FORMANNSKAPET Møtested: Møtedato: Kl. Kommunestyresalen, Møteinnkalling

Transkript

1 FRØYA KOMMUNE FORMANNSKAPET Møtested: Møtedato: Kl. Kommunestyresalen, Frøya herredshus Møteinnkalling Saksliste Medlemmene innkalles herved til overnevnte møte. Forfall må straks meldes til informasjonen, Tlf eller til Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Kl Kl Kl Kunskapsløft Frøya innføring v/seniorrådgiver Sigbjørn Hellevik Tema kultur Oppstart på en strategisk kulturplan v/knut Arne Strømøy Sterategisk Næringsplan v/jon Birger Johnsen Sakliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 62/12 12/452 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /12 12/457 KUNNSKAPSLØFT FRØYA - INNFORMASJON OG FORSLAG TIL INNFASING 64/12 09/ GANGS BEHANDLING AV STRATEGISK NÆRINGSPLAN FOR FRØYA KOMMUNE /12 12/259 KOMMUNALT NÆRINGSFOND - KRITERIER OG SATSNINGSOMRÅDER 66/12 11/90 KLAGE PÅ SAKSGANG OG FORMANNSKAPETS BEHANDLING AV INNKOMNE SØKNADER OM FESTIVALSTØTTE 67/12 12/398 NYTT INNKJØPSREGLEMENT OG NYE RUTINER FOR INNKJØP 68/12 08/1356 FRØYA KOMMUNE AVSLUTTER I KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET 69/12 10/1112 KJØP AV EIENDOMMENE GNR. 9, BNR. 9 OG GNR. 9, BNR. 135, FREDTUN MED TILLEGGSGRUNN 70/12 12/456 OPPNEVNING AV 17.MAI KOMITÉ /12 12/453 ORDFØRERENS ORIENTERING

2 72/12 08/147 Unntatt offentleg innsyn (Ofl) SØKNAD OM BILLIGHETSERSTATNING (Saken blir lagt fram i møte) Tilleggssak: TOMT TOMMY RODAHL (Saken er under utarbeidelse og blir lagt fram i møte) Sistranda, Berit Flåmo Ordfører Frida Hanø Kvingedal Sekretær Saksdokumentene er lagt ut til offentlig ettersyn på følgende steder: Frøya herredshus, Melding til medlemmene: Det bes om at spørsmål som ønskes besvart under møtet må være overlevert ordfører/leder med kopi til politisk sekretariat senest 1 uke før møtet, fortrinnsvis på e-post. Dette med bakgrunn i en mer effektiv møteavvikling. Ap og Høyre har anledning til gruppemøte på møtedagen, kl i møterom teknisk. Borgelig gruppe har anledning til gruppemøte på møtedagen, kl i møterom B

3 Saknr: 62/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Frida Hanø Kvingedal Arkivsaksnr: 12/452 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 62/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 62/12 Formannskapet GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte

4 Saknr: 63/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Ole Henrik Fjørstad Arkivsaksnr: 12/457 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 63/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 63/12 Formannskapet / Kommunestyret KUNNSKAPSLØFT FRØYA - INNFORMASJON OG FORSLAG TIL INNFASING Innstilling: 1. Formannskapet er innforstått med at utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet Kunnskapsløft Frøya er under utprøving i oppvekstsektoren, og tar for øvrig rådmannens informasjon om systemet til orientering. 2. Formannskapet tar til orientering at formålet med utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet er økt resultatkvalitet gjennom forsterket fokus på sentrale områder i tjenesteproduksjonen, og at innretningen forutsettes å gi mer tid til brukerrettet innsats i virksomhetene. 3. Formannskapet ønsker at plansystemet skal søkes tatt i bruk i alle brukerrelaterte sektorer, og være fullt ut implementert innen utgangen av Formannskapet, som hovedutvalg for kultur, ber rådmannen utarbeide et tilsvarende styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring i kultursektoren for snarlig behandling. Vedlegg: Kunnskapsløft Frøya styringsdokument for oppvekst datert (B2-utgaven). Saksopplysninger: Politiske vedtak og involveringer: I orienteringssak om Kunnskapsløft Frøyaskolen gjorde kommunestyret i møte (sak 147/11) slikt enstemmig vedtak: Kommunestyret tar rådmannens informasjon til orientering. Kommunestyret er av den oppfatning at det er et spennende, viktig og nødvendig arbeid rådmannen har startet på som utvalget ønsker å være tett på i tiden framover. Hovedutvalg for drift ble første gang orientert om utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet i møte Kommunestyret er senest gitt orientering om programmet , i forbindelse med informasjon og drøftinger knyttet til andre fase av Skole- og kommuneutviklingsprosjektet SKUP. Kommunestyret har ved inngåelse av avtale om deltakelse i SKUP-prosjektet forutsatt at kommunens eget utviklings- og kvalitetssikringsprogram (Kunnskapsløftet) skal være ett av flere tiltak for å bedre resultatene i skolen.

5 Saknr: 63/12 Hovedutvalg for drift tok i møte /sak 10/12 rådmannens informasjon om programstatus og veien videre, til orientering. Hovedpunktene kan kort oppsummeres slik: Papirutgaven av styringsdokumentet for oppvekstsektoren er ferdig, og implementering i kommunens planverk har tatt til med sikte på innføringsåret Rådmannen har tatt initiativ til digitalisering av programmet. Dette vil forenkle bruken av systemet vesentlig både når det gjelder innlegging av data og uttrekk av informasjon til bruk i utviklings- og internkontrollsammenheng. Systemet må etter rådmannens oppfatning videreutvikles til også å gjelde kommunens øvrige tjenesteområder. Kunnskapsløft Frøya i oppvekstsektoren - et utviklings- og kvalitetssikringsprogram Kunnskapsløft Frøyaskolen er nå gitt betegnelsen Kunnskapsløft Frøya som en konsekvens både av at barnehagene er trukket inn i Kunnskapsløftet, og av rådmannens ønske om å tilpasse systemet til kommunens øvrige sektorer. Kommunestyrets overnevnte vedtak av var basert på følge informasjon: 1. Kunnskapsløftet er rådmannens initiativ for å skape en bedre grunnskole for alle barn på Frøya. 2. Systemet er et overordnet prosessorientert kvalitetsutviklings- og internkontrollprogram som forutsettes å ta inn i seg kommunens øvrige utviklingsarbeid i sektoren. Programmet skal således innebære en tydelig forenkling av skolenes utviklingsrealterte planarbeid. 3. Kunnskapsløftet som er utviklet i nært samarbeid med sektorens virksomhetsledere, er et styringsverktøy for et vedvarende forbedringsarbeid. Systemet forutsetter optimal medvirkning blant de ansatte basert på følgende innholdselementer: Kommunens oppvekstrelaterte målsettinger i gjeldende kommuneplaner Et omforent og akseptert verdigrunnlag Et utviklingsorientert hovedfokus på læring, læringsmiljø, ressursstyring og internkontroll Et rullerende prosessorientert system for utvikling i virksomheten. Programmet inneholder bl.a.: Styringsdokument med årshjulsrelatert kvalitetssløyfe for utviklingsplanlegging, ressursplanlegging, tilstands- og systemvurdering (herunder internkontroll/bms), styringsdialog og opplegg for politisk skoledebatt System for lederavtaler, kompetanseplaner, serviceavtaler, årsmeldinger og lignende som element i styringsdokumentets utviklings- og internkontrolldeler [så vidt påbegynt] Styringsdokumentet som utgjør hovedelementet i programmet, vil i seg selv være et forståelses- og motivasjonsverktøy for ansatte, politikere og foreldre knyttet til nødvendigheten av et kontinuerlig forbedringsarbeid. Kunnskapsløft Frøya i oppvekstsektoren håndtering av politiske føringer og vedtak Rådmannen utarbeider sitt forslag til politiske føringer for utviklings- og kvalitetssikring etter samråd med virksomhetslederne basert på styringsdokumentets innhold hva gjelder:. Tilstandsanalysen (oppvekst) basert på: o Utdanningsdirektoratets ståstedsanalyse hva gjelder læring o Læringsresultat med bakgrunnsinformasjon fra Skoleporten (skolene) og Barnehageundersøkelsen i bedrekommune.no (barnehagene) o Læringsmiljøet basert på Elevundersøkelsen (skolene) / Barnehageundersøkelsen i bedrekommune.no (barnehagene), o Internkontrollresultat (Balansert målstyring) basert på økonomihåndtering, avviksnivå, sykefraværsoversikt, brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse. Rådmannens styringsdialog med virksomhetene etter et fastlagt program.

6 Saknr: 63/12 Hovedutvalget drøfter tilstanden i oppvekstssektoren med utgangspunkt hovedsakelig i styringsdokumentet for utviklings- og kvalitetssikring. De påfølgende politiske føringene skal inneholde mål (ikke tiltak) for hvert av fokusområdene: Læring, læringsmiljø, kvalitetssikring; kanskje også for ressursanvendelse. Det politiske vedtaket, enten det er i samsvar med rådmannens forslag, eller er gitt andre politiske føringer, vil i all hovedsak bli håndtert slik:. Den enkelte virksomhet (alle ansatte og tillitsvalgte) drøfter de politiske målsettingene, og virksomhetsleder utvikler på dette grunnlag en lokal utviklingsplan med mål og kjennetegn på måloppnåelse for innsending til rådmannen innen 1.februar. Rådmannen kan også selv velge felles satsningsområde for virksomhetene. Det er poeng at det innenfor hvert fokusområde kun utarbeides et par-tre mål. Med bakgrunn i valgte satsningsområder i utviklingsplanen, vil virksomhetene utarbeide en ressursanalyse hvor det kan gis signal til rådmannen om behov for endret ressursbruk (innen samme ramme), og/eller endret ressursbehov.. Når den elektroniske løsningen er på plass vil arbeidet med styringsdokumentet, informasjonsflyt etc. bli vesentlig forenklet Kunnskapsløft Frøya i andre brukerrelaterte sektorer Som nevnt ovenfor var Kunnskapsløft Frøya i utgangspunktet et utviklings- og kvalitetssikringsprogram med formål å bedre skoleresultatene i grunnkolen gjennom et forenklet, tidssparende og spisset plansystem med fotfeste i skolens personale. Med utgangspunkt i kommunens satsing på oppvekstsentra, og med basis i barnehagenes naturlige deltakelse i et utviklings- og kvalitetssikringsprogram for tjenester innrettet mot barn, ble barnehagene ganske fort trukket inn i arbeidet med utvikling og anvendelse av systemet. Virksomheten kultur har senere meldt sin interesse for Kunnskapsløft Frøya med utgangspunkt både i programmets plansystem, og med tanke på kultursektorens betydning for folkehelse generelt og for barn og unges oppvekstvilkår spesielt. Både kulturskolen og biblioteket vil gjennom egne satsninger kunne ha innvirkning på resultatoppnåelsen i skolene og barnehagene. Rådmannen har som konsekvens i gangsatt et arbeid med prøve å tilpasse styringsdokumentet for oppvekst til et styringsdokument for kultur. Dersom Formannskapet mener at det nye plansystemet som er under utprøving i oppvekstsektoren, skal videreutvikles for de øvrige sektorene, kan Formannskapet, som hovedutvalg for kultur, vil få seg forelagt et styringsdokument for kultur til snarlig behandling. Før dette skjer bør Formannskapet ha vedtatt utviklingsmål for sektoren. Rådmannen mener at det nye plansystemet etter hvert må tilpasses samtlige brukerrelaterte sektorer, men innser at et slikt innovasjonsarbeid vil ta noe tid, ikke minst siden et vellykket resultat vil kreve god forankring blant sektorenes ansatte. Dette vil som eksempel i praksis medføre at utviklingsplaner og virksomhetsplaner vil leve side om side over en periode. Kunnskapsløft Frøya utprøving og innfasing Kunnskapsløft Frøya er som kjent under utprøving i oppvekstsektoren. Med bakgrunn i systemets egenart vil utprøvingsperioden ha en varighet på ett år, og således være avsluttet ved årsskiftet 2012/13. Som planutvalg kan Formannskapet avvente videre utprøving/innfasing inntil utprøvingen i oppvekstsektoren er fullført, eller allerede nå gjøre et intensjonsvedtak om at systemet skal søkes tatt i bruk i samtlige brukerrelaterte sektorer. Dersom Formannskapet ønsker at utviklings- og kvalitetssikringssystemet skal tas i bruk i kommunen på generell basis slik rådmannen foreslår, ser innfasingen i dag slik ut: Styringssystemet for utvikling og kvalitetssikring vil - slik programmet er bygget opp - ha en innfasingsperiode på ett år. I denne perioden vil systemet være gjenstand for spesiell oppfølging med tanke på forbedringer. Oppvekstsektoren er som nevnt i en innkjøringsfase for utprøving. Innkjøringsfasen vil vare ut Hovedutvalg for drift håndterer innfasing av styringssystem i oppvekstsektoren. Kultursektoren forventes å kunne ta i bruk styringssystemet i løpet av våren Formannskapet vil som hovedutvalg for kultur, håndtere systeminnfasingen. Innfasingsperioden bør etter hvert kunne skje parallelt med oppvekstsektoren.

7 Saknr: 63/12 Rådmannen vil etter hvert involvere de øvrige sektorene og gi informasjon om fremdriften underveis. Det antas i dag at systemet bør kunne være fullt ut operativt for samtlige brukerrelaterte sektorer i løpet av Rådmannen innser at digitalisering av systemet vil kunne få innvirkning på denne foreløpige implementeringsplanen.

8 Saknr: 64/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Jon Birger Johnsen Arkivsaksnr: 09/259 Arkivkode: 143 U01 Møtebok Sak nr: 64/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 64/12 Formannskapet GANGS BEHANDLING AV STRATEGISK NÆRINGSPLAN FOR FRØYA KOMMUNE Forslag til vedtak: 1. Formannskapet vedtar å legge Strategisk Næringsplan for Frøya kommune , ut til offentlig ettersyn i 4 uker. 2. FSK prioriterer følgende tiltak i handlingsplan for : a. Delmål 1: i. Tiltak ii. Tiltak iii. Tiltak b. Delmål 2: i. Tiltak ii. Tiltak iii. Tiltak c. Delmål 3: i. Tiltak ii. Tiltak iii. Tiltak d. Delmål 4: i. Tiltak ii. Tiltak iii. Tiltak 3. Resterende forslag til tiltak, flyttes til idebanken. Vedlegg: 1. Strategisk Næringsplan for Frøya kommune SWOT-analyser 3. Resultat fra workshop på Nesset, Oppmøteoversikt møter i prosjektgruppa 2011, Saksopplysninger: Prosjektgruppa har utarbeidet et forslag til Strategisk næringsplan (SNP) for Frøya kommune , som her legges fram for 1. gangs behandling og utlegging til offentlig ettersyn. Arbeidet med strategisk næringsplan har vært ledet av en prosjektgruppe, bestående av følgende faste medlemmer: - Jon Birger Johnsen (Teknisk) leder - Alf Albrigtsen (Rådmannens stab) nestleder - Marthe Fjellheim (Teknisk) - Heidi Glørstad Nielsen (Trøndersk Kystkompetanse) - Frode Reppe (Frøya Nye Næringsforening)

9 Saknr: 64/12 Heidi Glørstad Nielsen fra Trøndersk Kystkompetanse er innleid i dette arbeidet. I tillegg er Sintef v/ Arnt Ivar Kverndal innleid som en kompetanseressurs i dette arbeidet. Prosjektgruppa har også knyttet til seg en rekke ressurspersoner i dette arbeidet. Disse har fått oversendt alle møteinnkallelsene til prosjektgruppa og har hatt møterett, men ingen møteplikt. Disse er som følger: - Jan Otto Fredagsvik (Rådmannens stab) - Roger Lyngvær (Gurvikdal Havfiske) - Anders Gåsø (Styreleder Frøya Nye Næringsforening) - Knut Arne Strømøy (Virksomhetsleder Kultur) - Valborg Bekken (Hotell Frøya) I 2011 ble det totalt avholdt 8 møter i prosjektgruppa. I tillegg ble det i 2011 avholdt flere møter med Sintef v/ Arnt Ivar Kverndal og Trøndersk Kystkompetanse v/ Heidi G. Nielsen på bakgrunn av arbeidet med strategisk næringsplan. Prosjektgruppa har også vært delaktig i arrangering av arbeidsdag for Formannskapet ( ) og workshop for næringslivet ( ). I 2012 har det hittil vært avholdt 4 møter i prosjektgruppa (se vedlegg 4). I FSK sak 35/12, ble følgende vedtatt: 1. Strategisk Næringsplan for Frøya kommune , vil gis status som en sektorplan, når vedtatt. 2. Strategisk Næringsplan for Frøya kommune skal ikke inneha en egen visjon. SNP skal bygge opp under visjonen som den til enhver tid gjeldende Kommuneplanens samfunnsdel definerer. 3. Formannskapet støtter forslaget til å etablere en SNP-gruppe, med ordfører som leder av gruppa. 4. Formannskapet støtter forslaget til at det etableres en årlig rutine, et årshjul, med det formål å gjennomføre en årlig rullering inkludert politisk behandling av Del II i Strategisk Næringsplan, Handlingsplanen. Overordnet målsetting Kriteriene for den overordnede målsettingen i SNP, er følgende: - Generisk - Ikke nødvendigvis målbar, men visjonær, ambisiøs - Må ha et næringsperspektiv Videre deles den overordnede målsettingen opp i flere ulike delmål. De ulike delmålene kan beskrives som knagger der de aktuelle tiltakene plasseres/ henges opp. Den forrige strategiske næringsplanen ( ) hadde eksempelvis 6 overordnede mål: 1. Frøya skal være en tilflyttingskommune. 2. Utvikle Frøya til et attraktivt bosted for nåværende og tilflyttede innbyggere. 3. Satse spesielt på kvinner, ungdom og rekruttering. 4. En plan som bidrar til å utvikle et variert næringsliv. 5. Et styringsverktøy for kommune, næringsliv og skole. 6. Satsningsområdene må innarbeides i virksomhetsplanene til bedriftene, barnehagene og skolene. Innspill fra næringslivet på workshop Den arrangerte Frøya kommune og Frøya Nye Næringsforening i samarbeid med Trøndersk Kystkompetanse AS og Sintef, en workshop for næringslivet på Nesset. I løpet av denne samlingen kom det inn konkrete innspill til hva næringslivet selv mener er Frøyas fortrinn og flaskehalser (se vedlegg 3). Tilsutt ble det gjennomført en seanse der alle fikk mulighet til å foreslå konkrete tiltak til SNP. Deretter fikk hver enkelt tildelt 5 poeng til fordeling til de foreslåtte tiltakene som han/ hun mente var de viktigste. Topp tre ble som følger: 1. Ansettelse av sentrumsutvikler sentrumsutvikling/ Kystbyen Sistranda kommunesenter/ kystby. 2. Leveransesikkerhet innenfor mobiltelefoni og bredbånd bedre infrastruktur. 3. Delt tredjeplass: a. Aktiv næringspolitikk kom på banen!!!! Dialog med næringen. b. Strategisk og langsiktig planlegging. For nærmere informasjon vedrørende resultater fra gruppeoppgavene henvises det til vedlegg 3.

10 Saknr: 64/12 Organisering/ oppfølging av SNP Dette er en plan som skal være sterkt forankret i Frøyas næringsliv. Målet er at næringslivet skal føle et eierskap til plana. Like fullt vil den være en kommunal plan, når den vedtas av kommunestyret. Frøya kommune vil derfor ha et viktig ansvar når det gjelder det å følge opp plana. Hvordan Frøya kommune best mulig skal følge opp SNP og ivareta/ opprettholde kontakt og koordinering med Frøya Nye Næringsforening, Trøndersk Kystkompetanse og næringslivet selv, er et helt sentralt anliggende som bør beskrives/ defineres i plana. Dersom Frøya kommune skal bli gode på langsiktig planlegging og tilrettelegging/ oppfølging innenfor næring og næringsutvikling, krever dette økt fokus på slike oppgaver i det daglige og økte ressurser. Det foreliggende utkastet til plan, består av to deler: Del I: Dette er selve strategidokumentet som peker ut den overordnede målsettingen samt 4 delmål fram mot Del II: Handlingsplana for For hvert av de fire delmålene pekes det ut satsningsområder med påfølgende tiltak, som skal følges opp fram mot neste rullering av handlingsplan. Handlingsplana skal gjennomgå årlig rullering, første gang i I det foreliggende utkastet er det ikke gjort noen prioritering av de ulike forslagene til tiltak. Det foreliggende utkastet er ikke endelig når det gjelder layout. Det kan derfor bli layoutsmessige endringer i det endelige utkastet. Vurdering: Denne næringsplana vil få status som sektorplan når den blir vedtatt. Dette er samme planstatus som vil gjelde for boligplanen, som også er under behandling. Det har skjedd mye i arbeidet med strategisk næringsplan etter at formannskapet vedtok 4 satsningsområder for planen den Satsningsområdene som ble vedtatt, var marin og maritim næring, reiseliv, energi og attraktivitet/ omdømmebygging og rekruttering. Selv om disse fire satsningsområdene fortsatt er høyst aktuelle for Frøya, har prosjektgruppa valgt å endre litt på oppsettet/ oppbyggingen av SNP. Prosjektgruppa har valgt følgende oppbygning av Strategisk Næringsplan: Del 1: Strategidokumentet Inneholder bakgrunn og prosess for SNP, regionale føringer, kort om samfunnsdelen til gjeldende kommuneplan, om innovasjonssystemet og attraktivitet, internasjonale trender, situasjonsbeskrivelse for Frøya (Geografi og infrastruktur; historie, kultur og frøyværingen; befolkning; næringsliv; kunnskap, kompetanse og utdanning; Frøya kommune og utviklingsapparatet), SWOT-analyse(r) og målstruktur. Sistnevnte er inndelt slik: - Overordnet mål for strategisk næringsplan: o Delmål 1 o Delmål 2 o Delmål 3 o Delmål 4 Del 2: Handlingsplan (ved årlig rullering) - Organisering og oppfølging - Årshjul - Delmål 1: o - Delmål 2: o - Delmål 3: o - Delmål 4: o Satsningsområder Tiltak (Hvert tiltak skal beskrives, ansvar plasseres (så langt det er mulig/ ønskelig) og det settes (om mulig) en frist/ tidsperiode for når tiltaket skal gjelde/ gjennomføres). Satsningsområder. Tiltak. Satsningsområder Tiltak. Satsningsområder Tiltak.

11 Saknr: 64/12 DEL I Visjon: Prosjektgruppas oppfatning er at SNP ikke behøver å ha en egen visjon. Formannskapet deler denne oppfatningen, og vedtok også dette i FSK sak 35/12. Bakgrunnen for dette er følgende; kommuneplanens samfunnsdel er den overordnede utviklingsplanen for Frøyas samfunnsutvikling. SNP må derfor ta utgangspunkt i den til enhver tid gjeldende samfunnsplan for Frøya kommune for at næringsutviklingen skal skje i takt med samfunnsutviklingen. Dersom samfunnsplanen har en tydelig definert visjon, må denne også gjelde både for SNP og annet kommunalt planverk. Overordnet målsetting, delmål: Den hadde prosjektgruppa en kreativ idedugnad, med det formål å enes om en overordnet målsetting for SNP samt underliggende delmål. Seansen var todelt. Først fikk alle anledning til å komme med sine forslag til målsettinger for planen. På bakgrunn av disse forslagene plukket vi ut 4 forslag som kunne være aktuelle som overordnet målsetting for SNP. Disse var som følger: - Utvikle nytt, videreutvikle eksisterende - Best på verdiskaping sør for 71 N - Å være den mest foretrukne distriktskommunen sør for 71 N - Attraktiv kystkommune med bærekraftig og allsidig næringsliv Valgte falt tilslutt på følgende forslag til overordnet målsetting: Best på verdiskaping sør for 71 N! - videreutvikle eksisterende og utvikle nytt - Etter å ha gått gjennom alle forslagene, og foretatt en liten systematisering, falt 4 forslag til delmål naturlig på plass. Etter noe finpussing har prosjektgruppa falt på følgende forslag til 4 delmål: 1. Utnytte Frøyas fortrinn 2. Internasjonalt ledende på havbruk og deler av fiskeri 3. Tilgang på tilstrekkelig arbeidskraft med riktig kompetanse 4. Attraktive og konkurransedyktige rammevilkår DEL II Del II i det foreliggende forslaget til Strategisk Næringsplan er handlingsplanen for Denne beskriver hvilke tiltak som skal prioriteres i det kommende året. Organisering/ oppfølging av SNP På Workshopen trakk næringslivet fram aktiv næringspolitikk og strategisk og langsiktig planlegging som to av de fire viktigste tiltakene for Frøya-samfunnet i tiden fremover. Selv om det er et uttalt mål at næringslivet på Frøya skal eie næringsplana, er og blir dette en kommunal plan. Frøya kommune må med andre ord ta et hovedansvar for oppfølging av SNP. Hvordan Frøya kommune velger å organisere og følge opp arbeidet, vil derfor bli kritisk for gjennomføringen av SNP. Prosjektgruppas forslag er at det etableres et årshjul (en årlig rutine/prosess) for oppfølging og rullering av handlingsplana gjennom involvering av næringslivet, kommune og andre sentrale aktører. Det bør opprettes en SNP-gruppe ledet av ordføreren, som gjennom et tydelig definert mandat, blir ansvarlige for å gjennomføre denne årlige rutinen. Det foreslås at gruppa har følgende sammensetning: Strategisk Næringsplan-gruppe: Leder Ordfører Rådmann Frøya Nye Næringsforening Frøya VGS Trøndersk Kystkompetanse Det foreslås også at antall representanter fra hver institusjon avklares etter høring og politisk behandling.

12 Saknr: 64/12 Det foreslås følgende mandat for Strategisk Næringsplan gruppen: Ivareta oppfølging av Strategisk Næringsplan, herunder Ta ansvar og være pådriver for oppfølging av tiltakene i handlingsplanen. Være bindeleddet for å ivareta koordinering og dialog mellom lokalt næringsliv, Frøya Nye Næringsforening, Frøya kommune, Trøndersk Kystkompetanse, Frøya VGS og FoU-institusjoner. Inneha det overordnede ansvaret for å foreta en årlig gjennomgang av status i gjeldende handlingsplan (årshjul) med det formål å avklare hvilke tiltak som er utført/ ikke utført. På bakgrunn av denne gjennomgangen skal det utarbeides forslag til rullering av handlingsplanen. Prosjektgruppas forslag er at handlingsplanen blir gjenstand for en årlig rullering gjennom en lokal prosess som involverer næringsliv, kommune og andre sentrale aktører av betydning for Frøyas næringsutvikling. Når SNP gruppen har utarbeidet forslag til neste års handlingsplan, blir denne overlevert til rådmannen som får oppdraget med å legge den frem for politisk behandling i FSK/ KST. For å skape et økonomisk handlingsrom er det viktig at denne prosessen skjer i nær tilknytning til den årlige budsjettplanprosessen. Neste års handlingsplan må godkjennes før jul, hvert år. Medlemmene i SNP gruppen blir samtidig viktige støttespillere for å opprettholde det daglige fokuset på næringsutvikling innenfor sine arenaer. Frøya kommune må uansett forvente å ta hovedansvaret for pådriver rollen ovenfor alle aktører, i tillegg til rollen som tilrettelegger for næringslivet. Handlingsplanen: I handlingsplanen er de foreslåtte tiltakene relatert til delmålene. For hvert av de fire delmålene foreslås det fra 9 til 25 ulike forslag til tiltak. Det vil bli svært utfordrende å følge opp så mange ulike tiltak i løpet av det kommende året. Dette er heller ikke målsettingen. Det kommende året vil bli en innkjøringsperiode for å få på plass strukturene/ rammene som må til for at Frøya i fellesskap skal bli gode på næringsutvikling (både det offentige og de private). Det vil derfor være naturlig at dette vektlegges når det gjelder utvelgelsen av hvilke tiltak som skal prioriteres i handlingsplanen Rådmannen/ prosjektgruppa utfordrer formannskapet til å foreta en utvelgelse/ prioritering av (anslagsvis) 3 5 tiltak som skal følges opp i handlingsplanen for , innenfor hvert av de 4 delmålene. Antallet tiltak som velges ut, må vurderes på bakgrunn av hvor store ressurser som kreves (økonomi, arbeidskraft etc.) for hvert tiltak, og hvilke ressurser som er tilgjengelige. Flere av de forslåtte tiltakene vil medføre økonomiske konsekvenser for de involverte aktørene. Disse er så langt ikke nærmere utredet. De tiltakene som formannskapet velger å prioritere og som har en økonomisk kostnad, må derfor tas med som innspill i budsjettforhandlingene for kommende år. Formannskapets prioritering vil bli synliggjort i høringsutkastet, slik at de som ønsker det kan komme med sine merknader/ innspill til formannskapets prioritering. Resterende tiltak vil bli overført til idè-banken, slik at de kan tas fram ved neste års rullering av handlingsplanen. Første rullering av handlingsplanen vil bli gjennomført i Rådmannen legger med dette fram for Formannskapet forslag til Strategisk Næringsplan for Frøya kommune for utlegging til fire ukers offentlig ettersyn, samt prioritering/ utvelgelse av tiltak som skal gjelde for handlingsplanen for

13 Saknr: 65/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Kjell Inge Mathisen Arkivsaksnr: 12/259 Arkivkode: 233 Møtebok Sak nr: 65/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 65/12 Formannskapet KOMMUNALT NÆRINGSFOND - KRITERIER OG SATSNINGSOMRÅDER Forslag til vedtak: Satsningsområder for kommunalt næringsfond: Nyskapende prosjekter med vekstpotensiale Prosjekter som berører tiltak i den strategiske næringsplanen Tiltak som skaper varige lokale arbeidsplasser Tiltak som berører ungdoms, innvandrer og kvinnearbeidsplasser Lokale retningslinjer som skal følges er: Generelt Frøya kommunale næringsfond gir ikke støtte til tiltak som er gjennomført eller i ferd med å ferdigstilles ved innsending av søknad. Frøya kommunale næringsfond kan sette vilkår for tilskuddet. Søknader kan avslås administrativt der søknader ikke oppfyller kriteriene for fondet. Søker må være bosatt i Frøya kommune, og bedriften som det skal gis støtte til må være registrert i kommunen. Det gis ikke tilskudd til drift. Dette gjelder også finansiering av kommunens ordinære oppgaver innenfor næringsutviklingsarbeid. Støtte fra det kommunale næringsfondet gis i form av tilskudd og ikke som lån. Tilsagnet vil kunne bortfalle dersom planene som er grunnlaget for vedtak om støtte blir endret uten forhåndssamtykke fra kommunen. Vilkår ved utbetaling Dersom Frøya kommunale næringsfond ikke har mottatt anmodning om utbetaling innen ett år etter tilsagnsdato, faller tilbudet bort. Frøya kommune kan etter skriftlig søknad i spesielle tilfeller forlenge utbetalingsfristen med 1 år. Dette innvilges av administrasjonen. Utbetaling av støtte fra fondet kan foregå i to delutbetalinger. Ved anmodning om utbetaling skal det vedlegges brev med anmodning om utbetaling og kopi av kvitteringer eller godkjent regnskap som stemmer overens med det opprinnelige kostnadsoverslaget i søknaden. Søknadsfrister og søknad Det tildeles midler fra Frøya kommunale næringsfond to ganger i året. En søknadsrunde på våren og en på høsten. Søknadsfristen kunngjøres av kommunen på kommunens nettsider og i lokalavisa Hitra-Frøya. Ved tilsagn om midler må mottaker akseptere tilbud innen 3 måneder. Hvis ikke tilbud er akseptert innen fristen, faller tilbudet bort. Tilbakebetaling Tilskuddet kan kreves tilbakebetalt, helt eller delvis, dersom det oppstår forhold som er i strid med forutsetningene for innvilging av tilskudd.

14 Saknr: 65/12 Vedlegg: Tilsagnsbrev fra fylkeskommunen. Saksopplysninger: Frøya kommunes næringsfond er midler som blir fordelt av Sør-Trøndelag fylkeskommune, på vegne av kommunal og regionaldepartementet. Både i 2011 og i 2012 mottar Frøya kommune kr ,- til benyttelse til næringsutvikling. I 2007 ble det av det daværende hovedutvalget for næring, miljø, kultur og tekniske tjenester satt opp en del lokale satsningsområder i forhold til hva som skulle prioriteres ved tildeling av støtte. Disse områdene var: Marine ressurser Kompetansearbeidsplasser Rekruttering av ungdom til fiskeriyrket Tiltak fra strategiske næringsplaner Reiselivsvirksomhet Tiltak som bedrer/sikrer rekruttering av arbeidsfolk til næringslivet Det er kanskje ikke alle disse punktene som i dag vil prioriteres, og det er derfor naturlig å fremme en sak i forhold til satsningsområder. I tillegg ligger det også noen føringer fra fylkeskommunen på bruk av midlene. Dette er blant annet at nyskapende prosjekter med fremtidig vekstpotensiale. Tidligere år har næringsfondet blitt brukt opp og vi har måttet avvist søkere. De to siste årene har situasjonen vært annerledes. I 2011 fikk vi inn en søker, som ble tildelt kr ,- i støtte. Dette er selvsagt beklagelig og vi må se på tiltak som kan forbedre dette. Beløp som ikke fordeles har blitt overført til senere disposisjon. Vurdering: Midler fra næringsondet har tidligere blitt fordelt to ganger i året, juni og oktober etter forutgående annonsering i lokalavisen og kommunens hjemmesider. Administrasjonen er usikker på om en annen praksis, det vil si fortløpende behandling av innkomne saker vil gi oss økt søknadsmasse. En fordel med fortløpende behandling er at søkernes planer ikke blir forhindret av ventetiden til kommunen. Ulempen med dette er at vi ikke får veid prosjektene opp mot hverandre for å kunne støtte de vi har mest tro på vil lykkes og samtidig er de som passer best inn i kommunens satsningsområder. I tillegg opplever vi ofte at prosjekt som gis støtte søker om forlengelse av fristen på et år i forhold til å dokumentere at prosjektet er gjennomført som forutsatt og anmodning om utbetaling skjer. Dette tyder på at det er svært få prosjekter som er avhengig av fortløpende behandling. Administrasjonen foreslår derfor at behandling av innkomne saker foretas av FSK i juni og oktober som tidligere. Dette vil gi søknadsfrister på 1. mai og 1. september. De siste årene har det ikke vært noen førstelinjetjeneste for næringsutvikling i kommunen. Dette påpeker fylkeskommunen at kommunene må sette økt fokus på i sitt vedlagte tildelingsbrev. Rådmannen vil vurdere å samle oppgavene som ligger innenfor næring i stab. Brukere av kommunen vil da ha en person i administrasjonen som kan yte førstelinjetjeneste til søkerne av næringsfondet. Alternativet er å inngå avtale med eksterne om å yte førstelinjetjeneste i forhold til søknader på midler fra næringsfondet og kanskje etabelererstøtte. Uansett vil begge disse valgene være til gunst for etablerere/søkere til fondet, i forhold til dagens organisering. Administrasjonen vil foreslå noen nye satsningsområder. Disse er: Nyskapende prosjekter med vekstpotensiale Prosjekter som berører tiltak i den strategiske næringsplanen Tiltak som skaper varige lokale arbeidsplasser Tiltak som berører ungdoms, innvandrer og kvinnearbeidsplasser I tillegg kommer de lokale retningslinjer som skal følges.

15 Saknr: 65/12 Generelt Frøya kommunale næringsfond gir ikke støtte til tiltak som er gjennomført eller i ferd med å ferdigstilles ved innsending av søknad. Frøya kommunale næringsfond kan sette vilkår for tilskuddet. Søknader kan avslås administrativt der søknader ikke oppfyller kriteriene for fondet. Søker må være bosatt i Frøya kommune, og bedriften som det skal gis støtte til må være registrert i kommunen. Det gis ikke tilskudd til drift. Dette gjelder også finansiering av kommunens ordinære oppgaver innenfor næringsutviklingsarbeid. Støtte fra det kommunale næringsfondet gis i form av tilskudd og ikke som lån. Tilsagnet vil kunne bortfalle dersom planene som er grunnlaget for vedtak om støtte blir endret uten forhåndssamtykke fra kommunen. Vilkår ved utbetaling Dersom Frøya kommunale næringsfond ikke har mottatt anmodning om utbetaling innen ett år etter tilsagnsdato, faller tilbudet bort. Frøya kommune kan etter skriftlig søknad i spesielle tilfeller forlenge utbetalingsfristen med 1 år. Dette innvilges av administrasjonen. Utbetaling av støtte fra fondet kan foregå i to delutbetalinger. Ved anmodning om utbetaling skal det vedlegges brev med anmodning om utbetaling og kopi av kvitteringer eller godkjent regnskap som stemmer overens med det opprinnelige kostnadsoverslaget i søknaden. Søknadsfrister og søknad Det tildeles midler fra Frøya kommunale næringsfond to ganger i året. En søknadsrunde på våren og en på høsten. Søknadsfristen kunngjøres av kommunen på kommunens nettsider og i lokalavisa Hitra- Frøya. Ved tilsagn om midler må mottaker akseptere tilbud innen 3 måneder. Hvis ikke tilbud er akseptert innen fristen, faller tilbudet bort. Tilbakebetaling Tilskuddet kan kreves tilbakebetalt, helt eller delvis, dersom det oppstår forhold som er i strid med forutsetningene for innvilging av tilskudd.

16 Saknr: 66/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Sten Kristian Røvik Arkivsaksnr: 11/90 Arkivkode: 223 Møtebok Sak nr: 66/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 66/12 Formannskapet KLAGE PÅ SAKSGANG OG FORMANNSKAPETS BEHANDLING AV INNKOMNE SØKNADER OM FESTIVALSTØTTE Forslag til vedtak: Klagen avvises vedrørende rådmannens tilrådning og formannskapets vedtak. Vedlegg: Klage fra Stiftelsen Sula fyr datert Saksopplysninger: På bakgrunn av kommunestyrets budsjettvedtak med utgangspunkt i rådmannens budsjettforslag når det gjelder festivalstøtte fattet kommunestyret følgende vedtak: Rådmannen bes ta initiativ til å samle festivalarrangørene og drøfte muligheten for fremtidige festivaler på Frøya. Frøya Næringsforening inviteres til å delta I rådmannens opprinnelige forslag til vedtak som formannskapet ga sin tilslutning til var det avsatt kr til festivalstøtte til de tre festivalene Frøyafestivalen, Jorddunst og UtiHavet. Dette sluttet kommunestyret seg til. Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak innkalte rådmannen de tre festivalene samt Frøya Næringsforening i januar 2012 for å forsikre seg om at festivalene også ble gjennomført i 2012 og en gjennomgang av aktiviteten. Dette for å skaffe et grunnlag for en riktig fordeling av støtte. Det kan nevnes at Frøya Næringsforening ikke møtte. Alle de tre inviterte festivalene forsikret om at det ville bli arrangementer også i 2012 om Frøya kommune ga tilskudd til gjennomføringen. UtiHavet forsiktet at det ville bli festival også uten kommunal støtte. Etter det rådmannen oppfattet som et oppdrag fra kommunestyret ble det lagt fram en sak for formannskapet til behandling (25/12) med et forslag til fordeling av avsatte midler. Forslag til fordeling av festivalstøtte ble forslått fordelt ut fra grunnlaget om at dette var en særskilt budsjettpost som skulle fordeles mellom de tre store arrangementer. De øvrige tilskudd skulle dekkes gjennom for deling av avsatte midler til organisasjoner og lag. I møtet fattet formannskapet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Budsjett og regnskap skal legges fram for formannskapet. Formannskapet vil ha en utredning og drøfting ang. festivalarrangement i kommunen, for å ivareta festivaløya Frøya og være forutsigbar for arrangørene. Formannskapet ser positivt på å bevilge midler til disse 3 festivalene.

17 Saknr: 66/12 Rådmannens innstilling var: Frøya kommune vedtar for 2012 å styrke følgende festivalarrangementer: Frøyafestivalen med kr Jorddunstfestivalen med kr UtiHavetfestivalen med kr Støtten gis i henhold til vedtatte retningslinjer og forutsetter ved utbetaling mottak av søknad m/budsjett og regnskap. Saken kom på nytt opp i formannskapets møte der følgende vedtak ble fattet: Saken utsettes til neste formannskapsmøte den Dette med bakgrunn i at fristen for innsending av søknader er Formannskapet signaliserer at de vil følge retningslinjene vedtatt at større festivaler prioriteres jfr. Sak 25/12, og at beløpet som skal fordeles økes. Rådmannens forslag var ikke endret. Saken kom opp for tredje gang (50/12) og følgende vedtak ble fattet: Årets festivalstøtte økes fra kr til kr ,-. Kr ,- tas fra reserverte tilleggsbevilgninger. Vi holder fast på at vi ønsker å støtte de tre største festivalene, midlene fordeles slik for 2012: Jorddunstfestivalen kr ,- Frøyafestivalen kr ,- UtiHavet kr ,- Formannskapet ber om at Suladagan og Sommersula 2012 blir prioritert ved tildeling til lag og organisasjoner. Pengene utbetales først når revidert regnskap for 2011 overleveres kommunen. Vi ber om at retningslinjer for festivalstøtte revideres og legges fram for politisk behandling innen Vedtatt med 4 mot 3 stemmer. På bakgrunn av innkommet søknad fra Stiftelsen Sula Fyr og Sommersula 2012 fremmet mindretallet følgende forslag til vedtak: Frøya kommune vedtar for 2012 å styrke følgende festivalarrangementer: Frøyafestivalen med kr Jorddunstfestivalen med kr Utihavet med kr Suladagan og Sommersula kr Støtten gis i henhold til vedtatte retningslinjer og forutsetter ved utbetaling at mottak av søknad med budsjett og regnskap. Økningen på kr i forhold til budsjettert ramme tas fra reserverte tilleggsbevilgninger. For senere år må det foretas utlysning av midlene. Søknadsfristen settes til 1.januar I ettertid har Stiftelsen Sula fyr sendt klage på formannskapets vedtak, klagen er datert og underskrevet av leder for Stiftelsen Sula Fyr, Sol Kristin Ek. Klagen gjelder både den behandling denne saken har hatt både administrativt og vedtaksmessig.

18 Saknr: 66/12 Klagen føres i fire punkter: 1. Tildelingen tatt til formannskapet før søknadsfristen utløp. 2. Ulik adgang for de enkelte arrangører til å presentere sitt arrangement (tre arrangører får presentere sine festivaler ved fysisk oppmøte i kommunestyret.) 3. Referatet fra formannskapets behandling av de mottatte søknader inneholder ingen informasjon om hvorfor en av søkerne ikke får tildelt midler, ei heller om de øvrige søkerne fyller de vedtatte retningslinjer for festivalstøtte. 4. Manglende tilbakemelding til søker med årsak til avslag samt frist for å påklage behandlingen i formannskapet. Kopi av klagen er sendt til Kontrollutvalget i Frøya kommune v/leder Johan G. Foss. Vurdering: Når det gjelder klagen kan følgende nevnes fra rådmannens side. 1. At forslag til tildeling kom før søknadsfristen har sin bakgrunn i at festivalene allerede var i gang med å booke artister foran årets festivaler og trengte signaler om kommunal støtte for å fortsette dette arbeidet. Dette er forståelig da det er mange artister som er tidlig ut med dette arbeidet. Et annet moment var at det i rådmannens budsjettforslag var satt av penger for tilskudd til nevnte tre festivaler. 2. Dette punktet er det vanskelig å kommentere administrativt. 3. Vanskelig å kommentere administrativt ut over det som står i formannskapets vedtak. 4. Om det er svikt i tilbakemeldinger bør dette innskjerpes. Som saksopplysning kan allikevel tilføyes at Stiftelsen Sula Fyr i sak 31/12 allerede har fått kommunalt tilskudd med kr til etablering av gjestearbeidsplasser for kunstnere på Sula i 2012, det er også signalisert samme støtte i Denne støtten har ingenting med festivalstøtten å gjøre men er også bevilget fra reserverte tilleggsbevilgninger til samme søker. Bare til orientering. Formannskapet har i tillegg bedt om at retningslinjer for tildeling av festivalstøtte skal gjennomgås/revideres og legges frem for politisk behandling innen

19 Saknr: 67/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Arthur Gipling Arkivsaksnr: 12/398 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 67/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 67/12 Formannskapet / Kommunestyret NYTT INNKJØPSREGLEMENT OG NYE RUTINER FOR INNKJØP Innstilling: Frøya kommunestyre vedtar nytt innkjøpsreglement og nye rutiner for innkjøp. Nytt innkjøpsreglement og nye rutiner for innkjøp ivaretar Lov om offentlige anskaffelser. Nytt reglement og rutiner for innkjøp ivaretar dagens krav til etikk, miljøvennlighet, universell utforming og arkivering. Kommunestyret vedtar i denne sammenheng følgende presiseringer når det gjelder anbuds - og tilbudsutlysninger: 1. Frøya kommune skal kunngjøre alle anskaffelser over kr ,- eks. mva. i Doffinbasen ihht. nasjonal grenseverdi i Lov om offentlige anskaffelser. 2. I tillegg til kunngjøring i Doffin-basen skal anbuds og tilbudsutlysninger kunngjøres på kommunens hjemmeside. Nytt innkjøpsreglement og nye rutiner for innkjøp gjøres gjeldende fra den dato kommunestyret gjør sitt vedtak. Vedlegg: 1. Kommunestyrevedtak av , sak nr. 160/09 2. Kommunestyrevedtak av , sak nr. 3/11 3. Nytt Reglement for Innkjøp av varer og tjenester til Frøya kommune 4. Nye Rutiner for Innkjøp av varer, tjenester og bygge og anleggsarbeider til Frøya kommune 5. Svar på klage til KOFA Saksopplysninger: Sammendrag fra revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS utgitt januar 2011: Revisjon Midt-Norge IKS har, på oppdrag av kontrollutvalget i Frøya kommune, gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot innkjøp i kommunen. Bestillingen fra kontrollutvalget var: "Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2010 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på innkjøp og innkjøpsforvaltning i Frøya kommune."

20 Saknr: 67/12 Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp, og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt i henhold til avtalevilkår? Delproblemstillinger har vært: 1. Følges regler om konkurranse og kunngjøring? 2. Følges regler om tilbudsåpning og journalføring? 3. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler, og foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? For å gi svar på delproblemstillingene har revisor gjennomført intervju med personer som har sentrale funksjoner i forhold til innkjøp i kommunen. I tillegg har revisor innhentet regnskapsdata fra kommunens regnskapssystem, samt innhentet dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen for konkrete anskaffelser. Revisor har også gjennomgått kommunens saksbehandlingssystem for utvalgte anskaffelser. I tilknytning til delproblemstilling 3 har revisor innhentet dokumentasjon fra Sør- Trøndelag fylkeskommune om rutiner for inngåelse av rammeavtaler som inngår i Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. Rapporten har vært på høring, og høringsbrevet er vedlagt i rapporten som vedlegg 3. Revisor konkluderer med at: Det har vært anskaffelser i driftsregnskapet som er foretatt som direkte kjøp, uten konkurranse og kunngjøring. Praksisen viser brudd på anskaffelsesloven 5 jfr. forskriftens 3-1 første ledd. For anskaffelser i investeringsregnskapet, er det gjennomført konkurranse for alle de kontrollerte innkjøpene. Og kun en av de kontrollerte anskaffelsene, mangler dokumentasjon i samsvar med kravene i regelverket. Kommunestyrets vedtak punkt 2 om at kunngjøring i Doffin-basen skal kunngjøres på kommunens hjemmeside, evt. annen hensiktsmessig måte, er tatt til følge på den måten at det ligger en henvisning til Doffin på kommunens hjemmeside fra og med 13/ Kommunestyrets vedtak punkt 3 med offentliggjøring av deltakere, anbudsvinner, begrunnelse og totalpris på vinnende anbud på kommunens hjemmeside, er ikke fulgt opp av administrasjonen. Kommunens rutiner for mottak, registrering og tilbudsåpning har etter vår vurdering ikke vært sikker nok. Med nye skriftlige rutiner fra 18/ vil rutinene etableres i samsvar med gjeldende forskrift. Det er dokumenteier som er ansvarlig for at alle viktige dokumenter blir journalført i kommunens saksbehandlingssystem. Revisors gjennomgang viser at praksisen i kommunen er mangelfull. Revisor mener derfor at det kan stilles spørsmål ved om kravet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen iht. anskaffelsesloven 5 er innfridd. Undersøkelser viser at Sør-Trøndelag fylkeskommune har fulgt regelverket ved inngåelse av rammeavtaler i STFK's innkjøpsavtale. Dette gjør at kommunen lovlig kan benytte disse avtalene. Den rammeavtalen som kommunen selv har inngått og som revisor har kontrollert, mener vi er inngått i samsvar med bestemmelsene om Lov om offentlige anskaffelser. Kommunens avtale med STFK forplikter kommunen til å bruke leverandører i rammeavtalene. Vår gjenomgang viser at kommunen kan oppfattes som å være lojale til rammeavtalene. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: Kommunen må sørge for å ha rutiner som sikrer at alle anskaffelser oppfyller kravene i lov og regelverk om offentlige anskaffelser. Frøya kommune ble i brev av 6. juli 2011 informert om at Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har mottatt klage fra Norges Miljøvernforbund angående ulovlige direkte anskaffelser.

21 Saknr: 67/12 Klagen gjelder 4 ulike kontrakter: 1. Kjøp av juridiske tjenester 2. Kjøp av vaskeritjenester 3. Leasing av biler 4. Kjøp av pensjonsforsikring Vurdering: Konklusjonen fra revisjonsrapporten sier at Frøya kommune i stor grad følger regelverket, men at det er et forbedringspotensiale. Ansvarsområdet for innkjøp er nå definert i stillingsbeskrivelse for tilsetting av Controller. Controller skal snarest etter tiltredelse igangsette tiltaksplaner for å lukke avvik som er avdekket i revisjonsrapporten samt innarbeide gode rutiner for innkjøp på alle virksomheter. Det er utarbeidet forslag til nytt innkjøpsreglement og rutiner for innkjøp som vil ivareta dagens krav til gode innkjøpsrutiner og Lov om offentlige anskaffelser. Regler og rutiner er utarbeidet og tilpasset Frøya kommune etter mal fra Kommunenes Sentralforbund. Ny rutine og reglement for innkjøp bør legges ut på kommunens intranettside når denne er klar. Det ble fra Frøya kommune gitt tilsvar på klage til KOFA i e-post den (se vedlegg 5). Frøya kommune v/ Controller jobber fortsatt med saken.

22 Saknr: 68/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Ranveig Riiber Arkivsaksnr: 08/1356 Arkivkode: 031 Møtebok Sak nr: 68/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 68/12 Formannskapet / Kommunestyret FRØYA KOMMUNE AVSLUTTER I KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET Innstilling: Frøya kommune avvikler Kvalitetskommuneprogrammet i tråd med styringsgruppas anbefalinger. Rådmann bes om å videreføre intensjonene med programmet i sitt arbeid med å redusere sykefraværet og å øke kvaliteten på tjenestene våre. Vedlegg: Kvalitetskommuneprogrammet i Frøya kommune. Oppsummering og videre arbeid. Saksopplysninger: Innledning Høsten 2008 fattet formannskapet følgende vedtak: Frøya kommune søker om deltaklese i Kvalitetskommuneprogrammet med oppstart Rådmannen gis fullmakt til å utforme søknad i tråd med resultat fra møte mellom partene *) *) Møte mellom ordfører, kommunalsjef, fem virksomhetsledere, hovedtilitsvalgt og representant fra rådmannens stab. Deltakelse i Kvalitetskommuneprogrammet bygde på følgende forutsetninger: 1. Kommunen måtte sikre at trepartsamrbeidet ble ivaretatt gjennom lokal organisering av arbeidet. (Politikere, tillitsvalgte, administrasjonen). 2. Kommunen måtte forplikte seg til å jobbe for å øke kvaliteten i møtet mellom bruker og ansatt. 3. Kommunen måtte forplikte seg til å jobbe for å redusere sykefraværet. På denne bakgrunn søkte Frøya kommune om deltakelse og mottok positivt svar fra Kvalitetskommuneprogrammet, datert Organisering av prosjektet Kommunen utarbeidet en prosjektplan og knyttet til seg en rådgiver i rådmannens stab som prosjektleder. Hovedansvaret for prosjektet ble lagt til en overordna trepartssammensatt styringsgruppe bestående av: Ordfører (leder av gruppa) og opposisjonsleder, to fra administrasjonen og to hovedtillitsvalgte. Fem virksomheter deltok i prosjektet, og det ble nedsatt trepartsammensatte prosjektgrupper etter samme mal som vist over ute på virksomhetenene. Prosjektleder var bindeleddet mellom virksomhetene og styringsgruppa. I tillegg informerte virksomhetsledere direkte til styringsgruppa gjennom prosjektperioden.

23 Saknr: 68/12 Mål for prosjektet Styringsgruppa vedtok følgende overordnede mål for prosjektet: 1: Etablere trepartssamarbeid som en varig arbeidsform der dialogen blir det fremtredende verktøyet i vårt videre arbeid. 2: Alle barn skal lære, og de skal ha det godt i barnehage og skole. 3: Bedre arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom helsefremmende tiltak. Framdriftsplan Tidsrom Områder Involerte virkomheter Mål Treparts- Styringsgruppa utarbeidet mål og tiltaksplan for arbeidet. Avtale 1 samarbeid inngått Kvalitet Programmet involverte 2 skoler og 1-2 barnehager 2 Sykefravær Programmet involverte hab/rehab og PLO -hjemmebaserte tjenester Sykefravær Flere enheter skulle involveres i programmet. 2-3 Kvalitet 2012 Intensjonene med programmet skulle være fast etablert i kommunen, og prosjektet fases inn i ordinær drift. 1-3 Økonomi Frøya kommune mottok i 2010 kr i skjønnsmidler fra fylkesmannen til prosjektet. Midlene er burkt i tråd med søkanden, men kr er avsatt til bundne fond. I forbindelse med budsjettarbeidet høsten 2009 ble det avsatt kr til prosjektet. Disse midlene ble ikke brukt. Erfaring fra prosjektet Mål 1 Etablere trepartssamarbeid som en varig arbeidsform der dialogen blir det fremtredende verktøyet i vårt videre arbeid. I dette programmet var det litt uvanlig at en kommune valgte å lage eget mål for trepartssamarbeidet slik Frøya kommune gjorde. Vi hadde krav om å organisere arbeidet i trepartssammensatte grupper, noe som ble gjort i styringsgruppa og prosjektgruppene. Styringsgruppa besluttet imidlertid at det også skulle jobbes veldig målretta for å gjøre trepartssamarbeidet til en varig arbeidsform i vår kommune. Det ble i tilknytning til dette utarbeidet egen handlingsplan med mål og tiltak, underskrevet av partene Foruten etablering av trepartssammensatte prosjektgrupper som nevnt over, vedtok AMU i sak 7/10 at AMU skulle være trepartssammensatt. Frøya kommune utvider dagens arbeidsmiljøutvalg til å omfatte tre parter: Politikere, administrasjon og tillitlsvalgte. Rådmann valgte imidlertid å stoppe saken da den kom til behandling i KST (sak 54/10) med slik begrunnelse: Både politikere og administrasjon representerer arbeidsgiver, og intensjonene om en likeverdig trepartssammensatt gruppe vil derfor ikke være forenlig med dette faktum. KST gjorde på denne bakgrunn slikt vedtak: Saken ble enstemmig vedtatt trekt under godkjenning av sakslista. Ut over dette er lite gjort i tilknytning til dette målet. Mål 2 Alle barn skal lære, og de skal ha det godt i barnehage og skole. I denne delen av prosjektet, øke kvaliteten i møtet mellom bruker og ansatte, var det tre virksomheter som var involvert: Det var Hamarvik barnehage, Nabeita skole og Sistranda skole. Om disse virksomhetene skriver styringsgruppa i sin rapport: Hamarvik barnehage Jobbet fram mål og tiltaksplan for prosjektperioden. Barnehagen opplevde at det politiske engasjementet varierte, noe som satte en demper på entusiasmen. Barnehagen ønsket etter en tid å få med seg Nesset barnehage i det videre arbeidet. Virksomhetslederne gjennomførte en ståstedsanalyse høsten 2010, og er nå i gang med å utforme utviklingsområder med bakgrunn i analysen.

24 Saknr: 68/12 Nabeita skole Skolens hovedmål var knyttet til faget kunst og håndverk. Skolen hadde ikke gode fasiliteter til dette faget, og sendte en søknad til teknisk om å få rustet opp ute-lageret til bruk for grovforming. Teknisk har vært på befaring og konkludert med at det ikke er hensiktsmessig å bruker ressurser på dette lageret. Saken er lagt i bero for å avvente hva som skjer med samlokalisering av Nabeita skole og Hamarvik barnehage. Sistranda skole Alle lærere på barnetrinnet deltok i arbeidet med læreplantolking i norskfaget deler av skoleåret 2009/2010. Målet var å utarbeide konkrete læringsmål på trinn og å velge hensiktsmessig innhold for å nå målene. For flere trinn kom arbeidet ganske langt. Konkrete læringsmål er en forutsetning for målrettet undervisning. Arbeidet ble ikke ferdig dette året, og skulle startes opp igjen etter sommerferien 2010, men ble noe forsinket. Arbeidet ble så satt i bero fordi det parallelt jobbes interkommunalt med å nedsette lærergrupper for å starte arbeid med læreplantolking på alle skoler på Frøya og Hitra. Mål 3 Bedre arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom helsefremmende tiltak. To virksomheter jobbet for en reduksjon av sykefraværet. PLO- hjemmebaserte tjenester og hab/rehab. Disse to enhetene organiserte jobben rundt en felles trepartssammensatt prosjektgruppe. Etter at prosjektet hadde vært i gang nærmere 1 ½ år skriver styringsgruppa i sin evalueringsrapport følgende: Det har vært stort engasjement i både prosjektgruppa og i arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene har hatt en del utfordringer med å utarbeide resultatmål og finne riktige tiltak. Dette har medført mye bruk av tid. Prosjektgruppa sier i sitt møte, desember 2010: Til tross for stort engasjement og mange tiltak, så har man ikke sett nevneverdige resultater av arbeidet. Styringsgruppa registrerte tre forhold som kan ha hatt innvirkning på resultatet: Virksomhetslederne har etterspurt overordnede mål og tiltak for arbeidet med å redusere sykefraværet. De har derfor følt at arbeidet med å redusere sykefraværet ble veldig tungt. Styringsgruppa registrerte at ansatte har liten erfaring med å formulere gode mål og å være veldig nøye med å velge riktig tiltak for å nå målene. Det politiske engasjementet varierte. På mange møter møtte bare en politiker. Etter en del fram og tilbake kom det inn en ny politisk representant. Oppsummering Vi har ikke oppnådd målbare resultater på noen områder. Det betyr ikke at arbeidet har vært fånyttes for prosjektet har blant annet avdekket: Vi har liten erfaring med å utarbeide klare mål og å sikre at vi velger riktig tiltak for å nå målene. Vi har lett for å iverksette tiltak uten å kjenne ståstedet og uten å ha klare mål å jobbe mot. Vi har liten erfaring med å måle resultater. Arbeidet i styrings- og prosjektgruppene er avgjørende for at prosjekt skal gjennomføres etter intensjonene. Veien videre: Siste møte i den opprinnelige styringsgruppa ble holdt På dette møtet var evalueringsrapporten eneste sak. Møtet ble av ulike grunner ikke gjennomført. Admnistrasjonen har ikke lyktes med å få gjennomført møte i styringsgruppa i perioden mars 2011 til februar innkalte ordfører til nytt møte i styringsgruppa med følgende sak: Videreføring av Kvalitetskommuneprogrammet - gjennomgang av evalueringsrapporten - veien videre Men bakgrunn i det som er sagt over og rapporten Kvalitetskommuneprogrammet i Frøya kommune oppsummering og videre arbeid, mars 2011, valgte styringsgruppa å anbefale at prosjektet avvikles og at det arbeidet som er igangsatt finner sin plass i den ordinære driften. Dette begrunnes særlig med rapportens siste del som gjengis under:

25 Saknr: 68/12 I tiden etter at Frøya kommune begynte å jobbe med dette prosjektet, har rådmannen satt fokus på flere områder som skal omfatte hele organisasjonen: IA-arbeid med overordna tidsavgrensa mål, strategier og tiltak for å nå målene. Det jobbes målrettet på alle nivå i kommunen og vi har oppnådd gode resultater som det blir lagt merke til utover kommunens grenser. Fokus på sykefraværsarbeidet er viktig over tid dersom vi skal oppnå ønsket effekt. Kvalitetsutvikling og kvalitetsstyring en metode for kontinuerlig forbedringsarbeid på alle områder. Det skal igangsettes et arbeid for å beskrive kvalieteten på alle våre tjenester. Dette er nødvendig for å kunne utarbeide presise mål og tiltak til forbedringer og for å kunne måle resultater. Arbeidet settes i gang til høsten. Arbeidsgiverpolitikk med klare mål og tiltaksplaner. Klar til politisk behandling før sommerferien. Vurdering: Å utvikle organisasjonen Frøya kommune handler om å se helheten. På den ene siden består dette i å ha gode systemer for å ivareta personalet, og kompetanse til å utvikle tjenestene våre. Gjennom utvikling av ny arbeidsgiverstrategi vektlegges både leder- og medarbeiderperspektivet, de viktigste ressursene for å utvikle gode tjenester. I tillegg starter rådmann til høsten opp et arbeid med å beskrive kvaliteten på tjenestene våre samt et arbeid med utforming av tydelige utviklingsmål for disse. Rådmann er videre innstil på at Frøya kommune skal begynne å måle resultater noe vi har liten erfaring med på nåværende tidspunkt. Rådmann har videre stor tro på det systematiske arbeidet som gjøres ute på virksomhetene og på overordna nivå for å redusere sykefraværet skal gi oss store gevinster i årene framover.

26 Saknr: 69/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Arvid Hammernes Arkivsaksnr: 10/1112 Arkivkode: 614 Møtebok Sak nr: 69/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 69/12 Formannskapet / Kommunestyret KJØP AV EIENDOMMENE GNR. 9, BNR. 9 OG GNR. 9, BNR. 135, FREDTUN MED TILLEGGSGRUNN Innstilling: Frøya kommune vedtar å kjøpe parsellene gnr. 9, bnr. 9 og gnr. 9, bnr. 135 i henhold til inngått kjøpekontrakt av Kjøpesummen på totalt kr ,50 + omkostninger med tinglysning finansieres gjennom bruk av ubrukte lånemidler, rest av tidligere prosjekter. Vedlegg: Kjøpekontrakt Kart i målestokk 1:1000 Utsnitt av reguleringsplan Saksopplysninger: Saken gjelder kjøp av eiendommene gnr. 9, bnr. 9 og gnr. 9, bnr Eiendommen gnr. 9, bnr. 9 er bebygd med bedehuset Fredtun, og eiendommen gnr. 9, bnr. 135 er ubebygd tilleggsgrunn. Eiendommene eies av Triangel Sameie Frøya. Saken startet med at Triangel Sameie Frøya gjorde henvendelse om Frøya kommune kunne være interessert i å kjøpe ovennevnte eiendommer. Samtidig ble det kjent at Triangelstiftelsen Frøya hadde opsjon på å kjøpe en parsell av gnr. 9, bnr. 3, en parsell som kommunestyret vedtok i møte å kjøpe og som er vist til bl.a. grunn for ny parkeringsplass for Nabeita oppvekstsenter. Triangelstiftelsen Frøya er opphevet, og stiftelsens aktiva og passiva er overført til Triangel Sameie Frøya. Forhandlinger har ført til vedlagte kjøpekontrakt. Kjøpesummen på kr 45,- per m 2 er den samme som lå til grunn da kommunestyret i møte vedtok å kjøpe 2 parseller ved Nabeita skole. Det er opparbeidet et parkeringsområde på ca. 800 m 2 som er bakgrunnen for den omforente summen på kr ,-. Når det gjelder huset, får selgeren bruke det i inntil 3 år. Selgeren er villig til å rive huset innen utgangen av 2012 dersom det gis byggetillatelse for nytt uthus/lager. Riving skal skje uten kostnader for kommunen. Total kjøpesum er kr ,50, og i tillegg kommer omkostninger med tinglysning på ca. kr ,-. Parsellene er i reguleringsplan Nabeita skole/idrettsanlegg regulert til almennnyttig formål. Det er det samme formålet som er for idrettsanlegget. Reguleringsplanen viser også avkjørsel og fellesatkomst til parkeringsanlegg inntil og øst for parsellen gnr. 9, bnr Vurdering: Vi finner at kommunen er tjent med å kjøpe parsellene. Det er behov for parkeringsareal i tilknytning til skolen og idrettsanlegget, og ved flere anledninger, for eksempel ved større tilstelninger og idrettsarrangementer, er behovet ekstra stort. Samtidig åpnes det nå for å få til gode trafikale forhold. Det blir mulig å få til egen atkomst til idrettsanlegget slik at kjøring gjennom skoleområdet kan bortfalle.

27 Saknr: 70/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Knut Arne Strømøy Arkivsaksnr: 12/456 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 70/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 70/12 Formannskapet OPPNEVNING AV 17.MAI KOMITÉ 2012 Forslag til vedtak: Som leder for årets 17.mai komité oppnevnes Som talere for dagen oppnevnes: Titran kapell: taler vara: Sletta kirke: taler vara: Frøyatorget: taler vara: Frøya sykeheim taler vara: Saksopplysninger: Frøya kommune har hvert år tatt ansvar for gjennomføringen av felles 17.mai arrangementet på Sistranda, dette gjelder folketoget og den offisielle delen som foregår på torget. De siste årene har det praktiske arbeidet vært gjort av kulturetaten i samarbeid med vaktmestrene. Det praktiske har vært å ta ansvar for å i gangsette folketoget, opphenging av flagg langs veien og ved kommunale bygninger, rigging av scene og talerstol pluss innkjøp av kranser. Når det gjelder 17.mai feiringen har vi tidligere mottatt henvendelse fra kirken som oppfordrer grendene til å legge sine arrangementer til etter kirketid, dette er en ting en komiteen eventuelt må komme i dialog med grendene om, men dette gjelder stort sett arrangementet i Frøyahallen. Videre er det vanlig at formannskapet oppnevner talere på fire steder. Dette gjelder Titran kapell, Sletta kirke, Frøyatorget og Frøya sykehjem. Tradisjonelt har ordføreren hold tale på Frøyatorget og ved Frøya sykeheim. Frøya kommune skaffer kranser også til Mausund, Stølan og Nordskag, men her har grendalagene selv skaffet talere tidligere. Det kan for øvrig opplyses at Frøya i år ikke har musikkorps da både Frøya skolekorps og Frøya Janitsjar har innstilt sin virksomhet. Men det kan nevnes at kulturskolen jobber for at vi også skal få korpsmusikk i årets tog. Vurdering: Det er naturlig at det oppnevnes en politiker til å sitte i 17.maikomiteen for det som skal skje i kommunal regi, dvs. folketoget og arrangementet på Frøyatorget. Ellers er det naturlig at det oppnevnes en representant fra kulturetaten, en fra teknisk, Frivilligsentralen og en fra et grendalag. Politisk valgt representant bør fungere som leder i komiteen.

28 Saknr: 71/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Frida Hanø Kvingedal Arkivsaksnr: 12/453 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 71/12 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 71/12 Formannskapet ORDFØRERENS ORIENTERING

29 Saknr: 72/12 FRØYA KOMMUNE Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: May Therese Foss Arkivsaksnr: 08/147 Arkivkode: F46 Møtebok Sak nr: 72/12 Gradering: Unntatt offentleg innsyn (Ofl) Ofl 13 Saken skal behandles i følgende utvalg: 72/12 Formannskapet SØKNAD OM BILLIGHETSERSTATNING

30 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Frida Hanø Kvingedal Arkivsaksnr.: 12/452 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Formannskapet GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte

31 FRØYA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Formannskapet: Møtested: Kommunestyresalen, Frøya herredshus Møtedato: Fra og med sak: 57/12 Til og med sak: 61/12 Møtetid: Av utvalgets medlemmer møtte 6 av 6 Faste representanter i Formannskapet i perioden Ap/Høyre: Berit Flåmo, ordfører Martin Nilsen, varaordfører Kristin Reppe Storø Helge Borgen Frp/Sp: Hallgeir Bremnes Vivian Dolen Sørdal Venstre: Arvid Hammernes Faste representanter med forfall: Vararepresentanter som møtte: Merknader: Frp/Sp: Hallgeir Bremnes Frp/Sp: Ingen. 1. Innkalling til møte med saksliste ble enstemmig godkjent. Underskrift: Berit Flåmo Ordfører Helge Borgen Protokollunderskriver Frida Hanø Kvingedal sekretær

32 HOVEDUTSKRIFT Utvalg : Formannskapet Møtedato: SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 57/12 12/354 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /12 06/1150 GAMLE RABBEN KAI-RABBENBRYGGENE 59/12 11/790 FRØYA IDRETTSPARK - SØKNAD OM ØKONOMISK TILSKUDD FOR FERDIGSTILLELSE AV ANLEGG 60/12 08/147 VEDR. OPPREISNINGSORDNING FOR TIDLIGERE BARNEVERNSBARN FORLENGELSE AV FRIST 61/12 12/355 ORDFØRERENS ORIENTERING 2

33 57/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. Enstemmig. Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. 58/12 GAMLE RABBEN KAI-RABBENBRYGGENE Vedtak: Saken utsettes i påvente av en avklarende planprosess for Sistranda for å se på bl.a. havneforhold i en sammenheng. Det gjøres avklaringer med sektormyndighetene. Saken legges fram for ny politisk behandling så snart som mulig. Enstemmig. Formannskapets behandling i møte : Flg. omforente forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes i påvente av en avklarende planprosess for Sistranda for å se på bl.a. havneforhold i en sammenheng. Det gjøres avklaringer med sektormyndighetene. Saken legges fram for ny politisk behandling så snart som mulig. Forslag til vedtak: 1. Frøya kommunestyre vedtar at Rabbenbryggene og tidligere Rabben kai med landarealer annonseres for salg til den eller de som kan bygge ut området i tråd med det vedtaket som ble gjort i kommunestyret i sak 73/07 eller som kan presentere en annen plan for utbygging som kommunen kan bifalle. 2. Kommunen er åpen for å sette kjøpesummen til kr. 0, gitt at planer for utbygging er i tråd med pkt De skisser som foreligger som utkast til reguleringsplan stilles til fri rådighet for de som erverver eiendommen. 4. Ett av vilkårene kommunen vil stille dersom pkt. 2 i vedtaket blir gjeldende, er at kjøpere av tomt i Beinskardet gis opsjon på kjøp eller leie av båtplass 5. Endelig avgjørelse om avhending og utbygging legges fram for kommunestyret til endelig godkjenning. 3

34 59/12 FRØYA IDRETTSPARK - SØKNAD OM ØKONOMISK TILSKUDD FOR FERDIGSTILLELSE AV ANLEGG Formannskapets innstilling til Kommunestyret: Frøya kommune berømmer den innsatsen Nabeita IL og Frøya FK gjør for å tilrettelegge kamp og treningsforholdene på Nabeita Kunstgressbane. Frøya kommune vedtar å gå inn på eiersiden ved Frøya Idrettspark og kjøper 33 % av anlegget for kr Kjøpet finansieres gjennom bruk av ubrukte lånemidler og pengene forutsettes brukt til å oppgradere banen i tråd med søknaden. Det forutsettes at de krav som settes for gjennomføring av kamper og treninger oppfylles gjennom dette vedtaket. Det utarbeides en avtale med utgangspunkt i forslaget som skisseres i søknaden. Når det gjelder søknad om årlig tilskudd på kr fra 2013 er Frøya kommune positiv og vil ta søknaden til behandling i forbindelse med budsjettarbeidet for Enstemmig. Formannskapets behandling i møte : Flg. omforente forslag til innstilling ble fremmet: Frøya kommune berømmer den innsatsen Nabeita IL og Frøya FK gjør for å tilrettelegge kamp og treningsforholdene på Nabeita Kunstgressbane. Frøya kommune vedtar å gå inn på eiersiden ved Frøya Idrettspark og kjøper 33 % av anlegget for kr Kjøpet finansieres gjennom bruk av ubrukte lånemidler og pengene forutsettes brukt til å oppgradere banen i tråd med søknaden. Det forutsettes at de krav som settes for gjennomføring av kamper og treninger oppfylles gjennom dette vedtaket. Det utarbeides en avtale med utgangspunkt i forslaget som skisseres i søknaden. Når det gjelder søknad om årlig tilskudd på kr fra 2013 er Frøya kommune positiv og vil ta søknaden til behandling i forbindelse med budsjettarbeidet for Innstilling: Frøya kommune berømmer den innsatsen Nabeita IL og Frøya FK gjør for å tilrettelegge kamp og treningsforholdene på Nabeita Kunstgressbane. Frøya kommune vedtar å gå inn på eiersiden ved Frøya Idrettspark og kjøper 33 % av anlegget for kr Kjøpet finansieres gjennom bruk av ubrukte lånemidler og pengene forutsettes brukt til å oppgradere banen i tråd med søknaden. Det utarbeides en avtale med utgangspunkt i forslaget som skisseres i søknaden. Når det gjelder søknad om årlig tilskudd på kr fra 2013 avslås dette, eventuelle driftstilskudd vil Frøya kommune vurdere under budsjettarbeidet for

35 60/12 VEDR. OPPREISNINGSORDNING FOR TIDLIGERE BARNEVERNSBARN FORLENGELSE AV FRIST Formannskapets innstilling til Kommunestyret: 1. Frøya Kommune vedkjenner seg sitt moralske ansvar for tidligere barnevernsbarn, og gi en uforbeholden unnskyldning og en økonomisk oppreisning til personer som har opplevd omsorgssvikt eller overgrep i barnehjem, skolehjem og fosterhjem mens de var under barnevernets omsorg i perioden 1945 til Det nedsettes en gruppe som har ansvar for å saksbehandle disse sakene når det kommer inn krav om erstatning. Denne gruppen består av ledelse fra Frøya Kommune samt jurist. 3. Gyldighet for ordningen settes til d.d og ut året Søknader som kommer etter den tid vil bli avvist. 4. Kommunestyret gir formannskapet delegert myndighet til å ta avgjørelse i slike saker. Enstemmig. Innstilling: 1. Frøya Kommune vedkjenner seg sitt moralske ansvar for tidligere barnevernsbarn, og gi en uforbeholden unnskyldning og en økonomisk oppreisning til personer som har opplevd omsorgssvikt eller overgrep i barnehjem, skolehjem og fosterhjem mens de var under barnevernets omsorg i perioden 1945 til Det nedsettes en gruppe som har ansvar for å saksbehandle disse sakene når det kommer inn krav om erstatning. Denne gruppen består av ledelse fra Frøya Kommune samt jurist. 3. Gyldighet for ordningen settes til d.d og ut året Søknader som kommer etter den tid vil bli avvist. 4. Kommunestyret gir formannskapet delegert myndighet til å ta avgjørelse i slike saker. 61/12 ORDFØRERENS ORIENTERING Ordfører Berit Flåmo: Henvendelse fra Trøndersk Kystkompetanse vedrørende valg av representant fra Frøya kommune. Fast representant foreslås Olaf Reppe. Varamedlem: Marthe Fjellheim. Lensmannsstillingen er utlyst. Veldig positivt. Repr. Helge Borgen: Trafikkrådet har vært på møte med Fosen-Namsos sjø vedr. sommerruta i øyrekka. Opplevde møte som positivt, men føler at ATB er negativ til å bidra. Bør ha en politisk utspill overfor Fylkeskommunen vedr. rutetilbudet både i øyrekka og på fast-frøya. Anbudspapirer går ut nå. Drastiske endringer for 2013 som skal legges fram i Fylkesutvalget den 27. mars. Saken skal ikke behandles i Fylkesstyret før anbudspapirene legges ut. Repr. Arvid hammernes etterlyser å få gi en høringsuttalelse vedr. saken. Kommenterte det som har stått i Hitra*Frøya vedr. lukkede møter. Repr. Kristin Reppe Storø ønsker oversikt over vedtak som blir gjort og hvor de finnes. Møtet ble lukket under orientering fra rådmannen vedr. senterutvikler. Kommunelovens 31. 5

36 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Frida Hanø Kvingedal Arkivsaksnr.: 12/457 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Formannskapet Kommunestyret KUNNSKAPSLØFT FRØYA - INNFORMASJON OG FORSLAG TIL INNFASING Innstilling: 1. Formannskapet er innforstått med at utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet Kunnskapsløft Frøya er under utprøving i oppvekstsektoren, og tar for øvrig rådmannens informasjon om systemet til orientering. 2. Formannskapet tar til orientering at formålet med utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet er økt resultatkvalitet gjennom forsterket fokus på sentrale områder i tjenesteproduksjonen, og at innretningen forutsettes å gi mer tid til brukerrettet innsats i virksomhetene. 3. Formannskapet ønsker at plansystemet skal søkes tatt i bruk i alle brukerrelaterte sektorer, og være fullt ut implementert innen utgangen av Formannskapet, som hovedutvalg for kultur, ber rådmannen utarbeide et tilsvarende styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring i kultursektoren for snarlig behandling. Vedlegg: Kunnskapsløft Frøya styringsdokument for oppvekst datert (B2-utgaven). Saksopplysninger: Politiske vedtak og involveringer: I orienteringssak om Kunnskapsløft Frøyaskolen gjorde kommunestyret i møte (sak 147/11) slikt enstemmig vedtak: Kommunestyret tar rådmannens informasjon til orientering. Kommunestyret er av den oppfatning at det er et spennende, viktig og nødvendig arbeid rådmannen har startet på som utvalget ønsker å være tett på i tiden framover.

37 Hovedutvalg for drift ble første gang orientert om utviklings- og kvalitetssikringsprogrammet i møte Kommunestyret er senest gitt orientering om programmet , i forbindelse med informasjon og drøftinger knyttet til andre fase av Skole- og kommuneutviklingsprosjektet SKUP. Kommunestyret har ved inngåelse av avtale om deltakelse i SKUP-prosjektet forutsatt at kommunens eget utviklings- og kvalitetssikringsprogram (Kunnskapsløftet) skal være ett av flere tiltak for å bedre resultatene i skolen. Hovedutvalg for drift tok i møte /sak 10/12 rådmannens informasjon om programstatus og veien videre, til orientering. Hovedpunktene kan kort oppsummeres slik: Papirutgaven av styringsdokumentet for oppvekstsektoren er ferdig, og implementering i kommunens planverk har tatt til med sikte på innføringsåret Rådmannen har tatt initiativ til digitalisering av programmet. Dette vil forenkle bruken av systemet vesentlig både når det gjelder innlegging av data og uttrekk av informasjon til bruk i utviklings- og internkontrollsammenheng. Systemet må etter rådmannens oppfatning videreutvikles til også å gjelde kommunens øvrige tjenesteområder. Kunnskapsløft Frøya i oppvekstsektoren - et utviklings- og kvalitetssikringsprogram Kunnskapsløft Frøyaskolen er nå gitt betegnelsen Kunnskapsløft Frøya som en konsekvens både av at barnehagene er trukket inn i Kunnskapsløftet, og av rådmannens ønske om å tilpasse systemet til kommunens øvrige sektorer. Kommunestyrets overnevnte vedtak av var basert på følge informasjon: 1. Kunnskapsløftet er rådmannens initiativ for å skape en bedre grunnskole for alle barn på Frøya. 2. Systemet er et overordnet prosessorientert kvalitetsutviklings- og internkontrollprogram som forutsettes å ta inn i seg kommunens øvrige utviklingsarbeid i sektoren. Programmet skal således innebære en tydelig forenkling av skolenes utviklingsrealterte planarbeid. 3. Kunnskapsløftet som er utviklet i nært samarbeid med sektorens virksomhetsledere, er et styringsverktøy for et vedvarende forbedringsarbeid. Systemet forutsetter optimal medvirkning blant de ansatte basert på følgende innholdselementer: Kommunens oppvekstrelaterte målsettinger i gjeldende kommuneplaner Et omforent og akseptert verdigrunnlag Et utviklingsorientert hovedfokus på læring, læringsmiljø, ressursstyring og internkontroll Et rullerende prosessorientert system for utvikling i virksomheten. Programmet inneholder bl.a.:

38 Styringsdokument med årshjulsrelatert kvalitetssløyfe for utviklingsplanlegging, ressursplanlegging, tilstands- og systemvurdering (herunder internkontroll/bms), styringsdialog og opplegg for politisk skoledebatt System for lederavtaler, kompetanseplaner, serviceavtaler, årsmeldinger og lignende som element i styringsdokumentets utviklings- og internkontrolldeler [så vidt påbegynt] Styringsdokumentet som utgjør hovedelementet i programmet, vil i seg selv være et forståelses- og motivasjonsverktøy for ansatte, politikere og foreldre knyttet til nødvendigheten av et kontinuerlig forbedringsarbeid. Kunnskapsløft Frøya i oppvekstsektoren håndtering av politiske føringer og vedtak Rådmannen utarbeider sitt forslag til politiske føringer for utviklings- og kvalitetssikring etter samråd med virksomhetslederne basert på styringsdokumentets innhold hva gjelder:. Tilstandsanalysen (oppvekst) basert på: o Utdanningsdirektoratets ståstedsanalyse hva gjelder læring o Læringsresultat med bakgrunnsinformasjon fra Skoleporten (skolene) og Barnehageundersøkelsen i bedrekommune.no (barnehagene) o Læringsmiljøet basert på Elevundersøkelsen (skolene) / Barnehageundersøkelsen i bedrekommune.no (barnehagene), o Internkontrollresultat (Balansert målstyring) basert på økonomihåndtering, avviksnivå, sykefraværsoversikt, brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse. Rådmannens styringsdialog med virksomhetene etter et fastlagt program. Hovedutvalget drøfter tilstanden i oppvekstssektoren med utgangspunkt hovedsakelig i styringsdokumentet for utviklings- og kvalitetssikring. De påfølgende politiske føringene skal inneholde mål (ikke tiltak) for hvert av fokusområdene: Læring, læringsmiljø, kvalitetssikring; kanskje også for ressursanvendelse. Det politiske vedtaket, enten det er i samsvar med rådmannens forslag, eller er gitt andre politiske føringer, vil i all hovedsak bli håndtert slik:. Den enkelte virksomhet (alle ansatte og tillitsvalgte) drøfter de politiske målsettingene, og virksomhetsleder utvikler på dette grunnlag en lokal utviklingsplan med mål og kjennetegn på måloppnåelse for innsending til rådmannen innen 1.februar. Rådmannen kan også selv velge felles satsningsområde for virksomhetene. Det er poeng at det innenfor hvert fokusområde kun utarbeides et partre mål. Med bakgrunn i valgte satsningsområder i utviklingsplanen, vil virksomhetene utarbeide en ressursanalyse hvor det kan gis signal til rådmannen om behov for endret ressursbruk (innen samme ramme), og/eller endret ressursbehov.. Når den elektroniske løsningen er på plass vil arbeidet med styringsdokumentet, informasjonsflyt etc. bli vesentlig forenklet Kunnskapsløft Frøya i andre brukerrelaterte sektorer Som nevnt ovenfor var Kunnskapsløft Frøya i utgangspunktet et utviklings- og kvalitetssikringsprogram med formål å bedre skoleresultatene i grunnkolen gjennom et forenklet, tidssparende og spisset plansystem med fotfeste i skolens personale.

39 Med utgangspunkt i kommunens satsing på oppvekstsentra, og med basis i barnehagenes naturlige deltakelse i et utviklings- og kvalitetssikringsprogram for tjenester innrettet mot barn, ble barnehagene ganske fort trukket inn i arbeidet med utvikling og anvendelse av systemet. Virksomheten kultur har senere meldt sin interesse for Kunnskapsløft Frøya med utgangspunkt både i programmets plansystem, og med tanke på kultursektorens betydning for folkehelse generelt og for barn og unges oppvekstvilkår spesielt. Både kulturskolen og biblioteket vil gjennom egne satsninger kunne ha innvirkning på resultatoppnåelsen i skolene og barnehagene. Rådmannen har som konsekvens i gangsatt et arbeid med prøve å tilpasse styringsdokumentet for oppvekst til et styringsdokument for kultur. Dersom Formannskapet mener at det nye plansystemet som er under utprøving i oppvekstsektoren, skal videreutvikles for de øvrige sektorene, kan Formannskapet, som hovedutvalg for kultur, vil få seg forelagt et styringsdokument for kultur til snarlig behandling. Før dette skjer bør Formannskapet ha vedtatt utviklingsmål for sektoren. Rådmannen mener at det nye plansystemet etter hvert må tilpasses samtlige brukerrelaterte sektorer, men innser at et slikt innovasjonsarbeid vil ta noe tid, ikke minst siden et vellykket resultat vil kreve god forankring blant sektorenes ansatte. Dette vil som eksempel i praksis medføre at utviklingsplaner og virksomhetsplaner vil leve side om side over en periode. Kunnskapsløft Frøya utprøving og innfasing Kunnskapsløft Frøya er som kjent under utprøving i oppvekstsektoren. Med bakgrunn i systemets egenart vil utprøvingsperioden ha en varighet på ett år, og således være avsluttet ved årsskiftet 2012/13. Som planutvalg kan Formannskapet avvente videre utprøving/innfasing inntil utprøvingen i oppvekstsektoren er fullført, eller allerede nå gjøre et intensjonsvedtak om at systemet skal søkes tatt i bruk i samtlige brukerrelaterte sektorer. Dersom Formannskapet ønsker at utviklings- og kvalitetssikringssystemet skal tas i bruk i kommunen på generell basis slik rådmannen foreslår, ser innfasingen i dag slik ut: Styringssystemet for utvikling og kvalitetssikring vil - slik programmet er bygget opp - ha en innfasingsperiode på ett år. I denne perioden vil systemet være gjenstand for spesiell oppfølging med tanke på forbedringer. Oppvekstsektoren er som nevnt i en innkjøringsfase for utprøving. Innkjøringsfasen vil vare ut Hovedutvalg for drift håndterer innfasing av styringssystem i oppvekstsektoren. Kultursektoren forventes å kunne ta i bruk styringssystemet i løpet av våren Formannskapet vil som hovedutvalg for kultur, håndtere systeminnfasingen. Innfasingsperioden bør etter hvert kunne skje parallelt med oppvekstsektoren. Rådmannen vil etter hvert involvere de øvrige sektorene og gi informasjon om fremdriften underveis. Det antas i dag at systemet bør kunne være fullt ut operativt for samtlige brukerrelaterte sektorer i løpet av Rådmannen innser at digitalisering av systemet vil kunne få innvirkning på denne foreløpige implementeringsplanen.

40

41 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Informasjonen ovenfor skal identifisere både kommune og virksomhet. Denne informasjonen slettes når dette er gjort 0 Innledning Grunnskolene I henhold til Opplæringslovens skal kommunen både ha system for vurdering om kravene i lov og forskrifter blir oppfylt, og system for å følge opp resultatene fra disse vurderingene, samt nasjonale kvalitetsvurderinger for øvrig. Som en del av det kommunale oppfølgingsansvaret skal det med tanke på drøftinger i kommunestyret utarbeides en årlig rapport om tilstanden i grunnskoleopplæringen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Barnehagene I henhold til Barnehagelovens forskrift 4-3 om forutsetningene for barns utvikling og læring, skal barnegruppens og det enkelte barns trivsel og utvikling observeres og vurderes fortløpende. Oppmerksomheten skal både rettes mot samspillet barna imellom, mellom barn og personale og mellom barnehagens ansatte. Barnehagens arbeid skal vurderes, det vil si beskrives, analyseres og fortolkes i forhold til kriterier gitt i barnehageloven, rammeplanen og eventuelle lokale retningslinjer og planer. Styringsdokumentet Styringsdokumentet gir et forsterket fokus på utvikling og kvalitetssikring/internkontroll, og er således et sentralt element både i tilstandsvurderingen, og i oppfølgingen av denne. Dokumentet som har sin basis i sektormål og vedtatte utviklingsmål for øvrig, rulleres årlig med føringer bl.a. for virksomhetens strategiske utviklingsplan. Virksomheten Tab 1 OM VIRKSOMHETEN (Informasjon Etter virksomhetsleders valg) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

42 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE I Visjon Visjonen skal kunne gjenspeiles i virksomhetens prioriteringer, og vil bli gjenstand for drøftinger i styringsdialogen med rådmannen. II Mål for oppvekstsektoren Sektormålene for perioden , slik de framkommer i Kommuneplanens samfunnsdel datert , har slikt fokus: Desentralisert skolestruktur Utvikling av en kunnskapskommune Utvikling av alternative læringsarenaer Utviklingsmålene for perioden , vedtatt i Hovedutvalget for drift , er formulert slik: 1. Barnehagene og skolene møter barnet med tilrettelagt pedagogikk som stimulerer til økt læring. 2. Barnehagene og skolene i Frøya skal preges av inkludering og trivsel. 3. Barnehagene og skolene i Frøya skal tilrettelegge for et aktivt samarbeid med foresatte og det lokale arbeids- og næringsliv 4. Barnehagene og skolene i Frøya er lærende organisasjoner som driver utviklingsarbeid basert på egen praksis og ny kunnskap III Utviklingsplan 2012 Plan for utvikling og kvalitetssikring (Utviklingsplanen) utgjør for den enkelte virksomhet og virksomhetseier de mest sentrale tiltak for utvikling og kvalitetssikring/internkontroll, og danner således basis for prioriteringer, bevilgninger og oppfølging. Utviklingsplanen er basert på virksomhetseiers føringer i tabell 10, komplementert med erfaringer fra rådmannens styringsdialog (tabell 9), tilstandsanalyse (tabell 5) og ressursanalyse (tabell 3) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

43 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 2 Frist: 1.FEB Fokusområder [med eiers føringer] Læring Opplæringen skal preges av helhet og sammenheng, være målrettet og tilpasset den enkelte Læringsmilø Barn og voksne skal møte hverandre med gjensidig respekt, og foreldre skal oppleve dialog med virksomheten som relevant Kvalitetssikring/ Internkontroll Virksomhetene skal analysere, drøfte og følge opp ulike resultat og undersøkelser. Ressurser UTVIKLINGSPLANEN (Vedtas av virksomhetsleder etter samråd med de tillitsvalgte) Utviklingsmål Delmål Indikatorer for måloppnåelse IV Ressursanalysen Ressursanalysen skal både være et grunnlagselement i utviklingsplanen, og kan samtidig være et sentralt rapporteringselement i årsmeldingen. Som element i utviklingsplanen skal ressursanalysen gi nødvendige innspill både hva gjelder ressursbehov og ressursanvendelse. Ressursanalysen i tabell 3 baseres i hovedsak på: Evt. føringer fra virksomhetseier (tabell 10) Oversikt over ressursnivå, ressursanvendelse og utviklingsdata i tabellene 4A, 4B og 4 C for skoler og barnehager. Evt. føringer relatert til rådmannens styringsdialog (tabell 9) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

44 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 3 Frist:1.mars RESSURSANALYSEN (Virksomhetsleders oppsummering etter drøftinger med de tillitsvalgte) Fokusområder Satsningsområder Begrunnelse Sentrale utfordringer Endret ressursbruk Endret ressursbehov (NB! Tabell 4A-4C må fylles ut i forkant av tabell 3) Tab 4A- Ressursanalyse skole basert på data fra SKOLEPORTEN SKOLE Områder for datafangst Elever/årsv. 1) til underv. Elever/årsv. 2) assistenter Lærertetthet 3) Skoleår 2011/12 Skoleår 2010/11 Sammenlignet med andre Frøya Fylke Land Kommentarer 1. Antall elever per beregnende årsverk til undervisning 2. Antall elever per assistentårsverk i undervisningen 3. Lærertetthet i ordinær undervisning Tab 4A- Ressursanalyse barnehage BARNEHAGE Områder for Sammenlignet med andre Kommentarer datafangst Barn/årsverk 1) (vektet) Prosent barn med spes.ped.hjelp 1. Teller = Antall barn i barnehagen korrigert for alder slik: Antall barn 0-2 år vektes med 2, antall barn 3 år vektes med 1,5 og 4-6 åringer vektes med 1. Nevner = Antall årsverk til basisvirksomhet i barnehagen (inkluderer styrer, styrerassistent, pedagogiske ledere og assistenter). [Eksempel: En barnegruppe på hhv , og 3,3 årsverk gir 9,1 barn/årsverk] Telledato: Tab 4B Elever og elevprognoser -SKOLE Områder for datafangst Elevtalls-utvikling Prosent elever med spes.ped.vedtak Kommentarer 2011/ /11 Prognoser 2012/ side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

45 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 4B- BARNEHAGE Områder for datafangst Barn 0-2 år Barn 3 år Barn 4-6 år Kommentarer Tab 4C Andel årsverk uten godkjent ped. utd. Etterutdanning (viktige tiltak) Videreutdanning (antall) Ledelse (viktige tiltak) Barnetall- og barnetallsprognoser (pr. 15/12) Prognoser (relevant opptaksområde Kompetanse; oversikt og behov med utg.pkt. i utviklingsplanen 2011/ /11 Evt. igangsatte tiltak 2011/ /11 Kompetansebehov V Tilstandsanalyse [For skolene gjelder spesielt: I følge forskrifter til Opplæringsloven ( 2-1) skal den enkelte skole regelmessig vurdere i hvilken grad organisering, tilrettelegging og gjennomføring av opplæringen medvirker til å nå skolens mål, og skoleeier skal se til at dette blir gjennomført etter forutsetningene] Tilstandsanalysen (tabell 5) som skal ferdigstilles innen 1.juni, beskriver skolens hhv barnehagens nå-situasjon basert på følgende hovedelement: Skolens egenvurdering knyttet til fokusområdene læring, læringsmiljø og kvalitet bl.a. med utgangspunkt både i årlige resultater fra Skoleporten, og resultater fra lokalt system for rutinemessig internkontroll (BM). Barnehagens egenvurdering knyttet til fokusområdene læring, læringsmiljø og kvalitet bl.a. med utgangspunkt både Utdanningsdirektoratets ståstedanalyse for barnehager, barnehageundersøkelsen (bedrekommune.no), samt resultater fra lokalt system for rutinemessig internkontroll (BM). side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

46 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 5 Frist:1.JUNI 2012 Fokusområder Læring Læringsmiljø Kvalitetssikring / Internkontroll Tab 6A,6B Tab 7 Tab 8A, 8B TILSTANDSANALYSEN (Virksomhetsleders analyse etter drøftinger med de tillitsvalgte) Oppsummering etter forutgående analyser og Oppfølging drøftinger av tabelldata 6A, 6B, 7, 8A og 8B Tab 6A- SKOLE Vurderingsområder for læringsfokus Faglig læring Sosial læring Lære å lære og motivasjon Tilpasset oppl./vurdering Miljø Tab 6A- BARNEHAGE Vurderingsområder for læringsfokus: Verdigrunnlag, medvirkning og samarbeid Omsorg, lek og læring Plamlegging, vurdering og utviklingsarbeid Læringsfokus Skolens vurdering basert på påstander i Utdanningsdirektoratets Ståstedsanalyse del D gr.skole Læringsfokus Barnehagens vurdering av egen pedagogisk praksis basert på påstander i Utdanningsdirektoratets Ståstedsanalyse del D barnehager Tab 6B- SKOLE Vurderingsområder for læringsresultat Nasjonale prøver Standpunktkarakt. Eksamenskarakt. Kartleggingsprøver Læringsresultat Skolens vurdering basert på data fra SKOLEPORTEN og VOKAL (kartleggingsprøver) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

47 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 6B- BARNEHAGE Vurderingsområder for læringsresultatet Sosial utvikling Aktivitetsinnholdet Tilrettelegging for barns læring Skoleforberedende tilrettelegging Tab 7- SKOLE Vurderingsområder Sosial trivsel Trivsel med lærerne Mestring Faglig utfordring Elevdemokrati Fysisk læringsmiljø Mobbing Motivasjon Faglig veiledning Læringsresultat Barnehagens vurdering av læringsresultatet i barnegruppen basert på brukervurderingen i Barnehageundersøkelsen (bedrekommune.no) Læringsmiljø Skolens vurdering basert på data fra ELEVUNDERSØKELSEN Tab 7- BARNEHAGE Vurderingsområder Allsidig lek og aktiviteter Samspill med voksne Læringsmiljø Barnehagens vurdering av læringsmiljøet i barnehagen basert på Barnehageundersøkelsen (bedrekommune.no) Samspill med andre barn Barns medbestemmelse Samarbeid med hjemmet Tar barnet på alvor Barnehagens uteområder Barnehagens inneområder side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

48 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Internkontrollsystemet - slik det framkommer i tabell 8A er et strategirelatert styringsverktøy for å kvalitetssikre tjenesteproduksjonen gjennom å måle resultatoppnåelse på noen få utvalgte indre drivere over en viss tid. Tab 8A- SKOLE Kvalitetssikring / Internkontroll / Skoler ( Indre drivere ) Resultat vist over tid Kommentarer Økonomi Virksomhetsleders kommentar aktuelt år: Prosent brukt av revidert budsjett foregående år Brukerundersøkelse Virksomhetens vurdering av resultatene i Foreldreundersøkelsen på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå Dialog/medvirkning Skjemapunkt 3,4 og 8 Kjennskap/forvent. Skjemapunkt 6 Fysisk miljø Skjemapunkt 9 Trivsel/læring/utvikl Skjemapunkt 10 Læringsforholdene Skjemapunkt 11 Virksomhetsleders kommentar aktuelt år Sykefravær Virksomhetsleders kommentar aktuelt år: Snitt sykefravær i prosent foregående år Medarbeiderundersøkelse Virksomhetens vurdering av resultatene på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå Jobborganiseringen Innhold i jobben Fysiske arb.forhold Samarbeid og trivsel Ledelse Virksomhetsleders kommentar aktuelt år: Data hentes fra Medarbeiderundersøkelsen (bedrekommune.no) [gjennomsnittsbetraktninger] Avvik Resultater på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå Forvaltningsloven Opplæringsloven Virksomhetsleders kommentar aktuelt år: Antall klager Antall klager side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

49 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Tab 8A- BARNEHAGE Kvalitetssikring / Internkontroll / Barnehager ( Indre drivere ) Resultat vist over tid Kommentarer Økonomi Virksomhetsleders kommentar aktuelt år : Brukerundersøkelse Virksomhetens vurdering av resultatene på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå (Se også tabell 6B-BARNEHAGE) Prosent brukt av revidert budsjett foregående år Sosial utvikling Læring Språkutvikling Kompetanse Omsorg Virksomhetsleders kommentar aktuelt år: Sykefravær Virksomhetsleders kommentar aktuelt år Data hentes fra Barnehageundersøkelsen (bedrekommune.no) [gjennomsnittsbetraktninger] Snitt sykefravær i prosent foregående år Medarbeiderundersøkelse Virksomhetens vurdering av resultatene på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå Jobborganiseringen Innhold i jobben Fysiske arb.forhold Samarbeid og trivsel Ledelse Virksomhetsleders kommentar aktuelt år Data hentes fra Medarbeiderundersøkelsen (bedrekommune.no) [gjennomsnittsbetraktninger] Avvik Resultater på en skala fra 1-6 hvor 6 er ønsket nivå Forvaltningsloven Barnehageloven Virksomhetsleders kommentar aktuelt år Antall klager Antall klager side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

50 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE Internkontrollsystemet - slik det framkommer i tabell 8B er et strategirelatert styringsverktøy for å kvalitetssikre tjenesteproduksjonen gjennom å måle resultatoppnåelse på noen utvalgte ytre drivere over en viss tid. Utfordringer som håndteres av virksomheten selv inngår i den totale utviklingsplanleggingen, mens øvrige utfordringer bringes inn i styringsdialogen med rådmannen. Tab 8B Kvalitetssikring / Internkontroll ( Ytre drivere ) Resultat vist over tid Hvordan de ytre tjenestene (støtteapparatet) nedenfor har bidratt til å kvalitetssikre virksomhetens brukerrelaterte tjenester, sett i forhold til forventningene Virksomhetens skjønnsmessige vurdering på en skala fra 1-6, hvor 6 er ønsket nivå Virksomhetseier Kommentarer: PP-tjenesten Kulturskolen Biblioteket Helsetjenester Tekniske tjenester IKT Barnevernet ledig Hvordan virksomheten selv har tatt initiativ og på andre måter involvert de ytre tjenestene (støttetjenestene) i kvalitetssikringsarbeidet Virksomhetens skjønnsmessige vurdering på en skala fra 1-6, hvor 6 er ønsket nivå Virksomhetseier Kommentarer: PP-tjenesten Kulturskolen Biblioteket Helsetjenester Tekniske tjenester IKT Barnevernet ledig Hvor fornøyd virksomheten er med det planmessige samarbeidet med støttefunksjonen Virksomhetens skjønnsmessige vurdering på en skala fra 1-6, hvor 6 er ønsket nivå Virksomhetseier Kommentarer: PP-tjenesten Kulturskolen Biblioteket Helsetjenester Tekniske tjenester IKT Barnevernet ledig side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

51 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE VI Rådmannens styringsdialog Rådmannen gjennomfører en årlig formell og vel forberedt styringsdialog med virksomhetsleder og virksomhetens øvrige ansatte. Målet for dialogen er å kunne inspirere og bistå den enkelte virksomhet basert på kunnskapsdeling knyttet til blant annet mål, resultater, rammebetingelser, internkontroll og utvikling. Referatet fra styringsdialogen er virksomhetsleders eiendom. I tabell 9 skal framkomme virksomhetsleders oppsummering av dialogen (møte og referat). Etter styringsdialogen vil rådmannen gjennomføre medarbeidersamtale med virksomhetsleder. Samtalen knyttes opp både mot styringsdialogen og tidligere inngått lederavtale. Tab 9 STYRINGSDIALOGEN 2012 Fokusområder Virksomhetsleders oppsummering Oppfølging Læring Læringsmiljø Kvalitetssikring / Internkontroll Ressursanvendelse Visjons-tilnærming Praktisering av verdigrunnlaget (ledig) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

52 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE VII Eiers føringer for utvikling og kvalitetssikring Virksomhetseier drøfter tilstanden med tanke på videreutvikling av kvaliteten i tjenestetilbudet. I tabell 10 innarbeides føringer for kommende års kvalitetsarbeid i oppvekstsektoren, synliggjort av virksomhetene gjennom utviklingsplanen. Tab 10 EIERS FØRINGER Fokusområder Vedtak datert Kommentarer Læring Læringsmiljø Kvalitetssikring/ Internkontroll Opplæringen skal preges av helhet og sammenheng, være målrettet og tilpasset den enkelte Barn og voksne skal møte hverandre med gjensidig respekt, og foreldre skal oppleve dialog med virksomheten som relevant. Virksomhetene skal analysere, drøfte og følge opp ulike resultat og undersøkelser. Oppfølging av «Mål og strategier for oppvekstsektoren i Frøya kommune » Skolene skal prioritere og tilrettelegge for organisasjonsrelaterte utviklingstiltak i samsvar med Utdanningsdirektoratets føringer i forbedringsprosjektet SKUP, trinn2. Ressurser Ingen føringer til ressursanvendelse utover hva som måtte framkomme i budsjettet for 2012) side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe

53 Styringsdokument for utvikling og kvalitetssikring _ oppvekst _ virksomhetene _ 2012 B-UTGAVE VIII Fristoversikt Hovedelementene Innen 1/10: Politisk fagdebatt med politiske føringer Politiske føringer Planlegging og tilfredshetsundersøkelser Innen 1/2: Utviklingsplan Innen 1/3: Ressursanalysen Innen 1/5: Brukerundersøkelse/ Medarb.undersøkelse Styring Tilstandsvurdering, årsmelding Innen 1/9: Styringsdialog (Innen 1/10: Lederavtale) Innen 1/6: Tilstandsanalyse side :07:00 Styringsdok oppvekst 2012-B2 sihe