FRISK i Steigen. - Et HMS-prosjekt. 1. Mål og rammer. 1.1 Bakgrunn. 1.2 Prosjektmål. 1.3 Rammer

Transkript

1 FRISK i Steigen - Et HMS-prosjekt 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Ideen til prosjektet kom etter behov for å løse flere sentrale utfordringer i organisasjonen Steigen kommune. Det ble gjennomført en forstudie Sykefraværsprosjektet i 2009 med en ideell visjon om å videreutvikle en helsefremmende organisasjon med høy grad av friskhet og trivsel. Kommunen ønsket å få videreført arbeidet ut fra resultatene fra denne forstudien. I tillegg viste Forvaltningsrevisjonsrapporten om Sykefravær og forebyggende HMS-arbeid fra (se vedlegg 1) en del avvik som kommunen ønsker å sette i gang tiltak for å rette opp i. Samlet sett defineres følgende problemområder: Stabilt sykefravær på rundt 7% på tross av IA-mål om 20% reduksjon. (Sykefraværstallene for 2010 viser for øvrig en nedgang til 5,6% pr. 1. Januar 2011) Organiseringen av - og rolleavklaring i vernearbeidet er uklart. Rutiner for ivaretakelse av HMS i det daglige arbeidet er ikke tilfredsstillende i dag. PSU og AMU har vedtatt at kommunen skal gjennomføre et HMS-prosjekt i hele kommunen over en 2 års periode. Det ble tilsatt prosjektleder i 100% stilling fra Prosjektet har fått følgende navn: FRISK! 1.2 Prosjektmål Ut i fra de utfordringer som er nevnt i 1.1 er hovedmål for prosjektet som følger: Å videreutvikle en helsefremmende organisasjon med høy grad av friskhet og trivsel. Hovedmålet er konkretisert i følgende delmål: Reduksjon av sykefraværet til 3,5 % i løpet av prosjektperioden Lage tydelige mål og retningslinjer for HMS-arbeidet i kommunen. Opprette arbeidsmiljøgruppe på hver arbeidsplass i hele organisasjonen Implementere HMS i det daglige arbeidet gjennom aktive arbeidsmiljøgrupper og gode rutiner. Sørge for god opplæring av ledere og vernepersonell 1.3 Rammer Den økonomiske rammen for prosjektet forventes å være på kr og tenkes finansiert som følger: Fylkesmannen ,- Vital ,-

2 KS ,- Egne midler ,- 2. Omfang og avgrensning Prosjektet skal endre organiseringen av vernetjenesten slik at HMS blir implementert i den daglige drift. Prosjektet vil etablere arbeidsmiljøgrupper ute på arbeidsplassene hvor det arbeides med HMS utfordringer hvor ansatte føler og ser dem og hvor de må ta utfordringen med å være med å løse dem. Prosjektet vil da også etablere nye rutiner for HMS (inkl rutiner for oppfølging av sykefravær) tilpasset ny organisering. Prosjektet vil også sørge for opplæring av ansatte, vernepersonell og ledere, samt få implementert rutinene og kompetansen i organisasjonen. 3. Organisering 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig er personalleder Dag Robertsen Prosjektleder er Anne Sofie Skogvold 3.2 Øvrige roller Prosjekteiere: Steigen Kommune er både oppdragsgiver og prosjekteier. Partsammensatt Utvalg (PSU) har vedtatt igangsetting av prosjektet med 2 års varighet. Andre prosjekteiere er: Fylkesmannen Vital Forsikring KS Styringsgruppa er overordnet for prosjektet og består av følgende medlemmer: Ordfører Asle Schrøder, Rådmann Roy Hanssen, Hovedvernombud Merethe Hjertø, Hovedtillitsvalgt Eilif Jenssen og Personalleder Dag Robertsen. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er referansegruppe for prosjektet. Prosjektleder kan danne rådgivende prosjektgrupper innenfor ulike områder ved behov. 4. Oppfølging og milepæler

3 4.2 Oppfølging Det settes ett oppfølgingsmøte hvert kvartal i prosjektet hvor status gjennomgås. Prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig hvordan prosjektet står i forhold til plan og behov for endringer. Første oppfølgingsmøte er i mars Milepæler: Mars 2011 Verneombud og miljøgrupper valgt/etablert Juni 2011 Arbeidsmiljøkartlegging og første arbeidsmiljødugnad gjennomført Januar 2012 HMS-årshjul er utarbeidet Oktober årig opplæring ledere og vernepersonell er gjennomført Desember 2012 HMS-årshjulet/arbeidet er implementert i den daglige drift Desember 2012 Sykefraværet ligger på 3-4 % 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Kritiske Suksessfaktorer Økonomi. Det er gjennomført andre søknadsrunde til Fylkesmannen. Her ligger en stor del av finansieringen av prosjektet. Dårlig økonomi (bortfall av støtte) kan stanse prosjektet helt. Deltakelse fra ledelse. Dersom ledelsen ikke ser verdien av prosjektet, og gir sin fulle tilslutning vil det være vanskelig å gjennomføre tiltakene i prosjektet. Prosjektleder er en ressurs for lederne, og har den myndighet som lederne tildeler henne. Det er viktig at lederne ikke føler at prosjektet er noe som kommer i tillegg, men er en del av det arbeidet som skal gjøres uansett. Deltakelse fra de ansatte. Dersom få har tro på prosjektet og derfor ikke vil delta aktiv, kan det være svært vanskelig å få prosjektet gjennomført. Det vil være viktig å sørge for en positiv start på prosjektet der det informeres godt slik at alle ansatte får et eierforhold til prosjektet. Småstillinger og privatøkonomi Småstillinger er i fokus og ansatte i den situasjonen med liten stilling bruker mye tid og energi i forhold til å finne ekstraarbeid. Arbeidsgiver kan oppfattes som ikke å bry seg nok om disse ansatte. Det har pr. februar 2011 vært gjennomført omorganiseringer og økninger av stillinger ( Småstillingsprosjektet ) som en håper vil virke i positiv retning, men det er viktig å ha fokus på dette videre. 5.2 Kvalitetssikring God kontakt med oppdragsgiverne er viktig. Rapportering over status kan sikre interessen for å støtte prosjektet, også underveis. God kommunikasjon mellom ledere og prosjektleder er viktig. Det at ledere på alle nivå setter fokus på HMS-arbeidet, og at de ulike arbeidsplasser får anledning til å prøve ut ulike

4 tilnærmingsmåter i arbeidet, og slik bidrar til å utarbeide gode rutiner vil sikre både kvaliteten og implementeringen av arbeidet. Motivasjon og aktiv deltakelse / aksept fra de ansatte sikres best ved at de ansatte får medinnflytelse i prosesser. Ledere, verneombud og prosjektleder må bruke mye tid til å sikre dette. Småstillingsprosjektet, med mål om mindre uønsket deltid, vil være med å sikre at FRISKprosjektet lykkes. 6. Gjennomføring 6.1 Hovedaktiviteter Det er utarbeidet en tiltaksplan for prosjektet: Tiltaksplan for FRISK i Steigen HVA HVORFOR NÅR HVEM Navnekonkurranse For å få ut informasjon om at Januar 2011 Alle ansatte i SK prosjektet er startet Skape interesse for prosjektet For å få et positivt og godt navn på prosjektet Dytt-marsjen For å få ansatte aktive 11. februar 11. april Tilbud gis gratis til alle ansatte i Styrke fellesskapsfølelse på SK arbeidsplassen teambuilding (Mulighet for ny marsj For å få opp alles bevissthet om ansvar for egen helse fra 11. april 11. juni) Hjemmeside For å nå ut til alle ansatte og andre interesserte med informasjon Fra mars 2011 Prosjektleder i samarbeid med Servicekontoret. Ei brukervennlig side med linker til aktuelle dokumenter, oversikter over vernepersonell, nettbaserte ressurser (HMS-håndboka, arbeidsmiljøloven, HEMIS, Vital, etc.), m.m. FRISK-Quiz, Ukas Verneområde, FRISKnytt, m.m. Holde trykket opp i prosjektet Antall verneområder økes Flere verneområder/verneombud for å få HMS-arbeidet implementert i den daglige drift. Vedtas i AMU 22. februar 2011 Dag Robertsen/AMU Nærmere samarbeid mellom ledere og verneombud Valgkamp om Fokus på verneombudsrollen verneombudsrollen Motivere til godt vernearbeid Informasjon om FRISK-prosjektet ut i enhetene Innspill fra ansatte til prosjektleder Ferdigstille HMS- Gjøre gjeldende regelverk om Håndboka (nettbasert) arbeidsmiljø og HMS-ressurser lettere tilgjengelig for alle Arbeidsmiljøundersøkelse Kartlegging for å måle temperaturen på arbeidsmiljøet i Steigen kommune Danne et utgangspunkt for Februar/mars Mars 2011 Mars 2011 Mars 2012 Prosjektleder og Hovedverneombud i samarbeid med fagkoordinatorer/ledere arbeidsplass Inge Albriktsen Prosjektleder er ansvarlig for gjennomføring. Utarbeides i samarbeid med Vital. Sendes

5 arbeidsmiljødugnader på alle enhetene Redskap for å måle effekten av FRISKprosjektet (Mars 2013 som del av evaluering av prosjektet)) ut til alle ansatte. Arbeidsmiljødugnad på hver enhet/i hver arbeidsmiljøgruppe 2-årig opplæring av ledere og verneombud i HMS Utvikle HMS-Årshjul med sjekkpunkter Deltakelse på eksterne kurs og konferanser HMS-kurs for ledere IA-oppfølging Folkehelse LUK (omdømmepro sjekt) Annet Omdømmearbeid tilknyttet omdømmeprosjektet Kyst som gir lyst Arrangere lokale kurs innenfor aktuelle temaer IA-oppfølging : Skolering ledere utarbeide gode rutiner FRISK-Quiz hver fredag på hjemmesiden Ulike trimtiltak på arbeidsplassene Prosjektleder bidrar med arbeidsmiljøtiltak på Skape godt arbeidsmiljø på alle arbeidsplasser Ansvarliggjøre ledere og ansatte på HMS-arbeidet Starte gode prosesser på hver arbeidsplass for å implementere gode rutiner i HMS-arbeidet Øke kunnskap om lover og regler Øke kunnskaper og ferdigheter innen prosessledelse Prøve ut ulike tiltak og metoder i egen virksomhet Bidra til utvikling av et HMS-årshjul Et hjelpemiddel for å sikre god oversikt over vernearbeidet Kunnskapsoppdatering på lover og regler innen HMS Få informasjon og opplæring om aktuelle tema Knytte nettverk med naturlige samarbeidsparter Et godt omdømme (attraktivitet og god omtale) både internt og eksternt er avgjørende for trivsel i arbeidet, og trivsel motvirker fravær fra arbeidsplassen Et samarbeid med omdømmeprosjektet vil være en vinnvinn situasjon Forebygge sykdom og skade gjennom kurs i løfte- og forflytningsteknikk, voldshåndtering og beskyttelsesteknikk, stressmestringskurs, fysisk aktivitet, m.m. Kompetanseheving ansatte Sikre at lovverket følges Får sykemeldte tilbake i jobb fortest mulig God seniorpolitikk, få ansatte til å stå i arbeid lenger Øke alles kunnskap på HMS-området (om loveverk og annen kunnskap innen HMS, også aktuelle arbeidsmiljøfremmende temaer som tas opp i media) Holde fokuset på HMS oppe blant ledere og ansatte Motvirke muskel- og skjellettplager (som er den største årsaken til sykefravær) God kontakt prosjektledelse arbeidstakere April/Mai 2011 Oktober 2011 (videreføres på hver enhet som en kontinuerlig prosess) Ca 8 kursdager/samlinger i Steigen med mellomarbeid på egen arbeidsplass fordelt på 2 år (ca 1 kursdag pr kvartal) Fortløpende gjennom prosjektperioden. Ferdigstilles oktober 2012 Vurderes fortløpende LUK-samling febr Oppstart prosjekt mars 2011? Fortløpende Fortløpende oppfølging sykemeldte Hver fredag Fortløpende Fortløpende Ledere og verneombud i samarbeid med prosjektleder er ansvarlig for prosessene. Alle ansatte på enheten deltar. (Evt. Ekstern hjelp fra Vital/Hemis/NAV- Arbeidslivssenter) Prosjektleder og personalleder er ansvarlig. HEMIS, Vital, KS, NAV, m.fl. vil være aktuelle samarbeidsparter og bidra med forelesere, etc. Prosjekleder og HMS-ansvarlig i kommunen har hovedansvaret. Samarbeid med ledere og vernepersonell gjennom skoleringsopplegget. Prosjektleder og andre aktuelle ressurspersoner Prosjektleder deltar på LUKsamling. Prosjektleder og Hovedverneombud samarbeider med prosjektgruppa til omdømmeprosjektet.. Prosjektleder organiserer. Aktuelle samarbeidsparter: NAV, Hemis, Vital, Helsetorget, Fysiogym, m.fl. HMS-ansvarlig har hovedansvar. Ledere med personalansvar samarbeider om rutiner og gjør oppfølgingsarbeidet. Prosjektleder Verneombud på arbeidsplassene i samarbeid med kommunens fysioterapeut Prosjektleder i samarbeid med leder/verneombud på

6 enkeltenheter ved Ekstra ressurs i vernearbeidet arbeidsplassen bestilling Store og små feiringer! Positiv fokusering på det som er bra Fortløpende Prosjektleder, ledere og Bevisstgjøre hverandre på måloppnåelser verneombud har et spesielt ansvar. ALLE deltar. Gir et godt omdømme Teambygging og fellesskapsfølelse 6.2 Tids og ressursplaner Aktivitetsdiagram Se vedlegg Budsjett Budsjett: Fastlønn inkl. sosiale utgifter Kontorutgifter (Kontormateriell, telefon, EDB, etc) Aktivitetstiltak /Informasjonstiltak Kurs og konferanser inkl. reiser og opphold Opplæringstiltak lokale kurs for ansatte årig skolering verneombud/ ledere SUM