Sykehjemmet skal ha BREEAM-klassifisering «Excellent» og være et nær nullenergibygg.

Transkript

1 Fakta om prosjektet Lindeberg sykehjem OPAK fikk våren 2016 i oppdrag av Omsorgsbygg å lede planlegging og bygging av nytt sykehjem på Lindeberg. Bakgrunnen for prosjektet Lindeberg sykehjem er bl.a. «Strategisk boligplan for eldre med hjelpebehov ». I planen anslås det et behov for å modernisere 2500 sykehjemsplasser frem mot 2020 i Oslo. Lindeberg sykehjem er plukket ut som et av sykehjemmene som skal moderniseres. Prosjektet omfatter rivning av eksisterende Figur 1 Perspektiv utarbeidet av Hus Arkitekter AS bygningsmasse og bygging av nytt sykehjem. Prosjektet omfatter også åpning av Lindbergbekken, etablering av et grøntdrag med turvei og etablering av en ny bussholdeplass Lindeberveien. Sykehjemmet er planlagt med 144 døgnplasser fordelt på m 2 BTA i totalt seks etasjer. Utflytting av eksisterende sykehjem ble gjennomført våren Riving ble påbegynt høsten Byggestart vil være primo 2018 og nytt sykehjem er planlagt ferdig ila Forprosjektet er utviklet i en samspillsmodell der Skanska Norge AS har vært totalentreprenør. Skanska har hatt med seg Hus Arkitekter AS, Bjørbekk & Lindheim AS landskapsarkitekter og Sweco Norge AS. Sykehjemsetaten og Omsorgsbygg har vært aktive deltakere i samspillet, og samspillet har hatt flere interne milepæler som Sykehjemsetaten og Omsorgsbygg har tatt stilling til underveis. Figur 2 Milepæler i samspillet Resultatmålet til prosjektet er å, innenfor rammer vedtatt av Oslo bystyre, innen 2020 bygge et sykehjem med 144 plasser, åpne Lindebergbekken, etablere ny bussholdeplass og en offentlig grønnstruktur/turdrag. Sykehjemmet skal leveres iht. gjeldende krav i plan- og bygningsloven, tekniske forskrifter, Husbankens krav for å kunne få investeringstilskudd samt gjeldene bystyrevedtak i Oslo kommune vedrørende energi- og miljøkrav, materialvalg, universell utforming samt krav til miljøprogram. Sykehjemmet skal ha BREEAM-klassifisering «Excellent» og være et nær nullenergibygg. Hva har vi demonstrert? At parallelle prosesser og samspill i byggeprosjektet Lindeberg sykehjem har redusert samlet tidsforbruk for planleggingsfasen betydelig sammenlignet med det tradisjonelle «stafettløpet». At usikkerhetsanalyse på tid bidrar til bevisstgjøring hos prosjektleder og prosjektdeltakere med tanke på å utnytte muligheter som avdekkes i usikkerhetsanalysen. Lindeberg sykehjem Side 1 av 6

2 Fleksibilitet i kontraktsstrategi evne og vilje til å endre strategi hvis det kreves for å nå tidsfristen. At parallelle prosesser og samspill i byggeprosjektet Lindeberg sykehjem har redusert tidsforbruk på planleggingsarbeidet betydelig sammenlignet med det tradisjonelle «stafettløpet». «Tyvstart» på egen risiko gir kortere totaltid på planarbeidet Bakgrunn for demonstrasjonsprosjektet Oslo kommune har en standardisert prosess for utvikling og fremlegging av prosjekter for behandling i Oslo bystyre, se figur 3 Investeringsregimet i Oslo kommune. Budsjettet for prosjekter av denne størrelsen godkjennes endelig i Oslo bystyre i forbindelse med behandling av budsjett for Oslo kommune. Slike godkjenninger skjer kun to ganger i året, medio juni eller medio desember. Figur 3 illustrerer i hovedtrekk investeringsregimet i Oslo kommune; fra prosjektinitiering, konseptvalgutredning, gjennom forprosjektfasen, detaljprosjekteringsfasen, via gjennomføring og frem til overtakelse for drift. Sentrale beslutningspunkter er ved oppdrag/bestillinger, etter kvalitetssikring (KS1 og KS2) og etter anbudsinnhenting. Figur 3 Investeringsregime i Oslo Kommune Plan for samspillsprosessen Prosjektleder fra OPAK tok tidlig i 2017 initiativ til at planlegging av prosessen, og arbeidsfordelingen for utvikling og godkjenning av styringsdokumentet, kunne gå parallelt frem mot oppstart av KS2. Planen som ble lansert var som følger: KS2-aktøren bør begynne sitt arbeid minst én måned før siste frist for samspillets leveranse av forprosjektet. KS2-oppdraget bør integreres i samspillsprosessen for å spare tid og penger. KS2-aktøren bør levere sin rapport og anbefaling om gjennomføring senest én måned etter at forprosjektet er levert. Dette er en annen fremgangsmåte enn det som angis i «Veileder for ekstern kvalitetssikring», som gjelder for Oslo kommune. Lindeberg sykehjem Side 2 av 6

3 I samspillet med Skanska ble det utarbeidet flere skisser til fremdriftsplan for gjennomføringen. Opprinnelig la vi til grunn en plan der rivningen av eksisterende Lindeberg sykehjem skulle gjennomføres parallelt med utvikling av forprosjektet. Dette ville kunne gi mulighet for raskere byggestart. Det ville også gi et bedre grunnlag for estimat av det nye bygget fordi man ville få oversikt over hva selve rivingen kostet og hvor egnet tomten var. På denne måten ville man kunne skalere bygget opp eller ned. I tillegg kunne man utnytte tiden til enten å mobilisere entreprenøren et halvt år tidligere, eller til å prosjektere bygget ferdig slik at byggeprosessen kunne kjøres mer effektivt og ferdigstillelsen kunne fremskyndes. Underveis ble det klart at dette var i strid med investeringsregimet i Oslo kommune, og det ble derfor tatt initiativ til å få en separat bevilgning til rivningen våren Dette medførte at rivingen kan starte høsten 2017, og at rivningen ikke er kritisk for oppstarten av nybygget. At ikke bygget ble revet som planlagt fører ikke til en forsinkelse totalt sett, fordi totalentreprenøren uansett trenger en mobiliseringsperiode etter vedtak i bystyret medio desember. Vanlig tidsbruk i KS2 I veilederen står det følgende om tidsbruk for KS2: Figur 4 KS2-prosessen - bilde fra Oslo kommunes veileder for ekstern kvalitetssikring Prosessen, slik den er beskrevet tar mellom 6 og 12,5 uker å gjennomføre. Dokumentene sendes EKS (ekstern kvalitetssikrer/ks2 leverandør) når oppdrag er tildelt. Dersom dokumentene ikke er klare når minikonkurransen er gjennomført, skal de sendes senest 1 uke før oppstartsmøtet finner sted. Ca. 1 uke etter oversendt dokumentasjon, gjennomføres oppstartsmøtet. En relativt vanlig måte å planlegge KS2 på i Oslo kommune er at man setter av tre kalendermåneder, med eventuelle ferier i tillegg. Dette betyr at for et prosjekt der styringsdokumentet er ferdig for eksempel 30/8 kan KS2-rapport forventes tre måneder senere 30/11. Dersom styringsdokumentet ferdigstilles i løpet av sommeren, for eksempel 14/7 (som vi gjorde på Lindeberg), kan KS2-rapporten forventes fire kalendermåneder senere. Dette igjen innebærer at Lindeberg sykehjem Side 3 av 6

4 sakspapirene til bystyret er ferdig tidligst 14/11. Årsaken til dette er at aktørene som har utarbeidet styringsdokumentet tar en måneds ferie, og at det derfor ikke er mulig å avholde hverken oppstartsmøte eller intervjuer med sentrale personer fra prosjektet. Det betyr igjen at KS2-rapporter som blir ferdige så seint på året, medio november (fristen er ca. medio/ultimo september) ikke kan få bevilgning før sommeren etter (fordi man kommer for sent til den årlige budsjettbehandlingen i kommunen). Fremdriftsplanleggingen Fremdriftsplanen som er fulgt for Lindeberg sykehjem har følgende kjennetegn: Forprosjektet og plansaken pågikk parallelt Plansaken ble politisk behandlet parallelt med utviklingen av forprosjektet. Reguleringsplanen ble vedtatt i Bystyret Forprosjektet var ferdig Parallellitet i intern usikkerhetsanalyse og forprosjekt Det var planlagt en prosess der den interne usikkerhetsanalysen (Metier), forprosjektet og endelig budsjett skulle foregå parallelt. Etter MP3 og gjennomført usikkerhetsanalyse (Metier), mottok Omsorgsbygg utkast til tilbud til MP4, som var høyere enn tilbudet til MP3. Det ble da besluttet å gjennomføre flere besparelser og kutt slik at det endelige tilbudet til MP4 ble redusert. Det endelige tilbudet til MP4 er innenfor den budsjettrammen som forelå når Metier gjennomførte sin analyse. Det er i all hovedsak utomhusarbeid, både ved bekken og i uteanlegget for sykehjemmet, som er forenklet. Det ble ikke vurdert som hensiktsmessig eller nødvendig å gjennomføre ny usikkerhetsanalyse etter MP4. Vurderingen ble omforent med overordnet utfører. Parallellitet i «interne» prosesser Interne aktiviteter og prosesser i Omsorgsbygg/Sykehjemsetaten/Oslo kommune har foregått parallelt med utviklingen av forprosjektet. Parallell rivning og KS2 Bystyret bevilget midler til rivning, slik at dette kan gjennomføres før det samlede prosjektet er godkjent av Oslo bystyre (etter KS2 med tilråding). Det skal etableres et nytt Lindeberg sykehjem. Reguleringssaken er oversendt til politisk behandling og forprosjekt har startet opp. Det planlegges med KS2 i sommer/tidlig høst og innarbeidelse av prosjektet i budsjettet for Det er behov for 37 mill. i oppstartsmidler for Inkludert i dette beløpet er rivekostnader, anslått til 10 mill. Ved å rive eksisterende bygningsmasse i forkant av KS2-behandling og senere budsjettbehandling vil prosjektet kunne ferdigstilles 4-6 måneder tidligere enn om riving igangsettes i etterkant av KS2-behandlingen og senere budsjettbehandling. 1 1 Vedtak i Oslo Bystyre Lindeberg sykehjem Side 4 av 6

5 Delvis overlapping mellom KS2 og forprosjektet/styringsdokumentet For å rekke fristen for å legge inn prosjektet i bystyrets budsjett, ble KS2 igangsatt før styringsdokumentet var helt ferdig. Den opprinnelige fremdriftsplanen Dersom forprosjektet skulle ha ventet på endelig stadfestet reguleringsplan, ville forprosjektet blitt ferdig ½ år senere. Oppstart og ferdigstillelse av prosjektet ville blitt forskjøvet tilsvarende. Valg av samspill i tidlig fase var ett av grepene som muliggjorde denne fremgangsmåten. Dersom Metiers usikkerhetsanalyse (som er en del av KS-arbeidet) skulle startet først etter at forprosjektet var ferdig, og etter Skanskas tilbud til MP4, ville oppstartsmøte for KS2 sannsynligvis ikke kunne blitt avholdt før i september. Bystyret behandler bevilgninger til byggeprosjektet i desember og juni, og dette ville således også ha forskjøvet fremdriften med ½ år. Dersom rivearbeidet skulle skje etter KS2, ville prosjektet blitt ferdigstilt 4 6 måneder senere enn om dette foregikk parallelt med KS2 og at vi venter på bevilgning i bystyret. Tidsnettverk usikkerhetsanalyse på tid En del av demonstrasjonsprosjektet var å planlegge og gjennomføre en tidssanalyse på Lindeberg sykehjem. Grunnlaget for analysen var prosjektets egen fremdriftsplan, budsjett og styringsdokument. Denne delen av demonstrasjonen var en del av mastergraden til Helene Mjelde Gjerde. Målet for oppgaven til Gjerde var å: Utforske og evaluere bruk av SimVision Gjennomføre og dokumentere en usikkerhetsanalyse på tid Utvikle metodikk for usikkerhetsanalyse på tid og «mal» for fremdriftsplan og rapport for usikkerhetsanalyse på tid Utvikle fremdriftsplan i SimVision Hovedmålet til denne masteroppgaven var å undersøke hvordan usikkerhetsanalyser på tid kan bidra til et større beslutningsgrunnlag for prosjektplanlegging, med hensikt om å redusere tid. Dette undersøkes ved å bruke simuleringsverktøyet SimVision. Oppgavens tema var motivert ved lite teoretisk funn på emnet Usikkerhetsanalyse på tid, hvor også teorien bekrefter et behov for høyere fokus på usikkerhetsanalyser, da spesielt på hvordan resultatene fra en slik analyse kan analyseres og brukes i prosjekter. «Simuleringen viste at et økt antall resurser førte til hurtigere prosjektgjennomføring, noe som kan vike fra en virkelighet hvor koordinering av koordinatoren fører med seg mer arbeid enn nødvendig som totalt sett forsinker prosjektet. Forfatteren foreslår derfor et simuleringsfokus på en prosjektfase med større antall ressurser i praktiske roller, som for eksempel byggefasen i et prosjekt. SimVision har vist seg å være et nyttig optimaliseringsverktøy, hvor man definerer prosjektets totale lengde basert på hver aktivitets Lindeberg sykehjem Side 5 av 6

6 varighet, og de ulike faktorene som påvirker varigheten i et modelleringsperspektiv. Dette står i kontrast til en tradisjonell usikkerhetsanalyse på tid, hvor analyseresultatene baserer seg i høyere grad på kunnskap og erfaringer hos deltakere. 2 2 «Uncertainty Analyses of time in Construction Projects». Helene Mjelde Gjerde, januar 2017 Lindeberg sykehjem Side 6 av 6