VEDLEGG - ÅRSMELDING 2012 DRIFTSENHETENE

Transkript

1 VEDLEGG - ÅRSMELDING 2012 DRIFTSENHETENE Grimstad kommune 0

2 1.Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse Enhet: HR-avdelingen Enhet: Økonomiavdelingen Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten Enhet: NAV Grimstad Enhet: Boveiledertjenesten Enhet: Helsetjenesten Enhet: Hjemmetjenesten Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård Enhet: Frivolltun Enhet: Feviktun Enhet: Bestillerenheten og ISF Enhet: Kjøkkentjenesten Enhet: Kulturtjenesten Enhet: Bibliotek Enhet: Kvalifiseringstjenesten Enhet: Veilednings- og utviklingstjenesten Enhet: Eide barnehage Enhet: Tønnevoldskogen barnehage Enhet: Storgaten barnehage Enhet: Hausland barnehage Enhet: Grimstad barnehage Enhet: Fevik skole Enhet: Holviga skole Enhet: Landvik skole Enhet: Eide skole Enhet: Grimstad ungdomsskole Enhet: Fjære ungdomsskole Enhet: Fjære barneskole Enhet: Frivoll skole

3 32. Enhet: Jappa skole Enhet: Langemyr skole Enhet: Plan, miljø og landbruk Enhet: Byggesak Enhet: Oppmåling Enhet: Bygg- og eiendomstjenesten Enhet: Brann- og feiertjenesten Enhet: Kommunaltekniske tjenester Enhet: Grimstad Havn Enhet: Vann-, avløps- og renovasjonstjenester Enhet: Feiertjenesten

4 2.Enhet: Enhetsleder: Alf Stensli HR-avdelingen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig Revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 10,1 8,5 1,6 19 Brutto årsverk 28,8 30,8-2,0-6 Nærværs- % 93,6 95,1-1,5 - Kommentarer: Årsaken til den kraftige økningen i regnskapet mellom årene er den endringen som er gjort ved at lærlingene nå er lagt til HR-avdelingen. Det er et marginalt merforbruk på lønn, som blant annet skyldes overtid, og en overgangsperiode med ekstraressurs på lønningskontoret. Avdelingens inntekter dreier seg om et nullsumspill med lærlinger, slik at dette ansvaret går i null. Det er lagt inn en fast post med inntekter fra selvfinans, som ikke kan påvirkes. Det kommer inn BHThonorar og Tilretteleggingstilskudd fra NAV, som regnes mot kostnader til bedriftshelsetjeneste. Disse tilskuddene er ikke inntekter det budsjetteres med. Avdelingen drives på en forsvarlig og nøktern måte. Innleie i starten av året bidro til noe økte utgifter. Konsulenthonorar til Evry for kvalitetsforbedring av Agresso lønns- og personalsystem har også bidratt til noe høyere utgifter. Det er en prosess i gang sammen med rådmann for å finne historiske årsaker bak ubalansen mellom budsjettramme og virkelighet. I HR-avdelingen er det faste kontrakter på til sammen 10,2 årsverk. Det lavere tallet i 2011 skyldtes oppsigelser, nyansettelser, permisjoner og sykdom. Brutto årsverk inkluderer både frikjøpte tillitsvalgte, hovedverneombud og lærlinger. Det vil være en naturlig variasjon i dette tallet spesielt på bakgrunn av lærlingene. Det er svært lavt sykefravær i HR-avdelingen, og det er gledelig at vi ikke har lange sykefravær blant de fast ansatte. Økningen ligger i hovedsak på lærlingene. Selv om vi gjør et godt forarbeid ved inntak av lærlinger, er det bekymringsfullt at en for stor andel av lærlingene sliter med alvorlige sykdomsbilder har vært nok et år med svært stram drift i HR-avdelingen. Flytting til nye lokale medførte en del ekstrautgifter, i tråd med retningslinjene for flytting. Innleie ble benyttet før fast ansettelse i en stilling på lønningskontoret, og det har blitt benyttet noe ekstra bemanning i en periode for å sikre tilstrekkelig kapasitet gjennom opplæring. Oppfølging og tiltak: Det er gjennomført en rekke kvalitetsforbedrende tiltak i Av IKT-prosjekter er de viktigste: Ansettelsesprosess, en integrasjon mellom WebCruiter og Ehorte. En digitalisering av prosessen med overføring av arkivverdige dokumenter til sak/arkiv. Avlaster ledere og merkantile med manuelle oppgaver. Fraværsprosjekt, som er et forprosjekt for innføring av varsler i henholdt til IA avtale for bedre oppfølging av sykemeldte. Innføring av MinSide for svært mange av kommunens ansatte, innebærer digitalisert selvbetjenning av reiseregninger, timelister, fravær og lønnsslipp. Ressursforvaltning på web (RPW), som iverksettes i 2013, er en digitalisering av prosessen med 3

5 arbeidsavtaler samt endringer og sluttmelding til lønningskontoret. Innføring og videreutvikling av RS som er ressursstyringsmodulen for pleie og omsorg, et forsystem inn mot lønns- og personalsystemet. Arbeid med Extens, som er tilsvarende system for skolene. HR-avdelingen har sørget for opplæring av ledere gjennom HMS kurs, kurs for nytilsatte og opplæring i personalforvaltning av ledere gjennom to moduler. Praktisk personaljuss og håndtering av ikke fungerende arbeidstakere, med Knut Ulleberg. Sektorenes HR-rådgivere driver aktivt arbeid ut mot alle enheter også med oppsøkende aktiviteter, og ledernes tilbakemeldinger er at de er svært godt fornøyd med samarbeidet og bistanden. Andre sentrale aktiviteter er gjennomføring av hovedoppgjør, iverksetting av sentralt oppgjør og gjennomføring av lokalt oppgjør. Revidering av lønnspolitisk plan. Revisjon av HMS-håndbok. Kurs for ledere og kontorpersonale i feriepenger, sykepenger og lønnsmeldinger. Lønningskontoret driver oppsøkende virksomhet, og reiser ut til enheter og gir opplæring ved behov. Dette gjelder spesielt opplæring av nye ledere og kontorpersonalet. Det er fokus på å formidle regelverk ut til ansatte slik at de vet sine rettigheter og plikter. Lønn avstemmes månedlig. Lønningskontoret er à jour med å søke refusjon til NAV for sykepenger og foreldrepenger hver måned, i tillegg er det et aktivt arbeid for å purre restanser hos NAV. Lønningskontoret har fordelt ansvar og oppgaver slik at sårbarhet reduseres, dette medfører samtidig mye intern opplæring for å høyne kunnskapsnivået. Avdelingen opplever et godt samarbeid med kommunerevisjonen. HR-avdelingen vurderer situasjonen slik at vi både overholder tidsfrister og har forbedret kvaliteten til arbeidet som utføres. HR-avdelingen har klokketro på oppfølgingsmetodikken gjennom Dialogplassen, og registrerer ikke bare et lavere sykefravær. Lederne blir trenet på alle sider av oppfølgingen og har blitt både dyktigere og mer rutinerte Dialogplassen er en læringsarena. HR-avdelingen er som vist ovenfor involvert i et stort antall prosjekter, spesielt felles IKT-prosjekter, og denne involveringen reduserer avdelingens kapasitet. Refusjonsmodulen i Agresso lønn og personal er i god drift, den krever mer tid enn tidligere, men effekten er en meget god kvalitet på arbeidet. Midlertidig ansettelse i 50 prosent stilling på lønningskontoret ble avsluttet ved utgangen av året. Resultat- og måloppnåelse: HR-avdelingen har svært mange oppgaver knyttet til drift, slik at det er problematisk å sette av nok tid til arbeid med utvikling gjennom ulike prosjekter og planer. HR-avdelingen arbeider for å frigjøre tid til utvikling, prosjekter og planer. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Iverksette utviklingsprogram basert på visjon Programskisse er under arbeid sammen og verdier. med rådmann. 2 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning. Ikke iverksatt enda. 3 Implementere kompetanseplan. Arbeid startet med innledende møter for å finne standpunkt da det er mye som er gjort i de to største sektorene 4 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi. Lønnspolitisk plan er ferdig. Arbeidsgiverstrategi er ikke. 5 Innføre selvbetjeningsløsning. Dette er innført i henhold til plan. 4

6 6 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 7 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid. 8 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Oppfølging skjer helt i hht plan. Innholdet er under utvikling. Øk- og HRrådgiverne går sammen i Helse- og sosialsektoren. Lønningskontoret utfører sitt arbeid i tråd med rutiner og retningslinjer. Kompetanseutvikling skjer ihht plan. Arbeid i henhold til plan. Streikeberedskap gjennomgått. 5

7 3.Enhet: Økonomisjef: Helge Moen Økonomiavdelingen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig Revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 21,8 19,7 2,1 11 Brutto årsverk 22,5 21,1 1,4 7 Nærværs- % 93,8 93,3 0,5 - Kommentarer: Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 0,7 mill kroner til 12,2 mill kroner fra 2011 til Denne økningen i hovedsak innenfor lønnsområdet, og knyttes til økning i antall stillinger. Økning i antall årsverk er 1,4 for denne perioden. I 2011 var det vakante eller ubesatt stilling som nå er til personell i, økonomirådgiver. Dette sammen med en overføring av oppgaver innenfor fakturering, forklarer denne økningen. Det er fortsatt mer enn en vakant stilling i økonomiavdelingen. Det vurderes løpende forsvarligheten i å tilsette i disse stillingene. Avdelingen drives i henhold til budsjett. Sykefraværet er 6,2% I Fraværet er redusert med 0,5 prosentpoeng i forhold til Fraværet har vært knyttet til langtidsfravær for enkelte ansatte som er fulgt opp i henhold til kommunens rutiner. Per utgangen av 2012 har avdelingen kontroll over langtidsfraværet slik at frværet vil falle i periodene som kommer. Tiltak: Økonomiavdelingen drives nøkternt. Det brukers ikke overtid og det tas ikke inn vikarer ved fravær. Når det gjelder kompetanseutvikling vil dette bli satset på mer framover. Det vil også bli brukt midler i løpet av 4. kvartal til møbler og utstyr til avdelingen. Dette gjøres innenfor vedtatt budsjettramme. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Overta ansvar for kommunens virksomhetsstyring Økonomiavdelingen overtok ansvaret for styringssystemet SAS, 1. jan. Systemet er avviklet. Det benyttes manuelle rutiner 2 Dokumentere rutiner og økonomiprosesser Deler av virksomheter er prosessmodellert og dokumentert 3 Alle sektorer og enheter skal delta i driftsoppfølgingssamtaler med sin leder Alle sektorer deltar i oppfølgingssamtaler. Systemet implementeres for enhetene. 4 Etablere et digitalt budsjettverktøy. Budsjettverktøyet er testet og implementert. Full bruk i budsjettarbeidet for

8 4.Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinneli Revidert avvik % g Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 15,1 8,3 5,4 65 Brutto årsverk 15,7 9,8 5,9 60 Nærværs- % 95,0 96,0-1,0 - Informasjons- og serviceavdelingen (ISA) og rådmannens stab ble slått sammen fra 1. januar Den nye støtteavdelingen har fått benevnelsen Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA). Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 355 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %. Lederstøttefunksjonen, som tiltrådte 1. november, har blitt plassert i avdelingen. Dette utgjør en total fast stillingsramme for AKA på 1510 %. Overordnet planlegging (kommuneplan, temaplaner, utrednings- og analysearbeid, bruker- og innbyggerundersøkelser) er overført til Sektor for samfunn og miljø (tidl. Teknisk sektor). Helhetlig virksomhetsstyring er overført til Økonomiavdelingen. AKA hadde i 2012 ansvar for kommunens fellestjenester, koordinering, politisk sekretariat, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomhet, innkjøpsavtaler, bostøtteordning, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost m.m, samt generell service. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. E-forvaltnings- /digitalkommunen Grimstad er i utvikling og AKA skal bidra til å dele kunnskap på effektive måter og ivareta aktiv kommunikasjon. Brukere og innbyggere er i større grad aktive deltakere i det digitale offentlige rom. Kommunen vil styrke lokaldemokratiet og forholde seg til kravene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. Kommentarer: Årsregnskapet viser et underskudd på ca en halv million. 4. kvartal viser en svikt på inntektssiden på ca i forhold til revidert budsjett. I revidert budsjett er det budsjettert med en større avdel av VAR inntekter enn det avdelingen i realiteten har blitt tilgodesett med. Dette svekker avdelingens resultat med ca kr. Avdelingen har også båret kostnadene til lønn og utstyr til lederstøttefunksjonen som ble ansatt i november, en stilling som ble vedtatt av kommunestyret i juni, og derfor ikke lå inne i 2012-budsjettet. AKA belastes i tillegg for all fasttelefonbruk og porto for hele rådhuset. Disse kostnadene er de største enkeltkostnadene utenom lønn, og kommunen har hatt et vesentlig overforbruk av disse. Antall årsverk er økt grunnet sammenslåing av ISA og rådmannens stab. Sykefraværet er svært lavt; - 5 %. Tiltak: I september ble en helhetlig kommunal facebookside lansert. Den har i underkant av 700 likere ved årets slutt, og har blitt etablert som en av kommunens faste kommunikasjonskanaler. Fra juni av har avdelingen stått for overføring av kommunestyremøter på Web-TV. Det er dessuten gjennomført tiltak for å bedre informasjonsservicen i kommunen. Ut over daglig drift kan det nevnes at 7

9 prosjektrapporten Bedre informasjonsservice i Grimstad kommune er blitt utarbeidet og vedtatt. Det har blitt jobbet for å forbedre Grimstad kommunes nettsider, og besøket på kommunens nettsider har økt fra unike besøkende i 2011 til unike besøkende i 2012, og totalt ca sidevisninger. Medarbeidere deltar i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Det jobbes også med mulighetene for å gi direkte tilgang til offentlige dokumenter fra postlistene (inkl. ROSanalyse). For at de ansatte i avdelingen skulle sitte mest mulig samlet, er det gjennomført flytting av avdelingen til østfløy, 1. etasje. Nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fått etablert avdelingen Avdelingen skal ha bistått tjenesteenhetene og rådmannens ledergruppe i å få utført sine kjerneoppgaver. Fått oversikt over avdelingens tjenestespekter, tydeliggjort innsatsområder, foretatt personaldisponering og spesialisering, utarbeidet jobbkrav, fått koordinert virksomheten, foretatt tilpasninger, klargjort arbeidsprosesser, rutiner og standarder både internt i avdelingen og i forhold til hele kommuneorganisasjonen. 2 Gjort kommunen enda lettere tilgjengelig Fått vedtatt og iverksatt kommunens informasjonsog kommunikasjonsstrategi. Publikum skal kunne ha nådd kommunen via Innbyggerportalen, ved besøk/fremmøte, telefonkontakt, papirpost og epost Kommunal facebookside med veggtjeneste. 3 Støttet de folkevalgte i deres arbeid Digitalisering og automatisering skal være prioritert. Ivaretatt og videreutviklet digitale tjenester med sikte på døgnåpen forvaltning og dialog med innbyggerne. Fulgt opp bruker- og innbyggerhenvendelser. Merinnsyn skal være praktisert. Ivaretatt en aktiv kommunikasjons- og informasjonsstrategi - åpen kommune med innbyggernes tillit. Bidratt til en mer aktiv informasjonstankegang i hele kommuneorganisasjonen. Alle tjenesteenheter skal ha oppdaterte tjenestebeskrivelser. Gjennomført tiltak og holdningsskapende arbeid i forhold til informasjons- og tjenesteservice. Ivaretatt informasjonssikkerheten. Ivaretatt saksbehandling/forvaltning og fremlagt grunnlag for gode beslutninger i styrer, råd og utvalg. Ha fulgt opp/gjennomført politiske vedtak. Ha lagt til rette for dialog mellom folkevalgte, administrasjon og publikum på nettet. Synliggjort politikerne på nett. 8

10 Hatt fokus på omdømmebygging. 4 Ivaretatt god kvalitet på administrasjon Ha ivaretatt systemer som sikrer god kvalitet på administrasjon og oppfølging av politisk og kommunal virksomhet. Forvaltet lov- og regelverk som regulerer kommunens virksomhet. Ivaretatt kommunale, fylkeskommunale og statlige krav og forventninger 9

11 5.Enhet: Enhetsleder: Sosial- og barnevernstjenesten Vidar Gabrielsen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 42,8 28,2 14,6 5 Brutto årsverk 55,1 42,3 12,8 3 Nærværs- % 96,4 93,7 2,7 - Aktivitetsdata Resultater Barnevern Antall tiltak Omsorgsovert Antall i FH Kommentarer: Enslig mindreårige flyktninger står for en stor inntektsregulering som er foretatt i løpet av året. Dette skyldes at aktiviteten i EM-arbeidet økte betydelig i Merinntekter på kr ,- skyldes at vi har hatt større inntekter enn beregnet på refusjon for ressurskrevende brukere. Vi har også hatt større utgifter, se nedenfor. I november måned fikk vi et ekstratilskudd fra fylkesmannen som er beregnet brukt i Dette er avsatt på bundne fond, og gjenspeiles ikke i regnskapet for Utgiftene er 4,7 mill høyere enn budsjettert. Barnevernet står for 3,1 mill av dette, med størst merforbruk til kjøp av institusjonsplasser. Deler av dette merforbruketk, kr , skyldes ekstrautgifter for funksjonshemmede barn. Dette er kommunens utgift og har i realiteten ikke noe med barnvern å gjøre. Utgiften er heller ikke lagt inn i våre budsjetter. Kjøp av tjenester under sosial, står for snaut 1,5 mill. i merforbruk. Dette har sammenheng med større utgifter enn beregnet til særlig ressurskrevende brukere. Jobbsentralen har et negativt resultat på ,-. Det skyldes i hovedsak at det ikke har lyktes oss å få inn alt vi fakturerte av utførte tjenester og at vi har brukt 2500 arbeidstimer på Dømmesmoen i Disse timene har ikke har gitt oss inntekter, men har vært prioritert brukt til det fremfor andre oppgaver som kunne gitt inntekter. Endring i årsverk skyldes at vi høsten 2012 bemannet opp igjen miljøtjenesten til 2009-nivå og at vi har økt bemanningen i arbeidet med enslige mindreårige. Sykefraværet er lavt. Vi har hatt fokus på tett oppfølgning av sykemeldte og på personaltiltak som skaper et godt og trivelig arbeidsmiljø. Oppfølging og tiltak: Vi varslet tidlig at vi ville få et merforbruk i 2012 på grunn av stort merforbruk i 2011 og økte kostnader knyttet til fosterhjem og institusjonsplasser i barnevernet. I kvartalsrapporteringen har dette 10

12 også vært varslet. Utover året (kan vi skrive 2. kvartalsrapportering?) ble det varslet betydelig økte utgifter til ressurskrevende brukere. Etter tilsynet i Rusomsorgen i februar ble det klart at det var behov for å ansette flere personer i rusomsorgen, i stillinger som inntil da var holdt vakant av økonomiske årsaker. Økt antall ansatte har økt kostnadene, men har også gitt arbeidet med rusmisbrukere et betydelig løft. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning gjennom kvalifiseringsprogrammet Jobbsentralen har dette som sitt hovedfokus og lykkes innen for de bemanningsrammene de har. 2 Større grad av differensiert boligtilbud, følge Boligsosial handlingsplan. 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved økt fokus på tidlig innsats. Bruke ressurser gjennom nye stillinger. 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet mot dette. Det er fortsatt store utfordringer med gruppen av bostedsløse med rus og/eller psykiske lidelser. Kommunen hadde søkt om 3-4 nye stillinger fra den statlige satsningen på barnevernet, men fikk 1,5 stilling. Innenfor de stillingsrammer vi har mener vi dette er oppnådd. Vi har i løpet av året ansatt flere i miljøtjenesten og begynner å se resultatene av at brukerne blir mer bodyktige. Behovet for boliger er likevel langt større enn vi har, det er ikke kommet til en eneste ny kommunal bolig for våre brukere i Når det private boligmarkedet i Grimstad i tillegg er svært stramt, medfører det at det er svært utfordrende å finne permanente boliger til våre brukere. 5 Etablere Familiens hus Barnevernet har fått avklart sin rolle i Familiens hus og er klar til å bli en samarbeidspartner og å være representert i huset innenfor gitte rammer når tiltaket iverksettes. 11

13 6.Enhet: Enhetsleder: NAV Grimstad Finn B. Henningsen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 7,8 8,0-0,2 3 Brutto årsverk 8,9 9,4-0,5 5 Nærværs- % 94,1 92,4 1,7 - Aktivitetsdata Resultater antall klienter Innkomne Behandlede Ferdig beh Ventetid aktive Ventetid ferdig 21,83 14,05 7,78 55 Kommentarer: Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Utgiftene til sosialhjelp viser er underforbruk på kroner ,- for Det har vært jobbet svært godt med de tiltakene som ble satt inn for å redusere utgiftene til sosialhjelp. Dette har medført en betydelig reduksjon i utbetaling av sosialhjelp. Endring i faste årsverk fra 2011 til 2012 er en nedgang med 0,2. Dette er en justering til riktig antall årsverk. Vi har 7,8 faste årsverk og i tillegg har vi 0,5 midlertidig årsverk gitt i forbindelse med introduksjonsprogrammet. Dette er ingen reell endring fra Saksbehandlingstiden har økt i 2012 sammenlignet med Bakgrunnen for dette er mer grundig gjennomgang av den enkelte søknad. Dette antar vi er en av grunnene til redusert utbetaling av sosialhjelp for I 2012 er nærværsprosenten på 94,1 noe som er en økning på 1,7 % fra Dette er vi godt fornøyd med. Medarbeiderundersøkelsen for alle medarbeidere i NAV Grimstad viser for 2012 et meget godt resultat. Vi scorer høyest i Aust-Agder med en score på 27,5 poeng av 30 oppnåelige. Vi har hatt en økning på 1,5 poeng sett i forhold til Dette er et særdeles godt resultat. NAV Grimstad har en lav bemanning på kommunale oppgaver. Dette medfører at vi er meget sårbare ved fravær. Nærværsprosenten i 2012 har vært høyere enn i 2011, noe som også har vært medvirkende årsak til vårt gode resultat. 12

14 Oppfølging og tiltak: Tiltak Effekt Behov for hjelp fra kommunen Arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder Øke bemanning ift. flyktninger med ½ stilling Avklare tunge rusmisbrukere Krav om nøkternt forbruk av strøm. Beløpsfastsettelse i vedtak (1.200 til pr mnd) alt utover dette beløpet må dekkes av livsoppholdet. Stort fokus på at alle utlendinger må ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp Brukere i jobb. De som ikke ønsker arbeidsplikt velger å ikke søke om sosialhjelp. Reduksjon av sosialhjelpsutbetaling. Klare å følge opp flyktningene, slik at de kommer i arbeid etter endt Introduksjonsprogram Reduksjon i sosialhjelp fordi de går over på varig uførepensjon Reduserte utgifter til strøm. Reduksjon av sosialhjelp Utvidelse av Jobbsentralen med en arbeidsleder. Kommunale tiltaksplasser. Økning i lønnsbudsjett og tildeling av stillingshjemmel I tillegg har kontoret gjennomført «motiverende intervju» for alle medarbeidere. Et godt arbeidsmiljø bidrar også til god produksjon og stabilitet. Alle nyregistrerte brukere som er arbeidsføre har vilkår om arbeidsplikt ved Jobbsentralen. Resultat- og måloppnåelse: NAV Grimstad har i 2012 et underforbruk i forhold til budsjettet med kr ,-. Dette er en oppnåelse som vi har jobbet målrettet mot, og har vært «på dagsorden» i våre ledermøter og fagmøter gjennom hele året. Samtidig vil vi hevde at alle våre brukere har fått den ytelse de har krav på. Vi har spesielt hatt fokus på barnefamilier og bruk av «opplevelseskortet». I tillegg har brukt ca. kr til ekstra tilskudd i forbindelse med julen. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Brukere utprøves i ulike tiltak som Jobbsentralen, Pøbelprosjektet «Klart du kan» samt andre hensiktsmessige 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere arbeidsrettede tiltak. Vi har i dag ca 30 langtidsbrukere av økonomisk sosialhjelp i kvalifiseringsprogrammet. Disse brukerne har vi tett og god oppfølging på. 3 Godt arbeidsmiljø Vi skal være åpen og ærlig med hverandre både i forhold til ris og ros på tvers av avdelingene. Vi har innført faste fagmøter for å ivareta felles faglig forståelse i utøvelsen. Det er opprettet egen kulturgruppe for å fremme og iverksette ulike tiltak for å ivareta et godt arbeidsmiljø. 13

15 7.Enhet: Enhetsleder: Boveiledertjenesten Signe Ann Jørgensen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 79,8 68,7 11,1 16 Brutto årsverk 113,2 104,8 8,4 8 Nærværs- % 90,8 92,0-1,2 - Utviklingshemmede med Resultater tjenester u 16 år tjenester o 16 år støttekontakter Omsorgslønn tallene for antall personer med utviklingshemming er ikke revisorgodkjent enda. Kommunen rapporterer til staten kun på antall over 16 år. Alle tallene refererer seg til telletidspunktet. Det kan være variasjoner gjennom året. Kommentarer: 2013 har igjen vært et år med mange utfordringer, men også mange positive begivenheter for Boveiledertjenesten. Landviktun 7 ble åpnet i september. 6 brukeren har fått hver sin flotte tilrettelagte bolig, 19 ansatte har fått ny arbeidsplass og nye personer er ansatt. Det har vært krevende å få driften helt på plass. Nye rutiner, nytt bygg og ny personalgruppe krever sitt, men etter hvert har det meste funnet sin form. En klagesak har ført til at fylkesmannen har opprettet tilsyn og denne ble svært krevende på slutten av fjoråret. Tilsynet avsluttes i Enheten har et betydelig merforbruk på 5,6 mill kroner i 2012 sett opp mot budsjett. Det er flere årsaker til dette. Tjenesten hadde kjente kostnader på ca 3,4 mill kroner det ikke ble funnet plass til i budsjettet. I tillegg ble det ved en administrativ feil lagt inn i budsjettet for lite ressurser til drift av de nye boligene på Landviktun i 2012 (i overkant av 1 mill kroner). I tillegg var enheten pålagt et resultatkrav på ca 2,3 mill kroner. Med disse forutsetningene lagt til grunn, har ikke enheten klart å tilpasse seg de vedtatt rammer. Enheten har gjennom en stor økning i antall vedtak om omsorgslønn fått en merutgift i 2012 på 1,1 mill kroner. Et nytt tiltak omkring en bruker har gitt utgifter på ca 0,5 mill kroner (se neste avsnitt). I tillegg fikk Boveiledertjenesten en inntektssvikt på 0,5 mill kroner. Et større tiltak, der tjenestene til bruker blir gitt i eget hjem er satt i drift fra høsten Dette er et tiltak som krever svært mye av ledelsen og de ansatte i tiltaket. Dagsenteret har hatt en flott utvikling på Dømmesmoen. Engasjerte medarbeidere har bidratt til nye og spennende aktiviteter for brukerne. Det produseres flotte salgsartikler, og det er etablert et samarbeid med flere bedrifter i Grimstad. 26 brukere har nå tilbud om dagaktivitet på dagsenteret. Vi har i 2012 hatt et utviklende og godt samarbeid med Brøset, kompetansesenteret for fengselssikkerhets- og rettspsykiatri og habiliteringstjensten i Aust-Agder og Sørlandet sykehus Kristiansand. Vi har opplevd å få den bistanden vi har hatt behov for, og vi har fått tilbakemeldinger på at vi har 14

16 faglig dyktige medarbeidere som gjør en svært god jobb! Resultatene fra dette skal presenteres på en konferanse i regi av fylkesmannen og habiliteringstjenesten i mars. Boveiledertjenestens arbeid og erfaringer med alternative arbeidstidsordninger ble presentert på en konferanse i regi av SOR i Oslo. RS- elektronisk turnus og timelønnssystem, ble innført i Det er en stor positiv omstilling for hele tjenesten. Vi har 10 turnuser og med alternative turnusordninger i de fleste av dem så har det vært krevende, men alle er veldig godt fornøyd nå. Som det fremgår av tabellen med personaldata, så vokser tjenesten betydelig. Tallene i tabellen for årsverk er gjennomsnittstall, og det reelle bildet er at tjenesten går inn i 2013 med 16,5 flere årsverk i bruk enn ved inngangen til Samtidig vet vi at tjenestebehovet er økende, med flere brukere som blir voksne/større og dermed har behov for mer bistand, bolig, avlastning og plass på dagsenteret. Brukernes behov er veldig individuelle og det kan ofte være vanskelig å samordne tjenestetilbudet. Likevel mener vi at Grimstad får dette til i minst like stor grad som andre kommuner, jfr gjennomgangene av tjenesten som har vært de siste årene og som viser at Grimstad ikke har dyrere tjenester enn sammenlignbare kommuner. At vi i 2012 ville få en stor utfordring med å få budsjettet i balanse var kjent for rådmannen ved budsjettbehandlingen for 2012, og det fremkommer også i budsjettdokumentet: Imidlertid erkjennes det at det at det vil være en stor utfordring å tilpasse driften til budsjettet. Det er spesielt 2 forhold som vanskeliggjør styring og beregning av tjenestens ramme: Brukerbehov som kan endres raskt (organisk vekst). Tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester, som først kan beregnes etter at regnskapet er avsluttet for det året som inntekten skal inntekstføres. I tillegg til kjente økte behov som ble rapportert internt før budsjettrammene ble lagt, men som det ikke ble funnet plass til, så har det påløpt ytterligere behov i 2012 som ikke var kjent. Dette gjelder både behovet for avlastning, og spesielt i tillegg omsorgslønn. Som det fremgår av tabellen så er regnskapsavviket relatert til lønn. Oppfølging og tiltak: Vi mener å ha god oversikt og god budsjettdisiplin på de områdene vi har mulighet til å styre og ha kontroll på. Det er en stor organisasjon og de administrative ressursene er knappe. Vi har dyktige mellomledere og dyktige medarbeidere som har stort fokus på å finne gode faglige og effektive løsninger. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Dagsenteret på Dømmesmoen må i større og større grad ivareta dette viser det seg. Vi mener målet er oppnådd i 2012, men ser at det kan bli vanskelig fremover om NAV fortsatt strammer inn 2 Bidra til at brukerne får et så høyt/godt funksjonsnivå som mulig på sine tiltak Vi har dyktige og kompetente medarbeider. I 2012 har det ikke vært rom for kompetanseutviklingstiltak noe som dessverre kan bidra til en stagnasjon i utvikling. 3 Lavest mulig sykefravær- max 8% Vi har noe økning i sykefraværet i forhold til 2011, men er likevel fornøyd. Det jobbes godt med oppfølging av den sykemeldte og med fokus på nærvær 4 Etablere bolig for 6 personer på Landvik Boligen er etablert. Ikke alt har gått knirkefritt, men alt i alt så er brukere og ansatte stort sett fornøyd 15

17 8.Enhet: Enhetsleder: Bente Somdal Helsetjenesten Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 41,2 39,0 2,2 6 Brutto årsverk 46,5 46,2 0,3 1 Nærværs- % 96,3 93,3 3,0 - Aktivitetsdata Resultater Psykisk helse Legesenteret Helsestasjon Fysioterapi Ergoterapi Fam.senteret Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, familiesenteret, psykisk helse, Brannstasjonen legesenter, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har fokus på helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid både for barn/ungdom/familier og voksne/eldre. Kommentarer: Helsetjenesten har et mindreforbruk i Mindreforbruket skyldes sparte lønnsutgifter fordi faglederstillingen i psykisk helse sto vakant deler av året. Helsetjenesten fikk tilført nye årsverk i Budsjettet for 2012 tilførte enheten 0,5 årsverk for ergoterapeut og 0,4 årsverk for jordmor. I tillegg ble det vedtatt i budsjettet 1 årsverk for fastlege og 0,5 årsverk for helsesekretær ved Brannstasjonen legesenter fra Kommunestyret vedtok fra å opprette 0,2 årsverk for helsesøster ved Dahlske vgs, 0,1 årsverk for helsesøster og 0,1 årsverk for fysioterapeut knyttet til forebyggende arbeid barn og overvekt. Folkehelsekoordinator-stillingen på 0,6 årsverk gikk fra prosjektstilling til fast stilling fra , innenfor budsjett. Samlet er antall årsverk i enheten 46,8 per Det har vært svangerskapspermisjoner og sykdom som har medført bruk av vikarer. Sykefraværet har gått ned sammenliknet med Målsettingen er nærvær på 96 % og det ble nådd i Fraværet er hovedsaklig knyttet til kroniske sykdommer og alvorlig sykdom hos få personer. Samarbeidet med NAV om oppfølging av sykemeldte er godt. Helsetjenesten har mange tjenesteområder. Det er stor bredde i tilbudene og aktiviteten er høy. Seksjon psykisk helse har registrert en nedgang i tildelte timer på vedtak. Det er økt fokus på forebyggende arbeid med omdisponering av 0,2 årsverk for psykisk helsearbeider til skolehelsetjenesten i videregående skole, arbeid med å foreberede og igangsette flere grupper og flere konsultasjoner uten vedtak for å komme til med tidlig innsats. Stillingsressurs i tjenesten har også stått vakant deler av året. Legesenteret har en liten økning i aktivitet. Ny lege startet Vedkommende har brukt tid på å gjøre ferdig spesialistutdanningen i allmennmedisin og delte primært 16

18 pasientlisten med den andre legen siste kvartal Aktivitetsøkning vil først komme i 2013 når legen får fylt opp egen pasientliste. Aktivitetsstall for helsestasjonen for 2011 er korrigert da det var feilregistreringer. Tallene er sammenlignbare og det viser en nedgang i antall registrerte aktiviteter. Det er spesielt reisevaksiner og telefonsamtaler som har gått ned. Mer av tiden brukes til konsultasjoner og dokumentasjon. Varighet per aktivitet registreres ikke, derfor vil antall registrerte aktiviteter variere fra år til år selv om total aktivitet for tjenesten opprettholdes. Fysioterapitjenesten har hatt en nedgang i antall konsultasjoner. Det har vært en omlegging til flere grupper der en når flere brukere. Aktiviteten i ergoterapitjenesten har økt primært fordi tjenesten fikk tilført 0,5 årsverk. Det har vært spesielt mange komplekse saker i ergoterapitjenesten i Antall konsultasjoner på Familiesenteret er noe lavere i 2012 enn i Det vil variere noe fra år til år hvor mye av tiden som brukes til konsultasjoner, veiledning og kursing. Det er ellers viktig å huske på at tiden som brukes på hver konsultasjon og aktivitet ikke registreres i noen av tjenestene unntatt psykisk helse der tildelte timer registreres. Kompleksiteten i sakene og grad av oppfølging kommer heller ikke frem. Dette vil variere. Oppfølging og tiltak: Arbeid med internkontroll, rutiner og prosedyrer, pågikk hele Det gjenstår noe arbeid med dette som vil bli sluttført første halvår Arbeidet med innføring av vedtatt modell for Familiens hus er sentralt. Modellen iverksettes gradvis og det er valgt ut enkelte områder og arenaer som tjenestene samarbeider om. Taushetsplikten i Familiens hus var sentralt tema på slutten av Det ble arbeidet med oppstart av SMIL-gruppe (styrket mestring i livet) i samarbeid med lærings- og mestringssenteret (LMS) og Avdeling for barn og unges psykiske helse (ABUP). Målgruppen for gruppetilbudet er barn av psykisk syke foreldre og foreldre med rusmisbruk. Gruppen starter i mars Kvellomodellen har også hatt fokus, med opplæring og studiesirkler. Modellen iverksettes i starten av Prosjektet Barn i rusfamilier er avsluttet, men implementering av den nødvendige samtalen pågår. Det er fokus på dreining av psykisk helsetjenester mot forebyggende og helsefremmende arbeid. Devoldrapporten støtter denne strategien. Levekårsutfordringene tilsier også at dette er en riktig strategi. Seksjon for psykisk helse har hatt flere utfordringer i 2012 knyttet til hendelser som har krevd rask mobilisering av hjelpeapparatet innen psykisk helsearbeid. Tjenesten har løst dette på en god måte. Hverdagsrehabilitering er prioritert arbeidsområde og arbeidet startet opp med utarbeidelse av undervisningsopplegg for hjemmetjenesten, i Det generelle folkehelsearbeidet til hele befolkningen og utsatte grupper arbeides med i Frisklivssentralen og fra folkehelsekoordinator. Bl.a. er det hver måned en side i lokalavisen der livsstilsendring og generelt folkehelsearbeid omtales. Hverdagsrehabilitering og Tidlig innsats er hovedretningene tjenestene i enheten arbeider innenfor. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Kartlegge helsetilstanden i befolkningen Økt tilgang på tall og styringsdata fra sentrale myndigheter Opplæring i tallanalyse igangsatt med flere deltakere fra enheten Internt arbeid med styringsdata i 17

19 kommunen igangsatt Lokale analyser fra fastleger og tjenester er ikke påbegynt 2 Økt deltakelse i Frisklivssentralen (FLS) Kjøpt sirkeltreningsutstyr til FLS gjennom utvikling av flere gruppetilbud, spesielt innen fysisk aktivitet Overvektsgruppe barn - rekruttering av brukere Styrketreningsgruppe opprettet Flere brukerstyrte grupper i startfase 3 Sikre fastlegetilbud til befolkningen Ny lege ved Brannstasjonen legesenter ansatt i oktober Innføre modell for Familiens hus Implementering av modellen er påbegynt, lederteam etablert Kurs i taushetsplikt i Familiens hus, gjennomført i desember Avtalt arbeidsområder - taushetsplikten og samtale med barn 5 Kontinuerlig å arbeide for å sikre Rorevannet som drikkevannskilde 6 Opprette Familien hus, samlokalisering av de aktuelle tjenestene (helhetlig tjenestetilbud) 7 Bedre implementering av forebyggende programmer til barn, unge og familier for å kunne bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen. Fokus på barn som bekymrer 8 Styrke forebyggende og rehabiliterende arbeid til hjemmeboende eldre for å følge opp iverksettelse av Samhandlingsreformen Familieråd opprettet Kommuneoverlegen har jevnlig kontakt med Mattilsynet. Bidra til å utarbeide rutiner og implementere disse for å sikre medvirkning fra kommuneoverlegen i alle saker som gjelder Rorevannet. Besluttet lokalisert på Dømmesmoen. Det ble arbeidet med mulige romløsninger. Finansiering vedtatt i budsjettet 2012 Samarbeid med barnehager og andre tjenester vedr opplæring og veiledning ICDP og PMTO Gjennomfører årlig grupper innen PMTO og ICDP Samarbeid med barnehager og andre tjenester om innføring av Kvellomodellen Samarbeid med barnehager og andre tjenester om barn i rusfamilier og den nødvendige samtalen Hjemmerehabiliteringsprosjekt, avsluttes vår 2013 Startet arbeid med innføring av hverdagsrehabilitering Igangsatt arbeid med Plan for fysioterapi og ergoterapi i samarbeid med fysioterapeuter i privat praksis Utarbeidet undervisningsopplegg for hjemmetjenesten innen hverdagsrehabilitering. 18

20 9.Enhet: Enhetsleder: Hjemmetjenesten Kari-Anne Johnsen Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 34,5 40,1-5,6-14 Brutto årsverk 53,7 59,5-5,8-10 Nærværs- % 92,2 87,4 4,8 - Aktivitetsdata Resultater Hjemmetj. Brukerrettet tid ,2 Antall brukere ,9 Ressurskrevende tjenester til en bruker som det ikke var budsjettert med, har gitt et merforbruk på 1,3 millioner kroner. Dette var et kjent tiltak da vi gikk inn i De resterende kr ,- er overforbruk skader på biler, drivstoff og økte leasingutgifter på grunn av økte aktivitetstimer. Det er også overforbruk på medisin teknisk utstyr og pakking av multidose. Merforbruk lønnsutgifter er på ca 1,6 millioner skyldes økte aktivitetstall hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Det mangler også kr ,- til fastlønn for brukerstyrte personlige assistenter. Det er redusert bruk av vikariater grunnet lavere sykefravær, og økt innleie på timebasis grunnet mangel på faste årsverk som skal kompensere for økte aktivitetstimer. Sykefraværet har blitt betydelig redusert, og endringen er på 4,8 % fra Nærværet er på 92,2 %, mens målet var på 90 % i Hjemmebaserte tjenester er en krevende driftsform å organisere dag for dag. Dette fordi det er mange ulike tjenester som skal utføres, mange brukere, mange ansatte og få ledere. Det er daglig nye brukere og nye oppdrag. En slik stadig endring krever oversikt, oppmerksomhet og effektivitet fra ledelsen. Driftformen er nøktern, og har kun fokus på å få utført de tjenester som står i vedtakene. I 2012 har det vært 2 turnusendringer, noe som er krevende for ledelsen ved siden av vanlig drift som skal følges opp. Turnusendringer er også belastende for ansatte som stadig får endret arbeidsdager, og dette gjør det vanskeligere for ansatte å planlegge egen fritid. I 2012 ble hjemmebaserte tjenester pålagt å redusere med 7,74 årsverk, deriblant 2 årverk ledere. Dette etter fordelingsmodell. I fordelingsmodellen er det ikke tatt hensyn til at enheten også drifter i tilegg til hjemmesykepleie, praktisk bistand, avlastning og brukerstyrt personlig assistanse. I 3. kvartal 2012 vedtok kommunestyret begrunnet i aktivitetsøkning å styrke tjenesten med 3,1 millioner i helårs effekt, men kun med effekt fra og ut året i

21 Samhandlingsreformen har blant annet bidratt til økning i aktivitetstallene for Samhandlingsreformen har også ført til økte utgifter til medisinskteknisk utstyr, da brukerne kommer tidligere ut fra sykehus med behov for behandling som må videreføres i kommunen. På tross av økte aktivitetstall, mangel på faste årsverk, mye innleie på timer og et stort behov for nye vikarer gjennom hele året, er nærværstallene i enheten flotte. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fortsette å holde et lavt sykefravær Medarbeiderperspektiv. Nærvær på 90 %. Til tross av drifttilpasninger og volumøkning, har enheten bedre nærværstall i 2012 i forhold til Fevik er veldig stabile, mens Frivoll har et forbedret nærvær på over 4 %. Totalt ligger fraværet på 7,8 %, Enheten er godt innefor målsetningen om 10 % fravær. 2 Fortsette å ha god rekruttering God søknad på vakante stillinger og god tilgang på nye vikarer. Har nå besatt alle vakante stillinger. 3 Fortsette å ha kompetansehevende tiltak Kompetanseheving innenfor forflytning, førstehjelp, Gerica, Qm+. Implementere opplæringspakke for nytilsatte. Etisk kompetanseheving. 4 Fortsette å ha økonomisk balanse Ha nøktern drift med overtidsstopp, innkjøpsstopp og forsiktig vikar innleie Økonomiperspektivet God økonomistyring. Budsjettbalanse ved årets slutt 5 Prosesser, rutiner og verktøy Innføring av TRS Innføring i PDA (personlig digital assistent) 6 Fokus på brukermedvirkning Brukerundersøkelse Ha helse og omsorgstjenester med en helse- fremmende, forebyggende og rehabiliterende profil. 7 Innføre et nytt trivselstiltak for ansatte som har en helseforebyggende profil. Medarbeidersamtale Ansatte har fått tilbud om faglig oppdatering gjennom intern opplæringsplan og FOU. Enheten har kun merutgifter på lønn til hjemmetjenesten og brukerstyrte personlige assistenter. Når budsjett for 2013 blir riktig i forhold til grunnbemanning, vil dette merforbruket gå i balanse. Frivoll har ikke budsjettmidler for ressurskrevende bruker som det leies plass til i Vestfold. Utgifter her er derfor et merforbruk. Alle 4 hjemmetjenestegrupper har nå tatt i bruk PDA. Men på grunn av tekniske problemer som er landsdekkende, er PDA satt på vent. Ledelsen har ført inn RS system for turnus på data og hadde første prøvekjøring av lønn i mai Det er fokus på brukere. Lederne har laget intern opplæringsplan for de ansatte for kompetanseheving og kvalitetsfremmende tiltak. Brukerundersøkelse ønskes det skal bli i 3.kvartal Fevik har hatt noen avbrekk med trening på 15 minutter på dagtid. Frivoll har ikke hatt noe, men har planer. Medarbeidersamtaler har ledelsen ikke hatt tid til å prioritere i løpet av

22 10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård Enhetsleder: Nina Vehus Tall i tusen Regnskap Budsjett Budsjett kroner opprinnelig revidert avvik % Netto lønnsug Inntekter Utgifter Netto utgift Personaldata Resultater Faste årsverk 43,5 43,0 0,5 1,2 Brutto årsverk 61, 5 59,4 2,1 3, 5 Nærværs- % 88,3 89,9-1,8 0,3 Aktivitetsdata Resultater Hjemmetj. Brukerrettet tid ,3 Antall brukere ,4 Kommentarer: Regnskapet viser et negativt avvik på ca kr ,-. Utgiftsiden har et lite avvik på kr, som skyldes innleie av vakter. Inntektene er i henhold til budsjett. Rapport fra Devold viser at Berge gård driver svært produktivt. Rapporten anbefaler i fremtiden at Berge gård har de tyngste beboerne, som et alternativ til sykehjemsplass. Det har derfor endret praksis og beboere med stort pleiebehov får bolig ved Berge gård. Det har ført til en aktivitetsøkning ved Berge gård på 3825 timer fra i 2011 til Det er å forvente en ytterligere aktivitetsøkning i fremtiden, og at antall faste årsverk vil øke. Det skyldes at pleietyngden er på 2,75 ved Berge gård, mens Devold anbefaler at pleietyngden i hel døgns omsorgsboliger bør ligge på 3. Rapporten viser at den økonomiske rammen ved Berge Gård er noe knapp. Pr ATA-time (brukerrettet tid) har Berge gård om lag 25 % mindre å rutte med enn hjemmetjenesten ute og Grom. Devold anbefaler å justere rammene til Berge gård med 1-1,25 mill kr. Det er ansatt totalt 4,5 årsverk mer i 2012 enn i Av disse er 1,8 årsverk natt tjenesten i henhold til politisk vedtak og 2,7 årsverk hjemmetjenesten pga aktivitetsøkning. Det er forbrukt 2,19 bruttoårsverk mer i 2012 kontra Det skyldes aktivitetsøkningen i hjemmetjenesten som viser en økning på 11,3 % fra Det faktiske bruttoårsverk tallet er høyere enn det som kommer frem i denne rapporten pga privat innleie av sykepleietjeneste. Sykefraværet har en positiv utvikling. I 2010 var sykefraværet 13,7 %, i 2011 var det 10,3 % og i 2012 var det 10 %. På 3 år har det vært en nedgang på 3,7 %. Arbeidstilsynet hadde tilsyn ved Berge gård i 2012 og det var ingen avvik. De skriver følgende: Lederne ved Berge gård er svært opptatt av de ansattes helse, miljø og sikkerhet og at arbeidet med å kartlegge, risikovurdere og sette i verk tiltak ble gjort etter boka. Oppfølging og tiltak: Det ble innført rapportering av medisin avvik hvert kvartal i Det har bidratt til bedre kvalitet på registreringen av avvik i hjemmetjenesten og redusert antall avvik ved rehabiliteringsavdelingen. 21

23 Det ble i 2012 innført rapportering på akuttinnleggelse fra rehabiliteringsavdelingen til sykehus. Det synliggjør at rehabiliteringsavdelingen har lite akuttinnleggelse sett i lys av samhandlingsreformen. Antall akuttinnleggelser ved rehab. i 2012 var 4. Hjelpemiddelavdelingen har en økning på 61 service- og reparasjonsoppdrag. Det skyldes en økning i bruk av elektroniske hjelpemidler, spesielt motoriserte rullestoler og minicrossere. Det er 131 færre utleveringer fra NAV, som skyldes at bruker selv må kjøpe enklere typer hjelpemidler som tidligere kunne søkes fra NAV. Det ble gjennomført branntilsyn ved Berge gård og det var ingen avvik for bruker. Resultat- og måloppnåelse: Det er gode resultater på de fleste områder, da 9 av 11 mål er nådd. I 2012 hadde Berge gård beste nærværsprosent noensinne i enheten. Det er en økning i overtidsforbruk på 268 timer fra 2011 til Hovedtyngden av innleie er sykepleiere. Det har vært en utfordring, spesielt på sommeren, å rekruttere sykepleiere. Brukerundersøkelse er ikke gjennomført. Det skulle gjennomføres høsten 2012 for hele sektoren, men ble nedprioritert. Det har allikevel vært fokus på brukermedvirkning og det er ikke mottatt noen skriftlige klager i hjemmetjenesten. Generelt går driften ved Berge gård meget bra og en er fornøyd med at enheten omtrent er i økonomisk balanse. Neste år blir mer utfordrende dersom aktivitetsøkningen ikke kompensereres med økte ressurser. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 90 % Nærvær Følge opp enhetens planverk som kompetanseplan, plan for arb.miljø, handlingsplan for medarbeiderundersøkelse, handlingsplan for vernerunde, følge rutiner for oppfølging sykemeldte. Ressursstyringsmodell. 2 Brukerundersøkelse Brukerundersøkelsen skal gjennomføres høsten Holde rammene for faste årsverk med 49, 1 årsverk (+ 1 årsverk lærling) Måltallet på antall faste årsverk er endret til 51,89, i henhold til møte i jan Redusere overtidsbruk Overtiden har økt først og fremst i hjemmetjenesten kan skyldes utfordringen med å rekruttere sykepleiere ved akutt fravær.. 5 Innføre TRS TRS er innført i 3 avdelinger fra 20. april. Dagsenteret vil ikke innføre TRS, da de ikke går turnus. 6 Innføre kildesortering Det er innført kildesortering for personalet. Det er drøftet å starte kildesortering hos beboere, men fant det ikke hensiktsmessig pga. plassmangel i leiligheten. 7 Kompetanseheving Etikk. Hver leder gjennomfører 2 refleksjonsarenaer hvert år. Det gjennomføres jevnlig refleksjon. Noen avdelinger har gjennomført 2 refleksjonsarenaer og andre har ikke gjennomført enda. Målet er i løpet av 22