Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon. kjemiske og bakteriologiske analyser

Transkript

1 til Sarpsborg kommune Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon på rammeavtale for kjøp av kjemiske og bakteriologiske analyser Sak nr.: 14/05269 Side 1 av 14

2 Innholdsfortegnelse 1 Kravspesifikasjon Informasjon om oppdragsgiver Generelle krav Prøveprogram for Prøvetakingsprogram for vannanalyser Gruppe C: Program for avløpsanleggene Ordinære prøver Analyse av miljøgifter (i hht. pålegg fra Fylkesmannen ) Gruppe D: Program for overvåking av deponi Måleprogram sigevann (et punkt): Måleprogram sigevannsediment (et punkt): Måleprogram for grunnvann (fire punkter): Måleprogram for overflatevann (tre punkter): Gruppe E: Program for vannovervåking Gruppe F: Frilufts bad, både saltvann og ferskvann Gruppe G: Svømmebasseng Gruppe H: Slam Gruppe I: Separate avløp Kravspesifikasjon Prøveprogram Prøveuttak og prøveutstyr Logistikk / responstid Analyser Analyser utenom prøvetakingsprogrammet Bistand til analyser Rapportering Rapportering ved ordinære resultater Rapportering ved avvikende resultater Alle produktgrupper Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Opplæring Implementering av avtalen Side 2 av 14

3 4.1.3 Bestillings- og leveringsrutiner Leveringsdyktighet Service og oppfølging Krav til tilgjengelighet og support Statistikk Opplevd service og oppfølging Side 3 av 14

4 1 Kravspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger/ oppdrag tildelt under rammeavtalen. 1.1 Informasjon om oppdragsgiver Sarpsborg kommune ligger i Østfold fylke, og er en av Norges 10 største byer. Pr. 1. januar 2014 hadde Sarpsborg kommune i overkant av innbyggere. Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og vil/kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. Kjøp av produkter innen avtaleområdet i 2013 var på ca. Kr ,- Oppdragsgiver legger vekt på at leveransene og de praktiske rutinene i forbindelse med avtalen, skal bidra både til kvalitetssikring og til enklere praktisk håndtering. 1.2 Generelle krav a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. b) Dersom leverandør har til hensikt å benytte underleverandører i avtalen, skal det oppgis hvor stor andel som planlegges satt ut til underleverandører. Underleverandørens navn og organisasjonsnummer skal i så fall også oppgis. c) Alle som utfører tjenester eller arbeid for kommunen er bundet av Forvaltningsloven ( 13), og etter personvernlovgivningens regler om taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter Forvaltningslovens 13 d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Medarbeidere hos leverandør som blir engasjert i arbeid for oppdragsgiver vil måtte signere taushetserklæring. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått og akseptert. Side 4 av 14

5 2 Prøveprogram for Prøvetakingsprogram for vannanalyser PRØVETAKINGSPROGRAM FOR VANNANALYSER, SARPSBORG KOMMUNE Oppdatert Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Uke 7 Uke 8 Uke 9 Uke 10 Uke 11 Uke 12 Uke 13 Uke 14 Uke 15 Uke 16 Uke 17 Uke 18 Uke 19 Uke 20 Uke 21 Uke 22 Uke 23 Uke 24 Uke 25 Uke Høk kro C1 C1 C1 C1 121 Hornnes skole C2 C1 C2 C1 133 Tveterbanen C1 C1 C1 C2 123 HB521 Bassengveien C1 C1 C2+C3 C1 C1 C1 134 Lunstikka servicebase C1 C1 C2 C1 135 Haugvoll sykehjem C1 C1 C1 136 Vestvold barnehage C1 C1 C1 137 Revebukta C1 C1 C2 127 Ullerøy skole (HB522 Liatoppen) C2+C3 C1 C1 C1 C1 C1 138 Skjeberg folkehøyskole C1 C1 C1 122 Esso Hafslund C1 C1 C1 139 Navestad skole C2 C1 C1 140 Borgen sykehjem C1 C1 C1 141 Kløvningsten barnehage C2 C1 C1 125 Varteig legesenter C1 C1 C2 129 Hafslundsøy skole C1 C1 C1 142 Hafslundsøy barnehage C1 C1 C2 124 Sarpsborg rådhus C1 C1 C1 143 Kruseløkka sykehjem C2 C1 C1 144 Hansa Borg bryggeri C2 C1 C1 145 VP102 Blessomveien C1 C2 C1 146 Nortura Sarpsborg C1 C1 C2 147 OBS kafeteria C1 C2 C1 148 Valaskjold bofellesskap C1 C1 C1 149 Tingvoll kjøkken C2 C1 C1 150 Quality hotel Grålum C1 C1 C1 126 VP312 Isnesveien C1 C1 C2 151 HB310 Gaupefaret C1 C1 C1 C2+C3 C1 C1 152 Hannestad skole C1 C1 C2 153 VP315 Opstadveien C2 C2 120 Eplehagen servicebase C1 C1 154 ØMM-lab C2 C1 155 Fylkeshuset C1 C1 156 HB313 Kallastenveien C1 C1 C2 C1 C1 C1 157 HB104 Ravneberget C1 C1 C2 C1 C1 C1 128 PV9002 Grålum reservevann C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 100 Råvann Glomma X X X X X X 101 Råvann Isesjø X X Renseprosessen X X X X X X 110/111 Rentvann Baterød/Isesjø X X X X X X X X X X X X X X X X C2+C3 X X X X X X X X X 113 Rentvann Agnalt X X X Radon X X Uke 27 Uke 28 Uke 29 Uke 30 Uke 31 Uke 32 Uke 33 Uke 34 Uke 35 Uke 36 Uke 37 Uke 38 Uke 39 Uke 40 Uke 41 Uke 42 Uke 43 Uke 44 Uke 45 Uke 46 Uke 47 Uke 48 Uke 49 Uke 50 Uke 51 Uke Høk kro C1 C2 C2+C3 121 Hornnes skole C1 C1 C1 133 Tveterbanen C1 C1 C1 123 HB521 Bassengveien C1 C2 C1 C2 C1 C1 134 Lunstikka servicebase C1 C1 C2 135 Haugvoll sykehjem C1 C1 C1 C1 136 Vestvold barnehage C1 C1 C1 C1 137 Revebukta C1 C1 C1 127 Ullerøy skole (HB522 Liatoppen) C1 C1 C2 C1 C1 C1 138 Skjeberg folkehøyskole C1 C2 C1 122 Esso Hafslund C1 C1 C2 139 Navestad skole C1 C1 C1 140 Borgen sykehjem C1 C2 C1 141 Kløvningsten barnehage C1 C1 C1 125 Varteig legesenter C1 C1 C2 129 Hafslundsøy skole C2 C1 C2 142 Hafslundsøy barnehage C1 C1 C1 124 Sarpsborg rådhus C2 C1 143 Kruseløkka sykehjem C1 C2 144 Hansa Borg bryggeri C1 C1 145 VP102 Blessomveien C1 C1 146 Nortura Sarpsborg C1 C2+C3 147 OBS kafeteria C1 C1 148 Valaskjold bofellesskap C1 C2 149 Tingvoll kjøkken C2 C1 150 Quality hotel Grålum C2 C1 126 VP312 Isnesveien C1 C1 151 HB310 Gaupefaret C1 C1 C2 C1 C1 C1 152 Hannestad skole C1 C1 153 VP315 Opstadveien C1 C2 120 Eplehagen servicebase C1 C1 154 ØMM-lab C1 C1 C1 155 Fylkeshuset C2 C1 C1 156 HB313 Kallastenveien C1 C1 C2+C3 C1 C1 C1 157 HB104 Ravneberget C1 C1 C1 C1 C2+C3 C1 128 PV9002 Grålum reservevann C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 C1 100 Råvann Glomma X X X Xx X X 101 Råvann Isesjø X Xx Renseprosessen X X X X X X 110/111 Rentvann Baterød/Isesjø X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 113 Rentvann Agnalt X X X Radon X X Analyser råvann Analyser rentvann fra vannverk C1 - nettkontroll C2 - enkel rutinekontroll C3 - utvidet rutinekontroll Kritiske punkter i prosessen Koliforme bakterier Fargetall Smak Kimtall 22 C Kimtall 22 C Nitritt 1,2-dikloroetanJern Kimtall 22 C E.coli Turbiditet Kimtall 22 C Koliforme bakterier Koliforme bakterier Aluminium Ammonium Kadmium PAH E.coli Intestinale enterokokker Koliforme bakterier Konduktivitet E.coli E.coli Ammonium Antimon Klorid Selen Muggsopp Kimtall 22 C ph Intestinale enterokokker Intestinale enterokokker Intestinale enterokokker Arsen Kopper Sulfat ph UV-transmisjon Clostridium perfringens ph ph Benzen Krom Tetrakloreten Fargetall Kalsium Radon (kun Agnalt) Turbiditet Turbiditet Benzo(a)pyren Kvikksølv Trikloreten Turbiditet Lukt Lukt Lukt Bly Mangan TOC Mikrocystin E.coli Smak Smak Cyanid Natrium Trihalometan. Cryptosporidium (uke 43)x Aluminium (ikke Agnalt) Farge Farge Fluorid Nikkel Giardia (uke 43)x Alkalitet Konduktivitet Glykoler Nitrat Klor, total Clostridium perfringens Hydrokarboner Plantervernm. Side 5 av 14

6 2.2 Gruppe C: Program for avløpsanleggene Ordinære prøver Prøveparametere er angitt i prisskjemaet Analyse av miljøgifter (i hht. pålegg fra Fylkesmannen ) Det skal tas 6 prøver av innløp og utløpsvann ved Alvim RA og analyseres på følgende parametere: Analyseparameter Deteksjonsgr ense Bromerte flammehemmere (BFH) 10 ng/l Pentabromdifenyleter (PBDE), oktabromdifenyleter (OBDE)- og dekabromdifenyleter (DBDE), tetrabrombisfenol A (TBBPA) og heksabromsyklododekan (HBCD) Polysykliske aromatiske hydrokarboner (PAH) Sum av følgende PAH forbindelsene iht. norsk standard (NS 9815): 10 ng/l fenantren, antracen, pyren, fluoranten, benzo(a)fluoren, benzo(b)fluoren, krysen/trifenylen, benzo(a)antracen, benzo(b)fluoranten, benzo(k)fluotanten, benzo(e)pyren, benzo(a)pyren, dibenzo(a,h)antracen,indeno(1,2,3-c,d)pyren og benzo(g,h,i)perylen, dibenzo(a,e)pyren, dobenzo(a,h)pyren,dibenzo(a,i)pyren Polyklorerte bifenyler ( PCB 7 ): Summen av de 7 enkeltforbindelsene av polyklorerte bifenyler nr 28, 52, 10 ng/l 101, 118, 138, 153 og 180 Diethylheksylgtalat (DEHP) 10 ng/l Nonylfenol (NP) 10 ng/l 4-nonylfenol 2.3 Gruppe D: Program for overvåking av deponi Måleprogram sigevann (et punkt): Tidspunkt Parametre Uke: 11, 24, 37, 48 (hvert år) Uke 24 hvert 5. år (2016, 2021 osv.) Bor, Klorioner, Turbiditet, Suspendert stoff, Kjemisk oksygenforbruk (KOF), Biokjemisk oksygenforbruk (BOF), TOC, Total nitrogen (Tot-N) Ammonium nitrogen, Total fosfor (Tot-P), Jern, Mangan, Sink, Kobber, Bly, Kadmium, Nikkel, Krom, Arsen, Kvikksølv, Oljeforbindelser (upolare HC), PAH 16, Monsykliske aromater (BTEX), Akutt toksisitet screening Bred analyse av tungmetaller, Polybromerte difenyletere, Heksabromcyklododekan, Tetrabrom bisfenol A, Bisfenol A, Alkylfenoler og etoksylater, Fenoler, Klorfenoler, Tinnorganiske forbindelser, Ftalater, Klorbenzener, Flyktige klorerte hydrokarboner, Lineære alkylbenzensulfonater, Fenoksysyrer, Akutt toksisitet vannplante/alge, Akutt toksisitet krepsdyr, Mutagenitest Side 6 av 14

7 2.3.2 Måleprogram sigevannsediment (et punkt): Tidspunkt Parametre Uke: 24 (hvert år) Uke 24 hvert 5. år (2016, 2021 osv.) Måleprogram for grunnvann (fire punkter): Tidspunkt Parametre Uke 11, 37 Tørrstoff innhold, Korngradering, TOC, Jern, Mangan, Sink, Kobber, Bly, Kadmium, Nikkel, Krom, Arsen, Kvikksølv, Oljeforbindelser (upolare HC), PAH 16, Polyklorerte bifenyler (PCB7) Bred analyse av tungmetaller, Polybromerte difenyletere, Heksabromcyklododekan, Tetrabrom bisfenol A, Bisfenol A, Alkylfenoler og etoksylater, Fenoler, Klorfenoler, Tinnorganiske forbindelser, Ftalater, Klorbenzener, Klorerte paraffiner, Polyklorerte naftalener, Polyklorerte dibenzodioksiner/furaner, Klorerte pesticider Måleprogram for overflatevann (tre punkter): Tidspunkt Parametre Uke 11, Gruppe E: Program for vannovervåking Ledningsevne, Tot-N, Ammonium nitrogen, Klorioner, Fenoler, Metaller (standardpakke med ca. 18 metaller, bl.a. Fe, Hg, Cd m.fl.) Bor, Klorioner, TOC, Fenoler, ph, Metaller (tungmetaller som inngår i laboratoriets screeningpakke) Det skal analyseres prøver av 15 bekker/vassdrag på følgende datoer: Tidspunkt Parametre Uke 9, Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff Uke 17, Uke 25, Uke 33, Uke 41, Uke 49, Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff Termotol. koliforme bakt. 44gr, Tot. P, Suspendert stoff 2.5 Gruppe F: Frilufts bad, både saltvann og ferskvann Det skal analyseres følgende prøver: Prøvedatoer: Sted Parametere 2 x juni Tunevannet (4 prøver) Termotolerante koliforme bakt. 2 x juli Turbiditet 1 x juni 1 x juli 1 x juni 1 x juli Isesjø, Børtevann, Asperen, Stora Le, Aremarksjøen, Holtetjern, Kolbjørnviksjøen (14 prøver) Dusa, Høysand, Feriehjemmet, Ullerøy v/leirskolen, Revebukta (10 prøver) Oppfølgingsprøver kan forekomme. ph Termotolerante koliforme bakt. Turbiditet ph Termotolerante koliforme bakt. Turbiditet Side 7 av 14

8 2.6 Gruppe G: Svømmebasseng Det skal analyseres følgende prøver: Prøvedatoer: Sted Parametre 1 g. pr. mnd. unntatt skolens ferier / 9 ganger pr. år (Sarpsborg sykehjem og Sarpsborghallen 12 gng/mnd) 6 basseng Pseudomonas aeruginosa Kimtall / Totalantall bakterier 36 C 2 døgn Fargetall Kjemisk oksygenforbruk Mn Klor (fritt og totalt) ph Turbiditet Ekstra prøver kan forekomme dersom oppdragsgiver finner dette nødvendig. 2.7 Gruppe H: Slam Renseanlegg Prøvehyppighet (antall per år, jevnt fordelt over året) Slamprøver (Alvim RA) 12 Prøveparametere er angitt i prisskjemaet. 2.8 Gruppe I: Separate avløp Prøvetid: Sted Parametre mai oktober prøver årlig Enkelt anlegg separat avløp Termotol.kolif.bakt. 44,5 C, MF Totalfosfor BOF 5, (Biokj.oks.forbruk) 3 Kravspesifikasjon Alle kravene i dette punktet skal oppfylles og besvares. Dersom et og/eller flere av kravene ikke oppfylles eller ikke er besvart i tilbudet, vil det kunne medføre avvisning av tilbudet i sin helhet Prøveprogram Prøveprogram for 2014 ovenfor er et eksempel brukt som grunnlag for prisskjemaet. Prøvetakingsopplegget er laget i samarbeid med eller etter krav fra Mattilsynet og Fylkesmannens miljøvernavdeling der disse er tilsynsmyndighet. Prøveprogrammet kan bli endret som følge av pålagte endringer eller endringer i rutiner, og kan ved gitte tilfeller gi grunnlag for reforhandling av avtalen Prøveuttak og prøveutstyr a) Prøveuttak skal ikke utføres av leverandøren. Annen prosedyre må avtales særskilt. b) Oppdragsgiver fyller ut følgeskjema med de nødvendige opplysninger. c) Leverandøren skal besørge godkjent utstyr til bruk for prøvetakingen, f.eks. flasker, prøvebegere, merkelapper, emballasje, kjøleelementer, kjølebager etc. i henhold til oppgitte prøveplan. d) Prøveflasker skal være merket med type prøve og hvor stor mengde prøve som skal tas ut. Side 8 av 14

9 e) Leverandøren skal være ansvarlig for å fylle opp, overvåke volum og etterfylle lagerbeholdning hos oppdragsgiver uten nærmere oppfølging fra oppdragsgiver. f) Leverandøren må innrette seg etter lagerkapasitet hos oppdragsgiver Logistikk / responstid Generelt ønskes det at prøver analyseres så raskt som mulig og i hht. tidskrav der dette finnes. a) Gruppe E (lokal vannovervåkning) samkjøres med regionale overvåkningsprogram. Prøvetakingsdatoene er derfor fastsatt av andre enn Sarpsborg kommune og avhentingsdag må derfor være etter prøveplan. b) Oppdragsgiver leverer prøver og mottar prøveutstyr på avtalte steder. c) Det forutsettes at prøver emballeres og transporteres på en slik måte at krav for gjennomført analyse overholdes. d) Det forutsettes umiddelbar tilbakemelding ved uegnethet / feilmerkede prøver, samt skader i forbindelse med forsendelse etc. e) Analyseresultater skal rapporteres maksimalt innen 24 timer etter at resultatet foreligger Analyser a) Alle analyser skal utføres i henhold til gjeldende forskrifter på området (eksempelvis drikkevannsforskriften). b) Alle analyser skal utføres i henhold til standardiserte metoder. Aktuell metode skal angis i prisskjema. c) Leverandøren skal utføre ringtest og opplyse oppdragsgiver om dens resultater Analyser utenom prøvetakingsprogrammet a) Det kan ved spesielle hendelser forekomme et behov for prøvetaking utenom det fastsatte programmet. Dette avtales særskilt. b) Rapportering av analyseresultater på sporadiske prøver pga. klager på vannkvalitet fra abonnent, skal skje til avtalepartneren. c) Tilbyder bes å redegjøre for hvordan slike prøver hentes og analyseres inkludert responstid og eventuelle priskonsekvenser (særlig med tanke på drikkevannsprøver) Bistand til analyser Oppdragsgiver kan ha behov for bistand til prøvetaking og driftsanalyser ved ferie eller sykdom. Historisk sett kan det i løpet av et år være behov for bistand i inntil 30 dager, fordelt på 3 uker ved sommerferie, 1 uke ved juleferie og 1 uke på andre tidspunkt, samt ved sykdom. Side 9 av 14

10 3 uker -Sommeranalyser Tot.-P Orto-P ph & Tot.Alkalitet SS Ledningsevene Al-rest KOF Alvim RA- mandag - onsdag - fredag Innløp x x x x x Utløp x x x x x x - kun mandag x - kun mandag Innløp Utløp x x Isefoss RA- Mandag- torsdag TS GR/FTS ph FS Bikarbonat alkalitet Tot. Alkalitet Slam Alvim RA -onsdag Buffer 1 x x x x Aerob 2 x x x x RT 3 x x x x x x Fravær (1-2 uker) Tot.-P Orto-P ph & Tot.Alkalitet SS Ledningsevene Al-rest Innløp Utløp x x Alvim RA- mandag - onsdag - fredag Innløp Utløp x x Isefoss RA- Mandag- torsdag TS GR/FTS ph FS Bikarbonat alkalitet Tot. Alkalitet Slam Alvim RA -onsdag Buffer 1 x x x x Aerob 2 x x x x RT 3 x x x x x x Side 10 av 14

11 Tilbyder bes å beskrive hvordan de kan bistå, samt beskrive kostnader ved bistand på følgende alternativer: a) Utføres analyser som akkreditert b) Utføres analyser som U-akkreditert dvs. enklere analyse/ hurtig metode Tilbyder står for utsyr og kjemikalier c) Oppdragsgiver sender utstyr og kjemikalier til tilbyder, slik at tilbyder kan utføre analyser uten tillegg i opparbeidelse av f.eks div. løsninger d) Tilbyder sender en vikar til oppdragsgivers lab og utfører analyse hos oss og time faktureres 3.2 Rapportering Rapportering ved ordinære resultater a) Resultatene skal legges inn i web-løsning som skal være tilgjengelig for definerte brukere i Sarpsborg kommune. Eksempel på layout på en slik web-løsning der resultatene skal legges ut, skal vedlegges anbudet. b) Tilbyder bes å beskrive mulighetene i web-løsningen vedrørende trendanalyser, søkemuligheter, sammenstillinger, statistikk på antall analyser per gruppe m.v. c) Melding om at prøveresultater foreligger på internett og om analysene er i hht. krav, skal meddeles på e-post til forhåndsdefinerte kontaktpersoner i Sarpsborg kommune. d) Ut fra internett-løsningen skal det være mulig å lage lister som sortere prøveresultater etter prøvetakingsdato (fortrinnsvis mulighet for eksportering til MS Excel.). Videre skal det gis mulighet for å framstille endringer over tid for den samme parameteren både i diagram og på liste Rapportering ved avvikende resultater a) Ved analyseresultater som avviker enten fra krav eller viser avvik ift. trend, skal dette umiddelbart rapporteres per telefon. Dette er spesielt viktig når det gjelder drikkevannsanalyser. Tilbyder bes å beskrive hvilke rutiner som tilbys. b) I tillegg til avviksrapportering via telefon skal resultatene rapporteres som angitt i pkt ovenfor. c) Dersom avvikende resultat skyldes feil i analysen og en reanalyse blir foretatt, må de korrigerte resultatene legges inn i web-løsningen - i tillegg til mail til på forhånd definert bruker. Side 11 av 14

12 4 Alle produktgrupper. 4.1 Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Opplæring. Leverandøren skal ha rutiner for opplæring av bruker/brukere, og skal dokumentere dette. Leverandøren skal inkludere kostnadsfri og tilfredsstillende opplæring og/eller informasjon om riktig prøveuttak overfor personell og/eller bruker i avtaleperioden Implementering av avtalen Leverandøren skal lage en plan for implementering av avtalen. Det forutsettes at implementeringen av avtalen kan skje fra våren Forslaget til service, oppfølging og opplæring fra valgte leverandør, vil danne grunnlaget for en felles strategi. Tilbyder bes å beskrive en implementeringsplan som inneholder hvilken bistand tilbyder yter ved oppstart av avtalen med spesielt vekt på: å opprette god kontakt med de ulike enheter / team gode bestillingsrutiner og leveringsrutiner (inkl oppdragsgivers mottak) Bestillings- og leveringsrutiner Tilbyder skal bekrefte at rutiner finnes som sikrer blant annet følgende punkter (det skal også gis en kort beskrivelse av de konkrete rutinene): a) Bestillinger skal kunne foretas pr. e-post, telefon, direktekontakt eller WEB. Leverandør angir responstid for tilbakemeldinger og bekreftelser. b) Alle bestillinger skal bekreftes av leverandøren pr. e-post og angi både leveringstidspunkt og leveringssted. c) Levering skal skje innenfor normal åpningstid for det enkelte leveringssted med mindre annet er avtalt med bestiller Leveringsdyktighet Oppdragsgiver ønsker at tilbyder redegjør for hvordan man legger til rette for at leveringstider opprettholdes. Derfor er det ønskelig at det legges ved en detaljert beskrivelse av hvordan man legger til rette for en høyest mulig leveringsdyktighet. Beskrivelsen må minst inneholde svar på følgende absolutte krav og vil bli vektlagt under evalueringen jfr i konkurransegrunnlaget: a) Garantert maksimal leveringstid skal oppgis. Med leveringstid menes fra tilbyder har mottatt bestilling til prøveresultat kan formidles kunde. b) Dersom det er forskjellig leveringstid på de ulike prøvekategoriene skal dette fremkomme i tilbudet. Leverandøren bes å beskrive hvordan kravet oppfylles. c) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. d) Dokumentere at det er innarbeidet gode rutiner for behandling av reklamasjoner med tanke på å eliminere oppdragsgivers ressursbruk i forbindelse med eventuelle feilleveranser, garantisaker eller andre aktuelle avvik. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon. Side 12 av 14

13 4.1.5 Service og oppfølging Oppdragsgiver ønsker at leverandøren er aktiv i avtaleperioden, og bidrar med kompetansetilførsel og rådgivning til kunden Leverandør bes å beskrive egen kompetanse. Leverandør må ha meget god kunnskap, og skal løpende oppdatere oppdragsgiver. Leverandører som kan vise en proaktiv innstilling i kundeforholdet vil foretrekkes. Leverandørene bes å beskrive hvordan de vil arbeide for å fungere som en aktiv og delaktig partner i avtaleperioden, med minimum og besvare punktene nedenfor. a) Legge ved en beskrivelse av service- og salgsorganisasjonen som er tenkt benyttet til denne kontrakten. b) Kontakt med de(n) faste kontaktperson(ene) i de ulike enhetene/team/områdene, både med tanke på hyppighet på besøk/kontakt og tema for besøk. c) Statusmøter. Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum 1 ganger i året. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. På statusmøte skal: avtalen evalueres status hittil i avtaleperioden korrigering av produktspekter kjøpsstatistikker skal presenteres og gjennomgås nyheter presenteres behov for temadager drøftes eventuelt Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen Krav til tilgjengelighet og support. a) Det er krav om telefonsupport innenfor normal arbeidstid (08:00-16:00). Denne supporttjenesten skal gjelde alle kategorier. Tilbyder bes å redegjøre for kravet. b) Supporthenvendelser skal besvares på norsk. Side 13 av 14

14 4.1.7 Statistikk Valgte leverandør skal levere statistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk. Statistikk over salget skal sendes oppdragsgiver v/ forhåndsdefinert kontaktperson hvert halvår, eller ved forespørsel. Statistikken skal inneholde: I. Leverandørens navn II. Perioden III. Kjøp i kvantum pr. gruppe både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig analyser/prøver. IV. Kjøp i kr. pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig analyser/prøver. V. Den enkelte virksomhets forbruk VI. Kommunens totale forbruk VII. Statistikken skal leveres både på papir og på elektronisk medium. Statistikkene skal kunne leses i Excel. VIII. Statistikken er oppdragsgivers eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten oppdragsgivers samtykke Opplevd service og oppfølging Oppgitte referanser vil bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilt produkt levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid Bestilt produkt levert på avtalt sted b) Tilleggstjenester levert som forventet c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med ordreleveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Pris og produktstruktur. Overholdes forventet levetid på tilbudte produkter e) Faktureringsrutiner. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. Dersom det i perioden har dårlig erfaring med tilbyder som gjelder ovennevnte opplistede punkter, vil det kunne gi tilbyder en betydelig lavere score på dette punktet. Side 14 av 14