PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE SEPTEMBER 2004

Transkript

1 Norges speiderforbund Dok. nr. 108 /04 Øvre Vollgate 9, 0158 Oslo PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE SEPTEMBER 2004 Møtet ble holdt på Forbundskontoret i Øvre Vollgate 9, Oslo. Følgende deltok på møtet i Speiderstyret: Fra Speiderstyret: Carsten HP Johansen, Ingrid Nordbø, Merete Bodahl-Johansen, Lars Atle Andersen, Bjørn Harald Hamre, Thom Lauritsen og Martine Løvold (sakene 71/04, 72/04, 73/04, 74/04, 75/04, 76/04, 77/04, 78/04, 79/04 og 80/04). Fra Forbundskontoret: Generalsekretær Tore Torstad. Sakene 71/04 80/04 ble ferdigbehandlet på et telefonmøte med hele Speiderstyret den 5. oktober. Følgende saker ble behandlet: SAK 68/04 PROTOKOLLER OG REFERATER FRA SST OG AU Protokoll fra Speiderstyrets møter 24. august og 31. august 2004 Dok. nr. 81/04 Referat fra møte i AU 16. september 2004 Dok. nr. 83/04 Det ble gjort slikt vedtak: 1. Protokoll fra Speiderstyrets møter 24. august og 31. august 2004 (dok. nr. 81/04) godkjent. 2. Referat fra Arbeidsutvalgets møte (dok. nr. 83/04) tas til etterretning. SAK69/04 DIVERSE REFERATER, RAPPORTER OG PROTOKOLLER Følgende referater og rapporter ble framlagt: Referat fra møte i leirkomiteen fri: august 2004 Dok. nr. 82/04 WAGGGS Internal Study 2003 Dok. nr. 97/04 Administrasjonens rapport juli august 2004 Dok. nr. 103/04 Prosjektstatus pr Dok. nr. 104/04 Rapport fra IC-ene Dok. nr. 106/04 Det ble gjort slikt vedtak: 1. De fremlagte referater og rapporter tas til orientering. 2. Speiderstyret ber AU se nærmere på WAGGGS Internal Study 2003 og vurdere om det skal gis en tilbakemelding til WAGGGS på resultatet. Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 1 av 10

2 SAK 70/04 ORIENTERINGER OG SPØRRETIME Speiderstyrets medlemmer og Forbundskontoret orienterte om møter, kurs, besøk, etc. de har vært med på siden sist, kontakt med kretser og korps samt avklarte spørsmål om saker som ellers ikke stod på sakslisten, herunder: Samarbeidet med Flyktningerådet om felles innsamlingsaksjon og informasjonskampanje Drift av leirskole på Ingelsrud speidersenter Referat fra AU/sjefsmøtet i Speidernes fellesorganisasjon Møtet i Nordisk samarbeidskomité på Island Besøk på sommerens korpsleire til Blå Kors speiderne og Frelsesarmeens speidere. Oppfølging av arbeidet med nystarting av grupper Det ble ikke gjort noe vedtak i saken. SAK 71/04 SPEIDERTINGET 2004 FORRETNINGSORDEN I dok. nr. 84/04 fremmet AU forslag til endringer i forretningsorden for Speidertinget De viktigste endringer i forhold til tidligere forretningsorden er et tillegg i punkt 5 om mulighet for innlevering av forslag under Påvirkningstorget og et nytt punkt 11 om votering av fremsatte henstillinger til Speiderstyret. Det ble gjort slikt enstemmige vedtak: Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 at Speidertingets forretningsorden godkjennes slik det fremkommer av vedlegg 2 til protokollen. SAK 72/04 ÅRSMELDING 2002 I dok. nr. 85/04fremmet AU forslag til forbundets årsmelding for Årsmeldingen er bygget opp på samme måte som tidligere år. Det ble gjort slikt enstemmige vedtak: Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 at forbundets årsmelding 2002 godkjennes slik det fremgår av vedlegg 3 til protokollen. SAK 73/04 ÅRSMELDING 2003 I dok. nr. 86/04fremmet AU forslag til forbundets årsmelding for Som en del av årsmeldingen utarbeider Speiderstyret en egen rapport for styreperioden Det ble gjort slikt enstemmige vedtak: Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 at forbundets årsmelding 2003 godkjennes slik det fremgår av vedlegg 4 til protokollen. Styrets rapport for styreperioden fremlegges for Speidertinget 2004 slik den fremkommer av vedlegg 5 til protokollen Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 2 av 10

3 SAK 74/04 STRATEGISK PLAN I dok. nr. 87/04 fremmet speiderstyrets interne arbeidsgruppe forslag til strategisk plan for Norges speiderforbund for perioden Speiderstyret ønsker å videreføre de tre strategiske områdene for inneværende periode (tropp, friluftsliv/villmarksliv og samfunnsengasjement) og ta med et fjerde strategisk område; vekst. Speiderstyrets begrunnelse fremkommer av vedlegg 5 til protokollen. 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å vedta følgende fire strategiske satsningsområder for : A) Tropp B) Friluftsliv/villmarksliv C) Samfunnsengasjement D) Vekst 2. Speiderstyret fremmer saksdokument til Speidertinget 2004 om Strategisk plan for slik det fremkommer av vedlegg 6 til protokollen. SAK 75/04 ARBEIDSPLAN I dok. nr. 88/04 fremmet speiderstyrets interne arbeidsgruppe forslag til arbeidsplan for Norges speiderforbund for perioden Planen inneholder konkrete mål ved periodens slutt, forslag til tiltak for henholdsvis forbundet sentralt, kretser og grupper som kan bidra til å nå målene, samt rammer for forbundets sentrale arrangementer i 2005 og Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å gjøre følgende vedtak i forbindelse med Arbeidsplan 2005 og 2006: 1) Arbeidsmål for 2005 og 2006 tas til orientering. 2) Rammer for forbundets sentrale arrangementer for 2005 og 2006 vedtas. 2. Speiderstyret fremmer saksdokument til speidertinget 2004 om Arbeidsplan for 2005 og 2006 slik det fremkommer av vedlegg 7 til protokollen. SAK 76/04 BUDSJETT OG LTB I dok. nr. 89/04 fremmet speiderstyrets interne arbeidsgruppe forslag til budsjett for 2005 og 2006, samt Langtidsbudsjett (LTB) for perioden Speiderstyret legger stor vekt på å innrette virksomheten slik at den løpende driften av forbundet ikke gjøres avhengig av landsleiroverskuddet. I budsjettet blir det også lagt vekt på å synliggjøre satsningen på de strategiske områdene. Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 3 av 10

4 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å vedta budsjett for slik det fremkommer av vedlegg 8 til protokollen, og at Speiderstyret gis fullmakt til å foreta omprioriteringer innenfor budsjettets rammer. 2. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å ta til etterretning langtidsbudsjettet for perioden slik det fremkommer av vedlegg 8 til protokollen. 3. Speiderstyret fremmer saksdokument til speidertinget 2004 om Budsjett for og langtidsbudsjett for perioden slik det fremkommer av vedlegg 8 til protokollen SAK 77/08 SALG AV STORNES I dok. nr. 90/04 fikk Speiderstyret forelagt forslag til saksdokument til Speidertinget 2004 om salg av forbundets eiendom Stornes. Speiderstyret har tidligere vedtatt at de vil fremme forslag ovenfor Speidertinget om å legge eiendommen Stornes ut for salg. 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å gjøre følgende vedtak i forbindelse med sak om Salg av forbundets eiendom Stornes: 1) Speidertinget gir Speiderstyret fullmakt til å legge forbundets eiendom Stornes ut for salg. 2) Salgsgevinsten nyttes til utvikling av forbundets øvrige eiendommer. 2. Speiderstyret fremmer saksdokument til speidertinget 2004 om Salg av forbundets eiendom Stornes slik det fremkommer av vedlegg 9 til protokollen. SAK 78/04 VEDTEKTER FOR SPEIDERNES FELLESORGANISASJON I dok. nr. 91/04 fikk Speiderstyret forelagt forslag til saksdokument til Speidertinget 2004 om godkjenning av vedtekter for Speidernes fellesorganisasjon. 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å gjøre følgende vedtak i sak om godkjenning av vedtekter for Speidernes fellesorganisasjon: Speidertinget godkjenner vedtektene for Speidernes fellesorganisasjon datert Speiderstyret fremmer saksdokument til speidertinget 2004 om godkjenning av vedtekter for Speidernes fellesorganisasjon slik det fremkommer av vedlegg 10 til protokollen. Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 4 av 10

5 SAK 79/04 SPEIDERTINGET 2004 SAKSLISTE OG ANDRE RAMMER I dok. nr. 92/04 fikk Speiderstyret forelagt forslag til endelig saksliste for Speidertinget Speiderstyret diskuterte også aktuelle personer som møteledere for neste speiderting, valgkomité, representant til generalforsamlingen i Speider-Sport A/L og revisor. Etter anmodning fra Valgkomiteen drøftet Speiderstyret spørsmålet om hvem som skal betale reisekostnader for eventuelle kandidater til Speiderstyret som ikke er delegater på Speidertinget. 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 å vedta sakslisten slik den fremkommer av vedlegg 11 til protokollen. 2. Speiderstyret fremmer følgende innstilling i forbindelse med valgene: A) To ordstyrere for Speidertinget 2004: Martine Løvold og Morten Gunther B) Fem medlemmer til valgkomité for Speidertinget 2006: Tor Corneliussen, Håvard Djupvik, Ingrid Nordbø, Inger Elise Pedersen og Gry Walderhaug Grimsrud. C) Revisor for to år: Statsautorisert revisor Norunn Byrkjeland, BDO REVICO Oslo DA D) Representant til Speider-Sport A/L`s generalforsamling 2005 og 2006: Speidersjefen. Speiderstyret har fullmakt til å peke ut en personlig vararepresentant hvis speidersjefen får forfall. 3. Speiderstyret vil som prinsipp ikke dekke reise- og oppholdsutgifter for kandidater til speiderstyret som ikke selv er delegat på Speidertinget. Speiderstyret mener det er naturlig at kretsene / korpsene eller de som fremmer forslag på de aktuelle kandidater dekker utgiftene for disse personene dersom de ønsker å være til stede på Speidertinget. SAK 80/04 SPEIDERTINGET 2004 FORSLAG FRA NEDRE BUSKERUD KRETS I dok. nr. 93/04 fikk Speiderstyret oversendt forslag fra Nedre Buskerud krets om bruk av Robert s Rules of Order som grunnlag for ledelse av møtene i Speidertinget. 1. Speiderstyret innstiller ovenfor Speidertinget 2004 om at forslaget fra Nedre Buskerud krets ikke vedtas. 2. Speiderstyret fremmer saksdokument til sak om retningslinjer for ledelse av Speidertinget slik det fremkommer av vedlegg 12 til protokollen. SAK 81/04 MÅLFORMULERING FOR LEDERTRENERKURSET I dok. nr. 94/04 fikk Speiderstyret oversendt forslag fra Komite speiding om å endre på tidligere vedtatte målformulering for det reviderte ledertrenerkurset. Det nye Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 5 av 10

6 forslaget til mål for ledertrenerkurset er utformet etter innspill fra prosjektgruppa som har arbeidet med revisjon av ledertrenerkurset. Forslaget innebærer ingen vesentlige endringer i tidligere fastsatte mål. Begrepet Speidermetoden ønskes innarbeidet i målet. Det ble gjort følgende vedtak: Følgende fastsettes som mål for Ledertrenerkurset: Etter kurset skal deltakeren være i stand til å planlegge og gjennomføre kurs i Norges speiderforbund. Det skal legges spesiell vekt på: - å gjøre deltageren i stand til å formidle Speidermetoden - å gjøre deltageren i stand til å formidle veiledning som metode - å gi deltageren god kjennskap til den gjeldende grunntreningen - å gjøre deltageren i stand til å følge gruppeprosesser i en patrulje. SAK 82/04 BRUK AV EIENDOMMENE SVERVELI, TREDALEN OG DRONNINGEN I dok. nr. 95/04 fikk Speiderstyret oversendt rapport og anbefalinger fra en prosjektgruppe som har vurdert den strategiske bruk av forbundets eiendommer Sverveli, Tredalen og Dronningen. Prosjektgruppen har vurdert hvordan bruken av eiendommene Dronningen, Sverveli og Tredalen fungerer som strategiske virkemidler i arbeidet med å nå forbundets overordnede mål, herunder forbundets ressursbruk i forhold til eiendommenes utnyttelse. De har vurdert eventuell alternativ bruk/utnyttelse av eiendommene. Prosjektgruppen konkluderer med at forbundet fortsatt bør beholde alle tre eiendommene, og at de hver for seg har betydning som strategiske virkemidler for forbundet. Det er imidlertid nødvendig for forbundet å ha et tydeligere mål og en klarere strategi rundt utvikling, drift og bruk av de enkelte eiendommene. Speiderstyret drøftet prosjektgruppens anbefalinger, og slutter seg i all hovedsak til disse. Det ble gjort følgende vedtak: 1. Speiderstyret takker prosjektgruppen for rapporten. 2. Speiderstyret slutter seg i hovedsak til de vurderinger som prosjektgruppen har gjort, og ber generalsekretæren sammen med AU om å følge dette opp. SAK 83/04 LANDSLEIREN FRI:05 BUDSJETT I dok. nr. 96/04 fikk Speiderstyret oversendt statusrapport og rammer for et foreløpig budsjett fra leirkomiteen for landsleiren fri:05 på Ingelsrud speidersenter neste år. Av rapporten fremkom det at arbeidet er i rute, men at det fortsatt mangler noen sentrale nøkkelpersoner i leirorganisasjonen. Leirkomiteen har denne høsten stor fokus på markedsføring av leiren ovenfor potensielle deltagergrupper. Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 6 av 10

7 Leirkomiteen presenterte et rammebudsjett fordelt på hovedposter med henholdsvis 7200, 8000 og 9000 deltagere. Videre foreslo de at ekstrabevilgningen på kr kroner til ekstra markedsføring skulle tas av sikkerhetsmarginen, med en gradvis nedtrapping med økende medlemstall. Det ble gjort følgende vedtak: 1. Speiderstyret tar leirkomiteens rapport og foreløpige rammebudsjett til orientering, og er godt fornøyd med det arbeidet som gjøres. Speiderstyret ønsker å understreke hvor viktig det er å ha fokus den nærmeste tiden på markedsføring av fri:05 ovenfor aktuelle målgrupper. 2. Tidligere gitte ekstrabevilgning på kroner til ekstra markedsføring belastes budsjettert overskudd. Sikkerhetsmargin på 10 % opprettholdes i alle budsjettalternativer. SAK 84/04 BUDSJETT 2003 REGNSKAPSSTATUS PR I dok. nr. 97/04 presenterte Forbundskontoret regnskapsstatus pr og et beregnet årsslutt pr Det fremkom av notatet at beregnet årsslutt viser et lite overskudd i driftsregnskapet. Det ble gjort slikt vedtak: Regnskapsstatus pr og beregnet årsslutt pr tas til orientering. SAK 85/04 MOMSKOMPENSASJON FOR 2003 I dok. nr. 98/04 fremmet AU forslag til hvordan momskompensasjon for 2003 skal fordeles til kretser og grupper. Ordningen gjelder kompensasjon for de frivillige organisasjonene for merutgiftene av moms på tjenester for Momskompensasjonen blir fordelt til de frivillige organisasjonene etter en sjablonmodell utviklet av Institutt for samfunnsforskning. Det er forbundets brutto driftutgifter for 2003 som legges til grunn for hvor mye forbundet får i slik kompensasjon. Forbundet er selv ansvarlig for å foreta en veiet fordeling av denne kompensasjonen til kretser og grupper. Det ble gjort slikt vedtak: SAK 86/04 Fordeling av kompensasjon for mva 2003 foretas etter følgende prinsipper: 1. Samlet kompensasjonsbeløp fordeles med 60 % til forbundet sentralt, 20 % til kretsene og 20 % til gruppene. 2. Som grunnlag for fordelingen legges medlemstallet benyttet til fordeling av FRIFOND-midler 2003 til grunn. 3. Grupper og kretser som kan dokumentere at de har hatt større merkostnader til mva enn det de får tildelt etter denne modellen får differansen refundert av forbundets andel. - REVISJON AV RETNINGSLINJENE I dok. nr. 99/04 fikk Speiderstyret presentert forslag til endringer i noen av forbundets retningslinjer. Saken er et ledd i Speiderstyrets arbeid med å gjennomgå alle sentrale Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 7 av 10

8 retningslinjer for å bringe disse mer i samsvar med nye regler, fjerne overflødige retningslinjer, endre eksisterende eller legge til nye retningslinjer der det er behov for det. Det er innhentet uttalelser fra aktuelle fagmiljøer der dette har vært naturlig. Det er fortsatt behov for å foreta en gjennomgang av flere av retningslinjene, bl.a. gjeldende retningslinjer for speiderdrakt og retningslinjer for organisering av det sentrale NSF. Det ble gjort følgende vedtak. 1. Speiderstyret opphever følgende retningslinjer: - Retningslinjer for båtbanken, vedtatt av Speiderstyret januar 1993 og januar Retningslinjer om kretskontingent, vedtatt av Speiderstyret november Retningslinjer for godkjenning av ledere endres til: Ref Grunntreningen i Norges speiderforbund består av kursene Sikkerhetskurset, Programkurset og Lederkurset. 2. Medlemmer i Norges speiderforbund godkjennes som leder etter gjennomført Sikkerhetskurs og Programkurs i grunntreningen. 3. Godkjenning som leder bekreftes av forbundet sentralt på fastsatt skjema. Kopi av godkjenningen sendes gruppen, kretsen og eventuelt korpset. 4. Det gis godkjenning som leder i forbundet, og ikke som leder for en spesiell enhet. Det er anbefalt at lederen gjennomfører programkurset for den enheten hvor han/hun skal være aktiv leder. 5. Leder som skal ha ansvar for en arbeidsenhet bør ha gjennomført Lederkurset i grunntreningen. 6. Ledergodkjenningen er virksom så lenge den ikke er kalt tilbake. Har lederen vært uten lederfunksjon en periode og tar fatt på lederoppgaver igjen, plikter lederen å holde seg oppdatert på de kursene som blir tilbudt i grunntreningen. 3. Retningslinjer for kretsens informasjonsplikt endres til: Ref Melding om valg av representanter til Speiderting, roverforum, speiderforum og valg av medlemmer til kretsstyret sendes Forbundskontoret innen 14 dager etter at valg har funnet sted. 2. Kopi av protokoll fra kretsstyrets og kretstingets møter sendes Forbundskontoret umiddelbart etter at møtet er holdt. Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 8 av 10

9 3. Kretsens årsrapport og regnskap sendes sammen med revisjonsrapport til Forbundskontoret innen den fristen som fastsettes av forbundet. 4. Melding om kretskontingent for neste år sendes Forbundskontoret på fastsatt skjema og innen den tidsfrist som fastsettes av forbundet. 4. Retningslinjer for gruppenes informasjonsplikt endres til: Jfr Melding om valg av gruppeleder og regnskapsfører/kasserer sendes kretsen og Forbundskontoret innen 14 dager etter at valg har funnet sted. 2. Kopi av protokoll fra gruppetingets møter sendes kretsen umiddelbart etter at møtet er holdt. 3. Gruppens årsrapport og regnskap sendes sammen med revisjonsrapport til kretsen innen den fristen som fastsettes av forbundet. 4. Skjema for årsrapport som benyttes som grunnlag for søknad om offentlig støtte og andre skjemaer for innhenting av opplysninger om gruppens aktivitet og drift sendes Forbundskontoret innen den frist som fastsettes av forbundet. 5. Melding om gruppekontingent for neste år sendes Forbundskontoret på fastsatt skjema og innen den tidsfrist som fastsettes av forbundet. 6. Gruppen skal fortløpende melde inn nye medlemmer og/eller endringer i medlemsstatus for enkeltmedlemmer til Forbundskontoret. 5. AU gis fullmakt til å foreta mindre redaksjonelle endringer og presiseringer i øvrige retningslinjer. SAK 87/04 SØLVULVEN Speiderstyret diskuterte aktuelle kandidater for tildeling av forbundets høyeste hederstegn Sølvulven. Kretser og korps har vært oppfordret til å femme aktuelle kandidater. Sølvulven deles ut i forbindelse med møtet i Speidertinget i Trondheim november i år. Speiderstyrets vedtak er ført i egen protokoll. SAK 88/07 OPPNEVNINGER Speiderstyret foretok oppnevning av kursleder Trekløver Gilwell Treningen 2005/2006. Komite speiding hadde fremmet forslag til aktuelle kandidater. Speiderstyret drøftet også aktuelle kandidater som kursleder for Ledertrenerkurset 2005/2006 og kontingentleder for Verdensjamboreen i England sommeren Disse oppnevninger protokollføres senere. Det ble gjort følgende vedtak: Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 9 av 10

10 1. Kjetil Damm, Bergen oppnevnes som kursleder/prosjektleder for Trekløver Gilwell Treningen 2005/2006. Vedlegg: Vedlegg 1 Referat fra møte i AU Dok. nr. 83/04 Vedlegg 2 Speidertingets forretningsorden Vedlegg 3 Årsmelding for 2002 Vedlegg 4 Årsmelding for 2003 Vedlegg 5 Speiderstyrets rapport Vedlegg 6 Strategisk plan Vedlegg 7 Arbeidsplan Vedlegg 8 Budsjett og LTB Vedlegg 9 Salg av forbundets eiendom Stornes Vedlegg 10 Vedtekter for Speidernes fellesorganisasjon Vedlegg 11 Saksliste for Speidertinget 2004 Vedlegg 12 Ledelse av Speidertinget Forslag fra Nedre Buskerud krets Protokoll fra speiderstyrets møte september 2004 side 10 av 10