BRUKERveiledning. for elektronisk samhandling for manuellterapeuter. Foreningen Manuellterapeutenes Servicekontor BA

Transkript

1 BRUKERveiledning for elektronisk samhandling for manuellterapeuter Foreningen Manuellterapeutenes Servicekontor BA

2 BRUKERveiledning for elektronisk samhandling for manuellterapeuter 02 Brukerveiledning for

3 Elektronisk samhandling Manuellterapeutenes Servicekontor gjennomførte i perioden prosjektet «Elektronisk samhandling». Prosjektet var blant annet støttet av Helsedirektoratet, og et mål var å utarbeide manualer for fremgangsmåter for å etablere elektronisk meldingsutveksling ved hjelp av Norsk Helsenett til bruk. Vår evaluering av prosjektet er: Det er betydelige kostnader forbundet med etablering og drift av elektronisk meldingsutveksling, spesielt gjelder dette for enbrukere. Så lenge klinikkene må ha ordinær helsenettilknytning for å få tilgang til sentralisert ASPsystem 1, vil en slik løsning bli dyrere enn en lokal løsning 2. Tidsstudiene viser at erfarne brukere kan oppnå store tidsgevinster ved å gå over til elektronisk kommunikasjon, enten det skjer via lokal eller sentralisert løsning. Tidsstudiene viser at elektronisk kommunikasjon frigjør tid på klinikkene. Denne tiden kan benyttes til å heve kvaliteten på pasientbehandlingene og/eller øke antallet pasientbehandlinger. Hovedutfordringene både når det gjelder lokal og sentralisert løsning er å få til et mer brukervennlig system når det gjelder innlegging av meldingspartnere, varsling av meldinger med feil og kostnadsnivået. For å løse disse utfordringene trengs beslutninger som endrer rammevilkårene for elektronisk kommunikasjon. Resultatene viser at tekniske løsninger for elektronisk meldingsutveksling når det gjelder henvisninger, rekvirering av bildediagnostikk, sykmelding og oppgjør nå foreligger i ProMed, lokal løsning. Dette gjelder også ProMed sentralisert løsning, med unntak av sykmelding og oppgjør. Tilsvarende for Extensor er kun rekvirering av bildediagnostikk og mottak av epikriser fra sykehus prøvd ut. Sentralisert løsning tar noe lengre tid å starte opp og er noe tregere i bruk enn lokal løsning, men fungerer likevel fullt ut tilfredsstillende i en vanlig klinisk hverdag. Det tar tid å lære seg å bruke elektronisk meldingsutveksling. Ved å gi klinikkene kunnskap og erfaring på området er det mulig å hente ut effektiviseringsgevinstene. Det betyr at per i dag er det bare aktuelt å koble seg til Norsk Helsenett med en lokal løsning. ProMed er prøvd ut med alle funksjonene og Extensor bare med noen funksjoner. Brukerveiledning for tilknytning via begge disse journalprogrammene ligger vedlagt. Som nevnt er kostnadene for etablering og bruk betydelige for små praksiser. Tidsstudie viser imidlertid at erfarne brukere kan oppnå store tidsgevinster ved å gå over til elektronisk kommunikasjon. Kostnadsoversikt for brukerne finnes også vedlagt. Servicekontoret oppfordrer medlemmene å ta fatt i arbeidet med å etablere nå, fordi det vil styrke helsevesenets oppfatning av manuellterapeuter som seriøse aktører og fordi vi anser det som et tidsspørsmål før alle uansett må tilknytte seg Helsenett. Vi minner også om at spørsmål om elektronisk samhandling kan rettes til: Servicekontorets dataansvarlige, fortrinnsvis pr e-post, men også telefon. E-post: data@manuellterapi.no, Telefon: Lykke til! Oktober 2011 MANUELLTERAPEUTENES SERVICEKONTOR 1 Sentralisert system betyr at journalprogrammet ligger på en server et eller annet sted i Norge, og klinikken kobler seg til denne via elektronisk linje. 2 Lokal løsning betyr at journalprogrammet ligger på manuellterapeutens datamaskin på klinikken. Brukerveiledning for 03

4 BRUKSansvisning for å komme i gang med elektronisk meldingshåndtering i ProMed 04 Brukerveiledning for

5 Bruksanvisning for elektronisk meldingshåndtering i ProMed Hva trenger jeg for å komme i gang? Denne bruksanvisningen er rettet mot de klinikkene som allerede bruker pasientjournalsystemet ProMed. Utgangspunktet er at man har en fungerende ProMed inkludert mulighet for å sykmelde. Man trenger da følgende i tillegg: 1) Tilknytning til Norsk Helsenett 2) Dataprogrammet NetOp 3) Dataprogrammet DIPS Communicator 4) Dataprogrammet ProMed Connect 5) Sertifikater fra BuyPass Dette dokumentet vil i tillegg gå gjennom følgende: 6) Oppsett av meldingspartnere 7) Eksempler på bruk av meldingssystemet 1) Tilknytning til Norsk Helsenett Denne tilknytningen må bestilles skriftlig hos Norsk Helsenett. Bestillingsskjema finnes her: Norsk helsenett har flere typer tilkoblinger. Manuellterapeutenes Servicekontor anbefaler tjenestepakken NHN-Flex. Norsk Helsenett sender ut personell for å installere nødvendig utstyr på klinikken. 2) Dataprogrammet NetOp For å få på plass elektronisk meldingshåndtering er det nødvendig med flere programvareinstallasjoner og konfigureringer. Dette er relativt komplisert. Det anbefales derfor at det kjøpes og installeres programvare som gjør det mulig for leverandøren å fjernstyre denne installeringen og konfigureringen. Norsk Helsenett godkjenner bare programmet NetOp for slik fjernhjelp. Dette programmet kan for ProMed-brukere kjøpes hos Programvareforlaget. 3) Dataprogrammet DIPS Communicator DIPS Communicator (tidligere Well Communicator) kan kjøpes hos DIPS ( eller hos Programvareforlaget ( Man trenger bare 1 stk DIPS Communicator pr klinikk. Dette programmet er det best leverandøren installerer for deg via fjernhjelp (se pkt 2). Hvis du ønsker å gjøre det selv finnes en bruksanvisning her: fra side 2 til side 13. 4) Dataprogrammet ProMed Connect Dette programmet bestilles hos Programvareforlaget, Man trenger bare 1 stk ProMed Connect pr klinikk. Programvareforlaget kan installere dette programmet via fjernhjelp. Hvis du vil gjøre det selv, finnes en bruksanvisning her: Emh18.pdf, fra side 14 til side 16. 5) Sertifikater fra BuyPass Det finnes to typer sertifikater som skal på plass: Virksomhetssertifikat og personlig sertifikat (PKI). Sistnevnte er nødvendig hvis du skal sende elektronisk oppgjør over linje og/eller elektronisk sykmelding. Disse sertifikatene kan enten kjøpes hos BuyPass eller hos Programvareforlaget. Virksomhetssertifikatet skal installeres i DIPS Communicator. Det personlige sertifikatet er et smartkort med tilhørende PIN-kode. For å benytte dette må man installere en smartkortleser og nødvendig programvare på egen pc. Sertifikatet må i tillegg importeres inn i ProMed. Virksomhetssertifikat kan installeres via fjernhjelp. Hvis du vil gjøre dette selv, er det beskrevet her: pdf, fra side 16 til side 20. Installering av personlig sertifikat er en relativ komplisert prosess som det anbefales at leverandør utfører via fjernhjelp, eventuelt via telefon. Brukerveiledning for 05

6 6) Oppsett av meldingspartnere Dette er en oppgave som bør kunne utføres på klinikken uten ekstern hjelp. Dette er viktig fordi det til stadighet kan være nødvendig å legge til nye meldingspartnere, eller oppdatere opplysningene dersom en meldingspartner flytter eller bytter navn. Prosessen med å legge inn en meldingspartner består av 3 deloppgaver: A) Finne meldingspartneren i Helsenetts adresseregister B) Legge inn meldingspartneren i DIPS Communicator C) Legge inn meldingspartneren i ProMed A) Finne meldingspartneren i Helsenetts adresseregister Skriv inn følgende adresse i nettleseren: Denne adressen kan bare nås fra datamaskiner som er tilknyttet Norsk Helsenett. Fra denne siden får du tilgang til to registre: Adresseregisteret (AR) og Register over Enheter i Spesialisthelsetjenesten (RESH). Velg det registeret som passer best for ditt søk. Klikk for eksempel på teksten Adresseregisteret (AR). Du får nå opp et søkefelt. Her han du søke på navn, stedsnavn, organisasjonsnummer eller liknende på virksomheten/personen du ønsker å legge til som meldingspartner. Dette oppslaget gir viktig informasjon som skal brukes senere, så skriv enten ut siden eller ha den liggende på skjermen. Hvis du ikke finner virksomheten/klinikken du leter etter, er klinikken mest sannsynlig ikke tilknyttet Norsk Helsenett, og elektronisk meldingshåndtering kan ikke benyttes. B) Legge inn meldingspartneren i DIPS Communicator Det forutsettes at virksomhetssertifikat er installert (se pkt 5). Åpne DIPS Communicator, logg på. Velg Partnere i listen til venstre og klikk + Ny. (Informasjonen du nå legger inn kan du hente rett ut av oppslaget du har gjort i Helsenetts adresseregister.) Velg skillearket Generelt. Skriv inn partnerens navn i feltet Navn. Skriv inn partnerens organisasjonsnummer i feltene Offisiell ID og EDI/partner ID. Velg nå skillearket Kommunikasjon. Legg inn partnerens EDI adresse i feltet E-postadresse. I feltet Sikkerhetsprofil velger du ebxml. Klikk OK. Du skal nå eksportere kontaktinformasjonen og virksomhetssertifikatet for din klinikk til meldingspartneren som du nå nettopp har opprettet: Velg Partnere i listen til venstre. Høyreklikk på den øverste kontakten i listen. Dette er din klinikk. Fra menyen som nå kommer opp, velg Eksportér I vinduet som nå kommer fram: I rullegardinlisten under ekstern partner velger du meldingspartneren du nettopp har opprettet. Klikk OK. Du har nå opprettet meldingspartneren i din DIPS Communicator, og sendt din klinikks meldingskonfigurasjon og virksomhetssertifikat til denne meldingspartneren. Nå kreves det videre at din meldingspartner går inn i sin DIPS Communicator og godtar oversendte partnerdefinisjon. Meldingspartneren må også eksportere sin partnerdefinisjon til deg, på samme måte som beskrevet ovenfor. Etter at dette er gjort vil du få oversendt en partnerdefinisjon. Du vil i din DIPS Communicator få melding om du ønsker å oppdatere partnerdefinisjo- 06 Brukerveiledning for

7 nen fra denne eksterne partneren. Svar JA på dette, først da blir virksomhetssertifikatet til meldingspartneren lagt inn i din DIPS Communicator. C) Legge inn meldingspartneren i ProMed Du skal nå legge inn samme meldingspartner i ProMed som du har lagt inn i DIPS Communicator. Organisasjonsnummeret du legger inn i denne oppføringen må samsvare med EDI/Partner ID (og Offisiell ID) i DIPS Commuinicator. Dersom meldingspartneren er en klinikk med flere helsearbeidere, må det lages 1 stk oppføring i ProMed for hver helsearbeider som det ønskes å kommunisere mot. Her brukes de respektive HPR nr til helsearbeideren, men organisasjonsnummeret skal altså være samme i alle oppføringene, fordi helsearbeiderne jobber på samme klinikk. Gå inn i ProMed på vanlig måte På menyen, klikk Visning og Adresseliste Ved å klikke på knappen Ny ID får du opp en liste over forhåndsdefinerte meldingspartnere. Dersom den aktuelle meldingspartneren finnes i denne listen, kan du velge denne og klikke på knappen Overfør til adresselisten. Avslutt med å klikke knappen Lukk. Hvis aktuelle meldingspartner ikke finnes i denne listen, kan partneren defineres manuelt i ProMeds adresseregister. I adresseregisteret, klikk på knappen Ny. I vinduet som nå kommer opp velg adressegruppe, f.eks Leger. Klikk OK. Skriv inn navn på klinikken i feltet Firma. Brukerveiledning for 07

8 Skriv inn organisasjonsnummeret i feltet Org.nr Hvis meldingspartner er en person (lege, manuellterapeut e.l.) skal feltet Kontaktperson og feltet HPR nr. fylles ut. Hvis meldingspartner er avdeling på sykehus skal feltet Avd. nr fylles ut (samme felt som HPR nr), men ikke feltet Kontaktperson. Avslutt med å klikke på knappen Lukk. For brukere med sykmeldingsmodulen kan den også sendes som følger: 1. Henvisningsbildet, hak av for «Skriv følgebrev», pass på at «Egen henv.» er haket av, fjern hake for Aktiv og hak av på nytt. 2. Følg pkt 2 og 3 over. 7) Eksempler på bruk av meldingssystemet (Kilde: Hjelpfunksjonen i ProMed) Mottak av meldinger Alle innkomne meldinger vises i bildet for Eksterne meldinger, Innboks. Ingen meldinger blir journalført før dette gjøres aktivt i dette bildet. I bildet for Eksterne meldinger finnes en mappe som heter «Meldinger med feil». Ved å klikke på denne, vises et vindu med en oversikt over innkomne meldinger som systemet ikke klarer å håndtere, f.eks hvilken pasient meldingen tilhører eller hvilken av terapeutene som jobber på klinikken meldingen skal til. Knappene på dette vinduet er selvforklarende. Det er lurt å jevnlig sjekke denne mappen. Sending av meldinger A. Sending av epikriser / informasjon til partnere B. Sending av henvisning til spesialist C. Sending av røntgenrekvisisjon D. Sending av sykmelding F. Sending av oppgjør over linje til HELFO A. Epikriser / informasjon til partnere Denne meldingstypen kan sendes som følger: 1. I journalbildet, klikk <Utskrift>, velg evt. ønsket meldingspartner ned å velge «Adresselisten» i listen oppe, til høyre for «Brev til» og klikk <Send elektronisk> 2. Legg inn ønsket tekst (kan evt. kopieres fra informasjon i bildet for <Hent pasientinfo>). 3. Se til at «Send elektronisk» er haket av og klikk <OK>. Hvis «Send elektronisk» ikke er tilgjengelig er meldingspartneren satt opp feil i ProMed. Pass på at org.nr. og HPR nr. er lagt inn korrekt i adresselisten. 08 Brukerveiledning for

9 B. Henvisning til spesialist I bildet for Dokumenter (7), Henvisninger, Eksterne (4), velg «Henvisning til spesialist» til venstre i bildet: 1. Etter utfylling av skjema, velg spesialist. 2. Hvis spesialist er satt opp korrekt vil «Send elektronisk» bli tilgjengelig. 3. Hak av for «Send elektronisk» og klikk <Utskrift henv.>. C. Røntgenrekvisisjon I bildet for Dokumenter (7), Henvisninger, Eksterne (4), velg «Røntgenrekvisisjon» til venstre i bildet: 1. Etter utfylling av skjema, velg Røntgeninstitutt. 2. Hvis Røntgeninstitutt er satt opp korrekt vil «Send elektronisk» bli tilgjengelig. 3. Hak av for «Send elektronisk» og klikk <Utskrift henv.>. D. Sykmelding Sykmelding kan bare sendes elektronisk etter at personlig sertifikat er installert på den PC en Man må også ha et virksomhetssertifikat, som skal knyttes til Well Communicator. I bildet for utskrift av sykmelding, hak av for «Send elektronisk» før du klikker <Utskrift> F. Oppgjør over linje til HELFO Oppgjør kan bare sendes elektronisk etter at personlig sertifikat er installert på den PC en Man må også ha et virksomhetssertifikat, som skal knyttes til DIPS Communicator. Etter at samleregning er skrevet ut vil du få spørsmål om oppgjøret skal signeres og sendes elektronisk Denne bruksanvisningen er en hjelp til klinikkene med å komme i gang med elektronisk meldingshåndtering. Den er ment som en bruksanvisning for å komme raskt i gang med de praktiske tingene. For å ivareta lovpålagte krav til personvern og informasjonssikkerhet henvises det til Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren, no. Det henvises spesielt til normens «Veileder legekontor» eventuelt «Veileder tannhelsetjenesten». Helsedirektoratet planlegger en veileder for behandlere. Brukerveiledning for 09

10 ELEKtronisk samhandling i Extensor Brukerveiledning for

11 Elektronisk samhandling i Extensor 05 Norsk Helsenett Norsk Helsenett eier og drifter et kommunikasjonsnett for helse- og sosialsektoren i Norge, kalt helsenettet. Helsenettet skal understøtte samhandlingsbehovet til alle aktører innen helse og sosialsektoren på nasjonal basis. Dette omfatter så vel offentlige som private aktører. Helsenettet representerer en sikret samhandlingsarena i kraft av tekniske løsninger og design, men også gjennom alle aktører som er tilknyttet helsenettet må følge samme sett av prinsipper og regler knyttet til informasjonssikkerhet. Norsk Helsenett definerer og stiller krav til på hvilken måte aktører tilknyttes helsenettet og vil ovenfor alle aktører kontrollere at disse krav etterleves. Extensor AS Extensor AS leverer systemer som ivaretar alle aspekter ved en virksomhets behov for helhetlig pasientadministrasjon. Extensor AS sitt EPJ system kalles Extensor 05. I tillegg til en tverrfaglig plattform har Extensor 05 funksjonalitet som ivaretar både behandlers og virksomhetens behov for planlegging, økonomistyring og rapportering. Extensor sine systemer tilfredsstiller de krav som er knyttet til denne type system i Norge. Extensor AS er partner i Norsk Helsenett. Hvordan bli en del av helsenettet For å bli en del av den nasjonale samhandlingsarenaen for aktørene i helse- og sosialsektoren må følgende være på plass/installert: 1. Avtale med Norsk Helsenett. 2. Bruksrett til fag-/epj system (Extensor 05). 3. Kommunikasjonsprogramvare. 4. Virksomhetssertifikat og Smartkort (kun aktuelt ved kommunikasjon med HELFO). Avtale med Norsk Helsenett Hver enkelt aktør som ønsker å bli en del av helsenettet må inngå en avtale med Norsk Helsenett. Den respektive virksomhet har et selvstendig ansvar for å ivareta informasjonssikkerheten innen for helsenettet og som følge av dette må en bl.a. tilfredsstille de kravene som fremgår i Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Som en del av forberedelsene bør den enkelte sette seg inn i nevnte norm. Det kreves eget samband for å knytte virksomhetens lokasjon (er) til helsenettet. Dette sambandet leveres av Norsk Helsenett. Med samband inn til helsenettet, får man tilgang til noen grunnleggende tjenester for, som NHN-EDI og NHN-Adresseregister. For mer informasjon om priser, krav og fremgangsmåte, se telefon eller kontakt Extensor på telefon eller firmapost@extensor.no. Fag-/EPJ system Extensor 05 Den elektroniske samhandlingen foregår mellom fag -/EPJ systemer innenfor helse- og sosialsektoren i Norge. For å ta del i samhandlingen må en eie eller leie bruksretten til et fag-/epj system som innehar nødvendig funksjonalitet for å ivareta behov/ krav knyttet til. Extensor 05 tilfredsstiller i dag alle krav knyttet til. Dette gjør at de aller fleste muligheter som i dag er for i helsenettet kan utføres med bruk av Extensor 05. Extensor AS kjører egne kurs på. Kursene arrangeres enten i egne lokaler eller som web kurs. Det foreligger også videoer som Brukerveiledning for 11

12 viser i Extensor 05 på Ta kontakt for ytterligere informasjon. Kommunikasjonsprogramvare Kommunikasjonsprogramvaren sørger for sikker transport av de forskjellige meldinger mellom de respektive fag-/epj systemer, herunder kryptering/de kryptering. Extensor 05 benytter DIPS Communicator som kommunikasjonspro- 12 Brukerveiledning for

13 gramvare. Nevnte ivaretar alle behov med hensyn til meldingstyper, meldingssikkerhet, integrasjon, logging, meldingsformater, meldingskonvertering, transport og lagring av meldinger. DIPS Communicator er alltid tidlig ute med å implementere nye meldingstyper og støtter til en hver tid alle gjeldene KITH-meldinger. Extensor AS er forhandler av DIPS Communicator. Ved et kjøp av DIPS Communicator foretar Extensor installasjon og oppsett, samt opplæring i bruk av kommunikasjonsprogramvaren. Virksomhetssertifikat og Smartkort For elektronisk å samhandle med HELFO (NAV) er det nødvendig og elektronisk identifisere seg, samt signere de respektive meldinger. For å ivareta elektronisk identifikasjon og signatur trenger en et Virksomhets sertifikat og/eller et Smartkort. Extensor har en avtale med Buypass for disse produktene. Buypass er en ledende leverandør av brukervennlige og sikre løsninger for elektronisk identifikasjon, signatur og betalingsformidling. Virksomhetssertifikater og Smartkort kan kjøpes via eller hos Extensor AS. Extensor AS forestår installasjon av nevnte til sine kunder. Support/fjernhjelp i helsenettet Leverandører av EPJ systemer har anledning til å drive med support/fjernhjelp til sine brukere innenfor helsenettet. En forutsetning er at leverandøren er en godkjent partner i helsenettet. Godkjent programvare for bruk til fjernhjelp er NetOp. Den enkelte virksomhet/bruker kan kjøpe lisens til fjernstyringsprogramvaren Netop ved å ta kontakt NetOp eller Trigono, se hhv eller Lisens til NetOp kan også kjøpes hos Extensor. I tillegg til fordelaktige priser, forestår Extensor installasjon og opplæring på nevnte. Annet Ved behov for brukermanualer til Extensor 05, innlegging av partnere i DIPS Communicator eller annen informasjon i tilknytning til dette dokument, kontakt Extensor AS Telefon eller firmapost@extensor.no. Bodø Brukerveiledning for 13

14 Ekstrakostnader ved å ta i bruk elektronisk Utgangspunktet er at klinikken har en lokal fungerende data løsning med ferdig installert EPJ. Engangskostnader, lokalt Norsk Helsenett Inkl. router/brannmur, installasjon Programvare for sending/mottak av meld i helsenett DIPS Communicator, ferdig installert (fra PVF) Programvare for meldingskonvertering mot EPJ ProMed Connect, ferdig installert (fra PVF) Elektronisk signatur USB-kortleser BuyPass Access. Program for bruk av elektronisk ID Fjernstyringsprogram, for installasjon og feilretting NetOp Remote Control (fra PVF) Sum engangskostnader Sum engangskostnad pr terapeut Månedskostnader Norsk Helsenett Bruksavgift, NHN-Flex Program for send/mottak av meld i helsenett DIPS Communicator, vedlikehold/lisens Program for meldingskonvertering mot EPJ ProMed Connect, vedlikehold/lisens Elektronisk signatur Virksomhetssertifikat, BuyPass (fra PVF) Smartkort, personlig sertifikat, BuyPass (fra PVF) BuyPass Acess, vedlikehold/lisens Fjernstyringsprogram, for installasjon og feilretting NetOp Remote Control Sum månedskostnader Sum månedskostnad pr terapeut Samlet kostnad 1. år Kostnad fra og med 2. år 14 Brukerveiledning for Forbehold om prisendringer

15 meldingshåndtering. Alle priser er inkludert mva. Klinikk med Klinikk med Klinikk med 1 terapeuter 5 terapeuter 10 terapeuter Note Klinikk med Klinikk med Klinikk med 1 teraput 5 teraputer 10 terapeuter Note 1: Må betales for 3 år ad gangen, dvs kr 4.125,- pr 3. år. Note 2: Må betales for 3 år ad gangen, dvs kr 94,- pr 3. år, pr bruker. Brukerveiledning for 15

16 MANUELLTERAPEUTENES SERVICEKONTOR E-post dataansvarlig: Telefon dataansvarlig: Leverandører av journalprogramvare ProMed Utgis av Programvareforlaget, postboks 150, Oppsal, 0619 OSLO Telefon: E-post: Extensor Utgis av Extensor AS, postboks 277, 8001 Bodø Telefon: E-post: Design: Trykk: rekylreklame as, Narvik Nortrykk as, Narvik