VESTLANDSHEFTET. Veileder for utbredelse av elektroniske meldinger mellom kommune, fastlege og helseforetak på Vestlandet

Transkript

1 VESTLANDSHEFTET Veileder for utbredelse av elektroniske meldinger mellom kommune, fastlege og helseforetak på Vestlandet

2 2 Innhold 1.0 Bakgrunn Målgruppe for veilederen «Vestlandsheftet»? Organisering og forankring Gevinster Organisering, krav og politiske føringer Organisering Krav og politiske føringer Elektroniske meldinger Adressering Generelle forberedelser for legekontor, kommuner og helseforetak Samarbeid mellom kommuner, helseforetak og fastleger Organisatoriske forberedelser Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser Implementering på legekontor Forberedelser organisatorisk og teknisk Test og pilotering Drift og forvaltning Implementering i kommuner Forberedelser organisatorisk Forberedelser teknisk Test og pilotering Drift og forvaltning Implementering i helseforetak Organisering av PLO-prosjekt i Helse Vest Organisering av PLO-prosjekt i helseforetakene 29

3 3 Innhold 8.0 Referanser Begrepsliste VEDLEGG 37 Vedlegg 1: Oversikt over alle kommuner og samarbeidsområder i Vestlandsløftet 38 Vedlegg 2: Avtale om elektronisk samhandling mellom Helseforetak HF og Legekontor 40 Vedlegg 3: Forslag til aktivitets-/ansvarskart for fastleger 42 Vedlegg 4: Kundestøtte for elektronisk samhandling med Helse Vest 43 Vedlegg 5: Informasjonsskriv til fastlegen 43 Vedlegg 6: KITH Testpasienter 46 Vedlegg 7: Forslag til aktivitets-/ansvarskart for kommuner 47 Vedlegg 8: Anbefaling om rutiner kommunen bør ha på plass 48 Vedlegg 9: Rutine for elektronisk meldingsutveksling med fastlege 50 Vedlegg 10: Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak 51 Vedlegg 11: Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom Forvaltningsenhetene og helseforetak 54 Vedlegg 12: Rutine meldingsovervåking PLO 57 Redaksjon: Kari Støfringsdal - Flora kommune Egil Rasmussen - Stavanger kommune Ove Nordstokke Helse Vest Arve Bang, Astrid Simonsen, Grethe Almenning og Sidsel Sunde-Tveit Bergen kommune Grafisk design: Eva Tuft Design

4 4 1.0 Bakgrunn For å få god samhandling og informasjonsflyt mellom aktørene i helse- og omsorgssektoren, er innføring av elektronisk meldingsutveksling et viktig satsingsområde. Men for at dette skal bli en suksess, må innføringen også fokusere på organisasjonsutvikling, endring av rutiner og nye måter å samarbeide på. Først da oppnår en effektivisering og kvalitetsforbedringer. «En velfungerende helhetlig elektronisk informasjonsutveksling bidrar til bedre informasjonsflyt som sikrer at pasienter får rett behandling, på rett sted, til rett tid» (Sitat fra Veiviser, Helsedirektoratet) «Vestlandsløftet» ble etablert i forbindelse med at Norsk Helsenett SF (NHN) (prosjekt KomUt) overtok ansvaret fra Helsedirektoratet med å utbre elektroniske meldinger til alle kommunene i Norge. Bergen kommune, i samarbeid med Stavanger, Karmøy, Flora og Stryn kommune, samt representanter fra Helse Vest og KS, utgjør Vestlandsløftet. Vestlandsløftet skal sammen med NHN sørge for alle de 85 kommunene i de tre vestlandsfylkene Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland, får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling med HF og fastleger. Både Bergen og Stavanger kommune har vært hovedsamarbeidskommune for Helsedirektoratet i «Meldingsløftet i kommunen» (MIK) og har lang erfaring med elektronisk meldingsutveksling. 1.1 Målgruppe for veilederen «Vestlandsheftet»? Alle fastlegene, kommunene og helseforetakene innenfor Vestlandsløftet har felles utfordringer som må løses for å få til elektronisk meldingsutveksling. Prosjekt- og styringsgruppen i Vestlandsløftet har derfor besluttet å lage en veileder til hjelp i disse prosessene. Veilederen er godkjent av styringsgruppen i Vestlandsløftet og programstyret i Støtte til samhandling har fått den til orientering og til godkjenning i styringsgruppen. Samarbeidsutvalgene i de ulike helseforetakene er informert. Målgrupper for de ulike kapitlene: 1 4: Rådmenn og Helse og omsorgsledere 5: Fastleger og dataansvarlig på legekontorene 6: Prosjektdeltakere i kommunene 7: Prosjektdeltakere i helseforetakene

5 5 1.2 Organisering og forankring VESTLANDSLØFTET BERGEN KOMMUNE STAVANGER KOMMUNE Kommunene knyttet til Helse Bergen Kommunene knyttet til Helse Førde Kommunene knyttet til Helse Fonna Kommunene knyttet til Helse Stavanger Helse Vest IKT Bidragsytere Helse Vest RHF KS Region Vest Samarbeidskommuner fra meldingsløftet Stryn og Flora kommune + meldingsløftet i Sogn og Fjordane Karmøy kommune + Bergen kommunes samarbeidskommuner fra meldingsløftet SUSIKT samhamdlingsgruppe + samarbeidskommuner fra meldingsløftet Fylkesmannen Prosjektgruppen består av: Sidsel Sunde-Tveit, prosjektleder Bergen kommune leder Astrid Simonsen, prosjektkoordinator Bergen kommune Egil Rasmussen, prosjektleder Stavanger kommune Kari Støfringsdal, prosjektleder Flora kommune Aslaug Håøy Nygård, prosjektleder Stryn kommune Merete Sandve, prosjektleder Karmøy kommune Ove Nordstokke, prosjektleder SUS, Helse Vest Styringsgruppen er sammensatt slik: Nina Solberg Nygaard, seksjonssjef helse og omsorg, Bergen kommune - leder Marit Bore, levekårssjef, Stavanger kommune Terje Heggheim, rådmann, Flora kommune Astrid Toft, daglig leder KS Hordaland Anne Bjørlykke, programleder «Støtte til samhandling», Helse Vest Heidi Slagsvold, prosjektleder, NHN observatør 1.3 Gevinster Kommunesektorens organisasjon (KS) ga i februar 2012 ut en rapport som viser samlede kostnader og mulige gevinster for kommunene ved å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Estimatene gjelder innføringen av meldinger mellom kommuner og fastleger. I rapporten vises det til at kostnadene tilknyttet innføringen av meldinger mellom kommune og helseforetak trolig ikke er vesentlig større. Rapporten peker på at kvantitativ nytte i hovedsak er knyttet til: Spart tid Sparte telefonutgifter Sparte materialkostnader Spart tid har vist seg å være den største gevinsten. Dette blant annet ved at informasjon som registreres i pasientjournalen kan gjenbrukes ved elektronisk meldingsutveksling. Og sendt informasjon lagres ordrett hos begge parter. Sammenlignet med å motta faks, skanne inn mottatte fakser og dokumentere telefonkontakt i pasientens journal er dette tidsbesparende. Rapporten påpeker i tillegg at stort meldingsvolum øker gevinsten. En annen erfaring, og stor kvalitativ gevinst, er opplevelsen av bedre kvalitet og kontinuitet i pasientbehandlingen for alle samhandlende aktører. Flere av kommunene som er med i Vestlandsløftet har kommunisert med ett eller flere legekontor i flere år. Disse har vært med å legge premissene for den løsningen vi har nasjonalt.

6 6 2. Organisering, krav og politiske føringer 2.1 Organisering Helse- og omsorgsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak. Helsedirektoratet Helsedirektoratet er et fagdirektorat og myndighetsorgan som ligger under og blir etatsstyrt av Helse- og omsorgsdepartementet. Helsedirektoratet har også oppgaver fra Kommunal- og regionaldepartementet. EISI- Avdeling standardisering e-helse og IT (tidligere KITH) KITH - ble med virkning fra innlemmet i Helsedirektoratet. Dette gjøres for å styrke myndighetenes standardiseringsarbeid innen e-helse. Avdeling standardisering vil i stor grad videreføre sine arbeidsoppgaver fra KITH. Avdelingen har hovedansvar for utvikling og vedlikehold av standarder, test og godkjenning, samt brukerstøtte og rådgivning ved innføring og bruk av IKT i helse- og omsorgssektoren. NHN SF Norsk Helsenett NHN SF eies av staten, og eierskapet forvaltes av Helse og omsorgsdepartementet. NHN SF skal blant annet innenfor rammen av nasjonal IKT-politikk ivareta nasjonale interesser knyttet til drift og utvikling av IKT-infrastruktur i helse og omsorgssektoren, og legge til rette for og være en pådriver for sikker og kostnadseffektiv elektronisk samhandling. KomUt kommunal utbredelse av meldinger NHN SF har igjennom prosjektet KomUt etablert regionale kompetanseorganisasjoner med koordinatorer og samarbeidskommuner i regionene. Kompetanseorganisasjonene skal sammen med NHN sørge for at alle kommuner i perioden får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling med HF og fastleger. Vestlandsløftet Vestlandsløftet er KomUt s regionale kompetanseorganisasjon i Vest. Vestlandsløftet har tilknytning til Meldingsløftet i Sogn og Fjordane. Se vedlegg 1- Oversikt over alle kommuner i Vestlandsløftet Program «støtte til samhandling» Er Helse Vest sitt initiativ for å etablere regionale føringer, koordinere regionale og lokale prosjekter mellom primærhelsetjenesten og Helse Vest. Praksiskonsulentordningen (PKO) Praksiskonsulentordningen (PKO) er et nettverk av allmennpraktiserende leger og sykepleiere som skal sikre og styrke samarbeidet mellom sykehusets avdelinger, allmennpraktiserende leger og den kommunale pleie- og omsorgstjenesten til beste for enkeltpasienter. Helsetilsynet Statens Helsetilsyn og Fylkesmannen er de statlige tilsynsmyndighetene for sosiale tjenester i Nav, barnevern-, helse- og omsorgstjenestene. Statens helsetilsyn er en nasjonal statsinstitusjon under Helse- og omsorgsdepartementet. 2.2 Krav og politiske føringer Samhandlingsreformen Regjeringen vil, gjennom samhandlingsreformen, søke å sikre en framtidig helse- og omsorgstjeneste, som både svarer på pasientens behov for koordinerte tjenester og på de store samfunnsøkonomiske utfordringene. Lik tilgang til gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av personlig økonomi og bosted, skal fortsatt være den viktigste bærebjelken i den norske velferdsmodellen. IKT beskrives som et viktig virkemiddel for å realisere mål om helhet og samhandling i helse- og omsorgssektoren. Det vektlegges at verktøyene skal brukes for å understøtte samarbeidspartenes behov for informasjon ved diagnostikk, pasientbehandling og pleie. Det understrekes at innføring av IKT-verktøy må kombineres med organisasjonsutvikling og endringer av rutiner. Det er en målsetning at standard kommunikasjonsform skal være elektronisk og at all dokumentasjon og informasjonsutveksling skal foregå slik. Samarbeidsavtaler Myndighetene har sett viktigheten av samarbeid mellom kommunene og helseforetakene. For å sikre felles forpliktelse og framdrift er partene pålagt å utarbeide delavtaler for samarbeidet. Det presiseres at avtalen blant annet skal inneholde planer for framdrift, for å legge til rette for elektronisk meldingsutveksling i henhold til nasjonale standarder og bruk av NHN. Videre er gjensidige rutiner for avvikshåndtering, avtaler om responstid, samt rutiner for drift, forvaltning og oppgraderinger noe som skal inngå i avtalen.

7 7 Gjeldende samarbeidsavtaler i Helse Vest I Helse Vest er det utarbeidet avtaler mellom helseforetakene og kommunene. Les mer om de enkelte avtalene: Helse Førde HF - Helse Bergen HF Helse Fonna HF Helse Stavanger HF I Helse Vest er det også utarbeidet en avtale mellom helseforetakene og legekontorene. Denne avtalen gjelder elektronisk samhandling mellom legekontor og helseforetak, og legger til grunn elektronisk meldingsutveksling (uten papirkopi) basert på XML-protokoll og transportert over NHN. Avtalen følger som vedlegg. Vedlegg 2-Avtale mellom helseforetak og legekontor. ELIN-k-prosjektet Gjennom det nasjonale ELIN-k-prosjektet, som ble ledet av Norsk sykepleierforbund (NSF) og Kommunesektorens organisasjon (KS), er det blitt utviklet og pilotert standardiserte elektroniske meldinger som skal brukes i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunen og deres viktigste samarbeidspartnere; fastleger og helseforetak. Hovedprosjektet Prosjekt ELIN-k fase 2 ble avsluttet i februar 2012 og hadde som overordnet mål at pleie- og omsorgsmeldinger (PLOmeldinger) skulle testes, implementeres og tas i bruk for mellom kommune og sykehus om inn- og utskrivning av pasienter som mottar eller har behov for pleie og omsorgstjenester. Standard for PLO-meldinger Arbeidet med standardisering av meldinger er videreført av EISI og følgende dokument beskriver de meldinger som skal benyttes ved elektronisk samhandling, PLO-standarden versjon 1.6 Norm for informasjonssikkerhet All informasjon vedrørende pasienter skal sendes over NHN. Videre er alle aktører som er tilknyttet NHN avtalerettslig forpliktet til å følge Norm for informasjonssikkerhet.

8 8 3.0 Elektroniske meldinger Elektronisk samhandling mellom fastlege, kommune og sykehus PLO-meldinger mellom helseforetak og fastlege er ikke på plass, men dette er et sterkt ønske KOMMUNE PLO-meldinger helseforetak Basismelding; Henvisning og lab/ rtg rekv Basismelding; Epikrise og svarmelding lab/rtg PLO-meldinger PASIENT FASTLEGE PLO-meldinger Basismelding; Henvisning og lab/ rtg rekv Basismelding; Epikrise og svarmelding lab/rtg

9 9 Hva er PLO-meldinger? Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) er standardiserte elektroniske meldinger til bruk i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten, fastlege og helseforetak. Det er utarbeidet en egen PLO-veiviser versjon 2.1, som forklarer bruken av meldingene. Det er viktig å være klar over at det er ulike «sett» med PLO- meldinger mellom kommune fastlege, og kommune helseforetak. Meldingstypene kan ikke sendes på tvers, da mottakersystemet ikke håndterer dette. Fra kommune til fastlege ORIENTERING OM TJENESTETILBUD HELSEOPPLYSNINGER TIL LEGE LEGEMIDDELOPPLYSNINGER FORESPØRSEL OG SVAR PÅ FORESPØRSEL Forespørsel om utlevering av helseopplysninger Forespørsel om oppdaterte legemiddelopplysninger Forespørsel om fornying av resept Forespørsel om time Annen henvendelse ORIENTERING OM DØDSFALL AVVIK Fra fastlege til kommune MEDISINSKE OPPLYSNINGER LEGEMIDDELOPPLYSNINGER FORESPØRSEL OG SVAR PÅ FORESPØRSEL Forespørsel om tjenestetilbud Forespørsel om tilstandsvurdering Forespørsel - Annen henvendelse Svar på forespørsel om fornying av resept Svar på forespørsel om time ORIENTERING OM DØDSFALL AVVIK Fra kommune til helseforetak INNLEGELSESRAPPORT FORESPØRSEL OG SVAR PÅ FORESPØRSEL Forespørsel om utlevering av helseopplysninger Forespørsel om oppdaterte legemiddelopplysninger Forespørsel om status/plan for utskrivning Annen henvendelse TILBAKEMELDING PÅ MOTTAK AV UTSKRIVNINGSKLAR PASIENT (KOMMER) AVVIK Fra helseforetak til kommune Melding om innlagt pasient HELSEOPPLYSNINGER Varsel om innlagt pasient (tidligmelding) Oppdatering av opplysninger om innlagt pasient FORESPØRSEL OG SVAR PÅ FORESPØRSEL Forespørsel om helseopplysninger Forespørsel legemiddelopplysninger Forespørsel om status/plan for utskrivning Forespørsel- Annen henvendelse Melding om utskrivningsklar pasient (Avmelding av utskrivningsklar pasient) UTSKRIVNINGSRAPPORT Melding om utskrevet pasient AVVIK I PLO-meldinger fra helseforetaket er det forskjell på meldinger med faglig innhold og logistikk meldinger, uten faglig innhold. Logistikk meldingene genereres automatisk, basert på handlinger som utføres i helseforetakets journalsystem. Fagmeldinger må helsepersonell selv opprette og sende.

10 10 Hva er Basismeldinger? Basismeldinger er henvisning, epikrise og Laboratorie- og røntgenrekvisisjoner/svar. Helsedirektoratet har utarbeidet en veileder for bruk av elektronisk henvising og epikrise. Henvisning I hvilke situasjoner skal meldingen sendes Formell anmodning om at en helseinstitusjon skal utrede og/ eller behandle pasientens helseproblem Sendes til En spesialist eller et behandlingssted og tjeneste Epikrise I hvilke situasjoner skal meldingen sendes Sendes ved utskrivning fra helseinstitusjon Sendes etter poliklinisk behandling Sendes etter behandling hos spesialist Sendes til Henvisende lege Fastlege Helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølgning, for eksempel: Kommunehelsetjenesten Laboratorie- og røntgenrekvisisjoner I hvilke situasjoner skal meldingen sendes Formell anmodning om undersøkelse Sendes til En spesialist eller et behandlingssted og tjeneste Laboratorie- og røntgensvar I hvilke situasjoner skal meldingen sendes Som svar på rekvisisjon Sendes til Henvisende lege Fastlege

11 Adressering Adressering av PLO-meldinger skal være enkelt! Vi kan dele det opp i «tjenestebasert adressering» og «personbasert adressering». De ulike valgene avhenger av hvordan en er organisert. Mest vanlig er det at kommunen og helseforetaket er tjenestebasert og fastlegen/ spesialisten er personbasert. Adressering av Basismeldinger til helseforetaket baseres på henvisningsadresser som helseforetaket til enhver tid har publisert. Når det gjelder adressering av Basismeldinger til kommunen og fastlegen følger dette PLO standarden. Tjenestebasert adressering Tjenestebasert adressering vil si at det adresseres til en tjeneste og ikke til en person. Eksempler på dette er sykepleietjeneste, saksbehandlertjeneste og fysioterapitjeneste. Alle disse adressene representerer en tjeneste i kommunen. Fordelen med denne type adressering er at en ikke er avhengig av å vite hvor pasienten befinner seg, enten det er på institusjon eller hjemme med hjelp fra hjemmesykepleien. Kommunens omorganisering eller sykefraværet til den enkelte ansatte påvirker heller ikke adresseringen. Meldingen er tilgjengelig der pasienten får hjelp! De tjenesteadressene som kommunene velger å publisere i AR representerer de tjenestene kommunen kan tilby, og som kan kommuniseres med elektronisk. Når kommunen sender PLO-meldinger til helseforetaket, skal disse meldingene også adresseres til en PLO tjeneste: enten somatikk eller psykiatri. Disse adressene blir tilgjengelig når helseforetakene har tilrettelagt for å adressere/ta imot på HER-id. Inntil da opprettes en adresse inn til helseforetaket/sykehuset. Meldingen vil allikevel sendes videre der hvor pasienten befinner seg! Nøkkelen til at meldingen finner rett journal Den elektroniske meldingen sendes der pasienten befinner seg ved at den bruker fødselsnummeret til pasienten som unik identifikator når den legger seg i journalen. Det er derfor viktig at det bare finnes en elektronisk journal på dette fødselsnummeret hos hver kommunikasjonspart. Ellers vil ikke meldingen vite hvilken journal den skal legge seg i. Dersom denne journalen ikke eksisterer hos mottaker, vil meldingen bli avvist. Unntaket her er kommunens journalsystem, siden kommunen skal kunne ta imot nye pasienter og eventuelle bekymringsmeldinger elektronisk. Personbasert adressering Fastlegen må identif iseres på legekontor og navn. Dette gir legen en unik HER-id slik at det vil være mulig å identifisere legen ut i fra hvilket arbeidssted han sender fra. Dette sikrer at rett informasjon kommer på rett plass! For kommunen og helseforetaket vi dette si at de må vite hvilken tilknytning legen har til pasienten i den aktuelle situasjonen. For eksempel om han var fastlege eller legevaktslege (gjelder spesielt Basismeldinger).

12 Generelle forberedelser for legekontor, kommuner og helseforetak 4.1 Samarbeid mellom kommuner, helseforetak og fastleger Helsedirektoratet har utgitt en veiviser: Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen. Veiviseren er et nyttig verktøy for å få innsikt i de tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige forberedelsene kommuner og helseforetak må gjøre for å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling. For at PLO-meldinger og samhandling mellom de ulike aktørene skal foregå mest mulig «likt», og dermed være lettere å forholde seg til, anbefaler Vestlandsløftet at rutiner rundt meldingsflyt og svarfrister samstemmes i hele Vestlandsregionen. Det vil være enklere for helseforetaket å forholde seg til samme rutine/svarfrist til alle kommunene. Det samme vil gjelde for kommunene når de skal kommunisere med de ulike helseforetakene. 4.2 Organisatoriske forberedelser Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess, der de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats på dette området. Forankring i organisasjonen, både hos ledelsen, helsepersonell og andre brukere av systemet, er viktig for å lykkes med prosjektet. De elektroniske meldingene som implementeres vil i stor grad påvirke helsepersonellets måte å jobbe på. For å sikre kvalitet og færrest mulig feil i meldingsutvekslingen, må man sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap til å håndtere elektroniske meldinger. Dette betyr at man må ha et godt opplegg for opplæring, som må tilpasses målgruppen og de interne forhold. Et etablert brukerstøtteapparat er en forutsetning for forsvarlig drift og det må sikres at brukerne av fagsystemene vet hvor de kan henvende seg og at ansvar for oppfølging er klargjort. 4.3 Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser Forberedende kartlegging Det å starte med elektronisk meldingsutveksling er omfattende. Som en hjelp til aktørene i sektoren ga Helsedirektoratet i 2011 ut en håndbok som beskriver kravene til elektronisk samhandling. Dokumentet gir en god oversikt over de mest sentrale kravene/ forholdene som må være på plass hos en aktør for at elektronisk meldingsutveksling skal være forsvarlig. Samhandlingsarkitektur En viktig forutsetning for at aktører i helsesektoren skal kunne samhandle elektronisk på en god måte er at alle parter benytter standardiserte løsninger. Elektronisk meldingsutveksling i helsesektoren er basert på Samhandlingsarkitektur for helse-sektoren, og det forventes at alle virksomheter legger denne til grunn. Meldingstjener Organisasjonen må ha en meldingstjener (også omtalt som EDI-server) for å kunne utveksle elektroniske meldinger. En meldingstjener er en server som fungerer som en postmann med ansvar for å sende og motta elektroniske meldinger til og fra fagsystemet. Det er i meldingstjeneren at meldingene blir signert, kryptert, de-kryptert og kontrollert at avsenders signatur er korrekt (utføres ved hjelp av virksomhetssertifikatene).

13 13 Helsenettet All elektronisk meldingsformidling av personidentifiserbare helse- og personopplysninger mellom virksomheter i helse- og omsorgssektoren skal foregå over helsenettet. Organisasjonen må derfor være tilknyttet til NHN. Adresseregisteret Presis adressering er viktig for elektronisk meldingsutveksling. NHN- Adresseregister (AR) er helse- og omsorgssektorens verktøy til presis adressering mellom kommunikasjonspartnere i helsesektoren. Den enkelte fastlege, kommune og helseforetak må registreres i AR for å få tildelt en unik identifikator, et såkalt HER-id (helseenhetsregisteridentifikator). HER-id en brukes i meldingens adressefelt, slik at meldingen kommer frem til den riktige kommunikasjonspart. OSEAN OSEAN står for «Oppslag og Søk Etter Adresser i NHN Adresseregister». OSEAN-prosjektet dreier seg primært om integrasjon av AR med EPJ-systemer. Prosjektet omhandler utvikling, test og pilotering av løsningen. Løsningene sikrer automatisk oppslag etter kommunikasjonspart, oppdatering av adresseinformasjon og virksomhetssertifikat samt muligheter for søk etter adresser. Virksomhetssertifikat Et virksomhetssertifikat skal sikre kommunikasjon til og fra virksomheter og organisasjonsenheter. Virksomhetssertifikatet inneholder virksomhetens navn og organisasjonsnummer som hentes fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Les mer om virksomhetssertifikater på KITH sin hjemmeside. Meldingsovervåkning og avvikskontroll Det er viktig at organisasjonen overvåker meldingene og har et teknisk system for dette. Slik overvåkning gjøres ved kvitteringsmeldinger. Det finnes to typer kvitteringsmeldinger som skal tilrettelegge for god avvikskontroll i forhold til elektronisk meldingsutveksling. Den ene kvitteringen forteller om meldingen er transportert gjennom Helsenettet, såkalt transportkvittering. Den andre kvitteringen forteller om meldingen er kommet frem til mottakers fagsystem, såkalt applikasjonskvittering.

14 14

15 Implementering på legekontor 5.1 Forberedelser organisatorisk og teknisk Ansvar Det forutsettes at kontoret har en eller to dataansvarlige (lege og evt. sekretær). Dataansvarlig blir kontaktpunkt mot kommunens helsetjeneste og IKT-avdeling, samt helseforetakets IKT-avdeling ved implementering av elektroniske meldinger. Data-ansvaret omfatter teknisk tilrettelegging, kvalitetssikring, tilrettelegging av nødvendig kompetanse i alle ledd og utarbeiding av rutiner. Se vedlegg 3 forslag til aktivitets/ansvarskart legekontor. Ressurser Elektronisk meldingsutveksling forutsetter at kontoret har EPJ, at det er kjøpt og installert meldingsmodul, samt inngått avtale om oppgradering/ vedlikehold. I tillegg må kontoret ha etablert en meldingstjener m/ avtale om oppgradering/vedlikehold. Kontoret må være knyttet til NHN for alle legene. Vær obs på at helseforetaket krever e-postadresse i NHN ved etablering av elektronisk meldingsutveksling. Se vedlegg 4- Kundestøtte Helse Vest. Virksomhetssertifikat må være på plass og legene må ha personlige sertifikater (PKI) og HER-ID for hver enkelt lege. Presis adressering er viktig for elektronisk meldingsutveksling. NHN-Adresseregister (AR) er helse- og omsorgssektorens verktøy til presis adressering mellom kommunikasjonspartnere i helsesektoren. Den enkelte lege registreres i AR for å få tildelt en unik identifikator, et såkalt HER-id (helseenhetsregister-identifikator). HER-id en brukes i meldingens adressefelt, slik at meldingen kommer frem til den riktige kommunikasjonspart. Det må forberedes for etablering av Osean i samarbeid med EPJ leverandør. Med integrasjon mellom EPJ og AR vil kontoret slippe å sette opp hver eneste kommunikasjonspartner manuelt. Alle som er i registeret vil automatisk være deres partnere og det er klart for kommunikasjon. Når dere skal lage elektroniske brev gjøres oppslag mot adresseregister i EPJ slik som i dag, men registret vil automatisk være ryddig oppdatert via integrasjonen med AR. Den enkelte lege holder sine egne opplysninger i AR oppdatert automatisk via personalinformasjon i administrasjonsmodulen i EPJ. Kompetansevedlikehold. Det er viktig og nødvendig å ha en plan med målsettinger og milepæler. Status EPJ. Kvalitetssikring Data ansvarlige må sikre oppdatert kompetanse. Det er helt nødvendig med oppdatert/gyldig medikamentliste på den enkelte pasient. Dette er viktig fordi noen meldingstyper er ekstraksjonsmeldinger der medikamentlisten automatisk tas med når ferdigskrevet melding sendes. Det er svært arbeidsbesparende for legen at dette skjer automatisk, men det forutsetter at det er en korrekt medikamentliste i pasientens journal. Å rydde i dette er en engangsforeteelse, men som krever vedlikehold hver gang medisinering endres. Det må etableres rutiner for å rydde opp i og slå sammen, doble journaler. Slike dubletter avdekkes regelmessig ved at det oppstår heng i meldingsserveren. Det kan være nyttige å gjøre generelle journaloppdateringer mht sosial anamnese og tidligere sykdommer, yrkes anamnese og familiesituasjon. Dette er hensiktsmessig ved meldingstypen Medisinske opplysninger til kommunehelsetjenesten siden denne har mulighet for valgfri ekstraksjon av journaldata av denne typen i tillegg til medikamentliste. Det vil sannsynligvis også bli slik funksjonalitet ved elektronisk henvisning til spesialisthelsetjenestene. Det er nødvendig å ha etablert internkontrollsystem, f eks TrinnVis. Internkontrollsystem er et forskriftskrav som det blir ført tilsyn på. I forhold til elektronisk meldingsutveksling må internkontrollsystemet definere systemeier/kontaktperson (eks dataansvarlig lege), driftsansvar, opplæringsbehov, avvikshåndtering og IKT drift og sikkerhet. Dette gjelder både fagsystem og meldingstjener. Tilrettelegging av nødvendig kompetanse Behovet for opplæring må kartlegges og beskrives. Det gjelder bruk av elektroniske meldinger, rutiner for håndtering av meldingstjener (kontroll av logg), samhandlingsrutiner, og avvikshåndtering (definere og effektuere avvik ved tekniske forhold). Forslag til rutiner Det oppfordres til systematikk omkring usignerte notater. Det er viktig å rydde her og huske å lagre. Stort antall usignerte meldinger av ulike typer fra alle kilder utgjør en risiko for svikt i oppfølging av pasienter, det skaper erfaringsmessig problemer når kolleger skal dekke opp fravær ved hjelp av fraværsassistentfunksjonen. Gode rutiner her er svært arbeidsbesparende. Det må være egen rutine for operasjonell overvåkning av

16 16 meldingssentral. Dette inkluderer feilhåndtering på meldingsserver/ applikasjonskvitteringer. Dette er viktig for å hindre at meldingsflyten stopper opp, både i forhold til meldinger fra kommune og fra spesialisthelsetjenesten/helseforetak. En melding i heng sperrer for alle etterfølgende meldinger. Arbeidsoppgaver inkluderer feilretting, bl.a. rett plassering ved journaldubletter, sammenslåing av dubletter, håndtering av meldinger uten kjent adressat i EPJ (skal sendes i retur), og meldinger på pasient som har ny/annen fastlege (skal sendes i retur). Det krever overvåkning av kompetent personell med tilsyn minimum ved start og avslutning av arbeidsdagen. Meldinger som går i heng, stanser all etterfølgende kommunikasjon. Det er ingen endring mht rutine for oppdatering av nye pasienter, dette kommer som nå via diskett. Normalt vil det da etableres journal for nye pasienter. Det blir viktig å avslutte pasienter som har byttet fastlege. Det samme gjelder for oppfølging av applikasjonskvitteringer. Det siste er meget viktig for uten gyldig kvittering er sending pr. definisjon ikke mottatt og sending er mislykket. Ansvaret ligger da fremdeles hos avsender av meldingen (legen), melding må enten sendes på nytt og kvittering mottas, eller effektueres på annen måte (eks telefonisk). Egne rutiner ved fravær/bruk av fraværsassistent. Dette er viktig å innarbeide både i forhold til meldinger til/fra kommunen og i relasjon til spesialisthelsetjenesten. Det vil bli slutt på papirutsendelser av epikriser, laboratoriesvar osv. etter hvert som helse foretakene operasjonaliserer elektroniske samhandling. Dette er p.t. et uløst problem med hensyn til solopraksiser siden de ikke har delt EPJ med andre vikarierende kolleger. Se Vedlegg 5 Elektronisk samhandling mellom fastlegen og PLO. Dataansvarlig lege må ha rutine som sikrer at alle oppgraderinger blir foretatt i rett rekkefølge. Dette gjelder både EPJ system, meldingsmodul og meldingstjener. Egen rutine for å opprette og vedlikeholde adresseregister (både eget og i AR) for enheten når leger begynner og slutter, samt ved vikarbruk (både kortere og over lengre tid). Svært viktig at det blir gitt beskjed til meldingspartnere slik at meldinger ikke blir feilplassert på leger som enten er sluttet eller er i permisjon. Slike meldinger risikerer å bli glemt, noe som igjen kan føre til feil eller manglende behandling. Samarbeidsavtale mellom partene Inngår i Forskrift om fastlegeordningen i kommunene FOR som trer i kraft : «Fastlegens elektroniske pasientjournal skal oppfylle krav til journalføring, elektronisk samhandling og personvern fastsatt i lov og forskrift». I forhold til avtale mellom helseforetak og legekontor, se vedlegg 2. Fallgruver og risiko Etikk. Husk at alt som skrives i meldingene lagres ordrett i pasientjournalen, hos avsender og mottaker (både i kommune- og spesialist-helsetjenesten). Innholdet i meldingene bør være korrekt, faktabasert og ikke preget av frustrasjoner, sinne ol. Husk at dette er pasientens journal. Legen må kunne stå for alle utsagn. Rett adressering er viktig. Alle meldinger må ha en definert mottaker, særlig der pasienten mottar tjeneste fra flere ulike avdelinger i kommunen. Sjekk derfor alltid at rett mottaker er angitt før melding sendes. Viktig at legen velger riktig tjeneste (sykepleie, fysioterapi, forvaltning osv.) i kommunen. Feil på meldingssentral stopper all kommunikasjon inn/ut. Tilsvarende må alle utgående meldinger følges opp mht. applikasjonskvittering. Uten slik kvittering er meldingen pr. definisjon ikke sendt og ansvaret for innholdet ligger fremdeles på legekontoret. Før en sender meldingen på nytt, må en sjekke at rett meldingstype og rett avsender er valgt. Alternativt kan en kontakte mottaker for å høre om meldingen er mottatt. Manglende forankring på legekontoret kan medføre ulik tilnærming til bruk av meldinger med påfølgende fare for feilhandlinger (eks ved bruk av fraværsassistent). Alle må ha en felles, omforent oppfatning og tilnærming til bruk av elektroniske meldinger. Server må ikke stenges ned i helger eller ferier. Meldingsflyten stopper da opp og medfører manglende applikasjonskvitteringer i kommunehelse- og spesialisthelse-tjenestens EPJ. Ved ferie eller fravær utover tre virkedager, hvor ingen har mulighet til å overvåke eller svare på innkomne meldinger, bør kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten informeres slik at elektronisk samhandling kan slås av i angitt periode. Se vedlegg 6- KITH testpasienter.

17 Test og pilotering Felles testbrukere For å kunne utveksle elektroniske meldinger med legekontoret, må det registreres en eller flere felles testbrukere med fullt fødselsog personnummer, slik at disse kan brukes i test/pilot. Dette må samordnes med kommunen og helseforetaket. Se vedlegg 6 KITH testpasienter. Hva må testes? Viktig å sjekke at det er registrert rett forbindelse til kommunikasjonspartnere i meldingsserver/partneroppsett At meldinger kan sendes og mottas her brukes fiktiv, felles testbruker At meldinger lagres i journalsystemet At applikasjonskvitteringer mottas og sendes Pilotering med kommunen er ikke nødvendig, men Helse Vest krever pilotering av basismeldinger. 5.3 Drift og forvaltning Brukerstøtte EPJ-leverandør. Normalt forutsettes det at legekontoret har en lisensavtale for journalsystem og meldingstjener. Kommunal eller privat driftsleverandør. En del legekontor bruker eksterne ressurser til å vedlikeholde drift av datasystem, ofte inkludert avtale om back-up rutiner og feilretting. Kommunal drift. Vil bidra til å oppklare feil i meldingsforløpene mot kommunal helsetjeneste, retter opp feil på egen side. Helse Vest IKTs- kontaktsenter. Helseforetakene vil tilsvarende som kommunene bidra til å oppklare feil i meldingsforløpene mot egne enheter, og rette opp feil på egen side. Se vedlegg 4 Kundestøtte Helse Vest. NHN brukarstøtte. Her er det etablert brukerstøttefunksjon mht helsenettets funksjonalitet. Erfaringer fra fastleger som bruker elektroniske meldinger: «Det er blitt mye lettere å ha kontakt med hjemmesykepleien!» Hyppigere kontakt med pleie- og omsorgstjenesten, raskere responstid Bedre kvalitet og kontinuitet i pasientbehandlingen Bedre kontroll på pasientens legemidler Raskere oppfølging av INR og Marevan justering Sparer mye tid- meldingen kommer skriftlig og og «med en gang» Meldinger kan sendes når «jeg» har tid Det er lett å bruke Nesten helt slutt på telefoner Får takst for meldinger Et stort «løft» Øker sikkerhetsnivået betydelig ved at vi mottar applikasjonskvitteringer på alt vi sender

18 18

19 Implementering i kommuner Vi anbefaler at kommunen laster ned og leser Helsedirektoratets «Veiviser Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen». I dette dokumentet har vi noen utfyllende råd basert på erfaringer fra kommuner i vår region. 6.1 Forberedelser organisatorisk Prosjektetablering Prosjektgruppen bør bestå av systemansvarlig for EPJ system, IKT personell, samt prosjekt- og helsefaglig kompetanse. Se Vedlegg 7 forslag til aktivitet/ansvarskart kommune. Husk å involvere arbeidstakerorganisasjonene i arbeidet. Det skaper gode samarbeidsarenaer og forankring. Budsjett Tilknytning til NHN Kommunen må være oppkoblet mot NHN for å kunne utveksle elektronisk pasientinformasjon med helseforetak og fastleger. Kommuner som ikke er tilkoblet fra før må betale engangsavgift ved tilkobling. Alle må betale årlig bruksavgift/samband. Både engangsavgift og bruksavgift kan deles på flere kommuner som har felles tilkoblingspunkt. I tillegg kommer «Medlemsavgift» som er avhengig av kommunens innbyggertall, og uavhengig av om en samarbeider med andre eller ei. Virksomhetssertifikat: Dersom kommunen ikke har et virksomhetssertifikat må det anskaffes. Kostnaden er ca kr 6500,- for sertifikat med gyldighet i 3 år. Nye programmoduler: Kommunen må ta kontakt med sin EPJ leverandør og få pris på nye programmoduler, installasjon og opplæring. Ved å samordne seg med de andre kommunene i regionen eller andre med samme system kan en redusere installasjons- og opplæringskostnader. Kommunene må i avtalen med EPJ leverandøren få bekreftet at betaling for vedlikehold/ abonnement ikke starter før elektroniske meldinger er testet og klar til bruk. Meldingstjener: Meldingstjeneren er et system som tilrettelegger meldinger for sending, og sender dem som epost til epostserveren i Norsk Helsenett. Meldingstjeneren henter også inngående eposter, og klargjør dem for import i fagsystemet. Meldingstjeneren håndterer transportkvitteringer, og kan sende meldinger om igjen hvis den ikke mottar kvittering som viser at de er kommet fram. Det er krav om logging av det som skjer i forbindelse med meldingsutvekslingen, slik at det skal være mulig å avdekke og rette opp feil. Fagsystemleverandøren vil gjerne selge og anbefale én bestemt meldingstjener til sitt fagsystem. For kommunen kan dette medføre at IT-avdelingen må ha flere ulike meldingstjenere som i prinsippet gjør samme jobb, men som betjener hver sine fagsystem. Det er sannsynligvis gunstig for kommunen å begrense seg til færrest mulig meldingstjenere. Samtidig er det viktig å sikre seg support for den løsningen en velger, og for å unngå å sitte igjen med hele ansvaret for feilsituasjoner som måtte oppstå. Prisen på meldingstjener kan være svært ulik. Det er lurt å avklare hvordan en vil løse meldingstjener for alle fagsystemene som blir involvert i meldingsutvekslinger. Maskinvare: Det kan også være behov for ny maskinvare til meldingstjeneren og/ eller fagsystemets meldingsmodul. Opplæring: Ved innføring av elektronisk meldingsutveksling bør kommunen ta høyde for utgifter knyttet til: kurslokale, vikarutgifter, interne og/ eller eksterne kursholder. En betydelig andel av personalet i berørte tjenester må legge om sine rutiner når det gjelder kommunikasjon med helseforetak og fastleger. Legekontor For kommunale legekontor som benytter Infodoc Plenario må det betales en årlig lisens for å benytte PLO-meldinger. Private legekontor må normalt dekke denne kostnaden selv, men noen kommuner har valgt å betale for legekontorene for å få dem med på elektronisk meldingsutveksling med pleie og omsorgstjenesten. Kommunen anser da egen gevinst som høyere enn kostnaden ved å betale for legekontorene. Leverandøren CGM tilbyr kommunene å anskaffe en adressepakke som sikrer at kommunen er med i standard adresseregister i legekontorsystemet WinMed versjon 2.X. Det er teknisk mulig å legge inn adressene manuelt, men da kan en risikere at kommunens adresser blir overskrevet ved oppgradering til ny versjon. I løpet av 2013 ventes det at legekontorsystemene vil få integrasjon med adresseregisteret til NHN. Dette vil gjøre adressepakken overflødig.

20 20 Status EPJ. Kvalitetssikring Fagsystemversjon Kommunen må sikre at den versjonen av fagsystemet og meldingsmodulen som er i produksjon eller skal installeres, er godkjent for de elektroniske meldingstypene som skal tas i bruk. Brukertilganger: Det er viktig at en har rutiner som sikrer at nye ansatte blir opprettet med rette tilganger. Når ansatte slutter på et arbeidssted skal gamle tilganger tas bort og eventuelt nye opprettes. Som forberedelse til å starte med elektroniske meldingene må en gå gjennom alle roller og alle tilganger i journalsystemet med tanke på å rydde og legge til rette for de nye oppgavene/rollene. Tjenestebrukere, tjenester og journaler: Før oppstart må en også ha ryddet i tjenestebrukerdata og journaler: Rydd i tjenester. Avslutt alle tjenester og tjenestebrukere som ikke er aktuelle Sjekk at journalansvaret for den enkelte tjenestebruker/ tjeneste ligger på rett nivå og avdeling i organisasjonen Sjekk at det er registrert korrekt primær- og sekundærkontakt på tjenestebrukeren Legg inn rett fastlege på alle tjenestebrukere Dersom kommunen har ansvar for legemiddelhåndtering: Sjekk at legemiddelopplysningene på den enkelte tjenestebruker er korrekt Dersom kommunen ikke har ansvaret for legemiddelhåndtering: sjekk at det ikke er registrert legemiddelopplysninger på tjenestebruker. Foreligger dette, må disse seponeres. (Dette kan være gamle data etter et korttidsopphold el. lignende) Iplos må være oppdatert Nettverk, særlig nærmeste pårørende må være oppdatert Samtykke: Se eget avsnitt i KITHs «Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp - Veiviser for helsepersonell og saksbehandlere» Tilrettelegging av nødvendig kompetanse Innføring av elektronisk meldingsutveksling innebærer at mange vil få nye og endrede oppgaver. Skal innføringen bli vellykket, må alle involverte sikres nødvendig kompetanse. Alle som kommer i befatning med elektronisk meldingsutveksling må kjenne Norm for informasjonssikkerhet og reglene om taushetsplikt. I tillegg må ansatte i ulike roller ha mer spesifikk kompetanse. IT-avdeling: Oppsett av meldingstjener og meldingsmodul i fagsystem, integrasjon mellom disse og mellom hver av disse og NHN Adresseregister Tilrettelegging for tilgang til helsenett, AR og sertifikatkataloger Kjennskap til PKI, ebxml, rammeverket for meldingsutveksling, kvitteringsmekanismer Feilsøking ved stans i meldingstrafikk Logger i meldingstjener og fagsystem relatert til meldingsutveksling Betydning av meldingsutveksling for liv og helse, hastegrad ved feilsituasjoner Kommuneansvarlig for AR: Hvordan få tilgang til å oppdatere AR Betydningen av at kommunens opplysninger i AR er oppdatert Standard for adressering til kommuner: Tjenesteadressering Adressering til kommunale legekontor (hvis kommunen har slike) Systemansvarlig for fagsystemet/sentralt ansvarlig for meldingsutveksling i fagsystemet Meldingsfunksjonalitet i fagsystemet Tilrettelegging for brukertilganger i fagsystemet Rammeverket for meldingsutveksling, kvitteringsmekanismene Meldingstjener, registrering av kommunikasjonspartnere, innhenting av virksomhetssertifikat Identifikatorer for adressering av meldinger Feilsøking i fagsystem og meldingstjener Meldingsansvarlige i avdelinger: Metodikk for intern distribusjon i fagsystemet Krav til oppfølging av meldinger Avvikshåndtering Helsepersonell som skal sende og lese/følge opp meldinger: Meldingstyper og bruken av dem Hvordan opprette melding i fagsystemet Krav til oppfølging på meldinger Adressering av meldinger

21 21 Forslag til rutiner Lokale rutiner De lokale rutinene bør baseres på nasjonale føringer og tilpasses egen organisasjon. For mer informasjon se Norm for informasjonssikkerhet og Veiviser for bruk av PLO meldinger. Vedlegg 8-11 er eksempler på rutiner fra Bergen kommune. Samarbeidsavtale mellom partene? Samarbeidet både mellom fastlege og kommune, og mellom kommune og helseforetak er formalisert gjennom avtaler. Det avtalemessige grunnlaget for elektronisk meldingsutveksling ligger i at alle kommunikasjonsparter forplikter seg til å følge Norm for informasjonssikkerhet når de kobler seg på NHN. I forbindelse med oppstart av elektronisk meldingsutveksling lokalt er det viktig med forståelse for hverandres utfordringer, begrensninger og muligheter. Både i forhold til legekontor og helseforetak er det viktig at kommunen avtaler testing av meldingsutveksling før løsningene tas i bruk i ordinær drift. I forbindelse med testing må en også avklare og etablere forståelse for hverandres rutiner. Se vedlegg 5, Eksempel på informasjonsark til legekontor ved oppstart. En må sikre at: Alle vet hvem en tar kontakt med om det oppstår problemer med meldingsutvekslingen hos partene De som administrerer meldingstjener i kommunen får beskjed om endring i legebemanning på legekontorene Dette kan automatiseres når fagsystemet blir integrert med NHN Adresseregister (Osean-løsningen) En fanger opp skifte av fastlege til pasienter Plan på hva en skal gjøre om den ene parten sine system er ute av drift i en periode uten at det er planlagt Rutine for å varsle hverandre om planlagt nedetid over lengre perioder En har rutine for å varsle hverandre ved større oppgraderinger av system, og har en beredskap for testing av meldinger etter oppstart på nye versjoner At en har avklarte avviksrutiner Kommunikasjonen mellom pleie- og omsorg og fastlege bør gå mellom færrest mulige aktører. Rutinen bør være at det normalt er tjenestebrukers primær- eller sekundærkontakt som kommuniserer med fastlegen. Det er to grunner til dette: Den som kjenner tjenestebrukeren best er den som kan gi best informasjon om tilstanden Færrest mulig personer bør ha innsyn og tilgang til opplysninger om den enkelte tjenestebruker, og det skal være tjenestelig behov for å ha tilgang Avvik: Pleie- og omsorg og aktuelt legekontor må avklare hva en skal regne som avvik i samhandlingen, og hvordan disse skal håndteres. Disse bør selvfølgelig være like for alle legekontor innenfor samme kommune. Eksempel på avvik kan være: Pasientopplysninger er sendt til feil samhandlingspart Samhandlingspart har ikke svart innenfor avtalt frist Meldingen inneholder ikke de opplysningene som trenges Informasjonen er sendt på papir, men kunne ha vært sendt elektronisk Det er formuleringer i kommunikasjonen som er uheldige. Meldingen blir lagret som en del av journalen og pasienten har innsynsrett Motivasjon i organisasjonen Det er viktig å avklare hvilke effekter en ønsker å ta ut ved å starte med elektronisk meldingsutveksling. Dette må kommuniseres til de ansatte, og det kan være gunstig å måle før-situasjonen på noen områder for å kunne dokumentere faktiske effekter. Erfaringer Kommuner som er i gang har blant annet opplevd disse effektene: Informasjonen kommer raskere fram En har dokumentasjon på hvilken informasjon som er sendt og mottatt i journalsystemene Både lege og pleie- og omsorgstjeneste opplever at de bruker mindre tid på å få tak i hverandre. Sykepleierne er ikke avhengig av at de er på jobb på dagtid for å kontakte legen. De sender meldinger både på kveld, natt og i helg, og legen svarer når han er på kontoret og har tid En sparer tid på skanning og arkivering av innkommende dokumentasjon Når en henvender seg elektronisk så viser det seg at problemstillingene blir mer presise og bedre formulert, noe som er med på å øke kvaliteten i journalen Bedre kvalitet og kontinuitet i pasientbehandlingen Kontakt med fastlegen! Vi får informasjon som tidligere ikke ble formidlet til pleie- og omsorgstjenesten

22 22 Fallgruver og risiko Forankring Det er viktig med forankring i hele organisasjonen. Innføring av elektronisk meldingsutveksling er i langt større grad et organisasjonsutviklingsprosjekt enn et teknologisk prosjekt. Tekniske feil/feil på kommunikasjon På alle nivå må en forholde seg til nye muligheter for feil. Tidligere har det skjedd at brev har forsvunnet, eller ikke har vært på plass der de burde når de burde. Med elektronisk meldingsutveksling skjer det også at informasjon ikke kommer fram slik det var ment, men nå er det langt flere spor å følge for å finne ut hvor meldingen har stanset og hvorfor. Feil bruk av meldinger, mangelfullt innhold, feilsending På samme måte som en benytter ulike papirskjema for ulike formål, må en forholde seg til at en må velge mellom ulike meldingstyper. Hvis en velger feil kan det hende at mottaker ikke får den informasjonen de trenger, eller at de oppfatter et helt annet budskap enn det som var ment. Adressering av meldingene skjer på en annen måte enn vanlige brev. Adressene er elektroniske og det må derfor ligge noe «bak» valget. Utgangspunktet for adressering av meldinger til kommunen og helseforetaket er hvilke tjenester brukeren har eller har behov for. For adressering til fastlegen er det legekontoret og legens tilknytning til legekontoret som er forbindelsen. Manglende oppdatering i fagsystemet Manglende oppdatering eller feilføringer i fagsystemet kan få større konsekvenser når en kommuniserer elektronisk. Dette er fordi enkelte meldingstyper henter informasjon direkte fra fagsystemet. Det stilles derfor ekstra høye krav til korrekt journalinformasjon når en deltar i elektronisk meldingsutveksling. Etikk Det er viktig å være klar over at elektroniske meldinger er pasientopplysninger som formidles til samhandlingsparten. Meldingene lagres ordrett i pasientjournalen hos avsender og mottaker, og pasienten har innsynsrett. 6.2 Forberedelser teknisk Kartlegging Fagsystem Kommunen må sjekke om det kreves oppgradering til nyere versjon/ moduler for å ta i bruk elektroniske meldinger. Før installasjon må en ha en gjennomgang med leverandør og leverandørens sjekkliste. Meldingstjener Hvis kommunen har en meldingstjener fra før, kan den kanskje settes opp til å betjene flere fagsystem. Sjekk om lisensen tillater å sette opp egne instanser mot andre fagsystem. NHN Har kommunen tilknytning til NHN? Er tilkoblingspunkt og kabling egnet i forhold til tilkobling av de aktuelle fagsystemene som skal kommunisere elektronisk? Virksomhetssertifikat Har kommunen virksomhetssertifikat knyttet til kommunens organisasjonsnummer fra før? Hva er gyldighetstiden? Hvor finnes sertifikat med privat nøkkel, og hvem har tilgang til pin-kode som trenges for å installere det? Bestille og gjennomføre tekniske justeringer NHN Linje bestilles fra NHN hvis kommunen ikke har dette fra før. Kartleggingsskjema som benyttes i forbindelse med bestilling finnes på nettsiden til NHN. Linjen fra NHN må rutes inn mot den sikre sonen fagsystemet er installert i. Teknisk informasjon om tilknytning av kommuner finnes på nettsiden til NHN. Kommunen må avklare hvem som skal redigere kommunens informasjon i adresseregisteret til NHN AR og sikre at denne får tilgang til brukernavn og passord som trengs for å logge seg på. Bestillingen omfatter også Edi-adresse(r) (epost-adresser) for meldingstjenerne til fagsystemene som skal ha meldingsutveksling i kommunen. Meldingstjener Meldingstjener er et dataprogram som mottar/henter meldinger