Samarbeid mellom velforeninger i en kommune

Transkript

1 Samarbeid mellom velforeninger i en kommune Utgitt av Vellenes Fellesorganisasjon basert på et tilsvarende dokument fra Norges Velforbund ( Versjon juni 2013)

2 FORMELT SAMARBEID MELLOM VELFORENINGER I EN KOMMUNE. Velbevegelsen er en utpreget grasrotorganisasjon hvor de enkelte velforeningene (også kalt grendelag, bygdelag, beboerforeninger, strøksforening og lignende) oftest opptrer enkeltvis. Det kan imidlertid bli behov for kontakt og samarbeid mellom lokale foreninger både for å utveksle erfaringer og for å samordne synspunkter i en sak, f.eks. overfor kommunen. Kontakt og samarbeid kan skje blant foreninger innenfor et boligområde, bygd, tettsted eller bydel. På dette nivået er det mest naturlig at samarbeidet er uformelt og dreier seg om enkeltsaker. Behovet for å formalisere samarbeidet melder seg gjerne når flere velforeninger over hele eller i en større del av kommunen ser nytten av å ha en lokal paraplyorganisasjon i ryggen. Definisjonen på et fellesutvalg er at det er et partipolitisk nøytralt samarbeidsorgan hvor alle velforeningene i kommunen kan bli medlem. Opprettelse av et fellesorgan for alle velforeningene i en kommune er til stor hjelp både for vellene og for kommunen. Vanligvis brukes betegnelsen fellesutvalg om fellesorganer for velforeningene, men storvel og velforbund blir også brukt. Dette heftet bygger i hovedsak på erfaringene fra et prosjekt hvor Norges Velforbund mottok prosjektmidler fra Kommunaldepartementet og Miljøverndepartementet. Prosjektet gikk ut på å gi råd og stimulere til opprettelse av fellesorganer for velforeninger Vi legger hovedvekten på det formaliserte samarbeidet mellom velforeningene, men innledningsvis vil vi si noe om det uformelle samarbeidet. UFORMELT SAMARBEID MELLOM VELLENE Det er ofte et utbredt uformelt samarbeid mellom velforeninger, og mellom velforeninger og andre organisasjoner og næringslivet. Initiativet kan komme fra vellene eller fra kommunen. Oftest skjer samarbeidet fra sak til sak, f.eks. i planspørsmål, trafikksaker eller angående bygging av et forsamlingslokale. Det siste var tilfelle i en kommune nær Oslo, hvor 4 velforeninger som dekker et geografisk avgrenset område rundt 'midtpunktet' jernbanestasjonen, gikk sammen og bygget et større forsamlingslokale på en felles tomt. Disse fire foreningene dannet andelslaget som eier huset. De har samarbeidet i en konkret sak, men de har foreløpig ikke dannet noe fellesorgan som også kunne arbeide med andre fellessaker. SAMARBEID ENKELT-VEL OG KOMMUNE En undersøkelse gjort av Norges Velforbund viste at hele 96 % av medlemsforeningene samarbeidet med kommunen. De fleste av disse fant samarbeidet tilfredsstillende. Den etaten man hadde mest kontakt med var teknisk og deretter fulgte kulturetaten. De fleste av foreningene hadde gjennomført konkrete samarbeidstiltak med kommunen. I de fleste tilfellene var det velforeningene som tok initiativet til samarbeidet. Kommunen er altså en meget sentral samarbeidspartner for de enkelte velforeningene. SAMARBEID I DELER AV EN KOMMUNE Vi har sett enkelte eksempler på formalisert samarbeid mellom velforeninger i deler av en kommune. Bakgrunnen er da gjerne at de geografiske forholdene ligger mer til rette for et lokalt formalisert samarbeid, enn at man lager et fellesorgan for hele kommunen. Relasjonene mellom lokale storvel eller miljøforum og bydelene i Oslo er eksempler på slikt samarbeid. De vurderingene som gjøres nedenfor om fellesorganer for hele kommunen, kan i hovedtrekk overføres til fellesorganer for velforeninger i deler av kommunen. 2

3 FORMÅL MED FELLESORGAN FOR VELFORENINGENE I EN KOMMUNE I formålsparagrafen bør følgende nedfelles: Fellesutvalgets formål er å: - være et bindeledd mellom medlemsforeningene i kommunen og på deres vegne fremme saker som er av felles interesse. - virke som velforeningenes representant utad i saker av allmenn interesse for disse, eller i saker som gjelder flere velforeninger. - være et bindeledd til Vellenes Fellesorganisasjon. Et fellesutvalg kan styrke velforeningenes kontakt med kommunen og bidra til at velforeningene får informasjon om de saker som berører deres geografiske område. Å bedre rammebetingelsene for samarbeid mellom den enkelte velforening og kommunen er en viktig oppgave for et fellesutvalg. En rammeavtale som formaliserer samarbeidet mellom fellesutvalget, velforeningene og kommunen, er et godt verktøy som styrker samarbeidet. Fellesutvalget kan koordinere velforeningenes felles ønsker og interesser i større plansaker og angående tiltak som omfatter flere vel. Fellesutvalget vil representere helheten, og kan ha større tyngde og troverdighet overfor myndigheter, organisasjoner, grunneierlag, trafikkselskap etc. I enkelte saker kan fellesutvalget også søke samarbeid med andre organisasjoner dersom det er naturlig. Noen kommuner sender ut reguleringssaker, kommuneplaner og andre saker/tiltak som har innvirkning på nærmiljøet både til fellesutvalget og til velforeningene. Et fellesutvalg kan også være en pådriver overfor myndighetene i enkeltsaker som velforeningene arbeider med. MEN, og dette er et meget sentralt poeng: Et fellesorgan skal ikke ta oppgaver fra det enkelte vel. Velforeningene skal selv forsøke å løse sine saker ut fra lokale behov. Fellesutvalget skal gjøre vellene bedre i stand til å løse sine oppgaver. Fellesutvalget kan komme inn i en senere fase, hvis et enkelt vel ønsker assistanse. Et fellesutvalg kan bidra til skolering av velforeningene. Det kan skje gjennom åpne møter, kurs eller seminarer. Halvårlige møter vil kunne gi velforeningene anledning til å utveksle erfaringer og skaffe seg kunnskap og informasjon. Et fellesutvalg bør bistå med å stifte nye velforeninger, enten etter henvendelse fra en gruppe beboere eller fra kommunen. For å styrke samarbeidet kan fellesutvalget også arrangere fellesmøter mellom velforeningene og kommunen eller andre. Felleutvalget kan bidra til å styrke Vellenes Fellesorganisajon ved å bidra til å formulere, og løse, nasjonale oppgaver HVILKE FORDELER HAR KOMMUNENE AV AT DET DANNES FELLESORGAN FOR VELFORENINGENE? Et fellesutvalg kan være høringsorgan, gi og motta informasjon fra befolkningen, gjennomføre felleskampanjer og bidra til å utløse lokale ressurser og dugnadsinnsats. Velforeningene utgjør en av flere viktige arenaer for lokaldemokrati og nærmiljøarbeid. Synspunkter fra velforeningene, som blir samkjørt gjennom et fellesutvalg, kan ha stor betydning for utforming av kommunens planer og tiltak. Fellesutvalget kan lette kontakten med velforeningene ved å oppdatere adresselister og sørge for formidling av planer og informasjon. Fellesorganet kan representere kontinuitet overfor kommunen. En rammeavtale vil klargjøre og forenkle samarbeidet. I enkelte kommuner er det nesten en forutsetning for et godt samarbeid med vellene at de danner et fellesorgan HVA SKAL TIL OG HVORDAN DANNER MAN ET FELLESUTVALG? Noen forutsetninger er viktige. Det bør være et visst antall vel i kommunen, gjerne 10 eller flere. Det bør ikke være sterke motsetninger mellom de mest aktive velforeningene i kommunen. Det bør finnes et antall aktive og engasjerte tillitsvalgte i disse foreningene som ser potensialet og nytten av et fellesutvalg. Dette kan gjerne være personer med et kontaktnett ute i lokalsamfunnet og i kommunen. Det opprinnelige initiativet til dannelse av et fellesutvalg kan også komme fra kommunen. Samarbeidsklimaet mellom vel og kommune bør være brukbart, selv om velforeningene også kan danne et fellesutvalg med grunnlag i misnøye med kommunens holdning overfor lokalsamfunnet. Selve prosessen med å stifte et fellesutvalg for velforeningene går gjennom ulike faser, og vil ta noe tid. Saken skal diskuteres i de enkelte vel og trenger å modnes. Underveis er det viktig at ildsjeler og kommune ikke gir opp. Vellenes Fellesorganisasjon 3

4 kan også bistå i en slik prosess. Selve framgangsmåten kan være følgende: - Initiativet kommer fra interesserte vel-ledere. De møtes og danner en uformell arbeidsgruppe. De diskuterer saken i egne vel, tar kontakt med kommunen for å klarlegge interessen og innhenter nærmere opplysninger f.eks. hos Vellenes Fellesorganisasjon eller hos fellesutvalg i andre kommuner. - Neste trinn er så å innkalle til et første møte for alle velforeningene i kommunen. Alle velforeningene bør kontaktes på telefon i tillegg til den skriftlige invitasjonen. - Under møtet presenterer velforeningene seg i 2-3 minutter for å bli kjent med hverandre. Arbeidsgruppen legger fram og begrunner formålet med et fellesorgan. - Noen ønsker at kommunen skal være representert på møtet slik at de kan gi uttrykk for sitt syn på et oppstart av et fellesutvalg og et eventuelt fremtidig samarbeid. - Er interessen for å gå videre tilstede, kan f.eks. møtet avsluttes med å nedsette et interimsstyre. - Interimsstyret sørger for at referat sendes ut, og ber velforeningene om å diskutere saken i sine egne styrer. Interimsstyret utarbeider forslag til vedtekter, og har også kontakt med kommunen underveis. - Når denne fasen er gjennomført, innkalles til et formelt stiftelsesmøte. Er holdningen positiv blant velforeningene til fellesorganet, foretar man den formelle stiftelsen. (Erfaringen har vist at på dette tidspunktet har de fleste velstyrene bare fått diskutert selve spørsmålet om fellesutvalg, men ikke fattet noe formelt vedtak om å bli medlem.) Vedtekter vedtas så. Det velges et styre og man fastsetter kontingent til fellesutvalget. Vedtektene krever tilpasning til lokale forhold. Man bør videre starte diskusjonen på dette møtet om en mulig rammeavtale med kommunen. - Referat fra møtet sendes ut og velforeningene oppfordres til å melde seg inn. - Først nå fatter de fleste velstyrene det formelle vedtaket om å bli medlem av fellesorganet. ORGANISERING OG NAVN Det er frivillig medlemskap i fellesorganet. Alle velforeningene i kommunen tilbys medlemskap. Fellesutvalget kan bestå av f.eks. 2 representanter for hver medlemsforening. Disse møtes halvårlig. Årsmøtet holdes om vinteren / våren, og her behandler man de vanlige organisatoriske sakene som beretning, økonomi og valg. På det andre halvårsmøtet tar man opp aktuelle temaer, eventuelt etter innspill fra enkeltvel eller f.eks. i samråd med ordfører eller rådmann. Noen fellesutvalg har et årsmøte hver vår og innkaller i tillegg til temamøter og lignende ved behov. ØKONOMI Fellesutvalget bør søke kommunen om økonomisk støtte til driften, og gjerne få dette bakt inn i en samarbeidsavtale med kommunen. Noen fellesutvalg har fått en egen post på kommunebudsjettet. I tillegg betaler medlemsforeningene en kontingent til felleutvalget. Det er ulike måter å beregne kontingenten på: Et grunnbeløp, pluss et beløp pr. husstand som er med i den enkelte velforeningen, Et beløp pr. hussand i den enkelte velforeningen Lik kontingent for alle medlemsforeningene. Uansett bør man holde et lavt kontingentnivå i startfasen f.eks. kan kr. 300 være passelig. OPPGAVER OG SAMARBEID MED KOMMUNEN Hvilke oppgaver fellesutvalgene vanligvis arbeider med og hvordan de samarbeider med kommunen, vil variere fra kommune til kommune ut fra lokale behov og interesser. I den første driftsfasen er det viktig at styret er aktivt utad. De bør både følge innspill fra medlemsforeningene, men også ta egne initiativ i saker som berører alle velforeningene. Man bør bruke lokale media til å profilere fellesutvalget og velforeningenes virksomhet. Kontakten med kommunen i enkeltsaker bør gå direkte mellom det enkelte vel og den berørte etat. Hovedregelen bør være at posten går direkte til det enkelte vel, men gjerne med kopi til fellesutvalget. Men også et annet opplegg kan fungere i praksis. Post kan gå til fellesorganet som så fordeler videre til de berørte vellene. Dette forutsetter en person i fellesutvalgets styre, som har tid til å gjøre dette. Ellers vil det bli forsinkelser. Fordelen med en slik ordning er at de ulike kommunale etatene kanskje lettere husker å sende ut sakspapirene, når de bare har en adresse å sende til. En bør imidlertid være oppmerksom at noen kommuner ønsker at fellesutvalgene skal sende ut post, hovedsakelig for at kommunen skal spare penger. NB: Rutinen for post er viktig for hvordan fellesutvalget vil fungere, og må tenkes nøye gjennom. Et viktig saksområde 4

5 for velforeningene er plansaker. Fellesutvalget kan bidra til å stimulere til medvirkning i kommuneplanens langsiktige del eller arealdel. Man kan arbeide for at velforeningene skal få informasjon om og delta aktivt i planprosessen, samt være høringsinstans ved kommunedelplaner og reguleringsplaner. Velforeninger kan påberope seg å være part i en plansak, dvs. å ha rett til å få alle dokumenter, samt å kunne anke vedtak man er uenig i til overordnet organ. Det anbefales at fellesutvalget etablerer en rammeavtale som regulerer samarbeidet og som forplikter kommunen til å informere og bruke velforeningene. I rammeavtalen skisseres opplegg for gjensidig kontakt og møter. Det er viktig at etatssjefene blir godt orientert om avtalen, slik at de følger opp i praksis. Fellesutvalget engasjerer seg ofte for å skaffe kommunale budsjettposter til nærmiljøtiltak. Det kan være til enkle anlegg, eller sosiale og kulturelle aktiviteter. Det er viktig å kunne støtte lokale initiativ, og da trenges noen begrensede midler for å kunne utløse dugnadsinnsats. Tilskuddsordninger i form av økonomiske gulrøtter får ofte store ringvirkninger i nærmiljøet. Medlemmene i velforeningene er ofte ikke villig til selv å betale for slike tiltak på grunn av "gratispassasjer-problemet." Man vil ikke betale for noe som også naboen kan bruke uten å betale. Fellesutvalget kan bli bedt om å komme med en innstilling når velforeningene enkeltvis søker økonomisk støtte fra kommunen. Her tilsier erfaringene at man bør være tilbakeholden i startfasen så man ikke forskjellsbehandler. Dette kan skape spenninger og konflikter internt mellom velforeningene i en viktig oppbygningsfase. Senere kan fellesorganet være mer åpen for å prioritere blant velforeningene som søker kommunal støtte. I noen kommuner er det komiteer hvor både kommunen og fellesutvalget er representert, som tildeler økonomiske midler. Ellers er det en rekke saksområder man kan ta opp fra fellesutvalgets side i samarbeid med aktuelle etater; opplegg for kultur- og trivselstiltak, trafikksikkerhetstiltak, sikkerhetstiltak mot ulykker i nærmiljøet, drifts- og vedlikeholdsavtaler for grønt-, friarealer og lekeplasser, samarbeid med helse- og sosialetaten, og med skolen, TV-aksjonen, Aksjon Rusken osv. Noen felleutvalg er representert i ulike komiteer sammen med representanter for kommunen. Kommunen kan påta seg en kontorfunksjon for fellesorganet; dvs. at man bruker kulturkontoret til utsendelser til vellene. Noen fellesutvalg har tilgang til fast kontorplass i kommunens lokaler. Fellesorganet må jevnlig sende ajourførte lister over kontaktpersoner i velforeningene til kommunens ulike etater og Vellenes Fellesorganisasjon. VELLENES FELLESORGANISASJON Vi tror det er mange fellesoppgaver som lettere lar seg løse på kommuneplan enn på landsplan, men likevel trenger man en nasjonal paraplyoganisasjon som VFO. Fellesutvalgene og VFO utfyller hverandre, og VFO oppfordrer fellesutvalgene til selv å melde seg inn i VFO. Derved kan man nyte godt av de medlemsfordeler vi har. VFO kan bistå i stiftelsesprosesser primært med råd over telefon og i en viss grad delta på møter. FORHOLDET TIL LOKALUTVALG OG GRENDEUTVALG Det finnes andre områderettede organer i en del kommuner. f.eks. lokalutvalg, som oftest er oppnevnt av kommunen, og har en viss formell relasjon til kommunen. Personene er vanligvis valgt på åpne allmøter i kommunedelene. Velforeninger kan gjerne samarbeide med slike lokalutvalg, men rollefordelingen kan noen ganger bli uklar. Det kan være vanskelig å etablere fellesutvalg for velforeningene i kommuner med lokalutvalg, hvis kommunen aktivt bruker lokalutvalgene f.eks. som høringsinstans. Her kan allikevel velforeningene påberope seg partsrollen. Betegnelsen grendeutvalg er ikke entydig, men ofte brukes den om et utvalg bestående av representanter for de frivillige organisasjonene i en grend eller kommunedel. I noen tilfeller deltar også skolen ved FAU. Også betegnelsen nærmiljøutvalg brukes. Velforeningene kan inngå i slike utvalg på linje med andre organisasjoner. Det er mulig å danne fellesorganer i kommuner med en blandet struktur av velforeninger og grendeutvalg.. FORHOLDET TIL BORETTSLAG OG BOLIGSAMEIER Et fellesorgan kan også tilby direkte medlemskap til store borettslag og boligsameier Ellers kan mindre borettslag og sameier være medlemmer i et lokalt vel, eller gå sammen og danne velforeninger i sine geografiske områder 5

6 MULIGE PROBLEMER OG FALLGRUVER Det motargumentet som oftest blir reist når ideen om et fellesutvalg legges fram, er at dette vil bli et byråkratisk organ som vil redusere innflytelsen til det enkelte vel, og bli et forsinkende ledd og en bremsekloss i saksgang og -behandling. Det er en mulighet for at dette kan skje, hvis man ikke er oppmerksom på denne fallgruven. Fellesutvalget bør være en katalysator i samarbeidet mellom kommunen og velforeningene. Fellesutvalg skal primært være et talerør for felles ønsker og interesser hos velforeningene og en informasjonskanal til og fra kommunen. Fellesutvalget representerer medlemsforeningene og ikke kommunen. Dette er deres legitime grunnlag. Fellesutvalget må, særlig i startfasen, være forsiktig med å ta opp saker som kan skape motsetninger mellom velforeningene. Ulike interesser kan splitte og gi fellesutvalget representasjonsproblemer. I fellesutvalg med få vel, som f.eks. bare dekker deler av en kommune, kan man ta inn i vedtektene at man skal være 100 % enige om å behandle en sak, før den tas opp til behandling av fellesorganet. Fellesutvalget skal ikke primært være et avlastningsorgan for kommunen. Det er et selvstendig organ som også kan gi uttrykk for velforeningenes misnøye med kommunale planer og tiltak. I en kommune hvor det er en klar forståelse for fellesutvalgets rolle, vil man kunne akseptere dette. Man er uenige i enkelte saker, men samarbeider likevel i andre. Kommunen kan likevel oppleve fellesutvalget som en trussel eller som et irritasjonsmoment. Blir kommunen passiv eller uinteressert i samarbeid over tid, blir det tungt å arbeide. Det er viktig med aktive og engasjerte personer i ledelsen av fellesutvalget. De bør ha tid til å drive og bør sitte en stund, slik at man skaper stabilitet i ledelsen. Samtidig bør man arbeide med å rekruttere nye personer, slik at man unngår den andre ytterligheten; at man sitter så lenge at man blir en propp i systemet uten at det skjer fornyelse. Kontakten og kommunikasjonen med velforeningene er sentral. Det gir legitimitet og aksept for at det fellesorganet arbeider med, er riktig og viktig. Et aktivt og riktig organisert fellesutvalg er en katalysator for samarbeid og ikke en bremsekloss. God kommunikasjon er en nøkkelfaktor. VFO har eksempler på vedtekter i fellesutvalg og rammeavtaler mellom fellesutvalg og kommuner. OVERORDNEDE FØRINGER ANGÅEDE SAMARBEID MELLOM OFFENTLIG OG FRIVILLING SEKTOR Foreningen Frivillighet Norge og KS har gått sammen om en samarbeidsplattform som fastsetter prinsipper og handlinger for å styrke samarbeidet mellom frivillig og offentlig sektor. Plattformen er et viktig grunnlag for en lokal frivillighetspolitikk som inneholder tiltak for fortsatt vekst i frivilligheten til beste for hele samfunnet. Dette er retningslinjer for å få et samarbeid på rett spor. Dersom plattformens prinsipper blir lagt til grunn, er sjansene store for at samarbeidet blir en gullgruve fremfor en fallgruve. Samarbeidsplattformen kan være et viktig utgangspunkt også for vellenes samarbeid med kommunen. Mer informasjon på Ajourført juni 2013 Norges Velforbund ble stiftet i 1974 som en interesse- og serviceorganisasjon for beboer- og områdeforeninger i Norge. Forbundet gikk dessverre konkurs i mars Vellenes Fellesorganisasjon (VFO) ble stiftet tre uker senere for å ivareta noen av de viktigste fellesoppgavene til NVF. VFO kjøpte domener, nettportal og medlemsregistre fra bostyret etter NVF. VFO er en partipolisk uavhengig landsomfattende sammenslutning av velforeninger og deres fellesutvalg. Velforeninger, bygdelag, grendelag borettslag og andre beboerforeninger kan bli medlem. Formålet er å støtte opp om initiativ og innsats fra beboere i by og bygd. Vellenes Fellesorganisasjon Postboks 6 Skøyen, 0212 Oslo Telefon E-post: post.vfo@velforbundet.no 6