Ledelsesmøte BI Studentsamfunn, REFERAT. Ledelsesmøte Executive Møterom, BI Stavanger

Transkript

1 REFERAT Ledelsesmøte Executive Møterom, BI Stavanger 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS-ledelsen Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Behandlingssak: Opprettelse av ny klubb, Squashklubb Sak Orienteringssak: Fadderullan Sak Diskusjonssak: Referatskriving til ledelsesmøtene Sak Orienteringssak: Reiserefusjon og Økonomihuset Sak Diskusjonssak: BI 75 år Sak Orienteringssak: Semesteroversikt Sak Diskusjonssak: Manglende Mellomledere Sak Behandlingssak: Fremgangsmåte ved en konflikt Sak Orienteringssak: Eventueltsaker Sak Ledelsens time 2

3 Tilstede: Torstein (Leder), Frederick (IK/Nestleder/Faddersjef), Sindre (FA), Simen (MANA), Sander (ØA), Jon Christian (PK), Marc (HR) Seks stemmeberettiget, en observator Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslagstiller: Leder Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslagstiller: HR Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslagstiller: HR Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøte den Sak 86-17: Redegjørelse fra BIS-Ledelsen MANA: Har brukt den siste tiden på å fornye avtaler. Pizzabakeren Breivannet legger ned, så vi mister avtalen med de. Midgaard har også villet få oss med på noe, så jobber videre med det. 3

4 FA: Vekk fra fokusgrupper, som ikke har fungert. Ny prøveordning ved å gi ut lapper, skriver noen tanker og samler inn etter forelesninger. Ellers så er planlegger jeg hvordan vi skal finne klassekontakter, og skal legge oss på en lik søknadsprosess som i BIS Bergen. Holder kontakten med HR for å se at alt blir gjort riktig. ØA: Inkasso fra Scandic (Landsmøtet). Skal ikke til oss, men Styret. Så den har blitt kansellert og sendt til styret. Mye med Vipps, som ble klar i dag. Vil derfor gjøre den klar for Kroa og BIS før Fadderrullan. Fortsatt litt arbeid med Kroa også, som tar mye tid. PK: Få oversikt over alle prosjekt. Møte med Sunniva om NLD i løpet av kort tid Oktober drar vi på bli kjent med de andre i Vinterlekene styret. Introdusere vinterlekene i første studieuke, siden vi trenger to første årsstudenter i Vinterlekene styret. Leder: Hjulpet Sander (ØA) en del og kommet seg inn i lederrollen. Snakket litt med Midgaard og andre småsaker her og der. IK: Konsentrert seg om Fadderrullan. Mangler et par mellomledere. Jobber videre med HR med å finne disse. Sak 87-17: Oppføring av eventueltsaker Ingen 4

5 Sak 88 17: Behandlingssak: Opprettelse av ny klubb, Squashklubb Forslagstiller: Fagansvarlig Bakgrunn: Se vedlegg Vedlegg: Squashklubb søknad (1). Forslag til vedtak: Ledelsen BI Stavanger godkjenner opprettelsen av Squashklubb ved BIS Stavanger. Forslag til endringsvedtak: Ledelsen BI Stavanger godkjenner opprettelsen av Squashklubb ved BIS Stavanger for å starte i bedriftsligaen våren Etter litt diskusjon, så foreslo forslagstiller et endringsvedtak. Endringsvedtaket hadde tre stemmer for og tre stemmer imot. Dobbeltstemme ble brukt og endringsforslaget ble ikke vedtatt. Sak 89 17: Orienteringssak: Fadderullan Forslagsstiller: Internkoordinator/Faddersjef Bakgrunn: Hva som skjer og hva/hvor BIS må bidra Faddersjef/Internkoordinator orienterte Sak 90 17: Diskusjonssak: Referatskriving til ledelsesmøtene Forslagstiller: Leder Bakgrunn: Referatskriving er noe som må gjøres hvert ledelsesmøte. Leder vil høre ledelsens tanker på hvordan vi skal få til et system på dette. Leder orienterte og vi kjører en prøveordning med å ha referatskriving på rundgang mellom vervene. 5

6 Sak 91 17: Orienteringssak: Reiserefusjon og Økonomihuset Forslagsstiller: Økonomiansvarlig Bakgrunn: Informere om hvordan reiseregninger skal føres og hva økonomihuset gjør for BIS. Vedlegg: Mal for reiserefusjon (2) samt eksempel (3) Økonomiansvarlig orienterte Sak 92 17: Diskusjonssak: BI 75 år Forslagsstiller: Leder Bakgrunn: BI feirer 75 år og vil feire dette over alle campus. BI vil dermed ha innspill og ideer fra BIS om arrangementer eller aktiviteter som kan være gode anledninger til å feire jubileet. Diskutert forslag om å ha det under NLD eller vinterball. Torstein tar det videre. Sak 93 17: Orienteringssak: Semesteroversikt Forslagstiller: Leder Bakgrunn: Dette gjøres for å få en oversikt over hvilke aktiviteter/arrangement ledelsen og dens undergrupper har planer om å gjennomføre i løpet av perioden 2017/2018. MANA skal ha Markedskveld, Undergruppene skal ha bransjekveld og så er det Generalforsamling. Ellers er det lite som er planlagt for høsten. Våren er det bare NLD (tidlig mars) og Generalforsamling som er planlagt for tiden. 6

7 Sak Diskusjonssak: Manglende Mellomledere Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR vil orientere om hvilke mellomledere vi fortsatt mangler, og få innspill fra ledelsen på måten vi skal løse dette. HR orienterte Sak Behandlingssak: Fremgangsmåte ved en konflikt Forslagsstiller: HR Bakgrunn: HR vil legge fram et forslag på fremgangsmåten for å løse en konflikt i BIS Stavanger, både for ledelsen og for andre verv i BIS. Vedlegg: Fremgangsmåte ved en konflikt (4) Forslag til vedtak: Godkjenning av forslaget/dokumentet Sak 96-17: Orienteringssak: Eventueltsaker Ingen eventueltsaker. Sak 97-17: Ledelsens time Ledelsen orienterte 7