Velkommen Hvaler, Våler, Råde, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Rømskog, Marker, Rygge, Hobøl, Moss og Skiptvet kommuner!

Transkript

1 Velkommen Hvaler, Våler, Råde, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Rømskog, Marker, Rygge, Hobøl, Moss og Skiptvet kommuner!

2 Velkommen v/ KS Østfold Akershus / Fylkesmannen i Østfold

3

4 1. Hvorfor trenger vi innbyggerdialogen for å treffe en riktig beslutning om en evt. kommunesammenslåing?

5 Lovgrunnlaget Inndelingslova 10 «Innbyggjarhøyring. Kommunestyret bør innhente innbyggjarane sine synspunkt på forslag til grenseendring. Høyringa kan skje ved folkerøysting, opinionsundersøking, spørjeundersøking, møte eller på annan måte.» En innbyggerhøring vil altså kun være rådgivende for kommunene, og kommunestyret kan velge å se bort fra det rådet som gis.

6 Hvorfor innbyggerdialog? Informasjon: Innspill fra befolkningen kan bidra til at viktig informasjon kommer på bordet, slik at beslutningene som fattes blir bedre. Forankring og tillit: God innbyggermedvirkning kan gi politikken bedre forankring blant innbyggerne og gi dem tillit til at de folkevalgte lytter og tar hensyn til deres behov, og at de blir representert på en god måte. Læring: Politikerne kan lære om befolkingens ønsker og behov, og befolkningen lærer om politikernes avveininger og prioriteringer. På den måten kan dialog gi bedre gjensidig forståelse og tillit mellom innbyggere og folkevalgte.

7 Ulike formål - innbyggerdialog Gi innbyggerne informasjon Høre innbyggenes mening og innspill Få innbyggernes råd eller stemme Argumentere for ulike løsninger Hva er viktig for innbyggerne: Få balansert og viktig informasjon, få vite hva «eliten» mener, få anledning til å si sin mening, gi innspill og råd, få stemme. Opplevelse av å bli hørt, at kommunen bruker innspillene den får inn, tar hensyn til avstemmingen. Få en god begrunnelse for kommunens beslutning.

8 Lokalt lederskap 1. Reelt lokalt initiativ og eierskap til prosessen. Det er lokale politiske og administrative ledere som har satt i gang arbeidet på grunnlag av lokale forhold og erkjente utfordringer og muligheter. 2. Politisk engasjement i den forstand at politikere har gått ut og flagget sine synspunkter. 3. Klare anbefalinger fra ordførere og rådmenn kan ha stor betydning for utfallet i folkeavstemminger. (Gjelder både i favør og disfavør av sammenslåing). 4. Kommunens elite (ordfører og rådmann) og innbyggerne la i stor grad vekt på de samme argumentene. 5. Den kommunale eliten har kommunisert godt med velgerne. Velgerne har hatt tiltro til elitens argumenter og eliten har ikke «snakket forbi» velgerne.

9 Åpne inkluderende prosesser 1. Aktiv involvering av alle grupper av innbyggere, næringsliv og kommunalt ansatte, få fram alle spørsmål og argumenter, både for- og motargumenter. 2. Innbyggermedvirkning er en viktig del av sammenslåingsprosessene og viktig for å skape engasjement, dekke informasjonsbehovet og gjøre det mulig for innbyggerne å gjøre seg opp en kvalifisert mening rundt sammenslåingsspørsmålet. God medvirkning kan også bidra til større tillit og forankring til prosessene. 3. Et godt og balansert informasjonsopplegg, målrettet i mot interessentgrupper er viktig.

10 Summing Hvorfor er innbyggerdialogen på dagsorden hos oss?

11 2. Hva er innbyggerne opptatt av ved en evt. kommunesammenslåing?

12 Kunnskap om hva vi har og hva vi får 1. Målsetningene er tydelige og angir konkrete tiltak som vil komme innbyggerne til gode som følge av en sammenslåing. Dette synes å være viktig for å få tilslutning til kommunesammenslåingen. 2. Det har gjennom prosessen blitt tydeliggjort konkrete utfordringer som kommunene står overfor i framtiden. I flere av casene har det også blitt pekt på konkrete og håndgripelige resultater av en sammenslåing. 3. Kommuneledelsen har kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer innbyggerne i de ulike lokalsamfunnene verdsetter, og som de er opptatt av å ikke miste.

13 Hva er innbyggerne opptatt av ved en evt. kommunesammenslåing? Hensyn som er av materiell art og handler om næringsutvikling, kommuneøkonomi og tjenestetilbud er viktigst. Den enkelte innbygger stemmer primært det som tjener egne materialistiske interesser, mens lokaldemokrati og lokal tilknytning har liten betydning for selve stemmegivingen i folkeavstemminger. Innbyggerne får kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer som blir endret ved en sammenslåing. Hva vil de miste, hva vil de beholde, hva kommer i stedet og hva vil bli nytt? Kommuneledelsen har kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer innbyggerne i de ulike lokalsamfunnene verdsetter, og som de er opptatt av å ikke miste.

14 «Seks råd fra Valdres» - erfaringer i Bruk ulike høringsmetoder vent med å fastsette tidspunkt for folkeavstemning. Bruk informasjonsfoldere, lokale media, folkemøter mm 2. Ved flere aktuelle sammenslutningsalternativer, få avklart hvilke som er aktuelle. 3. Involvere flest mulig til aktivt å delta i debatten og synliggjør standpunkter. 4. Få fram både fordeler og ulemper ved en sammenslutning gjennom informasjonsopplegget. Forankre info-opplegget politisk. 5. Lag en skisse til organisasjonsmodell: Hvilke tjenester som fortsatt skal være desentralisert, hvilke som skal plasseres på ett sted og hvilke konsekvenser dette har for de ansatte. Forankre politisk. 6. Konsekvensene av å fortsette som nå (0-alternativet) bør synliggjøres. Det bør legges vekt på å synliggjøre de utfordringer og problemer som små kommuner står overfor, og en bør få fram fordeler og ulemper ved interkommunalt samarbeid. Kilde: DEN VANSKELIGE DIALOGEN. Om innbyggerhøring og evaluering av forsøket på kommunesammenslutning i Valdres i Telemarksforskning.

15 Summing Hva er innbyggerne mest opptatt av hos dere?

16 3. Hvilken nytte kan vi ha av å utvikle en enkel kommunikasjonsstrategi?

17 Eksempel på mal for Kommunikasjonsstrategi Innledning Kort info om lokal prosess Hensikten med kommunikasjonsstrategien er: Involverte parter skal ha en felles forsta else for de kommunikasjonsutfordringene vi sta r ovenfor i prosessen, og et bevisst forhold til hvordan vi møter utfordringene. Forankre betydningen av a informere om prosessen og kommunisere med ma lgruppene. Uansett hva som blir resultatet av kommunereformen, skal berørte ma lgrupper oppleve at prosessen har vært a pen og inkluderende og at de har fa tt mulighet til a delta.

18 Utfordringer Kommunen har flere kommunikasjonsutfordringer: 1) Engasjement Hvordan bidra til tilstrekkelig kunnskap om kommunereformen? Hvordan engasjere innbyggerne til debatt? 2) Utfordrer identitetsoppfatningen hos innbyggerne Hva betyr en kommunesammensla ing for mitt lokalmiljø? Hva betyr en sammensla ing for kommunale tjenester og min mulighet til a pa virke? Emosjonelle faktorer blir dominerende, og det kan være vanskelig a ta inn fakta na r man er emosjonelt berørt 3) Komplisert budskap Det kan være vanskelig a kommunisere helhet med flere sammenslåingsalternativer Selve begrepet «kommunereform» kan oppleves litt tungt og vanskelig, og kan derfor være fremmedgjørende i seg selv

19 Kommunikasjonsma l Ma lene for kommunikasjonsarbeidet er: Økt innsikt og kunnskap om bakgrunnen for at Regjeringen ønsker en ny kommunereform Økt kunnskapen om hva kommunereformen og de ulike alternativene betyr for innbyggerne Bred, a pen debatt og meningsbryting Avklarte forventninger i forhold til hva og na r det er mulig a pa virke Involverende prosesser preget av tillit, gjensidig forsta else, eierskap og felles engasjement for framtidig utvikling Eierskap og legitimitet til den endelige beslutningen Ma lgrupper Ulike ma lgrupper vil kreve ulike virkemidler og kanaler. De viktigste ma lgruppene er: Innbyggerne i kommunen generelt Spesielle ma lgrupper blant innbyggerne, f.eks. barnefamilier, eldre og ungdom Ansatte Media Politikere Næringsliv Frivillige organisasjoner

20 Prinsipper for kommunikasjon A penhet Medvirkning Inkludering aktiv informasjon Disse prinsipper bør være i tra d med kommunens kommunikasjonsstrategi. 1) A penhet En a pen og gjennomsiktig prosess bidrar til god forsta else, og det gir innsyn i prosessen. A penhet vil utvide representasjonen slik at flere gruppers behov, kunnskap og erfaringer blir lagt til grunn. Legg til rette for en a pen og opplyst samfunnsdebatt Ha god dialog med media og sikre dem og innbyggerne innsyn 2) Medvirkning Medvirkning fra innbyggerne vil gi bedre forankring og eierskap til resultatet. Engasjert meningsbryting, a penhet og innsyn i prosessen gir legitimitet til den endelige beslutningen. Legg til rette for innbyggernes medvirkning og innflytelse Del informasjon, og etabler fysiske møteplasser og digitale kanaler sa innbyggerne fa r mulighet til a fremme sine synspunkter

21 3) Inkludering Alle grupper skal involveres. Det skaper større engasjement og medansvar. A penhet og involvering skal sørge for at alle interesser blir hørt, samtidig som det styrker tillit og demokratikompetanse. Sørg for at relevant informasjon na r fram til alle Tilpass informasjon og kommunikasjon til ma lgruppene 4) Aktiv Kommunen skal gjøre aktuell informasjon tilgjengelig fortløpende. Aktiv informasjon og kommunikasjon om prosessen er en forutsetning for aktiv deltakelse. Vær aktivt, og gi korrekt og aktuell informasjon til rett tid Legg til rette for at mottakeren kan kommunisere og dele informasjon

22 Eksempel på beskrivelse av roller og ansvar Roller Ansvar Internkommunikasjon Ekstern kommunikasjon Rådmann og rådmannens ledergruppe Kommunikasjonsavdeling Ledere Medarbeidere Vedta alle viktige kommunikasjonstiltak Kvalitetssikre intern kommunikasjon Planlegge, forberede og gjennomføre kommunikasjonstiltak etter oppdrag fra rådmannen Gi råd om kommunikasjon til ledelse på alle nivå Rett og plikt til å informere om fakta om Kommunereformen ut fra eget kunnskapsgrunnlag Rett til å informere om fakta om Kommunereformen ut fra eget kunnskapsgrunnlag Foreslå kommunikasjonstiltak for politisk nivå. Følge opp vedtak. Kvalitetsikre eksternkommunikasjon Vedta kommunikasjonstiltak etter fullmakt. Planlegge, forberede og gjennomføre kommunikasjonstiltak etter oppdrag fra politisk organ og rådmann. Gi råd om kommunikasjon til folkevalgte og ledelse på alle nivå Rett og plikt til å informere om fakta om Kommunereformen ut fra eget kunnskapsgrunnlag Rett til å informere om fakta om Kommunereformen ut fra eget kunnskapsgrunnlag

23 Aktivitetsplan På bakgrunn av punktene ovenfor utarbeides en aktivitetsplan med informasjons- og kommunikasjonstiltak i henhold til milepælsplanen for prosessen. Eksempler på aktiviteter er: legge til rette for aktuell og omfattende informasjon på kommunens nettside lytte og skape aktivitet i sosiale medier som facebook, twitter og instagram produsere brosjyrer og artikler gi innspill til lokalpressen arrangere folkemøter, informasjonsmøter i velforeninger og møter med næringslivet. Innbyggerundersøkelse Aktivitetsplanen skal være et levende dokument som oppdaterer kontinuerlig. Rammeverket for planen: Ma l Målgruppe Budskap Kanal Dato Ansvar Budsjett Kommentarer

24

25 4. ERFARINGSDELING Vi setter oss først i grupper på tvers og deler erfaringer med innbyggerdialog så langt i prosessen. Vi setter oss deretter sammen kommunevis og forteller høydepunkt fra erfaringsdelingen med de andre kommunene. Hva slags grunnfilosofi skal vi ha for vår innbyggerdialog?

26 4. ERFARINGSDELING Vi setter oss først i grupper på tvers og deler erfaringer med innbyggerdialog så langt i prosessen. Vi setter oss deretter sammen kommunevis og forteller høydepunkt fra erfaringsdelingen med de andre kommunene. Hva slags grunnfilosofi skal vi ha for vår innbyggerdialog?

27 5. Hvilke metoder for innbyggerdialog kan vi velge mellom? Hva er sterke og svake sider ved de ulike metodene?

28 Prosessuelle virkemidler vi kan bruke A. Folkeavstemming B. Opinionsundersøkelser C. Utvidede folkehøring, søkekonferanser D. Fokusgrupper E. Høring F. Referansegrupper og innbyggerpanel

29 A. Folkeavstemning Forutsetter at det er gjennomført en bred og inkluderende prosess der positive og negative sider ved ulike alternativer er belyst og gjort kjent for innbyggerne. Ikke for mange alternativ. Sterke sider: En formell kommunikasjonskanal mellom styrende og styrte. Det representative demokratiet suppleres i et viktig spørsmål innbyggernes spørres direkte. Alle kan bruke stemmeretten. Alle stemmer teller like mye. Høy representativitet. Kommunestyret kan få et tydelig råd fra innbyggerne. Folkeavstemning har relativt høy legitimitet i befolkningen. Svake sider: Ved å gjennomføre en «politisk bindende» folkeavstemming overlater politikerne til innbyggerne å fatte en avgjørelse i et veldig komplisert spørsmål. Kompliserte spørsmål blir overforenklet. Støtter opp om de motsetningsorienterte trekkene knyttet til politiske spørsmål. «Skyttergravsdebatt»: Hver side kun er opptatt av finne argumenter for eller mot. Kan være uheldig for det videre samarbeidet dersom en mulig sammenslåing ikke blir realisert. Folkeavstemmingen kan bli en kanal for spesielt engasjerte interessegrupper. Kan være i strid med noen demokratiske idealer der man har dialog om ulike sider av en sak og i fellesskap søker løsninger gjennom en «demokratisk læringsprosess». Egner seg best når: Et begrenset antall alternativer kan stemmes over, og innbyggerne er godt informert.

30 B. Opinionsundersøkelser - spørreundersøkelser Opinionsundersøkelser kan gjennomføres ved telefonintervju eller utsendte svarskjema. Sterke sider: Gir et representativt inntrykk av befolkningens synspunkter med relativt små feilmarginer. Gir muligheter for å fange opp mer nyansert synspunkter blant innbyggerne, f.eks. grad av sikkerhet, hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å endre standpunkt o.l. Slik sett kan en opinionsundersøkelse gi et mer representativt uttrykk for folkemeningen enn en folkeavstemming. Kan inneholde åpne spørsmål, der respondentene selv formulerer svaret (utsendte svarskjema). Gjør det mulig å få kjennskap til styrken i innbyggernes synspunkter, samt årsaker og forutsetninger for å stemme det ene eller andre. Kan erstatte folkeavstemning. Svake sider: Spørsmålene vil være forhåndsdefinerte, fare for at undersøkelsen fokuserer på spørsmål som ikke innbyggerne er opptatt av. Dersom spørsmålene som stilles har vært lite debattert og fokusert på forhånd, kan man risikere å få lite gjennomtenkte svar. Egner seg best når: Opinionsundersøkelser kan brukes flere ganger fra start- til sluttfase. Spørsmål og synspunkter fra innbyggerne i tidlig fase kan danne grunnlag for dialog-, debatt- og informasjonstiltak i en senere fase.

31

32

33

34 C. Utvidede folkehøring, søkekonferanser Utvidete folkehøringer: Vi samler en tilfeldig utvalgt og representativ gruppe. Vi presenterer gruppen for synspunkter og argumenter for og mot et forslag om f.eks. kommunesammenslåing. En slik samling kan f. eks. starte med en paneldebatt der representanter med ulike synspunkter deltar. Hoveddelen av samlingen bør imidlertid brukes til gruppearbeid, og oppsummering. Søkekonferanser: En arrangert møteplass for politikere, ansatte og innbyggere. Gruppearbeid, der deltakerne får medvirke i en prosess. Få fram synspunkter og meningsutveksling mellom de ulike gruppene. Virkeligheten oppleves forskjellig. Hensikten er å få et mer fullstendig virkelighetsbilde.

35 C. Utvidede folkehøring, søkekonferanser Sterke sider: Skaper engasjement og forankrer prosessen i befolkningen. Kan danne et viktig grunnlag for politisk debatt, og bidra til å gi politikerne et bedre grunnlag for å ta egne standpunkt og begrunne sine valg. Kommer i direkte dialog med innbyggerne. Dette gir muligheter for å fange opp synspunkter og holdninger som ikke kommer fram gjennom opinionsundersøkelser og den offentlige debatten ellers. Gjennom gruppearbeid og samtaler kan deltakerne få bedre innsikt og forståelse av hva en kommunesammenslåing innebærer. Svake sider: Kan være en utfordring å videreføre arbeidet slik at konferansen ikke bare blir en «happening». Dersom oppfølgingen svikter, kan man risikere at entusiasme og forventninger blir snudd til det motsatte. Vil ikke gi et like representativt inntrykk av holdningene til bestemte spørsmål som en opinionsundersøkelse. Egner seg best når: Vi skal skape engasjement, forankre og fremme innsikt, få fram ulike synspunkt fra alle kategorier av innbyggere.

36 D. Fokusgrupper Fokusgrupper er en form for gruppeintervju, der formålet er å intervjue ulike grupper med fellestrekk (f.eks. i forhold til alder, bosted, interesser) og få fram ulike synspunkter i gruppene, og mellom gruppene. Vi bruker få, sentrale spørsmål, mange/alle får si noe til hvert spørsmål medlemmer. Sterke sider: Muliggjør direkte dialog. Kan gi et godt bilde på holdningene til temaet / spørsmålene i ulike grupper. Alle har muligheter for å komme til orde samtidig som det blir lettere å få til god gruppedynamikk. Gir mer inngående innsikt i holdninger og meninger blant ulike deler av befolkningen, interessegrupper (næringsliv) etc. Får inntrykk av hvilke argumenter og synspunkter som har størst gjennomslagskraft. Svake sider: Det er ikke sikkert at de synspunkter som kommer fram er representativ for de innbyggerne gruppen er ment å representere. For å få høy representativitet må man etablere mange grupper - arbeidskrevende. Egner seg best når: Man skal få innsikt i holdninger og meninger blant ulike grupper i befolkningen.

37 E. Høring Høring er en måte å samle inn innbyggernes synspunkter på. Opp til den enkelte å engasjere seg. Gir muligheter til å komme med mer begrunnede syn og kommentarer. Høringen kan gjennomføres med bruk av ulike metoder. Innbyggerne kan f.eks. gis anledning til å tilkjennegi sine synspunkter gjennom internett, brev til kommunen, telefon eller personlig kontakt. Sterke sider: Alle innbyggere får anledning til å uttale seg, og innbyggerne står fritt til å fremme det de måtte ha på hjertet. En metode for å få inn ulike synspunkter fra innbyggerne. Svake sider: Vil ofte være de mest engasjerte og ressurssterke som uttaler seg. Synspunktene som kommer inn er som regel lite representative for ulike befolkningsgrupper, eller befolkningen som helhet. Synspunkter og spørsmål som kommer inn gjennom høring må følges opp og diskuteres i etterhånd pga lav representativitet. Egner seg best når: man ønsker å åpne for innspill og synspunkter. Må kombineres med andre tiltak i innbyggerdialogen.

38 F. Referansegrupper og innbyggerpanel Med referansegrupper og innbyggerpanel menes fora hvor man oppnevner faste representanter for innbyggerne til å komme med innspill til hele eller deler av prosessen i en mer eller mindre avgrenset periode. Referansegrupper vil normalt ha 4 7 personer, mens et innbyggerpanel normalt er bredere sammensatt. Sterke sider: Permanente grupper som kan følge prosessen over tid og gi råd til kommunen. Oppdraget kan være å komme med synspunkt på om prosessen legges opp slik at den involverer og tar hensyn til innbyggerne, fanger opp deres synspunkter og behov, og at disse blir fulgt opp på en hensiktsmessig måte. Kan brukes til å formidle ønsker og behov i forhold til utredning av framtidig tjenesteutvikling i en eventuell ny kommune. Svake sider: Kan mangle representativitet. Representantene kan bli sosialisert inn slik at det blir vanskelig å se prosessen fra utsiden. Egner seg best når: Kommunen trenger innspill til utredning, og til utforming av prosesser.

39 Oppsummert

40 God lunsj

41 6. Hvordan tilpasser vi innbyggerdialogen til ulike målgrupper? Hvilke kanaler velger vi?

42

43

44

45

46

47 Ambassadører Elevråd Ungdomsråd Ungdomspolitikere Blogger Sosiale medier Kafedialog Referansegruppe Tankesmie - framtidskommunen Konsert og ungd. panel Skoler Idrettslag Frivillige organisasjoner

48

49

50 Samarbeid med media Skrive kronikker Pressemelding Tilrettelegge informasjon vinkle mot nyhetsverdi

51 7. Hvordan leder vi prosessene og oppsummerer? Hvordan følger vi opp? Og hvordan melder vi tilbake?

52 10 kjennetegn ved gode prosesser 1. Invitasjonen er godt tilpasset målgruppen. Hva trigger? Mat og drikke, eller andre ting som trekker? 2. Media er informert. 3. Rammene for prosessen er tydelig kommunisert. 4. Bruk av enkle metoder, varierte metoder, metoder som får flest mulig til å være engasjert samtidig. Prosessen er tilpasset målgruppen. 5. Nøytral men engasjert prosessleder. 6. Tydelige instruksjoner, både verbalt og visuelt. 7. Prosessleder fremmer energi ved å anerkjenne og takke for bidrag. Takhøyde - ulike virkeligheter er flott! 8. Demokratisk og rettferdig fordeling av tid til deltakerne i plenum. 9. God tidsstyring. Møteplagere «nøytraliseres». 10. Effektiv oppsummering. Oppsummering som viser forpliktelse til å ta innspillene videre. Informasjon om videre prosess og hvordan tilbakemelding vil bli gitt.

53 Hva kjennetegner god oppfølging? Bearbeiding av informasjon / innspill Sende oppsummering tilbake til deltakerne Publisere i sosiale medier, lage nettsideartikler om innspillene Bruke innspillene i saksgrunnlag Kontakte media nyhetsvinkling på innspill Sentrale aktører viser til innspillene i intervju

54 8. Verksted Hvordan vil vi legge opp den videre innbyggerdialogen? Hver kommune får mulighet til å planlegge veien videre med råd og veiledning fra seminarlederne. Hver kommune lager plan / videreutvikler sin plan for innbyggerdialog. Vi deler høydepunkt fra arbeidet på tvers av kommunene.

55

56 Våler

57

58

59

60

61

62

63 Rømskog

64

65