnittet i revisjonsberetningen om den finansielle stillingen. NKRF mener det ville være en fordel om det ble funnet et annet ord enn «dekkende» i lovteksten, siden man her har en uttalelse med moderat sikkerhet. Ordet «dekkende» er allerede benyttet på annet område i lovtekst og beretning for uttalelse med høy sikkerhet, revisjonsberetningen. Det kan være en kommunikasjonsmessig utfordring å inkludere elementer med moderat sikkerhet i beretningen, da revisjonsberetningen etter standardene er en bekreftelse av regnskapet og opplysningene i beretning. For brukerne kan det være vanskelig å forstå disse nyansene. Oppgaven kunne alternativt vært løst med paralleller til det man ser i tilsynet med finansinstitusjoner mv. (finanstilsynsloven) og forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september Her avgir revisor en egen uttalelse på etterlevelse av forskriften til virksomheten. Det fremgår ikke av NOUen om denne muligheten er tilstrekkelig drøftet. Med forslaget slik det ligger, vil det bli en viktig oppgave for god kommunal revisjonsskikk å foreta de nødvendige avgrensinger og for revisorene å kommunisere dette med brukerne. Videre foreslår utvalget at regnskapsrevisor skal kontrollere kommunedirektørens rapportering om vesentlige avvik fra budsjettpremissene. Som nevnt innledningsvis har utvalget her ønsket å tydeliggjøre og også styrke regnskapsrevisors rolle. Det fremkommer av NOUen at kontrollen skal rette seg mot vesentlige disposisjoner som ikke har budsjetthjemmel og vesentlige mangler i gjennomføringen av vedtatte tiltak. Det er gitt noen eksempler i NOUen på hva som omfattes av kontrollen, bl.a. om midler har blitt benyttet til et annet formål enn det bevilgningen er gitt til, om midler har blitt benyttet innenfor sitt formål, men på en annen måte enn det kommunestyret har bestemt, eller om deler av bevilgningene står ubrukt

25 Utvalgets intensjon synes å være at man ved enkle kontroller skal kunne gi merverdi. For at denne intensjonen skal oppnås er det viktig å gjøre gode og tydelige avklaringer av hvor langt regnskapsrevisors årlige kontroll skal gå, og hvor forvaltningsrevisjon vil være riktig revisjonsform. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Hvis revisor årlig skal foreta en enkel kontroll av om avviksforklaringene er dekkende og at det er redegjort for avvik fra premissene som ligger til grunn for budsjettet, bør det også kreves at årsberetningen redegjør for det samme. Forslag til 14-7 lyder nå: «Årsberetningen skal redegjøre for vesentlige avvik mellom årsbudsjett og årsregnskapet», mens revisors kontroll av det samme er mere detaljert beskrevet i Detaljeringsgraden om kommunedirektørens plikt bør minst være på samme nivå som revisors kontrollplikt. Vi viser for øvrig til kommentarene knyttet til Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor Det er positivt at utvalget tydeliggjør innholdet i og mottaker av nummererte brev fra regnskapsrevisor. God kommunal revisjonsskikk sier at revisor normalt rapporterer jevnlig til kommunedirektør og administrasjonen både under planlegging, gjennomføring og sluttføring av revisjonen. I dette ligger også det som er nevnt i 24-7 punktene første ledd a-d. Denne kommunikasjonen skjer både muntlig og skriftlig. Vi stiller derfor spørsmål ved behovet for å lovregulere denne type kommunikasjon til den reviderte. Nummererte brev bør forbeholdes spesielle tilfeller, hvor revisor har tatt opp viktige feil og mangler, men som likevel ikke rettes eller løses. I slike tilfeller er det aktuelt å rapportere til kontrollutvalget, med gjenpart til kommunedirektøren bør justeres i samsvar med dette. I lovforslagets punkt d angis at revisor skal gi skriftlige meldinger om manglede redegjørelse i årsberetningen for vesentlige avvik mellom årsregnskapet og regulert budsjett. Teksten kan leses slik at det kun skal gis påpekninger dersom redegjørelsen mangler, dvs. er fraværende. Hvis det også skal påpekes hvis redegjørelsen er mangelfull eller misvisende, bør dette presiseres Forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen Utvalget foreslår at det innføres en lovpålagt forenklet revisorkontroll med etterlevelsen av bestemmelser og vedtak i økonomiforvaltningen. Vi stiller oss positive til at det årlig gjøres vurderinger og utføres en forenklet etterlevelseskontroll på økonomiområdet rettet mot vesentlige bestemmelser og vedtak etter en risikovurdering. Vi ser også at det kan være en effektiv bruk av ressurser å legge denne oppgaven til regnskapsrevisor. NOUen legger opp til at det, som i dag, både kan gjennomføres forvaltningsrevisjon av økonomiforvaltningen og forenklet etterlevelseskontroll av økonomiforvaltningen i regi av regnskapsrevisjonen. Kontrollformene vil for utenforstående kunne oppfattes som relativt like. Samtidig vil bl.a. metode og ressursbruk kunne være 25 11

26 vesensforskjellig. Dette kan skape utfordringer når det gjelder formidling av revisjonsresultater. NKRF mener det er viktig at grenseoppgangen mellom de ulike revisjonsformene avklares i arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Grenseoppgangen bør gjøres relativt tydelig i arbeidet med god skikk. Eksemplifisert ved anskaffelsesområdet, kan etterlevelse av lov og forskrift f.eks. utført som regnskapsrevisjon beskrives som å undersøke om systematikk og dokumentasjon foreligger, mens kvaliteten på rutiner og dokumentasjonen undersøkes nærmere i forvaltningsrevisjonen Innsynsrett i selskaper og liknende som utfører oppgaver for kommunen (jf. 23-6) Utvalget foreslår at kontrollutvalget skal ha innsynsrett og rett til å bestille undersøkelser også hos eksterne som ikke er heleide av kommunen (ev. sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner). I foreslås det at tilsvarende også gjelder for kommunens revisor, så langt det passer. Ansvaret for utforming og oppfølging av kommunens kontrakter ligger hos administrasjonen. Det er meget viktig at det ikke skapes uklarhet om dette. Det innebærer at kommunen må ha tilstrekkelig klare kontrakter og foretar en kontraktsoppfølging som sikrer at kommunen får den tjenesten den har avtale om å få. Vi understreker at en eventuell innsynsrett hos eksterne leverandører må begrenses til innsamling av data i den hensikt å revidere hvorvidt avtalte oppgaver gjennomføres i tilstrekkelig omfang og med tilfredsstillende kvalitet. Selv med en slik avgrensning vil det kunne oppstå risiko for at taushetsbelagte opplysninger kommer på avveie, et spørsmål vi ikke kan se at utvalget behandler. Et særlig tilfelle i denne sammenhengen er kontrollutvalgets og revisors innsynsrett overfor kirkelig fellesråd. Vi kan ikke se at dette er omtalt i NOUen. Misligheter og feil Ansvaret for å forebygge misligheter og feil ligger hos kommunedirektøren og kommunens administrasjon for øvrig. Forebygge misligheter og feil I likhet med tidligere er revisors oppgaver knyttet til feil og misligheter lagt inn under regnskapsrevisjonen, jf. 24-5, 4. ledd under paragraftittel «Regnskapsrevisjonens innhold». Revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon, RSK001, pålegger også forvaltningsrevisor et ansvar ved oppdagelse av misligheter. Vi legger til grunn at dette videreføres. Andre innspill bør avklares gjennom god kommunal revisjonsskikk I lovteksten, 24-7 andre ledd, ligger det en forutsetning om at saksforholdet skal nærmere klarlegges mellom første og andre nummererte brev til kontrollutvalget. Ordlyden kan indikere at kommunens revisor har et ekstra ansvar for at misligheter tas tak i og avdekkes/undersøkes utover det som fremkommer av revisjonsstandarden ISA 26 12

27 240. Dette bør utdypes og avklares i det videre arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Mislighetsrettede undersøkelser i heleide selskaper Det foreslås at det presiseres at kontrollutvalget og kommunens revisor skal ha adgang til misligrettede undersøkelser i heleide kommunale selskap. Vennlig hilsen Per Olav Nilsen styreleder 27 13

28 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for 28

29 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. 29

30 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.). 30

31 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 31

32 Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.» 32

33 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat. 33

34 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk 34

35 kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom 35

36 eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder 36

37 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Vår saksbehandler: Torbjørn Berglann, tlf E-post: Deres ref.: 16/1559 Vår ref.: 16/120-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Høring - forslag til ny kommunelov Vi viser til invitasjon til høring om forslag til ny kommunelov på KMDs nettsider. Vi vil i det følgende avgi høring til delene av lovforslaget som er relevante for oss, kapitlene 25, 26 og 27. Kapittel Konseks høringssvar Konsek er tilfreds med at lovutvalget gir uttrykk for at et "faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg." Konsek vil her peke på at Deloitte i sin evaluering av kontrollutvalgene konkluderte med at opprettelsen av kontrollutvalgssekretariatene har bidratt til å vitalisere utvalgene. Vi er imidlertid bekymret for at andre av lovutvalgets vurderinger vil svekke sekretariatene og at den uavhengigheten går tapt Lovutvalget ønsker å trekke grenser for hvilke oppgaver sekretariatene kan utføre og hvilke oppgaver som skal legges til revisjonen. Lovutvalget definerer revisjon som "å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l." Vi synes ikke dette er en spesielt presis definisjon av begrepet revisjon. Definisjonen medfører dessuten en rekke uheldige konsekvenser, her vil vi nevne de to viktigste. Konsek mener for det første at kontrollutvalgssekretariatene, og gjennom dette kontrollutvalgene, ikke lenger blir uavhengige av revisjonen. Flertallet i lovutvalget legger til grunn at kontrollutvalgssekretariatet ikke kan legges til revisjonsselskapet. Dette fordi sekretariatet skal bistå kontrollutvalget i dets kontroll av at revisjonen utfører oppgavene sine slik den skal. Konsek støtter denne vurderingen. Dersom sekretariatet i sin saksutredning har behov for å "innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk", mener lovutvalget at dette er revisjon og må foretas av revisjonen. Sekretariatene må med andre ord be revisjonsselskapet om bistand i utarbeidelsen av saksframlegg. Konsek mener at den nødvendige uavhengigheten som sekretariatene må ha overfor revisjonsselskapene dermed går tapt. Dette er svært uheldig, og vil svekke kontrollutvalgenes rolle. Vi synes dessuten lovutvalget er inkonsistent når det på den ene siden mener at revisjonsselskapene ikke kan være sekretariat for kontrollutvalget og på den andre siden vil legge sekretariatsoppgaver til revisjonsselskapene. At kontrollutvalget er uavhengig av revisjonen og har tilgang på kompetanse til å vurdere kvaliteten på revisjonsarbeidet, er etter vår mening en forutsetning for en modell som legger opp til at revisjon kan være en tjeneste som kjøpes utenfor egenregi. Lovutvalget avfeier dette som en for krevende oppgave for sekretariatene. Vi mener det må være et Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

38 krav at kontrollutvalget skal ha tilgang på slik kompetanse, enten gjennom eget sekretariat eller andre ordninger for å innhente den ved behov. For det andre mener Konsek at saksbehandlingen i sekretariatene med lovutvalgets definisjon av revisjon blir unødig tungrodd og byråkratisk. Kontrollutvalgssekretariatene har i forbindelse med saksutredningen jevnlig behov for å vurdere om kommuneadministrasjonens praksis er i tråd med politiske vedtak, lover og regler. Av og til er det også behov for rene juridiske vurderinger. Med lovutvalgets definisjon av revisjon må selv enkle vurderinger av kommuneadministrasjonens praksis bestilles hos revisjonsselskapet. Revisjonsselskapet skal deretter foreta vurderingen, kvalitetssikre den og sende den tilbake til sekretariatet, som kan fortsette arbeidet med saksframlegget. Dersom det oppstår behov for ytterligere vurderinger må sekretariatet og revisjonsselskapet gjenta syklusen. Det er også mulig å tenke seg situasjoner der en jurist i et sekretariat må henvende seg til et revisjonsselskap uten juridisk kompetanse for å få en juridisk vurdering. I slike tilfeller må revisjonsselskapet innhente vurderingen fra en tredje instans. Konsek mener at dette vil være svært tungvint og unødig arbeidskrevende. Konsek mener generelt at praktiske hensyn, og hensynet til det lokale selvstyret tilsier at kontrollutvalgene bør ha stor frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. Kompetanse og kapasitet i sekretariat og revisjonsselskap vil da være avgjørende. Dersom kontrollutvalget skal være bundet av å gå til revisjonen med ethvert spørsmål er det en risiko for at en større andel av revisjonens ressurser blir bundet opp i småsaker, på bekostning av de større systematiske undersøkelsene som revisjonen er best kvalifisert til å utføre. Det bør følge av prinsippet om uavhengighet at den som skal utføre forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, dvs. revisjonen, ikke samtidig kan ha det faglige ansvaret for bestilling av disse. Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll bør derfor gjøres uavhengig av revisjonen. Den mest nærliggende måten å organisere dette på vil være at oppgaven ligger til kontrollutvalgets sekretariat Lovutvalgets avgrensninger av sekretariatets oppgaver i kapittel legger etter vår mening dårlig til rette for å opprettholde kompetente sekretariat. Vi mener at loven bør stille krav om at kontrollutvalget må ha tilgang til kompetanse til planlegging og bestilling av revisjonstjenester samt vurdering av de tjenestene som leveres. Det er nærliggende å anta at heving av kompetansen i sekretariatene er den mest hensiktsmessige måten å tilfredsstille et slikt krav på Kontrollutvalgene får i dag begrenset informasjon om resultatene fra den forbundsbaserte kvalitetskontrollen av kommunal revisjon. Som revisjonsselskapenes oppdragsgiver og viktigste bruker er det av avgjørende betydning for kontrollutvalgene at de kan ha tillit til at revisjonsselskapenes arbeid holder tilstrekkelig kvalitet. Dagens forbundsbaserte kvalitetskontroll utøves av medlemmene. Konsek mener at kvalitetskontrollen vil få styrket omdømme og tillit dersom den utøves av en ekstern aktør. Konsek støtter forslaget, og er særlig positiv til at resultatene skal offentliggjøres Lovutvalget foreslår at eierskapskontroll skal legges til revisjonen og begrunner dette i at det gir " en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindrer dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid." Konsek mener at dagens modell, der sekretariatene 38 Side 2 av 3

39 inngår i bestillerleddet, mens revisjonen utgjør utførerleddet er hensiktsmessig. Konsek støtter derfor lovutvalgets forslag om at eierskapskontroll bør utføres av revisjonsselskapene. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Torbjørn Berglann rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Side 3 av 3 39

40 Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Rådmannen kan ikke nekte politikere å besøke skoler og barnehager for å få kunnskap, eller å nekte ansatte å snakke med dem, understreker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Krav om at de tilsatte skal være «lojale» mot rådmannen og folkevalgt ledelse og ikke «lekke» informasjon eller ytre meninger som går på tvers av vedtatt strategi og rammer, er dypt udemokratisk, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. En kommunestyrerepresentant hadde som folkevalgt besøkt skoler og barnehager i kommunen for å tilegne seg kunnskap. Dette var gjort avtale om dette på forhånd. Politikeren ble da innkalt «på teppet» hos rådmannen som hevdet at slike besøk måtte avklares med ham på forhånd. I nabokommunen sa rådmannen nei til at folkevalgte kunne møte virksomhetsledere og personalet på skoler og barnehager. Kan en rådmann legge slike begrensninger på de folkevalgtes mulighet til å skaffe seg informasjon på denne måten? Bernt svarer For det første og for ordens skyld: Det er helt klart at rådmannen ikke har noen som helst instruksjonsmyndighet overfor de folkevalgte. De snakker med hvem de vil når de vil. Det tror jeg ingen oppegående rådmann vil benekte. Men folkevalgte som tar kontakt med tilsatte i kommunen, må være tydelig på at dette gjør de som enkeltpersoner som ledd i sitt verv som folkevalgte, og ikke på vegne av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Kommunikasjon mellom folkevalgte organer og tilsatte må gå «tjenestevei», ellers vil styrings- og ansvarsforhold kunne bli uklare. Også ulike typer mer eller mindre uformelle «høringsbesøk» av folkevalgt organ må klareres med rådmannen, som imidlertid ikke har noen vetorett hvis et organ ønsker dette som ledd i sin saksbehandling og kontroll. Det som er det sentrale diskusjonstemaet, er hvorvidt rådmannen eller politisk ledelse kan legge restriksjoner på hvem kommunalt tilsatte snakker med om egen virksomhet. Svaret på det er at tilsatte i kommunen som alminnelig utgangspunkt her rett til å snakke om forholdene på egen arbeidsplass med hvem de ønsker, så lenge dette ikke innebærer krenkelse av taushetsplikt overfor pasienter, brukere, elever eller andre private parter. Det kan legges begrensninger på når og hvor slike samtaler kan finne sted, typisk fordi det forstyrrer virksomheten i arbeidstiden, eller fordi det er problematisk om folkevalgte eller andre kommer inn på institusjon eller liknende utenfor ordinær besøkstid eller utenfor angitte fellesarealer. Men utover det kan ikke ledelsen forby at den enkelte tilsatte samtaler og gir informasjon om generelle forhold ved virksomheten, herunder også om problemer som knytter seg til organisering eller budsjettmessige rammer. Krav om at de tilsatte skal være «lojale» mot rådmannen og folkevalgt ledelse og ikke «lekke» informasjon eller ytre meninger som går på tvers av vedtatt strategi og rammer, er dypt udemokratisk. Velgerne, og enda mer de folkevalgte, må ha tilgang til mest mulig fullstendig informasjon om kvaliteten på kommunale tjenestetilbud, og ikke være avhengig av mer eller mindre «friserte» versjoner fra ledelsens side. Dette har Sivilombudsmannen understreket i flere sammenhenger de siste årene. 40

41 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 2461 Styringsgruppe, dato: Eiendomsforvaltning i Selbu kommune BESTILLING I møte den bestilte Kontrollutvalget i Selbu kommune, sak 22/16, forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltningen i kommunen. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til eiendomsforvaltningen i Selbu kommune. 2. Innretning, ressursbruk og leveringstidspunkt innarbeides i prosjektplanen i tråd med signaler fra kontrollutvalget i møtet Forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning blir omtalt slik i plan for forvaltningsrevisjon: Prosjektet kan gå på å må gi en oversikt over eiendomsmassen Selbu kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg? Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Alternativt kan et prosjekt også vinkles mot å evaluere dagens organisering og hvordan eiendomsforvaltning i Selbu kommune drives. 41 side 1 av 7

42 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: GENERELT OM KOMMUNAL EIENDOMSFORVALTNING Styringsgruppe, dato: Norske kommuner og fylkeskommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. Bygningsmassen er en avgjørende innsatsfaktor for all kommunal tjenesteyting. Så mye som % av kommunenes budsjetter brukes til investeringer, drift og vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen. Det er ved flere anledninger påpekt at kommunene ikke vedlikeholder sine bygninger i den grad som trengs, og at det resulterer i store oppgraderingsbehov. I rapporten Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde (2008) 1 blir det konkludert med at kommunal sektor har et etterslep mht vedlikehold av bygningsmassen på svimlende 142 milliarder, for ambisjonsnivå A, og 94 milliarder, for ambisjonsnivå B 2. For å oppnå et tilfredsstillende verdibevarende vedlikehold av bygningene må man, iflg rapporten, utføre vedlikeholdsarbeid for ca kr/m2 per år. Det er klart 3 at budsjettet for vedlikehold ikke kan kuttes uten at det medfører økte kostnader på sikt, ved større vedlikeholdsbehov, evt tidligere oppgraderingsbehov enn det forventet levealder skulle tilsi. Også i KS sin veileder Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold blir det framhevet at et godt løpende vedlikehold er lønnsomt. Ifølge veilederen kan det være vanskelig for kommunene å få tatt igjen alle nedprioriterte oppgaver innenfor et budsjettår. Hver kommune må ta nødvendige utbedringer inn i økonomiplanene og utføre et planlagt vedlikehold over flere år. 1 Multiconsult AS og PricewaterhouseCoopers på oppdrag fra KS 2 Ambisjonsnivå A tilsvarer en gjennomgående god eller akseptabel tilstand, mens ambisjonsnivå B er noe lavere hvor det tillates enkeltkomponenter som er utilfredsstillende. 3 Ref: Statens bygningstekniske etat heftet: God Kommunal Eiendomsforvaltning 42 side 2 av 7

43 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: EIENDOMSFORVALTNING I SELBU KOMMUNE 4 Styringsgruppe, dato: Selbu kommune er organisert etter sektorprinsippet, og er delt opp i tre sektorer som hver ledes av en sektorsjef. I tillegg er stabs- og støttefunksjoner lagt til sentraladministrasjonen. Rådmannen er øverste administrative leder, og samtidig leder av sentraladministrasjonen. I påvente av at det skal tilsettes ny sektorsjef for Samfunnsutvikling (stillingen har vært ubesatt siden 2014) blir sektoren midlertidig ledet av rådmannen. Sektor samfunnsutvikling omfatter kommunens tjenester innen: Næring ansvar 620, landbruk ansvar 621, miljø og kultur - ansvar 622 Plan og kommunalteknikk, ansvar 630 Bygg og eiendom, ansvar 640, 641, 642 Brann- og feiervesen, ansvar 610 Prosjektledelse, ansvar 611 Sektorsjef samfunnsutvikling, ansvar 600. Ansatte på ansvar 640 Bygg og eiendom 14 personer, 12,55 årsverk. Leder er Marius Sørensen. Ansatte på ansvar 641 Renhold 28 personer, 16,4 årsverk. Ansatte på ansvar 642 Boligforvaltning 1 person, 0,6 årsverk. 5 4 Kilde: Selbu.kommune.no 5 Kilde: Visma HRM, side 3 av 7

44 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Oversikt dagens bygningsmasse: 6 Skoler, 8834 m2 Barnehager, 3367 m2. Derav 275 m2 leid Boliger for utleie, 4767 m2 Helse, 6899 m2 Næringseiendommer utleid, 5518 m2 Administrasjon, idrett og kultur, 8203 m2 Totalt m2 Prosjektnr.: 2461 Styringsgruppe, dato: Av Selbu kommunes økonomiplan fremgår: 640 Bygg side 47 Budsjettrammen totalt fra 2015 til 2016 opprettholdes på samme nivå, men med endringer på konto-nivå. Reduksjon i konto 1250 Kjøp av materialer bygg og anlegg med 50% for å kompansere for økte utgifter ved konto 1180 Strømavgift og 1195 Kommunale avgifter. Fokus på energieffektiviserende tiltak for å kunne redusere energiforbruket, energikostnader utgjør ca 27% av av det totale budsjettet. Salg av gammel bygningsmasse reduserer kostnader og frigjør midler til å vedlikeholde resterende bygningsmasse på en bedre måte 642 Boligforvaltning side 47 Ingen endringer i Boligforvaltningen. Følgende oppgaver er lagt til denne avdelingen: Boligforvaltning, Bostøtte, Startlån og Tilskudd fra Husbanken. Knyttet til investeringer i eiendom heter det i økonomiplanen , side 52/53: ENØK-program Rådmannen foreslår at Selbu kommune starter opp et ENØK-program med sikte på energieffektivisering av eldre bygg. 27 % av dagens budsjett er satt av til energi (strøm og pellets). Om man får til 25 % reduksjon på energiforbruket utgjør dette en besparelse på ca ,- årlig. Hvis man ser på bygningsmassen som er 15 år eller eldre utgjør denne om lag m2 og det brukes i snitt 259 kwh/m2, til sammenligning bygges det skoler i 2015 med et forbruk på om lag 50 kwh/m2. Det foreslås 6 Kilde: Selbu kommune Bygg og eiendom, Revisjonspresentasjon side 4 av 7

45 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 2461 Styringsgruppe, dato: en startbevilgning på kr 2 mill som kombineres med aktuelle ENØK-tilskudd. Rådmannen reiser en sak med ytterligere detaljer om programmet før aktuelle tiltak igangsettes. Oppgradering trygdeleiligheter Det er nødvendig med et krafttak for å bringe leilighetene opp på et forsvarlig nivå. Når arbeidet er utført vil deler av investeringen kunne dekkes av økning av husleie. Det foreslås avsatt kr 1 mill hvert år i 3 år fra Oppgradering KST-sal Det er behov for å gjøre noe med kommunestyresalen. Nye møbler og kanskje noe opprusting. AVGRENSNING Målet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere kommunens system og rutiner knyttet til vedlikehold av kommunale bygg. Vi vil ikke selv gjøre tilstandsvurderinger eller beregninger av vedlikeholdsbehov, men undersøke om kommunen selv har oversikt over dette. PROBLEMSTILLING Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling og våre avgrensninger har vi formulert følgende problemstilling: Har Selbu kommune etablert hensiktsmessige system og rutiner for å ivareta en god og langsiktig forvaltning av kommunale bygg og eiendom? Herunder vil vi se på: - Beskrivelse og vurdering av hvordan Selbu kommune har organisert eiendomsforvaltningen, herunder rolle- og ansvarsfordeling, - i hvilken grad kommunen sikrer verdibevarende vedlikehold for de kommunale byggene og - om kommunen har et hensiktsmessig avvikssystem mht tilstand av kommunale bygninger. 45 side 5 av 7

46 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning KRITERIER Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 2461 Revisjonskriterier er målestokken i en forvaltningsrevisjon. Styringsgruppe, dato: I denne forvaltningsrevisjonen vil innsamlede data bli vurdert opp mot revisjonskriterier utledet fra: - Kommuneloven og internkontrollforskriften - Relevante kommunale vedtak og retningslinjer - NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren.» - «Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde» Muliticonsult/PWC på oppdrag fra KS (2008). - Veileder fra KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold» Av kommuneloven 23, andre ledd, fremgår det at «administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll». Når det gjelder hva som ligger i betryggende kontroll innenfor eiendomsforvaltning, utleder vi dette fra offentlige utredninger med legitimitet i kommunesektoren, samt kommunens egne plan- og strategidokumenter. I 5 i internkontrollforskriften16 7 står det at internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Det blir likevel også stilt krav om blant annet skriftlige målsetninger, skriftlig fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet, skriftlig risikovurdering, skriftlige rutiner for å avdekke og forebygge overtredelser og skriftlig dokumentert gjennomgang av internkontrollen. NOU 2004:22 angir kriterier for god eiendomsforvaltning i kommunesektoren. Suksesskriteriene for god eiendomsforvaltning er i følge rapporten fra KS (2008) blant annet å definere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen, samt å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at de prioriteres ut fra det. Rapporten bygger på en omfattende bygningskartlegging og er lagt til 7 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 46 side 6 av 7

47 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Selbu Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 2461 Styringsgruppe, dato: grunn i en veileder for folkevalgte og rådmenn om Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold utarbeidet av KS. Kommunens interne styringsdokumenter vil være viktige kriterier i denne undersøkelsen. Dette gjelder kommunens dokumenter om eiendomsforvaltning, herunder budsjett/regnskap, strategi- og handlingsplaner og politiske vedtak. METODE I denne undersøkelsen vil en gjennomgang av kommunens planverk og reguleringer være viktig, for å se om disse oppfyller kriteriene. Vi vil dessuten gjennomgå økonomidata, samt KOSTRA-tall som vil gi grunnlag for å sammenligne kommunene med andre sammenlignbare kommuner. Videre vil vi intervjue kommunalt ansatte som har ansvar for kommunens eiendomsforvaltning. I tillegg vil vi sende ut en spørreundersøkelse til virksomhetsledere med spørsmål om byggens tilstand, herunder: - Tilfredsstiller tjenestebehov og spesifikke krav i regelverket. - Oppfølging av avvik, feilmeldinger, vedlikehold, mm. ORGANISERING AV PROSJEKTET Totalt 150 timer, med levering , med 100 timer i 2016 og 50 timer i side 7 av 7

48 Regnskapsrevisjon - status revisjon av kommuneregnskapet Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/183-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 66 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt- Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om sentrale punkter i planleggingen av revisjonsarbeidet. Hun vil også gi en status for det løpende revisjonsarbeidet per og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 48

49 Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/175-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til avtalene om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalen. Vedlegg Avtale finansiell revisjon 2017 Selbu kommune Avtale forvaltningsrevisjon 2017 Selbu kommune. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Utkast til avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for 2017 For 2017 er rammen for regnskapsrevisjon satt til 320 timer, som er det samme som Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utkast til avtale for Selbu kommune for 2017 satt til 290 timer. Dette er en reduksjon på 30 timer fra Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner kan svinge noe fra år til år. Timetallet for Selbu ble redusert noe fra 2016 til Revisjonen opplyser at dette har sammenheng med at selskapet avventer nyansettelser ved avgang nå i en fase hvor sammenslåing med KomRev Trøndelag er aktuelt. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

50 50

51 51

52 52

53 53

54 Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 15/186-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Selbu Energiverk AS 2. Oppfølging av kommunenes eierstyring 3. Selbu Vekst 4. Innherred Renovasjon 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det skjer endring i forutsetningene eller av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll Selbu kommune - utkast til KU Oversikt - vurdering alle selskap Fullstendig analyse enkeltselskaper Saksutredning Selskapskontroll er ifølge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det 2 prioriterte prosjekter, 1 i forhold til konkrete selskap, samt ett om generell eierskapsoppfølging. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at kommunestyret, i tråd med tidligere praksis, delegerer til kontrollutvalget å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Dette innebærer at ikke alle prioriterte prosjekter nødvendigvis blir gjennomført, men det forutsettes likevel at det i et visst omfang må utføres både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i planperioden. 54

55 Videre er det behov for å koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i Selbu kommune og andre kommuner og fylkeskommunen som er eiere i samme selskap. Dette innebærer at prosjekter kan utgå dersom det er et vesentlig innslag av andre offentlige eiere, og disse ikke ønsker å delta, eller at nye prosjekter kan tas inn dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der Selbu kommune er medeier. Dette er ikke til hinder for at Selbu kommune igangsetter selskapskontroll uten andre eiere der dette er tilstrekkelig høyt prioritert. Overordnet analyse for selskapskontroll Konsek gjennomfører felles overordnet analyse av eierskap for Selbu, fylkeskommunen og de 13 kommunene som deltar i samarbeidet. I den overordnede analysen er selskapene prioritert for kontroll ut fra risiko- og vesentlighetskriterier. Det trenger ikke være fullstendig samsvar mellom analysens prioriteringer og hvilke selskaper som foreslås i planen for Selbu, da analysen også tar utgangspunkt i vesentlighetskriterier som gjelder for andre kommuner i samarbeidet. Følgende selskaper fremkommer med høy- eller middels prioritet i analysen: Høy prioritet: Selbu Energiverk AS Middels prioritet: Selbu Vekst AS Sifa AS Innherred Renovasjon IKS TrønderEnergi AS Norservice Eiendom AS. Kontrollutvalget har gjennomført selskapskontroll alene eller sammen med andre kontrollutvalg av følgende selskap de senere år: - Selbu-Trykk AS (2014) - TrøndereEnergi AS (2014) Disse to selskapene er derfor lite aktuelt å prioritere de første par år, men kan være aktuelle ved rullering av planen og gjennomføring i perioden Sekretariatet anbefaler at en også tar med Selbu Vekst og også Innherred Renovasjon, selv om disse ikke er priotitert høyt. Det er praktist å ta med Innherred Renovasjon IKS i planen, i tilfelle det kommer forespørsel om å delta i samabeid med kommuner i Nord-Trøndelag. Kontrollutvalget kan da vurdere å delta uten å forankre dette ytterligere i lkommunestyret. Det er redegjort nærmere for de foreslåtte prosjektene i vedlagte plandokument. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer til at kommunestyret vedtar vedlagte forslag til plan for selskapskontroll Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen når dette finnes nødvendig, og dersom det er hensiktsmessig for samarbeid om kontrollen med andre eiere, samt fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 55

56 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Selbu kommune Utkast til kontrollutvalgets møte den

57 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret som vedtar planen. Planen skal bygge på en overordnet analyse. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. Analysen er behandlet i kontrollutvalget den og i kommunestyret xx.xx.xx. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 57

58 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. (1006) Kommunestyret eller fylkestinget (1007) kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. (1008) Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. 58

59 Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 59

60 2 Eierskap og eierstyring i Selbu kommune Kommunestyret har vedtatt Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning av kommunens interesser i eksterne selskaper den Kommunestyret vedtok en endring i eierstrategien den Formannskapet skal nå årlig fremme en sak for kommunestyret med orientering om kommunens engasjement i heleide selskap og selskap hvor kommunen har aksjemajoritet. Før de øvrige selskap fremmes en sak en gang i valgperioden, samt ved behov. Kommunestyret skal årlig ha en sak med oversikt over alle eierforhold. Formannskapet har fått rollen som eierskapsutvalg. Kommunen har utarbeidet eierskapsmeldinger for de viktigste selskapene. 60

61 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Kommunens eierstyring bør gjennomgås i løpet av valgperioden, selv om kontrollutvalget kan holde seg oppdatert gjennom orienteringer fra rådmannen. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Et eksempel på dette kan være Innherred renovasjon IKS. I 2014 deltok Selbu sammen med ca 20 andre kommuner i en kontroll i forhold til TrønderEnergi AS. Sekretariatet har satt opp eierskapsoppfølging som et eget punkt da denne er obligatorisk i løpet av valgperioden. Her kan en selvsagt kun avgrense oppfølgingen kun til enkeltselskap og ikke vurdere kommunens totale eierskapsoppfølging. Prioritering Prosjekt Involverte selskaper 1 Involverte kommuner 2 1. Selbu Energiverk AS Selbu Energiverk AS Selbu 2. Oppfølging av Selbu Vurderes av kontrollutvalget. Selbu kommunes eierstyring. 3 Selbu Vekst AS Selbu Vekst AS Selbu 4. Fokus på selvkostprinsippet har prioritet, men andre områder er aktuelle Innherred Renovasjon IKS Malvik, Selbu, Tydal (1.1.17), Stjørdal, Meråker, Frosta, Levanger, Verdal Inderøy og Leksvik. 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter Selbu Energiverk AS Selskapets driver produksjon, overføring og omsetning av energi, samt annen forretningsmessig virksomhet og tjenester knyttet til dette. Selskapet er svært viktig for Selbu kommune. Bedriftens økonomiske resultater, styring og/ eller tjenester virksomheten utfører, vil påvirke kommunens omdømme i stor grad. 1 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 61

62 Kommunestyret som generalforsamling har alle muligheter til å drive eierstyring og holde seg oppdatert om virksomheten. En selskapskontroll i Selbu Energiverk AS kan gjennomføres som forvaltningsrevisjon av hele eller deler av virksomheten, da selskapet er 100% kommunalt eid System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Selbu kommune har vedtatt eierstrategi og at eierskapsmeldinger er utarbeidet for de viktigste selskapene. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper Selbu Vekst AS Selskapet ble stiftet Kommunen eier 24% av selskapet og har skudd inn tomteverdier. Det var en del utfordringer knyttet til stiftelsen. (Selbu Tomteselskap AS) Selskapet skiftet daglig leder og styreleder i En sentral del av kontrollen blir å vurdere status etter ca 3,5 års drift. Er kommunens forutsetninger for etablering og drift av selskapet innfridd? Det er viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalget, der dette er naturlig Innherred Renovasjon IKS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig. Det er i denne type selskap interessant å se at selskapet skiller klart mellom kostnader og inntekter knyttet til selvkostområdet og andre aktiviteter i selskapet. 62

63 Selbu kommune Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over eierskap Orgnr Navn Type Eierandel Gimle BA BA 0,00% Havernesset Eiendom AS AS 4,00% Innherred Renovasjon IKS IKS 4,70% Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,67% Kommunekraft AS AS 0,30% Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 3,60% Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 1,30% Norbit EMS AS AS 2,33% Norservice Eiendom AS AS 0,40% Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS 0,23% Revisjon Midt-Norge IKS IKS 3,60% Selbu Energiverk AS AS 100,00% Selbu Vekst AS AS 24,04% Selbuskogen skisenter AS AS 14,39% Selbu-Trykk AS AS 100,00% Sifa AS AS 44,17% Siva Selbu eiendom AS AS 33,33% TrønderEnergi AS AS 1,58% Tydal skisenter AS AS 4,60% Usma Kraft AS AS 1,15% Årsøya Fritidspark AS AS 38,66% 16. november 2016 Side 1 av 1 63

64 Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over selskaper med analyse Selbu kommune Orgnr Selskap Type Eierandel Status Vurd.dato Risiko Vesentlighet Prioritering Gimle BA BA 0,00% Tentativ Middels Lav Lav Havernesset Eiendom AS AS 4,00% Tentativ Middels Lav Lav Innherred Renovasjon IKS IKS 4,70% Tentativ Middels Middels Middels Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,67% Tentativ Lav Middels Lav Kommunekraft AS AS 0,30% Tentativ Lav Lav Lav Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 3,60% Tentativ Ikke vurdert Ikke vurdert Ikke vurdert Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 1,30% Tentativ Middels Høy Lav Norbit EMS AS AS 2,33% Tentativ Middels Lav Lav Norservice Eiendom AS AS 0,40% Tentativ Middels Middels Middels Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS 0,23% Tentativ Middels Lav Lav Revisjon Midt-Norge IKS IKS 3,60% Tentativ Ikke vurdert Ikke vurdert Ikke vurdert Selbu Energiverk AS AS 100,00% Tentativ Middels Høy Høy Selbu Vekst AS AS 24,04% Tentativ Middels Middels Middels Selbuskogen skisenter AS AS 14,39% Tentativ Lav Lav Lav Selbu-Trykk AS AS 100,00% Tentativ Middels Middels Lav Sifa AS AS 44,17% Tentativ Middels Middels Middels Siva Selbu eiendom AS AS 33,33% Tentativ Lav Lav Lav TrønderEnergi AS AS 1,58% Tentativ Middels Høy Middels Tydal skisenter AS AS 4,60% Tentativ Lav Lav Lav Usma Kraft AS AS 1,15% Tentativ Lav Lav Lav Årsøya Fritidspark AS AS 38,66% Tentativ Lav Lav Lav Side 1 av 1 Overordnet analyse for Selbu 64kommune

65 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Gimle BA Selskapstype BA Offentlig heleid? Nei Revisor Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Styreleder Furan, Steinar Eiere Selbu kommune 0,00% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Eggen, Laila Vigdis Holten, Gunn Kari Størseth, Laila Eidem, Tommy Flønes, Roar Forsamlingslokale i Selbu. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet er et samfunnshus, driften består i utleie til arrangement i lokalsamfunnet. Ukjent hvor stort Selbu kommunes engasjement er. Antas å være av liten eller ingen økonomisk betydning. Må antas å være ikke uvesentlig ut i fra et lokal- og samfunnsperspektiv. Risiko Middels Økonomi: Ingen årsregnskap foreligger. Noe som i seg selv er et risikomoment. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål Selbu Kommune har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet medfører Selbu kommunes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Lav Side 1 av 26

66 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Havernesset Eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B3 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,20% Likviditetsgrad 1 0,43 Soliditet 9,60% Svak Ikke tilfredsstillend Svak Tilknyttede verv Styreleder Øien, Arild Eiere Selbu kommune 4,00% Styremedlem Styremedlem Øien, Roar Nilsen, Hege Øien Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet driver med utleie av egen eller leid, fast eiendom. Selbu kommunes eierandel er 4,0 % bokført aksjepost Eierskapet må anses til å ikke være av vesentlig betydning. Risiko Middels Økonomi: svak lønnsomhet og soliditet, ikke tilfredsstillende likviditet. Moderat konkursrisiko. Hadde for første gang negativ årsresultat i 2015 har tidligere hatt relativt små, men positive årsresultat foregående år. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål Selbu Kommune har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet medfører Selbu kommunes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Lav Side 2 av 26

67 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Innherred Renovasjon IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 4,50% Likviditetsgrad 1 3,15 Soliditet 25,90% Ikke tilgjengelig Svak Meget god God Tilknyttede verv Daglig leder Leira, Geir Tore Styreleder Kosberg, Per Eiere Malvik kommune 14,70% Selbu kommune 4,70% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Johansen, Berit Moslet, Unni Sofie Tronstad, Ole Løseth, Olav Smågård, Inger Helene Rostad, Mette Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selskapet har vesentlig både økonomisk og samfunnsmessig betydning, men våre kommuner har en begrenset eierandel, til sammen i overkant av 19%. Risiko Middels Det knytter seg en viss risiko til at selskapet driver både innenfor selvkostområdet og i konkurranse med andre. Det kan være fare for en kryss-subsidiering. Det har vært registrert lite misnøye med selskapet, og selskapet ser ut til å ha en solid økonomi. Selskapskontroll kan være aktuelt dersom det kommer initiativ fra øvrige eiere. Prioritering Middels Side 3 av 26

68 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Overland, Anne Styreleder Fosse, Kjell Styremedlem Segtnan, Randi Styremedlem Stene, Ola Styremedlem Solvik, Jan Børre Styremedlem Jebens, Tove Eiere Inderøy Kommune 1,94% Agdenes kommune 1,25% Frøya kommune 1,70% Rennebu kommune 1,41% Meldal kommune 1,65% Høylandet kommune 1,17% Snåsa kommune 1,33% Bjugn kommune 1,73% Frosta Kommune 1,41% Hemne Kommune 1,75% Hitra kommune 1,71% Holtålen kommune 1,30% Klæbu kommune 1,86% Leksvik kommune 1,58% Levanger kommune 2,71% Malvik kommune 2,41% Lierne kommune 1,19% Melhus kommune 2,54% Meråker kommune 1,39% Midtre Gauldal kommune 1,88% Namsskogan kommune 1,10% Oppdal kommune 1,94% Orkdal kommune 2,34% Os kommune 1,31% Osen kommune 1,12% Rissa kommune 1,92% Roan kommune 1,11% Røros kommune 1,83% Røyrvik kommune 1,02% Selbu kommune 1,67% Skaun kommune 1,96% Side 4 av 26

69 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapet skal legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sør Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Snillfjord kommune 1,11% Steinkjer kommune 2,83% Stjørdal kommune 2,87% Trondheim kommune 17,56% Tydal kommune 1,09% Verdal kommune 2,49% Ørland kommune 1,78% Åfjord kommune 1,51% Nord-Trøndelag Fylkeskommune 5,91% Sør-Trøndelag fylkeskommune 10,30% Grong kommune 1,38% Vurderingsdato av KonSek-kommunene er deltakere, STFK er største av disse med 10,3 % Selskapet utgjør ikke en stor økonomisk investering for noen av de innvolverte kommunene. Selskapet leverer imidlertid arkivtjenester til alle de innvolverte kommunene, en funksjon som er viktig for forsvarlig ivaretakelse av lovpålagt oppbevaring av materiale. Risiko Lav Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll fra STFK i Selskapet gir inntrykk av å ha en solid og stabil drift og leverer de nødvendige tjenester på sitt område. Prioritering Lav Side 5 av 26

70 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Kommunekraft AS AS Offentlig heleid? Beckmann Lundevall Revisjon AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -34,80% Likviditetsgrad 1 2,8 Soliditet 66,80% Ikke tilfredsstillend Meget god Meget god Tilknyttede verv Styreleder Lillehauge, Arvid Bjarne Styremedlem Bondhus, Benthe Enes Styremedlem Næss, Jon Rolf Styremedlem Abrahamsen, Solveig Sund Styremedlem Kuvik, Kjell Idar Eiere Snillfjord kommune 0,00% Hemne Kommune 0,00% Klæbu kommune 0,03% Midtre Gauldal kommune 0,00% Selbu kommune 0,30% Tydal kommune 0,00% Formål med selskapet er å formidle kraft, herunder konsesjonskraft på vegne av aksjonærkommunene til best mulige kommersielle betingelser i det åpne markedet. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Den tjenesten selskapet yter, er viktig for kommunene, men om selskapet skulle gå konkurs vil kommunene kunne inngå ny avtale med lignende selskap som yter tilsvarende tjeneste. Risiko Lav Økonomi. Ikke tilfredstillende lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Moderat konkursrisiko. Etter flere år med positiv årsresultat, ble 2015 et dårlig år med relativt stort underskudd. Kommunene eier en svært liten det av selskapet som økonomisk innebærer ingen eller lav risiko. Måloppnåelse: Kommunenes mål med eierskapet er at selskapet skal bistå eierne i omsetning av konsesjonskraft og inngåelse av kontrakter. Omdømme: Selskapet er lite omtalt i media og må kunne sies å ikke utgjøre en risiko utifra en omdømmeperspektiv. Prioritering Lav Side 6 av 26

71 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 4,40% Likviditetsgrad 1 4,96 Soliditet 79,90% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hanssen, Arvid Styreleder Balstad, Inga Johanne Styremedlem Berglann, Torbjørn Styremedlem Brekken, Oddlaug Børseth Styremedlem Bæverfjord, Helge Bjørn Styremedlem Sund, Jan Ole Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vurderingsdato Vesentlighet Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere vesentlighet i eget selskap. Risiko Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere risiko i eget selskap. Prioritering Ikke vurdert Side 7 av 26

72 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Midt-Norge 110-sentral IKS IKS Offentlig heleid? Trondheim kommunerevisjon Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Vollum, Arvid Styreleder Momyr, Michael Jan Styremedlem Karlsen, Per Øystein Styremedlem Stræte, Malene Styremedlem Hansen, Frank Styremedlem Grønås, Frank Styremedlem Høyem, Elisabeth Styremedlem Hermansen, Anna-Karin Eiere Agdenes kommune 0,56% Bjugn kommune 1,50% Frøya kommune 1,47% Hemne Kommune 1,35% Hitra kommune 1,45% Holtålen kommune 0,64% Klæbu kommune 1,91% Leksvik kommune 1,11% Malvik kommune 4,29% Meldal kommune 1,26% Melhus kommune 5,06% Midtre Gauldal kommune 2,01% Oppdal kommune 2,18% Trondheim kommune 58,80% Orkdal kommune 3,73% Skaun kommune 2,44% Rissa kommune 2,12% Røros kommune 1,78% Ørland kommune 1,65% Selbu kommune 1,30% Åfjord kommune 1,03% Rennebu kommune 0,82% Os kommune 0,63% Snillfjord kommune 0,31% Roan kommune 0,31% Tydal kommune 0,27% Selskap opprettet Selskapets formål er å dekke deltakernes plikter knyttet til brann- og eksplosjonsvernlovens 16 Nødalarmeringssentral, med plikt om tilknytning til en sentral for mottak av meldinger om branner og andre ulykker innenfor en fa Side 9 av 26

73 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet leverer en samfunnskritisk tjeneste, og er i sin helhet kommunalt eid. Risiko Middels Selskapet er nyopprettet, noe som i seg selv innebærer noe risiko. Den økonomiske risikoen er liten etter som selskapet har forutsigbare oppgaver og i sin helhet er offentlig finansiert. Det kan være hensiktsmessig å avvente selskapskontroll noe, etter som selskapet enda ikke har fullført et helt driftsår. Prioritering Lav Side 10 av 26

74 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Norbit EMS AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor Revisorgruppen Trøndelag AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A3 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 2,10% Likviditetsgrad 1 3,01 Soliditet 72,10% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Beyer, Stein Martin Eiere Selbu kommune 2,33% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Weisethaunet, Per Jørgen Johansen, Harald Hofstad, Marit Holden, Per Eide, Per Arne Gulbrandsen, Odd Selskapet er eid av Norbit Group AS og sammen med Norbit EMS Røros utgjør de produksjonsdelen i konsernet. Sammen med søsterselskapet på Røros er de Norges fjerde største elektronikk produksjonsselskap. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet sysselsetter ca. 50 personer. Må betraktes som en viktig bedrift i kommunen. Selbu kommunes eierandel har blitt redusert gjennom salg og eierandel er nå 2.33%. Kommunens eierskap må derfor anses som uvesentlig. Risiko Middels Økonomi:Lønnsomheten er svak, meget god soliditet og likviditet, lav konkursrisiko. Norbit EMS selbu produserer i hovedsak subsea komponenter. En nedgang i oljeservicenæringen har gitt mindre etterspørsel etter produkter, samtidig har en svekket krone økt konkurransekraft. Selskapet ser etter nye vekstområder/bransjer og tar sikte på å øke bemanningen fremover. Prioritering Lav Side 11 av 26

75 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Norservice Eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -6,40% Likviditetsgrad 1 0,85 Soliditet 44,00% Ikke tilfredsstillend Svak Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Øvereng, Arne Oluf Styreleder Kulset, Ingebrigt Sverre Styremedlem Aspen, Roar Styremedlem Haugen, Jens Eiere Norservice Eiendom AS 10,00% Midtre Gauldal kommune 10,00% Malvik kommune 1,60% Selbu kommune 0,40% Styremedlem Størseth, Gunnar Ivan Eiendomsselskap for Norservice, som driver attføring og næringsdrift innen flere områder gjennom datterselskapet Norservice AS, og datter-døtrene Asveco AS, Norigo AS og Isonor AS. Selskapet leverer også hjelpemidler til funksjonshemmede. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selbu, Malvik har eierandeler under 2%, mens Midtre Gauldal eier 10%. Tilsammen eier konseks kunder 12% og eierforhold må karakteriseres som ikke uvesentlig. Selskapet representerer et vesentlig økonomisk engasjement samtidig har selskapet samfunnsmessig betydning som attføringsbedrift og tjenesteleverandør. Risiko Middels Økonomi: Ikke tilfredstillende lønnsomhet, svak likviditet, meget god soliditet. Moderat konkursrisiko Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål kommunene har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet påfører kommunenes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Middels Side 12 av 26

76 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS Offentlig heleid? Ernst & Young AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 7,80% Likviditetsgrad 1 1,92 Soliditet 48,50% Tilfredsstillende God Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Rustad, Aslaug Styreleder Heggem, Ola Styremedlem Dolmseth, Nils Asle Styremedlem Williksen, Nils Andre Styremedlem Heggem, Guri Styremedlem Haugen, Marit Eiere Nord-Trøndelag Fylkeskommune 10,87% Høgskolen i Sør-Trøndelag 10,87% Tine SA 8,70% Trondheim kommune 6,52% Sør-Trøndelag fylkeskommune 4,35% Sparebank 1 SMN 4,35% Norges teknisk-naturvitenskapel 2,17% Hitra kommune 4,60% Selbu kommune 0,23% Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS skal gjennom lønnsom drift, og med utgangspunkt i trønderske råvarer, bidra til økt verdiskaping ved å: - utvikle arenaer og nettverk for næringsaktørene - fremme trøndersk mat og drikke som merkevare - fremme teknologi- Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet har blitt en viktig aktør for prioritert satsing på mat og drikke. Selskapet driver med bl. a med omdømmebygging, eks. trønders matmanifest, forskning og utvikling, festivalarrangør av bl.a trønders maktfestical og bryggerifestival. Selskapet er avhengig av offentlige tilskudd og selskapet bidrar til å synliggjøre lokale/regionale matprodusenter og er derfor ikke uvesentlig, men små eierandeler gjør at hver enkelt kommunes eierandel er uvesentlig Risiko Middels Økonomi: Tilfredsstillende lønnsomhet, god likviditet og meget god soliditet. Moderat konkursrisiko. Selskapet er avhengig av at publikum besøker de ulike festivaler og at matprodusentene oppfatter selskapet som en aktuelle arena og promotere sine produkter. Prioritering Lav Side 13 av 26

77 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Revisjon Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 11,50% Likviditetsgrad 1 3,92 Soliditet 41,00% Ikke tilgjengelig God Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Storås, Inge Styreleder Wendelbo, Hans Svein Urd Styremedlem Måsøval, Torbjørn Styremedlem Singstad, Frode Styremedlem Lundemo, Eva Styremedlem Røstvold, Eldbjørg Lovise Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Ikke vurdert Vurderingsdato Selskapet leverer revisjonstjenester til alle kommunene som deltar i samarbeidet. Selskapet utgjør en moderat investering økonomisk sett, men er viktig som tjenesteleverandør. Risiko Ikke vurdert Selskapet har en solid økonomi, stabile inntekter og utgifter og er hovedsakelig offentlig finansiert. Eventuell risiko ved selskapet antas å ligge i om selskapet har en effektiv drift og ved om selskapet yter gode tjenester til eierne som kunder. Prioritering Ikke vurdert Side 14 av 26

78 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Selbu Energiverk AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A1 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 4,70% Likviditetsgrad 1 1,7 Soliditet 66,80% Svak God Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Otnes, Per Eiere Selbu kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Bakken, Jon Græsli, Turid Bjerkli Kjeldstad, Kari Langseth, Rune Aashaug, Ole Einar Langseth, Mikal Fuglem, Tanja Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet er meget viktig for kommunen økonomisk, direkte i form av avkastning og indirekte i form av arbeidsplasser. Risiko Middels Økonomi: svak lønnsomhet. God likviditet, meget god soliditet. Lav konkursrisiko. Måloppnåelse: Kommunestyrets vedtak i har i stor grad blitt videreført og blitt fulgt som kommunens eierstrategi. Risikoen for manglende måloppnåelse anses som liten. Omdømme: Selskapet har et meget godt omdømme. Lite tilsier at risikoen for at dette skal endres seg i nærmeste fremtid. Prioritering Høy Side 16 av 26

79 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selbu Vekst AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor Revisorgruppen Trøndelag AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A3 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -4,90% Likviditetsgrad 1 10,6 Soliditet 90,10% Ikke tilfredsstillend Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Alsethaug, Asle Styreleder Weisethaunet, Per Jørgen Eiere Selbu Energiverk AS 37,98% Selbu kommune 24,04% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Alsethaug, Asle Otnes, Per Grøtte, Liv Selskapet endret navn fra Selbu Tomteselskap til Selbu Vekst. Eies av Selbu Energiverk AS, Selbu Sparebank og Selbu kommune, med hhv. 37,98 %, 37,98 % og %. Selskapsformål :Erverve arealer i Selbu kommune, gjøre disse byggeklare for boligformål og Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Målsettingen for selskapet er at Selbu kommune innen 2035 skal ha 5000 innbyggere. Omsetning av tomter er en viktig tjeneste for kommunen. Å påse at tildeling av tomter følger korrekt og effektiv saksbehandling som ivaretar innbyggernes krav til likebehandling er en utfordring. Da denne ikke er underlagt ordinære forvaltningsbestemmelser siden oppgaven er lagt til et aksjeselskap. Videre er kommunens eierandel 24% og kommunen har ikke negativ kontroll (kan ikke hindre vedtektsendringer), kommunen eier 100% av Selbu Energi og har indirekte kontroll. Selskapet er ikke offentlig heleid og samtykke fra andre eiere er påkrevd for en eventuell selskapskontroll. Risiko Middels Økonomi:ikke tilfredsstillende lønnsomhet, meget god soliditet og likviditet. Lav konkursrisiko Måloppnåelse: Risikoen for manglende måloppnåelse antas å være tilstede. Om forholdet mellom kommunen og selskapet er i tråd med samfunnsplanen tiltak 3 er risikoen mindre enn tidligere antatt. Omdømme: Vært tidligere vært skrevet en del i lokale media i forbindelse med samarbeids- og finansieringsproblemer. Det antas at det finnes en ikke uvesentlig risiko for svekket omdømme. Prioritering Middels Side 17 av 26

80 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Selbuskogen skisenter AS AS Offentlig heleid? Revisorgruppen Trøndelag AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B3 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 3,20% Likviditetsgrad 1 0,15 Soliditet 4,40% Svak Ikke tilfredsstillend Svak Tilknyttede verv Daglig leder Eidem, Ola Morten Styreleder Eidem, Ola Morten Eiere Selbu kommune 14,39% Stjørdal kommune 14,39% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Heen, Geir Prytz Kraft, Kyrre Fosse, Kjell Galaaen, Karin Andre eiere er private/lokale/regionale selskaper/foreninger Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Utgjør en forholdsvis liten investering og selskapet må betraktes for å ha uvesentlig økonomisk verdi. Må antas å være ikke uvesentlig ut i fra et lokal- og samfunnsperspektiv. Risiko Lav Økonomi:svak lønnsomhet og soliditet, ikke tilfredsstillende likviditet. Moderat konkursrisiko. Årsresultatet for 2015 var bedre enn foregående år. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål kommunene har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet påfører kommunenes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Lav Side 18 av 26

81 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selbu-Trykk AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Ja Revisor Revisorgruppen Trøndelag AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko C1 Høy Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 10,20% Likviditetsgrad 1 1,22 Soliditet -1,10% God Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillend Tilknyttede verv Daglig leder Gullbrekken, Ingar Eiere Selbu kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Fremo, Fred Kåre Gullbrekken, Håvard Holten, Terje Rotvold, Alf Ronny Uthus, Aase Bedrift for varig tilrettelagt arbeid. Selskapet skal drive handel, trykkerivirksomhet, vaskeri, produksjon og service innenfor handel- og industrivirksomhet. Skaffe varige arbeidsplasser for yrkeshemmede som ikke kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Forholdsvis liten investering, men betydelig omsetning. Yter samfunnsmessig viktige tjenester innen tilrettelagt arbeid. Bedriften er viktig for Selbu kommune. Det har vært gjennomført selskapskontroll av selskapet og prioritering er de kommende år lav, men i slutten av 4 års perioden kan det tenkes at prioritering er 'middels' Risiko Middels Økonomi: God lønnsomhet, tilfredsstillende likviditet, ikke tilfredsstillende soliditet. Positiv årsresultat for første gang i 2015, foregående år har vært negative. Driftsinntektene økte. Kortsiktig og langsiktig gjeld ble redusert med nesten (ca 15%). Det har vært store utfordringer knyttet til driften og styrets handleplikt tidligere. Fra 2015 er det positiv økonomisk utvikling i selskapet. Selskapskontroll avdekket en del mangler ved eierstyringen av selskapet og at kommunen ikke sikret tilstrekkelig kompetanse i styret (se rapport selskapskontroll feb 2015). Det er også knyttet en del usikkerhet om loverket for offentlige anskaffelser følges. Videre om offentleghetslova følges. Det skal også utarbeides en egen eierskapsmelding for selskapet i utgangen av Kontrllutvalget har i møtet vedtatt at rådmann skal orientere om dette i utvalgets første møte i Prioritering Lav Side 19 av 26

82 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Sifa AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor Revisorgruppen Trøndelag AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 7,90% Likviditetsgrad 1 3,48 Soliditet 49,80% Tilfredsstillende Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Aune, Eivind Eiere Selbu kommune 44,17% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Furan, Steinar Fuglem, Odd Arve Mo, Mikal Rønsberg, Tomas Klipperberg, Oddveig SIFA AS er i dag en av landets ledende bedrifter innen tynnplatebehandling. Etablert i 1992 da Siemens flyttet ut av lokalene og de ansatte videreførte driften og har i dag 21 ansatte. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Kommunen har flere ganger behandlet salg av aksjer, men på grunn av at det ikke ble mulig å komme til enighet om varig aksjonæravtale har kommunestyret snudd i saken og har vedtatt at administrasjonen skal legge frem sak om eventuelt kjøp av selskapets aksjer. Per i dag eier kommunen 44,17 %. Risiko Middels Økonomi: tilfredsstillende lønnsomhet, meget god solidiet og likviditet. Moderat konkursrisiko. Måloppnåelse: Avhengig av kommunens mål med eierskapet som i all hovedsak er enten maksimal avkastning eller tilstrekkelig avkastning, sysselsetning, godt tjenestetilbud til kommunens innbyggere og/eller lokal/regional tilknytning, innebærer eierskapet alltid en risiko for å ikke kunne nå et eller flere av disse målene. Omdømme: Lokal hjørnesteinsbedrift med lokalt eierskap, noe som betyr økt risiko for kommunen som eier i tilfelle negativ publisitet. Prioritering Middels Side 20 av 26

83 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Siva Selbu eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,00% Likviditetsgrad 1 12 Soliditet 28,20% Svak Meget god God Tilknyttede verv Daglig leder Mathisen, Ingunn Marie Styreleder Aalberg, Lise Bartnes Eiere Selbu kommune 33,33% Siva eiendom holding AS 66,66% Styremedlem Styremedlem Aashaug, Ole Einar Bakke, John Allan Selskapsformål: Investeringer i, herunder erverv, utvikling og forvaltning av fast eiendom. Selskapet kan ved aksjeinnskudd eller på annen måte delta i virksomhet med tilsvarende formål. SIVA Selbu Eiendom AS eies av SIVA Eiendom Holding AS og Selbu komm Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selbu kommune eier 33.33%. Siva Eiendom Holding er Morselskap og eier 2/3 av aksjene, dette selskapet er eid av et statlig foretak som igjen er underlagt handels og næringsdepartementet. En moderat investering, men knyttet til driften av morselskapet. Risiko Lav Økonomi: Svak lønnsomhet 1%, meget god likviditetsgrad og god soliditet. Moderat konkursrisiko. Årsresultat ble negativ for første gang i 2015, positive årsresultat de foregående år. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål Selbu Kommune har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet medfører Selbu kommunes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Lav Side 21 av 26

84 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor TrønderEnergi AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,30% Likviditetsgrad 1 2,31 Soliditet 56,60% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Gjersvold, Ståle Styreleder Skjærvik, Per Kristian Styremedlem Aune, Dina Elverum Styremedlem Kvernmo, Ingvill Styremedlem Slørdahl, Arve Styremedlem Kjesbu, Geir Ove Styremedlem Bostad, Morten Styremedlem Olaisen, Rune Styremedlem Harsvik, Roger Styremedlem Smith, Majken Margrethe Styremedlem Holm, Karin Skogan Eiere Orkdal kommune 11,99% Melhus kommune 14,77% Trondheim kommune 10,00% Rissa kommune 8,87% Bjugn kommune 5,73% Skaun kommune 2,43% Meldal kommune 4,97% Hemne Kommune 4,98% Åfjord kommune 4,27% Nordmøre Energiverk 3,99% Midtre Gauldal kommune 3,51% Oppdal kommune 3,25% Ørland kommune 2,79% Frøya kommune 2,75% Malvik kommune 3,28% Hitra kommune 2,54% Holtålen kommune 1,49% Selbu kommune 1,58% Snillfjord kommune 1,32% Agdenes kommune 1,18% TrønderEnergi AS 2,06% Roan kommune 1,05% Osen kommune 1,02% Rennebu kommune 0,07% Klæbu kommune 0,10% Side 22 av 26

85 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato KonSek-kommunene eier over 50 % av selskapet, som utgjør en svært stor investering. Utbytte fra selskapet utgjør også en ikke uvesentlig del av kommunenes økonomi. Økonomisk sett har selskapet ikke uvesentlig betydning for kommunene. I tillegg er selskapet eier av strømnettet gjennom selskapet Trønderenergi Nett. Dette må også sies å ha vesentlig samfunnsmessig betydning. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Etter flere år med årsresultat på millioner leverte selskapet et meget svakt årsresultat for 2015 ( ). Driftsinntektene sank noe, ca. 85 milloner samt at driftskostnadene økte med ca. 345 millioner i Selskapskontrollen fra 2014 viser til noen utfordringer med eierstyringen. Utbytte til eierne blir redusert i en periode. Noe usikkerhet om fremtidig avkastning, bl.a. knyttet til vindkraftsatsing og effektiviseringsprogram. Konvertert 750 millioner kroner av egenkapitalen til en foretaksfondsobligasjon som vil gi eierne en årlig forutsigbar utbetaling. Prioritering Middels Side 23 av 26

86 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Tydal skisenter AS AS Offentlig heleid? Revisjonfirmaet Arne Klæth AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko C1 Høy Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -5,10% Likviditetsgrad 1 1,46 Soliditet -25,80% Ikke tilfredsstillend Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillend Tilknyttede verv Daglig leder Kulseth, Else Eiere Selbu kommune 4,60% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hagen, Jostein Rolfseng Stuesjø, Siri Sundal, Frank Opphaug, Roger Aas, Leith Einar Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Selbu kommunes eierandel er uvesentlig. Risiko Lav Vurderingsdato Økonomi: ikke tilfredsstillende lønnsomhet, tilfredsstillende likviditet, ikke tilfredsstillende soliditet. Egenkapitalen er tapt. Høy konkursrisiko. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål kommunene har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet påfører kommunenes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Selv om det er forbundet stor risiko for selve selskapet er det liten til ingen risiko for selbu kommune som eier. Prioritering Lav Side 24 av 26

87 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Usma Kraft AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor PricewaterhouseCoopers AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B3 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 0,90% Likviditetsgrad 1 1,03 Soliditet 25,60% Ikke tilfredsstillend Tilfredsstillende God Tilknyttede verv Daglig leder Kvaal, Paul Bernhard Styreleder Kvaal, Paul Bernhard Eiere Selbu kommune 1,15% TrønderEnergi Kraft AS 80,00% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Finnanger, Idunn Gangaun Sørflakne, Espen Noreide, Inge Welde, Håkon Usma kraftverk utnytter tilsiget fra Usma og Gardåa som er sidearmer til elva Nea i Neavassdraget. Eies av TrønderEnergi Kraft AS 80 %, Thomas Angells Stiftelser 13,92 %, Selbu kommune 1,17 % og 5 private grunneiere har 4,91 % tilsammen. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet er i drift og har betydelig egenkapital og gjeld. Som datterselskap av Trønderenergi er selskapet er vesentlig selskap. Aksjekapital er Selbu kommune eier 1,15%, men kommunens eierskap må fortsatt anses å være begrenset økonomisk og samfunnsmessige betydning. Risiko Lav Økonomi: Ikke tilfredsstillende lønnsomhet. Tilfredsstillende likviditet, god soliditet. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål Selbu Kommune har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet medfører Selbu kommunes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Lav Side 25 av 26

88 Selskapskontroll - overordnet analyse for Selbu kommune Selskapstype Revisor Årsøya Fritidspark AS AS Offentlig heleid? Revisorgruppen Trøndelag AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A3 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -12,20% Likviditetsgrad 1 0,19 Soliditet 88,00% Ikke tilfredsstillend Ikke tilfredsstillend Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hafstad, Terje Eiere Selbu kommune 38,66% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hafstad, Terje Løvseth, Ole Grøtte, Marit Olasdatter Mogård, Ove Jonny Sandvik, Svein Ove Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selbu kommune er største eier og har økt eierandelen fra 20 til 38,66 %. Det er lagt ned noe kapital i anlegget. Må anses å være av vesentlig lokal og kulturell og samfunnsmessige betydning. Risiko Lav Økonomi: ikke tilfredsstillende lønnsomhet eller likviditet, men meget god soliditet. Det vil knytte seg en viss økonomisk risiko for tap til driften, da den er avhengig av en del større arrangement. Drifsinntektene fortsetter og falle og det er flere år på rad med nagtive årsresultat. Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål Selbu Kommune har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Positivt omdømme lokalt/regionalt, risiko knyttet opp til hvorvidt aktuelle arrangment kan gjennomføres og at fritidsparken klarer å sette seg selv på kulturkartet. Prioritering Lav Side 26 av 26

89 Overordnet analyse - grunnlag plan for forvaltningsrevisjon Selbu kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode TI - &58, FE Arkivsaknr 16/104-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet oppdaterer analysen på bakgrunn av innspill i møtet. Oppdatert analyse og utkast til plan for forvaltningsrevisjon behandles på neste møte i kontrollutvalget og oversendes kommunestyret. Vedlegg Overordnet analyse FR 2016 per Saksutredning Ifølge forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget minst én gang i perioden, innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som fremmes for kommunestyret. Denne skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Sekretariatet og kontrollutvalget har gjennom innspill fra politikere og rådmannen fått innspill til mulige områder for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet legger i denne omgang frem en overordnet analyse, som det kan være nødvendig å justere noe etter diskusjon i møtet. Analysen vil deretter oppdateres og legges frem sammen med utkast til plan for forvaltningsrevisjon som behandles av kontrollutvalget i neste møte før den sluttbehandles i kommunestyret. Sluttbehandlingen i kommunestyret skjer da etter formell frist Dette vil ikke påvirke gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen i 2017, da det er en forvaltningsrevisjon om Eiendomsforvaltning i bestilling, med levering Sekretariatet har vært i dialog med leder i kontrollutvalget og anbefalt at analyse og plan behandles i 2 separate møter for å få bedre grunnlag for prioriteringer før planen oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analyse med innspill til prioriteringer legges frem for kontrollutvalget. Diskusjonen i møtet vil være førende for sekretariatets endelige innstilling til prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden

90 OVERORDNET ANALYSE FOR FORVALTNINGSREVISJON (Utkast) Selbu November

91 1 Innhold 1 Innhold Innledning Oppsummering av analysen Om kommunen Om det enkelte tjenesteområde KOSTRA-data

92 2 Innledning Ifølge forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget minst én gang i perioden, innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som fremmes for kommunestyret. Denne skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette dokumentet, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge med innspill fra ulike aktører, utgjør en slik overordnet analyse. Det er organisert i fire deler. Denne første delen inneholder noen innledende kommentarer. Kapittel 2 gir en overordnet oversikt over kommunens organisering, styringssystem og styringsdokumenter. I kapittel 3 gjøres en gjennomgang av tjenesteområdene i kommunen med beskrivelse av organisering og nåsituasjon. I kapittel 4 presenteres selve risiko- og vesentlighetsanalysene i tabellform. Dokumentet er grunnlagsdokument for kontrollutvalgets behandling av plan for forvaltningsrevisjon, og vil ligge som et vedlegg til denne. Det er lagt opp til at analyseprosessen bare gjennomføres én gang i perioden, mens planen vedtas for to år av gangen. Om prosessen Denne analysen er utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Analysen baserer seg blant annet på analyser av følgende kilder: Kommunens styringsdokumenter og regnskapsdata KOSTRA Kommunebarometeret Kommunebildet - fylkesmannen Tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Statlige tilsynsrapporter Innspillsmøte med gruppeledere fra kommunestyret og rådmannen Innspill fra kontrollutvalget Mediesaker Politiske saker Orienteringer fra rådmannen til KU i møter i Sentrale tema har vært: - Arbeid for å forebygge/redusere sykefraværet - Samhandlingsreformen - Erfaringer med ny bedriftshelsetjeneste - Eiendomsforvaltning - Beredskapsarbeid I tillegg har fagforeninger, hovedverneombudet og revisjonen vært invitert til å komme med innspill. 3 92

93 3 Oppsummering av analysen Her følger en punktvis opplisting av de prioriterte risikoområdene. Denne er basert på den mer detaljerte gjennomgangen i kapittel 4. - Barnevern. Interkommunalt samarbeid med Stjørdal som vertskommune. Fellesprosjekt med øvrige samarbeidende kommuner - Offentlige anskaffelser. Mulig fokusområde strategi for anskaffelser i Værnesregionen (VR) - oppfølging av Etiske retningslinjer VR innkjøp. - Oppfølging av arbeidet med psykisk helse, herunder rus. - Oppfølging av arbeidet med integrering flyktninger Andre aktuelle områder: - Gjennomgang av driften ved sykehjemmet - Selbu kommunes arbeid med næringsutvikling - Rådmannen administrative internkontroll 4 93

94 4 Om kommunen Organisering Politisk organisering Kommunens politiske organisering består av kommunestyret (25 medlemmer), formannskapet (7 medlemmer), hovedutvalg oppvekst (7 medlemmer), hovedutvalg helse og sosial (7 medlemmer) og hovedutvalg samfunnsutvikling (7 medlemmer) og kontrollutvalget (5 medlemmer). Det er ikke lagt opp til endringer i den politiske organiseringen. Administrativ organisering Kommunens administrative organisering er i utgangspunktet at det er tre sektorsjefer, oppvekst, helse og sosial og samfunnsutvikling som rapporterer til rådmannen. Rådmannen har den senere tid fungert som sektorsjef for samfunnsutvikling. Fra vil sektoren trolig legges ned oppgavene ligge i enhetene bygge og eiendom og arealforvaltning og teknikk underlagt rådmannen. Innen de sektor oppvekst og sektor helse og sosial er det er det flere tjenesteledere som rapporterer til sektorsjefen. Selbu satser på interkommunalt samarbeid i Værnesregionen, noe som kommunen ser ut til å ha stor nytte av. Styringssystem og styringsdokumenter Kommunen er inne i en større prosess hvor det jobbes systematisk på å få på plass et helhetlig styringssystem. Utfordringsdokument, ny planstrategi, handlingsprogram og økonomiplaner er viktige dokumenter i denne sammenheng. Videre inngår dokumenter som rapporterer om måloppnåelse og ressursdisponeringer. Kommuneplanens samfunnsdel er et viktig dokument som rådmannen prioriterer å oppdatere. Gjeldende plan er fra 2005, men de overordnede mål er fortsatt gjeldende og gjengis: Kommunal tjenesteproduksjon Kommunen skal, innenfor de ressurser en rår over, ha servicetilbud som til enhver tid møter innbyggernes og næringslivets behov. 5 94