Saksnr. Tid Sak Ansvar

Transkript

1 Referat fra styremøte i Kurland Fotballklubb Dato: Tirsdag Tid: Kl Sted: Klubbhuset Til stede: Klaus, Ole, Oddrun, Wenche, Stig, Einar, Nina Forfall: 29/10 Innkalling, saksliste Godkjent uten merknader. 30/10 Referat fra siste møte Godkjent uten merknader. Klaus Klaus 31/10 Orienteringssaker Fordele post Regnskapsrapport. Kun 35% betalte kontingent på forfall. Døpe om 3010 til Kommunalt driftstilskudd Driftsavtale. Kommer til å gå rundt kr på Utleie Parken. Bingo noe under budsjett. Kommer til ende noe under på inntekter. Kommer til å være et lite underforbruk på kostnader. Ser vanskelig ut å nå budsjett resultat. Organisering av økonomi og inntektsbringende tiltak Wenche tar skrapelodd, Nina tar resten. Kontingent Purring 1 til lagleder mai. Purring 2 fra Nina i juni på SMS (senior) og papir til barn og aldersbestemt. Varsel til oppmann om spilleforbud primo august. Lodd, herunder overskuddslodd 2700 lodd levert ut. Ca. 340 lodd mer enn vi har spillere. Avventer disp. av overskuddslodd til høsten. Grasrotandelen Oddrun deler ut flayer på Kurland. Klaus og Wenche lager roder for resten av inntaksområdet. Har nå 181 Side 1 av 12

2 givere. Bra i forhold til antall medlemmer. Fortsatt stort potensial på rekruttere nye givere. Lørenskog idrettsråd Årsmøte KFK deltok ikke. Barnas dag Arrangeres 12. juni kl Trekanten. KFK og speideren. Kurland vel inn med kr. 5000,-. Selger brus fra kiosken til inntekt for KFK. G99 baker kaker. Folk til å sette opp telt til utsalgssteder. Skuddradar, Allidrett? Organisering kiosk Kioskgruppa består fortsatt bare av Oddrun. Prøver å rekruttere flere medlemmer. Vårdugnad Meget bra oppslutning og resultat. Rett oppdrag til rett lag. Ballfang mot dalen til tatt ut og ordnes av banegruppa med gode hjelpere. 32/10 Sluttoppgjør byggeregnskap Parken Klaus Lørenskog kommune har mail bedt om å bli satt i kontakt med personer som kan være med på å få sluttført regnskap og overføringer av midler mellom Lørenskog kommune og Kurland fotballklubb. KFK svarte i hovedsak som følgende på henvendelsen: Vi sitter med penger på bok. Har mottatt et foreløpig anslag på prosjektkostnad bane. Har ventet på endelig avsluttet prosjektregnskap. Pga av kutt i kvalitet og volum under prosjekteringen og god prosjektledelse, ser det ut til at baneprosjektet ender på ca kr KFK var ansvarlig for kostnader over kr ,- og var derfor aktiv i prosjekteringsfasen for å kutte kostnader, blant annet ble gummi-pad, kantstein og en del av ballfang kuttet. KFK henvendte seg før saken om finansiering av anlegget ble behandlet i kommunestyret, med spørsmål til ordfører om hvordan eventuell differanse mellom kr (budsjett, ferdig finansiert) og prosjektregnskap skulle disponeres. Vi Side 2 av 12

3 argumenterte at deler burde tilfalle KFK, til bruk for inndekning av overskridelser på undervarmeanlegget. Resterende kunne benyttes på anlegget. Ordfører ba KFK vente med denne problemstillingen til prosjektet var vedtatt i kommunestyret. Saken ble tatt opp med kommunen på møter mot slutten av prosjektfasen. Se referat fra siste møte mellom partene. KFK motsatte seg å finansiere asfalt på parkeringsplassen. Denne har langt flere formål en som parkering for aktivitet på Parken. Både kommune og KFK har i ettertid utført de gjenstående oppgavene som var listet i referatet. KFK mener de primære tema på møtet må være å fastsette regnskap for: 1) Kunstgressprosjektet. 2) Andre oppgaver på anlegget som sto ugjort etter at kunstgresset var på plass. Fra Kurland stiller Klaus (leder) og Ole (drifts og eiendomssjef). De har fullmakt som beskrevet ovenfor, i referat om dette temaet sendt kommunen i 2007, samt styrets virksomhetsplan. 33/10 Driftsavtalen på Kurlandsparken Ole Kurland FK har inngått avtale med Lørenskog kommune om å drifte klubbhuset, uteområdene og banen for snaut kr ,- pr år. Avtalen løper ut Kurland FK er ikke fornøyd med avtalen, samt kommunes forståelse og etterlevelse av avtalen. Utfordringene knytter seg til følgende særlig områder: Mulig lekkasje i undervarmeanlegget Forståelsen av og presisjonsnivået på hva som etter avtalen er å betrakte som driftsoppgaver (KFK) og hva som er å betrakte som vedlikeholdsoppgaver (kommunen). Typisk er dyprens av banen en driftsoppgave eller vedlikehold, utskifting av element i badstueovnen. Kompensasjonen i avtalen står ikke i forhold til driftskostnadene KFK er pålagt gjennom avtalen, herunder vaktmestermidlene. Side 3 av 12

4 Kostnadene knyttet til strøm til anlegget. KFK ble forespeilet å kunne benytte kommunens rammeavtale ved kjøp av strøm. Virksomhetsplanen Drift og vedlikehold baner Mål: Drifte undervarmet kunstgressbane på Kurlandsparken forsvarlig og kostnadseffektivt Budsjett: Inntektspost Sum Driftsavtale Lørenskog kommune Støtte fra kretsen (egen søknad) Sum Utgiftspost Sum Gass undervarme Etterfylling glykol Service undervarmeanlegget Leasing traktor med utstyr Forsikring traktor Diesel og service traktor Banemannskap Vedlikehold lys Parken 0 Strøm flomlys Parken Strøm flomlys Torshov Dyprens bane, inkludert etterfylling av gummigranulat Målnett Matjord/sand/dekkbark Sum Under driftsfasen har KFK hatt problemer med å opprettholde trykket i undervarmesystemet. Vi har etterfylt Dowcal (kjøleveske/glykol) for vesentlige beløp. Videre har vi hatt kostnader til søk etter mulig lekkasje. Trykkfallet fortsatt til vi slo av sesongen 09/10. Vi har ikke lykkes å påvise lekkasje, men vi gjøre et nytt søk i vår. Dersom vi lykkes å påvise lekkasje vil KFK reklamere og ha erstatning på ca. kr ,-. Kravet må rettes til Lørenskog kommune, som i sin tur kan rette kravet til Syntek. Dersom vi ikke kan påvise lekkasje vil KFK trolig måtte ta tapet selv. Trykkfallet kan komme av utslipp fra systemet våren Noen barn hadde åpnet en usikret kran i enden av samlestokken og ukjent antall tonn Dowcal rant ut i grunnen. I sak 23/10 fattet styret følgende vedtak: Side 4 av 12

5 Styret støtter forslaget om å kjøre anlegget ut mars og deretter gjennomføre en ny trykktest og eventuelt søk etter lekkasje. Ole varsler kommunen om reklamasjon og ber kommunen reklamere i forhold til Syntec. Det er avtalt møte med kommunen, Syntec og Rognstad etter 17. mai. Distinksjonen drift vedlikehold: KFK henvendte seg som følger i mail til kommunen : Kurland FK har nå bestillt "dyprens" av spilleflaten på Kurlandsparken hos Syntec (leverandøren av kunstgresset). Dyprens må gjennomføres i år, av hensyn til levetid og kvalitet på spilleflaten. Dette er selvsagt også i henhold til leverandøren sine anbefalinger, og ett krav fra leverandøren for at garantien på kunstgresset skal opprettholdes. Vi har diskutert dette en rekke ganger før, og kort oppsummert er vi ikke enige om hvem som skal ta kostnaden ved "dyprens" av banen. Kurland FK mener "dyprens" må regnes som planlagt vedlikehold av banen, og dermed være kommunen sitt annsvar. Kommunen mener dette må ses på som en driftsoppgave som Kurland FK selv må løse. I penger snakker vi om ett beløp på rundt Kr. Da dette er en kostnad som vil repeteres mist hvert annet år gjennom hele levetiden til kunstgresset, er det viktig for oss å få spørsmålet endelig avklart. Vårt syn er altså at "dyprens" må regnes som planlagt vedlikehold, og derfor betales av kommunen (ref driftsavtalen sitt punkt 4.1). Da gjeldende driftsavtale i sin tid ble inngått, ble det fra kommunen sin side referert til NS 3454, som blant annet sier noe om hva som regnes som driftskostnader og hva som regnes som vedlikeholdskostnader. Vi har ikke tilgang på en komplett utgave av NS 3454, men ett utdrag fra denne vi har funnet på nettet, definerer planlagt vedlikehold som følger: "Arbeid som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Planlagt vedlikehold forebygger skader. Eks. maling/beising". Vi mener "dyprens" av banen bør regnes som planlagt vedlikehold i henhold til denne definisjonen. Side 5 av 12

6 Neste styremøte i Kurland FK avholdes tirsdag Før denne dato må jeg ha en endelig avklaring fra deg på hvordan Lørenskog kommune stiller seg til vårt krav om at kommunen må ta denne kostnaden. Saken vil stå på agendaen på ovennevnte styremøte. Dersom kommunen står fast på at dette er kostnader Kurland FK må dekke selv, vil jeg anbefale styret i Kurland FK å bringe tvistespørsmålet inn for avgjørelse i voldgiftsrett, i henhold til driftsavtalen sitt punkt 5.3. Vil gjerne understreke at vi ikke har noe ønske om å måtte gå til ett slikt skritt. Det vil selvsagt være å foretrekke at vi i fellesskap kommer frem til en minnelig løsning. I brev av svarer Lørenskog kommune som følger: KFK hevder at dyprens av Parken er en vedlikeholdsoppgave kommunen har ansvaret for. Lørenskog kommune mener det er en driftsoppgave KFK har ansvaret for. Lørenskog kommune har hatt en gjennomgang både internt og eksternt på spørsmålet om dyprens av kunstgressbaner. Det finnes ingen konkrete definisjoner på hva som er drift og hva som er vedlikehold. Disse begrepene går om hverandre og man møter forskjellige definisjoner avhengig av hvor man slår opp. Lørenskog kommune har en generell regel (som klubben også ble gjort oppmerksom på da avtalen ble inngått) om at oppgaver som bør utføres en gang i året eller oftere er driftsoppgaver. I henhold til driftsmanualen fra leverandøren, bør kunstgresset dyprenses to ganger i året. Når det gjelder definisjonen dere viser til i brevet, arbeid som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje, så er dette oppgaver Lørenskog kommune anser som rene driftsoppgaver. Alle driftsoppgavene Kurland fotballklubb utfører på Kurlandsparken kan komme inn under denne definisjonen. Vedlikehold er i hovedsak oppgaver man utfører når det ikke lenger er formålstjenlig med ordinær drift, når man må iverksette ekstraordinære tiltak for å få standarden opp på et akseptabelt/driftsvennlig nivå igjen. Det er også et poeng at dyprens av banene er oppgaver både Fjellhamar fotballklubb og Lørenskog idrettsforening utfører selv, som en del av driften. KFKs kompensasjon etter driftsavtalen KFK er av den oppfatning av kompensasjonen etter avtalen Side 6 av 12

7 ikke står i forhold til kostnadene knyttet til de oppgaver klubben er pålagt å ha ansvaret for. Særlig har utviklingen i strømkostnader gjort avtalen svært lite fordelaktig for KFK. Når avtalen ble inngått var det en forutsetning at KFK skulle få kjøpe strøm under rammeavtalen til Lørenskog kommune. Denne forutsetningen har ikke blitt etterlevd. Videre kan ikke KFK se at vi er blitt kompensert for kommunens bortfall av kostnader knyttet til vaktmester på anlegget. Samlet sett framstår avtalen så dårlig at den bør vurderes sagt opp eller hevet, dersom kommunen ikke aksepterer en reforhandling. Ole gis fullmakt til å: reklamere på eventuell lekkasje i undervarmeanlegget bruke driftsavtalens tvisteløsningsmekanisme for å avklare om dyprens er drift eller vedlikehold Reforhandling av driftsavtalen iht de forhold som er beskrevet ovenfor, ifm at avtalen løper ut ved årsskiftet. Dersom Ole anbefaler å ikke fornye driftsavtalen, skal dette behandles i styret varsles senest på septembermøtet. 34/10 Driftsstabilitet Vår nettside har vært gjennom en periode med mye nedetid og liten grad av driftsstabilitet. Vi har blitt utsatt for ulike former for angrep. Webmaster har skrevet følgende til vårt webhotell: Vel, vet ikke riktig hvor jeg skal begynne her, men det har kostet meg masse tid. Dugnadsarbeide for vår fotballklubb har jeg nå gjort for flere år føler jeg, men nå til saken. Vi har bare en gang for en del år tilbake blitt hacket, den gangen løste vi det veldig greit, men nå Jeg forstod at noe ikke skulle være som det var i begynnelsen av april, vi fikk ofte Internal server error når siden skulle lastes, etter et par klikk på reload i nettleseren kom siden opp tilsynelatende helt ok. Jeg meldte fra til dere 6 april tror jeg Side 7 av 12

8 det var fordi jeg fant da en fil i rota som ikke hadde noe der å gjøre ( jeg vet nøyaktig hvilke filer som skal ligger der). Den fila var datert Jeg ba om at dere sparte loggene etter våre samtaler på online supporten du finner ganske mange der etter den 6.4. Internal server error dukket også opp hver gang jeg jeg prøvde meg på litt tyngre oppgaver i Backend i Joomla, bl.a sjekk av filstruktur vie et program som leter seg frem etter filer som ikke har gode nok rettigheter. Jeg slettet filen, men forstod at så enkelt var det ikke. I løpet av de nærmeste dagene kom det flere filer. Jeg løftet alle kataloger og filer til min PC for virusskanning og som jeg trodde Kaspersky fant flere filer med trojanere. Alle ble slettet på serveren, men problemet dukket bare opp igjen i større mengder enn tidlgiere. Da dere hadde backup bare 7 dager bak i tid, hadde det ingen hensikt å legge tilbake en kopi som var 7 dager gammel, den inneholdt nok de samme trjoanere. Jeg gikk da til det skritt å slette hele rommet i hotellet, også databasen, med unntak av htaccess fila. Jeg hadde en kopi selv fra , som jeg visste var ren. Lastet den opp på serveren og kjørte installasjonsscrptet som følger med og det så tilynelatende greit ut, men den greide bare å laste halve databasen, hmmm det var merkelig, her er det et tomt hotell og tom database og så greier ikke serveren å laste dette inn. Jeg ble igjen styrket i min tro at det er en feil på serveren. Jeg måtte legge resten av databasen inn manuelt via PhPmyAdmin, (jeg hadde egen kopi av databasen fra samme dato), men da gikk det greit og nettsiden var igjen oppe å gikk - men Adam var ikke i paradis lenge- det gikk bare noen timer i løpet av natta så var trojanere og filer tilbake som før. Det var da jeg begynte å lure på om det ligger noe på serveren som smitter over til vår hotellrom. Jeg fant ikke bare nye filer, men fant også en skjult katalog, ikke via min FTP-klient (FlashFXP), men via eksploreren i Joomla. Der var det mye rart og slettet den. Som hevn dukket det opp enda flere filer i rota i løpet av minutter. Jeg har tatt filene over til min PC og sett på de med Dreamweaver, og det er en hel masse skjemaer, og andre felt som skal grabbe diverse adresser, passord mv. Filer som inneholdt trojanere er slettet og de har jeg ikke, men du finner masse av dem når du nå går inn på vårt domene. Det har seg slik at jeg ga opp og lot det nå bare stå til for å se Side 8 av 12

9 hva som skjedde nå er mange kataloger blitt spist opp slettet av inntrengeren. I rota er det snart ikke en eneste fil som opprinnelig skulle vært der, derimot er det mye grums. For å ikke å miste for mye tid har jeg derfor som en nødløsning lastet opp kopien fra desember 2009 til en annen server ( mitt private hotell hos ProIsp). Lastet opp kopien og kjørte installasjonen, det gikk som smør uten et eneste problem. Nå er den kopien kjørt i 4 dager og jeg har kjørt store og krevende oppgaver som gikk uten problemer. Det er ingenting som tilsier at jeg har hatt grums i kopien fra den er og var ren. Nettsiden fungerer prikkfritt. Jeg har derfor som en nødløsning laget en ny index.php fil på vårt domene som inneholder kun en videresending til mitt private domene (lavo.dk). Filen index_bak.php er den originale(sikkert endret av inntrengeren, har ikke gidda å sett på den en gang). Videre forsøkte jeg meg på Begge deler inneholder komplett filer /kataloger og databaser. Jeg vil at du legger tilbake kopien fra Proisp, da den er oppdatert og rekonstruert (også med ny Joomla versjon som kom i dag) Jeg kunne gjort dette selv, men min sjette sans forteller meg at alt er ikke som det skal være på serveren. Uansett føler jeg usikkerhet ved å slette alle filer/kataloger på hotellrommet via min ftp-klient usikkerheten går på om jeg virkelig får sletta alle filer, kan være en og annen hidden-files som ikke vises. For å si det enkelt: gjør hotellrommet rent og last inn kopien fra Proisp. Jeg forventer at serveren blir grundig sjekket for uhumskehter og fremmedelementer som ikke har noe der å gjøre før ny innlasting blir tatt på vårt hotellrom (kurlandfk.no). Slett fullstendig databasen kurlandf, men ikke slett databasen kurland1, den kjører andre programmer som ikke har noe med Joomla og gjøre (Gallery og Webcalendar) Vi har alltid kjørt siste versjon av Joomla og kjører med maksimalt sikkerhetsnivå, dvs siste versjoner av alle moduler (tredjepartsmoduler),komponenter og plugins. Alle kataloger/filer har rettigheter 755, 644, 444 og lavere. Ingen Side 9 av 12

10 filer/kataloger har rettighet 777 (det burde ligge inne en sperre på serveren om noen kjører med rettighet 777 på sine kataloger/filer). Etter det jeg opplever av service har jeg vært veldig fornøyd, men når jeg fra noen av dine kolleger for beskjed om at det er ikke mer vi kan gjørre, blir jeg litt (bare litt )provosert, man burde i hvertfall tatt seg bryet med å sjekke errorloggen, selv om den tar med seg alle rommene i hotellet. Her kan vi oppgi eksakt dato og klokkeslett på sekundet og da burde man kunne tatt en sjekk. Ett eksempel på en lite matnyttig tilbakemelding er å se på min henvendelse av forespøsel ID: WYT hvor svaret jeg fikk passer bedre fra eventyrverden enn fra et profesjonelt webhotell - det er det vi på godt norsk kaller: god dag mann, økseskaft. Hva har jeg lært av dette: Å ta backup mye oftere og mer regelmessig. Samt å ikke godta alt jeg får av svar fra dine kolleger. Webmaster får fullmakt til å velge hvilke webhotell vi leie plass hos. 35/10 Sportslig utvalg Prioriterte oppgaver Utvalget har ligget nede ifm med leders Afrika-tur. Foreslår at følgende oppgaver prioriteres fram mot ferien. 1. Status grupper og lag - Karlegge antall trenere, ledere, spillere. Status ift mål som beskrevet i styrets handlingsplan for 2010 kap endringene fra protokollen 2. Allidrett 2010/ Videreføre etter samme mal? For hvem? Ansvarlig leder. 3. Rekruttering i barnefotballen - G6 gruppe i serien i høst 4. Spillerutviklingsplan (skoleringsplan) - Trenerverktøy periodisert treningsplan - øvelsesutvalg 5. Dommere - Status 6. Utdanning - Status kurs i år 7. Trenermøter/forum/samlinger Styret slutter seg til prioriteringen beskrevet ovenfor Side 10 av 12

11 36/10 Fastsette styremøter ut året Alle må ta med sine kalendere. Vi skal avtale styremøter fram til årsmøtet. 15. juni 17. august forfall Oddrun 14. september Budsjettseminar 16. og 17. oktober 9. november 19. november kl styrets julebord Torsdag 25. november årsmøte 15. juni 17. august forfall Oddrun 14. september Budsjettseminar 16. og 17. oktober 9. november 19. november kl styrets julebord Torsdag 25. november årsmøte. 37/10 KFK utstyrskolleksjon 2011 Overtrekksdressen til KFK produseres ikke lenger. Lagerest varer ut Det nå avklares om hvilke andre av våre produkter som videreføres i 2011, herunder draktene. Comet sport er på klubbhuset fram til kl , og vil vise oss noen alternativer for Oddrun og Einar får fullmakt til å fastesette KFK utstyrskolleksjon /10 Ansvaret for bøter og gebyrer KFK må i løpet av sesongen betale en rekke gebyrer og bøter. Enkelte av disse kreves refundert av lagene. Klubben dekker alle gebyrer knyttet lagspåmelding, endringer av dette, kampavgifter, sone- og kretslagssamlinger og overgnager. Klubben krever konsekvent refusjon fra lagene ved gebyr for manglende betaling av lisens. Side 11 av 12

12 Når det gjelder lag som uteblir fra kamp uten gyldig grunn, har styret vedtatt følgende i sak 47/08 den : Lagene dekker selv sine bøter knyttet til avvikling av kamper. I 2010 har det dukket opp et nytt gebyr og en ny problemstilling. Det er innført gebyrer for å utsette kamper. Denne type gebyr er knyttet til avkling av kamp og bør dekkes av laget. Tilsvarende gjelder bøter fra krets disiplinær saker på spillere, trenere og ledere. Dersom et lag trekkes etter at det er påmeldt av klubben, vil det påløpe gebyr. Dette er ikke et gebyr ifm avvikling av kamp. Sportslig utvalg har etter innstilling fra gruppene bestemt hvilke lag som skal meldes på. Deretter fremmer styret forslag om påmelding til årsmøtet, som endelig fastsetter hvilke lag som på dette tidspunktet skal meldes på til seriespill. At laget må trekkes kan derfor skyldes dårlig info gruppa eller en dårlig beslutning fra SU, styret eller årsmøtet. Gebyr for utsettelse av kamp dekkes av laget etter hovedregelen beskrevet ovenfor. Gebyr for trekking av lag dekkes av klubben, dersom det ikke er gjort avtale om det motsatte. 39/10 a) Eventuelt Disposisjonsrett kioskkonto Oddrun Stoll, Dagny Øby og Nina Nordeng har disposisjonsrett. Anne Marie Fester skal ikke lenger ha disposisjonsrett. Alle Aktuelle saker til neste møte i juni kl på Klubbhuset: Markedsplan Kommende møter Referent klaus Wike Side 12 av 12