DEN NORSKE KIRKE Rennebu kirkelige fellesråd

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Rennebu kirkelige fellesråd Møteprotokoll for Rennebu kirkelige fellesråd Tid: kl. 20:00 Sted: Berkåk menighetshus Fremmøtte: Anne Marie Nyhus Kåre Haugan Arve Erik Withbro Bjørn Rogstad Leder Ingrid Meslo Nestleder Arvid Tverdal Alf Gunnes Anette Kristin Vognild Herborg Skjolden kirkeverge Forfall: Sakliste med saksdokument: Saksnr Tittel Saksbehandler 2016/1 Godkjenning av innkalling og Herborg Skorpe Skjolden sakliste 2016/2 Godkjenning av møteprotokoll for Herborg Skorpe Skjolden RKF 1.desember /3 Attestasjonsrett for Herborg Skorpe Skjolden menighetssekretær 2016/4 Forsikring av kirkene Herborg Skorpe Skjolden 2016/5 Kirkepartner IKT og Kirkebakken - Herborg Skorpe Skjolden intranett og nettside 2016/7 Brannvarslingsanlegg Berkåk kirke Herborg Skorpe Skjolden 2016/8 Byggekomite til renovering Herborg Skorpe Skjolden Rennebu kirke 2016/9 Møteplan for Rennebu kirkelige Herborg Skorpe Skjolden fellesråd våren /10 Eventuelt RKF 12.januar 2016 Herborg Skorpe Skjolden

2 Meldinger: Orienteringssaker 1) Registrering av interiør i kirkene Menighetsrådene fikk i høst oppdrag om å registrere interiør i kirkene. Innset og Berkåk har ferdigstilt registrering og fotografering. Rennebu menighet har begynt registrering tirsdag 5.januar. De er det eneste soknet som har to kirker å dokumentere. Det er satt en frist til 15.januar av kirkevergen for å få inn alt grunnlagsmaterialet. Kirkevergen har videre frist til 31.januar med å få lagt alt over i Kirkebyggdatabasen. Kirkebyggdatabasen er en database opprettet av KA til bruk for å samle all dokumentasjon om kirkebyggene. Det er allerede lagt inn størrelse på kirkene, effektbruk, hvilke branntekniske tiltak som finnes etc. 2) Rennebu kommune besluttet i kommunestyret den 17.desember 2015, å gi et tilskudd på kr til drift av Rennebu kirkelige fellesråd. Dette er i samråd med minimumsbeløpet fellesrådet søkte om i budsjettforhandlingene. Det er en økning på 2,27 % og omfatter i utgangspunktet kun lønnsvekst og ikke prisvekst. Gjennom behandling av økonomiplanen fikk fellesrådet tilskudd på kr til rehabilitering av Rennebu kirke og kr til installasjon av brannvarslingsanlegg i Berkåk kirke. Rådmannen hadde ikke lagt inn forslag på vedtak om midler til brannvarslingsanlegg, men Bjørn Rogstad og Arve Withbro fremmet forslag direkte i møtet og ble hørt. Det er svært gledelig. 3) Sprinkleranlegget i Rennebu kirke ble satt i drift i september Rørleggermester Aunmo på Røros var entreprenør. I høst, 26.oktober, foretok A.R. Helgemo en årssjekk av anlegget. Dessverre oppdaget kirketjener Jon Olav Voll allerede samme kveld at noe ikke fungerte som det skulle. Helgemo foretok ny befaring, som i hans papirer er kalt feilsøk, 29.oktober. Bjørn Rødli fra Norsk Sprinkler var også med. Sammen fant de noen uregelmessigheter og dette ble rettet på. Til tross for dette, har anlegget bare delvis vært i drift siden slutten av oktober. Etter hvert som gradestokken signaliserte lavere temperaturer, frøs flere sprinklerhoder. Heldigvis har ikke forfrysningene ført til vannskader, da Jon Olav Voll har vært svært påpassende. Like under jul, 22.desember, ble anlegget satt i vanlig drift, for bare å bli satt ut av drift igjen den 30.desember. Det er berammet et møte 11.januar mellom kirkeverge, Helgemo og Aunmo for å gå gjennom feilene som har oppstått og hvor det økomiske ansvaret skal ligge. Fellesrådet har foreløpig kun betalt for årssjekken og avvist senere krav etter feilsøk. Ved ferdigbefaring gikk 3.part, Bjørn Rødli fra Norsk Sprinkler, god for oppsettingen av anlegget. Etter et års drift er kirkevergen usikker på om dette er tilfellet. 4) Varmestyringen i Rennebu og Berkåk kirke måtte skiftes ut i høst. Et lynnedslag skapte nedsmelting av hele varmestyringsskapet i Rennebu. Et relè smeltet ned i Berkåk kirke og forårsaket skader på varmestyringsskapet. Årsak her er ukjent. Leverandør av skapene, som ble installert i 2013, er Safeheat i Kongsberg. Skapene som ble levert den gang er tatt ut av produksjon og Safeheat har i dag samarbeid med Enfo. Kirkevergen fikk gunstige priser på utskifting og installasjon av nye skap kalt Eflex. Til tross for gunstig innkjøp, har skadene gitt store utgifter på installsjonssiden. Rennebu elektro gjorde arbeidet i Rennebu kirke og Kraftlaget i Berkåk kirke. Kirkevergen har ikke eksakte utgifter på jobben ennå grunnet ulevert faktura fra Kraftlaget. Det er mulig å få refundert utgifter ut over kr , som er egenandelen i KLP forsikring. 5) Regnskapet for 2016 Regnskapet for 2016 er ikke mulig å melde enda. Kirkevergen vet det har vært ekstraordinære utgifter i forbindelse med skifte av varmestyringsskap grunnet skader. Samtidig har en i stab vært sykmeldt fra januar til september. Vikar har vært tilsatt, men utgiftene til vikar har samlet sett vært mindre enn refusjon fra Nav. En annen faktor er og at premie til KLP pensjon har vært for høy grunnet at et medlem var satt som aktiv uten å være i jobb. Deler av innbetaling skal refunderes. Kirkevergen vet ennå ikke hvor høy denne refusjonen vil være. Kirkevergen forventer et merforbruk, men er usikker på hvor høyt merforbruket beløper seg på. Regnskapsavslutning vil avdekke dette. Trosopplæringen har eget lukket regnskap. Her er det et mindreforbruk grunnet mindre utbetalt lønn enn budsjettert. Mindreforbruket i trosopplæringen kan ikke gå inn i fellesrådets øvrige regnskap. Møterom i sokkel, Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

3 2016/1 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste for RKF 12.januar godkjennes som framlagt. Innkalling og sakliste for RKF 12.januar godkjennes som framlagt. 2016/2 Godkjenning av møteprotokoll for RKF 1.desember 2016 Møteprotokoll for RKF 1.desember 2015 godkjennes som framlagt. Underskrivelse av protokoll vil heretter skje i påfølgende møte. Møteprotokoll for RKF 1.desember 2015 godkjennes som framlagt. 2016/3 Attestasjonsrett for menighetssekretær Kirkevergen er den som anviser regninger og lignende til behandling for kommunekassen og lønnskontor. Det er behov for en som i forkant av en anvisning kan attestere på ankomne varer og fakturaer. Dette for at to personer skal ha kontroll med innkomne fakturaer og at det stemmer. Forslaget fra kirkevergen er at menighetssekretærstillingen tillegges denne oppgaven. Fram til nå har kirkevergen anvist alene, og ingen har attestert. Menighetssekretærstillingen innehar attestasjonsrett og attesterer på innkomne faktura.

4 Kirkevergen anviser. Menighetssekretærstillingen innehar attestasjonsrett og attesterer på innkomne faktura. Kirkevergen anviser. 2016/4 Forsikring av kirkene Rennebu kirkelige fellesråd har hatt ulike selskap til å forsikre kirkene. Gjensidige var part i mange år, men fellesrådet valgte å gå over til Knif i Knif ble tilbyder etter at KA (Kirkelig arbeidsgiver - og interesseorganisasjon) fikk til en rammeavtale. I 2013 varslet Knif om ganske stor økning i premien grunnet flere kirkebranner (Hønefoss, Porsgrunn og Kopervik) på kort tid. Fellesrådet valgte dermed å gå over til KLP og har hatt dette forsikringsselskapet i to år. Da fellesrådet valgte å gå over til KLP, var gevinsten på omlag kr I dag er det heller lite som skiller, men det kan se ut for at Knif har bedre rabattordninger i forhold til tiltak som reduserer premie. Det kan også gi kr i egenandel for en mindre sum enn KLP med sine kr Erfaringene våre det siste året er at sum på egenandel er av betydning. Vi har hatt lynnedslag i Rennebu kirke og nedsmelting (branntilløp) av relè i Berkåk kirke. Når skadene er såpass store, men ikke kommer over en betydelig egenandel, merkes det på regnskapet. Knif har gitt pristilbud på kr for kirkebygg og løsøre og kr. (venter på svar). Egenandelen er på kr for inventar/løsøre. Knif gir 5% rabatt av premien ved å høyne egenandel til kr Laveste egenandel på inventar/løsøre i servicebygg er på kr KLP har pris på kr for kirkebygg og løsøre og kr for servicebygg m/løsøre. Egenandelen er på kr for inventar/løsøre. Ved reduksjon av egenandel til det halve, vil det komme tillegg på omlag kr Egenandel på nventar/løsøre i servicebygg på kr Erfaring med Knif som forsikringsselskap når stor skade oppstår: Kirkevergen har hatt kontakt med Karmøy kirkelige fellesråd som fikk totalskadet Kopervik kirke i brann i Kirkevergens kontor har ikke tidligere hatt så store skader og har derfor bare erfaringen med Knif, men denne er god. Selskapet oppleves som profesjonelt og ryddig. Det opplevdes også slik etter lynnedslag i to andre kirker, med mindre omfattende skader. Selskapet fulgte opp og det var enkle prosesser. Knif og KLP er de to største selskapene på forsikring i Norge. Andre selskap leverer også forsikring, men i mindre omfang. Kirkevergen har på nyåret hatt kontakt med Gjensidige. Deres prosedyre er noe annerledes enn for KLP og Knif. Gjensidige vil ha en egenerklæring om hvert bygg, og deretter vil en person besiktige byggene. I forhold til å få avgjort denne saken, vil det ikke bli tid nok. Meldal sparebank v/eika tilbyr ikke kirkeforsikringer. Forslag til avgjørelse: Kirkevergens forslag, i samråd med fellesrådets leder, går ut på at fellesrådet velger en avtale mellom de to tilbudene som er. Tilbudet fra Knif er mest formålstjenlig ut fra dagens nivå. Rennebu kirkelige fellesråd overfører forsikring av kirkebygg og servicebygg til Knif fra og med

5 Rennebu kirkelige fellesråd overfører forsikring av kirkebygg og servicebygg til Knif fra og med /5 Kirkepartner IKT og Kirkebakken - intranett og nettside Kirkepartner IKT er et selskap eid av Den norske kirke og KA. Den norske kirke har over år hatt et ønske om å få samle alle fellesråd, bispedømmeråd og menigheter i et eget intranett og med felles profil på nettsidene. Dette er blitt virkelighet, men hvert fellesråd etc. må tegne egne abonnement. Hovedkontoret for Den norske kirke i Oslo og alle bispedømmekontorene er blitt pålagt overgang til Kirkepartner IKT. Det er planlagt å innføre et insentiv ("pisk" på godt norsk) for alle fellersråd/menigheter med frist innen juli Kirkevergen mener derfor det likeså godt er klokt å bestille pakken fra Kirkepartner allerede nå. Pakken innebærer en bedre webløsning, internettsider, enn vi har i dag og et intranett med bedre mulighet for interaksjon mellom kirkekontorene. Kostnader: Kjøp av aksje i Kirkepartner IKT. Dette er et engangsbeløp. Det kjøpes en aksje slik at selskapet eies av menighetene selv. Aksjen koster kr.1000 ved innmelding. Årlig fast avgift for bruk av webløsning og intranettet (som er navnet "Kirkebakken"): kr.5500 Årlig avgift per bruker som er knyttet til intranettet. Kr. 500 per bruker/år. Menighetsrådsmedlem kan også knyttes til. Da koster abonnementet kr.250/år. Det må nevnes at denne løsningen som nå presenteres, har vært lansert med atskillig høyere avgifter. Kirkevergen har derfor ikke vurdert overgang tidligere. Rennebu kirkelige fellesråd har i dag et abonnement på webløsning via Kirkedata. Denne er ikke svært god, lite praktisk og er heller ikke kompatibel med smarttelefon. Kostnaden per år er på cirka kr Det vil derfor være noe økning i utgifter, men vi får også et tillegg i og med at Kirkepartner gir både web og intranett. Kostnad med fast avgift og seks brukere (kirkeverge, menighetssekretær, sokneprest, organist, kirketjener og trosopplærer) vil koste kr Det kan være mulig å be om rabatt på avgiften der hvor bruker har liten stilling. Rennebu kirkelige fellesråd knytter seg til Kirkepartner IKT og ber om abonnement på webløsningen og intranettet "Kirkebakken". Fellesrådet knytter seg opp med seks brukere første året. Det vurderes etter ett års bruk om fellesrådet bør knytte flere brukere til løsningen, også brukere som er rådsmedlemmer. Rennebu kirkelige fellesråd knytter seg til Kirkepartner IKT og ber om abonnement på webløsningen og intranettet "Kirkebakken". Fellesrådet knytter seg opp med seks brukere første året. Det vurderes etter ett års bruk om fellesrådet bør knytte flere brukere til løsningen, også brukere som er rådsmedlemmer. 2016/7 Brannvarslingsanlegg Berkåk kirke

6 Elotec på Oppdal, via Knif-avtalen, har gitt et tilbud til Rennebu kirkelige fellesråd om installasjon av brannvarslingsanlegg i Berkåk kirke. Tilbudet gjelder ferdig installert anlegg, og som innehar mulighet for overvåking av alarmlinjer. Knif (Kristen-Norges Interessefellesskap) er en innkjøpsordning hvor medlemmer får tilgang til avtaler man ikke kunne ha fått ved å forhandle som enkeltbedrift. Knif forhandler på vegne av mange bedrifter og får dermed tilgang til gunstigere priser. Dette gjelder blant annet en rammeavtale mellom Elotec og Knif. Elotec vil i vårt tilfelle prosjektere, tegne og beregne anlegget vederlagsfritt. Det gir lav totalpris. I forslaget fra Elotec er det Elektro1 på Oppdal som monterer. Vedlagt saken er tilbudet fra Elotec på kr eksl.mva. Dette tilbudet forutsetter mulighet for å sikre utvendig ved hjelp av aspirasjonsdetektorer. Ved legging av varmedetekterende kabel i stedet, kan tilbudet øke noe. Rennebu kirkelige fellesråd aksepterer Elotec sitt tilbud datert 23.desember 2015 om installasjon av brannvarslingsanlegg i Berkåk kirke. Kåre Haugan erklærte seg inhabil og deltok ikke i behandlingen. Rennebu kirkelige fellesråd aksepterer Elotec sitt tilbud datert 23.desember 2015 om installasjon av brannvarslingsanlegg i Berkåk kirke. 2016/8 Byggekomite til renovering Rennebu kirke Revidert utredning fra saka 1.september: Rennebu kirke trenger renovering og dette er det stor politisk enighet om. Rennebu kommune har gitt prosjekteringsmidler på kr (og kr til sjølve rehabiliteringen) Det er et stort prosjekt og det er behov for en egen byggekomite. Byggekomiteen vil svare til fellesrådet. Komiteen arbeide etter et gitt mandat. Kirkeverge er sekretær for komiteen. Prosjektleder (stod byggherreombud Lyder her tidligere) bør også møte. Det vil være av betydning at komiteen er med og drøfter hvilke tiltak som skal gjøres og hva som skal prioriteres. Er det ikke grunnlag for gode nok avgjørelser, utarbeides dette før vedtak. For tiden arbeids det med å knytte seg til fagkonsulent Bjørn Øyangen i Trondheim kirkelige fellesråd. Forprosjektet omfatter innhenting av tilbud fra arkitekter etter utarbeidelse av underlag for hva som skal rehabiliteres. Det vil videre arbeides med selve prosjektet og anbudsunderlaget som skal ut til Doffin, portalen for offentlige anskaffelser. Byggekomiteen bør være sammensatt av folk fra politisk hold, fra fellesrådet, fra Rennebu menighet og fra stab. Harry Lyder gikk inn i et samarbeid med fellesrådet sommeren 2015, men dette samarbeidet ble avsluttet i midten av desember. Kirkevergen vil i nær framtid legge fram et forslag til anbudsunderlag for prosjektledelse av rehabilitering av Rennebu kirke. Videre vil prosjektleder ha ansvar for å skaffe kompetanse til forprosjekteringen. Dette vil så ende opp med et fullstendig anbudsunderlag som legges ut på Doffin slik at entreprenører kan komme med sine tilbud innen en gitt frist. Håpet er å starte arbeid allerede til sommeren.

7 Mandatet til byggekomiteen er et justert forslag fra saken i september. Kandidater til komiteen er foreslått av leder og kirkeverge. Det er lagt vekt på nærhet til kirkebygget samt kompetanse. Forslag til mandat: Komiteen skal vurdere hvilke tiltak ved rehabilitering av Rennebu kirke som må gjøres og foreta en rangering av tiltakene ut fra behov. Unntak fra vurdering er rehabilitering av tak. Dette er prioritet nummer en. Vurdering av tiltak forelegges fellesrådet innen behandling av innkomne tilbud for hovedprosjekt. Byggekomiteen vil delta i vurdering av innkomne tilbud når forprosjekt og hovedprosjektet dras i gang. Vurdering av tilbud overgis fellesrådet. Fellesrådet vedtar hvem som får tilbudene. Byggekomiteen vil i byggeperioden være fellesrådets forlengede arm ved avgjørelser av mindre art. Det vil være vurderinger byggherreombud og kirkeverge må ha drøftet i byggekomiteen. Byggekomiteens leder avgjør hvilke saker som er av slik art at det må avgjøres i fellesrådet. Kirkevergen er sekretær for byggekomiteen. Prosjektleder møter også i komiteen når det er er ønskelig. Grunnlag komiteen har for vurderinger: - rapport fra NIKU, mars vurdering fra Jon Ivar Breen, sept referat fra befaring v/bjørn Øyangen, Trondheim kirkelige fellesråd og Daniel Wiesenberg, Rambøll, juli NIKU-rapport med bemerkninger fra kirkevergen, nov-15 Forslag til kandidater: Kjell Gunnes, etablerer og eier av Rennebu snekkeri. Tidligere leder av fellesrådet. Tora Husan, tidligere kommunal politiker, klokker i Rennebu kirke, aktiv i ulike styrer Jon Olav Voll, kirketjener - og kirkegårdsarbeider. Har nærhet til bygget, estetiker og praktiker. Kirkevergen er sekretær for komiteen. Prosjektleder møter i komiteen ved behov Fellesrådet vedtar følgende medlemmer til byggekomite for rehabilitering av Rennebu kirke: Kjell Gunnes, leder av komiteen Tora Husan Jon Olav Voll Kirkevergen er sekretær for komiteen. Prosjektleder møter i komiteen. Fellesrådet vedtar følgende medlemmer til byggekomite for rehabilitering av Rennebu kirke: Kjell Gunnes, leder av komiteen Tora Husan Jon Olav Voll Kirkevergen er sekretær for komiteen. Prosjektleder møter i komiteen.

8 2016/9 Møteplan for Rennebu kirkelige fellesråd våren 2016 Møteplan for våren 2016 godkjennes som følger: Tirsdag 15.mars kl.20 Tirsdag 19.april kl.20 Tirsdag 24.mai kl.20 Tirsdag 14.juni kl.20 Rennebu kirkelige fellesråd har følgende møtedager våren 2016: Torsdag 17.mars kl.10 Torsdag 21.april kl.10 Torsdag 26.mai kl.10 Torsdag 16.juni kl /10 Eventuelt RKF 12.januar 2016 Kirkelig arbeidsgiver - og interesseorganisasjon (KA) arrangerer kurs for nye fellesråd onsdag 3.mars på Støren hotell kl Fellesrådet måtte ta stilling til om de skulle sende medlemmer på kurs. Anne Marie Nyhus, Arve E. Withbro, Bjørn Rogstad og Herborg Skjolden deltar på kurs for nye fellesråd på Støren hotell onsdag 3.mars. Kirkevergen foretar påmelding.