Hvordan få bedre struktur og utnytte tiden bedre?

Transkript

1 Hvordan få bedre struktur og utnytte tiden bedre? Kurs for Forskerforbundet ved HiOA med Vibeke Holtskog, 12. september 2017 Tiden kan være en utfordring for de fleste av oss; det er ikke nok av den! Å bli mer effektiv i det du gjør, vil som regel si å gjøre ting bedre og raskere. En effektiv person er resultatorientert, får ting gjort, har god orden og er til å stole på. Struktur synes og merkes, gir deg oversikt og kontroll og skaper tillit. Vi stoler mer på en person som har orden i sysakene! Mange har følt seg som personen på bildet over. Og en ting er sikkert: det er verken en god eller en sunn følelse. Svaret på problemet blir å ta kontroll over tiden din. Dessverre går det ikke an å styre tiden, men du kan styre aktivitetene dine og din bruk av tiden. Forholdet mellom krav og prestasjon Når kravene og oppgavene blir for store eller for mange, blir resultatet ganske magert, og prestasjonene og kvaliteten blir dårligere. Bildet til venstre er ekstremt her har eselet fått alt for mye å trekke, og resultatet blir lik null. Slik er det også med oss. Med for mange og for store oppgaver, kommer gjerne lammelsen, og yteevnen går drastisk ned kanskje helt i null (sykemelding). Når kravene er for små, har også yteevnen en tendens til å tilpasse seg, å bli liten eller mindre enn potensialet. Små krav gir dårlig prestasjon. Prestasjon Det gjelder altså å finne et område med riktige krav som gir prestasjoner som alle kan være fornøyd med. Å bli kjent med egne grenser er viktig, samt å huske på at vi mennesker er ulike, og har ulikt potensiale. Krav For små Riktige krav For store Vibeke Holtskog, Holtskog AS

2 Fem punkter for effektiv jobbing Skal vi oppsummere det å jobbe effektivt, kommer vi til fem sentrale punkter. Det er greit å kunne ha en klar struktur og et effektivt system. De fem punkene er disse: 5 punkter for effektiv jobbing! Planlegg! Fjern tidstyvene! Prioriter! Gjør det NÅ! Fokus! 1. Planlegging Det er viktig for vår effektivitet at vi planlegger og gjør det skriftlig ellers kan lett noe gå i glemmeboken. Å planlegge gir oversikt, forutsigbarhet, kontroll og følelsen av mestring. Du har kanskje opplevd at dersom du ikke har planlagt tiden din godt, blir det tilfeldig hvordan dagen utvikler seg. Eller enda verre: det er noen andre som tar tiden din eller planlegger den for deg. De aller fleste av oss bruker tidsplanleggere, kalendere i en eller annen form, for å holde orden på hva vi skal gjøre til hvilke tidspunkt, våre arbeidsoppgaver og det vi skal huske. Mange gjør den store feilen at de bruker mange ulike systemer for planlegging. De har både digitale og skriftlige gjørelister, i tillegg til kalenderen i Outlook, en full innboks markert med flagg og farger og noen gule lapper som henger rundt omkring. Ha ett system da blir det enklere å få oversikt, og vanskeligere å glemme ting. Her er noen eksempler på gode gjørelister til PC/Mac og smarttelefon (som kan brukes sammen med ditt mailsystem): Appene TaskTask og Things er også varmt anbefalt. Det er viktig å sette av tid til både langtidsplanlegging, ukeplanlegging og daglig planlegging. Langtidsplanlegging handler om retning. Er du på rett vei? Hvordan ligger du an for å nå budsjettet ditt? Har du all info du trenger for å gå videre? Er det noe du bør gjøre annerledes for å nå målene ditt raskere og mer lystbetont? Langtidsplanleggingen hjelper deg å få oversikt og gjør det vanskeligere å glemme eller å komme i gang med oppgaver med lengre tidsfrist. Vibeke Holtskog, Holtskog AS

3 Ukeplanlegging gjennomføres en gang i uken. Du kan selv velge når uken din starter, den trenger ikke nødvendigvis gå fra mandag til søndag. Planlegg den gjerne på onsdager eller fredager. Hvordan ser den neste uken ut? Hva er de viktigste tingene du vil ha plass til og tid til? I løpet av en uke har vi på oss mange ulike hatter. Det kan være lurt å tenke gjennom hvilke ulike roller du har (mor/far, kollega, leder, datter/sønn, kundeoppfølger osv.), og hva du bør gjøre i hver av disse rollene den kommende uken. Hva er for eksempel det aller viktigste du kan gjøre i rollen som kollega den kommende uken? Metaforen om steinene i krukken er et godt bilde. Hvis du fyller krukken med små steiner og sand (halvviktige og ikke-planlagte gjøremål som oppleves som om de haster) vil du ikke få plass til så mange av de store steinene (som er de viktige tingene i livet ditt). Derfor er det viktig å legge de store steinene først, for å forsikre deg om at de blir ivaretatt. Den daglige planleggingen skjer før dagen begynner, enten ettermiddagen/kvelden i forveien, eller om morgenen. Mange mener det er lurt å planlegge dagen i forveien, fordi du på den måten kan komme raskere i gang med arbeidet om morgenen. Tre tips for bedre dagsplanlegging: Ha ett system! Planlegg med tidsbruk! Hvor lang tid skal du tildele de ulike oppgavene? Husk at ting tar den tiden du gir det! Ha åpne lommer! Det anbefales å sette av ca. 30% av arbeidstiden til uforutsette ting. 2. Prioritering Hva er det du vil bruke tiden din på i dag? Et godt tips er å få unna det viktigste først. Men hva er viktigst? Hva får størst konsekvens om du ikke gjør det? Se, her er et godt sted å begynne. Det kan være oppklarende å analysere eller vurdere hvordan man bruker tiden sin. Det sies at Veien til undergang er å prioritere det som haster, fremfor det som er viktig! Hvis vi ser på hva som haster og hva som er viktig, kan vi oppdage at vi av og til bruker tiden vår feil: Viktig Haster Nødvendighet (Tidsfrister, viktige daglige rutiner, kriser, problemer, sykt barn ) Produktivitet og balanse (Kompetanse, måltenking, planlegging, nytenking, pleie relasjoner) Haster ikke Selvbedrag (Unødvendige avbrytelser, e- post, telefoner, hjelpe andre) Sløsing og overflod (Bagateller, nettsurfing osv., perfeksjonisme) Ikke viktig Vibeke Holtskog, Holtskog AS

4 Denne modellen kalles tidsstyringsmatrisen, og kan være en god hjelp når du skal prioritere arbeidsoppgavene og tiden din. Grensene er som regel glidende mellom kvadrantene 1, 3 og 4. Mange oppholder seg i 3. og 4. kvadrant uten egentlig å vite det. De er tilsynelatende like travle som alltid, men resultatet er at de får gjort mindre av det som er viktig av målorientert arbeid. Hvis man oppholder seg for mye i kvadrant 1, uten å ta turen innom kvadrant 2, vil man lett kunne føle seg stresset. Arbeidet i 1. kvadrant blir overveldende, og du kan miste kontrollen. Eneste mulighet for avlastning er å gå til kvadrant 4. Jeg anbefaler en god balanse mellom hastverk, tid til refleksjon, mentale pauser og nok utfordringer. Det vil si: Prioriter først i rute 1, for så å veksle mellom 2 og 3. Rute 4 er dagens lettvekter, uten press og stress i en tidsavgrenset periode. 3. Fokus! En ting av gangen! Til tider har de fleste av oss det problemet at ting tårner seg opp, og vi blir dratt i mange retninger. Det viktigste rådet for å få ting gjort, er følgende: Gjør en ting av gangen - vær fokusert på det - og gjør det ferdig! Dette krever både tilstedeværelse og konsentrasjon. I vår digitale hverdag kan dette være en utfordring. Det første du bør gjøre er å skru av e-posten (i hvert fall den funksjonen som gjør at får opp et lite bilde på skjermen når du får en ny melding), og sette telefonen stille når du skal jobbe med oppgaver som krever konsentrasjon. Forskning viser at vi mennesker ikke klarer å holde konsentrasjonen oppe i mer enn minutter av gangen. Derfor har The Pomodoro Technique (tomatmetoden) blitt populær. Denne metoden går ut på å strukturere dagen i 25-minutters økter, etterfulgt av en pause på 5 minutter. Etter fire tomater tar du en lengre pause på minutter. Du kan lese mer om metoden her: pomodorotechnique.com eller gå inn her for å få en egen stoppeklokke (tomato-timer) til din PC: tomato-timer.com Andre nyttige tips for å holde konsentrasjonen oppe, er nettstedet der du får konsentrasjonsfremmende lyder rett på øret. Hvis du skal utføre en skriveoppgave og ikke ønsker å bli forstyrret er et nyttig program å laste ned til din maskin. Det er et skriveprogram der du skriver i et vinterlandskap uten forstyrrende elementer på noen sider (det dekker hele skjermen). Her kan tankene og konsentrasjonen stå i fokus, og du blir ikke forstyrret av noe annet på maskinen. Freedom stenger av visse nettsider og apper, og kan gi deg god hjelp til mer effektivitet og færre avbrytelser. Vibeke Holtskog, Holtskog AS

5 4. Gjør det NÅ! Kanskje det viktigste elementet i effektivitet heter Gjør det NÅ!. Det betyr i korthet at du får unna ting som kommer, med en gang. Du trenger ikke kaste bort tid på å planlegge å gjøre noe du like godt kan gjøre med en gang. Altså at du tar deg av saken første gang du har den i hendene (dette gjelder i stor grad innkommende mail). Du har i realiteten bare tre måter å handle på: F (file) A (act) D (delete) Arkivere, legge inn i planleggingen på et senere tidspunkt Gjør det NÅ, svare, sende videre (delegere) til noen andre Slette/kaste På den måten blir du kvitt det. Det er en holdning og et arbeidssystem som gir gode følelser og som er effektivt. Touch it once! er en god huskeregel. Ikke bruk tid og energi på å tenke på eller starte på en oppgave du skal gjøre (for eksempel svare på en e-post) før du har tid til å gjøre den. Det kan ta fokus vekk fra det du skal gjøre akkurat nå. 2-minuttersregelen er også fin. Denne regelen sier at dersom en oppgave tar to minutter eller mindre, og det er du som skal gjøre den gjør den med en gang. Ikke bruk tid på å verken planlegge den, skrive den ned eller grue deg til å gjøre den. Et lite ekstratips kaller jeg Ansjos-metoden. Det betyr Angrip Sure Jobber Straks! Ting blir som regel mye verre dersom vi får tid til å grue oss. Ta derfor de minst lystbetonte oppgavene først! 5. Få bort tidstyvene! Tiden vår lekker i mange retninger. For å bli kvitt tidstyvene, må du først bli klar over hva som stjeler tiden din. Her er 7 eksempler på vanlige tidstyver: 1. Krisehåndtering du må slukke branner hele tiden Og det er ofte andres kriser og branner som kommer først og du lures til å tro at dette er viktigere enn dine gjøremål. Vurder viktigheten av krisene før du setter i gang. 2. Telefonavbrytelser og mail oppleves som verstingene... og er kanskje det enkleste å bli kvitt? Kanskje kunne du organisert deg tatt mail og telefoner bare til visse tider? Kan du forhindre at du får så mange? Delegere noen? Si mer nei? 3. Dårlig struktur, systemer og planlegging Orden tar tid, men uorden tar mye mer tid. Hvis du ikke planlegger selv, vil andre planlegge dagen for deg! Planene strukturerer dagen din og gjør deg mer effektiv. Å planlegge bedre gjør at du slipper utsettelser og å ta tak i problemer for sent. Skap deg gode systemer, det sparer tid på lang sikt. Vibeke Holtskog, Holtskog AS

6 4. Å gape over for mye, ikke delegere, perfeksjonisme og detaljstyring Når er noe godt nok? Er det du gjør nå det mest effektive og viktige? Må du gjøre alt selv? Har du for mange roller? For mye ansvar? Kutt! Deleger! Si nei! 5. Folk som stikker innom (og andre forstyrrelser) Si nei! Men på en hyggelig måte. Ta det opp når du har tid, avtal å ta pauser sammen. Når du må ta dem imot, vær mer effektiv i din kommunikasjon! 6. Manglende selvdisiplin og konsentrasjon (og motivasjon?) Skap fokus og flyt. Gi deg selv små premier i løpet av dagen når du har fått gjort det du skal. 7. Møter Her er et stort potensiale for effektivisering. Kan møtet strammes inn til halve tiden? Må du være med? Kan andre møte for deg eller kan du få vite hva som foregikk av en som var der? Hvordan ta vare på seg selv i en stresset hverdag? Vi kan bli ganske slitne når det stormer som verst rundt oss! Hardt press over lengre tid har en tendens til å skape sykdom, vondter (nakke, skuldre, rygg), søvnproblemer, magetrøbbel, m.m. Både arbeidsgiver og du selv vil tjene på å sette ned foten og at du passer på deg selv. Da er du nødt til å ta pauser. Her har du noen gode råd som du ikke må la arbeidspresset skyve vekk: Ta pauser! (Hjernen trenger pauser med maksimum 2 timers mellomrom (og helst hver time). Lytt til kroppen! Husk å planlegge tiden du skal bruke på pausen, slik at de ikke blir for lange og gir deg dårlig samvittighet) Sett grenser! (Lær deg å si nei) Ta vare på hverandre! (Kan du hjelpe meg? Kan jeg hjelpe deg? Kan vi støtte hverandre?) Tenk mer på deg selv / gjør mer av det du liker! ( og smil mens du gjør det! Eller bruk tid på ikke å gjøre noe! Dårlig samvittighet er et ikkeord. Legg store steiner når du planlegger uken din og pass på at du ikke bare tenker jobb, men også privat. Den viktigste steinen er kanskje deg selv? Hva gir deg påfyll og energi?) Sov nok! (7-9 timer er en friskfaktor, 4-6 timer er en risikofaktor!) Husk at endring krever vilje, omstillingsevne, besluttsomhet og selvdisiplin. Det er nå jobben begynner. Lykke til! Vibeke Holtskog, Holtskog AS

7 Vil du lese mer? Disse bøkene kan være nyttige og gir gode tips: Adekvat forlag Fagbokforlaget Piratforlaget Jeg anbefaler også disse bøkene, som kan lastes ned gratis: Time of your life: 5 ganger mer effektiv med flyt: På tide å være effektiv: Ukentlige tips til en mer effektiv hverdag får du av David Stiernholm ved å melde deg på hans nyhetsbrev her: På bloggen til min kollega Bjørn Hopland finner du også en rekke gode tips: Spørsmål? Kommentarer? Ta gjerne kontakt med meg! Vil du stå på min dryppmailliste? Da får du en historie i måneden til inspirasjon og ettertanke. Send meg en e-post eller meld deg på via Vibeke Holtskog vibeke@holtskog.no Vibeke Holtskog, Holtskog AS