IF STORM. Bratsberg idrettsplass- «Telemarks flotteste idrettsanlegg»

Transkript

1 IF STORM Bratsberg idrettsplass- «Telemarks flotteste idrettsanlegg»

2 Hvem er IF Storm Startet i 1902 En klubb for alle år, fler idrettslag Fotball fra 5-70 år Turn 5-70 år Idrettskolen for barn og voksne Skigruppe Idrettsmerke Herre/dametrim Storm kjeller n Banelag/huskomite/kioskkomite/Sponsorgruppe Old Stars club(senior gruppa) Ca 1100 medlemmer Ca 200 ENESTÅNDE frivillige(uten de hadde ikke klubben gått rundt) Tildelt pris for «På banen», 1 av 5 som fikk denne i Årlig omsetning/budsjetter på ca 4,5-5,5 mil

3 Idrettsanlegget Bratsberg idrettsplass Klubbhus- rehabilitert og utvidet Ferdig 2011 Total kostands ramme ca 9,7 mil Nedbetalt 2017 Mål, samle klubben under et tak Bratsberg idrettsplass- total oppgradering av hele uteområdet(11 og 7 er bane, løpebane/ lengdehopp, ball løkke, motorikkpark, driftsbygg): Oppstart prosjektgruppe 2014 Årsmøtevedtak våren 2015 Oppstart høsten 2015 Ferdigstillelse våren 2016 Totalt kostnadsramme 14,9 mil Dugnads innsats ca 10% av total kostnadsramme Rest lån etter alle tilskudd/kompensasjoner/sponsorer ca 3,8 mil

4 Hva har vi gjort for å gjennomføre disse prosjektene?: Egene prosjektgrupper, med representanter fra alle undergrupper Tilknyttet faglig/kompetent personell for prosjekt gjennomføring Mandat/årsmøtevedtak på at gruppen hadde fullmakt til å gjennomføre iht til budsjettrammer vedtatt på årsmøte Regnskap/budsjett, regnskapsmessig og søknads messig delt opp i forskjellige anlegg(anlegg 1,2,3 osv). God økonomisk regnskapsoversikt pr anlegg Ekstern prosjektering av anlegget, med innspill fra alle i IF Tilbudsforespørsel med grunnentrepenør og andre leverandører Unntatt fra regelverk offentlig anskaffelse, men kommunen krever minst tre tilbydere Prosjekt møter hver 14 dag i gjennomføringsfase Innleid byggeleder, sammen med vår prosjektledelse, hyppige byggemøter med grunnentrepenør Daglig tilstedeværelse fra oss som byggherre, og kvalitetskontroll Vi avdekket feil som kunne gitt oss store utfordringer ifm defekt isolasjon i bakken. God dialog med revisorer Eget regnskap ført fortløpende av prosjektet, legges som eget prosjektregnskap under IF for 2017 Sammenhengende gjennomføring gjorde at alle medlemmer la merke til at det skjedde noe hele tiden, noe som ga ekstra dugnadsinnsats, Egen innkallinger til dugnad fra prosjektet. Dugnadene har vært preget av mye sosialt, kaffepauser, kaker/middag mm Samling før oppstart av hvert dugnadslag, hvor alle blir takket for at de møter opp Tenke Drift og vedlikehold i hele planfasen av prosjektet

5 Hva mener vi er kritiske suksess faktorer for gjennomføring av byggeprosjekter i regi av idrettslaget Egen prosjektgruppe med involvering av alle brukere Tydelige formelle rammer-mandat fra årsmøte til prosjektgruppe. Hyppig rapportering inn til styret Rask gjennomføring Skape entusiasme/samhold/bygge noe sammen God og tett dialog med kommunens idrettskonsulenter, Økonomisk dokumentasjon Trygghet på at økonomiske midler kommer(spillemidler, kommunale midler, sponsorer)

6 Hva mener vi er kritiske suksess faktorer for drift av idrettsanlegg i regi av idrettslaget Egen regi og ansvar for vedlikehold: Eget mannskap og maskiner Gi disse gruppen fullmakter innenfor drift, og rapportering mot styret Hus og anleggsgruppen er to forskjellige grupper. Skape samhold og entusiasme i disse gruppene Eierskap til produktet de skal levere

7 Fordeler ved å bygge/drifte i regi av klubben Eierskap til prosjektet/anlegget Skape entusiasme i klubben Full kontroll på utforming/brukertilpasning Tett oppfølging av byggeprosess ingen ekstra ledd I driftsfase: Full kontroll på utførelse-tett på Kostnadskontroll Styre evt behov for innleie av entreprenører

8 Ulemper ved å bygge/drifte i regi av klubben Det er en frivillig organisasjon Man må ha med seg ressurser som kan faget og har lyst å bidra, antall hoder er kritisk Klubben står juridisk ansvarlig for finansieringen Man bruker mye fokus/energi på drift av anlegget som kunne vært brukt på aktiviteten til barn/unge/voksne. Usikkerhet/utrygghet ifm med økonomi

9 Forventinger til kommune, Fylkeskommune, idrettskrets Tydelighet på hvilke økonomiske ressurser som klubben kan søke ifm byggeprosesser Tett oppfølging og støtte fra kommunen Felles plattform for verdien av anleggene: Respekt for at det koster energi/egeninnsats å bygge/drifte Respekt for bruke og lån av anlegget Respekt for at midler er gitt fra kommune som gjør at anlegget er til almen bruk. Felles forståelse for målet med lokale idretts anlegg- og hvilke stor betydning det har for nærmiljøet «forsikring» om at kommune støtter idrettslaget dersom det skulle oppstå en økonomisk vanskelig situasjon, med betjening av lån. At vi bygger idrettsanleggene samme

10 Drift/organisering av klubben, «Profesjonalisering» Sterk økonomistyring 1 regnskapsfører for hele klubben, alle levere bilag til regnskapsfører 2 g pr mnd(betalt tjeneste fra leverandør) Avdelings regnskap for undergrupper/prosjekter Resultat for klubben på hvert styremøte Innkjøpsfullmakt/delegert fullmakter, tydelige rammer på hvem som har mulighet til å forplikte klubben, IF står ansvarlig for alle transaksjoner. Felles maler skjema/utleggskjema. To signaturer på alle bilag. Økonomiforum- samkjøring av økonomi i klubben og alle grupper/avdelinger.

11 Hvordan tilstreber vi å gjøre det i IF Storm. En klubb, alle må dra i samme retning, alle undergrupper skal føle se inkludert og hørt. Ufarliggjøring av det at vi er en klubb. Tydelig lederskap, med forankring i styrevedtak. Tydelige roller/ansvar, rollebeskrivelser for de fleste oppgaver. IF står for drift av klubben, anlegg mm, økonomi. Undergruppene står for aktivitetene/sportslige Tydelige retningslinjer for profilering Tydelige retningslinjer for sponsorer og retningslinjer for dette. Alt skal godkjennes av sponsorgruppa Prosjektgrupper for å få rask gjennomføring av små el store prosjekter Flere små komiteer utvalg i tillegg til undergruppene, slik at man får spredt belastningen på flere personer.(mindre oppgaver), Sponsor Økonomi Baneutvalg/ute område Hus komite Kiosk mfl

12 Takk for at vi får være med å bygge lokalmiljøet på Bratsberg