Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4. Praktisk bruk

Transkript

1 Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4 Praktisk bruk

2 Huldt & Lillevik er trygghet Trygghet er å vite at løsningen du bruker virker, hver eneste dag, enkelt og intuitivt. Trygghet er å vite at du klarer å gjøre jobben din en jobb som er viktig for at hele bedriften skal fungere. Vårt hovedfokus er på din hverdag. Du vet at hjelpen aldri er mer enn en telefonsamtale unna. Uansett om det er et enkelt teknisk spørsmål eller et komplisert spørsmål forbundet med årsoppgjøret. Bak Huldt & Lillevik ligger mer enn 25 års erfaring, med brukervennlige, fungerende og oppdaterte løsninger. Når vi spør sier mer enn 95 % av våre kunder at de er svært godt fornøyd med oss. Derfor er Huldt & Lillevik trygghet. Oslo 20. februar 2008

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Bokens formål og oppbygning...9 Hvem bør lese boken? Hvilke forkunnskaper kreves? Om denne boken Del 1 Installere og ta i bruk systemet...15 "Kom i gang"-hefte Del 2 Generell bruk av systemet...17 Velge oppgaver og menyvalg Kort oversikt over bruken av systemet Arbeidsområdet Bruke musen og tastaturet Bruke musen...23 Bruke tastaturet...23 Bruke vedlikeholdsvinduer Bruke dialoger Endre farge og skrift i skjermbildet Del 3 Hvis du står fast...29 Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelpefilen...30 Få hjelp via internett...34 Bøker som kan hjelpe deg Support Kurs Del 4 Temaer...39 Kostnadsbærere Sette opp størrelse og format på kostnadsbærere...40 Bokens formål og oppbygning 1

4 Innholdsfortegnelse Bruke avdeling...40 Bruke prosjekt...41 Bruke element Bruke reskontro...43 Lage nye lønnsarter Hva du må vite om lønnsarten du oppretter...44 Eksempler på spesielle lønnsarter...45 Beskrivelse av beregningsmåter...53 Avsetninger i systemet Avsetning av arbeidsgiveravgift Oppsett arbeidssted...59 Arbeidsgiveravgift - refunderte sykepenger...62 Avvik mellom avsatt arbeidsgiveravgift og terminoppgaven...64 Avsetning av feriepenger...66 Avsetning av arbeidsgiveravgift av avsatte, ikke utbetalte feriepenger...68 Registrere lønn i fremtidige perioder Sparing og reiseoppgjør til egne bankkonti Slette opplysninger i systemet Slette lønn og trekk...74 Slette tidligere år...75 Slette kartotek...75 Slette firmadata...79 Del 5 Arbeidsoppgaver...81 Rapportere maskinelt til arbeidstakerregistret Opprette personer Opprette personer - fremgangsmåte...86 Registrere utenlandske arbeidstakere med særskilt beregning av arbeidsgiveravgift...86 Registrere personer med nettolønn...89 Registrere personer med svalbardskatt...95 Registrere sjømenn...99 Registrere medlemmer i ideell organisasjon Registrere og skrive ut personalopplysninger Registrere personalopplysninger Skrive ut personalopplysninger Skrive ut varselliste Knytte standardbrev og -avtaler til den enkelte personen Skrive ut adresseetiketter Registrere firmabiler Registrere skattemessig fordel ved bruk av firmabil Bokens formål og oppbygning

5 Innholdsfortegnelse Registrere firmabil som er lite egnet til privat bruk kun hjem/arbeid Registrere firmabil der det er misforhold mellom listepris og fordel ved privat bruk Registrere skifte av firmabil Avslutte firmabilordningen Registrere interne lån Trekke lån og renter Skrive ut oversikt over betalte avdrag og renter samt restlån Remittering til fordringshavere Trekke og innbetale fagforeningskontingent Trekke fagforeningskontingent i lønn Innbetale fagforeningskontingenten Rapportere fagforeningskontingenten Rapportere fagforeningskontingenten via fil Rapportere fagforeningskontingenten til Sykepleierforbundet Registrere fagforeningskontingent når personen har betalt denne selv Trekke og innbetale påleggstrekk Trekke og innbetale bidragstrekk Rapportere bidragstrekk Innbetale bidragstrekk Trekke og innbetale pensjonstrekk Registrere PC-trekk Reisenummer på lønnsslipp Reisenummer ved registrering Avslutte fordringer Kjøre en komplett lønnskjøring Kjørejournal for lønnsberegning Registrere periodens lønn og trekk Kjøre lønnsberegning Skrive ut nødvendige lister Skrive ut generell statistikk Ta sikkerhetskopi av lønnen Godkjenne periodens lønn Skrive ut logg Registrere overtid Registrere lønn og trekk for grupper av personer Lage elektroniske lønnsslipper Skrive ut historiske lister Utbetale lønn og fast forskudd Bokens formål og oppbygning 3

6 Innholdsfortegnelse Utbetale lønn med elektronisk betalingsformidling eller bankliste Egen referanse i fil til BBS Utbetale fast forskudd med elektronisk betalingsformidling eller bankliste Utbetale feriepenger Kontrollere og endre feriepenger Standard lønnsarter Utbetale feriepenger for fastlønnede Utbetale ekstra ferieuke for personer over 60 år Utbetale feriepenger ved svalbardskatt Utbetale feriepenger for timelønnede Utbetale sluttoppgjør Behandle negativ lønn Etterbetaling Klargjøre for etterbetaling Starte etterbetaling Slette etterbetaling Skrive ut terminoppgaven (forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og påleggstrekk) Skrive ut terminoppgaven og lage fil Rapportere elektronisk via Altinn Installere Altinn Monitor Registrere brukeren på Altinn Starte Altinn Monitor første gang Sette opp lønnssystemet Skrive ut terminoppgaven og sende oppgaven via Altinn Kopiere terminoppgavefiler fra flere firmaer på samme diskett/i samme e-post Skrive ut SSB-statistikk Skrive ut helligdagsliste Bruke maskinell skattekortoverføring Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Kontrolliste stillingsprosent Overføre til nytt år Budsjettere og justere lønn Budsjettere og justere årslønn Budsjettere og justere timelønn Korrigere lønn Korrigere for mye utbetalt lønn Korrigere for lite utbetalt lønn Korrigere forskuddstrekk Bokens formål og oppbygning

7 Innholdsfortegnelse Registrere og rapportere fravær Hvem plikter å føre statistikk over hva? Hva håndterer systemet? Minstekrav til registrering Følge opp fravær utover minstekrav Hva må du gjøre før du registrerer fravær? Utnytte mulighetene i registreringsvinduet Eksempler på registrering av fravær Endre deltidsprosent for en periode Bytte kalendermal for en person Rapportere fravær til NAV Rapportere fravær til SSB Overføre fravær til lønn Importere fravær fra Huldt & Lillevik Registrering Bruke lønnshåndtering Bruke modul for avløserlag Legge tilbake en sikkerhetskopi Del 6 Andre tilleggsmoduler Om rapportgeneratoren Bestille rapportgeneratoren Pensjonstrygden for sjømenn Sette opp systemet Registrere båter Registrere opplysninger på personen Registrere pensjonstrekket og arbeidsgivers tilskudd Skrive ut PTS Avgiftsoppgave og lage fil Del 7 Integrasjon mot andre systemer Eksportere opplysninger Eksportere til regnskap Eksportere kartotek Eksportere personalopplysninger til Personec HR Eksportere utskrifter til andre programmer Lage egne filformater for eksport Importere opplysninger Importere periodens lønn og trekk Telenor fakturakontroll Importere fravær Importere kartotek fra tekstfil Importere fast lønn, faste trekk og hittilverdier Lage egne filformater for import Bokens formål og oppbygning 5

8 Innholdsfortegnelse Del 8 Utskrifter Forskjellige typer utskrifter Utvalg og sortering Velge skriver Utskrift til skjerm Eksportere opplysningene til andre programmer Utskriftsproblemer Del 9 For superbruker Skrive ut kundemelding Opprette et firma Slette opplysninger på et firma Importere en ekstern klient Gi adgang til systemet Utvidet passordkontroll Endre passord Ha flere samtidige brukere Oppgradere til en større modell av systemet Del 10 For IT-ansvarlig Systemets utviklingsverktøy Sikkerhetskopier i S Sette opp automatiske rutiner for sikkerhetskopi Vedlikeholdsplan Manuell sikkerhetskopi Komprimering av sikkerhetskopi Flytte komprimert sikkerhetskopi Sikkerhetskopi filnavn Legge tilbake sikkerhetskopi Importere en ekstern klient Kjøre SQL Optimalisere databasen Automatisk nedlastning av nye versjoner fra Internett Recordbeskrivelser Filer som systemet lager Filer du leser inn i systemet Tips ved utskriftsproblemer Flytte systemet til et annet område på maskinen Bokens formål og oppbygning

9 Innholdsfortegnelse Filer i systemet Filer på arbeidsstasjon (Klientinstallasjon) Filer på server (Serverinstallasjon) Fellesregistre Avinstallere (slette) systemet Når systemet er installert lokalt (på en enkeltstående PC) Når systemet er installert i et nettverk Ordforklaringer Stikkord Bokens formål og oppbygning 7

10

11 Hvem bør lese boken? Bokens formål og oppbygning Innhold Hvem bør lese boken? 10 Hvilke forkunnskaper kreves? 10 Om denne boken 11 Bokens formål og oppbygning 9

12 Hvem bør lese boken? Hvem bør lese boken? Alle som bruker Huldt & Lillevik Lønn og personal vil ha nytte av å lese denne boken. Du finner nyttig stoff i boken når du tar i bruk systemet og når du lurer på hvordan du skal løse en bestemt arbeidsoppgave. Hvis du foretrekker å lese informasjon på skjermen, er hjelpen i systemet et alternativ til deler av brukerhåndboken. Se "Bruke hjelp på skjermen" på side 30 for nærmere beskrivelse. For å få en rask innføring i hvordan du bruker systemet, bør du lese "Del 2 Generell bruk av systemet". Når du skal løse en bestemt arbeidsoppgave i systemet, kan du få nyttige tips ved å lese beskrivelsene i kapitlet "Del 5 Arbeidsoppgaver". Hvilke forkunnskaper kreves? Denne brukerhåndboken beskriver hvordan du kan bruke systemet for å utføre lønnsarbeidet. Boken er ikke ment som noen lærebok i lønnsarbeid. Du må derfor ha en viss kjennskap til lønnsfaglige uttrykk og kjenne til lover og regler i forbindelse med lønnsarbeidet. Du finner informasjon om lover og regler i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister i lønnssystemet. Alle kapitlene forutsetter at du kan velge i menyer og i oppgavestyreren, vedlikeholde informasjon i vinduene og bruke knappene i systemet. Dette er beskrevet i kapitlet "Del 2 Generell bruk av systemet". 10 Bokens formål og oppbygning

13 Om denne boken Om denne boken Oppbygning Innhold Hver del i brukerhåndboken innledes med en kortfattet oversikt. Her får du grunnleggende informasjon om innholdet, samt en innholdsfortegnelse for kapitlet. Brukerhåndboken beskriver hvordan du bruker dette lønnssystemet i lønnsarbeidet. Del 1 Installere og ta i bruk systemet henviser til egen dokumentasjon for nærmere beskrivelse. Del 2 Generell bruk av systemet beskriver hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge oppgaver og menyer og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Del 3 Hvis du står fast beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg og informasjon om support og kurstilbud. Del 4 Temaer tar for seg sentrale temaer som for eksempel bruk av kostnadsbærere, spesielle lønnsarter og avsetninger i systemet. Du bør lese kapitlet for å få en oversikt over hvordan systemet avsetter arbeidsgiveravgift, feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte, ikke utbetalte feriepenger. I tillegg lærer du hvilke muligheter du har til å fordele lønnen på avdelinger, prosjekter og elementer. Hvis du skal opprette en lønnsart, kan det hende du finner eksempel på en lønnsart som ligner. Kapitlet beskriver også hvordan du overfører et sparebeløp og/eller reiseoppgjør til egne bankkonti. Del 5 Arbeidsoppgaver beskriver de viktigste arbeidsoppgavene i forbindelse med lønnsarbeidet og hvordan du utfører disse i systemet. Før du utfører de enkelte oppgavene i systemet, bør du lese beskrivelsen i dette kapitlet! Del 6 Rapportgeneratoren omtaler tilleggsmodulen Rapportgenerator og beskriver hvordan du bestiller denne. Rapportgeneratoren er beskrevet i en egen dokumentasjon. Del 7 Integrasjon mot andre systemer beskriver hvilke muligheter som finnes for import og eksport av opplysninger. Når du har lest kapitlet, vet du hvilke alternativer som finnes når det gjelder å overføre opplysninger til regnskap, eksportere avdelinger, prosjekter, elementer, lønnsarter og personer, importere lønns- og fraværstransaksjoner. Kapitlet beskriver også import fra tekstfil. Bokens formål og oppbygning 11

14 Om denne boken Del 8 Utskrifter beskriver hvordan du skriver ut opplysninger fra de enkelte kartotekene og hvordan du skriver ut de forskjellige terminlistene. I tillegg omtales utskrifter generelt, blant annet valg av skriver, utskrift til skjerm og sortering og utvalg. Del 9 For superbruker inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du blant annet hvordan du oppretter firmaer og operatører og hvordan du skriver ut en kundemelding. Del 10 For IT-ansvarlig inneholder aktuelt lesestoff for ITansvarlig. Kapitlet beskriver blant annet hvor du finner recordbeskrivelser av filer som systemet kan importere eller som systemet kan lage og hvordan du avinstallerer systemet. Hvis du har problemer med utskrifter fra systemet, finner du flere løsningsforslag her. 12 Bokens formål og oppbygning

15 Om denne boken Skrivemåter Skrivemåte Oppgavevalg Menyvalg Felt Knapper [TASTETRYKK] Verdier du skal angi Spesielle ord Her finner du en oversikt over skrivemåtene i denne boken, samt en beskrivelse av hva de enkelte skrivemåtene indikerer. Forklaring Henvisning til oppgavevalg, for eksempel "Velg oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger for å opprette personer". Det første ordet er mappen i oppgavestyreren. Deretter følger navnet på emnet og navnet på oppgaven. Når navnet på et menyvalg varierer avhengig av hvilket språk Windows er installert med, står det engelske menynavnet i parentes bak det norske navnet, for eksempel "Klikk Start og velg Programmer (Programs)." Henvisning i feltnavn, for eksempel feltet Tabelltype. Henvisning til knapper i systemet, for eksempel "klikk Lagre". Tastetrykk og funksjonstaster, for eksempel tasten [ENTER] eller funksjonstasten [F1]. Når tastetrykkene er atskilt med + betyr det at du skal holde begge tastene nede samtidig. [ALT+M] betyr for eksempel at du skal holde [ALT]-tasten nede samtidig som du trykker [M]. Forskjellige verdier du skal angi, for eksempel kontonummeret Spesielle ord og uttrykk. Markerer noe du bør legge spesielt merke til. Dette kan være en merknad, et tips eller en advarsel. Teksten står med kursiv skrift, for eksempel slik: Du sletter en registrert linje ved å trykke [F10]. Markerer en henvisning. Henvisningen kan være til et annet sted i denne boken eller til en annen bok. Henvisninger skrives med kursiv skrift. Når det henvises til et annet sted i boken, omsluttes avsnittet med " og ", for eksempel: Se "Kontrollere lønn" på side xx for nærmere beskrivelse. Bokens formål og oppbygning 13

16

17 Del 1 Installere og ta i bruk systemet Se separat "Kom i gang"-hefte for beskrivelse av hvordan du installerer og kommer i gang med systemet. Del 1 Installere og ta i bruk systemet 15

18 "Kom i gang"-hefte "Kom i gang"-hefte Du finner beskrivelse av hvordan du installerer og kommer i gang med systemet i eget "Kom i gang"-hefte. Heftet finnes både i papirutgave og som en fil på installasjons-cd'en. 16 Del 1 Installere og ta i bruk systemet

19 Del 2 Generell bruk av systemet Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge oppgaver og menyer og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Innhold Velge oppgaver og menyvalg 18 Kort oversikt over bruken av systemet 20 Arbeidsområdet 22 Bruke musen og tastaturet 23 Bruke vedlikeholdsvinduer 24 Bruke dialoger 27 Endre farge og skrift i skjermbildet 28 Del 2 Generell bruk av systemet 17

20 Velge oppgaver og menyvalg Velge oppgaver og menyvalg Velge en oppgave i oppgavestyreren I oppgavestyreren velger du den oppgaven du skal utføre. Velg oppgave ved å klikke aktuell mappe, klikke aktuelt emne og dobbeltklikke oppgaven. Bruke musen 1. Klikk aktuell mappe. 2. Klikk aktuelt emne. 3. Dobbeltklikk aktuell oppgave. Du kommer tilbake til oppgavestyreren ved å klikke Meny. Bruke tastaturet 1. Velg aktuell mappe ved å trykke [ALT]-tasten samtidig som understreket bokstav. 2. Gå til aktuelt emne med piltastene eller ved å angi emnets forbokstav. Hvis det er flere emner med samme forbokstav, trykker du forbokstaven helt til du står på aktuelt emne. 3. Velg aktuelt emne ved å trykke [ENTER]. 4. Gå til aktuell oppgave med piltastene. 5. Velg aktuell oppgave ved å trykke [ENTER]. Du kommer tilbake til oppgavestyreren ved å trykke [ALT+M]. 18 Del 2 Generell bruk av systemet

21 Velge oppgaver og menyvalg Velge et menyvalg i menylinjen Bruke musen 1. Klikk menynavnet i menylinjen. 2. Klikk ønsket menyvalg i menyen som vises. 3. Hvis menyvalget har en undermeny, klikker du ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, klikker du utenfor menyen. Bruke tastaturet 1. Trykk [ALT] for å aktivere menylinjen. 2. Trykk menynavnets understrekede bokstaven i menylinjen. Du kan bla mellom menyene i menylinjen med [PIL HØYRE] og [PIL VENSTRE]. 3. Trykk den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i menyen som vises. 4. Hvis menyvalget har en undermeny, trykker du den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, trykker du [ESC]. Del 2 Generell bruk av systemet 19

22 Kort oversikt over bruken av systemet Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Velge en oppgave i oppgavestyreren aktuell mappe, aktuelt emne og dobbeltklikker aktuell oppgave [ALT]-tasten samtidig som mappens understrekede bokstav, går til aktuelt emne/aktuell oppgave med piltastene eller ved å angi forbokstaven og velger aktuelt emne/aktuell oppgave ved å trykke [ENTER] Velge et menyvalg i menylinjen Lukke vinduet og gå til oppgavestyreren Se emnene i hjelp på skjermen Se hjelp om feltet du står i Se hjelp om vinduet/ dialogen du står i Se kjørejournalen på skjerm Velge kommandoer (knapper) i et vindu Finne en registrering Bla til neste/forrige registrering Opprette en ny registrering menylinjen og klikker menyvalget Hjelp i menylinjen og klikker Innhold og stikkordregister Oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Kjørejournal på skjerm eller menyvalg Vindu Vise kjørejournal knappen [ALT], slipper opp [ALT]- tasten, trykker understreket bokstav i menylinjen og trykker understreket bokstav i menyvalget [ALT+M] eller [CTRL+F4] [F1] [SHIFT+F1] [CTRL+F11] [ALT] samtidig som understreket bokstav [F12] når du står i feltet du skal søke på [PIL NED] og [PIL OPP] når du står i søkefeltet [ALT+N] 20 Del 2 Generell bruk av systemet

23 Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Lagre endringer *) [F2] eller [ALT+L] Slette en linje i et lønnsregistreringsvindu Angre endringer [F10] [ESC] Skrive ut opplysninger (når du står i et vedlikeholdsvindu) Slette valgte registreringer [ALT+U] [ALT+S] Gå til neste felt feltet [ENTER] eller [TAB] Gå til forrige felt feltet [SHIFT+TAB] Gå til et bestemt felt feltet Registrere [F8] tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven i vinduet for periodens lønn *) Systemet lagrer alltid endringene du gjør med mindre du trykker [ESC] eller klikker Angre. Del 2 Generell bruk av systemet 21

24 Arbeidsområdet Arbeidsområdet Menylinjen Tittellinjen (viser kunde-id, firmanavn og lønnsår) Oppgavestyreren Du velger en oppgave i oppgavestyreren ved å klikke aktuell mappe, aktuelt emne og aktuell oppgave. Du kan også bruke tastaturet til å velge en oppgave. Velg da aktuell mappe ved å trykke [ALT]-tasten samtidig som understreket bokstav. Gå til aktuelt emne med piltastene eller ved å trykke emnets forbokstav. Velg emnet ved å trykke [ENTER]. Velg aktuell oppgave på samme måte som du velger emne. Du velger en meny i menylinjen ved å klikke på menyen eller trykke og slippe [ALT]-tasten og deretter trykke bokstaven som er understreket i menylinjen. 22 Del 2 Generell bruk av systemet

25 Bruke musen og tastaturet Bruke musen og tastaturet Bruke musen Musen er et pekeutstyr som styrer musepekeren på skjermen. Du flytter musepekeren på skjermen ved å bevege musen i den retningen du vil at musepekeren skal bevege seg. Du bruker musen til å utføre handlinger ved å peke på et element og klikke en museknapp. Du kan for eksempel bruke musen til å velge oppgaver og knapper i de forskjellige vinduene. Du bestemmer selv om du vil bruke musen eller tastaturet når du bruker systemet. Musen har vanligvis to knapper, venstre og høyre museknapp. Bruk alltid den venstre museknappen hvis du ikke blir bedt om noe annet. Tabellen nedenfor forklarer handlingene du kan gjøre med musen. Hvis du vil Peke Klikke Dobbeltklikke Dra Gjør du følgende: Flytt musen for å plassere musepekeren på ønsket element på skjermen. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt en gang. Du velger oppgaver, menyer og knapper i vinduene ved å klikke. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt to ganger. På enkelte steder er dobbeltklikk en snarvei til det du skal gjøre. Pek på et element og hold museknappen nede mens du flytter musen. Slipp museknappen når du har flyttet elementet dit du ønsker. Du kan for eksempel bruke drafunksjonen for å flytte et hjelpevindu til ønsket sted. Bruke tastaturet Du kan alltid bruke tastaturet istedenfor musen, for eksempel for å velge en oppgave eller en knapp i et vindu. Hvis du vet hvilke taster du skal bruke, er det ofte raskere å bruke tastaturet enn å bruke musen. Du bruker ofte tastene i kombinasjoner. En kombinasjon av tastetrykk kan være [ALT+K], som betyr at du skal holde [ALT]- tasten nede samtidig som du trykker [K]. Del 2 Generell bruk av systemet 23

26 Bruke vedlikeholdsvinduer Bruke vedlikeholdsvinduer Du åpner vedlikeholdsvinduene fra oppgavestyreren. Alle vanlige vedlikeholdsvinduer har en verktøylinje øverst. Velge knapper (kommandoer) i et vindu Alle vanlige vedlikeholdsvinduer har en verktøylinje øverst der du kan velge aktuell kommando. For å finne en registrering klikker du her eller trykker [F12] her. Angrer alt som er gjort i vinduet. Oppretter en ny registrering. Skriver ut opplysningene. Du velger blant aktuelle lister. Blar til forrige/neste registrering. Lagrer endringene. Sletter valgte registreringer. Går til oppgavestyreren. Lenke til Juridisk Atlas. Hvis du vil Klikker du... eller trykker Finne en registrering [F12] når du står i søkefeltet Bla til neste/forrige registrering Opprette en ny registrering [PIL NED] og [PIL OPP] når du står i søkefeltet [ALT+N] Lagre endringer [ALT+L] Slette en linje i et lønnsregistreringsvindu Registrere tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven i vinduet for periodens lønn Angre endringer [F10] [F8] [ESC] Skrive ut opplysninger [ALT+U] Slette valgte registreringer [ALT+S] Lukke vinduet og gå til oppgavestyreren [ALT+M] 24 Del 2 Generell bruk av systemet

27 Bruke vedlikeholdsvinduer Hvis du vil Klikker du... eller trykker Starter Juridisk Atlas [ALT+A] Finne en registrering Søke i en liste Du kan få opp en liste over hvilke registreringer som finnes, for eksempel en liste over registrerte personer, avdelinger eller prosjekter. Du kan søke på nummer eller navn i listen. Hvis du ønsker å se flere felt i listen, klikker du Flere felt og merker av de feltene du ønsker. 1. Gå til feltet du skal søke på. 2. Trykk [F12]. Du ser en liste med registreringene. Når du har klikket i listen, kan du bla med piltaster, [PAGE UP] og [PAGE DOWN]. Du søker i listen ved å angi aktuelt navn eller nummer i søkefeltet. Du kan endre listens sortering ved å klikke på kolonnen du vil ha listen sortert etter. Hvis du ønsker å kunne se flere felt i listen, klikker du Flere felt. Hvis du skal begrense søket. Velg mappen Utvalg og angi utvalgskriterer. Når listen viser personer som vist nedenfor, merker du av feltet Ikke vis sluttede personer hvis du ikke vil se personer som har sluttet. Del 2 Generell bruk av systemet 25

28 Bruke vedlikeholdsvinduer 3. Klikk OK når du står på ønsket registrering. Hvis du skal opprette en registrering, klikker du Vedlikehold. Bla igjennom registreringene Når du står i søkefeltet i et vindu, kan du bla til forrige eller neste registrering slik: ved å klikke ved siden av søkefeltet ved å trykke [PIL OPP] og [PIL NED] Registrere opplysninger i feltene Du bruker vanligvis tastaturet når du registrerer opplysninger i feltene. I enkelte felt kan det være aktuelt å bruke musen, for eksempel når du skal velge et alternativ i en liste. Du trykker [ENTER] eller [TAB] for å gå til neste felt og [SHIFT+TAB] for å gå til forrige felt. 26 Del 2 Generell bruk av systemet

29 Bruke dialoger Bruke dialoger Når systemet vil gi deg en advarsel eller spørre om utfyllende informasjon for å fullføre oppgaven du har bedt om, får du opp en dialog på skjermen. En dialog fungerer hovedsakelig på samme måte som et vedlikeholdsvindu, men dialogen lukkes alltid når du klikker en av knappene i dialogvinduet. Dialogen nedenfor vises når Skriv ut er klikket i personalvinduet. Hvis dialogen har en Avbryt- eller Lukk-knapp, klikker du denne knappen hvis du vil gå tilbake til der du var i systemet før dialogen kom på skjermen. [ESC] og betyr det samme som avbryt. Del 2 Generell bruk av systemet 27

30 Endre farge og skrift i skjermbildet Endre farge og skrift i skjermbildet Du kan velge skrifttype i skjermbildene og velge hvilken bakgrunnsfarge feltene skal ha. Endre farge Endre skrift 1. Velg oppgaven System Instillinger Farger og skrift. 2. Velg bakgrunnsfarge og farge på teksten i aktive felt (feltet du til enhver tid står i): a) Klikk Bakgrunn for aktive felt, velg ønsket bakgrunnsfarge og klikk OK. b) Klikk Tekst for aktive felt, velg ønsket farge på teksten og klikk OK. 3. Velg bakgrunnsfarge og farge på teksten i felt som ikke er aktive: a) Klikk Bakgrunn for ikke aktive felt, velg ønsket bakgrunnsfarge og klikk OK. b) Klikk Tekst for ikke aktive felt, velg ønsket farge på teksten og klikk OK. Hvis du skal endre farge på andre elementer, gjør du dette i Windows. 4. Klikk OK for å lagre endringene. Klikk Avbryt hvis du ikke vil lagre endringene. 1. Velg oppgaven System Instillinger Farger og skrift. 2. Klikk Ny skrift (endre navn). 3. Velg ønsket skrift, skriftstil og skriftstørrelse. 4. Klikk OK. Skriftene Arial og MS Sans Serif gir et godt resultat. 5. Klikk OK for å lagre endringen. Klikk Avbryt hvis du ikke vil lagre endringene. 28 Del 2 Generell bruk av systemet

31 Del 3 Hvis du står fast Dette kapitlet beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg og informasjon om support og kurstilbud. Innhold Bruke hjelp på skjermen 30 Bøker som kan hjelpe deg 36 Support 38 Kurs 38 Del 3 Hvis du står fast 29

32 Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelpefilen Standard Windows hjelpesystem Hva betyr grønn tekst med strek under? Systemets hjelp på skjermen inneholder følgende: Hjelp til å løse de enkelte arbeidsoppgavene med beskrivelse av fremgangsmåter (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Hjelp om lover og regler (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Generell hjelp om systemet (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Hjelp om feltet/vinduet du står i ([F1] og [SHIFT+F1]) I menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister finner du hjelp ved å velge ønsket emne via den emnerettede innholdsfortegnelsen søke etter et stikkord i stikkordregistret søke etter en fritekst Du finner svar på ofte stilte spørsmål vedrørende lønnssystemet i menyvalget Hjelp Huldt & Lillevik på web Ofte stilte spørsmål. Hvis du har tegnet supportavtale, kan du sende dine supporthenvendelser via web i menyvalg Hjelp Huldt & Lillevik på web Supportforespørsel. I menyvalg Hjelp Aktuelle lenker finner du lenke til Altinn norge.no Skatteetaten SSB NAV Trygd Hjelpen er et standard Windows hjelpesystem. Dette betyr at du bruker hjelpen på samme måte som du gjør i Microsoft-produktene for Windows (for eksempel Word og Excel). Enkelte steder i hjelpen er teksten grønn med en stiplet strek under. Dette betyr at du kan klikke teksten og få opp en forklaring til teksten. Andre steder er teksten i hjelpen grønn og understreket. Dette betyr at du hopper til et beslektet emne hvis du klikker teksten. 30 Del 3 Hvis du står fast

33 Bruke hjelp på skjermen Få hjelp via innholdsfortegnelsen Velg menyvalg Hjelp Emner i Hjelp og klikk mappen Innhold (Contents). Du ser alle emnene i hjelpen, inkludert emnene om lover og regler. Disse er markert med. Følg instruksjonene på skjermen. Skriver ut emnet du står på og alle underemnene. Hvis du skal skrive ut alle emnene i et avsnitt, klikker du avsnittet (boken) i innholdsfortegnelsen og klikker Skriv ut (Print). Hvis du har åpnet et hjelpevindu, kommer du tilbake til innholdsfortegnelsen ved å klikke Innhold og stikkordregister (Help topics). Få hjelp via stikkordregistret For å finne et emne ved å søke på stikkord, velger du menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister og klikker mappen Indeks (Index). Du ser et alfabetisk stikkordregister som både inneholder stikkordene for hjelpen om systemet og stikkordene for lover og regler. Følg instruksjonene på skjermen. Del 3 Hvis du står fast 31