FYLKESREVISJONEN Møre og Romsdal fylkeskommune

Transkript

1 Kjøp av trykkeri og grafiske tenester i Møre og Romsdal fylkeskommune FYLKESREVISJONEN Møre og Romsdal fylkeskommune RAPPORT, FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR

2 INNHALDSREGISTER Side 1. INNLEIING 1.1 Bakgrunn Formål Problemstillingar Metode og datagrunnlag Revisjonskriterium 1 2. PROBLEMSTILLING Generelt Kjøp etter forhandlingar (tilbod) 2 Revisors vurdering 4 3. PROBLEMSTILLING 2 4 Vedlegg 6

3 INNKJØP AV TRYKKERI- OG GRAFISKE TENESTER I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE 1. INNLEIING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommunen bad i sitt møte den 5. oktober 2000 fylkesrevisjonen sjå nærare på fylkeskommunen sin praksis kring kjøp av trykkeri- og grafiske tenester. Bakgrunnen for oppmodinga frå kontrollutvalet var at dei hadde motteke ein førespurnad om å undersøkje kvifor trykkeri X aldri har motteke førespurnad om levering/trykking av trykksaker til Møre og Romsdal fylkeskommune. 1.2 Formål Sjå til at dei fylkeskommunale verksemdene sin praksis kring kjøp av trykkeri- og grafiske tenester er i samsvar med regelverket i den fylkeskommunale innkjøpsinstruksen. 1.3 Problemstillingar For å svare på oppgåva er følgjande problemstillingar valde ; 1. Blir reglane i innkjøpsinstruksen lagt til grunn ved kjøp av eksterne trykkeri- og grafiske tenester? 2. Kva firma har i 1999 blitt valt av dei fylkeskommunale verksemdene som leverandør av trykkeri- og grafiske tenester, og kor stor samla oppdragsmengd i kroner har dei største leverandørane hatt dette året? 1.4 Metode og datagrunnlag Følgjande informasjonsgrunnlag er nytta i arbeidet med undersøkinga ; Analyse av data frå driftsrekneskapen til fylkeskommunen for Informasjon frå fylkeskommunen sin innkjøpssjef samt grafiske konsulent Informasjon frå lageransvarleg/medarbeidar, innkjøpssjef eller økonomiansvarleg ved sjukehusa i fylkeskommunen, og frå medarbeidar ved utdanningsavdelinga og rektor ved Gjermundnes landbruksskole. Samanhalde data frå driftsrekneskapen og innhenta informasjon opp i mot gjeldande regelverk på området. 1.5 Revisjonskriterium For å sjå om formålet er oppfylt må vi samanhalde korleis verksemdene faktisk forheld seg til regelverket i innkjøpsinstruksen. Avviket mellom korleis verksemdene faktisk forheld seg og gjeldande regelverk (revisjonskriterium) utgjer grunnlaget for revisor sine vurderingar av i kva grad formålet med undersøkinga er oppfylt. Det revisjonskriteriet som er aktuelt i dette tilfelle er Mellombels instruks for kjøp av varer og tenester vedteke av fylkesutvalet i sak U-96/93.

4 Instruksens kapittel I omfattar dei allmenne føresegnene innanfor fylkeskommunens innkjøpsverksemd og gjeld for alle institusjonar og personar som tingar varer og tenester for Møre og Romsdal fylkeskommune si rekning. Instruksen gjeld m.a. ved kjøp av varer og tenester som er nødvendige for den daglege drifta av institusjonar/etatar. Vidare seier instruksen at Alle kjøp skal så langt det er mogleg baserast på konkurranse. I instruksen sitt kapittel II til og med IV er prosedyrar for kjøp gjort greie for. Prosedyrane går fram av vedlegg PROBLEMSTILLING 1 Blir reglane i innkjøpsinstruksen lagt til grunn ved kjøp av eksterne trykkeri- og grafiske tenester? 2.1 Generelt Eit viktig prinsipp i innkjøpsinstruksen er at alle kjøp skal så langt det er mogleg baserast på konkurranse, jf. 5. Vesentlege faktorar som er avgjerande for kva form for kjøp som blir valt er; Pris Kvalitet Andre tilhøve, jf. vedlegg 1. Innkjøpsinstruksen inneheld tre former for kjøp, (jf. vedlegg 1). Kjøp etter anbodskonkurranse (Anbod) Kjøp etter forhandlingar (Tilbod) Direkte kjøp I følgje innkjøpssjefen ved fylkesrådmannen sin innkjøpsseksjon har ikkje fellesanbod/avtalar på området trykkeri- og grafiske tenester vore nytta. 2.2 Kjøp etter forhandlingar (tilbod) Driftsrekneskapen for 1999 viser at 3 enkeltoppdrag i 1999 (røystesetlar, opplæringskatalog og ei skolejubileumsbok) har vore prisa til over kroner, som er grensa for bruk av direkte kjøp i følgje instruksen. Tar vi utgangspunkt i samla kjøp frå den enkelte leverandør, jf. tabell 1 under, er det totalt 7 samla kjøp som kjem over kroner. Den samla oppdragsmengda innan kjøp av trykkeri- og grafiske tenester i 1999 var på om lag 3,6 millionar kroner fordelt på 35 leverandørar. Dei 9 største leverandørane (leveransar på over kroner) sto for om lag 2,3 mill. kr av den samla omsetninga til fylkeskommunale verksemder, jf. tabell 1 under.

5 Tabell 1. Mengde oppdrag fordelt på de største leverandørene Nr. Firma Holms trykkeri EKH trykk AS Grytting AS Spektrum Expresstrykkeriet Egset trykk AS Beyer-Hecos Betten Grafiske Aarflot Prenteverk Andre (jf. tabell 3) Sum Ansvarsområde 3, Helse Opplysningar vi har frå sjukehusa tyder på at reglane for kjøp etter anbodskonkurranse ikkje i noko tilfelle har vore aktuelt å bruke. For kjøp av trykkeri- og grafiske tenester i ein samla storleik som skulle tilseie at tilbod vart innhenta, fekk vi følgjande opplysningar frå dei fire sjukehusa: Sjukehus Korleis blir tilbod innhenta FSV FSM SMR FSK Sjukehuset innhentar telefonisk tilbod i kvart enkelt tilfelle ved større ordrar. (Har elles ikkje hatt samla kjøp på over kroner) Ved sjukehuset er det fleire som kan bestille trykkeri- og grafiske tenester. Innkjøpssjefen der kjende ikkje til i kva grad det vart innhenta tilbod. Lageransvarleg opplyste at han etter å ha samanlikna prisar frå fleire leverandørar i 2000, hadde skifta til ein leverandør som hadde betre tilbod. Sjukehuset har brukt same leverandør i mange år. Det er tidlegare innhenta tilbod frå fleire leverandørar, men sjukehuset hadde ut i frå ei heilskapsvurdering, der m.a. god service er svært viktig, gått tilbake til sin gamle leverandør. Sjukehuset har inngått skriftleg avtale med det trykkeriet dei bruker. Avtalen vart inngått etter at det i si tid vart gjort prisundersøkingar ved andre trykkeri, der deira trykkeri kom best ut. Sjukehuset ser det som ein fordel at trykkeriet er i nærleiken, og at det er viktig å støtte opp om dei lokale verksemdene. Andre For oppdraga innan 1 Sentral styring og 2 Utdanning har vi slike opplysningar: Faktura frå Grytting AS gjeld trykking av røystesetlar for fylkestingsvalet Administrasjonssjefen hos fylkesrådmannen opplyser at val av leverandør skjer etter at dei har innhenta tilbod ved annonsering i fylket sine aviser og Adresseavisa. I tillegg blir den enkelte leverandør som tidlegare har levert inn tilbod kontakta direkte per brev.

6 Storparten av utgiftene til trykking- og grafiske tenester ved utdanningsavdelinga gjeld fylkeskommunen sin opplæringskatalog. Vi fekk her opplyst at dei til no har halde seg til ein leverandør av gamal vane. I følgje rektor ved Gjermundnes Landbruksskole bad dei 4-5 trykkeri om tilbod for trykking av skolen si jubileumsbok i Tre av trykkeria leverte pristilbod. Ein komité gjekk gjennom tilboda og plukka ut det som var best og rimelegast. Revisors vurdering: Sentraladministrasjonen og utdanningssektoren har kjøpt enkeltoppdrag innan trykkeri- og grafiske tenester som overstig kravet til grensa på kroner for direkte kjøp. Her ser vi at reglane om innhenting av tilbod er følgt i 2 av 3 høve. Sjukehusa er dei største brukarane av eksterne trykkeri- og grafiske tenester sett i høve til tal oppdrag. Vi finn det naturleg å sjå på samla kjøp av trykkeri- og grafiske tenester når vi skal vurdere dei opp mot innkjøpsinstruksens reglar om kjøp etter avtale (tilbod). Dette med bakgrunn i at ein stor del av deira innkjøp er ymse skjema, konvoluttar, brevpapir og liknande som blir etterbestilt hos same leverandør. Ein god del trykksaker går vi ut frå er lik for alle sjukehusa. Samla har sjukehusi kjøpt trykkeri- og grafiske tenester for om lag 1,8 millionar kroner. Dette bør fylkesrådmannen sin grafiske konsulent kunne sjå nærare på med tanke på eventuell samla tilbodsinnhenting. Ei rekkje mindre innkjøp av trykkeri- og grafiske tenester kjem naturleg nok inn under innkjøpsinstruksens reglar om direkte kjøp. For desse gjeld og regelen om at alle kjøp skal så langt det er mogleg baserast på konkurranse. Brot på regelen kan vanskeleg etterprøvast utan at den som føler seg forbigått tar dette opp med verksemda eller fylkesrådmannen sin innkjøpsseksjon. 3. PROBLEMSTILLING 2 Kva firma har i 1999 blitt valt av dei fylkeskommunale verksemdene som leverandør av trykkeri- og grafiske tenester, og kor stor samla oppdragsmengd i kroner har dei største leverandørane hatt dette året? Tabell 2 viser at størsteparten av enkeltleveransane av trykkeri- og grafiske tenester til fylkeskommunen har ein verdi på under kroner. Tabell 2. Tal på fakturaer Tekst/år 1999 Under kroner 188 Frå kroner 82 Frå kroner 5 Over kroner 3 Sum tal på fakturaer 278 Tabell 3 viser kor stor oppdragsmengd i kroner den enkelte trykkeri- og grafisk verksemd har hatt for fylkeskommunen.

7 Tabell 3. Adresse/kommune Firmanavn Kjøp i 1999 Aukra Aukra Prenteverk 3,802 Bergen Grafisk Hus AS 9,225 Brattvåg Streken Design & Grafisk 17,405 Fosnavåg Prent AS 3,014 Fræna Fræna Trykk 1,058 Herøy Atle Berge 12,669 Klepp stasjon Info Vest 1,513 Kolbotn Oskar Randsborg AS 19,522 Kristiansund Expresstrykkeriet 289,032 Lysaker Trykkpartner 9,840 Molde EKH-TRYKK AS 620,501 Molde Grafika reklamebyrå 33,136 Molde Karis grafiske 9,107 Molde Offsettrykk Eriksen AS 4,674 Molde Spektrum Grafiske 303,571 Molde Tibe Reklamebyrå AS 15,695 Orkanger Grytting AS 452,425 Oslo J B Grafisk AS 6,611 Skodje Unitrykk AS 43,161 Sunndalsøra Driva-Trykk AS 0,138 Sykkylven Cylindertrykk AS 1,807 Tingvoll Betten Grafiske 127,937 Trondheim Hitra Grafiske Gjensidige 3,401 Vanylven Ny Trykk AS 10,215 Volda Egset trykk 241,445 Volda Aarflots Prenteverk 76,547 Ørsta Eiken Trykkeri AS 11,521 Ålesund ADesign Grafisk byrå AS 1,476 Ålesund Beyer-Hecos 210,377 Ålesund Foto & Trykk 32,065 Ålesund Holms trykkeri AS 1 008,231 Ålesund Kjell Havneviks trykkeri AS 31,420 Ålesund Merkur Trykkeri 4,217 Ålesund Profilreklame 6,716 Ålesund Trykkmann AS 9,606 SUM 3 633,080 Totalt har Fylkeskommunen nytta seg av 35 leverandørar med ei samla omsetnad på 3,6 mill kroner til kjøp av eksterne trykkeri- og grafiske tenestar i Molde, 30. oktober 2000 Knut Erik Bjerkan Liv Midtbø

8 Vedlegg 1 FORKORTA UTDRAG AV MELLOMBELS INSTRUKS FOR KJØP AV VARER OG TENESTER Instruksen vart vedteke av fylkesutvalet i sak U-96/93A Kjøp etter forhandling 9: Med kjøp etter forhandling forstår ein kjøp som blir gjort etter innhenting av tilbod frå ein eller fleire leverandørar, og der ein forhandlar med leverandørane om vilkåra for kjøpet, inkludert spesifikasjonane for vara eller tenesta. 18: Ved val av leverandør skal det takast sikte på å kome fram til eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Ved vurderinga skal det takast omsyn til pris, kvalitet og andre omstende, som omsynet til drifts- og vedlikehaldskostnadar m.v. Jf. og 5. Direkte kjøp 20 og 21: Med direkte kjøp forstår ein kjøp som skjer utan konkurranse, og mellom anna dersom prisen ikkje er over kroner , berre ein leverandør kan levere eller kjøpet ikkje kan utsetjast. Vidare skal det ved direkte kjøp takast sikte på å kome fram til eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Kjøp etter anbodskonkurranse 22: Med anbod forstår ein eit bindande, skriftleg tilbod, innhenta ved anbodsinnbyding med tilhøyrande anbodsgrunnlag. I utgangspunktet er det anbodskonkurranse som skal nyttast, jf. 22. Oppfyller kjøpet vilkåra til anten kjøp etter forhandling eller direkte kjøp kan desse likevel nyttast. EØS-reglementet Det er ingen verksemder som har kjøpt trykksaker for beløp som overstig terskelverdien som krev bruk av EØS-prosedyrar (=1,6 mill. kroner ekskl. mva) og vi går derfor ikkje inn på den del av instruksen som omhandlar dette.