Rapport fra tilskuddskontroll. Stokke kommune

Transkript

1 Rapport fra tilskuddskontroll Stokke kommune Tidsrom: 27. februar september 2014 Arkivnr. 2014/1259 Fylkesmannens representanter: rådgiver Selma Hadžić (leder av kontrollen) rådgiver Lene Hove Kontaktperson i kommunen: Elisabeth Jøranlid Regelverk: Lov om barnehager av 17. juni 2005, sist endret 18. juni 2010, med forskrifter Rundskriv F-01/2011 Statstilskudd på barnehageområdet Tilskuddskontrollen omhandlet følgende tema: - tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder i 2011, kap. 231 post 63 - tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler, kap. 231 post 64 - investeringstilskudd til nye barnehageplasser, kap. 231 post 61 Metode: Kontrollen er gjennomført som dokumentkontroll. Fylkesmannen avdekket følgende under tilskuddskontrollen: - Etter Fylkesmannens vurdering av dokumentasjonen, synes det som om Stokke kommune følger retningslinjene for forvaltningen av tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder, jf. rundskriv F-01/ Etter Fylkesmannens vurdering av dokumentasjonen, synes det som om Stokke kommune følger retningslinjene for forvaltningen av investeringstilskudd til barnehager, jf. rundskriv F-01/2011 punkt 3.

2 Innhold 1. Innledning Tema for kontrollen Dokumentunderlag Observasjoner og vurderinger Gjennomføring Innledning Rapporten er utarbeidet etter kontroll med Stoke kommune i perioden 27. februar september Rapporten beskriver både observasjoner og Fylkesmannens vurderinger. Vurderingene vil i all hovedsak omhandle avvik fra retningslinjene for den enkelte tilskuddsordning. Fylkesmannen gjennomførte kontrollen med hjemmel i bevilgningsreglementets 10 Disponering av gitte bevilgninger. Myndigheten til å gjennomføre kontroller er delegert til Fylkesmannen etter 8 i Reglement for økonomistyring i staten og kapittel 6 i Bestemmelser om statlig økonomistyring. I Rundskriv F-01/2011 kapittel 2, 3 og 4 fremgår det at forvaltningen (Fylkesmannen og departementet) kan kontrollere at tilskuddsmidlene blir benyttet etter forutsetningene. Kontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang. Dokumentasjon fra regnskapsåret 2013 ligger til grunn. Kontrollen fokuserer på utvalgte øremerkede statlige tilskudd på barnehageområdet og på kommunens oppfyllelse av krav gitt i gjeldende retningslinjer. Den er dermed ikke å regne som en gjennomgang og vurdering av barnehagesektorens totale virksomhet. 2. Tema for kontrollen Formålet med kontrollen var å vurdere om Stokke kommune forvalter øremerkede statlige tilskudd på barnehageområdet i tråd med gjeldende retningslinjer i Kontrollen omfattet følgende tilskudd: - tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder, kap. 231 post 63 - tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler, kap. 231 post 64 - investeringstilskudd til nye barnehageplasser, kap. 231 post 61 Stokke kommune ved Elverhøy barnehage har ikke mottatt tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler og investeringstilskudd til nye barnehageplasser. Stokke kommune ved Gjennestad barnehage har ikke mottatt tilskudd til faste plasser i midlertidige barnehagelokaler. 3. Dokumentunderlag Tilskuddskontrollen med Stokke kommune ble gjennomført ved å undersøke Elverhøy og Gjennestad barnehager. 2

3 Dokumentunderlaget for kontrollen var: - Årsmeldinger per 15. desember 2012 og 2013 for Elverhøy barnehage. - Årsmeldinger per. 15. desember for Gjennestad barnehage. - Utdanningsdirektoratets tildeling av tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder i Utdanningsdirektoratets tildeling av tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder i 2013 Sokke kommune korrigert tilskudd. - Fylkesmannens tildeling av investeringstilskudd til nye barnehageplasser i Navnelister med fødselsdato og oppholdstid for barn som er rapportert i årsmeldingene punkt 5 per 15. desember 2012 og Korrigert oversikt over minoritetspråklige barn Elverhøy barnehage. - Kommunens prosedyre for søknad om tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. - Kommunens søknad om tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. - Søknad og vedtak til Gjennestad barnehage om tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. - Søknad fra Elverhøy barnehage om tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder. - Egenerklæring for tilsyn med barnehager 2013 Elverhøy barnehage. - Tilsynsrapport 2013 Elverhøy barnehage. - Tilsynsrapport 2013 Gjennestad barnehage. - Timeplan 2013 språkpedagog vår og høst - Kommunens beskrivelse av hvordan midlene er benyttet. - Kommunes beskrivelse av kontroll med at barnehagen driver med tilnærmet samme kapasitet som da investeringstilskuddet ble gitt. - Utbetalingsbilag og vedtak om investeringstilskudd til Gjennestad barnehage for Regnskapsføringen for tilskuddene for overnevnte barnehagene i Observasjoner og vurderinger Tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder Tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder skal bidra til at kommunene kan utforme tiltak for disse barna. Et delmål med ordningen er å stimulere kommunene til å rekruttere flere minoritetsspråklige barn til barnehagen. Barnehagen er den viktigste integrerings- og språkopplæringsarena for barn i førskolealder. Språkstimuleringstiltak bør derfor primært tilbys i barnehagen. Et annet delmål er å bidra til at kommunene utarbeider helhetlige tiltak på tvers av de ulike tjenestetilbudene. Samarbeid mellom helsestasjon, barnehage, skole og språkopplæring for foreldre er nødvendig for et helhetlig, målrettet og mest mulig effektfullt tilbud til minoritetsspråklige barn og familier. Gjeldende retningslinjer Tilskuddet tildeles ut fra antall minoritetsspråklige barn som går i barnehage, jf. rundskriv F- 01/2011 punkt 4.3. Minoritetsspråklige barn defineres som barn med en annen språk- og kulturbakgrunn enn norsk, med unntak av barn som har samisk, svensk, dansk eller engelsk 3

4 som morsmål. Begge foreldrene til barnet må ha et annet morsmål enn norsk, samisk, engelsk, svensk eller dansk. Saksbehandlingsreglene fremgår av rundskrivets punkt 4.4. Fylkesmannen utbetaler tilskuddet til den enkelte kommune. Kommunen fordeler tilskuddet på bakgrunn av søknader fra den enkelte barnehageeier og eventuelt andre tjenester. Kommunen skal gjøre ikke-kommunale barnehageeiere og andre relevante tjenester i kommunen kjent med at de kan søke om å få tildelt midler til språkstimulering for minoritetsspråklige barn i førskolealder. Søknadene må være begrunnet og gjøre nærmere rede for hvilke behov barnehagen eller andre tjenester har for ekstra ressurser. Kommunen skal føre tilskuddsmidlene på funksjon 211 Styrket tilbud til førskolebarn. Tilskuddet skal inntektsføres på art 700 Refusjon fra staten. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager og eventuelle andre tjenester skal utgiftsføres på art 370 Kjøp fra andre (private). Kommunen må føre kontroll med at forutsetningene for tilskuddet blir overholdt, jf. det generelle tilsynet kommunen har ansvar for etter barnehageloven 16. Observasjoner Stokke kommune ble i 2013 innvilget tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige på kr I Stokke kommune var det til sammen 74 minoritetsspråklige barn i barnehage, jf. årsmelding per 15. desember 2012, og 85 minoritetsspråklige barn, jf. årsmelding per 15. desember Kommunen har utarbeidet en skriftlig prosedyre og søknad for tildeling av tilskudd. Kommunen har gjort kommunale og ikke-kommunale barnehager oppmerksom på at de har anledning til å søke om midler til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetspråklige barn, hvor kommunen opplyser at barn over tre år prioriteres ved tildeling av tilskuddet. Kommunen har mottatt søknader og fattet vedtak om tildeling. Prosedyren Stokke kommune har sendt viser at den er utarbeidet for kommunale og ikkekommunale barnehager, og det framstår for fylkesmannen som kommunen ikke har gjort andre relevante tjenester kjent med muligheten til å få tildelt midler til språkstimulering. Dette bekrefter kommunen i sin redegjørelse hvor det står følgende: «Her vil vi bemerke at Stokke kommune ikke fordeler tilskudd i form av penger, og selv dekker en andel av språkpedagogstilling med egne midler» Alle midlene var avsatt til sentralt tiltak som er lønn til språkpedagogen. Kommunen har i tillegg satt av sine egne midler for å få til et årsverk språkpedagog, som skulle jobbe i alle barnehagene som søkte. I 2013 mottok kommunen én søknad fra Elverhøy barnehage og én søknad fra Gjennestad barnehage. Barnehagene sendte i sine søknader en oversikt over ressursbehov for barna over og under 3 år, og hvordan de ønsker å bruke kommunens språkpedagog i tillegg til sine egne pedagoger. Kommunen har besvart søknaden til Gjennestad barnehagen skriftlig, og tildelt 2 timer språkpedagog pr. uke til barnehagen fra 26. august til 20. desember

5 Kommunen har ikke besvart søknaden til Elverhøy barnehage skriftlig, men opplyser i sin redegjørelse at språkpedagogen hadde 0, 20 årsverk i Elverhøy barnehage våren Kommunen dekket 0, 20 årsverk språkpedagog med UDI- midler til barn av flyktninger. Elverhøy barnehage Det fremgår av årsmeldingen til Elverhøy barnehage per 15. desember 2012 at barnehagen hadde ti minoritetsspråklige barn (punkt 5A), hvorav ti barn fikk særskilt tilbud om språkstimulering (punkt 5 B). Barnehagen rapporterte 0,10 årsverk til tospråklig assistent i årsmeldingens punkt 8 om stillinger og personale. Per 15. desember 2013 rapporterte barnehagen tretten minoritetsspråklige barn, hvorav elleve barn fikk særskilt tilbud om språkstimulering (punkt 5B). Barnehagen rapporterte 0,06 årsverk til tospråklig assistent i årsmeldingens punkt 8 om stillinger og personale. Barnehagens rapportering av antall barn er i samsvar med oversendte navnelister per 15. desember 2012 og 15. desember Gjennestad barnehage Det fremgår av årsmeldingen til Gjennestad barnehage per 15. desember 2012 at barnehagen hadde ti minoritetsspråklige barn (punkt 5A), hvorav ti barn fikk særskilt tilbud om språkstimulering (punkt 5B). Barnehagen rapporterte 0,05 årsverk til tospråklig assistent i årsmeldingens punkt 8 om stillinger og personale. Per 15. desember 2013 rapporterte barnehagen ni minoritetsspråklige barn, hvorav åtte barn fikk særskilt tilbud om språkopplæring. Barnehagen rapporterte 0,04 årsverk til tospråklig assistent. Barnehagens rapportering av antall barn er i samsvar med oversendte navnelister per 15. desember 2012 og 15. desember Regnskapsføring Kommunen har ført midlene på funksjon 211 Styrket tilbud til førskolebarn. Tilskuddet er inntektsført på art 700 Refusjon fra staten. Kommunens kontroll Kommunen fører kontroll med at forutsetningene for tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder blir overholdt årlig i forbindelse med tilsyn. I kommunens egenerklæringsskjema som benyttes under tilsynet må barnehagene dokumentere hvordan de jobber med inkludering og integrering med minoritetsspråklige barn de har i barnehagen og hvordan er tilbudet tilrettelagt for disse barna med tanke på å lære norsk. Tildelingene til Gjennestad barnehage i 2013 fremgår ikke av barnehagens årsregnskapsskjema i BASIL, da Stokke kommune ikke fordeler tilskudd i form av penger, men tildeler timer med språkpedagog ut fra søknaden fra den enkelte barnehagen. Fylkesmannens vurdering Etter Fylkesmannens vurdering av dokumentasjonen, synes det som om Stokke kommune følger retningslinjene for forvaltningen av tilskudd til tiltak for å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder, jf. rundskriv F-01/

6 Fylkesmannen vil for ordens skyld påpeke at Stokke kommune har ikke godt nok gjort andre relevante tjenester kjent med muligheten til å få tildelt midler til språkstimulering. Når det gjelder klagebehandling av kommunale barnehager og kommunale instanser, vil Fylkesmannen bemerke at kommunen må vurdere sin prosedyre på nytt på dette punktet, da det ikke er i samsvar med forvaltningsmessige krav. Vi vil understreke at når kommunen fattet enkeltvedtak uansett om det er kommunalt eller ikke kommunal barnehage eller instans, så har alle parter rett til å klage, jf. Forvaltningsloven 28. Investeringstilskudd til nye barnehageplasser Investeringstilskuddet er et engangstilskudd til nyetablerte barnehageplasser som tilfaller eier av barnehagevirksomheten. Formålet med tilskuddsordningen er å sørge for barnehageplass til alle som ønsker det. For å nå dette målet skal investeringstilskuddet bidra til å dekke deler av anleggskostnadene ved nybygg, tilbygg eller ombygging og dermed redusere finansieringsbehovet. Etablering må føre til en faktisk økning i antall barn med barnehageplass. Gjeldende retningslinjer Tilskuddet tildeles etter søknaden fra barnehageeier, blankett F-4196 Søknad om investeringstilskudd til nye barnehageplasser. Barnehageeier sender søknaden til den kommunen barnehagen ligger i. Kommunen kontrollerer søknaden og sender den videre til Fylkesmannen. Fylkesmannen fatter vedtak om tildeling av investeringstilskudd. Saksbehandlingsreglene fremgår av rundskrivets punkt 3.8. Investeringstilskuddet utbetales til kommunen, også for ikke-kommunale barnehager. Kommunen skal uten ugrunnet opphold videreformidle tilskuddet til ikke-kommunal eier. Ved å motta investeringstilskudd forplikter barnehageeier seg til å drive med tilnærmet samme kapasitet når det gjelder barnehageplasser gjennom hele bindingstiden. Tilnærmet samme kapasitet vil si at barnehagen i kortere perioder kan ha færre barn enn det den fått utbetalt investeringstilskudd for. Driftsmeldinger som innebærer en permanent reduksjon i antall barn, kan utløse krav om at hele eller deler av investeringstilskuddet må betales tilbake. Kommunen skal føre tilskuddsmidlene i kommunens investeringsregnskap på funksjon 221 Førskolelokaler og skyss. Tilskuddet skal inntektsføres på art 700 Refusjon fra staten. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager inntektsføres på art 810 (andre statlige overføringer) og utgiftsføres på art 470 (overføring til andre (private)). Kommunen må føre kontroll med at forutsetningene for tilskuddet blir overholdt, jf. det generelle tilsynet kommunen har ansvar for etter barnehageloven 16. Dersom vilkårene for investeringstilskudd ikke overholdes, skal kommunen underrette fylkesmannen. Observasjoner Stokke kommune ble den innvilget investeringstilskudd til Gjennestad barnehage på kroner Investeringstilskuddet ble gitt med en bindingstid på ti 10 år. For tilskudd gitt i 2008 utløper bindingstiden Antall barn på dette tidspunktet var 33. Kommunen overførte dette beløpet til Gjennestad barnehage den

7 Regnskapsføring Kommunen har ført midlene på funksjon 201. Tilskuddet er inntektsført på art 810 og utgiftsført på art 470 (overføring til andre (private)). Kommunens kontroll For å forsikre seg at barnehagen driver med tilnærmet samme kapasitet som da tilskuddet ble gitt, jf. rundskriv F-01/2011, kapittel 3.9, har kommunen lagt årsmeldinger, tildeling av og etterbetaling av kommunalt tilskudd, samt tilsyn med Gjennestad barnehage til grunn. Kommunen opplyser at Gjennestad barnehage har i løpet av perioden økt inntak av barn innenfor godkjenning, og barnehagen har med dette oppfylt vilkår for investeringstilskuddet, jf. årsmeldingene som er sendt til Fylkesmannen og SSB årlig. Antall barn per 15. desember 2013 var 55. I tillegg har Stokke kommune en rutine og ansvarsdefinering i forhold til samordnet opptak som innebærer at oppsigelser og inntak av barn går gjennom kommunens administrative ledd og i felles administrasjonsprogram for barnehager Hypernet. Kommunen opplyser at i hovedopptak og ved supplerende opptak, er det nært samarbeid mellom opptaksmyndighet og styrer i den enkelte barnehagen. Med dette vet kommunen til enhver tid om det er ledig kapasitet ved alle barnehagene i kommunen. Fylkesmannens vurdering Etter Fylkesmannens vurdering av dokumentasjonen, synes det som om Stokke kommune følger retningslinjene for forvaltningen av investeringstilskudd til barnehager, jf. rundskriv F- 01/2011 punkt 3. Fylkesmannen vil for ordens skyld påpeke at Stokke kommune regnskapsteknisk har ført tilskuddet feil. Tilskuddet skulle vært ført på funksjon 221 i stedet for funksjon Gjennomføring Kontrollen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, og omfatter følgende korrespondanse: - Varsel ble sendt 27. februar Dokumentasjon ble mottatt 7. og 11. april Ytterligere dokumentasjon ble etterspurt 3. juli 2014 og 11. februar Dokumentasjon ble mottatt 4. juli 2014, 13. og 14. februar