KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Fakturadistribusjon for Fjellinjen AS

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Fakturadistribusjon for Fjellinjen AS Tilbudsfrist: kl. 12:00 Avtaleperiode: med opsjon på 1 +1 år Fjellinjen AS Side 1 av 12

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Kontaktperson Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV HMS og ansattes rettigheter Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Språk Tilbudsåpning VEDLEGG HMS egenerklæring Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr Fjellinjen AS Side 2 av 12

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Fjellinjen AS (heretter Fjellinjen) ble etablert 13. desember 1986 med formål å finansiere E18 gjennom Oslo sentrum. Oslo kommune var eneaksjonær. Ved Stortingsvedtak av 8. juni 1988 (St.prp.nr. 96 ( )) ble selskapets ansvarsområde utvidet til å omfatte delfinansiering av hovedveiutbyggingen i Oslo og Akershus (Oslopakke 1). Samtidig ble det vedtatt en bompengering som grunnlag for finansieringen. Akershus fylkeskommune kom inn som aksjonær i 1990 og eier i dag 40 prosent av aksjene, Oslo kommune eier de øvrige 60 prosentene. I 2008 kom Oslopakke 3. Denne avløste Oslopakke 1 og 2. Oslopakke 3 er en finansieringspakke for å finansiere utbygging av hovedveinettet og kollektivnettet i Oslo og Akershus. Pakken ble i 2012 forlenget med fem år til 2032 med 56,4 mrd. kroner i bompengefinansiering. Fjellinjen har over kunder og registrerer over 114 millioner passeringer i året. Det er selskapets overordnede målsetting at mest mulig av inntektene går til realisering av hovedveiutbyggingen og bedring av kollektivtilbudet. Vår visjon er at vi skal gjøre reisen enkel, og våre 90 medarbeidere jobber etter grunnverdiene hjelpsom og enkel. For mer informasjon om oppdragsgiver, se Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Nils-Jakob Kringlebotten Stilling: Sjef for teknologi og forretningsutvikling Telefon: E-post nilsjk@fjellinjen.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver sendte i 2013 ca. 6 millioner faktura og purringer fordelt ca. 1,2 millioner digitale faktura og resten på papir. I tillegg sendes en del informasjonsbrev til kunder. Oppdragsgiver ønsker å øke fokuset på digital distribusjon av faktura slik at det blir enkelt for kunden å betale rett beløp til rett tid og sikre levering. Oppdragsgiver tilbyr i dag Avtalegiro, kortbetaling, efaktura, B2C, Digipost og papirfaktura. Oppdragsgiver skal anskaffe en totalleverandør for fakturadistribusjon i Norge og utlandet, som opsjon ønskes også digitallevering til andre skandinaviske land med hovedfokus på Sverige. Fakturaer som ikke blir distribuert gjennom de elektroniske løsningene skal leveres på papir. Samtlige fakturaer skal også lagres i et søkbart fakturahotell som kan benyttes til oppslag. Overordnede tjenester som skal tilbys: 1) Fakturadistribusjon a. efaktura B2C (til privatkunder, faktura direkte i nettbank) b. efaktura B2B (til bedriftskunder) c. Avtalegiro d. Digipost e. eboks (Ikke operativ i dag) f. e-post g. Print og utsendelse på papir 2) Fakturahotell/arkiv med muligheter for oppslag og direkte link Overordnet prosessbeskrivelse: 1) Oppdragsgiver legger fakturafil på sin SFTP site 2) Leverandør henter fakturafil, splitter og distribuerer til de ulike kanalene. Fakturaer som ikke har blitt sendt elektronisk sendes til print. 3) Samtlige fakturaer lagres som separat pdf-fil i fakturahotell/arkiv. Fjellinjen AS Side 3 av 12

4 4) Leverandøren sender en kvittering når alle faktura er sendt ut. 5) Leverandør tilbyr et rapportgrensesnitt e.l. som oppdragsgiver kan bruke til å undersøke hvilken kanal faktura har blitt distribuert gjennom, hvor mange faktura som er sendt etc. Oppdragsgiver ønsker tilbudt opsjoner på følgende tjenester: Digital fakturadistribusjon til Sverige Digital fakturadistribusjon til Danmark Fjellinjen gjør oppmerksom på at det kan bli aktuelt å bestille tilleggstjenester for andre elektroniske faktureringstjenester som ikke fremgår av konkurransegrunnlaget -/ kravspesifikasjonen. Det inkluderer også tjenester som ikke er kjent i dag, men som utvikles i løpet av kontraktsperioden. Dette vil eventuelt bli bestilt som en endring -/ tillegg til kontrakten, jf. kontraktsbestemmelsene pkt Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dokumenter Del 2 Kontrakt (Statens standardavtale for kjøp av driftstjenester, SSA-D) med vedlegg som angitt nedenfor: Generelle kontraktsvilkår - SSA-D Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Teknisk plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Eksempler på Fjellinjens fakturatyper, ni stk HMS egenærklæring Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Fjellinjen AS Side 4 av 12

5 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt (dd.mm.yyyy) Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudsåpning (lukket) kl kl kl Meddelelse om valg av Leverandør Klagefrist kl Kontraktsinngåelse kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og som ikke blir avvist vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandør oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som fremkommer av tilbud og som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom Leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Leverandør, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 20-13(1). Leverandørs henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. Fjellinjen AS Side 5 av 12

6 2.4 Vedståelsesfrist Leverandør må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar vil bli anonymisert og formidlet til alle Leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbud fakturadistribusjon og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Alle kvalifikasjonskrav er obligatoriske og må innfris for at Leverandør skal bli kvalifisert og vurdert. 3.1 HMS og ansattes rettigheter Krav Leverandør skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav HMS-egenerklæring. Se Vedlegg 6.1. Prinsipper og ansattes rettigheter. Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr Se Vedlegg Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Leverandør er etablert. 3.3 Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandør skal ha økonomiske forutsetninger til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste år. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder. Merverdiavgiftsattest ikke eldre enn seks måneder. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Leverandør har sitt hovedkontor. Se: ( pslanguage=no) Utenlandske Leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom Leverandør av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Fjellinjen AS Side 6 av 12

7 3.4 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha erfaring fra minimum 2 sammenlignbare oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Fjellinjen produserte i 2013 ca. 6 millioner fakturaer og purringer fordelt ca 1, 2 millioner digitale fakturaer og resten på papir. Som minimum skal Leverandør kunne håndtere en daglig produksjon på faktura hvor inntil 50 % skal distribueres elektronisk. Samtlige fakturaer skal lagres i fakturahotell. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av Leverandørs 2 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og epost.) Referanser vil kunne bli kontaktet Leverandøren skal dokumentere å ha en infrastruktur tilgjengelig for oppdraget som kan håndtere den daglige produksjonen som her er beskrevet. Krav Det er viktig at implementering og oppstart foregår på planlagt tidspunkt. Dette krever god prosjektkompentanse og erfaring fra lignende implementeringer hos Leverandør. Leverandør skal ha minst 2 personer med kompetanse innen prosjektledelse og implementering øremerket for dette prosjektet. Dokumentasjonskrav CV for tilbudt nøkkelpersonell Personell med god kompetanse på datasikkerhet. Minst to øremerkede personer. Personell med god kompetanse på å håndtere endringer i mottatt fakturafil/filformat. CV for nøkkelpersonell som skal sikre at datasikkerheten ivaretas. CV på nøkkelpersonalet som skal håndtere endringer i mottatt fakturafil/fiformat. 4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Bilag 7 til kontrakten Kvalitet: Leverandørs løsningsspesifikasjon 10 % Bilag 2 til kontrakten Prosjekt og fremdriftsplan 30 % Bilag 4 til kontrakten Tjenestenivå 20 % Bilag 5 og 6 til kontrakten Priskriteriet: Under priskriteriet vil oppdragsgiver også vektlegge prisen på opsjoner beskrevet i Bilag 1 Tabell 5 ut fra sannsynligheten for at opsjonen blir benyttet på evalueringstidspunktet. Er det ett eller flere "skal" - krav som ikke oppfylles, kan det lede til avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1) bokstav d). Dersom "skal" krav ikke oppfylles uten at det leder til avvisning, vil oppdragsgiver tildele et skjønnsmessig tillegg til kontraktssummen i tildelingsevalueringen. Fjellinjen AS Side 7 av 12

8 Kvalitet: I bilag 4 har Oppdragsgiver lagt inn tentative milepæler. Tilbyder skal utarbeide en prosjektplan som viser dato for endt godkjenningsperiode, samt prosess for implementering og etablering av tjenesten. Prosjektplanen skal også beskrive hvordan Oppdragsgiver skal involveres i prosessen. Under kriteriet Leveringstid og prosjektplan vil oppdragsgiver evaluere godheten i Tilbyderens prosjektplan, herunder hvor realistisk planen er. Det vises for øvrig til bilag 4 kap. 5. I kontraktens bilag 1 er det inntatt en del bør krav. Manglende oppfyllelse av disse kravene vil ikke lede til avvisning. Derimot vil tilbyder få positiv score under kvalitetskriteriet, dess flere bør krav som tilfredsstilles. Bilag 2 er tilbyderens løsningsspesifikasjon. Tilbyder skal her beskrive hvordan oppgaven konkret skal løses ut fra gitte parametere. Oppdragsgiver vil vurdere og gradere tilbyderens beskrivelse. I bilag 5, Tjenestenivå vil tilbyder bli honorert ut fra hvor raskt en kan levere på svar og responstid i Kapittel 5. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fjellinjen AS Adresse: St. Olavsgt OSLO Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør, legges i nøytral lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes med: «Anbud, fakturadistribusjon v/ Nils-Jakob Kringlebotten» Tilbudet skal leveres i to eksemplar innsatt i ringperm med skillekort uten noen form for stifting. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Ved avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon vil skriftlig versjon være gjeldende. Tilbudet skal være levert til Fjellinjen senest innen tilbudsfrist. Leverandør må selv ta høyde for eventuelle forsinkelser ved postutsending. Tilbud mottatt etter tilbudsfrist vil bli avvist. Fjellinjen AS Side 8 av 12

9 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Skilleark nr. Dokument DEL I TILBUDSBREV 1 Signert tilbudsbrev Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget, Spesielle kontraktsvilkår og de Generelle kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til Leverandørs kontaktperson. DEL II KVALIFIKASJONSKRAV 2 Kvalifikasjonskrav HMS og ansattes rettigheter: - HMS-egenerklæring (se Vedlegg 6.1) - Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 (se Vedlegg 6.2). 3 Kvalifikasjonskrav Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling: - Firmaattest 4 Kvalifikasjonskrav Leverandørs økonomiske og finansielle stilling: - Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for to år. - Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret - MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret 5 Kvalifikasjonskrav Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner: DEL III TILBUD - Beskrivelse av Leverandørs 2 mest relevante leveranser de siste 3 årene - Leverandør må kunne vise til en infrastruktur som kan håndtere Fjellinjens faktureringsvolum. - Oversikt over antall CV på personell som skal gjennomføre implementeringen* - Oversikt over antall CV på personell med kompetanse innen data/ kommunikasjonsteknologi* 6 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 7 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon 8 Bilag 3: Teknisk plattform 9 Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan 10 Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag 11 Bilag 6: Administrative bestemmelser CV på personell: - CV på personell som skal gjennomføre implementeringen* - CV på personell med kompetanse innen data/ kommunikasjons-teknologi* 12 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser 13 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten 14 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen *En CV kan dekke flere av områdene, men dette må tydelig fremkomme av CV. Fjellinjen AS Side 9 av 12

10 5.3 Språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes ved gjennomføringen av kontrakten. 5.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt åpen tilbudsåpning. 6 VEDLEGG HMS egenerklæring og egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 er lagt ved. Fjellinjen AS Side 10 av 12

11 6.1 HMS egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Fjellinjen AS Side 11 av 12

12 6.2 Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr. 138 I samsvar med bestemmelsene i bestemmelsene i FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Fjellinjen bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Fjellinjen AS bestemmer. Ved manglende utbedring kan det angis bøter. Bøtene skal være forholdsmessige med type og omfang av bruddene. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning eller prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt. Ved vesentlige brudd på nevnte punkter, eller ved manglende oppretting, kan oppdragsgiver heve kontrakten. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: Fjellinjen AS Side 12 av 12