KONKURRANSEGRUNNLAG 13/4197 Ref: Rammeavtale - kjøp av iskrem

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG 13/4197 Ref: Rammeavtale - kjøp av iskrem Tilbudsfrist: 26. april 2013 klokken 12.00

2 INNHOLD 1 Generell informasjon Oppdragsgiver Informasjon om regelverket Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Taushetsbelagte opplysninger Forbehold/avvik et Anskaffelsen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsens verdi Kontraktens varighet Krav til anskaffelsen Maskiner og utstyr Kontaktperson Kvalifikasjonskrav til leverandør Tildelingskriterier Tildelingskriterienes tillagte innbyrdes vektfordeling Priser og kostnader (60 %) Kundeservice (40 %) Tilbudet Generelt Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Vedståelsesfrist av 12

3 6.5 Tilbudsåpning Omkostninger Orientering til tilbyder Kontraktstildeling og kontrakt Avlysning av konkurransen av 12

4 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 OPPDRAGSGIVER Drammen kommune v/drammensbadet KF er oppdragsgiver for denne anskaffelsen, men alle kommunale virksomheter og kommunale foretak er omfattet av avtalen. Vårt organisasjonsnummer er Drammen Kommune har vel innbyggere og det er ca ansatte totalt i kommunens virksomheter. Årlig omsetning 3,4 milliarder. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: INFORMASJON OM REGELVERKET Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse der alle interesserte leverandører inviteres til å inngi tilbud. Det skrives kontrakt med en leverandør. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og 3. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 1.3 OFFENTLIG INNSYN I K ONKURRANSEDOKUMENTER I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.4 TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se tilbudsskjemaets punkt 2.1 (vedlegg 1). Dersom tilbyder anser at tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger ber vi om en kopi av tilbudet i sladdet versjon. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagte, skal dette bekreftes på tilbudsskjemaets pkt. 2.2 (vedlegg 1). 1.5 FORBEHOLD/AVVIK 4 av 12

5 Dersom tilbudet avviker fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsskjema punkt 2.3 (vedlegg 1). Avvikene skal spesifiseres med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Avvik/forbehold i tilbudet kan medføre avvisning. 1.6 KONKURRANSEGRUNNLAGET Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 4: HMS skjema Vedlegg 5: Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 6: Akseptskjema E-handel Vedlegg 7: Akseptskjema E-faktura 2 ANSKAFFELSEN 2.1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Drammensbadet (heretter kalt Oppdragsgiver) er et kommunalt foretak i Drammen kommune. Badeanlegget er Norges største og hadde i besøkende. Drammensbadet er på ca m2 og har stort utendørs område med bassenger, rutsjebaner, plener, solsenger, benker og grillområde. For Oppdragsgiver er omsetningen av iskrem meget viktig. Is er en av badeanleggets mest solgte varer, både småis og softis. Omsetningen varierer gjennom året, med typiske salgstopper i skolens ferier. I 2012 ble det solgt ca enheter med is, fordelt jevnt over hvert tertial. Salget av mat og drikke er stabilt gjennom hele året. Oppdragsgiver har en salgsluke inn mot badehallen, en mot den tørre delen i resepsjonen og en velværekafe hvor de arrangerer bursdager for barn. Om sommeren (perioden ca 25. mai 1. september) har Oppdragsgiver behov for et salgspunkt i friluftsbadet for raskt salg av de mest populære varene, kaffe, brus, pølser, is og softis. Frem til nå har det vært en kiosk på utearealet, men denne ligger for langt unna der badegjestene oppholder seg. Oppdragsgiver ønsker derfor at tilbyder skal låne ut en mobil kioskvogn som plasseres på plenen. Vognen må ha kioskluke og være godkjent for salg av softis, ha vask med varmt og kaldt vann, ha uttak for strøm, være låsbar og ha plass til frysedisk, kaffetrakter, arbeidsbenk til pøsetrekker og kjøleskap til brus. 5 av 12

6 Oppdragsgiver driver kommersielt og er avhengig av en leverandør som er fleksibel med hensyn til leveringene og kan betjene deres behov raskt. Leverandøren må også ta høyde for at det må ytes service etter sesongvariasjonene i salget av iskrem. Drammen kommunes virksomheter og kommunale foretak vil også kjøpe på denne avtalen. Dette kan for eksempel være Drammen Kjøkken KF, barnehagene og skolene. Disse vil kun foreta små og sporadiske kjøp, men bestillingene skal leveres med de samme prisene og betingelsene som til Oppdragsgiver. Levering skal skje til bestillers leveringsadresse. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Alternative tilbud godtas ikke. 2.2 ANSKAFFELSENS VERDI Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til NOK ,-. Dette tallet må sees på som veiledende og innebærer ikke forpliktelser for Oppdragsgiver. 2.3 KONTRAKTENS VARIGHET Kontraktsperioden er to 2 år med mulighet for opsjon på år. Opsjonen innebærer en ensidig rett for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen på samme vilkår. 3 KRAV TIL ANSKAFFELSEN Kravene i dette punktet er minimumskrav som skal være oppfylt av tilbyder. Bekreftelse på at tilbyder oppfyller alle minstekrav til avtalen, krysses av i tilbudskjemaet punkt 5 (vedlegg1). 3.1 MASKINER OG UTSTYR Tilbyder skal levere følgende maskiner og utstyr knyttet til iskremsalg i god tid før oppstart av kontrakten. Disse maskinene og utstyret skal stilles til disposisjon vederlagsfritt for tilbyder: 1 stk luftkjølt softis maskin til bruk i salgsvogn i friluftsbadet, sommersesongen. 1 stk småis fryser til bruk i salgsvogn i friluftsbadet, sommersesongen. 1 stk softismaskin luftkjølt, til bruk på bursdagsterrassen. 1 stk softismaskin med stor kapasitet for bruk i kafeen. 2 stk frysere til småis, kafeen. 2 stk lagerfrysere. Det er viktig å merke seg at det i en badehall er varmt og høy luftfuktighet, vi forutsetter at utstyr som leveres tåler et slikt klima. 3.2 KONTAKTPERSON 6 av 12

7 Tilbyder skal oppgi en fast navngitt kontaktperson som har ansvaret for samarbeidet med Oppdragsgiver. Hvis denne personen byttes ut skal det meldes skriftlig til Oppdragsgiver. 4 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR I dette kapitlet er det listet opp hvilke krav som stilles til leverandørene som skal delta i konkurransen. Dokumentasjon på oppfyllelse av dokumentasjonskravene skal angis i tilbyders tilbud. Tilbud som ikke inneholder nødvendig og etterspurt dokumentasjon vil bli avvist. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Skatteattest Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Egenerklæring vedrørende lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at leverandøren fremlegger egenerklæring om Tilbyders lønns- og arbeidsvilkår. Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves soliditet tilsvarende rating A iht. vurdering foretatt av kredittopplysningsbyrået AAA Soliditet as. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. Attest på betalt merverdiavgift fra skatteetaten. Egenerklæring vedrørende Tilbyders lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver innhenter utvidet kredittrapport fra AAA Soliditet. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. 7 av 12

8 Elektronisk handel Tilbyder må kunne motta bestilling elektronisk med e-post. Aksept på tilbudsskjema pkt. 4 Tilbyder skal gjøre det produktspekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via e-handelsplattformen ehandel.no. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av e- handelsplattformen ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e-handelsplattformens tjenester. Leverandøren skal i samråd med oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på IBX Markedsplassen e-handel ved avtaleinngåelse. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Delfakturering aksepteres ikke, dvs at det skal være en 1- faktura pr. ordre/bestilling. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av e-handelsplattformen eller kravet om merking av faktura. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist. E- faktura Aksept på tilbudsskjema pkt. 4. Tilbyder skal kunne levere elektronisk faktura da dette formatet blir innført i det offentlige. Elektronisk fakturering skal tilbys i tillegg til ordinær papirfaktura. Fakturaen skal leveres kostnadsfritt til kommunens fakturamottak. Faktura må kunne leses optisk og inneholde leveringssted, ordrenummer, kontaktperson. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes. Miljøkrav Oppdragsgiver er en Miiljøfyrtårnbedrift og er derfor pålagt å kreve at leverandører har gyldig medlemskap i Grønt Punkt. I Grønt Punkt tegner man medlemskap og betaler en kontingent som styres av hvor mye emballasje man selv produserer. Gyldig medlemskapsbevis i Grønt Punkt. 5 TILDELINGSKRITERIER Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. 5.1 TILDELINGSKRITERIENES TILLAGTE INNBYRDES VEKTFORDELING 8 av 12

9 Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt. Tilbyder skal besvare tildelingskriteriene i tilbudsskjema punkt 6 (vedlegg 1). Hvert tildelingskriterium vurderes hver for seg. Beste tilbud på det enkelte tildelingskriterium settes til høyeste karakter og de øvrige vurderes ut fra dette. 1 PRISER OG KOSTNADER (60 %) Priser skal fylles ut av tilbyder i prisskjema (vedlegg 2). 2 KUNDESERVICE (40 %) 2.1 Utlån av salgsvogn godkjent for salg av softis - 30 % 2.2 Markedsstøtte - 10 % 6 TILBUDET 6.1 GENERELT Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder skal benytte tilbudsskjemaet (vedlegg 1) og følge retningslinjene som der er gitt. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på tilbudsskjemaet. Dersom denne retningslinjen ikke er fulgt, vil tilbudet kunne bli avvist. Tilbyder skal organisere tilbudet i en perm med oversiktelig innholdsfortegnelse. Struktur på tilbudet skal være: STRUKTUR PÅ TILBUD: Flik/Mappe 1 Tilbudsskjema datert, signert og fullstendig utfylt. Prisskjema fullstendig utfylt Veiledende prisliste på øvrig sortiment Flik/Mappe 2 Attest for betalte skatter og trygdeavgift Attest for betaling av merverdiavgift 9 av 12

10 HMS erklæring Flik/Mappe 3 Akseptskjema E-handel Akseptskjema E-faktura Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår Gyldig medlemskapsbevis i Grønt Punkt Flik/Mappe 4 Dokumentasjon og bilder av salgsvogn Markedsstøtte Årsplan for aktiviteter Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist. 6.2 TILBUDSFRIST Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 26. april 2013 klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud Ref: Rammeavtale - kjøp av iskrem 13/4197 og denne sendes / leveres til: Navn og adresse: Drammen kommune v/innkjøpsavdelingen Att: Kirsten Nordhøy Lippert Engene Drammen All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 6.4 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: 26. juli 2013 kl 12:00 10 av 12

11 6.5 TILBUDSÅPNING Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 6.6 OMKOSTNINGER Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 6.7 ORIENTERING TIL TILB YDER Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Kirsten Nordhøy Lippert E-post: kirsten.lippert@drmk.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 16. april De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og opplysninger om karensperioden. Tilbydere som eventuelt har blitt avvist fra konkurransen vil også få informasjon om valg av leverandør. Det blir inngått kontrakt med valgte leverandører etter karensperiodens utløp. Denne anskaffelsen forutsetter at Drammen kommunes standard avtalevilkår er lagt til grunn. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 11 av 12

12 6.9 AVLYSNING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Vedlegg 12 av 12