Statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa, KPMG Forvaltningsrevisor Ole Willy Fundingsrud, KPMG, tilstede i sak 35/15 41/15

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Tønsberg Dato: kl. 9:00 Sted: Formannskapsalen Arkivsak: 15/00014 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Møteleder Protokollfører: Lars Egeland, leder, Gry Aas, nestleder Trond Mathisen, Øyvind Oppegård Svein Konrad Rui Tove Rise Kværne Statsautorisert revisor Siv Karlsen Moa, KPMG Forvaltningsrevisor Ole Willy Fundingsrud, KPMG, tilstede i sak 35/15 41/15 Kontrollutvalgsleder Lars Egeland Heidi Wulff Jacobsen SAKSKART Side Saker til behandling 35/15 15/ Godkjenning av protokoll Tønsberg 3 36/15 15/ Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon, sekretariat 3 37/15 15/ Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjemaer 4 38/15 15/ Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver 5 39/15 15/ Budsjett tilsyn og kontroll i Tønsberg kommune 5 40/15 15/ Behandling av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre" 7 41/15 15/ Prosjektplan til forvaltningsprosjekt "Næringsutvikling" 8 42/15 15/ Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen - Rakkås VA -A

2 43/15 15/ Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole - A /15 15/ /15 15/ /15 15/ /15 15/ /15 15/ Prosjektregnskap, Rehabilitering Støperiet Kulturhus - A5524 Prosjektregnskap, Rehabilitering av kommunale bygg A1586 Prosjektregnskap, Rehabilitering kommunale bygg A1589 Revisor orienterer om revisjonsplan 2015 og status i revisjonsarbeidet Valg av kontrollutvalgets representant og vararepresentant i VIKS styret /15 15/ Referatsaker 14 50/15 15/ Eventuelt 15 Neste kontrollutvalgsmøte 25. november 2015, kl Re, For leder av kontrollutvalget i Tønsberg kommune, Lars Egeland Heidi Wulff Jacobsen Rådgiver VIKS 2

3 Saker til behandling 35/15 Godkjenning av protokoll Tønsberg 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling: Protokollen fra møtet i kontrollutvalget godkjennes Protokollen fra møtet i kontrollutvalget godkjennes 36/15 Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon, sekretariat 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalgsmedlemmene, revisjonen og sekretariatet presenterte seg. Informasjonen tas til orientering. 3

4 37/15 Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjemaer 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Møtedager, møtetidspunkt ble diskutert. Hvert enkelt medlem må sørge for å innlevere bilag selv til formannskapssekretæren for godtgjøring. Skjema for reiseregninger og møtegodtgjøringer ble delt ut. Kontrollutvalgets reglement ble gjennomgått av sekretariatet. Det er flere punkter som ikke er overensstemmende med gjeldene lovverk. Kontrollutvalget vil hovedsakelig avholde sine møter på tirsdager kl Sekretariatet får fullmakt til å oppdatere kontrollutvalgsreglementet i tråd med gjeldene lover og regler. Oppdatert reglement sendes på høring til medlemmene. Sekretariatet utarbeider en møteplan for

5 38/15 Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering Sekretariatet gjennomgikk kontrollutvalgets funksjoner og hovedoppgaver. Spørsmål ble besvart. Informasjonen tas til orientering 39/15 Budsjett tilsyn og kontroll i Tønsberg kommune 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler bystyret å bevilge kr ,- i budsjett 2016 til tilsyn og kontroll i Tønsberg kommune. Totale revisjonstjenester kr ,- fordelt som følger: Regnskapsrevisjon/ forvaltningsrevisjon kr Forvaltningsrevisjon kr Selskapskontroll, kjøp av andre tjenester kr Sekretariattjenester fra VIKS kr Drift av kontrollutvalget Møtegodtgjørelse, opplæring kr

6 Andre driftsutgifter kr kr Sum Tilsyn og kontroll kr Saken oversendes for behandling i formannskapet og bystyret. Budsjettet for tilsyn og kontroll ble gjennomgått og spørsmål ble besvart. Kontrollutvalget anbefaler bystyret å bevilge kr ,- i budsjett 2016 til tilsyn og kontroll i Tønsberg kommune. Totale revisjonstjenester kr ,- fordelt som følger: Regnskapsrevisjon/ forvaltningsrevisjon kr Forvaltningsrevisjon kr Selskapskontroll, kjøp av andre tjenester kr Sekretariattjenester fra VIKS kr Drift av kontrollutvalget Møtegodtgjørelse, opplæring kr Andre driftsutgifter kr kr Sum Tilsyn og kontroll kr Saken oversendes for behandling i formannskapet og bystyret. 6

7 40/15 Behandling av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre" 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til innstilling: Kontrollutvalget viser til KPMG's rapport Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Kontrollutvalget henstiller administrasjonen til å følge opp rapporten for å utvikle og forbedre tjenestene. Kontrollutvalget har registrert at rådmannen har satt inn tiltak på flere områder. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen skriftlig innen 2016 orienterer kontrollutvalget om oppfølgingen. Rapporten oversendes bystyret til behandling. Kontrollutvalget anbefaler bystyret å gjøre følgende vedtak: Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og rapporten Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Bystyret henstiller administrasjonen til å følge opp rapporten for å utvikle og forbedre tjenestene. Bystyret har registrert at rådmannen har satt inn tiltak på flere områder. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen skriftlig innen 2016 orienterer kontrollutvalget om oppfølgingen. Forvaltningsrevisor gjennomgikk problemstillingene og gav en oppsummering av driften og aktiviteten i institusjonstjenesten. Revisor bekreftet at det er godt leverte tjenester, men at det er et forbedringspotensial med bedre samspill vedrørende bruken av systemet "Profil", korttidsplasser, avvikssystem, kompetanse, evaluering av vedtak og avviksmeldinger. Innholdet i rapporten ble diskutert og spørsmål ble besvart. 7

8 Kontrollutvalget viser til KPMG's rapport Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Kontrollutvalget henstiller administrasjonen til å følge opp rapporten for å utvikle og forbedre tjenestene. I tillegg vil kontrollutvalget be om at administrasjonen innhenter bruker- og pårørende informasjon. Kontrollutvalget har registrert at rådmannen har satt inn tiltak på flere områder. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen skriftlig innen mai 2016 orienterer kontrollutvalget om oppfølgingen. Rapporten oversendes til eldrerådet. Rapporten oversendes bystyret til behandling. Kontrollutvalget anbefaler bystyret å gjøre følgende vedtak: Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og rapporten Institusjonstjenester og øvrige tilbud for eldre med de konklusjoner og anbefalinger som er beskrevet. Bystyret henstiller administrasjonen til å følge opp rapporten for å utvikle og forbedre tjenestene. I tillegg vil kontrollutvalget be om at administrasjonen innhenter brukerog pårørende informasjon. Bystyret har registrert at rådmannen har satt inn tiltak på flere områder. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen skriftlig innen mai 2016 orienterer kontrollutvalget om oppfølgingen. 41/15 Prosjektplan til forvaltningsprosjekt "Næringsutvikling" 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling: Endret prosjektplanen fra KPMG med spisset problemstillinger for forvaltningsprosjektet Næringsutvikling" med bruk av inntil 200 timer godkjennes. Rapporten med rådmannens uttalelse leveres til sekretariatet innen for å bli behandlet i kontrollutvalgsmøtet i begynnelsen av

9 Forvaltningsrevisor gav en kort status. Det ble informerte om at intervjuer var foretatt, og at revisor er i sluttfasen med rapporten. Spørsmål ble besvart. Endret prosjektplanen fra KPMG med spisset problemstillinger for forvaltningsprosjektet Næringsutvikling" med bruk av inntil 200 timer godkjennes. Rapporten med rådmannens uttalelse leveres til sekretariatet for å bli behandlet i kontrollutvalgsmøtet /15 Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen - Rakkås VA -A Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til innstilling: Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen-Rakkås VA A7125 er behandlet. Merforbruket dekkes av samlebevilgningen i 2015, A7400. Merforbruket dekkes av samlebevilgningen i 2015, A7400. Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen-Rakkås VA A7125 er behandlet og godkjent. Prosjektregnskapet ble behandlet. Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen-Rakkås VA A7125 er behandlet. Merforbruket dekkes av samlebevilgningen i 2015, A7400. Merforbruket dekkes av samlebevilgningen i 2015, A7400. Prosjektregnskap Kjær-Jareteigen-Rakkås VA A7125 er behandlet og godkjent. 9

10 43/15 Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole - A Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til innstilling: Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole A2220 er behandlet. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole A2220 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskapet ble behandlet. Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole A2220 er behandlet. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskap Ringshaug ungdomsskole A2220 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen

11 44/15 Prosjektregnskap, Rehabilitering Støperiet Kulturhus - A Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling: Prosjektregnskap Rehabilitering av Støperiet kulturhus A5524 er behandlet. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskap Rehabilitering av Støperiet kulturhus A5524 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskapet ble behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering av Støperiet kulturhus A5524 er behandlet. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen Prosjektregnskap Rehabilitering av Støperiet kulturhus A5524 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket på kr ,- trekkes inn til dekning av andre prosjekter ved regnskapsavslutningen /15 Prosjektregnskap, Rehabilitering av kommunale bygg A Kontrollutvalget i Tønsberg /15 11

12 Forslag til innstilling: Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2008 A1586 er behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2008 A1586 er behandlet og godkjent. Prosjektregnskapet ble behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2008 A1586 er behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2008 A1586 er behandlet og godkjent. 46/15 Prosjektregnskap, Rehabilitering kommunale bygg A Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling: Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2009 A1589 er behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2009 A1589 er behandlet og godkjent. 12

13 Prosjektregnskapet ble behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2009 A1589 er behandlet. Prosjektregnskap Rehabilitering kommunale bygg 2009 A1589 er behandlet og godkjent. 47/15 Revisor orienterer om revisjonsplan 2015 og status i revisjonsarbeidet 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling: Revisjonsplanen 2015 tas til orientering. Statsautorisert revisor orienterte om planen og informerte om blant annet om risikovurdering, interkontroll, regnskapsrapportering og prosesser som hindrer vesentlige feil i årsregnskapet. Revisor informerte om fokusområdene. Spørsmål ble besvart. Revisjonsplanen 2015 tas til orientering. 13

14 48/15 Valg av kontrollutvalgets representant og vararepresentant i VIKS styret 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til innstilling: Saken legges frem uten innstilling Sekretariatet viste til VIKS-vedtekter og tidligere praksis. Saken ble diskutert. Kontrollutvalgets leder Lars Egeland ble valgt som representant i VIKS-styret fra Nestleder i kontrollutvalget ble valgt til vararepresentant i VIKS-styret fra /15 Referatsaker 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Det ble vist til protokollen fra styremøtet i VIKS Informasjonen tas til orientering. 14

15 50/15 Eventuelt 1 Kontrollutvalget i Tønsberg /15 Forslag til vedtak/innstilling:. Ingen saker 15