Beskrivelse av medvirkning i inneklima sammenheng

Transkript

1

2

3 Pålegg 1 4

4 Beskrivelse av medvirkning i inneklima sammenheng Systematisk: 1. Vernerunde foretas minst 1 gang i året. Ved behov, foretas flere. 2. Vernerunden gjennomføres av Rektor, Verneombud, byggdrift og BHT 3. Sjekkeliste HMS (Innsida/personalhåndbok/HMS og vernetjenester/sjekkeliste HMS miljøfaktorer) brukes med fokus på sjekkepunktene vedrørende inneklima. Sjekkelista tilpasses den enkelte arbeidsplass ut fra arbeidsplassens risikoforhold. 4. Funn vurderes mhp risiko, og det lages en prioritert handlingsplan med ansvar og tidsfrist ut ifra risikovurderingen. 5. Rapporten signeres av deltakere etter vernerunden 6. Byggdrift har ansvar for utbedring av mangler etter oppsatt plan. Løpende: I 2012 ble det avholdt møte mellom byggdrift og enhetsleder/rektor. Møtet ble avholdt for å kartlegge diverse behov, ansvarsfordeling og styrke samarbeid og ha fokus på kommunikasjon. Agenda var utenomhus, brann, sikring, renhold, helpdesk og vedlikehold. Møtene vil bli avholdt hvert år. Til årets møte vil byggdrift be om at enhetsledere ser på egne behov/ønsker om eventuell utvikling/vedlikehold. Dette vil da bli vurdert sammen med planene som byggdrift har lagt opp til og vil være tema på de årlige møtene. Alle henvendelser i forbindelse med FDV blir i dag meldt via Helpdesk. Dvs at skolen melder sine behov inn i FDV systemet hos byggdrift via (intern mail). Alle meldte behov blir da automatisk registrert og det blir utført tiltak av driftstekniker (eventuelt av eksterne). Etter at tiltak er utført blir jobben lukket og er da registrert i FDV-systemet som utført. Brukerne kan også melde inn behov om varme, utvidet drift via byggteknisk mail. Her vil det alltid være driftspersonell som ivaretar ønsker om endringer eller feil på varme/ventilasjonsanlegg. Adresse: Rådhusplassen 2 Pb 173, 8601 Mo i Rana Telefon: Sentralbordet Servicetorget Telefax: E-post: postmottak@rana.kommune.no Internett: Org.nr: Bankgiro:

5 Årshjul for HMS-aktivitet: Mnd Hva Hvem Ansvarlig Aug Info om byggets alarm Alle ansatte Rektor/Driftsteknikker Info om HMS arbeid og Alle ansatte VO/ Rektor VO rolle. Brannrunde Alle ansatte Rektor Valg av tillitsvalgte. Medlemmer i forbundet Styret i klubben Valg av elever til elevråd Kontaktlærere Sept/Okt Vernegruppemøte og Medlemmer i Rektor vernerunde. vernegruppe Gjennomgang av VO, tillitsvalgte og rektor Rektor sykefraværsstatistikk. Kartlegge behovet for 40 VO Rektor timers HMS kurs Konstituering av SU/SMU Medlemmer i SU/SMU Rektor Februar Gjennomgang av sykefraværsstatistikk. VO, tillitsvalgte og rektor Rektor Mars (1 g/år) April Juni Brannvernrunde Gjennomgå rapport vernerunde. Vernegruppe møte og vernerunde Innlevering årsrapport Valg av klassekontakter Valg av verneombud for neste skoleår. Evaluere skoleårets HMSmål. Fastsette HMS mål for neste skoleår. Kommunal brannvernleder, VO, BVK, driftsteknikker, rektor VO, driftsteknikker og rektor Medlemmer i vernegruppe Alle ansatte Vo, rektor Brannvernkontor Rektor Rektor Kontaktlærer Rektor Rektor Se kap. 9A i Opplæringsloven: html I tillegg kommer månedlige møter mellom VO og rektor. MEDLEMMER: Vernegruppe: Verneombud, tillitsvalgte for lærere og assistenter, driftsteknikker, representant for renholdere og rektor. SU/SMU: To lærerrepresentanter, SFO-leder, Elevrådsleder og nestleder i elevrådet, To foreldrerepresentanter(leder og styremedlem i FAU), politisk representant

6 Mo i Rana Skolesjef. Hovedverneombud. Byggdrift

7 Risikovurdering for: Gruben barneskole Dato: Sett inn kryss i hvert fagfelt for hver horisontale linje Sannsynlighet Kan skje Konsekvens Kan føre til Multipliser tallene over kryssene og før sammen opp under produkt Til slutt prioriteres under høyeste produktverdi. (Se de to eksemplene) Arbeid og forhold i virksomheten som kan medføre risiko (farer og problemer): Har skjedd flere ganger Har skjedd Tenkelig Kritisk skade (død) Varig skade Forbigående skade Produkt Prioritet Stearinlys x x 2 1 Stekeovner SFO/heimkunnskap x x 1 2 Svipenn sløyden x x 1 2 Tørkeskap SFO x x 1 2 Varmeovner x x 1 2 Kaffetrakter/vannkoker x x 2 1 Slengledninger PC x x 2 1 Vannmangel x x 4 1 Strømmangel x x 3 2 Blokkering av tilgang til vannkum på parkeringsplass x x 2 2 Ulåste vaskeskap med rengjøringsmidler x x 1 1 Umerkede flasker med rengjøringsmidler x x 1 1 Usikrede vinduer x x 1 1 Punkterte vinduer x x 4 2 Feil på ventilasjonsanlegg x x a) Risikovurdering og handlingsplan Gruben BS.doc Side 1 av 2

8 Risikovurdering for: Gruben barneskole Dato: Handlingsplan: En handlingsplan skal være skriftlig og inneholde hva som skal gjøres, av hvem og når. Planen skal sikre at tiltakene blir gjennomført til avtalt tid. Derfor må en person få ansvar for å følge opp planen og sørge for at tidsfrister overholdes. Virksomhet: SKOLE Deltatt i utarbeidelse: Inspektør, driftsteknikker og verneombud. Dato: Plan gjelder for perioden: 2012/2014 Forhold som kan medføre risiko Stearinlys Stekeovner SFO/ heimkunnskap Tiltak Enhver som tenner lys er ansvarlig for slukking. Påse at stearinlys står langt fra brennbart materiell. Montere tidsbryter Frist for gjennomføring Alltid Skoleåret 2012/2013 Ansvarlig for gjennomføring Alle BA Kvittering for gjennomføring Svipenn sløyden Benyttes på fast og ikke brennbar plass Våren 2013 Sløydlærer Tørkeskap SFO Tidsbryter Skoleåret BA 2012/2013 Varmeovner Deksel Skoleåret BA 2012/2013 Kaffetrakter/vannkoker Tidsbryter Skoleåret BA 2012/2013 Slengledning PC Fastmonterte kontakter? BA til PC Vannmangel Kortvarig: ingen tiltak Alltid BA Langvarig: skolen må stenges. Strømmangel Kortvarig: ingen tiltak Alltid BA Langvarig: skolen må stenges. Blokkering av tilgang til Markere tillatt Skoleåret BA vannkum. parkeringsområde. 2012/2013 Ulåste vaskeskap med Låses umiddelbart og Umiddelbart Rengjøringspersonalet. rengjøringsmidler nye rutiner innføres Umerkede flasker med Merkes og det henges Umiddelbart Rengjøringspersonalet. rengjøringsmidler opp oversikt over innhold og tiltak ved inntak. Usikrede vinduer Sikring monteres Umiddelbart BA umiddelbart Punkterte vinduer Vinduer byttes ut. Skoleåret BA 2013/2014 Feil på ventilasjonsanlegg Repareres/ byttes ut Snarest etter hendelse. BA a) Risikovurdering og handlingsplan Gruben BS.doc Side 2 av 2

9 Enkel risikovurdering fra kartlegging til tiltak

10

11

12 Pålegg 5

13 Internkontroll HMS. Status og plan for På overordnet plan: 1. Plan for HMS kurs (VO 4o t) vår og høst 2013 (v/stamina HOT) 2. Kurs for toppledelsen/arbeidsgiver Høst 2013 (endelig dato ikke avklart) 3. Elektronisk HMS system - Rana kommune skal i løpet av 2013 anskaffe et elektronisk, overordnet avvikssystem. Leverandør ikke valgt p.d.d 4. Revisjon av IK-håndboka. Arbeidsgruppe etablert. Arbeidet med dokumet sluttført høst Vedlagt informasjon beskriver mandat og foreløpig utkast. Gjennomgang av internkontroll ved den enkelte skole og hvordan VO medvirker. Årshjul for HMS-aktivitet: Mnd Hva Hvem Ansvarlig Aug Info om byggets alarm Alle ansatte Rektor/Driftsteknikker Info om HMS arbeid og VO Alle ansatte VO/ Rektor rolle. Brannrunde Alle ansatte Driftsteknikker Valg av tillitsvalgte. Medlemmer i forbundet Styret i klubben Valg av elever til elevråd Kontaktlærere Sept/Okt Vernegruppemøte og Medlemmer i vernegruppe Rektor vernerunde. Gjennomgang av VO, tillitsvalgte og rektor Rektor sykefraværsstatistikk. Kartlegge behovet for 40 VO Rektor timers HMS kurs Konstituering av SU/SMU Medlemmer i SU/SMU Rektor Februar Gjennomgang av VO, tillitsvalgte og rektor Rektor sykefraværsstatistikk. Brannvernrunde Driftsteknikker, Rektor, Brannvern Brannvern Mars Brannvernrunde Kommunal brannvernleder, VO, driftsteknikker, rektor Kommunal brannvernleder Gjennomgå rapport VO, driftsteknikker og rektor Rektor vernerunde. April Vernegruppe møte og Medlemmer i vernegruppe Rektor vernerunde Innlevering årsrapport Valg av klassekontakter Kontaktlærer Juni Valg av verneombud for Alle ansatte Rektor

14 neste skoleår. Evaluere skoleårets HMSmål. Fastsette HMS mål for neste skoleår. Vo, rektor Rektor

15 Arbeidsgruppen for Internkontroll HMS RETNINGSLINJER FOR HMS I RANA KOMMUNE ARBEIDSGRUPPAS MANDAT Rana kommune ved Rådmannen har nedsatt en administrativ arbeidsgruppe bestående av hovedverneombudet (HVO), og representanter fra våre produksjonsavdelinger med følgende medlemmer: - Ulla Myhre Servicetjenester - Roar Høiberg Personal (leder av arb.gruppe) - Ståle Krokstrand Skole - Monica Karlseng Omsorg - Kirsti Indrebø Barnehage - John Gunnar Halse Teknisk - Morten Forslund Helse & Sosial - Cathrine Fagerdal HVO Etter en gjennomgang med Rådmannens ledergruppe, er det utarbeidet følgende mandat for gruppens arbeid: Arbeidsgruppen skal gjennomføre en revisjon/ omstrukturering av Rana kommunes internkontrollhåndbok innen HMS, overordnet del med arbeidstittel: «Retningslinjer for HMS i Rana kommune Del A Generell del» med henblikk på gjøre dokumentet enkelt, konkret og brukervennlig. Intensjonen med Retningslinjene(DEL A,) er å etablere et viktig overordnet verktøy og oppslagsverk i Rana kommunes arbeid med forebyggende HMS arbeid, som innfrir de krav gitt i medhold av Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (best.nr 544), og Arbeidsmiljøloven (AML). Arbeidsgruppen skal gjennomgå et foreløpig utkast til ny internkontrollhåndbok, Jf arbeidstittel «Retningslinjer for HMS i Rana kommune Del A Generell del» Arbeidet vil omfatte: - Vurdere oppbygning og struktur(jf. Utkast). - Vurdere kvalitet og innhold på eksisterende og forslag til nye rutiner (Jf. Utkast) - Foreslå og bli enige om eventuelle endringer (Jf. Utkast). - Implementering i organisasjonen (opplæring) - Fremtidig organisering - Kontrolltiltak hvordan fung. Verktøyet i praksis? Adresse: Rådhusplassen 2 Pb 173, 8601 Mo i Rana Telefon: Sentralbordet Servicetorget Telefax: E-post: postmottak@rana.kommune.no Internett: Org.nr: Bankgiro:

16 Revidering av Hms-retningslinjer i Rana Kommune Nå starter Rana Kommune opp med en jobb, der vi reviderer retningslinjer for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i kommunen. På bakgrunn av krav i arbeidsmiljøloven og interkontroll forskriften skal en hver virksomhet ha systemer for HMS arbeid, og Hms-arbeidet med dette skal skje regelmessig. Rana Kommune ønsker å fokusere på hms- arbeid. Det er derfor og så startet opp et prosjekt, Helse, miljø og trivsel. Der det fokuseres på temaer som kontinuerlig hms-arbeid og utvikling av en organisasjonskultur som fremmer nærver, trivsel og kvalitet. Som et ledd i dette arbeidet vil vi at ledelsen og ansatte skal bidrar med utvikle gode systemer. Derfor kommer nå et utkast til første del i dokumentet, Hms retningslinjer. Vi ber dere om innspill i forhold til om dette er et dokument som er lettfattelig og gjennomførbart. Slik at virksomheten kan bruke dette aktivt. Vi ønsker at innspill om forslag til forbedring og andre kloke betraktninger. Mvh Arbeidsgruppa.

17 Pålegg 6

18 Revidering av Hms-retningslinjer i Rana Kommune Nå starter Rana Kommune opp med en jobb, der vi reviderer retningslinjer for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i kommunen. På bakgrunn av krav i arbeidsmiljøloven og interkontroll forskriften skal en hver virksomhet ha systemer for HMS arbeid, og Hms-arbeidet med dette skal skje regelmessig. Rana Kommune ønsker å fokusere på hms- arbeid. Det er derfor og så startet opp et prosjekt, Helse, miljø og trivsel. Der det fokuseres på temaer som kontinuerlig hms-arbeid og utvikling av en organisasjonskultur som fremmer nærver, trivsel og kvalitet. Som et ledd i dette arbeidet vil vi at ledelsen og ansatte skal bidrar med utvikle gode systemer. Derfor kommer nå et utkast til første del i dokumentet, Hms retningslinjer. Vi ber dere om innspill i forhold til om dette er et dokument som er lettfattelig og gjennomførbart. Slik at virksomheten kan bruke dette aktivt. Vi ønsker at innspill om forslag til forbedring og andre kloke betraktninger. Mvh Arbeidsgruppa.

19 HMS / AVVIK FLYTSKJEMA FOR MELDING OG BEHANDLING AV AVVIK Avvik avdekkes av en ansatt (avviksmelder). Avviksmelder fyller ut skjema AVVIKSMELDING. (1) Avviket lukkes. (2)(3) eller Avvik avdekkes ved vernerunde, risikoanalyse el.l. Gjør eventuelle strakstiltak og/eller fiks problemet her og nå! Avd. /sektorleder fører AVVIKS PROTOKOLL, behandlerr avviket eller sender videre. (2)(3) (1) Leveres nærmeste overordnede leder og orientering/kopi til VO. (2) Husk tilbakemelding til avviksmelder og VO! (3) Husk ajourføring av avviksmelding og protokoll! Avd. /sektorleder lager HMS FORBEDRINGSPLAN, behandlerr avviket eller sender videre. (3) Enhetsleder behandler avviket, eller sender videre til rådmann. og Rådmann behandler avviket, eller sender Rådmann skriver HMS RAPPORT til AMU Enhetsleder skriver HMS RAPPORT til rådmann Avd. /sektorleder skriver HMS RAPPORT til enhetsleder videre til politisk organ. 2 ganger pr år. 2 ganger pr år. 2 ganger pr år. Politisk organ behandler avviket. Send kopi ti HVO. l Versjon desember 2012

20 4.4 Håndtering av avvik og uønskede hendelser Formål Formålet med avviksrutinen er å kontinuerlig forbedre kvaliteten på våre tjenester og å sikre godt HMS-arbeid. Ved å registrere avvik og behandle disse på en relevant måte, ønsker vi å oppnå et bedre arbeidsmiljø både på kortere og lengre sikt. Merknad [HR1]: Denne er under revisjon av arbeidsgruppa som skal revidere overordnet retningslinjer for HMS og deriblant implementere dette i organisasjonen. Denne vil bli gjenstand for bred medvirkning ( se dok arbeidsgruppa HMS) Målet for avviksbehandlingen er å få ordnet opp i avviket, dvs. lukket avviket, på best mulig måte. Men det er ikke alltid hensiktsmessig å bruke avvikssystemet for å ordne opp i ting. Det kan være bedre å bare å ordne forholdet her og nå! Hver enkelt ansatt må vurdere hva som er mest hensiktsmessig. (se også «Flytskjema for melding og behandling av avvik».) Ansvar Alle ansatte i xxxxx kommune har plikt til å melde avvik. (jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3) Alle ledere med personalansvar plikter å motta og behandle avviksmeldinger. Rådmannen har som øverste ansvarlig for kommunens virksomhet ansvar for HMS-arbeidet, herunder avvikssystemet. Avvikssaker, jf definisjon under, skal tas opp skriftlig ved å bruke kommunens avviksskjema(link). (avviksystem )LINK Saker av mindre betydning som tas opp muntlig og ordnes nærmest på «stedet», registreres ikke med mindre den ansatte selv ønsker det. Hva er et avvik? Definisjoner: Avvik: - Brudd på lov eller forskrift eller interne styrende retningslinjer eller rutiner Uønsket hendelse: - Hendelse/forhold som den enkelte oppfatter som uønsket, som samtidig er knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Når en ansatt avdekker et avvik skal avviksmelding (skjema) fylles ut og leveres. Med dette får den ansatte status som avviksmelder. Avvik kan ha ulike alvorlighetsgrader, fra noe som bør forbedres - til katastrofalt. Eksempler på avvik: Fysiske arbeidsforhold; feil på utstyr eller materiell, hygieniske forhold, feil ved lokaler, feil på sikkerhetsutstyr, manglende bruk av sikkerhetsutstyr, manglende opplæring, uhell og nestenuhell, uskikkede kolleger, vold, belastningsfare, støy, mm Psykososiale arbeidsforhold; mobbing, trusler, tidspress, manglede opplæring, konflikter, mangelfull informasjon, utydelig ledelse, stressfaktorer, mm Organisatoriske arbeidsforhold; mangel av rutiner og prosedyrer, mangelfulle informasjonskanaler, dårlig personalpolitikk, uavklarte ansvarsforhold, mm Ytre miljø; feil håndtering av avfall, utendørs støy, forurensning til naturen, mm

21 NB: Noen ganger, når det gjelder organisatoriske- eller psykososiale «avvik», er det mer hensiktsmessig å bruke kommunens «Rutiner for varsling». Når en ansatt avdekker et avvik Avviksmelder skal: 1. Gjøre nødvendig strakstiltak for om mulig å avverge ytterligere fare eller skade. 2. Fylle ut skjema for avviksmelding og levere til nærmeste overordnede leder. Om nødvendig søke hjelp for å fylle ut skjemaet. 3. Melde fra til nærmeste overordnede leder og lokalt verneombud. Verneombudet kan få kopi av avviksmeldingen. Behandling av avvik Nærmeste overordnede leder skal: 1. Ved mottak av avviksmelding, sjekke om skjemaet er riktig utfylt og eventuelt hjelpe avviksmelder med utfyllingen. 2. Registrere avviket i avviksprotokollen. 3. Vurdere avviket/avviksmeldingen og behandle dette på relevant måte, gjerne sammen med verneombudet. 4. Om nødvendig lage en HMS-forbedringsplan, gjerne sammen med verneombudet. Hovedregelen er at avviket bør behandles og lukkes på det samme organisatoriske nivå som avviket ble avdekket på. 5. Gi avviksmelder og verneombud tilbakemelding om saksgangen innen to uker. 6. Bringe avviksmeldingen til neste ledernivå, dersom saken ikke lar seg løse på avdelings- /sektornivå. 7. Registrere i avviksprotokollen om/når avvik er løst (lukket) eller sendt til neste ledernivå. 8. Sende HMS-rapport (inkl. kopi av avviksprotokoll og HMS-forbedringsplan) til enhetsleder 2 ganger årlig. Rådmann fastsetter frister. 9. Sørge for at avviksmeldinger og avviksprotokoll er tilgjengelig for ansatte i verneområdet og tilsynsmyndigheter. Enhetsleder skal: 1. Behandle eller løse avvik som bringes fra avdeling/sektor. 2. Bringe avvik til rådmannsnivå dersom det ikke lar seg løse på enhetsnivå. 3. Sende HMS-rapport (inkl. avviksbehandlinger) til rådmann og hovedverneombud 2 ganger årlig. Rådmann fastsetter frister. Dokumentasjon Det inngår også i avviksrutinen at avviksbehandlingen skal dokumenteres ved at det føres avviksprotokoll, det lages HMS-forbedringsplan og at det sendes HMS-rapporter 2 ganger pr år. «Avviksmelding» Standardskjema. Papirskjemaer skal være lett tilgjengelig for alle ansatte på alle avdelinger. Avviksmelder får om nødvendig hjelp av avdelingsleder eller VO til utfylling. Utfylt skjema leveres til nærmeste overordnede. Hvert avvik får sitt interne saksnummer som skal følge saken til den er lukket. Skjema under behandling arkiveres tilgjengelig for de ansatte (HMS-perm). Når avvik er lukket, registreres det på avviksskjema.

22 Avviksskjemaer skal arkiveres for eventuelle klager og tilsyn. «Avviksprotokoll» Standardskjema. Her registreres alle avvik - både fra avviksskjema, vernerunder og risikoanalyser. Hvert avvik får sitt interne saksnummer som skal følge saken til den er lukket. Avviksprotokollen skal være lett tilgjengelig for interesserte. Avviksprotokollen ajourføres med avvikets behandlingsgang. «HMS-forbedringsplan» Ikke standardformat; avdelings-/sektorleder lager sitt eget oppsett. Forbedringsplanen er avdelings-/sektorleder og verneombuds verktøy for å få gjort noe med avvikene. Planen skal inneholde: Internt saksnummer, hva som skal gjøres med avviket, tidsfrist, ansvarsforhold, økonomiske forhold, HMS-forbedringsplanen og avviksprotokollen er grunnlag for halvårs HMS-rapport til enhetsleder. «HMS-rapporter» HMS-rapporter sendes fra avdelings-/sektornivå til enhetsnivå, fra enhetsnivå til rådmann og fra rådmann til AMU, hvert halvår. Rådmann fastsetter frister. Ikke standardformat; lederne lager sitt eget oppsett. Rapportene skal inneholde avdelingens HMS-arbeid siste halvår, herunder avviksbehandlingen. Ved HMS-rapporten fra avdelingsnivå skal kopi av avdelingens avviksprotokoll og HMSforbedringsplan legges ved hver gang. Det skal gis tilsvar på rapportene. Rapporter og tilsvar skal arkiveres. Hovedverneombudet skal ha kopi av rapportene som sendes til rådmann. Om avvikssystemet i xxxxx kommune Avvikssystemet består av «Avviksrutinen» (4 sider), «Flytskjema for melding og behandling av avvik», skjema «Avviksmelding» og skjema «Avviksprotokoll». Dokumenter og skjemaer kan skrives ut fra xxxxxxx kommunenes interne nettside «Arena». I henhold til «Internkontroll for xxxxxx kommune/hovedhåndboka/kapittel 10» skal HMSdokumenter oppbevares i 3 år i verneområdet og 10 år i sentralarkivet. Denne versjonen av avvikssystemet er revidert i desember 2012 (merket «Versjon desember 2012») og er en revisjon av «Internkontroll for xxxxxx kommune/hovedhåndboka/kapittel 9» Figur 1. Fremgangsmåte ved avviksrapportering. Merknad [HR2]: Flytskjema skal inn på denne siden