INNKALLING. til. Årsmøte i Treodda Hytteforening Dato: Lørdag 27. mai kl 15:00 Sted: Småbåthavna

Transkript

1 INNKALLING til Årsmøte i Treodda Hytteforening 2017 Dato: Lørdag 27. mai kl 15:00 Sted: Småbåthavna Etter møtet blir det sommerfest med grilling fra kl. 17:00 Saksliste a) Valg av møteleder og referent b) Valg av to medlemmer til å godkjenne protokollen c) Styrets årsberetning d) Årsregnskap med revisors beretning e) Innkomne forslag f) Budsjett og fastsettelse av kontingent g) Valg h) Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. avstemming "Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer - med mindre annet er bestemt (jfr. paragraf 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende". Vedr.pkt e) - Innkomne forslag "Forslag må fremsettes overfor styret innen 1. februar". Vedr pkt. h) - Eventuelt "Det kan ikke fattes beslutninger av økonomisk art i saker som tas opp under dette punktet ned mindre samtlige medlemmer er tilstede".

2 Sak cc) Styrets årsberetning Det har vært stor aktivitet i perioden, og mange store prosjekter er blitt ferdigstilt. Styret har hatt fire møter. Styret har også hatt ett møte med Skarvodda hytteforening (Grend 1) for å diskutere saker av felles interesse. Styret har behandlet følgende saker i perioden: Sammenslåing med Skarvodda I årsmøtet i fjor ble det gitt støtte til å arbeide for en sammenslåing med Skarvodda for å danne en felles hytteforening kalt Idsal Vest. Årsmøtet i Skarvodda var også i utgangspunktet positiv til dette, men ble etter hvert bekymret for hva det kunne bety for dem. Det ble i løpet av samtalene fort klart at Skarvodda ikke var klar for en sammenslåing nå, men ønsket et nærmere samarbeid om konkrete felles prosjekter. Møte om dette ble avhold og et fåtall saker ble identifisert. Styret anser spørsmålet om sammenslåing som avsluttet fra Treoddas side. Styrevalg/sammensetning I påvente av en evt. sammenslåing av hytteforeningene ble det i årsmøtet i fjor beslutte å utsette valg av nye styremedlemmer til høsten. Da sammenslåingen feilet, vurderte styret det bedre å fortsett med samme medlemmer frem til neste ordinære årsmøte ennå å kalle inn til ekstraordinært årsmøte senhøstes. Dette ikke minst da en sto midt opp mange av de største og mest krevede prosjektene i hytteforeningens historie. Styret ba medlemmene om tilslutning til å utsette valget med ett år og fikk støtte for dette. I perioden ga Halle Aslaksen beskjed om at han ønsket å tre ut av styret grunnet høy arbeidsbelastning. Styret forespurte da Jørgen Kaarvaag, som sa seg villig til å tre inn. Medlemmene ga sin tilslutning til løsningen. Halle har fortsatt fungert som kasserer for foreningen. Avløp Avløpsanlegget i regi av Idsal Avløp SA er nå ferdigstilt, og ser ut til å fungere som forventet. Anleggsområdet er nå ryddet, slik at moder natur kan ordne opp i resten. Styret er fornøyd med entreprenørens arbeid med tilbakeføring av områdene. Vann Hovedvannledningen er ferdigstilt innenfor de fastsatte kostnadsrammene. Vi har installert ny tørrkjøringssikring for brønnpumpa. Brønnen og ekspansjonstanken ser ut til å håndtere det ekstra uttaket knytte til nytt avløpssystem og flere hytter uten problemer.

3 Omleggingen av hovedvannledningene har medført at vannledningen til havna måtte legges om. Fjerning av gammel vannledning blir ikke prioritert, men de enkelte hytteeierne står fritt til å fjerne det som måtte være til sjenanse. Styret minner om at en må forsikre seg om at gammel varmekabel er frakoblet før evt. inngrep gjøres. Havna Umiddelbart etter årsmøtet i 2016, begynte arbeidet med utbedring og utvidelse av havna. Ny brygge ut fra badeneset er nå på plass. Styret er fornøyd med utformingen og særlig at bademulighetene er godt ivaretatt. Ny gjesteplass er også etablert på den nye brygga. Moloen er blitt forsterket og fremstår nå som vesentlig mer solid enn tidligere. Styret er veldig fornøyd med den nye løsningen. Moloen er bygd ut for å kunne gi plass for fire nye båtplasser. Utbygger har imidlertid nylig informert styret om at ny brygge (på forlenget molo) ikke vil blir bygget i Denne utsettelsen har medført noen problemer, da vi mangler en båtplass. Som en midlertidig løsning, har grunneier stilt en av sine utleieplasser til disposisjon. Skulle brygga ikke bli utvidet neste år, vil vi gjøre enkelte endringer i allokering av båtplasser på ytre brygge. Styret har derfor beslutte på vente med merking av plasser til ny brygge er på plass. Alle hytteeieren knyttet til Treodda brygge fikk før årsmøtet i fjor tilbud om utvidet lysåpning. Interessen for dette var meget stor, og nesten alle hytteeiere har benyttet seg av tilbudet. I forbindelse med utvidelsen av moloen gikk hytteeierne sammen om å skrote indre båtplass på ytre brygge, da denne var vanskelig å manøvrere inn og ut av. Grunneier har også bidratt i kabalen både med gunstige betingelser samt ved å invester en ny utleieplass. Bygging av gangforbindelse mellom indre og ytre brygge ble besluttet gjennomført på dugnad. Dugnadsinnsatsen har vært imponerende, og gangforbindelsen står nå klar. Styret er veldig fornøyd med prosjektet og den innsatsen som er lagt ned for å realisere dette. Stor takk gis til Jørgen, som har vært prosjektleder. I innkjørselen til ny gjesteplass ligger den en stor grunne. Denne er nå behørig merket. Styret har ikke kommet i mål med å få vurdert gjenstående levetid på stålkonstruksjonen som bærer brygga. Det er ingen enkel oppgave å fastslå med videre nøyaktighet, og styret har valgt å se utviklingen an.

4 I årsmøtet i fjor ble det beslutte at styret skulle legge frem forslag om innkjøp av dekkplater til de eldste utriggerne. I budsjettet for 2017 legges det frem forslag om innkjøp av slike plater. Utbyggingen Så langt er tre nye hytter ferdigstilt i Treodda. I 2017 forventes ytterligere en ny hytte å blir ferdigstilt. Styret er ikke kjent med at det foreligger planer for utbygging av flere hytter i Utbyggingen av nye hytter har tidvis medført betydelige inngrep i landskapet. I de deler der utbyggingen nå er fullfør, er landskapet tilbakeført på en tilfredsstillende måte. I de deler av feltet der utbyggingen av nye hytter ennå pågår, er landskapet tydelig preget av dette, men tilbakeføring vil bli foretatt så snart bygging i aktuelle områder blir avsluttet. Det omfatter også å fjerne de midlertidige anleggsveiene og gjenbygge stier. Ny brønn for de nye hyttene viste seg tidlig å ikke gi vann av tilstrekkelig drikkekvalitet. To av de nye hyttene har derfor vært påkoblet brønnen vår i perioden. Utbygger planlegger å utbedre sin egen brønn før sommeren Parkeringsplass nord er blitt utvidet med flere nye plasser, og ny dreninger er etablert. I forbindelse med arbeidet med parkeringsplass, vurderte styret om vi skulle etablere ladestasjoner for el-biler. Prosjektet ble skrinlagt da kostnadene ble høyere enn først antatt. Sammen med Idsal Avløp SA ble det vurdert å legge rør for å ha muligheten til på et senere tidspunkt å etablere et fibernett for bredbånd. Ulike leverandører ble kontaktet, men ingen hadde planer om å bygge ut nett på Idsal. Styret i Idsal Avløp SA beslutte derfor å ikke belaste andelseierne med en slik ekstrakostnad. Styret stiller seg bak denne vurderingen Ny parkeringsplass midt i feltet er ennå ikke fullverdig etablert. Møteplass sør er ennå ikke etablert. Styret har også tatt opp med grunneier og utbygger veien tilstand etter utbyggingsperioden, og noen utbedringer har blitt gjort. Ifm. med utbyggingen og etablering av nye hytter, er tre-felling blitt et hett og gjentagende tema. Dette er diskutert med grunneier flere ganger. Styret minner igjen om at all felling av trær enten det skjer i regi av grunneier/utbygger eller hytteeiere etter tillatelse fra grunneier - må være avtalt med grunneier og berørt hytteeiere. Berørte hytteeiere betyr i denne sammenheng enhver hytteeier som har nærhet til aktuelle trær eller som vil kunne få sine sol-, vind- eller utsiktsforhold berørt.

5 Grunneier og utbygger Samarbeidet med grunneier har i perioden vært svært godt. Samarbeidet med utbygger har også vært godt. Utbygger har vært sykemeldt siden slutten av 2016, noe som gjør at enkelte saker ikke alltid har fått tidsmessig avklaring. Som eksempel nevnes utbyggers bidrag til bygging av gangforbindelse mellom indre og ytre brygge og permanent vannforsyning til de nye hyttene. Dugnadsaktivitet Året har vært svært aktivt med mange dugnader. Byggingen av gangforbindelsen i havnen har vært et omfattende prosjekt med stor dugnadsinnsats. Totalt 13 hytter har deltatt i arbeidet. Tidlig i mai, ble også rydd en strand aksjonen gjennomført. I de ordinær dugnadene i mai ble masse kjøpt til bruk i på stien og i havneområdet, slik at dette arbeidet kan anses som sluttført. Et massedeponi ble også etablert i området for løpende vedlikehold. Vannledningen til havnen ble koblet opp også og stake på grunnen ved gjesteplassen satt på plass. Nye medlemmer En ny hytte står klar for overtakelse, og vi ønsker den nye hytteeierne hjertelig velkomne til hytteforeningen så snart de overtar. Forslag til vedtak : Styrets beretning godkjennes

6 d) Årsregnskap (urevidert) Økonomien i perioden har vært stram. I og med at vi trodde på en sammenslåing, ble fjorårets kontingent basert på planlagt aktivitet kun frem til utgangen av I tillegg har foreningen utstående ved årsskifte knytte til både sen kontingentinngang og manglende innbetaling fra utbygger ifm gangforbindelsen i havnen. Dette har gjort at styret har måtte være svært tilbakeholdne på pengebruk i perioden. Kostnadene knytte til hovedvannledningen ble betalt i 1H2017. Ved årsskiftet står medlemmenes forskuddsinnbetalinger knyttet til dette ført i balansen som kortsiktig gjeld. Ved årsskiftet manglet foreninger innbetalinger av kontingent fra 2 hytter og dugnadsbidrag fra 4 hytter. Per mai er alle betalinger mottatt. Likviditetsutfordringen er løst ved at entreprenøren for etablering av ny vannledning, Tor Einar Håheller AS, har gitt midlertidig kreditt for noe av arbeidet ifm. arbeidene for vannledningen til havna.

7 Årsoverskuddet tillegges egenkapitalen per Revisors beretning Revisors beretning fremlegges i møte. Forslag til vedtak : Årsregnskapet for 2016 godkjennes. Sak e) Innkomne forslag. Innkjøp og montering av sklisikre dekkplater Styret legger frem forslag om at foreningen kjøper inn sklisikre dekkplater for de gamle utriggerne. Dette anses som et fellesløft da det er helt tilfeldig hvilke utriggere den enkelte hytteeier er tildelt. Produsent av utriggerne tilbyr ikke slike plater, så dette må spesial lages. Styret har kontakt med leverandør av slik plater (Jørgen Kaarvaag) og foreslår å bevilge opp til kr for innkjøp av slike plater. Kostnadsestimatet er usikkert, og styret ber om fullmakt til å kjøpe inn plater innenfor den angitte kostnadsrammen. Skulle dette ikke dekke alle utriggeren, så vil styret disponer etter beste evne innenfor totalbudsjettet, slik at dette blir gjennomført i løpet av Andre innspill/forslag - Trapp på ytre brygge. - Sklisikring av trapper og ramper - Vannpost på ny brygge - Kajakk stativ/lagringsplass - Redningsbøyer Det er kommet ønske om flere redningsbøyer. Vi har pt en redningsbøye plassert innerst i havna. I tillegg har vi en bøye som skal plasseres på ytre brygge. Det er også bestilt bøye til oppsetting på ny indre brygge - Bygge forbindelse mellom gammel og ny indre brygge Saken har vært mye diskutert tidligere ifm med utbyggingen av havna, og styret er fortsatt negativ til en slik forbindelse, da den vil stenge inne indre del av bassenget samt også være til hinder for kajakk trafikk etc. - Asfaltering Grunneier planlegger å asfaltere deler av veien opp til nytt fjøs, og har forespurt styret om vi er interessert i å delta i asfaltering videre frem til parkeringsplass grend 1. Styret er negative til dette.

8 Forslag til vedtak: Forslaget om innkjøp og montering av sklisikre dekkplater på utriggerne godkjennes innenfor en ramme på kr Årsmøtet ber styret jobbe videre med de ulike innspillene, unntatt asfaltering og ny forbindelse mellom gammel og ny brygge. Sak f) Budsjett og fastsettelse av kontingent

9 Budsjettet legges frem med et underskudd på kr som i hovedsak skyldes at noe av finansiering av hovedvannledningen skjer via bruk av tidligere opptjente midler. Ved utløpet av 2017 forventer foreningen å ha en positiv egenkapital på kr Basert på vedtatt arbeidsprogram foreslås det at kontingenten for 2017/18 settes til kr per hytte for hyttene med båtplass på Treodda, og kr for de med båtplass på Skarvodda. Forskjellen i kontingenten skyldes midler brukt på Treodda havn. Styret regner nå med at perioden med store investeringen i fellesanlegg er ferdigstilt, og at kontingenten fremover vil ligge på et normalnivå rundt per hytte. Styret minner på at kostnadene knytte til utkjøp av indre båtplass på ytre brygge som ble vedtatt på årsmøtet 2016 vil bli belastet alle hytteeierne med båtplass på Treodda når faktura kommer. Dette forventes å utgjøre om lag kr per hytte. Forslag til vedtak: Budsjettet for 2017 godkjennes. Kontingenten settes til kr for hyttene med båtplass på Treodda og kr for hyttene med båtplass på Skarvodda Sak g) Valg Lars Mølster og Rune Kvernberg trer ut av styret etter fire års tjeneste. Som nye styremedlemmer foreslås Tore Medhus og Ståle Haavarstein. Jørgen Kaarvaag trådde inn i styret som erstatter for Halle Aslaksen i 2016, og han foreslås nå formelt valgt for 2 år. Tore Medhus fratrer som revisor, og som ny revisor foreslås Lars Mølster. Forslag til vedtak: Som nye styremedlemmer for 3 år velges Tore Medhus og Ståle Haavarstein. Som nytt styremedlem for 2 år velges Jørgen Kaarvaag. Som revisor velges Lars Mølster. For styret i Treodda hytteforening, 4. mai 2017 Rune Jørgen Jon Lars