Rapport fra Medarbeiderundersøkelsen i Hattfjelldal kommune

Transkript

1 Rapport fra Medarbeiderundersøkelsen i Hattfjelldal kommune 0

2 Innhold Bakgrunn for medarbeiderundersøkelsen... Kort om undersøkelsens formål... Praktiske opplysninger om medarbeiderundersøkelsen... Resultater fra medarbeiderundersøkelsen 0... Overordnet resultat for Hattfjelldal kommune... Dimensjon - Organisering av arbeidet... 7 Dimensjon: Innhold i jobben... 7 Dimensjon: Fysiske arbeidsforhold... 8 Dimensjon: Samarbeid og trivsel med kollegaene... 9 Dimensjon: Mobbing, diskriminering og varsling... 9 Dimensjon: Nærmeste leder... 0 Dimensjon: Overordnet ledelse... Dimensjon: Faglig og personlig utvikling... Dimensjon: Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger... Dimensjon: Stolthet over egen arbeidsplass... Dimensjon: Helhetsvurdering... Dimensjon: Medarbeidersamtaler... Lokale tilleggsspørsmål... Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen... Noen sentrale forhold sett fra et ledelsesperspektiv... Oppsummering... 7 Vedlegg... 8 Vedlegg nr. : Oversikten viser andelen av medarbeiderne i prosent som har besvart ulike spørsmål i undersøkelsen med «vet ikke» Vedlegg nr. : Plan for oppfølging i den enkelte avdeling/enhet.... 9

3 Bakgrunn for medarbeiderundersøkelsen Hattfjelldal kommune gjennomførte høsten 0 en medarbeidertilfredshetsundersøkelse, omtalt som MTM undersøkelse. Denne undersøkelsen hadde ulike spørsmål fordelt på følgende tema: jobbkrav, rolleforventninger, kontroll i arbeidet, positive utfordringer i arbeidet, sosialt samspill, ledelse, arbeidsglede, engasjement i organisasjonen, mestring av arbeidet og utmattelse i arbeidet. Kommunestyret ba rådmannen om å gjennomføre en ny medarbeiderundersøkelse i 0 for å få en tilbakemelding på hvordan medarbeiderne i Hattfjelldal kommune har det på jobb. I 0 ble det leid inn ekstern konsulenthjelp for å gjennomføre MTM undersøkelsen, mens man i 0 valgte å benytte undersøkelsen på som utgangspunkt for kartlegging av medarbeidertilfredshet i virksomheten. Årsaken til dette var flere her nevnes: For det første medarbeiderundersøkelsen på ble først utviklet gjennom et samarbeid mellom Kommunens Sentralforbund og daværende Kommunal- og regionaldepartementet (00). Det var aktiv dialog med de ansattes organisasjoner ved hovedsammenslutningene gjennom hele utviklingsprosessen. Senere er undersøkelsen modernisert og tilpasset de utfordringer ledere og medarbeidere står overfor i dag. Undersøkelsen er med andre ord skreddersydd for kommunale virksomheter, og fremstår dermed som et velutviklet verktøy med et faglig kvalitativt innhold noe som igjen underbygger kvaliteten av resultatene fra undersøkelsen Videre er undersøkelsen på en undersøkelse som alle de ca. 00 kommunene som har lisens på nettportalen har anledning til å benytte, noe som gir muligheter for å sammenligne resultatene fra vår undersøkelse med resultatene fra tilsvarende undersøkelser i andre kommuner. For det tredje som et ledd i å redusere virksomhetens kostnader knyttet til gjennomføringen. I forbindelse med undersøkelsen i 0 bevilget formannskapet kr ,- til formålet (i hovedsak til kjøp av tjenester fra konsulentfirma), mens ved å benytte har vi utover kr ,- i årlige lisenskostnader ingen kostnader så lenge vi ikke går utover standardspørsmålene. Eventuelle tilleggsspørsmål koster kr..000,- pr. spørsmål. Rådmannen har vært opptatt av at det skulle være bred tilslutning til årets medarbeiderundersøkelse, og har derfor drøftet både metode og innhold i undersøkelsen både med arbeidstakerorganisasjonene og med arbeidsmiljøutvalget. Det har også vært et mål å få denne undersøkelsen sammenlignbar med 0-undersøkelsen. Derfor har man komplettert spørsmålene på med tilleggsspørsmål. Kort om undersøkelsens formål Formålet med medarbeiderundersøkelsen var å gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel. Undersøkelsen skal bidra til å få frem kunnskap om hvordan vi kan utvikle og effektivisere tjenestene. Kartleggingen må sees på som «ferskvare» og angir en subjektiv opplevelse hos våre medarbeidere i kartleggingsperioden. Denne kunnskapen skal:

4 Gi den enkelte leder et grunnlag for en videre prosess på arbeidsplassen med konkrete forbedringstiltak Være et bidrag til å vurdere den enkelte leders resultatoppnåelse Gi den enkelte kommune et samlet bilde av medarbeidernes syn på sin arbeidssituasjon som grunnlag for videreutvikling av arbeidsgiverstrategier. Gi grunnlag for å søke etter sammenhenger mellom medarbeidertilfredshet og kvalitet på kommunale tjenester. Resultatene fra undersøkelsen kan gi mange rom for tolkninger, slik at man må være forsiktige med å «overtolke» disse, spesielt i små enheter med få svar. Det er viktig å forstå at dette er en «ferskvare», dvs. et «gjennomsnitt» av medarbeidernes «magefølelse» på et gitt tidspunkt. Resultatene representerer ikke en fasit, men er å oppfatte som en tendens eller en indikasjon på virksomhetens ståsted. Det viktig å få frem medarbeidernes ansvar for en positiv utvikling av egen arbeidsplass. Den enkeltes ansvar for å bidra til trivsel på egen arbeidsplass kommer ikke godt nok frem i undersøkelsen. Praktiske opplysninger om medarbeiderundersøkelsen Alle fast ansatte medarbeidere i Hattfjelldal kommune (med unntak av frivillig brannmannskap og rådmannen selv), medarbeidere tilsatt i et forpliktende arbeidsforhold for en lengre periode (f.eks. som vikar for en som har foreldrepermisjon) og personer som benyttes jevnlig som vikarer ble invitert til å delta i årets medarbeiderundersøkelse. Deltakerne ble i utgangspunktet plassert inn i undersøkelsen utfra avdelings-/enhets tilhørighet. Men medarbeidere med to eller flere stillinger i virksomheten ble plassert inn i den avdelingen/enheten hvor de hadde størst stillingsprosent. I de tilfellene enkelt medarbeidere hadde lik stillingsstørrelse i flere avdelinger/enheter ble det foretatt en konkret vurdering på hvor vedkommende burde plasseres inn. Hver enkelt medarbeider fikk utlevert brukernavn og passord til bruk i undersøkelsen. Alle besparelser ble gjort direkte via internett det var ikke anledning til å levere inn besparelse pr. papir både fordi man skulle sikre full anonymitet til den enkelte og som et ledd i å gjennomføre undersøkelsen på en mest mulig effektiv måte. Personer som ikke hadde tilgang til egen PC hadde muligheten til å svare på undersøkelsen enten på biblioteket, på servicekontoret eller ved å benytte en annen av virksomhetens PC er. Undersøkelsen var åpen for besvarelse i perioden. juni. august 0. Medarbeiderundersøkelsen på består av 0 spørsmål fordelt på følgende dimensjoner: Organisering av arbeidet, Innhold i jobben, Fysiske arbeidsforhold, Samarbeid og trivsel med kollegaene, Mobbing, diskriminering og varsling, Nærmeste leder, Medarbeidersamtale, Overordnet ledelse, Faglig og personlig utvikling, Systemer for lønnsog arbeidstidsordninger, Stolthet over egen arbeidsplass og Helhetsvurdering. Rådmannen besluttet i samråd med ledergruppen og de hovedtillitsvalgte å stille fem lokale tilleggsspørsmål. Fire av tilleggsspørsmålene er valgt ut med bakgrunn i MTM

5 undersøkelsen, mens det siste er valgt ut fra et behov for å få et konkret svar i forhold til eventuell uønsket deltid blant våre medarbeidere. For det følger av hovedtariffavtalen at partene skal arbeide aktivt for å få unngå at man har medarbeidere som arbeider uønsket deltid i virksomheten. Resultater fra medarbeiderundersøkelsen 0 Totalt var det 8 av medarbeidere i Hattfjelldal kommune som deltok i undersøkelsen, dvs. ca. 7% av medarbeiderne. Samtidig registrerer vi at det der store forskjeller i deltakelsen i de ulike avdelingene/enhetene hvor svarprosenten varierer fra 7% til 00%. En hadde helt klart ønsket seg en høyere deltakerprosent. Og som et virkemiddel for å få til nettopp dette ble tidsrommet for besvarelse utvidet fra. juli til. august, i tillegg til at det ble sendt ut påminnelser til alle medarbeidere som ikke hadde besvart. Resultatet ble at svarprosenten økte fra % til 7%. Administrasjonen ser i ettertid at tidspunktet neppe var ideelt og rådmannen har derfor signalisert både til de hovedtillitsvalgte og til arbeidsmiljøutvalget at neste gang vi gjennomfører undersøkelsen skal den søkes lagt til vintermånedene i et håp om at dette vil gi oss større deltakelse. Samtidig skal man også være klar over at lav deltakelse kan være et uttrykk for at våre medarbeidere har det bra, og at de derfor ikke ser noen grunn til å delta. Et annet moment er at det i forkant av denne undersøkelsen var initiert en særskilt psykososial arbeidsmiljøkartlegging både blant renholderne og blant de ansatte på sykehjemmet. Og for disse medarbeiderne kunne kanskje to undersøkelser oppfattes som samme undersøkelse eller som unødvendig, men dette blir kun spekulasjoner. En vil nå gå nærmere inn på resultatene fra undersøkelsen. Alle resultater som presenteres er på virksomhetsnivå, dvs. totalt for Hattfjelldal kommune. Bakgrunnen for at man ikke presenterer resultatene fra den enkelte avdeling/enhet henger delvis sammen stor variasjon i svarprosenten mellom de ulike enhetene og delvis sammen med at vi har mange enheter med få ansatte. Videre er undersøkelsen i seg selv kun et grunnlag for det videre arbeid som skal gjøres i den enkelte avdeling for at vi skal øke trivselen blant de ansatte samtidig som vi kan få bedre tjenester til beste for innbyggere og brukere i Hattfjelldal kommune.

6 Overordnet resultat for Hattfjelldal kommune Resultatene viser at det er marginale forskjeller mellom Hattfjelldal og landsgjennomsnittet (0,-0,). Vi skiller oss med andre ord ikke vesentlig fra situasjonen i de andre kommunene i Norges land. Det er helt klart rom for forbedringer, men samtidig er det ingen ting ved resultatene som tilsier at vi må iverksette ekstraordinære strakstiltak. Alt tilsier at vi gjennom systematisk jobbing med tiltak både i den enkelte avdeling/enhet og på tvers av avdelinger/enheter vil kunne oppnå forbedringer. Vi skal organisere vår virksomhet slik at det fremmer trivsel og utvikling blant våre medarbeidere, da rådmannen er av den oppfatning at det samtidig også vil bidra til gi oss kvalitative gode tjenester. Figuren viser Hattfjelldal kommunes resultater pr. dimensjon sett i forhold til gjennomsnittet fra undersøkelsen gjennomført i de andre av landets kommuner. Hattfjelldal kommune - Landsgjennomsnitt i Norge Helhetsvurdering Stolthet over egen arbeidsplass Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Faglig og personlig utvikling Overordnet ledelse Nærmeste leder Mobbing, diskriminering og varsling Samarbeid og trivsel med kollegene Fysiske arbeidsforhold Innhold i jobben Organisering av arbeidet,7,,,,,,,,,,,,,7,,8,8,8,,0,0, Norge

7 Dimensjon - Organisering av arbeidet Hattfjelldal kommune ligger rett over landsgjennomsnittet på spørsmålet om du selv bidrar aktivt til at arbeidsplassen når sine mål. Det er indikasjon for arbeidsgiver om at de aller fleste av våre medarbeidere ser at deres bidrag har betydning for virksomhetens tjenesteproduksjon. Når det gjelder spørsmålet om tilstrekkelig informasjon for å gjøre en god jobb, er det utfordrende å finne en linje som dekker alles behov. Samtidig er det viktig å understreke at den enkelte medarbeider har en plikt til å innhente nødvendig informasjon man skal ikke se bort i fra at mye av informasjonen som etterspørres er tilgjengelig gjort for de ansatte, men at de selv ikke har gått aktivt inn for å tilegne seg denne. Nok tid til å utføre jobben din er et definisjonsspørsmål. Mye handler om prioritering og å gjøre de riktige tingene riktig, samtidig skal man heller ikke underslå at i en liten organisasjon som Hattfjelldal kommune påligger det de samme plikter og oppgaver som for en stor kommune med langt flere medarbeidere, og at dette dermed kanskje merkes bedre hos våre medarbeidere. Figuren viser resultatene for dimensjonen Organisering av arbeidet for Hattfjelldal kommune sett i forhold til landsgjennomsnittet.,,7,8,0 Organisering av arbeidet,,,,0,8,0,,,, får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? Norge har du nok tid til har du utstyr til å gjøre jobben din? å få gjort jobben din (for eksempel data, verktøy, hjelpemidler)? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan jobben din er tilrettelagt? Dimensjon: Innhold i jobben Resultatene i denne dimensjonen tilsier at de aller fleste medarbeidere opplever at en meningsfylt arbeidshverdag, hvor de får brukt sin kompetanse, gis muligheter for utvikling og selvstendighet uten at dette går på bekostning av en opplevelse om mestring. For man skal være klar over at hvis medarbeiderne ikke føler at de mestrer sine oppgaver kan dette skape frustrasjon og dermed redusert produksjon.

8 Figuren viser resultatene for dimensjonen Innhold i jobben for Hattfjelldal kommune sett i forhold til landsgjennomsnittet.,8,0,8,9 Innhold i jobben,,,0,0,8,9 har du nok utfordringer i jobben? har du nødvendig kompetanse for å utføre dine arbeidsoppgaver? har du mulighet til å jobbe selvstendig? Norge mestrer du jobben din ut fra forventningene som stilles til deg? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i jobben din? Dimensjon: Fysiske arbeidsforhold Resultatet viser at i forhold til fysiske arbeidsforhold ligger Hattfjelldal kommune over landsgjennomsnittet på alle spørsmål. Nå er det kanskje ikke overraskende at medarbeiderne opplever det fysisk trygt på jobben med tanke på at vi er en liten kommune hvor alle kjenner alle, og dermed nødvendigvis ikke har de samme utfordringene som de «store» bykommunene. Videre indikerer at de senere års investeringer i nye og/eller rehabiliterte bygninger oppleves som positivt blant de ansatte, selv om vi har et godt stykke igjen for at f.eks. inneklima blir optimalt for alle. Figuren viser resultatene for dimensjonen Fysiske arbeidsforhold for Hattfjelldal kommune sett i forhold til landsgjennomsnittet.,9,8 er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? Fysiske arbeidsforhold,,0 er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene dine? Norge,0,8 opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din?,, alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske arbeidsforholdene i jobben din?

9 Dimensjon: Samarbeid og trivsel med kollegaene For arbeidsgiver er dette en bekreftelse på at også medarbeidere opplever at vi har et stykke igjen før vi løser våre felles arbeidsoppgaver på en god måte. I dagens komplekse samfunn blir oppgave løsning på tvers av tidligere sektorer langt viktigere enn tidligere det ligger en forventning fra brukerne om at det offentlige skal se hele mennesket og ikke bare en liten del (oppgaven det søkes assistanse til). Og hvis vi da ikke har de nødvendige arenaene for samarbeid og/eller at f.eks. våre rutiner kanskje ikke i tilstrekkelig grad ivaretar dette perspektivet vil heller ikke medarbeidere oppleve det som tilfredsstillende. Det er også slik at samhandling mellom kolleger stiller krav til fleksibilitet og samarbeidsevne. Figuren viser resultatene for dimensjonen Samarbeid og trivsel med kollegaene for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet.,, Samarbeid og trivsel med kollegene,9,,,8 trives du sammen med dine kolleger? løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god måte? Norge alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen? Dimensjon: Mobbing, diskriminering og varsling I denne dimensjonen er avviket mellom Hattfjelldal kommune og landsgjennomsnittet litt større enn i de øvrige dimensjonene i undersøkelsen. Rådmannen vil drøfte dette nærmere med sine ledere for å søke å få klarlagt hva som faktisk ligger bak tallene. Hattfjelldal kommune, både som samfunn og virksomhet, burde ha alle forutsetninger for å være en arbeidsplass uten mobbing og hvor alle ble tatt godt vare på uavhengig av kjønn, religion eller etnisk tilhørighet. I forhold til spørsmålet om muligheten for å melde fra om kritikkverdige forhold har vi rutiner, men disse er tydeligvis ikke kjent eller implementert blant våre medarbeidere. Det skal i den forbindelse også nevnes at kommunen i løpet av 0 implementere et elektronisk HMS- og avvikssystem som bør bidra til forbedring på dette området.

10 Figuren viser resultatene for dimensjonen Mobbing, diskriminering og varsling for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet. Mobbing, diskriminering og varsling,9,,,8,,9 er arbeidsmiljøet på din arbeidsplass uten mobbing? Norge er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet, religion osv? er det lagt til rette for mulighet til at du kan melde fra om kritikkverdige forhold på din arbeidsplass? Dimensjon: Nærmeste leder Figuren viser resultatene for dimensjonen Nærmeste leder for Hattfjelldal kommune i forhold landsgjennomsnittet. Nærmeste leder,,7,,,0,,,8,9,8,, gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den den jobben du gjør? har innsikt i den jobben du gjør? Norge er lydhør overfor dine synspunkter? tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder?

11 Ledergruppen jobber kontinuerlig med å bli bedre på ledelse. Og rådmannen har sammen med sin ledergruppe utarbeidet et «Ledelsesdokument» som grunnlag for en helhetlig og enhetlig ledelse av Hattfjelldal kommune. Det er viktig å ha en ledelse som utøver og praktiserer ledelse med like mål, de samme grunnleggende prinsipper og like verdier. Så er det også slik at når man på ledernivå er satt til å lede en enhet med relativt knappe ressurser, sammenlignet med hva en har vært vant med tidligere, så vil mange ansatte føle et mer anstrengt forhold til sin leder. Dimensjon: Overordnet ledelse Overordnet ledelse i Hattfjelldal kommune defineres i utgangspunktet som rådmannen, men også en samlet ledergruppe kan bli oppfattet å falle inn under begrepet overordnet ledelse. Det er ellers verdt å merke seg at spørsmålet om overordnet ledelse tar etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig er det av samtlige spørsmål i medarbeiderundersøkelsen med høyeste andel av «vet-ikke» svar (,%). Det vises for øvrig til kommentarer på «Nærmeste leder». Figuren viser resultatene fra dimensjonen Overordnet ledelse for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet. Overordnet ledelse,8,,,,7,8,7,9 er tydelig i forhold til kommunens retning og mål? bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? Norge tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i kommunen? Dimensjon: Faglig og personlig utvikling Selv om resultatene indikerer at vi her ligger noe under landsgjennomsnittet når det gjelder faglig og personlig utvikling er det samtidig viktig å ta med i betraktning at for en del medarbeidere blir f.eks. kompetanseutvikling oppfattet som eksterne kurs eller formell opplæring. Men i de aller fleste sammenhenger skjer opplæring og kompetanseutvikling

12 gjennom daglig virke. Videre er det også slik at medarbeiderne selv kanskje mener at de trenger den og den opplæringen, men at arbeidsgiver ikke vurderer det på samme måte. Hattfjelldal kommune har en strategisk kompetanseutviklingsplan som revideres årlig hvor man skal ta hensyn til virksomhetens behov for ny kompetanse i tiden som kommer i forhold til de tjenester vi skal tilby. Figuren viser resultatene fra dimensjonen Faglig og personlig utvikling for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet. Faglig og personlig utvikling,,7,,,9, lærer du noe nytt gjennom jobben din? legger din arbeidsgiver til rette for kompetanseutvikling som er viktig for jobben din? Norge alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene for læring i jobben? Dimensjon: Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Figuren viser resultatene fra dimensjonen Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet. Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger,0,9,,,,,7,7,,0 lønnen din i forhold til jobben du gjør? måten din individuelle lønn blir fastsatt? Norge arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, vaktplan, arbeidshelger)? muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og arbeidstidsordningene i jobben din?

13 Resultatet viser at våre medarbeidere i Hattfjelldal kommune er mer fornøyd med lønns- og arbeidstidsordningene enn landet for øvrig. Når vi i tillegg tar hensyn til at vi også har en relativt lav andel som arbeider uønsket deltid, tyder dette på at medarbeiderne føler, i hver fall til en viss grad, at arbeidsgiver tar hensyn til deres individuelle behov. Dimensjon: Stolthet over egen arbeidsplass Hattfjelldal kommune vurderes av sine medarbeidere til å ha et potensiale for å videreutvikle sitt omdømme. Nå kan det ha sammenheng med noen av våre tjenester som kanskje generelt ikke har den mest positive klagen eksempelvis skatteoppkreving og forvaltning, men samtidig kan det nok også tolkes som et tegn på at vi ikke er tilstrekkelig dyktig med å få frem alt det positive som skjer i virksomheten i f.eks. media. Figuren viser resultatene fra dimensjonen Stolthet over egen arbeidsplass for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet., Stolthet over egen arbeidsplass,,8,,8,0,7,8,8,0 tror du din arbeidsplass har et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen? tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din arbeidsplass? vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? Norge tror du at du jobber i kommunen om år? alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? Dimensjon: Helhetsvurdering Som en helhetsvurdering av arbeidsplassen Hattfjelldal kommune ender vi i undersøkelsen 0, under landsgjennomsnittet. Målet må være at vi gjennom systematisk arbeid fremover kommer minst på nivå med landsgjennomsnittet ved neste undersøkelse. Og dette arbeidet er allerede igangsatt gjennom arbeid internt i hver avdeling/enhet ved utarbeidelse av utviklingsplaner.

14 Figuren viser resultatene fra dimensjonen Helhetsvurdering for Hattfjelldal kommune i forhold til landsgjennomsnittet. Helhetsvurdering,, Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? Norge Dimensjon: Medarbeidersamtaler Medarbeiderundersøkelsen hadde også noen spørsmål knyttet til medarbeidersamtaler. Men her foreligger ikke helt de samme mulighetene for å sammenligne seg med landsgjennomsnittet. Og en velger derfor å behandle dette særskilt. Tallene viser følgende: Spørsmål: Svarfordeling Svarfordeling i % Har du fått tilbud om medarbeider-samtale? Ja Nei Ja Nei 9,7, Snitt Hattfjelldal Snitt Norge Har din leder fulgt opp det dere ble enige om?,8,8 Har du fulgt opp de dere ble enige om i samtalen?,0,9 Snitt «Medarbeidersamtale»,9,9 Av de 9 medarbeiderne som har fått tilbud om medarbeidersamtale har 78 personer svart på oppfølgingsspørsmålene. Dette gis oss følgende fordeling: Det skal avholdes medarbeidersamtale med alle fast ansatte medarbeidere i Hattfjelldal kommune en gang pr. år. Det kan være flere årsaker til at ansatte ikke har fått tilbud om medarbeiderundersøkelse. Det kan være at de enten er «nyansatte» og dermed ennå ikke har vært ansatt lenge nok til at en slik samtale er formålstjenlig, de kan være vikarer for en bestemt person for et gitt tidsrom eller at de er tilfeldige timevikarer som benyttes jevnlig i organisasjonen. Hvis det derimot skulle vise seg at,% av våre faste medarbeidere ikke har fått tilbud om slik samtale påhviler det rådmannen å sørge for at dette skjer ihht. virksomhetens retningslinjer.

15 Figuren viser hvordan man følger opp det man blir enige om i medarbeidersamtalen. Diagram for medarbeidersamtale 0,0 % 0,0 % 8,7 % - Svært liten grad - 0,0 % 0,0 %,8 %, %, % Svært stor grad 0,0 % 0,0 % 0,0 % 9, %, %, % har din leder fulgt opp det dere ble enige om i samtalen?, % har du fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? Lokale tilleggsspørsmål Spørsmål Antall svar Svar i prosent Ja Nei Ja Nei Arbeider du uønsket deltid? 9, 90, Må du arbeide overtid/utover normal arbeidstid? 8 8,7, Mottar du motstridende forespørsler fra to eller flere personer? 9 0, 9, Opplever du konflikter på arbeidsplassen? 7 7,, Mine verdier er veldig lik virksomhetens verdier? 0 8,7 7, Som tidligere nevnt er spørsmålet om uønsket deltid knyttet til hovedtariffavtalen, og kommenteres derfor ikke ytterligere utover at vi nå har et grunnlag å arbeide videre med. Både i forhold til om man må arbeide overtid/utover normal arbeidstid og om man mottar motstridene forespørsler fra to eller flere personer, ser vi de samme tendenser som for undersøkelsen høsten 0. Flertallet av medarbeiderne opplever klare kommandolinjer og at oppgavene kan løses i all hovedsak kan løses innenfor normal arbeidstid. Samtidig må vi erkjenne at ca. 0% av våre medarbeidere mener de må arbeide utover normal arbeidstid for å løse sine oppgaver. Går vi nærmere inn i undersøkelsen finner vi heller ingen umiddelbare sammenhenger mellom stillinger og overtid som man kanskje kunne forvente.

16 Det eneste man helt tydelig kan lese av resultatene er at ledergruppen har en klar overvekt i sin svarprosent her. Videre kan det synes som om at sjansen for motta motstridene forespørsler øker med nærhet til politisk nivå. Konflikter på arbeidsplassen bør ses i sammenheng med resultatet fra dimensjonen «Mobbing, diskriminering og varsling. Videre skal man huske på at konflikter på arbeidsplassen ikke nødvendigvis bare er negativt. Ved riktig håndtering kan en konflikt danne grunnlag for positiv utvikling i en virksomhet. Tallene fra årets undersøkelse er ikke direkte sammenlignbare med tallene fra undersøkelsen i 0, men man ser konturene av at antall konflikter på arbeidsplassen er blitt lavere siden sist. Siden 0 er det blitt flere medarbeidere i Hattfjelldal kommune som mener at deres verdier er veldig like virksomhetens verdier. Dette gir signaler om at vi har ett bedre etisk fundament å bygge videre på. Videre tilsier dette at våre medarbeidere er åpen for endringer og villige til å ta de utfordringer som skal til for at Hattfjelldal kommune skal nå sine visjoner. Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen Når man gjennomfører en slik undersøkelse er viktig å huske på at man skaper forventninger til oppfølging av undersøkelsen. Og oppfølgingen er avgjørende i forhold til validitet og mulighetene for å forplikte den enkelte medarbeider i det videre arbeidet med å utvikle og effektivisere tjenestene. Uten oppfølging blir undersøkelsen kun et øyeblikksbilde av medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel. Rådmannen har vært opptatt av å få involvert den enkelte medarbeider i arbeidet med oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen. For det er kun gjennom utstrakt grad av involvering av den enkelte at man kan få forankret medarbeidernes eget ansvar for å bidra til en positiv utvikling av arbeidsplassen. Videre gis lederne denne på denne måten også muligheter for å få direkte tilbakemeldinger på hva som ligger bak svarene fra medarbeidere, og få belyst eventuelle misforståelser. For å sikre at resultatene fra undersøkelsen ble behandlet på samme måte uavhengig av avdeling/enhet, utarbeidet rådmannen et opplegg for oppfølging. Opplegget bygger på andre kommuners erfaringer, og er vedlagt denne undersøkelsen (vedlegg nr. ). Noen sentrale forhold sett fra et ledelsesperspektiv Vurdering av nærmeste leder og ledelse på overordnet nivå inngår som elementer i kartleggingen. Samarbeidsforhold, organisering og faktorer i det daglige arbeidet er også sentrale områder. Til sammen har disse områdene betydning for hvordan medarbeiderne opplever sin arbeidssituasjon. Det er et klart lederansvar å bidra til medarbeidernes trivsel og motivasjon. Undersøkelsen blir derfor et bidrag til å vurdere ledelse på alle nivåer. Som tidligere nevnt skal en være forsiktig med å overtolke resultatene fra undersøkelsen. Men gjennom den tilbakemeldingen som hver leder nå har fått fra sine medarbeidere ligger det signaler til den enkelte i forhold til hva en kanskje bør sette større fokus på. Ledere har gjennom sitt lederskap et særskilt ansvar både for å oppnå og utvise tillit til medarbeiderne og

17 derigjennom skape grunnlag for vekst og utvikling. Og med tanke på at ingen medarbeidere i virksomheten har de samme personlige egenskapene, faglige styrker og svakheter, forventninger til omgivelsene, krav til kollegaer og leder, er det en utfordrende oppgave å være leder. Ledere som evner å ta signaler fra medarbeidere og kollegaer, og samtidig evner å vurdere egen adferd i forhold til omgivelsenes krav og forventninger, har større forutsetninger for å få aksept blant medarbeiderne for å utvikle organisasjonen i henhold til vedtatte mål. Som leder kan det være en utfordring å utnytte den enkeltes sterke sider og samtidig bidra til å redusere konsekvensene av de mindre gode/positive sidene. Det handler også om å skape en organisasjonskultur som evner å ta inn over seg at ting er i kontinuerlig endring, ser muligheter og er åpen for å se ting fra flere sider. Medarbeidere som trives og har meningsfylte og utfordrende oppgaver yter gode tjenester og omtaler arbeidsplassen positivt, mens medarbeidere som mistrives både sammen med sine kollegaer bidrar til lavere kvalitet og dårlig omdømme. Målsettingen er at i Hattfjelldal kommune skal alle våre medarbeidere opptre som gode ambassadører for kommunen og dens tjenester. Oppsummering Hattfjelldal kommune gjennomførte i perioden. juni til. august 0 en medarbeiderundersøkelse. Totalt deltok 8 av medarbeidere i undersøkelsen. Resultatet fra undersøkelsen viser at Hattfjelldal kommune totalt sett ligger 0, under snittet for landet for øvrig. Dette forteller oss at våre medarbeidere har det relativt godt på jobb, men at vi samtidig kan bli bedre. Vi bør hele tiden strebe etter å bli bedre på alle områder og nivå i virksomheten, samtidig som vi må gi oss tid til å gjøre forbedringer. Og rådmannen er derfor av den oppfatning at vi bør legge opptil å gjennomføre medarbeiderundersøkelse vært annet år, dvs. at neste gang blir i 0.

18 Vedlegg Vedlegg nr. : Oversikten viser andelen av medarbeiderne i prosent som har besvart ulike spørsmål i undersøkelsen med «vet ikke». Andel vet ikke i % Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? tror du at du jobber i kommunen om år? vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din tror du din arbeidsplass har et godt omdømme blant alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og muligheten for å få en stillingsstørrelse som er arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, måten din individuelle lønn blir fastsatt? lønnen din i forhold til jobben du gjør? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene legger din arbeidsgiver til rette for lærer du noe nytt gjennom jobben din? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant er tydelig i forhold til kommunens retning og mål? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? er lydhør overfor dine synspunkter? har innsikt i den jobben du gjør? gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den den jobben gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, er arbeidsmiljøet på din arbeidsplass uten mobbing? alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass trives du sammen med dine kolleger? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din? er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i mestrer du jobben din ut fra forventningene som har du mulighet til å jobbe selvstendig? har du nødvendig kompetanse for å utføre dine har du nok utfordringer i jobben? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan har du nok tid til å gjøre jobben din? bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? Vet ikke 0,0 % 0,0 %, %, %, %, %, %, %, %, % 0,0 %,7 %,0 %, % 0,0 % 0,0 %,9 % 0,0 % 0,0 % 0,0 %, %, %, %, %, % 7, % 7, %, % 8,0 % 9,0 % 0, %, %, % 0% % % % 8% 0% % %

19 Vedlegg nr. : Plan for oppfølging i den enkelte avdeling/enhet. Oppfølgingen i den enkelte avdeling/enhet er avgjørende for hva vi får igjen for kartleggingen. Her er noen tips hentet fra andre kommuners erfaringer:. Forberedelser - Les nøye igjennom rapporten og merk deg ting du spesielt vil sette søkelyset på. Er det spesielle ting du lurer på, eller ønsker å diskutere nærmere med dine medarbeidere? - Still med åpent sinn still spørsmål og lytt til dine medarbeidere.. Tolking av resultatene viktig Resultatene kan gi rom for mange tolkninger. Vær imidlertid forsiktig med å «overtolke». Viktig å forstå at dette er en «ferskvare», dvs. et «gjennomsnitt» av medarbeidernes «magefølelse» på et gitt tidspunkt. Resultatene representerer ikke en fasit, men er å oppfatte som en tendens eller en indikasjon på virksomhetens ståsted. Undersøkelsen danner et «bakteppe» for et mer strategisk arbeid med målrettede HMS-planer i den enkelte avdeling, kompetanseutvikling, økonomiplan og årsbudsjett, lønnspolitiske planer etc. Avdelingen bør derfor i fellesskap sette egne ord på resultatene i undersøkelsen. Et eksempel: At man er mindre fornøyd med de ergonomiske forholdene på arbeidsplassen betyr ikke nødvendigvis at man ikke har tilrettelagt arbeidet, eller at en må tilrettelegge mer. Det kan snarere bety at jobbkrav ikke lenger står i samsvar med medarbeideren(e)s helse, og at omplassering av ansatte til mer funksjonelle stillinger kan bli et aktuelt tiltak. Husk også at i små avdelinger får hver enkelte medarbeiders svar stor prosentvis innvirkning på resultatet.. Prioritering av tiltak - Medarbeiderne i avdelingen skal få en forståelse av egne resultat av medarbeiderundersøkelsen - Medarbeiderne i avdelingen skal sette egne ord på det de synes er viktigst for å utvikle/forbedre og bli enige om - områder man er mest fornøyd med - Medarbeiderne i avdelingen skal bli enige om - områder hvor en ønsker å bli bedre, og komme med - konkrete forslag på tiltak. Det skal defineres ansvarlige for gjennomføring av tiltak, samt settes tidsfrist - Avdelingsleder skal presentere egne vurderinger av hva hun/han mener det er viktigst å jobbe videre med. Vi anbefaler følgende skjema til hjelp i det avdelingsvise arbeidet med tiltaksplan: Dimensjon i kartleggingen Jeg (Individ) Vi (Gruppe) De (Struktur/ledelse) Organisering av arbeidet Innhold i jobben

20 Fysiske forhold Samarbeid og trivsel med kollegaene Mobbing, diskriminering og varsling Nærmeste leder Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass Helhetsvurdering - trivsel De tiltak som fremgår skal integreres i en egen en utviklingsplan. Rapporten danner et godt grunnlag for arbeidsmiljøutfordringer i avdelingen. Og for å sikre at utviklingsplanen blir brukt som et av grunnlagene for kontinuerlig forbedring er det også skissert et trinn i oppfølgingen. Oppfølging trinn Korrigerende tiltak Personalgruppen/arbeidsgrupper vil hjelpe deg som leder med å gjøre resultatene fra undersøkelsen om til kontinuerlige forbedringer i organisasjonene.. Analysere resultater Hva er hovedstyrkene og forbedringsområdene?. Identifisere årsaker Hva er de underliggende årsakene?. Samle ideer for mulige endringer Hvem er påvirket? Hvilke endringer følger av resultatene fra undersøkelsen?. Vurdere mulige handlinger Hvilken innvirkning kan mulige endringer ha på eksisterende prosedyrer og strategiske elementer?. Bestemme handlinger Hvem påtar seg ansvar for løsningen, og hvordan vil tiltakene settes ut i live.