Anskaffelse 15/584. Innbydelse til. Konkurranse med forhandling. Turn- og flerbrukshallen på Kjenn

Transkript

1 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Turn- og flerbrukshallen på Kjenn TEKNISK Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON ORIENTERING OM PROSJEKTET GENERELT OPPDRAGETS OMFANG FORMÅL REGULERING, GJELDENDE BESTEMMELSER NABOER TERRENG OG GRUNNFORHOLD FORBEHOLD REGLER/BESTEMMELSER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN GENERELLE REGLER TILBUDSÅPNING FREMDRIFTSPLAN GRUNNLAG FOR TILBUDET KONKURRANSEGRUNNLAG - DOKUMENTOVERSIKT SPØRSMÅL OG SVAR TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Tilleggsopplysninger Eventuelle uklarheter TILBUDSBEFARING KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDSDISPOSISJON AVVIK OG FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD DELTILBUD OFFENTLIGHET INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST TILDELINGSKRITERIER NÆRMERE BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE Totalpris Kvalitet Side 2 av 12

3 1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: Teknisk etat Telefon nr.: Ulf Henriksen / Marianne Sætra anskaffelse@lorenskog.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Orientering om prosjektet Oppdragsgiver innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse i forbindelse med prosjektet Turn- og flerbrukshall på Kjenn. Anskaffelsen er en totalentreprise og valgt entreprenør skal arbeide videre ut ifra foreliggende grunnlagsmateriale. Avtalen vil være i henhold til NS 8407 med de endringer og tilføyelser som følger av avtaleformularet som er en del av dette konkurransegrunnlaget (vedlegg 1-1). 2.1 Generelt oppdragets omfang Prosjektet omfatter utvidelse av Kjennhallen med turn- og flerbrukshall. Tomten er smal og det er derfor valgt et konsept i form av et tilbygg til den eksisterende Kjennhallen. Hovedatkomst til Kjennhallen er via avkjørsel fra Mailandveien. Plassen vest for Kjennhallen som i dag benyttes til parkering vil kunne disponeres til riggområde. Riggområdet og innkjøringen vil medføre et grensesnitt mot naboer og skole i drift. Tomten har en svak helning mot sør fra folkebadet til Kjennhallen. Mellom nordveggen i hallen og folkebadet er avstanden ca. 10m. Tomten er regulert til formålet. Kommunen er hjemmelshaver til tomten. Utbyggingen anses som uproblematisk i forhold til byggetillatelser. Søknad om rammetillatelse er sendt inn. Prosjektet består av en turnhall (750 m2) og en inntilliggende flerbrukshall (384 m2). Adkomst og garderober skal være felles for turnhallen og Kjennhallen Turnhallen og flerbrukshallen skal benytte eksisterende hovedinngang til Kjennhallen samt benytte dagens garderober i Kjennhallen. Gulvet i turnhallen skal ligge på samme høyde som gulvet i Kjennhallen. Prosjektet vil få et generelt grensesnitt mot naboer og nærmiljø. Det er i denne sammenheng meget viktig at byggeplassen vil bli forskriftsmessig inngjerdet og at dette holdes i hevd under hele byggeperioden. Det må legges til rette for at Kjennhallen skal være i full drift i hele perioden. Kommunen har besluttet å gjennomføre prosjektet i 2 totalentrepriser hvor entreprise 1 omfatter omlegging av utvendig VA anlegg inklusive omlegging av fjernvarme anlegget. Entreprise 1 gjennomføres Side 3 av 12

4 sommeren 2015 og skal være avsluttet før entreprise 2 starter. Bakgrunnen for oppdelingen er i hovedsak å sikre at omlegging av VA og fjernvarmen utføres før vintersesongen Tilbyderen bør før tilbudsinnlevering besiktige eiendommen/byggeplassen, og gjøre seg godt kjent med stedlige forhold. Spesielt bør tilbyderen orientere seg i beskrivelse av grunnforhold, tekniske anlegg, bygningsmessige konstruksjoner og ledningsnett i grunnen, samt avstand til naboer, adkomstforhold etc. Alle forhold vedrørende arbeidsgjennomføring og fremdrift etter godkjent plan skal være innkalkulert i tilbudet. Merk tidspunkt for tilbudsbefaring i pkt 4.3. Det forutsettes at tilbyder gjør seg kjent med prosjektet og dets innhold, tomte- og adkomstforhold, forhold til offentlige myndigheter mv. og medtar i sine priser alle forhold som har priskonsekvens. Tilbyder skal utarbeide et komplett tilbud med de forutsetninger som konkurransegrunnlaget gir. Folkebadet Byggeområde Riggområde Fig. 1. Byggeområde og riggområde Side 4 av 12

5 Fig. 2. Kjennhallen sett mot nord. Fig.3. Område for turnhall sett fra øst. Kjennhallen til venstre 2.2 Formål Det er mål å øke interessen, samt å skape bedre muligheter for turn i kommunen. Kommunen har for få turnhaller / apparathaller i forhold til etterspørselen, og vil med dette prosjektet realisere en ren turnhall med tilliggende flerbrukshall som vil gi de beste muligheter for barn og ungdom i kommunen. 2.3 Regulering, gjeldende bestemmelser Tomten er regulert til formålet. Side 5 av 12

6 2.4 Naboer Tomten avgrenses av: ref. situasjonsplanen Tomtens begrensninger og tilliggende eiendommer er vist på situasjonsplanen Det forutsettes at valgt entreprenør varsler naboer om de særskilte forhold og ulemper som gjennomføring av prosjektet vil kunne medføre i god tid før arbeidene igangsettes. Byggearbeidene skal gjennomføres innenfor gjeldende støyforskrifter. 2.5 Terreng og grunnforhold Tomten er relativ flat med mindre stigning opp mot folkebadet. Det flate partiet mellom turnhallen og folkebadet skal fjernes for gi turnhallen det samme planum som Kjennhallen. I entreprise 1 er det i området opp mot Folkebadet lagt om rør og ledninger inkl. rør for fjernvarme. For øvrig vises det til vedlagte rapport fra grunnundersøkelser 2.6 Forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering, tilbud over kommunens estimater eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver tar også forbehold om byggetillatelse. 3 Regler/bestemmelser for gjennomføring av konkurransen 3.1 Generelle regler Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i to trinn med en forutgående kvalifisering i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Dette konkurransegrunnlag med vedlegg omhandler trinn 2. Dette konkurransegrunnlag sendes kun til leverandører som er prekvalifiserte i trinn1. Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 3.3 Fremdriftsplan Anskaffelsen planlegges gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Tidspunkt Utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsbefaring Side 6 av 12

7 Siste frist til å stille spørsmål Frist for å levere tilbud , kl Evaluering / forhandling Uke Innstilling på valg av leverandør Uke Karensperiode Uke 27/28-32 Kontraktsinngåelse Uke 33/34 Ferdigstillelse / overlevering av byggeprosjektet Fremdriftsplanen er tentativ. Se tidsfrister i vedlagt avtaleutkastet 4 Grunnlag for tilbudet 4.1 Konkurransegrunnlag - dokumentoversikt Konkurransegrunnlaget består av to hovedbolker, DEL 1 og DEL 2, der oppbygging er som følger: DEL 1: DEL 2: Konkurransebeskrivelsen (dette dokument) med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med vedlegg som angitt nedenfor: Vedlegg 1-1. Vedlegg 1-2. Avtaledokument NS8407 (ikke vedlagt) Kravspesifikasjonen med vedlegg som angitt nedenfor: Vedlegg 2-1. Fellesbestemmelser Vedlegg 2-2. Funksjonsbeskrivelser alle fag Vedlegg 2-3. Tegninger, inklusiv situasjonsplan Vedlegg 2-4. Prisskjema Vedlegg 2-5. Brannkonsept med tegninger Vedlegg 2-6. Grunnundersøkelser, inklusiv geoteknisk vurdering av fundamentering og gravearbeider Vedlegg 2-7. Akustiskrapport Vedlegg 2-8. Prosjektadministrative rutiner (PA-bok) Vedlegg 2-9. SHA-plan med vedlegg Vedlegg Rammetillatelse (ettersendes) Vedlegg Mal varsel fra entreprenør Vedlegg Mal krav om endringsordre Vedlegg Mal avviksmelding og -søknad Vedlegg Mal endringsforespørsel og -ordre Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller feilene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktperson for å få feilen rettet. Side 7 av 12

8 4.2 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 15/584", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen Svar på spørsmål vil bli sendt pr. e-post til alle som er invitert til å inngi tilbud fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis. 4.3 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring med samtlige leverandører den kl Oppmøte ved Kjennhallen. Adressen er: Mailandveien 22, 1470 Lørenskog. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte tilbyder. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Tilbuds-/prisskjema(er) skal være komplett utfylt, datert og undertegnet. Alle poster i tilbuds-/prisskjema skal være elektronisk utfylt. Liste over prosjekteringsgruppe og underentreprenører skal være utfylt. Side 8 av 12

9 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Flik 3. Flik 4. Flik 5. Kontaktdata (jf. mal i konkurransen) Tilbudsbrev Prisskjema Besvarelse av spesifikasjonen Sladdet utgave av tilbudet 5.3 Avvik og Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.4 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 5.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av prosjektet. 5.6 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Byggherre vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. 5.7 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i en (1) original og 1 kopi. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av søknaden i PDF format (helst i én fil). Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Side 9 av 12

10 Tilbudet skal leveres i lukket, nøytral forsendelse og merkes; Tilbud Anskaffelse 15/584, Turn- og flerbrukshall på Kjenn. Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, men kan ikke avgis per epost, telefaks el. Postadresse : Lørenskog kommune Leveringsadresse: Lørenskog kommune Enhet: Teknisk etat Enhet: Teknisk etat Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog Åpningstid: 8-16 (8-15 i perioden 10. mai - 3. oktober) 5.8 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. Feil! Fant ikke referansekilden., før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Kriterier Dokumentasjon % Pris Prisene vektlegges i prioritert rekkefølge hvor av totalpris tillegges vesentlig større vekt enn de øvrige Totalpris (inkl. ev. forbehold) Opsjoner Timepriser Påslag Utfylt prisskjema og tilbudsbrev Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev. Forbehold skal prises % Kvalitet Kriteriene under vektlegges i prioritert rekkefølge og tilbudt kompetanse tillegges CV for sentrale Side 10 av 12

11 størst vekt Her vektlegges blant annet: Tilbudt personell sin kompetanse og erfaring fra gjennomføring av tilsvarende oppdrag (erfaring fra tilsvarende prosjekt med idrettshall er en fordel)* medarbeidere i prosjektet: Prosjektleder Prosjekteringsleder Anleggsleder SHA-ansvarlig CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet) Totalentreprenørens forståelse av oppdraget Organisasjonsplan for oppdraget/prosjektet med angivelse av navn og funksjon Fremdriftsplan med beskrivelse som viser hvordan totalentreprenøren skal overholde de oppgitte tidsfrister. Planen skal være på et detaljnivå som viser at tilbyder har forstått omfanget av oppdraget. (Se absolutte frister i vedlagt avtaleutkast.) Beskrivelse av tilbyders system for ivaretakelse av SHA i byggefasen for dette prosjektet. Det skal bla.fremgå hvordan arbeidet skal gjennomføres og hvilke ressurser som skal benyttes og hvor mye tid som er avsatt til formålet. *Skifte av personell for utførelsen skal godkjennes av kommunen. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Ved skifte av personell plikter entreprenøren å erstatte vedkommende med alternativt personell med tilsvarende faglig kompetanse og erfaring. Eventuelle kostnader med skifte skal dekkes av entreprenøren. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. Side 11 av 12

12 6.1 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene Totalpris Ved Byggherres bedømmelse av totalpris legges følgende til grunn: Komplett utfylt og signert tilbudsskjema/prisskjema/prissammenstilling. Eventuelle krav om tillegg og prising av komponenter som tilbyder mener mangler i oppgitte poster, skal spesifiseres i eget skjema. Eventuelle forbehold som kan prises, legges til totalprisen. Forbehold som ikke kan prises, og som ikke medfører avvisning jf. FOA, vurderes skjønnsmessig. I tillegg vil pris for eventuelle opsjoner, oppgitte timepriser og påslagsprosenter bli vurdert. Summene som angitt i prisskjema vil bli omgjort til poeng, sammenlignet og vektet. Det benyttes følgende matematiske modell ved evalueringen av totalkostnaden: 1. Forholdsmessig metode uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 6 x Pb / Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris Kvalitet Vurderingen gjøres på grunnlag av den dokumentasjonen som følger tilbudet og sett i forhold til øvrige tilbydere. Beste tilbyder får 6 poeng og de øvrige tilbyderne forholdsmessig færre poeng, basert på en faglig skjønnsvurdering. De ulike punktene under kriteriet kvalitet vil bli vurdert, omgjort til poeng og vektet. Side 12 av 12