Onsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 15. mai 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Magne Ivar Fauskanger (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Tysnes kommune Deloitte Rådmannen i Tysnes kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 08/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 09/13 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 10/13 Orienteringssaker Vedlegg 11/13 Meldingar Vedlegg 12/13 Årsmelding 2012 frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 13/13 Rekneskap og årsmelding 2012 for Tysnes kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 14/13 Rapport etter forvaltningsrevisjon «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen». Vedlegg Vedlegg Vedlegg 15/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

3 3 Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 07/13 MØTELEIAR Magne Ivar Fauskanger (Frp) DESSE MØTTE Tine-Sofie Stensland (Krf) Britt Sørensen Dalsgård (Ap) Steinar Frugård (H) Annette Haugsgjerd (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte v/ Tone Mari Dahle Ordførar Kjetil Hestad. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Møteplan for kontrollutvalet for /13 Årsmelding for kontrollutvalet for /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 Kontrollutvalsleiar innleia med å gratulera Steinar Dalland med tilsetjing som rådmann i Tysnes kommune. Den nye rådmann hadde ikkje høve til å møta på dette møtet, men kontrollutvalet bad ordførar overbringa helsing frå utvalet. 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Tysnes kommune / Korleis kan kontrollutvalet vera pådrivar for å sjå til at vedtak i Deloitte / sekretariatet sak om «Selskapskontroll av Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM)» vert følgt opp? drøfting i kontrollutvalet. Om SIM IKS og retningslinjer for sjølvkost. Innhald i dokumenta som var lagt fram i saka vart drøfta. Ordførar orienterte om korleis oppfølging vil verta vidare. Spørsmålet om sjølvkost vil bli teke opp i representantskapsmøte i SIM i april og teke stilling til. På førespurnad frå kontrollutvalet i Bømlo kommune har Deloitte utarbeida eit notat om sjølvkost i SIM. Tone Mari Dahle frå Deloitte informerte om hovedpunkta i notatet. Ordførar orienterte om at det vert arbeida med å følgja opp dei punkta som kommunen skulle syta for. Det vart nemnt tiltak som regelmessige møter mellom eigarrepresentantar / styrerepresentant og kommuneleiinga og arbeid med å utforma rutinar for samhandling og dialog med selskapet. Sekretariatet tok opp at kostnaden med å få utarbeida notatet bør delast mellom kommunane som nyttar det. Kontrollutvalet godkjenner at Tysnes kommune sin del vil bli inntil kr ,-. Konklusjon: Kontrollutvalet vil vidare framover sjå til at vedtak som er gjort i sak om selskapskontroll av SIM IKS vert følgd opp. Seinare på året vil kontrollutvalet be om å få framlagt handlingsplan som syner vidare arbeid med oppfølging. 2 Tysnes kommune Tilbakemelding som gjeld «Tilsyn med barnevern, sosiale tenester i NAV og helse- og omsorgstenester» er lagt ved innkallinga. Konklusjon: Kontrollutvalet vil vurdera å be om meir informasjon om dette saks-området når det har gått ei tid. Utvalet ber om å få framlagt endeleg godkjenning frå Fylkesmannen når den føreligg. 2

5 5 3 IT-avdelinga Orientering om arbeid med heimesida til Tysnes kommune: Det var avtala med IT-leiar å orientera om dette, men han hadde sjukdomsforfall. I staden orienterte ordførar om noverande versjon av heimeside for kommunen, og arbeid med ny heimeside for kommunen. Kontrollutvalet merka seg at det har vore problem med kapasiteten når det gjeld å legga ut innkallingar og protokollar på heimesida, dette er nå i ferd med å bli retta på. Konklusjon: Kontrollutvalet vil halda seg oppdatert på kva som skjer når det gjeld tilgang til dokument på heimesida til kommunen, og vidare arbeid med å utvikla ny heimeside. 4 Deloitte Løypemelding om forvaltningsrevisjon «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen i Tysnes kommune»: Tone Mari Dahle informerte om stoda i arbeidet med prosjektet så langt. Etter tidsplanen var ein litt forseinka i starten, men dette ser ut til å bli teke innatt, og så langt ser det ut til at rapport kan leverast etter oppsett plan. 5 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vart gjennomgått og kommentert. Konklusjon: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. 6 Utvalsleiar Referat frå deltaking på NKRF sin kontrollutvalskonferanse: FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalsleiar deltok på denne konferansen på vegne av KUV i fylkeskommunen. Han informerte om dei mest interessante tema frå konferansen. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Ymse - under dette punktet vart det drøfta tema som kontrollutvalet ser at det kan vera interesse for å få orientering om: - Kontrollutvalet bør setja på dagsorden å drøfta arbeid med etikk i Tysnes kommune. Det bør og gjerast meir kjent kva som er kontrollutvalet sine oppgåver. Info på heimesida vil vera viktig. - Andre aktuelt tema å ta opp i kontrollutvalet: o Samhandlingsreforma o Anti-korrupsjonsarbeid o Rutinar for oppfølging av vedtak Konklusjon: Kontrollutvalet vil be om orientering om desse tema i møter seinare framover. VEDTAK: Vedr. orienteringssak nr. 1, Oppfølging etter selskapskontroll av SIM IKS. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr ,-. Kontroll utvalet vil be om informasjon om oppfølgingsarbeidet i denne saka vidare framover. Vedr. orienteringssak nr. 2, Rapport etter tilsyn med barnevern: Utvalet ber om å få framlagt endeleg godkjenning frå Fylkesmannen når den føreligg. Vedr. orienteringssak nr. 5, Notat om revisor sin plass i kommunetstyremøter: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Kontrollutvalet tek den øvrige informasjonen til orientering. 3

6 6 04/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Økonomikontoret Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2013, og førebels rekneskapstal for 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 2 Fylkesmannen Brev vedr. «Vergemålsreforma status og gjennomføring i 2012» vart gjennomgått og teke til orientering. 3 Kommunal- og regionaldepartem. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Melding om at det nå er vedteke at det skal vera opne møter i alle kontrollutval og kommunale føretak, gjeldane frå , vart teke til orientering Ymse Ordførar orienterte kontrollutvalet om at rekneskap for 2012 nå er i ferd med å bli avslutta. Det ser ut til at kommunen får eit betydeleg overskot som resultat i Kontrollutvalet vil få nærmare informasjon om dette på sitt neste møte, då sak om rekneskap vil vera på saklista. 05/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012 September? Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Halvårsrekneskap / finansrapport November? Planlegging av aktivitet i 2014 HANDSAMING I MØTE Utkast til møteplan for kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Det kom ingen forslag til endringar, og forslaget vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for 2012 September? Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Halvårsrekneskap / finansrapport November? Planlegging av aktivitet i

7 7 06/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2012 HANDSAMING I MØTET Framlegg til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Ut frå drøfting vart det gjort nokre små endringar. Når desse justeringane er gjort vert årsmeldinga oversendt til kommunestyret. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for /13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet kommenterte at det var mange møteprotokollar og innkallingar / saklister det var uråd å finna på heimesida. Dette skuldast kapasiteten og omfang på dokument som skulle vore lagt ut. Dette er nå i ferd med å bli retta opp. Kontrollutvalet bad og om at det, på eit seinare møte, må bli sett opp under orienteringssaker å få informasjon om kommunen har planar om å ta i bruk prosjektstyrings- og kvalitetssikringssystem. Særleg ser kontrollutvalet at dette vil vera eit viktig redskap når store bygge-prosjekt skal setjast i gong, til dømes bygging av ny sjukeheim i Tysnes kommune. Sekretariatet får i oppdrag å be om slik orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE det var ingen saker å ta opp under ymse. Magne Ivar Fauskanger Leiar Kari Nygard Sekretær 5

8 8 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 22. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 10/13 10/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Ordførar Stoda vedr. oppfølging av SIM selskapskontroll og kva vedtak som vart fatta på representantskapsmøte i SIM Rådmann Om situasjonen med fleire konstitueringar og mellombelse tilsetjingar. Arbeid med organiosasjonstilpassing / omstillingsprosess. 3 Rådmann / kontrollutvalet I siste KUV-møte vart arbeid med etikk i Tysnes kommune drøfta: KUV børe setja på dagsorden å drøfta etikk i Tysnes kommune. Det bør og gjerast meir kjent kva som er kontrollutvalet sine oppgåver. Info på heimesida vil vera viktig. Etiske retningslinjer for Tysnes kommune ligg vedlagt. Rådmann informerer om arbeid med dette, herunder korleis retningslinjene vert implementert i organisasjonen, gjeldande både tilsette og politikarar. Kontrollutvalet får høve til å drøfta / koma med innspel til etikk-arbeidet. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Referat frå møte i representanskapet i SIM Etiske retningslinjer for Tysnes kommune Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13 TYSNES KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINER Revidert av kommunestyret

14 14 Saksnr. Dok.nr Arkivkode Avd/Sek/Saksh Dykkar ref. 08/ / FSK/PER/STDA 1 OM RETNINGSLINENE KVA ER ETIKK FØREMÅL OMFANG VERKNADSTID OG RULLERING ANSVAR 3 2 GRUNNPRINSIPP: OMSYN TIL INNBYGGJARANE OMSYN TIL KOMMUNEN SITT OMDØMME 4 3 UNDERPUNKT LOJALITET HANDSAMING AV KOMMUNEN SINE EIGEDELAR OG MIDLAR INNKJØP OPEN HANDSAMING YTRINGSFRIDOM FOR TILSETTE INFORMASJONSANSVAR PÅ VEGNE AV KOMMUNEN HABILITET PERSONALMESSIGE TILHØVE VERV OG STILLING UTANFOR KOMMUNEN MYNDE/FULLMAKTER GÅVER OG ANDRE FØREMONER 6 ANNA RELEVANT REGELVERK 7 Side: 2

15 15 1 Om retningslinene 1.0 Kva er etikk Etikk er å opptre ærleg og riktig i høve til eit verdigrunnlag. Dette verdigrunnlaget er med andre ord utgangspunktet for samfunnet sitt syn på kva som er akseptabel framferd. Ei etisk korrekt framferd vil føra med seg at den einskilde politikar og tilsette: - føl godkjende reglar og retningsliner - gjev rett og fullstendig informasjon - utøver mynde med forstand - ikkje blandar private/eigne interesser inn i saker der ein utøver mynde for kommunen - arbeider for kommunen sine mål til beste for innbyggjarane. 1.1 Føremål Føremålet med dei etiske retningslinene er å skapa tryggleik og eit felles grunnlag for dei verdival som må gjerast i kommunen si teneste. Dei etiske retningslinene bør føra til at me unngår uheldige tilhøve som t.d. korrupsjon, ulik handsaming, forfordeling, misbruk av fellesskapet sine verdiar. Retningslinene skal verka til å styrkja innbyggjarane sin tillit til politiske organ og tilsette i Tysnes kommune. 1.2 Omfang Dei etiske retningslinene gjeld folkevalde og tilsette i Tysnes kommune. Retningslinene gjeld og dei som utfører fast oppdrag på vegne av Tysnes kommune. 1.3 Verknadstid og rullering Dei etiske retningslinene gjeld så lenge det ikkje ligg positivt vedtak om at dei ikkje skal gjelda. Dei etiske retningslinene vert tekne opp ved inngangen til ny kommunestyreperiode. Kommunestyret vurderer då behovet for rullering av retningslinene. 1.4 Ansvar Leiarar på alle nivå har eit særskilt ansvar for å følgja opp at medarbeidarane er kjende med kommunen sine etiske retningsliner. 2 Grunnprinsipp: Side: 3

16 Omsyn til innbyggjarane Den einskilde skal ta omsyn til innbyggjarane sine interesser, streva for lik handsaming og opptre med respekt i møte med den einskilde innbyggjar. 2.2 Omsyn til kommunen sitt omdømme Den einskilde skal utføra sine oppgåver og opptre på ein forsvarleg måte slik at ein ikkje skadar kommunen sitt omdømme. 3 Underpunkt 3.1 Lojalitet Den einskilde skal følgja rettslege reglar, etiske retningsliner, politiske- og administrative pålegg som gjeld i verksemda. Den einskilde sin lojalitet fører ikkje til plikt til å følgja pålegg om å gjera noko ulovleg eller noko som er i strid med etiske retningsliner. Den einskilde har plikt til å gje melding om tilhøve i strid med lov eller etiske retningsliner etter retningslinene for intern varsling. 3.2 Handsaming av kommunen sine eigedelar og midlar Den einskilde skal verka til å ta vare på kommunen sine ressursar på ein økonomisk forsvarleg måte, og skal ikkje misbruka eller sløsa med kommunen sine midlar. Kommunen sitt utstyr skal berre nyttast i kommunen si teneste, bruk utanfor tenesta skal vera avtalt og einkvar slik avtale skal vera open for ålmenta sin kontroll. Ei rasjonell og effektiv handsaming av kommunale midlar og eigedelar skal alltid vegast opp mot dei etiske grunnprinsippa i pkt 2.1 og Innkjøp Innkjøp skal gjerast i samsvar med innkjøpsrutiner for Tysnes kommune og lov om offentlege anskaffingar. Kommunen sine innkjøpsrutinar skal avspegla samfunnsansvar og ikkje understøtta sosial dumping, forureining eller andre uønskte samfunnskonsekvensar. 3.4 Open handsaming Side: 4

17 17 Forvalting og politiske prosessar skal vera opne og gje innsyn, slik at ålmenta kan gjera seg kjend med kva kommunen driv med og korleis dei skjøttar sine oppgåver. - Møter skal vera opne for alle og berre lukkast når det er pålagt i lov eller strengt naudsynt av andre grunnar. - Vedtak om lukking skal skje i ope møte og vedtak skal protokollførast med vising til aktuell lovheimel. - Personalsaker skal handsamast i lukka møte i den grad dei vedkjem den einskilde arbeidstakar sitt tilsetjingstilhøve. - Dokument som er underlagt teieplikt kan utleverast dersom aktuelle opplysingar kan takast ut eller skjermast på anna måte. - Saklister til møte i politiske utval skal setjast opp i god til og offentleggjerast på same tid som saklista vert sendt utvalsmedlemmene. - Ved lysing av leiarstillingar skal det gjevast informasjon i lysinga om at namn på søkjarar vert gjort offentleg kjent. Prinsippet vil kunne avvikast i særskilde høve. Fortruleg informasjon må respekterast og ikkje misbrukast. 3.5 Ytringsfridom for tilsette Kommunalt tilsette har rett til å uttala seg offentleg om kommunen si verksemd, så framt det ikkje er i strid med lovpålagt teieplikt. Tilsette som nyttar retten til å uttala seg innan eige fagområde skal seia ifrå om at det handlar om personlege ytringar, det skal ikkje nyttast stillingstittel, brevlogo, faks, kommunen sin e- post eller tilsvarande. Alle tilsette skal lojalt gjennomføra kommunale vedtak, men kan også etter at vedtak er gjort kunna påtala kritikkverdige tilhøve eller utilsikta konsekvensar. Påtale av kritikkverdige tilhøve skal følgja retningsliner for intern varsling. Ytringsfridom må vurderast særskilt i høve til lojalitetsplikt for leiarar som vert oppfatta å snakka på vegne av verksemda, eller som har informasjonsansvar for verksemda. 3.6 Informasjonsansvar på vegne av kommunen Tysnes kommune skal leggja til rette for at innbyggjarane får mest mogleg utfyllande informasjon om kommunen si verksemd. Alle tilsette kan gje faktaopplysningar om eige arbeidsfelt så framt desse ikkje vert omfatta av lovfesta teieplikt. Ordførar, varaordførar og rådmann har generell fullmakt til å gje opplysningar om alt som gjeld kommunen sitt verkeområde. 3.7 Habilitet Folkevalde og tilsette skal opptre på ein måte som ikkje er eigna å svekkja tilliten til at dei er upartiske. Side: 5

18 18 Dersom personlege interesser kan påverka avgjerdsla i ei sak, eller dersom andre kan ha grunn til å tru at slike interesser kan påverka, skal ein ta dette opp. 3.8 Personalmessige tilhøve Tysnes kommune har vedteke å innføra registrering av styreverv, økonomiske interesser og liknande for medlemer av kommunestyret, rådmann, etatsjefar og økonomisjef. Tilsette kan ikkje utan løyve frå arbeidsgjevar ta anna løna arbeid som vil vera av eit slikt omfang at det kan gå ut over arbeidsytinga i kommunen. Det same gjeld ekstraarbeid som kan svekkja innbyggjarane si tillit til ei upartisk handsaming. 3.9 Verv og stilling utanfor kommunen Det vil vera i strid med avtaleverk og ulovfesta rettsprinsipp å vurdera slektskap eller relasjon ved tilsetjing. Det bør likevel tilstrebast at tilsette med nære relasjonar ikkje arbeider ved same avdeling. Dette gjeld særskilt i eit over-/underordna forhold Mynde/fullmakter Det mynde eller dei fullmakter den einskilde har gjennom tillitsverv eller stilling må nyttast til beste for innbyggjarane og i samsvar med kommunen sine mål, og ikkje for eiga vinning eller for å fremja personlege interesser. Mynde må brukast med særleg varsemd ovanfor den som har små ressursar og vanskeleg kan hevda rettane sine Gåver og andre føremoner Folkevalde og tilsette i kommunen skal unngå personlege fordelar som kan koma til å påverka handlingar, saksførebuing eller vedtak. Ein må takka nei til følgjande: - materielle gåver. Dette gjeld likevel ikkje gåver av verdi under kr. 300,-, som reklamemateriell, blomar o.l. - personlege rabattordningar i samband med den verksemda ein utfører for kommunen. I den grad ein skal kunna nyta godt av slike ordningar, skal desse vera tilgjengelege for alle medarbeidarane i kommunen og vera tufta på eit kundeforhold kommunen allereie har. - å få dekka reise og opphaldsutgifter av andre enn kommunen, utan at dette er nærare avklart med rådmannen. Moderate former for gjestmilde og representasjon kan høyra med ved samarbeid og informasjonsutveksling. Omfanget av slik merksemd må likevel ikkje utvikla seg slik at avgjerdsprosessen vert påverka, eller andre kan få grunn til å tru at ei slik påverking skjer. Side: 6

19 19 Ved testamentariske disposisjonar til fordel for folkevalde eller tilsette eller tilbod om slike, samt gåver som har verdi over kr. 300,-, skal det takast kontakt med næraste overordna. Mottekne gåver skal returnerast rette vedkomande saman med eit skriv som gjer greie for kommunen sine reglar om dette. Folkevalde eller tilsette skal heller ikkje gje tilbod om gåver eller andre føremoner, som er eigna til, eller er meint å påverka mottakaren sine handlingar. Anna relevant regelverk Utover krav gjeve i lov, sedvane eller sentrale føresegner er følgjande lokale reglement særskild aktuelle: Lokale reglement: Reglement for styrevervregistering, vedteke av Tysnes kommunestyre Retningsliner for intern varsling av kritikkverdige tilhøve, vedteke i Tysnes kommunestyre Reglement for Tysnes kommune si finansforvaltning, vedteke i Tysnes kommunestyre Side: 7

20 20 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 22. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 11/13 11/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda: Medlemskap i Business Region Bergen Sluttrapport - økonomisystem Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 vil bli lagt fram på neste kommunestyremøte ( ) 2 Økonomisjef Finansforvaltning rapport pr Rekneskap pr. 1. kvartal Fylkesmannen Tysnes kommune budsjett 2013 og økonomiplan Fylkesmannen Avslutting av tilsyn med Tysnes kommune 5 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutval i Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for haust-halvåret. Dette er siste møte i vår-halvåret i KUV. Møta bør tilpassast møteplan for kommunestyret. Gjer framlegg om at utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å setja opp møteplan for hausten, etter at møtedatoar for kommunestyret er kjende. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sak til KST medlemsskap i Business Region Bergen Sak til KST Sluttrapport - økonomisystem Finansforvaltning rapport pr Rekneskap pr. 1. kvartal 2013 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Brev vedr. «Avslutting av tilsyn med Tysnes kommune.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 22. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 12/13 12/13 ÅRSMELDING 2012 FRÅ SKATTEOPPKREVJAR OG KONTROLLRAPPORT 2012 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I TYSNES KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

50 50 med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Med dette som bakgrunn vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Tysnes kommune. Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune, frå skatteetaten, datert Frå overtok Os kommune ansvar som skatteoppkrevjar, medan Helge Drange arbeidde med skatterekneskapen. Det var ein glidande overgang der Os kommune overtok alt arbeid frå Skatteavdelinga i Os kommune utfører skatteoppkrevjar-tenester for Os kommune, Tysnes kommune og Austevoll kommune. For Tysnes kommune sin del er det gjort avtale med Os kommune om estimert tidsbruk på 0,7 årsverk. I tillegg skal det setjast av midlar til arbeid med arbeidsgjevarkontroll. Frå årsrapportane som ligg føre, frå skatteoppkrevjar og frå Skatt Vest vert det meldt at det har vore tilsyn frå skattemyndigheitene av skatteoppkrevjarkontoret i løpet av Etter tilsynet er det gjeve tilrådingar om korleis internkontrollen ved skatteoppkrevjarkontoret, skatterekneskapen og innkrevjingsarbeidet kan gjerast betre. Desse tilrådingane er følgde opp, og skatteetaten melder tilbake at dei er nøgd med at kommentarane som er gjeve vil bli etterkomne. Konklusjonen frå Skatteetaten i kontrollrapport for heile 2012, er totalt sett positiv, men dei peikar likevel i sin rapport m.a. på at det er forbetringspunkt ved at dei skriv: «Basert på dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, men vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det berre er utført 2,1 % kontrollar mot eit krav på 5 %.» Det ligg altså eit krav frå skatteetaten om å utføra kontroll av 5 % av antal arbeidsgjevarar kvart år. Som grunn for eit slikt krav ligg m.a. at alle lønnsmottakarar skal få ei rett handsaming når det gjeld spørsmål om terminoppgåver, skattetrekk og arbeidsgjevaravgift. Kommunen bør difor freista å oppfylla dette minstekravet når det gjeld kontroll av arbeidsgjevarar i kommunen. Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer elles med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune for 2012 i det alt vesentlige vert utført på ein tilfredsstillande måte og i samsvar med gjeldande regelverk. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune totalt sett for 2012 i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, jf. likevel at målet om 5% arbeidsgjevarkontroll ikkje er nådd. På bakgrunn av denne manglande måloppnåinga bør kontrollutvalet be kommunestyret vurdera å løyva tilstrekkeleg midlar for å oppnå kravet som er sett. FORSLAG TIL UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Tysnes kommune sin skatterekneskap, årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar. 2

51 51 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Tysnes kommune. Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Tysnes kommune, frå skatteetaten, datert

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 22. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 13/13 13/13 REKNESKAP OG ÅRSMELDING 2012 FOR TYSNES KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsrekneskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

70 70 Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett , saman med revisjonsrapport for 2012, datert same dato. I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Tysnes kommune for Revisjonsmeldinga viser at driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr I revisjonsmeldinga konkluderer Deloitte med at: Konklusjon: årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlege ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Tysnes kommune per 31. desember 2012 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Konklusjon om budsjett: at dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsmeldinga: at opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter Konklusjon om registrering og dokumentasjon: at leiinga har oppfylt plikta si til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg. Andre tilhøve: Det er presisert at årsrekneskapen og årsmeldinga ikkje er framlagt innan gitte fristar. Den mottekne revisjonsrapport nr. 1 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve ein del tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan forbetras. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: 4.1 Fristar for å leggje fram årsrekneskap og årsmelding 4.2 Kundereskontro 5.1 Intern kontroll og rutinar 5.2 Ulik budsjettering i drifts- og investeringsrekneskapen 5.3 Justering av budsjett og avslutning av investeringsrekneskapen Sekretariatet rår til at Tysnes kommune prioriterar å setja fokus på dei forbetringsområda som revisor her peikar på. Særleg har sekretariatet merka seg at revisor gjev råd om desse tilhøva: Utarbeida gode rutinar for innkrevjing av fordringar Halda fram med å prioritera arbeidet med å dokumentera sine rutinar i 2013 Kommunen må sikra samsvar ved budsjettjustering når det gjeld drifts- og investeringsrekneskapen Kommunen må gjennomgå sine rutinar knytt til budsjettering og budsjettjusteringar for å imøtekoma krava knytt til årsbudsjett, samt korrigeringar ved avslutninga av investeringsrekneskapen Når kontrollutvalet skal gje sin uttale til årsrekneskapen og årsmeldinga til kommunen, er det fleire forhold utvalet kan velja å sjå på. Døme på slike forhold er: Manglar ved den interne kontrollen. Korleis rekneskap og årsmelding vert lagt fram og presentert Om det er funne manglar ved avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. 2

71 Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett. Det vert tilrådd at kontrollutvalet uttalar seg om forhold i årsrekneskap og årsmelding som bygger på den same uttalen som er gjeve dei siste åra. Med dette som bakgrunn er det lettare for den vidare handsaminga at ein kan samanlikna frå år til år, og på dette viset sjå på utviklingstrendar, både i rekneskapstala og opplysningane i årsmeldinga. Det vert tilrådd at kontrollutvalet m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga tilrådingar i revisjonsrapport nr. 1 frå Deloitte innhald i årsmeldinga 71 Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr mill. kr. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 1,61 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Tysnes kommune ligg under tilrådinga til TBU for Grafen under viser korleis netto driftsresultat har utvikla seg frå 2004 t.o.m Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. 3

72 Rådmannen skriv slik i si årsmelding: Rekneskapen 2012 kom ut med eit overskot på vel 1 mill kr. Isolert sett må det kunna seiast å vera svært så bra sett opp mot at 2012-budsjettet føresett bruk av rundt 8 mill fonds-kr for å få budsjettet i balanse. Rekneskapen viser i realiteten eit positivt avvik i forhold til budsjett på vel 9 mill kr! Me ser at hovedgrunnane til det gode resultatet ligg i meirinntekt skatt / rammetilskot, større renteinntekter / mindre renteutgifter og lågare avdrag, positivt premieavvik (pensjon) og mindre forbruk i sentraladministrasjonen og på to av etatane. Samla utgjer desse positive avvika 10,8 mill kr i høve budsjettet. Dei negative avvika i forhold til budsjettet er på tilsaman 1,7 mill kr. Minusa fordelar seg på momskompensasjon investering, samhandlingsreforma, helse- og sosialetaten og rentekompensasjon skular og omsorgsbustader. Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor det påpeika området, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Konklusjon: Kontrollutvalet merkar seg dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen og årsmeldinga for Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til kommunestyret. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrekneskap og årsmelding for Tysnes kommune 2012 Revisjonsmelding for 2012 frå Deloitte datert Utkast til uttale om rekneskap for 2012 frå kontrollutvalet. Revisjonsrapport 2012 (rapport nr. 1), datert

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78 Sekretariat Tysnes kommune for kontrollutvalet Tysnes kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte , handsama Tysnes kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore det avlagte årsrekneskap, revisjonsmelding datert , revisjonsrapport nr. 1, datert , og rådmannen si årsmelding. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2012 har kontrollutvalet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr mill. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 1,61 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 % for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Tysnes kommune ligg under tilrådinga til TBU for Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Kontrollutvalet har og merka seg rådmannen sin uttale i årsmeldinga: Rekneskapen 2012 kom ut med eit overskot på vel 1 mill kr. Isolert sett må det kunna seiast å vera svært så bra sett opp mot at 2012-budsjettet føresett bruk av rundt 8 mill fonds-kr for å få budsjettet i balanse. Rekneskapen viser i realiteten eit positivt avvik i forhold til budsjett på vel 9 mill kr! Me ser at hovedgrunnane til det gode resultatet ligg i meirinntekt skatt / rammetilskot, større renteinntekter / mindre renteutgifter og lågare avdrag, positivt premieavvik (pensjon) og mindre forbruk i sentraladministrasjonen og på to av etatane. Samla utgjer desse positive avvika 10,8 mill kr i høve budsjettet. Dei negative avvika i forhold til budsjettet er på tilsaman 1,7 mill kr. Minusa fordelar seg på momskompensasjon investering, samhandlingsreforma, helse- og sosialetaten og rentekompensasjon skular og omsorgsbustader. Kontrollutvalet har dessutan merka seg revisor sine tilrådingar i Revisjonsrapport nr. 1. Tilrådingane gjeld m.a. dei områda som går fram av desse punkta i rapporten: 4.1 Fristar for å leggje fram årsrekneskap og årsmelding 4.2 Kundereskontro 5.1 Intern kontroll og rutinar 5.2 Ulik budsjettering i drifts- og investeringsrekneskapen 5.3 Justering av budsjett og avslutning av investeringsrekneskapen

79 79 Kontrollutvalet rår til at Tysnes kommune prioriterar å setja fokus på dei forbetringsområda som revisor her peikar på. Særleg har kontrollutvalet merka seg at revisor gjev råd om desse tilhøva: Utarbeida gode rutinar for innkrevjing av fordringar Halda fram med å prioritera arbeidet med å dokumentera sine rutinar i 2013 Kommunen må sikra samsvar ved budsjettjustering når det gjeld drifts- og investeringsrekneskapen Kommunen må gjennomgå sine rutinar knytt til budsjettering og budsjettjusteringar for å imøtekoma krava knytt til årsbudsjett, samt korrigeringar ved avslutninga av investeringsrekneskapen Kontrollutvalet vil og peika på at framtidige årsmeldingar frå administrasjonen bør innehalda eige avsnitt om: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ut over punkta nemnde over, og det som framgår av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka, har kontrollutvalet ikkje merknader til Tysnes kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet meiner at rekneskap og årsmelding for kommunen er lagt fram på ein god måte. Uggdal Magne Fauskanger Kontrollutvalsleiar Kari Nygard Rådgjevar / utvalssekretær Kopi: Tysnes kommune, formannskapet.

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 103

104 104

105 105

106 106 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 22. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 14/13 14/13 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON «TILPASSA OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKULEN» Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen». 2. Prosjektplan som er lagt fram vert godteken. 3. Arbeidet skal setjast i gong straks og ressursbruken skal fordelast på 2012 og Rapport etter forvaltningsrevisjonen skal leggast fram for kontrollutvalet innan utgangen av april Føremål og problemstillingar som revisor skulle arbeida etter kjem fram under innleiinga i rapporten som ligg føre, og det vert vist til side 7 i rapporten. Deloitte har gjennomført prosjektet i tråd med bestillinga frå kontrollutvalet, og innanfor dei rammene som vart gjeve ved oppstart. Det er gjeve svar på dei spørsmålstillingar som kontrollutvalet sette, og det er gjort vurderingar ut frå føremålet og problemstillingar som kontrollutvalet ønskte å undersøkja. Drøfting: Rapporten som nå ligg føre etter forvaltningsrevisjonen gjev på ein forståeleg måte eit oversyn på korleis stoda er når det gjeld tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen i Tysnes kommune. Kontrollutvalet har sett dette som eit teneste-område som det er viktig å setja fokus på. Resultata av dei undersøkingar og vurderingar som er gjort kjem fram i rapporten, og rapporten munnar ut i å koma med forslag til tiltak på korleis kommunen kan få til forbetra tenester innanfor dette viktige teneesteområdet. Samandraget innleiingsvis i rapporten gjev ei god oppsummering av prosjektet. Men det er og vel verd å studera kva kriterium som ligg til grunn for forvaltningsrevisjonen og kva lovverk som er gjeldande for dette tenesteområdet (kapittel 3). I data-delen (kapittel 4) finn ein mellom anna kva funn som er gjort i undersøkinga, samanlikningar med KOSTRA-tal, og tilbakemeldingar på dei spørjeundersøkingar som er gjennomført. I kapittel 5 er det så gjort vurderingar. Vurderinga tek utgangspunkt i føremålet og problemstillingane som var sett opp for forvaltningsrevisjonen. Forslag til tiltak finnest i kapittel 6 i rapporten. Det er mange punkt, men som heilheit er dei alle viktige for å forbetra og vidareutvikla opplæringstilbodet i grunnskulen i kommunen. Rådmann sin uttale til rapporten ligg ved, og i hovudsak vert rapporten godt motteken av administrasjonen. Dette er eit godt utgangspunkt for at dei tilrådingane som er gjeve vert følgde opp på ein god måte. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

107 107 Sekretariatet finn at rådmann sin kommentar om at punkt 12 og 14 vert sammenfatta som ein del av punkt 16 i rapporten, vert imøtekome. Sekretariatet rår til at pkt. 11 framleis vert eige punkt til oppfølging. Etter slik endring vert og nummerrekkefølga annleis enn rangeringa i rapporten. Forslag til tiltak vert då følgjande: 1. Sikre at også elevar med svake læreføresetnader, elevar med vedtak om spesialundervisning, og elevar med sterke læreføresetnader får ei opplæring som er tilpassa deira evne og føresetnader. 2. Sørgje for at det går tydeleg fram av avtalar med Os PPT at PPT skal hjelpe skulane i kommunen med systemretta arbeid jf. Oppl.lova Etablere system for å følgje opp at avtalar mellom Tysnes kommune og OS PPT blir etterlevd. 4. Utarbeide felles retningsliner og føringar for tilpassa opplæring i grunnskulane i kommunen, og stille krav til korleis skulane skal arbeide for å auke skulane og lærarane sin evne til å tilpasse den ordinære opplæringa. 5. Gjennomføre kompetansehevande tiltak knytt til tipassa opplæring, og vurdere om det skal vere føremålstenleg å i større grad systematisera rettleiing og erfaringsdeling knytt til tilpassing av opplæringa. 6. Undersøkje nærare kva som ligg til grunn for at lærarane ved èin av skulane i kommunen opplever at skulen har for lite ressursar til å gi elevane tilpassa opplæring, og setje inn aktuelle tiltak. 7. Utarbeide felles krav og retningsliner for skulane sitt arbeid med kartlegging av elevane sitt læringsutbytte. 8. Vurdere om det er behov for tilgang til ytterlegare kartleggingsverktøy, særleg i matematikk. 9. Sikre at krav om tidleg innsats i opplæringslova 1-3 blir etterlevd, og gi skulane i kommunen klare føringar for gjennomføring av tidleg innsats. 10. Sikre at alle undervisningsgrupper ved skulane i Tysnes kommune er pedagogisk forsvarlege jf. Oppl.lova Sikre at dei som har ansvar for å fatte vedtak om spesialundervisning, har tilstrekkeleg kompetanse om krav til sakshandsaming som går fram av opplæringslova og forvaltningslova. 12. I samarbeid med Os PPT sikre at det av alle sakkunnige vurderingar går klart fram og om behovet som er skildra gjeld umiddelbart eller frå neste skuleår. 13. Utarbeide retningsliner for korleis IOP (individuell oppfølgingsplan) og halvårsrapport skal nyttast i evalueringa av spesialundervisninga 14. Utarbeide felles system og rutinar knytt til tildeling av spesialundervisning, der mellom anna følgjande punkt er ivareteke: a. Setje i verk tiltak for å sikre at søknader om spesialundervisning blir handsama innan rimeleg tid, og utan ugrunna opphald. b. Etablere felles rutinar for kva dokument som skal arkiverast i saksmappa til elevar med vedtak om spesialundervisning. c. Det skal alltid fattast enkeltvedtak om spesialundervisning når det føreligg sakkunnig vurdering. I tilfelle der den sakkunninge vurderinga konkluderer med at det ikkje føreligg behov for spesialundervisning, skal det fattast vedtak om avslag på søknad om spesialundervisning. d. Alle vedtak skal vise til lovheimel for vedtaket, og det skal gå tydeleg fram at det dreiar seg om eit vedtak om spesialundervisning. e. Alle vedtak om spesialundervisning må vise til rett klageinstans, dvs. Fylkesmannen. f. Det skal sendast førebels svar dersom ein førespurnad om spesialundervisning ikkje kan besvarast innan ein månad etter at førespurnaden er motteke. g. Os PPT må gi skriftleg melding til kommunen dersom tenesta si sakshandsamingstid inneber at kommunen ikkje kan handsame saka innan ein månad. h. Det skal alltid hentast inn samtykke frå eleven eller eleven sine foreldre før det blir gjort sakkunnig vurdering, og før det blir fatta vedtak om spesialundervisning. i. Alle vedtak om spesialundervisning må vera så tydelige, at det ikkje er tvil om kva som er vedteke. j. Ved endra behov hos ein elev i løpet av skuleåret, skal det fattast nytt vedtak om spesialundervisning, der endringane går fram. 2