ÅRSMELDING Hovedarbeidsmiljøutvalget Sjukehusapoteka Vest HF

Transkript

1 ÅRSMELDING 2011 Hovedarbeidsmiljøutvalget Sjukehusapoteka Vest HF

2 HAMU sak 03/12 Årsmelding for Hovedarbeidsmiljøutvalget 2011 Saksbehandler: Anne M. Reksten (HMS koordinator) Versjon: Dato: Godkjent: HAMU HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET Møter HMS opplæring HMS ARBEIDET I SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF Overordna mål for Helse- miljø og sikkerheit Inkluderende Arbeidsmiljø Prioriterte oppgaver Arbeidsmiljøprisen Andre saker behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget: Orienteringssaker /Drøftingssaker: KARTLEGGING OG VURDERING AV ARBEIDSMILJØET Årlig HMS kartlegging Ukentlige vernerunder ARBEIDET I DE LOKALE ARBEIDSMILJØUTVALGENE Sjukehusapoteket i Bergen Sjukehusapoteket i Stavanger Sjukehusapoteket i Haugesund Sjukehusapoteket i Førde

3 1. HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET 1.1. Sammensetning I tidsrommet har følgende vært medlemmer/vara medlemmer i utvalget: Fra arbeidsgiversiden: Jannicke Daae Tønjum leder Berit Berntsen nestleder Lene Svanberg Jakobsen medlem Fride Batt Iversen medlem Inger Lise Kolstad stedfortreder for Fride Batt Iversen fra aug Kathrine Horvei medlem fra (i Lene S J permisjonsfravær) Kathrine Horvei vara medlem til sept Andrea Bornhorst vara medlem Fra arbeidstakersiden: Marit Gravelsæter Ingrid Amble Reidun Kleppa Gunvald Iversen Eirik Svandal Bø Margot Marum Grete Lund Iversen Ragnhild Winum Andre: Anne Reksten Mariet Ringstad medlem medlem medlem/hvo medlem vara medlem vara medlem vara medlem vara medlem observatør/referent (HMS koordinator) Bedriftshelsetjenesten Representantene fra arbeidsgiversiden er pekt ut av foretaksledelsen, og representantene fra arbeidstakersiden er valgt av arbeidstakerorganisasjonene. I samsvar med Arbeidsmiljøloven har hovedverneombudet vært medlem av utvalget. 1.2 Møter Hovedarbeidsmiljøutvalget har hatt 6 møter i Arbeidsgiversiden hadde leder- og nestledervervet i HMS opplæring SAV har egen prosedyre som beskriver krav til opplæring for ledere, ansatte i vernetjeneste og arbeidsmiljøutvalg. Flere ledere og ansatte har vært på kompetansehevende HMS kurs via HMS sentrene, konferanser og kurs i regi av Nav i Administrerende direktør deltok i oktober i Spekters obligatoriske HMS opplæring for daglige ledere. Representanter i arbeidsmiljøutvalg og vernetjenesten som ikke har gjennomført obligatorisk opplæring, følges opp i HMS inngår som eget tema i intern opplæring for ledere som gjennomføres i Introduksjonsprogram for nyansatte implementert i 2011 har HMS som obligatorisk tema med i opplæringen.

4 I 2011 ble det arrangert et temamøte med faglig og kompetansegivende innhold for medlemmene i HAMU og lokale AMU. Temaet var hvordan arbeide godt og effektivt i arbeidsmiljøutvalg. Foredragsholder var Arne Bernhardsen som blant annet har 18 års erfaring fra næringsmiddelindustrien og arbeider i dag som redaktør i arbeidslivsredaksjonen i Gyldendal Forlag. Målet med foredraget var å få bedre kunnskap om hvilke saker som skal behandles i HAMU og få tips om hvordan vi kan sikre god saksbehandling og videre oppfølging, samt bedre forankring og erfaringsutveksling mellom HAMU og lokale AMU. 2. HMS ARBEIDET I SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF 2.1 Overordna mål for Helse- miljø og sikkerheit Visjon Sjukehusapoteka Vest HF Å fremje helse og livskvalitet Mål Sjukehusapoteka Vest HF skal vere ein inkluderande arbeidsplass der alle tilsette på best mogleg måte vert ivareteken og følgt opp ved nærvær og fråvær. Det skal arbeidast aktivt med å avdekke, rapportere og handsame avvik for å førebyggje helseskadar, ulykker og avgrense konsekvensar av uønska hendingar. Førebygging skal vere grunnprinsippet i Sjukehusapoteka Vest HF sitt HMS arbeid. Alle leiarane med personalansvar, verneombod og tillitsvalde skal ha opplæring i systematisk HMS arbeid. Helse, miljø og tryggleik skal vere ein integrert del av ein enklare kvardag, med klare roller og ansvar. Sjukehusapoteka Vest HF skal sette i gang systematisk arbeid for å endre verksemda sitt ytre miljø i ein meir miljøvennleg retning. Føretaket skal kartlegge miljøverknader av eigen drift, og sette i gang tiltak for å redusere miljøverknadene (innkjøp, avfall, transport og energi). HAMU vedtok i møte å revidere HMS mål. 2.2 Inkluderende Arbeidsmiljø Sjukehusapoteka Vest HF underskrev våren 2011 ny IA avtale ( ). Arbeidsgiver og tillitsvalgt / arbeidstakerrepresentant er likeverdige avtaleparter, og skal i samarbeid utarbeide egne IA mål for SAV i henhold til de 3 delmålene i ny IA avtale. Nye regler med tettere oppfølging av sykemeldte er innført fra etter gjeldende regler og retningslinjer. Sjukehusapoteka Vest HF samarbeider med 4 ulike Arbeidslivsentre i henholdsvis Bergen, Stavanger, Fonna og Sogn og Fjordane. Foretaket har som overordnet mål å være en inkluderende arbeidsplass for ansatte i alle aldersgrupper. I juni 2006 innførte SAV senioravtaler for å stimulere og legge til rette for at eldre arbeidstakere kan stå lenger i arbeid. Pr har 9 ansatte senioravtale.

5 2.3 Prioriterte oppgaver Styrking av vernetjenesten: Hovedverneombudet (HVO) er siden 2008 frikjøpt 20 % stilling fra sin faste stilling for å ivareta og utføre oppgaver knyttet til vervet. HVO inngår i samhandling med HTV, og deltok i 2011 i 7 samhandlings/informasjonsmøter og 5 drøftingsmøter med ledelsen i 2011 og var utnevnt arbeidstakerrepresentant i Strategiprosess. HVO har ansvar for å samordne vernetjenesten i SAV, og hadde 1 fysisk møte og 4 videomøter med lokale verneombud i Verneombudene har utarbeidet egen handlingsplan. Hovedverneombudet er fast medlem av HAMU og har i 2011 deltatt i andre relevante møter og samlinger for vernetjenesten i regi av Helse Vest RHF. HVO initierte i 2011 oppfølgingsmøter med lokale verneombud etter modell fra Helse Vest. Sykefraværet: Gjennomsnittlig sykefravær i SAV endte på 7,8 % i 2011 mot 8 % i Sjukehusapoteka Vest HF har et mål om totalt sykefravær på 5,5 %. Det inkluderer både egenmeldt og sykemeldt fravær. En nedgang på bare 0,2 % betyr at målet for 2011 på langt nær ble nådd. Sykefraværet hadde en fin utvikling sammenlignet med 2010 fram til august/september i år, men trenden snur og vi får et veldig høyt sykefravær fra oktober og ut året (jfr. figur 1). Det er særlig kortidsfraværet (16 første sykefraværsdager) som øker, i november var for eksempel dette på hele 7,4 %. Gjennomsnittlig fordeles sykefraværet i 2011 på 4,6 % korttid (av dette er 1, 5 % egenmeldt) og 3,2 % langtid. Det er store forskjeller i sykefraværet fra apotek til apotek. Figur 2 viser at det og er store variasjoner mellom yrkesgruppene. SAV har hatt fokus på nærværsarbeid 2011, og det har i inneværende år vært gjennomført flere tiltak for å få ned sykefraværet i regi av prosjekt Arbeidsplassen min 2. Etter etablering av BHT avtale inngår BHT i alle dialogmøter. Se eget avsnitt. Sykefraværet har vært oppe som fast sak i alle formelle fora dvs. i styret, ledermøter sentralt/lokalt og i både HAMU og lokale AMU. Rutiner for oppfølging sykefravær følges. Både ledergruppe og HAMU er enig om at ytterligere tiltak rettes mot de apotekene og gruppene som sliter med høyt sykefravær og som følge av det får stor belastning på gjenværende arbeidstokk på jobb. Oppfølging av tiltak min kollega, igangsetting av arbeidsbanker for ansatte med midlertidig behov tilrettelegging og innkalling av ansatte med hyppige korttidsfravær er i så måte tiltak som prioriteres høyt i året som kommer, Bedriftshelsetjenesten bistår oss i dette arbeidet. Figur 1 viser sykefravær i SAV fra måned til måned i 2011 sammenlignet med 2010

6 Figur 2 viser sykefravær fordelt på yrkesgrupper Bedriftshelsetjeneste SAV underskrev avtale om bedriftshelsetjeneste med HMS senteret i Helse Bergen med virkning fra Leveransen gjelder generell bedriftshelsetjeneste i henhold til krav fastsatt i forskrift og omfatter bistand innenfor for følgende områder: - Samarbeidsmøter/utviklingstjenester (etter avtale). - Undervisning i forebyggende HMS arbeid for ledere og verneombud, herunder veiledning i lover og forskrifter. Undervisning kan om ønskelig spesialtilpasses vårt foretak. - Ergonomi individuelle arbeidsplassvurderinger, vurdere helheten i arbeidsprosesser og hjelp/rådgivning ifht. Innkjøp av utstyr mv. - Kartlegge kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer, og foreta risikovurdering i forhold til lov og avtaleverk. - Bistand ved rusmisbruk og finkartlegging av psykososialt arbeidsmiljø. - Bistand ved sykefraværsoppfølging, deltar på alle dialog 1 møter. - Oppfølging av gravide. BHT har egen jordmor og det er inngått avtale om trekantsamtale, et tilbud til alle gravide arbeidstakere så tidlig som mulig i svangerskapet. - Representant fra BHT deltar på møter i HAMU. Bedriftshelsetjenesten startet opp presentasjonsrunde i hvert apotek/fad høsten 2011.

7 Nærværsprosjekt Arbeidsplassen min 2: Nærværsprosjektet ble opprettet i oktober 2010, og det ble satt av ,- kroner til budsjettet i Hovedmål for Arbeidsplassen min 2 er: Sjukehusapoteka Vest HF ønsker å legge til rette for et godt arbeidsmiljø, der motiverte medarbeider kan bruke ressursene sine fullt ut. Medarbeidere i Sjukehusapoteka Vest skal være motiverte, tilfredse, engasjerte, kompetente og serviceorienterte. Videre skal prosjektet bidra til nærværsprosent opp til 94,5 % (jfr. Helse Vest RHF sitt mål). Prosjektet er delt inn i to deler: 1) Forebygging psykososialt arbeidsmiljø; sikre trivsel og god motivasjon og fysisk arbeidsmiljø; forebygge ulykker/skader på arbeidsplassen og vurdering av arbeidsprosesser. 2) Håndtering av fravær - gjennomgang av oppfølgingsrutiner alle, opplæring av personalansvarlige ledere og oppfølging av ansatte som er fraværende på grunn av sykdom Følgende tiltak er gjennomført/igangsatt i 2011: - Oppdatering og kvalitetssikring av sykefraværsrutine i Compendia. Informasjon til alle ansatte. - Opplæring i rutine for oppfølging av sykefravær for personalansvarlige ledere, verneombud og tillitsvalgte. Tilbud om Nav kurs. - Oppfølging av gravide tilbud om trekantsamtale med jordmor opprettet. - Arbeidsbanker/tilretteleggingsbanker retningslinjer og tiltak klargjort for oppstart. - Tiltak god tur, en felles fysisk reise mellom sjukehusapotekene er gjennomført. - Tilbud om pausetrim foreløpig igangsatt på et apotek. - Foredrag/opplæring til alle ansatte om kosthold og trening gjennomført v/ intern klinisk ernæringsfysiolog. - Internkontroll HMS revidering av HMS håndboken er startet opp - Implementering av IA modul i GAT klargjort, men foreløpig ikke igangsatt. Prosjekt Arbeidsplassen min 2 har hatt bra framdrift i 2011, arbeidet forstsetter i HMS avvik: I 2011 ble det totalt registrert 29 HMS avvik i SAV. 26 av 29 saker er avsluttet, 1 står som registrert og 2 står under behandling (figur 3). Det er hovedsakelig lettere småskader som kutt-, stikk- og fallskader som er rapportert inn. Til sammenligning ble det registrert 34 HMS avvik i Nedgang i antall rapporterte avvik i år tilsier en underrapportering på HMS område. Synergi ble derfor tatt opp som egen drøftingssak i HAMU i møte Alle avvik skal meldes i Synergi (elektronisk system for avvik). Gjennomgang har avdekket både tekniske rapportfeil, og uklar praksis for melding av avvik. På bakgrunn av dette ble det vedtatt å fokusere på følgende i 2012; meldekultur, opplæring, riktig registrering, valg av årsakskategorier og saksbehandling i systemet, samt muligheter for uttak av gode rapporter. Arbeidet koordineres av Fag og utviklingsavdeling.

8 Figur Arbeidsmiljøprisen 2011 Arbeidsmiljøprisen er på kr ,- og ble oppretta i Formålet med prisen er å motivere ledere og ansatte til å være kreative og aktive i forhold til sitt eget arbeidsmiljø. I 2011 kom det inn 5 søknader, og årets arbeidsmiljøpris gikk til sjukehusapoteket i Haugesund. Prisen ble delt ut av administrerende direktør på felles foretakssamling i Stavanger. 2.5 Andre saker behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget: - Årsmelding Faste saker: Sykefravær / HMS avvik - Økonomisk tilskudd til individuelle forebyggende og tilretteleggende tiltak - Evaluering av ukentlige vernerunder - Overordnet handlingsplan for HMS - Introduksjonsprogram for nyansatte - Lederutvikling i SAV - Revidert prosedyre for databriller - Forslag til endring av oppbygging/struktur overordnet HMS håndbok, samt tilknytning til lokale HMS håndbøker - Håndtering av cytostatika i SAV - Organisering av Kvalitet og beredskap - Forslag til ny prosedyre for organisering og ansvarsforhold i HMS arbeidet - Handlingsplan kompetanse

9 - HMS kartlegging 2011, resultat og handlingsplaner med oppfølgingstiltak - Møteplan Orienteringssaker /Drøftingssaker: Orienteringssaker: - Status Bedriftshelsetjeneste - Status strategiplan Status omorganisering - Status Arbeidsplassen min 2 - Status Kompetanseplan - Tilsyn i Haugesund - HMS kartlegging, erfaringer og resultat - Ny IA avtale - Revidert prosedyre for velferdspermisjon - Personalportalen - Avtale om BHT presentasjon - Foretakssamling FarmaPro og e-resept - Innføring av Dossier (kompetanseportal) - Referat frå VO, lokale AMU/SAMU og HMS rådet Drøftingssaker: - Opplæring i HAMU / lokale AMU - Kompetanseplan - Oppfølging av Synergi 3. KARTLEGGING OG VURDERING AV ARBEIDSMILJØET 3.1 Årlig HMS kartlegging Grovkartlegging, samt områdene Organisatoriske forhold og HMS og Brannvern er obligatoriske som skal kartlegges hvert år. Hvis resultatet viser problemområder som bør følges opp spesielt, skal gjennomføring av finkartlegging vurderes. Alle sykehusapotekene og FAD har i 2011 gjennomført HMS kartlegging elektronisk via PULS i GAT. Det er første gang kartleggingene gjennomføres elektronisk og erfaringene var stort sett positive, tross enkelte tekniske problem. Den elektroniske løsningen sikrer anonymiteten, og det er enklere å ta ut rapporter både på overordnet og apotek/avdelingsvise nivå. Historiske data vil bli enklere å få frem senere i forhold til å rapportere på utvikling. Resultatet fra kartleggingene følges opp med handlingsplan/tiltak på den enkelte avdeling og oppsummeres i SAV handlingsplan. 3.2 Ukentlige vernerunder Kravet om ukentlige vernerunder er nedfelt i styringsdokumentet til Helse Vest RHF (pkt. 5.11) og tiltaket ble innført i SAV 6. september Målet med denne vernerunden var å få mer fokus på HMS område i hverdagen. Runden skulle ta maks 15 minutter og følgende tema skulle kartlegges; orden, inneklima, verneutstyr og hjelpemiddel, rømningsveier og

10 evakuering, avfallshåndtering og HMS hendelser. SAV evaluerte tiltaket i slutten av 2010 og saken ble lagt fram på ledermøte og for HAMU i Resultatet av evalueringen konkluderte med at tiltaket generelt bidrog til å øke fokuset på helse, miljø og sikkerhet, men gjennomføring en gang i uken ble for hyppig og flere av temaene var heller ikke like relevant for alle avdelingene. Som følge av formulering i Styringsdokument 2011 vedtok SAV (jfr. sak ledermøte og HAMU sak 15/11 ) at vernerundene fra 2011 minimum skulle gjennomføres 1 gang i måneden. 4. ARBEIDET I DE LOKALE ARBEIDSMILJØUTVALGENE Foretaket har lokale arbeidsmiljøutvalg på alle de fire sykehusapotekene, og har alle vært aktiv i Foretaksadministrasjonen er eget verneområde med verneombud, men har ikke lokalt AMU/SAMU. Kort beskrivelse av arbeidet /saker som har vært oppe i de lokale AMU: 4.1 Sjukehusapoteket i Bergen Sjukehusapoteket i Bergen har hatt 6 møter i AMU i Handlingsplan og IA mål - Oppfølging av sykefravær - Behandling av HMS avvik, oppfølgingstiltak - HMS opplæring / - elæringskurs - Oppfølging av årlig HMS kartlegging og vernerunder - Lokale HMS prosedyrer - Arbeidsplassen min 2 - Ombygging av kontorlandskap / oppgradering av PC`er - Innføring av bedriftshelsetjeneste, praktisk håndtering og oppfølging - Andre forefallende HMS saker 4.2 Sjukehusapoteket i Stavanger Sjukehusapoteket i Stavanger har hatt 6 møter i AMU i Handlingsplan AMU - Sykefravær, sykefraværsoppfølging og tiltak - Rapport om skader /nesten ulykker - Strategiprosess SAV - Organiseringsendring SAV - Åpningstider PUB - Aktivitetshjul - Evaluering av vernerunde hver uke - Gevinstrealisering AFR - Sommerlukking SHE - Arbeidsplassen min 2 - Arbeids- og tilretteleggingsbank - Aktivitet God tur - Verneombudets oppgaver - Tillitsvalgtes oppgaver

11 - Byggearbeid (AML 24): Orientering om flytting av PUB, ferdigstilling av møte/lagerlokale, ombygging av PROD og installering av lagerautomat PUB 4.3 Sjukehusapoteket i Haugesund Sjukehusapoteket i Haugesund har hatt 3 møter i AMU i Handlingsplan - Sykefravær / oppfølging av sykefravær nye regler - Vernerunder - Brannvern - Ransprosedyre - HMS kurs - Grovkartlegging av HMS / gjennomgang av resultat - Velkomstperm nyansatte / vikarer - Opplæringsplan nyansatte - Dytt.no / Fysisk aktivitet i regi av Arbeidsplassen min 2 - Vikarordning SAV 4.4 Sjukehusapoteket i Førde Sjukehusapoteket i Førde har hatt 7 møter i AMU i Sykefravær (fast tema) - HMS handlingsplan Finkartlegging av innemiljø, resultater - Arbeidsplassvurdering logistikkansvarlig - Innføring av lagerautomat, nye arbeidsoppgaver og arbeidsflyt for PUB og SHE - Status BHT - Status prosjekt trekantsamtale (gjennom jordmortjenesten i Helse Førde) - Arbeidsplassen min 2 - Elektronisk HMS kartlegging, informasjon, gjennomføring, resultat og handlingsplan - Kartlegging av arbeidsdeling etter lagerautomat er på plass - Kjøp av inventar og utstyr (ifht. ergonomi) - Nye arbeidsplasser og endring av arbeidsrutiner ved oppføring av ny automat - Endring av brannrutiner i produksjonslokalene i 3. etg. - Risikovurdering plassering av cytostatika i prod.rom. - Arbeidsplassvurdering kontor for administrasjonsleder - Vurdering av arbeidstidsendringer (en uke) i forbindelse med innføring av ASL - Oppfølging av Synergi - Vernerunder - HMS kurs for ny medlemmer i AMU